Thúc đẩy hoạt động bán hàng ở công ty Vật tư- Nông sản trong những năm tới

Theo đó “ quản trị bán hàng được hiểu là hoạt động quản trị của những người hoặc thực sự thuộc lực lượng bán hàng của doanh nghiệp với các nội dung: - Xác định các yếu tố và xây dựng kế

LUẬN VĂN:

Thúc đẩy hoạt động bán hàng ở công ty Vật

tư- Nông sản trong những năm tới

Chương I:

Lý luận chung về hoạt động bán hàng ở

doanh nghiệp thương mại

I- Tầm quan trọng của hoạt động bán hàng ở doanh nghiệp thương mại

1 Sự cần thiết của hoạt động bán hàng ở doanh nghiệp thương mại

Trong nền kinh tế thị trường, mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh là đơn vị hạch toán độc

lập, tự tổ chức quản hoạt động sản xuất kinh doanh của mình xã hội hoá ngày càng sâu sắc nền thương mại ngày càng phong phú, đa dạng tính cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thương mại luôn đặt lợi ích tìm kiếm lợi nhuận lên hằng đầu và tìm mọi cách để ddạt được Đối với các doanh nghiệp thương mại cần phải tiến hành rất nhiều hoạt động khác nhau như tạo nguồn mua hàng, nghiên cứu thị trường, quản lý dự trữ …trong đó hoạt động bán hàng là khâu quan trọng mấu chốt nhất Chỉ có bán được hàng doanh nghiệp thương mại mới có thể thu hồi được vốn kinh doanh, thực hiện được lợi nhuận, tái sản xuất mở rộng kinh doanh

Do đời sống của người dân ngày càng được nâng cao, nhu cầu ngày cũng đa dạng và đòi hỏi phải được đáp ứng tốt hơn, vì vậy để bán được hàng các doanh nghiệp cần phải giải quyết được vấn đề này Yếu tố cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường diễn ra rất khốc liệt, để bán được hàng các doanh nghiệp cần phải tạo cho sản phẩm của mình có được những ưu thế riêng, đó chính là yếu tố vô hình trong sản phẩm vì khách hàng chỉ chọn những sản phẩm mà họ nhìn thấy được những lợi ích của sản phẩm đó Trong nền kinh tế thị trường vấn đề về vốn, sử dụng hiệu quả nguồn vốn là điều rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp Việt Nam Như vậy chỉ có một cách là các doanh nghiệp thương mại cần đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá, có nghĩa là bán hàng được nhanh nhất

2 Khái niệm và các hình thức bán hàng

Thuật ngữ “ bán hàng” được sử dụng rất rộng rãi trong hoạt động kinh doanh, nhưng tuỳ theo mục tiêu nghiên cứu, góc độ tiếp cận, đối tượng nghiên cứu ứng dụng mà thuật

ngữ này có thể hàm chứa những nội dung khác nhau và rất đa dạng Việc sử dụng thuật ngữ “ bán hàng” chung để trình bày về một đối tượng nghiên cứu có nhiều nội dung và phạm vi khác nhau trong thực tế đã dẫn đến những quan niệm không đầy đủ về bán hàng Đặc điểm này cần được nhấn mạnh khi tiếp cận và nghiên cứu về bán hàng nhằm mô tả

và giải quyết nội dung nghiên cứu một cách khoa học

* Tiếp cận bán hàng với tư cách là một phạm trù kinh tế:

Từ góc độ tiếp cận này có tể hiểu biết tốt hơn bản chất của hoạt động bán hàng trong nền kinh tế Trong trường hợp này, khái niệm về bán hàng

“ Bán hàng”là sự chuyển hoá hình thái giá trị của hàng hoá từ hàng sang tiền( H-T) nhằm thoả mãn nhu cầu của một tổ chức trên cơ sở thoả mãn nhu cầu của khách hàng về một giá trị sử dụng nhất định”

Khái niệm này cho rằng bản chất kinh tế của bán hàng và là khái niệm cơ bản để nghiên cứu và phát triển bán hàng trong kinh doanh Tuy nhiên, để tổ chức và quản trị tốt hoạt động bán hàng thì việc sử dụng khái niệm này có thể dẫn đến sự hầm lẫn, cần được

cụ thể hoá hơn

Trong kinh doanh, việc mô tả và thực hiện hoạt động bán hàng có thể và cần tiếp cận từ những góc độ khác nhau của việc chuyển hoá hình thái giá trị của hàng hoá

* Tiếp cận bán hàng với tư cách là một hành vi:

ở góc độ này, bán hàng được hiểu là một hành động cụ thể trực tiếp thực hiện việc trao

đổi Hàng –Tiền gắn với một món hàng cụ thể của người có hàng Trong trương hợp này

Tiếp cận từ góc độ này thường dẫn đến những mối quan tâm tập trung vào hành động

cụ thể của từng cá nhân tiếp xúc, đại diện bán hàng của tổ chức khi đối mặt với khách

hàng để thương thảo về một thương vụ trực tiếp, cụ thể trong điều kiện các yếu tố cơ bản

có liên quan như sản phẩm, dịch vụ giá cả, phương tức thanh toán đã được xác định trước Trong hệ thống lý thuyếttiếp cận từ góc độ này dẫn đến một loạt những khái niệm bán hàng cá nhân, bán hàng trực tiếp, nghệ thuật/chiến thuật bán hàng cá nhân đàm phán bán hàng…ở mức độ rộng hơn, có thể hiểu bán hàng cá nhân không chỉ được thực hiện khi

“mặtđối mặt” mà còn là một chuỗi hoạt động và quan hệ, có thể hiểu bán hàng đồng nghĩa với bán hàng cá nhân(bán trực tiếp) với bán hàng cá nhân là một quá trình (mang tính cá nhân) trong đó người bán tìm hiểu, khám phá,gợi tạo và đáp ứng những nhu cầu hay ước muốn của người mua để đáp ứng quyền lợi thoả đáng lâu daì của cả hai bên.”

ở một khía cạnh khác, từ góc độ bán hàng là một hành vi có thể hiểu bán hàng là một nghề, là một nghệ thuật bán hàng của những người trực tiếp tham gia vào lực lượng bán hàng của một tổ chức –nghề của những người chuyên môn trong lĩnh vực bán hàng

Tiếp cận bán hàng với tư cách là một hành vi là cơ sở cơ bản để quản trị bán hàng có nội dung cơ bản là quản trị lực lượng bán hàng của tổ chức

* Tiếp cận bán hàng với tư cách là một chức năng, một khâu quan trọng, một bộ phận cơ hữu của quá trình kinh doanh

Suy cho đến cùng “ mọi người đều sống bằng cách bán cái gì đó, một tổ chức (doanh nghiệp) tồn tại và phát triển cũng nhờ vào việc bán được sản phẩm/ dịch vụ mà nó thực hiện Làm ra và bán được cái gì đó là hai mặt thống nhất trong quá trình hoạt động kinh doanh Đặc điểm này của kinh doanh trong nền kinh tế thị trường dẫn đến yêu cầu tiếp cận bán hàng với tư cách là một khâu trong chuỗi kinh doanh và là một bộ phận cơ hữu của hệ thống tổ chức của quản lý kinh doanh của doanh nghiệp

“ Bán hàng” là một khâu mang tính quyết định trong hoạt động kinh doanh, một bộ phận cấu thành thuộc hệ thống tổ chức quản lý kinh doanh của doanh nghiệp chuyên môn thực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến việc thực hiện chức năng chuyển hoá hình thái giá trị của sản phẩm hàng hoá từ hàng sang tiền của tổ chức đó”

Bán hàng trong trường này được hiểu và nghiên cứu với tư cách là một phần tử độc lập cấu thành trong hệ thống kinh doanh hoặc hệ thống tổ chức có chức năng và nhiệm vụ

cụ thể và độc lập tương đối so với các phần tử khác trong hệ thống kinh doanh Bán hàng theo góc độ tiếp cận này, đến lượt mình lại bao gồm những phần tử nhỏ hơn có mối quan

hệ chặt chẽ với nhau để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ (bán hàng ) của hệ thống con Nội dung của bán hàng trong trường hợp này thường được xác định;

Hình 3: nội dung cơ bản của hoạt động bán hàng:

