Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương tại Công ty thiết bị điện Cửu Long

Qua quỏ trỡnh thực tập tại Cụng ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST, em đó được khảo sỏt và tỡm hiểu thực tế về cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh và đặc biệt là hệ thống tớnh lương

LUẬN VĂN:

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

quản lý tiền lương tại Công ty thiết bị điện

Cửu Long

Footer Page 1 of 166.

Quản lý lao động tiền lương luụn là vấn đề đỏng quan tõm mà hầu hết cỏc cơ quan xớ nghiệp hay bất kỡ một doanh nghiệp cũng như cỏc cơ sở kinh doanh nào đều cần đến “Làm theo năng lực, hưởng theo lao động“ thực chất cũng phản ỏnh được một phần nào đú qua sự quản lý tiền lương và đưa ra cỏc chớnh sỏch về lương

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc quản lý con người cũng như lao động tiền lương càng cần được quan tõm nhiều hơn và sự phức tạp ngày càng phong phỳ

Qua quỏ trỡnh thực tập tại Cụng ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST, em

đó được khảo sỏt và tỡm hiểu thực tế về cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh và đặc biệt là hệ thống tớnh lương tại một trong số cỏc khỏch hàng của cụng ty - đú là Cụng ty thiết bị điện Cửu Long Đõy là một cụng ty cổ phần cú qui mụ khụng lớn do vậy vẫn đang trong quỏ trỡnh phỏt triển và tự khẳng định nờn đũi hỏi phải cú một hệ thống quản

lý thớch hợp Trờn cơ sở tỡnh hỡnh thực tế cần phỏt triển hệ thống tớnh lương nhằm đỏp

ứng được tốt những yờu cầu của cụng ty, em đó quyết định chọn đề tài " Phõn tớch và

thiết kế hệ thống thụng tin quản lý tiền lương tại Cụng ty thiết bị điện Cửu Long"

làm đề tài cho chuyờn đề thực tập này

Nội dung của đề tài bao gồm một số vấn đề cơ bản sau:

Chương 1: Giới thiệu chung về cơ quan thực tập và đề tài nghiờn cứu

Chương 2: Cỏc vấn đề phương phỏp luận cơ bản về phõn tớch và thiết kế hệ

thống Giới thiệu về tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương

Chương 3: Phõn tớch và thiết kế hệ thống thụng tin tiền lương tại Cụng ty Thiết

bị điện Cửu Long

Phần cuối là phụ lục trỡnh bày một số code của phần mềm

Chương 1 Giới thiệu chung về cơ sở thực tập

và đề tài nghiờn cứu

I Giới thiệu chung về cơ sở thực tập

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Cụng ty trỏch nhiệm hữu hạn Thiết bị điện Cửu Long được thành lập theo giấy phộp thành lập số 4366GP/TLDN ngày 21 tháng 5 năm 1999 của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà nội cấp

Cú giấy đăng ký kinh doanh số 071973 ngày 28 thỏng 5 năm 1999 do sở kế hoạch và đầu tư Hà nội cấp và chứng chỉ hành nghề xõy dựng số 261/SXD – CC do

Sở Xõy dựng Hà Nội cấp

Kể từ ngày thành lập cho đến nay Cụng ty đó khẳng định và giữ vững được vị trớ kinh doanh của mỡnh trờn thị trường và chưa cú một sự thay đổi đỏng kể nào

2 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Cụng ty Thiết bị điện thành lập với những năng lực nghề xõy dựng là:

- Nhận thầu các công việc xây dựng gồm : + Xõy dựng đường dõy tải điện và trạm biến ỏp đến 35KV

Footer Page 3 of 166.

+ Xây lắp các công trình điện tử, điện dân dụng, điện công nghiệp với phạm vi hoạt động trong cả n-ớc

+ Kinh doanh cỏc ngành nghề :

- Buôn bán t- liệu sản xuất, tư liệu tiờu dựng (chủ yếu là vật tư, thiết bị điện, điện tử)

- Đại lý mua, bỏn, ký gửi hàng hoỏ

- Sản xuất, lắp rỏp thiết bị điện tử, điện cụng nghiệp, điện dõn dụng

- Dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng vật tư thiết bị điện

3 Vị thế của cụng ty

Với mụ hỡnh hoạt động của một doanh nghiệp sản xuất nờn cụng ty cũng găp phải những khú khăn chung như găp gỡ khỏch hàng, mời thầu Tuy nhiờn mới cú mặt trờn thị trường trong một thời gian khụng dài nhưng cụng ty cú đội ngũ cỏn bộ

kỹ sư, cụng nhõn năng động lành nghề và đầy kinh nghiệm nờn đó dần đỏnh dấu được tờn tuổi của mỡnh bằng việc hoàn thành tốt những cụng viờc đũi hỏi kỹ thuật cao Việc đầu tư mỏy múc, thiết bị phục vụ trong quỏ trỡnh thi cụng cũng được cụng

ty đặc biệt lưu ý, vỡ vậy cụng ty luụn sẵn sàng đỏp ứng được mọi đũi hỏi về kỹ thuõt,

mỹ thuật trong quỏ trỡnh thi cụng, xõy lắp

4 Cơ cấu tổ chức

- Bộ mỏy quản lý :

Do đặc thự là một cụng ty cú ngành nghề kinh doanh nhỏ nờn để hoạt động kinh doanh cú hiệu quả và quản lý được tốt, bộ mỏy quản lý của cụng ty được tổ chức theo mụ hỡnh gọn nhẹ

Giỏm đốc

Sơ đồ tổ chức bộ mỏy quản lý

- Công ty + Phòng kinh doanh :

* Tổ chức cung cấp vật t- cho công trình, cho khách hàng

* Th-ơng thảo hợp đồng mua bán hàng hoá

* Tiếp thị sản phẩm và mở rộng thị trường

+ Phòng kỹ thuật :

* Giám sát kỹ thuật công trình

* Tổ chức điều thi cụng xõy lắp dự ỏn

+ Thủ kho : Tổ chức quản lý, bảo quản vật tư hàng hoỏ

+ Phũng kế toỏn: Tổ chức hạch toỏn cụng tỏc kế toỏn

Footer Page 5 of 166.

Sơ đồ tổ chức công ty

5 Giới thiệu cụng tỏc quản lý tiền lương tại cụng ty

- Mỗi nhõn viờn đều cú hệ số lương căn bản (HSLCB), tiền lương của nhõn viờn nào được tớnh theo hệ số và ngày cụng của nhõn viờn đú

- Do tớnh chất ngành nghề kinh doanh và nhận thực hiện cỏc cụng trỡnh về điện nờn việc tớnh lương được chia ra 2 loại :

Đội trưởng thi công

Công nhân

kĩ thuât

Công nhân thuê ngoài

Kế toỏn tổng hợp

Thủ quĩ

Kế toỏn thuế

Kế toỏn vật tư

Kế toỏn thanh toán

+ Lương đối với cỏc nhõn viờn văn phũng (cú hợp đồng dài hạn và ngắn hạn)

+ L-ơng đối với các công nhân thuê khoán trong tổng công trình thi công L-ơng của nhân viên hợp đồng dài hạn (HĐDH) và nhõn viờn hợp đồng ngắn hạn (HĐNH) cú sự khỏc nhau căn bản :

HSLCB của HĐDH > HSLCB của HĐNH

 Cỏch tớnh lương

- Đối với nhân viên công ty : Mặc dự là cụng ty tư nhõn nhưng cụng ty vẫn thực hiện tớnh lương theo hệ số giống như cỏc cụng ty nhà nước, song khuyến khớch bằng việc tăng mức lương tối thiểu so với quy định của nhà nước

Lương thực lĩnh = Lương chấm cụng + PC trỏch nhiệm + PC lưu động + PC khu vực + Tiền ăn trưa + Tiền làm thờm – BHXH – BHYT (nếu cú)

Cũng giống như cỏc cụng ty tư nhõn với xu thế hiện nay đúng bảo hiểm cho nhõn viờn Làm như thế, cụng ty dó một phần giỳp đảm bảo cuộc sống cho nhõn viờn sau này Đõy là chế độ ưu đói mà trước kia chỉ cú cỏc cụng ty nhà nước mới cú

Lương chấm cụng = (Lương cơ bản/Số ngày cụng quy định) * Số ngày công của nhân viên

Lương cơ bản = HSLCB của nhân viên * Lương tối thiểu

- Ngoài tiền lương được lĩnh theo cỏch tớnh như trờn mỗi nhõn viờn cũn được lĩnh tiền thưởng và tiền nghỉ hưởng BHXH mỗi thỏng

- Đối với công nhân thuê khoán :

Do công việc thi cụng trong mỗi cụng trỡnh khụng thể trả lương theo hệ số, cũng khụng thể ký hợp đồng với quỏ nhiều cụng nhõn Nờn khi mỗi cụng trỡnh được

Footer Page 7 of 166.

khởi công thì các đội trưởng tiến hành thuê công nhân ngoài, trả lương khoán cho họ sau mỗi công trình hoàn thành Việc này do đội trưởng quyết định và thông qua ban giám đốc duyệt

II Giới thiệu chung về đề tài nghiên cứu

1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu

1.1 Kh¶o s¸t hiÖn tr¹ng tin häc t¹i c«ng ty

Công ty thiết bị điện Cửu Long là một công ty tư nhân với quy mô trung bình,

có số lượng nhân viên không lớn song có nhiều loại công việc khác nhau Hiện nay,

để tính lương cho nhân viên thì công ty đang sử dụng bảng tính Excel và công việc này chủ yếu được thực hiện bằng tay

Việc quản lý tiền lương không chỉ dùng phần mềm Excel mà còn kết hợp với việc dùng sổ sách

1.2 Nh÷ng bÊt cËp trong viÖc ¸p dông tin häc ho¸ hiÖn nay

- Việc tính lương đôi khi chưa thống nhất và còn nhiều thiếu sót, nhầm lẫn dẫn đến bất đồng trong nội bộ công ty

- Qu¸ tr×nh cËp nhËt và tìm kiếm thông tin còn hạn chế dẫn đến mất thời gian, làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động cũng như sự phát triển của công ty

- Việc tính lương chủ yếu được thực hiện bằng tay đòi hỏi người thực hiện phải rất cẩn thận, tỉ mỉ, rất mất thời gian mà vẫn không tránh khỏi được thiếu sót

- Việc sử dụng sổ sách để quản lý các thông tin phục vụ cho tính lương cũng gặp phải những bất lợi như :

+ Tăng chi phí trong việc lưu trữ và bảo quản sổ sách dù không lớn song không đáng có

+ Trong tr-êng hîp x¶y ra sai sót hàng loạt, việc chỉnh sửa sẽ tốn nhiều công sức

- Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm Excel để hỗ trợ quản lý cũng không đem lại nhiều lợi ích cho người sử dụng Bởi Excel chỉ là một công cụ tính toán chính xác

và nhanh chóng nhưng nó không có khả năng quản lý một hệ CSDL phức tạp, không thể giúp nhà quản lý nắm được thông tin đầy đủ về toàn bộ hệ thống

Từ thực trạng đó, công ty muốn mở rộng qui mô và phát triển lớn mạnh hơn nữa để theo kịp với sự phát triển không ngừng của xã hội thì phải có một đội ngũ quản

lý cũng như cần phải có một phần mềm tin học để ứng dụng vào việc quản lý công ty một cách hiệu quả nhất

2 Mục tiêu của đề tài nghiên cứu

Công tác quản lý tiền lương là một bộ phận quan trọng đối với công tác quản lý nguồn nhân lực Bởi việc đưa ra các chính sách về lương thoả đáng sẽ góp phần quyết định nâng cao hiệu suất làm việc cũng như niềm tin của nhân viên đối với tổ chức

Mặt khác, các hoạt động liên quan đến quản lý nguồn nhân lực phục vụ trực tiếp cho việc trả lương đối với từng nhân viên như : theo dõi toàn bộ tiến độ các dự án, năng lực và lập bảng thống kê là khá lớn Chỉ tính riêng công tác theo dõi tiến độ các dự án đã tốn khá nhiều thời gian

Các công việc có nhiệm vụ theo dõi và đánh giá con người phải cần đến rất nhiều thông tin, đa dạng và phức tạp Mọi công việc đó, từ quản lý đến kiểm tra, tra cứu, tìm kiếm thông tin đều phải làm thủ công, tốn công sức Do đó, không đáp ứng được thời gian khi có yêu cầu báo cáo và có thể là số liệu chưa đủ độ tin cậy cao trong quản lý

Chính vì vậy, việc đưa hệ thống tin học phục vụ công tác quản lý tiền lương sẽ đáp ứng một cách hiệu quả các yêu cầu của công tác đó

Nó sẽ làm giảm đi đáng kể công sức và thời gian, số liệu bảo đảm chính xác đủ độ tin cậy cao trong quản lý

Footer Page 9 of 166.

Nú đưa đến cho nhà quản lý những thụng tin kịp thời và chớnh xỏc giỳp việc kiểm tra, tra cứu, tỡm kiếm thụng tin và in ấn cỏc biểu mẫu bỏo cỏo được kịp thời, khắc phục tỡnh trạng làm thủ cụng Từ đú, tạo điều kiện cho việc quản lý được chặt chẽ, cỏc tỏc nghiệp quản lý được nhanh chúng

3 Cụng cụ thực hiện đề tài

Hiện nay, trờn thực tế cú rất nhiều cụng cụ để thiết kế và xõy dựng cơ sở dữ liệu cũng như cỏc ngụn ngữ lập trỡnh Vỡ vậy, một vấn đề đặt ra cho cỏc nhà thiết kế

và cỏc lập trỡnh viờn là lựa chọn phần mềm tin học nào để xây dựng ch-ơng trình

Do trỡnh độ của bản thõn và yờu cầu của cơ sở thực tập nờn em sử dụng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngụn ngữ lập trỡnh Visual Foxpro để phõn tớch và thiờt kế hệ thống

3.1 Giới thiệu về Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) Visual Foxpro

- Cơ sở dữ liệu là gì ?

Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp mẩu tin (record) và tập tin (file) được tổ chức nhằm mục đớch giảm thiểu việc trựng lắp dữ liệu Cỏc tệp tin của CSDL là thành phần của một bộ chương trỡnh nhằm tạo lập , quản lý và truy xuất cỏc tệp tin CSDL Cỏc tệp tin trong CSDL khỏc tệp tin chuẩn thụng thường bởi vỡ chỳng được liờn kết với nhau về mặt logic qua cấu trỳc CSDL Tuy nhiờn CSDL khụng chỉ là sự sắp xếp cỏc tệp tin theo một trỡnh tự nhất định và sử dụng phần mềm, do CSDL chỉ là một tập hợp cỏc sự kiện hoặc dữ liệu nờn cần phải cú một hệ thống để tạo lập và quản lý CSDL

Nếu là người cú úc tổ chức, chắc chắn bạn sẽ quản lý nguồn dữ liệu thụng qua thư mục hay thư mục con Nếu như vậy, bạn đó là người quản lý cơ sở dữ liệu rồi Nhưng khi cỏc vấn đề bạn đang tỡm cỏch giải quyết trở nờn phức tạp, liệu bạn sẽ làm

gỡ ? Làm thế nào cú thể dễ dàng thu thập thụng tin về toàn bộ khỏch hàng và đơn đặt hàng của họ khi dữ liệu được lưu trữ trong nhiều tập tin, tài liệu và bảng tớnh ? Nếu cần chia sẻ thụng tin cho nhiều người nhưng lại khụng muốn hai người cập nhật dữ

liệu giống nhau cùng lúc, phải làm thế nào ? Đối mặt với những thách thức này, giải pháp tốt nhất là sử dụng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS)

- Hệ quản trị cơ sở dữ liÖu (HQTCSDL) lµ g× ? HQTCSDL là 1 bộ phần mềm và những công cụ có sẵn do 1 số nhà sản xuất phần mềm cung cấp để thực hiện công việc này HQTCSDL cũng đòi hỏi phải có 1 số phần cứng và phần mềm bổ sung, phải được thiết kế và cài đặt theo những tiêu chuẩn, thủ tục phù hợp, phải có kế hoạch xây dựng hệ thống bảo mật khi sử dụng CSDL, phải có những cam kết tổ chức để hỗ trợ cho việc huấn luyện và phát triển nhân sự nhằm sử dụng có hiệu quả CSDL

- C¬ së d÷ liÖu quan hÖ

Gần như mọi hệ thống quản lý CSDL đều lưu trữ và quản lý thông qua mô hình quản

lý CSDL quan hệ Thuật ngữ quan hệ (relational) bắt nguồn từ sự kiện mỗi mẩu tin trong CSDL đều chứa thông tin liên quan đến một chủ đề đơn lẻ và chỉ với chủ đề đó Nếu nghiên cứu mô hình quản lý CSDL quan hệ, bạn sẽ thấy từ nhóm quan hệ được

áp dụng cho tập hợp hàng dành cho một chủ thể đơn lẻ Tương tự, dữ liệu về hai lớp thông tin (chẳng hạn khách hàng và đơn đặt hàng) có thể thao tác như một thực thể đơn lẻ, dựa trên các giá trị dữ liệu quan hệ Ví dụ : thật là thừa nếu lưu thông tin tên và địa chỉ khách hàng với từng đơn đặt hàng do người khách đó mua Trong Hệ thống CSDL quan hệ, thông tin về đơn đặt hàng có một tường chuyên lưu trữ loại dữ liệu có thể dùng để kết nối từng đơn đặt hàng với thông tin về khách hàng thích hợp

Trong Hệ thống quản lý CSDL quan hệ (RDBMS), hệ thống quản lý toàn bộ dữ liệu trong bảng biểu (table) Bảng biểu lưu giữ thông tin về một chủ thể, có nhiều cột chứa các loại thông tin khác nhau về chủ thể đó và nhiều hàng mô tả mọi thuộc tính của một tập hợp danh mục lẻ của chủ thể Thậm chí, khi bạn truy xuất query CSDL, kết quả luôn có dạng bảng biểu Cũng có thể liên kết thông tin về các giá trị quan hệ từ nhiều bảng hoặc nhiều vấn tin

- Kh¶ n¨ng cña RDBMS

Footer Page 11 of 166.

RDBMS cho bạn toàn quyền chi phối cách định rõ dữ liệu, làm việc với dữ liệu

và chia sẻ dữ liệu với người khác Hệ thống này cung cấp nhiều đặc tính phức tạp giúp bạn dễ dàng lập danh mục và quản lý lượng lớn dữ liệu ở nhiều bảng biểu RDBMS có

ba loại khả năng chính :

+ Định rõ dữ liệu : Bạn có thể định rõ dữ liệu nào sẽ được lưu trong cơ sở

dữ liệu, loại dữ liệu và cách thức liên hệ dữ liệu

+ Thao tác dữ liệu : Bạn làm việc với dữ liệu theo nhiều cách khác nhau Có thể chọn ra những trường dữ liệu mong muốn, lọc dữ liệu Có thể liên kết dữ liệu với thông tin có quan hệ và tính tổng dữ liệu Có thể chọn một trường hợp thông tin và yêu cầu, RDBMS cập nhật, xoá, sao chép nó sang bảng biểu khác hoặc tạo bảng mới chứa dữ liệu này

+ Chi phối dữ liệu : Định rõ ai được phép đọc, cập nhật hoặc chèn dữ liệu Trong nhiều trường hợp, bạn định rõ cách thức dữ liệu được chia sẻ và cập nhật bởi nhiều người dùng

Cả ba khả năng trên đều hiện diện trong các đặc tính mạnh mẽ của Microsoft Visual Foxpro Nó là một RDBMS đầy đủ tính năng, cung cấp toàn bộ đặc tính cần để quản lý khối lượng dữ liệu lớn

- Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro Visual Foxpro là hệ quản trị CSDL của hãng Microsoft, ra đời vào năm 1997

Nó tiện dùng để thao tác và lập chương trình cho các bài toán quản lý Các thông tin cho các bài toán quản lý thường là các bảng hai chiều, được tạo lập trong Visual Foxpro thành các tệp CSDL gồm nhiều bản ghi, mỗi bản ghi có nhiều trường Visual Foxpro giúp người sử dụng thao tác dễ dàng, nhanh chóng và chính xác trên chúng như : xây dựng, cập nhật, sửa đổi, sắp xếp, tìm kiếm, kết xuất thông tin, kết nối các tệp, lập báo cáo

Ngoài ra, nhờ kĩ thuật đồ hoạ, các công cụ thiết kế, hệ quản lý đồ hoạ, kết nối

và truy vấn… Visual Foxpro đã làm tăng sức mạnh cho con người trong việc tổ chức lập dự án, truy xuất dữ liệu một cách chính xác và sinh động

Tóm lại, Visual Foxpro là một Hệ quản trị CSDL tiên tiến đang được ứng dụng rất rộng rãitrong các hoạt động của đời sống kinh tế – xã hội ở bất cứ lĩnh vực nào - sản xuất, thương mại, dịch vụ, nghiên cứu khoa học, kĩ thuật, quản lý, văn hoá xã hội – cũng thấy sự thâm nhập của Visual Foxpro Do những ưu việt của mình, nhu cầu sử dụng Visual Foxpro tăng vọt mang tính đột biến

3.2 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro

Tr-íc ®©y, chóng ta th-êng quen thuộc với phong cách lập trình trong môi trường hệ điều hành MS – DOS, PC – DOS… Nhưng từ khi Microsoft Windows ra đời, xu hướng lập trình trong môi trường Windows ngày càng thu hút các hãng sản xuất phần mềm ứng dụng Vì lẽ đó, một loạt các ngôn ngữ lập trình truyền thống như Basic, Pascal, C, Foxpro dã khai thác khả năng giao diện để cải tiến và làm phong phú thêm những đặc tính của từng ngôn ngữ như Visual Basic, Visual C, Visual Foxpro…

Với Visual Foxpro, bạn có thể xây dựng một hệ thống chương trình ứng dụng trong môi trường hệ điều hành Microsoft Windows rất dễ dàng, tiện lợi cho bạn và người sử dụng

Visual Foxpro được trang bị một hệ lệnh phong phú nên đã trở thành một ngôn ngữ lập trình mạnh để thiết kế và thực hiện các chương trình phục vụ nhiều bài toán

khác nhau, đặc biệt là trong công tác quản lý một cách thuận tiện và hiệu quả

Footer Page 13 of 166.

Chương 2 Cỏc Phương phỏp luận cơ bản

I Cơ sở lý luận về phõn tớch và thiết kế hệ thống

1 Sự cần thiết của việc phỏt triển một HTTT

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phỏt triển HTTT là cung cấp cho cỏc thành viờn của tổ chức những cụng cụ quản lý tốt nhất

Phỏt triển một HTTT bao gồm việc phõn tớch hệ thống đang tồn tại, thiết kế một

hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nú

Phõn tớch một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chỳng để đưa ra được chẩn đoỏn về tỡnh hỡnh thực tế

Thiết kế là nhằm xỏc định cỏc bộ phận của một hệ thống mới cú khả năng cải thiện tỡnh trạng hiện tại và xõy dựng cỏc mụ hỡnh logic và mụ hỡnh vật lý ngoài của hệ thống đú Việc thực hiện HTTT liờn quan tới xõy dựng mụ hỡnh vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mụ hỡnh đú sang ngụn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tớch hợp nú vào hoạt động của tổ chức

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một HTTT mới là cỏi gỡ bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phỏt triển HTTT?

Sự cần thiết phải phỏt triển một HTTT là do một số nguyờn nhõn túm lược sau :

- Những vấn đề về quản lý

- Những yờu cầu mới của nhà quản lý

- Sự thay đổi của công nghệ

- Thay đổi sách l-ợc chớnh trị

Những yờu cầu mới của quản lý cũng cú thể dẫn đến sự cần thiết của một dự ỏn phỏt triển một HTTT mới Những luật mới của chớnh phủ mới ban hành, việc ký kết một hiệp tỏc mới, đa dạng hoỏ cỏc hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới Cỏc hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng cú một tỏc động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải cú những hành động đỏp ứng

Việc xuất hiện cỏc cụng nghệ mới cũng cú thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện cú trong HTTT của mỡnh Khi cỏc HQTCSDL ra đời nhiều

tổ chức phải rà soỏt lại cỏc HTTT của mỡnh để quyết định những gỡ họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những cụng nghệ mới này

Cuối cựng, vai trũ của những thỏch thức chớnh trị cũng khụng nờn bỏ qua Nú cũng cú thể là nguyờn nhõn dẫn đến việc phỏt triển một HTTT Chẳng hạn, khụng phải

là khụng cú những hệ thụng tin được phỏt triển chỉ vỡ người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mỡnh và khi ụng ta biết rằng thụng tin là một phương tiện thực hiện điều

Tại sao lại nh- vậy? Một HTTT là một đối t-ợng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp Để làm chủ sự phức tạp đú, phõn tớch viờn cần phải cú một cỏch tiến hành nghiờm tỳc, một phương phỏp

Một phương phỏp được định nghĩa như một tập hợp cỏc bước và cỏc cụng cụ cho phộp tiến hành một quỏ trỡnh phỏt triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn Phương phỏp được đề nghị ở đõy dựa vào ba nguyờn tắc cơ sở chung của nhiều phương phỏp hiện đại cú cấu trỳc để phỏt triển HTTT Ba nguyờn tắc đú là :

Footer Page 15 of 166.

Nguyªn t¾c 1: Sö dông c¸c m« h×nh

Nguyªn t¾c 2: Chuyển từ cái chung sang cái riªng

Nguyªn t¾c 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ

mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá Thực

tế ng-êi khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn

Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại và về khung cảnh của nó Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống

3 C¸c giai ®o¹n ph¸t triÓn mét HTTT

Có 7 giai đoạn để phát triển hệ thống Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo dưới đây Cần lưu ý rằng cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng Phát triển hệ thống là một quá trình lặp Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình: đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án Sau đây là mô tả sơ lược

các giai đoạn của việc phát triển HTTT

3.1 Giai ®o¹n 1: §¸nh gi¸ yªu cÇu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công doạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Lµm râ yªu cÇu

- §¸nh gi¸ kh¶ n¨ng thùc thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

3.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Ph©n tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiªn cøu m«i tr-êng cña hÖ thèng ®ang tån t¹i

- Nghiªn cøu hÖ thèng thùc t¹i

- Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

3.3 Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Footer Page 17 of 166.

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin

mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của CSDL (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs) Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau:

- Thiết kế CSDL

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- ChØnh söa tµi liÖu cho møc logic

- Hîp thøc ho¸ m« h×nh logic

3.4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn

Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp:

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

- X©y dùng c¸c ph-¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p

- §¸nh gi¸ c¸c ph-¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp

3.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là :

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

3.6 Giai ®o¹n 6: TriÓn khai kü thuËt hÖ thèng

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của HTTT, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là như sau:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

- Thiết kế vật lý trong

- LËp tr×nh

Footer Page 19 of 166.

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị tài liệu

3.7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thốnglà pha trong đú việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ớt nhất, cần phải lập kế hoạch một cỏch cẩn thận Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

- Là cỏch tiếp cận logic tới hệ thống mà trong đú cỏc chức năng được làm sỏng

tỏ để sử dụng cho cỏc mụ hỡnh sau này

- Làm sỏng tỏ cụng việc và trỏch nhiệm của từng bộ phận trong hệ thống, qua

đú cú thể lọc bỏ những tiến trỡnh trựng lặp, dư thừa

1.2 Xây dựng BFD theo phân cấp chức năng

+ Nhìn chung, sơ đồ nên cân bằng tức là các chức năng cựng một mức nờn

cú kớch thước và độ phức tạp tương đương nhau

+ Mỗi chức năng cần cú một tờn duy nhất, đơn giản nhưng thể hiện bao quỏt cỏc chức năng con của nú, phản ỏnh được thực tế nghiệp vụ và như thế nú giỳp cho việc xõy dựng cỏc mụ hỡnh dữ liệu được t-ờng minh

* Quản lý tài nguyên

Sau khi xỏc định nú thuộc loại nào sẽ tiến hành đặt tờn cho chức năng đú

+ Để xỏc định cỏc chức năng con thỡ từ chức năng chớnh ta đặt nú trong chu

kỳ sống gồm cỏc giai đoạn sau:

* Xỏc định nhu cầu

* Mua sắm

* Bảo trì và hỗ trợ

* Thanh lý hoặc chuyển nh-ợng

Tương ứng mỗi giai đoạn cú thể gồm một hoặc nhiều chức năng con

+ Nhà phõn tớch cần xỏc định mức nào là thấp nhất, tức là ở đú việc phõn tớch tiếp khụng cần thiết nữa Một chức năng cấp thấp nhất chỉ nờn cú một nhiệm vụ hoặc một nhúm cỏc nhiệm vụ nhỏ do các cá nhân đảm trách

+ Cần biết BFD sau khi được tạo cần đơn giản và chớnh xỏc Trong những

hệ thống nhỏ hoặc độ phức tạp khụng cao cú thể thụng qua khảo sỏt để xỏc định cỏc chức năng một cỏch trực tiếp

- Xõy dựng BFD theo phõn tớch công ty

+ Trong cỏc hệ thống lớn, đũi hỏi việc phõn tớch sao cho xử lý dữ liệu thống nhất Như vậy đũi hỏi phải xỏc định tất cả cỏc chức năng nghiệp vụ mức cao nhất của toàn cụng ty, thụng thường từ việc xem xột kế hoạch của cụng ty + Bất kỳ một dự án nào cũng là một bộ phận của một hoặc nhiều chức năng cao nhất này

+ Với BFD dạng cụng ty, ta cú thể dựng cỏc đường đứt quóng để thể hiện ranh giới của hệ thống Trong một chức năng đang khảo cứu, để làm rừ ta cú thể thể hiện cỏc chức năng khụng liờn quan trong khung khụng liền nột

2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD)

- Sơ đồ luồng thụng tin được dựng để mụ tả HTTT theo cỏch thức động Tức là

mụ tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng cỏc

Footer Page 23 of 166.

+ Kho l-u tr÷ d÷ liÖu:

+ Dßng th«ng tin - Điều khiển

Lưu ý:

* Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng

* Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ

- Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơnbằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng (Format) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý sẽ được ghi trên các phích vật lý này Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý

+ Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu

Tin häc ho¸

Thñ c«ng

- Mục đích: DFD dùng để hỗ trợ các hoạt động sau:

+ Xác định yªu cÇu cña User

+ Lập kế hoạch và minh hoạ các phương án cho nhà phân tích và User xem xét

+ Trao đổi giữa nhà phân tích và User do tính tường minh của DFD

+ Làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả thiết kế hệ thống

- Các ký pháp của sơ đồ luång d÷ liÖu nh- sau:

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu, dòng dữ liệu

Tên tiến trình xử lý

+ Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): bao gồm một vòng tròn quá trình trung tõm biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiờn cứu được nối với mọi tỏc nhõn ngoài hệ thống Cỏc đường nối thể hiện thụng tin vào ra hệ thống Nú thể hiện rất khỏi quỏt nội dung chớnh của HTTT Sơ đồ này khụng đi vào chi tiết, mà mụ

tả sao cho chỉ cần một lần nhỡn là nhận ra nội dung chớnh của hệ thống Để cho

sơ đồ ngữ cảnh sỏng sủa, dễ nhỡn cú thể bỏ qua cỏc kho dữ liệu; bỏ qua cỏc xử

lý cập nhật Sơ đồ khung cảnh cũn được gọi là sơ đồ mức 0

+ Phõn ró sơ đồ.: Để mụ tả hệ thống chi tiết hơn người ta dựng kỹ thuật phõn ró (Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phõn ró ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1

- Cỏc phớch logic: Giống như phớch vật lý, phớch logic hoàn chỉnh tài liệu cho

hệ thống Cú 5 loại phớch logic Chỳng được dựng mụ tả thờm cho luồng dữ liệu, xử

lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thụng tin

+ Mẫu phớch xử lý logic

+ Mẫu phớch luồng dữ liệu

+ Mẫu phớch phần tử thụng tin

+ Mẫu phớch kho dữ liệu

+ Mẫu phớch tệp dữ liệu

Tờn xử lý:

Mô tả:

Tên DFD liên quan:

Các luồng dữ liệu vào:

Các luồng dữ liệu ra:

Phớch tệp dữ liệu

- Một số quy tắc và quy -ớc liên quan tới DFD

+ Mỗi luồng dữ liệu phải cú một tờn trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu + Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nh-ng luôn luôn đi cùng nhau thỡ

cú thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất

+ Xử lý luụn phải được đỏnh mó số

+ Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau

+ Tờn cho xử lý phải là một động từ

+ Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phải khỏc với luồng ra từ một xử lý

- Đối với việc phân rã DFD + Thụng thường một xử lý mà logic xử lý của nú được trỡnh bày bằng ngụn ngữ cú cấu trỳc chỉ chiếm một trang giấy thỡ khụng phõn ró tiếp

+ Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trờn một trang DFD

+ Tất cả cỏc xử lý trờn một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã

+ Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đú Luồng ra tới đớch của một DFD con phải là luồng ra tới đớch của một DFD mức lớn hơn nào đú Đõy cũn gọi là nguyờn tắc cõn đối (Balancing) của DFD

+ Xử lý khụng phõn ró tiếp thờm thỡ được gọi là xử lý nguyờn thuỷ Mỗi xử

lý nguyờn thuỷ phải cú một phớch xử lý logic trong từ điển hệ thống

Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất

để phân tích và thiết kế HTTT Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động

và tĩnh về hệ thống

II Cơ sở lý luận về tiền lương

1 ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải có 3 yếu tố cơ bản: tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động Trong đó, lao động là yếu tố có tính chất quyết định

Lao động là hoạt động chân tay và hoạt động trí óc của con người nhằm biến đổi các vật thể tự nhiên thành những vật phẩm cần thiết để thoả mãn nhu cầu của xã hội Trong một chế độ xã hội, việc sáng tạo ra của cải vật chất không thể tách rời khỏi lao động, lao động là điêù kiện đầu tiên, cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội Xã hội càng phát triển, tính chất quyết định của lao động con người đối với qu¸ tr×nh t¹o ra cña c¶i vËt chÊt cho x· héi cµng biÓu hiÖn râ rÖt

Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra thường xuyên liên tục thì một vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động Người lao động phải có vật phẩm tiêu dùng để tái sản xuất sức lao động Vì vậy, khi họ tham gia lao động sản xuất ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi doanh nghiệp phải trả thù lao lao động cho họ Trong nền kinh tế hàng hoá, thù lao lao động được biểu hiện bằng thước đo giá trị và gọi là tiền lương

Mặt khác, đối với doanh nghiệp tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm dịch vụ do doanh nghiệp tạo ra Do vậy, các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí lao động

trong đơn vị sản phẩm, công việc, dịch vụ

1.2 Các khoản trích theo lương

- Ngoài tiền lương mà người lao động được hưởng theo số lượng và chất lượng lao động của mình, họ còn được hưởng các khoản tiền thưởng theo qui định của đơn vị như thưởng do phát huy sáng kiến, thưởng do thi đua, do tăng năng suất lao động và các khoản tiền thưởng khác

- Trong trường hợp người lao động tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như khi bị ốm đau thai sản, tai nạn lao động, hưu trí mất sức hay tử tuất… sẽ được hưởng khoản trợ cấp nhằm giảm bớt khó khăn trong cuộc sống, đó là khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội

Quỹ BHXH được tạo ra bằng cách trích theo tỉ lệ phần trăm trên tiền lương phải thanh toán cho công nhân để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và khấu trừ vào tiền lương công nhân Theo qui định hiện nay thì tỉ lệ này là 20% trong đó: tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 15% và công nhân phải chịu là 5%

Kho¶n chi trî cÊp BHXH cho ng-êi lao ®ộng khi bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí và tử tuất được tính trên cơ sở số lượng, chất lượng lao động và thời gian mà người lao động đã cống hiến trước đó cho xã hội

Tỷ lệ tính bảo hiểm xã hội tính vào chi phí sản xuất được qui định 10% doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan quản lý để chi cho hai nội dung hưu trí và tử tuất, còn 5% được dùng để chi cho ba nội dung: ốm đau, thai sản và tai nạn lao động Khoản chi này có thể cho phép doanh nghiệp để lại để chi trả (thay lương) cho người lao động khi có phát sinh thực tế, số thừa thiếu sẽ được thanh toán với cơ quan quản lý: nếu chi thiếu sẽ được cấp bù, chi không hết sẽ phải nộp lên hoặc có thể nộp hết 5% quỹ này cho cơ quan quản lý, khi có phát sinh thực tế sẽdo cơ quan quản lý thực hiện chi trả cho người lao động căn cứ vào các chứng từ chứng minh

Tỷ lệ trích mà người lao động phải chịu được doanh nghiệp nộp hộ lên cơ quan quản lý (cùng với 10% ở trên)

Như vậy nếu doanh nghiệp được phép để lại 5% khoản chi bảo hiểm xã hội thì chỉ phải nộp 15% còn nếu doanh nghiệp không được phép thực hiện trực tiếp chi thì phải nộp hết 20% cho cơ quan quản lý

Nhằm xã hội hoá việc khám chữa bệnh, người lao động còn được hưởng chế độ khám chữa bệnh không mất tiền bao gồm các khoản chi về viện phí, thuốc men… khi

bị ốm đau Điều kiện để người lao động được khám chữa bệnh không mất tiền là họ phải có thẻ bảo hiểm y tế Thẻ bảo hiểm y tế được mua từ tiền trích Bảo hiểm y tế, theo qui định hiện nay BHYT được trích theo tỷ lệ 3% trên lương phải thanh toán cho công nhân trong đó tính vào chi phí SXKD là 2% và khấu trừ tiền lương công nhân là 1%

- Ngoài ra, để phục vụ cho hoạt động của tổ chức công đoàn được thành lập theo luật công đoàn, doanh nghiệp phải trích lập quĩ kinh phí công đoàn Quĩ kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ qui định trên tiền lương phải trả

và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

Theo qui định hiện hành, tỷ lệ trích kinh phí công đoàn tính vào chi phí trên tiền lương phải trả là 2% trong đó 1% dành cho hoạt động công đoàn cơ sở và 1% cho hoạt động của công đoàn cấp trên Khoản chi cho hoạt động công đoàn cơ sở có thể được thể hiển trên sổ sách kế toán hoạt động SXKD của doanh nghiệp hoặc không – nếu khoản này không thể hiện trên sổ sách kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh, thì sau khi trích vào chi phí doanh nghiệp sẽ chuyển nộp toàn bộ kinh phí này Mọi khoản chi tiêu tại cơ sở sẽ do tổ chức công đoàn quản lý và quyết toán với công đoàn cấp trên

Tăng cường quản lý lao động, cải tiến và hoàn thiện việc phân bổ và sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động, cải tiến và hoàn thiện chế độ tiền lương, chế độ sử dụng quỹ BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn được xem là một phương tiện hữu hiệu để kích thích người lao động gắn bó với hoạt động SXKD, rèn luyện tay nghề, nâng cao năng suất lao động Trên cơ sở các chính sách chế độ về lao động, tiền lương, BHXH,

Footer Page 33 of 166.

BHYT, kinh phớ cụng đoàn Nhà nước đó ban hành, cỏc doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm ngành mỡnh phải tổ chức tốt lao động nhằm nõng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời tớnh toỏn, thanh toỏn đầy đủ kịp thời cỏc khoản tiền lương, tiền thưởng… nhằm khuyến khớch người lao động thực hiện tốt nhiệm vụ, gúp phần thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị

2 Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp

Tiền lương trả cho người lao động phải quỏn triệt nguyờn tắc phõn phối theo lao động, trả lương theo số lượng và chất lượng lao động Việc trả lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động cú ý nghĩa rất to lớn trong việc động viờn, khuyến khớch người lao động phỏt huy tinh thần dõn chủ ở cơ sở, thỳc đẩy họ hăng say lao động sỏng tạo, nõng cao năng suất lao động nhằm tạo ra nhiều của cải vật chất cho

xó hội, nõng cao đời sống vật chất, tinh thần của mỗi thành viờn trong xó hội

Hiện nay, việc tớnh trả lương cho người lao động được tiến hành theo hai hỡnh thức chủ yếu: hỡnh thức tiền lương theo thời gian và hỡnh thức tiền lương theo sản phẩm

2.1 Hỡnh thức tiền lương theo thời gian

Tiền lương tớnh theo thời gian là tiền lương tớnh trả cho người lao động theo thời gian làm việc, cấp bậc cụng việc và thang lương của người lao động Tiền lương tớnh theo thời gian cú thể thực hiện tớnh theo thỏng, ngày hoặc giờ làm việc của người lao động tuỳ thuộc vào yờu cầu và trỡnh độ quản lý thời gian lao động của doanh nghiệp

Tiền lương thời gian cú thể thực hiện tớnh theo thời gian giản đơn hay tớnh theo thời gian cú thưởng

Hỡnh thức tiền lương tớnh theo thời gian cú nhiều hạn chế vỡ tiền lương tớnh trả cho người lao động chưa đảm bảo đầy đủ nguyờn tắc phõn phối theo lao động vỡ chưa tớnh đến đầy đủ chất lượng lao động, do đú chưa phỏt huy đầy đủ chức năng đũn bẩy kinh tế của tiền lương trong việc kớch thớch sự phỏt triển của sản xuất, chưa phỏt huy hết khả năng sẵn cú của người lao động

Do nh÷ng h¹n chế trên, khi áp dụng hình thức tiền lương theo thời gian cần thực hiện một số biện pháp phối hợp như: giáo dục chính trị tư tưởng, động viên khuyến khích vật chất, tinh thần dưới các hình thức tiền thưởng, thường xuyên kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động và sử dụng thời gian lao động Việc phối hợp nhiều biện pháp sẽ tạo cho người lao động tự giác lao động có kỷ luật, có kỹ thuật và có năng suất cao

2.2 Hình thức tiền lương tính theo sản phẩm

Tiền lương tính theo thời gian là tiền lương tính trả cho người lao động theo kết quả lao động – khối lượng sản phẩm, công việc và lao vụ đã hoàn thành, bảo đảm đúng tiêu chuẩn, kỹ thuật, chất lượng đã qui định và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm, công việc lao vụ đó

Tiền lương tính theo sản phẩm có thể được thực hiện theo những cách sau:

- Tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp được tính cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động thuộc bộ phận trực tiếp sản xuất

Theo cách tính này, tiền lương được lĩnh căn cứ vào số lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành và đơn giá tiền lương, không hạn chế khối lượng sản phẩm, công việc là hụt hay vượt mức qui định

- Tiền lương tính theo sản phẩm gián tiếp cũng được tính cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động thuộc bộ phận gián tiếp phục vụ sản xuất hưởng lương phụ thuộc vào kết quả lao động của bộ phận trực tiếp sản xuất

Theo cách tính này, tiền lương được lĩnh căn cứ vào tiền lương theo sản phẩm của bộ phận trực tiếp sản xuất và tỷ lệ lương của bộ phận gián tiếp do đơn vị xác định căn cứ vào tính chất, đặc điểm của lao động gián tiếp phục vụ sản xuất Cách tính lương này có tác dụng làm cho những người phục vụ sản xuất quan tâm đến kết quả hoạt động sản xuất vì nó gắn liền với lợi ích kinh tế của bản thân họ

- Tiền lương tính theo sản phẩm có thưởng là tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp hay gián tiếp kết hợp với chế độ khen thưởng do doanh nghiệp qui định như

Footer Page 35 of 166.

thưởng chất lượng sản phẩm – tăng tỷ lệ sản phẩm chất lượng cao, thưởng tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu… Tiền lương tính theo sản phẩm có thưởng được tính cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động

Theo cách tính này, ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế người lao động còn được hưởng một khoản tiền thưởng theo qui định của đơn vị Cách tính lương này có tác dụng kích thích người lao động không phải chỉ quan tâm đến số lượng sản phẩm làm ra mà còn quan tâm nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu… Khoản tiền thưởng này trích từ lợi ích kinh

tế mang lại do việc tăng tỷ lệ sản phẩm có chất lượng cao, giá trị nguyên vật liệu tiết kiệm được…

- Tiền lương tính theo sản phẩm luỹ tiến là tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp kết hợp với suất tiền thưởng luỹ tiến theo mức độ hoàn thành vượt mức sản xuất sản phẩm Suất tiền thưởng lũy tiến theo mức độ hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất sản phẩm do doanh nghiệp qui định

Tiền lương tính theo sản phẩm luỹ tiến được tính cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động ở những bộ phận sản xuất cần thiết phải đẩy mạnh tốc

độ sản xuất Nó khuyến khích người lao động phải luôn phát huy sáng tạo cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất lao động đảm bảo cho đơn vị thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm một cách đồng bộ và toàn diện Tuy nhiên khi áp dụng tính lương theo sản phẩm luỹ tiến doanh nghiệp cần chú ý khi xây dựng tiền thưởng luỹ tiến nhằm hạn chế hai trường hợp có thể xảy ra đó là: người lao động phải tăng cường độ lao động, không bảo đảm sức khoẻ cho lao động sản xuất lâu dài và tốc độ tăng tiền lương lớn hơn tốc độ tăng năng suất lao động

- Tiền lương khoán theo khối lượng công việc hay từng công việc tính cho từng người lao động hay một tập thể người lao động nhận khoán

Tiền lương khoán được áp dụng đối với những khối lượng công việc hoặc từng công việc phải được hoàn thành trong một thời gian nhất định

Trong cỏc doanh nghiệp thuộc ngành sản xuất nụng nghiệp, tiền lương khoỏn cú thể được thiện theo cỏch khoỏn từng phần cụng việc hoặc khoỏn thu nhập cho ng-ời lao động

Trong cỏc doanh nghiệp thuộc ngành xõy dựng cú thể thực hiện theo cỏch khoỏn gọn lương theo hạng mục cụng trỡnh cho đội sản xuất

Khi thực hiện cỏch tớnh lương theo tiền lương khoỏn cần chỳ ý kiểm tra tiến độ

và chất lượng cụng việc khi hoàn thành nghiệm thu nhất là đối với cụng trỡnh xõy dựng

cơ bản cú những phần cụng việc khuất khi nghiệm thu khối lượng cụng việc hoàn thành sẽ khú thực hiện

- Tiền lương tớnh theo sản phẩm cuối cựng Theo cỏch tớnh lương này, tiền lương đối với cỏc doanh nghiệp sản xuất cú tớnh chất khai thỏc sẽ dựa trờn cơ sở giỏ trị sản lượng đạt được sau khi đó trừ đi cỏc khoản tiờu hao vật chất, nộp thuế, trớch nộp cỏc quỹ theo chế độ quy định và tỷ lệ thớch đỏng phõn phối cho người lao động Đối với cỏc doanh nghiệp cú tớnh chất chế biến, doanh nghiệp cần tạo cỏc điều kiện ổn định sản xuất, tổ chức lại từng dõy chuyền sản xuấtvà xỏc định rừ giai đoạn cuối cựng của từng nửa thành phẩm hoặc thành phẩm Trờn cơ

sở xỏc đinh giai đoạn cuối cựng của từng nửa thành phẩm hoặc thành phẩm để xỏc định tiền lương tớnh theo sản phẩm cuối cựng cho từng người lao động hay một tập thể người lao động

Cỏch tớnh lương này là tiến bộ nhất vỡ nú gắn trỏch nhiệm của cỏ nhõn hoặc tập thể người lao động với chớnh sản phẩm mà họ làm ra Như vậy trong trường hợp tớnh lương theo sản phẩm cuối cựng, tiền lương phải trả cho người lao động khụng thuộc CPSX mà ở trong thu nhập cũn lại sau khi đó trừ đớ cỏc khoản chi phớ hợp lý và cỏc khoản phõn phối lợi nhuận theo quy định

Tiền lương tớnh theo sản phẩm nếu tớnh cho tập thể người lao động thỡ doanh nghiệp vận dụng những phương ỏn chia lương thớch hợp để tớnh lương cho từng người lao động trong tập thể, đảm bảo nguyờn tắc phõn phối theo lao động và khuyến khớch người lao động cú trỏch nhiệm với tập thể cựng lao động Tớnh chia lương cho từng

Footer Page 37 of 166.

người lao động trong tập thể có thể có thể được tiến hành theo các phương án khác nhau

Tuỳ thuộc vào tính chất công việc được phân công cho từng người lao động trong tập thể có phù hợp giữa cấp bậc kỹ thuật công nhân với cấp bậc công việc được giao, lao động giản đơn hay lao động có yêu cầu kỹ thuật cao…để lựa chọn phương án chia lương cho thích hợp nhằm động viện, khuyến khích và tạo điều kiện cho người lao động phát huy hết năng lực của mình

H×nh thøc tiền lương tính theo sản phẩm là hình thức có nhiều ưu điểm, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động làm cho người lao đông quan tâm đến số lương và chất lượng lao động của mình Tiền lương tính theo sản phẩm phát huy đầy

đủ vai trò đòn bẩy kinh tế, kích thích sản xuất phát triển, thúc đẩy tăng năng suất lao động, tăng sản phẩm cho xã hội

Tuy nhiên để hình thức tính lương theo sản phẩm có thể áp dụng một cách thuận lợi và phát huy đầy đủ những ưu điểm của hình thức này doanh nghiệp phải xây dựng được một hệ thống định mức lao động thật hợp lý, xây dựng được đơn giá tiền lương trả cho từng loại sản phẩm, từng loại công việc lao vụ một cách khoa học hợp

lý Bên cạnh đó doanh nghiệp phảo xây dựng được chế độ thưởng phạt rõ ràng, xây dựng thưởng luỹ tiến thích hợp với từng loại sản phẩm, công việc lao vụ Việc nghiệm thu sản phẩm, công việc lao vụ hoàn thành cũng phải được tổ chức quản lý một cách chặt chẽ, đảm bảo đủ, đúng số lượng, chất lượng theo quy định Các điều kiện cần thiết cho quá trình sản xuất cũng phải đựoc đảm bảo như cung cấp vật tư, thiết bị, các đIều kiện về an toàn, vệ sinh công cộng…

Chương iii phõn tớch thiết kế hệ thống thụng tin

quản lý tiền lương

I Khảo sỏt, đỏnh giỏ yờu cầu phỏt triển hệ thống

1 Khái quát

Lao động là một trong những yếu tố đầu vào mà thiếu nú thỡ dự cú vốn, cụng nghệ, thị trường được chuẩn bị kỹ, doanh nghiệp cũng khụng thể tiến hành sản xuất - kinh doanh Quản trị nhõn sự là khõu quyết định sự thành bại của doanh nghiệp trờn thương trường

Hoạt động của người lao động bao giờ cũng nhằm mục đớch thoả món lợi ớch vật chất hoặc tinh thần của họ Chớnh lợi ớch là động lực thụi thỳc người lao động hoạt động Vỡ vậy, người lao động chỉ gắn bú với chủ doanh nghiệp khi doanh nghiệp thoả món cỏc lợi ớch chớnh đỏng của họ Mụ hỡnh tổ chức quản trị nhõn sự phụ thuộc vào thỏi độ của doanh nghiệp đối với lợi ớch của ngươỡ lao động

Một trong cỏc nguyờn tắc để quản trị nhõn sự đạt được hiệu quả cao là định ra cỏc chớnh sỏch khen thưởng, kỷ luật sỏt thực đủ liều lượng sức nặng tạo thành cỏc đũn bảy kinh tế, tinh thần đối với mọi người

Chớnh từ tầm quan trọng của tiền lương đối với người lao động trong doanh nghiệp, hệ thống quản lý tiền lương tại cụng ty Thiết bị điện Cửu Long cần quản lý được tất cả cỏc thụng tin liờn quan đến hoạt động tớnh và trả lương, từ đú giỳp nhà quản lý cú chớnh sỏch phự hợp đối với từng nhõn viờn

Footer Page 39 of 166.

- Cỏc thụng tin đầu vào của hệ thống bao gồm: Cỏc thụng tin liờn quan đến nhõn viờn như trỡnh độ chuyờn mụn, năng lực, chức vụ, phụ cấp, khen th-ởng, bảo hiểm và thời gian lao động của nhân viên

- Cỏc thụng tin đầu ra của hệ thống: Từ cỏc thụng tin đầu vào, xuất ra cỏc bỏo cỏo theo yờu cầu của nhà lónh đạo bao gồm:

+ Bỏo cỏo về lý lịch của nhõn viờn

+ Bỏo cỏo về tỡnh trạng làm việc của nhõn viên

+ Bảng tớnh lương theo yờu cầu cho phũng kế toỏn

+ Thống kờ chi tiết lương của nhõn viờn hoặc tổng hợp lương của cỏc phũng

2 Yờu cầu của hệ thống quản lý lương

Do công ty mới đ-ợc thành lập vẫn đang trong quá trình tự hoàn thiện và mở rộng qui mụ, ban lónh đạo muốn khuyến khớch thỳc đẩy tinh thần làm việc của nhõn viờn bằng việc tớnh lương phải dựa trờn cụng sức lao động thực thụ của từng nhõn viờn trong cụng ty Vỡ vậy, việc tớnh lương khụng chỉ phụ thuộc vào hệ số lương của từng nhõn viờn mà cũn phụ thuộc vào bảng chấm cụng nhõn viờn Vỡ lớ do đú, hệ thống quản lý lương phải bao gồm bộ phận quản lý chấm cụng và bộ phận quản lý tớnh lương

2.1 Quản lý chấm cụng

Trong hệ thống thụng tin quản lý lương, bộ phận quản lý về chấm cụng cú trỏch nhiệm tổng hợp thụng tin chấm cụng của tất cả cỏc phũng ban rồi từ đú làm cơ sở cho

bộ phận tớnh lương Mỗi phũng ban đều cú bảng chấm cụng riờng để ghi chộp lại toàn

bộ thụng tin về thời gian lao động của nhõn viờn như: tổng số ngày cụng làm việc, số ngày nghỉ phộp cú lương, số ngày nghỉ phộp khụng lương, số giờ làm thờm Hệ thống cần lưu tất cả cỏc thụng tin về chấm cụng trong một kho dữ liệu Cỏn bộ trực tiếp tham gia cập nhật dữ liệu chấm cụng phải hoàn toàn chớnh xỏc, trỏnh bỏ xút, nhầm lẫn cỏc thụng tin làm sai lệch việc tớnh lương