QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN TRÌNH BAN GIÁM ĐỐC

VĂN PHÒNG ĐHQGHNPHÒNG THƯ KÝ TỔNG HỢP QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN TRÌNH BAN GIÁM ĐỐC THỰC HIỆN NGƯỜI PHỐI HỢP THỜI HẠN HOÀN THÀNH I.. Tiếp nhận văn bản đến trình Giám đốc, các Phó Giám

VĂN PHÒNG ĐHQGHN

PHÒNG THƯ KÝ TỔNG HỢP

QUY TRÌNH

XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN TRÌNH BAN GIÁM ĐỐC

THỰC HIỆN

NGƯỜI PHỐI HỢP

THỜI HẠN HOÀN THÀNH

I TIẾP NHẬN, PHÂN

LOẠI VĂN BẢN

1 Tiếp nhận văn bản đến trình Giám đốc, các Phó Giám đốc từ Chuyên viên Văn thư - Phòng Hành chính

Sáng: trước 9h30 Chiều: trước 14h30

- Văn bản trình Giám đốc; Chuyên viên

Tổng hợp

- Văn bản trình các Phó Giám đốc Thư ký PhóGiám đốc

2 Phân loại, sắp xếp văn bản, ưu tiên những văn bản khẩn,

Tổng hợp/

Thư ký Phó Giám đốc

3 Nhập nội dung văn bản vào file theo dõi văn bản đến

Đối với những văn bản khẩn, hỏa tốc, mật cần trình ngay Giám đốc/các Phó Giám đốc

II TRÌNH GIÁM ĐỐC,

CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÊ VĂN BẢN

Trình Giám đốc/các Phó Giám đốc văn bản đến đã được phân loại và sắp xếp

Thư ký Giám đốc/ Thư ký Phó Giám đốc

Chuyên viên Tổng hợp (chuyển văn bản tới Thư ký Giám đốc)

Sáng: trước 10h30 Chiều: trước 15h30

III TRẢ VĂN BẢN CÓ

BÚT PHÊ CỦA GIÁM

ĐỐC, CÁC PHÓ GIÁM

ĐỐC CHO ĐƠN VỊ

ĐẦU MỐI

1 Nhận văn bản đã có bút phê của Giám đốc/các Phó Giám đốc

Thư ký Giám đốc/ Thư ký Phó Giám đốc

Sáng: trước 10h30 Chiều: trước 15h30

2 Nhập ý kiến chỉ đạo của Giám đốc, các Phó Giám đốc vào file theo dõi và chuyển trên phần mềm VNU e-office Chuyên viênTổng hợp/

Thư ký Phó Giám đốc

Thư ký Giám đốc (giao văn bản cho Chuyên viên Tổng

hợp)

Sáng trước 11h30 Chiều trước 16h30

3 Trả văn bản đã có bút phê của Giám đốc, các Phó Giám đốc cho Chuyên viên văn thư Phòng Hành chính

Sáng trước 12h00 Chiều trước 17h00

IV LẬP BẢNG TỔNG

HỢP THEO DÕI CHỈ 1 Rà soát tình hình các đơn vị thực hiện ý kiến chỉ đạo củaGiám đốc, các Phó Giám đốc phê tại văn bản đến trong Chuyên viênTổng hợp/ Trước 15h00 thứ 6hàng tuần

1

CÁC BƯỚC NỘI DUNG CÔNG VIỆC THỰC HIỆN NGƯỜI PHỐI HỢP NGƯỜI HOÀN THÀNH THỜI HẠN

ĐẠO CỦA BAN GIÁM

ĐỐC

tuần; nhập vào file theo dõi, gửi Phó Trưởng phòng Thư ký PhóGiám đốc

2 Tổng hợp file theo dõi, gửi báo cáo Phó Chánh Văn phòng phụ trách và Trưởng phòng

Phó Trưởng phòng Trước 17h00 thứ 6hàng tuần

Ghi chú: Văn bản đến là văn bản gửi đến ĐHQGHN, bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản

chuyên ngành, đơn, thư (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) do các cơ quan, đơn vị, cá nhân

trong và ngoài ĐHQGHN gửi đến

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH DUYỆT

Trần Quang Nam

TRƯỞNG PHÒNG

Lê Thị Thanh Xuân

2