Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy Lợi

Do đó, cán bộ thư viện luôn coiviệc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là cơ sở, nền tảng cho mọi hoạt động củamình, là vấn đề then chốt quyết định sự tồn tại của thư viện.Tổ chức sắp xếp,

Qua đây, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến:

Các thầy cô trong khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn- Đại học Quốc gia Hà Nội đã nhiệt tình giảng dạy, tạo điềukiện cho tôi trong quá trình học tập

Ban lãnh đạo cùng các cô, chú, anh chị cán bộ Thư viện Đại học Thủy Lợi

đã tận tình giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm cho tôi trong quá trình viêt khóa luận vàthực tập tại thư viện

Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới thầy giáo-TS Chu NgọcLâm, người đã hướng dẫn và chỉ bảo tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoànthành khóa luận

Xin chân thành cảm ơn.

Hà Nội, ngày tháng năm 2012

Tác giả khóa luận

Trương Thị Thanh Nhàn

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

AACR Quy tắc biên mục Anh- Mỹ

( Anglo- American Catologuing Rules)

DDC Khung phân loại DDC

( Dewey Decimal Access Catalogues)

ĐHTL Đại học Thủy lợi

LAN Mạng cục bộ ( Local area network)

MACR 21 Biên mục máy đọc được

( Machine Readable Cataloguing)

OPAC Mục lục truy cập công cộng trực tuyến

(Online Public Access Catalog)

TTTV Thông tin- Thư viện

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài

Thế giới đang diễn ra nhiều thay đổi trên mọi lĩnh vực kinh tế, chính trị,văn hóa, khoa học, xã hội và công nghệ thông tin Đặc biệt có sự thay đổi và pháttriển mạnh mẽ của công nghệ thông tin Đây là thời kỳ bùng nổ thông tin rộng lớn,toàn diện, chưa từng có từ trước đến nay, với một lượng thông tin khổng lồ khôngngừng gia tăng, đòi hỏi chúng ta phải có biện pháp tổ chức, quản lý, khai thác mộtcách hiệu quả Đó là cơ sở, động lực cho sự phát triển toàn diện trên mọi lĩnh vựccủa xã hội loài người Đóng vai trò chủ đạo, các trung tâm thư viện đã và đang trởthành cơ quan quản lý, tổ chức và cung cấp thông tin phục vụ cho mọi đối tượngngười dùng tin

Hòa với xu thế phát triển chung của thời đại và các trung tâm thông tin- thưviện, Thư viện Đại học Thủy Lợi Hà Nội đã và đang khẳng định vị thế của mìnhtrong việc đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin Do đó, cán bộ thư viện luôn coiviệc tổ chức và bảo quản vốn tài liệu là cơ sở, nền tảng cho mọi hoạt động củamình, là vấn đề then chốt quyết định sự tồn tại của thư viện.Tổ chức sắp xếp, bảoquản tài liệu không khó nhưng làm sao để lấy được tài liệu trong khoảng thời gianngắn nhất, đồng thời vẫn bảo quản tốt tài liệu, tạo thuận lợi cho việc sử dụng thì

đó lại là một vấn đề lớn

Hiểu được tầm quan trọng của vấn đề này, Thư viện trường ĐHTL trongnhững năm qua đã quan tâm đến việc tổ chức, xây dựng và bảo quản vốn tài liệucủa Thư viện để phục vụ đắc lực cho nhu cầu học tập, nghiên cứu, giảng dạy củacán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường ĐHTL nói riêng và cho sự nghiệp đấtnước nói chung Với ý nghĩa đó, tôi đã chọn đề tài: “ Công tác tổ chức và bảo quản

vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy Lợi ’’ làm đề tài khóa luận tốt nghiệp củamình.

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Mục đích:

- Mô tả thực trạng công tác tổ chức và bảo quản tại thư viện Đại học Thủy lợi Qua

đó, đánh giá những mặt tích cực và hạn chế, đồng thời đề xuất một số giải pháp cótính khả thi, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và bảo quản vốntài liệu

Nhiệm vụ:

-Để thực hiện tốt cho việc nghiên cứu, đề tài sẽ tập trung giải quyết một số vấn đềsau:

+ Giới thiệu về thư viện ĐHTL

+ Nêu rõ vai trò, tầm quan trọng của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệuvới Thư viện ĐHTL

+ Tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư việnĐHTL

+ Phân tích đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức và bảo quản vốntài liệu tại thư viện ĐHTL

+ Đưa ra những giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức vàbảo quản vốn tài liệu

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Liên quan đến vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đã được nghiên cứutại nhiều thư viện lớn ở Việt Nam như: Trung tâm Thông tin- Thư viện Đại họcGiao thông vận tải , Thư viện Trường Đại học văn hóa, Thư viện Trường Đại học

sư phạm Hà Nội 2,….Nhưng tại Thư viện ĐHTL đến nay chưa có đề tài nàonghiên cứu một cách hệ thống, đầy đủ về vấn đề này Vì vậy tôi chọn vấn đề: “ Tổ

chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi” làm đề tài khóa luậntốt nghiệp của mình với mong muốn góp phần vào việc tăng cường công tác tổchức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Trường ĐHTL.

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư việnĐHTL

- Phạm vi nghiên cứu: Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư việnĐHTL trong giai đoạn hiện nay

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tà

* Phương pháp luận :

Khóa luận sử dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng,chủ nghĩa duy vật lịch sử, quan điểm đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước ta

về hoạt động TT-TV

* Phương pháp nghiên cứu cụ thể:

Khóa luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

+ Nghiên cứu, phân tích tài liệu

+ Quan sát

+ Phỏng vấn

+ Thống kê số liệu

6 Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn của đề tài

Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần làm phong phú thêm lý luận chung vềcông tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của Thư viện

Về mặt thực tiễn: Khóa luận đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn chỉnhcông tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của Thư viện ĐHTL, nhằm đáp ứng tốthơn nữa yêu cầu tìm kiếm của người sử dụng

7 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần lời nói đầu, mục lục, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo vàphụ lục, Khóa luận bao gồm các chương sau:

Chương 1: Thư viện Đại học Thủy lợi với vấn đề tổ chức và bảo quản vốn tài liệuChương 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đạihọc Thủy lợi

Chương 3: Nhận xét và đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức

và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện trường Đại học Thủy lợi

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC

VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU

1.1.Giới thiệu về Thư viện Đại học Thủy lợi

1.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Đại học Thủy lợi

Ngay sau khi thành lập Trường Đại học Thủy lợi được thành lập, năm 1959,Thư viện cũng ra đời và phát triển đồng hành với sự phát triển của trường.Từ đóđến nay, Thư viện đã trải qua hơn 50 năm phát triển và từng gắn với những lịch sửphát triển của trường và những thăng trầm của đất nước Quá trình hình thành vàphát triển của thư viện có thể chia thành 5 giai đoạn chính:

 Giai đoạn 1959-1965

Những ngày mới thành lập, tổ Thư viện không có cơ sở tập trung mà được nhàtrường bố trí tại tầng 1 nhà Hành chính và thêm một phòng đầu hồi tầng 2 với 3cán bộ Đối tượng phục vụ của Thư viện trong giai đoạn này là học viên lớpchuyên tu và chính khóa 1, 2, 3, 4, 5 và 6 thuộc 3 ngành đào tạo là Thủy công,Thủy nông và Thủy văn

Năm 1970, Thư viện bắt đầu xây dựng hệ thống giá sách, các sách chuyên môn

và tạp chí được phân loại và sắp xếp theo khổ sách và theo ngôn ngữ

Đến năm 1975, tổng số cán bộ tại tổ Thư viện là 6 người

 Giai đoạn từ 1975-1989

Từ năm 1975, Thư viện có những cố gắng rất lớn để tăng cường và đa dạnghóa nguốn tài liệu phục vụ cho học tập và nghiên cứu Lúc này nhân lực của Thưviện cũng được tăng lên, nâng tổng số cán bộ là 11 người.

 Từ năm 1989-2005

Tháng 10 năm 1989, tổ Thư viện thuộc phòng đào tạo đã chính thức trở thànhmột đơn vị trực thuộc Ban giám hiệu theo quyết định số 200 QĐ/ TC ngày28/10/1989.Kể từ đó, Thư viện mang một trọng trách mới của một trung tâmkhông ngừng phấn đấu để đáp ứng cho nhiệm vụ giáo dục và đào tạo của TrườngĐại học Thủy Lợi

Năm 1990,Thư viện được chuyển lên tầng 5 nhà Hành chính với tổng diện tích

là 490 m2 Đến năm 1997, Thư viện bắt đầu thực hiện quản lý sách trên máy tínhbằng phần mềm CDS/ ISIS for DOS, sau đó đổi sang WINSIS do UNESCO cungcấp miễn phí thông qua Trung tâm Khoa học và công nghệ Quốc gia

Đến cuối năm 2004, hầu như toàn bộ giáo trình đã được “ mới hóa”, gần như “xóa sổ “ các tài liệu rôneo typo từ năm 1987 về trước

 Giai đoạn 2005 đến nay

Tháng 6-2005, PGS.TS Nguyễn Hữu Thái nghỉ hưu ThS Nguyễn Thị PhươngTrà được bổ nhiệm làm giám đốc Thư viện Cuối tháng 6/ 2005, toàn bộ 3 tầngcủa tòa nhà A45 đã được giao cho Thư viện với tổng diện tích sử dụng 2.080 m2.Năm 2006, Thư viện đã được trang bị hoàn toàn mới về cơ sở vật chất tươngđối đồng bộ cho hệ thống các phòng đọc, phòng tự học, phòng sách, báo, tài liệutiếng việt và ngoại văn bằng nguồn kinh phí của Trường Thêm vào đó, Thư việncũng được dự án Đan Mạch hỗ trợ kinh phí để trang bị cổng từ, các thiết bị an ninhThư viện và các thiết bị phụ trợ ( máy in mã vạch, thiết bị đọc mã vạch cố định và

di động, máy in thẻ nhựa…), mạng LAN và hệ thống máy tính cho hoạt độngnghiệp vụ và cho sinh viên tra cứu Về nhân sự đến nay, Thư viện đã có 18 cán bộ,công nhân viên và đang từng bước trở thành thư viện hiện đại Các cán bộ được

đào tạo về chuyên môn thư viện, thủy lợi, ngoại ngữ, ngoại thương, công nghệthông tin và một số ngành khác.

Tháng 8/2006, phần mềm quản lý Thư viện Libol được nâng cấp lên phiên bản6.0 Từ tháng 7/2006, Thư viện bắt đầu hồi cố lần lượt các kho sách

Kể từ ngày thành lập, chỉ là một tổ Thư viện vơi vài cán bộ và cơ sở vật chất,còn nhiều thiếu thốn, trải qua hơn 50 năm thăng trầm với bao gian khổ thời chiếntranh, khó khăn về nhân lực và cơ sở vật chất nhưng Thư viện vẫn luôn hoàn thànhnhiệm vụ được giao, đóng góp tích cực cho sự trưởng thành và vững mạnh củaNhà trường Đặc biệt 20 năm kể từ khi được tách ra hoạt động độc lập( 28/10/1989- 28/10/2009), Thư viện Đại học Thủy Lợi đã có những bước tiếnkhông ngừng để nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác nghiệp vụ cũng nhưhiệu quả phục vụ Đó là sự phấn đấu không mệt mỏi của các thế hệ lãnh đạo vàcán bộ nhân viên Thư viện

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

1 1.2.1 Chức năng

Thư viện có chức năng giúp hiệu trưởng về:

+ Quản lý công tác Thư viện

+ Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và khai thác tư liệu thông tin, sáchbáo, tạp chí, giáo trình, tài liệu điện tử phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập vànghiên cứu khoa học

1.1.2.2 Nhiệm vụ

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch dài hạn và hằng năm về việc bổ sung, cập nhậttài liệu, giáo trình, sách, báo và tạp chí với các chủ đề phù hợp, đáp ứng yêu cầugiảng dạy, nghiên cứu và học tập của nhà trường

- Quản lý công tác biên soạn và in ấn giáo trình, tài liệu học tập và giảng dạy củanhà trường

- Công tác nghiệp vụ thông tin bao gồm: Tập hợp, phân loại tài liệu theo chuẩnquốc gia và quốc tế, cập nhật, xử lý và bảo quản thông tin trên máy tính, tổ chứckhai thác và truyền thông đến độc giả.

- Phục vụ sách, giáo trình, bài giảng, tài liệu tham khảo, báo, tạp chí và các loại tàiliệu khác cho độc giả tại thư viện

- Phục vụ cho mượn về nhà gồm: sách, giáo trình, bài giảng, tìa liệu tham khảo,báo, tạp chí và các loại tài liệu khác

- Lưu trữ, bảo quản và tu bổ sách và các loại tài liệu khác

- Quản lý, sử dụng hiệu quả các trang thiết bị và cơ sở vật chất của thư viện theohướng hiện đại hóa

- Tham mưu và giúp việc hiệu trưởng về công tác thư viện ở địa bàn xa trường:Trung tâm ĐH2, Cơ sở 2…

- Thu nhận lưu chiểu những xuất bản phẩm do Đại học Thủy Lợi xuất bản; cácluận án tiến sĩ, thạc sĩ được bảo vệ tại Đại học Thủy Lợi và của giáo viên học tậptại nước ngoài; báo cáo tổng kết của các đề tài nghiên cứu cấp nhà nước và cấptrường do giảng viên, cán bộ Đại học Thủy Lợi thực hiện được nghiệm thu đánhgiá

1.1.3 Cơ sở vật chất và trang thiết bị

1.1.3.1 Cơ sở vật chất

Thư viện ĐHTL đến nay đã có trụ sở, cơ sở vật chất tương đối khangtrang, hiện đang tọa lạc tại tòa nhà A45 , trong khuôn viên trường ĐHTL, với diệntích sử dụng khoảng 2.080m2 Thư viện hiện được bố trí, sắp xếp như sau:

+ 01 Kho Giáo trình: 195 m2

+ 01 Phòng Giáo trình; 130m 2

+ 04 Kho tài liệu tham khảo:

Kho ngoại văn: 65m2

Kho mở: 410m2

Phòng báo- tạp chí: 30m2

Kho lưu trữ: 70m2

+ 03 Phòng khai thác đa phương tiện ( Multimedia room): 195m2

+ 03 Phòng đọc lớn và sân tự học của sinh viên, tổng diện tích 400m2 có sức chứakhoảng 1.000 chỗ

+ 04 Phòng làm việc của cán bộ thư viện, phòng máy chủ, phòng họp…

Thư viện Đại học Thủy Lợi hiện có 1 không gian khép kín, biệt lập và yêntĩnh Các phòng đọc, kho sách với bàn quầy, giá sách, bàn ghế mới; các trang thiết

bị điện tử, an ninh thư viện khá hiện đại, hệ thống đèn, quạt hợp lý, có điều hòakhông khí, máy hút ẩm…

- Hệ thống an ninh Thư viện:

+ Cổng từ 3M

+ Các loại tem từ dung cho sách, băng, đĩa…

+ 01 máy khử từ/ nạp lại từ cho sách và các loại tài liệu

+ 01 máy khử từ/ nạp lại từ cho băng đĩa

+ 11 máy in hóa đơn phục vụ mượn/ trả

- Hệ thống kiểm soát thẻ ra vào/ ra tự động bằng thẻ Proximity

1.1.4 Thành phần vốn tài liệu của Thư viện ĐHTL

Thư viện ĐHTL là một thư viện chuyên ngành khoa học kỹ thuật, có vốntài liệu phong phú, đa dạng Trong đó bao gồm: Tài liệu truyền thống và tài liệuđiện tử

Tài liệu truyền thống:

Là tài liệu chứa các thông tin dưới dạng giấy Bao gồm các văn bản, cácloại tài liệu quý hiếm khác như sách đồng, sách lá cọ, sách thẻ tre,…

Tài liệu truyền thống được lưu trữ trên giá, bảo quản vật mang tin vật lýsách, báo, tạp chí ….ở một không gian cụ thể Do tồn tại dưới một dạng vật lý cụthể có thể bảo quản được, thông tin trong tài liệu truyền thống có độ ổn định vàbền vững cao hơn thông tin chứa trong các nguồn tài liệu điện tử Tuy nhiên dunglượng thông tin chứa trong các tài liệu truyền thống không lớn bằng tài liệu điện

tử Mặt khác, tài liệu dạng giấy cũng chịu tác động của nhiều yếu tố vật lý như độ

ẩm, ánh sang, oxy hóa,… gây khó khăn cho việc tổ bảo quản cũng như tổ chức tàilệu Vì vậy mà kinh phí cho việc bảo quản cho tài liệu truyền thống thường tốnkém

Mặt khác, mức độ cập nhật thông tin trong tài liệu truyền thống rất chậm,không thường xuyên Thông tin trong tài liệu truyền thống chỉ có thể lưu trữ dướidạng thông tin tĩnh, vì vậy tài liệu truyền thống không có khả năng truy cập từ xa,

bị giới hạn về không gian và thời gian Người dùng tin muốn dùng tài liệu thì phảitrực tiếp đến thư viện

Dưới đây là những tài liệu truyền thống tiêu biểu của Thư viện ĐHTL:

mở trên toàn trường

- Tài liệu tham khảo tiếng việt có khoảng 4703 đầu/ 18465 bản

- Tìa liệu tham khảo tiếng nước ngoài: khoảng 9213 đầu/ 17265 bản

- Luận án, luận văn, các công trình nghiên cứu khoa học, sản phẩm nghiêncứu khoa học của giáo viên, cán bộ, học viên, cao học trong trường thựchiện

- CSDL thư mục: Các biểu ghi thư mục giáo trình, tài liệu tham khảo, luận

án, luận văn, công trình nghiên cứu khoa học

- Tờ rơi, kỷ yếu: Phát hành trên 2000 tờ rơi và trên 250 bản kỷ yếu

Tài liệu điện tử:

Là tài liệu có chứa thông tin ở dạng số, được trình bày và lưu trữ trên cácvật mang tin điện tử: CD-ROM, băng đĩa,…và để truy cập tới chúng phải thôngqua máy tính và mạng máy tính điện tử.

Nguồn thông tin điện tử được tạo thành bởi các thông tin điện tử hay còngọi là thông tin số hóa bao gồm:

+ Các CSDL chuyên ngành, đa ngành lưu trữ trên đĩa từ, băng từ, đĩa quangCD-ROM

+ Các CSDL trực tuyến do các cơ quan thông tin xây dựng, các website trênỈnternet, các bản tin điện tử,…

Mật độ thông tin trong các tài liệu điện tử rất cao Xuất phát từ công nghệ nén

và lưu trữ trên các vật từ tính quang học nên dung lượng lưu trữ trên chúng rất lớn.Nguồn tài liệu có khả năng truy cập từ xa, không giới hạn về thời gian vàkhông gian, người dùng tin có thể tiếp cận thông tin mọi lúc mọi nơi thông quamạng máy tính Cùng một thời điểm, nguồn tài liệu điện tử cho phép nhiều ngườicùng truy cập hay sử dụng một tài liệu thông tin

Bên cạnh những ưu điểm, tài liệu điện tử cũng có một số hạn chế cần phải lưu

ý Tính ổn định và thông tin trong tài liệu điện tử không cao và không đồng nhất,

có thông tin tồn tại lâu dài như trên đĩa CD-ROM, có thông tin vòng đời ngắn nhưcác tập tin, các bài báo trên mạng Internet Theo thống kê, Thư viện ĐHTL cókhoảng:

- Khoảng trên 600 đĩa CD, VCD, DVD dữ liệu, trong đó có 192 luận văn,luận án

- Trên 400 đầu sách tiếng anh được số hóa

- Gần 100 đầu giáo trình tiếng việt do các giảng viên trong trường biên soạn

và được chuyển đổi thành giáo trình điện tử

- 342 bài giảng của các môn học cung cấp miễn phí cho sinh viên

Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, để đáp ứng nhu cầu tincủa bạn đọc ngày càng cao, Thư viện đã và đang từng bước hiện đại hóa ứng dụngtin học vào các hoạt động thư viện.

