Luận văn kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng công ty TNHH thương mại và thiết bị y tế thanh trì

Bố cục của chuyên đề: Đề tài luận văn tốt nghiệp gồm 3 phần chính: Chương 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại Chương 2: Thực trang tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và thiết bị y tế thanh trì. Chương 3:: Một số nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và thiết bị y tế thanh trì. Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Thương mại và thiết bị y tế thanh trì, nhận được sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn, cô giáo Ths Nguyễn Thị Hòa, Giám đốc Phạm Đức Hạnh và chị Thu, Chị Chi trong phòng kế toán công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Tuy nhiên do trình độ nhận thức còn hạn chế nên chắc chắn chuyên đề của em không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót. Rất mong được sự phê bình góp ý của thầy cô anh chị để em có thể nhận tức tốt hơn đề tài của em nghuên cứu.

LỜI MỞ ĐẦU

Sự cần thiết của đề tài: Trong năm gần đây, đảng và nhà nước ta đã thực hiện các chủ trương, chính sách và các chương trình nhằm phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phàn, đa dạng hóa các loại hình sở hữu, tăng cường hoạt động kinh tế đối ngoại nhằm đẩy nhanh sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Bên cạnh việc phát triển kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, việc đổi mới cơ chế quản

lý kinh tế cũng được thực hiện Các doanh nghiệp được tự chủ trong hoạt động kinh doanh, nhà nước điều tiết kinh tế bằng hoạt động tài chính Trong hệ thống quản lý tài chính của doanh nghiệp, hạch toán kế toán là một bộ phận rất quan trọng, nó cung cấp những thông tin quan trọng cho bộ phận quản trị để phục vụ cho việc ra quyết định Đồng thời nó cũng cung cấp những thông tin cần thiết cho những đối tượng có liên quan gián tiếp đến công ty Chính từ việc cần thiết đó mà việc hoàn thiện công tác kế toán không chỉ là mối quan tâm của nhà nước mà còn có cả sự quan tâm sâu sắc từ phía chủ doanh nghiệp Hơn bao giờ hết, chỉ khi các doanh nghiệp nhận thấy rằng nếu

họ trự tiếp hay gián tiếp tham gia vào quá trinh hoàn thiện công tác kế toán cùng với nhà nước, sẽ đem lạ cho họ những quyền lợi kinh tế thiết thực nhất thì khi đó việc hoàn thiện mới có hiệu quả và thể hiện đúng tinh thần của nó Trước yêu cầu đổi mới

cơ chế quản lý kinh tế, nhà nước phải hoàn thiện công tác quản lý, trong đó có công tác hạch toán kế toán

Trong quá trình học tập tại trường, cũng như quá trình thực tập tại công ty TNHH thương mại và thiết bị y tế thanh trì em đã lấy đề tài “kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH thương mại và thiết bị y tế thanh trì” làm đề tài của mình

Mục đích nghiên cứu của đề tài: Như chúng ta đã biết, trong việc hoàn thiện công tác hạch toán kế toán, thì việc hoàn thiện công tác tôt chức kế toán bán hàng ở doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng Các doanh nghiệp thương mại trong nền kinh tế thị trường đóng vai trò như một cầu nối trung gian đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi

tiêu dùng Mục tiêu của các doanh nghiệp là tiêu thụ hàng hóa, song muốn có hàng để bán và kinh doanh thường xuyên thì doanh nghiệp cần tổ chức và thu mua thật khoa học, hợp lý đó chính là phương tiện để doanh nghiệp đạt được mục đích của mình Chính vì vậy việc hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng của doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng

Bố cục của chuyên đề: Đề tài luận văn tốt nghiệp gồm 3 phần chính:

Chương 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại

Chương 2: Thực trang tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và thiết bị y tế thanh trì

Chương 3:: Một số nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác

kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và thiết bị y tế thanh trì

Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Thương mại và thiết bị y tế thanh trì, nhận

được sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn, cô giáo Ths Nguyễn Thị Hòa,

Giám đốc Phạm Đức Hạnh và chị Thu, Chị Chi trong phòng kế toán công ty đã giúp

em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này Tuy nhiên do trình độ nhận thức còn hạn chế nên chắc chắn chuyên đề của em không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót Rất mong được

sự phê bình góp ý của thầy cô anh chị để em có thể nhận tức tốt hơn đề tài của em nghuên cứu

Hà Nội, Ngày 01 Tháng 12 Năm 2014

Xét góc độ về kinh tế: Bán hàng là quá trình hàng hóa của doanh nghiệp được chuyển

từ hình thái vật chất (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền)

Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng có những đặc điểm chính sau đây:

Có sự trao đổi thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền

Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hóa: người bán mất quyền sở hữu, người mua có quyền sở hữu về hàng hóa đã mua bán Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, các doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng hóa và nhận lại của khách hàng một khoản gọi là doanh thu bán hàng Số doanh thu này là cơ sở để doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh của mình

1.1.1.2 Khái niệm kết quả bán hàng

là số lãi (hay lỗ) từ hoạt động bán hang được tính bằng số chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, doanh thu thuần về bất động sản đầu tư với trị giá vốn của hàng hoá, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí kinh doanh bất động sản đầu tư Và kết quả đầu tư tài chính là số lãi hay lỗ từ hoạt động đầu tư tài chính ngắn hạn và dài hạn mà DN tiến hành trong kỳ

- Trong quá trình bán hàng, doanh nghiệp phải chi ra những khoản tiền phục vụ cho việc bán hàng gọi là chi phí bán hàng Tiền hàng hàng thu được tính theo giá bán chưa có thuế GTGT gọi là doanh thu bán hàng (gồm doanh thu bán hàng ra bên ngoài

và doanh thu bán hàng nội bộ) Ngoài doanh thu bán hàng, trong doanh nghiệp còn có khoản thu nhập của các hoạt động tài chính, hoạt động bất thường gọi là doanh thu hoạt động tài chính và doanh thu hoạt động bất thường

- Trong điều kiện kinh tế hiện nay, để đẩy mạnh bán ra, thu hồi nhanh chóng tiền hàng, doanh nghiệp cần có chế độ khuyến khích đối với khách hàng Nếu khách hàng mua với khối lượng hàng hoá lớn sẽ được doanh nghiệp giảm giá, nếu khách hàng thanh toán sớm tiền hàng sẽ được chiết khấu, còn nếu hàng hoá của doanh nghiệp kém chất lượng thì khách hàng có thể không chấp nhận thanh toán hoặc yêu cầu doanh nghiệp giảm giá Các khoản tiền trên sẽ ghi vào chi phí hoạt động tài chính hoặc giảm trừ trong doanh thu bán hàng ghi trên hoá đơn

- Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phải tính được kết quả kinh doanh trên cơ sở so sánh giữa doanh thu và chi phí của các hoạt động

1.1.1.3 Mối quan hệ về bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Bán hàng là khâu cuối cùng của trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp còn xác định kết quả kinh doanh là căn cứ quan trọng để đơn vị quyết định tiêu thụ hàng hoá nữa hay không Do đó có thể nói giữa bán hàng và xác định kết quả kinh

doanh có mối quan hệ mật thiết Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp còn bán hàng la phương tiện trực tiếp để đạt được mục đích đó

1.1.2 Vai trò của hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân Đối với bản thân doanh nghiệp có bán được hàng thì mới có thu nhập để bù đắp những chi phí bỏ

ra, có điều kiện để mở rộng hoạt động kinh doanh, nâng cao đời sống của người lao động , tạo nguồn tích luỹ cho nền kinh tế quốc dân Việc xác định chính xác kết quả bán hàng là cơ sở xác định chính xác hiệu quả hoạt động cuả các doanh nghiệp đối với nhà nước thông qua việc nộp thuế, phí, lệ phí vào ngân sách nhà nước, xác định cơ cấu chi phí hợp lý và sử dụng có hiệu quả cao số lợi nhuận thu được giải quyết hài hoà giữa các lợi ích kinh tế, Nhà nước, tập thể và các cá nhân người lao động

1.1.3 Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng và kết quả bán hàng

Như đã khẳng định, bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp Kế toán trong các doanh nghiệp với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế, thu nhận xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản đó trong doanh nghiệp nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế,tài chính của doanh nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc phục vụ quản lý bán hàng và xác định kết quả bán hàng của doanh nghiệp đó Quản lý bán hàng là quản lý kế hoạch và thực hiện kế hoạch tiêu thụ đối với từng thời kỳ, từng khách hàng, từng hợp đồng kinh tế

Yêu cầu đối với kế toán bán hàng là phải giám sát chặt chẽ hàng hoá tiêu thụ trên tất cả các phương diện: số lượng, chất lưọng…Tránh hiện tượng mất mát hư hỏng hoặc tham ô lãng phí, kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi phí đồng thời phân bổ chính xác cho đúng hàng bán để xác định kết quả kinh doanh Phải quản lý chăt chẽ

tình hình thanh toán của khách hàng yêu cầu thanh toán đúng hình thức và thời gian tránh mất mát ứ đọng vốn

1.1.4 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và kết quả bán hàng

1.1.4.1 Vai trò của kế toán bán hàng và kết quả bán hàng

Tiêu thụ là khâu quan trọng của hoạt động thương mại doanh nghiệp, nó thực hiện mục đích của sản xuất và tiêu dùng đó là đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Tiêu thụ hàng hóa là khâu trung gian là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng

Qua tiêu thụ mới khẳng định được năng lực kinh doanh của doanh nghiệp Sau tiêu thụ doanh nghiệp không những thu hồi được tổng chi phí bỏ ra mà còn thực hiện được một phần giá trị thặng dư Phần thặng dư này chính là phần quan trọng đóng góp vào ngân sách nhà nước, mở rộng quy mô kinh doanh

Cũng như các quá trình khác, quá trình tiêu thụ hàng hoá cũng chịu sự thay đổi và quản lý của nhà nước, của người có lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp Đó là chủ doanh nghiệp, các cổ đông, bạn hàng, nhà tài trợ, các cơ quan quản lý nhà nước Hiện nay trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thương mại đã sử dụng nhiều biện pháp để quản lý công tác tiêu thụ hàng hoá Với chức năng thu thập số liệu, xử lý và cung cấp thông tin, kế toán được coi là một trong những công cụ góp phần giải quyết những vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp Cụ thể kế toán đã theo dõi số lượng, chất lượng, giá trị của tổng lô hàng từ khâu mua đến khâu tiêu thụ hàng hoá Từ đó doanh nghiệp mới điều chỉnh đưa ra những phương án, các kế hoạch tiêu thụ hàng hoá nhằm thu được hiệu quả cao nhất

Doanh nghiệp thương mại thực hiện tốt nghiệp vụ này thì sẽ đáp ứng tốt, đầy

đủ, kịp thời nhu cầu của khách hàng, góp phần khuyến khích tiêu dùng, thúc đẩy sản xuất, tăng doanh thu bán ra, mở rộng thị phần, khẳng định được uy tín doanh nghiệp trong các mối quan hệ với chủ thể khác Đồng thời động viên người lao động, nâng cao mức sống cho họ và đặc biệt là doanh nghiệp sẽ thu hồi được khoản lợi nhuận

1.1.4.2 nhiệm vụ của kế toán bán hàng và kết quả bán hàng

Để đáp ứng được yêu cầu quản lý quá trình tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm Kế toán có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

Phản ánh tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế về tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ như mức bán ra, doanh thu tiêu thụ, mà quan trọng nhất là lãi thuần của hoạt động tiêu thụ

Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời , chi tiết sự biến dộng của hàng hoá ở tất

cả các trạng thái: hàng đi đường, hàng trong kho, hàng gia công chế biến, hàng gửi đại lý nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hoá

Tính toán chính xác giá vốn, chi phí khối lượng tiêu thụ hàng hoá, thanh toán chấp nhận thanh toán, hàng trả lại

Phản ánh chính xác, kịp thời doanh thu tiêu thụ để xác định kết quả đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng tránh sự chiếm dụng vốn

Phản ánh và giám sát tình hình thực hiện kết quả tiêu thụ, cung cấp số liệu, lập báo cáo tài chính và lập quyết toán đầy đủ, kịp thời để đánh giá đúng hiệu quả tiêu thụ cũng như việc thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước

Để thực hiện tốt nhiệm vụ trên kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần chú

ý một số điểm sau:

Xác định đúng thời điểm tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo bán hàng và phản ánh doanh thu Báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng và thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng hợp đồng kinh tế nhằm giám sát chặt chẽ hàng hoá bán ra, đôn đốc thanh toán, nộp tiền bán hàng vào quỹ

Các chứng từ ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp hợp lệ Tổ chức hệ thống chứng

từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý, khoa học, tránh sự trùng lắp, bỏ sót, chậm chễ

Xác định đúng và tập hợp đúng, đầy đủ giá vốn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ Phân bổ chính xác các chi phí đó cho hàng tiêu thụ

Cụ thể:

Bán buôn hàng hoá là hình thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện Hàng bán buôn thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn Giá bán biến động tuỳ thuộc vào số lượng hàng bán và phương thức thanh toán Trong bán buôn thường bao gồm hai phương thức:

- Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho: Bán buôn hàng hoá qua kho là

phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó, hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức:

+ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ

+ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuế ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua quy định trong hợp

đồng Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại Chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ, người bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp thương mại chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trước giưa hai bên Nếu doanh nghiệp thương mại chịu chi phí vận chuyển, sẽ được ghi vào chi phí bán hàng Nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển,

sẽ phải thu tiềncủa bên mua

- Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: Theo phương thức này,

doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về nhập kho

mà chuyển bán thẳng cho bên mua Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức:

+ Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (còn gọi là hình thức giao tay ba): Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho người bán Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác nhận là tiêu thụ

+ Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoả thuận Hàng hoá chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới được xác định là tiêu thụ

Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các

tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội

bộ Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc bán với số lượng nhỏ, giá bán thường ổn

- Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Bán lẻ thu tiền tập trung là hình thức

bán hàng mà trong đó tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng

do nhân viên bán hàng giao Hết ca (hoặc hết ngày) bán hàng, nhân viên bán hàng căn

cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ

- Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng

trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng

- Hình thức bán lẻ tự phục vụ (tự chọn): Theo hình thức này, khách hàng tự

chọn lấy hàng hoá, mang đến bán tình tiền để tính tiền và thanh toán tiền hàng Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hoá ở quầy (kệ) do mình phụ trách Hình thức này được áp dụng phổ biến ở các siêu thị

- Hình thức bán trả góp: Theo hình thức này, người mua được trả tiền mua

hàng thành nhiều lần Doanh nghiệp thương mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường còn thu thêm ở người mua một khoản lãi do trả chậm Đối với hình thức này,

về thực chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng Tuy nhiên,về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua, hàng hoá bán trả góp được coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu

- Hình thức bán hàng tự động: Bán hàng tự động là hình thức bán lẻ hàng hoá

mà trong đó, các doanh nghiệp thương mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc một vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi công cộng Khách hàng sau khi bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho người mua

- Hình thức gửi đại lý bán hay ký gửi hàng hoá: Gửi đại lý bán hay ký gửi

hàng hoá là hình thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp thương mại giao hàng cho

cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng Bên nhận làm đại lý, ký gửi

sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý Số hàng chyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi doanh nghiệp thương mại được cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này

1.2.1.1.2 Các phương thức thanh toán:

Thông thường, việc thanh toán tiền mua hàng trong nước được thực hiện theo hai phương thức:

- Phương thức thanh toán trực tiếp: Sau khi nhận được hàng mua, doanh nghiệp

thương mại thanh toán ngay tiền cho người bán, có thể bằng tiền mặt, bằng tiền cán

bộ tạm ứng, bằng chuyển khoản, có thể thanh toán bằng hàng (hàng đổi hàng)…

- Phương thức thanh toán chậm trả: Doanh nghiệp đã nhận hàng nhưng chưa thanh

toán tiền cho người bán Việc thanh toán chậm trả có thể thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thoả thuận Chẳng hạn, điều kiện “1/10, n/20″ có nghĩa là trong 10 ngày đầu kể từ ngày chấp nhận nợ, nếu người mua thanh toán công nợ sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 1% Từ ngày thứ 11 đến hết ngày thứ 20, người mua phải thanh toán toàn bộ công nợ là “n” Nếu hết 20 ngày mà người mua chưa thanh toán nợ thì họ sẽ phải chịu lãi suất tín dụng

1.2.1.2 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cáp dịch vụ, Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

1.2.1.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cáp dịch vụ

Khái niệm doanh thu:

Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán,phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu Nói cách khác, doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được từ hoạt động bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra hay bán hàng hoá mua vào nhằm bù đắp chi phí và tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp Hoạt động bán hàng có ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Điều kiện ghi nhận doanh thu:

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mản tất cả 5 điều kiện sau: 1/ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua

2/Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

3/Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

4/Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

5/Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Nguyên tắc hạch toán doanh thu:

- Doanh thu phát sinh từ các giao dịch được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc sẽ thu được sau khi trừ (-) các khoản chiết khấu thương mại,giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại

- Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp ghi nhận doanh thu bán hàng trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính phần lãi trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu

- Trường hợp trong kỳ doanh nghiệp viết hóa đơn bán hàng và đã thu tiền bán hàng nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho người mua thì chưa được coi là tiêu thụ và không được ghi nhận doanh thu mà chỉ ghi vào bên có vào tài khoản tiền đã thu của khách hàng, khi giao hàng cho người mua thì mới ghi nhận vào TK “Doanh Thu”

- Đối với các doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho yêu cầu của nhà nước, được nhà nước trợ cấp,trợ giá theo quy định thì doanh thu trợ cấp, trợ giá là số tiền được nhà nước chính thức thông báo, hoặc thực tế trợ cấp trợ giá

Tài khoản được sử dụng chủ yếu trong kế toán bán hàng

+ TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”

Tài khoản này dùng để phản ánh thu nhập từ hoạt động nghiệp vụ thực tế của

Thu nhập nghiệp vụ của Quỹ, gồm: Thu lãi từ các khoản cho vay, lãi tiền gửi, thu lãi từ khoản đầu tư tài chính, thu nhập khác về hoạt động nghiệp vụ của Quỹ

Thu nhập từ hoạt động nghiệp vụ được hạch toán vào tài khoản này là các khoản thu nhập hoạt động nghiệp vụ phát sinh trong kỳ (Không kể đã thu được tiền ngay hay chưa thu được tiền) theo quy định

Trường hợp đơn vị có thu nhập hoạt động nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp

vụ kinh tế để ghi sổ kế toán

Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ có 5 tài khoản cấp 2:

 Tài khoản 5111 : Doanh thu bán hàng

 Tài khoản 5112 : Doanh thu bán các thành phẩm

 Tài khoản 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ

 Tài khoản 5114 : Doanh thu trợ cấp, trợ giá

 Tài khoản 5117 : Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư

 Tài khoản 5118 : Doanh thu khác

+ Tài Khoản 512 “Doanh thu bán hàng nội bộ”

Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ các doanh nghiệp Doanh thu tiêu thụ nội bộ là lợi ích kinh tế thu được từ việc bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp dịch vụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc trong cùng một công ty, Tổng công ty tính theo giá nội bộ

Kế toán doanh thu bán hàng nội bộ có 3 tài khoản cấp 2:

 Tài khoản 5121 : Doanh thu bán hàng hóa

 Tài khoản 5122 : Doanh thu bán các thành phẩm

 Tài khoản 5123 : Doanh thu cung cấp dịch vụ

Sơ đồ trình tự kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Sơ đồ 1: Sơ đồ trình tự kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

1.2.1.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Nội dung các khoản giảm trừ doanh thu

Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp giảm giá niêm yết cho khách hàng mua với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã được ghi trên hợp đồng kinh tế

Giá trị hàng bán bị trả lại là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị

khách hàng trả lại và từ chối thanh toán

Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách bị trả lại và từ chối thanh toán

Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT tính theo phương pháp tực tiếp:

là các khoản được xác định trực tiếp trên doanh thu bán hang theo quy định hiện hành của luật thuế tùy thuộc từng mặt hang khác nhau

Chứng từ kế toán

+ Hóa đơn giá trị gia tăng

+ Phiếu giao hàng

+ Đối với hàng hóa bị trả lại phải có văn bản đề nghị của người mua ghi rõ lý

do trả lại hàng, số lượng hàng bị trả lại, đính kèm hóa đơn hoặc bản sao hóa đơn, và đính kèm chứng từ nhập lại tại kho của doanh nghiệp số hàng bị trả lại

+ Văn bản đề nghị giảm giá hàng bán

Tài khoản kế toán sử dụng chủ yếu trong kế toán giảm trừ doanh thu:

TK 521 “Chiết khấu thương mại”

TK 521 “Chiết khấu thương mại” dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua hàng đã mua với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc cam kết mua, bán hàng

TK 521 có 3 TK cấp 2:

TK 5211: “Chiết khấu hàng hoá”

TK 532 “Giảm giá hàng bán”

TK 532 “Giảm giá hàng bán” dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ kế toán cho khách hàng được hưởng do hàng bán kém phẩm chất; không đúng quy cách theo yêu cầu trong hợp đồng đã ký kết

Sơ đồ trình tự kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Sơ đồ 2: Sơ đồ trình tự kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

* Giải thích sơ đồ:

(1a) Chiết khấu thương mại, giá trị hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ

(1b) Số ghi giảm thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

(2a) Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm trừ sang TK 511, 512 để xác định doanh thu thuần

(2b) Thuế GTGT trực tiếp, thuế TTĐB, Thuế xuất khẩu (nếu có)

Riêng đối với trị giá hàng bán bị trả lại đồng thời với việc ghi giảm doanh thu, phải ghi giảm giá vốn

1.2.1.3 Kế toán giá vốn hàng xuất bán

Các phương pháp xác định giá vốn hàng bán

1 Phương pháp giá thực tế đích danh

Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó

Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được phương pháp này Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng thì không thể

áp dụng được phương pháp này

2 Phương pháp giá bình quân

Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp

a) Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ (tháng)

Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân: Đơn giá xuất kho bình quân trong kỳ của một loại sản phẩm = (Giá trị hàng tồn đầu

kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ) / (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ)

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ

Nhược điểm: Độ chính xác không cao, hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác Ngoài ra, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

b) Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (bình quân thời điểm)

Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân Giá đơn vị bình quân được tính theo công thức sau:

Đơn giá xuất kho lần thứ i = (Trị giá vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)/(Số lượng vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)

Phương pháp này có ưu điểm là khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên nhưng việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức Do đặc điểm trên mà phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất ít

3 Phương pháp FIFO (nhập trước xuất trước)

Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập trước hoặc sản xuất trước và thực hiện tuần tự cho đến khi chúng được xuất ra hết Phương pháp này giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán

có ý nghĩa thực tế hơn

Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hoá đã có được từ cách đó rất lâu Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều

4 Phương pháp LIFO (nhập sau xuất trước)

Ngược lại với phương pháp FIFO

Phương pháp này hầu như không được dùng trong thực tế

Tài khoản kế toán sử dụng chủ yếu trong kế toán giá vốn hàng xuất bán:

Kế toán sử dụng chủ yếu tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”

Phản ánh vào tài khoản này là toàn bộ giá vốn của sản xuất hàng hóa dịch vụ, bất động sản đầu tư, giá thành sản xuất của dịch vụ xây dựng, xây lắp đã hoàn thành Ngoài ra TK này còn dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản như khấu hao, sửa chữa mà liên quan đến cho thuê hoạt động, chi phí nhượng bán, thanh lý bất động sản dầu tư

Và các tài khoản liên quan : TK1651, 111, 112, 331…

Sơ đồ trình tự kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai thường xuyên

Sơ đồ 3: Sơ đồ trình tự kế toán giá vốn hàng bán theo pp kê khai thường xuyên

Sơ đồ trình tự kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ

1.2.2 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh

Khi nói đến chi phí kinh doanh thì chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là yếu tố không thể thiếu và có vai trò quan trọng trong mỗi doanh nghiệp Chi phí này được xem là chi phí thời kỳ, làm giảm trực tiếp lợi nhuận trong kỳ, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh

Khái niệm

Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp bao gồm các chi phí: Chi phí hoa hồng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa

Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí liên quan tới toàn bộ hoạt động quản lý điều hành chung của doanh nghiệp bao gồm: Chi phí hành chính, chi phí tổ chức, chi phí văn phòng

Chứng từ sử dụng:

Hóa đơn thuế GTGT, hóa đơn thông thường

Phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo nợ, báo có

Bảng kê thanh toán tạm ứng và các chứng từ khác có liên quan

Tài khoản kế toán sử dụng chủ yếu trong chi phí quản lý kinh doanh:

Kế toán chi phí bán hàng

Kế toán sử dụng chủ yếu là TK 641 " Chi phí bán hàng "

Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (Trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, Tài khoản 641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như: Chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ

dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng doanh nghiệp, Tài khoản 641 có thể được

mở thêm một số nội dung chi phí Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên

Nợ Tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh"

TK 641 có 7 tài khoản cấp 2 như sau:

 TK 6411 : Chi phí nhân viên bán hàng

 TK 6412 : Chi phí vật liệu bao bì

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Kế toán sử dụng chủ yếu là TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp" :

Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, ); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (Điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy

nổ ); chi phí bằng tiền khác (Tiếp khách, hội nghị khách hàng ) Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, Tài khoản 642 có thể được mở thêm một số tài khoản cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ Tài khoản 911

Tài khoản 642 có 8 tài khoản cấp 2:

 TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý

 TK 6422 : Chi phí nguyên vật liệu quản lý

Sơ đồ trình tự kế toán chi phí quản lý kinh doanh

Sơ đồ 5: Sơ đồ trình tự kế toán chi phí quản lý kinh doanh

TK 821 phản ánh có 2 TK cấp 2:

- TK 8211 – Chi phí thuế TNDN hiện hành

- TK 8212 – Chi phí thuế TNDN hoãn lại

Và các tài khoản liên quan : TK 3334, 243…

Sơ đồ trình tự kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.

Sơ đồ 6: Sơ đồ trình tự kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp

1.2.3.2 Kế toán xác định kết quả bán hàng

Kết quả hoạt động bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu với giá thành toàn bộ của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ và nộp theo quy định của pháp luật (trừ thuế thu nhập doanh nghiệp ) của từng kỳ kế toán

Tài khoản sử dụng chủ yếu

TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”

Tài khoản này dùng để xác định và phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán năm Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động khác

TK 421 “Lợi nhuận chưa phân phối”

Tài khoản này dùng để phản ánh kết quả kinh doanh (lợi nhuận, lỗ) sau thuế thu nhập doanh nghiệp và tình hình phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ của doanh nghiệp

TK có 2 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 4211 - Lợi nhuận chưa phân phối năm trước

- Tài khoản 4212 - Lợi nhuận chưa phân phối năm nay:

Và các tài khoản liên quan TK 512, 515, 511, 632, 641, 642, …

Sơ đồ trình tự kế toán xác định kết quả bán hàng

Sơ đồ 7: Sơ đồ trình tự kế toán xác định kết quả bán hàng

1.2.4 Sổ kế toán và báo cáo kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Tùy thuộc vào hình thức sổ kế tón doanh nghiệp sử dụng mà kế toán bán hàng

và xác định kết quả bán hàng sử dụng các loại sổ cho phù hợp

Trong hình tức kế toán NHẬT KÝ CHUNG (hình thức mà công ty TNHH

thương mại và thiết bị y tế sử dụng) Kế toán bán hàng và xác định kế quả bán hàng dung các loại sổ:

-Sổ nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là: tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các nhật ký để ghi sổ cái theo trình tự nghiệp vụ phát sinh

Các loại sổ sử dụng:

- Sổ nhật ký chung, sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Các nhật ký chuyên dung như: Nhât ký bán hàng, Nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền

- Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan : TK 511, 512, 632, 641, 642 …… Hình thức này có thể vận dụng cho bất kỳ một loại hình doanh nghiệp nào Ghi chép đơn giản, thuận tiện cho việc sử dụng máy tính Nhưng việc kiểm tra đối chiếu phải dồn nén đến cuối kỳ nên thông tin kế toán có thể không được cung cấp kịp thời

Các thông tin về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được thể hiện trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, và các báo cáo quản trị doanh thu, chi phí, kết quả Tùy vào yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp

1.2.5 Đặc điểm tổ chức kinh doanh bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện dung phần mềm kế toán

Đặc điểm

- Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế

các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhƣng phải in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

- Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Phần mềm kế toán miễn phí đƣợc thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhƣng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi

Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

- Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

Chương 2:

Thực trang tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thương Mại

và Thiết Bị Y Tế Thanh Trì

2.1 Khái quát chung về Công ty

- Tên công ty : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ Y TẾ THANH TRÌ

- Tên nước ngoài: THANH TRI MEDICAL EQUIPMENT AND TRADING COMPANY LIMITED

- Tên viết tắt: THANH TRI MET CO ,LTD (TTMET Co ,LTD)

- Có đăng ký thương hiệu được bảo hộ “RECARE”

- Trụ sở chính: Xóm 7A, thôn Yên Ngưu, xã Tam Hiệp, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội, Việt Nam

- Website: www.recare.vn

- Mã số thuế : 0105313514

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển cua công ty

- Công ty TNHH Thương mại và Thiết bị Y tế Thanh Thì được thành lập ngày 17/05/2011 Với mã số doanh nghiệp số : 0105313514, do phòng kinh doanh - sở Kế hoạch và Đầu Tư TP Hà Nội cấp lần đầu ngày 17/05/2014, đăng ký thay đổi lần 4 ngày 13/06/2014

- Đại diện theo pháp luật: Ông Phạm Đức Hạnh - Chức vụ: Giám Đốc

- Vốn điều lệ: 1.999.000.000 Đồng

- Ngành nghề kinh doanh chính: Nhập khẩu buôn bán thiết bị y tế

Khởi đầu năm 2005 là 1 quầy thuốc nhỏ chỉ chuyên doanh bán lẻ các mặt hàng thuốc, qua nhiều năm hoạt động với đội ngũ nhân viên năng động sáng tạo và

vô cung nhiệt huyết với công việc, đến năm 2011 công ty đã chính thức được thành lập với bao kỳ vọng được gửi gắm, tới hiện tại công ty đã đi lên đầy mạnh mẽ với 12 quầy thuốc vươn khắp địa bàn hà nội, hệ thống phân phối thiết bị y tế đã phủ khắp cả nước với thương hiệu RECARE uy tín chất lượng được rất nhiều khách hàng và đối tác biết đến

