Nghiên cứu ứng dụng phần mềm thư viện điện tử libol tại các thư viện trên địa bàn hà nội

Tìm hiểu về phần mềm thư viện điện tử đã có rất nhiều đề tài, bài viết của nhiều tác giả trong và ngoài ngành thư viện như: “Xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin điện tử thư viện Q

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

PHẠM THỊ YẾN

NGHIÊN CỨU ỨNG DỤNG PHẦN MỀM THƢ VIỆN ĐIỆN TỬ LIBOL TẠI CÁC THƢ VIỆN TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Khoa học thư viện

Hà Nội-2015

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

PHẠM THỊ YẾN

NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ LIBOL TẠI CÁC THƯ VIỆN TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI

CHUYÊN NGÀNH KHOA HỌC THƯ VIỆN

Mã số: 60 32 20

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đoàn Phan Tân

Hà Nội-2015

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành tốt luận văn này, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới PGS TS Đoàn Phan Tân – Người trực tiếp hưỡng dẫn và tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện luận văn “Nghiên cứu ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Libol tại các thư viện trên địa bàn Hà Nội”

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban lãnh đạo của các Thư viện, các Trung tâm Thông tin – Thư viện đã tạo điều kiện để tôi được khảo sát thực tế nội dung nghiên cứu của luận văn Xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty cổ phần công nghệ Tinh Vân đã tạo điều kiện, hỗ trợ tôi trong quá trình thực hiện đề tài luận văn này

Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, đồng nghiệp và bạn bè đã quan tâm động viên, nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn này

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 22 tháng 9 năm 2015

Tác giả luận văn

Phạm Thị Yến

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 7

DANH MỤC BẢNG BIỂU 8

LỜI MỞ ĐẦU 10

1 Tính cấp thiết của đề tài 10

2 Tình hình nghiên cứu 11

3 Mục đích nghiên cứu 13

3.1 Mục đích nghiên cứu 13

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 13

4 Giả thuyết nghiên cứu 14

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 14

5.1 Đối tượng nghiên cứu 14

5.2 Phạm vi nghiên cứu 14

6 Phương pháp nghiên cứu 15

6.1 Phương pháp luận 15

6.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể 15

7 Ý nghĩa lý luận và ứng dụng nghiên cứu thực tiễn 16

7.1 Ý nghĩa lý luận 16

7.2 Ứng dụng nghiên cứu thực tế 16

8 Dự kiến kết quả nghiên cứu 16

CHƯƠNG 1 PHẦN MỀM THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ LIBOL VỚI VIỆC TIN HỌC HÓA HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN TẠI CÁC THƯ VIỆN TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI 18

1.1 Cơ sở lý luận về phần mềm quản trị thư viện điện tử 18

1.1.1 Khái niệm thư viện điện tử 18

1.1.2 Các tiêu chí đánh giá phần mềm thư viện điện tử 21

1.2 Tổng quan về phần mềm thư viện điện tử Libol 29

1.2.1 Lịch sử ra đời và phát triển phần mềm thư viện điện tử Libol 30

1.2.2 Các tính năng chính của phần mềm thư viện điện tử Liol 32

1.3 Ý nghĩa việc ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Libol tại các thư viện trên địa bàn Hà Nội 37

1.3.1 Khái quát các thư viện đã sử dụng phần mềm thư viện điện tử Libol 37

1.3.2 Vai trò của việc ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Libol với các thư viện trên địa bàn Hà Nội 39

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ LIBOL TẠI CÁC CƠ QUAN THÔNG TIN THƯ VIỆN Ở HÀ NỘI 42

2.1 Hạ tầng công nghệ và nguồn kinh phí đầu tư 42

2.1.1 Hệ thống trang thiết bị 42

2.1.2 Hệ thống mạng 48

2.1.3 Nguồn kinh phí 49

2.2 Nguồn nhân lực tiếp cận phần mềm 50

2.2.1 Nhóm cán bộ quản lý thư viện 52

2.2.2 Nhóm cán bộ nghiệp vụ 53

2.2.3 Nhóm bạn đọc sử dụng trang tra cứu mục lục trực tuyến OPAC 55

2.3 Công tác hỗ trợ ứng dụng phần mềm từ nhà cung cấp 56

2.3.1 Phương thức hỗ trợ 56

2.3.2 Hiệu quả công việc hỗ trợ 59

2.4 Hiệu quả ứng dụng các tính năng của phần mềm 62

2.4.1 Nhóm chức năng nghiệp vụ thư viện 62

2.4.1.1 Phân hệ Bổ sung 62

2.4.1.2 Phân hệ Biên mục 67

2.4.1.3 Phân hệ Sưu tập số 72

2.4.1.4 Phân hệ Ấn phẩm định kỳ 75

2.4.1.5 Phân hệ Quản trị hệ thống 78

2.4.2 Nhóm chức năng phục vụ bạn đọc 81

2.4.2.1 Phân hệ OPAC 81

2.4.2.2 Phân hệ Bạn đọc 85

2.4.2.3 Phân hệ Mượn trả (Lưu thông) 88

2.4.2.4 Phân hệ Mượn liên thư viện 92

2.5 Một số nhận xét về việc ứng dụng phần mềm Libol tại các thư viện trên địa bàn Hà Nội 93

2.5.1 Ưu điểm 93

2.5.2 Các vấn đề tồn tại 94

2.5.3 Một số nguyên nhân 95

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM LIBOL TẠI CÁC THƯ VIỆN Ở HÀ NỘI 96

3.1 Nhóm giải pháp đối với các thư viện 96

3.1.1 Tăng cường khai thác các chức năng của phần mềm 96

3.1.2 Nâng cao trình độ cán bộ 99

3.1.3 Đào tạo người dùng tin 101

3.1.4 Đầu tư cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ 103

3.1.5 Điều chỉnh công tác tổ chức quản lý thư viện 107

3.2 Nhóm giải pháp đối với Công ty Cổ phần công nghệ Tinh Vân 107

3.2.1 Nâng cấp phần mềm 107

3.2.2 Chính sách hỗ trợ các thư viện 110

3.2.3 Tăng cường hoạt động Marketing sản phẩm 111

KẾT LUẬN 112

TÀI LIỆU THAM KHẢO 113

PHỤ LỤC 115

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

STT CHỮ VIẾT TẮT Ý NGHĨA

2 Call Center Bộ phận Chăm sóc khách hàng

3 CNTT Công nghệ thông tin

5 ILL Inter Library Loan – Mượn liên thư viện

6 Libol Libray On Line – Phần mềm thư viện điện

tử Libol

7 OPAC Online Public Acess Catalog – Tra cứu

mục lục trực tuyến

8 TT TT-TV Trung tâm thông tin thư viện

9 TT-TV Thông tin thư viện

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1 Bảng 2.1 Bảng số liệu hệ thống trang thiết bị 43

2 Bảng 2.2 Bảng thống kê hệ thống mạng tại các thư

viện

46

3 Bảng 2.3 Số lượng cán bộ tại các thư viện 49

4 Bảng 2.4 Phân chia cán bộ tại các phòng ban 51

5 Bảng 2.5 Số lượng bạn đọc tại các thư viện 53

6 Bảng 2.6 Quy trình hỗ trợ khách hàng của công ty

15 Bảng 2.15 Thực trạng ứng dụng phân hệ Lưu thông 87

16 Hình 1.1 Libol 6.0 phiên bản ra mắt năm 2006 29

17 Hình 1.2 Libol 6.0 phiên bản ra mắt năm 2012 30

18 Hình 1.3 Mô hình hệ thống chung phần mềm Libol 31

19 Hình 1.4 Mô hình tương tác giữa các phân hệ trong

hệ thống Libol

34

20 Hình 2.1 Hệ thống trang thiết bị tích hợp với phần

mềm thư viện điện tử

40

21 Hình 2.2 Giao diện phân hệ Bổ sung 61

22 Hình 2.3 Luồng nghiệp vụ phân hệ Bổ sung 62

23 Hình 2.4 Giao diện phân hệ Biên mục 65

24 Hình 2.5 Giao diện phân hệ Sưu tập số 70

25 Hình 2.6 Giao diện phân hệ Ấn phẩm định kỳ 72

26 Hình 2.7 Luồng nghiệp vụ phân hệ Ấn phẩm định kỳ 73

27 Hình 2.8 Giao diện phân hệ Bạn đọc 76

29 Hình 2.10 Giao diện phân hệ Quản lý 82

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thế kỷ 21 là thế kỷ của sự phát triển khoa học kỹ thuật, cuộc cách mạng khoa học - công nghệ và những thành tựu của nó đang góp phần làm biến đổi nhanh chóng và sâu sắc mọi mặt của đời sống xã hội, trở thành công cụ không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực hoạt động như: ứng dụng trong công tác quản lý, nghiên cứu, hỗ trợ công tác chuyên môn và trao đổi thông tin Đặc biệt, nó càng trở nên quan trọng đối với các ngành liên quan tới tri thức, thông tin, tư liệu như hoạt động thư viện