* Tiếp cận bán hàng với tư cách là một quá trình

Phụ thuộc vào nhiều quan điểm kinh doanh, quan điểm về bán hàng có thể và trong thực tế nhiều doanh nghiệp chỉ tiếp cận bán hàng với tư cách là một bộ phận chức năng hoặc thậm chí chỉ chú trọng đến bán hàng với tư cách là một hành vi Điều này đã hạn chế nhiều đến khả năng thực hiện chức năng bán hàng của doanh nghiệp Bán hàng là khâu kết thúc của một chuỗi kinh doanh, có đặc điểm riêng và có tính độc lập tương đối Nhưng để hoàn thành tốt nhiệm vụ bán và bán tốt không chỉ phụ tuộc vào cách thức và hiệu quả bán hoạt động của bộ phận bán hàng Để bán tốt hàng có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng xuất hiện và yêu cầu phải được giải quyết tốt từ khâu trước đó( chiến lược, kế hoạch kinh doanh /đầu tư /tổ chức …) ở các bộ phận nghiệp vụ khác cuả hệ thống tổ chức doanh nghiệp(marketing,tạo nguồn, thu mua,tài chính…)cũng như từ cấp quản trị cao nhất đến các quản trị viên và nhân viên trong hệ thống Nói cách khác, bán hàng không chỉ được xác định là mục tiêu riêng của bộ phận bán hàng mà cần được khẳng định và điều hành vơí tư cách mục tiêu chung của toàn bộ hệ thống tổ chức của doanh nghiệp Trong trường hợp này: “ bán hàng là một quá trình thực hiện các hoạt động trực tiếp hoặc gián tiếp ở tất các cấp các phần tử trong hệ thống doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện thuận

Tổ chức thực hiện kế hoạch

và quản trị LLBH

Phân tích ,đánh giá và kiểm soát HĐBH

lợi để biến khả năng chuyển hoá hình thái giá trị của hàng hoá từ hàng sang tiền thành

hiện thực một cách có hiệu quả”

Có thể dễ dàng nhận thấy ảnh hưởng của bán hàng- quá trình khi phát triển và ứng

dụng marketing trong kinh doanh Marketing được phát triển nhằm tạo điều kiện thuận lợi

và hỗ trợ cho khả năng bán được hàng của doanh nghiệp Bán hàng với tư cách là một quá

trình là cơ sở cho hình thành tư tưởng cơ bản của marketing Đến lượt mình, thông qua tư

tưởng cơ bản và các công cụ của nó marketing đưa ra các định hướng cho hoạt động bán

hàng nói chung và bộ phận bán hàng nói riêng của doanh nghiệp

Trong nghiên cứu và điều hành quản trị bán hàng của doanh nghiệp thương mại có

thể xác định nội dung quản trị bán hàng tương ứng với việc lưạ chọn cách thức tiếp cận

bán hàng cụ thể Thông thường, để có thể trình bày rõ và thực hiện tốt chức năng, nhiệm

vụ bán hàng của doanh nghiệp nên chọn tiếp cận bán hàng với tư cách là một khâu, một

bộ phận của hệ thống kinh doanh Theo đó “ quản trị bán hàng được hiểu là hoạt động

quản trị của những người hoặc thực sự thuộc lực lượng bán hàng của doanh nghiệp với

các nội dung:

- Xác định các yếu tố và xây dựng kế hoạch bán hàng

- Thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng

- Tổ chức thực hiện kế hoạch và quản trị bán hàng

3 Vai trò của hoạt động bán hàng ở doanh nghiệp thương mại

Bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản, trực tiếp thực hiện chức năng lưu thông

hàng hoá phục vụ sản xuất và đời sống của nhân dân, là khâu quan trọng nối liền sản xuất

với tiêu dùng, đảm bảo cân đối giưã cung và cầu đối với từng mặt hàng cụ thể, góp phần

ổn định giá cả thị trường

Bán hàng là nghiệp vụ cơ bản thực hiện mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là lợi

nhuận, vì vậy nó quyết định và chi phối các hoạt động khác của doanh nghiệp như tạo

nguồn , mua hàng nghiên cứu thị trường, dịch vụ, dự trữ…

- - Hoạt động bán hàng được thực hiện theo chiến lược và kế hoạch kinh doanh đã vạch

ra, hàng hoá của doanh nghiệp được khách hàng chấp nhận,uy tín của đơn vị được giữ

vững và củng cố trên thương trường Bán hàng là khâu hoạt động có quan hệ mật thiết với khách hàng, ảnh hưởng đến niềm tin, uy tín và sự tái tạo nhu câu của người tiêu dùng Do vậy, đó cũng là vũ khí cạnh tranh mạnh mẽ của doanh nghiệp với các đối thủ cạnh tranh

- Kết quả hoạt động bán hàng phản ảnh kết quả hoạt động kinh doanh, phản ảnh sự đúng đắn, mục tiêu của chiến lược kinh doanh, phản ảnh sự nỗ lực cố gắng của doanh nghiệp trên thị trường đồng thời thể hiện trình độ tổ chức, năng lực điều hành, tỏ rõ thế và lực của doanh nghiệp trên thương trường

- Thị trường luôn luôn biến động, thay đổi không ngừng, vì thế bán hàng không còn là vấn đề mới mẻ nhưng nó luôn mang tính thời sự cấp bách, và là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp trong nên kinh tế quốc dân

Như vậy việc chuẩn hàng hoá để xuất bán cho khách hàng là hoạt động tiếp tục qúa trình sản xuẩt trong khâu lưu thông Các doanh nghiệp vụ ở các kho bao gồm tiếp tiếp nhận phân loại, bao gói lên nhãn hiệu sắp xếp hàng hoá ở kho, bảo quản và chuẩn bị đồng bộ các lô hàng để xuất bán và vận chuyển hàng theo yêu cầu của khách Để thực hiện các nghiệp vụ trên và các quá trinh liên quan đến giao nhận và xuất bán sản phẩm đòi hỏi phải tổ chức hợp lý không chỉ trực tiếp ở các kho hangf mà còn phải tổ chức công tác nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu về các sản phẩm của doanh nghiệp (

ở đây bao gồm cả việc đặt hàng sản xuất, ghép mối bán) Công việc náy do cán bộ kinh doanh của các doanh nghiệp thực hiện Vì mang tầm quan trọng như vậy mà hoạt động bán hàng ở các doanh nghiệp cần được thực hiện trên một chiến lược từ việc nghiên cứu thị trường, tạo nguồn mua hàng và phân phối hàng hoá của doanh nghiệp vào các hình thức kênh tiêu thụ sản phẩm rồi thực hiện các nghiệp vụ trong hoạt động bán hàng, tuyển chọn các nhân viên, các cán bộ quản lý trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp

II- Kế hoạch hoá hoạt động bán hàng

Cơ sở để bảo đảm khả năng thành công của bán hàng trước hết là toàn bộ hoạt động bán hàng phải được kế hoạch hoá Tiến trình kế hoạch hoá hoạt động bán hàng bao gồm các bước và nôi dung sau:

1 Nghiên cứu mục tiêu, nhiệm vụ của doanh nghiệp

Giữa mục tiêu phát triển của doanh nghiệp( mục tiêu tổng quát) và mục tiêu bán hàng

có mối liên hệ biện chứng

Mục tiêu của doanh nghiệp vừa là mục tiêu định hướng cho bộ phận bán hàng, vừa là xuất phát điểm cho việc triển khai các mục tiêu bán hàng cụ thể Mục tiêu của doanh nghiệp cần phải được phản ánh và cụ thể hoá thông qua các mục tiêu bán hàng Xuất phát

từ mối quan hệ này, khi xây dựng kế hoạch bán hàng và quản trị bán hàng cần phải nghiên cứu nắm vững mục tiêu phát triển của doanh nghiệp và các nhiệm vụ đặt ra để thực hiện mục tiêu đó

2 Phân tích môi trường kinh doanh và tiềm lực của doanh nghiệp

Xuất từ mục tiêu phát triển doanh nghiệp, để xác định đúng mục tiêu bán hàng và tạo

ra cơ sở thuận lợi cho việc thực hiện mục tiêu bán hàng cần xác định đúng các yếu tố khách quan và chủ quan có khả năng tác động đến hoạt động bán hàng trong kỳ kế hoạch Các thông tin về thị trường đã được nghiên cứu để đặt mục đích phát triển doanh nghiệp

là chưa đủ để xác định và thực hiện mục tiêu bán hàng Để xác định mục tiêu và kế hoạch bán hàng cần tiếp tục phân tích các yếu tố của môi trường và tiềm lực của doanh nghiệp dưới các góc độ cụ thể và điều kiện cụ thể của bán hàng Các thông tin và kết luận về môi trường kinh doanh và tiềm lực của doanh nghiệp đã thu thập và xử lý trong quá trình xác định mục tiêu và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp có thể được tiếp tục được phân tích để lập kế hoạch bán hàng Tuy nhiên để có thể xác định chính xác các mục tiêu, chỉ tiêu, giải pháp cụ thể trong hoạt động bán hàng cần có các chương trình nghiên cứu bổ sung chuyên biệt, chi tiết và cụ thể về các yếu tố ảnh hưởng như khách hàng thị trường mục tiêu, đối thủ cạnh tranh …

Thông qua chương trình nghiên cứu bán hàng cần đảm bảo các thông tin để xác định được:

- Năng lực thị trường: khối lượng hàng bán ra cao nhất có thể đạt đến của một sản phẩm/dịch vụ hoặc dịch vụ công cộng trên thị trường đối với tất cả các đối thủ cạnh tranh trong một giai đoạn nhất định

Năng lực thị trường có thể xác định theo khu vực lãnh và phân loại theo khách hàng

- Doanh số của ngành hàng: Khối lượng hàng bán thực tế của của một ngành nhất định trên tị trượng cụ thể trong một giai đoạn nhất định

Doanh số của ngành hàng tương tự như năng lực thị trường nhưng thường khác nhau

do điều kiện để mô tả năng lực thị trường là điều kiện lý tưởng

Năng lực bán hàng của doanh nghiệp: Phản ánh khả năng cần hướng tới vào doanh nghiệp

là khối lượng bán hàng cao nhất mà doanh nghiệp có thể đạt được từ năng lực thị trường thị nhờ các nguồn lự sẵn có của doanh nghiệp

Dự báo bán hàng của doanh nghiệp: xác định số lượng bán hàng bằng tiền hoặc theo đơn

vị sản phẩm/ dịch vụ trong tương lai của doanh nghiệp đối với từng mặt hàng với khoảng thời gian nhất định trên tất cả các thị trường , từng phân đoạn thị trường mà doanh nghiệp tham gia vào cạnh tranh

3 Xác định mục tiêu và lập kế hoạch bán hàng

* Mục tiêu:

Trong tổ chức và quản trị bán hàng có rất nhiều mục tiêu cần được xác định và thực hiện Các mục tiêu này hình thành nên hệ thống cây mục tiêu bán hàng của các doanh nghiệp

Các mục tiêu bán hàng được hình thành ở các cấp quản trị(quản trị –tự quản trị) ở các

bộ phận, ở các khía cạnh khác nhau của hệ thống bán hàng của doanh nghiệp

- Mục tiêu bán hàng chung của doanh nghiệp

- Mục tiêu bán hàng của các khu vực, vùng , bộ phận cá nhân trong ệ thống bán hàng

- Mục tiêu doanh số bán hàng

- Mục tiêu chinh phục khách hàng

- Các mục tiêu tài chính: lợi nhuận , chi phí

- Mục tiêu phát triển lực lượng bán hàng mục tiêu dài hạn ngắn hạn…

Tương ứng với yêu cầu của quản trị và các kế hoạch bán hàng cần lựa chọn các mục tiêu phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ bán hàng của doanh nghiệp

Các muc tiêu cụ thể được trình bày dưới dạng định tính hay định lượng Trong quá trình xây dựng kế hoạch các mục tiêu định tính hay định lượng được sử dụng dưới dạng phương hướng phấn đấu Các mục tiêu này luôn được xác định trước làm cơ sở cho việc xác định các mục tiêu định lượng

* Chỉ tiêu/hạn ngạch

Các mục tiêu định lượng là cụ thể hoá các mục tiêu định tính vào các kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp Các mục tiêu này thường được gọi là các chỉ tiêu hay hạn ngạch bán hàng Các chỉ tiêu thường được dùng là trong kế hoạch bán hàng

- Khối lượng hàng bán:

+ Khối lượng hàng bán tương đối

+ Khối lượng hàng bán tuyệt đối

+ Chi phí lưu thông thuần tuý

+ Chi phí lưu thông bổ xung

+Chi phí cố định

+Chi phí biến đổi

+Chi phí kiểm soát được

+ Chi phí không kiểm soát được

+ Chi phí trực tiếp

+Chi phí gián tiếp

+Chỉ tiêu…

* Các dạng kế hoạch

Các chỉ tiêu bán hàng sẽ được trình bày một cách có hệ thống trong các kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp Các kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp và các chỉ tiêu có thể được lập ra và tính toán theo các tiêu thức khác nhau

- Kế hoạch bán hàng cho một loại sản phẩm

+) Theo khu vực địa lý

- Kế hoạch bán ngoại

- Kế hoạch bán nội

- Kế hoạch bán hàng khu vực

- Kế hoạch bán hàng trong tỉnh

- Kế hoạch bán hàng trong quận huyện

- Kế hoạch bán hàng theo địa bàn trọng điểm

- Kế hoạch bán theo quý / tháng

Trong thực tế, các kế hoạch và tiêu thức trên đây cũng có thể được liên kết và trình bày dưới dạng tổng quát Nhưng dù dưới dạng tổng quát kế hoạch bán hàng cũng cần được phản ảnh được các yếu tố và các khia cạnh cụ thể của hoạt động bán hàng

* Dự báo

Quá trình xác định các chỉ tiêu /hạn ngạch bán hàng đồng thời là quá trình dự bán triển vọng bán hàng Các chỉ tiêu bán hàng chỉ có thể trở thành cơ sở cho sự thành công khi nó được xây dựng trên các kết quả dự báo bán hàng

Dự báo bán hàng có thể là dự báo dài hạn hoặc ngắn hạn Dự báo dài hạn thường là các dự báo cho thời kỳ trên một năm , dự báo này rất quan trọng nhưng rất khó khăn, chịu nhiều ảnh hưởng của các nhân tố khó xác định chính xác mức độ sai số có thể rất lớn

Dự báo ngắn hạn thường đưa ra thời kỳ dưới một năm Dự báo ngắn hạn có thể dựa trên kết quả phân tích của dự báo dài hạn các yếu tố ảnh hưởng đến bán hàng có thể tính toán chính xác hơn do biên độ biến động tương đối thấp Trong điều kiện hạn chế, tốt nhất cần và nên đặt trọng tâm dự báo ngắn hạn

Để dự báo bán hàng có thể sử dụng quy trình tập trung (diễn dịch từ trên xuống) hoạc phân tán

+ Dự báo tập trung: là toàn bộ dự báo bán hàng có điểm xuất phát là mức độ kinh doanh ( mục tiêu kinh doanh) chung, chỉ tiêu cung của toàn hệ thống sau đó dự báo bán được chia nhỏ dần cho các bộ phận của hệ thống và kết thúc ở dự báo ở các địa điểm bán hàng

+ Dự báo phân tán: được thực hiện theo cách quy bạp tổng hợp, bắt đầu từ dự báo bán hàng cho từng sản phẩm và từng bộ phận sau đó tổng hợp theo các nhóm mặt hàng, ngành hàng và từng bộ phận rồi xác định vị trí dự báo bán hàng của toàn doanh nghiệp

Tham gia vào công tác dự báo có thể là nhân viên bán hàng có kinh nghiệm, các quản trị viên hoặc giám đốc bán hàng ở các doanh nghiệp lớn dự báo bán hàng có thể do một

bộ phận độc lập của doanh nghiệp thực hiện, bộ phân bán hàng chỉ tiếp nhận dự báo kế hoạch để triển khai thực hiện

Nguồn dữ liệu cơ sở phục vụ cho dự báo bán hàng thường được sử dụng là kinh nghiệm, hiểu biết chuyên sâu của hệ thống lực lượng bán hàng của doanh nghiệp, các thông tin thứ cấp được lưu trữ( kế hoạch và tình hình kết quả kỳ trước …) các kết quả nghiên cứu thi trường theo chương trình chuyên biệt…

Dự báo bán hàng có thể được xác định theo các phương pháp thông dụng:

+ Phương pháp chuyên gia:

Phương pháp này dựa vào đánh giá khả năng bán hàng của các nhân viên bán hàng , nhà quản trị bán hàng hoặc cả hai để xác định các chỉ tiêu h cuả từng cá nhân, bộ phận hoặc tổng hợp khối lượng bán Người tham gia dự báo được yêu cầu đánh giá về từng mặt hàng, từng khách hàng dựa trên hiện trạng của tị trường mà họ quan sát được Bộ phận dự báo sẽ đưa ra kết quả đánh giá này để tổng hơp, phân tích và xácđịnh chỉ tiêu cho kế hoạch bán

+ Phương pháp điều tra- thăm dó:

Phương pháp này dựa trên các kết quả nghiên cứu về khách hàng và người mua tiềm năng và kế hoạch mua hàng của họ, kết hợp với ý kiến của các nhà chuyên môn bên ngoài lực lượng bán hàng của doanh nghiệp Kết quả dự báo là sự phân tích, tổng hợp từ các thông tin đã thu tập

+ Phương pháp dự báo theo nguyên nhân tác động đến khả năng bán

Phương pháp này đưa ra dự báo hồi quy chi tiết nhằm xác định mỗi liên hệ giữa bán hàng và các yếu tố quyết định ảnh hưởng tới bán hàng Công thức tính thường được áp dụng:

ai : Hệ số tương ứng của các Xi trong nhóm nhân tố

Xi : Nhân tố ảnh hưởng đến khả năng bán hàng của doanh nghiệp

i : Số lượng các nhân tố

+ Phương pháp dự báo theo nhóm thời gian ( thống kê kinh nghiệm)

Cơ sở của phương này là mối liên hệ giữa người bán hàng và thời gian Từ con số thống kê và kinh nghiệm từ thực tê có thể rút ra được tính quy luật (tương đối) về mối quan hệ giữa người bán hàng với cácyếu tố ảnh hưởng cơ bản Các chỉ tiêu kế hoạch có thể xác định dựa trên các công thức tính khác nhau, đơn giản nhất là tỷ lệ tăng/giảm % so với kỳ báo cáo

DS = B + P*B

Trong đó:

DS: doanh số bán kế hoạch

B: doanh số bán năm báo cáo

P: tỷ lệ tăng giảm(%) dự kiến theo kinh nghiệm

+ Phương pháp dự báo theo xu hướng vận động của các yếu tố thị trường

Phương pháp này dựa trên cơ sở phân tích, đánh giá ảnh hưởng của các yếu tố thị trường và xu hướng vận động của nó đến khả năng tăng giảm bán hàng của doạnh nghiệp

Dự báo theo phươ1ng này yêu cầu người làm dự báo phải có chuyên môn sâu, cao, khối lượng thông tin lớn và kỹ thuật tính toán phức tạp Các yếu tố thị trường có ảnh hưởng đến khả năng bán cần lưu ý:

- Chỉ số sức mua-khả năng mua hàng của khách hàng với các tham số về nhân khẩu học, thu nhập của hộ dân cư, hệ thống phân phối( bán lẻ)

- Tốc độ tăng trưởng kinh tế của nền kinh tế

- Lạm phát và sức mua của đồng tiền

…

Để có hiệu quả trong dự báo và làm nhẹ đi mức độ khó khăn trong quá trình dự báo,

có thể sử dụng các phương pháp đơn giản truyền thống và kết hợp với phân tích ảnh hưởng của các yếu tố thị trường khi đưa ra dự báo chỉ tiêu bán

Một kế hoạch bán hàng hoàn hảo không chỉ dừng lại ở việc xác định được các chỉ tiêu bán hàng mà còn cần được tiếp nối bởi các chính sách, kỹ thuật và hệ thống yểm trợ bán hàng với tư cách là các điều kiện và công cụ thực hiện kế hoạch Các yếu tố này cũng cần được tính toán và dự kiến trước để có thể triển khai kế hoach vào thực tiễn bán hàng

kỳ kế hoạch Vì tầm quan trọng đặc biệt của nó trong hoạt động bán hàng và quản trị bán hàng, các nội dung chủ yếu của hệ thống yểm trợbh được nhấn mạnh ở bước tiếp theo

Tuỳ theo cấu trúc tổ chức và sự phân bổ nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận trong

hệ thống tổ chức doanh nghiệp, việc xác định hệ thống kỹ thuật và yểm trợ bán hàng có thể được giao cho một bộ phận độc lập( bộ phận marketing) hoặc trực tiêps cho bộ phận bán hàng của doanh nghiệp Nhưng, dù trong tình huống nào, hệ thống kỹ thuật yểm trợ bán hàng luôn là một nội dung quan trọng trong hoạt động bán hàng và quản trị bán hàng của doanh nghiệp

Hệ thống kỹ thuật và yểm trợ bán hàng của doanh nghiệp bao gồm nhiều nội dung khác nhau Trong đó, có các nội dung cơ bản:

+ Phương thức bán hàng :

Bao gồm bán buôn và bán lẻ Mỗi phương thức bán hàng có ưu và nhược điểm riêng Doanh nghiệp có thể lựa chọn để chuyên môn hoá vào bán buôn hay bán lẻ hoặc kết hợp

cả hai Việc lựa chọn phương thức bán nào tuỳ thuộc vào đặc điểm cụ thể của sản phẩm

mà doanh nghiệp kinh doanh, đối tượng khách hàng và quan trọng là mục tiêu phát triển cùng năng lực thực tế của mình

+) Hình thức bán hàng:

Có rất nhiều hình thức bán hàng khác nhau mà doanh nghiệp có thể lựa chọn để bán hàng của mình Việc lựa chọn đúng hình thức bán là rất quan trọng để thực hiện tốt mục tiêu bán hàng

Bán hàng ở cấp giám đốc: nhiệm vụ bán hàng được giao thực hiện bởi giám đốc,

Giám đốc có quyền trực tiếp thoả thuận thực hiện hành vi bán hàng với khách hàng của doanh nghiệp Hình thức này thường được áp dụng với thương

vụ lớn, sản phẩm có giá trị cao

+) Bán hàng ở cấp quản lý: Nhiệm vụ bán hàng được thực hiện bởi người quản lý bộ

phận bán hàng Trong trường hợp này, quản lý bộ phận bán hàng không chỉ thực hiện kỹ năng quản trị bán hàng mà còn trực tiếp tham gia vào bán hàng nhằm tận dụng thời gian

và kinh nghiệm bán của quản lý

+) Bán hàng theo nhiều cấp:

Nhiệm vụ bán hàng được thực hiện bởi các cấp khác nhau trong hệ thống lực lượng bán hàng của doanh nghiệp Trừ trường hợp đặc biệt trong quá trình bán hàng mọi thành viên của lực lượng bán hàng đều tham gia vào bán hàng trực tiếp với vai trò như nhau Bán hàng ở cấp quản lý và bán hàng ở nhiều cấp tạo sự cạnh tranh nội bộ trong lực lượng bán hàng Điều này vừa có lợi và vừa có nhược điểm do cạnh tranh gây ra

+) Bán hàng theo tổ đội:

Nhiệm vụ bán hàng được thực hiện bởi một tổ bán hàng gồm nhiều chuyên gia về lĩnh vực khác nhau cùng tham gia vào thực hiện một thương vụ cụ thể dưới sự chỉ đạo của một tổ trưởng

Hình thức này thường được áp dụng trong việc bán các phẩm kỹ thuật cao, thiết bị đồng bộ ( dây chuyền công nghệ…)

+) Bán hàng theo khách hàng trọng điểm ( tài khoản chủ chốt) : Việc bán hàng được định hướng theo ưu thế của tỷ lệ vàng trong kinh doanh 80/20 hay 85/15

Hình thức này tập trung nỗ lực vào chinh phục nhóm khách hàng trọng điểm ( chủ chốt) của doanh nghiệp Thường nhóm khách hàng chủ chốt có thể chỉ gồm 20-15% trong tổng số khách hàng trong khi họ đảm nhận đến 80-85 doanh số bán của doanh nghiệp

+) Bán hàng đôi bên cùng có lợi ( quan hệ thương mại hai chiều) : Hình thức này được

thực hiện trên cơ sở quan hệ có đi có lại trong mua bán hàng hoá Người có hàng bán cho người mua nào thì đồng thời cũng phải mua lại một lượng hàng hoá tương ứng của người mua hàng cho mình

+) Bán hàng theo chiến lược tổ chức: Nhiệm vụ bán hàng được thực hiện theo mô hình

tổ chức lực lượng bán hàng của doanh nghiệp:

- Bán hàng theo vùng địa lý

- Bán hàng theo sản phẩm

- Bán hàng theo nhóm khách hàng

+) Bán hàng theo kiểu hợp tác : là hình thức bán hàng được thực hiện trên cơ sở liên

kết cùng thực hiện nhiệm vụ bán ở các khia cạnh khác nhau giữa các bộ phận bán hàng độc lập trên cùng một vùng lãnh thổ hoặc cùng một nhóm khách hàng

+) Bán hàng qua cơ sở trung gian: Là hình thức bán hàng có sử dụng các cơ sở trung

gian bên ngoài doanh nghiệp Trường hợp này thường rất phổ biến trong nền kinh tế Doanh nghiệp lựa chọn các nhà buôn, các nhà bán lẻ, các đại lý hoặc các nhà môi giới để tiếp tục thực hiện quá trình bán hàng đến tận tay người tiêu thụ

+) Bán hàng qua bên thứ ba: Là hình thức bán hàng cần đến sự tham gia của người thứ

ba ngoài người bán và người mua Quyết định bán thuộc về doanh nghiệp, quyết định mua thuộc về khách hàng Tuy nhiên khách hàng chỉ mua khi có sự giới thiệu, xác định

và yêu cầu sử dụng của bên thứ ba

Ví dụ : Thuốc chữa bệnh

Bên thứ ba là bác sĩ kê đơn thuốc , hàng hoá là công cộng, bên thứ ba có thể là một

cơ quan nhà nước có thẩm quyền…

+) Bán hàng được chế biến phía sau: Là hình thức bán hàng thường gắn với các dịch

vụ Việc bán hàng diễn ra trước khi bộ phận sản xuất chế biến ra sản phẩm phục vụ khách

hàng Hình thức bán này đòi hỏi mối liên hệ chặt chẽ giữa người bán hàng và các yếu tố phục vụ khách hàng sau đó Bán hàng sẽ không thể thực hiện nếu không có sự hỗ trợ đắc lực của tuyến sau, ví dụ dịch vụ vận chuyển…

+) Bán hàng trao tay: Còn gọi là bán hàng di động hay bán hàng rong: là hình thức

bán hàng được thực hiện bởi những cá nhân thuộc lực lượng bán hàng trực tiếp mang hàng đến bán ở các tụ điểm, gia đình,n nơi công cộng…

+) Bán hàng qua điện thoại; Việc bán hàng được thực hiện qua hệ thống điện thoại

công cộng Khách hàng đặt hàng và thảo luận về thương vụ qua điện thoại và có thể nhận hàng tại nhà

+) Bán hàng qua internet, siêu thị ảo( Bán hàng điện tử) Tương tự như bán hàng qua

điện thoại, nhưng hiện đại hơn và có khả năng hấp dẫn bởi được cung cấp thông tin về sản phẩm và điều kiện mua hàng tốt hơn

+) Bán hàng tự phục vụ( cửa hàng tự chon /siêu thị): Là hình thức bán hàng trên cơ sở

phát triển khả năng đáp ứng tốt hơn nhu cầu về tự do thoải mái lựa chọn mác, nhãn hiệu hàng hoá, tiết kiệm được thời giann mua sắm… của khách hàng Khách hàng được trực tiếp tiếp xúc với sản phẩm hàng hoá không cần yêu cầu thông tin qua nhân viên khách hàng

+) Bán hàng có sự tự phục vụ đầy đủ: hình thức bán hàng này tương ứng với việc đưa

ra sản phẩm hoàn thiện ở mức cao nhất có thể được để đáp ứng ở một cách tôt nhất và đồng bộ các nhu cầu toàn diện của khách hàng Hình thức bán hàng có sự tự phục vụ đầy

đủ cung cấp cho khách hàng tất cả các dịch vụ bổ sung trước, trong và sau khi bán hàng ; lựa chọn kỹ trên cơ sở sản phẩm đa dạng, các modum lắp ghép cấu thành sản phẩm hoàn thiện, tín dụng vận chuyển, thử, nhân nhượng giá cả, thay thế, hướng dẫn sử dụng, các dịch vụ sau bán hàng …

+) Bán hàng có sự hỗ trợ sau khi bán: Hình thức này đảm bảo cho khách hàng tiếp tục

được nhận một số lợi ích nao đó sau khi mua hàng như bảo hành, bảo dưỡng, đổi các… thậm chí là một khoản thường cụ thể nào đó có thể có được sau khi mua hàng

* Mục tiêu và chính sách giá cả:

Mục tiêu và chính sách giá cả có tầm quan trọng đặc biệt đối vơí khả năng hoàn thành

kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp Các kế hoạch bán hàng luôn luôn phải được liên kết với các mục tiêu làm giá và chính sách giá của doanh nghiệp Mục tiêu và chính sách giá phải được công bố một cách rõ ràng cho lức lượng bán hàng Mục tiêu và chính sách giá

có thể do bộ phận marketing hoặc do bộ phận bán hàng xây dựng lên quản trị giá thường

là nhiệm vụ của bộ phận bán hàng

Các mục tiêu làm giá có thể lựa chọn để hỗ trợ bán hàng :

- Mục tiêu làm giá theo lợi nhuận được định hướng

- Mục tiêu làm giá theo bán hàng có định hướng

- Mục tiêu làm giá theo cạnh tranh có định hướng

Các chính sách giá cả có thể lựa chọn và sử dụng trong bán hàng :

- Chính sách linh hoạt của giá

- Chính sách giá theo chu kỳ sống của sản phẩm

- Chính sách giá theo vùng bán hàng trong mối liên hệ với chi phí vận chuyển

- Chính sách giảm giá

* Quảng cáo và xúc tiến bán hàng

Các công cụ này thường được hiểu là hình thức bán hàng gián tiếp nhằm hỗ trợ cho trực tiếp hoặc gián tiếp cho khả năng bán hàng của doanh nghiệp thông qua việc tạo dựng hình ảnh, uy tín và sự hấp dẫn của doanh nghiệp nói chung, cũng như sản phẩm của doanh nghiệp nói riêng đối với khách hàng tiềm năng Kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp cần được liên kết chặt chẽ với các chương trình quảng cáo, xúc tiến bán cụ thể Tuỳ theo đặc điểm doanh nghiệp và đặc điểm sản phẩm cần có sự lựa chọn đúng các công

cụ cụ thể:

- Quảng cáo thển chế/quảng cáo sản phẩm

- Quảng cáo lần đầu/ quảng cáo nhắc lại

- Tham gia hội chợ triển lãm

- Mở hội nghị khách hàng/ mời cơm thân mật/ gặp gỡ khách hàng

- Trình diễn sản phẩm và mời thử dùng hàng

* Phát triển và hoàn thiện lực lượng bán hàng

Là một trong những công cụ quan trọng đểhỗ trợ khả năng hoàn thành kế hoạch bán

hàng, cần được tính đến khi lập kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp Nội dung của vấn

đề này sẽ được giải quyết ở các mục sau

5 Tổ chức thực hiện kế hoạch

Một trong những khâu quan trọng trong quá trình kinh doanh nhằm triển khai vào

thực tiễn bán hàng các mục tiêu và các biện pháp giải quyết vấn đề đã dự kiến theo kế

hoạch Nội dung cơ bản được trình bày ở các mục sau

6 Phân tích và đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch

Là một nội dung quan trọng của quản trị bán hàng cần được thực hiện một cách

nghiêm túc nhằm:

- Phân tích tình hình thực hiện tổng quát và chi tiết

- Xác định đầy đủ mức độ ảnh hưởng của các yếu tố môi trường và tiềm lực đến kết

quả đã đạt được, nguyên nhân cơ bản dẫn đến sự thành công/ thất bại trong thực hiện kế

Mục tiêu và kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp được thực hiện thông qua lưc

lượng bán hàng của doanh nghiệp Thông qua hoạt động tác nghiệp phù hợp với chức

trách và nhiệm vụ của từng cá nhân trong lực lươngj bán hàng, mối liên hệ giữa doanh

nghiệp với thị trường và chức năng chuyển hóa giá trị hàng hoá từ hàng đến tiền mới

được tực hiện Nói một cách khác lực lượng bán hàng là cầu nối cơ bản nhất doanh nghiệp với thị trường Do vậy thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng là nội dung quan trọng của quản trị bán hàng cần được thực hiện một cách hoàn hảo

Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm:

- Lực lượng bán hàng cơ hữu của doanh nghiệp

- Các đại lý bán hàng có hợp đồng

- Lực lượng bán hàng hỗn hợp

* Lực lượng bán hàng cơ hữu của doanh nghiệp

Lực lượng bán hàng cơ hữu của doanh nghiệp bao gồm tật cả những thành viên trong doanh nghiệp có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng

Lực lượng bán hàng có thể chia thành:

+) Là bộ phận bán hàng tập trung ở văn phòng (chính) của doanh nghiệp và liên hệ trực tiếp với khách hàng chủ yếu thông qua điện thoại hoặc tiếp xúc chủ yếu tại văn phòng doanh nghiệp Cá nhân nhân viên bán hàng không thưỡnguyên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng Tuỳ theo đặc điểm từng doanh nghiệp lực lượng này có thể được xác định là lượng bán hàng chủ yếu là bộ phận hỗ trợ cho lực lượng bán hàng hoạt động bên ngoài doanh nghiệp

+) Lực lượng bán hàng bên ngoài doanh nghiệp ( văn phòng)

Là bộ phận các nhân viên bán hàng được bố trí theo vùng địa lý, theo các địa bàn bán hàng khách nhau cuả doanh nghiệp Bộ phận bán hàng này có trách nhiệm bán hàng, cung ứng dịch vụ thông qua các giao dịch trực tiếp với khách hàng trên các địa bàn được phân công

Theo chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân trong hoạt động bán hàng lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm:

Giám đốc / giám đốcn bán hàng cấp doanh nghiệp

Giám đốc/ giám đốc bán hàng ưps khu vực, vùng, nghành hàng, nhóm khách hàng; trưởng đại diện bán hàng …

Các quản trị viên trung gian và nhân viên hỗ 1trợ bán hàng

Các đại diện bán hàng với các chức danh:

-) Người giao hàng: nhiệm vụ chủ yếu của nhân viên bán hàng này là đi giao hàng

-) Người tiếp nhân đơn hàng: Nhiệm vụ chủ yếu của người này là tiếp nhận đơn hàng nội bộ ( nhân viên bán hàng quầy, ở cửa hàng hoặc tiếp nhận đơn hàng từ bên ngoài)

-) Người chào hàng: Nhiêm vụ chửu yếu là tạo dựng hình ảnh, uy tín , cung cấp thông tin về sản phẩm cho người sử dụng hiện tại hay tiềm năng – không được phép tiếp nhận đơn hàng

+) Kỹ thuật viên: Nhiệm vụ chủ yếu là cố vấn về kỹ thuật cho khách hàng

+) Người tạo nhu cầu: Là nhân viên bán hàng coa nhiệm vụ chủ yếu giúp cho khách hàng hiểu được các khả năng của sản phẩm mới của doanh nghiệp cho các nhu cầu tiềm tàng của họ hoặc hiểu biết hơn về các sản phẩm truyền thống nhằm dẫn đến khả năng hình thành đòi hỏi thoả mãn nhu cầu bằng các sản phẩm của doanh nghiệp

* Các đại lý bán hàng có hợp đồng:

Là một bộ phận lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm các cá nhân hay tổ chức độc lập không thuộc hệ tống tổ chức cơ hữu của doanh nghiệp nhận bán hàng cho doanh nghiệp để hưởng hoa hồng đại lý theo các hợp đồng đã ký kết giữa các bên Các đại lý bán hàng loại này có thể được xác định là một bộ phận trong kênh phân phối hàng hoá của doanh nghiệp Tuỳ theo đặc điểm mang tính chi tiết, thuộce lực lượng bán hàng này có các dạng đại lý: Đại lý hoa hồng, đại lý tiêu thụ, đại lý bán hàng hay người môi giới

* Lực lượng bán hàng hỗn hợp

Hai loại lực lượng trên có thể được sử dụng độc lập với các mức độ quan trọng khác nhau trong hoạt động của doanh nghiệp Tuy nhiên, trong quá trình thiết kế lực lượng bán hàng, có thể nên kết hợp các bộ phận đó với nhau trong một chiến lược phát triển lực lượng bán hàng thống nhất để bổ sung cho nhau Trường hợp này dẫn đến hình thành lực lươ2ngj bán hàng hỗn hợp của doanh nghiệp

* Các nội dung thuộc bước (1) và (2)

Thường đã được nghiên cứu và xác định trong quá trinh xây dựng chiến lược và kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp Trong quá trình thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng cần nghiên cứu và nắm vững các mục tiêu và chiến lược bán hàng để xác định đúng đắn

cơ cấu cần có của lực lượng bán hàng

* Cơ cấu và tổ chức lực lượng bán hàng :

Tuỳ theo đặc điểm cụ thể của bán hàng ở từng doanh nghiệp, trên cơ sở các phương án

về kênh phân phối, lực lượng bán hàng của doanh nghiệp có thể được thiết kế và tổ chức theo sản phẩm, theo vùng địa lý, theo khách hàng hoặc tổng hợp các dạng trên(H6,7,8)

* Quy mô của lực lượng bán hàng

Có ảnh hưởng lớn đến mức bán hàng và chí phí Việc xác định đúng số lượng các đại diện bán hàng là cần thiết sau khi đã xây dựng được cơ cấu tổ chức cụ thể Để xác định

Xác định mục tiêu của lực lượng bán hàng

Xác định chiến lược của lực lượng bán hàng

Xây dựng cơ cấu của lực lượng bán hàng

Xác định quy mô của lực lượng bán hàng

Xác định chế độ đãi ngộ cho lực lượng bán hàng

quy mô của lực lượng bán hàng có thể sử dụng phương pháp khối lượng công việc với các bước:

- Phân nhóm khách hàng theo quy mô căn cứ vào khối lượng tiêu thụ kỳ kế hoạch

- Xác định tần suất gặp gỡ cần thiết với khách hàng cho từng nhóm khách hàng

- Xác định tổng khối lượng công việc của hệ thống bán hàng theo số lần gặp gỡ / giao dịch trong kỳ kế hoạch ( tổng khối lượng công việc bằng số khách hàng mỗi nhóm nhân với tần suất gặp gỡ / giao dịch tương ứng)

- Xác định số lần gặp gỡ / giao dịch trung bình mỗi đại diện bán hàng có thể thực hiện được trong kỳ kế hoạch

- Tính toán số đại diện bán hàng cần thiết trong kỳ kế hoạch ( thương số của tổng số lần gặp gỡ /giao dịch cần thiết và số lần gặp gỡ/giao dịch trung bình mà một đại diện bán hàng có thể thực hiện)

H6: Những phương án kênh phân phối

Lực lượng bán Lực lượng bán Lực lượng bán

hàng của Cty hàng của CTy hàng của CTy

Khách hàng

Đại lý

Khách hàng

Các trung gian

Khách hàng

Hình 7 Cơ cấu tổ chức bán hàng theo ngành hàng/sản phẩm

IV- Tổ chức thực hiện bán hàng và quản trị lực lượng bán hàng

Quá trình thực hiện kế hoạch bán hàng luôn gắn liền với quá trình quản trị lực lượng bán hàng của doanh nghiệp

Quản trị lực lượng bán hàng bao gồm các nội dung cơ bản:

Cấp quản lý nhóm hàng II trên toàn quốc

Bộ phận quản

lý cấp vùng

Bộ phận quản lý cấp

Chỉ đạo các đại diện bán hàng (3)

Động viên các đại diện bán hàng (4)

Đánh giá các đại diện bán hàng (5)

1 Chiêu mộ và tuyển chọn các phần tử của lực lượng bán hàng

Một quy trình chiêu mộ, tuyển chọn đại diện bán hàng thưởng được xác định qua các bước:

- Nghiên cứu quy mô lực lượng bán hàng kế hoạch, đánh giá lực lượng bán hàng hiện tại, xác định số lượng và chất lượng đại diện bán hàng cần bổ sung và các vị trí công tác

- Xác định các vị trí tiêu chuẩn của đại diện bán hàng cho các vị trí

Thông báo tuyển chọn đại diện bán hàng, lên kế hoạch tiếp nhận hồ sơ và thời gian tuyển chọn

- Tổ chức tuyển ch0ọn hồ sơ và trực tiếp phỏng vấn

- Ra quyết định và bố trí vị trí làm việc trog hệ thống

2 Huấn luyện các đại diện bán hàng

Huấn luyện các đại diện bán hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc nâng cao hiệ quả hoạt động của lực lượng bán hàng để hoàn thành mục tiêu /kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp

Có nhiều hình thức, chương trình và nội dung khác nhau có thể được thiết kế danh cho các vị trí khác nhau của lực lượng bán hàng nhưng tối thiểu phải đáp ứng các yêu cầu:

- Hiểu được đầy đủ trách nhiệm, quyền hạn của mỗi cá nhân trong hệ thống bán hàng

- Nắm vững và nâng cao nghệ thuật bán hàng, nghệ thuật thương lượng và nghệ thuật tạo dựng mối quan hệ

* Trách nhiệm của giám đốc bán hàng /quản trị viên bán hàng cấp trung gian

+) Quản trị lực lượng bán hàng thuộc quyền quản lý:

- Nắm vững tên, địa chỉ của các khách hàng( tài khoản) có thể giao dịch

- Xác định, lựa chọn và phát triển các khách hàng ( tài khoản) trọng điểm ( chủ chốt)

- Xác định các hình thức (chiến lược) bán hàng thích hợp cho mỗi khách hàng trọng điểm ( tài khoản chủ chốt)

- Xác định vai trò/ mối quan hệ cơ hữu của/giữa bán hàng trong và chiến lược marketing

- Tính toán nhu cầu về nhân lực bán hàng

- Xác định cấu trúc giám sát bán hàng ( tầng giám sát và nhiệm vụ )

- Tuyển mộ và lựa chọn lực lượng bán hàng

- Xây dựng các chương trình huấn luyện, đào tạo lực lượng bán hàng

- Thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá kếtn quả hoạt động bán hàng

- Xây dựng chế độ khuyến khích bán hàng

- Lựa chọn ký thuật kiểm tra

+) Quản trị hành chính

- Quản trị hành chính văn phòng bán hàng

- Tăng cường thực hiện chính sách của công ty và giao tiếp trọng bộ phận

- Tăng cường khả năng phối hợp với các bộ phận khác của doanh nghiệp

- Viết báo cáo tổng kết

- Đích thân bán hàng trực tiếp cho khách hàng trọng điểm

- Giao dịch và đàm phán để chào hàng

+) Quản trị tài chính:

- Lập ngân sách bán hàng

- Kiểm soát chi phí

- Phân tích chi phí / lợi nhuận

* Trách nhiệm của đại diện bán hàng :

+) Đại diện bán hàng phải hiểu biết về hệ thống kinh doanh/bán hàng của doanh nghiệp, các đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp và có khả năng hoà đồng trong hệ thống

+) Đại diện bán hàng phải hiểu biết cặn kẽ về các sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp: Quá trinh chế tạo, nguồn gốc hàng hoá, công năng, ưu thế, nhược điểm…và các yếu tố bổ trợ bán sản phẩm

+) Đại diện bán hàng phải hiểu biết rõ đặc điểm của khách hàng, đối thủ cạnh tranh, chiến lược/sách lược/phương châm của doanh nghiệp trong việc bán hàng đối với các đối tượng khách hàng và đối thủ cạnh tranh

+) Đại diện bán hàng phải tinh thông và sử dụng có hiệu quả nghệ thuật/chiến kỹ thuật bán hàng cá nhân

+) Đại diện bán hàng phải nắm vững các thủ tục, quy trình và trách nhiệm cá nhân trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp kể cả bán tại văn phòng, tại quầy hay bán hàng ngoài doanh nghiệp

* Nhiệm vụ của đại diện bán hàng : +

Thăm dò: Tìm kiếm và gây dựng khách hàng mới

+Xác định mục tiêu: Quyết định phân bổ thời gian của đại diện bán hàng cho

khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng

+ Cung cấp thông tin: Cung cấp thông tin về sản phẩm hàng hoá và dịch của

doanh nghiệp cho khách hàng một cách khôn khéo

+ Bán hàng: Hiểu biết và sử dụng có hiệu quả nghệ thuật bán hàng:

cách tiếp cận, giới thiệu hàng hoá, chào giá, mặc cả, giải đáp ý kiến phản và hoàn tất thương vụ

+ Cung cấp dịch vụ: Cung ứng các dịch vụ khác nhau cho khách hàng: Tư

vấn giải quyết vấn đề của khách,hỗ trợ các vấn đề kỹ thuật, thoả thuận tàitrợ, xúc tiến nhanh việc giao hàng

+ Thu thập thông tin: Quan sát thị trường, thu thập thông tin về thị trường

+ Phân bổ hàng: Quyết định phân bổ sản phẩm khan hiếm khi thiếu

hàng cho các khách hàng một cách hợp lý

* Các chiến ( kỹ) thuật bán hàng cá nhân:

Nghệ thuật bán hàng bao gồm nhiều yếu tố được liên kết để đạt đến hiệu quả bán hàng Việc lựa chọn chiến(kỹ) thuật bán hàng và sử dụng nó đúng tình huống là quan trọng Các

kỹ thuật bán hàng thường được tâm:

+ Chất phác: Tạo dựng hình ảnh “ thật thà” nơi khách hàng

+ Ghi băng: Sử dụng các mẫu bán hàng thành công trước đó để tiếp tục áp dụng với các khách hàng mới đồng thời có thể bổ sung thâm những khía cạnh mới mà vẫn sử dụng có hiệu quả kinh nghiệm trước đó

+ Khuyến khích:Một hình thức nghệ tuật giao tiếp với khách hàng trên cơ sở sử dụng liên tục các cách diễn đạt theo kiểu câu hỏi để dẫn đến câu trả lời có của khách hàng

+ Hiểu rõ và giải thích các tính chất và lợi ích của sản phẩm hàng hoá

+ Hiểu rõ và giải thích rõ mối liên hệ nhu cầu – lợi ích

+ Thúc đẩy thu hút khách hàng theo tiến trình:

Nhận thức-Quan tâm –Tin tưởng-Thử-Lập lại

+ Thực tốt các bước chủ yếu của quá trình bán hàng cá nhân:

* Thăm dò /sàng lọc: Quan sát nhanh, tổng quát

* Tiếp cận sơ bộ: Quan sát đối tượng trọng tâm

* Tiếp cận: Kỹ thuật giao tiếp “ khi khách đên”

* Giới thiệu và trình diễn: Kỹ thuật chào hàng, giới thiệu ưu thế sản phẩm nghệ thuật nói

giá…

* Khắc phục ý kiến phản đối: Viện lý luận và biện bác, giải thích giá trị sử dụng và mối

liên hệ lợi ích khi dùng sản phẩm, thương lượng

* Kết thúc thương vụ: Nghệ thuật kết thúc việc bán, tạo niềm tin băng tự tin của người

bán/kỹ thuật dùng câu hỏi/kỹ thuật tác động hữu hình/kỹ thuật biến cố sắp xảy đến /kỹ thuật kể chuyện/kỹ thuật kích thích/kỹ thuật mời khách mua giúp …

* Theo dõi và duy trì: Kỹ thuật giao tiếp “ khi khách về” : tiễn khách/đối vỡi khách có

mua hàng/đối với khách không mua hàng

+ Tư vấn cho khách hàng trên cơ sở hiểu biết đầy đủ về họ

Thăm

dò/sàng

Tiếp cận sơ

Tiếp cận

Giới thiệu và trình

Theo

dõi và

Kết thúc Khắc phục

ý kiến

+ Bán hàng theo trạng thái tâm lý của khách hàng

+ Kỹ thuật bán hàng kết hợp với lợi ích của người bán- người mua( dung hoà lợi ích)

+ Bán hàng theo các bữa tiệc/ triển lãm, hội chợ thương mại

+ Kỹ thuật bán hàng trên cơ sở phát triển các mối quan hệ cấ nhân ( quan hệ tình cảm , niềm tin , lợi ích lâu dài)

+ Bán hàng theo quan điểm “ mọi người đều có thể trở thành khách hàng của doanh nghiệp tương lai –bán hàng theo chiều sâu”

* Phương pháp và chiến thuật thương lượng trong bán hàng

Đại diện bán hàng có thể sử dụng các phươn pháp và chiến thuật thương lượng khác nhau:

+) Phương pháp thương lượng có nguyên tắc:

- Tách riêng con người ra khỏi vấn đề: Loại trừ cảm xúc cá nhân ; tôn trọng, thông cảm

và hiểu biết lẫn nhau; kiềm chế

- Tập trung vào việc đạt được quyền lợi chứ không cố gắng giữ vững lập trường, tìm cách dung hoà lợi ích của cả hai bên một cách tốt nhất để thoả mãn quyền lợi của cả hai

- Suy nghĩ và đề nghị những phương án đôi bên cùng có lợi

- Kiên quyết bảo vệ tiêu chuẩn khách quan

+) Các chiến thuật thương lượng quen biết:

- Hành động quyết liệt: Cố gắng thể hiện thái độ cương quyết

- Trừ hao nhiều: Tạo dựng những khoảng rộng ( yêu cầu cao) để thương lượng sau đó nhượng bộ dẫn đến điểm giới hạn mong muốn

- Tạo đồng minh có uy tín : Tìm kiếm, sử dụng áp lực, ủng hộ thông qua cá nhân/ tổ chức hay đề án có uy tín khác

- Điểm dừng cuối cùng: Tuyên bố về giới hạn cuối cùng của khả năng nhượng bộ

- Quyền hạn có hạn: Thương lượng với thiện chí nhưng đến thời điểm kết thúc đưa ra thông báo về quyền hạn quyết định tối hậu thuộc lãnh đạo cấp trên

- Chia cắt để chiến thắng: Thương lượng với tập thể đối thủ, nên cố gắng tập trung thuyết phục một hoặc một sốn riêng lẻ thành viên (đặc biệt là những người có uy tín) để tìm kiếm sự ủng hộ ngay trong đối thủ

- Tạm ngừng: Dừng thương lượng một thời gian có chủ đích nhằm tạo điều kiện để cả hai bên xem xét lại cơ sở và nội dung đàm phán

- Im nặng: Tạo cơ hội để đối thủ cạnh tranh bộc lộ hết những ý đồ và hạn chế khả năng thăm dò của đối thủ

- Kiên trì: Tạo cơ hội cho đối thủ hiểu được thiện chí và đồng thời chấp thuận nhân nhượng

- Chia đôi phần chênh lệch : Tạo cơ hội chấp nhận nhân nhượng do camẻ giác cùng có lợi

- Thăm dò: trắc nghiệm phản ứng của đối thủ về quan điểm và mục tiêu của mình thông qua phần tử thứ 3

- Bất ngờ: giữ bí mật tuyệt đối về mục tiêu thực trong đàm phán và phương án mong muốn

3 Chỉ đạo các đại diện bán hàng

Hoạt động bán hàng của các đại diện được thực hiện trên nguyên tắc tự chủ, độc lập va sáng tạo giải quyết các nhiệm vụ và kế hoạch được giáo phó Công việc bán hàng sẽ không được tực hiện một cách có hiệu quả nếu không nều thiếu sáng kiến trong việc xử lý các tình huống cụ thể của đại diện bán hàng Tố chất cá nhân, kinh nghiệm và quá trình huấn luyện đại diện bán của mình chính là cơ sở để quản trị teo nguyên tắc này Tuy nhiên, kiểm soát và điều chỉnh hoạt động của cả hệ tống bán hàng hay hoạt động của từng

cá nhân đại diện bán hàng là một yêu cầu không thể thiếu được trong quản trị bán hàng Thông qua hệ thống giám sát và các tầng giám sát của hệ thống bán, hành vi và kết quả hoạt động của từng bộ phận và từng cá nhân trong hệ thống bán hàng phải được kiểm soát

và đanh giá theo thương vụ va từng thời gian thích hợp

* Mức độ giám sát :

