Đề tài Phân tích thiết kế hệ thống quản lý học sinh tại trường THCS Đoàn Xá

Là một cán bộ đang công tác tại trường THCS – Đoàn Xá – Kiến Thụy – Hải Phòng, việc đưa ứng dụng quản lý học sinh vào nhà trường là một việc cần thiết để phục vụ cho việc quản lý thông t

Đề tài Phân tích thiết kế hệ thống quản lý học sinh tại trường

THCS Đoàn Xá

MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU 2

CHƯƠNG 1 4

CƠ SỞ LÝ THUYẾT 4

1.1 Lý thuyết chung về cơ sở dữ liệu 4

1.2 Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống 5

1.2.1.Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) 6

1.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) 6

1.2.3 Mô hình thực thể liên kết (E-R) 7

1.2.4 Mô hình quan hệ: 7

1.2.5 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án 8

1.2.6 Thiết kế tổng thể 10

1.2.7 Thiết kế giao diện 10

1.2.8 Thiết kế kiểm soát 11

1.2.9 Thiết kế tệp (file) 11

1.2.10 Thiết kế chương trình 12

1.3 Tổng quan về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 13

1.4 Tổng quan về phần mềm Microsoft Access 15

1.4.1 Các thành phần trong màn hình Access 15

1.4.2 Các đối tượng trong Access 16

1.5 Tổng quan về bài toán quản lý điểm học sinh trong trường THCS 18

CHƯƠNG II KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 20

2.1 Khảo sát bài toán……… 19

2.1.1 Giới thiệu về trường THCS Đoàn Xá 20

2.1.2 Khảo sát thực trạng quản lý học sinh tại trường THCS Đoàn Xá 22

2.1.3.Một số biểu mẫu được sử dụng trong quá trình quản lý điểm của hs….23 2.1.4 Các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống quản lý điểm của hs….23 2.2 Phân tích thiết hệ thống quản lý điểm học sinh………24

2.2.1 Thông tin vào ra của hệ thống……… 25

2.2.3 Biểu đồ phân cấp chức năng……… 26

2.2.4 Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh……… 27

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh……… 28

2.4 Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu 42

2.5 Mô hình thực thể liên kết (ER)……….45

LỜI GIỚI THIỆU

Trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học - kỹ thuật không thể thiếu trong đời sống Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, phải kể đến việc áp dụng tin học vào các lĩnh vực xã hội như: quản lý, thông tin, kinh tế, đã cho ra đời những phần mềm ứng dụng để thay thế về cơ bản các công tác quản lý thủ công, giảm nhẹ tới mức tối thiểu việc sử dụng sức người trong công tác quản lý, tăng cường hiệu quả, tiết kiệm chi phí, thời gian và sức lao động

Ở nước ta hiện nay, việc đưa một số phần mềm ứng dụng vào trong việc

quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp và nhà trường đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết Là một cán bộ đang công tác tại trường THCS – Đoàn Xá – Kiến Thụy – Hải Phòng, việc đưa ứng dụng quản lý học sinh vào nhà trường là một việc cần thiết để phục vụ cho việc quản lý thông tin học sinh, quá trình học tập, kết

quả học tập… Vì vậy em đã mạnh dạn chọn đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống quản lý học sinh tại trường THCS Đoàn Xá ”

Do trình độ và thời gian có hạn nên trong quá trình thực tập chuyên ngành

và quá trình làm báo cáo cho chương trình quản lý học sinh chắc chắn còn có một số những chỗ sai sót và chưa hợp lý Vì vậy, em rất mong có được sự đóng góp ý kiến, giúp đỡ của quý thầy cô và các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn

Em xin được chân thành cảm ơn Thầy giáo Th.s LÊ TUẤN ANH - Giảng viên Trường Đại học CNTT&Truyền Thông Thái Nguyên và các thầy cô

giáo trong trường THCS Đoàn Xá đã tận tình giảng dạy và tạo điều kiện cho em hoàn thành được bản báo cáo này

Hải Phòng, tháng 6 năm 2012

Sinh viên

ĐỖ THỊ HƯƠNG

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Lý thuyết chung về cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là một bộ sưu tập rất lớn về các loại dữ liệu tác nghiệp, bao gồm các loại dữ liệu âm thanh, tiếng nói, chữ viết, văn bản, đồ hoạ, hình ảnh tĩnh hay hình ảnh động Được mã hoá dưới dạng các chuỗi bít và được lưu trữ dưới dạng File dữ liệu trong các bộ nhớ của máy tính Cấu trúc dữ liệu tuân theo các quy tắc dựa trên lý thuyết toán học Cơ sở dữ liệu phản ánh trung thực thế giới dữ liệu hiện thực khách quan

Cơ sở dữ liệu là tài nguyên thông tin dùng chung cho nhiều người: Cơ sở

dữ liệu (CSDL) là tài nguyên thông tin chung cho nhiều người cùng sử dụng Bất kỳ người sử dụng nào trên mạng máy tính, tại các thiết bị đầu cuối, về nguyên tắc có quyền truy nhập khai thác toàn bộ hay một phần dữ liệu theo chế

