luận văn thạc sĩ tổ chức công tác kế toán tại cục hải quan hà nội

Công tác kế toán trong các đơn vịhành chính sự nghiệp phải cung cấp thông tin phục vụ quản lý và kiểm soát nguồnkinh phí, tình hình sử dụng quyết toán kinh phí, tình hình chấp hành dự to

-LÊ PHƯƠNG THẢO

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI

CỤC HẢI QUAN HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

-LÊ PHƯƠNG THẢO

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI

CỤC HẢI QUAN HÀ NỘI

CHUYÊN NGÀNH : KẾ TOÁN

MÃ SỐ : 60.34.03.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của tôi Các số liệuđưa ra trong luận văn có nguồn gốc đầy đủ và trung thực, nội dung nghiên cứu chưatừng được công bố trong bất cứ công trình nào

Hà Nội, ngày … tháng … năm 2017

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iv

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU v

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan nghiên cứu đề tài 2

3 Mục đích nghiên cứu của đề tài 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3

5 Phương pháp nghiên cứu đề tài 4

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 6

7 Kết cấu luận văn 6

Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 7

1.1 TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 7

1.1.1 Khái niệm và phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp 7

1.1.2 Quản lý tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệp 11

1.1.3 Đặc điểm kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp 19

1.2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HCSN 23

1.2.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò, yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán 23

1.2.2 Các quan điểm và cơ sở kế toán trong đơn vị HCSN 29

1.2.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN 33

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CỤC HẢI QUAN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 54

2.1 TỔNG QUAN VỀ CỤC HẢI QUAN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 54

2.1.1 Giới thiệu chung về Cục Hải quan thành phố Hà Nội 54

2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của Cục Hải quan thành phố Hà Nội 60

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CỤC HẢI QUAN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 67

2.2.1 Thực trạng về tổ chức bộ máy kế toán 68

2.2.2 Thực trạng về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 71

2.2.3 Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 74 2.2.4 Thực trạng tổ chức vận dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán.79

2.2.5 Thực trạng tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán 80

2.2.6 Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán 82

2.2.7 Thực trạng tình hình áp dụng tin học vào công tác kế toán 85

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CỤC HẢI QUAN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 89

2.3.1 Ưu điểm 89

2.3.2 Hạn chế 92

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế 97

Chương 3: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CỤC HẢI QUAN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 101

3.1 YÊU CẦU, NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CỤC HẢI QUAN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 101

3.1.1 Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán 101

3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán 101

3.2 NỘI DUNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CỤC HẢI QUAN TP HÀ NỘI 103

3.2.1 Hoàn thiện về tổ chức bộ máy kế toán 103

3.2.2 Hoàn thiện tổ chức về hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu 105

3.2.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 107

3.2.4 Hoàn thiện tổ chức hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán 112

3.2.5 Hoàn thiện tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán 114

3.2.6 Hoàn thiện về kiểm tra kế toán 121

3.2.7 Hoàn thiện việc tổ chức trang bị, ứng dụng các phương tiện kỹ thuật xử lý thông tin trong công tác kế toán 123

3.3 ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN VIỆC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CỤC HẢI QUAN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 124

3.3.1 Về phía các cơ quan quản lý cấp trên 124

3.3.2 Về phía Cục Hải quan thành phố Hà Nội 125

3.3.3 Về phía các cơ sở đào tạo nguồn nhân lực kế toán 126

KẾT LUẬN 128

TÀI LIỆU THAM KHẢO 1

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Sơ đồ 1 1 Khung kiến thức 4

Sơ đồ 1 2 Bộ máy tổ chức của Nhà nước 8

Sơ đồ 1 3 Các cấp dự toán trong quản lý – sử dụng NSNN 10

Sơ đồ 1 4 Quy trình quản lý tài chính 15

Sơ đồ 1 5 Trình tự lập và xét duyệt dự toán NSNN 16

Sơ đồ 1 6 Nguyên tắc kế toán 21

Sơ đồ 2 1 Tổ chức bộ máy tại Cục Hải quan Hà Nội 61

Sơ đồ 2 2 Tổ chức bộ máy kế toán tại Cục Hải quan TP Hà Nội 70

Sơ đồ 2 3 Kế toán ấn chỉ thu tiền tại Cục Hải quan TP Hà Nội 78

Biểu 1 Cơ cấu nguồn kinh phí tại Cục Hải quan TP Hà Nội 65

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Kinh tế Việt Nam đang trong quá trình hội nhập nền kinh tế khu vực và thếgiới Từ những bước đi ban đầu đầy gian nan, thử thách, giờ đây nền kinh tế đã pháttriển mạnh mẽ sánh vai cùng với các nước trong khu vực và trên trường quốc tế.Theo đó, các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng đang từng bước chuyển đổi, ổn định

và phát triển vững mạnh, tạo nền tảng cho nền kinh tế nước nhà trong giai đoạnkinh tế mới

Quốc hội khóa XIII đã thông qua Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩaViệt Nam (sửa đổi), đồng thời xem xét, thông qua 100 luật, bộ luật và 10 pháp lệnhcùng nhiều nghị quyết có chứa quy phạm pháp luật Và năm 2015 là năm bắt bầu thihành các văn bản đó Điều này tạo ảnh hưởng không nhỏ tới nền kinh tế Việt Namnói chung và các đơn vị hành chính sự nghiệp nói riêng Quá trình hoạt động củacác đơn vị hành chính sự nghiệp buộc phải gương mẫu, chấp hành nghiêm chỉnhLuật Ngân sách Nhà nước, các tiêu chuẩn định mức, các quy định về chế độ kế toánhành chính sự nghiệp do Nhà nước ban hành Công tác kế toán trong các đơn vịhành chính sự nghiệp phải cung cấp thông tin phục vụ quản lý và kiểm soát nguồnkinh phí, tình hình sử dụng quyết toán kinh phí, tình hình chấp hành dự toán thu, chi

và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước ở đơn vị

Cục Hải quan Thành phố Hà Nội là cơ quan hành chính Nhà nước, có chứcnăng tổ chức thực hiện pháp luật của Nhà nước về hải quan và các quy định kháccủa pháp luật có liên quan trên địa bàn hoạt động, tạo điều kiện thuận lợi về hảiquan đối với hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh lãnhthổ Việt Nam Với quy mô hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng mở rộng thì chứcnăng quản lý hành chính về hải quan của đơn vị ngày càng nặng nề Song song vớiquy mô phát triển của hoạt động xuất nhập khẩu thì công tác tài chính tại đơn vịngày càng đa dạng và phong phú Tuy nhiên thực tế công tác tổ chức kế toán tạiCục Hải quan Thành phố Hà Nội còn tồn tại nhiều bất cập như sau:

i) Về công tác tổ chức chứng từ, khâu kiểm tra chứng từ tại đơn vị thực hiệnchưa chặt chẽ và việc lưu trữ chứng từ chưa khoa học hợp lý

ii) Việc phản ánh một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh không bản chất, đúngmục lục NSNN; việc kiểm tra đối chiếu chưa bảo đảm thường xuyên và chặt chẽ

iii) Báo cáo tài chính chỉ mang tính báo cáo mà chưa đi sâu thuyết minh, phântích tình hình sử dụng kinh phí, chưa chỉ ra kết quả đạt được và vướng mắc trongquá trình điều hành, sử dụng kinh phí

iv) Hạn chế về trình độ cán bộ công chức làm kế toán, những bất cập trongviệc triển khai công nghệ thông tin vào công tác kế toán

Xuất phát từ thực tế này, tác giả muốn đi sâu nghiên cứu vấn đề, đánh giá thựctrạng và từ đó kiến nghị những giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tạiCục Hải quan Thành phố Hà Nội nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác chocác nhà quản lý, là cơ sở cho nghiệp vụ hải quan hoạt động một cách hiệu quả Đây

là cũng là yêu cầu cấp thiết, mang tính thời sự khi Cơ chế quản lý tài chính và biênchế ngành Hải quan giai đoạn 2016 -2020 có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 5

năm 2016 Vì vậy, tác giả chọn đề tài: “Tổ chức công tác kế toán tại Cục Hải

quan Hà Nội” làm luận văn tốt nghiệp của mình.

2 Tổng quan nghiên cứu đề tài

Tổ chức công tác kế toán được coi như là một hệ thống các yếu tố cấu thành,bao gồm tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấpcác thông tin; tổ chức vận dụng chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế, tài chính, kế toánvào đơn vị; tổ chức các nhân sự để thực hiện công việc kế toán nhằm đảm bảo chocông tác kế toán phát huy hết vai trò, nhiệm vụ của mình, giúp công tác quản lý vàđiều hành hoạt động của đơn vị có hiệu quả

Trong những năm qua, đã có rất nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu về tổ chứccông tác kế toán, bao gồm cả trong doanh nghiệp cũng như các đơn vị hành chính

sự nghiệp với các khía cạnh, lĩnh vực khác nhau Chẳng hạn như luận án tiến sĩ của

tác giả Bùi Thị Yến Linh (năm 2014) với đề tài “Tổ chức công tác kế toán tại các

cơ sở y tế công lập tỉnh Quảng Ngãi”, tác giả đã làm rõ một số vấn đề về cơ sở

khoa học của tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập cũng nhưphân tích các nhân tố chi phối đến tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệpcông lập

Tác giả Đặng Thị Lệ Hoa (năm 2014) với đề tài “Tổ chức thông tin kế toán tại

cục Hải quan thành phố Đà Nẵng”, tác giả đã nghiên cứu những vấn đề cơ bản về

thông tin kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp và thực tiễn tổ chức công tácnày tại Cục Hải quan thành phố Đà Nẵng

Tác giả Trần Thị Thanh Tâm (năm 2015) với đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế

toán ấn chỉ tại Tổng cục Hải quan”, tác giả đã đi sâu khảo sát thực trạng tổ chức

công tác kế toán ấn chỉ (hàng tồn kho) tại Tổng cục Hải quan – đơn vị dự toán cấp 2trên cả hai góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị Từ đó, đề xuất các giải phápnhằm hoàn thiện tổ chức kế toán ấn chỉ tại Tổng cục Hải quan.

Nhìn chung, các công trình nghiên cứu này đã góp phần rất lớn trong việc tổ chứccông tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp; đã đánh giá, phân tích thực trạngcác nội dung tổ chức công tác kế toán trên cơ sở vận dụng các chế độ và chuẩn mực kếtoán hành chính sự nghiệp hiện hành, từ đó đưa ra các định hướng và giải pháp nhằmhoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp

Song, trong bối cảnh nên kinh tế nước nhà bước sang giai đoạn mới 2016 – 2020,hàng trăm các bộ luật và văn bản pháp lý được sửa đổi, bổ sung, thay thế mới thì chưa

có đề tài nào đi sâu tìm hiểu từng phần hành tổ chức công tác kế toán một cách cụ thểtại đơn vị các hành chính sự nghiệp được cấp 100% vốn ngân sách nhà nước

Với vai trò là một kế toán viên cấp hai thuộc Tổng cục Hải quan, phụ tráchquản lý tài chính đơn vị dự toán cấp ba là Cục Hải quan thành phố Hà Nội, mộttrong những đơn vị đứng đầu về việc thu chi ngân sách nhà nước của ngành Hảiquan, tác giả đã nhìn thấy được tình hình thực tế việc tổ chức công tác kế toán tại

đơn vị Vì vậy, tác giả lựa chọn đề tài “Tổ chức công tác kế toán tại Cục Hải quan

Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sỹ của mình.

3 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Nghiên cứu đề tài nhằm vào các mục đích cụ thể sau:

- Hệ thống hóa và góp phần làm sáng tỏ hơn các vấn đề lý luận cơ bản về tổchức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp

- Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong Cục Hải quanThành phố Hà Nội

- Qua đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong CụcHải quan Thành phố Hà Nội nhằm nâng cao chất lượng hoạt động kế toán và thôngtin kế toán trong đơn vị

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề về lý luận

và thực trạng tổ chức công tác kế toán trong Cục Hải quan Thành phố Hà Nội

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về mặt nội dung nghiên cứu: Đề tài giới hạn nghiên cứu các vấn đề lý luận

và thực tiễn tổ chức công tác kế toán tại Cục Hải quan Thành phố Hà Nội

+ Về mặt thời gian: các dữ liệu được lấy trong năm 2015

5 Phương pháp nghiên cứu đề tài

- Phương pháp tiếp cận:

Luận văn sẽ vận dụng Khung kiến thức (Sơ đồ 1.1) để phân tích thực trạng của

tổ chức công tác kế toán tại Cục Hải quan TP Hà Nội, trên cơ sở tiến hành điều trathực tế bằng cách phát phiếu điều tra khảo sát, thông qua sự đánh giá của cán bộ,công chức tại các Cục, Chi cục Hải quan và Lãnh đạo đơn vị để tìm ra những điểmchưa hợp lý của tổ chức công tác kế toán tại Cục Hải quan TP Hà Nội hiện nay Từ

đó tìm nguyên nhân của những hạn chế, bất cập và sự cản trở của nó trong việc hoànthiện tổ chức công tác kế tại đơn vị

Sơ đồ 1.1 Khung kiến thức

- Phương pháp thu thập dữ liệu:

* Các tài liệu, dữ liệu cần thu thập bao gồm:

- Tài liệu bên ngoài:

+ Luật kế toán, nguyên tắc kế toán, chế độ kế toán hành chính sự nghiệp củaViệt Nam

+ Giáo trình kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp,…

+ Tài liệu từ nguồn internet…

Tổ chức công tác kế toán HCSN dưới góc

độ kế toán tài chính

KẾ TOÁN HCSN

Quy định, nguyên tắc kế toán HCSN đang áp dụng

Quy trình

thực hiện kế

toán HCSN

Vấn đề bất cập nảy sinh

Xây dựng các giải pháp hoàn thiện

tổ chức kế toán công tác kế toán

Sự cản trở

Mục tiêu kế toán ấn chỉ phục

vụ yêu cầu quản lý

- Tài liệu nội bộ của Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan TP Hà Nội

+ Thông tin về lịch sử hình thành và phát triển của Tổng cục Hải quan, CụcHải quan TP Hà Nội ; cơ cấu tổ chức quản lý của Cục Hải quan TP Hà Nội, mô tảcông việc của bộ máy kế toán

+ Hệ thống sổ, báo cáo đang thực hiện tại Cục Hải quan TP Hà Nội

+ Các quy trình làm việc, các quy định, nguyên tắc trong công tác kế toán tạiCục Hải quan TP Hà Nội

* Các phương pháp thu thập dữ liệu:

- Thu thập dữ liệu thứ cấp lấy từ các nguồn dữ liệu:

+ Giáo trình kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp,…

+ Tài liệu bồi dưỡng kế toán trưởng trong đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc

Bộ Tài chính…

+ Nguồn cung cấp dữ liệu từ internet

+ Các quy trình làm việc, các quy định, nguyên tắc trong công tác kế toán tạiTổng cục Hải quan, Cục Hải quan TP Hà Nội

+ Tài liệu giới thiệu về Cục Hải quan TP Hà Nội, các báo cáo quyết toán củaTổng cục Hải quan

+ Số liệu kế toán từ năm 2015

* Thu thập dữ liệu sơ cấp

+ Nội dung nghiên cứu: Sự đánh giá của cán bộ công chức, lãnh đạo Cục về tổchức công tác kế toán tại Cục Hải quan TP Hà Nội hiện nay

+ Đối tượng khảo sát: Đội ngũ lãnh đạo, cán bộ công chức làm việc tại PhòngTài vụ quản trị; Các chi cục Hải quan và tương đương

+ Địa bàn nghiên cứu: 09 Phòng tham mưu giúp việc Cục trưởng, 11 Chi cục

và 02 Đội thực hiện nghiệp vụ chuyên môn đặc thù nằm tại các tỉnh, thành phố : Hà Nội, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Yên Bái, Hòa Bình

+ Phương pháp thực hiện: Nghiên cứu định tính dưới dạng đối thoại trực tiếpmột số cán bộ chủ chốt và lãnh đạo Cục; trực tiếp tham gia khảo sát tại Phòng Tài

vụ quản trị và đưa ra các đánh giá, nhận định khách quan về tổ chức công tác kếtoán tại đơn vị

Phân tích dữ liệu bằng phương pháp tường thuât, tổng hợp, và sử dụng số liệu

để mô tả thực tế tại Cục

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Đề tài đã góp phần hệ thống hoá và làm rõ những vấn đề lý luận về tổ chứccông tác kế toán trong Cục Hải quan Thành phố Hà Nội

- Phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong Cục Hải quanThành phố Hà Nội và đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toántrong Cục Hải quan Thành phố Hà Nội

7 Kết cấu luận văn

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Danh mục chữ viết tắt, Danh mục sơ đồ,bẳng biểu, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, luận văn bao gồm ba chương:Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong đơn

CHƯƠNG 1:

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

1.1 TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm và phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp

1.1.1.1 Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp

Đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) là đơn vị được cấp có thẩm quyền banhành quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hayquản lý Nhà nước về một hoạt động nào đó (Giáo dục, Y tế, Văn hóa, Thể thao, ) hoạtbằng nguồn kinh phí Nhà nước cấp toàn bộ hay cấp một phần, và các nguồn khác đảmbảo chi phí hoạt động thường xuyên theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp

Về bản chất, đơn vị HCSN là một từ ghép để phản ánh hai loại tổ chức khácbiệt nhau: cơ quan hành chính Nhà nước và đơn vị sự nghiệp

Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị cũng như đểchủ động trong công việc chi tiêu, hàng năm các đơn vị HCSN phải lập dự toán chotừng khoản chi cho đơn vị mình và dựa vào dự toán đã được lập và xét duyệt ngânsách nhà nước cấp kinh phí cho đơn vị, vì vậy đơn vị HCSN còn được gọi là đơn vị

dự toán

Hoạt động của các đơn vị HCSN rất phong phú, đa dạng, phức tạp và mangtính phục vụ Vì vậy hoạt động của các đơn vị HCSN thường không có thu hoặc cóthu nhưng không đủ đáp ứng nhu cầu chi tiêu, các khoản chi cho các hoạt động chủyếu được trang trải bằng nguồn kinh phí của nhà nước cấp Do chi tiêu chủ yếu bằngnguồn kinh phí nhà nước cấp nên đơn vị phải lập dự toán thu-chi và việc chi tiêu phảiđúng dự toán được duyệt theo các tiêu chuẩn, định mức nhà nước quy định

Như vậy, đơn vị HCSN được hiểu là đơn vị dự toán hoạt động bằng nguồnkinh phí do ngân sách nhà nước cấp, cấp trên cấp phát hoặc bằng nguồn kinh phíkhác (hội phí, học phí, viện phí, kinh phí được tài trợ,…) để thực hiện các chứcnăng, nhiệm vụ của Đảng và nhà nước giao trong từng giai đoạn nhất định

1.1.1.2 Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp

a Căn cứ theo chức năng hoạt động, đơn vị HCSN có thể chia thành các nhóm sau:

- Đơn vị hành chính (cơ quan Nhà nước): Là các cơ quan công quyền, là một

bộ phận của bộ máy Nhà nước với chức năng quản lý Nhà nước Nguồn kinh phí

hoạt động chủ yếu do NSNN cấp Cơ cấu tổ chức chiều dọc từ Trung ương đến địaphương, chiều ngang theo ngành, lãnh vực Cụ thể:

Sơ đồ 1.2 Bộ máy tổ chức của Nhà nước

- Đơn vị sự nghiệp: là đơn vị trực thuộc cơ quan Nhà nước và do cơ quan Nhànước có thẩm quyền thành lập với chức năng cung cấp dịch vụ công cho xã hội như vănhóa, giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học Nguồn kinh phí hoạt động bao gồm nguồnkinh phí từ ngân sách nhà nước cấp và nguồn thu sự nghiệp Đơn vị sự nghiệp có thểthực hiện một số hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục tiêu lợi nhuận

- Các tổ chức đoàn thể, xã hội, nghề nghiệp, tổ chức quần chúng và các đơn

vị trực thuộc lực lượng vũ trang

b Căn cứ vào khả năng tự đảm bảo kinh phí, đơn vị HCSN có thể chia thành các nhóm sau:

- Đơn vị HCSN thuần túy: là các cơ quan được Ngân sách cấp 100% kinh phí,đảm bảo hoạt động bộ máy như UBND, Sở tài chính các cấp

- Đơn vị HCSN có thu:

+ Đơn vị tự đảm bảo một phần kinh phí: Nguồn kinh phí đảm bảo hoạt độngđược NSNN cấp một phần, phần còn lại được thu từ các hoạt động sự nghiệp nhưthu học phí, viện phí, hội phí, thu từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, vàcác nguồn thu khác như nhận viện trợ, biếu tặng Ví dụ: một số trường trung họcbán công; một số trường đại học tự đảm bảo một phần kinh phí như Đại học BáchKhoa; các trạm y tế xã, phường

+ Đơn vị tự đảm bảo 100% kinh phí: là đơn vị không sử dụng NSNN, nguồnkinh phí đảm bảo hoạt động chủ yếu từ nguồn thu sự nghiệp, thu từ kết quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh và các nguồn thu khác Ví dụ: Các viện nghiên cứu trựcthuộc đơn vị hành chính sự nghiệp; một số trường đại học công lập tự chủ tài chínhnhư Đại học Thương mại, Đại học Ngoại thương, Đại học kinh tế Quốc dân

c Căn cứ vào phân cấp quản lý tài chính, đơn vị HCSN có thể chia thành các nhóm sau:

- Đơn vị dự toán cấp I: Là cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự nghiệptrực thuộc TW và địa phương như các Bộ, tổng cục, Sở, ban,…Đơn vị dự toán cấp Itrực tiếp quan hệ với cơ quan tài chính để nhận và thanh quyết toán nguồn kinh phícấp phát Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm:

+ Tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của ngân sách giao, xác định trách nhiệm

và quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp dưới

+ Phê chuẩn dự toán quý, năm của các đơn vị cấp dưới

+ Tổ chức việc hạch toán kinh tế, việc quản lý vốn trong toàn ngành

+ Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán vàkiểm tra tài chính đối với đơn vị cấp dưới

- Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp I, chịu sự lãnhđạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp I Đơn vị

dự toán cấp II có nhiệm vụ nhận dự toán ngân sách của đơn vị dự toán cấp I và phân

bổ dự toán ngân sách cho đơn vị dự toán cấp III, có trách nhiệm tổ chức, điều hành,quản lý kinh phí của cấp mình và đơn vị dự toán cấp dưới Định kỳ đơn vị phải tổnghợp chi tiêu kinh phí ở đơn vị và của đơn vị dự toán cấp III báo cáo lên đơn vị dựtoán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp

- Đơn vị dự toán cấp III: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp II Chịu sự lãnh đạotrực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp II, là đơn vịcuối cùng thực hiện dự toán Đơn vị dự toán cấp III trực tiếp sử dụng kinh phí củangân sách, chấp hành các chính sách về chi tiêu, về hạch toán, tổng hợp chi tiêukinh phí báo cáo lên đơn vị cấp II và cơ quan tài chính cùng cấp theo định kỳ

Sơ đồ 1.3 Các cấp dự toán trong quản lý – sử dụng NSNN

Cần chú ý rằng, đơn vị dự toán (HCSN) có thể chỉ có một cấp hoặc hai cấp Ởcác đơn vị chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của cấp I và cấp III Ở cácđơn vị được tổ chức thành hai cấp thì đơn vị dự toán cấp trên làm nhiệm vụ của đơn

vị dự toán cấp I, đơn vị dự toán cấp dưới làm nhiệm vụ của đơn vị cấp III

Ngoài ra còn có đơn vị dự toán cấp dưới của cấp III: Được nhận kinh phí đểthực hiện phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện việc quản lý kinh phítheo sự hướng dẫn của đơn vị dự toán cấp III

Việc phân chia các đơn vị dự toán trong một ngành chỉ có tính chất tương đốinghĩa là thứ bậc của các đơn vị dự toán không cố định mà tùy thuộc vào cơ chếphân cấp quản lý ngân sách Do vậy xác định một đơn vị HCSN thuộc đơn vị dựtoán nào là tùy thuộc vào mối quan hệ giữa nó với các đơn vị dự toán khác trongcùng ngành hoặc với cơ quan tài chính

d.Căn cứ theo cấp Ngân sách, đơn vị HCSN còn có thể được chia thành 3 cấp như sau:

- Đơn vị dự toán cấp Trung ương: Sử dụng nguồn ngân sách cấp Trung ương;

- Đơn vị dự toán cấp Tỉnh: Sử dụng nguồn ngân sách cấp Tỉnh;

- Đơn vị dự toán cấp Huyện: Sử dụng nguồn ngân sách cấp Huyện

Như vậy, đơn vị HCSN rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt động chủ yếuđược thực hiện thông qua nguồn kinh phí của nhà nước cấp phát Đặc điểm nổi bật

của đơn vị HCSN là không phải là đơn vị hạch toán kinh tế, chức năng chủ yếukhông phải là SXKD mà hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước.

1.1.2 Quản lý tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệp

1.1.2.1 Đặc điểm chung

Đơn vị HCSN là những đơn vị không trực tiếp sản xuất sản phẩm vật chấtnhưng hết sức cần thiết cho xã hội, nhằm ổn định, duy trì bộ máy quản lý nhà nướccác cấp, đảm bảo ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội và an ninh quốc phòng.Các khoản chi chứa đựng nhiều yếu tố xã hội liên quan đến nhiều chủtrương,chính sách của Đảng và nhà nước trong nền kinh tế vừa là một yếu tố kháchquan và thể hiện tính ưu việt của xã hội, nhằm nâng cao đời sống vật chất, văn hóatinh thần sức khỏe cho nhân dân.Từ sự phân tích trên ta có thể định nghĩa về tàichính đơn vị HCSN như sau:

Tài chính đơn vị HCSN là hệ thống các luồng chuyển dịch giá trị, các luồngvận động của những nguồn tài chính trong quá trình cấp phát, chấp hành và sử dụngcác quỹ tiền tệ nhằm mục đích phục vụ có hiệu quả cao nhất đời sống vật chất vàtinh thần của người dân

Tài chính đơn vị HCSN phản ánh các luồng chuyển dịch giá trị, sự vận độngcủa các nguồn tài chính nảy sinh và gắn liền với các hoạt động thu, hoạt động chicủa các đơn vị dự toán nhằm thực hiện các chức năng nhiệm vụ của nhà nước Sựvận động chuyển hóa các nguồn tài chính được điều chỉnh bằng hệ thống các quan

hệ phân phối dưới hình thức giá trị thông qua việc cấp phát, chấp hành và sử dụngquỹ tiền tệ Khác với tài chính doanh nghiệp, tài chính HC, SN động lực của sự vậnđộng và chuyển hóa các nguồn tài chính là nhằm mục đích đáp ứng ngày càng tốthơn đời sống vật chất và tinh thần của người dân

Trên cơ sở chức năng của tài chính nói chung, tài chính đơn vị HCSN là công

cụ phân phối và kiểm tra việc chấp hành sử dụng các quỹ tiền tệ

Đây là vai trò chủ yếu và cơ bản nhất, trên cơ sở phân phối của tài chính màcác quỹ tiền tệ của các đơn vị HCSN được hình thành và sử dụng cho các mục đíchđã được định trước Thông qua vai trò này để ngăn ngừa mọi hành vi vi phạm cácchế độ quy định về tài chính, các chính sách chế độ nhà nước ban hành, các luật lệ

Nguồn tài chính (kinh phí) của đơn vị HCSN được hình thành từ các nguồn:

- Ngân sách nhà nước hoặc cơ quan quản lý cấp trên cấp theo dự toán được duyệt;

- Các khoản đóng góp;

- Các khoản thu sự nghiệp;

- Các khoản tài trợ, viện trợ, biếu tặng của các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước;

- Các khoản thu khác theo chế độ

Theo mục đích sử dụng nguồn kinh phí trong các đơn vị HCSN được chiathành các nguồn sau:

- Nguồn kinh phí hoạt động: Là nguồn kinh phí nhằm duy trì và bảo đảm sựhoạt động thường xuyên theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị

- Nguồn kinh phí dự án: Ngoài chức năng nhiệm vụ thường xuyên các đơn vịHCSN trong từng thời kỳ còn thực hiện các chương trình dự án đề tài từ trung ươngđến địa phương

- Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản là nguồn kinh phí được sử dụng choviệc xây dựng cơ bản và mua sắm TSCĐ để tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật chođơn vị

- Nguồn vốn kinh doanh: Ở một số đơn vị HCSN đặc thù ngoài việc thực hiệnchức năng nhiệm vụ do Đảng và nhà nước giao, các đơn vị còn tiến hành các hoạtđộng SXKD riêng nhằm tăng thu nhập, nâng cao đời sống cho viên chức và giảmnhẹ gánh nặng cho ngân sách nhà nước Để tiến hành hoạt động SXKD các đơn vịphải có nguồn vốn nhất định

Tóm lại, có thể thấy hoạt động tài chính của đơn vị HCSN gồm hai mặt chínhnhư sau:

- Theo dõi, quản lý, sử dụng kinh phí NSNN cấp để thực hiện chức năng,nhiệm vụ được giao

- Tự huy động vốn và tận dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động sẵn có củađơn vị để tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ

1.1.2.2 Nguyên tắc chủ yếu về quản lý tài chính trong đơn vị HCSN

Khi quản lý tài chính các đơn vị HCSN cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

- Chi tiêu HCSN phải thực hiện theo tiêu chuẩn định mức quy định, chi đúngmục đích, đúng dự toán được duyệt, không được lấy khoản chi này để chi cho cáckhoản chi khác nếu không được cơ quan tài chính đồng ý

- Triệt để tiết kiệm chống lãng phí, các khoản chi có tính chất không cần thiết,phô trương hình thức thì không được phép chi, các khoản tiết kiệm sẽ được sử dụng

để nâng cao chất lượng hoạt động của đơn vị

- Thực hiện lập dự toán, quyết toán của Nhà nước, việc chi tiêu phải có đầy đủchứng từ hợp lệ, hợp pháp để làm căn cứ cho cơ quan tài chính giám sát, kiểm tra

- Thực hiện đúng chế độ quản lý tài chính đối với các khoản thu sự nghiệp, thuđúng, thu đủ, kịp thời và hạch toán đầy đủ vào sổ sách kế toán, đảm bảo chi tiêu từcác khoản trên phải đúng quy định được duyệt

- Quản lý các khoản chi tiêu HCSN phải luôn gắn liền với chức năng nhiệm vụcủa các cơ quan đơn vị, đảm bảo cho các cơ quan đơn vị vừa hoàn thành nhiệm vụchính trị được giao vừa đảm bảo nguyên tắc quản lý tài chính

1.1.2.3 Phương pháp quản lý tài chính trong đơn vị HCSN

a Các hình thức quản lý

Quản lý tài chính của các đơn vị HCSN bao gồm các hình thức sau:

* Quản lý theo hình thức thu đủ - chi đủ: Nghĩa là trong quá trình hoạt động

đơn vị thu được bao nhiêu nộp toàn bộ vào ngân sách nhà nước và nhu cầu chi tiêubao nhiêu ngân sách nhà nước cấp phát đủ theo dự toán được duyệt

Hình thức này áp dụng cho các đơn vị có số thu ít không đáng kể, khôngthường xuyên so với các khoản ngân sách nhà nước chi ra cho đơn vị

