Quản lý công việc thư ký khoa tin học quản lý

Tổ chức quản lý, lưu trữ thông tin hoạt động của giảng viên nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin làm việc của giảng viên như: nhắc lịch nộp bài thi, thông tin gác thi, thông tin phân c

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH

KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN



………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

LỜI CẢM ƠN



Bốn năm học tập tại Trường đại học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh là một thời gian rất có ý nghĩa trong cuộc đời của em Em xin cảm ơn tất cả các thầy cô của Trường đại học Kinh Tế TP.HCM đã mang đến cho em những kiến thức về kinh tế thật bổ ích và

nó là hành trang vững chắc cho em sau khi ra trường

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Khoa Tin học quản lý đã tận tình truyền đạt

kiến thức và kinh nghiệm cho chúng em, các thầy cô như là những người cha, người mẹ thứ hai trong mái nhà Trường đại học Kinh Tế TP.HCM Đây là những kiến thức vô cùng hữu ích cho công việc của em sau này

Em đặc biệt gửi lời cảm ơn tới Thầy Đặng Thái Thịnh , người đã hướng dẫn em làm

đề tài Thầy đã luôn tận tình giúp đỡ em từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc đề tài Đề tài đạt thành công là một phần nhờ vào sự tận tình của thầy

Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn đến tất cả mọi người, những người đã giúp em hoàn thành tốt đề tài

MỤC LỤC

Trang

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN……….6

I Lý do chọn đề tài 6

II Mục tiêu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU……….8

I Tổng quan về hệ thống và đặt tả các yêu cầu của hệ thống mới 8

II Phương pháp phân tích và công cụ thực hiện 8

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG……….9

I Biểu đồ nghiệp vụ 9

1 Biểu đồ phân rã chức năng 9

2 Ma trận thực thể dữ liệu 11

3 Biểu đồ chức năng chéo 12

3.1 Quản lý lịch giảng 13

3.2 Quản lý túi bài 14

3.3 Quản lý công văn đến 15

3.4 Quản lý công văn đi 16

II Sơ đồ DFD 17

1 DFD mức ngữ cảnh 17

2 DFD mức 0 18

3 DFD mức 1 19

3.1 DFD mức 1: 1.0 quản lý lịch giảng 19

3.2 DFD mức 1: 1.0 quản lý túi bài 19

III Mô hình dữ liệu mức quan niệm 20

IV Mô hình dữ liệu vật lý 21

V Mô hình dữ liệu mức cài đặt 22

CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ……….32

PHỤ LỤC: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG……… 33

1.Màn hình chính 33

2.Màn hình quản lý thông tin giảng viên 35

2.1 Tính số tiết giảng dạy 36

3 Màn hình quản lý thông tin túi bài 37

3.1 Thông tin túi bài trễ 38

3.2 Nộp bài 38

4.Màn hình quản lý môn 39

5.Màn hình quản lý lớp 40

6.Màn hình quản lý công văn đến 41

6.1 Chi tiết công văn đến 42

7.Màn hình quản lý công văn đi 43

8.Màn hình quản lý hướng dẫn thực tập 44

9.Màn hình quản lý hoạt động 45

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN I/ Lý do chọn đề tài

Ngày nay với sự phát triển không ngừng của xã hội, ứng dụng CNTT vào nghiệp vụ quản lý các thông tin trong một khoa của một trường Đại học là rất cần thiết Trường Đại học Kinh tế TPHCM là một trường lớn với gần 2000 sinh viên mỗi năm, chính vì vậy công việc quản lý đòi hỏi cần phải tin học hóa Hiên tại thì trong khoa Tin Học Quản Lý vẫn

chưa có một ứng dụng nào hỗ trợ cho việc quản lý thông tin trong khoa chính vì vậy yêu cầu đặt ra là cần có một ứng dụng hỗ trợ trong việc quản lý thông tin trong Khoa

Với lý do trên mà em đã lựa chọn đề tài “ Quản lý công việc của thư ký Khoa Tin

học quản lý” làm đề tài tốt nghiệp cuối khóa Đề tài thay lời cảm ơn của em đối với thầy

cô Khoa Tin Học Quản Lý

II/ Mục tiêu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Mục tiêu của đề tài là áp dụng tất cả các kiến thức đã học vào việc xây dựng một hệ thống quản lý cho công việc của thư ký khoa, cụ thể là công việc của thư ký khoa Tin Học Quản Lý

Đối tượng nghiên cứu của đề tài thiên về phân tích thiết kế hệ thống thông tin Sử dụng phương pháp nghiên cứu theo hướng chức năng

Phạm vi nghiên cứu của đề tài chỉ gói gọn trong việc ứng dụng hệ thống thông tin vào quy trình của một tổ chức riêng rẽ, từ khâu khảo sát tìm hiểu quy trình của tổ chức, cho đến phân tích hệ thống đáp ứng nhu cầu và thiết kế thành một hệ thống cụ thể để áp dụng vào thực tiễn

Tổ chức quản lý, lưu trữ thông tin hoạt động của giảng viên nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin làm việc của giảng viên như: nhắc lịch nộp bài thi, thông tin gác thi,

thông tin phân công hướng dẫn thực tập, thông tin các hoạt động khác

Tổ chức quản lý thông tin túi bái thi như: phân công giảng viên chấm bài, nhắc lịch nộp bài thi, theo dõi túi bài

Tổ chức quản lý phân công hướng dẫn thực tập như: quản lý lịch hẹn gặp sinh viên, quản lý điểm chuyên đề tốt nghiệp, quản lý file chuyên đề

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU I/ Tổng quan về hệ thống và đặc tả các yêu cầu của hệ thống mới

Trường Đại học Kinh tế có tất cả 13 khoa hoạt động Với số lượng sinh viên trong trường ước tính gần 20.000 sinh viên hệ chính quy và một số lượng lớn sinh viên các hệ hoàn chỉnh, vừa học vừa làm, cao học….Cùng với chương trình đào tạo của trường Khoa cũng đảm nhiệm giảng dạy một số môn chuyên ngành Chính vì vậy công việc quản lý của thư ký khoa rất nhiều như: sắp xếp lịch giảng, phân công giảng viên chấm bài thi, quản lý công văn đi, quản lý công văn đến…

II/ Phương pháp phân tích và công cụ thực hiện

 Phương pháp phân tích: Phân tích và thiết kế hệ thống theo hướng chức năng

 Công cụ thực hiện:

 Ngôn ngữ lập trình: Visual Studio C#2010

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: SQL Server 2005

 Đề tài được viết trên nền Windows Form Application với các chức năng cho các đối tượng sử dụng như sau:

 Thư ký khoa: sử dụng chức năng quản lý lớp, quản lý môn, quản lý giảng viên, quản lý lịch giảng, quản lý bài thi, quản lý công văn đến, công văn đi, phân công hướng dẫn thực tập, quản lý điểm chuyên đề tốt nghiệp, quản lý lịch hoạt động của giảng viên sử dụng chức năng lập báo cáo để lập các bao cáo chi tiết và tổng hợp

Với lý do thời gian ngắn, kiến thức còn hạn hẹp, kỹ năng lập trình còn kém nên đề tài sẽ giới hạn, nghiên cứu các vấn đề sau :

 Quản lý lịch giảng

 Quản lý bài thi

 Quản lý công văn đến

 Quản lý công văn đi

 Quản lý lịch hướng dẫn thực tập

 Quản lý điểm chuyên đề tốt nghiệp

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG I/ Biểu đồ nghiệp vụ

1/ Biểu đồ phân rã chức năng

Hệ thống Quản lý

Quản lý bài thi Quản lý

Quản lý công văn đến Quản lý

Quản lý

lịch giảng

Quản lý

Quản lý công văn đi

Quản lý

Gửi mail nhắc lịch

Thêm công văn đến

Gửi mail công văn

đến

Thêm công văn

đi Gửi mail công văn, xét duyệt

Quản lý

Gửi mail

lịch giảng

Quản lý giảng viên Quản lý

Quản lý lịch thực tập tốt nghiệp

QL lịch các hoạt động khác

Quản lý thông tin

giảng viên

 Mô tả chi tiết các chức năng

 Chức năng Quản lý lịch giảng :Đầu mỗi học kỳ thư ký sẽ nhận được thời khóa

biểu của Phòng Ban Trường gửi xuống Dựa trên lịch phân công của nhà trường Trưởng bộ môn sẽ lập lịch giảng phân công giảng viên giảng dạy.Sau đó gửi lịch giảng cho thư ký và thư ký sẽ cập nhật lịch giảng vào hệ thống và gửi mail lịch giảng cho các giảng viên Trước ngày khai giảng thư ký sẽ gửi mail lại lần nữa Cuối năm thư ký thông kê số tiết giảng dạy của giảng viên và cung cấp cho

Phòng Ban Trường

 Chức năng Quản lý bài thi: Sau khi nhận túi bài thi từ phòng Khảo thí, thư ký sẽ

phân công giảng viên chấm bài và ghi nhận thời gian phải giao bài cho phòng

khảo thí Trước thời gian nộp bài 3 ngày thư ký sẽ gửi mail nhắc nhở nộp bài Khi giảng viên nộp bài thư ký sẽ ghi nhận thời gian nộp bài của giảng viên và lưu file bảng điểm vào hệ thống

Bao gồm các chức năng chính sau:

 Tạo thông tin túi bài

 Phân công chấm bài

 Gửi mail nhắc nộp bài

 Lưu thông tin bảng điểm

 Chức năng Quản lý Công văn đến: Khi nhận được công văn từ Trường gửi

xuống, thư ký sẽ xem xét nội dung và sẽ gửi mail cho những người có liên quan Nếu công văn có liên quan đến Các lớp thuộc khoa quản lý thì sẽ gửi mail cho lớp trưởng

 Chức năng Quản lý Công văn đi: Khi có công văn cần gửi đi thì thư ký sẽ gửi

mail nội dung của công văn cho những người có liên quan để duyệt và xem xét

 Chức năng Quản lý giảng viên: bao gồm quản lý thông tin cá nhân của giảng

viên Khi tham gia các hoạt động giảng dạy, ngoại khóa, gác thi, lịch hướng dẫn làm chuyên đề thực tập ….thì giảng viên phải cung cấp thông tin cho thư ký khoa

để nhập thông tin vào hệ thống để hỗ trợ cho việc tra cứu thông tin hoạt động

 Chức năng Quản lý hướng n thực t p tốt nghiệp: Sau khi nhận được lịch

10.Thông tin hoạt động

11.Thông tin sinh viên

12.Đợt thực tập

13.Phân công thực tập

Các chức năng

1.Phân công lịch giảng R C/U R R C

2.Tính số tiết giảng dạy R R R

3.Gửi mail lịch giảng R

4.Phân công chấm bài R R R R R C

5.Gửi mail nhắc lịch R R

6.Thêm công văn đến C R

7.Gửi mail công văn đến R R

8.Thêm công văn đi C R

9.Gửi mail công văn đi R R

3/ Biểu đồ chức năng chéo

3.1 Quản lý lịch giảng

Quản lý lịch giảng

Thời khóa biểu Nhận thời khóa

biểu

Phân công lịch giảng

3.2 Quản lý bài thi

Quản lý túi bài

Thông báo nhắc

lịch

3.3 Quản lý thông tin giảng viên

Quản lý thông tin giảng viên

Thư ký khoa Giảng viên

Lưu thông tin hoạt động

Đợt thực tập

Phân công thực tập

Hoạt động

Lưu thông tin thực tập tốt nghiệp

3.3 Quản lý công văn đến

Quản lý công văn đến

Phòng Ban Trường Thư ký khoa Giảng viên

Công văn

3.4 Quản lý công văn đi

Quản lý công văn đi

Thời khóa biểu

Thông tin túi bài

Công văn đi

Bảng điểm Lịch thực tập tốt nghiệp

Lịch hoạt động

II Sơ đồ DFD

1 DFD mức ngữ cảnh

Thông tin cập nhật

1.1 Quản lý lịch giảng

1.2 Quản lý túi bài

1.5 Quản lý công văn đến

1.4 Quản lý công văn đi

Thông tin môn Thông tin cập nhật

Thông tin lớp

Phòng Ban Trường

Giảng Viên

Thông tin lớp

Thông tin túi bài

Thông tin thời khóa biểu

số tiết giảng dạy

Thông tin túi bài Cập nhật túi bài

Thông tin giảng viên

Thông tin lịch giảng

Thông tin giảng viên

Nhắc lịch nộp bài

Cập nhật thông tin

Thêm công văn đến

Thông tin phòng ban

Thông tin công văn đến Thông tin công văn đi

Thông tin phòng ban

Thêm công văn đi Cập nhật thông tin

Thông tin công văn đến

Thông tin công văn đi

1.3 Quản lý giảng viên

11 Thông tin sinh viên

111 Phân công lịch giảng

Thông tin môn Thông tin lớp

Thông tin giảng viên

112 Tính số tiết giảng dạy

113 Gửi mail lịch giảng

Giảng viên

Thông tin lịch giảng

Email giảng viên

Thông tin hệ

Cập nhật thông tin

Thông tin học kỳ Cập nhật thông tin

121 Phân công chấm bài Phòng Ban Trường

6 Thông tin túi bài

4 Thông tin Giảng viên

5 Thông tin lớp

Thông tin túi bài

Thông tin lớp

Thông tin giảng viên

122 Gửi mail nhắc nộp bài Giảng viên

Mail nhắc nhở nộp bài

Thông tin giảng viên

Thông tin túi bài

Thêm túi bài

1.1.1 Phân công lịch giảng

1.1.3

Gửi mail nhắc lịch

1.1.2 Tính số tiết giảng dạy

1.2.1 Phân công chấm bài

1.2.2 Gửi mail nhắc nộp bài

3 DFD mức 1

3.1 DFD mức 1: 1.0 Quản lý lịch giảng

3.2 DFD mức 1: 2.0 Quản lý bài thi

phân công

giao Thuộc hệ

Thuộc phòng

Thuộc phòng

Thuộc môn

Thuộc môn Thuộc học kỳ

Thuộc lớp thuộc học kỳ

dạy

Thuộc lớp

tham gia thuộc học kỳ

phân công

cho sinh viên

thuộc đợt Gửi đến

gửi đến gửi đến

Thông tin môn Mamon

Tenmon Sotinchi

<pi> Integer Long characters Integer

<M>

Identifier_1 <pi>

Thông tin học kỳ Mahocky

Tenhocky

<pi> Integer Long characters

<pi> Integer Boolean Date Long characters Long characters

<M>

Identifier_1

<M>

Thông tin túi bài Matuibai

Ngaynhan Ngaygiao Ngaygui

<pi> Integer Date Date Date

<M>

Identifier_1 <pi>

Phòng ban Maphong

Tên phòng

<pi> Characters (256) Long characters

Thông tin túi bài khác Matuibai

Ngaynhan Ngaygiao Ngaygui Motalop

<pi> Integer Date Date Date Long characters

<M>

Identifier_1

<pi> Integer Long characters

<M>

Identifier_1

<pi>

Thông tin sinh viên MSSV

Hoten Email Sodienthoai

<pi> Integer Long characters Long characters Long characters

<M>

Identifier_1 <pi>

Hoạt động Mahoatdong

Tenhoatdong Phong Diadiem Ngaybatdau Ngayketthuc Mahocky Buoi

<pi> Integer Long characters Characters (10) Long characters Date Date Integer Long characters

<M>

Identifier_1 <pi>

Đợt thực tập Madot

Tendot Ngaybatdau Ngayketthuc

<pi> Integer Long characters Date Date

<M>

Identifier_1 <pi>

Phân công thực tập Maphancong

Buoi Tendetai Diemso Filedetai

<pi> Integer Long characters Long characters Float Long characters

Thông tin môn Mamon Mahe Tenmon Sotinchi

integer integer varchar integer

<pk>

Thông tin giảng viên Magv

Ngaysinh Email Sodienthoai

integer date varchar varchar

integer integer integer integer date date date

integer integer integer integer date date long varchar date

Tenhe

integer varchar

<pk>

Thông tin sinh viên MSSV

Malop Hoten Email Sodienthoai

integer integer varchar varchar varchar

<pk>

<fk>

Hoạt động Mahoatdong Magv Mahocky Tenhoatdong Phong Diadiem Ngaybatdau Ngayketthuc Buoi

integer integer integer varchar char(10) varchar date date varchar

<pk>

<fk1>

<fk2>

Đợt thực tập Madot

Tendot Ngaybatdau Ngayketthuc

integer varchar date date

<pk>

Phân công thực tập Maphancong

Madot MSSV Magv Buoi Tendetai Diemso Filedetai

integer integer integer integer varchar varchar float varchar

Loaimail Noidung

integer varchar varchar

<pk>

Chuyên môn Mamon

Magv

integer integer

char(10) integer long varchar

integer char(10) varchar

Chi tiết công văn gửi đến lớp Malop Macongvan Ghichu

integer char(10) varchar

IV Mô hình dữ liệu v t lý

V Mô hình dữ liệu mức cài đặt

 Các bảng vật lý:

 Bảng Thông tin hệ

Mã hệ Mahe Char(10) Khóa chính

Tên hệ Tenhe Nvarchar(50)

 Bảng Thông tin học kỳ

Mã học kỳ Mahocky Int Khóa chính

Tên học kỳ Tenhocky Nvarchar(50)

 Bảng Thông tin môn

Mã môn Mamon Int Khóa chính

Mã hệ Mahe Char(10) Khóa ngoại

Tên môn Tenmon Nvarhar(50)

Số tín chỉ Sotinchi Int

 Bảng Giảng viên

Mã giảng viên Magiangvien Nvarchar(50) Khóa chính

Tengiangvien Tengiangvien Nvarchar(50)

Email Email Nvarchar(50)

Số điện thoại Sodt Nvarchar(50)

Ngày sinh Ngaysinh Date

Quê quán Quequan Nvarchar(50)

Trưởng bộ môn Truongbomon Nvarchar(50)

 Bảng Thông tin lớp

Mã lớp Malop Int Khóa chính

Mã môn Tenmon Nvarchar(50) Khóa ngoại

Mã học kỳ Mahocky Int Khóa ngoại

Tên lớp Tenlop Nvarchar(50)

Phòng Phong Char(10)

Buổi Buoi Char(10)

Mã giảng viên Magv Nvarchar(50) Khóa ngoại

Ngày bắt đầu Ngaybatdau Date

Ngày kết thúc Ngayketthuc Date

Họ tên lớp trưởng Hotenloptruong Nvarchar(50)

Email lớp trưởng Emailloptruong Nvarchar(50)

Số ĐT lớp trưởng Sodtloptruong Nvarchar(50)

 Bảng Chuyên môn

Mã giảng viên Magv Nvarchar(50) Khóa chính

Mã môn Mamon Int Khóa chính

 Bảng Thông tin t i ài

Mã túi bài ID Int Khóa chính

Mã môn Mamon Int Khóa ngoại

Mã giảng viên Magv Nvarchar(50) Khóa ngoại

Mã lớp Malop Int Khóa ngoại

Số lượng Soluong Int

 Bảng Thông tin t i ài khác

Mã túi bài ID Int Khóa chính

Mã môn Mamon Int Khóa ngoại

Mã giảng viên Magv Nvarchar(50) Khóa ngoại

Mô tả lớp Motalop Nvarchar(50)

Mã học kỳ Mahocky Int Khóa ngoại

Số lượng Soluong Int

Ngày gửi Ngaygui Date

Ngày nhận Ngaynhan Date

Ngày giao Ngaygiao Date

Bảng điểm Bangdiem Nvarchar(max)

 Bảng Công văn đến

Mã công văn đến Ma_cvden Int Khóa chính

Tiêu đề Mamon Int

Mã phòng Maphong Char(10) Khóa ngoại

Nội dung Noidung Nvarchar(max)

File_cv File_cv Nvarchar(max)

Ngày nhận Ngaynhan Date

Trạng thái Trangthai int

 Bảng Chi tiết công văn đến

Mã công văn đến Ma_cvden Int Khóa chính

Mã giảng viên Magv Nvarchar(50) Khóa ngoại

Ghi chú Ghichu Nvarchar(max)

Ngày gửi Ngaygui Date

 Bảng Công văn đi

Mã công văn đi Ma_cvdi Int Khóa chính