Thực trạng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng tại công ty liên doanh đại lý vận tải evergreen việt nam

Nguồn nhân lực tập chung vào những con người trong tổ chức đó là làm cách nào để tuyển dụng được đúng người, đào tạo, duy trì và phát triển họ trở thành một nguồi lực đóng góp cho sự phá

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA KINH TẾ PHÁT TRIỀN

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI

THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH ĐẠI LÝ VẬN TẢI

EVERGREEN VIỆT NAM

GVHD: Thầy VÕ THÀNH TÂM SVTH: LÊ ĐẠI THỊNH LỚP: KTLĐ & QTNNL01 KHÓA: K12VB2 MSSV: 1098130048

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 05 năm 2011

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN

LỜI MỞ ĐẦU

Chương 1: Cơ sở lý luận vể tuyển dụng - 1

1 Những vấn đề cơ bản về quản trị nguồn nhân lực - 1

1.1 Sơ lượt về lịch sử phát triển nguồn nhân lực - 1

1.2 Khái niệm về quản trị nguồn nhân lực - 2

1.3 Vai trò và chức năng của quản trị nguồn nhân lực - 4

1.3 Vai trò và chức năng của quản trị nguồn nhân lực - 4

1.3.1 Vai trò của quản trị nguồn nhân lực - 4

1.3.2 Chức năng của quản trị nguồn nhân lực - 5

1.4 Mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực - 5

1.5 Nhiệm vụ của quản trị nguồn nhân lực - 6

2 Quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp - 7

2.1 Khái niệm về tuyển dụng nhân sự - 7

2.2 Mục đích của tuyển dụng - 7

2.3 Vai trò và ý nghĩa của công tác tuyển dụng - 8

2.4 Quá trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp - 8

2.4.1 Nguồn ứng viên - 8

2.4.1.1 Nguồn ứng viên từ trong nội bộ doanh nghiệp - 8

2.4.1.2 Nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp - 9

2.4.2 Những yếu tố hạn chế khả năng thu hút nhân viên của doanh nghiệp - 10

2.4.3 Các hình thức thu hút nhân viên - 11

2.4.3.1 Thông qua quảng cáo - 11

2.4.3.2 Thông qua văn phòng dịch vụ lao động - 12

2.4.3.3 Tuyển sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học - 12

2.4.3.4 Các hình thức khác - 12

2.4.4.2 Thông báo tuyển dụng - 14

2.4.4.3 Thu nhận và nghiên cức hồ sơ - 14

2.4.4.4 Phỏng vấn sơ bộ - 15

2.4.4.5 Kiểm tra và trắc nghiệm - 15

2.4.4.6 Phỏng vấn lần hai - 16

2.4.4.7 Xác minh và điều tra - 16

2.4.4.8 Khám sức khỏe - 16

2.4.4.9 Ra quyết định tuyển dụng - 17

2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp - 17

2.5.1 Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài - 17

2.5.2 Các yếu tố thuộc môi trường bên trong - 18

Chương 2: Giới thiệu tổng quan về Công ty Liên doanh Đại lý Vận tải Evergreen Việt Nam - 19

1 Tên và trụ sở công ty - 19

2 Lịch sử hình thành và phát triển - 22

3 Các lĩnh vực sản xuất của công ty - 22

4 Vị thế của công ty - 22

4.1 Vị thế của công ty - 23

4.2 Những lợi thế cạnh tranh nổi bật so với các doanh nghiệp khác cùng nghành - 23 4.3 Thành tích nổi bật - 23

5 Mô hình tổ chức của công ty - 25

6 Tình hình sản xuất kinh doanh năm 2010 - 28

7 Mục tiêu phát triển trong năm 2011 - 28

8 Mô hình thu hút, phân công bố trí nguồn nhân lực của công ty - 29

Chương 3: Thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty Đại lý Vận tải Evergreen Việt Nam - 30

1 Tình hình nhân sự của công ty thời gian qua - 30

1.1 Chức năng phòng nhân sự - 30

1.2 Cơ cấu biến động nhân sự qua các năm - 32

1.3 Cơ cấu nhân sự phân bổ theo phòng ban - 34

1.4 Cơ cấu nhân sự theo giới tính - 35

1.5 Cơ cấu nhân sự theo trình độ - 36

2 Cơ cấu tổ chức tuyển dụng nhân sự - 38

2.1 Chính sách tuyển dụng - 38

2.2 Nội dung quy trình công tác tuyển dụng - 39

2.2.1 Đề xuất nhu cầu tuyển dụng - 40

2.2.2 Nguồn cung ứng nhân Nhân lực - 40

2.2.3 Lựa chọn hồ sơ và quá trình phỏng vấn - 40

2.2.4 Mời ứng viên trúng tuyển đến làm việc - 41

2.2.5 Thủ tục cho nhân viên mới - 42

2.2.6 Nhận và thử việc - 42

2.2.7 Đánh giá kết quả sau khi thử việc - 42

2.2.8 Kết thúc quá trình tyển dụng - 43

2.3 Quá trình hội nhập của nhân viên mới - 43

2.4 Dự trù ngân sách tuyển dụng - 44

3 Báo cáo công tác tuyển dụng tại công ty năm 2010 - 45

3.1 Tình hình hồ sơ tuyển dụng 2010 - 45

3.2 Tỉ lệ nhân viên nghỉ việc - 46

3.3 Các nguồn cung ứng cho công tác tuyển dụng - 46

3.4 Kế hoạch tuyển dụng 2011 - 47

4 Một số nhận định, đánh giá về công tác tuyển dụng tại Công ty Liên doanh Đại lý Vận tải Evergreen Việt Nam - 48

4.1 Về Chích sách tuyển dụng - 48

4.2 Về Quy trình tuyển dụng - 49

Chương 4: Một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty ty Liên doanh Đại lý Vận tải Evergreen Việt Nam - 50

1 Xây dựng và hoàn thiện bản mô tả công việc - 50

2 Chính sách thu hút nguồn nhân lực - 52

3 Dự báo nguồn ứng viên - 53

4 Kênh tuyển dụng - 54

5 Công việc thông báo và liên lạc cho ứng viên - 55

6 Công tác phỏng vấn - 56

7 Kiểm tra và xác minh thông tin ứng viên - 57

4 Bảng câu hỏi khảo sát về công tác tuyển dụng

5 Lỗi cần tránh công tác tuyển dụng - Page 1

6 Các Thủ thuật để phỏng vấn thành công - Page 3

LỜI MỞ ĐẦU

1 Đặt vấn đề

Tất cả những hoạt động kinh doanh lớn hay nhỏ đều phải bố trí nhân viên nhằm đáp ứng cho các hoạt động đó Điều này bao gồm việc đưa những người mới vào tham gia các hoạt động kinh doanh và chắc chắn sẽ góp phần làm tăng năng suất thêm cho doanh nghiệp Quản lý nguồn nhân lực có hiệu quả sẽ đáp ứng và phát triển khả năng thích ứng nhu cầu của công ty từ phía nhân viên Một hệ thống nhân sự phản ứng nhanh sẽ trợ giúp cho doanh nghiệp trong tiến trình này và là một thành phần chủ chốt cho sự phát triển

Tuyển dụng và lựa chọn là quá trình xác định sự cần thiết cho công việc, xác định các yêu cầu của vị trí, quảng cáo và lựa chọn người thích hợp nhất cho công việc Thực hiện quá trình này là một trong những mục tiêu chính của quản trị nhân sự Thật vậy, sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào một mức độ lớn chất lượng của đội ngũ nhân viên của mình Tuyển dụng nhân viên với đầy đủ những kỹ năng sẽ làm tăng thêm giá trị doanh nghiệp Do đó người lao động nên được lựa chọn cẩn thận, quản lý, đào tạo và giữ lại giống như những nguồn tài nguyên qúy giá khác

2 Muc đích của đề tài

Mỗi một doanh nghiệp đều có riêng một quá trình tuyển dụng, miễn là đáp ứng được nhu cầu nhân sự của doanh nhiệp và mang lại hiệu quả cao cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp đó Nhằm nghiên cứu và đánh giá được thực tế công tác tuyển dụng tại công ty Liên doanh Đại lý Vận tải Evergren Việt Nam cho nên đề tài này đã được chọn Bên cạnh đó cũng hướng đến việc kiến nghị một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng tại công ty, giúp cho bộ phân quản trị nhân sự của công ty

3 Đối tượng nghiên cứu

Trong suốt quá trình tìm hiều và nghiên cứu, đối tượng chính phục vụ cho đề tài này là Công ty Liên Doanh Đại lý Vận tải Evergreen Việt Nam, mà trong đó bộ phận quản trị nguồn nhân lực là cơ sở nền tảng để đi sâu vào công việc phân tích

4 Phương pháp thực hiện

Đề tài được thực hiện chủ yếu dựa vào phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu, giáo trình, các tài liệu tham khảo từ các trang web, và phương pháp quan sát phỏng vấn và thu thập thông tin thực tế trong quá trình tuyển dụng tại công ty

5 Bố cục của đề tài

Nội dung đề tài bao gồm bốn chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tuyển dụng

Chương 2: Giới thiệu tổng quan về Công ty Liên doanh Đại lý Vận tải Evergreen Việt

Nam

Chương 3: Thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty Liên doanh Đại lý Vận tải

Evergreen Việt Nam

Chương 4: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty Liên

doanh Đại lý Vận tải Evergreen Việt Nam

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG

Tại sao những doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới lại phát triển vững mạnh đến như thế? Chắc hẳn ai cũng sẽ trả lời là nhờ vào tất cả những thành viên trong những doanh nghiệp và đó chính là nguồn nhân lực, là sức sống cho doanh nghiệp Để sở hữu được nguồn nhân lực như vậy, các doanh nghiệp đã xác định được vai trò, mục tiêu và nhiệm vụ của quản trị nguồn nhân lực và đã công nhận rằng công tác này là cực kỳ quan trọng

1 Những vấn đề cơ bản về quản trị nguồn nhân lực

 Khái niệm về nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực bao gồm tất cả toàn bộ những con người có đủ trình độ, kiến thức và những kỹ năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức nhằm thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp ngày càng vững mạnh

 Vai trò của nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực đóng góp cho sự thành công của doanh nghiệp dựa trên các khía cạnh

về chất lượng dịch vụ, khả năng thích ứng, kỹ năng xử lý công việc và năng suất của đội ngũ nhân viên

Nguồn nhân lực tập chung vào những con người trong tổ chức đó là làm cách nào để tuyển dụng được đúng người, đào tạo, duy trì và phát triển họ trở thành một nguồi lực đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp

1.1 Sơ lược về lịch sử phát triển quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực đã được sử dụng trong thời tiền sử Chẳng hạn như cơ chế phát triển để lựa chọn các nhà lãnh đạo bộ tộc Kiến thức đã được ghi lại và truyền lại

cho các thế hệ kế tiếp về an toàn, sức khỏe, săn bắn và hái lượm từ năm 1000 đến

2000 trước Công nguyên đã thấy sự phát triển của các chức năng nhân sự cao cấp hơn

Với sự ra đời của "công đoàn" vào những năm 1790, quyền lực trong tay của các nhân viên nhân sự đáng kể và tăng với tốc độ nhanh chóng trong những năm 1800 và xa hơn nữa trong những năm 1900 Điều này dẫn đến các bộ phận nhân sự được tận dụng nhiều hơn kể cả khả năng chính trị và ngoại giao

BF Goodrich là công ty tiên phong trong việc thiết kế một bộ phận nhân viên của công

ty để giải quyết những mối quan tâm của người lao động vào năm 1900 National Cash Register đã hình thành một bộ phận riêng biệt để xử lý các khiếu nại của nhân viên, hồ

sơ lưu giữ, quản lý tiền lương và các chức năng khác liên quan đến nhân viên

Giữa thập niên 1960 và thập niên 1970, phong trào quản trị nhận sự đã đạt được thành tích đáng kể do sự thông qua của một số đạo luật như “Đạo luật Chi trả Bình đẳng” năm 1963, “Đạo luật Nhân quyền năm” 1964, “Bảo đảm thu nhập cho nhân viên hưu trí” 1974 (ERISA), và “An toàn lao động và Y tế” năm 1970

Vì vậy, vào cuối những năm 1970, quản trị nguồn nhân lực đã thực hiện trên toàn thế giới Hầu như tất cả các ngành công nghiệp quy mô lớn và vừa đã có một bộ phận quản

lý tuyển dụng, quan hệ lao động, lưu giữ hồ sơ, tiền lương, tiền công Cho đến thập niên 80 tầm quan trọng của quản trị nguồn nhân lực tiếp tục được xem là nổi bật nhất

vì nhiều lý do như gia tăng lao động có tay nghề, đào tạo, tuân thủ quy định… Ngày nay, bộ nhân sự có tầm quan trọng tương tự như các bộ phận khác nhưng trong một số các doanh nghiệp nó còn được xem trọng hơn nhiều

(Nguồn: http://www.buzzle.com/articles/history-of-human-resource-management.html )

1.2 Khái niệm quản trị nguồn nhân lực

Để phát triển và trường tồn, các doanh nghiệp phải tối đa hóa hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận Ngoài việc đòi hỏi phải có sẵn một lực lượng hùng hậu, năng động, còn đòi hỏi một nỗ lực nhằm quản lý, duy trì và phát triển của nguồn nhân lực Để đạt được những kết quả như mong muốn, các doanh nghiệp phải dựa vào tài sản quý giá của họ

đó chính là nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực chính là quản lý lực lượng lao động của doanh nghiệp đó, việc này đòi hỏi phải qua quá trình lựa chọn tuyển dụng, phân công công việc và việc phân công trách nhiệm và quyền hạn Để cho lực lượng lao động có đủ kiến thức, kỹ năng và

đủ tự tin để hoàn thành tốt nhiệm vụ thì công việc đào tạo không thể thiếu được Cuối cùng là việc làm sao để tạo được môi trường làm việc tốt nhất và duy trì được lực lượng lao động là điều bận tâm suy nghĩ

 Khái niệm về quản trị nguồn nhân lực và một vài quan điểm tiếp cận

Quản trị nguồn nhân lực là cách tiếp cận chiến lược và thống nhất sự quản lý của hầu hết những tài sản có giá trị của tổ chức hay là những người làm việc ở đó, họ là những

cá nhân và tập đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Thuật ngữ

"Quản trị nguồn nhân lực" đã thay thế phần lớn thuật ngữ "Quản trị nhân sự" với mô tả của các quá trình liên quan đến việc quản trị con người trong các tổ chức Nói một cách đơn giản, quản trị nguồn nhân lực có nghĩa là sử dụng, phát triển năng lực của họ, bảo trì và đền bù cho dịch vụ của họ nhằm điều chỉnh với công việc và yêu cầu tổ chức

Một trong những yêu cầu chính của quản trị nguồn nhân lực là tìm ra đúng người, đúng thời điểm nhằm thỏa mãn nhu cầu của cả doanh nghiệp và nhân viên Khi lựa chọn được những người thích hợp, ở đúng vị trí thì cả doanh nghiệp và những người được lựa chọn đều có lợi

“Quản trị nguồn nhân lực là tổ hợp toàn bộ những mục tiêu, chiến lược và công cụ mà qua đó các nhà quản trị và nhân viên trong doanh nghiệp dùng làm nền tảng cho cung cách ứng xử để phát triển doanh nghiệp”

Một khái niệm khác:

Quản trị nguồn nhân lực là tất cả những hoạt động, chính sách và các quyết định quản

lý có liên quan, có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và cán bộ công nhân viên Quản trị nguồn nhân lực đòi hỏi phải có tầm nhìn chiến lược và gắn liền với chiến lược của công ty Quản trị nguồn nhân lực được bao gồm các khía cạch nhân sự liên quan đến cơ cấu, điều hành và phát triển

- Cơ cấu: Xây dựng cách lãnh đạo cho nhân sự, tạo ra cho nhân sự những hệ thống phù hợp với các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

- Điều hành: Sự chỉ đạo nhân lực trong ý nghĩa điều khiển cung cách ứng xử của nhân viên qua quá trình lãnh đạo nhân viên và chế ngự hệ thống nhân sự

- Phát triển: là cách lãnh đạo nhằm khuyến khích khả năng học hỏi hoàn thiện liên tục việc tạo dựng cơ cấu tổ chức và điều hành tổ chức

Tóm lại:

Tất cả các doanh nghiệp đều có các nguồn lực quý giá và cần thiết như của cải vật chất, trang thiết bị và con người nhằm tạo ra hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp cho thị trường Hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng những quy trình sản xuất tối

