Phân tích thực trạng, quy trình tổ chức sự kiện của công ty cổ phần gia đình JOE

Hoạt động quan hệ công chúng Public Relations – PR mà trong đó tổ chức sự kiện là một nhân tố quan trọng của hoạt động truyền thông và là một biến số trong các biến số của Marketing – Mi

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 3

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Mục đích nghiên cứu 4

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

4 Phương pháp nghiên cứu 4

5 Bố cục đề tài 4

Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GIA ĐÌNH JOE 5

1.1 Một số vấn đề lý luận 5

1.1.1 Khái niệm tổ chức sự kiện 5

1.1.2 Quy mô và đặc điểm của thị trường tổ chức sự kiện 6

1.1.3 Phân đoạn thị trường tổ chức sự kiện 7

1.2 Khái quát về Công ty Cổ phần gia đình JOE 8

1.2.1 Giới thiệu chung về Công ty 8

1.2.2 Các lĩnh vực hoạt động 9

1.2.3 Hoạt động sự kiện của Công ty 10

Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIA ĐÌNH JOE 13

2.1 Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện 13

2.1.1 Mục tiêu Marketing của công ty 13

2.1.2 Chiến lược Marketing của công ty 13

2.2 Quy trình tổ chức sự kiện của Công ty Cổ phần gia đình JOE 14

2.2.1 Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch tổ chức sự kiện 14

2.2.2 Tổ chức và tính toán thời gian 14

2.2.3 Danh sách khách mời 15

2.2.4 Địa điểm tổ chức sự kiện 16

2.2.5.Tổ chức đưa đón khách 17

2.2.6.Khách tới sự kiện 20

2.2.7 Không gian thực hiện sự kiện 20

2.3 Quy trình tổ chức sự kiện cụ thể của Công ty Cổ phần gia đình JOE 21 2.4 Đánh giá về hoạt động tổ chức sự kiện 26

2.4.1 Đánh giá về nhân sự 26

2.4.2 Đánh giá về mặt kỹ thuật 26

2.4.3 Đánh giá về mặt công tác quản lý 27

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIA ĐÌNH JOE 28

3.1 Giải pháp đối với chiến lược kinh doanh của Công ty Cổ phần gia đình JOE 28

3.2 Giải pháp cho hoạt động Marketing 28

3.3 Giải pháp cho hoạt động tổ chức sự kiện 29

3.4 Một số giải pháp khác 31

KẾT LUẬN 32

TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

PHỤ LỤC 34

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, toàn cầu hóa đang là một trong những xu thế phát triển tất yếu của quan hệ quốc tế hiện đại Việt Nam gia nhập WTO là điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế, mở rộng thị phần quốc tế cho các doanh nghiệp trong nước Tuy nhiên, những khó khăn và thách thức không nhỏ đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm ra cho mình một hướng đi đúng đắn để chiếm lĩnh ưu thế trên thị trường và kinh doanh có hiệu quả

Marketing ngày càng trở nên quan trọng, nó đã góp phần vào thành công

và đem đến cho doanh nghiệp sự năng động, tính linh hoạt trong kinh doanh và khả năng tiếp cận thị trường nhanh chóng Hoạt động quan hệ công chúng (Public Relations – PR) mà trong đó tổ chức sự kiện là một nhân tố quan trọng của hoạt động truyền thông và là một biến số trong các biến số của Marketing – Mix: sản phẩm, giá cả, xúc tiến hỗn hợp và kênh phân phối mà các doanh nghiệp đặc biệt chú trọng nhằm truyền tải thông điệp và định vị thương hiệu của mình trong tâm trí khách hàng mục tiêu

Khủng hoảng kinh tế toàn cầu và khu vực đã tác động không nhỏ đến kinh

tế Việt Nam Việc duy trì và giữ vững vị thế trên thị trường là một trong những vấn đề trọng tâm đối với các doanh nghiệp hiện nay Vì thế, các hoạt động Marketing càng được doanh nghiệp chú trọng hơn, trong đó hoạt động tổ chức

sự kiện là một trong những lĩnh vực cực kỳ quan trọng của truyền thông Trong bối cảnh đó, Công ty Cổ phần gia đình JOE đã đẩy mạnh hoạt động tổ chức sự kiện của mình để chiếm lĩnh thị trường và tăng khả năng canh tranh Tuy nhiên, hoạt động của công ty cũng gặp phải không ít những khó khăn do đòi hỏi ngày càng cao của thị trường và sự cạnh tranh mạnh mẽ của nhiều công ty khác cùng lĩnh vực

Sau một thời gian thực tập tại công ty Công ty Cổ phần gia đình JOE, với vốn kiến thức chuyên ngành và nhận thức về năng lực kinh doanh, thực trạng tổ

chức sự kiện của công ty em đã chọn đề tài: “Phân tích thực trạng, quy trình

tổ chức sự kiện của công ty cổ phần gia đình JOE” làm đề tài báo cáo thực

tập của mình

2 Mục đích nghiên cứu

Đề tài đi sâu vào phân tích, đánh giá thực trạng quy trình tổ chức sự kiện của Công ty Cổ phần gia đình JOE, từ đó nêu nên những ưu điểm và hạn chế của nó

Trên cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện, qua nghiên cứu và thực tiến thực tập tại Công ty để đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại Công ty Cổ phần gia đình JOE

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng và quy trình tổ chức các sự kiện

- Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty Cổ phần gia

đình JOE từ năm 209 đến nay

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài được thực hiện có sử dụng một số phương pháp như:

- Phương pháp phân tích, so sánh

- Phương pháp quan sát, điền dã

- Phương pháp thu thập thông tin

- Phương pháp tổng hợp

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung đề tài được chia thành 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận về hoạt động tổ chức sự kiện và khái

quát về Công ty Cổ phần gia đình JOE

Chương 2: Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của Công ty Cổ phần

gia đình JOE

Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tổ

chức sự kiện tại Công ty Cổ phần gia đình JOE

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG

TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

GIA ĐÌNH JOE 1.1 Một số vấn đề lý luận

1.1.1 Khái niệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và hoạt động tiếp thị: Tổ chức

sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty Có thể nói, nó cũng như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã

bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó

Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp: Xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất Theo quan điểm về hoạt động tổ ch ức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế , tổ chức thực hiện sự kiện

Theo quan điểm kinh doanh tổ ch ức sự kiện bao gồm một số ho ặc toàn bộ các hoạt độ ng từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) các hoạt động c ủa sự kiện nh ằm đạt được các mục tiêu nhất đ ịnh mà

sự kiện đã đề ra

Qua nghiên cứu hoạt động tổ ch ức sự kiện hiện nay ở Việt Nam , cũng thấy rằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm các ho ạt động như nghiên c ứu sự kiện; lập kế ho ạch, chương trình cho sự kiện; điều hành các diễn biến c ủa sự kiện; kết thúc sự kiện…

Từ những cách tiếp cận đã đề cập nêu trên , có thể khái quát : Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số ho ặc toàn bộ các công vi ệc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết;

và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện

và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào

sự kiện

1.1.2 Quy mô và đặc điểm của thị trường tổ chức sự kiện

Theo kết quả khảo sát được thực hiện năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trường FTA cho thấy tổ chức sự kiện là một công cụ được sử dụng phổ biến nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường Nếu chúng ta tính tổng

số tiền bỏ vào ngành tổ chức sự kiện trong một năm trên toàn thế giới thì con

số có thể lên đến 500 tỷ đô la “Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, bởi họ đã nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hết sức quan trọng Nhờ sự hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ, các công ty sẽ có thể tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả nhất”, cô Pollynne Ibasco, Giám đốc điều hành công ty Venus Communications - một công ty dịch vụ truyền thông trọn gói chuyên về quan hệ công chúng và quảng bá thương hiệu, tổ chức event, cho biết Thế nào là tổ chức sự kiện? Đó chính là việc “đánh bóng”cho sản phẩm và thương hiệu của một công ty thông qua các sự kiện Ví dụ khi Nokia tung ra một sản phẩm điện thoại di động đời mới, công ty này sẽ tổ chức một sự kiện công phu, mời các khách hàng thân thiết và tiềm năng cùng báo giới đến tham gia sự kiện quan trọng này Thông qua sự kiện Nokia thông báo đến khách hàng và báo giới về sản phẩm mới và đồng thời (điều này quan trọng hơn) đánh bóng thương hiệu của Nokia, làm cho khách hàng nhớ và tiêu thụ

sản phẩm mới này Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp Hiện nay, trên thị trường có khoảng 1000.000 doanh nghiệp nói chung, mỗi doanh nghiệp đều bắt buộc phải có những chi tiêu về hoạt động tổ chức sự kiện Trong số đó có khoảng 1000 doanh nghiệp làm về quảng cáo dưới các hình thức:

- Các doanh nghiệp tư vấn gồm:

+ Tư vấn về chiến lược quảng cáo: những doanh nghiệp này đa số là của nước ngoài

+ Tư vấn về thương hiệu: có các doanh nghiệp nước ngoài và một số công

ty Việt Nam tham gia thị trường này

- Các doanh nghiệp thực hiện dịch vụ quảng cáo gồm:

+ Các nhà cung cấp bảng biển, in, các vật phẩm quảng cáo: các doanh nghiệp này đảm nhiệm từ khâu thiết kế đến cho đến khi ra sản phẩm cuối cùng + Các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm trọn gói có kèm tư vấn gồm: các doanh nghiệp tổ chức sự kiện, PR, media

Trong nền kinh tế nước ta hiện nay tồn tại nhiều thành phần kinh tế, với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau Đối với một số ngành hàng như: sản xuất hàng tiêu dùng , cung cấp dịch vụ… thì quảng cáo, marketing và tổ chức sự kiện được các doanh nghiệp đặc biệt coi trọng và chú ý Đây là những sản phẩm mà người tiêu dùng có xu hướng chọn lựa khi có sự tác động của quảng cáo và các hoạt động tuyên truyền khác Qua quá trình tìm hiểu đặc trưng của thị trường tôi thấy rằng tổ chức sự kiện là một mảng rộng bao gồm nhiều yếu tố liên quan như thiết kế, in,

ăn uống, du lịch, sản xuất, gia công, PR,…

1.1.3 Phân đoạn thị trường tổ chức sự kiện

Hình thành chủ đề (theme) cho sự kiện: Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi

phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site

choice), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)

· Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi

từ phía khách hàng Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức

· Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận

· Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ

· Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…

1.2 Khái quát về Công ty Cổ phần gia đình JOE

1.2.1 Giới thiệu chung về Công ty

Tên công ty CÔNG TY CỔ PHẦN GIA ĐÌNH JOE

Mã số thuế 0104213203

Ngày cấp 19/10/2009

Nơi đăng ký

quản lý

Chi cục Thuế Quận Đống đa

Địa chỉ trụ sở K7 ngõ 1 đường Trần Quang Diệu Hoàng Cầu, Phường ô

Chợ Dừa, Quận Đống đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Chủ sở hữu Lưu Thị Hương Giang

đã liên tục khẳng định vị thế và uy tín trên thương trường, trở thành một trong những công ty tin cậy, cung cấp chuyên nghiệp các sản phẩm, dịch vụ trong các lĩnh vực: Nghệ thuật giải trí và Truyền thong, các dịch vụ quảng cáo, tổ chức

sự kiện

Trong xu thế hội nhập của nền kinh tế Công ty Cổ phần gia đình JOE luôn mong muốn được hợp tác, liên doanh, liên kết với các đối tác trong và ngoài nước để được cống hiến nhiều hơn nữa trong quá trình Công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Công ty Cổ phần gia đình JOE luôn kiên trì với định hướng

đa ngành, đa lĩnh vực, và đã xây dựng, phát triển môi trường làm việc chuyên nghiệp cho hơn 20 cán bộ nhân viên và cộng tác viên và đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong hoạt động sản xuất kinh doanh

1.2.2 Các lĩnh vực hoạt động

Tổ chức sự kiện

Cung cấp nhân sự sự kiện: MC, Ca sĩ, Diễn viên, Nhóm múa, nhóm nhảy,

PG PB…

Cung cấp thiết bị sự kiện: Âm thanh, ánh sáng, ô dù, nhà bạt, sân khấu dàn không, máy chiếu màn hình…

Dịch vụ quảng cáo truyền hình: VTV, HTV, VTC, Todays…

Xây dựng TVC Quảng cáo

Quảng cáo báo giấy, báo mạng

Dịch vụ Marketing Online: Google Adword, Facebook Marketing, Email Marketing, Mobile Marketing, tư vấn Marketing Online tại doanh nghiệp Dịch vụ website: Thiết kế website, quản trị nội dung, Dịch vụ SEO google, chăm sóc website

Buôn bán các loại nhạc cụ biểu diễn

1.2.3 Hoạt động sự kiện của Công ty

1.2.3.1 Cung cấp nhân sự sự kiện

Tổ chức sự kiện đang là một hoạt động truyền thông phát triển và dần chiếm ưu thế trong lĩnh vực quảng cáo, phát triển thương hiệu Và linh hồn của một sự kiện chính là các nhân sự sự kiện, họ là những: MC, Ca sĩ, PG,

PB, lễ tân,nhóm nhạc, nhóm nhảy, vũ đoàn, lân sư rồng, hình nộm, tượng người (body Art)…Tất cả sẽ tạo lên một event có màu sắc, có điểm nhấn để lại ấn tượng cho người tham dự

Công ty Cổ phần gia đình JOE chuyên cung cấp đội ngũ nhân sự sự kiện chuyên nghiệp:

* Cung cấp Người Mẫu , Model

* Cung cấp MC sự kiện, MC hoạt náo

1.2.3.2 Cung cấp thiết bị sự kiện

Công ty Cổ phần gia đình JOE chuyên cung cấp các trang thiết bị phục vụ cho các sự kiện với nhiều chủng loại khác nhau theo yêu cầu của khách hàng

- Cột inox hàng rào cho các các chương trình trong và ngoài trời, queline dùng trong khách sạn,

- Gian hàng hội chợ triển lãm: gian hàng tiêu chuẩn, gian hàng vách bạt (Thiết kế và thi công theo yêu cầu của khách hàng)

- Dù che đa dạng về kích thước

- Nhà bạt không gian

- Quạt công nghiệp

- Cổng bóng, cổng hoa, cổng hơi dài 15m, cao 7m (theo yêu cầu của khách hàng)

- Thiết kế, thi công sàn sân khấu, âm thanh, ánh sáng với công suất lớn, đa dạng và hiện đại như đèn laze, đèn follow, máy tạo khói, loa JBL 4726…

- Cho thuê bàn, ghế đa dạng chủng loại như bàn hội nghị, bàn tròn, bàn dài…và có áo phủ màu trắng có nơ cài, sofa cao cấp (nếu khách hàng yêu cầu) Công ty luôn xác định mục tiêu làm việc của mình chính là sự hài lòng của khách hàng, các đơn vị đối tác với điểm mạnh chính như:

- Tác phong phục vụ chuyên nghiệp

- Với tất cả các dịch vụ chúng tôi sẽ giảm giá cho những quý khách hàng

sử dụng với số lượng nhiều

1.2.3.3 Tổ chức sự kiện trọn gói

Một sự kiện dù lớn hay nhỏ được kết hợp giữa ý tưởng sáng tạo và được tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng mang lại những giá trị lớn về hình

ảnh thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp hoặc truyền tải thông điệp của sản phẩm với khách tham gia

Công ty Cổ phần gia đình JOE thực hiện trọn gói từ ý tưởng sáng tạo độc đáo, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với hệ thống âm thanh , ánh sáng hiện đại cùng đội ngũ Đạo diễn và MC nổi tiếng , những sự kiện do Công ty tổ chức luôn mang lại thành công và giá trị lớn cho thương hiệu của doanh nghiệp Bên cạnh đó, Công ty luôn có giải pháp phù hợp và giá thành cạnh tranh

là tiêu chí của Công ty để cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện cho các đối tác là doanh nghiệp quảng cáo

Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói của Công ty bao gồm các hạng mục:

+ Xây dựng ý tưởng, chủ đề cho sự kiện căn cứ theo mục đích tổ chức của khách hàng

+ Xây dựng kịch bản chi tiết bao gồm: kịch bản chương trình, kịch bản

MC, kịch bản âm thanh ánh sáng, kịch bản truyền hình, báo chí

+ Xin giấy phép thực hiện với các cơ quan chức năng

+ Cung cấp ca sỹ, diễn viên, MC theo yêu cầu của khách hàng và nội dung chương trình với giá thành cạnh tranh

+ Tư vấn và cung cấp các giải pháp về truyền thông bao gồm truyền hình, báo chí và các giải pháp hiệu quả khác như phóng thanh lưu động, băng rôn, tờ rơi

+ Thiết kế, sản xuất và cung cấp tất cả các hạng mục phục vụ cho sự kiện như: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, băng rôn, tờ rơi, giấy mời

+ Trực tiếp quản lý thực hiện chương trình bao gồm các hạng mục: truyền thông trước và sau khi thực hiện, đạo diễn chương trình, an ninh, đón và phục

vụ khách

+ Thực hiện báo cáo đo lường hiệu quả của sự kiện theo mục tiêu đã cam kết với khách hàng

Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIA ĐÌNH JOE 2.1 Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện

2.1.1 Mục tiêu Marketing của công ty

Ngay từ khi thành lập vào năm 2009 với một nguồn lực nhỏ bé, cơ sở vật chất kĩ thuật có nhiều hạn chế nhưng những người sáng lập công ty luôn mong muốn sử dụng những nguồn tài nguyên sẵn có này để đạt được mục tiêu cho doanh nghiệp là đến năm 2015 trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực truyền thông và tổ chức sự kiện tại Việt Nam

Với mục tiêu doanh nghiệp như vậy nên Công ty Cổ phần gia đình JOE cũng định hướng mục tiêu Marketing của mình là tổ chức được 10 sự kiện tầm

cỡ và hàng trăm sự kiện lớn nhỏ khác trong năm

Ngoài ra, công ty còn cố gắng phát triển các lĩnh vực nghành nghề khác như là đào tạo ca sĩ, người mẫu, diễn viên… các lĩnh vực thiết kế sân khấu, làm album…

2.1.2 Chiến lược Marketing của công ty

Trước hết công ty đã xác định rất rõ ràng con đường đi để đạt được mục tiêu Marketing Công ty đã lựa chọn thị trường hoạt động chính là Hà Nội Bên cạnh đó cũng không thể bỏ qua những thị trường đầy tiềm năng như Thành phố

Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Đà Nẵng…Dù vậy, công ty vẫn lựa chọn thị trường chính cho mình là thị trường miền Bắc

Một nhân tố quan trọng mà công ty đã xác định ngay từ đầu đó là khách hàng của công ty Khách hàng của công ty chủ yều là các tổ chức, các công ty, các ngân hàng… đang có sự phát triển mạnh với những bước tiến vượt bậc trong hoạt động kinh doanh đặc biệt là mảng nghệ thuật Đây chính là những

khách hàng tiềm năng được công ty chú ý khai thác bởi nhu cầu của nhóm đối tượng này về hoạt động tổ chức sự kiện là rất lớn

Hiện nay, công ty cũng định vị sản phẩm của mình một cách rõ nét với việc xác định tầm quan trọng trong chiến lược định vị thương hiệu Công ty thường xuyên đổi mới sử dụng các thiết bị công nghệ tiên tiến trong các sự kiện được tổ chức nhằm tạo ra sự khác biệt hơn so với các đối thủ cạnh tranh Để mang tới cho khách hàng niềm tin và sự hài lòng về sản phẩm mà công ty mang lại cho họ

Tiếp theo công ty thường xuyên cải tiến, thay đổi các cách thức tổ chức các sự kiện của mình làm phong phú hấp dẫn hơn các sự kiện, góp phần thắng lợi trên thị trường cạnh tranh

2.2 Quy trình tổ chức sự kiện của Công ty Cổ phần gia đình JOE

2.2.1 Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Việc quan trọng nhất của một sự kiện và là sự khởi đầu của sự kiện là dự toán về ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện, đôi khi bên chủ sự kiện cũng yêu cầu bên Công ty Cổ phần gia đình JOE dự toán sơ bộ ngân sách ,thường thì đó ở trong bảng báo giá của công ty, nhưng đôi khi chủ thể sự kiện lên khung dự toán ngân sách, nhà tổ chức sự kiện giao cho bên Công ty Cổ phần gia đình JOE tính toán dự toán cho danh mục hàng hoá và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện, các chi phí cho các hoạt động dịch vụ thiết yếu

2.2.2 Tổ chức và tính toán thời gian

Được tổ chức tôt và chú ý đến từng chi tiết là hai trong số những nhân tố quan trọng nhất đảm bảo cho một sự kiện thành công Việc luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bám sát lịch trình là rất cần thiết Công ty Cổ phần gia đình JOE phải nhất quán theo đường lối đã vạch ra

và được nhất trí

Các sự kiện mà Công ty Cổ phần gia đình JOE đã tổ chức luôn xây dựng hành trình tổ chức, xây dựng các bảng nội dung công việc, đồng thời phải tính toán thời gian thận trọng Hành trình tổ chức được xây dựng trên cơ sở xác định lịch trình công việc Mốc thời gian được xác định là ngày tổ chức sự kiện được tính lùi trở lại và các hạng mục công việc phải thực hiện trong thời gian đó Từ

đó tiến hành hợp đồng với các bên cung cấp theo yêu cầu công việc phải hoàn thành Từ đó đòi hỏi phải có bảng nội dung công việc Bảng nội dung công việc

sẽ chi tiết hóa, quản trị hóa lịch trình Bảng nội dung công việc trình bày rõ từng bước thực hiện đối với từng công việc và những người được phân công với thời gian và không gian cụ thể Các bảng nội dung công việc có thể được coi là các kịch bản của tổ chức sự kiện

Xác định thời gian dựa trên sự phân tích đánh giá về thời tiết khí hậu của khu vực thực hiện sự kiện đồng thời căn cứ vào loại hình sự kiện, vào đối tượng khách mời để xác định tháng trong năm, tuần trong ngày và ngày trong tuần

- Thiếp mời, gồm việc thiết kế thiếp, nội dung thiếp, thực hiện in thiếp

và gửi thiếp Thời gian gửi thiếp phải thực hiện đủ sớm để khách kịp có thông tin phản hồi dự hay không dự sự kiện

- Những vấn đề quan tâm khác như diễn giả, những phương tiện truyền thông cũng cần có thiếp mời, những người thân của khách mời có khả năng đi theo tới sự kiện Đưa ra danh sách diễn giả cụ thể và xác định các yếu tố chi

phối hoạt động của diễn giả Truyền thông cũng được để cập chi tiết đối với con người và phương tiện cùng với những đóng góp của truyền thông vào thành công của sự kiện Công việc chuẩn bị cho hoạt động truyền thông của sự kiện phải chi tiết, đảm bảo cho hoạt động thuận lợi

Công ty Cổ phần gia đình JOE khi nhận được danh sách khách mời từ phía khách hàng đã dựa trên danh sách đó phối hợp chặt chẽ làm việc với khách hàng Bước cơ bản đầu tiên là tiến hành gửi thư mời và gọi điện xác nhận sự có mặt của khách mời Thường trong các sự kiện, bên tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận việc gửi thư mời và gọi điện xác nhận Sau khi gọi điện xác nhận xong Công ty

sẽ lên được danh sách khách mời tham dự khá chính xác Việc liên hệ với khách mời diễn ra khoảng 2 ngày để nắm rõ tình trạng sẽ tham gia hay không của khách mời và đưa danh sách khách mời chính thức chuẩn nhất

