Hệ thống quản lý bán sỉ chuyên đề tốt nghiệp

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN SỈ Chương 1 : MỞ ĐẦU 1.1 Giới thiệu khái quát : Công ty TNHH ĐẠI Á VIỆT chuyên mua bán các loại thực phẩm tiêu dùng, công ty có nhiều khách hàng thường xuyên là

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ

—•—

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI :

GVHD : NGUYỄN QUỐC HÙNG SVTH : ĐẶNG HỌC KHIÊM LỚP : TH01

KHÓA : 34 MSSV : 108203220

TP.HỒ CHÍ MINH, tháng 3, năm 2012

HỆ THỐNG QUẢN LÝ

BÁN SỈ

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN SỈ

Chương 1 : MỞ ĐẦU

1.1 Giới thiệu khái quát :

Công ty TNHH ĐẠI Á VIỆT chuyên mua bán các loại thực phẩm tiêu

dùng, công ty có nhiều khách hàng thường xuyên là các cửa hàng bán lẻ, các đại

- Căn cứ vào hóa đơn và phiếu xuất để thu tiền khách hàng

- Cập nhật thông tin công nợ, lập giấy nhắc nợ gửi cho khách hàng

- Báo cáo tình hình công nợ của từng khách hàng

o Quản lý thu chi :

Căn cứ vào các hóa đơn bán hàng, chứng từ của bộ phận xử lý nghiệp vụ để giải quyết việc thu chi cho khách hàng và nhà cung cấp

o Thủ quỹ : Làm nhiệm vụ giữ tiền, thu và chi tiền

Hiện tại, hầu hết các chứng từ được xử lý một cách thủ công, lưu trữ trên giấy do đó hiệu quả truy xuất thông tin kém, rất dễ xảy ra sai xót, không nhanh chóng Chưa tận dụng các khả năng của công nghệ thông tin trong việc quản

lý

1.3 Đặt vấn đề :

Mục đích của đề tài này là nghiên cứu về hệ thống “ Quản lý bán hàng” của công ty để xây dựng một hệ thống thông tin nhằm giúp công tác quản lý bán hàng đạt mức tự động cao, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả

1.4 Phạm vi nghiên cứu :

Hệ thống “ Quản lý bán hàng “ trong đề tài này sẽ giới hạn trong việc bán hàng

và quản lý công nợ của khách hàng

1.4.1 Các quy trình trong một giao dịch với khách hàng :

Khi khách hàng đặt mua hàng, công ty sẽ xem xét khách hàng có khả năng chi trả hay không và công ty có đủ khả năng cung ứng hay không để quyết định lập hóa đơn bán hay hủy bỏ đơn hàng

Khách hàng là những đại lý, có nhu cầu mua hàng với số lượng lớn Khách hàng được phân thành các nhóm tương ứng với doanh thu:

o Nhóm 1 : Có tổng gía trị đơn mua hàng trong 1 tháng >= 1 tỷ

o Nhóm 2 : Có tổng giá trị đơn mua hàng trong 1 tháng trên 700 triệu

o Nhóm 3 : Có tổng giá trị đơn mua hàng trong 1 tháng trên 400 triệu

Và mỗi nhóm khách hàng nếu có giá trị đơn đặt hàng trong 3 tháng liên tiếp đạt mức tương ứng sẽ được nâng hạng

Tương ứng với mỗi nhóm khách hàng, sẽ có một hàng mức công nợ để làm căn cứ lập hóa đơn bán:

o Nhóm 1 : tối đa 250000000

o Nhóm 2 : tối đa 150000000

o Nhóm 3 : 100000000 Nếu tổng nợ đơn đặt hàng trước và đơn đặt hàng hiện tại > hạn mức công

nợ thì đơn đặt hàng sẽ bị hủy

Mỗi nhóm khách hàng được hưởng mức chiếc khấu riêng

Sau khi kiểm tra công nợ khách hàng nếu thỏa mãn thì người bán kiểm tra

hàng trong kho Nếu không đáp ứng đ ược yêu cầu thì thông báo cho khách hàng , ngươ ̣c la ̣i thì người bán nhận ĐƠN ĐẶT HÀNG Căn cứ ĐƠN ĐẶT HÀNG bộ

phận kho lập phiếu xuất kho Có thể xuất kho nhiều lần cho một hóa đơn Bộ phận bán hàng giao hàng , nhận thanh toán và lập hóa đơn Hóa đơn sau khi lập được

đưa vào kho lưu trữ, đồng thời ghi những thông tin trên hóa đơn vào sổ bán hàng

Khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc nợ lại Mỗi lần trả tiền khách làm việc với bộ phận Kế toán Quĩ và việc trả tiền được ghi nhận bằng chứng từ nhận tiền.Chứng từ sau khi lâ ̣p được đưa vào kho lưu trữ, đồng thời ghi những thông tin

trên chứng từ vào sổ thanh toán Dựa vào số t iền khách đã thanh toán , tính số nợ

còn lại và cập nhật vào sổ nợ Một hóa đơn bán hàng có thể được thanh toán nhiều

lần, và có thể thanh toán nhiều hóa đơn cùng lúc

1.4.2 Sơ đồ chức năng chéo

(1) Quy trình bán hàng :

Đủ điều kiện

4 Lập phiếu xuất

5 Nhận hàng

6 Giao hàng và nhan thanh toan

Hóa đơn

7 Thông báo nộp tiền

8 Lập giao dịch thu tiền

Đơn đặt hàng hàng

Phiếu thu Phiếu thu Phiếu xuất

Phiếu xuất

Hóa đơn Đơn mua hàng

(2) Quy trình thu tiền :

2 Lập giao dịch thu tiền

3 Phân loại

5

In phiếu thu Trả trước

Phiếu thu

4 Xác định hóa đơn được thanh toán Thanh toán công nợ

6 Cập nhật sổ nợ

7 Nhập quỷ Phiếu thu

END

1.5 Phương pháp nghiên cứu :

Đề tài được phân tích và thiết kế và lập trình theo hướng chức năng và lập trình trên môi trường NET Cụ thể chúng ta sẽ dùng hệ quản trị cơ sở dữ liệu

MS SQL Server 2005 để thiết lập cơ sở dữ liệu, và C#(visual studio 2010) để viết chương trình

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ THÀNH PHẦN XỬ LÝ

Căn cứ vào phân tích các quy trình ở trên, ta có các đối tượng là : Phòng Kế Toán, Ban Quản lý, Phòng Kinh Doanh, Bộ Phận Kho Ta có các sơ đồ sau :

2.2 Sơ đồ ngữ cảnh :

QUẢN LÝ BÁN HÀNG KHÁCH

HÀNG

Thông tin đặt hàng Thông tin nợ Thông báo

NHÂN VIÊN KHO

Thông tin hàng hóa, công nợ, khách hàng

2.3 Sơ đồ DFD mức 0 :

2.4 Sơ đồ DFD mức 1

2.4.1 Quy trình lập_kiểm tra đơn đặt hàng :

2.4.2 Sơ đồ DFD quy trình kiểm tra kho và xuất hàng :

2.4.3 Sơ đồ DFD quy trình theo dõi công nợ :

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ THÀNH PHẦN DỮ LIỆU

3.1 PHÂN TÍCH YÊU CẦU

Sau khi nghiên cứu về hiện trạng và quy trình bán hàng của công ty, các đối tượng

liên quan ở đây là các bộ phận, các biểu mẫu được sử dụng, gồm : Đơn đặt hàng, Phiếu

xuất, Phiếu thu, Hóa đơn, Báo cáo tình hình bán hàng, Thống kê tình hình công nợ…

(A) Mẫu Đơn đặt hàng như sau :

ĐƠN ĐẶT HÀNG Ngày … tháng … năm …

Số đơn đặt hàng…

Tên khách hàng ………

Địa chỉ………

Người đại diện………

Hình thức thanh toán………

STT Mã hàng Tên hàng Nhóm MãLoại Mô tả ĐVT SL CK Giá VAT Thành tiền Cộng Tiền hàng :………

VAT:………

Tổng cộng :………

Diễn giải : ………

(B) Hóa đơn giá trị gia tăng :

HÓA ĐƠN (GTGT) Hóa đơn số : …

Ngày … tháng … năm …

Đơn vị bán hàng: ………

Địa chỉ :………

Số tài khoản : ………

Điện thoại : ………

MS : Họ tên người mua hàng : ………

Đơn vị : ………

Địa chỉ: ………

Số tài khoản : ………

Hình thức thanh toán : ………

MS: STT Mã hàng Tên hàng Loại Diễn giải ĐVT SL CK Giá VAT Thành tiền …………

…………

Cộng tiền hàng : …………

Thuế suất GTGT………% Tiền thuế GTGT: ………

Tổng cộng tiền thanh toán :………

Số tiền viết bằng chữ : ………

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn

(ký (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên)

(C) Phiếu xuất kho :

PHIẾU XUẤT KHO Ngày … tháng … năm …

Số phiếu : …

Số đơn hàng : …

Họ và tên người nhận : ………

Lý do xuất : ……… Xuất tại kho :……….………

STT Mã

hàng

Tên hàng

Nhóm MãLoại Mô tả ĐVT SL Giá Thành tiền

Cộng

Người nhận Thủ kho

(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)

(D)Phiếu thu tiền :

PHIẾU THU TIỀN Ngày … tháng … năm …

Quyển số : ……

Số phiếu : ………

Họ và tên người nộp tiền : ………

Lý do thu : ……… Hóa đơn theo dõi : …………

Số tiền :……….……… (bằngchữ :……….)

………., ngày … , tháng … , năm …… Người thu tiền Người nộp tiền

(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)

(E)Bảng tổng hợp công nợ phải thu

3.2 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU MỨC QUAN NIỆM

3.2.1 Phát hiện thực thể :

Đối với hệ thông quản lý bán hàng, ta có các thực thể và các thuộc tính khóa như sau :

 KhachHang : MaKh, tenKh, diachi, sdt, email, nguoidaidien, masothue,

Manh_Kh, hanmucCN

 NhomKh_mucCN : Manh_Kh, tennh_Kh, mucCN

 ChietKhau : MaCk, ck, Manh_Kh

 CongNo : ThangnamCN, MaKh, No_Dk, Ps_No, Ps_Co, No_Ck

 HangHoa : Mahang, tenhang, manhomhang, donvitinh, VAT

 NhomHang: Manhomhang, tennhomhang

 GiaBan : Magiaban, mahang, giaban, ngaybd

 LichSu_GB : MaGBC, Mahang, gb_Cu, ngaybd, ngaykt

 GB_Moi : MaGBM, mahang, gb_Moi, ngaybd

 DonDatHang : SoDon, ngaylap, MaKh, tenkh, diachi, ndd, Tongcong, diengiai, Han_tt, ngaygiao, trangthai

 PhieuXuat : Sopx, Ngayxuat, nguoilap, SoDon, Nguoinhan, Makho, Lydo,

trangthai

 HoaDon : SoHD, ngayHD, nguoilap, MaKh, tenkh, diachi, Masothue, tienhang, VAT, tongcong, nagyphaithu, trangthai

 PhieuThu : SoPT, ngaythang, nguoilap, MaKh, tenkh, diachi, noidung,

hinhthucthanhtoan, sotien, nguoinop

 Kho : Makho, tenkho, diachi

 TonKho : STT, mahang, SLT_ht, SL_daban, SL_choxuat, SL_daxuat, SLnhap, SLT_thuc

 NhanVien : MANV, tennv, Phongban, MaCV, Password

 ChucVu : MaCV, tencv

3.2.1 Các mối kết hợp của các thực thể :

 Mối kết hợp ChiTietDDH giữa HangHoa và DonDatHang : Mỗi đơn đặt

hàng phải lưu trữ thông tin ít nhất một mặt hàng hoặc nhiều mặt hàng Do

đó, ta tạo mối kết hợp ChiTietDDH chứa thông tin các mặt hàng khách

hàng đặt mua

SoDon và Mahang mặc định là 2 khóa chính của ChiTiet_DH

 Mối kết hợp ChiTiet_PX giữa HangHoa và PhieuXuat: Tương tự mối

quan hệ giữa HangHoa và DonDatHang

SoPX và Mahang mặc định là 2 khóa chính của ChiTiet_PX

 Mối kết hợp ChiTietHD giữa PhieuXuat, HoaDon, và HangHoa : 1 hóa

đơn có thể được lập cho nhiều phiếu xuất Để thuận lợi cho việc tính toán

tổng giá trị của hóa đơn và việc lưu trữ ta tạo mối kết hợp ChiTietHD

 Mối kết hợp ChiTietThanhToan giữa HoaDon và PhieuThu : Mỗi hóa

đơn có thể được thanh toán bằng 1 hoặc nhiều phiếu thu và 1 phiếu thu có thể thanh toán cho nhiều hóa đơn Đây là mối quan hệ n-n Ta xử lý bằng cách tạo mối kết hợp ChiTietThanhToan giữa 2 thực thể này

<pi> Characters (5) Characters (10) Text

NhomKh_mucCN Manh_Kh Tennh_Kh mucCN

<pi>

thuộc

- Mỗi nhóm khách hàng có 1 mức chiếc khấu duy nhất, ta có bản số (1,1)

- Mỗi mức chiếc khấu có thể áp dụng cho nhiều nhóm khách hàng, ta có bản

%ck

<pi>

ChietKhau

MaCK

%ck

<pi> Characters (5) Money (10) Text Identifier_1

<pi> Characters (5) Characters (10) Text

CongNo thangnam_CN No_Dk No_Ck

có

0,n

1,1

KhachHang MaKh Tenkh

<pi> Characters (5) Characters (10) Text

DonDatHang SoDH Ngaylap

<pi>

Identifier_1

<pi>

có

 KhachHang và PhieuThu :

- Mỗi khách hàng có thể có nhiều hoặc không có phiếu thu nào, ta có bản số : (0,n)

- Mỗi phiếu thu được lập cho 1 khách hàng duy nhất, ta có bản số : (1,1)

 Giữa HangHoa và NhomHang :

Mối kết hợp này có bản số như sau :

- Mỗi loại mặt hàng có thể có 1 hoặc nhiều hàng hóa , ta có bản số : (1,n)

- Về phía HangHoa, mỗi hàng hóa phải thuộc 1 loại mặt hàng duy nhất, ta có bản số : (1,1)

 DonDatHang và PhieuXuat :

- Mỗi đơn đặt hàng có thể có 1 hoặc nhiều phiếu xuất (1,n)

- Mỗi Phiếu xuất chỉ được lập cho 1 đơn đặt hàng , ta có bản số (1,1)

 Kho và PhieuXuat

0,n

1,1

KhachHang MaKh Tenkh

<pi> Characters (5) Characters (10) Text

HoaDon SoHD NgaylHD

<pi>

Identifier_1

<pi> Characters (5) Characters (10) Text

PhieuThu

SoPT Ngaylap

<pi>

Identifier_1

<pi>

Nhomhang Manhom tennhom

<pi>

Identifier_1

<pi>

PhieuXuat SoPX ngaylap

<pi>

Identifier_1

<pi>

có

- Một kho có thể xuất hàng nhiều lần, do đó có thể tạo 0, 1 hoặc nhiều phiếu xuất, ta có bản số (0,n)

- Một phiếu xuất được lập bởi một kho, ta có bản số (1,1)

- Mỗi Hàng hóa có 1 giá bán duy nhất tại 1 thời điểm, ta có bản số (1,1)

- Mỗi giá bán có thể áp dụng cho nhiều hàng hóa, ta có bản số (1,n)