ưu nhằm sản xuất sản phẩm hiệu quả Cũng giống như vậy, doanh nghiệp cũng cần phải quan tâm đến quy trình quản lý con người đó là một nguồn lực cực kỳ quý giá Quản trị nguồn nhân lực bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp Quản trị nguồn nhân lực đảm bảo việc lựa chọn đúng người, phù hợp đúng với công việc, đúng thời điểm nhằm thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp Vì vậy, quản trị nguồn nhận lực luôn gắn liền với tổ chức và bất kỳ doanh nghiệp nào khi bắt đầu hình thành cũng cần phải có bộ phận tổ chức

1.3 Vai trò và chức năng của quản trị nguồn nhân lực

1.3.1 Vai trò của Quản trị nguồn nhân lực

Phong cách quản trị nguồn nhân lực ảnh hưởng đến bầu không khí của tổ chức, ảnh hưởng đến tâm lý của nhân viên Quản trị nguồn nhân lực liên quan đến tất cả các bộ phận trong tổ chức và có những vai trò rất khác biệt trong các doanh nghiệp Điều này thể hiện những tính chất đặc thù của mỗi doanh nghiệp

- Quản trị nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp khai thác những khả năng tiềm tàng, nâng cao năng suất lao động và lợi ích cạnh tranh

- Quản trị nguồn nhân lực giúp giải quyết và hòa giải mối quan hệ lợi ích giữa tổ chức và người lao động, góp phần giảm bớt mâu thuẫn giữa tư bản và người lao động trong các doanh nghiệp

1.3.2 Chức năng của Quản trị nguồn nhân lực

Giống như các phòng chức năng khác trong tổ chức, phòng nhân sự vừa đảm bảo chức năng quản trị về nghiệp vụ, vừa đảm bào chức năng về mặt hệ thống

- Về phương diện nghiệp vụ, Quản trị nguồn nhân lực có chức năng:

Thu hút – tuyển dụng, đào tạo – phát triển, đánh giá kết quả tuyển dụng và kết quả làm việc của nhân viên, quản trị hệ thống trả công lao động và hệ thống quan hệ lao động

- Về phương diện hệ thống, Phòng nhân lực có những chức năng:

Thiết lập chiến lượt và chính sách nhân sự, thực hiện hoặc phối hợp với các phòng ban khác cùng thực hiện các chức năng quản trị nguồn nhân lực, cố vấn và hướng dẫn cho lãnh đạo trực tuyến về kỹ năng và cách thức thực hiện các chức năng quản trị nguồn nhân lực, kiểm tra và giáp sát tình hình thực hiện các chức năng quản trị nguồn nhân lực trong toàn hệ thống doanh nghiệp

1.4 Mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực

Mục tiêu chủ yếu của quản trị nhân lực là nhằm đảm bảo việc cung cấp cho doanh nghiệp một lực lượng lao động có trình độ và những kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc và đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu của danh nghiệp Để đạt được mục tiêu này, các nhà quản trị phải biết cách lựa chọn - tuyển dụng, đào tạo - phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên của mình Cụ thể, quản trị nhân nguồn nhân lực phải nhằm vào những mục tiêu sau:

- Mục tiêu của xã hội: Danh nghiệp phải đáp ứng nhu cầu của xã hội, hoạt động cũng vì lợi ích của xã hội chứ không phải chỉ vì lợi ích riêng của mình Các chủ trương

và chính sách phải tuân theo pháp luật, thành lập công đoàn và bảo vệ quyền lợi của người lao động cũng như bảo vệ môi trường xã hội

- Mục tiêu của tổ chức: Quản trị nhân nguồn nhân lực phải tìm cách thích hợp

để các bộ phận cũng như toàn doanh nghiệp luôn luôn làm việc có hiệu quả nhằm đạt năng suất và lợi nhuận cao

- Mục tiêu chức năng và nhiệm vụ: Mỗi bộ phận phòng ban đều có chức năng nhiệm vụ riêng, vì thế mỗi bộ phận phòng ban phải đóng góp phục vụ cho mục tiêu doanh nghiệp

- Mục tiêu cá nhân: Nhà quản nguồn nhân lực phải giúp nhân viên mình đạt được các mục tiêu cá nhân của họ Nhà quản trị phải nhận thức ra rằng nếu lãng quên các mục tiêu cá nhân của nhân viên thì năng suất sẽ giảm, ngoài ra nhân viên còn có thề rời bỏ doanh nghiệp

Bảng 1.1 Mục tiêu và các hoạt động hỗ trợ quản trị nhân sự

Các mục tiêu QTNNL Các hoạt động hỗ trợ

Mục tiêu xã hội

- Tuân thủ pháp luật

- Các dịch vụ theo yêu cầu

- Mối tương quan giữa công đoàn và vác cấp quản trị

- Các hoạt động kiểm tra

1.5 Nhiệm vụ của quản trị nguồn nhân lực

Bên cạnh những mục tiêu và chức năng nhằm xây dựng và phát triển doanh nghiệp lớn mạnh hơn, quản trị nguồn nhân lực cũng có những nhiệm vụ không kém phần quan trọng:

- Nhiệm vụ chính sách: Thiết lập hoặc tham gia cùng các bộ phận chức năng thiết lập các nội quy, quy chế, quy định, chính sách liên quan đến nhân sự trong tổ chức

- Nhiệm vụ dịch vụ: Thực hiện hoặc phối hợp cùng các bộ phận chức năng khác thực hiện các việc liên quan đến nhân sự như: Lưu trữ hồ sơ nhân viên, tính lương, xét

thưởng, tuyển nhân viên, thực hiện kế hoạch đào tạo nhân viên, ký hợp đồng lao động vác chế độ khác

- Nhiệm vụ tư vấn: Đề xuất các giải pháp giúp các bộ phận chức năng khắc phục hoặc giảm thiểu những khó khăn liên quan đến nhân sự

- Nhiệm vụ kiểm tra đánh giá: Việc thực hiện các chính sách liên quan đến nhân sự và hiệu quả làm việc của nhân viên

2 Quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp

2.1 Khái niệm về tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng là quá trình thu hút, nghiên cứu, lựa chọn và quyết định tiếp nhận những người có đủ năng lực, tình nguyện ứng tuyển vào làm việc trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu số lượng và chất lượng lao động và đảm bảo mục tiêu phát triển của doanh nghiệp

2.2 Mục đích của tuyển dụng

Công tác tuyển dụng thực chất là quá trình cân đối giữa cung và cầu về sức lao động trong các doanh nghiệp, nhằm đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp, đây là một yếu tố khách quan nhằm đáp ứng các mục đích sau:

Đáp ứng nhu cầu nhân lực: dựa vào quy mô hiện có và chiến lược phát triển mà doanh nghiệp sẽ dự báo về nguồn nhân lực, nhu cầu này sẽ xuất hiện khi:

- Doanh nghiệp có xu hướng phát triển nhằm bổ sung hay thay đổi về số lượng nhân lực trong thời điểm hiện tại

- Do cải tiến công nghệ, áp dụng kỹ thuật công nghệ đòi hỏi phải thay đổi nhân

sự

- Do mở rộng sản xuất quy mô và thay đổi đường lối kinh doanh

- Do chuyển công tác, đề bạt, kỷ luật, sa thải…cho nên doanh nghiệp có nhu cầu

bổ sung lực lượng nhân sự

2.3 Vai trò và ý nghĩa của công tác tuyển dụng

Tuyển dụng nhân viên là khâu đầu tiên có ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, khả năng quản lý điều hành, mục tiêu phát triển hay nói khác hơn nó có ảnh hưởng đến sự tồn tại của doanh nghiệp

Tuyển dụng nhân viên là một nội dung không thể thiếu trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp Doanh nghiệp luôn ở trong thế biến động và phát triển, khi nguồn nhân lực nội bộ không đủ đáp ứng nhu cầu biến động và phát triển và như thế doanh nghiệp phải tuyển bổ sung một lực lượng nhân sự mới là điều tất yếu Kết quả tuyển dụng sẽ quyết định sự thành công hay thất bại của doanh Do đó việc lựa chọn được người thực

sự phù hợp cho doanh nghiệp là việc hết sức quan trọng

Thông qua tuyển dụng, các nhà tuyển dụng sẽ có những thông tin cần thiết về ứng viên

để sắp xếp, bố trí công việc hợp lý, phù hợp với năng lực của nhân viên nhằm thỏa mãn nhu cầu của nhân viên và đồng thời đem lại lợi ích cho doanh nghiệp

2.4 Quá trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

2.4.1 Nguồn ứng viên

Có rất nhiều nguồn cung cấp ứng viên vào các chức vụ hoặc công việc trống của doanh nghiệp như: Tuyển trực tiếp từ nguồn nhân lực đang làm cho doanh nghiệp, tuyển từ các trung tâm dịch vụ lao động, các dịch vụ việc là, người quen giới thiệu,…

2.4.1.1 Nguồn ứng viên từ trong nội bộ doanh nghiệp

Khác với việc đề bạt, bổ nhiệm nội bộ được thực hiện công khai với những tiêu chuẩn

rõ ràng đối với tất cả các ứng viên từ bên trong doanh nghiệp Hình thức tuyển nhân viên từ nguồn nội bộ doanh nghiệp thường được ưu tiên hàng đầu so với nguồn ứng viên từ bên ngoài do các ưu điểm sau

- Nhân viên trong doanh nghiệp đã được thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, trung thực, tinh thần trách nhiệm và ít bỏ việc

- Nhân viên trong doanh nghiệp sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc thực hiện

được quy trình hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, do đó họ sẽ mau chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới và biết được cách thức để thực hiện mục tiêu

- Hình thức tuyển nhân viên trực tiếp từ lực lượng nhân viên trong doanh nghiệp

sẽ tạo ra sự thi đua rộng rãi giữa các nhân viên đang làm việc, kích thích họ làm việc tích cực, sáng tạo và hiệu quả hơn

Tuy nhiên hình thức này cũng gặp một số khó khăn:

+ Tuyển nhân viên vào chức vụ trống trong doanh nghiệp theo nguồn ứng viên nội bộ, có thể gây hiện tượng chai lỳ, sơ cứng cho nhân viên đã quen với cách làm việc của cấp trên trước đây, họ sẽ rập khuôn và thiếu sáng tạo, không tạo được bầu không khí thi đua mới

+ Trong doanh nghiệp sẽ hình thành các nhóm ứng viên không thành công, từ

đó dẫn đến tâm lý không phục lãnh đạo, bất hợp tác với đồng nghiệp và dễ chia bè phái gây mất đoàn kết nội bộ

Để xác định được có bao nhiêu ứng viên nội bộ, các doanh nghiệp nên có những thông tin về số lượng, chất lượng và các đặc điểm cá nhân của mỗi nhân viên thông qua việc thu thập và xây dựng hồ sơ nhân viên, doanh nghiệp cũng nên có quy trình thuyên chuyển nhân viên và phiếu đề bật chức vụ

Phiếu đề bạt chức vụ là loại phiếu được chẩn bị cho từng chức vụ quan trọng còn trống trong doanh nghiệp, trong đó nêu rõ chất lượng và đặc điểm cá nhân của tất cả những ứng viên vào một chức vụ nhất định, khả năng thăng tiến và yêu cầu đào tạo thêm để được đề bạt vào vị trí liên quan

2.4.1.2 Nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp

Trong thực tế, doanh nghiệp rất cần có việc dự báo tác động của môi trường đến nguồn ứng viên cho doanh nghiệp Việc dự báo nguồn cung cấp ứng viên từ thị trường lao động phải dựa trên cơ sở dự báo tình hình nền kinh tế nói chung, điều kiện thị trường địa phương và điều kiện thị trường nghề nghiệp Thông thường tỉ lệ lao động thất nghiệp càng cao thì nguồn cung cấp ứng viên càng nhiều và doanh nghiệp càng dễ dàng tuyển chọn nhân viên

Hiện nay, khi quá trình đổi mới nền kinh tế được thúc đẩy từng ngày, khu vực kinh tế

chủ yếu Bên cạnh đó, mức độ sử dụng quỹ thời gian làm việc vẫn chưa hiệu quả Chính vì những nguyên nhân này, xu hướng chung của các sinh viên mới tốt nghiệp vẫn muốn tìm việc làm trong các công ty thuộc lĩnh vực kinh tế nhà nước và các đơn vị

có vốn đầu tư của nước ngoài Vì vậy, khả năng cung cấp nguồn lao động cho các doanh nghiệp này tương đối dồi dào Lực lượng dân số ngày càng tăng nhiều, mỗi năm tăng gần một triệu lao động

Hầu hết các doanh nghiệp đều chịu ảnh hưởng rất lớn từ thị trường lao động địa phương Việc làm có thể tăng hay giảm rõ rệt trong một thành phố hoặc một vùng nào

đó do kết quả phát triển hoặc phá sản của một số doanh nghiệp, xí nghiệp hoặc cũng do một số đợt di dân Chúng ta có thể dễ dàng nhận ra rằng hàng năm có khoảng hàng ngàn sinh viên ở tỉnh sau khi tốt nghiệp sẽ ở lại thành phố làm việc mà không quay về địa phương Chính vì vậy, khả năng cung cấp lực lượng lao động có trình độ và tay nghề cao cho các doanh nghiệp ở thị trường lao động thành phố là rất lớn và khác hẳn với các tỉnh

Chúng ta cũng cần lưu ý về khả năng của mỗi thị trường trong quá trình cung cấp nguồn ứng viên cho một số ngành nghề đặc biệt hoặc một số lĩnh vực đòi hỏi trình độ tay nghề cao Tuy nhiên, hiện nay hệ thống thông tin của thị trường lao động chưa phát triển đúng mức nên việc đánh giá về lượng cung cầu lao động theo từng nghành nghề

là rất khó khăn

2.4.2 Những yếu tố hạn chế khả năng thu hút nhân viên của doanh nghiệp

Có năm yếu tố có thể hạn chế khả năng tuyển chọn được các ứng viên tốt nhất cho công việc tổ chức, doanh nghiệp

- Bản thân công việc không hấp dẫn: Những công việc được đánh giá là nhàm chán, thu nhập thấp, ít cơ hội thăng tiến, nguy hiểm, vị trí xã hội thấp,… sẽ khó thu hút lực lượng ứng viên giỏi Nhiều khi ngay cả trong thời kỳ suy thoái kinh tế, thất nghiệp gia tăng, việc làm khó kiếm, cũng có nhiều người cương quyết không chấp nhận những công việc như vậy

- Doanh nghiệp không chấp nhận: Mặc dầu ứng viên thực sự thích công việc nhưng lại không thích tên gọi, thành phần kinh tế, quy mô tổ chức hay uy tín và triển vọng của doanh nghiệp Những doanh nghiệp tổ chức bị ứng viên nhận thức, đánh giá thấp thường có ít và khó có khả năng thu hút được lực lượng ứng viên giỏi

- Chính sách cán bộ doanh nghiệp: Những doanh nghiệp theo đổi chính sách thăng tiến, đề bạt nội bộ đã tự mình hạn chế số lượng ứng viên cho các vị trí, công việc, đặt biệt là những vị trí hay chức vụ quan trọng và thường khó có những ứng viên tốt nhất cho công việc

- Những chính sách, những quy định của nhà nước: Đó là những chính sách, những quy định của nhà nước như quy định về hộ khẩu thường trú, về mức lương, bảo trợ xã hội,…của lực lượng lao động trong các tổ chức doanh nghiệp trên địa bàn nhất định cũng có thể làm hạn chế khả năng thu hút được những lao động giỏi cho doanh nghiệp

- Khả năng chi trả tài chính của tổ chức, doanh nghiệp: Dù các tổ chức, doanh nghiệp đều nhận thức được mỗi quan hệ tương hỗ giữa tiền lương và mức độ đóng góp của nhân viên cho doanh nghiệp Việc chi trả lương cao sẽ có khả năng thu hút được nhiều lao động giỏi và kích thích nhân viên làm việc hăng say, nhiệt tình, tích cực, sáng tạo nhằm mang lại lợi ích cho doanh nghiêp Tuy nhiên trong thực tế có rất nhiều

tổ chức, doanh nghiệp khó có khả năng về tài chính hoặc không có khả năng lương cao Những tổ chức, doanh nghiệp này thường khó có thể thu hút được lực lượng lao động giỏi trên thị trường

2.4.3 Các hình thức thu hút nhân viên

Doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp một số hình thức thu hút ứng viên từ bên ngoài sau:

2.4.3.1 Thông qua quảng cáo

Quảng cáo là hình thức thu hút ứng viên rất hiệu quả, đặt biệt là đối với những doanh nghiệp lớn Để nâng cao chất lượng quảng cáo, doanh nghiệp nên chú ý đến hai vấn đề:

- Thứ nhất là mức độ quảng cáo: Số lần quảng cáo, khi nào xuất hiện quảng cáo

và nên quảng cáo theo hình thức nào,… đều phải căn căn cứ vào số lượng ứng viên, chức vụ và loại công việc yêu cầu cần tuyển

- Thứ hai là nội dung quảng cáo: Nên chú ý nhấn mạnh vào nội dung yêu cầu của công việc, tiêu chuẩn nghề nghiệp, các nguyện vọng của ứng viên, khả năng thăng tiến trong nghề nghiệp và cũng nên có những câu khuyến khích ứng viên mau chóng liên lạc với doanh nghiệp bằng các hình thức như thư tín, điện thoại hoặc thư điện tử

2.4.3.2 Thông qua văn phòng dịch vụ lao động

Việc chọn những văn phòng dịch vụ cung ứng lao động là một hình thức giảm được thời gian tìm kiếm, phỏng vần và lựa chọn ứng viên và thường được áp dụng trong những doanh nghiệp không có bộ phận nhân sự riêng, những doanh nghiệp gặp khó khăn hay việc tuyển nhân viên không có hiệu quả, doanh nghiệp cần tuyển gấp một số lượng lao động lớn, hoặc là doanh nghiệp muốn thu hút một số lao động đang làm việc cho các doanh nghiệp là đối thủ cạnh tranh

2.4.3.3 Tuyển sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học

Hình thức tuyển chọn sinh viên tốt nghiệp ngay từ các trường đại học cũng được nhiều doanh nghiệp lớn, có uy tín trên thị trường áp dụng Doanh nghiệp thường chọn những trường đại học được cho là thích hợp với mục tiêu phát triển của chính doanh nghiệp

đó thông qua việc trao giải thưởng, tài trợ một số dự án hay những chương trình nghiên cứu khoa học kết hợp với các thông tin và nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp

2.4.4 Quy trình tuyển dụng

Nội dung quy trình tuyển dụng trong các doanh nghiệp thường được thực hiện qua 10 bước như sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1: Nội dung trình tự của quá trình tuyển dụng trong các doanh nghiệp

2.4.4.1 Chuẩn bị tuyển dụng

Đối với các doanh nghiệp, bước chuẩn bị tuyển dụng cần thiết phải:

Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ

- Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định cụ thể về số lượng tham gia, thành phần, nhiệm vụ và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng

- Nghiên cứu các loại văn bản, quy định của nhà nước và doanh nghiệp liên quan đến tuyển dụng

- Đề ra các tiêu chuẩn tuyển chọn: Đó là những tiêu chuẩn đối với tổ chức, doanh nghiệp, tiêu chuẩn của các phòng ban, các bộ phận liên quan trực tiếp tuyển dụng và tiêu chuẩn đối với ứng cử viên mà đã được liệt kê trong bảng tiêu chuẩn công việc

2.4.4.2 Thông báo tuyển dụng

Các tổ chức doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc nhiều hình thức thông báo tuyển dụng sau:

- Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động

- Thông báo, quảng cáo trên báo đài, tivi, internet

- Niêm yết trước cổng doanh nghiệp

Để cho thông báo tuyển dụng đạt được hiệu quả, tổ chức doanh nghiệp cần phải đảm bảo thông báo ngắn gọn nhưng rõ ràng, chi tiết và đầy đủ nhựng thông tin cơ bản cho ứng viên như: Yêu cầu về trình độ, tuổi tác, kinh nghiệm, kỹ năng, ngoài ra cũng cần nêu được vị trí tuyển dụng, những nhiệm vụ chính, trách nhiệm và quyền hạn trong công việc, v.v… nhằm giúp ứng viên có thể hình dung được công việc mà họ dự định ứng tuyển và thu hút được nhiều ứng viên hơn

2.4.4.3 Thu nhận và nghiên cức hồ sơ

Thu nhận hồ sơ: Tất cả hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc, phải phân loại chi tiết

để tiện cho việc sử dụng sau này, hồ sơ của ứng viên thường bao gồm:

- Đơn xin việc: Mỗi ứng viên sẽ tự điền vào, đơn xin việc là bước đầu tiên trong quá trình đánh giá các ứng viên Mẫu đơn xin việc cung cấp các thông tin về trình độ học vấn, kinh nghiệm, các thành tích đã đạt đượ trước đây, những điểm mạnh, những điểm yếu của từng ứng viên,… Thức tế các tổ chức doanh nghiệp thường sử dụng nhiều biều mẫu khác nhau đối với từng đối tượng như: Các chức vụ quản trị, chuyên gia kỹ thuật, lao động chuyên môn,…Biểu mẫu xin việc yêu cầu trả lời những câu hỏi chi tiết về trình độ học vấn, kinh nghiệm,… Đối với công nhân làm việc theo giờ, biểu

mẫu tập chung vào các vấn đề như: Trang thiết bị mà ứng viên có thể sử dựng, mức độ thành thạo,…

- Các văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp, các chứng nhận trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kỹ thuật,…

- Sơ yếu lý lịch có chứng thực của cơ quan địa phương, yêu cầu này có thể sảy

ra ở một số doanh nghiệp

- Giấy chứng nhận sức khoẻ do các bác sĩ của các cơ quan y tế có thẩm quyền cấp

Để chuyên nghiệp hóa công tác tuyển dụng, mỗi tổ chức doanh nghiệp nên có bộ mẫu

hồ sơ riêng cho từng loại ứng viên vào các chức vụ, công việc khác nhau

Nghiên cứu hồ sơ: Quá trình nghiên cức hồ sơ nhằm ghi lại những thông tin quan trọng

và chủ yếu về ứng viên bao gồm:

- Học vấn, kinh nghiệm làm việc, quá trình công tác

- Trình độ tay nghề

- Sức khỏe, tình trạng hôn nhân gia đình

- Tính cách, đạo đức, tình cảm, sở thích, nguyện vọng

Thông quan quá trình nghiên cức hồ sơ ứng viên, doanh nghiệp có thể loại bớt những

hồ sơ không đạt yêu cầu hoặc không phù hợp với vị trí công việc, nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp

2.4.4.4 Phỏng vấn sơ bộ

Trong quá trình nghiên cứu hồ sơ ứng viên, các doanh nghiệp có thể chưa phát hiện và loại hết được những ứng viên không đạt chuẩn, không phù hợp hoặt yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác Doanh nghiệp sẽ tiến hành phỏng vấn sơ bộ Quá trình này chỉ diễn ra khoảng từ 10 đến 15 phút

2.4.4.5 Kiểm tra và trắc nghiệm

Nhằm tuyển chọn được các ứng viên xuất sắc và phù hợp nhất cho vị trí công việc, các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm sẽ được các doanh nghiệp sử dụng Các bài kiểm tra và trắc nghiệm được áp dụng chủ yếu để đánh giá ứng viên về các kiến thức hiểu biết chung về khoa học và xã hội, khả năng tư duy, về khả năng tiếp thu, học hỏi các kiến

2.4.4.6 Phỏng vấn lần hai

Phỏng vấn lần hai được xem là cực kỳ quan trọng và được áp dụng rộng rãi nhằm làm sáng tỏ về ứng viên thông qua quá trình tuyển chọn Phỏng vấn lần này cho phép nhà tuyển dụng tìm hiểu và đánh giá ứng viên nhiều về ngoại hình, tác phong, tính tình, khả năng hòa đồng, mức độ tin cậy và những phẩm chất cá nhân thích hợp nhất cho doanh nghiệp… Thông thường trong quá trình phỏng vấn doanh nghiệp sẽ quan tâm và trao đổi về:

- Những thông tin về trình độ, kiến thức và kỹ năng kinh nghiệm

- Khám phá những khả năng có từ phía nhân viên mà doanh nghiệp có thể sử dụng

- Doanh nghiệp cũng cung cấp thêm thông tin cho các ứng viên về công việc cần làm và tiêu chuẩn yêu cầu khi thực hiện công việc Đưa ra mức lương và điều kiện làm việc để xác định xem ứng viên có chấp nhận vị trí công việc hay không

- Doanh nghiệp cũng sẽ kiểm tra bản nhận xét về quá trình làm việc trước đây

2.4.4.7 Xác minh và điều tra

Xác minh và điều tra là quá trình làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối với những ứng viên tiềm năng nhất Quá trình này được thực hiện thông qua việc tiếp xúc với đồng nghiệp cũ, bạn bè, thầy cô giáo hoặc những người trực tiếp quản lý ứng viên tại doanh nghiệp trước Công tác xác minh, điều tra sẽ cho doanh nghiệp biết thêm về trình độ, chuyên môn, kinh nghiệm và phẩm chất tính cách của ứng viên Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể khai thác được những thông tin thật cần thiết về nguồn gốc,

lý lịch gia đình của ứng viên thông qua xác minh, điều tra nhằm bổ trợ cho quá trình tuyển chọn ứng viên cho những vị trí công việc đòi hỏi tính an ninh cao

