Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty Xây dựng cầu đường bộ 118

Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị được tiến hành trên cơ sở nền tảng của bộ máy quản trị cũ đang hoạt động, căn cứ vào đó để phát hiện ra những khiếm khuyết của mô hình mà c

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ

Đề tài: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty Xây dựng cầu đường

bộ 118

Tác giả luận văn: Nguyễn Hoàng Hải Lớp: QTKD2 Khóa: 2010B Người hướng dẫn: TS Ngô Văn Vượng

Nội dung tóm tắt:

A Lý do chọn đề tài:

Trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định Để thực hiện những mục tiêu đó, trong mỗi doanh nghiệp đòi hỏi phải

có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình hoạt động của mình Lực lượng này chính là các quản trị gia trước đó hình thành nên bộ máy quản trị doanh nghiệp Vì vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có bộ máy quản trị thì không có một sự thống nhất, thiếu một nhân tố quan trọng nhất để tiến hành nhiệm vụ quản trị, ngược lại không có quá trình tổ chức nào được thực hiện nếu không có bộ máy quản trị Nhận thức được tầm quan trọng

đó của bộ máy quản trị doanh nghiệp chúng ta thấy nhất thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp để giúp cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả cao hơn Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp tức là phải đảm bảo cho bộ máy quản trị gọn nhẹ, hợp lý và hoạt động có hiệu quả

Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị được tiến hành trên cơ sở nền tảng của

bộ máy quản trị cũ đang hoạt động, căn cứ vào đó để phát hiện ra những khiếm khuyết của mô hình mà có thể xây dựng mô hình tổ chức khác tối ưu hơn nhằm phục vụ cho doanh nghiệp

B Mục đích nghiên cứu của luận văn, đối tượng, phạm vi nghiên cứu:

- Mục đích nghiên cứu của Luận văn:

+Khái quát những vấn đề chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp

+ Phân tích thực trạng về Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty xây dựng cầu đường bộ 118

+Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty xây dựng cầu đường bộ 118 Từ đó đưa ra được một mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty xây dựng cầu đường bộ 118 phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty hiện nay

- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

+Đối tượng nghiên cứu: cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị tại Công ty xây dựng cầu đường bộ 118 hiện nay, tập trung chủ yếu vào nghiên cứu mô hình cơ cấu tổ chức

bộ máy quản trị; chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong mô hình, cơ chế vận hành của bộ máy quản trị và tổ chức lao động bộ máy quản trị

+ Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty xây dựng cầu đường bộ 118

C Tóm tắt nội dung luận văn:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn bao gồm 03 chương, như sau:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết chung về Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp

Một số khái niệm cơ bản về Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp: Trong

phần này, luận văn đã nêu ra các lý luận khái quát về quản trị, bộ máy quản trị; cơ cấu, cơ cấu tổ chức; lao động quản trị Để từ đó, luận văn đưa ra được khái niệm chung nhất về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị cũng như các tính chất cơ bản của bộ máy quản trị Đồng

thời, luận văn đã đưa ra được sự khác biệt giữa quản trị và quản lý

Cơ sở lý thuyết chung về Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp: Trong phần này, luận văn nêu khái quát những thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp và các mô hình cơ bản nhất của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp Đồng thời, Luận văn cũng chỉ rõ ra được 5 yêu cầu cơ bản cốt lõi mà một cơ cấu

tổ chức bộ máy quản trị cần có và những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp

Cơ sở lý thuyết chung về Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp: Trong phần này, luận văn đã nêu ra Vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp và nhấn mạnh sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Trên cơ sở nguyên tắc để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, luận văn đã chỉ ra được Các phương pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, và khẳng định phương pháp sử dụng trong luận văn là phương pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp trên cơ sở cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp có sẵn của doanh nghiệp Từ đó, luận văn đã xây dựng được tiến trình hoàn thiện một cơ cấu tổ

chức bộ máy quản trị doanh nghiệp dựa trên cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị đã tồn tại Chương 2: Phân tích thực trạng Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty Xây dựng cầu đường bộ 118

Tổng quan về Công ty Xây dựng cầu đường bộ 118: Trong phần này, luận văn đã giới thiệu một cách tổng quan công ty, bao gồm chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động chính của công ty cũng như quá trình hình thành và phát triển của Công ty xây dựng cầu đường bộ 118 Đồng thời, phần này cũng giới thiệu khái quát về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh hiện tại và các nguồn lực hiện có của Công ty xây dựng cầu đường bộ

118 và vị thế của Công ty trên thị trường xây dựng tại địa bản tỉnh Hà Giang; cũng như mục tiêu phát triển kinh doanh của Công ty Từ đó, luận văn khái quát lên những điểm mạnh cũng như khó khăn hiện tại của Công ty

Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty xây dựng cầu đường bộ 118: Trong phần này luận văn đã trình bày được các vấn đề sau:

- Luận văn đã đưa ra mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hiện tại của công ty là

mô hình trực tuyến chức năng và sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty xây dựng cầu đường bộ 118

- Luận văn chỉ ra sự chuyên môn hóa công việc và tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty xây dựng cầu đường bộ

- Mối quan hệ quyền hạn giữa các bộ phận trong mô hình

- Tầm quản trị hiện tại của công ty là rộng

- Sư phối hợp giữa các bộ phận trong mô hình cơ cấu tổ chức công ty

Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hiện tại của Công ty xây dựng cầu đường bộ

118 như sau:

Sơ đồ 2.10: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công ty

Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty xây dựng cầu đường bộ 118: Trong phần này, luận văn đã nêu lên được một số kết quả nổi bật và những hạn chế trong mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty

- Kết quả nổi bật:

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN SÁNG LẬP

BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY

PHÒNG TÀI VỤ PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG KẾ HOẠCH

ĐỘI

XÂY

DỰNG

ĐƯỜNG

SỐ 1

ĐỘI XÂY DỰNG ĐƯỜNG

SỐ 2

ĐỘI XÂY DỰNG CẦU, CỐNG Ố

ĐỘI XÂY DỰNG CẦU, CỐNG Ố

ĐỘI

XE MÁY

ĐỘI THÍ NGHIỆM HIỆN TRƯỜNG

ĐỘI THI CÔNG ĐƯỜNG

SỐ 3

ĐỘI XÂY DỰNG DÂN DỤNG Ố

ĐỘI XÂY DỰNG DÂN DỤNG Ố

ĐỘI XÂY DỰNG THỦY LỢI

+Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty theo kiểu trực tuyến chức năng, được phân chia thành các bộ phận cụ thể, nó thể hiện sự phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Với cơ cấu này, Công ty đã tận dụng được mọi tính ưu việt của việc hướng dẫn công tác qua các chuyên gia kỹ thuật và các cán bộ nghiệp vụ chuyên môn ở các phòng ban chức năng Ưu điểm của kiểu Phát huy được năng lực chuyện môn của các bộ phận chức năng: Các cán bộ ở Phòng

kỹ thuật, phòng kế hoạch và phòng tài vụ đảm nhận các chức năng nhiệm vụ nhất định, vận dụng được trình độ chuyên môn và năng lực để hỗ trợ và giảm gánh nặng công việc cho Giám đốc

+ Nhưng đồng thời vẫn đảm bảo được quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến: Quyền lợi tập trung vào các cán bộ lãnh đạo, quy trách nhiệm rõ ràng, duy trì được tính kỷ luật và kiểm tra, liên hệ dễ dàng, đơn giản, mau lẹ, quyết định nhanh chóng, mệnh lệnh thống nhất tiện cho Giám đốc Chính vì vậy mà Giám đốc công ty kiểm soát mọi hoạt động của công ty

- Hạn chế: Từ những phân tích ở trên, ta thấy trong mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy

quản trị doanh nghiệp của Công ty xây dựng 118 còn có những vẫn đề hạn chế cần phải có sự thay đổi và khắc phục:

+ Giám đốc công ty phải chịu áp lực và trách nhiệm vô cùng lớn

+ Tầm quản trị của công ty khá rộng Có bộ phận 1 đội trưởng quản lý hơn 30 lao động, dẫn đến khó khăn về quản lý và tầm kiểm soát

+ Về các cán bộ: cán bộ công nhân viên chưa thực sự đáp ứng được các yêu cầu của công việc dẫn đến sự phối hợp giữa các bộ phận không được nhịp nhàng + Do mô hình quản lý này lặp lại ở nhiều cấp từ cấp công ty đến các đội xây dựng đều có các bộ phận chức năng giống như cấp công ty Ví dụ như bộ phận

kế toán đã có phòng tài vụ ở cấp công ty, xuống cấp đội cũng có bộ phận kế toán Sự lặp lại này gây lãng phí về nguồn lực con người cũng như nhân công Chính vì vậy cần phải thiết kế tinh gọn lại cơ chế

+ Chưa có sự gắn kết giữa các phòng ban trong công ty và giữa các đội với nhau

+ Sự gộp nhóm các phòng ban chưa hợp lý: Các phòng ban chức năng vừa thực hiện chức năng nhiệm vụ vừa kiêm việc quản lý con người về nội quy, quy chế làm việc khiến lãnh đạo các bộ phận không tập trung được hết thời gian vào công việc chuyên môn theo chức năng nhiệm vụ của công ty

+ Công ty có sự kiêm nhiệm: một số cán bộ và nhân viên phải đảm nhận, kiêm nhiệm quá nhiều công việc nên nhiều lúc có sự bế tắc trong công việc và làm không đúng chuyên môn của mình

+ Tuy mô hình sản xuất kinh doanh của công ty không lớn nên tùy thuộc vào các

dự án và công trình xây dựng khác nhau mà công ty có tính linh động cao, khi cần, công ty sẽ có sự điều động nhân sự từ các bộ phận phòng ban, đội khác nhau để thực hiện xây dựng thi công các công trình Điều này dẫn đến sự xáo trộn về cơ câu tổ chức và cán bộ quản lý chưa có đủ thời gian để phát huy năng lực của mình

+ Công ty không có Phòng Hành chính hỗ trợ Giám đốc và Ban giám đốc trong việc phát hành các văn bản chính sách của công ty Và mọi việc trình xin phê duyệt và ý kiến của giám đốc đều do trực tiếp các phòng ban và đội trực tiếp xin ý kiến, không qua kiểm soát của bộ phận nào Và cũng vì không có bộ phận hành chính nên việc chấm công của bộ phận văn phòng lỏng lẻo Các vấn đề đi muộn, về sớm, nghỉ không lý do chính đáng vẫn tồn tại

+ Với việc sử dụng mô hình trực tuyến – chức năng, công ty đã tạo ra nhiều bộ phận cùng cấp trong toàn hệ thống công ty nhưng sự liên hệ về thông tin trong

hệ thống chỉ thuận lợi theo chiều dọc còn sự liên hệ ngang cấp còn ít Công ty chưa gắn kết được các phòng, đội với nhau, điều này hạn chế trong việc phối hợp và hỗ trợ công việc lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu chung của Công ty cũng như hạn chế trong việc trao đổi thông tin, trao đổi kinh nghiệm cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh Điều này dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong công tác

tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao, dẫn đến làm giảm tiến độ thực hiện

thi công công trình, có nguy cơ không hoàn thành công việc đúng thời gian, ảnh hưởng đến uy tín công ty

+ Sự phân chia công việc cho các phòng ban đảm nhận theo từng chức năng, điều này cũng đã tạo ra được sự chuyên môn hóa trong công việc nhằm phát huy năng lực chuyên môn của nhân viên ở các phòng ban Tuy nhiên, sự chuyên môn hóa này vẫn còn ở mức chưa cao Cụ thể là ở mỗi phòng ban vẫn còn phải đảm nhận cùng lúc nhiều chuyên môn khác nhau Vì vậy cần phải tăng cường chuyên môn hóa công việc nhiều hơn nữa để tăng hiệu quả và năng suất công việc, đồng thời giảm bớt khối lượng công việc thực thi

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty xây dựng cầu đường bộ 118

Luận văn đã hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty theo đúng tiền trình hoàn thiện đã đưa ra ở phần lý thuyết:

- Đầu tiên, luận văn chỉ ra được các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của, đồng thời, luận văn cũng đã đưa ra mục tiêu và yêu cầu của hoàn thiện

cơ câu tổ chức bộ máy quản trị của công ty xây dựng cầu đường bộ 118 Luận văn cũng đã xác định các công việc theo chức năng quản trị trong cơ cấu tổ chức bộ quản quản trị

- Từ đó, luận văn thành lập được các bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị mới trên cơ sở nền tảng bộ máy quản trị mới với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

cụ thể cho từng bộ phận phòng ban; và xác lập mối quan hệ quyền hạn, hoàn thiện

sự phân chia quyền hạn cho các bộ phận và Phân chia quyền hạn cho các bộ phận

- Hoàn thiện hệ thống thông tin trong tổ chức và sự phối hợp các hoạt động

Từ đó, luận văn đã đưa ra được mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị mới như sau:

Chú thích:

: Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng

BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY

PHÒNG TÀI CHÍNH

KẾ TOÁN

ĐỘI

XÂY

DỰNG

ĐƯỜNG

SỐ 1

ĐỘI XÂY DỰNG ĐƯỜNG

SỐ 2

ĐỘI XÂY DỰNG CẦU, CỐNG Ố

ĐỘI XÂY DỰNG CẦU, CỐNG Ố

ĐỘI

XE MÁY

SỐ 2

ĐỘI THÍ NGHIỆM HIỆN TRƯỜNG

PHÓ GIÁM ĐỐC

SẢN XUẤT

PHÓ GIÁM ĐỐC THƯỜNG TRỰC

KẾ TOÁN TRƯỞNG

PHÒNG

KỸ

THUẬT

THI

CÔNG

PHÒNG GIÁM SÁT CHẤT LƯỢNG CÔNG Ì

PHÒNG HÀNH CHÍNH

PHÒNG NHÂN

SỰ

PHÒNG ĐẤU THẦU

VÀ QUẢN

LÝ DỰ Á

PHÒNG KINH DOANH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN SÁNG LẬP

ĐỘI

XE MÁY

SỐ 1

ĐỘI THI CÔNG ĐƯỜNG

SỐ 3

ĐỘI XÂY DỰNG DÂN DỤNG Ố

ĐỘI XÂY DỰNG DÂN DỤNG Ố

ĐỘI XÂY DỰNG THỦY LỢI

Đánh giá mô hình mới

- Về mặt định lượng:

+ Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty làm tiết kiệm được nhiều thời gian và tiền bạc Vì sau khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy công ty thì nhiệm vụ, quyền hạn của nhân viên đã được xác định một cách rõ ràng, và toàn bộ hoạt động công ty diễn ra một cách hài hòa, đồng bộ, ăn khớp với nhau trách sự trùng lặp trong công việc

+ Tuy nhiên, công ty cũng tốn một khoản tiền để tuyển dụng mới, đào tạo nhân sự cho phù hợp với chuyên môn và công việc tăng hiệu quả làm việc lên cao Luồng thông tin được hoàn thiện đảm bảo tính chính xác cho phép phản ánh một cách khách quan, nhanh chóng, không xảy ra sự chồng chéo trong công việc, thống nhất mục tiêu chung của từng phòng ban xí nghiệp phải phù hợp với nhau và hướng tới mục tiêu cao hơn là mục tiêu chung của tổ chức, cắt giảm được thời gian liên lạc với nhau Ngoài ra, việc hoàn thiện bộ máy quản lý cũng làm cho công ty linh hoạt hơn, có thể đối phó với ự thay đổ của môi trường Đồng thời cũng tạo nên sức mạnh cạnh tranh của Công ty với các đối thủ cạnh tranh, làm tăng lợi nhuận của công ty

- Về mặt định tính

+ Tạo bầu không khí tâm lý vui vẻ hơn, đoàn kết hơn, nhân viên làm việc nhiệt tình, hăng hái, thoải mái hơn

+ Các mối quan hệ trong công ty trở nên mật thiết hơn, xóa đi khoảng cách giữ nhà lãnh đạo và nhân viên

+ Kết hợp hiệu quả giữa các phòng ban và xí nghiệp tạo thêm niềm vui cho các nhân viên của công ty

+ Hệ thống thông tin giúp cho công việc diễn ra nhanh chóng hơn mà không cần các nhân viên phải gặp nhau trực tiếp

+ Uy quyền và phân quyền cho nhân viên cấp dưới làm cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của mình trong công ty, và phấn đấu đạt được mục tiêu chung của công ty Đồng thời giảm bớt công việc cho nhà quản trị cấp cao

+ Có sự thưởng phạt công bằng làm cho nhân viên hăng say với công việc hơn

D Phương pháp nghiên cứu:

Từ những dữ liệu thu thập được như: Dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu tại Công ty xây dựng cầu đường bộ 118; Dữ liệu trên Internet và Dữ liệu sơ cấp: Dự liệu tại các giáo trình, luận văn sẽ sử dụng các phương pháp nghiên cứu dự kiến:

- Đo lường và thang đo để so sánh số liệu thu thập được để đánh giá các thông tin cần thiết

- Phương pháp nghiên cứu định tính: Phương pháp phân tích thống kê mô tả, phân tích thống kê suy diễn

- Phương pháp thống kê, phân tích, mô tả, tổng hợp, so sánh, mô hình hóa…

E Kết luận:

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là một trong những hoạt động quan trọng nhất trong doanh nghiệp Mục đích của hoạt động này là xây dựng cơ cấu và xác lập cơ chế vận hành của bộ máy quản trị - điều hành trong doanh nghiệp Doanh nghiệp có phát triển là nhờ có bộ máy quản trị phù hợp với đội ngũ lãnh đạo có chuyên môn, có tâm với

sự phát triển của doanh nghiệp đó Trên cơ sở vận dụng những phương pháp nghiên cứu, Luận văn đã đạt được những kết quả chủ yếu sau:

1 Luận văn đã khái quát và hệ thống hóa lý thuyết cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, từ đó đưa ra được phương pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị một công ty

2 Luận văn đã phân tích, đánh giá tổng quát được về toàn bộ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty xây dựng cầu đường bộ 118, trong đó đi sâu vào phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty trong trong thời điểm hiện nay Theo đó, tìm đã được những điểm không phù hợp, còn hạn chế trong mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị