Chuyên đề Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán Hàng Tồn Kho HVNH

Cựu sinh viên Học viện ngân hàng chia sẻ những Tài liệu hữu ích cho các em khóa sau và các em sinh viên nói chung. Bài Chuyên đề tốt nghiệp chuẩn mẫu về hình thức và nội dung đã được Giảng viên duyệt để nộp lên Khoa. Đảm bảo hữu ích cho các em.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS Nhữ Thị Hồng

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan chuyên đề “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn

kho tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Thời Đại Mới” là công trình

nghiên cứu của riêng em

Các số liệu, kết quả trong chuyên đề là trung thực và đáng tin cậy, xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập

Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2016

Sinh viên Nguyễn Hồng Ngọc

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Thời Đại Mới Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Thời Đại Mới

BCTC Báo cáo tài chính

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS Nhữ Thị Hồng

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 2

1.1 Khái quát chung về hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại 2

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại 2

1.1.2 Phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại 2

1.1.3 Yêu cầu và nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại……… … 4

1.2 Tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại 5

1.2.1 Phương pháp tính giá hàng tồn kho 5

1.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán hàng tồn kho 7

1.2.3 Tổ chức tài khoản kế toán hàng tồn kho 7

1.2.4 Tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế toán hàng tồn kho 8

1.2.5 Tổ chức hạch toán hàng tồn kho 9

1.3 Kế toán kiểm kê, đánh giá lại và dự phòng giảm giá hàng tồn kho 13

1.3.1 Kế toán kiểm kê hàng tồn kho 13

1.3.2 Kế toán đánh giá lại hàng tồn kho 14

1.3.3 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 15

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY THỜI ĐẠI MỚI 16

2.1 Khái quát chung về công ty Thời Đại Mới 16

2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh 16

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 17

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 18

2.2 Thực trạng tổ chức kế toán hàng tồn kho tại công ty Thời Đại Mới 20

2.2.2 Kế toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty 21

2.2.2 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho tại công ty 34

2.3 Tổ chức công tác kiểm kê, đánh giá lại và dự phòng giảm giá hàng tồn kho 37

2.3.1 Ưu điểm 40

2.3.2 Nhược điểm 42

2.3.3 Nguyên nhân của những tồn tại trên 43

CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY THỜI ĐẠI MỚI 45

3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty Thời Đại Mới 45

3.1.1 Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới 45

3.1.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty 46

3.1.3 Yêu cầu của hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại công ty 47

3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty 49

3.3 Điều kiện để thực hiện các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho nhằm tăng cường quản lý hàng tồn kho 56

3.3.1 Về phía nhà nước và cơ quan chức năng 56

3.3.2 Về phía doanh nghiệp 56

KẾT LUẬN 58

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS Nhữ Thị Hồng

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

A SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên 12

Sơ đồ 1.2: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ 13

Sơ đồ 1.3: Xử lý kế toán – kiểm kê phát hiện thừa 14

Sơ đồ 1.4: Xử lý kế toán – kiểm kê phát hiện thiếu 14

Sơ đồ 1.5: Hạch toán đánh giá lại hàng tồn kho: 15

Sơ đồ 1.6: Hạch toán trích lập dự phòng hàng tồn kho 15

Sơ đồ 2.1: Mô hình hoạt động và cơ cấu tổ chức của Thời Đại Mới 18

Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy 19

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty 20

Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng nhập kho tại công ty 22

Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng xuất kho tại công ty 25

B BẢNG Bảng 2.1: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty qua các năm 17

C BIỂU Biểu số 2.1: Hóa đơn Giá Trị Gia Tăng hàng mua 23

Biểu số 2.2: Phiếu nhập kho 24

Biểu số 2.3: Hóa đơn Giá Trị Gia Tăng hàng bán 27

Biểu số 2.4: Phiếu xuất kho 28

Biểu số 2.5: Thẻ kho của Máy hủy tài liệu DSB AF-75 29

Biểu số 2.6: Thẻ kho của Máy hút ẩm công nghiệp FujiE HM-1388D 30

Biểu số 2.7: Sổ chi tiết hàng hóa của Máy hủy tài liệu DSB AF-75 31

Biểu số 2.8: Sổ chi tiết hàng hóa của Máy hút ẩm công nghiệp FujiE HM-1388D 32

Biểu số 2.9: Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn hàng hóa 33

Biểu số 2.10: Sổ nhật ký chung 35

Biểu số 2.11: Sổ cái tài khoản 156 36

Biểu số 2.12: Báo cáo kiểm kê hàng tồn kho 39

Biểu số 3.1: Danh điểm hàng tồn kho 50

LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để tồn tại và phát triển hầu hết giữa các doanh nghiệp đều phải cạnh tranh quyết liệt Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải

tổ chức quản lý và sản xuất một cách khoa học nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đem lại lợi nhuận tối đa cho công ty và đặc biệt là khẳng định vị trí của doanh nghiệp trên thị trường Các thông tin kế toán hàng tồn kho có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho hoàn chỉnh mang lại hiệu quả cao là việc rất cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào nhất là doanh nghiệp thương mại Trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Thời Đại Mới, em nhận thấy khoản mục hàng tồn kho thường trọng yếu và phát sinh rất nhiều các nghiệp vụ liên quan Vì vậy trong báo cáo chuyên đề thực tập

lần này, em đã chọn đề tài: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại

Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Thời Đại Mới để viết bài Bài viết

gồm ba phần chính sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh

nghiệp thương mại

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty Thời Đại Mới Chương 3: Kiến nghị hoàn thiện tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại công

ty Thời Đại Mới

Do sự hạn chế về mặt kiến thức nên bài chuyên đề không tránh khỏi những sai sót Kính mong sự góp ý, sửa chữa của ThS Nhữ Thị Hồng và các anh chị trong Công

ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Thời Đại Mới để được hoàn thiện hơn

Em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo, đặc biệt cô giáo hướng

dẫn – ThS.Nhữ Thị Hồng cùng Ban giám đốc và các anh chị kế toán viên tại Công ty

cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Thời Đại Mới đã quan tâm và tận tình chỉ bảo,

giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này

Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên

Nguyễn Hồng Ngọc

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS Nhữ Thị Hồng

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN

KHO TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1 Khái quát chung về hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại

1.1.1.1 Khái niệm

“Các Theo chuẩn mực VAS02- Hàng tồn kho ban hành ngày 31/12/2001 quy định hàng tồn kho là những tài sản:

- Giữ để bán trong kì sản xuất kinh doanh bình thường;

- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang;