độ trực tuyến hay tương tác mà không phụ thuộc vào vị trí địa lý của người sử

dụng với các tài nguyên đó

CSDL được các hệ ứng dụng khai thác bằng ngôn ngữ con dữ liệu hoặc bằng các chương trình ứng dụng để xử lý, tìm kiếm, tra cứu, sửa đổi, bổ sung hay loại bỏ dữ liệu Tìm kiếm và tra cứu thông tin là một trong những chức năng quan trọng và phổ biến nhất của các dịch vụ CSDL Hệ quản trị CSDL-HQTCSDL là phần mềm điều khiển các chiến lược truy nhập CSDL Khi người

sử dụng đưa ra yêu cầu truy nhập bằng ngôn ngữ con dữ liệu nào đó, HQTCSDL tiếp nhận và thực hiện các thao tác trên CSDL lưu trữ

Đối tượng nghiên cứu của CSDL là các thực thể và mối quan hệ giữa các

thực thể Thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể là hai đối tượng khác nhau

về căn bản Mối quan hệ giữa các thực thể cũng là một loại thực thể đặc biệt Trong cách tiếp cận CSDL quan hệ, người ta dựa trên lý thuyết đại số quan hệ

để xây dựng các hệ chuẩn, khi kết nối không tổn thất thông tin và khi biểu diễn

dữ liệu là duy nhất Dữ liệu được lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính không những phải tính đến yếu tố về tối ưu không gian lưu trữ, mà phải đảm bảo tính

khách quan, trung thực của dữ liệu hiện thực Nghĩa là phải đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và giữ được sự toàn vẹn của dữ liệu

1.2 Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống

* Một số phương pháp về phân tích thiết kế hệ thống

- Phương pháp SA

Do De Macro và những người khác đề xuất những năm 70 Đặc điểm cơ bản của phương pháp này là phân tích hệ thống thành các chức năng nhỏ và đơn giản dần

Đặc điểm của phương pháp:

Phương pháp phân tích hệ thống theo hướng chức năng

Sử dụng một biểu đồ phân cấp chức năng

Dùng các biểu đồ luồng dữ liệu

Phân tích từ trên xuống

Sử dụng các biểu diễn dưới dạng đồ hoạ

Ưu điểm của phương pháp là đơn giản, gọn nhẹ, dễ hiểu dễ thực hiện phù

hợp với nhiều loại hệ thống lớn vừa và nhỏ

- Phương pháp E/A:

Do H.Tardieu và P.Chen phát triển năm 1976

Đặc điểm:

Đây là phương pháp phân tích theo hướng dữ liệu

Các thông tin được gom nhóm xung quanh vật thể

Sử dụng mô hình thực thể liên kết(mô hình E/A)

Ưu điểm của phương pháp là khá đơn giản và gần với tư duy trực quan

1.2.1.Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

Là một biểu đồ cho phép ta phân giã dần dần các chức năng thành các chức năng nhỏ hơn gọi là biểu đồ phân cấp dạng cây là phương tiện để chi tiết hoá dần quá trình mô tả các xử lý

- Cung cấp một cách nhìn tổng quát nhất và từ đó phân cấp đến các mức sau đó

- Dễ thành lập, dễ hiểu

- Các chức năng được trình bày ở dạng tĩnh tức là bỏ qua các mối liên quan giữa các chức năng về việc chuyển giao các dữ liệu cũng như trình độ thời gian

1.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

Mục đích: Diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trước và sau trong tiến trình xử lý, trong chuyển giao thông tin cho nhau

- DFD: Biểu đồ luồng dữ liệu cho một biểu diễn động, cung cấp một cách quan sát tổng thể về hệ thống

Tác dụng:

- DFD: Là một công cụ cơ bản để thể hiện trong các bước phân tích thiết kế, trao đổi và lưu trữ dữ liệu

- DFD: Chia làm 2 mức:

+ Mức 1: Mức vật lý – Biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý

+ Mức 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức logic

Biểu đồ luồng dữ liệu mức Vật lý:

Các chức năng xử lý: Là một thao tác biểu diễn bằng động từ Làm nhiệm

vụ biến đổi thông tin, mỗi chức năng có một tên riêng, tên đó là một động từ đôi khi có kèm theo bổ ngữ

Để biểu diễn chức năng người ta dùng hình tròn, bên trong hình tròn là tên

chức năng

Luồng dữ liệu là một luồng thông tin vào, ra của một chức năng xử lý Kho dữ liệu: tên này chỉ nội dung thông tin chứ không phải chỉ mang tin Kho là nơi lưu trữ thông tin trong một khoảng thời gian để sau đó một hoặc nhiều chức năng xử lý sẽ sử dụng nó

Tác nhân ngoài là một hoặc một nhóm người hoặc một tổ chức nằm ngoài

cơ quan, ngoài doanh nghiệp nhưng có trao đổi thông tin trực tiếp với

hệ thống

Tác nhân trong: Là một hệ thống con của hệ thống mà chúng ta đang xem xét nhưng được trình bày ở một trang khác của biểu đồ

1.2.3 Mô hình thực thể liên kết (E-R)

Thực thể: Là một đối tượng được quan tâm đến trong hệ thống quản lý

Quan hệ: Để biểu diễn tích đề các ở toán học dùng bảng biểu diễn

- Quan hệ là tích đề các nên nó biểu diễn quan hệ được ở dạng bảng Mỗi cột là một thuộc tính, mỗi hàng là một bộ Số lượng hàng là lực lượng của quan hệ + Khoá quan hệ: Là số thuộc tính dùng để phân biệt hai hàng hoặc hai bộ khác nhau

