Phân tích và phát triển hệ thống quản lý kho và bán hàng

Cùng với lượng hàng hóa lưu thông lớn, và mạng lưới các điểm bán lẻ ngày càng phát triển rộng lớn,thì các nhà phân phối,các công ty thương mại cũng ngày càng phát triển và to lớn hơn.Các

Bộ Giáo Dục Và Đào Tạo Trường Đại Học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh

Khoa Tin Học Quản Lý

Lớp TH02 Khóa : 34 Niên Khóa: 2008 - 2012

TP Hồ Chí Minh – Năm 2012

Lời Cảm Ơn

Bốn năm học đã trôi qua,quảng đời sinh viên tại ngôi trường Đại Học Kinh

Tế Tp Hồ Chí Minh cũng đã sắp hết.Những năm học tại ngôi trường này là

khoảng thời gian đặt biệt quan trọng đối với tôi,nới đây tôi đã được học và được thầy cô truyền đạt những kiến thức vô cùng quý báu.Những kiến thức ấy sẽ là hành trang đi suốt cuộc đời của tôi,hành trang ấy sẽ giúp tôi vượt qua những khó khăn trước mắt và trong cuộc đời,giúp tôi trở thành một người có ít cho xã hội

Em xin gửi lời cảm ơn đến mẹ, chị và những người thân xung quanh em đã luôn ở bên em, động viên em ,giúp em vượt qua những khó khăn trong cuộc sống,

để em có được những điều tốt đẹp như ngày hôm nay

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô của trường Đại Học Kinh Tế Tp Hồ Chí Minh , đặc biệt là các thầy cô của khoa Tin Học Quản Lý

đã hết mực tân tình chỉ bảo và truyền đạt cho e những kiến thức vô cùng quý báo

về lĩnh vực Tin Học – Hệ Thống Thông Tin Quản Lý

Em đặc biệt gửi lời cảm ơn đến TS Trần Minh Thuyết là giáo viên trực

tiếp hướng dẫn em làm đề tài tốt nghiệp này,người đã luôn theo sát từng bước chân của em trong suốt quá trình em hoàn thành đề tài này,tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp em có thể hoàn thành đề tài này một cách tốt nhất

Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến tất cả mọi người,những người đã giúp e hoàn thành đề tài tốt nghiệp này

Chân Thành Cảm Ơn

Mục Lục

Chương 1 : Tổng Quan 6

I Lý do chọn đề tài : 6

II Mục tiêu và đối tượng nghiên cứu : 7

1 Mục tiêu: 7

2 Đối tượng nghiên cứu : 7

Chương 2 : Phương Pháp Nghiên Cứu 8

I Tổng quan hệ thống : 8

1 Quản Lý Hàng Hóa : 8

2 Quản Lý Nhập Xuất kho : 9

3 Quản Lý Kho : 9

4 Quản Lý Thông Tin Khách Hàng : 10

5 Quản Lý Nhân Viên : 10

6 Quản Lý Khuyến Mãi : 10

7 Chiếc Khấu Thanh Toán : 10

8 Bán Hàng : 11

9 Quản Lý Kinh Doanh : 11

II Định hướng nghiên cứu và giải pháp : 11

Chương 3: Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống 13

I Biểu đồ nghiệp vụ : 13

1 Biểu đồ phân rã chức năng : 14

2 Biểu đồ chức năng chéo : 15

II Biểu đồ DFD : 36

1 Biểu đồ ngữ cảnh : 36

2 DFD mức 0: 36

3 DFD Mức 1: 38

1 DFD 1.2.0 Bán Hàng : 39

2 DFD 1.3.0 Thu Tiền : 40

3 DFD 1.4.0 Thu Tiền : 40

III Mô Hình Dữ Liệu Mức Quan Niệm : 41

IV Mô Hình Dữ Liệu Mức Vật Lý : 42

V Mô Hình Dữ Liệu Mức Cài Đặt : 43

1 Mô Hình Dữ Liệu Mức Cài Đặt : 43

2 Mô Tả Chi Tiết Các bảng : 44

Chương 4 : Kết Luận Và Kiến Nghị 55

1 Kết quả đạt được : 55

2 Hạn Chế : 55

3 Kiến Nghị : 55

4 Cảm nghĩ : 56

Phụ Lục Hướng Dẫn Sử Dụng Hệ Thống 57

1 Danh Sách hàng Hóa : 57

2 Thêm hàng mới : 58

3 Sửa Giá : 59

4 Nhóm hàng : 60

5 Phiếu Nhập : 61

6 Hóa Đơn : 62

7 Phiếu Thu : 63

8 Phiếu Xuất : 64

9 Tạo Khuyến Mãi : 65

10 Chiếc Khấu Thanh Toán : 66

11 Tính Công Nợ : 67

12 Tính Tồn Kho: 68

13 Tìm Hàng Trong Kho : 69

Chương 1 : Tổng Quan

I Lý do chọn đề tài :

Trong nền kinh tế thị trường nhiều thành phần đang phát triển mạnh mẽ của nước ta,các hệ thống bán hàng đang ngày càng phát triển 1 cách mạnh mẽ giúp sự lưu thông hàng hóa trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn từ đó tạo đà cho nền kinh tế nhiều thành phần phát triển mạnh mẽ hơn

Cùng với lượng hàng hóa lưu thông lớn, và mạng lưới các điểm bán lẻ ngày càng phát triển rộng lớn,thì các nhà phân phối,các công ty thương mại cũng ngày càng phát triển và to lớn hơn.Các nhà phân phối,công ty thương mại với vai trò chuyển tiếp hàng hóa từ các nhà sản xuất,các công ty xuất nhập khẩu đến người tiêu dùng thì các nhà phân phối và các công ty thương mại hiện đang là những điểm mấu cực kỳ quan trọng của việc lưu thông hàng hóa.Một nhà sản xuất muốn phát triển mạnh không phải chỉ quan trọng là sản phẩm của họ tốt mà còn phải cần 1 hệ thống phân phối mạnh mẽ và rộng khắp

Các nhà phân phối và các công ty thương mại đang giữ vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế thị trường,vì vậy việc quản lý hệ thống ,kho bãi ,khách hàng,hàng hóa,công nợ của họ ngày càng trở nên phức tạp và khó kiểm soát.Với việc tin học đang phát triển và chi phối nhiều mặt của cuộc sống,vấn đề đặt ra là làm sao áp dụng tin học vào việc hỗ trợ cho các nhà phân phối và các công ty thương mại quản lý được hệ thống của họ,giúp cho việc luân chuyển hàng hóa tiền

tệ trở nên càng thuận lợi

Với những điều trên em nghĩ việc phát triển 1 hệ thống giúp cho việc quản

lý hệ thống của các nhà phân phối và các công ty thương mại là 1 điều thiết yếu,và

em đã chọn đề tài :” Quản Lý Kho Và Bán Hàng ” làm đề tài tốt nghiệp của

mình

II Mục tiêu và đối tượng nghiên cứu :

1 Mục tiêu:

Hệ thống phải giải quyết được những yêu cầu cơ bản của một nhà phân phối như :

 Quản lý thông tin về hàng hóa , giá cả , thuế ,nhóm hàng hóa

 Quản lý thông tin nhập , xuất hàng hóa, cũng như chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác

 Quản lý thông tin về kho bãi,hàng trong kho

 Quản lý thông tin của nhà cung cấp

 Quản lý thông tin của nhân viên

 Quản lý thông tin của khách hàng, công nợ

 Quản lý thông tin bán hàng bao gồm hóa đơn và phiếu thu

 Quản lý thông tin hàng tồn kho

 Quản lý thông tin khuyến mãi,giá trị khuyến mãi

 Tính giá sản phẩm khi xuất kho

 Tính Doanh Thu

 Quản lý chiếc khâu thanh toán

2 Đối tượng nghiên cứu :