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ

Xét trong doanh nghiệp thương mại, thì hàng tồn kho là toàn bộ hàng hóa mua về

để bán: hàng hóa tồn trong kho, hàng đang đi đường, hàng gửi đi bán

1.1.1.2 Đặc điểm

Để quản lý chặt chẽ hàng tồn kho trong doanh nghiệp đòi hỏi các nhà quản lý phải hiểu sâu sắc được những đặc điểm chủ yếu của hàng tồn kho Hàng hóa trong

doanh nghiệp thương mại có đặc điểm cơ bản sau:

- Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp thường chiếm tỷ lệ rất lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp

- Hàng tồn kho luôn thay đổi về chất lượng và mẫu mã, thông số kỹ thuật Sự thay đổi này phụ thuộc vào người sản xuất và nhu cầu của người tiêu dùng

- Hàng tồn kho thường rất đa dạng, dễ bị hư hỏng do ảnh hưởng lớn bởi hao mòn

vô hình và hao mòn hữu hình nên dễ bị lỗi thời,lỗi mốt

- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau,

với giá gốc hàng tồn kho khác nhau nên việc xác định giá trị, chất lượng, tình trạng hàng tồn kho luôn là một công việc khó khăn phức tạp

- Hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm khác nhau, do đó

dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý và bảo quản hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn và chi phí lớn

1.1.2 Phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại

Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản:

- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được

bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy hàng,…

- Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi bán, hàng đang đi đường,

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp quản lý và kiểm soát hàng tồn kho dễ dàng, thuận lợi cho công tác hạch toán hàng tồn kho

Theo tính chất hàng hóa kết hợp với đặc trưng kĩ thuật :

- Hàng điện tử, điện lạnh, điện gia dụng;

Theo các khâu của quá trình kinh doanh hàng hóa được chia thành:

- Khâu dự trữ (Hàng tồn kho, Hàng đang đi đường)

- Khâu sản xuất (Giá trị sản phẩm dở dang)

- Khâu lưu thông (Hàng hóa chuyển kho, Hàng hóa chuyển giao thẳng, Hàng hóa

ở khâu bán buôn, bán lẻ)

Cách phân loại theo tiêu thức này dễ dàng trong việc quản lý theo các khâu kinh doanh và thuận tiện trong hạch toán và tính giá hàng tồn kho

Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng

- Hàng hóa tồn kho sử dụng cho kinh doanh: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được

dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường

- Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Phản ánh hàng tồn kho được dữ trữ ở mức cao

- Hàng tồn kho không cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất

- Hàng tồn kho dùng để góp vốn liên doanh, liên kết

Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định đối tượng cần lập dự phòng và mức độ dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập

Ngoài ra, hàng tồn kho còn được phân loại theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho (Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất, hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ); theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ (Hàng tồn dự trữ an toàn, Hàng tồn dự trữ

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS Nhữ Thị Hồng

thực tế; theo phẩm chất (Hàng tồn kho chất lượng tốt, hàng tồn kho kém phẩm chất,

hàng tồn kho mất phẩm chất); theo nguồn gốc hình thành (Hàng mua từ bên ngoài,

Hàng mua nội bộ, Hàng tồn kho tự sản xuất, gia công, Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác);…

1.1.3 Yêu cầu và nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại 1.1.3.1 Yêu cầu quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại

Việc quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp phụ thuộc nhiều yếu tố tuy vậy việc quản lý hàng tồn kho ở các doanh nghiệp cần đảm bảo những yêu cầu sau đây:

- Cần phải theo dõi, quản lý chặt chẽ đối với từng loại hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị, hàng tồn kho đầu kỳ, mua vào, sản xuất trong kỳ, hàng tồn kho xuất ra trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ

- Hàng tồn kho cần được theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng Theo dõi hàng tồn kho thường xuyên phải đảm bảo quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật của từng loại, từng thứ hàng tồn kho; đảm bảo quan hệ đối chiếu giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp của hàng tồn kho, giữa số liệu sổ sách và

số liệu thực tế

- Trong khâu thu mua doanh nghiệp kiểm tra tình tình thực hiện kế hoạch cung ứng thu mua hàng hóa trên tất cả các mặt số lượng chất lượng, chủng loại giá mua và chi phí mua, nhằm cung cấp đầy đủ kịp thời hàng hóa cho qúa trình kinh doanh

- Trong khâu bảo quản doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống bến bãi nhà kho, trang bị các phương tiện kĩ thuật thiết bị cần thiết để đảm bảo an toàn cho hàng hóa tránh bị mất mát hư hỏng và kém phẩm chất gây lãng phí

- Trong khâu dự trữ doanh nghiệp cần thường xuyên tiến hành kiểm tra số tồn kho, đối chiếu với định mức tồn kho để điều chỉnh kế hoạch cung ứng thu mua hàng

- Trong khâu tiêu thụ doanh nghiệp cần phải nâng cao chất lượng hàng hóa, giảm thiểu chi phí kho hàng và tối ưu hoá việc vận chuyển

1.1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại

- Phải tuân thủ nguyên tắc về thủ tục chứng từ nhập - xuất hàng hóa, ghi chép, phản ánh trung thực, đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của hàng tồn kho, trên cơ sở đó ngăn ngừa và phát hiện những hành vi tham ô, thiếu trách nhiệm làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp

- Thực hiện hạch toán đúng chế độ hiện hành, tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp hàng tồn kho của doanh nghiệp Mở sổ thẻ kế toán chi tiết theo dõi từng loại hàng tồn kho, tạo điều kiện cho công tác quản lý, lãnh đạo

- Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa đầy đủ, kịp thời Xác định đúng đắn giá gốc, tính toán trị giá vốn của hàng tồn kho, tính giá thực tế hàng hóa nhập, xuất, tồn kho Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch về mặt số lượng chất lượng, chủng loại, nhằm đảm bảo cho quá trình tiêu thụ hàng hóa; thiết lập quan hệ kiểm tra đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan

- Phải thực hiện chế độ kiểm kê định kỳ hàng tồn kho, lập các báo cáo hàng tồn kho, phân tích tình hình cung cấp, tiêu thụ hàng hóa đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số liệu hàng tồn kho thực tế và đề xuất những biện pháp xử lí những hàng hóa thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất

1.2 Tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại

1.2.1 Phương pháp tính giá hàng tồn kho

1.2.1.1 Tính giá hàng nhập kho

Theo chuẩn mực kế toán 02-“Hàng tồn kho”, thì hàng tồn kho được tính theo giá gốc Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở thời điểm và trạng thái hiện tại

- Trường hợp mua ngoài: thì giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác Chi phí mua hàng gồm: giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí

có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua do không đúng quy cách phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua

- Trường hợp tự chế biến thì giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí chế biến(chi phí trực tiếp liên quan đến sản xuất sản phẩm) và các chi phí trực tiếp liên quan khác(chi phí mua, chi phí chế biến) Chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho gồm những chi phí phát sinh trên mức bình thường, chi phí bảo quản trong quá trình bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

- Trường hợp thuê ngoài gia công thì giá gốc hảng tồn kho là giá thực tế của hàng tồn kho xuất thuê ngoài gia công, cộng với chi phí chế biến và các chi phí khác có liên quan (chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí bảo hiểm)

- Trường hợp nhận vốn góp liên doanh, vốn góp bằng nguyên liệu, hàng hóa,… thì giá gốc hàng tồn kho là giá được các bên tham gia góp vốn chấp nhận

- Trường hợp vật tư, hàng hóa,…được biếu tặng, viện trợ không hoàn lại thì giá gốc hàng tồn kho là giá được đánh giá theo loại hàng trên thị trường

1.2.1.2 Tính giá hàng xuất kho

Theo chuẩn mực 02-“Hàng tồn kho”, các phương pháp tính giá hàng xuất kho

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS Nhữ Thị Hồng

bao gồm 4 phương pháp đó là:

- Phương pháp tính theo giá đích danh;

- Phương pháp giá bình quân gia quyền;

- Phương pháp giá nhập trước xuất trước (FIFO) ;

- Phương pháp giá nhập sau xuất trước (LIFO)

Tuy nhiên, theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính thì đã loại bỏ phương pháp giá nhập sau xuất trước (LIFO) và thêm phương pháp giá bán lẻ (phương pháp này áp dụng trong ngành hàng bán lẻ để tính giá trị hàng tồn kho với số lượng lớn, các mặt hàng thay đổi nhanh chóng và có lợi nhuận biên tương tự Giá gốc được xác định bằng cách lấy giá bán của hàng tồn kho trừ đi lợi nhuận biên theo tỷ lệ phần trăm hợp lý cụ thể với từng bộ phận bán lẻ)

Phương pháp tính theo giá đích danh: Áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng

thứ hàng hóa mua vào, từng thứ sản phẩm sản xuất ra nên chỉ áp dụng cho các doanh

nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được

Phương pháp bình quân gia quyền: Giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính

theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình có thể được tính theo từng kỳ hoặc theo từng lần xuất nhập Phương pháp này tính toán đơn giản, tuy nhiên chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Giá trị hàng tồn kho được mua

hoặc được sản xuất trước thì được xuất trước, và giá trị hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với thị trường, chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo có nghĩa thực tế hơn Tuy nhiên doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí hiện tại Nếu nhiều nghiệp vụ nhập xuất liên tục sẽ làm cho khối lượng kế toán tăng nhiều Ngoài ra, trong thực tế doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp như: Phương pháp giá nhập sau xuất trước (LIFO); Phương pháp tính theo đơn giá tồn đầu kì; Phương pháp tính theo giá hạch toán Mỗi phương pháp tính giá trị hàng tồn kho đều có những ưu nhược điểm nhất định Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phương pháp tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ, năng lực nghiệp vụ và trình độ trang bị công cụ tính toán, phương tiện xử lý thông tin của mỗi doanh nghiệp Đồng thời tùy thuộc vào yêu cầu bảo quản, tính phức tạp về chủng loại, quy cách và sự biến động của vật tư hàng hóa ở doanh nghiệp

1.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán hàng tồn kho

Để phục vụ cho kế toán chi tiết hàng tổn kho của doanh nghiệp thì trên chứng từ hàng tồn kho phải đầy đủ chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý chi tiết như ngoài các yếu tố cơ bản của chứng từ còn cần chi tiết tên mặt hàng, kho hàng, đơn vị nhập, xuất kho hoặc

sử dụng hàng, chi tiết số lượng, số tiền Vì vậy việc lập chứng từ kế toán hàng tổn kho phải được quy định chi tiết cụ thể sao cho đáp ứng được đầy đủ những thông tin chi tiết, phục vụ cho việc ghi sổ sau này

Theo chế độ chứng từ kế toán (Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính) kế toán chi tiết hàng tồn kho gồm có:

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 03-VT

Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra và đối chiếu

1.2.3 Tổ chức tài khoản kế toán hàng tồn kho

Tổ chức tài khoản kế toán là tổ chức vận dụng tài khoản trong phương pháp đối ứng để xây dựng hệ thống tài khoản để hệ thống hoá các chứng từ kế toán theo thời gian và theo đối tượng Để phản ánh đầy đủ các thông tin liên quan đến hàng tồn kho đơn vị phải xây dựng một hệ thống tài khoản sao cho bao quát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chu trình hàng tồn kho

Các tài khoản hàng tổn kho cần được mở chi tiết theo các cấp như cấu trúc tổ chức kế toán hàng tổn kho ở doanh nghiệp một cách khoa học và thuận tiện, nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin hàng tồn kho của đơn vị Tùy theo đặc điểm hoạt động

và yêu cầu hạch toán cụ thể, đơn vị sẽ quyết định mở chi tiết cho những tài khoản nào,

mở bao nhiêu tiết khoản, gồm những tiết khoản nào

Sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp Theo chế độ kế toán Việt Nam đơn vị có thể lựa chọn một hình thức kế toán trong số các hình thức sau:

+ Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết tài khoản, Sổ chi tiết

bán hàng, Sổ chi tiết mua hàng, Sổ thuế GTGT

5 Kế toán máy Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán

nào thì phải có các loại sổ theo hình thức kế toán đó Tất cả các biểu mẫu sổ kế toán (kể cả các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký) đều thuộc loại không bắt buộc Doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy

đủ, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu Tuỳ theo từng cấp chi tiết của tài khoản hàng tổn kho

để thiết kế mẫu sổ chi tiết cho phù hợp Được tự sửa chữa sổ kế toán theo phương

pháp phù hợp với Luật kế toán và điều chỉnh hồi tố theo CMKT Việt Nam số 29

1.2.4.2 Tổ chức báo cáo kế toán hàng tổn kho

Báo cáo hàng tổn kho thường được lập cho từng đối tượng hàng tổn kho (tài khoản), từng kho từng đơn vị hoặc từng bộ phận điều này xuât phát từ yêu cầu quản lý hàng tồn kho Thông thường gồm những loại sau đây:

- Báo cáo tổng hợp Nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hoá

- Báo cáo tình hình dự trữ gồm: Nơi cung cấp, giá cả, số lượng… nguyên vật liệu sản xuất hoặc thuê ngoài gia công

- Báo cáo ở giai đoạn tiêu thụ gồm: Số lượng sản phẩm tiêu thụ, báo cáo doanh thu tiêu thụ, báo cáo tình hình tồn kho sản phẩm

Cơ sở để lập báo cáo hàng tổn kho là các sổ chi tiết hàng tổn kho theo từng mặt hàng hoặc thẻ kho của thủ kho ghi chép sau khi đã được kế toán kiểm tra, đối chiếu

1.2.5 Tổ chức hạch toán hàng tồn kho

1.2.5.1 Hạch toán chi tiết hàng tồn kho

Để hạch toán chi tiết hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể áp một trong ba phương pháp:

- Phương pháp thẻ song song

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Phương pháp sổ số dư

Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song

Tại bộ phận kho: Thủ kho mở “thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập,

xuất, tồn kho của từng thứ vật tư, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng Khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật tư, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiên hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho; cuối ngày tính

ra số tồn kho để ghi vào cột tồn kho trên thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất để phân loại theo từng thứ hàng tồn kho cho phòng kế toán

Tại phòng kế toán : Kế toán sử dụng thẻ hay sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa, thành

phẩm, công cụ dụng cụ để ghi chép cả số lượng lẫn giá trị của hàng tồn kho nhập xuất tồn Khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng

từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho, mỗi chứng từ được ghi một dòng

Cuối tháng sau khi đã ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xong, kế toán tiến hành tính lập “bảng kê nhập-xuất-tồn” và tiến hành đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho;số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập-xuất-tồn kho vói số liệu trên

sổ kế toán tổng hợp, số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế

Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp đối chiếu luân chuyển

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS Nhữ Thị Hồng

Tại bộ phận kho: Thủ kho vẫn mở thẻ kho để ghi chép, số lượng hàng tồn kho

nhập xuất tồn giống như phương pháp thẻ song song

Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chiếu luân chuyển thay cho sổ (thẻ) chi tiết Sổ

này chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp số liệu của các chứng từ phát sinh trong tháng của từng danh điểm, mỗi danh điểm hàng tồn kho được ghi trên một dòng Đối với những hàng tồn kho có tần suất nhập-xuất nhiều thì trước khi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lập “Bảng kê nhập và xuất” cho từng hàng tồn kho đó Số liệu tổng cộng trên bảng kê được dùng để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Cuối tháng, kế toán đối chiếu sổ này với thẻ kho, và đối chiếu với kế toán tổng hợp

Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp sổ số dư

Tại bộ phận kho: Sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như hai phương pháp trên

Cuối tháng thủ kho ghi vào “Sổ số dư” số hàng tồn kho cuối tháng của từng thứ hàng

tồn kho ở cột số lượng

Tại phòng kế toán: “Sổ số dư” là do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả

năm Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho

và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ Sau đó, tổng hợp giá trị theo từng nhóm, loại vật tư, hàng hóa để ghi chép vào cột số tiền trên “ Phiếu giao nhận chứng từ”, số liệu này được ghi vào “Bảng kê lũy kế nhập” và “Bảng kê lũy kế xuất” vật tư hàng hóa Cuối tháng, căn cứ vào hai bảng kê đó để ghi vào “Bảng kê nhập xuất tồn”; đồng thời sau khi nhận được “Sổ số dư” của thủ kho, kế toán căn cứ vào cột số lượng và đơn giá để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền Số tồn kho cuối tháng trên “Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn” được dùng để tiến hành đối chiếu số dư bằng tiền trên “Sổ số dư” Đối chiếu số liệu trên “Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn” với số liệu sổ kế toán

1.2.5.2 Hạch toán tổng hợp hàng tồn kho

Để hạch toán hàng tồn kho kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình

hình biến động của hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Do vậy, trị giá hàng hóa tồn kho trên sổ sách kế toán

có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán

Công thức tính giá hàng tồn kho:

Trị giá hàng Trị giá hàng Trị giá hàng Trị giá hàng xuất hóa tồn kho = hóa tồn kho + nhập trong kỳ - bán trong kỳ

cuối kỳ đầu kỳ

Ƣu điểm:

+ Xác định, đánh giá về số lượng và trị giá hàng tồn kho vào từng thời điểm xảy

ra nghiệp vụ, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời

+ Nắm bắt, quản lý hàng tồn kho thường xuyên, liên tục, góp phần điều chỉnh nhanh chóng kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN

+ Giảm tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý (giữa thủ kho và kế toán)

Nhƣợc điểm: Hạch toán phức tạp, tốn nhiều thời gian công sức và phải ghi chép

nhiều sổ sách tăng khối lượng ghi chép hằng ngày, gây áp lực cho người làm công tác

kế toán Tuy nhiên, nhược điểm này được khắc phục khi doanh nghiệp tin học hoá công tác kế toán Phương pháp này thường được áp dụng cho các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn

Phương pháp kiểm kê định kỳ: Là phương pháp chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu

kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn thực tế và lượng xuất thực tế Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng hóa cuối kỳ trên

sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị xuất bán trong kỳ Theo phương pháp này, mọi biến động của hàng hóa không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản tồn kho, giá trị hàng hóa nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản riêng (TK

611 - Mua hàng)

hàng hóa xuất bán = hàng hóa tồn + hàng hóa - hàng hóa tồn trong kỳ kho đầu kỳ tăng trong kỳ kho cuối kỳ

- Ƣu điểm: Phương pháp này đơn giản, giảm khối lượng ghi chép cho người làm

công tác kế toán

- Nhƣợc điểm:

+ Công việc kế toán dồn vào cuối kỳ

+ Công việc kiểm tra không thường xuyên trong tình hình nhập, xuất kho là liên tục sẽ gây hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán trong quản lý

Sơ đồ 1.1: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Hàng tự chế, thuê gia công

Xuất dùng QLPX, BPBH,QLDN

Xuất NVLsản xuất

CKTM,giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại

Thuế GTGT hàng NK

Được biếu tặng

Nhận góp vốn

Hàng tự chế, thuê gia công

Thuế NK

Xuất bán trực tiếp Gửi bán

Xuất dùng CCDC

Phân bổ

Báo hỏng,

Sơ đồ 1.2: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.

Việc áp dụng phương pháp nào tuỳ thuộc đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của kế toán viên cũng như quy định của chế

độ kế toán hiện hành

1.3 Kế toán kiểm kê, đánh giá lại và dự phòng giảm giá hàng tồn kho

1.3.1 Kế toán kiểm kê hàng tồn kho

Kiểm kê vật tư hàng hóa là việc cân, đong, đo, đếm, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn hình thành tài sản tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra đối chiếu với sổ liệu trong sổ kế toán đảm bảo tính thực tế của số liệu báo cáo về hàng tồn kho Được thực hiện bởi hội đồng kiểm kê hoặc ban kiểm kê của doanh nghiệp với

sự giám sát và tham gia của phòng kế toán

Tùy theo yêu cầu quản lí, kiểm kê hàng hóa có thể được thực hiện theo phạm vi từng bộ phận, đơn vị hoặc toàn doanh nghiệp, kiểm kê định kì hoặc kiểm kê bất thường và lập biên bản kiểm kê theo mẫu 05-VT Các trường hợp thực hiện kiểm kê:

Xuất dùng QLPX, BPBH,QLDN

Xuất NVL sản xuất

CKTM,giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại

Thuế GTGT hàng NK

Được biếu tặng Nhận góp vốn Thuế NK

Giá trị hàng xuất

151,152,153,156,157,…

Kết chuyển tồn đầu kỳ

151,152,153,156,157,… Kết chuyển tồn cuối kỳ

632 911

Kết chuyển cuối kỳ

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS Nhữ Thị Hồng

Kiểm kê định kỳ ( cuối kỳ, cuối năm) trước khi lập BCTC.; Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chấm dứt hoạt động, cho thuê doanh nghiệp,…Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường;…

Mọi trường hợp thừa, thiếu trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phát hiện khi kiểm kê phải lập biên bản truy tìm nguyên nhân, xác định người phạm lỗi và có biện pháp xử lí kịp thời Trường hợp có chênh lệch số liệu thực tế kiểm kê với số liệu trên sổ kế toán, phải xác định rõ nguyên nhân, phản ánh chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán

Sơ đồ 1.3: Xử lý kế toán – kiểm kê phát hiện thừa

Sơ đồ 1.4: Xử lý kế toán – kiểm kê phát hiện thiếu

1.3.2 Kế toán đánh giá lại hàng tồn kho

Do biến động của giá cả trên thị trường, nên việc đánh giá lại giá trị hàng tồn kho trong các trường hợp giá cả có sự thay đổi là rất cần thiết để xác định đúng giá trị thực

tế của số hàng hoá, vật tư tồn kho phù hợp với giá thị trường Đánh giá lại hàng hóa thường được thực hiện trong trường hợp: Khi có quyết định nhà nước; Khi chia tách

hợp nhất, sáp nhập, giải thể,…Cổ phần hóa nhằm bảo toàn vốn kinh doanh có sự biến

động lớn về giá và hàng hóa đem đi góp vốn liên doanh

Khi đánh giá lại doanh nghiệp phải lập hội đồng hoặc ban đánh giá và có biên bản xử lý Phần chênh lệch đánh giá lại tài sản sẽ được điều chỉnh vào vốn chủ sở hữu

và kế toán sử dụng tài khoản 412 “Chênh lệch đánh giá lại tài sản” để theo dõi

1388, 334

632

Bồi thường, trừ vào lương

Hao hụt nằm trong định mức tính vào chi phí

Thừa ghi tăng thu nhập

Thừa chưa rõ nguyên nhân

Sơ đồ 1.5: Hạch toán đánh giá lại hàng tồn kho:

1.3.3 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho và nhằm bù đắp khoản thiệt hại thực tế xảy ra do sản phẩm hàng hóa bị giảm giá Doanh nghiệp trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập theo nguyên tắc thận trọng khi có những bằng chứng tin cậy về sự suy giảm của giá trị thuần ó thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho

- Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phảm và chi phí ước tính cần thiết cho việc bán sản phẩm

- Thời điểm trích lập vào thời điểm lập báo cáo tài chính Việc trích lập phải tính theo từng loại vật tư, hàng hóa, sản phẩm tồn kho Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc trích lập phải tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt

- Để phản ánh tình hình trích lập dự phòng và xử lý số dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng tài khoản 229-“Dự phòng tổn thất tài sản (2294-“Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”)

Sơ đồ 1.6: Hạch toán trích lập dự phòng hàng tồn kho

Khi có quyết định giảm vốn đầu tư Đánh giá giảm

Đánh giá tăng

Khi có quyết định tăng vốn đầu tư

229

632 152,153,156,…

Trích lập bổ sung thêm

Hoàn nhập dự phòng

Xử lý dự phòng

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS Nhữ Thị Hồng

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI

CÔNG TY THỜI ĐẠI MỚI 2.1 Khái quát chung về công ty Thời Đại Mới

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Thời Đại Mới, tên tiếng anh gọi tắt

NewAge có trụ sở tại Tầng 1, Số 104 Thái Thịnh, P.Trung Liệt, Q.Đống Đa, Hà Nội

Đã trở thành một mô hình kinh doanh và phân phối thiết bị văn phòng, hàng gia dụng

và công nghiệp hàng đầu tại Việt Nam Với gần 100 cán bộ công nhân viên, Thời Đại

Mới đã xây dựng được mạng lưới phân phối bán sỉ rộng khắp trên phạm vi cả nước

Với định hướng chiến lược đúng đắn, công ty đã và đang đạt tốc độ tăng trưởng liên

tục đạt trên 50% / năm

Sứ mệnh: Công ty cam kết hoạt động chuyên nghiệp và quốc tế hoá trong công

việc; uy tín và tin cậy trong cách thức; thân thiện, cởi mở và trung thực trong hành vi

để luôn tiên phong trong lĩnh vực phân phối, đóng góp thiết thực cho sự phát triển và

hội nhập của nền kinh tế Việt Nam

Tầm nhìn: Trở thành Trung tâm phân phối thiết bị máy móc phục vụ văn phòng,

hàng hóa gia dụng, gia đình, thiết bị công nghiệp hàng đầu tại Việt Nam trước năm

2018 và trở thành nhà cung cấp hàng đầu tại khu vực Đông Nam Á trước 2022

Triết lý: Luôn nỗ lực hoàn thiện và phát triển sự chuyên môn hoá trong lĩnh vực

phân phối, mở rộng mạng lưới phân phối & trung tâm bảo hành, hỗ trợ dịch vụ có mặt

trên tất cả các tỉnh thành trên toàn quốc Đảm bảo một môi trường làm việc hiện đại,

năng động, thân thiện, công bằng và cơ hội phát triển cho tất cả nhân cán bộ công nhân

viên Cam kết hợp tác lâu dài với đối tác và khách hàng bằng chất lượng sản phẩm &

dịch vụ hoàn hảo trên cơ sở 2 bên cùng phát triển

2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh

Lĩnh vực kinh doanh: Là nhà phân phối độc quyền tại Việt nam các thương

hiệu Silicon, FujiE, M&MPRO, DSB, NiKatei, Audiomix, Auvisys, Jacon, Mobicool,

Advindeq, SUMO,

Là nhà phân phối thiết bị máy móc cho ngành văn phòng cung cấp thiết bị và giải

pháp xử lý ẩm toàn diện cho các kho hàng quy mô hàng đầu Việt Nam Quy mô 10

kho hàng trên toàn quốc, trong đó có 3 tổng kho nằm tại Hà Nội/ Hồ Chí Minh/ Đà

Nẵng, giá trị các kho hàng chốt hết năm 2013 lên tới 5 triệu USD Mạng lưới hơn 500

đại lý trên 63 tỉnh thành phố toàn quốc 3 văn phòng giao dịch chính thức gồm: Trụ sở

chính Hà Nội, Chi Nhánh Hồ Chí Minh, Chi Nhánh Đà Nẵng với đội ngũ cán bộ nhân

viên 100 người Sở hữu nhiều phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ chuyên môn hỗ trợ

hoạt động giao hàng, bảo hành, sửa chữa dịch vụ tại 3 thành phố lớn : Hà Nội/ Hồ Chí

Minh/ Đà Nẵng

Bảng 2.1: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty qua các năm

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp

dịch vụ

37.774.961.370 44.078.258.844 60.535.990.868

3 Doanh thu thuần về bán hàng và

Qua bảng số liệu trên ta nhận thấy tình hình kinh doanh của công ty năm sau luôn

cao hơn năm trước Điều này chứng tỏ hoạt động kinh doanh của Công ty tương đối tốt

thể hiện rõ qua 3 năm 2013, 2014 và 2015 với mức doanh thu tăng mạnh từ hơn 37 tỷ

đến hơn 60 tỷ Như vậy rõ ràng ta thấy công ty đã và đang có một vị trí vững chắc trên

thị trường trong nước

Nguồn lực tài chính: Công ty có số vốn tương đối lớn 6.800.000.000 đồng, về

cơ sở vật chất kĩ thuật đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng hiện nay Nguồn vốn của công

ty hình thành từ vốn các cổ đông góp vốn, ngân hàng cho vay và các khoản nợ phải trả

khác Tài sản lưu động của công ty bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, các

khoản phải thu của khách hàng và hàng tồn kho Với nguồn năng lực tài chính của

mình, công ty luôn sử dụng nguồn vốn kinh doanh có hiệu quả mang lại tính kinh tế

cao, giảm được chi phí, không gây lãng phí, mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận

Nguồn nhân lực: Nhân viên của công ty rất năng động, sáng tạo, giàu kinh

nghiệm và tinh thần trách nhiệm cao Hàng năm công ty luôn tạo điều kiện cho nhân

viên học tập nâng cao trình độ, đồng thời công ty luôn có các hoạt động ngoài giờ cho

nhân viên như đi thăm quan, tham gia các hoạt động thể thao Công ty luôn bố trí

nguồn lực phù hợp với từng vịt trí, tuân thủ các chế độ đãi ngộ tốt với nhân viên để

nâng cao năng suất lao động và đạt hiệu quả cao trong kết quả kinh doanh

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS Nhữ Thị Hồng

Sơ đồ 2.1: Mô hình hoạt động và cơ cấu tổ chức của Thời Đại Mới

Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng Theo đó,

mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còn các bộ phận chức năng

chỉ làm nhiệm vụ đưa ra kế hoạch, các yêu cầu chỉ dẫn và kiểm tra sự hoạt động của

các bộ phận trực tuyến

Công ty có trụ sở chính ở Hà Nội và có hai chi nhánh ở Đà Nẵng và Hồ Chí

Minh Hai chi nhánh này hạch toán phụ thuộc, chỉ tập hợp chứng từ, cuối tháng gửi về

công ty để công ty tại trụ sở Hà Nội kê khai và quyết toán thuế

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty

2.1.4.1 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty

1 Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12

2 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam

3 Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành

theo thông tư 200/2014/TT/BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính

4 Hình thức sổ kế toán áp dụng: Sổ nhật kí chung

5 Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc được quy định cụ thể cho

từng loại hàng hoá

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

6 Phương pháp khấu hao TSCĐ: TSCĐ được khấu hao theo phương pháp

đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính

7 Phương pháp tính thuế: Áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

8 Phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp Bình quân gia quyền cho

kỳ dự trữ tháng

9 Kỳ lập báo cáo: Theo quý, năm

2.1.4.2 Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản và báo cáo kế toán

Hệ thống chứng từ: Công ty đang vận dụng hệ thống chứng từ ban hành theo

thông tư 200/2014/TT/BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính

Hệ thống tài khoản: hiện nay công ty vận dụng hệ thống tài khoản ban hành theo

thông tư 200/2014/TT/BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính Ngoài ra công ty cũng

mở mới một số tài khoản cấp 3,4 để phục vụ cho công tác hạch toán

2.1.4.3 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và hình thức kế toán

Công tác kế toán tại công ty đang áp dụng hình thức kế toán “Kế toán máy- Nhật

ký chung”, sử dụng phần mềm kế toán máy Fast kết hợp thao tác trên Word và Excel

Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy

2.1.4.4 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung là chỉ có một phòng tài

chính kế toán duy nhất chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kế toán của công ty, mọi

nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được gửi về phòng tài chính kế toán để kiểm tra xử lí

và ghi sổ, mọi công việc kế toán đều được thực hiện tại đây

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS Nhữ Thị Hồng

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty

Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Kế toán trưởng chỉ đạo mọi hoạt động

bộ máy kế toán của công ty Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu

chi tiết và tổng hợp Kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh Kiểm tra sự cân

đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp, hạch toán hàng tồn kho, thu nhập, chi phí,

khấu hao TSCĐ, công nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT và báo cáo thuế, lập báo cáo tài

chính theo quy định và các báo cáo giải trình chi tiết…

Thủ kho: Tiến hành ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, kịp thời tình hình

hiện có và sự biến đông của hàng tồn kho Lập các báo cáo kiểm kê hàng, báo cáo tổng

hợp cuối ngày và tổng hợp và cung cấp các thông tin về tình hình biến động của hàng

tồn kho…

Kế toán thuế: Ghi chép các hoạt động liên quan tới thuế Trực tiếp làm việc với

cơ quan thuế khi có nghiệp vụ phát sinh Kiểm tra đối chiếu hóa đơn VAT với bảng kê

thuế đầu vào, đầu ra tại từng cơ sở Hằng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế Theo dõi

báo cáo tình hình nộp ngân sách , tồn đọng ngân sách ,hoàn thuế của doanh nghiệp

Cùng phối hợp với kế toán tổng hợp đối chiếu số liệu báo cáo thuế của các cơ sở giữa

báo cáo với quyết toán…

Thủ quỹ: Nhiệm vụ quản lý và nhập, xuất tiền mặt phục vụ cho hoạt động kinh

doanh hàng ngày của công ty Cuối ngày phải lập báo cáo thu chi và chốt số tiền trong

quỹ Cuối tháng thủ quỹ phải kiểm kê số tiền tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu

ở sổ quỹ tiền mặt thực tế và số liệu trên sổ kế toán

2.2 Thực trạng tổ chức kế toán hàng tồn kho tại công ty Thời Đại Mới

2.2.1 Đặc điểm hàng tồn kho và công tác quản lý hàng tồn kho tại công ty

Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Thời Đại Mới là công ty hoạt động

trong lĩnh vực thương mại Hiện nay công ty kinh doanh các sản phẩm văn phòng

như: máy phát điện, máy hút bụi, thang nhôm, xe đẩy hàng, máy chấm công, máy

lọc nước, thiết bị đo nhiệt độ, máy đóng sách, máy hủy tài liệu,… và các thiết bị

khác Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay thì đây là những mặt hàng văn

Kế toán trưởng kiêm

kế toán tổng hợp

phòng thiết yếu dùng hầu hết cho các văn phòng và các công ty lớn, có thị trường

tiêu thụ cũng như khách hàng tiềm năng lớn, cũng là những mặt hàng có mức độ

cạnh tranh khá khốc liệt

Công tác quản lý hàng tồn kho:

- Công ty chưa lập danh điểm hàng tồn kho để hạch toán kế toán, mà mới lập

danh mục kí hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số kết hợp với chữ cái căn cứ việc phân

chia hàng hóa theo nhóm hàng hóa, nguồn gốc, kho nhập hàng Danh mục mã hàng tồn

kho được sử dụng thống nhất giữa 3 chi nhánh để phục vụ cho việc tổ chức hạch toán

hàng tồn kho

- Hàng hóa mua về được làm thủ tục nhập kho, một số bán trực tiếp cho khách

hàng Hàng hóa được thủ kho và bộ phận mua hàng kiểm tra và nhập hàng theo đúng

quy định của công ty Trong trường hợp nhập thừa hoặc thiếu so với hóa đơn thì kế

toán hàng hóa lập Biên bản kiểm kê hàng thiếu hoặc thừa để làm cơ sở tìm nguyên

nhân và đưa ra biện pháp xử lí

- Hàng hóa xuất bán được kiểm duyệt trước khi giao cho khách hàng trên cơ sở

yêu cầu về số lượng hàng mà khách hàng mua Sau đó tiến hành làm thủ tục xuất kho

hàng theo quy định của công ty

- Luôn duy trì một lượng hàng lớn trong các tổng kho nằm tại 3 thành phố lớn là

Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng nhằm đảm bảo hàng hoá được phân phối, cung cấp

một cách nhanh nhất Hệ thống kho tàng bến bãi được phân khu, và có nhiều điểm tập

kết hàng hóa nhằm thiểu chi phí kho hàng và tối ưu hoá việc vận chuyển Công tác

bảo quản hàng hóa được quản lý giám sát, thường xuyên tổ chức kiểm tra định kì chất

lượng hàng hóa và nâng cấp kho bảo quản hàng hóa.

2.2.2 Kế toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty

Công tác kế toán chi tiết hàng tồn kho của Công ty áp dụng theo phương pháp thẻ

song song Đây là phương pháp đơn giản dễ thực hiện, dễ kiểm tra đối chiếu, đảm bảo

sự chính xác của thông tin.và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho nhà quản trị

hàng tồn kho phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS Nhữ Thị Hồng

(3) Phiếu báo giá

(4) Biên bản giao nhận hàng hóa

(5) Hoá đơn GTGT; Hoá đơn cước phí vận chuyển; Bảng kê chứng từ hàng hoá

(6) Số kế toán chi tiết hàng hóa

(7) Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa

2.2.2.2 Quy trình nhập xuất hàng tồn kho tại công ty

+ Quy trình nhập kho hàng hóa:

Trước hết, căn cứ vào yêu cầu bộ phận kho, khi đã tham khảo bảng báo giá hợp

lý, phòng kinh doanh trình đưa kế hoạch mua hàng để giám đốc ký xét duyệt và sẽ trực

tiếp ký kết hợp đồng mua bán Nhân viên phòng kinh doanh sẽ mang hóa đơn và biên

bản giao nhận hàng hóa nhận của người bán về giao cho phòng kế toán và báo cho thủ

kho nhập hàng vào kho

Tại kho, Căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc giấy báo nhận hàng, thủ kho tiến hành

kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa và lập biên bản kiểm nghiệm Nếu hàng hóa

đảm bảo chất lượng thì thủ kho mang hóa đơn lên phòng kế toán Nếu hàng hoá mua

về phù hợp thì đồng ý cho nhập kho Nhân viên kế toán hàng hoá kiểm tra hoá đơn,

nếu thấy hợp lý, hợp lệ thì lập phiếu nhập kho hàng hóa được kế toán lập thành 3 liên:

- Liên 1 : lưu tại cuống

- Liên 2 : phòng kế toán ghi sổ

- Liên 3 : thủ kho giữ để vào thẻ kho

Trường hợp hàng hóa không đúng quy cách phẩm chất thì thông báo ngay cho

phòng cung ứng và bộ phận kế toán để lập biên bản xử lý(có xác nhận của người giao

hàng)

Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng nhập kho tại công ty

Hóa đơn GTGT/ Giấy

báo nhập hàng

Kiểm tra hàng hóa

Biên bản kiểm nghiệm

Lập phiếu nhập kho,

có xác nhận của nguời giao hàng

Phiếu nhập kho

Vào thẻ kho Ghi sổ kế toán Lưu

Cách tính giá hàng hóa nhập kho:

Giá thực tế hàng = Giá trên hóa đơn + chi phí vận chuyển - Các khoản giảm trừ

VD1: Ngày 03/04/2016 Nhập kho 10 Máy hủy tài liệu DSB AF-75 chưa thanh

toán Trong đó trị giá mua là 48.900.000 đồng, chi phí vận chuyển là 1.000.000

đồng( chưa có thuế GTGT 10%) do bên mình chịu.

Giá thực tế của hàng hóa nhập kho là:48.900.000+1.000.000 = 49.900.000

Căn cứ HĐ GTGT số 0002904 (Biểu số 2.1), kế toán lập phiếu nhập kho số 0104

(Biểu số 2.2) Thủ kho sau nhận được phiếu nhập kho số PN0104 sẽ tiến hành kiểm

nhận số lượng, chất lượng số hàng hóa nhập kho và ghi số lượng hàng hóa thực nhập

vào phiếu nhập kho số 0104.

Từ phiếu nhập kho thủ kho vào thẻ kho (Biểu số 2.5) Đồng thời từ phiếu nhập

kho kế toán vào sổ chi tiết TK 156 (Biểu số 2.7) Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết để lập

bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn (Biểu số 2.9)

Biểu số 2.1: Hóa đơn Giá Trị Gia Tăng hàng mua

Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn A.B.M Mẫu số: 01 GTKT3/001

Địa chỉ: Đường Trung Yên 9, P.Trung Hòa, Q Cầu Giấy, Hà Nội Ký hiệu: AA/12P

ĐT: (84.8)35171014 - Fax: (84.8) 35171069 - MST: 0303121395 Số: 0002904

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao khách hàng Ngày 03 tháng 04 năm 2016

Họ tên người mua hàng: Trần Thị Hương

Tên đơn vị: Công ty Cổ Phần đầu tư phát triển công nghệ Thời Đại Mới

Địa chỉ: Tầng 1, Số 104 Thái Thịnh, P.Trung Liệt, Q.Đống Đa, Hà Nội

01 Máy hủy tài liệu DSB AF-75 Chiếc 10 4.990.000 49.900.000

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.990.000

Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi tư triệu tám trăm chín mươi nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS Nhữ Thị Hồng

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)

Biểu số 2.2: Phiếu nhập kho

Đơn vị: Công ty Cổ Phần đầu tư phát triển công nghệ Thời Đại Mới Mẫu số: 01 - VT

Bộ phận: Kho hàng (Ban hành theo TT số:200/2014/QĐ- BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 03 tháng 04 năm 2016

Số: 0104 Nợ: 156/1331

Có: 331

- Họ và tên người giao: Trần Huyền An

- Đơn vị: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn A.B.M

- Địa chỉ: Số 6, Đường Trung Yên 9, P.Trung Hòa, Q Cầu Giấy, Hà Nội

- Theo HĐ số 0002904 .ngày 03 tháng 04 năm .2016 của công ty A.B.M

- Nhập tại kho: công ty địa điểm: Hà Nội

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Theo chứng

từ

Thực nhập

Thủ kho (Ký, họ tên)

Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhận)

(Ký, họ tên)

+ Quy trình xuất bán hàng hóa tại công ty:

Khách hàng đến mua hàng, khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng phòng

kinh doanh tiến hành lập phiếu báo giá cho khách hàng Khi cả hai bên đồng ý mức giá

theo thỏa thuận thì phòng kinh doanh ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng Phòng

kinh doanh căn cứ vào hợp đồng kinh tế tiến hành viết hóa đơn giá trị gia tăng cho

khách hàng Sau đó chuyển cho phòng kế toán để kế toán lập phiếu xuất kho (với hàng

hoá còn trong kho) hoặc đi mua hàng hóa về (Với hàng hóa trong kho không còn)

Ở kho, thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho do Giám đốc kí chuyển tới xin

lĩnh hàng hoá theo đúng số lượng yêu cầu ghi trong phiếu xuất Sau khi xuất số lượng

theo yêu cầu Thủ kho ghi số thực xuất trong phiếu xuất kho và cùng người nhận hàng

hoá ký tên vào phiếu xuất kho

Hàng tháng, thủ kho theo dõi và báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho lên công ty

nhằm đáp ứng kịp thời thông tin cho lãnh đạo Công ty, đảm bảo hàng hóa trong tình

trạng được bảo quản tốt về chất lượng, số lượng cũng như giá cả phù hợp

Phòng kế toán lập phiếu xuất kho thành 03 liên:

- Liên 1: Lưu tại cuống

- Liên 2: Lưu tại phòng kế toán ghi sổ

- Liên 3: Chuyển cho thủ kho

Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất kho hàng hóa và ghi vào thẻ kho Thủ

kho và người nhận phải ký xác nhận số hàng hóa xuất bán

Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng xuất kho tại công ty

Lập phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho

Ghi sổ kế toán Lưu

Phiếu xuất kho có chữ

kí thủ kho và người mua hàng

Vào thẻ kho

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: ThS Nhữ Thị Hồng

Cách tính giá hàng hóa xuất kho: Công ty áp dụng phương bình quân gia quyền cả

kỳ dự trữ (tháng)

VD2: Ngày 20/04/2016 Xuất 02 Máy hút ẩm công nghiệp FujiE HM-1388D

bán cho công ty cổ phần TOPCARE Việt Nam, giá bán : 20.490.000 VND/ 01 máy,

thanh toán bằng TGNH, đã nhận giấy báo có ngay trong ngày

Tình hình tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ của Máy hút ẩm công nghiệp

FujiE HM-1388D:

Tồn đầu kỳ: 5 chiếc, đơn giá :18.490.000

Số lượng nhập trong kỳ như sau:

- Ngày 07/04 công ty nhập kho 07 chiếc Máy hút ẩm công nghiệp FujiE

HM-1388D, đơn giá 18.225.000, PNK0105, đã trả bằng tiền gửi ngân hàng

- Ngày 16/04 công ty nhập kho 03 chiếc Máy hút ẩm công nghiệp FujiE

HM-1388D, đơn giá 18.500.000,PNK 0106, đã trả bằng tiền gửi ngân hàng

- Ngày 18/04/2016 Xuất 02 Máy hút ẩm công nghiệp FujiE HM-1388D bán cho

công ty cổ phần phân phối thiết bị văn phòng Fintec, giá bán : 21.000.000 VND/ 01

máy, thanh toán bằng TGNH, phiếu xuất kho số PX0805

Giá xuất kho của Máy hút ẩm công nghiệp FujiE HM-1388D được tính là: Theo

phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ (tháng):

Đơn giá bình quân =

Trị giá xuất kho = 18.368.333 * 2 = 36.736.666 (đồng)

Căn cứ vào hóa đơn bán hàng (Biểu số 2.3) và lệnh xuất kho kế toán lập phiếu

xuất kho số 0806 (Biểu số 2.4) Thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho số 0806 sẽ

tiến hành xuất kho hàng hóa theo đúng số lượng yêu cầu ghi trong phiếu xuất rồi ghi

số thực xuất vào phiếu xuất kho và cùng người nhận hàng hoá ký tên vào phiếu xuất

kho Đồng thời, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho (Biểu số 2.6)

Từ phiếu xuất kho kế toán và hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết

TK 156 (Biểu số 2.8) Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập,

xuất, tồn (Biểu số 2.9)

5*18.490.000+7*18.225.000+3*18.500.000

5+7+3

= 18.368.333

Biểu số 2.3: Hóa đơn Giá Trị Gia Tăng hàng bán

Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ Phần đầu tƣ phát triển công nghệ Thời Đại Mới

Mã số thuế: 0101889138

Địa chỉ:Tầng 1, Số 104 Thái Thịnh, P.Trung Liệt, Q.Đống Đa, Hà Nội

Tel: (84-04)62757210 – Fax: (84-04)62757212 – Email: support@newage.vn

Số tài khoản: 10820147974014 mở tại ngân ahnfg Techcombank-CN Hoàng Kiếm-Hà Nội

Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng Văn phòng đại diện Hồ Chí Minh

Tel: (84-0511) 3749270 – Fax: (84-0511)3749269 Tel: (84-08) 38106668 – Fax: (84-08) 38106077

-

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty cổ phần TOPCARE Việt Nam

Địa chỉ: Số 21, ngõ 42, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội

Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi năm triệu bảy mươi tám nghìn đồng chẵn

(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)