Hiện đại hóa hoạt động thông tin thư viện là một yêu cầu tất yếu trong xu thế hội nhập cũng như trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện Để hoàn thiện được việc đó, một vấn đề cấp thiết đặt ra chính là việc ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, hiện nay trên thị trường phần mềm đặc biệt là dòng phần mềm về thư viện điện tử có rất nhiều công ty, đơn vị sản xuất với nhiều sản phầm phần mềm khác nhau Từ giữa những năm 90 của thế kỷ 20, phần mềm thư viện nội địa đã xuất hiện với nhiều sản phẩm mà nổi bật lên là phần mềm thư viện điện tử Libol của công ty máy tính tin học Tinh Vân nay là Công ty cổ phần công nghệ Tinh Vân Từ khi

ra đời, Libol đã khẳng định được vai trò cũng như tính ưu việt trong hoạt động thông tin thư viện và được đánh giá là phần mềm uy tín, thành công nhất trên thị trường nội địa

Libol là một sản phẩm đóng gói, hiện đang triển khai ứng dụng tại rất nhiều các cơ quan thư viện trong toàn quốc Mỗi cơ quan thông tin thư viện sẽ có nhiều đặc điểm khác nhau, điều này đòi hỏi Libol phải tuỳ biến để phù hợp với từng đặc thù của mỗi cơ quan và trên thực tế Libol đã đáp ứng được các yêu cầu

đó và khẳng định mình bởi hiệu quả hoạt động thư viện tại các cơ quan thông tin thư viện ứng dụng

Tuy nhiên gần đây, có rất nhiều thông tin cho rằng Công ty cổ phần công nghệ Tinh Vân đã ngừng phát triển sản phẩm Libol, phần mềm Libol không còn hiệu quả trong hoạt động thông tin thư viện

Là một người hoạt động trong lĩnh vực thông tin thư viện, trước những thông tin như trên, tác giả không khỏi thắc mắc và đặt ra câu hỏi: Thực trạng phần mềm Libol đang triển khai ứng dụng tại các thư viện hiện nay như thế nào, hiệu quả ra sao, giải pháp nào giải quyết những vấn đề đó?

Từ những vấn đề trên, tác giả quyết định chọn đề tài luận văn của mình là

“Nghiên cứu ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Libol tại các thư viện trên địa

bàn Hà Nội”

2 Tình hình nghiên cứu

Thư viện điện tử, thư viện số là một trong nhưng vấn đề rất cấp thiết trong hoạt động thông tin thư viện và được rất nhiều nhà nghiên cứu quan tâm Tìm hiểu về phần mềm thư viện điện tử đã có rất nhiều đề tài, bài viết của nhiều tác

giả trong và ngoài ngành thư viện như: “Xây dựng và khai thác nguồn lực thông

tin điện tử thư viện Quân đội” của tác giả Mạc Thùy Dương, luận văn thạc sỹ

năm 2003; “Xây dựng mô hình thư viện điện tử ở Việt Nam trong giai đoạn hiện

nay” của tác giả Nguyễn Hoàng Sơn, luận văn thạc sỹ năm 2003; “Xây dựng vốn tài liệu điện tử tại một số thư viện trường đại học trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh” của tác giả Dương Thúy Hương, luận văn thạc sỹ năm 2006; “Nghiên cứu phát triển thư viện điện tử trong các trường đại học trên địa bàn Hà Nội”

của tác giả Phạm Thị Mai, luận văn thạc sỹ, năm 2008; “Tổ chức, quản lý và

khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viên thành viên Đại học Quốc gia

Thành phố Hồ Chí Minh”, của tác giả Huỳnh Thanh Xuân, luận văn thạc sỹ, năm

2009; “Tăng cường nguồn tin điện tử tại Trung tâm Thông tin Khoa học và công

nghệ Quốc gia” của tác giả Lê Thế Long, luận văn thạc sỹ năm 2006 Các tác giả

trên đi sâu vào nghiên cứu nguồn tài liệu số và thư viện điện tử được ứng dụng tại một cơ quan thông tin thư viện cụ thể hoặc trên một địa bàn thành phố và tổng quát hơn là xây dnwjg mô hình thư viện điện tử ở nước ta trong giai đoạn hiện nay

Phần mềm thư viện điện tử Libol của Công ty cổ phần Công nghệ Tinh Vân, ngay từ khi ra đời đã được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm Năm 2007 phần

mềm Libol đã khẳng định tính ưu việt của mình qua bài viết “Phần mềm Libol và

sự thành công trong thị trường nội địa” trên Vietbao.vn Đặc thù mỗi cơ quan

thông tin thư viện là khác nhau nên khi ứng dụng phần mềm Libol những nét đặc trưng riêng đó cũng là điểm khác biệt trong phần mềm Libol của mỗi cơ quan thông tin thư viện Có rất nhiều đề tài luận văn, khóa luận nghiên cứu về việc

ứng dụng phần mềm Libol tại một số cơ quan thư viện cụ thể như: “Tìm hiểu

ứng dụng phần mềm Libol trong thư viện trường Đại học Thuỷ Lợi”, khóa luận

tốt nghiệp cử nhân của tác giả Nguyễn Thị Dinh, năm 2011; “Khảo sát việc ứng

dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 5.0 tại Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Quốc gia Hà Nội” của tác giả Chu Vân Khánh, luận văn thạc sỹ

năm 2006; “Nghiên cứu nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol 5.0 tại thư

viện trường Đại học Xây dựng” của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Anh, luận văn thạc

sỹ năm 2008; “Ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 tại Trung tâm

Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội” của tác giả Trần Thị Thu Thủy,

luận văn thạc sỹ năm 2012

Với những đề tài nghiên cứu về phần mềm Libol tại các đơn vị như trên, kết quả nghiên cứu mới chỉ dừng lại ở việc ứng dụng một số chức năng của phần mềm thư viện điện tử Libol tại một số đơn vị thư viện, các trường đại học khác nhau đang sử dụng phần mềm Libol Chính vi vậy có thể khẳng định đề tài

“Nghiên cứu ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Libol tại các thư viện trên địa

bàn Hà Nội” là hoàn toàn mới, chưa có một công trình nghiên cứu đề cập về nội

đề tài đưa ra nhận xét, đánh giá và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả

sử dụng phần mềm Libol tại các cơ quan này Đồng thời đưa ra khuyến cáo đối với các thư viện trong cả nước về việc sử dụng phần mềm Libol cũng như đối với công ty cổ phần công nghệ Tinh Vân về việc nâng cấp phát triển và hoàn

thiện phần mềm Libol

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục đích nghiên cứu trên, Luận văn cần thực hiện một số nhiệm vụ sau:

- Giới thiệu tổng quan các chức năng của phần mềm Libol 6.0 do công ty cổ phần công nghệ Tinh Vân cung cấp