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là những chức năng chính yếu và cần thiết của những hệ thống phân phối hàng hóa, những công ty thương mại đang hiện hữu

Chương 2 : Phương Pháp Nghiên Cứu

I Tổng quan hệ thống :

Tùy theo thực tế của nhà phân phối mà có ta có những yêu cầu cho hệ thống phù hợp,trong khuôn khổ chuyên đề tốt nghệp này thì hệ thống sẽ có những chức năng chính sau :

1 Quản Lý Hàng Hóa :

 Quản lý thông tin sản phẩm : nhân viên sẽ tạo ra danh sách

những sản phẩm mới bao gồm giá cá,nguồn gốc, nhà cung cấp , mã sản phẩm , loại thuế.Nhân viên có thể cập nhật thông tin sản phẩm trong quá trình sử dụng Nhân viên có thể xem lịch sử giá của một mặt hàng và có thể cập nhật giá cho

sản phẩm ở một thời điểm xác định trong tương lai

 Quản lý thông tin nhà cung cấp : mỗi sản phẩm phải thuộc

vào một nhóm sản phẩm xác định, nhằm tạo sự dễ dàng và hợp lý trong quá trình quản lý và phân phối ,nhân viên có thể

thêm nhóm mới và cập nhật thông tin nhóm hàng

 Quản Lý thông tin nhà cung cấp : thông tin nhà cung cấp

là điều bắt buộc phải có,nhầm tạo thuân lợi để thống kê và xác định được một mặt hàng là của nhà cung cấp nào cung cấp.Nhân viên có thể tạo mới một nhà cung cấp và có thể cập

nhật thông tin nhà cung cấp đó

2 Quản Lý Nhập Xuất kho :

 Nhập kho : khi nhà cung cấp giao hàng, nhân viên quản kho sẽ lập

phiếu nhập kho cho đợt hàng đó, ghi rõ số lượng nhập và giá nhập cho từng sản phẩm

 Xuất kho : khi khách hàng đem đến một hóa đơn, nhân viên quản

kho sẽ tùy thuộc vào lượng hàng trong các kho mà xuất hàng,mỗi kho có số lượng hàng của một mặt hàng xác định nên một hóa đơn

có thể có nhiều phiếu xuất, mỗi phiếu xuất kho chỉ lập cho một kho duy nhất

 Chuyển kho : trong quá trình hoạt động sẽ xảy ra tình trạng chuyển

hàng từ kho này sang kho khác,mỗi lần chuyển kho phải lập một phiếu chuyển kho ghi rõ kho đi , kho đến ,mã hàng , số lượng hàng

và lý do chuyển

3 Quản Lý Kho :

 Quản lý kho : trong quá trình hoạt động việc doanh nghiệp (nhà

phân phối ) có nhu cầu mở rộng thêm kho việc lập thêm kho mới và ghi rõ chức năng của kho là điều rất quan trọng Trong quá trình hoạt động không thể tránh khỏi việc hàng hóa bị hư hỏng hay mất mác,vì

vậy sẽ có 3 loại kho, loại thứ nhất là kho thực có tên là Bình Thường hàng hóa trong kho này là háng hóa dùng để bán,loại thứ hai là kho thực có tên là Hư Hỏng hàng hóa trong đang là những

sản phẩm bị hư hỏng trong quá trình hoạt động,loại thứ ba là kho

Mất đây là kho ảo kho lưu lại tên hàng số lượng bị mất, và bị mất

khi nào ở kho nào

 Tìm hàng : trong quá trình nhập xuất việc xác định được lượng hàng

đang có trong một kho xác định hay một mặt hàng đang có ở những kho nào số lượng bao nhiêu là điều rất cần

4 Quản Lý Thông Tin Khách Hàng :

 Thông Tin Khách Hàng : Nhân viên sẽ lưu lại thông tin cơ bản

của những khách hàng đang hợp tác , nhân viên có thể cập nhật thông tin của khách hàng

5 Quản Lý Nhân Viên :

Người quản lý sẽ quản lý các thông tin của nhân viên bằng cách lưu chúng lại và sẽ cập nhập thông tin khi có sự thây đổi

6 Quản Lý Khuyến Mãi :

 Tạo Dợt Khuyến Mãi : Trong quá trình hoạt động nhầm thu hút

khách hàng và tăng lượng tiêu thu sản phẩm,nhà cung cấp sẽ tạo ra các đợt khuyến mãi , có 2 loại khuyến mãi theo sản phẩm là giảm giá tiền và tặng sản phẩm khi khách hàng mua một mặt hàng đến số

lượng xác định, ngoài ra còn khuyến mãi theo nhóm hàng hóa

7 Chiếc Khấu Thanh Toán :

Nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán sớm các hóa đơn, nhà cung cấp sẽ cung cấp cho mỗi hóa đơn 1 mã chiếc khấu thanh toán,mã này được xác định dựa vào giá trị hóa đơn,chiếc khấu sẽ xác định khoảng thời gian mà khách hàng có thể thanh toán để hưởng chiếc khấu

và giá trị chiếc khấu

8 Bán Hàng :

 Hóa Đơn : Khi khách hàng tới mua hàng,nhân viên phải lập hóa đơn

cho khách hàng,hóa đơn phải ghi đầy đủ các mặt hàng ,số lượng hàng mà khách mua.Ngoài ra còn ghi rõ các khuyến mãi ,chiếc khấu

mà khách hàng được hưởng

 Phiếu Thu : nhân viên sẽ thu 1 khoảng tiền nhằm mục đích thanh

toán hóa đơn,công nợ của khách hàng Khách hàng có thể xác định

cụ thể hóa đơn mình muốn thanh toán,hoặc không khách hàng có thể trả nợ theo khách hàng,nhân viên sẽ chọn ra những hóa đơn của khách hàng chưa thanh toán và ưu tiên thanh toán cho những hóa

đơn lập trước và sắp hết hạn

9 Quản Lý Kinh Doanh :

 Tính Giá Xuất Sản Phẩm : nhà quản lý sẽ tính giá xuất của sản

phẩm tại 1 thời điểm xác định,dựa vào các đợt nhập xuất hàng ,và giá xuất hàng này được tính bằng phương pháp bình quan gia quyền

theo kỳ

 Quản lý giá trị khuyến mãi : nhà quản lý sẽ xem giá trị của 1 đợt

khuyến mãi,hoặc giá trị khuyến mãi của 1 trong 1 thời điểm xác

định

 Tính Doanh Thu : doanh thu sẽ được xác định dựa vào giá trị các hóa đơn trong kỳ,giá trị khuyến mãi trong kỳ và giá xuất trong kỳ

II Định hướng nghiên cứu và giải pháp :

Tìm hiểu về các hoạt động của các nhà phân phối hiện hữu,nhu cầu của người sủ dụng và nhà quản lý

Tìm hiểu quy trình xử lý, những nghiệp vụ ở các nhà cung cấp,ứng dụng tin học vào những quá trình nào để giảm tải thời gian và chi cho nhà phân phối

Thăm dò ý kiến những người xung để làm rõ những vấn đề chưa rõ

từ đó tìm cách tối ưu cho hệ thống

Tìm hiểu các hệ thống quản lý kho và bán hàng hiện hữu để tìm ra những ưu nhược điểm từng hê thống

Chương 3: Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống

I Biểu đồ nghiệp vụ :

1 Biểu đồ phân rã chức năng :

2 Biểu đồ chức năng chéo :

1 Quản Lý Thông Tin Hàng Hóa :

2 Quản Lý Thông Tin Nhóm Hàng :

3 Quản lý nhà cung cấp :

4 Lập Phiếu Nhập :

5 Lập Phiếu Xuất :

6 Lập phiếu chuyển kho :

7 Quản lý thông tin khách hàng :

8 Quản Lý Nhóm Khách Hàng :

9 Quản lý hạn mức :

10 Chiếc khấu thanh toán :

11 Tạo đợt khuyến mãi :

12 Lập hóa đơn:

13 Lập phiếu thu :

14 Tính giá xuất :

15 Quản lý khuyến mãi :

16 Tính doanh thu :

17 Quản lý công nợ :

18 Quản Lý Tồn Kho :

.

19 Quản lý thông tin nhân viên :

20 Quản lý kho :

II Biểu đồ DFD :

1 Biểu đồ ngữ cảnh :

2 DFD mức 0:

3 DFD Mức 1:

1 DFD 1.2.0 Bán Hàng :

2 DFD 1.3.0 Thu Tiền :

3 DFD 1.4.0 Thu Tiền :

III Mô Hình Dữ Liệu Mức Quan Niệm :

IV Mô Hình Dữ Liệu Mức Vật Lý :

V Mô Hình Dữ Liệu Mức Cài Đặt :

1 Mô Hình Dữ Liệu Mức Cài Đặt :

2 Mô Tả Chi Tiết Các bảng :

Table : Hàng Hóa (HangHoa)

Tên Ký Hiệu Kiểu Dữ Liệu Ràng Buộc

Mã Hàng MaHang NvarChar(50) KhóaChính

Tên Hàng TenHang NvarChar(50)

Mã Nhóm

Hàng

MaNhom NvarChar(50) Khóa Phụ

Mã Đơn Vị MaDonVi NvarChar(50) Khóa Phụ

Mã Nhà Cung

Cấp

MaNCC NvarChar(50) Khóa Phụ

Ngày Tạo NgayTao DateTime

Mã Loại Thuế MaLoaiThue NvarChar(50) Khóa Phụ

Trạng Thái TrangThai Int

Table : Nhóm Hàng (NhomHang)

Tên Ký Hiệu Kiểu Dữ Liệu Ràng Buộc

Mã Nhóm Hàng MaNhom NvarChar(50) Khóa Chính/ Khóa

Phụ Tên Nhom TenNhom NvarChar(50)

Ngày Tạo NgayTao DateTime

Thông Tin ThongTin NvarChar(100)

Trạng Thái TrangThai Int

Table : Giá Bán (GiaBan)

Tên Ký Hiệu Kiểu Dữ Liệu Ràng Buộc

Mã Hàng MaHang NvarChar(50) Khóa Chính/ Khóa

Phụ Thời Điểm Bắt

Đầu

ThoiDiemBatDau DateTime Khóa Chính

Nhân Viên Lập NhanVien NvarChar(50) Khóa Phụ

Table : Đơn Vị Tính (ĐơnVị Tính)

Tên Ký Hiệu Kiểu Dữ Liệu Ràng Buộc

Mã Đơn Vị MaDonVi NvarChar(50) Khóa Chính/ Khóa

Phụ Đơn Vị Tính DonVi NvarChar(50)

Table :Thuế (Thue)

Tên Ký Hiệu Kiểu Dữ Liệu Ràng Buộc

Mã Loai Thuế MaLoaiThue NvarChar(50) Khóa Chính

Loại Thuế LoạiThue NvarChar(50)

Mức Thuế MucThue Float

Table : Nhà Cung Cấp(NhaCungCap)

Tên Ký Hiệu Kiểu Dữ Liệu Ràng Buộc

Mã Nhà Cung Cấp MaNCC NvarChar(50) Khóa Chính

Tên Nhà Cung

Cấp

TênNCC NvarChar(50)

Thông Tin ThongTin NvarChar(100)

Địa Chỉ DiaChi NvarChar(50)

Email Email NvarChar(50)

Điện Thoại DienThoai NvarChar(50)

Table :Kho (Kho)

Tên Ký Hiệu Kiểu Dữ Liệu Ràng Buộc

Mã Kho MaKho NvarChar(50) Khóa Chinh

Mã Loại Kho MaLoaiKho NvarChar(50) Khóa Phụ

Table :Hàng Hóa Trong Kho (HangHoa_Kho)

Tên Ký Hiệu Kiểu Dữ Liệu Ràng Buộc

Mã Kho MaKho NvarChar(50) Khóa Chính/ Khóa

Phụ

Mã Hàng MaHang NvarChar(50) Khóa Chính/ Khóa

Phụ

Số Lượng SoLuong Int

Table :Loại Kho (LoaiKho)

Tên Ký Hiệu Kiểu Dữ Liệu Ràng Buộc

Mã Loại Kho MaLoaiKho NvarChar(50) Khóa Chính

Tên Loại TenLoai NvarChar(50)

Table :Phiếu Nhập (PhieuNhap)

Tên Ký Hiệu Kiểu Dữ Liệu Ràng Buộc

Mã Phiếu Nhập MaPN NvarChar(50) Khóa Chính

Ngày Lập NgayLap DateTime

Mã Nhân Viên

Lập

MaNV NvarChar(50) Khóa Phụ

Mã Nhà Cung Cấp MaNCC NvarChar(50)

Table : Chi Tiết Phiếu Nhập(ChiTietPN)

Tên Ký Hiệu Kiểu Dữ Liệu Ràng Buộc

Mã Phiếu Nhập MaPN NvarChar(50) Khóa Chính/ Khóa

Phụ

Mã Hàng MaHang NvarChar(50) Khóa Chính

Số Lượng SoLuong Int

Đơn Giá DonGia Int

Mã Kho Nhập MaKho NvarChar(50)

Table :Phiếu Xuất (PhieuXuat)

Tên Ký Hiệu Kiểu Dữ Liệu Ràng Buộc

Mã Phiếu Xuât MaPhieuXuat NvarChar(50) Khóa Chính

Mã Nhân Viên

Lập

MaNV NvarChar(50) Khóa Phụ

Ngày Lập Ngày Lập DateTime

Số Hóa Đơn Xuất SoHD NvarChar(50)

Table :Chi Tiết Phiếu Xuất (ChiTietPX)

Tên Ký Hiệu Kiểu Dữ Liệu Ràng Buộc

Mã Phiếu Xuất MaPX NvarChar(50) Khóa Chính/ Khóa

Phụ

Mã Hàng MaHang NvarChar(50) Khóa Chính

Số Lượng SoLuong Int

Mã Kho Xuất MaKho NvarChar(50) Khóa Phụ

Là Hàng Khuyến Mãi LaHangKM Int

Table : Phiếu Chuyển Kho( Phiếu Chuyển Kho )

Tên Ký Hiệu Kiểu Dữ Liệu Ràng Buộc

Mã Phiếu

Chuyển Kho

MaPhieuChuyenKho NvarChar(50) Khóa Chính

Ngày Lập NgayLap DateTime

Mã Nhân Viên

lập

MaNV NvarChar(50) Khóa Phụ

Mã Kho Đi KhoDi NvarChar(50) Khóa Phụ

Mã Kho Đến KhoDen NvarChar(50) Khóa Phụ

Table :Chi Tiết Phiếu Chuyển Kho (ChiTietPCK)

Tên Ký Hiệu Kiểu Dữ Liệu Ràng Buộc

Mã Phiếu Chuyển

Kho

MaPCK NvarChar(50) Khóa Chính/

Khóa Phụ

Mã Hàng MaHang NvarChar(50) Khóa Chính

Số Lượng SoLuong Int

Lý Do LyDo NvarChar(50)

Table : Đợt Khuyến Mãi(DotKhuyenMai)

Tên Ký Hiệu Kiểu Dữ Liệu Ràng Buộc

Ngày Kết Thuc NgayKetThuc DateTime