+ Khoá quan hệ: Là số thuộc tính dùng để phân biệt hai hàng hoặc hai bộ khác nhau

Lược đồ quan hệ: Là một bộ đôi gồm có tập các thuộc tính phụ và một tập các phụ thuộc hàm F

Các dạng chuẩn (3 dạng):

- Dạng chuẩn 1: Một lược đồ quan hệ r xác định trên tập thuộc tính u, quan

hệ r được gọi là nằm ở dạng chuẩn 1 nếu mọi thuộc tính trong r đều là các giá trị nguyên tố

- Dạng chuẩn 2: Nó ở dạng chuẩn 1 và mọi thuộc tính không khoá đều phụ thuộc đầy đủ vào khoá chính

- Dạng chuẩn 3: Cho quan hệ r xác định trên tập thuộc tính U r ở quan hệ nằm ở dạng chuẩn 3 Nếu nó nằm ở dạng chuẩn 2 và mọi thuộc tính không khoá không phụ thuộc vào khoá bắc cầu, khoá chính

1.2.5 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

Đây là giai đoạn của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống Là giai đoạn

có tính chất quyết định xem dự án này có tồn tại hay không

Mục đích yêu cầu

- Mục đích: Là một hợp đồng xây dựng hệ thống tin này được hình thành

Để đạt được mục đích trên có một số yêu cầu sau:

+ Phải khảo sát tìm hiểu đánh giá hiện trạng của hệ thống cũ

+ Đề xuất các yêu cầu mục tiêu và các ưu tiên đối với hệ thống mới

+ Phải phác hoạ các giải pháp mới và cân nhắc tính khả thi của hệ thống

+ Xây dựng kế hoạch để thực hiện dự án và đưa ra các dự trù tổng quát

Khảo sát hiện trạng của bài toán

Phương pháp thực hiện: Tiến hành ở 4 mức khác nhau: ứng với mỗi một mức là một nhóm người tham gia vào hệ thống

Mức thực hành: Muốn xây dựng một hệ thống hoàn hảo quan tâm đến người tham gia làm việc trực tiếp với thao tác của hệ thống Vì vậy họ sẽ là

những người nhận ra những khó khăn và vấn đề cần giải quyết

Mức điều phối quản lý: Là những người quản lý trực tiếp và họ là những người biết rất rõ về các tổ chức hoạt động cụ thể

Mức quyết định lãnh đạo: Đặc trưng họ là những người ra quyết định vì vậy họ sẽ có yêu cầu về thông tin và thông tin họ yêu cầu là phải chi tiết Mức chuyên gia cố vấn: Những người có thể nhìn toàn diện của hệ thống

và nhìn nhận một cách chi tiết của hệ thống

Tập hợp các thông tin:

-Các thông tin về hệ thống cũ (hiện tại):

Đó là thông tin về môi trường, các thông tin liên quan trực tiếp đến quá

trình nghiên cứu hệ thống

+ Thông tin tĩnh: Gồm có các thông tin sơ đẳng

+ Thông tin có cấu trúc: Các sổ sách mà chúng ta thu được

+ Các thông tin động gồm về mặt không gian: Các đường di chuyển tài liệu

về mặt giấy tờ

+ Thông tin biến đổi: Đó là các qui tắc quản lý, các qui định về hành chính, các công thức tính toán, điều kiện để thực hiện và các qui trình

-Các thông tin về hệ thống mới (hệ thống tương lai):

Là những thông tin được thu thập bằng cách nói ra trực tiếp các yêu cầu, các nguyện vọng với hệ thống mới, thường được phát biểu ra hoặc có thể là những dự đoán Sau khi thu thập đựơc các thông tin này chúng ta nhìn ở 4 khía cạnh sau:

+ Số lượng: Quyết định xem công việc này có được thực hiện hay không? + Tần xuất: Số lượng rất nhiều nhưng tần xuất lại rất ít Có những yêu cầu

số lượng nhiều tần xuất cũng nhiều

+ Độ chính xác của thông tin

+ Thời gian sống: Thông tin này nếu chỉ là thông tin mang tính chất bất thường

-Phát hiện các yếu kém của hệ thống cũ và đưa ra các yêu cầu mới của

hệ thống mới:

+ Đưa ra những gì chưa có phải bổ sung vào

+ Yếu, kém?

+Yêu cầu mới: Những nhu cầu về thông tin chưa được đáp ứng Các nguyện vọng của người thực hiện Các dự kiến và kế hoạch phát triển

1.2.6 Thiết kế tổng thể

Xuất phát: Mô tả logic của hệ thống mới Cụ thể bao gồm biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống mới Biểu đồ phân cấp chức năng các mức hoặc mô hình thực thể liên kết hoặc mô hình quan hệ

Nhiệm vụ của giai đoạn thiết kế: Chuyển mức mô tả logic thành mô tả vật lý muốn vậy phải bổ sung thêm các biện pháp, phương tiện và các cài

+ Phân định các hệ thống con máy tính

- Bước 2: Thiết kế giao diện: Thiết kế đầu vào, đầu ra và thiết kế danh giới giữa thủ công và máy tính

- Bước 3: Thiết kế các kiểm soát, các vấn đề liên quan đến bảo vệ va bảo mật dữ liệu