Kết quả hoạt động dinh doanh của công ty trong 3 năm:

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của công ty

Công ty tự đặt ra nhiệm vụ cho mình:

- Thực hiện phân phối đến tay người tiêu dùng những sản phẩm tốt nhất, chất lượng nhất, và luôn cố gắng vươn lên trong ngành thiết bị y tế

- Tổ chức kinh doanh, tiêu thụ hàng hóa có hiệu quả tại địa bàn hà nội và các tỉnh lân cận: Thái Nguyên, Yên Bái, Hải phòng, Hải dương, Thanh hóa, Vĩnh Phúc,

Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Thanh Hóa, và các tỉnh Phía trong như Đà Nẵng, Phú yên

và TP Hồ Chí Minh theo đúng định hướng và kế hoạch được giao Tổ chức hệ thống bán buôn, mạng lưới bán lẻ thông qua các đại lý, cửa hàng để phục vụ nhu cầu xã hội, giữ ổn định thị trường

- Tổ chức hệ thống kho tàng, đảm bảo kế hoạch được giao Thường xuyên có

đủ lượng hàng hóa dự trữ theo định mức để đề phòng biến động đột xuất trong những tháng tiêu thụ cao điểm nhằm góp phần ổn định thị trường thiết bị y tế

- Tổ chức và quản lý lực lượng phương tiện vận tải của công ty và tận dụng lực lượng vận tải công cộng một cách hợp lý để đưa hàng hóa tới tận tay các cửa hàng và tận tay người tiêu dùng

Bên cạnh đó Công ty còn kinh doanh một số loại thuốc thành phẩm và thực phẩm chức năng khi có yêu cầu từ khách hàng nhưng đó chỉ là những mặt hàng thứ yếu

Do yêu cầu nhiệm vụ Công ty tiến hành kinh doanh theo phương thức mua đứt, bán đoạn vừa tổ chức bán lẻ vừa tổ chức cho đại lý

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức kinh doanh của công ty 2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức quản lý

Sơ đồ 8: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH thương mại và thiết bị y tế thanh trì

Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chứcnăng

+ Phòng Kinh doanh và tổ chức hành chính:

Trưởng phòng kinh doanh là ông Nguyễn Trọng Khánh và các nhân viên trong phòng có nhiệm vụ tìm đối tác kinh doanh, quảng cáo và giới thiệu sản phẩm đến các đại lý đầu mối và người tiêu dùng Tìm hiểu thị trường, chuẩn bị nguồn hàng, lập kế hoạch kinh doanh và trình các phương án kinh doanh theo từng giai đoạn, từng phân khúc thị trường

Trợ giúp cho Giám đốc trong công tác đối nội, đối ngoại của Công ty Có trách nhiệm tổ chức các cuộc họp, lưu trữ và ban hành các văn bản liên quan tới Công ty Chịu trách nhiệm về nhân sự của Công ty từ khâu tuyển dụng đến việc sắp xếp lao động và công tác khen thưởng, kỷ luật

2.1.3.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty

Công ty gồm có tổng số 15 cán bộ công nhân viên

Trong đội ngũ đó bao gồm 7 nhân viên thuộc phòng kinh doanh

Công ty ko sản xuất mà chỉ tập chung kinh doanh phân phối sản phẩm và thiết bị

Do sản phẩm của Công ty mang tính đặc thù riêng, khách hàng tiêu thụ rộng rãi nên Công ty sử dụng bốn hình thức tiêu thụ đó là:

a Bán buôn thanh toán tiền mặt

Vật tƣ y tế là vô cùng thiết yếu trong ngành y dƣợc vì thế khi tiến hành phân phối tại một địa bàn lớn khách hàng đối tác cần mua với số lƣợng lớn Đáp ứng nhu cầu đó Công ty tổ chức bán buôn theo hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh đảm nhận Khi các hơp đồng kinh tế đã đƣợc ký kết về mặt chất lƣợng, chủng loại và các điều kiện khác thì phòng kế toán lập hoá đơn để có thể xuất bán tại kho và thanh toán luôn, chứng từ đƣợc lập gửi về phòng kế toán để ghi sổ

b Bán buôn qua điện thoại thanh toán qua ngân hàng

Khi khách hàng gọi điện yêu cầu mua hàng tại văn phòng công ty, nhân viên kinh doanh sẽ chuyển đơn hàng khách đặt cho phòng kế toán viết hóa đơn chuyển xuống cho thủ kho xuất hàng chuyển miễn phí cho khách tại nhà với đơn hàng giá trị

đã thỏa thuận

2.1.4 tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán áp dụng lại công ty 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán

a Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

Sơ đồ 9: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH thương mại và thiết bị y tế thanh trì

Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, vì toàn bộ các công việc kế toán đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán Phòng kế toán chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn Công ty.Do công ty nhỏ nên phòng kế toán được tối giản

về nhận sự, mỗi người sẽ được kiên nhiều bộ phận và công việc khác nhau Phòng kế

toán Công ty có 4 người Mô hình tổ chức bộ máy kế toán được thể hiện ở sơ đồ sau

b Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận kế toán:

Kế Toán

Thanh Toán

Công Nợ

Kế Toán Tiền Lương

Kế Toán Bán Hàng

Thủ Qũy

Thủ Kho

Trưởng phòng kế toán (kế toán trưởng) (kế toán tổng hợp)

- Trưởng phòng kế toán (Kế toán trưởng) Bà Đào Xuân Thu: Là người giúp việc cho Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp, hướng dẫn nghiệp vụ cho từng phần hành theo đúng chế độ kinh tế tài chính như: chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chính sách thuế , đôn đốc kiểm tra các phần việc của từng phần hành kế toán,giám sát và ký duyệt các chứng từ kinh tế phát sinh, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các phần hành liên quan, lập báo cáo tài chính và báo cáo một cách kịp thời cho Giám đốc và các cơ quan quản lý cấp trên đúng chế độ chính sách kế toán.Tổ chức kiểm tra kế toán Phân tích các hoạt động kinh tế tài chính của Công ty nhằm đánh giá đúng tình hình, kết quả, hiệu quả kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp

-Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán công nợ và bán hàng Bà Nguyễn Lan Chi : Cập nhật các chứng từ liên quan đến tiền mặt và tiền ngân hàng, ghi chép phản

ánh số hiện có và tình hình biến động của các tài khoản vốn bằng tiền, các khoản công

nợ Ghi chép kế toán chi tiết và tổng hợp các khoản vốn bằng tiền, các khoản công nợ Thực hiện các công việc giao dịch với ngân hàng Thực hiện các công việc do kế toán trưởng giao nhiệm vụ Ghi chép phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu , ghi chép phản ánh thuế ở khâu tiêu thụ, tính toán và ghi chép kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp trị giá vốn hàng xuất bán Ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh Lập các báo cáo về doanh thu, chi phí Ghi chép phản ánh, theo dõi các loại thuế phát sinh trong kỳ Ghi chép kế toán tổng hợp, chi tiết các loại thuế phát sinh Hàng tháng làm báo cáo thuế Theo dõi tình hình nộp thuế

Kế toán tiền lương và thủ kho Bà Lê Thị Phượng: ghi chép và phản ánh

đầy đủ những nghiệp vụ liên quan đến lương của nhân viên trong công ty và thực hiện trích nộp các khoản theo lương theo đúng quy định của Nhà nước

-Thủ quỹ Bà Trần Thị Đức : Quản lý quỹ tiền mặt của công ty, hằng ngày căn

cứ vào phiếu thu chi tiền mặt để xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu chi Sau đó tổng hợp, đối chiếu thu chi với kế toán có liên quan

2.1.4.2 vận dụng chính sách chế độ kế toán tại công ty

- Chế độ, chuẩn mực kế toán đơn vị đang áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành và các văn bản sữa đổi, bổ

sung và hướng dẫn thực hiện kèm theo

- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01kết thúc ngày 31/12

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : Việt Nam đồng (VNĐ)

-Hình thức ghi sổ: Công ty thực hiện báo cáo kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra ghi vào Sổ Nhật ký chung, ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết nếu sử dụng sổ nhật ký đặc biệt thì ghi vào sổ nhật ký đặc biệt sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh Sau khi

đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập Báo Cáo tài chính

- Phương pháp tính thuế GTGT : Công ty tính thuế GTGT theo Phương pháp khấu trừ thuế

- Phương pháp đánh giá hàng tồn kho và hạch toán hàng tồn kho:

+ Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: được đánh giá và ghi chép theo nguyên tắc giá gốc

+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền

- Phương pháp đánh giá TSCĐ và khấu hao TSCĐ: TSCĐ được phản ánh theo nguyên giá và giá trị hao mòn luỹ kế

+ Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ : theo nguyên giá

+ Phương pháp khấu hao TSCĐ : TSCĐ được khấu theo phương pháp đường thẳng, tỷ lệ khấu hao phù hợp với chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ ban hành kèm theo Quyết định số của Bộ Tài Chính

Danh mục biểu mẫu kế toán áp dụng:

- Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 – DN

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 – DN

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 - DN

- Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 – DN

2.1.5 Phần mềm kế toán công ty sử dụng

Công ty sử dụng kế toán máy vào công tác kế toán, phần mềm kế toán Công ty đang

áp dụng là phần mềm “MISA SME.NET 2012 R75 Professional” Phiên bản

“R75.7(1.0.75.7)” của Công ty Cổ Phần MISA

Hình 1: giao diện phần mềm kế toán MISA công ty sử dụng

Các phân hệ chính của phần mềm kế toán gồm:

Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán, xác định tài khoản ghi Nợ, tài

khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn

trên phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc

tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc khi nào cần thiết, kế toán thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển và lập báo cáo tài chính In các báo cáo khi cần thiết