Đối với từng bộ phận khác nhau của lực lượng bán hàng có thể khác nhau:

- Lực lượng bán hàng của công ty được giám sát chặt chẽ và liên tục hơn nhiều so với các đại lý bán hàng có hợp đồng hưởng hoa hồng

- Bộ phận bán hàng trọng điểm ( nhóm hàng trọnge điểm/ khách hàng trọng điểm / thị trường trọng điểm) được giám sát chặt chẽ hơn các bộ phận còn lại

* Phương pháp chỉ đạo bán hàng

Có thể thực hiện theo nhiều dạng để đạt đến hiệu quả:

- Ra mệnh lệnh – quyết định cá nhân của người quản trị

- Trao đổi, thảo luận tìm hướng giải quyết giữa lãnh đạo và thực hiện

- Động viên đại diện bán hàng phát huy sáng kiến và đề xuất ý kiến cá nhân để giải quyết vấn đề

- Giao quyền tự định cá nhân ( nhóm) và kiểm soát hiệu quả công việc ( tự quản trị)

* Cơ sở để chỉ đạo bán hàng

Các hạn ngạch chỉ tiêu bán hàng, chi phí lợi nhuận

Định mức thời gian làm việc và phân bổ thời gian hoạt động của đại diện bán hàng:

+ Thời gian gặp gỡ khách hàng hiện tại

+ Thời gian gặp gỡ khách hàng tiềm năng

+ Thời gian gặp gỡ xã giao

+ Thời gian gặp gỡ trao đổi thương vụ

+ Thời gian bán hàng trực tiếp

4 Động viên các đại diện bán hàng – thi đua đạt thành tích cao

Kết quả hoạt động của lực lượng bán hàng chịu tác động mạnh mẽ của chương trình động viên, khuyến khích các đại diện bán hàng của doanh nghiệp

Mối liên hệ giữa động viên và kết quả bán hàng có thể được mô tả qua mô hình cơ bản :

Động viên tốt nỗ lực cao thành tích lớn khen thưởng đúng hài lòng

* Các yêu cầu động viên:

- Có mục tiêu, tiêu chuẩn rõ ràng

- Có thời gian

- Phù hợp với chiến lược phát triển/ tình huống

- Đúng lúc ( thưởng ngay/ phạt ngay)

- Chính xác( công bằng)

- Đảm bảo tính linh hoạt

* Các hình thức động viên:

- Thưởng phạt bằng tiền , hiện vật

- Công nhận sự đóng góp về tinh thần ( danh hiệu )

- Cơ hội thăng tiến nghề nghiệp

5 Đánh giá các đại diện bán hàng

Việc phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng của các đại diện bán hàng được thực hiện cho từng cá nhân và bộ phận bán hàng Kết quả đánh giá là cơ sở cho việc phân tích đánh giá, tổng kết tình hình chung của toàn doanh nghiệp Ngoài các yếu tố mang tính chi tiết cục bộ, có thể sử dụng các phương pháp và tiêu thức chung khi đánh giá hoạt động bán hàng của doanh nghiệp để phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng của từng đại diện bán hàng

V- Phân tích và đánh giá kết quả bán hàng

1 Nội dung đánh giá hoạt động bán hàng

* Đối tượng đánh giá:

- Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng được thực hiện ở nhiều mức độ khác nhau:

- Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng tổng quát ( cấp doanh nghiệp)

- Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng của một bộ phận (cấp khu vực)

- Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng của từng cá nhân đại diện bán hàng

* Nội dung đánh giá:

Khi đánh giá hoạt động bán hàng ở từng mức độ, có thể tiến hành phân tích, đánh giá theo các nội dung:

- Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng theo mục tiêu( kế hoạch và thực hiện, hiện tại

2 Các nguồn thông tin phục vụ đánh giá

Nguồn thông tin, dữ liệu được dùng để đánh giá thường gồm hai dòng chính:

* Dòng thuận:

Các thông tin được sử dụng để xây dựng kế hoạch bán hàng

Các mục tiêu, hạn mức, các quyết định chỉ đạo giám sát bán hàng

Các tiêu chuẩn đã được xác định và truyền đạt đến lực lượng bán hàng

Các thông tin này là tập hợp các dữ liệu đã được đưa ra trong quá trình tổ chức hoạt động bán hàng của doanh nghiệp ( thông tin thứ cấp)

* Dòng phản hồi:

Bao gồm tất cả các thông tin về kết quả và tình hình thực hiện bán hàng thực tế của doanh nghiệp mà giám đốc ( ban lãnh đạo):

- Các báo cáo bán hàng ( quan trọng nhất)

Các thông tin bổ sung từ quan sát trực tiếp, thư từ ,đơn khiếu lại của khách hàng, thăm

dò dư luận khách hàng, kết quả trao đổi Với các đại diện bán hàng

Các thông tin nhận được từ các bộ phận nghiệp vụ khác của doanh nghiệp ( marketing, tài vụ …)

3 Phương pháp đánh giá

* Hình thức đánh giá:

Đánh giá kết quả bán hàng thường thực hiện qua hai bước:

- Tự đánh giá thành tích bán hàng của từng cá nhân và bộ phận

- Đánh giá chính thức của lãnh đạo ( giám đốc bán hàng )

* Phương pháp cơ bản thường được sử dụng:

+ So sánh mức bán và các chỉ tiêu liên quan thực tế /kế hoạch ; hiện tại và quá khứ

+ So sánh, xếp hạng thành tích của cá nhân, bộ phận bán hàng với nhau và tỷ trọng trên tổng thể

+ Phân tích và đưa ra kết luận về kết quả bán hàng trong mối liên hệ với các yếu tố kích thích/ kìm hãm ( điều kiện thực hiện thực tế) có ảnh hưởng đến trực tiếp hoặc gián tiếp đến kết quả

* Các chỉ tiêu đánh giá kết quả bán hàng thường được sử dụng:

+ Doanh số bán hàng ( bằng tiền mặt hoạc đơn vị khối lượng ):

- Doanh số bán theo khách hàng

- Doanh số bán theo khách hàng mới

- Doanh số bán theo sản phẩm

- Doanh số bán sản phẩm mới

- Doanh số bán theo khu vực

- Doanh số bán theo khu vực mới

+) Chi phí bán hàng : chi phí bán hàng trên doanh số

Cf2: Chi phí của tài khoản phải thu

Cf3: Chi phí hàng hoá tồn kho

+) Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng:

Được thực hiện thông qua các ý kiến phản hồi, đóng góp và nhận xét của khách hàng đối với doanh nghiệp, về bộ phận hay cá nhân đại diện bán hàng Có thể dùng hình thực tổng hợp từ sổ góp ý, điều tra bằng các câu hỏi trực tiếp ( hội nghị khách hàng, mời cơm thân mật …) gián tiếp qua điện thoại, phiếu câu hỏi…

+) Đánh giá định tính các đại diện bán hàng

Bên cạnh kết quả hoạt động có thể phân tích bằng các chỉ tiêu định lượng( số lượng), cần tiếp tục đánh giá các yếu tố “ chất lượng” liên quan đến khả năng bán hàng và hoạt động bán hàng của các đại diện bán hàng nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ bán hàng của doanh nghiệp Trên cơ sở các tiêu thức xác định “ chất lượng” của đại diện bán hàng, tiến hành cho điểm theo từng tiêu thức và tổng hợp lại và xếp hạng đại diện bán theo các mức:

Chương II- Thực trạng hoạt động bán hàng ở doanh nghiệp thương mại

I- Đặc điểm của công ty Vật tư- Nông sản

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Theo quyết định của hội đồng quản trị tổng công ty vật tư nông nghiệp; căn cứ vào quyết định số 412 NN – TCCB/QD ngày 30/12/1995 của bộ trưởng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn ; căn cứ vào tình hình hoạt động của tổng công ty vật tư nông nghiệp phê chuẩn quyết định thành lập công ty Vật tư- Nông sản

Công ty vật tư nông sản là thành viên của tổng công ty vật tư nông nghiệp, hạch toán độc lập có quan hệ gắn bó với tổng công ty và các đơn vị thành viên khác của tổng công

ty trong hoạt động kinh doanh vật tư nông nghiệp, nông sản khác và sản xuất các sản phẩm từ chất dẻo nhằm tập trung vốn và chuyên môn hoá; hợp tác trong sản xuất kinh doanh để nâng cao hiệu quả kinh tế

Theo quyết định 1111 NN-TCCB/QĐ của bộ trưởng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn ngày 31/5/1997 về việc sáp nhập công ty vật tư- dịch vụ nông nghiệp vào công