- Bước 4: Chúng ta chỉ quan tâm đến đủ, không dư thừa, không trùng lặp còn ở phần thiết kế thì phải quan tâm đến hai yêu cầu tiện lợi và nhanh chóng

- Bước 5: Thiết kế chương trình

1.2.7 Thiết kế giao diện

Thiết kế tài liệu xuất:

Tài liệu xuất có các dạng sau: In ra giấy, report, ra màn hình hoặc lưu trữ lại trên đĩa những tệp dữ liệu

Tài liệu xuất có những loại sau:

- Tài liệu có cấu trúc chứa thông tin theo yêu cầu: trả lời với các yêu cầu

đưa vào

- Tài liệu xuất có thể được đưa ra dưới dạng một khung đã tạo sẵn để điền thông tin hoặc không có khung sẵn

Thiết kế tài liệu vào: Thường là những mẫu thu thập thông tin yêu cầu của các thông tin này đáp ứng yêu cầu sử dụng Không có lỗi; Trình bày không rõ ràng; Gõ phím vào là ít nhất

Thiết kế màn hình: Là giao diện của người dùng

Thiết kế màn hình đảm bảo đối thoại người và hệ thống Dễ nhìn, hiểu, có trật tự nhất quán, diễn đạt được những điều cần thực hiện, đảm bảo số thao thác

ít Cần các giá trị ngầm định, đặt thông số cung cấp các thông tin hướng dẫn trợ giúp, cung cấp khả năng thoát ra khi cần thiết, cung cấp các thao tác tương đương

1.2.8 Thiết kế kiểm soát

Độ chính xác: Tính xác thực của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu được toàn vẹn

dữ liệu thông qua: Thuộc tính khoá, kết nối, tính đúng đắn của dữ liệu

Độ tin cậy: Khi có sự cố kỹ thuật hỏng phần cứng và mềm phải có khả

năng phục hồi dữ liệu

Độ an toàn: Hệ thống không có sơ hở gây ra thất thoát về thông tin cho dù

cố tình hoặc vô tình

Tính riêng tư: Kết thúc quá trình truy nhập cá nhân thường các cá nhân có mức độ truy nhập không giống nhau

1.2.9 Thiết kế tệp (file)

Chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Có các ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu

Dữ liệu là một tập các thao tác cho phép chúng ta mô tả dữ liệu chúng ta cần lưu trữ

- Xây dựng các tệp dữ liệu: chúng ta phải biết cách tổ chức nó Cho phép chúng ta tạo ra, việc quản lý chúng ta phải làm

Vậy công việc chúng ta làm là từ biểu đồ cấu trúc dữ liệu dựa trên một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào đó ta tổ chức các tệp dữ liệu của mình sao cho việc truy nhập dữ liệu trên tệp là phải nhanh và tiện để đảm bảo hai yêu cầu trên, nhiều khi dạng chuẩn 3NF bị phá vỡ

+ Nói chung mỗi kiểu thực thể hoặc kiểm liên kết thì tương ứng với một tệp căn cứ vào yêu cầu sử dụng một số tập các thuộc tính hay sử dụng trong cùng một truy nhập thì được phân rã thành các tệp riêng biệt hoặc ngược lại được

gộp vào thành một thực thể hoặc 1 tệp khi chúng nằm ở các thực thể khác nhau

Để đảm bảo quá trình truy nhập nhanh thường thực hiện phương pháp lập

- Một modul chương trình gồm 4 thuộc tính cơ bản sau:

+ Đặc trưng vào/ra:

Vào là những thông tin mà modul chương trình nhận từ chương trình gọi nó

Ra là những thông tin mà nó trả lại cho chương trình gọi nó sau khi hoàn thành công việc

+ Đặc trưng của chức năng: Sự biến đổi thông tin từ thông tin vào thành thông tin ra Thao tác là tìm kiếm, in ấn

+ Đặc trưng của cơ chế hoạt động: Phương thức cụ thể thực hiện cũng biến

đổi từ thông tin vào thành thông tin ra Với một yêu cầu sử dụng thông tin không

phải giống nhau

+ Đặc trưng của dữ liệu cục bộ: Liên quan đến lưu trữ, liên quan đến dữ liệu được dùng riêng trong chương trình

Cung cấp để diễn tả cấu trúc chương trình gọi là lược đồ cấu trúc

Lược đồ cấu trúc:

- Biểu diễn modul

- Thông tin chuyển giao giữa các modul: Chuyển giao dữ liệu; điều khiển

Đây không phải là dữ liệu xử lý mà dùng trong quá trình sử dụng chương trình Đóng gói các modul: Có thể coi một lược đồ cấu trúc là một chương trình

như vậy chương trình quá lớn vì khi thực hiện tất cả các chương trình đó phải đưa vào bộ nhớ trong Do đó bộ nhớ có hạn nên phải chia lược đồ thành các nhóm modul và nạp dần vào trong bộ nhớ trong việc chia đó

được gọi là đóng gói có nhiều cách thức đóng gói

- Đóng gói theo mục đích sử dụng nghĩa là các modul có mục đích sử dụng gần nhau

- Đóng gói theo dòng dữ liệu vào: Đóng gói theo phạm vi điều khiển có thể chẻ dọc chuyển giao cho nguồn dữ liệu

1.3 Tổng quan về ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Visual Basic, con đường nhanh nhất và đơn giản nhất để tạo những ứng

dụng cho Microsoft Windows Bất kể bạn là một nhà chuyên nghiệp hay là một người mới lập trình Windows, Visual Basic cung cấp cho bạn một tập hợp các

công cụ hoàn chỉnh để nhanh chóng phát triển các ứng dụng

Thành phần “Basic” nói đến ngôn ngữ “BASIC” (Beginners All-Purpose Symbolic Instruction Code) một ngôn ngữ được dùng bởi nhiều nhà lập trình hơn bất cứ một ngôn ngữ nào khác trong lịch sử máy tính Visual Basic được phát triển dần dần dựa trên ngôn ngữ BASIC và bây giờ chứa đựng hàng trăm

điều lệnh, hàm và từ khóa… có quan hệ trực tiếp với giao diện đồ họa của

• Cách khai báo biến

Dim <Tên biến> As <Kiểu biến>

Ta cũng có thể không cần khai báo kiểu biến (tức bỏ mệnh đề As <Kiểu biến> phía sau), trong trường hợp này, biến có thể được dùng để lưu giữ một giá trị bất kỳ

• Quy tắc đặt tên biến

Tên biến có chiều dài tối đa 255 ký tự

Phải bắt đầu bằng một chữ cái

Không đặt các khoảng trống và các ký hiệu (+ - * /…) trong tên biến Không được trùng với từ khóa của ngôn ngữ

Tránh đặt tên trùng nhau

• Phạm vi sử dụng biến Phạm vi sử dụng biến tùy thuộc cách ta khai báo và chỗ ta đặt dòng lệnh khai báo biến

b) Các kiểu dữ liệu trong Visual Basic

• Kiểu số nguyên dương (không chấp nhận số âm) gồm kiểu Byte

• Kiểu số nguyên (chấp nhận cả số âm nhưng không chấp nhận phần lẻ thập phân) gồm các kiểu :Integer, Long

• Kiểu số thực gồm Single, Double, Currency

• Kiểu Boolean gọi là kiểu luận lý, nó chỉ chấp nhận hai giá trị True là đúng

và False là sai

• Kiểu String dùng để chứa các giá trị chuỗi Một chuỗi ký tự có thể có nhiều

ký tự Khi viết một giá trị chuỗi, ta phải bao hai đầu nó bằng dấu nháy kép

• Kiểu ngày tháng (Date) để chứa giá trị thời gian Khi viết một giá trị kiểu Date, ta có thể viết theo bất cứ kiểu ghi giờ nào bao hai đầu bằng dấu #

c) Các toán tử trong Visual Basic

Trong Visual Basic có 3 loại toán tử đó là:

Private/Pulic Sub <Tên thủ tục>

e) Thiết kế giao diện

Do Visual Basic là ngôn ngữ lập nên việc thiết kế giao diện rất đơn giản bằng cách đưa các đối tượng vào Form và tiến hành thay đổi một số thuộc tính của các đối tượng đó

1.4 Tổng quan về phần mềm Microsoft Access 1.4.1 Các thành phần trong màn hình Access

Gồm có các thành phần sau: Toolbar, menubar, menu: File, Edit, View, Insert, Tools, Windown, Help và cửa sổ Database là một trong những cửa sổ quan trọng nhất của Access Gồm các đối tượng cụng cụ sau: Bảng(Table), truy vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo cáo (Report), Macro và Module Các đối

tượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất báo cáo thông tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khác

1.4.2 Các đối tượng trong Access

- Bảng (Table): Dùng để lưu trữ dữ liệu Bảng chứa các thông tin về một chủ đề cụ thể Trong một cơ sở dữ liệu có một hay nhiều bảng Một bảng bao gồm có nhiều filed (trường) và record (bản ghi) Trong Access việc tạo bảng, sửa cấu trúc của bảng được tiến hành trên môi trường giao diện đồ hoạ rất trực quan Việc tạo bảng có thể sử dụng Wizard hoặc tự thiết kế lấy Đối với bảng Access cung cấp đầy đủ các kiểu dữ liệu (DataType), gồm các kiểu sau: kiểu văn bản (Text), kiểu số (Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng/giờ (Data/Time), kiểu ký ức (Memo), kiểu đúng sai (Yes/No), các đối tượng OLE

Đặc biệt thuộc tính Valication Rule (Quy tắc dữ liệu hợp lệ) giúp ta kiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình nào Ngoài

ra để giảm các thao tác khi nhập dữ liệu Access còn cung cấp các hộp Combo Box cho các trường của bảng Để đảm bảo an toàn dữ liệu Access cho phép thiết lập quan hệ giữa các bảng với nhau đảm bảo tính ràng buộc do đó người dùng không phải kiểm tra tính toàn vẹn khi nhập dữ liệu

- Truy vấn (Query): dùng để khai thác cơ sở dữ liệu Là một đối tượng cho phép chọn xem các dữ liệu của một hay nhiều bảng theo ý muốn Trong Microsoft Access, có thể tạo các truy vấn bằng phương tiện truy vấn đồ hoạ theo mẫu (QBE) hoặc viết các lệnh SQL Có thể định nghĩa các truy vấn dùng để chọn, cập nhật, chèn hay xoá dữ liệu và để tạo các bảng mới từ các dữ liệu trong một hoặc nhiều bảng có sẵn Truy vấn là công cụ giúp người sử dụng khai thác

cơ sở dữ liệu như: xem, xoá, sửa hay tổng hợp số liệu dưới nhiều hình thức

Điểm quan trọng nhất cần chú ý đối với truy vấn trong Access là các thay đổi về

dữ liệu trong câu Query sẽ phản ánh lên các bảng tương ứng Có thể tạo Query bằng ví dụ QBE (Query By Example), tạo Query bằng cách nhập trực tiếp câu lệnh SQL (Structured Query Language), tạo Query bằng Query Wizard

- Mẫu biểu (Form): dùng để nhập/xuất dữ liệu Mẫu biểu cho phép người sử dụng xem, nhập hay thay đổi thông tin trong cơ sở dữ liệu một cách nhanh nhất bằng cách thể hiện thông tin dưới dạng dễ dùng và hấp dẫn Có thể điều khiển cách trình bày dữ liệu trên màn hình (màu sắc, làm bóng hoặc chọn các quy cách số) Có thể bổ sung các điều khiển như một hộp danh sách thả xuống hoặc một hộp kiểm tra Có thể hiển thị đối tượng OLE như hình ảnh và biểu đồ trực tiếp trên biểu mẫu Có thể biểu thị các tính toán dựa trên các dữ liệu trên một bảng Báo cáo (Report): dùng để kiết xuất dữ liệu Là một đối tượng được thiết kế

để định quy cách, tính toán, in và tổng hợp các dữ liệu được chọn Có thể xem

một báo cáo trên màn hình trước khi in nó Báo biểu có hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt vì có thể bao gồm những hình ảnh, đồ thị và có thể export ra các tập tin khác như Word/Exel

- Macro: là một chuỗi các hành động có cấu trúc mà Access sẽ thực hiện

để đáp ứng một sự kiện nhất định Ví dụ có thể liên kết một Macro mà nó sẽ mở

một mẫu biểu thứ hai khi một phần tử nào đó trên mẫu biểu chính được chọn Cũng có thể thiết kế một macro mà nó sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giá trị trong một trường khi giá trị của trường đó thay đổi Trong các macro, có thể đặt thêm các điều kiện đơn giản để quy định khi nào thì một hoặc nhiều hành động của một macro sẽ được thực hiện hoặc sẽ bị bỏ qua Các macro có thể dùng để mở

và thực hiện các truy vấn, mở các bảng, in và xem các báo cáo Trong một macro, có thể chạy một chương trình macro khác hoặc các hàm module

- Module: là một đối tượng chứa các thủ tục tuỳ ý được lập trình bằng Microsoft Access Basic, đó là một biến thể của Microsoft Basic được thiết kế để làm việc trong Access Các module tạo ra các chuỗi hành động rời rạc và cho phép bẫy các lỗi mà các macro không thể làm được Các module có thể là các

đối tượng độc lập chứa các hàm có thể được gọi từ một vị trí bất kỳ trong một ứng dụng, hoặc chúng có thể được liên kết trực tiếp với các biểu mẫu hoặc báo

cáo để đáp ứng các sự kiện xảy ra trên biểu mẫu hoặc báo cáo đó Các module

được liên kết với các biểu mẫu hoặc báo cáo là một ưu điểm đặc sắc của Access

Access không chỉ là một hệ quản trị CSDL mà còn là hệ quản trị CSDL quan hệ (Relational Database) Access cung cấp công cụ Wizard để tự động tạo bảng, truy vấn, báo cáo hỗ trợ cho người dùng Ta có thể sử dụng việc phân tách bảng để tránh dư thừa dữ liệu Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào tin học Với Wizard và các phương tiện hoạt động tự động khác, sẽ tiết kiệm

được thời gian, công sức trong việc xây dựng và thiết kế chương trình

1.5 Tổng quan về bài toán quản lý điểm học sinh trong trường THCS

Quản lý điểm học sinh là một trong những công việc quan trọng trong nhà trường, việc đưa bài toán quản lý điểm của học sinh trong nhà trường sẽ mang lại nhiều tiến bộ và thay đổi như việc tìm kiếm, báo cáo kết quả của học sinh đồng thời là cũng là quá trình theo dõi học tập của từng học sinh tại mỗi thời điểm bất kì Từ đó mà mỗi hoc sinh có kế hoạch học tập, phấn đấu cho riêng mình

- Bộ máy quản lý điểm gọn nhẹ, chỉ cần số ít nhân viên với hệ thống máy

vi tính

- Quản lý chặt chẽ, kịp thời thông tin về học sinh, khắc phục các hạn chế thường gặp trong lĩnh vực quản lý điểm trên giấy hay trên excel như: không cập nhật kịp thời, khó khăn trong công tác thống kê, theo dõi quá trình học tập của học sinh…

- Tổ chức quản lý, lưu trữ trên hệ thống máy vi tính làm tăng tính an toàn, bảo mật cao hơn

- Phần mềm quản lý điểm có nhiệm vụ quản lý thông tin về học sinh, phục

vụ công tác lãnh đạo của cấp trên

CHƯƠNG II KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 Khảo sát bài toán

2.1.1 Giới thiệu về trường THCS Đoàn Xá

Đoàn Xá là một xã thuộc huyện Kiến Thụy thành phố Hải Phòng, trường

được xây dựng trên địa bàn trung tâm xã, quang cảnh trường rộng rãi thoáng

mát hiện nay trường bao gồm 12 phòng học, 8 phòng chức năng Trường có 100% đội ngũ cán bộ giáo viên đạt chuẩn và trên chuẩn Điều đặt biệt là dưới sự quan tâm của địa phương và sự nhiệt tình phấn đấu của đội ngũ cán bộ giáo viên trong trường đang trong giai đoạn xây dựng là trường chuẩn quốc gia

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cán bộ trong trường

Cơ cấu tổ chức lao động của Trường THCS Đoàn Xá hiện nay:

Một Hiệu trưởng: Phụ trách chung

Một phó Hiệu trưởng: Phụ trách chuyên môn Gồm 3 tổ nghiệp vụ:

+ Tổ hành chính

+ Tổ KHTN + Tổ KHXH Trường có 362 học sinh được chia ra các khối lớp cụ thể như sau:

Khối 9: 9A: 43

9B: 38 Khối 8: 8A: 44

8B: 43 Khối 7: 7A: 33

7B: 31 7C: 32 Khối 6: 6A: 36

6B: 31 6C: 31 Các môn học được áp dụng cho các khối lớp như sau:

Môn học tính điểm: Toán, Vật lý, Hóa học, Ngữ văn, Lịch sử, Sinh học,

Địa lý, GDCD, Công nghệ, dành cho khối 8, 9, Khối 6, 7 chưa có môn Hóa học

Môn học nhận xét: Thể dục, Âm nhạc, Mĩ Thuật, được áp dụng cho toàn trường

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường THCS Đoàn Xá như sau:

Ban Giám Hiệu

Vật lý

Hóa học Sinh học Công nghê Thể dục

Âm nhạc

Ngữ văn Lịch sử Địa lý Tiếng Anh

Tổ KHTN

Thư viện

Kế toán Thiết bị

Bảo vệ

GDCD

Mĩ thuật Tin học

Hệ thống quản lý điểm của một trườngTHCS được xây dựng trên cơ sở khảo sát thực tế hệ thống quản lý điểm của một trường THCS với chương trình đào tạo bình thường trong hệ thống khối các trường THCS trong cả nước - Đó là trường THCS Đoàn Xá – Kiến Thụy – Hải Phòng

- Khảo sát được tiến hành trên 3 mức khác nhau:

+ Mức lãnh đạo: Một Hiệu trưởng, một Hiệu phó có nhiệm vụ quản lý chung trong nhà trường

+ Mức điều phối quản lý: giáo Giáo viên chủ nhiệm có nhiệm vụ cập nhật thông tin học sinh, cập nhật xử lý điểm từ giáo viên bộ môn Tính điểm trung bình cho từng học kì, cả năm cho từng học sinh

+ Mức thừa hành: Các thầy cô giáo bộ môn có nhiệm vụ vào điểm thường xuyên, tính điểm trung bình môn học và gửi cho GVCN

2.1.2 Khảo sát thực trạng quản lý học sinh tại trường THCS Đoàn Xá

Bài toán quản lí điểm ở trường THCS Đoàn Xá – Kiến Thụy – Hải Phòng:

Đầu học kì Ban Giám Hiệu (BGH) sẽ phổ biến quy chế về điểm cho các

giáo viên Bộ Môn (GVBM), phát sổ Điểm Chung cho GVCN Trong quá trình giảng dạy các GVBM có sổ điểm cá nhân (SĐCN) để “cho” điểm học sinh

Cuối kì, GVCN chuyển sổ Điểm Chung cho các GVBM để các GVBM chuyển điểm vào sổ Điểm của mỗi môn học được GVBM cập nhật bằng hình thức kiểm tra (miệng, 15’, 1 Tiết, Học Kì) Mỗi loại điểm số lượng con điểm theo từng môn đúng với quy chế của bộ GD-ĐT Sau khi có điểm kiểm tra học

kì, GVBM sẽ tổng kết học kì cho học sinh, sau đó đến lớp đọc các con điểm và

hệ số cho học sinh để học sinh tính điểm tổng kết môn học (TKMH) cho mình GVBM đối chiếu giải quyết thắc mắc về điểm với học sinh về môn học đó Đối chiếu xong, GVBM chuyển điểm TKMH cho GVCN thông qua sổ điểm chung

Khi GVCN nhận được điểm TKMH của tất cả các môn, GVCN sẽ tiến hành tính điểm tổng kết học kì (TKHK) cho học sinh Đến giờ Sinh Hoạt Lớp cuối kì, học sinh sẽ được đọc các điểm THMN và hệ số để tính điểm THHK

Nếu có sai sót về điểm TKMH, HS kiếm nghị với GVCN, GVCN trao đổi với GVBM, GVBM thương lượng với HS để thống nhất sửa chữa điểm Nếu không, HS tiến hành tính điểm TKHK cho mình, đối chiếu với GVCN Nếu kết quả đúng thì GVCN vào điểm Còn nếu sai, GVCN và HS cùng tính toán lại để

