QUY TRÌNH XÂY DỰNG BÁO CÁO GIAO BAN

Gửi bản mềm kết luận giao ban cho Chuyên viên đầu mối báo cáo giao ban của Văn phòng, các Ban, Viện ĐBCLGD sau đây gọi tắt là đơn vị.. Đôn đốc, nhắc nhở Chuyên viên đầu mối báo cáo giao

Trang 1

QUY TRÌNH XÂY DỰNG BÁO CÁO GIAO BAN CƠ QUAN ĐHQGHN

I ĐĂNG KÝ

NHIỆM VỤ

TRỌNG TÂM VÀ

QUAN TRỌNG

1 Gửi bản mềm kết luận giao ban cho Chuyên viên đầu mối báo cáo giao ban của Văn phòng, các Ban, Viện ĐBCLGD (sau đây gọi tắt là đơn vị)

Chuyên viên Tổng hợp

Trước ngày 04 hàng tháng hoặc chậm nhất

01 ngày sau khi Kết luận giao ban được ban hành

2 Đôn đốc, nhắc nhở Chuyên viên đầu mối báo cáo giao ban của đơn vị nộp Bản đăng ký nhiệm vụ trọng tâm tháng

Chuyên viên Tổng hợp/ Thư ký Phó Giám đốc

Ngày 06 hàng tháng hoặc sau khi Kết luận giao ban ban hành được

03 ngày

3 Rà soát, đối chiếu Bản đăng ký nhiệm vụ của đơn vị với Kết luận giao ban Cơ quan và Kế hoạch nhiệm vụ 6 tháng

Yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, hoàn thiện Bản đăng ký (nếu cần)

và trình các Phó Giám đốc phê duyệt

Riêng đối với các đơn vị do Giám đốc phụ trách chỉ cần tập hợp Bản đăng ký đã được đơn vị hoàn thiện

4 Tập hợp bản đăng ký của đơn vị; rà soát, photo gửi Trưởng phòng và Phó Chánh Văn phòng phụ trách Phó trưởng phòng

Ngày 07 hàng tháng hoặc sau khi Kết luận giao ban ban hành được

04 ngày

5 Tập hợp bản mềm đăng ký nhiệm vụ của đơn vị; tổng hợp thành file theo dõi đăng ký nhiệm vụ tháng

II HỌP RÀ SOÁT

GIỮA THÁNG

TÌNH HÌNH THỰC

HIỆN NHIỆM VỤ

(PGĐ NGUYỄN

HOÀNG HẢI CHỦ

TRÌ)

1 Gửi email thông báo cho các Trưởng đơn vị mẫu rà soát tình hình thực hiện nhiệm vụ giữa tháng kèm yêu cầu nêu các nhiệm vụ đơn vị đang gặp khó khăn, vướng mắc hoặc cần các ban khác cùng phối hợp để giải quyết

Email gửi cc các Thư ký Phó Giám đốc để đôn đốc

Phó trưởng phòng Trong ngày 13 hàngtháng

2 Đôn đốc các Trưởng đơn vị gửi Bảng rà soát tình hình thực hiện nhiệm vụ đăng ký và các nhiệm vụ đơn vị gặp khó khăn, vướng mắc hoặc cần các ban khác cùng phối hợp giải quyết (nếu có); tổng hợp nội dung báo cáo của đơn vị, gửi Chuyên viên Tổng hợp

Thư ký Phó Giám đốc

Trong ngày 15 hàng tháng

3 Tổng hợp thành báo cáo rà soát tình hình thực hiện nhiệm Chuyên viên Trong ngày 16 hàng

Trang 2

vụ của đơn vị giữa tháng; gửi Phó trưởng phòng Tổng hợp

tháng

4 Chỉnh sửa, hoàn thiện báo cáo, gửi Chánh Văn phòng

Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo, xin ý kiến Phó Giám đốc Nguyễn Hoàng Hải để tổ chức họp rà soát giữa tháng giữa các đơn vị liên quan (nếu cần)

Phó trưởng phòng

Nếu PGĐ Nguyễn Hoàng Hải chỉ đạo tổ chức họp, Phòng TKTH tiếp tục triển khai theo các bước sau:

5 Bố trí thời gian và địa điểm họp phù hợp lịch của Phó Giám đốc Nguyễn Hoàng Hải; thông báo cho các Trưởng đơn vị liên quan lịch họp rà soát giữa tháng

Trong ngày 17 hàng tháng

6 Xây dựng báo cáo kết quả cuộc họp, trình Phó Giám đốc Nguyễn Hoàng Hải ký, gửi báo cáo Giám đốc; đồng thời gửi email cho các ban Ban liên quan và các Thư ký Phó Giám đốc

để nắm thông tin

Chánh Văn phòng (duyệt báo cáo kết quả cuộc họp)

01 ngày sau cuộc họp

III DỰ THẢO BÁO

CÁO 1 Đôn đốc, nhắc nhở các Chuyên viên đầu mối báo cáo giao

ban của đơn vị nộp báo cáo giao ban tháng

Chuyên viên Tổng hợp/ Thư ký Phó Giám đốc

Ngày 24 hàng tháng

2 Làm việc với Trưởng phòng để lập danh mục các hoạt động nổi bật của tháng dự kiến nêu trong Báo cáo giao ban Phó trưởng phòng

Trưởng phòng (góp ý cho danh mục hoạt động nổi bật)

3 Họp bộ phận Tổng hợp và Thư ký các Phó Giám đốc để cùng thống nhất các nội dung lớn nêu trong Báo cáo giao ban Phân ; phân công đầu mối xây dựng nội dung chi tiết của các nội dung lớn trên

Bộ phận Tổng hợp/ Thư ký Phó Giám đốc

4 Xây dựng nội dung chi tiết; tổng hợp ngắn gọn tình hình thực hiện nhiệm vụ của đơn vị trong tháng và kế hoạch tháng tiếp theo gửi Chuyên viên Tổng hợp để tổng hợp, xây dựng Báo cáo giao ban và Phụ lục

Thư ký Phó Giám đốc

Trước 12 giờ ngày 27 hàng tháng

5 Xây dựng Báo cáo giao ban kèm Phụ lục, gửi Phó trưởng phòng Chuyên viên Tổng hợp Trước 12 giờ ngày 28hàng tháng

6 Hoàn thiện Báo cáo và dự kiến chương trình họp, trình Phó Chánh Văn phòng phụ trách

Phó trưởng phòng Trước 17 giờ ngày 28

hàng tháng

7 Hoàn thiện chương trình và dự thảo báo cáo theo ý kiến của Phó Chánh Văn phòng phụ trách phòng phụ tráchPhó Chánh Văn Ngày 29 hàng tháng

Trang 3

(duyệt Chương trình

và Báo cáo giao ban)

8 Góp ý hoàn thiện Báo cáo Trưởng phòng

Phó trưởng phòng (hoàn thiện Báo cáo theo góp ý của Trưởng phòng)

9 Báo cáo Giám đốc về Báo cáo giao ban và xin ý kiến Giám đốc về Chương trình họp Phó CVP phụ

trách

10 Thông báo tới các đơn vị đầu mối được giao chuẩn bị Báo cáo hoặc Chuyên đề trình bày tại cuộc họp

11 Hoàn thiện Báo cáo và Chương trình họp theo chỉ đạo

Phó Chánh Văn phòng phụ trách (duyệt lại Chương trình và Báo cáo để

in ấn)

IV CHUẨN BỊ

CHO CUỘC HỌP

1 Liên hệ với các Trưởng đơn vị xác nhận thành phần tham

dự cuộc họp Chuyên viên Tổng hợp

Trước cuộc họp 0,5 ngày

2 Liên hệ với Ban TCCB (Phó trưởng ban Đoàn Văn Cường) xác nhận lãnh đạo đơn vị khối Cơ quan được bổ nhiệm hoặc chuyển công tác trong tháng; báo cho Phòng Hành chính (Cao Thái Dương) để đặt hoa Phó trưởng phòng

3 Gửi bản dự thảo hoàn chỉnh cho Chuyên viên Tổng hợp để

in ấn

4 In ấn dự thảo báo cáo (45 bản)

Chậm nhất 1 tiếng trước cuộc họp

5 Phát tài liệu họp vào các vị trí ngồi của đại biểu dự họp Phó Giám đốcThư ký Chậm nhất 30 phúttrước cuộc họp

6 Chuẩn bị máy ghi âm; kiểm tra phòng họp 15 phút trước

7 Điểm danh, báo cáo Chánh Văn phòng danh sách vắng mặt Phó trưởng phòng 15s 15’trước cuộc họp

V BAN HÀNH

THÔNG BÁO KẾT

1 Xây dựng Kết luận giao ban, lưu ý phối hợp với Thư ký Phó Giám đốc để chuẩn chỉnh về nội dung (nếu cần), gửi Phó

01-02 ngày sau cuộc họp

Trang 4

trưởng phòng

2 Hoàn thiện Kết luận, trình Phó Chánh Văn phòng phụ trách

và chỉnh sửa, hoàn thiện Kết luận theo ý kiến của Phó Chánh Văn phòng phụ trách

Phó Chánh Văn phòng phụ trách (thông qua kết luận)

03-04 ngày sau cuộc họp

3 Góp ý hoàn thiện Kết luận Trưởng phòng

Phó trưởng phòng (hoàn thiện Kết luận theo góp ý của Trưởng phòng)

4 Ban hành Kết luận Phó trưởng phòng Phó CVP phụ trách(ký ban hành Kết

luận)

5 Gửi bản mềm cho Chuyên viên đầu mối báo cáo giao ban của đơn vị để xây dựng đăng ký nhiệm vụ tháng tiếp theo

Trước ngày 04 hàng tháng hoặc sau khi Kết luận giao ban được ban hành

6 Đăng nhập nhiệm vụ theo Kết luận lên phần mềm theo dõi chỉ đạo của Ban Giám đốc ĐHQGHN Chuyên viên Tổng hợp

Trước ngày 05 hàng tháng hoặc sau khi Kết luận giao ban được ban hành

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH DUYỆT

Trần Quang Nam

TRƯỞNG PHÒNG

Lê Thị Thanh Xuân

Định dạng
Số trang	4
Dung lượng	119 KB