Việc đảm bảo an toàn cho những vị khách mời tham dự sự kiện sẽ khá là đơn giản và dễ dàng đối với những sự kiện được tổ chức ở những khu vực chuyên tổ chức hội nghị hay phòng hội nghị Tuy nhiên, đôi khi Công ty gặp phải những yêu cầu từ khách hàng như tổ chức sự kiện tri ân khách hàng hay buổi giới thiệu ra mắt sản phẩm mới tại không gian của một quán bar Khuôn viên của quán bar thường không rộng , ánh sáng thường mờ ảo, việc sắp xếp chỗ ngồi thường không theo trật tự nào mà sắp xếp theo sự thoải mái, vì vậy, Công ty đã phải chuẩn bị phương án dự phòng như thêm người bảo vệ để đề phòng số lượng khách mời tham dự quá đông, tạo thêm một lối đi nhỏ giữa các khu vực để khách mời có thể dễ dàng tham gia các hoạt động và chương trình

mà phía đơn vị tổ chức đưa ra Đảm bảo có lối thoát hiểm hay khu vực cửa ra vào phải đủ rộng rãi và thông thoáng để khi xảy ra tình huống bất ngờ có thể kịp thời giải quyết nhanh chóng

2.2.4 Địa điểm tổ chức sự kiện

Một trong những tiêu chí đầu tiên trong tổ chức event là chọn lựa địa điểm

tổ chức phù hợp, thường sự kiện được tổ chức ở khách sạn hay trung tâm hội

nghị Hiện nay công ty vẫn thường xuyên phải thuê các địa điểm tổ chức sự kiện như: trung tâm hội nghị quốc gia, các nhà hàng, khách sạn…

Một địa điểm tốt không nên quá rộng hoặc quá nhỏ mà phải phù hợp với

số lượng khách tham dự Nếu địa điểm quá nhỏ sẽ làm khách mời cảm thấy không thoải mái, chất lượng chương trình giảm, tuy nhiên nếu địa điểm quá rộng sẽ làm loãng không khí của sự kiện mà lại tăng chi phí thuê

Công ty Cổ phần gia đình JOE luôn cân nhắc cách thiết lập của sự kiện để định ra không gian phù hợp, ví dụ không gian tiệc ngồi thì diện tích trung bình tối thiểu phải là 1m2/người, tiệc buffet thì diện tích trung bình là 1.5m2 - 2m2/người, tiệc có kèm khiêu vũ thì không gian bình quân là 2.5m2 -

3m2/người Từ đó lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị - sự kiện có dịch vụ

chuyên nghiệp, có không gian sảnh đón tiếp, phòng hội nghị với diện tích phù hợp

2.2.5 Tổ chức đưa đón khách

Phương tiện chở khách hiên nay công ty phải thuê ngoài cùng với đội ngũ lái xe Mặc dù bến đỗ xe phụ thuộc vào địa điểm tổ chức sự kiện, nhưng việc tính toán, phân tích kỹ điểm đỗ xe là hết sức quan trọng, có nhiều yêu cầu về điểm đỗ xe như sức chứa, cự ly tới sự kiện, đỗ trong nhà và ngoài trời, chi phí ảnh hưởng của điểm đỗ tới giao thông đô thị…khu vực đỗ xe cần phải có bảng hướng dẫn chi tiết để khách có thể hiểu được, hỗ trợ cho công tác quản lý Khách mời tham dự sự kiện thường đi bằng phương tiện cá nhân của họ Song trong nhiều trường hợp, do tính chất của sự kiện, do địa điểm và khoảng cách mà chỉ có số ít khách sử dụng phương tiện cá nhân Số còn lại Công ty phải thu xếp đưa đón khách cho phù hợp, việc chọn phương tiện thích hợp để chở khách cho sự kiện là công việc rất quan trọng sao cho mọi người đều được thoải mái, hài lòng và sẵn sàng tham gia sự kiện

Loại xe 4 chỗ thường được Công ty và các đối tác tổ chức quan tâm Nó vừa an toàn, vừa sang trọng lịch sự thể hiện sự tôn trọng khách và qua đó nâng