2.4.4.8 Khám sức khỏe

Trước khi ra quyết định tuyển dụng những ứng viên đã đạt những yêu cầu đầy đủ về trình độ học vấn, kinh nghiệm, tư duy, đạo đức và các tố chất cần thiết cho một vị trí hay công việc; Doanh nghiệp cũng sẽ đặt biệt quan tâm đến tình trạng sức khỏe của các ứng viên Nếu ứng viên không đảm bảo tình trạng sức khỏe tốt thì chắc hẳn ứng viên khó có thể đảm nhận và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Việc tuyển chọn những ứng viên không đủ sức khỏe, không những không có lợi ích về mặt chất lượng, kết quả

công việc hay hiệu quả kinh tế mà còn có thể gây ra nhiều phiền toái về mặt pháp lý cho tổ chức, doanh nghiệp Cho nên, khâu kiểm tra sức khoẻ của ứng viên trước bất cứ một quyết định tuyển dụng nào là không thể bỏ sót được

2.4.4.9 Ra quyết định tuyển dụng

Quá trình kiểm tra, tuyển chọn bằng tất cả các hình thức phương pháp và nghiệp vụ nhân sự, các doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sau cùng đó là tuyển dụng ứng viên đạt yêu cầu và phù hợp nhất cho vị trí, công việc tại doanh nghiệp Tất cả các bước trong quá trình tuyển dụng đều quan trọng, nhưng quan trọng nhất vẫn là bước ra quyết định tuyển chọn Để đạt được một quyết định tuyển dụng chính xác nhất, các thông tin

về ứng viên sẽ được rà soát lại thận trọng và doanh nghiệp cũng quan tâm đến tâm tư, nguyện vọng về công việc sắp tới của ứng viên

Bên cạnh đó, các thức đưa ra quyết định tuyển dụng cũng ảnh hưởng đến mức độ chính xác của việc tuyển chọn Cho nên, hội đồng tuyển chọn sẽ đưa ra một sự thống nhất về cách thức ra quyết định, tất những điểm đánh giá ứng viên thông qua quá trình tuyển chọn sẽ được tổng hợp lại và ứng viên đạt tổng số điểm cao nhất sẽ được tuyển dụng

Sau khi được tuyển dụng vào làm việc trong doanh nghiệp, nhân viên mới sẽ được giới thiệu với người quản lý và các đồng nghiệp khác Doanh nghiệp sẽ giới thiệu về doanh nghiệp, hướng dẫn về nghiệp vụ thực hiện công việc, các cơ sở và đơn vị hoạt động, Các quy định, chính sách, các điều kiện và chế độ khen thưởng kỷ luật… nhằm khuyến khích và giúp cho nhân viên mới cảm thấy tự tin để tiếp nhận công việc

Trong những ngày đầu nhận việc, nhân viên mới có thể tỏ ra ngần ngại hay lo sợ, thậm chí có thể chán nản với công việc với nhiều nguyên nhân khác nhau Do đó, sự quan tâm, giúp đỡ, động viên và chia sẻ của người quản lý hay đồng nghiệp đối với nhân viên mới là hết sức cần thiết nhằm giúp cho họ nhanh chóng thích nghi và cảm thấy tin tưởng, tự tin và thoải mái trong quá trình hòa nhập với môi trường làm việc mới

2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp 2.5.1 Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài

Sự thay đổi nhanh chóng của bên ngoài:

- Phong cách quản lý nhân sự trong một số tổ chức, doanh nghiệp

- Sự qun tâm, hỗ trợ từ phía chính phủ đối với tổ chức, doanh nghiệp

- Xu hướng toàn cầu hóa nền kinh tế

- Tính cạnh tranh ngày gay gắt

- Tỉ lệ thất nghiệp và sự phân bố độ tuổi lao động trong các vùng miền

- Yếu tố văn hóa cũng như giá trị con người trong cộng đồng xã hội

2.5.2 Các yếu tố thuộc môi trường bên trong

- Quy mô, loại hình hoạt động của doanh nghiệp cũng như số lượng nhiên viên trong doanh nghiệp

- Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp

- Nguồn gốc hình thành doanh nghiệp

- Sự nhận thức về vai trò nhân sự trong công ty

- Tính năng, sáng tạo của đội ngũ nhân viên

- Các nhu cầu, nguyện vọng của nhân viên

- Trình độ, kỹ năng hay tay nghề của nhân viên

CHƯƠNG 2

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY LIÊN

DOANH ĐẠI LÝ VẬN TẢI EVERGREEN VIỆT NAM

Vận tải container không còn là một lĩnh vực mới mẻ, ngày càng trở nên phổ biến và ảnh hưởng rất lớn đến thị truờng xuất nhập khẩu trong nước cũng như thị trường hàng hải quốc tế Trước bối cảnh nền kinh tế mở và tăng trưởng kinh tế của ngành hàng hải ngày càng cao, nhu cầu xuất nhập khẩu càng trở nên cấp bách và đòi hỏi phải có một lực lượng lớn những hãng tàu chuyên nghiệp, những đại lý vận tải năng động và những nhà giao nhận quốc tế Công ty Liên doanh Đại lý Vận tải Evergreen Việt Nam được ra đời trong bối cảnh trên phần nào cũng đáp ứng được nhu cầu vận tải container nói riêng và hoạt động hàng hải nói chung

1 Tên và trụ sở công ty

Tên Tiếng Việt:

CÔNG TY LIÊN DOANH ĐẠI LÝ VẬN TẢI EVERGREEN VIỆT NAM

Tên Tiếng Anh: EVERGREEN SHIPPING AGENCY (VIETNAM) CORP

Tên viết tắt: EGV – Evergreen Việt Nam

Trụ sở chính: Số 81-85, đường Hàm Nghi, phường Nguyễn Thái Bình, quận I, Thành

phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thọai: 84 08 3911 1026 Fax: 84 08 3910 3573 Email: egv@evergreen-shipping.com.vn

Lô gô sử dụng :

Đặc điệm của công ty: Công ty liên doanh đại lý vận tải Evergreen (Việt Nam) là Công

ty TNHH có hai thành viên trở lên

- Lĩnh vực kinh doanh: Dịch vụ

- Ngành nghề kinh doanh: Dịch vụ đại lý vận tải đường biển, dịch vụ môi giới

hàng hải và dịch vụ bốc dỡ hàng hoá tại cảng biển

Là một thương hiệu uy tín, hoạt động lâu năm trong ngành vận tải, cùng Ban lãnh đạo

và đội ngũ nhân viên công ty có tay nghề cao, có kinh nghiệm, năng động, tận tụy với công ty - Có cơ sở hạ tầng thuận lợi và không ngừng đổi mới, Công ty có một mạng lưới chi nhánh, đại lý phụ, các văn phòng giao dịch ở các khu vực thành phố và cảng

biển quan trọng trong cả nước

Các đơn vị trực thuộc:

Chi nhánh Hà Nội

CÔNG TY LIÊN DOANH ĐẠI LÝ VẬN TẢI EVERGREEN

VIỆT NAM Lẩu 6, Tòa nhà Prime Centre Building

Số 53, đường Quang trung, Hà Nội, Việt Nam Điện thoại: 84 04 3821 8888

Fax: 84 04 3943 5816 Email: egv-hcq@evergreen-shipping.com.vn

Chi nhánh Hải Phòng

CÔNG TY LIÊN DOANH ĐẠI LÝ VẬN TẢI EVERGREEN

VIỆT NAM Phòng 203, Tòa nhà Tasaco

KM 104 + 200, Nguyễn Bỉnh Khiêm, Hải An, Hải Phòng Điện thọai: 84 031 3825 241

Fax: 84 031 3825 240 Email: egv-hpg@evergreen-shipping.com.vn

Công ty Liên doanh Đại lý Vận tải Evergreen Việt Nam hiện là đại lý chính thức cho

thuộc đoàn vận tải hàng hải Evergreen đó là hãng tàu Evergreen Marine Corp (Taiwan) Ltd., Italia Marittima S.p.A., Evergreen Marine (UK) Ltd và Evergreen Marine (Hong Kong) Ltd được thành lập vào 1/5/2007 đáp ứng nhu cầu vận chuyển của khách hàng trên toàn cầu Ngày 1/5/2009 hãng tàu thứ năm tham gia vào tập đoàn

đó là Evergreen Marine (Singapore) Pte Ltd

Evergreen Line trở thành hãng tàu lớn thứ tư trên thế giới với hơn 180 tàu có sức khai thác khoảng 650.000 TEU Evergreen Line sẽ duy trì tất cả các dịch vụ hiện đang hoạt động và phát triển các ngành nghề mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên toàn thế giới

(Nguồn http://www.evergreen-line.com )

Bảng 2.1: Bảng so sách sức khai thác của 10 hãng tàu hàng đầu thế giới 2011

2011 TOP CARRIERS CAPACITY COMPARISON

2 Lịch sử hình thành và phát triển

Tiền thân là Công ty Cổ phần Phước Vinh Sơn bắt đầu hoạt động năm 2002, làm đại lý vận tải chính thức cho các hãng tàu biển: Evergreen Marine Corp (sáng lập năm 1968); Uniglogy Marine Corp (sáng lập năm 1984); và Hatsu Marine Ltd (sáng lập năm 2002)

Tháng 9 năm 2004, Công ty Cổ phần Phước Vinh Sơn đã ký hợp đồng liên doanh với Evergreen Marine Corp và đã lấy tên là Evergreen Vietnam Corp

Tháng 9 năm 2006, Evergreen Vietnam Corp nhận làm đại lý vận tải thêm cho hãng tàu Italia Marittima S.p.A., (Tên cũ là Lloyd Triestino, sáng lập năm 1835)

Tháng 5 năm 2007, dưới sự hợp nhất của các hãng hàng hải nói trên, Evergreen Vietnam Corp đã đổi tên thành Evergreen Shipping Agency (Vietnam) Corp dưới tên tiếng việt là Công ty Liên doanh đại lý Vận tải Evergreen Việt Nam

3 Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty

Hoạt động chính của Công ty là:

- Cung cấp các dịch vụ vận tải hàng hoá bằng đường bộ và cho thuê kho bãi; dịch vụ đại lý vận tải đường biển, dịch vụ môi giới hàng hải và dịch vụ bốc dỡ hàng hoá tại cảng biển

- Dịch vụ đại lý tàu biển

- Dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan

- Dịch vụ bổ trợ khác, bao gồm các hoạt động tiếp nhận, lưu kho và quản lý thông tin liên quan đến vận chuyển và lưu kho hàng hóa trong suốt cả chuỗi logistics

- Hoạt động xử lý lại hàng hóa bị khách hàng trả lại, hàng hóa tồn kho, hàng hóa quá hạn, lỗi mốt và tái phân phối hàng hóa đó

- Hoạt động cho thuê và thuê mua container (doanh nghiệp không trực tiếp tham gia vận tải hàng hóa và không thực hiện các hoạt động thương mại, kinh doanh bất động sản, cho thuê tài chính)

4 Vị thế của công ty

4.1 Vị thế của công ty

Công ty Liên doanh Đại lý Vận tải Evergreen Việt Nam có quy mô trung bình trong ngành, tuy nhiên công ty là doanh nghiệp có tỷ suất lợi nhuận rất cao Công ty có truyền thống hoạt động cung cấp các dịch vụ và đại lý hàng hải gần 10 năm nên cũng phần nào xây dựng cho mình một thương hiệu và chiếm thị phần lớn trong nghành Bên cạnh đó với độ ngũ nhân viên, quản lý tận tâm và năng động đã nhận thức được thế mạnh của công ty, tập chung chú trọng hoàn thiện dịch vụ, giữ vững quy mô phát triển, mở rộng quan hệ đối với khách hàng và đối tác Nhờ có định hướng phát triển phù hợp với hướng phát triển của nghành, trong những năm qua công ty đã không ngừng đầu tư cơ sở hạ tầng, hoàn thiện hệ thống, trang thiết bị, đào tạo nhân viên…, và chủ động trong việc ký kết nhiều những hợp đồng lớn, lâu dài với những khách hàng

và đối tác lớn đã giúp cho công ty chiếm một vị thế vững vàng cho sự phát triển toàn diện

4.2 Những lợi thế cạnh tranh nổi bật so với các doanh nghiệp khác cùng nghành

Với những mục tiêu và đường hướng phát triển, Evergreen Việt Nam đang từng bước xây dựng cho mình một thương hiệu nổi bật trên thị trường, từng bước tạo dựng một đội ngũ nhân viên và quản lý ngày càng chuyên nghiệp nhằm quyết tâm đạt được những mục tiêu đề ra của công ty Song song với việc đầu tư phát triển những dịch vụ mới, Evergreen Việt Nam không quên khai thác những thế mạnh sẵn có trong lĩnh vực khai thác các dịch vụ vận tải và cảng biển

4.3 Thành tích nổi bật

Nhằm tiếp tục cung cấp một mạng lưới vận chuyển tiến bộ cho khách hàng, Evergreen Việt Nam đã triển khai tuyến dịch vụ mới cho thị trường nội Á đó là tuyến Việt Nam – Thái Lan vào giữa tháng 09 năm 2010 với việc vận hành và khai thác thành công tàu container 900 TEU Tuyến dịch vụ này đã cung cấp nhiều hơn những cơ hội vận chuyển xuất khẩu vào thị trường Thái Lan với mặt hàng chủ yếu là trái cây tươi từ cảng

Tp Hồ Chí Minh đi Bangkok và Laem Chabang

Cũng trong thời gian giữa tháng 09 năm 2010, với sự tăng trưởng mạnh mẽ của nền

đáp ứng được sự đòi hỏi của thị trường trong nước, Evergreen Việt Nam tiếp tục triển khai thực hiện mục tiêu đề ra là vận hành khai thác thêm tàu vận chuyển container có sức chứa 950 TEU với tuyến dịch vụ 2 lần một tuần từ cảng Kaohsiung của Đài loan về cảng Hải Phòng và ngược lại

Song song với việc tăng cường hoạt động và phát triển, Evergreen Việt Nam cũng có một phần đóng góp trong việc tạo và giải quyết việc làm ổn định cho một số sinh viên mới ra trường nhằm đóng góp chung cho sự phát triển của xã hội Bên cạnh đó công ty cũng thực hiện và tuân thủ nghiêm chỉnh những quy định của pháp luật về công tác tuyển dụng, về tuân thủ pháp luật lao động, việc thực hiện những quy định và nghĩa vụ khai báo và nộp thuế cho doanh nghiệp cũng như cho người lao động Công ty cũng đã nhận được bằng khen từ Cục thuế Thành Phố Hồ Chí Minh cho doanh nghiệp đã hoàn thành và thực hiện tốt nghĩa vụ về khai báo nộp thuế cho nhà nước

5 Mô hình tổ chức của công ty

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty Evergreen Việt Nam

Phó Tổng Giám đốc (Dịch vụ Khách hàng)

Phó tổng Giám đốc (Kinh doanh)

Phòng KD Xuất Nội Á

Phòng KD Xuất Ngoại Á

Phòng KD Nhập

Hà Nội

Thành viên HĐQT Ban Giám sát

Phòng Kế toán

Phòng Ngân quỹ

Phó tổng Giám đốc (Tài chánh)

CÔNG TY LIÊN DOANH ĐẠI LÝ VẬN TẢI EVERGREEN

VIỆT NAM

Ban Giám sát: Là hội đồng quản trị bao gồm chủ tịch hội đồng quản trị và thành viên hội đồng quản trị Ban giám sát họp mỗi năm một lần vào giữa tháng Ba hàng năm nhằm tổng kết lại tình hình hoạt động của năm trước, lấy báo cáo về những nhiệm vụ, mục tiêu đã thực hiện và thành tích nổi bật trong năm trước Đồng thời lập và đề ra những mục tiêu, chiến lược hoạt động kinh doanh cho năm tới

Ban Điều hành: Ban điều hành của công ty gồm có một Tổng Giám đốc, ba Phó tổng Giám đốc và hai Trưởng Chi nhánh Tổng Giám đốc là người trực tiếp điều hành hoạt động phát triển của công ty dưới sự trợ giúp của các Phó tổng trong việc quản lý, chỉ đạo và điều hành hoạt động của công ty cụ thể là những phòng ban tác nghiệp

- Phòng Kế toán: Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc tổ chức, thiết lập điều hành và quản lý tài khoản của công ty, sổ sách kế toán, báo cáo kế toán theo quy định của pháp luật Thực hiện hiện và giải quyết những vấn đề liên quan đến thuế

- Phòng Ngân quỹ: Trực tiếp thực hiện và quản lý việc thu – chi tài chính, quản

lý công nợ, hóa đơn, báo cáo tình hình tài chính từng tháng và từng quý

- Phòng Kinh doanh Xuất Nội Á: Phối hợp với phòng kinh doanh xuất Ngoại Á trong việc triển khai các hoạt động kinh doanh theo kế hoạch và chiến lược của công

ty Thực hiện các hoạt động tìm kiếm và ký kết hợp đồng vận chuyển với khách hàng

có nguồn hàng xuất khẩu đến các nước thuộc khu vực Châu Á Kết hợp cùng với phòng kinh doanh xuất Ngoại Á trong việc kiểm soát và phân phối lượng hàng trên các chuyến tàu xuất đi từ cảng biển Việt Nam

- Phòng Kinh doanh Xuất Ngoại Á: Cùng với phòng kinh doanh xuất Nội Á thu thập, nắm bắt thông tin và báo cáo về tình hình kinh doanh của thị trường trong khu vực Tìm kiếm nguồn khách hàng, quản lý và ký kết hợp đồng vận chuyển với tất cả những khách hàng có nguồn hàng xuất khẩu đến các quốc gia ngoài khu vực Châu Á

- Phòng Kinh doanh Nhập: Thực hiện quản lý, báo cáo tình hình sản lượng khai thác vận chuyển hàng nhập khẩu trên những tàu của Evegreen vào cảng biển Việt Nam Tham gia thực hiện tìm kiếm và ký kết hợp đồng vận chuyển với những khách hàng có nguồn hàng nhập khẩu vào Việt Nam Phối hợp với phòng chứng từ hàng nhập trong việc giải phóng hàng sau khi tàu cập cảng tại Việt Nam

- Phòng Nhận đơn hàng: Hỗ trợ các phòng kinh doanh hàng xuất thực hiện tối

ưu việc sắp xếp nhận đơn đặt chỗ của khách hàng, cấp phát lệnh xác nhận việc nhận hàng, kết hợp với bộ phận điều hành cảng để xếp hàng lên tàu Tận dụng và sắp xếp chỗ trên tàu chuyển tải, thực hiện các nghiệp vụ về quy trình đổi cảng cho hàng xuất khi có yêu cầu từ phía khách hàng

- Phòng Chứng từ Hàng xuất: Tiếp nhận hướng dẫn lập vận đơn cho khách hàng, phối hợp với bộ phận nhận đơn hàng và bộ phận điều hành cảng, thực hiện và trình bản lược khai hàng hóa cho hàng xuất Tiến hành gửi dữ liệu về tàu hàng, lô hàng cho các đại lý đầu cuối cảng đích sau khi tàu rời cảng xuất hàng Cấp phát vận đơn và thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ hàng xuất

- Phòng Chứng từ Hàng nhập: Theo dõi và cập nhật thông tin tàu vào nhằm gửi giấy báo nhận hàng phát lệnh giao hàng kịp thời cho khách hàng Tiến hành công tác trình báo bản lược khai hàng nhập cho các đơn vị hải quan và hỗ trợ khách hàng hoàn tất những nghiệp vụ hàng nhập

- Phòng Hành chánh và Nhân sự: Thực hiện công tác quản lý, bố trí nguồn nhân lực, tuyển dụng, phát triển nguồn nhân viên Tiến hành thực hiện các chế độ tiền lương, tiền thưởng, các hoạt động hành chánh, quản lý tài sản của công ty và thực hiện các công tác an ninh nội bộ

- Phòng Khai thác và Hậu cần: Tiến hàng thủ tục khai báo tàu ra vào các cảng tại Việt Nam Thực hiện công tác quản lý và báo cáo về tình hình sử dụng container tại các kho bãi Hỗ trợ các bộ phận chứng từ xuất – nhập trình bản khai báo hàng hóa của các tàu xuất và nhập cho hải quan

- Phòng Công nghệ Thông tin: Thực hiện việc quản lý và duy trì hệ thống mạng đảm bảo cho các hoạt động của công ty Tiến hành giải quyết khắc phục những sự cố liên quan đến hệ thống mạng internet và email nội bộ

- Các Chi nhánh: Thực hiện hoàn tất những công tác chiến lược của công ty nhằm khai thác và phát triển tối đa các hoạt động kinh doanh vận chuyển tại phía Bắc

6 Tình hình sản xuất kinh doanh năm 2010

Cho đến năm 2010 bối cảnh kinh tế thế giới đã dần bình phục, tình hình sản xuất kinh doanh của công ty cũng khả quan hơn và đạt những chỉ tiêu, lợi nhuận nhất định Nhờ

sự nỗ lực và phấn đấu không ngừng của toàn thể đội ngữ nhân viên năng động của công ty, tổng số lượng container khai thác xếp dỡ cho hàng xuất lên tới 99.871 TEU đạt 121 % chỉ tiêu đặt ra trong năm 2010 Về lượng khai thác và xếp dỡ cho hàng nhập đạt được tổng số 119.700 TEU chiếm 127 % chỉ tiêu đặt ra cho hàng nhập trong năm

2010 Trung bình giá cuớc bán ra là 1.228 đô la mỹ cho một container 20 feet, giá cước giảm một ít từ tháng 10/2010 do tính cạnh tranh gay gắt của thị trường hàng hải trong khu vực nhưng xét về tổng thể thì chỉ số giá cước tăng 20 % so với cùng kỳ năm 2009

(Nguồn:Công ty Liên doanh Đại lý vận tải Evergreen Việt Nam)

7 Mục tiêu phát triển trong năm 2011

Trải qua quá trình đương đầu căng thẳng với thời kỳ khủng hoảng chung của nền kinh

tế toàn cầu, bằng nỗ lực và cố gắng, lợi nhận công ty đạt được trong năm 2010 đã phần nào trang trải và bù đắp được những tổn thất mà công ty gách chịu trong năm suốt giai đoạn khủng hoảng chung 2007-2009 Nhằm tiếp tục đưa công ty trở lại vị thế cường thịnh như những giai đoạn truớc đó, Ban lãnh đạo của công ty đã chỉ đạo và thiết lập những mục tiêu cụ thể cho quá trình phát triển của công ty trong năm 2011

- Các bộ phận kinh doanh nội và ngoại á cùng với các bộ phân kinh doanh tại các chi nhánh phía bắc tăng cường tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng mới và chủ

- Vào khoảng quý II năm 2011, Bộ phận Khai thác sẽ tiến hành ký hợp đồng kho bãi với ICD Tiến Sơn nằm tại khu công nghiệp Tiến Sơn thuộc tỉnh Bắc Ninh nhằm phụ vụ chủ yếu cho một trong những khách hàng lớn đó là công ty điện tử Samsung Việt Nam tại phía Bắc

- Tăng cường đào tạo nghiệp vụ và kỹ năng mềm cho tất cả những nhân viên mới, cán bộ quản lý trong toàn công ty nhằm chuẩn bị một lực lượng nhân viên chất lượng nhất nhằm hỗ trợ cho chiến lược phát triển của công ty trong năm 2011

- Tiếp tục duy trì tất cả các tuyến dịch vụ mới trong năm 2011 như Hồ Chí Minh

đi Thái Lan vào thứ Tư hàng tuần và Hải phòng đi Đài Loan 2 lần một tuần

8 Mô hình thu hút bố trí nguồn nhân lực của công ty

Công ty Liên doanh Đại lý Vận tải Evergreen Việt Nam luôn luôn hướng đến những kênh tuyển dụng khác nhau với những nguồn ứng viên khác nhau, điều này đã tạo ra cơ hội thu hút nhiều ứng viên chất lượng nhất cho những vị trí cần tuyển Từ trong nội bộ công ty, các ứng viên nội bộ luôn được ưu tiên và có cơ hội ngang nhau Qua đó công

ty cũng tạo được sự bình đẳng và công khai trong quá trình tuyển dụng Đối với những

vị trí quản lý, công ty luôn có xu hướng là bổ nhiệm nguồn ứng viên từ trong nội bộ Đây cũng là cơ hội thăng tiến cho nhân viên và cũng là nguồn động viên khuyến khích nhân viên phấn đấu để trở thành những vị trí quản lý quan trọng trong công ty Còn lại hầu hết những vị trí nhân viên khác đều được tuyển dụng từ nguồn ứng viên bên ngoài

CHƯƠNG 3

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG

TY LIÊN DOANH ĐẠI LÝ VẬN TẢI EVERGREEN

- Thực hiện và tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty

- Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc các vấn đề thuộc về tổ chức hành chánh

- Xây dựng thỏa ước lao động giữa công ty và người lao động

- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp động viên, khuyến kích nhân viên làm việc và thực hiện các chế độ cho nhân viên

- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty, xây dựng cơ chế tổ chức của công ty, các phòng ban, các bộ phận và tổ chức việc thực hiện

- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định của công ty và chỉ