<pi> Characters (5) Characters (10) Text

PhieuXuat

SoPX tenkho

<pi> Characters (5) Characters (10) Text

Identifier_1

<pi>

lập

0,1

1,1 tồn

<pi>

Identifier_1

<pi>

1,n

1,1

GiaBan MaGB

Giaban

<pi>

HangHoa Mahang Giaban

<pi>

Identifier_1

<pi>

Identifier_1

<pi>

tồn

3.3 PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ CSDL MỨC LOGIC

3.3.1 Các quan hệ hình thành từ thực thể, các mối kết hợp :

Ta có các quan hệ như sau :

 KhachHang : MaKh, tenKh, diachi, sdt, email, nguoidaidien, masothue,

Manh_Kh, hanmucCN

 NhomKh_mucCN : Manh_Kh, tennh_Kh, mucCN

 ChietKhau : MaCk, %ck, Manh_Kh

 CongNo : ThangnamCN, MaKh, No_Dk, Ps_No, Ps_Co, No_Ck

 HangHoa : Mahang, tenhang, manhomhang, donvitinh, VAT

 NhomHang: Manhomhang, tennhomhang

 GiaBan : Magiaban, mahang, giaban, ngaybd

 LichSu_GB : MaGBC, Mahang, gb_Cu, ngaybd, ngaykt

 GB_Moi : MaGBM, mahang, gb_Moi, ngaybd

 DonDatHang : SoDon, ngaylap, MaKh, tenkh, diachi, ndd, Tongcong, diengiai,

Han_tt, ngaygiao, trangthai

 Chitiet_DH : SoDon, Mahang, mota, tenhang, DVT, %ck, VAT, giaban,

Giaban

Ngaykt

<pi>

HangHoa Mahang Giaban

<pi>

Identifier_1

<pi>

tồn

 HoaDon : SoHD, ngayHD, nguoilap, MaKh, tenkh, diachi, Masothue, tienhang,

VAT, tongcong, nagyphaithu, trangthai

 ChitietHoaDon : SoHD, SoPX, Mahnag, tenhang, soluong, DVT, giaban, VAT,

thanhtien

 PhieuThu : SoPT, ngaythang, nguoilap, MaKh, tenkh, diachi, noidung,

hinhthucthanhtoan, sotien, nguoinop

 ChiTietThanhToan : SoPT, SoHD, ngayHD, TongGT, Dathu, Tien_TT, trangthai

 Kho : Makho, tenkho, diachi

 TonKho : STT, mahang, SLT_ht, SL_daban, SL_choxuat, SL_daxuat, SLnhap,

SLT_thuc

 NhanVien : MANV, tennv, Phongban, MaCV, Password

 ChucVu : MaCV, tencv

3.3.2 Các ràng buộc :

3.3.2.1 Các RBTV(ràng buộc toàn vẹn) :

Trên quan hệ KhachHang :

Mỗi khách hàng có 1 mã khách hàng duy nhất để phân biệt với các khách hàng khác

Makh t

Makh t

t t KhachHang t

t1, 2 , 1 2 1  2



Từ mã khách hàng ta có thể biết được các thông tin khác như tên, địa chỉ, email, mã số thuế, …

Trên quan hệ HangHoa :

Mỗi hàng hóa có 1 mã hàng duy nhất để phân biệt với các hàng hóa còn lại

Mahang t

Mahang t

t t HangHoa t

t1, 2 , 1 2 1  2



Từ mã hàng hóa có thể biết được các thông tin còn lại như tên hàng, ĐVT, VAT, …

Trên quan hệ NhomHang :

Mỗi loại mặt hàng có 1 mã loại duy nhất để phân biệt với các lọai khác

H Manh t

H Manh t

t t Hang N

Trên quan hệ DonDatHang :

Mỗi đơn đặt hàng có 1 mã số duy nhất để phân biệt với các đơn đặt hàng khác

Sodon t

Sodon t

t t DonDatHang t

t1, 2 , 1 2 1  2



Trên quan hệ PhieuXuat :

Mỗi phiếu xuất có một mã số để phân biệt với các phiếu xuất khác

Masophieu t

Masophieu t

t t PhieuXuat t

t1, 2 , 1 2 1  2



Trên quan hệ HoaDon :

Mỗi hóa đơn có một mã hóa đơn để phân biệt với các hóa đơn khác

Sohoadon t

Sohoadon t

t t HoaDon t

t1, 2 , 1 2 1  2



Trên quan hệ PhieuThu :

Mỗi phiếu thu có 1 mã số để phân biệt với các phiếu thu khác

Sophieuthu t

Sophieuthu t

t t PhieuThu t

t1, 2 , 1 2 1  2



Trên quan hệ NhanVien :

Mỗi nhân viên có 1 mã nhân viên duy nhất để phân biệt với các nhân viên khác

Manv t

Manv t

t t NhanVien t

t1, 2 , 1 2 1  2



Trên quan hệ Kho :

Mỗi kho có 1 mã kho duy nhất để phân biệt với các kho khác

Makho t

Makho t

t t Kho t

t1, 2 , 1 2 1  2



3.3.2.2 Các ràng buộc tham chiếu :

Giữa KhachHang và NhomKh_mucCN:

Mỗi khách hàng thuộc một nhốm khách hàng duy nhất

hom'

hom

:_

hom'

!, t N Kh mucCN t Man t Man KhachHang



Giữa KhachHang và CongNo :

Thông tin công nợ của mỗi khách hàng được lưu trong 1 sổ công nợ duy nhất

MaKh t

MaKh t SoCongNo t

MaKh t KhachHang t

DonDatHang



Giữa KhachHang và HoaDon :

Mỗi hóa đơn thuộc về một khách hàng duy nhất

MaKh t

MaKh t

KhachHang t

HoaDon



Giữa KhachHang và PhieuThu :

Mỗi phiếu thu được lập cho 1 khách hàng duy nhất

MaKh t

MaKh t KhachHang t

PhieuThu



Giữa HangHoa và NhomHang :

Mỗi hàng hóa thuộc về một nhóm hàng duy nhất

hang Man

t hang Man

t Hang N

t HangHoa

t ,!' hom : hom  ' hom



Giữa PhieuXuat và DonDatHang :

Mỗi Phiếu xuất được lập cho 1 Dơn đặt hàng duy nhất

ng Sodondatha t

ng Sodondatha t

DonDatHang t

PhieuXuat



Giữa PhieuXuat và HoaDon :

Mỗi hóa đơn được lập để ghi nhận cho 1 phiếu xuất

Sohoadon t

Sohoadon t

PhieuXuat t

HoaDon



Giữa HangHoa với DonDatHang, Chitietphieuxuat, ChitietHoaDon :

Với các hàng hóa ở mỗi Đơn đặt hàng, chi tiết phiếu xuất, chi tiết hóa đơn phải tồn tại tương ứng trong danh mục hàng hóa

Mahang t

Mahang t

Mahang t

Mahang t

HangHoa t

t DonDatHang t

'.

3

2

1

: '

don, Chitiethoa t3

euxuat, Chitietphi 2

, 1

Giữa HoaDon và PhieuThu :

Mỗi Phiếu thu được lập cho 1hoặc 1 nhóm hóa đơn hóa đơn

Sohoadon t

Sohoadon t

HoaDon t

PhieuThu



Giữa HoaDon va Chitiethoadon :

Mỗi chi tiết hóa đơn đều bổ sung thông tin cho 1 hóa đơn

Sohoadon t

Sohoadon t

HoaDon t

don Chitiethoa



Giữa PhieuXuat và Chitietphieuxuat :

Mỗi chi tiết hóa đơn đều bổ sung thông tin cho 1 hóa đơn

t Sophieuxua t

t Sophieuxua t

PhieuXuat t

euxuat Chitietphi



Giữa PhieuXuat và Kho :

Với mã kho xuất hàng trong phiếu xuất phải có mã tương ứng trong Kho

Makho t

Makho t

Kho t

PhieuXuat

t ,! ' :  '



3.3.3 Mô hình quan hệ :