1.1.5 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

1.1.5.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hình 1: Sơ đồ tổ chức Thư viện Đại học Thủy Lợi

1.1.5.2 Đội ngũ cán bộ

Hiện nay, Thư viện Đại học Thủy Lợi có 18 cán bộ Trong đó, có 2 thạc sĩ;

13 người có trình độ đại học trong đó có 4 người tốt nghiệp chuyên ngành Thưviện; 2 kỹ sư tin học và đại học các ngành khác

Thư viện có cơ cấu và chức năng quản lý riêng biệt:

- Ban giám đốc: 2 người

Đọc mở

ăPhòngNgoạivăn

PhòngGiáotrình

Phòn

g tạp chí

Báo-PhòngMulti-media

GGiải đáp thông tin

KKỹthuậtmạng

UWebsite

- Khối nghiệp vụ thư viện và quản trị mạng ( hiện có 5 người):

+ Công tác xuất bản, bổ sung( 1 người)

+ Công tác biên mục, tạo các ấn phẩm thư viện ( 3 người)

+ Quản trị mạng LAN và hệ thống servers + PCs ( 1 người)

- Khối phục vụ bạn đọc ( hiện có 13 người)

+ Phòng Giáo trình ( 5 người)

+ Kho mở ( 4 người)

+ Kho ngoại văn ( 1 người)

+ Phòng báo chí ( 1 người)

+ Hướng dẫn thông tin ( 2 người)

1.1.6 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

Thư viện Đại học Thủy Lợi có số lượng người dùng tin đông đảo và đóng vaitrò quan trọng trong việc thúc đẩy thư viện không ngừng đi lên Người dùng tin tạithư viện được chia thành các nhóm chính:

- Giảng viên, cán bộ trong trường

- Sinh viên chính quy, tại chức, học viên cao học và nghiên cứu sinh tạitrường

- Ngoài ra, Thư viện còn cung cấp giáo trình, tìa liệu tham khảo cho một số

cơ sở đào tạo tại chức xa trường như Cơ sở 2, Đại học 2 và một số trườngĐại học khác

+ Nhóm cán bộ giảng dạy, quản lý, chuyên viên: Với hơn 400 người trongtổng số bạn đọc của Thư viện Tuy nhiên, họ đóng vai trò nòng cốt của xã hội,

là “ nguyên khí của quốc gia” Họ vừa là đối tượng sử dụng thư viện, vừa làngười tạo ra nguồn thông tin có giá trị khoa học cao cho Thư viện Với đặc thù

là hoạt động trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật mà cụ thể là kỹ thuật thủy lợi,

nhu cầu tin của họ chuyên sâu Họ quan tâm tới những thông tin mới kịp thời.Bên cạnh tài liệu tiếng việt, họ rất quan tâm tài liệu nước ngoài như: Anh,Pháp, Nhật….những nước có nền khoa học kỹ thuật phát triển trên thế giới + Nhóm sinh viên chính quy, tại chức chủ yếu là các học viên cao học vànghiên cứu sinh Nhiệm vụ chính của họ là học tập và họ là đối tượng ngườidùng tin chủ yếu của Thư viện Với mô hình đào tạo theo hình thức tín chỉ, đòihỏi họ phải học, đọc và tìm hiểu thông tin từ nhiều nguồn có trong các taì liệudạng truyền thống cũng như hiện đại: Tài liệu tham khảo, báo, tạp chí khoahọc, luận án, luận văn, cơ sở dữ liệu trực tuyến, bài giảng điện tử…

Mỗi nhóm người dùng tin lại có những đặc điểm tâm lý, ngành nghề khácnhau, ảnh hưởng lớn đến nhu cầu tin khác nhau của họ Việc phân chia ngườidùng tin thành những nhóm nhỏ, giúp thư viện quản lý bạn đọc tốt hơn Qua

đó, việc bổ sung nguồn tin sẽ đi sát và phù hợp với nhu cầu từng nhóm ngườidùng tin, giúp cho Thư viện có những chính sách ưu đãi, kế hoạch xây dựng vàphát triển các sản phẩm, dịch vụ hiệu quả, trên cơ sở nắm vững từng loại nhucầu Từ đó sẽ nâng cao chất lượng hoạt động của Thư viện đối với mọi đốitượng người dùng tin khi tới Thư viện

1.2 Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu

1.2.1 Tổ chức vốn tài liệu Thư viện

Vốn tài liệu thư viện có vai trò rất quan trọng trong hoạt động TT-TV Vốntài liệu là tiền đề, là một trong bốn yếu tố cấu thành thư viện Toàn bộ vốn tàiliệu thư viện cần được tổ chức một cách khoa học, hệ thống nhằm đạt được cácmục tiêu:

+ Tạo ra một trật tự hợp lý trong kho tài liệu

+ Bảo quản chúng được thuận tiện lâu dài

+ Tạo điều kiện thuận tiện cho việc sử dụng

+ Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu.

Thông thường các cơ quan thông tin- thư viện có thể tổ chức một số dạng kho tàiliệu như sau:

a Kho tổng hợp: Là loại kho tài liệu được tổ chức theo các chuyên ngành tri thứckhác nhau, phục vụ cho các đối tượng bạn đọc với những trình độ khác nhau Khotổng hợp thường được tổ chức trong các thư viện công cộng, thư viện đa ngành

b Kho chuyên biệt: Là kho tài liệu được tổ chức theo chuyên ngành khoa học nhấtđịnh, một loại hình tài liệu, một ngôn ngữ nhất định Kho chuyên biệt thường được

tổ chức trong các thư viện khoa học, thư viện chuyên ngành, thư viện kỹ thuật

Căn cứ vào khối lượng vốn tài liệu, chế độ và đối tượng phục vụ, các khotổng hợp và chuyên biệt lại chia ra thành kho chính và kho phụ, kho dự trữ traođổi và kho lưu động

c Kho chính: Là kho trong đó chứa đựng tất cả các loại tài liệu Thư viện, là khotổng hợp nhất, đầy đủ nhất, phong phú nhất, có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu tincủa bạn đọc Để quản lý, bảo quản và sử dụng, Kho chính lại có thể phân chiathành những bộ phận khác nhau: Bộ phận sách ngoại văn, quốc văn, tài liệu địachí, báo, tạp chí, tài liệu điện tử…

d Kho phụ: Là loại kho tài liệu được tổ chức một cách gọn nhẹ với một số lượngsách báo hạn chế nhưng lại được bạn đọc sử dụng thường xuyên Vốn tài liệu nàyđược rút ra từ kho chính, gồm những sách mới nhất, hay nhất, tốt nhất, hấp dẫnnhất, được bạn đọc quan tâm nhiều và hay hỏi mượn nhất Kho phụ được tổ chứcnhằm phục vụ nhanh chóng, kịp thời bạn đọc, lại tiết kiệm thời gian công sức củacán bộ thư viện

Trong quá trình phục vụ tài liệu tại kho phụ, Thư viện xem xét những tàiliệu nào cũ, nát hoặc ít được sử dụng cần tu sửa lại chuyển về kho chính, hoặc đềnghị thanh lý, và bổ sung thường xuyên những tài liệu mới

Thư viện có thể tổ chức 2 loại kho phòng đọc và phòng mượn Các kho phụthường được tổ chức theo hình thức kho mở để tạo điều kiện thuận lợi cho việctìm kiếm tài liệu cho cán bộ thư viện và bạn đọc.

e Kho sách lưu động

Kho sách lưu động được tổ chức để phục vụ bạn đọc ngoài thư viện, những ngườikhông có điều kiện đến được Thư viện trung tâm Sách của Thư viện trung tâmchuyển về các Thư viện chi nhánh hoặc các điểm giao nhận sách theo định kỳ Saumột thời gian quy trình ( 3- 6 tháng), Thư viện trung tâm sẽ chuyển đến sách mới,thu hồi lại sách cũ

g Kho dự trữ trao đổi

Kho dự trữ trao đổi được tổ chức tại phòng bổ sung trao đổi Tài liệu củakho này không phục vụ bạn đọc mà để phục vụ công tác trao đổi tài liệu trongnước, quốc tế, hoặc bổ sung vào kho sách thư viện thay thế cho những sách đã cũnát, thất thoát Trao đổi tài liệu giữa các thư viện là hình thức bổ sung quan trọng,bởi có tài liệu không thể mượn được ngoài thị trường mà chỉ có thông qua conđường hợp tác trao đổi

Kho tài liệu được tổ chức sắp xếp theo nội dung hoặc theo hình thức của tàiliệu

* Sắp xếp theo nội dung bao gồm: Sắp xếp tài liệu theo môn loại tri thức, theo đềtài, theo chủ đề

* Sắp xếp theo hình thức bao gồm: Sắp xếp theo chữ cái tên tài liệu, tên tác giả,theo thời gian xuất bản tài liệu, theo địa lý, theo ngôn ngữ, theo số đăng ký cá biệt,theo ký hiệu xếp giá

Mỗi hình thức sắp xếp tài liệu đều có những ưu điểm, hạn chế khác nhau vìthế trong tổ chức kho tài liệu người ta thường kết hợp các hình thức sắp xếp tàiliệu với nhau để phát huy những ưu điểm của từng hình thức sắp xếp tài liệu

Để tổ chức kho tài liệu hiệu quả ,Thư viện Đại học Thủy lợi đã áp dụng 2hình thức chủ yếu là kho đóng và kho mở.

* Kho mở: Là hình thức tổ chức kho tài liệu mà bạn đọc có thể trực tiếp tìm kiếmtài liệu trong kho qua sự hướng dẫn của cán bộ thư viện hoặc qua các bảng biểuchỉ dẫn Đây là hình thức tổ chức kho tài liệu khá phổ biến trong các thư viện hiệnnay Trong kho mở tài liệu thường được sắp xếp theo môn loại

* Kho đóng: Là hình thức tổ chức kho mà bạn đọc muốn sử dụng tài liệu thư việnphải ghi phiếu yêu cầu và thông qua cán bộ thư viện để mượn tài liệu Trong khođóng, tài liệu thường được sắp xếp theo khổ, theo đăng ký cá biệt, theo thời gianxuất bản tài liệu

Bên cạnh việc đáp ứng các tiêu chí trên, Thư viện phải phát huy được hết cácnguồn lực của mình

1.2.2 Bảo quản vốn tài liệu

Bảo quản vốn tài liệu thư viện là hoạt động nhằm kéo dài tuổi thọ của tàiliệu, tránh sự mất mát, hư hỏng tài liệu, đảm bảo tính thông tin đầy đủ của tài liệu,phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu ,học tập một cách toàn diện và lâu dài

Thuật ngữ bảo tồn ( Conservation) và Bảo quản ( Preservation) nhiều khiđược sử dụng thay thế lẫn nhau trong các tài liệu chuyên môn

Tuy nhiên, theo ý kiến của Hội thư viện Mỹ ( American LibraryAssociation ( ALA), thì thuật ngữ Bảo tồn được dung với nghĩa chung hơn và baoquát hơn, còn Bảo quản tài liệu được định nghĩa một cách chuyên sâu hơn Bảotồn nghĩa là giữ lại không để nó mất đi Bảo quản nghĩa là gìn giữ cho khỏi hưhỏng hoặc hủy hoại

Có nhiều định nghĩa về bảo quản tài liệu trong thư viện Theo IFLA bảoquản là những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ các tài liệuthư viện và lưu trữ khỏi bị hư hỏng ( hoặc gây thiệt hại hoặc hủy hoại), bao gồmnhững phương pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra

Hội thư viện Mỹ cho rằng bảo quản là những hành động liên hệ đến việcbảo trì tài liệu thư viện hoặc tài liệu thuộc văn khố để sử dụng, dưới hình thứcnguyên thủy của nó hoặc dưới một hình thức khác có thể dung được.

Kế thừa và phát triển các quan điểm trên, tôi cho rằng bảo quản tài liệu lànhững hoạt động với mục đích lưu giữ, duy trì sự tồn tại của tài liệu của thư viện,phục vụ cho việc sử dụng trước mắt và lâu dài, nhằm ngăn chặn hoặc trì hoãn sự

hư hỏng của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của chúng, đảm bảo nội dung thông tin trongtài liệu không bị mất đi

Bản chất của tài liệu là thông tin chứa trong nó, hình thức tài liệu là dạng vật lý

có chứa thông tin của tài liệu Như vậy có thể hiểu bảo quản tài liệu là tìm cáchduy trì dạng vật lý có chứa thông tin của tài liệu Nói cách khác, bảo quản hướngtới cả hình thức và nội dung của tài liệu

Ở Việt Nam, cùng với sự phát triển mạnh mẽ về kinh tế, văn hóa, xã hội nhucầu thông tin cũng trở nên đa dạng và phức tạp hơn Sách báo và các tài liệu khácnhập vào Thư viện gia tăng nhanh chóng, đòi hỏi những người làm công tác Thưviện cần có một chương trình bảo quản đồng bộ, toàn diện và lâu dài trước tácđộng của thiên nhiên, con người và sự lão hóa của bản thân tài liệu đó.Vấn đề bảoquản vốn tài liệu đặt ra cho tất cả mọi loại hình thư viện, cho mọi loại tài liệu cótrong thư viện

Có thể nói, vấn đề bảo tồn, bảo quản vốn tài liệu thư viện, chống lại mọi tácđộng phân hủy tài liệu, đang là mối quan tâm nghề nghiệp tất yếu và là vấn đề cấpbách của các thư viện toàn thế giới Bởi bảo quản vốn tài liệu không chỉ nâng caochất lượng hoạt động của thư viện, mà còn quyết định đến sự tồn tại và phát triểncủa các cơ quan thông tin- thư viện

Đặc điểm khí hậu nhiệt đới gió mùa ở Việt Nam đã ảnh hưởng rất lớn đến côngtác bảo quản vốn tài liệu, làm cho công tác ngày càng trở nên khó khăn và phứctạp

Cũng như tất cả các thư viện khác, tại thư viện Đại học Thủy Lợi vấn đề bảoquản vốn tài liệu có một ý nghĩa vô cùng quan trọng, bên cạnh việc tổ chức vốn tàiliệu phục vụ và đáp ứng nhu cầu bạn đọc, còn có nhiệm vụ bảo quản và giữ gìn lâudài vốn tài liệu đó, nhằm thực hiện mọi chức năng và nhiệm vụ của mình.

1.2.3 Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện ĐHTL

Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu trong các cơ quan TTTV có ýnghĩa vô cùng quan trọng Trong quá trình tổ chức vốn tài liệu các thư việnđồng thời phải giải quyết hai vấn đề mâu thuẫn nhau nhưng có mối quan hệbiện chứng với nhau đó là sử dụng tích cực vốn tài liệu của thư viện và bảoquản chúng lâu dài Tổ chức vốn tài liệu khoa học làm cho vốn tài liệu nóichung và từng cuốn sách nói riêng được bảo quản trong điều kiện tốt nhất Bảoquản vốn tài liệu tốt sẽ nâng cao chất lượng phục vụ, tiết kiệm ngân sách choThư viện cho việc bổ sung, phục hồi và phục chế các tài liệu bị mất mát hưhỏng Nhiệm vụ của công tác tổ chức vốn tài liệu là phải điều hòa được côngtác đó, đảm bảo việc luân chuyển tài liệu một cách nhanh chóng tới người dùngtin, thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc trong thời gian ngắn nhất Đòng thời vốn tàiliệu cũng được bảo quản lâu dài vì đây được coi là tài sản chung của xã hội,góp phần giữ gìn di sản văn hóa dân tộc nói riêng và nhân loại nói chung

Tổ chức vốn tài liệu là nghiên cứu việc phân bổ, sắp xếp các sách để giữgìn lâu dài và thuận tiện cho việc sử dụng Công tác này có ý nghĩa đối với tất

cả các hoạt động của các cơ quan thông tin- thư viện Việc phân bổ tài liệu,quy định trật tự sắp xếp trong kho tài liệu được tiến hành với mục đích là đểtận dụng, sử dụng đến mức tối đa và bảo quản tốt nhất những tài liệu trong thưviện

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức kho tài liệu, Thư việnĐại học Thủy Lợi đã đặt ra những yêu cầu khắt khe đối với công tác tổ chức vàbảo quản vốn tài liệu Với đặc thù là thư viện trường đại học chuyên về các

lĩnh vực khoa học kỹ thuật và kỹ thuật thủy lợi, nội dung tài liệu luôn được cậpnhật, ngôn ngữ tài liệu đa dạng phong phú, chú trọng phát triển cả những tàiliệu nước ngoài để đáp ứng được mọi nhu cầu tin của người dùng tin Để làmđược điều này, đòi hỏi Thư viện phải tổ chức được kho sách hợp lý, đúng đắn,bảo đảm đầy đủ các yếu tố để hình thành nên kho sách thư viện, phù hợp vớichức năng và nhiệm vụ của mình, đảm bảo đầy đủ các yêu cầu cầu của mộtkho sách được tổ chức, sắp xếp khoa học đó là phải dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và

dễ bảo quản Đảm bảo thông tin đến với người đọc nhanh chóng, chính xác,kịp thời và tiết kiệm diện tích kho

Ý thức được vai trò to lớn của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu,Thư viện ĐHTL trong những năm qua đã có những tích cực đổi mới công tácnày, nhằm tạo ra một không gian vốn tài liệu vừa phong phú vừa hợp lý, vàbảo quản được vốn tài liệu một cách tốt nhất Với nỗ lực mang tài liệu gần hơnđến với bạn đọc, góp phần thúc đẩy sự phát triển của thư viện, đáp ứng ngàycàng cao của người dùng tin trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đấtnước, thời kỳ của sự bùng nổ thông tin thì công tác tổ chức và bảo quản vốn tàiliệu là một khâu quan trọng không thể thiếu để hoàn thành nhiệm vụ này

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC THỦY LỢI.

2.1.Phương thức tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Thủy lợi

Tài liệu sau khi được xử lý, sẽ được phân chia về các kho và sắp xếp theomột trật tự nhất định tùy thuộc vào mục đích và tính chất sử dụng Mỗi loại hìnhkho đều phải phù hợp với đặc điểm vốn tài liệu và đặc điểm nhu cầu tin của người

sử dụng Dù được tổ chức theo hình thức kho nào cũng đều phải đảm bảo mụcđích cuối cùng là: Phục vụ tốt cho người sử dụng

Là một thư viện có vốn tài liệu phong phú, số lượng độc giả đa dạng, Thưviện ĐHTL luôn quan tâm đến vấn đề tổ chức vốn tài liệu và coi đó là vấn đề thenchốt Do vậy, công việc đưa ra đối với mỗi Thư viện là tổ chức, sắp xếp tài liệunhư thế nào để vừa đạt mục đích sử dụng cao vừa bảo quản được vốn tài liệu lâudài

Nhận thức được tầm quan trọng của tổ chức kho tài liệu, Thư viện Đại họcThủy lợi đã tổ chức kho tài liệu của mình một cách khoa học, hợp lý nhằm tạođiều kiện thuận lợi cho bạn đọc trong quá trình sử dụng tài liệu

Cũng giống như các Thư viện thuộc các trường Đại học khác, toàn bộ vốntài liệu của Thư viện Đại học Thủy lợi được tổ chức thành hai loại kho cơ bản: khođóng và kho mở

2.1.1 Kho đóng

Mặc dù kho mở ngày càng chiếm ưu thế nhưng những ưu điểm của khođóng vẫn không thể phủ nhận được, vì thế mà nó vẫn phù hợp trong các cơ quanthông tin- thư viện hiện nay

Kho đóng là hình thức phục vụ bạn đọc thông qua đối tượng trung gian làcán bộ thư viện kho đóng là kho độc giả đến mượn tài liệu, phải tra cứu hệ thốngmục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy, phải ghi phiếu yêu cầu và mượn quathủ thư Độc giả không được trực tiếp vào kho tài liệu

Ưu điểm:

+ Tổ chức kho đóng sẽ tiết kiệm được diện tích kho giá sách

+ Tài liệu dễ dàng được bảo quản, kiểm kê nên dễ dàng nhận biết số lượng tàiliệu mất mát hư hỏng trong quá trình kiểm kên từ đó có chính sách bổ sung tàiliệu

+ Các tài liệu được sắp xếp theo số đăng kí cá biệt và được sắp xếp từ trên xuốngdưới, từ trái qua phải, trên mỗi giá đều có phiếu chỉ dẫn nên cán bộ rất dễ tìm vàcất tài liệu

+ Tổ chức kho đóng sẽ tránh được tình trạng mất mát tài liệu, xé tài liệu do bạnđọc gây nên

+ Cán bộ thư viện vất vả trong việc tìm kiếm sách khi phải thường xuyên vào kholấy sách đặc biệt là lúc bạn đọc đông

Với những ưu điểm trên, đồng thời dựa vào điều kiện thực tế, Thư viện Đại họcThủy lợi chỉ tiến hành tổ chức kho đóng cho kho lưu của thư viện

* Kho lưu của Thư viện ĐHTL

Kho lưu là kho sách được thành lập theo chủ trương cần lưu trữ từ 1 đến 2bản của mỗi tên sách nhằm bảo tồn vốn tài liệu cho Thư viện chống tình trạng mấtsách của Thư viện

Kho này có diện tích là 70 m2 gồm những sách có năm xuất bản cũ, ít đượcbạn đọc sử dụng trong một thời gian dài, sách bản thừa và sách từ kho mở chuyển

lên Đối với tài liệu tham khảo tối đa cho mỗi bản lưu là hai bản, giáo trình thì tất

cả các đầu sách đều được lưu lại một bản

Đối tượng phục vụ của kho lưu trữ là: Cán bộ, giảng viên muốn tìm hiểucác tài liệu cũ để viết sách, các sinh viên năm cuối, học viên cao học muốn nghiêncứu tham khảo thêm tài liệu để làm đồ án, luận án, luận văn cho mình

Tài liệu trong kho được sắp xếp theo số đăng kí cá biệt, xếp theo quy tắc từtrái qua phải, từ trên xuống dưới, trên mỗi giá đều có chỉ dẫn nên cán bộ thư việnrất dễ tìm và cất tài liệu

Ký hiệu xếp giá của kho lưu là sự kết hợp giữa các yếu tố sau:

Tên cơ quan Thư viện + mã vạch + số đăng kí cá biệt

Với cách sắp xếp này cán bộ có thể dễ dàng lấy được tài liệu nhanh chóng,tiết kiệm được diện tích kho nhưng hình thức không đẹp, những tài liệu đứng cạnhnhau không có mối quan hệ về nội dung và tác giả Chẳng hạn, các tài liệu khoahọc kỹ thuật lại được xếp cạnh các tài liệu khoa học xã hội, tác giả người việt lạixếp cạnh tác giả nước ngoài, vì vậy mà khó khăn cho việc tìm tài tài liệu cũng như

là giới thiệu tài liệu đó cho độc giả Số đăng kí cá biệt là kí hiệu xếp giá nên khi

sổ đăng kí cá biệt bị sai lệch,cán bộ sẽ không tìm được tài liệu trong kho dẫn đếntài liệu không đến tay được bạn đọc

2.1.2 Kho mở.

Trên thế giới cũng như ở Việt Nam thì kho mở ngày càng chiếm ưu thế vìnhững lợi thế mà chúng mang lại cho bạn đọc ngày càng nhiều Vì thế để phục vụcho nhu cầu học tập nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, sinh viên Thư viện ĐHTL

đã và đang tổ chức phục vụ theo hình thức kho mở ngày càng nhiều

Kho mở là cách tổ chức tài liệu theo kiểu mở, theo đúng nghĩa của nó, tức

là tiếp cận tài liệu trực tiếp Với hình thức tổ chức này bạn đọc được trực tiếp tìmkiếm những tài liệu mình thích trong kho tài liệu của thư viện

Ưu điểm:

+ Kho mở cho phép bạn đọc tìm tài liệu được chính xác theo yêu cầu cầu củabản thân, vì phương pháp này cho phép người đọc trực tiếp tiếp xúc với tài liệu.Tạo điều kiện cho người tìm tin tự do tìm kiếm lựa chọn trực tiếp trên giá màkhông phải qua bất kỳ một khâu trung gian nào

+ Với hình thức phục vụ này, bạn đọc sẽ dễ dàng tìm thấy những tài liệu màmình cần, cũng có thể nảy sinh những nhu cầu thông tin mới

+ Tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu cho bạn đọc vì không phải thông qua khâutrung gian là cán bộ thư viện, cũng như việc tra tìm tài liệu trên hệ thống tra cứu,viết phiếu yêu cầu, chờ đợi nhận tài liệu từ cán bộ thư viện

+ Bên cạnh đó, cũng tiết kiệm được thời gian, công sức cho cán bộ thư viện vìkhông phải vào kho lấy tài liệu cho bạn đọc

+ Tài liệu trong kho mở thường được sắp xếp theo nội dung, hay chủ đề, do đógiúp bạn đọc thuận tiện cho việc nghiên cứu và học tập tài liệu theo từng chuyên

đề, theo các chuyên ngành khoa học ( tổ chức theo kí hiệu phân loại), hay cùngmột tác giả ( sắp xếp theo mã hóa tên tác giả), hoặc theo thời gian ( nếu sắp xếptheo thứ tự thời gian xuất bản của tài liệu)

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho Thư viện trong việc lựa chọn sách, báo triển lãmtheo từng chủ đề, hoặc biên soạn các bản thư mục, giới thiệu thông tin, giúp đỡthiết thực trong việc thông báo có hệ thống cho các cán bộ khoa học, các chuyênmôn những thành tựu mới nhất về khoa học, kỹ thuật, kinh tế, văn hóa, xã hội… Ngoài những ưu điểm trên, việc tổ chức sắp xếp tài liệu theo hình thức kho mởcòn có những hạn chế sau:

+ Việc sắp xếp tài liệu tốn diện tích kho, giá vì phải để chỗ dự trữ trên giá chotài liệu mới nhập về và lối đi rộng rãi giữa các giá để bạn đọc có thể đi lại chọn tàiliệu dễ dàng

+ Khó quản lý tài liệu, bảo quản tài liệu kém, sách nhanh bị rách nát, hư hỏng,mất mát Do tần suất bạn đọc cao và bạn đọc không có ý thức bảo quản tài liệu + Cán bộ mất thời gian chỉnh lý, sắp xếp tài liệu lên giá, vì sau mỗi buổi phục

vụ tài liệu bị xáo trộn

+ Phải có hệ thống an ninh bảo vệ tài liệu như camera, hệ thống cổng từ,… + Trong kho mở tài liệu được sắp xếp thường không có tính thẩm mỹ cao vì tàiliệu có kích thước khác nhau và luôn bị bạn đọc xê dịch khi tìm kiếm Do vậy màcông tác phục vụ bạn đọc trong kho mở rất đặc biệt do tính sắp xếp của tài liệu nênđòi hỏi người cán bộ phải có kiến thức cơ bản về khung phân loại và cách cấu tạo

kí hiệu xếp giá, kí hiệu tác giả để sắp xếp vào đúng vị trí Vì vậy, việc sắp xếp tàiliệu ở đây ở đây khó hơn nhiều so với kho đóng Bạn đọc không phải sắp xếp tàiliệu lên giá sau khi sử dụng Tuy nhiên tổ chức kho sách theo hình thức kho mở làhình thức phục vụ bạn đọc than thiện, hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi cho việcthỏa mãn nhu cầu tin của bạn đọc

Bằng những nỗ lực vốn có của mình, Thư viện Đại học Thủy lợi đã và đangtạo nên những điểm nhấn quan trọng trong tổ chức và hoạt động của Thư viện Tổchức vốn tài liệu theo hình thức kho mở chính là một trong những điểm nhấn đó

Vì vậy mà hầu hết các phòng của Thư viện Đại học Thủy lợi hiện nay đều tiến hành tổ chức phục vụ theo hình thức kho mở:

liệu thống kê năm 2012), phản ánh đầy đủ sô lượng, loại hình sách giáo trình cácmôn học cơ sở và chuyên ngành Thư viện luôn đáp ứng được đầy đủ nhu cầu củasinh viên đầu mỗi học kỳ

Tài liệu trong phòng giáo trình được sắp xếp theo các khoa tương ứng với cácngành đào tạo của trường, bao gồm:

- Khoa thủy văn

- Khoa môi trường

- Khoa cơ khí

- Khoa công nghệ thông tin

- Khoa năng lượng

- Khoa kỹ thuật bờ biển

Với cách tổ chức như trên tương ứng với các giá là các khoa và tài liệu đượcsắp xếp thành các khu riêng biệt Những tài liệu có tần suất sử dụng lớn, chẳnghạn như các sách giáo trình cơ bản thì được ưu tiên sắp xếp ở bên ngoài để cán bộthư viện linh hoạt khi lấy tài liệu để phục vụ Trong mỗi tài liệu lại được sắp xếptheo thứ tự chữ cái A, B, C,….tên giáo trình Mặc dù được sắp xếp trên giá vớitừng khoa nhưng mỗi cuốn sách đều có một ký hiệu xếp giá riêng Nếu ở phòng

mở ký hiệu xếp giá được dán ở gáy của tài liệu thì ở phòng giáo trình không xếptheo ký hiệu xếp giá mà chỉ sắp xếp theo loại giáo trình Trường hợp cùng một tên

sách, nhưng có số tác giả và số tập khác nhau thì ứng với mỗi loại sẽ phân ra, để

dễ nhận biết và sắp xếp sách

Phòng giáo trình của Thư viện không có chỉ dẫn cụ thể về các tài liệu tại mỗiđầu khoa, nên đòi hỏi cán bộ thư viện phải có nhiều kinh nghiệm trong việc xếpgiá, xác định dễ dàng vị trí của tài liệu để có thể phục vụ bạn đọc một cách tốtnhất

Hằng ngày, phòng giáo trình tiếp nhận 500 lượt bạn đọc vào mượn tài liệuphục vụ nghiên cứu, lượng sinh viên đông nhất đặc biệt là vào đầu hoặc cuối học

kỳ Hiện nay, công tác mượn trả phòng giáo trình được thực hiện trên máy tính với

sự hỗ trợ của phần mềm Libol 6.0 Phòng cho phép sinh viên mượn sách về nhàtrong vòng 1 học kỳ, khoảng 150 ngày Sinh viên làm mất sách thì phải đền theoquy định của Thư viện

 Phòng Báo, tạp chí

Báo, tạp chí là loại tài liệu mang tính cập nhật thông tin nhanh, thời sự cao vàđược xuất bản theo ngày, tuần, tháng, quý nên lượng bạn đọc tới phòng báo, tạpchí cũng khá đông Phòng báo, tạp chí được bố trí ngay tầng 1, vì vậy nó rất thuậntiện cho sinh viên đến đọc cũng như mượn tài liệu

Phòng báo, tạp chí hiện có khoảng 25 đầu báo, 71 đầu tạp chí

+ Đối với các báo ngày: Thư viện sắp xếp ngay tại quầy để tiện cho bạn đọc tìmkiếm, cập nhật thông tin kịp thời

+ Đối với các báo tuần và các tạp chí: Thư viện tổ chức sắp xếp trưng bày trêncác ô giá

Để thuận tiện cho bạn đọc tìm kiếm báo, tạp chí, cán bộ thư viện đã lập bảng danhmục ghi đầy đủ các tên báo, tạp chí, tương ứng với các ô trên giá Trên mỗi ôtrưng bày cũng được đánh số thứ tự theo bảng danh mục để thuận tiện cho bạn đọctìm kiếm

+ Khu vực báo, tạp chí nước ngoài: Từ ô số 1 đến ô số 20 Đây là nguồn chủyếu được biếu tặng.

+ khu vực báo, tạp chí chuyên ngành thủy lợi: Từ ô 21 đến ô 40

+ Khu vực báo, tạp chí về công nghệ thông tin

+ Khu vực báo, tạp chí về văn hóa, nghệ thuật và xã hội

Đặc biệt, để tránh nhầm lẫn, cán bộ thư viện còn dán cả số của ô lên trangbìa của ấn phẩm và đựt báo, tạp chí lên trưng bày ở trước mặt mỗi ô Với cách làmnày, cán bộ không phải vất vả trong việc kiểm kê, bạn đọc có thể dễ dàng tìm đượcnhững tài liệu mà mình cần

Trong mỗi ô báo chỉ xếp các số mới nhất của ấn phẩm định kỳ đó Khi có

số báo mới, Thư viện lại tiến hành rút đi những báo cũ nhất trong các số đã trưngbày Bạn đọc sẽ được tiếp cận với những số báo, tạp chí mới mang tính cập nhật,còn muốn có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu sâu, cần những số báo cũ thì cần phảighi phiếu chờ đợi cán bộ phục vụ

Phòng báo, tạp chí hiện nay vẫn chưa áp dụng phần mềm Libol vào côngtác xử lý nghiệp vụ nên số lượng bao, tạp chí chỉ đóng dấu, phân loại, dán số vàvào máy ghi trên phần mềm excel Sau khi xử lý xong sẽ đua ra phục vụ độc giả.Tại phòng báo, tạp chí, bạn đọc có thể đọc tài liệu tại chỗ và cũng có thể mượn vềnhà

+ Đối với hình thức đọc tại chỗ: Bạn đọc có thể tự lựa chọn tài liệu mình cầnsau đó mang ra đọc tại bàn

+ Đối với trường hợp, bạn đọc muốn mượn báo, tạp chí về nhà: Bạn đọc phảiđăng kí với thủ thư, số lượng mượn là 2 cuốn trong thời gian là 4 ngày

Nhìn chung cách sắp xếp, tổ chức các ấn phẩm định kỳ ở phòng báo, tạp chírấtkhoa học Bạn đọc có thể thỏa mãn nhu cầu thông tin hàng ngày, không phảichờ đợi láy báo, tạp chí, không phải tới hàng báo mới biết những thông tin mới

nhất Đây là hình thức phục vụ được khá nhiều bạn đọc ưa thích Tuy nhiên vớiviệc để bạn đọc tự sắp xếp tài liệu sau khi đọc xong cũng dễ gây nên tình trạnglộn xộn, nhầm lẫn ảnh hưởng tới việc tìm kiếm thông tin.

 Phòng Ngoại văn

Dựa vào hình thức, ngôn ngữ của tài liệu cũng như nhu cầu tìm tin, khả năngnghiên cứu và học tập bằng tiếng nước ngoài nên Thư viện Đại học Thủy lợi đã tổchức ra phòng ngoại văn để phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu của giảng viên

và sinh viên trong trường

Phòng ngoại văn được tổ chức phục vụ theo hình thức kho mở Phòng ngoạivăn lưu trữ khoảng 7.807 đầu/ 12.509 bản các tài liệu tham khảo bằng tiếng anh vàcác ngộn ngữ khác ( tiếng Pháp, tiếng Nga,….) thuộc các lĩnh vực khoa học tựnhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học xã hội và nhân văn sách hỗ trợ tiếng nướcngoài…

Nguồn sách chủ yếu tại phòng ngoại văn là do các tổ chức tài trợ như: Dự án

Hà Lan, DANIDA của chính phủ vương quốc Đan Mạch, quỹ Châu Á… và các tổchức cá nhân tài trợ trong và ngoài nước

Cũng giống như phòng giáo trình và phòng đọc mở, phòng ngoại văn cũng sửdụng khung phân loại DDC ấn bản rút gọn 14 để sắp xếp tài liệu lên giá Tài liệucòn được sắp xếp theo môn loại và trong từng môn loại lại được sắp xếp theo chật

tự chữ cái ABC của tên tác giả hoặc tên tài liệu Sau đó tài liệu lại được sắp xếptheo dấu hiệu năm xuất bản của tài liệu

Ngoài ra, để giúp cho việc tra cứu của bạn đọc được dễ dàng và thuận tiện hơn,cán bộ thư viện ở kho này còn sử dụng hệ thống trợ ký hiệu với những màu sắckhác nhau:

+ Hình tròn màu trắng: Sách quỹ Châu Á

+ Hình tròn màu xanh: Sách ĐaniĐa