- Khảo sát thực trạng ứng dụng phần mềm Libol tại các cơ quan thông tin thư viện trên điạ bàn Hà Nội sử dụng phần mềm Libol

- Đánh giá, nhận xét ưu điểm và nhược điểm về thực trạng ứng dụng phần mềm Libol 6.0

- Đưa ra nguyên nhân về tình trạng đó đồng thời đề xuất giải pháp nhằm khắc phục nguyên nhân và nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại các cơ quan thông tin thư viện

4 Giả thuyết nghiên cứu

Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng Phần mềm thư viện điện tử Libol tại các thư viện trên địa bàn Hà Nội” thành công sẽ mang lại nhiều hiệu quả thiết thực sau: Nắm được tình hình ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Libol tại các thư viện trên địa bàn Hà Nội

Các thư viện đang ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Libol có thể thấy được các ưu điểm và nhược điểm của mình khi ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Libol

Các thư viện chưa ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Libol có thể thấy được các điểm mạnh, điểm yếu của phần mềm Libol để nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm Libol vào hoạt động của mình

Nhà sản xuất cung cấp phần mềm sẽ nhìn thấy được các điểm hạn chế của sản phẩm Libol, từ đó sẽ có cơ sở để hoàn thiện và giải đáp các yêu cầu cũng như các bài toán nghiệp vụ của các cơ quan thư viện trong quá trình ứng dụng

phần mềm Libol

5 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tƣợng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là việc ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Libol

6.0 tại một số thư viện trên địa bàn Hà Nội

5.2 Phạm vi nghiên cứu

Tại Hà Nội có rất nhiều cơ quan thư viện đang ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Libol trong hoạt động nghiệp vụ, tuy nhiên do hạn chế về thời gian

và trong khuôn khổ một luận văn nên tôi tập trung nghiên cứu, khảo sát và phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Libol của 6 cơ quan thư viện

vì 6 cơ quan này có thời gian sử dụng tương đồng nhau, đại diện cho các hệ thống thông tin thư viện khác nhau và cùng nằm trên địa bàn Hà Nội

- Thư viện Hà Nội

- Thư viện Văn phòng Quốc hội

- Trung tâm học liệu Bệnh viện Nhi Trung ương

- Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Học viện Công nghệ Bưu chính viễn thông

- Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Học viện Kỹ thuật Quân sự

- Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Kinh tế quốc dân

6 Phương pháp nghiên cứu

6.1 Phương pháp luận

Luận văn sử dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, các quan điểm của Đảng, Nhà nước về thư viện và công tác thư viện theo nguyên tắc khách quan, toàn diện, phát triển, lịch sử cụ thể và thực tiễn

6.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

Bên cạnh phương pháp luận luận văn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp điều tra thực tế

Đồng thời kết quả của Luận văn cũng là cơ sở để Công ty cổ phần công nghệ Tinh Vân nhìn nhận lại sản phẩm của mình từ đó đưa ra giải pháp nâng cấp phần mềm, hoàn thiện tốt hơn về sản phẩm với các chức năng thiết thực phục vụ cho hoạt động thông tin thư viện

8 Dự kiến kết quả nghiên cứu

Giải pháp tác giả đưa ra trong luận văn sẽ giải quyết được thực trạng ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Libol tại các cơ quan thư viện trên địa bàn Hà Nội góp phần thúc đẩy nhanh quá trình chuyển đổi từ thư viện truyền thống sang thư viện điện tử, thư viện số trong sự nghiệp phát triển thư viện

Tác giả dự kiến bố cục của Luận văn có giới hạn 100 trang giấy A4 và có

bố cục gồm 3 chương:

Chương 1 Phần mềm thư viện điện tử Libol với việc tin học hóa hoạt động thư viện các thư viện trên địa bàn Hà Nội

Chương 2 Thực trạng ứng dụng phần mềm Libol tại các cơ quan thông tin thư viện trên địa bàn Hà Nội

Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Libol tại các cơ quan thư viện ở Hà Nội

CHƯƠNG 1 PHẦN MỀM THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ LIBOL VỚI VIỆC TIN

HỌC HÓA HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN TẠI CÁC THƯ VIỆN

TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI 1.1 Cơ sở lý luận về phần mềm quản trị thư viện điện tử

1.1.1 Khái niệm thư viện điện tử

Ngày nay sự phát triển của máy tính cá nhân và mạng Internet đã làm thay đổi mọi hoạt động của con người và xã hội, hoạt động thông tin thư viện cũng không nằm ngoài sự thay đổi đó Các thư viện truyền thống từ lâu đã là một phần của xã hội, nó mang lại thông tin và tri thức đến cho mọi người, tuy nhiên với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin và mạng truyền thông, các phương thức hoạt động truyền thống của thư viện cũng như các phương thức truyền tải, tiếp nhận thông tin và tri thức giữa thư viện với con người đã thay đổi hoàn toàn Ngày nay chỉ cần máy tính cá nhân có nối mạng người ta có thể truy cập tới các thông tin lưu trữ ở khắp nơi trên thế giới, thì người ta thấy rằng có thể xây dựng những thư viện có khả năng cung cấp thông tin tốt hơn so với các thư viện truyền thống Đó là lý do cơ bản của sự ra đời của một loại hình thư viện mới: thư viện điện tử (Electronic), hay còn gọi là thư viện số (Digital Library)

Khái niệm về Thư viện điện tử (TVĐT) hiện tại vẫn chưa được định nghĩa một cách thống nhất Trên thực tế, định nghĩa này vẫn còn có nhiều tranh luận và chưa đi đến một khái niệm thống nhất

Thư viện điện tử cũng có thể được định nghĩa là một kho thông tin số hóa, được cấu trúc sao cho dễ dàng truy cập thông qua các mạng máy tính hay các mạng viễn thông quốc tế Có thể nói TVĐT là một hệ thống thông tin tự động hóa mà ở đó người ta có thể thu thập, xử lý, lưu trữ, tìm kiếm và phổ biến các tài

liệu dưới dạng số hóa qua các phương tiện của công nghệ thông tin và truyền thông [6, tr 50]

Theo tác giả William Y Arms thì thư viện số là một bộ sưu tập quản lý

thông tin, với các dịch vụ liên quan, nơi thông tin được lưu trữ trong các định dạng kỹ thuật số và có thể truy cập qua mạng [17, tr 22]

Tóm lại, TVĐT là thư viện chỉ sử dụng các phương tiện điện tử trong thu thập, xử lý, lưu trữ, tìm kiếm và phổ biến thông tin Và như vậy, có thể hiểu một cách nôm na rằng, TVĐT là một loại thư viện mà khi hoạt động thì việc phục vụ bạn đọc thông qua hệ thống máy tính đã được nối mạng Và tất nhiên là TVĐT được xây dựng trên nền tảng của thư viện truyền thống nên nó phải tuân thủ những tiêu chuẩn căn bản của thư viện, tuy nhiên sẽ có những điều chỉnh một số giá trị cũ sao cho phù hợp với việc ứng dụng công nghệ mới

Lợi ích của thư viện điện tử

Thư viện điện tử sẽ mang thư viện đến với người dùng: Để thực hiện

một yêu cầu với thư viện, theo cách truyền thống người dùng phải đi đến thư viện Trong một trường đại học để đi bộ đến thư viện sẽ mất khoảng vài phút nhưng không phải người nào cũng là thành viên của thư viện hoặc ở gần thư viện Có rất nhiều các kiến trúc sư hay bác sỹ… cảm thấy rất thất vọng khi thực hiện công việc của họ với thông tin không được cập nhật mới nhất Một thư viện điện tử sẽ mang thông tin đến tận bàn làm việc của người dùng, dù ở chỗ làm việc hay ở nhà, thật dễ dàng để sử dụng thông tin và làm tăng tính giá trị của thông tin Với thư viện điện tử, người dùng không cần phải đến tòa nhà thư viện Thư viện ở bất cứ nơi đâu khi mà có máy tính cá nhân và có kết nối mạng

