Nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm tại lưu trữ lịch sử địa phương (Qua khảo sát tại lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

Nhưng điểm chung của cảhai công nghệlà cho phép tạo ra bản sao bảo hiểm đềphòng rủi ro, bất chắc xảy ra đối với tài liệu bản gốc, chính có giá trịquý, hiếm đồng thời tạo điều kiện thuận

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘITRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂNKHOA LƯU

LƯU TRỮLỊCH SỬĐỊA PHƯƠNG

(Qua khảo sát tại lưu trữlịch sửthành phốHà Nội vàmột sốLưu trữlịch sửđịa

phương lân cận)

Chuyên ngành: Lưu trữhọcMã số: 60 32 03 01

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮHỌC

Người hướng dẫn khoa học: TS Cam Anh Tuấn

MỤC LỤC

LỜI MỞĐẦU 4

1.Lý do chọn đề tài: 6

2.Mục tiêu nghiên cứu 7

3 Nhiệmvụ nghiên cứu: 7

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài: 8

5.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 8

6.Tài liệu tham khảo 12

7.Phương pháp nghiên cứu: 13

8.Bố cục đề tài: 14

Phần Nội dung 17

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀBẢO HIỂM, TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƯU TRỮCẦN BẢO HIỂM 17

1.1.Các khái niệm cơ bản về bảo hiểm và phông bảo hiểm 17

1.1.1.Định nghĩa vềbảo hiểm, phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ 17

1.1.2.Đối tượng của bảo hiểm tài liệu lưu trữ 20

1.1.3.Lịch sửcủa bảo hiểm tài liệu lưu trữtại Việt Nam 23

1.2.Các khái niệm cơ bản về tiêu chuẩn và xây dựng tiêu chuẩn 24

1.2.1.Định nghĩa vềtiêu chuẩn, tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữcần bảo hiểm24 1.2.2.Định nghĩa vềxây dựng tiêu chuẩn 26

1.3.Ý nghĩa của việc xây dựng và ban hành tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm đối với Lưu trữ lịch sử địa phương.Error! Bookmark not defined 3 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮTẠI LƯU TRỮLỊCH SỬĐỊA PHƯƠNG Error! Bookmark not defined 2.1.Khái quát tình hình tài liệu tại các Lưu trữ lịch sử địa phươngError!

Bookmark not defined

2.1.1.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Lưu trữ lịch sử địa

phương Error! Bookmark not defined.2.1.2.Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu được bảo quản tại các Lưu trữ lịch

sử địa phương Error! Bookmark not defined

2.1.3.Tình hình tổ chức khoa học, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tạiLưu trữ lịch sử địa phương Error! Bookmark not defined

2.2.Thực trạng việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử địa

phươngError! Bookmark not defined

2.2.1.Các tiêu chí lựa chọn tài liệu lưu trữcần bảo hiểmError! Bookmark not defined.2.2.2.Khối lượng và thành phần tài liệu được lựa chọn đểbảo hiểmError! Bookmark not defined

2.2.3.Quy trình lựa chọn tài liệu đểbảo hiểmError! Bookmark not defined.2.2.4.Các phương pháp bảo hiểm được sửdụngError! Bookmark not defined.2.3.Nhận xét Error! Bookmark not defined

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƯU

TRỮCẦN BẢO HIỂM Error! Bookmark not defined.3.1.Yêu cầu đối với tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu với bảo hiểmError! Bookmark not defined

3.2.Dự thảo tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểmError! Bookmark not defined

43.2.1.Xác định các đặc tính của tài liệu lưu trữcần bảo hiểm Error! Bookmark not defined

3.2.2.Xác định phương pháp bảo hiểmError! Bookmark not defined

3.2.3.Quy trình lựa chọn tài liệu lưu trữcần bảo hiểmError! Bookmark not defined

3.3.Hoàn thiện dự thảo tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu vào bảo hiểmError!

Bookmark not defined

3.4.Một số đề xuất về việc ban hành và áp dụng hiệu quả tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm tại Lưu trữ lịch sử địa phương Error! Bookmark not defined

3.4.1 Quy trình ban hành tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểmError! Bookmark not defined.

3.4.2.Một số đề xuất áp dụng hiệu quả tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm Error! Bookmark not defined

KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

PHỤLỤC Error! Bookmark not defined

5DANH MỤC HÌNH –BẢNG

TrangHÌNH:Hình 1: Hình ảnh giá và hộp đựng tài liệu trong kho lưu trữlịch

sửtỉnhNam Định Error! Bookmark not defined

Hình 2: Tài liệu trong hồsơ số01 –hộp số01 phông UBHC tỉnh Nam Định(1945 –1965) có dấu hiệu rách và mờchữ Error! Bookmark not defined

Hình 3: Tài liệu trong hồsơ số260 –hộp số23 phông UBHC tỉnh Nam Định(1945 –1965) có dấu hiệu mờchữ Error! Bookmark not defined

Hình 4: Tài liệu trong hồsơ số08 –hộp số01 phông Công ty cá biển Ninh Cơ có dấuhiệu rách, mủn và mờchữ Error! Bookmark not defined

BẢNG:

6

Bảng 1 Kết quảphân tích phiếu khảo sát vềmức độđánh giá đối với các đặc tính của tài liệu lưu trữcần bảo hiểm Error! Bookmark not defined.Bảng

2 Danh mục một sốhồsơ tiêu biểu được lựa chọn đểbảo hiểm tại phông

UBHC thành phốHà Nội năm 1972 Error! Bookmark not defined.Bảng

3 Danh mục một sốhồsơ tiêu biểu được lựa chọn đểbảo hiểm tại phông

UBND thành phốHà Nội năm 2004 Error! Bookmark not defined

LỜI MỞ ĐẦU

1.Lý do chọn đềtài:Công tác lưu trữđã và đangđượcNhà nướccấpquan tâm, giá trịcủa tài liệu lưu trữđược phát huy mạnh mẽ, các nhà khoa học cũng coi trọng việc khai thác tài liệu lưu trữnhưmột nguồn sửliệu có độchính xác, tin cậy cao Tuy nhiên, đểduy trì lâu dài sựnguyên vẹn cảvật mang tin lẫn thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữlà công việccónhiều khó khăn, thửthách Tài liệu lưu

trữthường phải đối mặt với các tác nhân gây hại khác nhau như: Tác nhân từthiên tai (lũ lụt, hạn hán, giông bão); tác nhân từcon người (chiến tranh; tần suất khai thác, sửdụng; cháy nổ); tác nhân từcác vi sinh vật, sinh vật gây hại (bọba đuôi, nấmmốc ) thậm chí tác nhân gây hại đến từchính bản thân tài liệu (tài liệu lão hóa theothời gian).Đềbảo quản lâu dài, hạn chếtối đa những tác nhân gây hại cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác, sửdụng, các lưu trữlịch sửởViệt Nam đã

và đang áp dụng đồng bộnhiều biện pháp như: Đầu tư xây dựng kho lưu

trữchuyên dụng, hiện đại hóa các trang bịbảo quản tài liệu; đẩy mạnh khâu đào tạo,nâng cao trình độcán bộlưu trữ Trong sốcác biện pháp kểtrên, bảo hiểm tài liệu lưu trữđã và đang được các Lưu trữlịch sửđịa phươngởViệt Nam quan tâm,

nghiên cứu áp dụng rộngrãi Đểbảo hiểm tài liệu, các lưu trữlịch sửtỉnh có

thểsửdụng hai công nghệphổbiến hiện nay đó là: Sốhóa tài liệu và Chụp microfilm.Mỗi công nghệđều có những ưu điểm và hạn chếkhác nhau Nhưng điểm chung của cảhai công nghệlà cho phép tạo ra bản sao bảo hiểm đềphòng rủi ro, bất chắc xảy ra đối với tài liệu bản gốc, chính có giá trịquý, hiếm đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sửdụng tài liệu lưu trữ.Tuy nhiên, khi tiến hành công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữtrong thực tế, các lưu trữlịch sửđã và đang gặp một sốkhó khăn, trởngại trong đó có thểkểtới như: Chưa xác định chính xác mục đích Chưa xác định chính xác mục đích của bảo hiểm hiểm tài liệu; Xác định chưa chính xáctài liệu lưu trữcần bảo Chưa xác định chính xác mục đích

hiểm; Giá trịcủa tài liệu sau khi bảo hiểm không được gia tăng.Chưa xác định chính xác mục đích