đi đến thống nhất, vào điểm Sau đó dựa vào điểm TKHK để xếp loại học lực

Khi tổng kết học kì xong, GVCN gửi báo cáo cho BGH nhà trường và

đồng thời triệu tập cuộc họp phụ huynh để phát Phiếu Báo Điểm của từng HS

cho Phụ huynh

Cuối năm học, sau khi tổng kết học kì II, GVCN tính điểm tồng kết cả năm cho HS, rồi vào điểm Sau đó gửi báo cáo lên BGH và gửi Phiếu Báo Điểm cho Phụ Huynh Mặt khác BGH báo cáo chất lượng 2 mặt giáo dục lên Phòng Giáo Dục

2.1.3 Một số biểu mẫu được sử dụng trong quá trình quản lý điểm của học sinh trong nhà trường

1 Danh sách học sinh lớp

2 Danh sách giáo viên

3 Thống kê xếp loại học lực

4 Thống kê xếp loại hạnh kiểm

5 Bảng tổng hợp kết quả học tập

6 Bảng điểm của từng môn học

2.1.4 Các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống quản lý điểm học sinh

Hệ thống thiếu chức năng quản lí điểm để quản lí điểm thành phần các môn học của học sinh, nhằm giúp giáo viên có thông tin hiện tại về điểm của từng học sinh để kịp thời phê bình, khen thưởng

Do việc tính toán làm bằng tay nên độ chính xác thấp, sai sót lớn do các yếu tố như tính toán sai, nhìn điểm nhầm, vào điểm sai

Do cuối học kì giáo viên bộ môn mới chuyển điểm từ sổ điểm cá nhân vào sổ điểm lớp cho giáo viên chủ nhiệm nên giáo viên chủ nhiệm không nắm

được tình hình học hành hiện tại của học sinh

Học sinh không nhớ được điểm thành phần của từng môn nên khi tính toán hay thắc mắc

Ban giám hiệu có thể truy cập vào hệ thống để xem xét đánh giá chất lượng của học sinh

Một số yêu cầu của hệ thống:

Nhiệm vụ của người phân tích thiết kế là phải đưa ra được một hệ thống có tính phổ thông áp dụng được cho các điều kiện khác nhau Chương trình được viết ra với mục đích tin học hoá một số khâu trong công tác quản lý

điểm ở một trường THCS, giúp cho công việc này đạt hiệu quả nhanh chóng,

chính xác và giảm tối thiểu các sai sót

Chương trình phục vụ cho đối tượng là các cán bộ quản lý của phòng giáo vụ, các giáo viên, và ban giám hiệu nhà trường Chương trình viết ra phải

đạt được các yêu cầu sau:

- Hiệu quả quản lý rõ rệt, đáp ứng được các yêu cầu khách quan như: nhanh chóng, chính xác, hiệu quả cao

- Giao diện phải được thiết kế thân thiện với người sử dụng, dễ sử dụng, dễ hiểu, dễ nắm bắt đối với mội đối tượng sử dụng

-Thời gian khởi động, truy cập, xử lý thông tin phải nhanh

- Chương trình phải tương thích với các loại phần cứng, phần mềm phổ biến được sử dụng hiện nay và không yêu cầu máy tính có cấu hình máy quá cao

- Học sinh được xem điểm của lớp mình, hoặc lớp khác nhưng không cho phép sửa điểm Vì vậy mỗi môn học, của mỗi lớp học có một Mã MH riêng, chỉ có giáo viên bộ môn được biết Để khi cần có thể dùng Mã MH để nhập

điểm mới vào, hay sửa điểm sai

- GVBM chỉ biết điểm của môn mình dạy ở những lớp mình dạy Không biết điểm của môn khác, ở những lớp khác Mã MH riêng cho mỗi môn

ở mỗi lớp đảm bảo được điều này

- Nhập điểm HK thì tính ra điểm tổng kết mỗi môn

- Khi có điểm TK các môn thì tính ra điểm trung bình HK tất các môn

- Ban giám hiệu nắm toàn bộ tất cả các Mã Lớp và Mã MH có thể truy cập HT để có được thông tin hiện thời về tình hình điểm số của tất cả học sinh

2.2 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý điểm học sinh 2.2.1 Thông tin vào ra của hệ thống

Qua quá trình khảo sát thực tế và các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống quản lý điểm thì các thông tin vào/ra của hệ thống như sau:

a) Thông tin vào của hệ thống

- Khi nhập học sinh cần nhập hồ sơ của học sinh và nhà trường phân phối học sinh vào các lớp theo khối

- Nhà trường căn cứ vào quy chế để phân phối lịch giảng dạy như phân công giáo viên, phân bố lịch học đảm bảo đúng quy chế, phù hợp với điều kiện của nhà trường

- Việc nhập điểm các môn dựa vào điểm kiểm tra của từng môn trong mỗi học kỳ và điểm thi hoặc kiểm tra cuối kỳ của mỗi môn học

Giáo viên chủ nhiệm phải nộp hạnh kiểm cuối kỳ cho ban giám hiệu, hạnh kiểm do giáo viên chủ nhiệm và cán bộ lớp xét

b) Thông tin ra của hệ thống

- Danh sách học sinh theo lớp

- Bảng điểm theo lớp, môn học và học kỳ

- Bảng tổng hợp kết quả học tập và hạnh kiểm của từng năm học

- Căn cứ vào kết quả học tập, rèn luyện theo từng năm học đưa ra danh sách học sinh lên lớp, lưu ban

2.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng