Hoàn thiện dự toán ngân sách tại tổng công ty phân bón và hóa chất dầu khí công ty cổ phần chi nhánh nhà máy đạm phú mỹ

Từ việc nhận thức sự cần thiết của công tác lập dự toán ngân sách tại Nhà máy trong giai đoạn hiện nay, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Tổng công ty Phân bón và

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Dự toán ngân sách là một công việc không thể thiếu trong công tác kế toán quản trị Dự toán ngân sách là sự tính toán một cách chi tiết về việc huy động và sử dụng các nguồn lực của một tổ chức trong một kỳ hoạt động

Dự toán ngân sách giúp cho các nhà quản lý thực hiện chức năng quản trị của

họ Dự toán ngân sách gắn liền với các công việc của nhà quản trị từ lập kế hoạch,

tổ chức điều hành, kiểm tra và ra quyết định Vì vậy, hoàn thiện dự toán ngân sách luôn là việc làm cần thiết để công cụ này mang lại lợi ích nhiều hơn, khắc phục được các khuyết điểm để tạo ra được một hệ thống dự toán mới tốt hơn

Đối với Nhà máy Đạm Phú Mỹ là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí – Công ty cổ phần là một trong những doanh nghiệp sản xuất phân bón lớn nhất Việt Nam hiện nay thì việc lập dự toán ngân sách càng có ý nghĩa Dự toán ngân sách giúp cho Nhà máy định hướng được những hoạt động cơ bản trong năm kế hoạch, chủ động và phát huy các nguồn lực tài chính để hoàn thành nhiệm vụ được giao; phát huy các nguồn lực và khả năng của Nhà máy, đồng thời đề ra phương hướng sử dụng nguồn tài chính một cách hiệu quả và tiết kiệm; sẵn sàng đối phó kịp thời với mọi tình huống đột xuất trong tương lai, hạn chế được những khó khăn về tổng kinh phí hoạt động

Song, hiện nay công tác dự toán ngân sách của Nhà máy còn nhiều hạn chế, hệ thống báo cáo dự toán ngân sách chưa phản ánh đúng tiềm năng thực tế của Nhà máy cũng như chưa phát huy được vai trò, công dụng và gây lãng phí cho đơn vị Trong khi đó, để hoàn thành nhiệm vụ của Tổng công ty giao phó và để có chỗ đứng trên thị trường đòi hỏi Nhà máy phải không ngừng đổi mới cũng như nâng cao trình độ quản lý, trong đó những yếu kém, bất cập về công tác dự toán ngân sách cần sớm được khắc phục

Từ việc nhận thức sự cần thiết của công tác lập dự toán ngân sách tại Nhà máy

trong giai đoạn hiện nay, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Tổng công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí – Công ty cổ phần – Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú Mỹ” với mong muốn giúp Nhà máy xây dựng hệ thống báo cáo

dự toán ngân sách phù hợp với tình hình thực tiễn, phản ánh đúng tiềm năng, đảm

bảo cho các báo cáo dự toán thực sự là công cụ hữu ích cho việc quản lý điều hành hiệu quả

2 Tổng quan về các công trình nghiên cứu trước đây

Cho đến nay đã có nhiều tác giả nghiên cứu về công tác lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp sản xuất Tác giả đã tìm hiểu được một số đề tài cụ thể như sau:

- Tác giả Nguyễn Thị Thu Hiền (2005), Nghiên cứu hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty 32, luận văn Thạc sĩ, Đại học kinh tế TP.Hồ Chí Minh, nghiên cứu

về thực trạng lập dự toán ngân sách tại Công ty 32 Nhìn chung, tác giả cho rằng công ty 32 đã có lập dự toán ngân sách Tuy nhiên, các báo cáo dự toán còn tồn tại nhiều hạn chế Công tác lập dự toán chưa hợp lý, dự toán tiêu thụ lại được lập sau

dự toán chi phí cho nên báo cáo dự toán không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của công ty Kỳ dự toán 1 năm là quá dài sẽ khó phù hợp với thực tế Sau khi nhìn thấy những hạn chế, tác giả đã đề xuất xây dựng lại quy trình lập dự toán ngân sách và

mô hình dự toán ngân sách Cũng như xây dựng lại các báo cáo dự toán bao gồm:

dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nhân công trực tiếp sản xuất, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán giá thành, dự toán tồn kho, dự toán đầu tư, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán báo cáo kết

quả hoạt động kinh doanh, dự toán tiền, dự toán bảng cân đối kế toán

- Tác giả Nguyễn Ý Nguyên Hân (2008), Nghiên cứu hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty phân bón Miền Nam, luận văn thạc sĩ, Đại học kinh tế TP Hồ Chí

Minh, nghiên cứu về thực trạng lập dự toán ngân sách tại Công ty phân bón Miền Nam.Theo đó, tác giả cho rằng công ty chưa chú trọng đến việc lập dự toán ngân sách của đơn vị, các mẫu báo cáo dự toán của doanh nghiệp còn rờm rà mang tính chất tổng quát chưa thực sự giúp ích cho công tác quản lý tại đơn vị vì còn tồn tại nhiều hạn chế.Vì vậy, tác giả đã đề xuất ý kiến xây dựng lại các báo cáo dự toán

ngân sách cụ thể và phù hợp hơn cho doanh nghiệp

- Tác giả Nguyễn Trí Minh (2013), Nghiên cứu hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần sữa Việt Nam, luận văn thạc sĩ, Đại học kinh tế TP Hồ Chí

Minh, nghiên cứu về thực trạng lập dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần sữa Việt Nam Từ việc phân tích, tác giả đã chỉ ra một số điểm còn tồn tại và đề xuất doanh

nghiệp cần hoàn thiện hơn mô hình lập dự toán, quy trình lập dự toán, và việc lập

dự toán (dự toán tiêu thụ, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, giá thành, dự toán thu tiền) nhằm giúp doanh nghiệp hoàn thiện công tác lập dự toán tại đơn vị

- Tác giả Phan Anh Tuấn (2013), Nghiên cứu hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Posvina, luận văn thạc sĩ, Đại học kinh tế TP Hồ Chí

Minh Luận văn gồm 5 chương, tác giả đánh giá thực trạng về công tác lập dự toán của công ty ở chương thứ 2 Trong chương này, tác giả trình bày lại những báo cáo

dự toán mà công ty đã lập Song theo tác giả, những báo cáo dự toán này còn phức tạp gây khó hiểu cho việc đọc các báo cáo Do đó, tác giả đã đưa ra giải pháp để hoàn thiện về quy trình lập dự toán, mô hình lập dự toán, hoàn thiện các báo cáo dự toán bao gồm: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán giá thành sản phẩm, dự toán tồn kho thành phẩm, dự toán đầu tư TSCĐ, dự toán lãi vay, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Đóng góp mới của đề tài là đề xuất lập dự toán các khoản phải nộp ngân sách

- Tác giả Lê Vũ Hà (2015), Nghiên cứu hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Đăng Long, luận văn thạc sĩ, Đại học Lạc Hồng Đồng

Nai, nghiên cứu về thực trạng lập dự toán ngân sách tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Đăng Long Tác giả nhận thấy doanh nghiệp này mới chỉ lập được hai mẫu dự toán: dự toán tiêu thụ và dự toán sản xuất Việc dự báo số lượng tiêu thụ được thực hiện bằng việc đưa vào số liệu năm trước và áp mức tăng trưởng trung bình đơn giản của tổng doanh số quá khứ vào cho tất cả các sản phẩm; đồng thời giá bán được đưa ra vào tháng 12 của năm chưa ước tính được mức lạm phát Do đó, tác giả

đã đề xuất ý kiến hoàn thiện lại dự toán tiêu thụ vì theo tác giả đây là dự toán đầu tiên và quan trọng nhất nên cần phải thực hiện một cách chính xác Tác giả cũng đề xuất xây dựng mới các báo cáo dự toán sau: dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ, dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền mặt, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán Đóng góp mới của đề tài là đã đề xuất giải pháp để hoàn thiện công tác lập dự

toán cho doanh nghiệp sản xuất ngành gỗ, là cơ sở để cho các doanh nghiệp sản xuất gỗ có thể dựa vào đó tham khảo thực hiện việc lập dự toán của đơn vị được hiệu quả hơn

Nhìn chung, các nghiên cứu trước đây đều đã trình bày được tổng quan về dự toán ngân sách, từ đó làm cơ sở để phân tích thực trạng và đề ra các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện về công tác lập dự toán tại các doanh nghiệp cụ thể theo phạm

vị nghiên cứu của các đề tài Tuy nhiên, các đề tài nhìn chung đều chưa có tính thuyết phục cao Bởi vì, tác giả chưa tiến hành khảo sát tình hình thực tế về công tác lập dự toán ngân sách tại đơn vị Từ đó, làm cơ sở để đưa ra những giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách tại đơn vị mình thực hiện

Đề tài của tác giả Nguyễn Ý Nguyên Hân đã nghiên cứu về công tác lập dự toán cho các doanh nghiệp nói chung và cho ngành phân bón nói riêng Các doanh nghiệp ngành phân bón muốn hoạt động tốt thì nhất thiết phải xây dựng hệ thống dự toán ngân sách hữu hiệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, phù hợp với xu thế phát triển và hội nhập quốc tế

Từ đó, trên cơ sở lý luận về dự toán ngân sách, tham khảo những đề tài, bài báo có liên quan, và tình hình hoạt động thực tế tại các doanh nghiệp ngành phân bón nói chung và Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí – Công ty cổ phần – Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú Mỹ nói riêng, tác giả đã nghiên cứu thực hiện đề tài

“Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Tổng công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí – Công ty cổ phần – Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú Mỹ”

3 Mục tiêu của đề tài:

- Phân tích, đánh giá thực trạng về công tác dự toán ngân sách tại Tổng Công

ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí - Công ty cổ phần - Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú

Mỹ

- Đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập dự toán tại Tổng Công

ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí - Công ty cổ phần - Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú

Mỹ

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu:

Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu các vấn đề về dự toán ngân sách và chủ yếu nghiên cứu công tác lập dự toán ngắn hạn tại Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí - Công ty cổ phần - Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú Mỹ

- Phạm vi nghiên cứu:

Luận văn được thực hiện nghiên cứu tại Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí - Công ty cổ phần - Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú Mỹ và số liệu phục vụ cho việc phân tích nghiên cứu luận văn là số liệu năm 2015

5 Phương pháp nghiên cứu:

Đề tài nghiên cứu trên cơ sở phương pháp định tính bao gồm các phương pháp sau:

- Phương pháp quan sát: Quan sát các mẫu biểu, chứng từ

- Phương pháp so sánh: So sánh giữa số liệu dự toán năm trước với số liệu dự toán năm nay, từ đó thấy được chỉ tiêu dự toán năm nay tăng hay giảm so với năm trước để có biện pháp chủ động trong sản xuất

- Phương pháp phân tích: phân tích thực trạng công tác lập dự toán ngân sách của Nhà máy, nhận xét những ưu điểm và hạn chế

- Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp các dữ liệu đã phân tích từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện về công tác lập dự toán tại Nhà máy

Đồng thời kết hợp với phương pháp định lượng, cụ thể là sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: Phỏng vấn Trưởng phòng kế toán, các

kế toán viên phụ trách, Trưởng hoặc phó phòng ở các phòng ban, phân xưởng

- Phương pháp thống kê: Thống kê mô tả, khảo sát số liệu thông qua bản câu hỏi khảo sát

6 Đóng góp mới của đề tài

Đề tài góp phần vào việc xây dựng hệ thống dự toán ngân sách của Tổng công

ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí - Công ty cổ phần - Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú

Mỹ một cách khoa học và sát với thực tiễn hơn, phản ánh đúng nhu cầu của các bộ phận trong Nhà máy Đạm Phú Mỹ

Góp phần huy động các bộ phận của Nhà máy Đạm Phú Mỹ cùng tham gia tích cực vào việc thực hiện mục tiêu chung của Nhà máy

Giúp Nhà máy Đạm Phú Mỹ có thể quản lý tài chính một cách tốt nhất, thiết lập căn cứ đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Nhà máy

7 Kết cấu của đề tài:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu của luận văn gồm 3 chương:

- Chương 1: Tổng quan về dự toán ngân sách

- Chương 2: Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí - Công ty cổ phần - Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú Mỹ

- Chương 3: Những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách tại Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí - Công ty cổ phần - Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú Mỹ

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

1.1 Khái quát chung về dự toán ngân sách

1.1.1 Khái niệm về dự toán ngân sách

Dự toán ngân sách là những tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần đạt được trong kỳ hoạt động, đồng thời chỉ

rõ cách thức, biện pháp huy động các nguồn lực để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ

đó Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều dự toán như: dự toán tiêu thụ,

dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán vốn đầu tư, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán (Huỳnh Đức Lộng, 2015)

1.1.2 Phân loại dự toán ngân sách

1.1.2.1 Phân loại theo chức năng

 Dự toán hoạt động

Dự toán hoạt động là dự toán liên quan đến hoạt động chính, cơ bản và cụ thể của doanh nghiệp Ví dụ: dự toán tiêu thụ nhằm dự kiến tình hình tiêu thụ, dự toán sản xuất nhằm dự kiến sản lượng sản xuất, dự toán mua hàng nhằm dự toán khối lượng hàng cần thiết mua vào… (Huỳnh Đức Lộng, 2015)

 Dự toán tài chính

Dự toán tài chính là các dự toán liên quan đến tiền tệ, vốn đầu tư như dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán tiền… (Huỳnh Đức Lộng, 2015)

1.1.2.2 Phân loại theo phương pháp lập

 Dự toán ngân sách linh hoạt

Dự toán ngân sách linh hoạt là dự toán ước tính chi phí, doanh thu, lợi nhuận tại nhiều mức độ hoạt động khác nhau, thông thường dự toán linh hoạt được lập ở 3 mức độ hoạt động cơ bản là: mức độ hoạt động bình thường, mức độ hoạt động khả quan nhất, mức độ bất lợi nhất (Huỳnh Đức Lộng, 2015)

 Dự toán ngân sách cố định

Dự toán ngân sách cố định là dự toán ước tính chi phí, doanh thu, lợi nhuận tạo một mức độ hoạt động, thông thường dự toán cố định được lập tại mức độ hoạt động tối ưu (Huỳnh Đức Lộng, 2015)

1.1.2.3 Phân loại theo mức độ phân tích

 Dự toán gốc

Dự toán gốc là loại dự toán khi lập phải gạt bỏ hết những số liệu dự toán đã tồn tại trong quá khứ và xem các nghiệp vụ kinh doanh như mới bắt đầu Dự toán được lập dựa trên xem xét khả năng thu nhập, những khoản chi phí phát sinh và khả năng thực hiện lợi nhuận của doanh nghiệp để lập các báo cáo dự toán Các báo cáo

dự toán này sẽ không phụ thuộc vào số liệu của các báo cáo dự toán cũ Dự toán từ gốc không theo khuôn mẫu các báo cáo dự toán cũ, vì thế nó đòi hỏi nhà quản lý các cấp phải phát huy tính chủ động, sáng tạo và tuỳ thuộc vào tình hình thực tế của doanh nghiệp để lập dự toán Lập dự toán theo phương pháp này có ưu điểm là không lệ thuộc vào số liệu dự toán của các năm trước nên có thể tránh được các khuyết điểm của dự toán ngân sách ở các năm trước Ngoài ra, dự toán theo phương pháp này còn có thể phát huy tính chủ động, khả năng sáng tạo của bộ phận lập dự toán Tuy nhiên, phương pháp này cũng có nhược điểm là tất cả mọi hoạt động, nghiên cứu đều phải bắt đầu từ đầu nên khối lượng công việc phải thực hiện nhiều, thời gian lập dự toán dài, kinh phí cao và cũng không thể đảm bảo chắc chắn rằng

số liệu dự toán là chính xác và không sai sót (Huỳnh Đức Lộng, 2015)

 Dự toán cuốn chiếu

Dự toán cuốn chiếu hay còn gọi là dự toán nối mạch Theo phương pháp này thì

bộ phận lập dự toán sẽ dựa vào các báo cáo dự toán cũ của doanh nghiệp và điều chỉnh theo những thay đổi trong thực tế để lập các báo cáo dự toán mới.Dự toán cuốn chiếu thường được lập cho một năm tài chính và chia thành những kế hoạch quý hay tháng Trong trường hợp có sự thay đổi mức độ hoạt động hoặc có sự chênh lệch giữa báo cáo dự toán ngân sách cũ và số liệu thực tế thì sẽ tiến hành điều chỉnh hoặc sửa đổi dự toán cũ cho phù hợp với tình hình thực tế rồi mới dùng làm

cơ sở cho việc lập dự toán tháng tiếp theo Lập dự toán theo phương pháp này có ưu điểm là các báo cáo dự toán được soạn thảo, theo dõi và cập nhật một cách liên tục

Dự toán cuốn chiếu giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp có thể kế hoạch hóa liên tục các hoạt động kinh doanh của năm mới mà không phải đợi đến khi kết thúc việc thực hiện dự toán năm cũ mới có thể lập dự toán ngân sách cho năm mới Nhược điểm của phương pháp này là quá trình lập dự toán ngân sách phụ thuộc quá nhiều vào các báo cáo dự toán cũ dẫn đến không phát huy được tính chủ động sáng tạo của bộ phận lập dự toán (Huỳnh Đức Lộng, 2015)

1.1.3 Mục đích, chức năng và lợi ích của việc lập dự toán ngân sách

1.1.3.1 Mục đích

Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu của doanh nghiệp bằng số liệu

Dự toán ngân sách cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp toàn bộ thông tin

về kế hoạch sản xuất kinh doanh trong từng thời gian cụ thể và cả quá trình sản xuất kinh doanh

Dự toán ngân sách là căn cứ để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ Trên cơ sở đó đề ra các giải pháp để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ theo đúng tiến độ

Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp và đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận, từng cá nhân trong tổ chức

Dự toán ngân sách là căn cứ để khai thác các khả năng tiềm tàng về nguồn lực nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh

 Chức năng kiểm soát

Vai trò này của dự toán ngân sách thể hiện ở việc dự toán ngân sách được xem

là cơ sở, là thước đo chuẩn để so sánh, đối chiếu với số liệu thực tế đạt được của công ty thông qua các báo cáo kế toán quản trị Thông tin trên dự toán ngân sách là

cơ sở để kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện hoạch (Huỳnh Đức Lộng, 2015)

 Chức năng kiểm soát và điều hành

Vai trò này của dự toán ngân sách thể hiện ở việc huy động và phân phối các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp, thể hiện ở dự toán ngân sách

là văn bản cụ thể, súc tích truyền đạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến các nhà quản lý các bộ phận, phòng ban (Huỳnh Đức Lộng, 2015) Ngoài ra, dự toán ngân sách còn có vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định về phân bổ nguồn lực, trong bố trí nhân sự thông qua việc đánh giá trách nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu mà dự toán đề ra

1.1.3.3 Lợi ích của việc lập dự toán

- Cung cấp cho các nhà quản trị phương tiện thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch của doanh nghiệp

- Giúp truyền đạt kế hoạch, mục tiêu, chiến lược của nhà quản trị đến tất cả các bộ phận trong tổ chức

- Làm cho các mục tiêu và cách thức để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp được biểu hiện một cách rõ ràng Vì vậy, dự toán giúp cho việc quản lý trở nên thuận lợi hơn trong việc hướng hoạt động kinh doanh theo mục tiêu đã định

- Khuyến khích việc lập kế hoạch, liên kết, đánh giá kết quả thực hiện của các

bộ phận trong doanh nghiệp

- Giúp cải thiện các mối liên kết và truyền thông Tuy nhiên, điều này có thể

dễ dàng nhận thấy trên lý thuyết nhưng thực tế thì phải mất rất nhiều công sức và trí lực mới có thể đạt được

- Giúp ích rất nhiều cho các nhà quản lý, nhưng chính bản thân của dự toán cũng cần sự trợ giúp từ phía các nhà quản lý Các nhà quản lý cấp cao nên hiểu điều

đó và có những biện pháp hỗ trợ từ mọi khía cạnh để dự toán đạt hiệu quả cao hơn Quản lý dự toán không phải là một công việc cứng nhắc mà đòi hỏi sự linh hoạt

1.2 Mô hình, quy trình, trình tự và phương pháp lập dự toán ngân sách

1.2.1 Mô hình lập dự toán ngân sách

1.2.1.1 Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống

Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống là mô hình mà các chỉ tiêu dự toán được định ra từ ban quản lý cấp cao của tổ chức và sau đó sẽ truyền xuống cho quản

lý cấp trung gian Sau đó quản lý cấp trung gian xem xét sẽ chuyển xuống cho quản

lý cấp cơ sở (Huỳnh Đức Lộng, 2015)

 Nhận xét mô hình 1:

Lập dự toán theo mô hình này mang nặng tính áp đặt từ nhà quản lý cấp cao xuống các bộ phận, không gắn với năng lực thực tế của bộ phận trong doanh nghiệp Khi lập dự toán ngân sách theo mô hình này đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm nhìn tổng quát, toàn diện về mọi mặt của doanh nghiệp và nhà quản lý cấp cao phải nắm vững chặt chẽ chi tiết hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp cả về mặt định tính và định lượng, điều này chỉ phù hợp với doanh nghiệp có qui mô nhỏ, có ít sự phân cấp quản lý

1.2.1.2 Mô hình thông tin phản hồi

Theo mô hình này thì việc lập dự toán được thực hiện theo quy trình sau: Các chỉ tiêu dự toán đầu tiên được ước tính từ ban quản lý cấp cao nhất, dự toán lúc này mang tính dự thảo và được truyền xuống cho các cấp quản lý trung gian Trên cơ sở

đó, các đơn vị quản lý trung gian sẽ phân bổ xuống các đơn vị cấp cơ sở Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được và những chỉ tiêu dự toán cần giảm bớt hoặc tăng lên Sau đó, bộ phận quản lý cấp cơ sở bảo vệ

dự toán của mình trước bộ phận quản lý cấp trung gian

Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các

bộ phận cấp cơ sở sẽ xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được của bộ phận mình và tiến hành trình bày và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao

Bộ phận quản lý cấp cao, trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ hoạt động của

tổ chức, sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của bộ phận quản lý trung gian

và lập dự toán cho toàn bộ doanh nghiệp (Huỳnh Đức Lộng, 2015)

 Nhận xét mô hình 2:

Lập dự toán theo mô hình này sẽ thu hút được trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán, vì vậy dự toán sẽ có tính chính xác, độ tin cậy và tính khả thi sẽ cao Tuy nhiên, nếu lập dự toán theo mô hình này

sẽ phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc thông tin dự thảo, phản hồi, xét duyệt

và chấp thuận

1.2.1.3 Mô hình thông tin từ dưới lên

Dự toán theo mô hình này được lập từ cấp quản lý thấp nhất đến quản lý cấp cao nhất Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng và điều kiện của cấp mình để lập dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp trung gian Quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu của cấp cơ sở và trình lên quản lý cấp cao Quản lý cấp cao sẽ tổng hợp số liệu của quản lý cấp trung gian và kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện

về toàn bộ doanh nghiệp, từ đó lập dự toán của doanh nghiệp (Huỳnh Đức Lộng, 2015)

 Nhận xét mô hình 3:

Lập dự toán theo mô hình này rất thoáng, hầu hết mọi chỉ tiêu đều được đưa ra bởi những bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện dự toán Người trực tiếp thực hiện các hoạt động hàng ngày tại doanh nghiệp tham gia vào việc lập dự toán nên số liệu thường phù hợp và rất thực tế Do thực hiện những mục tiêu kế hoạch mà chính mình đã đề ra hầu hết mọi người đều cảm thấy thoải mái nên làm cho dự toán có tính khả thi cao và dễ hướng mọi người trong doanh nghiệp theo mục tiêu chung của tổ chức Việc để cho các bộ phận tự đề ra các chỉ tiêu dự toán của bộ phận mình

sẽ phát huy tích cực tính tự giác của các thành viên trong từng bộ phận, nó buộc mọi người trong doanh nghiệp phấn đấu đạt được kế hoạch do chính mình đề ra Nếu trong quá trình thực hiện dự toán các bộ phận không đạt được các chỉ tiêu dự toán như trong kế hoạch do chính họ đề ra thì buộc họ phải tự xem xét kiểm tra và không thể đổ lỗi cho nhau Có thể thấy lập dự toán theo mô hình này phát huy tích cực vai trò kiểm tra của dự toán Lập dự toán theo mô hình này không tốn nhiều thời gian và chi phí nhưng khá hiệu quả Mô hình này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp lớn, các tập đoàn có sự phân cấp quản lý cao

Tuy nhiên, nhược điểm của mô hình này là việc để cho các bộ phận tự đề ra các chỉ tiêu dự toán nên có thể xảy ra tình trạng các bộ phận tự đưa ra những chỉ tiêu dự toán thấp hơn năng lực thực sự có thể thực hiện được để dễ dàng đạt được các chỉ tiêu dự toán Lúc này dự toán không những không phát huy được tính tích cực mà còn làm trì trệ các hoạt động sản xuất kinh doanh, làm lãng phí tài nguyên, năng lực và triệt tiêu hết năng lực tiềm tàng của doanh nghiệp

1.2.2 Quy trình lập dự toán ngân sách

Quy trình lập dự toán ngân sách được thực hiện qua 3 giai đoạn sau:

 Giai đoạn chuẩn bị:

Việc đầu tiên phải làm trong quá trình dự toán ngân sách là làm sáng tỏ mục tiêu của doanh nghiệp Dự toán ngân sách phải lấy chiến lược và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp làm nền tảng Sau khi xác định rõ ràng mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, sẽ xây dựng một mẫu dự toán ngân sách chuẩn Điều này giúp cho nhà quản lý cấp cao dễ phối hợp với các dự toán ngân sách của các bộ phận trong doanh nghiệp, cho phép so sánh, kết nối giữa các nội dung một cách dễ dàng Khi mọi vấn đề đã được chuẩn bị đầy đủ cho việc lập dự toán ngân sách thì trước khi soạn thảo hãy xem xét lại hệ thống để đảm bảo rằng ngân sách sẽ cug cấp thông tin chính xác và phù hợp Ngoài ra, phân công công việc và bố trí nhân lực là công tác quan trọng trong giai đoạn chuẩn bị của quy trình lập dự toán ngân sách trong doanh nghiệp

 Giai đoạn soạn thảo:

Sau giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn soạn thảo dự toán ngân sách Để lập dự toán ngân sách, doanh nghiệp phải thu thập thông tin, ước lượng số liệu về thu nhập

và chi tiêu, tập hợp tất cả trong một tài liệu tổng thể thống nhất Trước hết, những

cá nhân có liên quan trong việc lập dự toán ngân sách phải tập hợp toàn bộ thông tin

về các nguồn lực sẵn có trong doanh nghiệp, các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp tác động đến công tác dự toán ngân sách đồng thời ước tính đến thu, chi,… trên cơ sở đó soạn theo các báo cáo dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu, dự toán tiền mặt, dự toán Bảng cân đối kế toán, dự toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh,…

 Giai đoạn theo dõi:

Việc lập dự toán ngân sách tại doanh nghiệp phải được lập liên tục từ năm này sang năm khác, từ tháng này sang tháng khác Vì vậy, sau mỗi kỳ dự toán ngân sách cần phải thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình dự toán, từ đó xem xét lại các số liệu, cơ sở lập dự toán ngân sách và điều chỉnh khi cần thiết để rút kinh nghiệm cho lần lập dự toán ngân sách kế tiếp

1.2.3 Trình tự lập dự toán ngân sách

Dự toán tiêu thụ sản phẩm là quan trọng nhất, nó chi phối toàn bộ hệ thống dự toán ngân sách của doanh nghiệp Dự toán tiêu thụ sản phẩm sẽ cho thấy doanh thu

dự kiến trong kỳ dự toán Khi dự toán tiêu thụ sản phẩm được lập một cách cẩn thận

và phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, thì đó chính là chìa khóa của toàn bộ quá trình lập dự toán ngân sách của doanh nghiệp

Trình tự lập dự toán ngân sách, dự toán tiêu thụ đóng vai trò cốt lõi trong công tác lập dự toán ngân sách của doanh nghiệp Từ dự toán tiêu thụ trong kỳ và thông tin hàng tồn kho đầu kỳ dự toán, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập dự toán sản xuất Xuất phát từ dự toán sản xuất trong kỳ dự toán, doanh nghiệp sẽ lập được báo cáo

dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp và

dự toán chi phí sản xuất chung Ngoài ra, từ dự toán tiêu thụ kết hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp trong tương lai, doanh nghiệp sẽ lập được báo cáo dự toán chi phí bán hàng và dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp Từ các nhu cầu sử dụng tiền trong doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ lập được báo cáo tiền Cuối cùng, doanh nghiệp sẽ lập được báo cáo dự toán tài chính bao gồm: dự toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; dự toán Bảng cân đối kế toán và dự toán Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Cụ thể như sau:

1.2.3.1 Dự toán tiêu thụ:

Dự toán tiêu thụ là khởi đầu cho tất cả các dự toán, nó có tác dụng xác định tiềm lực tiêu thụ của doanh nghiệp, từ đó làm cơ sở cho việc lập các dự toán mua hàng, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, dự kiến được số tiền sẽ thu được từ quá trình tiêu thụ sản phẩm

Dự toán tiêu thụ được lập trên cơ sở dự báo sản phẩm tiêu thụ, số lượng sản phẩm tiêu thụ của các kỳ trước và xu hướng biến động của nó, các đơn đặt hàng chưa được thực hiện, chính sách giá trong tương lai, chiến lược tiếp thị để mở rộng thị trường, hoạt động nghiên cứu và phát triển, sự cạnh tranh Tình hình kinh tế của ngành mà doanh nghiệp đó đang hoạt động, những yếu tố khác: những sự kiện chính trị, sự thay đổi về môi trường pháp lý, sự thay đổi về khoa học công nghệ,…

1.2.3.2 Dự toán sản xuất

Dự toán sản xuất được lập trên cơ sở dự toán tiêu thụ sản phẩm trong kỳ dự toán, bao gồm số lượng sản phẩm sản xuất ra phải đủ để thỏa mãn cho nhu cầu của tiêu thụ và yêu cầu tồn kho cuối kỳ dự toán

Nhà quản trị cần thiết phải dự kiến cả số lượng sản xuất ra trong kỳ và cả số lượng sản phẩm tồn kho cuối kỳ dự toán Nếu số lượng tồn kho được tính quá nhiều thì có thể gây ra việc ứ đọng vốn và tốn kém chi phí để tồn trữ hàng tồn kho đó, Còn nếu số lượng sản phẩm tồn kho được tính quá ít thì sẽ ảnh hưởng đến việc tiêu thụ và sản xuất của kỳ sau

1.2.3.3 Dự toán mua hàng

Dự toán mua hàng phản ánh giá trị của hàng hóa mua vào

- Giá trị của hàng hóa mua vào bằng khối lượng hàng hóa mua vào nhân với đơn giá

- Mà: Khối lượng hàng hóa mua vào bằng khối lượng hàng hóa tồn kho cuối kỳ cộng với khối lượng hàng hóa tiêu thụ trừ khối lượng hàng hóa tồn kho đầu

kỳ

Dự toán mua hàng phản ánh lịch trình chi tiền mua hàng hóa trong doanh nghiệp

1.2.3.4 Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp được lập trên cơ sở dự toán sản xuất sản phẩm trong kỳ dự toán, bao gồm số lượng sản phẩm sản xuất ra phải đủ để thỏa mãn cho yêu cầu của tiêu thụ và yêu cầu tồn kho cuối kỳ dự toán

Chúng ta sẽ tiến hành xác định định mức trong sản xuất bao gồm định mức lượng và định mức giá Định mức lượng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm phản ánh lượng nguyên vật liệu tiêu hao cho đơn vị sản phẩm và những hao hụt

định mức không thể tránh được Định mức giá cho một đơn vị nguyên vật liệu phải bao gồm giá mua nguyên vật liệu cộng các chi phí mua và phải trừ chiết khấu được hưởng (chỉ tính số tiền thực trả cho nhà cung cấp)

- Khối lượng nguyên vật liệu cần mua bằng khối lượng nguyên vật liệu cần cho sản xuất cộng với khối lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trừ khối lượng nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ

- Khối lượng nguyên vật liệu cần cho sản xuất bằng số lượng sản phẩm sản xuất nhân với mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một sản phẩm

- Trị giá mua nguyên vật liệu bằng khối lượng nguyên vật liệu cần mua nhân với đơn giá mua nguyên vật liệu

Dự toán chi phí nguyên vật liệu thường đi kèm với bảng tính toán số tiền dự kiến chi ra cho việc mua nguyên vật liệu

1.2.3.5 Dự toán chi phí nhân công:

Dự toán chi phí nhân công được lập trên cơ sở dự toán sản xuất Dự toán chi phí nhân công sẽ được soạn thảo để tính ra tổng lượng thời gian lao động cần thiết cho quá trình sản xuất ra số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ dự toán dựa trên báo cáo dự toán sản xuất Nhà quản trị cần biết trước nhu cầu lao động trong cả năm

để có thể dự toán điều chỉnh lực lượng lao động phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ dự toán

Nhà quản trị cần xây dựng định mức thời gian lao động để sản xuất ra một đơn

vị sản phẩm và định mức đơn giá cho một đơn vị giờ công lao động Định mức thời gian lao động chính là tổng cộng định mức thời gian của tất cả các hoạt động trong quá trình sản xuất để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm thường được xác định bằng phương pháp bấm giờ Định mức đơn giá cho một đơn vị thời gian lao động bao gồm các khoản: mức lương cơ bản cho một giờ; các khoản phụ cấp lương và các khoản trích theo lương tính bình quân cho toàn bộ công nhân trực tiếp tham gia sản xuất sản phẩm đó

- Chi phí nhân công bằng định mức thời gian lao động nhân với đơn giá cho một đơn vị thời gian lao động

Dự toán chi phí nhân công thường đi kèm với bảng tính toán số tiền dự kiến chi

ra cho việc trả lương lao động trong kỳ

1.2.3.6 Dự toán chi phí sản xuất chung:

Dự toán chi phí sản xuất chung sẽ cho thấy toàn bộ chi phí còn lại ngoài chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công liên quan trực tiếp đến số lượng sản phẩm được sản xuất ra trong kỳ dự toán Các khoản chi phí sản xuất chung được chia thành biến phí và định phí Đối với biến phí sản xuất chung phải tính đơn giá phân

bổ biến phí sản xuất chung và định mức thời gian cho một đơn vị sản phẩm Đối với định phí sản xuất chung phải được ước tính theo tổng định phí sản xuất chung trong

kỳ dự toán, có thể được tính toán theo kỳ trước và điều chỉnh cho phù hợp với kỳ này

- Đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung bằng tổng biến phí sản xuất chung chia cho tổng số giờ máy hoặc (tổng số giờ lao động trực tiếp)

- Biến phí sản xuất chung bằng tổng số giờ máy (hoặc tổng số giờ lao động trực tiếp) trong kỳ dự toán nhân với đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung

Khi tính lượng tiền chi cho chi phí sản xuất chung để làm cơ sở cho báo cáo

dự toán tiền thì cần loại bỏ các khoản chi phí sản xuất nhưng không được chi bằng tiền như là: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí các khoản trích trước…

1.2.3.7 Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ

Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ phản ánh 2 nội dung chính là:

- Phản ánh giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm: giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm bằng chi phí nguyên liệu trực tiếp cộng với chi phí nhân công trực tiếp cộng với chi phí sản xuất chung

- Phản ánh giá trị của thành phẩm tồn kho cuối kỳ: giá trị của thành phẩm tồn kho cuối kỳ bằng khối lượng thành phẩm tồn kho cuối kỳ nhân với giá thành sản xuất đơn vị

1.2.3.8 Dự toán chi phí bán hàng và Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp:

Dự toán chi phí bán hàng và Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp giúp nhà quản trị ước tính được khoản mục chi phí ngoài sản xuất phát sinh trong kỳ dự toán Dựa trên dự toán tiêu thụ sản phẩm trong kỳ dự toán cũng như nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ phát sinh trong kỳ dự toán Dự toán có thể được lập từ nhiều dự toán nhỏ hơn hoặc các

dự toán của từng cá nhân do những người có trách nhiệm trong khâu bán hàng và quản lý lập ra

Khi tính chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được chi trả bằng tiền để phục vụ cho việc lập dự toán thì cần loại trừ khoản chi phí khấu hao trong chi phí bán hàng ra

dự toán và việc phân bổ các khoản chi phí sản xuất chung liên quan đến việc sản xuất sản phẩm trong kỳ dự toán sẽ được phân bổ theo tiêu thức phù hợp nhằm tính đúng và tính đủ chi phí liên quan đến sản xuất

- Giá vốn hàng bán bằng trị giá thành phẩm tồn kho đầu kỳ cộng với trị giá thành phẩm nhập kho trừ trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ

- Trị giá thành phẩm nhập kho bằng trị giá sản phẩm dở dang đầu kỳ cộng với tổng cho phí sản xuất phát sinh trong kỳ trừ trị giá sản phẩm dở dang cuối kỳ

- Tổng chi phí sản xuất phát sinh bằng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong kỳ cộng với chi phí nhân công trong kỳ cộng với chi phí sản suất chung trong

kỳ

1.2.3.10 Dự toán tiền

Dự toán tiền cho thấy được nhu cầu tiền trong hoạt động chi tiêu hàng ngày của doanh nghiệp từ đó có cơ sở cho việc huy động nguồn vốn cho doanh nghiệp Báo cáo dự toán các khoản nợ phải thu và nợ phải trả của doanh nghiệp trong kỳ dự toán

Dự toán tiền bao gồm 4 phần:

- Phần thu gồm số dư tiền đầu kỳ cộng với số tiền thu do bán hàng và các khoản thu khác bằng tiền trong kỳ

- Phần chi bằng tất cả các khoản chi tiền trong kỳ dự toán như là chi mua nguyên vật liệu, chi trả lương nhân công, các khoản chi bằng tiền liên quan đến chi

phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Ngoài ra, phần chi còn bao gồm cả các khoản chi khác trong kỳ như chi mua tài sản cố định, chi trả cổ tức…

- Phần cân đối thu chi là phần chênh lệch giữa phần thu và phần chi So sánh phần cân đối thu chi và nhu cầu tiền cuối kỳ, nếu thiếu hụt tiền thì doanh nghiệp phải đi vay, nếu thừa tiền thì doanh nghiệp nên trả bớt nợ vay hoặc đem đi đầu tư

- Phần vay phản ánh số tiền vay, trả nợ vay và trả lãi tiền vay trong kỳ dự toán

1.2.3.11 Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được soạn thảo từ các dự toán

bộ phận liên quan, tiến hành tổng hợp các chỉ tiêu doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí tài chính từ các báo cáo dự toán có liên quan, từ đó có được các chỉ tiêu lợi nhuận gộp, lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh Dự toán này sẽ cho thấy được lợi nhuận dự kiến sẽ có được trong

kỳ dự toán ngân sách nhằm đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả hay không trong kỳ tới

1.2.3.12 Dự toán bảng cân đối kế toán

Từ bảng cân đối kế toán cuối kỳ trước, chúng ta sẽ tiến hành tổng hợp các chỉ tiêu liên quan từ các báo cáo dự toán phát sinh trong kỳ dự toán để có được bảng cân đối kế toán phản ánh tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp tại cuối

kỳ dự toán Dự toán bảng cân đối kế toán giúp nhà quản trị xác định tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp tại thời điểm cuối kỳ dự toán

1.2.4 Phương pháp lập dự toán ngân sách

Có 4 phương pháp lập dự toán ngân sách là: phương pháp dự toán gia tăng, phương pháp dự toán từ số 0, phương pháp dự toán cuốn chiếu, phương pháp dự toán dựa trên hoạt động

1.2.4.1 Phương pháp dự toán gia tăng

Phương pháp dự toán gia tăng là một phương pháp dự toán truyền thống mà các mức dự toán được căn cứ trên kết quả các năm hiện hành cộng thêm một giá trị phản ánh mức tăngước tính hay lạm phát ước tính của năm tới

Phương pháp dự toán gia tăng thích hợp khi các mặt hoạt động năm hiện hành hiệu quả, hữu hiệu và kinh tế Phương pháp dự toán gia tăng có nguy cơ tiềm ẩn chất chứa các khoản chi tiêu lãng phí và không khuyến khích tính năng động, kéo dài các hoạt động không hiệu quả trước đây vì các mức chi phí hiếm khi được xem xét kỹ lưỡng

Do vậy, để loại trừ những điều không hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp dự toán khác Trong số các phương pháp dự toán này là phương pháp dự toán từ số 0

1.2.4.2 Phương pháp dự toán số 0

Nguyên tắc của phương pháp dự toán số 0 là dự toán cho từng trung tâm chi phí phải khởi sự từ số 0 Từng khoản mục chi phí đều được đánh giá toàn bộ trước khi được đưa vào bảng dự toán của năm tới

Phương pháp dự toán từ số 0 loại bỏ giả thiết cố hữu của phương pháp dự toán gia tăng, cho rằng các hoạt động của năm nay vẫn tiếp tục ở cùng mức độ hay cùng mức sản lượng trong năm tới, và cho rằng dự toán năm tới có thể dựa vào chi phí của năm nay cộng thêm một lượng giá trị nào đó để phản ánh sự phát triểnhay lạm phát

Tuy nhiên, trên thực tế, nhà quản trị không phải dự toán từ số 0 mà có thể bắt đầu ở các mức hoạt động và chi phí thấp hơn, tự hỏi điều gì sẽ xảy ra nếu một khía cạnh cụ thể nào đó của chi phí và hoạt động hiện nay được loại bỏ khỏi dự toán Với cách này, có thể xem xét cặn kẽ từng khía cạnh dự toán, từ đó có thể chọn lựa phương án tốt hơn

1.2.4.3 Phương pháp dự toán cuốn chiếu

Phương pháp dự toán cuốn chiếu (còn gọi là phương pháp dự toán liên tục) là các bảng dự toán được cập nhật thường xuyên bằng cách bổ sung thêm một kỳ mới (thí dụ, một tháng hay một quý) để thay thế kỳ vừa kết thúc

Bằng cách thu ngắn các kỳ lập dự toán, phương pháp lập dự toán cuốn chiếu xây dựng các chỉ tiêu và kế hoạch có tính hiện thực và chắc chắn hơn, nhất là đối với giá Thay vì lập dự toán định kỳ hàng năm cho cả năm dự toán, phương pháp dự toán cuốn chiếu lập dự toán cho từng quý, hoặc thậm chí cho từng tháng Mỗi bản

dự toán được lập cho 12 tháng sắp tới sao cho dự toán hiện hành có thể kéo dài

thêm một kỳ khi kỳ hiện hành kết thúc Do vậy dự toán lập theo phương pháp này

có tên gọi là dự toán cuốn chiếu

1.2.4.4 Phương pháp dự toán dựa trên hoạt động

Phương pháp dự toán dựa trên hoạt động chỉ là việc sử dụng các số liệu chi phí tính được theo phương pháp tính chi phí dựa trên hoạt động để làm căn cứ lập dự toán

Nói một cách đầy đủ thì phương pháp dự toán dựa trên hoạt động liên quan với quá trình xác định các hoạt động giải thích cho các con số tài chính ở từng chức năng và sử dụng mức hoạt động để quyết định nguồn lực phải được phân bổ bao nhiêu, hoạt động được quản lý tốt như thế nào và giải thích các biến động so với dự toán

1.3 Đặc điểm của hoạt động sản xuất phân bón ảnh hưởng đến việc lập dự toán ngân sách

 Tính mùa vụ:

Ở Việt Nam có 3 mùa chính: vụ Đông (vụ mùa – tháng 10), vụ Đông – Xuân (tháng 12 – tháng 1) và vụ Hè – Thu (tháng 5 – tháng 6) Trong đó vụ Đông Xuân là

vụ mùa chính trong năm, chiếm 40% diện tích thu hoạch, lượng phân bón sử dụng

trong mùa này luôn cao hơn hai mùa còn lại Tuy nhiên, kỳ dự toán của Nhà máy

thường kéo dài 1 năm, như vậy kỳ dự toán chưa phù hợp với các vụ mùa trong năm

 Giá nguyên liệu đầu vào:

Trước đây, các doanh nghiệp sản xuất phân bón được trợ cấp bởi chính phủ

dưới dạng mua giá nguyên liệu đầu vào với giá thấp hơn giá thị trường Tuy nhiên,

giá của những nguyên liệu này đang tăng lên mỗi năm theo đúng như lộ trình được đưa ra bởi thủ tướng chính phủ Đồng thời, hiện nay giá khí đang tăng cao Điều này làm tăng chi phí nguyên liệu đầu vào gây ảnh hưởng lớn đến việc lập dự toán chi phí nguyên vật liệu và dự toán giá thành sản xuất của Nhà máy

 Giá sản phẩm:

Hiện nay, giá phân bón trong nước đang có xu hướng giảm giá Nguyên nhân

là do giá phân bón thế giới giảm, lượng phân bón nhập khẩu tăng do Trung Quốc giảm thuế xuất khẩu, các doanh nghiệp sản xuất phân bón trong nước tăng công suất thiết kế như Đạm Hà Bắc, Đạm Ninh Bình, Đạm Cà Mau Điều này ảnh hưởng đến

lợi nhuận của các doanh nghiệp phân bón trong thời gian tới Vì vậy, Nhà máy cần lập dự toán giá thành sản phẩm phù hợp, cắt giảm chi phí đến mức thấp nhất để hạn chế việc gia tăng giá bán giúp sản phẩm của Nhà máy có thể cạnh tranh với các sản phẩm cùng loại

 Nguồn cung thị trường:

Cả nước có đến 500 doanh nghiệp sản xuất phân vô cơ và hàng nghìn doanh nghiệp kinh doanh phân hữu cơ, vi sinh Các doanh nghiệp sản xuất phân bón buộc phải giảm giá bán để duy trì thị phần nếu các doanh nghiệp này không tạo ra bất kỳ

sự khác biệt nào trong chất lượng cũng như dịch vụ cung cấp so với các đối thủ khác trên thị trường Cầu ổn định cùng với giá bán giảm khiến cho doanh thu bị sụt giảm Bên cạnh việc lập dự toán tiêu thụ hợp lý Nhà máy cũng cần lập các phương

án kinh doanh hiệu quả, tìm kiếm thị phần mới để đạt được lợi nhuận như mong muốn

 Chính sách nhà nước:

Trong những năm qua ngành phân bón được hưởng lợi khá nhiều từ những chính sách ưu đãi của chính phủ Tuy nhiên trong thời gian tới những chính sách này sẽ dần dần bị cắt bỏ Cụ thể: Nhà nước sẽ không hỗ trợ giá nguyên liệu đầu vào; Chính sách thuế mới được ban hành ngày 01/01/2015 quy định phân bón là mặt hàng không chịu thuế giá trị gia tăng nên không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào cho sản xuất và kinh doanh Quy định này làm tăng giá thành sản phẩm đồng thời làm giảm lợi nhuận Như vậy, doanh nghiệp cần lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh một cách cụ thể và ước tính chi phí chính xác để đạt được mục tiêu kinh doanh đã đặt ra

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Trong chương 1 của luận văn, tác giả đã trình bày khái niệm, phân loại, mục đích, chức năng và lợi ích của việc lập dự toán ngân sách Đồng thời, tác giả cũng trình bày về mô hình, quy trình, trình tự và phương pháp lập dự toán ngân sách đối với doanh nghiệp sản xuất Việc nghiên cứu cơ sở lý luận chung này là cơ sở cho việc nghiên cứu và phân tích thực trạng công tác lập dự toán tại Tổng công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí – Công ty cổ phần – Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú Mỹ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TỔNG CÔNG TY PHÂN BÓN VÀ HÓA CHẤT DẦU KHÍ – CÔNG TY CỔ

PHẦN – CHI NHÁNH NHÀ MÁY ĐẠM PHÚ MỸ 2.1 Giới thiệu chung về tình hình hoạt động của Nhà máy Đạm Phú Mỹ

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty Phân bón và Hóa chất dầu khí – Công ty cổ phần (PVFCCo)

Tổng công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí có tiền thân là công ty Phân đạm

và Hóa chất Dầu khí, là đơn vị thành viên hạch toán độc lập thuộc Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam

Công ty được thành lập theo quyết định số 02/2003/QĐ-VPCP ngày 28/03/2003 của văn phòng chính phủ Công ty bắt đầu đi vào hoạt động từ ngày 19/01/2004

Từ ngày 31/08/2007 Công ty Phân đạm và Hóa chất Dầu khí chính thức chuyển đổi trở thành Công ty Cổ phần Phân đạm và Hóa chất Dầu khí và vận hành theo mô hình công ty cổ phần

Ngày 05/11/2007 Công ty chính thức niêm yết 380.000.000 cổ phiếu trên thị trường chứng khoán, với mã chứng khoán DPM

Ngày 05/04/2008 Công ty Cổ phần Phân đạm và Hóa chất Dầu khí đã thống nhất chuyển công ty này thành Tổng công ty hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con

Ngày 15/05/2008, Công ty Phân đạm và Hóa chất Dầu khí chính thức chuyển đổi thành Tổng công ty Phân đạm và Hóa chất Dầu khí – Công ty cổ phần

 Thông tin chung về công ty

- Tên công ty: Tổng công ty Phân đạm và Hóa chất Dầu khí- Công ty cổ phần

- Tên tiếng anh: Petrovietnam fertilizer and chermicals corporation

- Tên viết tắt: PVFCCo

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của sở kế hoạch và đầ tư Thành phố

Hồ Chí Minh cấp ngày 15/05/2008

- Vốn điều lệ: 3.800.000.000.000 (ba ngàn tám trăm tỷ đồng)

- Sản xuất và kinh doanh điện

- Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật Ngoài ra, PVFCCo còn có hệ thống kho bãi trải dài từ Bắc đến Nam, đảm bảo đáp ứng nhu cầu về phân bón đúng thời điểm, vụ mùa

 Các đơn vị thành viên của Tổng Công Ty Phân Bón và Hóa Chất Dầu Khí (PVFCCo):

- Nhà Máy Đạm Phú Mỹ

- Chi Nhánh PVFCCo tại Thành phố HCM

- Chi Nhánh tại Campuchia

- Văn Phòng đại diện tại Myanmar

- CTCP Phân Bón và Hóa Chất Dầu Khí Miền Bắc

- CTCP Phân Bón và Hóa Chất Dầu Khí Miền Trung

- CTCP Phân Bón và Hóa Chất Dầu Khí Đông Nam Bộ

- CTCP Phân Bón và Hóa Chất Dầu Khí Tây Nam Bộ

- CTCP Quản lý và Phát triển nhà Dầu Khí Miền Nam

- CTCP Bao bì Đạm Phú Mỹ

 Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty

- Tiếp nhận và vận hành nhà máy sản xuất phân Đạm Phú Mỹ

- Tiếp nhận và vận hành nhà máy sản xuất phân Đạm Cà Mau

- Sản xuất, kinh doanh phân đạm, amoniac lỏng, khí công nghiệp, các sản phẩm hóa chất khác có liên quan

- Xuất nhập khẩu phân đạm, các nguyên liệu để sản xuất phân đạm và các sản phẩm hóa chất khác

- Thực hiện các dịch vụ kỹ thuật trong sản xuất, kinh doanh phân đạm và các sản phẩm hóa chất khác có liên quan

- Kinh doanh điện (bán điện dư từ nhà máy điện khí công suất 21MW thuộc nhà máy sản xuất phân Đạm Phú Mỹ)

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tâp đoàn dầu khí quốc gia Việt Nam giao

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Nhà máy Đạm Phú Mỹ

- Tên đơn vị: Nhà máy Đạm Phú Mỹ

- Địa chỉ: Khu Công nghiệp Phú Mỹ 1 – Huyện Tân Thành – Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu

Nhà máy Đạm Phú Mỹ có công suất 760 ngàn đến 800 ngàn tấn phân đạm ure/năm, được xây dựng trên cơ sở Quyết định phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi dự án đầu tư nhà máy sản xuất phân Đạm Phú Mỹ của Thủ Tướng Chính Phủ số 166/QĐ-TTG ngày 20/02/2001 và chỉ đạo triển khai thực hiện dự án nhà máy Đạm Phú Mỹ của hội đồng quản trị Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam số 2620/QĐ-HĐQT ngày 15/06/2001

Nhà máy đã được đưa vào hoạt động và chính thức cung cấp phân đạm có chất lượng cao cho thị trường từ Quý IV/2004 Các mốc quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp như sau:

- 12/3/2001: Khởi công xây dựng Nhà máy Đạm Phú Mỹ

- 01/01/2004: Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí chính thức đi vào hoạt động

- 21/9/2004: Tổ hợp nhà thầu Technip/Samsung bàn giao nhà máy Đạm Phú

Mỹ cho Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí

- Quý IV/2004: Lô hàng đầu tiên được đưa ra thị trường

- 15/12/2004: Lễ Khánh Thành Nhà máy Đạm Phú Mỹ

- 01/7/2006: Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí chính thức chuyển từ loại hình doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty TNHH Nhà nước Một Thành viên Hiện tại, Nhà máy Đạm Phú Mỹ đang sản xuất hai sản phẩm chính là phân đạm thương hiệu đạm Phú Mỹ và Amoniac lỏng

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Nhà máy Đạm Phú Mỹ

 Chức năng:

- Sản xuất kinh doanh phân đạm, amoniac và các sản phẩm hóa chất khác có liên quan

- Đảm bảo ổn định chất lượng, an toàn lao động và an toàn công nghệ

- Phát triển theo hướng đa dạng hóa sản phẩm

- Xây dựng hệ thống phân phối sản phẩm đến các đại lý tiêu thụ, nhằm phát triển thị trường tiêu thụ rộng khắp trên cả nước và xuất khẩu sang các nước khác

 Nhiệm vụ:

- Nhận thức đúng tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà Máy qua từng giai đoạn

- Nâng cao năng lực chiến lược vận hành và bảo dưỡng

- Đầu tư nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

- Phát triển phong trào phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật, lao động sáng tạo, phát huy ý tưởng mới trong sản xuất và kinh doanh

- Nâng cao ý thức tiết kiệm, giảm chi phí và phát động thành phong trào

- Tạo một tinh thần hợp tác và phối hợp tốt giữa Nhà máy với các Ban thuộc Tổng Công ty, giữa Nhà máy với các Công ty thành viên, các Công ty thuộc Tập đoàn

- Tiếp tục xây dựng văn hóa Doanh nghiệp PVFCCo phù hợp với đặc thù tại Nhà máy

2.1.4 Đánh giá chung về tình hình hoạt động và phương hướng phát triển trong tương lai

2.1.4.1 Thuận lợi

Nhà máy luôn nhận được sự quan tâm, chỉ đạo và hỗ trợ kịp thời từ Tập đoàn, Tổng công ty, các đơn vị Bộ ngành có liên quan trong công tác điều hành sản xuất

và thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của năm 2015

Cơ cấu của nhà máy được sắp xếp hợp lý, hiệu quả

Hệ thống quy định, chế độ nội bộ được sắp xếp, cập nhật phù hợp với tình hình hoạt động của Nhà máy

Nhà máy đã đi vào hoạt động đến nay hơn 12 năm với khoảng thời gian này Nhà máy đã đạt được những thuận lợi nhất định trong sản xuất kinh doanh

Sản phẩm mang thương hiệu Đạm Phú Mỹ đã trở nên thân thiết với người nông dân nhờ vào chất lượng cũng như giá cả hợp lý của sản phẩm Sản phẩm Đạm Phú Mỹ có mặt ở khắp mọi nẻo đường đất nước Nhờ vậy mà những người nông dân ở những vùng sâu vùng xa vẫn có thể tiếp cận với sản phẩm một cách dễ dàng Đội ngũ cán bộ, công nhân viên có trình độ và đã từng được làm việc chung với các chuyên gia nước ngoài để học hỏi kinh nghiệm Cộng với sự quan tâm giúp

đỡ của ban lãnh đạo thường xuyên tổ chức cho cán bộ, công nhân viên đi học tập nghiên cứu, các buổi hội thảo chuyên sâu Qua đó đánh giá rút kinh nghiệm để nâng cao chất lượng nguồn lao động phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh của nhà máy Kinh tế Việt Nam hội nhập với kinh tế thế giới mở ra nhiều cơ hội cho việc xuất khẩu sản phẩm đi các nước trong khu vực và quốc tế

2.1.4.2 Khó khăn

Bên cạnh những thuận lợi thì nhà máy cũng đối mặt với nhiều thách thức Việt Nam gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới mở ra nhiều cơ hội nhưng cũng là một thách thức rất lớn Các sản phẩm của nhà máy bị cạnh tranh bởi các sản phẩm nhập khẩu cùng loại, sản phẩm thay thế Hơn nữa một số doanh nghiệp nước ngoài cũng đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất phân bón tại Việt Nam

Đồng thời, nhiều nhà máy trong nước cũng cạnh tranh khóc liệt để tìm thị phần trong nước Như Đạm Hà Bắc công suất 500.000 tấn/ năm, Đạm Ninh Bình công suất 560.000 tấn/ năm, Đạm Cà Mau công suất 800.000 tấn/ năm

Tình trạng buôn lậu, hàng giả kém chất lượng và gian lận thương mại tạo nên sức ép cạnh tranh không lành mạnh trên thị trường

Do đối tượng mua sản phẩm là người nông dân nên thường họ chỉ trả tiền sau khi đã thu hoạch xong hoa màu Chính điều này làm cho khoản phải thu của nhà máy bị tồn động và vòng quay khoản phải thu chậm hơn phụ thuộc vào vụ mùa của

bà con Điều đó ảnh hưởng rất lớn đến nguồn vốn kinh doanh của nhà máy

2.1.4.3 Tình hình hoạt động của Nhà máy trong những năm gần đây

Bảng 2.1: Phân tích tài chính của Nhà máy qua 3 năm (2013 - 2015)

Số tiền Tỷ lệ

(%) Số tiền

Tỷ lệ (%)

Doanh thu

thuần 5.687 5.149 4.984 -538 -9,5 -165 -3,2 Lợi nhuận

ròng 1.932 924 1.636 -1.008 -52,2 712 77.1 Tổng tài sản 1.242 1.207 734 -35 -2,8 473 39,2

(Nguồn: Phòng kế toán – Nhà máy Đạm Phú Mỹ)

So sánh giữa năm 2014 với 2013, ta thấy doanh thu thuần giảm 538 tỷ đồng tương đương giảm 9,5% kéo theo lợi nhuận ròng cũng giảm 1.008 tỷ đồng tương đương giảm 52,2% so với năm 2013 Điều này làm cho tỷ suất lợi nhuận cũng giảm

theo

So sánh 2015 với 2014, ta thấy tuy doanh thuần có giảm 165 tỷ đồng tương đương giảm 3,2% so với năm 2014 nhưng lợi nhuận ròng tăng 712 tỷ đồng tương đương tăng 77,1%

2.1.4.4 Phương hướng phát triển

Với mục tiêu trở thành đơn vị hàng đầu về phân bón và hoá chất chuyên dụng tại Việt nam và khu vực, Tổng công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí – Công ty cổ phần - PVFCCo đã và đang thực hiện các dự án đầu tư như sau:

- Triển khai đầu tư xây dựng và đưa vào hoạt động Tổ hợp dự án nâng công suất xưởng Amoniac của Nhà máy Đạm Phú Mỹ (90.000 tấn/năm) và sản xuất NPK công nghệ hoá học (250.000 tấn/năm), dự kiến hoàn thành năm 2017

- Triển khai đầu tư xây dựng đưa vào hoạt động tổ hợp Nhà máy Amoniac (450.000 tấn/năm) và Nitrat Amoniac (200.000 tấn/năm)

- Triển khai đầu tư xây dựng xưởng sản xuất nước Oxy già công suất 30.000 tấn/năm

- Triển khai nghiên cứu, đầu tư các dự án khâu sau về hoá chất dầu khí như

PP, PS với tổng mức đầu tư hơn 1 tỷ USD

2.1.4 Cơ cấu tổ chức quản lý tại Nhà máy Đạm Phú Mỹ

2.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý tại Nhà máy Đạm Phú Mỹ

( Nguồn: Phòng Tổ Chức Nhân Sự - Nhà Máy Đạm Phú Mỹ)

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý Nhà máy Đạm Phú Mỹ

Nhà máy hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của Giám đốc Nhà máy Nhà máy có 18 đơn vị, gồm: 10 phòng, 8 phân xưởng Trong đó:

- Khối bảo dưỡng gồm 4 xưởng: Xưởng sửa chữa cơ khí, xưởng điện, xưởng gia công chế tạo, xưởng đo lường tự động hóa

GIÁM ĐỐC NHÀ MÁY ĐẠM

PHÚ MỸ

PHÓ GIÁM ĐỐC NỘI CHÍNH

PHÓ GIÁM ĐỐC THƯƠNG MẠI

Phòng VẬT

TƯ

Phòng GIAO NHẬN

Phòng

AN TOÀN – BẢO

VỆ

PHÓ GIÁM ĐỐC

KỸ THUẬT

Xưởng ĐIỆN

Xưởng

ĐO LƯỜNG

TỰ ĐỘNG HÓA

Xưởng SỬA CHỮA

CƠ KHÍ

Phòng

KỸ THUẬT

Xưởng GIA CÔNG CHẾ TẠO

Xưởng SẢN PHẨM

Xưởng

URÊ

Phòng CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT

- Khối vận hành gồm 4 xưởng: Xưởng Amoniăc, xưởng Urê, xưởng Phụ trợ

Nhà máy về cơ bản chia làm hai khối chức năng chính là khối vận hành, bảo dưỡng và khối hành chính, văn phòng Tham mưu và cùng hỗ trợ với Giám đốc Nhà máy về việc quản lý và điều hành hai khối chức năng trên gồm có:

 Phó Giám đốc Sản xuất ( khối chức năng vận hành):

Phó Giám đốc Sản xuất: là người nhận sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc Nhà máy và cùng Giám đốc quản lý Nhà máy, phụ trách về lĩnh vực sản xuất, trực tiếp quản lý và điều hành các phân xưởng và các phòng ban trong khối chức năng vận hành, sản xuất, cụ thể là:

+ Xưởng Amoniac: có nhiệm vụ quản lý và vận hành toàn bộ dây chuyền nhằm sản xuất Amoniac và CO2 từ khí thiên nhiên và hơi nước, Amoniac và CO2sản xuất ra được cung cấp trực tiếp cho phân xưởng Urê, một phần còn Amoniac và

CO2 còn dư lại được dùng làm thương phẩm để bán ra bên ngoài

+ Xưởng Urê: có nhiệm vụ quản lý và vận hành toàn bộ dây chuyền sản xuất, nhận Amoniac và CO2 từ phân xưởng Aminoac và tổng hợp thành, chế biến thành Urê, đáp ứng yêu cầu kế hoạch sản xuất về sản lượng và chất lượng sản phẩm

+ Xưởng Phụ Trợ: có nhiệm vụ quản lý và vận hành toàn bộ dây chuyền sản xuất xưởng phụ trợ nhằm tạo ra sản phẩm khí, hơi, điện, nước đáp ứng yêu cầu hoạt động của toàn Nhà máy

+ Xưởng Sản phẩm: có nhiệm vụ quản lý và vận hành toàn bộ hệ thống băng tải, dây chuyền đóng bao, trạm triết nạp Amoniac, máy móc thiết bị, kiểm soát xuất nhập kho sản phẩm, nhân công thuê ngoài

+ Phòng công nghệ sản xuất: có nhiệm vụ quản lý, xây dựng và giám soát thực hiện quy trình liên quan đến vận hành, công nghệ, điều độ sản xuất, nghiên cứu phát triển toàn Nhà máy

 Phó Giám đốc Kỹ thuật ( Khối chức năng bảo dưỡng):

Phó Giám Đốc Kỹ Thuật: là người nhận sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc Nhà máy, cùng Giám Đốc quản lý Nhà máy về mặt kỹ thuật, phụ trách việc nghiên cứu

và bố trí các dây chuyền sản xuất một cách hợp lý, trực tiếp quản lý và điều hành các phòng ban và phân xưởng trong khối chức năng bảo dưỡng, cụ thể như sau:

+ Phòng Kỹ thuật: xây dựng kế hoạch thực hiện bảo dưỡng, sữa chữa thiết

bị; quản lý, giám sát lĩnh vực xây dựng cơ bản, lĩnh vực công nghệ thông tin, hệ

thống kho vật tư toàn Nhà máy

+ Xưởng Gia công chế tạo: thực hiện gia công chế tạo các chi tiết phụ tùng

cơ khí, quản lý và điều phối xe nâng, xe cẩu, máy tạo áp lực máy cao áp di động,

bảo trì các động cơ, chống ăn mòn

+ Xưởng Điện: quản lý, vận hành và bảo dưỡng và sữa chữa toàn bộ hệ

thống điện trong Nhà máy Cung cấp điện an toàn và liên tục trong toàn Nhà máy

+ Xưởng Sửa chữa cơ khí: thực hiện bảo dưỡng, sữa chữa và lắp đặt các

máy móc, thiết bị, hạn mục thuộc lĩnh vực cơ khí trong toàn Nhà máy

+ Xưởng Đo lường tự động hóa: Bảo dưỡng, sữa chữa, hiệu chỉnh các thiết

bị hệ thống đo lường, điều khiển tự động hóa trong dây chuyền sản xuất

 Phó Giám đốc Nội Chính:

Phó Giám đốc Nội chính: nhận sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc Nhà máy, cùng Giám đốc quản lý Nhà máy về các công tác hành chính, hậu cần, quản lý và chỉ đạo trực tiếp phòng hành chính và phòng an toàn – bảo vệ:

+ Phòng Hành Chính: Quản lý, thực hiện các công việc hành chính tổng hợp, công tác, dịch vụ hậu cần phục vụ sản xuất của Nhà máy

+ Phòng An toàn – Bảo vệ:

Phòng An toàn – Bảo vệ: nhận sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc Nhà máy đồng thời nhận sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Giám đốc Nội chính, có chức năng quản lý, thực hiện công tác an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ, giữ gìn an ninh trật tự trong Nhà máy

 Phó Giám đốc Thương mại:

Phó Giám đốc Thương mại: là người chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc Nhà máy, cùng Giám đốc Nhà máy quản lý Nhà máy về mặt kinh doanh của Nhà máy, quản lý và chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban sau:

+ Phòng vật tư: quản lý, điều hành, thực hiện công tác mua sắm và thuê dịch vụ kỹ thuật phục vụ sản xuất đạt hiệu quả

+ Phòng Giao nhận: Quản lý, thực hiện việc giao nhận Urê, Amoniac, hóa chất; giám sát và thực hiện công tác vận tải hàng hóa, xếp dở và giao hàng theo hợp đồng

 Phòng Tổ chức nhân sự:

Phòng Tổ chức nhân sự: nhận sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp từ Giám đốc Nhà máy, có chức năng quản lý, điều hành các công tác tổ chức, quản lý nhân sự, đào tạo; tiền lương và các chế độ chính sách; thi đua khen thưởng, kỉ luật; an ninh quốc phòng, an ninh chính trị

 Phòng Kế toán:

Phòng Kế toán: nhận sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc Nhà máy, có chức năng quản lý thực hiện công tác tài chính, kế toán, thống kê trong Nhà máy Khai thác, bảo quản, sử dụng hiệu quả và phát triển nguồn vốn, tài sản do Nhà máy quản lý

 Phòng Kiểm tra thiết bị:

Phòng Kiểm tra thiết bị: nhận sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc Nhà máy, có chức năng quản lý, thực hiện công tác lập kế hoạch kiểm tra tất cả hệ thống các thiết bị trong Nhà máy

 Phòng Kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS):

Phòng KCS: nhận sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc Nhà máy, có chức năng quản lý chất lượng nguyên, nhiên liệu, vật tư hóa chất đầu vào, các chỉ tiêu chất lượng trong toàn Nhà máy

2.1.5 Sản phẩm và đặc điểm các sản phẩm sản xuất

Nhà máy chủ yếu sản xuất hai sản phẩm chính: phân ure và amoniac lỏng

 Phân Ure : Là sản phẩm chính của Nhà máy với hàm lượng Nitơ 46.3%

khối lượng (tối thiểu), được nén thành những hạt nhỏ, đường kính khoảng 1.4 - 2.8

mm, màu trắng, không mùi Đây là nguồn dinh dưỡng chính để kích thích sự sinh trưởng của cây, giúp cây phát triển mạnh

Ngoài tác dụng trên phân Ure còn là chất bổ sung vào thức ăn cho động vật, giúp cung cấp một nguồn đạm cố định tương đối rẻ tiền để giúp cho sự tăng trưởng, dùng để sản xuất lisin, một acid amino được dùng thông dụng trong ngành chăn nuôi gia cầm, dùng cung cấp nguyên vật liệu để sản xuất Ureformandehyde (UFC85), Formaline (AF37)…

 Amoniac (NH3) lỏng (tinh khiết): với thành phần chủ yếu là 99% NH3

thuần, là nguồn nguyên liệu chính để tổng hợp sản xuất phân ure

Ngoài ra, NH3 còn được dùng để cung cấp cho các ngành công nghiệp sản xuất bột ngọt, công nghệ làm lạnh, thuốc nổ…

2.1.6.1 Amoniac

 Sơ đồ quy trình tổng hợp Amoniac (NH3)

(Nguồn: Phòng Kỹ thuật - Nhà Máy Đạm Phú Mỹ)

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ khối mô tả quy trình tổng hợp Amoniac (NH3)

Bộ phận

khử lưu

huỳnh

Quá trình Reforming

Bộ phận chuyển hóa CO

Bộ phận tách CO2

Bộ phận Mêtan Hóa

Chu trình tổng hợp Amôniac

3H   (Quá trình tổng hợp Amôniac)

NH3

 Quy trình tổng hợp Amoniac (NH3)

Phân xưởng tổng hợp Amoniac tại Nhà máy Đạm Phú Mỹ sử dụng công nghệ Haldor Topsoe – Đan Mạch có chức năng tổng hợp Amoniac và sản xuất CO2 từ khí thiên nhiên và hơi nước Phân xưởng gồm 3 cụm chính như sau:

+ Cụm khử lưu huỳnh

+ Cụm thiết bị tinh chế khí (reforming)

+ Cụm thiết bị chuyển hóa CO ( nhiệt độ cao và thấp)

Quy trình tổng hợp Amoniac tại phân xưởng được xảy ra như sau:

+ Nguyên liệu khí (hoặc hyđrocacbon nói chung) được tách lưu huỳnh tại bộ phận khử lưu huỳnh, sau đó được phối trộn với hơi nước và được chuyển hóa thành khí tổng hợp trong thiết bị cracking bằng hơi nước Khí công nghệ được nạp vào thiết

bị reforming thứ cấp Tại đây xảy ra phản ứng để tách H2 như sau:

CH4 + H2O → 3H2 + CO + Không khí sẽ là nguồn cung cấp N2 Sau công đoạn reforming, khí tổng hợp sẽ đi qua các công đoạn chuyển hóa nhiệt độ cao và nhiệt độ thấp, công đoạn tách CO2 và metan hóa

+ Sau khi tách riêng được H2 và N2 người ta điều chỉnh tỷ lệ H2: N2= 3:1 và tiến hành phản ứng tổng hợp NH3 trong tháp tổng hợp Phản ứng xảy ra như sau:

3H2 + N2 → 2NH3 + Phản ứng này không xảy ra hoàn toàn, hỗn hợp khí chưa phản ứng được quay trở lại để phản ứng tiếp Đồng thời sản phẩm amoniac được ngưng tụ (hóa lỏng) và tách bằ ng cách làm lạnh

Sau khi tổng hợp Amoniac và CO2 sẽ được chuyển sang phân xưởng urê

2.1.6.2 Urê

 Sơ đồ quy trình tổng hợp Urê

(Nguồn: Phòng Kỹ thuật - Nhà Máy Đạm Phú Mỹ)

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ khối mô tả quy trình tổng hợp Urê

 Quy trình tổng hợp Urê

Phân xưởng tổng hợp Urê tại Nhà máy Đạm Phú Mỹ sử dụng công nghệ của Snamprogetti – Italia có chức năng tổng hợp Amoniac và CO2 thành dung dịch Urê Dung dịch Urê sau khi được cô đặc trong chân không sẽ được đưa đi tạo thành hạt

Urê

Phân xưởng gồm bốn cụm chính như sau:

+ Cụm thiết bị tổng hợp và thu hồi Urê ở áp suất cao

+ Cụm thiết bị tinh chế và thu hồi Urê ở áp suất trung bình

+ Cụm thiết bị cô đặc chân không

+ Tháp tạo hạt: Cụm thiết bị máy nén CO2 – Sản xuất tại Nhật Bản

Quy trình tổng hợp Urê tại phân xưởng được xảy ra như sau:

+ Urê được tạo ra bằng phản ứng của NH3 với CO2 như sau:

2NH3 + CO2 NH2COONH4 + NH3 và CO2 phản ứng với nhau tạo thành amoni cacbamat, sản phẩm này sau khi loại nước sẽ cho ta urê

NH2COONH4 NH2CONH2 + H2O + Dung dịch urê được làm đặc bằng quá trình chân không đến kết tinh Nguồn CO2 trong quá trình tổng hợp urê được lấy trực tiếp từ quá trình chuyển hóa

Tổng hợp và thu hồi Urê ở áp suất cao

Tinh chế và thu hồi

ở áp suất trung bình

và thấp

Xử lý nước ngưng quá trình

Amoniac

CO 2

Cô đặc chân không

Tạo hạt

Urê

Nồi hơi

2 4

3

CO     (Tổng hợp Urê)

CO Quá trình tạo hạt Urê được thực hiện bằng phương pháp đối lưu tự nhiên trong tháp tạo hạt cao 105m Sau đó sản phẩm Urê được đưa tới băng tải sản phẩm

2.1.7 Tình hình tổ chức công tác kế toán của Nhà máy

2.1.7.1 Tổ chức bộ máy kế toán

(Nguồn: Phòng kế toán – Nhà máy Đạm Phú Mỹ)

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 2.1.7.2 Các chính sách và chế độ kế toán áp dụng

- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là: Việt Nam đồng

- Nhà máy áp dụng chế độ kế toán theo thông tư số 200/2014/TT- BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính

Kế toán đầu tư XDC, TSCĐ

Tổ trưởng

kế toán thương mại

Kế toán thanh toán ngân hàng

Kế toán tiền mặt

Kế toán công

cụ, dụng

cụ, vật

tư

Tổ trưởng

kế toán vật tư,

CC,

DC

Kế toán bán hàng, thành phẩm

Kế toán tiền lương

Kế toán thuế kiêm thủ quỹ

- Ngoài những chứng từ bắt buộc theo quy định của Bộ Tài Chính, Nhà máy cũng xây dựng các biểu mẫu chứng từ khác phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý của các chứng từ đó

2.1.7.3 Hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán

Căn cứ vào chế độ kế toán của Nhà nước, quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà hiện nay Nhà máy đang áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung Nhà máy đang sử dụng phần mềm kế toán ERP để ghi sổ

Trình tự ghi sổ bằng kế toán máy như sau:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra

(Nguồn: Phòng kế toán – Nhà máy Đạm Phú Mỹ)

Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán tại Nhà máy Đạm Phú Mỹ

2.2 Thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại Nhà máy Đạm Phú Mỹ

2.2.1 Mô tả quy trình tìm hiểu cách lập dự toán ngân sách tại Nhà máy

Xem xét mô hình, quy trình và phương pháp lập dự toán ngân sách tại Nhà máy

Thu thập chứng từ, báo cáo, mẫu biểu, sổ sách liên quan đến việc lập dự toán ngân sách của Nhà máy

Tìm hiểu các điều lệ của Tổng công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí – Công

ty cổ phần, các nghị quyết của Hội đồng thành viên của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam

Chứng từ kế toán

Báo cáo tài chinh

Sổ kế toán

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết Phần mềm

kế toán Bảng tổng hợp

Chứng từ kế toán

cùng loại