8Bên cạnh thực tếđó, ngay từđầu năm 1986, Cục Lưu trữNhà nước đã có định hướng xây dựng tiêu chuẩn hóa trong ngành lưu trữ Điều này được cụthểbằng những kếhoạch triển khai công tác tiêu chuẩn hóa Những tiêu chuẩn được xây

dựng và ban hành đều nằm trong định hướng vềcông tác tiêu chuẩn hóa Chính vì vậy, trong công tác bảo hiểm tài liệu cũng cần thiết phải xây dựng và ban hành những tiêu chuẩn Những tiêu chuẩn được ban hành khuyếnkhích các lưu trữáp dụng trong công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ,góp phần khắc phục được những khó khăn nêu trên đồng thời nâng cao hiệu quả, chất lượng của công tác

này.Trước những yêu cầu của lý luận cũng như thực tiễn nêu trên,chúng tôi quyết định thực hiện đềtài “Nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữcần bảo hiểm tại Lưu trữlịch sửđịa phương(qua khảo sát tại lưu trữlịch sửthành phốHà Nội và một sốLưu trữlịch sửđịa phươnglân cận)" đểlàm luận văn thạc sỹcủa

mình.2.Mục tiêu nghiên cứu.Thực hiện đềtài này, chúng tôi mong muốn hướng tới một sốmục tiêu cụthểnhư sau: Khẳng địnhsựcần thiết phải xây dựng tiêu chuẩn lựa Chưa xác định chính xác mục đích chọn tài liệu lưu trữđểbảo hiểm đối với Lưu trữlịch sửđịa phương; Phân tích, đánhChưa xác định chính xác mục đích giá thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữtại các Lưu trữlịch sửđịa

phương; Xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữvào bảo hiểm tại các Lưu Chưa xác định chính xác mục đích trữlịch sửđịa phương; Đềxuấtnhững biện pháp đểcác Lưu trữlịch sửđịa phươngcóChưa xác định chính xác mục đích thểáp dụng và thực hiện tốt tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữvào bảo hiểm trong thực tiễn 3 Nhiệm vụnghiên cứu:Đểhoàn thành tốt mục tiêu đặt ra của

đềtài,chúng tôi thực hiện những nhiệm vụnghiên cứu sau: Khái quát lạilý luận cơChưa xác định chính xác mục đích bản vềbảo hiểm tài liệu, tiêu chuẩn, xây dựng tiêu chuẩn;

9 Khảo sát khối lượng, thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữtại các Lưu trữlịchChưa xác định chính xác mục đích sửđịa phương; Mô tả, đánh giá thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữtại Chưa xác định chính xác mục đích Lưu trữlịch sửđịa phương; Xây dựng tiêu chuẩn vàquy trình lựa chọn tài liệu cần Chưa xác định chính xác mục đích bảo hiểm tại Lưu trữlịch sửđịa phương; Đềxuất những biện pháp khảthi giúp LưuChưa xác định chính xác mục đích trữlịch sửđịa phươngthực hiện tốt công tác bảo hiểm tài liệu dựa trên việc áp dụng bộtiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đềtài: Đối tượng nghiên cứu trong luận văn của chúng tôi là tiêu chuẩn lựaChưa xác định chính xác mục đích chọn tài liệu cần bảo hiểm đối với loại hình tài liệu giấy tại Lưu trữlịch sửthành phốHà Nội và lưu trữlịch sửmột sốtỉnh lân cận Thời gian nghiên cứu: Vềthời Chưa xác định chính xác mục đích gian, đềtài khảo sát đánh giá công tác thống kê, thu thập, bảo quản và lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữtại Lưu trữlịch sửthành phốHà Nội và lưu trữlịch sửmột sốtỉnh lân cận trong thời điểm hiện tại (năm 2016) Phạm vi nghiên cứu: Vềmặt Chưa xác định chính xác mục đích không gian của đềtài, do muốn làm rõ thực trạng công tác lập bản sao bảo hiểm tàiliệu lưu trữởmột địa bàn khảo sát rộng và có sựkhác biệt vềvịtrí địa lý, địa kinh tế, chính trị, xã hội nên chúng tôi đã chọn lưu trữlịch sửcác tỉnh, thành phốsau: Hà Nội, Hưng Yên, Nam Định(đây là các tỉnh lân cận Hà Nội, đã và đang tiến hành bảo hiểm tài liệulưu trữ) Sựđa dạng trong việc lựa chọn địa bàn khảo sát

sẽgiúp chúng tôi có được cái nhìn khái quát vềviệc thực hiện công tác lập bản sao bảo hiểm tài liệu Lịch sửnghiên cứu vấn đềThuật ngữ“bảo hiểm”mang ý nghĩa là tổng hợp các phương pháp nhằm tạo lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữđược xác định có giá trịquý, hiếm, xuất hiện tại Điều 5 –Pháp lệnh Bảo vệtài liệu Lưu trữquốc gianăm 1982và gần đây nhất công tác

10này được quy định tại Khoản 3 Điều 26 Luật Lưu trữViệt Nam Những nội dung công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữđã được các học giảlưu trữởViệt Nam đềcập, nghiên cứu(khoảng từhơn 20 năm trởlại đây) Bên cạnh đó, công tác nghiêncứu xây dựng tiêu chuẩn không còn quá xa lạvới các ngành, lĩnh vực ởnước ta, hơn thếnữa chủtrương của Đảng và Nhà nước là tiêu chuẩn hóa trong mọi ngành

và lĩnh vực Tuy nhiên, công tác xây dựng tiêu chuẩn trong lĩnh vực khoa học xã hội nói chung, ngành Lưu trữnói riêng còn nhiều hạn chế(trong ngành lưu trữtới thời điểm hiện tại có thểkểtới một sốTCVN được ban hànhnhư sau: TCVN

9251:2012 Bìa hồsơ lưu trữ; TCVN 9252 : 2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; TCVN 9253 : 2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ) Chính vì thế,các nghiên cứu cụthểvềhai vấn đềlà Bảo hiểm và Tiêu chuẩn chưa có nhiều tài liệu đềcập Dưới đây là một sốđềtài, bài viết đềcập tới hai nội dung kểtrên, trước tiên là các đềtài vềnội dung bảo hiểm tàiliệu Đềtài khoa học cấp Bộ:"Nghiên cứu các giải pháp Chưa xác định chính xác mục đích sốhoá tài liệu lưu trữgiấy quý, hiếm có tình trạng mờchữđểlập bản sao bảo hiểm" của ThS.Nguyễn ThịHà Đềtài khoa học của nhóm nghiên cứu do ThS Nguyễn ThịHà làm chủbiên “ Nghiên cứu xây dựng giải pháp chuyển các dữliệu sốhóa trên các máy quét thông dụng sang microfilm qua máy ghi phim Kodak i9610” Mã số: ĐT.02/10 năm 2011 Một sốbài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành:Bài viết “ Chưa xác định chính xác mục đích Những yêu cầu cơ bản vềviệc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữquốc gia” đăng trên tạp chí Lưu trữViệt Nam, số1 năm 1988, TS Dương Văn Khảm Bài viết “ Giải pháp công nghệtrong việc bảo hiểm và quản lý khối tài liệu Châu bản” của

Lê Văn Năng và Nguyễn Duy Phương đăng trên tạp chí Lưu trữViệt Nam, số1 năm 1996 Một sốbài viết khác cũng được giới thiệu trên tạp chí Lưu trữViệt Nam

là bài viết của TS.Vũ Minh Hương giới thiệu vềkho bảo hiểm của nước Cộng HòaPháp, Tạp chí Lưu trữViệt Nam, số3 năm 2000 Bài viết “ Bảo hiểm tài liệu lưu trữquốc gia –một sốvấn đềcấp thiết đặt ra” của TS Nguyễn Cảnh Đương và Nguyễn Đăng Khải (Lưu trữViệt Nam số01/2002)

Bài viết “ Công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữvà lựa chọn vật mang tin tài liệu bảohiểm” của Dương Văn Khảm đăng trên tạp chí Lưu trữViệt Nam số04/2004 ĐềtàiChưa xác định chính xác mục đích luận văn khoa học và khóa luận tốt nghiệpMột sốLuận văn khoa học đềcập nghiên cứu vấn đềnày có thểkểđến như Luận văn Thạc sỹkhoa học của Nguyễn ThịTâm với đềtài “ Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các trung tâm lưu trữquốc gia” năm 2003 Luận văn Thạc sỹkhoa học của Phạm Thu Hương với đềtài “ Nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ” năm 2013.Nhìn chung, các đềtài khẳng định vai trò của bảo hiểm tài liệu đối với công tác lưu trữhiện đại Các nghiên cứu bước đầu xây dựng cơ sởlý luận vềbảo hiểm tài liệu, đánh giá thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữởtrung tâm Bảo hiểm tài liệu cũng như các Trung tâm lưu trữlịch sửQuốc gia Sau khi đánh giá thực trạng, một sốnghiên cứu đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác bảo hiểm tài liệu cũng như nghiên cứu phương pháp chuyển đổi các bản sao bảo hiểm từvật mang tin này sang vật mang tin khác, nhằm đem lạichất lượng bản sao bảo hiểm và lợi ích kinh tếtrong công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ.Bên cạnh những đềtàicónội dung bảo hiểm tài liệu, các bài viết vềtiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữcũng chưa có nhiều, cụthểnhư sau: Đềtài khoa học các Chưa xác định chính xác mục đích cấpĐềtài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu hóa thẻtra tìm tài liệulưu trữ” do CN Phạm ThịThúy chủtrì (1987 –1990);Đềtài “ Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu bìa hồsơ tài liệu lưu trữquản lý hành chính” do Mai ThịLoan chủtrì (1988 –

1992);Đềtài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu sổđăng ký mục lục hồsơ”do Ths Nguyễn ThịTâm chủtrì (1994 –1997);Đềtài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Giá bảo quản tài liệu lưu trữ”do Ths.Nguyễn Nghĩa Văn chủtrì (1994 –1998);

12Đềtài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Cặp đựng tài liệu” do TS.HồVăn Quýnh chủtrì (1996 –1998);Đềtài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ”do Ths Nguyễn Trọng Biên chủtrì (1993 –1997) Một sốbài viết đang trên các Chưa xác định chính xác mục đích tạp chí chuyên ngành.Bài viết “Mấy ý kiến vềcông tác tiêu chuẩn hóa trong Văn thư lưu trữViệt Nam”của TS Nguyễn Minh Phương (Tạp chí Lưu trữViệt Nam số02 –1995).Bài viết “Vài suy nghĩ vềmẫu bìa hồsơ”của nhóm tác giảBùi

Quang Hưng, Nguyễn Lương Bằng (Tạp chí Lưu trữViệt Nam số05 –1999).Bài viết “Mấy suy nghĩ vềviệc thực hiện công tác tiêuchuẩn hóa của ngành lưu trữ”của TS.HồVăn Quýnh (Tạp chí Lưu trữViệt Nam số04 năm 2001).Bài viết “Cần ban hành tiêu chuẩn hồsơ nộp lưu vào lưu trữ”của TS.Nguyễn Minh Phương (Tạp chí Lưu trữViệt Nam số02 năm 2002) Đềtài luận văn khoa học và khóa luận tốt Đềtài luận văn khoa học và khóa luận tốt

nghiệpBên cạnh những luận văn thạc sỹkhoa học vềđềtài bảo hiểm tài liệu thì cũng

có sốít luận văn thạc sỹđềcập tới vấn đềtiêu chuẩn hóa trong ngành lưu trữ Trong

đó, phải kểđến luận văn thạc sỹkhoa học của Đàm Diệu Linh “Nghiên cứu xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹthuật của ngành lưu trữViệt Nam: Thực trạng –Giải pháp” năm 2014 Một sốkhóa luận tốt nghiệp Đại học của sinh viên ngành Lưu trữhọc và Quản trịvăn phòng trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân vănnhững năm gần đây đềcập công tác tiêu chuẩn hóa trong ngành lưu trữ Có

thểkểtới đềtài Khóa luận “Nghiên cứu, tìm hiểu các tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưutrữthuộc diện bảo hiểm ởcác Trung tâm lưu trữquốc gia” năm 2004 của Nông ThịÁnh Phượng.Trong sốcác đềtài khóa luận nêu trên, đềtài của tác giảNông ThịÁnh Phượng có hướng đềtài nghiên cứu các tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm Tuy nhiên, đềtài của Ánh Phượng hoàn thànhtrước khi Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn năm 2006 ban hành nên cách hiểu vềtiêu

13chuẩn trong khóa luận của tác giảcó nhiều điểm khác so với Luật Hơn nữa, mục tiêu của tác giảÁnh phượng đưa ra là “nghiên cứu, tìm hiểu các tiêu chuẩn” khác hẳn với mục tiêu “nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn”, phạm vi các cơ quan màÁnh Phượngkhảo sát, nghiên cứu là những trung tâm Lưu trữQuốc gia, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu.Các đềtàicứu khoa học, luận văn và khóa luận tốt nghiệp trên cũng đã đềcập khá đầy đủvềlý luận công tác bảo hiểm tài liệu cũng như các bước quy trình tạo lập bản sao bảo hiểm tài liệu Bên cạnh những bài nghiên cứu vềbảo hiểm tài liệu từcách đây nhiều năm, có một sốnghiên cứu gần đây như luận văn Thạc sỹcủa Phạm Thu Hương,khóa luận của Bùi ThịThảo, Đặng Văn Phong, chứa đựng những thông tin đầy đủ,tổng kết lý luận cũng như thực tiễn vềcông tác bảo hiểm tài liệu lưu trữtại những trung tâm lưu trữlớn Tuy nhiên, các nội dung cũng như địa bàn khảo sátcủa những đềtài này diễn ra tại các Trung tâm lưu trữquốc giahoặc Trung tâm bảo hiểm tài liệu lưu trữ-những trung tâm lớn có sựđầu tư trọng điểm của Nhà nước Qua khảo sát, chúng tôi thấy, chưa có một báo cáo khoa học nào đềcập tớihai nội dung làcông tác bảo hiểm vàcông tác xây dựng tiêu chuẩn tại các Lưu trữlịch sửđịa phươngmặc dù xét cảvềsốlượng lẫn khối lượng tài liệu mà hệthống Lưu trữlịch sửđịa phươngđang quản lý so với các trung tâm lưu trữlịch sửởtrung ương là lớn hơn rất nhiều.Có thểnói đềtài luận văn này không trùng lặp với bất kỳđềtài nghiên cứu nào khác Nghiên cứu đềtài này, chúng tôi mong muốn mang lại cho người đọc thấy sựcấp thiết của việc bảo hiểm tài liệu cũng như thực trạng việc bảo hiểm tài liệu lưu trữtại các Lưu trữlịch sửđịaphương Từthực trạng

đó, chúng tôi nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cầnbảo hiểm cho hệthống Lưu trữlịch sửđịa phươngtrên toàn quốc Nó vừa góp phần củng cố, làm phong phú lý luận về bảo hiểm tài liệu, vừa tổng kết kiến thức thực tế nhằm hoàn thiện lý luận đó Ngoài ra, đề tài này còn là giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả,

chất lượng của công tác bảo hiểm tài liệu nói chung tại các Lưu trữ lịch sử địa phươngnói riêng.5.Tài liệu tham khảo

14Đểthực hiện đềtài này chúng tôi tìm kiếm và sửdụng những nguồn tài liệu

cụthểsau đây: Các giáo trình, sách chuyên khảo, tạp chí khoa học, từđiển có nội Đềtài luận văn khoa học và khóa luận tốt dung liên quan tới bảo hiểm tài liệu; Các đềtài khoa học, luận văn, khóa luận đềcậpĐềtài luận văn khoa học và khóa luận tốt tới một sốkhía cạnh của công tác bảo hiểm tài liệu Tuy nhiên, sốlượng các tác phẩm chưa nhiều, một sốkhía cạnh chưa được nghiên cứu sâu; Các văn bản quy Đềtài luận văn khoa học và khóa luận tốt phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụcủa BộNội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước cũng như những văn bản chỉđạo của cơ quan quản lý công tác Lưu trữlịch sửđịa phươngvềcông tác Tiêu chuẩn –Quy chuẩn, Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Đó là những cơ sởpháp lý vững chắc, hưỡng dẫn chi tiết cho việc tiến hành lập bản sao bảo hiểm.6.Phương pháp nghiên cứu:Đểthực hiện đềtài này, chúng tôi đã dựa trên những phương pháp nhận thức của chủnghĩa Mác –Lênin, tưtưởng HồChí Minh Ngoài ra, chúng tôi còn vận dụng các lý thuyết vềhành chính học, xã hội học, tâm lý học, Các phương pháp cụthểmà chúng tôi sửdụng

đểnghiên cứu đềtài này là: Phương pháp đọc vàphân tích tài liệu; Phương pháp hệthống; Phương pháp quan sát, Phương pháp phỏng vấn và điều tra xã hội học; Phương pháp điều tra bảng hỏi; Phương pháp thống kê Phương pháp Phân Đềtài luận văn khoa học và khóa luận tốt tíchlà phương pháp được chúng tôi sửdụng hầu hết trong thời gian thực hiện đềtài.Đểthực hiện phương pháp này, chúng tôi đã tiến hành phân tích các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam và các bài viết, đềtài khoa học cũng như các luận văn vềcông tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ, xây dựng tiêu chuẩn đểthu thập, lựa chọn cácdữliệu phục vụcho đềtài Phương pháp hệthống được chúng tôi sửdụng đểliệt Đềtài luận văn khoa học và khóa luận tốt

kê, hệthống hóa, phân nhóm những lý luận và thực tiễn vềcông tác bảo hiểm tài liệu lưu trữvà xây dựng tiêu chuẩn

15 Phương pháp phỏng vấn được sửdụngvới các lãnh đạo, chuyên viên lưu trữtạiĐềtài luận văn khoa học và khóa luận tốt cácChi cục Văn thư –Lưu trữ, Lưu trữlịch sửđịa phương–địa bàn chúng tôi khảo sát, nhằm thu thập được những thông tin, quan điểm của đối tượng được điều travềtiêu chuẩn hóa trong công tác bảo hiểm tài liệu tại đơn vịhọđang công

tác Phương pháp bảng hỏi giúp chúng tôi thu thập được thông tin đa dạng, kháchĐềtài luận văn khoa học và khóa luận tốt quan từcác đối tượng khác nhau tại địa bàn khảo sát; Phương pháp thống kê được Đềtài luận văn khoa học và khóa luận tốt chúng tôi sửdụng đểphân tích sốliệu thu thập được thông qua bảng hỏi Bên cạnh Đềtài luận văn khoa học và khóa luận tốt

đó chúng tôi còn sửdụng phương pháp quan sát đểtiến hành quan sát thực tếdây chuyền công nghệlập bản sao bảo hiểm, thái độvà nghiệp vụcủa cán bộchuyên môn tại các Lưu trữlịch sửđịa phươngnhằm thu thập thêm những thông tin

từnhiềuđối tượng vớicác vịtrí công việc khác nhau Từđó, đánh giá chính xác hơn

được thực tếviệc xây dựng tiêu chuẩn trong công tác bảo hiểm tài liệu tại Lưu trữlịch sửđịa phương 7.Bố cục đề tài:Với đềtài luận văn: “Nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữcần bảo hiểm tại Lưu trữlịch sửđịa phương(qua khảo sát tại lưu trữlịch sửthành phốHà Nội và một sốLưu trữlịch sửđịa phươnglâncận)"Ngoài Lời mởđầu, Phần nội dung chính được kết cấu thành 3 chương như sau:CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁTVỀBẢO HIỂM, TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƯU TRỮVÀO BẢO HIỂM.Trong chương này, chúng tôi trình bày quan điểm của mình vềbảo hiểm tài liệu lưu trữ, phông bảo hiểm, tiêu chuẩn, tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ Ngoài ra, chúng tôi xác định đối tượng của bảo hiểm tài liệu, phân tích ý nghĩa của bộtiêu chuẩn lựa chọn tài liệu với các Lưu trữlịch sửđịa phươngcũng như đối vớiCục Văn thư và Lưu trữNhà nước trong việc thực hiện công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU

TRỮTẠI LƯU TRỮLỊCH SỬĐỊA PHƯƠNGTrong chương hai, chúng tôi

chủyếu trình bày hai nội dung chính Thứnhất, chúng tôi trình bày thực trạng tài liệu đang được bảo quản tài các Lưu trữlịch sửđịa phươngcũng như thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu tại đây thông qua các tiêu chí, quy trình, phương pháp bảo hiểm tại liệu Thứhai,dựa vào thực trạng công tác bảo hiểm tàiliệu,chúng tôi phân tích những điều đã làm được cũng như những hạn chếtrong công tác bảo hiểm tài liệu đang diễn ra tại các Lưu trữlịch sửđịa phương Qua đó, thấy được ý nghĩa của bộtiêu chuẩn trong việc khắc phục những hạn chếmà các Lưu trữlịch sửđịa phươngđang gặp phải khi tiến hành bảo hiểm tài liệu.CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƯU TRỮCẦN BẢO HIỂMNội dung trọng tâm trong chương 3, nghiên cứu xây dựng bộtiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữcần bảo hiểm Đểxây dựng được bộtiêu chuẩn, chúng tôi xácđịnh, phân tích mục đích và đối tượng của bảo hiểm tài liệu Sau đó, bám sát vàomục đích và đối tượng của bảo hiểm tài liệu đểđưa ra các đặc tính của tài liệu lưu trữcần bảo hiểm, quy trình lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm, phương pháp bảo hiểm phù hợp Đểbộtiêu chuẩn được áp dụng vào thực tếmột các thuận lợi và đạt

hiệu quảcao, chúng tôi nghiên cứucác giải pháp đối với các cấp, đơn vịquản lý ngành lưu trữcũng như đối với các cơ quan trực tiếp áp dụng tiêu chuẩn Với các biện pháp mang tính đồng bộ, chúng tôi tin tưởng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữcần bảo hiểm sẽcó tính khảthi cao trong thực tiễn áp dụng.Ngoài ra, chúng tôi còn giới thiệu Phụlục và phần Danh mục tài liệu tham khảo.Đểhoàn thành luận vănkhoa học này, chúng tôi đã nhận được sựgiúp đỡtận tình của cán bộ, nhân viên tại các Lưu trữlịch sửđịa phương, các giảng viên và các anh/chịhọc viên khóa K14 -Khoa Lưu trữhọc và Quản trịvăn phòng Qua đây, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thư viện Trung tâm Khoa học và Công nghệVăn thư, Lưu

17trữthuộc Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước, các Trung tâm Lưu trữlịch sửđịa phương, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữquốc gia Việt Nam cùng các thầy, cô

và bạn bè đã tạo điều kiện giúp đỡtôi rất nhiều vềvật chất và tinh thần đểhoàn thành luận văn khoa học này Đặc biệt, tôi xin bàytỏlòng cảm ơn chân thành và sâu sắc tới TS Cam Anh Tuấn –người đã hướng dẫn, giúp đỡrất nhiều vềkiến thức và động viên đểchúng tôi hoàn thành luận văn thạc sỹnày Do kiến thức còn hạn chế, đặc biệt do hướng đềtài nghiên cứu còn mới mẻ, thời gian nghiên cứu có hạn nên luận văn thạc sỹcủa chúng tôi không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, chúng tôi rất mong nhận được những ý kiến nhận xét, góp ý của thầy cô và các bạnđểluận văn của chúng tôi được hoàn thiện hơn /.Hà Nội, tháng 9 năm 2015.Tác giảĐặng Văn Phong

18Phần Nội dungCHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ BẢO HIỂM, TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CẦNBẢO HIỂM.Các khái niệm cơ bản vềbảohiểm và phông bảo hiểmĐịnh nghĩa vềbảo hiểm, phông bảo hiểm tài liệu lưu trữĐịnh nghĩa vềbảo hiểm tài liệu lưu trữỞViệt Nam, khái niệm “ Bảo hiểm tài liệulưu trữ” lần đầu tiên được trình bày trong một văn bản pháp quy -Pháp lệnh lưu trữquốc gia do Ủy ban Thường vụQuốc hội thông qua ngày 04/04/ 20011 Tại Khoản 7 Điều 2 của Pháp lệnh, khái niệm “Bảo hiểm tài liệu lưu trữ” được giải thích “ là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảo quản tài liệu lưu trữtại kho lưu trữchuyên dụng riêng biệt tách rời bản chính, bản gốc đối với tài liệu đặc biệt quý hiếm nhằm bảo vệan toàn tài liệu đó” Trong cuốn sách “Từđiểntra cứu nghiệpvụquản trịvăn phòng –văn thư –lưu trữViệt Nam”có cách định nghĩa khác, đó là

“Bảo hiểm tài liệu lưu trữ(Security preservation of archival documents) là tổng hợpcác biện pháp bảo quản an toàn tài liệu lưu trữđểphòng sựcốlàm hư hạitài liệu lưu trữtừbản gốc, đồng thời phục vụyêu cầu khai thác tài liệu được thuận tiện”2 Ngoàinhững cách hiểu trên, trên thếgiới tồn tại một sốcách hiểu khác về“bảo hiểm tài liệu lưu trữ” đó là : Hiệp hội các nhà Lưu trữMỹ(thành lập năm 1939) hiểu bảo