Máy tính điện tử được sử dụng để tìm kiếm và duyệt thông tin: Máy

tính có thể tìm kiếm thông tin Tài liệu giấy thì thuận tiện cho việc đọc nhưng để

tìm kiếm thông tin chứa đựng trong đó có thể khó khăn Mặc dù có vô số các công cụ và kỹ năng để cán bộ thư viện có thể tham khảo, nhưng sử dụng trong một thư viện rộng lớn thì có thể là một thách thức khó khăn Có một tuyên bố cho rằng, sử dụng thư viện truyền thống có thể là một sự may mắn bởi vì người dùng đôi khi không tìm thấy giá trị thực của tài liệu Sự thật là các thư viện có đầy đủ các tài liệu hữu ích nhưng người dùng chỉ khám phá được một cách tình

cờ Trong hầu hết các khía cạnh, hệ thống máy tính thực sự tốt hơn các phương pháp tìm tin truyền thống Nó có thể không tốt như chúng ta muốn nhưng nó tốt

và cải thiện rất nhiều Máy tính đặc biệt hữu ích cho công việc tìm tài liệu tham khảo có liên quan, tránh trường hợp lặp đi lặp lại thông tin

Thông tin được chia sẻ: Với thư viện điện tử các nguồn tin có thể chia sẻ,

người sử dụng không chỉ truy cập, sao chép các nguồn thông tin nội tại của thư viện mà có thể với tới nhiều nguồn thông tin bên ngoài nhờ các dịc vụ thông tin liên kết

Thông tin luôn sẵn sàng và thường xuyên cập nhật: Có một câu nói

rằng “Cánh cửa thư viện điện tử không bao giờ đóng” vì vậy màm thông tin của thư viện điện tử lúc nào cũng sẵn sàng phục vụ người dùng

Có nhiều dạng mới của thông tin: Với thư viện điện tử cán dạng thông

tin mới như thông tin điện tử, thông tin đa phương tiện trở thành hữu dụng vì thư viện điện tử có khẳn năng tích hợp thông tin số hóa

Các yếu tố cấu thành thư viện điện tử:

Hạt nhân của thư viện điện tư là nguồn tài liệu số hóa, đặc biệt là nguồn thông tin số hóa toàn văn Trong đó một bộ phận là tài liệu hiện hữu của thư viện được số hóa có chọn lọc nhưng chủ yếu là các bộ sưu tập tài liệu số mới được

xây dựng và sưu tầm Nguồn thông tin số này phải được tổ chức để bảo đảm sự truy cập và khai thác có hiệu quả của người dùng tin

Thư viện điện tử hoạt động trên nền giao diện Web của môi trường mạng Internet, nên nguồn tài liệu của thư viện điện tử thường được trình bày định dạng bằng ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản HTML, ở đó các tài liệu được thiết kế đặc biệt để có thể kết nối với các tệp tin khác thông qua các điểm kết nối siêu văn bản Tuy vậy không có nghĩa một Website là một thư viện điện tử vì những thông tin trong đó tuy khá phong phú nhưng thiếu đặc điểm được sưu tầm và được tổ chức như những thông tin trong thư viện điện tử

Nền tảng công nghệ của thư viện điện tử chính là Internet và World Wide Web Thư viện điện tử được quản lý bởi một phần mềm thư viện điện tử Phần mềm này bao gồm các phân hệ chức năng bảo đảm các chuẩn về nghiệp vụ thư viện cũng như chuẩn về công nghệ thông tin và truyền thông

Thư viện điện tử được hình thành và phát triển dựa trên cơ sở sự phát triển của CNTT, của nguồn tin điện tử, của mạng thông tin toàn cầu Internet Đó là thành tựu tuyệt vời của CNTT và TT ứng dụng trong hoạt động thông tin thư viện, là xu thế phát triển của thư viện trong thế kỷ XXI Phần cốt lõi của thư viện điện tử là kho tài liệu số hóa Vì vậy xây dựng kho tài liệu số hóa được coi là việc quan trọng hàng đầu trong xây dựng thư viện điện tử

1.1.2 Các tiêu chí đánh giá phần mềm thƣ viện điện tử

 Khái niệm về phần mềm thƣ viện điện tử

Trong hoạt động thư viện hiện nay, các thư viện đang sử dụng 3 loại phần mềm để quản lý các hoạt động của mình là: Phần mềm tư liệu, Phần mềm tích hợp quản trị thư viện; Phần mềm quản lý bộ sưu tập số

Phần mềm tư liệu: là phần mềm dùng để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm tài

liệu đồng thời tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục Đối tượng quản lý của phần mềm tư liệu là các tài liệu như sách, báo, tạp chí, bài trích, … CSDL được tạo ra bởi phần mềm tư liệu là CSDL thư mục, đó chính là bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa [6, tr 105]

CDS/ISIS là một phần mềm tư liệu đã được sử dụng rộng rãi ở nước ta trong giai đoạn đầu ứng dụng tin học Tuy nhiên với sự phát triển của công nghệ thông tin, sự xuất hiện của Internet thì phần mềm tư liệu đơn lẻ không còn phù hợp với thực tế hoạt động thông tin thư viện nữa

Phần mềm tích hợp quản trị thư viện: là phần mềm có khả năng thực hiện

toàn diện các chức năng quản lý của thư viện như theo dõi việc bổ sung tài liệu,

tổ chức biên mục tự động, cung cấp khả năng tra cứu tại chỗ hay từ xa cho bạn đọc, quản lý việc mượn tài liệu của bạn đọc, quản lý kho, quản lý lưu thông tài liệu, trao dổi thông tin thư mục với các hệ thống khác, v.v… Hiện nay có một số phần mềm tích hợp quản trị thư viện đang dùng phổ biến ở Việt Nam như Libol (Library On Line) do công ty cổ phần công nghệ Tinh Vân xây dựng và phát triển, phần mềm Ilib (Integreted Library) do công ty máy tính CMC xây dựng và phát triển…

Phần mềm quản lý bộ sưu tập: là phần mềm chuyên nghiệp quản lý toàn

bộ tài liệu số hóa của thư viện có tổ chức giúp người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem được nội dung toàn văn của chúng từ xa thông qua hệ thống mạng thông tin và các phương tiện truyền thông…Ngày nay có một số phần mềm mã nguồn mở quản lý bộ sưu tập số như Green Stone, Dspace…

Phần mềm tích hợp quản trị thư viện và phần mềm quản lý bộ sưu tập có chức năng quản lý thư viện điện tử Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần

mềm thư viện điện tử của nhiều nhà cung cấp khác nhau Có phần mềm đóng gói chỉ cần vận dụng ngay vào hoạt động thư viện, có phần mềm mã nguồn mở

để các thư viện có thể tự chỉnh sửa phù hợp với thư viện mình… Với sự đa dạng của phần mềm như vậy khiến cho việc lựa chọn áp dụng phần mềm trong hoạt động thông tin thư viện của các cơ quan thư viện tương đối khó khăn Đánh giá

và lựa chọn phần mềm cho thư viện điện tử (TVĐT) luôn là một vấn đề phức tạp Vấn đề này cần được giải quyết trên cơ sở kết hợp chặt chẽ phương pháp tiếp cận hệ thống với nguyên tắc lịch sử-phát triển

 Các tiêu chí đánh giá phần mềm thƣ viện điện tử

Phương pháp tiếp cận hệ thống đòi hỏi nhìn nhận hoạt động TT-TV nói chung và TVĐT nói riêng như một hệ thống, một chỉnh thể cấu thành từ nhiều phân hệ khác nhau, liên quan mật thiết với nhau, cùng nhằm một mục tiêu chung

là đáp ứng một cách hiệu quả các nhu cầu tin của một cộng đồng người dùng tin xác định Mặt khác, mỗi TVĐT cụ thể lại là một phân hệ của các hệ thống thông tin lớn hơn Nguyên tắc lịch sử và phát triển luôn đòi hỏi phải thừa nhận thư viện

là một thiết chế văn hoá, có truyền thống, có khả năng thích ứng với môi trường phát triển

Chính vì vậy, việc đánh giá và lựa chọn phần mềm cho một TVĐT cụ thể cần phải dựa trên hệ thống các tiêu chí khách quan mà cụ thể có thể bao gồm 3 nhóm tiêu chí chủ yếu: về các phân hệ (module) chức năng, về các chuẩn nghiệp

vụ TT-TV và về CNTT và truyền thông

 Nhóm tiêu chí đối với các phân hệ chức năng:

Phần mềm cho TVĐT có thể gồm các phân hệ khác nhau tuỳ thuộc vào mức độ đầu tư và nhu cầu thực tế trong từng giai đoạn Những tiêu chí dưới đây

có thể là căn cứ quan trọng đối với các phân hệ của TVĐT Phần mềm phải gồm

các phân hệ chức năng quản lý các hoạt động Bổ sung, Biên mục, Quản lý tài

liệu số, Quản lý kho, Ấn phẩm định kỳ, Quản lý lưu thông, OPAC, Mượn liên thư viện, Tìm kiếm toàn văn, Quản trị hệ thống

Phân hệ Bổ sung có chức năng: đặt tài liệu, nhận tài liệu, theo dõi hiện trạng thực hiện đơn đặt, kế toán ngân sách bổ sung, xây dựng hồ sơ về các nguồn

bổ sung, các đơn vị cung cấp tài liệu Có các chức năng báo cáo, thống kê cho phép quản lý các sổ nghiệp vụ đăng ký cá biệt, sổ tổng quát; quản lý tài chính hiệu quả

Phân hệ Biên mục có khả năng hỗ trợ công tác biên mục theo các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục khác nhau như ISBD, AACR2, và theo các khung phân loại khác nhau như khung phân loại của Deway DDC, khung phân loại thập phân bách khoa UDC

Phân hệ OPAC có các chức năng truy nhập các CSDL thư mục trên mạng thông qua mục lục truy nhập công cộng trực tuyến OPAC Phân hệ này cho phép tìm tin theo nhiều dấu hiệu tìm kiếm khác nhau bằng các công cụ tìm tin đáp ứng các chuẩn quốc tế về tìm tin như sử dụng toán tử logic Boole, toán tử lân cận, toán tử chặt cụt… cùng với khả năng viết các biểu thức tìm tin phức hợp thỏa mãn những yêu cầu tìm tin đa dạng, khác nhau của người sử dụng Cho phép tìm kiếm toàn văn các tài liệu điện tử đính kèm với biểu ghi thư mục và xem các dữ liệu số hóa

Phân hệ lưu thông có chức năng quy định về chế độ phục vụ cho mượn, theo dõi cho mượn và nhận tài liệu trả, gia hạn mượn tài liệu, in và gửi thư đòi tài liệu quá hạn Cung cấp các thông tin về tình hình mượn đọc và sử dụng kho tài liệu: tài liệu đang mượn, tài liệu quá hạn, tần số sử dụng tài liệu, danh mục các tài liệu mới,…

Phân hệ Bạn đọc quản lý thông tin hồ sơ bạn đọc, in thẻ bạn đọc, xử lý thẻ bạn đọc như gia hạn, thanh lý thẻ bạn đọc theo lô

Phân hệ quản lý ấn phẩm định kỳ có chức năng quản lý bổ sung đặt, nhận

và đăng ký cập nhật từng số của ấn phẩm Thực hiện biên mục tổng thể và biên mục từng số cho mỗi ấn phẩm định kỳ; cho phép đóng tập, làm mục lục chi tiết cho từng số, từng ấn phẩm định kỳ; lập báo cáo thống kê liên quan đến ấn phẩm nhiều kỳ

Phân hệ mượn liên thư viện có chức năng: quy định chế độ mượn liên thư viện, kiểm soát việc xuất, nhập tài liệu, quản lý hồ sơ các thư viện mượn, theo dõi tình hình mượn và lập báo cáo

Phân hệ quản trị hệ thống có chức năng phân quyền chi tiết cho từng người dùng, lập các báo cáo thống kê tổng hợp, phân tích thông tin thống kê để lập kế hoạch ra quyết định và điều chỉnh Phân hệ này cũng cho phép thực hiện các chức năng bảo mật, sao lưu và phục hồi dữ liệu, các tham số kỹ thuật đảm bảo hoạt động của toàn hệ thống phần mềm

 Nhóm tiêu chí về các chuẩn nghiệp vụ TT-TV:

Các chuẩn nghiệp vụ TT-TV tiên tiến và các chuẩn hiện hành phải được tính đến để đảm bảo sự tương thích trong giao dịch và vận hành các quá trình TT-TV và trao đổi các sản phẩm, dịch vụ TT-TV trong môi trường nối mạng toàn cầu Các tiêu chí được trình bày dưới đây là rất căn bản đối với bất cứ phần mềm cho TVĐT nào trong điều kiện Việt Nam và bối cảnh hội nhập quốc tế hiện nay

- Hỗ trợ MARC21, MARC21 VN: Phần mềm sử dụng khổ mẫu biên mục

theo chuẩn MARC 21, MARC21VN

- Hỗ trợ chuẩn ISO 10161 cho việc mượn liên thư viện: Phần mềm phải

hỗ trợ chuẩn ISO 10161 cho nghiệp vụ mượn liên thư viện (Inter-library Loans), bao gồm cả việc tuân thủ cả giao thức và định dạng dữ liệu

- Hỗ trợ đồng thời nhiều khung phân loại: Phần mềm hỗ trợ các khung

phân loại đang được sử dụng phổ biến trên phạm vi quốc tế và tại Việt Nam Các khung phân loại cần hỗ trợ gồm: BBK, DDC, LC, UDC, Khung đề mục quốc

gia

- Hỗ trợ subject heading và hệ thống từ khóa không kiểm soát

- Hỗ trợ các quy tắc biên mục và chuẩn hiển thị thông tin biên mục: Phần

mềm tuân thủ các chuẩn ISBD, AACR-2, LC In-publication Catalog, TCVN

4743-89

- Trao đổi dữ liệu với các phần mềm hỗ trợ UNIMARC và MARC

21: Phần mềm có khả năng trao đổi dữ liệu biên mục hai chiều với các phần

mềm hỗ trợ UNIMARC và MARC21

- Trao đổi dữ liệu với phần mềm CDS/ISIS: Trong giai đoạn đầu của việc

ứng dụng CNTT vào hoạt động TTTV, đa phần các cơ quan thư viện sử dụng phần mềm quản trị tư liệu CDS/ISIS để quản lý hoạt động thư viện, vì vậy một phần mềm thư viện điện tử phải đáp ứng được việc chuyển đổi dữ liệu từ phần

mềm CDS/ISIS sang phần mềm thư viện điện tử mới

- Trao đổi dữ liệu với các hệ quản lý siêu dữ liệu ( MetaData) theo

chuẩn Dublin Core, RDF/XML, chuẩn truy cập các kho lưu trữ mở,

- Áp dụng quy tắc sinh số Cutter theo chuẩn của Thư viện Quốc gia với

tên ấn phẩm/tên tác giả tiếng Việt: Phần mềm tự động sinh số Cutter theo xâu nhập vào

- Áp dụng quy tắc sinh số Cutter của OCLC cho tên sách/tên ấn phẩm

tiếng nước ngoài: Phần mềm tự động sinh số Cutter theo xâu nhập vào

- Thích hợp với các kiến trúc kho khác nhau

- Thích hợp với các thư viện có nhiều kho, điểm cho mượn

 Nhóm tiêu chí về CNTT và truyền thông:

TVĐT là một hệ thống TT-TV được thiết kế, triển khai và vận hành trên

cơ sở áp dụng những thành tựu tiên tiến của CNTT và truyền thông Ngoài ra, TVĐT sinh ra và phát triển để hoạt động trong môi trường nối mạng Do vậy, các tiêu chí về CNTT và truyền thông dưới đây có thể được coi là các tiêu chí cơ bản cần được đáp ứng đối với hệ thống phần mềm cho TVĐT ở nước ta

- Nguyên tắc thiết kế mở: Phần mềm phải được thiết kế, xây dựng và vận

hành theo các chuẩn công nghệ mở để đảm bảo khả năng nâng cấp, thay đổi, bổ sung, kết nối thêm các module mới mà không kéo theo sự đổ vỡ hệ thống cũng như phải đảm bảo được sự kế thừa các thành quả đã đạt được

- Xây dựng theo mô hình khách/chủ (client/server): Mô hình phần mềm

Client/Server là mô hình giải pháp phần mềm cho việc khắc phục tình trạng quá tải trên mạng và vượt qua những ngăn cách về sự khác nhau trong cấu trúc vật lý cũng như hệ điều hành của các hệ thống máy tính khác nhau trên mạng

Mỗi phần mềm xây dựng theo mô hình Client/Server sẽ được chia làm hai phần: phần hoạt động trên máy phục vụ gọi là phần phía Server và phần hoạt động trên trạm làm việc gọi là phần phía Client Với mô hình này các trạm làm việc cũng được gọi là các Client (hay máy Client) còn các máy phục vụ gọi là các Server Nhiệm vụ của mỗi phần được quy định như sau:

Phần phía Server quản lý các giao tiếp môi trường bên ngoài tại Server và với các Client, tiếp nhận các yêu cầu dưới dạng các xâu ký tự (query string), phân tích các query string, xử lý dữ liệu và gửi kết quả trả lời về phía các Client

Phần phía Client tổ chức giao tiếp với người dùng, với môi trường bên ngoài tại trạm làm việc và với phía Server, tiếp nhận yêu cầu của người dùng, thành lập các query string gửi về phía Server, tiếp nhận kết quả và tổ chức trình diễn chúng

- Làm việc trên mạng TCP/IP: Phần mềm phải hỗ trợ các giao thức

TCP/IP để đảm bảo khả năng kết nối mạng toàn cầu và triển khai các dịch vụ liên quan tới chia sẻ và khai thác các nguồn tin điện tử trên thế giới

- Làm việc trong môi trường Web, bằng tiếng Việt và tiếng Anh hoặc một

số ngôn ngữ phổ biến khác

- Xây dựng theo kiến trúc nhiều lớp, hệ thống bao gồm các phân hệ chức

năng và được tích hợp thành một hệ thống thống nhất

- Sử dụng hệ quản trị CSDL mô hình quan hệ

- Máy chủ sử dụng hệ điều hành Windows 2000 Advanced Server,

Windows NT Server và có thể chuyển sang Linux một cách dễ dàng

- Máy trạm có thể sử dụng bất cứ hệ điều hành nào để hỗ trợ Web

- Quản trị và giám sát: Cho phép theo dõi và giám sát được mọi hoạt

động trên hệ thống (Ai? Làm gì? Vào lúc nào?)

- An ninh hệ thống: Phần mềm phải hỗ trợ nhiều mức và cơ chế đảm bảo

an ninh hệ thống khác nhau

- Ngôn ngữ giao diện: Ngôn ngữ sử dụng trên giao diện các phân hệ của

chương trình là tiếng Anh và Việt

- Bảng mã lưu trữ dữ liệu trong hệ thống: là Unicode tiêu chuẩn Việt

Nam TCVN 6909 với bảng mã dựng sẵn (pre-compound), có bộ chuyển đổi

(convertor) để chuyển đổi sang bảng mã tổ hợp (compound) khi cần thiết

- Bảng mã hiển thị dữ liệu trên giao diện phải hỗ trợ đồng thời các bảng

mã TCVN 6909 (dựa trên Unicode); VNI; TCVN 5712

- Sắp xếp tiếng Việt: Phần mềm phải có khả năng sắp xếp dữ liệu tiếng

Việt theo đúng trật tự từ điển (chữ cái, dấu thanh), không hoặc có phân biệt chữ hoa/thường

- Vận hành hiệu quả trên CSDL liệu lớn: Đảm bảo làm việc ổn định và

tốc độ truy cập cao với CSDL lớn (trên 5 triệu biểu ghi)

- Khả năng sao lưu/khôi phục dữ liệu: Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cho hệ

thống

- Khả năng mở rộng: Khả năng bổ sung thêm các phân hệ, tính năng,

máy trạm và máy chủ với số lượng người dùng không hạn chế

- Khả năng tự quản cao: Cài đặt dễ dàng, người dùng có khả năng tự đặt

cấu hình cho hệ thống với trợ giúp tối thiểu của nhà cung cấp

- Hỗ trợ mã vạch: Cho phép in mã vạch trực tiếp theo số liệu trong CSDL

theo các khuôn dạng mã vạch khác nhau Sử dụng mã vạch trong các nghiệp vụ liên quan (bổ sung, lưu thông)

- Khả năng tùy biến cao trong việc tạo khuôn dạng báo cáo dữ liệu: Cán

bộ thư viện có thể tự định dạng cho các loại báo cáo dữ liệu khác nhau: các sản phẩm thư mục, thư từ, hợp đồng, nhãn, phích phiếu, thẻ đọc mà không cần sự

can thiệp của đơn vị cung cấp phần mềm

- Liên kết với các phần mềm khác như E-mail trong một mạng

1.2 Tổng quan về phần mềm thƣ viện điện tử Libol

1.2.1 Lịch sử ra đời và phát triển phần mềm thƣ viện điện tử Libol

Hiện đại hóa hoạt động thông tin thư viện là một yêu cầu tất yếu trong xu thế hội nhập cũng như trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện Nhằm tự động hóa hoạt động thông tin thư viện, một vấn đề cấp thiết đặt ra đó là việc ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, hiện nay trên thị trường phần mềm đặc biệt là dòng phần mềm về thư viện điện tử có rất nhiều công ty, đơn vị sản xuất với nhiều sản phầm phần mềm khác nhau

- Công ty máy tinh tin học Tinh Vân nay là Công ty cổ phần Công nghệ Tinh Vân đã ra mắt sản phẩm Libol Libol (Library OnLine) là bộ phần mềm giải pháp thư viện điện tử - thư viện số được Tinh Vân nghiên cứu và phát triển từ năm 1997 và ra mắt phiên bản đầu tiên 1.0 với sự tài trợ của Ban chỉ đạo Quốc gia về Công nghệ Thông tin theo chương trình hỗ trợ tài chính cho các sản phẩm phần mềm có tiềm năng ứng dụng của Việt Nam Phiên bản này chưa được áp dụng ở các cơ quan thư viện, Tinh Vân tiếp tục phát triển lên phiên bản 2.0

- Tuy nhiên ở phiên bản này Libol 2.0 chưa đáp ứng được các chuẩn về nghiệp vụ thư viện, năm 1999 cùng với sự hỗ trợ góp ý của các chuyên gia đầu ngành thư viện, Libol phiên bản 4.0 đã được phát triển và ra mắt, cơ quan ứng dụng đầu tiên là thư viện của trường Học viện Kỹ thuật quân sự

- Năm 2000, với sự hợp tác cùng Thư viện Quốc gia, Libol phiên bản 5.0

đã được củng cố về các chuẩn nghiệp vụ thư viện quốc tế và trong nước, đặc biệt

là đã có phân hệ Sưu tập số để quản lý tài liệu số trong thư viện

- Giai đoạn 2004 – 2005 sau khi triển khai áp dụng tại một số đơn vị, Libol cập nhật một số chức năng thiết thực trong hoạt động thực tế của thư viện

và cho ra mắt phiên bản 5.5

- Phiên bản mới nhất hiện nay, được hoàn thiện vào nửa cuối năm 2006 chính là phiên bản 6.0 Đây là phiên bản có sự đột phá về mặt công nghệ Điểm

nổi bật của Libol 6.0 chính là Phân hệ Sưu tập số (Phân hệ Quản lý tài liệu số)

Nếu như ở các phiên bản trước, đây là một nhóm tính năng nằm rải rác trong một

số phân hệ thì tới Libol 6.0, nghiệp vụ này đã được hoàn thiện thành một phân

hệ riêng Phân hệ này cho phép thư viện quản lý kho tài liệu số của mình Với khả năng tách ra hoạt động độc lập, nó cho phép thư viện đóng vai trò như một nhà cung cấp tài liệu số tới mọi đối tượng người dùng Như vậy, thư viện trong tương lai hoàn toàn có thể quản lý một lượng tài nguyên số đa dạng (âm thanh, hình ảnh, video, text) với dung lượng khổng lồ và khả năng lưu trữ phân tán Để làm được điều này, Libol 6.0 đã xây dựng mới phân hệ sưu tập số, tích hợp với phân hệ Phát hành nhằm quản lý, biên tập, phân quyền … và đưa ra khai thác tài nguyên số hoá tại Phân hệ tra cứu Libol Đây là khác biệt và cũng là ưu điểm rất lớn của Libol 6.0 so với các phiên bản trước đó Với phân hệ này, các thư viện hoàn toàn có thể thực hiện mua bán, trao đổi và cung cấp tài liệu điện tử một cách dễ dàng

- Năm 2012, Tinh Vân ra mắt phần mềm quản lý tài liệu số riêng biệt là Libol Digital, phần mềm cho phép xây dựng và quản trị toàn bộ CSDL số hóa của một thư viện Phần mềm đảm bảo quản lý được mọi dạng dữ liệu số (VD: văn bản toàn văn, phim ảnh, âm thanh, hình ảnh, bản đồ…)

Hình 1.1 Libol 6.0 phiên bản ra mắt năm 2006

Hình 1.2 Libol Digital phiên bản ra mắt năm 2012

1.2.2 Các tính năng chính của phần mềm thƣ viện điện tử Liol

Phần mềm Libol được viết theo ngôn ngữ lập trình DOTNET, chương trình vận hành với mọi tính năng tương đương trên nền hệ quản trị Cơ sở dữ liệu

Oracle hoặc Microsoft SQL Server Giao diện ứng dụng tựa trên web tương thích

với các trình duyệt phổ biến như MSIE, Netscape và Mozilla Ứng dụng trên mọi

hệ điều hành để bàn (windows, linux, unix, macintosh) mà không đòi hỏi quá trình cài đặt, nâng cấp phần mềm Dễ dàng triển khai trên mọi hệ thống mạng phần cứng hỗ trợ TCP/IP

Hình 1.3 Mô hình hệ thống chung phần mềm Libol

Máy chủ chạy ứng dụng: máy chủ này sẽ được cài đặt và chạy ứng dụng

“Phần mềm thư viện điện tử Libol”

Tại các phòng ban chức năng: Cán bộ tại các ban sẽ sử dụng trình duyệt

web (vd: IE, Firefox …) tại máy tính cá nhân của mình, truy cập vào “Phần mềm thư viện điện tử Libol” thông qua hệ thống mạng nội bộ tại Trụ sở chính để thao tác trong phạm vi cho phép

Nhóm người dùng khai thác: Thông qua trang khai thác OPAC tìm kiếm tài lệu, đọc tài liệu và có thể yêu cầu mượn tài liệu

Dựa trên các yêu cầu cơ bản về một phần mêm thư viện trên, giải pháp phần mềm thư viện điện tử Libol của Công ty cổ phần công nghệ Tinh Vân được thiết

kế đảm bảo các nguyên tắc chung theo mô tả chi tiết như sau:

Đảm bảo tính hiện đại: Hệ thống phải được xây dựng trên các công nghệ

tiên tiến để tránh bị lạc hậu trong tương lai

Đảm bảo tính mở, dễ phát triển của hệ thống: Các phần CSDL phục vụ

cho quản lý phải được thiết kế sao cho có thể thích nghi và đáp ứng được nhu cầu quản lý hiện nay cũng như có thể mở rộng trong tương lai Hệ thống cần có các chức năng mở rộng các chức năng mới khi cần thiết, có khả năng phát triển, thích nghi và nâng cấp các ứng dụng theo sự mở rộng quy mô của công việc, dung lượng lưu trữ CSDL, số lượng người tham gia hệ thống

Đảm bảo tính hiệu quả: Có khả năng lưu trữ lớn, có cấu trúc rõ ràng, khả

năng cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, đầy đủ

Đảm bảo độ tin cậy cao: Hệ thống vận hành thông suốt, không bị các trục

trặc hay sự cố kỹ thuật

Đảm bảo tính an toàn, bảo mật: Hệ thống cần có cơ chế đảm bảo vận

hành thông suốt, hạn chế hỏng hóc về kỹ thuật, các lỗi kỹ thuật phần cứng và phần mềm, chống mất mát, sai hỏng dữ liệu, chống mất cắp thông tin Dữ liệu cần được backup thường xuyên

Khả năng tích hợp cao: Kết nối và trao đổi thông tin dễ dàng với các đơn

vị bên ngoài

Đảm bảo tính dễ sử dụng: Giao diện thân thiện với người sử dụng, các

giao diện nên được viết trên các Phân hệ giao diện thống nhất để người sử dụng

dễ nhớ các thủ tục thao tác vận hành

Phần mềm Libol là một giải pháp tổng thể về quản lý thư viện hiện đại với

09 phân hệ đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ của một thư viện:

- Phân hệ Bổ sung: Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên

suốt kể từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu kho và đưa ra khai thác

- Phân hệ Biên mục: Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp

biên mục mọi dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế; Giúp trao đổi dữ liệu biên mục với các thư viện trên mạng Internet và giúp xuất bản các ấn phẩm thư mục phong phú và đa dạng

- Phân hệ Ấn phẩm định kỳ: Tự động hoá và tối ưu hoá các nghiệp

vụ quản lý đặc thù cho mọi dạng ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí, tập san ) như

bổ sung, đăng ký, kiểm nhận, đóng tập, khiếu nại thiếu số và tổng hợp số có số thiếu

- Phân hệ Bạn đọc: Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọc

giúp thư viện áp dụng được những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc và tiến hành các xử lý nghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân

- Phân hệ Lưu thông: Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi

lặp lại trong quá trình mượn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thư viện thiết đặt Cung cấp các số liệu thống kê về tình hình mượn trả tài liệu phong phú và chi tiết

- Phân hệ Sưu tập số: Theo dõi và xử lý các yêu cầu đặt mua tài liệu

điện tử qua mạng Quản lý kho tư liệu số hoá của thư viện

- Phân hệ Quản trị hệ thống: Quản lý, phân quyền người dùng và

theo dõi toàn bộ hoạt động của hệ thống Tích hợp với cơ sở dữ liệu người dùng

trên LDAP hoặc Microsoft Active Directory Cho phép tùy biến ngôn ngữ trên

giao diện chương trình

- Phân hệ OPAC: Là cổng thông tin chung cho mọi đối tượng để

khai thác tài nguyên và dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân; Là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa bạn đọc với nhau, giữa bạn đọc và thư viện và giữa bạn đọc với các thư viện khác

- Phân hệ Mƣợn liên thƣ viện: Quản lý những giao dịch trao đổi tư

liệu với các thư viện khác theo chuẩn quốc tế dưới các vai trò là thư viện cho mượn và thư viện yêu cầu mượn Cho phép bạn đọc của thư viện này có thể mượn sách tại các thư viện khác

Các phân hệ này được tích hợp trên một nền tảng cơ sở dữ liệu và cơ sở người dùng chung Dữ liệu cập nhật từ một phân hệ sẽ được chia sẻ cho các phân hệ khác tại các chức năng liên quan một cách tức thời, nhờ đó đảm bảo tính chính xác, logic và hiệu quả của toàn bộ hệ thống

Phân hệ OPAC

Phân hệ Sưu tập số

Phân hệ Lưu thông

Thư viện khác

Hình 1.4 Mô hình tương tác giữa các phân hệ trong hệ thống Libol

1.3 Ý nghĩa việc ứng dụng phần mềm thƣ viện điện tử Libol tại các thƣ viện trên địa bàn Hà Nội

1.3.1 Khái quát các thƣ viện đã sử dụng phần mềm thƣ viện điện tử Libol

Phần mềm Libol ngay từ khi xây dựng đã được sự tư vấn của nhiều chuyên gia thư viện thông tin trong và ngoài nước cũng như việc khảo sát chi tiết nghiệp vụ thực tế của nhiều thư viện trong nước, đến nay phần mềm Libol đã

được áp dụng thành công ở hơn 130 đơn vị khác hàng, trong đó có 73 trường đại học, cao đẳng, trung học phổ thông, 04 thư viện công cộng, và gần 60 cơ quan

thông tin thư viện và các viện nghiên cứu…

Trên địa bàn Hà Nội, tính đến năm 2013 đã có 70 cơ quan thông tin thư

viện ứng dụng các phiên bản khác nhau của phần mềm thư viện điện tử Libol

Trong đó có 01 thư viện công cộng (Thư viện Hà Nội), 30 cơ quan thông tin thư

viện và các viện nghiên cứu (Ban Chỉ đạo Khắc phục sự cố Y2, Công ty Tư vấn Đầu tư và Phát triển Công nghệ Bộ Quốc phòng (AIC), Thư viện Văn phòng Quốc hội, Thư viện của Bộ Tư pháp, Trung tâm Thông Tin Khoa học & Công nghệ Quốc Gia, Bộ Khoa học Công nghệ, Viện chiến lược và chính sách BCVT

Bộ Bưu chính viễn thông, Viện Nghiên cứu phát triển du lịch – Tổng cục Du lịch, Viện Thông tin KHXH –Trung tâm KHXH & NV Quốc gia, Thư viện Bảo tàng Lịch sử, Trung tâm thông tin Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Viện nghiên cứu chiến lược – Bộ Công an, E14 – Tổng cục 06 – Bộ Công an, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trung tâm học liệu – Bệnh viện Nhi Trung ương, Viện nghiên cứu thương mại - Bộ Công Thương, Viện Khoa học Thủy lợi, Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam, Viện Dầu khí, Cục Công nghệ Thông tin Bộ Tài nguyên Môi trường, Văn phòng Tổng Công ty Điện lực Việt Nam, Trung tâm Sinh thái Nhân văn vùng cao, Bảo tàng phụ nữ Việt Nam, Báo đối ngoại, Viện Năng Lượng, Trung tâm Thông Tin Điện Lực, Viện chính sách và chiến lược

phát triển nông nghiệp nông thôn.), 27 trường đại học cao đẳng (Đại học Quốc

Gia Hà Nội, Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Kiến trúc, Đại học Thủy lợi, Đại học Nông nghiệp, Đại học Luật, Học viện Kỹ thuật Quân sự, Đại học Dược, Đại học Xây dựng, Học viện Cảnh sát nhân dân, Học viện Tài chính, Đại học Ngoại ngữ Hà Nội (Đại học Hà Nội), Đại học Sư phạm Hà Nội, Đại học Y tế công cộng, Đại học FPT, Đại học Lâm nghiệp, Đại học Điện lực, Cao đẳng Nghề Điện, Viện đại học Mở, Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong, Cao đẳng Công

nghệ Thành Đô (Đại học Thành Đô), Cao đẳng Công nghệ và Kinh tế Hà Nội, Đại học Công Đoàn.)

1.3.2 Vai trò của việc ứng dụng phần mềm thƣ viện điện tử Libol với các

thƣ viện trên địa bàn Hà Nội

Tin học hóa hoạt động thư viện hiện nay là xu thế tất yếu của các cơ quan Thông tin - Thư viện, làm cho thư viện thực sự trở thành một trung tâm thông tin khoa học đủ mạnh để phục vụ thiết thực yêu cầu của người dùng tin Việc ứng dụng phần mềm thư viện điện tử trong hoạt động thông tin thư viện sẽ làm thay đổi căn bản phương thức hoạt động của thư viện từ quy trình bổ sung, xử lý tài liệu đến quy trình lưu thông, phục vụ bạn đọc Bên cạnh đó, phần mềm thư viện cũng tạo ra các hoạt động thông tin, các sản phảm thông tin có giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng tin

Phần mềm thư viện điện tử Libol không chỉ giúp các cơ quan thông tin thư viện tự động hóa các khâu nghiệp vụ truyền thống mà còn đưa các cơ quan thông tin thư viện hướng đến một trung tâm thông tin thư viện hiện đại, chuyên nghiệp phục vụ thông tin mọi lúc mọi nơi, chia sẻ nguồn tin nhanh chóng dễ dàng và

chính xác

Tin học hóa tiến trình công việc: Các khâu nghiệp vụ trong hoạt động

thông tin thư sẽ được tự động hóa, giảm thiểu tối đa công sức của cán bộ thư viện và tiền của của cơ quan thư viện Libol cho phép chuyển các quy trình nghiệp vụ của thư viện từ thủ công sang hoạt động tự động hoá một cách nhanh chóng, không gây xáo trộn các chu trình bình thường của thư viện Dữ liệu cập nhật từ một phân hệ sẽ được chia sẻ cho các phân hệ khác tại các chức năng liên quan một cách tức thời, nhờ đó đảm bảo tính chính xác, logic và hiệu quả của toàn bộ hệ thống Từ khâu bổ sung, thư viện có thể tự lập các yêu cầu bổ sung,

gửi đơn đặt qua mail đến nhà cung cấp sách, tự động đưa ra các báo cáo theo yêu cầu của thư viện Cán bộ thư viện có thể biên mục tự động, lấy các dữ liệu thư mục đã biên mục của các đơn vị khác qua giao thức Z39.50 Quản lý bạn đọc, quản lý hoạt động lưu thông mượn trả tự động bằng mã vạch làm cho hoạt động lưu thông diễn ra nhanh chóng và chính xác…

Kế thừa dữ liệu: Phần mềm Libol cho phép người dùng có thể xuất dữ

liệu và nhập dữ liệu dựa trên chuẩn IZO 2709 về xuất nhập dữ liệu không phụ thuộc vào CSDL đã có của thư viện như CDS/ISIS, khổ mẫu thư viện UNIMARC, MARC21 Khách hàng sử dụng có thể tự động hoặc nhờ sự hỗ trợ của Công ty Tinh Vân trực tiếp xuất và nhập toàn bộ dữ liệu từ hệ thống cũ sang

hệ thống mới đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu

Cá nhân hóa hoạt động khai thác: Tạo môi trường khai thác tài liệu

thuận tiện cho bạn đọc, người dùng khai thác tài liệu độc lập mỗi cá nhân riêng biệt dựa trên tài khoản, số thẻ riêng của từng bạn đọc Chương trình cung cấp hệ thống số thẻ cho phép người dùng có thể tự động thao tác các chức năng độc lập với thư viện thông qua trang khai thác OPAC Bạn đọc không cần đến thư viện, chỉ cần có máy tính cá nhân nối mạng, với một mã thể bạn đọc đã được thư viện cung cấp, bạn đọc có thể tự vào tìm kiếm và đặt yêu cầu mượn tài liệu từ xa và với các tài liệu số bạn đọc cũng có thể xem trực tiếp trên máy tính trong phạm vi quyền mà mình được khai thác theo quy định của thư viện

Toàn cầu hóa kết nối liên thư viện: Phần mềm tuân thủ áp dụng các

chuẩn thư viện Quốc tế trên cơ sở cung cấp các tính năng đặc thù cho thư viện Việt Nam đảm bảo sự liên thông giữa các thư viện trong và ngoài hệ thống Tìm kiếm và tái sử dụng dữ liệu biên mục giữa các thư viện, hỗ trợ dịch vụ mượn liên thư viện Các thư viện có thể chia sẻ các dữ liệu biên mục với nhau thông qua