Quản lý theo hình thức này có nhược điểm: không gắn số thu với số chi, hạnchế quyền tự chủ của các đơn vị Vì vậy, không thúc đẩy các đơn vị quan tâm đếnviệc khai thác nguồn thu

*Quản lý theo hình thức tự chủ tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính

Đối tượng áp dụng hình thức này là những cơ quan hành chính các cấp từtrung ương đến cấp xã phường thị trấn theo quy định

Các đơn vị này được chủ động phân bổ và sử dụng các khoản kinh phí thườngxuyên được giao tự chủ cho phù hợp với nhu cầu thực tế

Kinh phí tiết kiệm được từ quỹ lương do thực hiện tinh giảm biên chế được sửdụng toàn bộ cho mục đích tăng thu nhập của cán bộ công chức

Phạm vi sử dụng kinh phí tiết kiệm được:

- Bổ sung thu nhập cho cán bộ công chức: Cơ quan thực hiện chế độ tự chủđược áp dụng hệ số tăng thêm quỹ tiền lương tối đa không quá 1,0 lần so với mứctiền lương ngạch ,bậc,chức vụ do nhà nước quy định để chi trả thu nhập tăng thêmcho cán bộ,công chức

- Chi khen thưởng

- Chi cho các hoạt động phúc lợi tập thể của cán bộ công chức

- Trích lập quỹ dự phòng để ổn định thu nhập cho cán bộ, công chức Số kinhphí tiết kiệm được cuối năm chưa sử dụng hết được chuyển vào quỹ dự phòng ổnđịnh thu nhập

- Trong năm, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ được tạm ứng từ dự toán đã giaothực hiện chế độ tự chủ để chi thu nhập tăng thêm, chi cho các hoạt động phúc lợi,chi bổ sung phục vụ các hoạt động nghiệp vụ

- Quản lý theo hình thức này góp phần đổi mới cơ chế quản lý biên chế vàkinh phí đối với các cơ quan quản lý hành chính và các tổ chức được nhà nước cấpkinh phí, thúc đẩy việc sắp xếp bộ máy tinh gọn, nâng cao chất lượng, hiệu quảcông việc, góp phần tiết kiệm, nâng cao năng suất lao động, hiệu quả sử dụng kinhphí hành chính trong các cơ quan đơn vị

b Các biện pháp quản lý

Quản lý tài chính đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp đòi hỏi phải căn cứvào tính chất đặc điểm hoạt động của từng ngành từng đơn vị cơ quan để áp dụngcác biện pháp quản lý cho phù hợp Trong quản lý tài chính đơn vị HCSN có 3 biệnpháp sau đây:

- Quản lý theo dự toán kinh phí: Quản lý theo biện pháp này nghĩa là trong

quá trình hoạt động chỉ căn cứ vào nhu cầu thực tế để tính toán lập dự toán và cấp

phát kinh phí Quản lý theo biện pháp này có nhược điểm làm cho các đơn vị thiếuchủ động trong việc chi tiêu nặng về công tác hành chính sự vụ.

- Quản lý theo tiêu chuẩn định mức chi tiêu Định mức chi tiêu là mức chi quy

định cho một công việc nhất định trong một thời gian nhất định Đây là biện phápquản lý tiêu biểu nhất bởi vì: Tiêu chuẩn định mức chi tiêu là cơ sở thực hành tiếtkiệm (tiết kiệm cả về thời gian lao động và tiền bạc)

Quản lý theo tiêu chuẩn, định mức chi tiêu sẽ nâng cao được tinh thần tráchnhiệm, tính chủ động của các cơ quan đơn vị trong công tác quản lý tài chính Đồngthời là cơ sở để cải tiến công tác lề lối làm việc và cải thiện mối quan hệ giữa cáccấp, các ngành và các đơn vị

- Quản lý theo hợp đồng kinh tế đấu thầu, khoán chi Quản lý theo biện pháp

này giúp cho các đơn vị chủ động trong quản lý thu chi tài chính, thúc đẩy các đơn

vị phấn đấu phát triển sự nghiệp tăng thu tiết kiệm chi để có doanh lợi, hoàn thànhvượt mức kế hoạch được giao, cải thiện nâng cao phúc lợi cho người lao động.Tóm lại, trong ba biện pháp trên, việc áp dụng biện pháp nào là tùy thuộc vàotính chất đặc điểm hoạt động của các cơ quan, đơn vị cho phù hợp

1.1.2.4 Quy trình quản lý tài chính

Quản lý tài chính trong các cơ quan, đơn vị được tiến hành theo chi trình baogồm ba bước: bắt đầu từ việc quản lý việc lập dự toán thu chi tài chính, sau đó làquản lý việc chấp hành dự toán và cuối cùng là việc quyết toán thu chi tài chính.Quy trình được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.4 Quy trình quản lý tài chính

a Lập dự toán:

Lập dự toán thu chi tài chính là khâu mở đầu của một chi trình quản lý tàichính, đây là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tàichính để xây dựng các chỉ tiêu thu chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, cócăn cứ khoa học và thực tiễn

Công tác lập dự toán thu chi căn cứ vào các đặc điểm sau:

- Chỉ tiêu biên chế hàng tháng, quý, năm của đơn vị

- Chế độ, chính sách, chỉ tiêu định mức hiện hành của chế độ ban hành

- Tình hình hoạt động cùng thời kỳ năm trước của đơn vị

- Báo cáo hoạt động tài chính từng quý (thời kỳ) năm trước

Để quản lý và sử dụng tốt các nguồn thu, chủ động trong chi tiêu, các đơn vịHCSN có thu công lập phải lập dự toán cho tất cả các khoản thu, chi của đơn vị Dựtoán được lập phải phù hợp, thuận lợi cho kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp dự toánNSNN và bảo đảm các yêu cầu:

- Đúng nội dung, biểu mẫu, thời hạn, thể hiện đầy đủ các khoản thu, chi theomục lục NSNN và chi tiết theo hướng dẫn của cấp có thẩm quyền

- Các chỉ tiêu phải phản ánh được các hoạt động, phù hợp với mục tiêu, nhiệm

vụ của đơn vị trong kỳ dự toán đồng thời phù hợp với chính sách, chế độ, tiêu chuẩnđịnh mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyên ban hành

- Bảo đảm cân đối giữa các khoản thu và chi, thể hiện được mối liên hệ vớithực tế của kỳ trước cũng như nhiệm vụ của đơn vị trong kỳ tiếp theo

- Lập dự toán không được quá cao dẫn đến lãng phí nhưng không được quáthấp về kinh phí hoạt động của đơn vị

Trình tự lập và xét duyệt dự toán NSNN theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.5 Trình tự lập và xét duyệt dự toán NSNN

Có hai phương pháp lập dự toán thường được sử dụng là phương pháp lập dựtoán trên cơ sở quá khứ và phương pháp lập dự toán cấp không

Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp xác định các chỉtiêu trong dự toán dựa vào kết quả hoạt động thực tế của kỳ liền trước và điều chỉnhtheo tỷ lệ tăng trưởng và tỷ lệ lam phát dự kiến Như vậy phương pháp này rất rõ ràng,

dễ hiêu và dễ sử dụng, được xây dựng tương đối ổn định, tạo điều kiện, cơ sở bền vữngcho nhà quản lý trong đơn vị trong việc điều hành mọi hoạt động Mô hình phương

pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ được khái quát trong sơ đồ tại Phụ lục 1.1

Phương pháp lập dự toán cấp không là phương pháp xác định các chỉ tiêutrong dự toán dựa vào nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động trong năm kế hoạch, phù hợpvới điều kiện cụ thể hiện có của đơn vị chứ không dự trên kết quả hoạt động thực tếcủa năm trước Như vậy, đây là phương pháp lập dự toán phức tạp hơn do không dựtrên số liệu, kinh nghiệm có sẵn Mô hình phương pháp lập dự toán cấp không được

khái quát trong sơ đồ tại Phụ lục 1.2

b Tổ chức chấp hành dự toán

Chấp hành dự toán là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế tàichính, hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu chi ghi trong dự toán tài chính của đơn

vị thành hiện thực

Trên cơ sở dự toán được giao, đơn vị HCSN tổ chức triển khai thực hiện, đưa

ra các biện pháp cần thiết đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ thu chi được giao đồngthời phải có kế hoạch sử dụng kinh phí theo đúng mục đích, chế độ, tiết kiệm và cóhiệu quả

Trong quá trình thực hiện dự toán, đơn vị HCSN tuyệt đối chấp hành dự toánthu chi ngân sách hàng năm đã được duyệt theo chế độ chính sách của Nhà nước vàtoàn bộ các khoản thu chi trên thực tế phải được căn cứ trên các văn bản quy địnhcủa pháp luật có liên quan và dựa trên cơ sở cân đối giữa thu và chi

Các cơ đơn vị HCSN phải mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để thực hiệnchi qua Kho bạc nhà nước đối với các khoản kinh phí thuộc NSNN và được mở tàikhoản tại ngân hàng hoặc tại Kho bạc Nhà nước để phản ánh các khoản thu chi củacác hoạt động khác của đơn vị như hoạt động sản xuất cung ứng dịch vụ

Đối với dự toán chỉ thường xuyên đơn vị HCSN được điều chỉnh nội dung chicho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị, đồng thời gửi cơ quan cấp trên vàKBNN nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch để theo dõi, quản lý, thanh quyết toán.Cuối năm ngân sách, dự toán chi hoạt động thương xuyên và các khoản thu sự

nghiệp chưa sử dụng hết đơn vị được chuyển sang năm sau tiếp tục sử dụng Cuốinăm, căn cứ đề nghị của đơn vị, KBNN nơi giao dịch thực hiện chuyển sô dư kinhphí chi thương xuyên, thu sự nghiệp sang năm sau tiếp tục sử dụng Riêng đối với

số dư chi thường xuyên sau khi thực hiện chuyển kinh phí, KBNN tổng hợp theođơn vị dự toán cấp I gửi cơ quan tài chính cùng cấp cơ quan Tài chính căn cứ vàobáo cáo của KBNN cùng cấp xem xét, làm thủ tục chuyển nguồn sang năm sau Đối với các khoản chi không thường xuyên, việc điều chỉnh nội dung chi,nhóm mục chi; kinh phí cuối năm chưa sử dụng, hoặc sử dụng không hết thực hiệntheo quy định (được chuyển sang năm sau hoặc huỷ bỏ dự toán)

c Quyết toán

Quyết toán là công việc cuối cùng của chu trình quản lý tài chính Đây là quátrình kiểm tra, rà soát, chỉnh lý, tổng hợp số liệu về tình hình chấp hành dự toántrong kỳ và là cơ sở để phân tính, tổng kết đánh giá kết quả chấp hành dự toán năm.Quy trình quyết toán được áp dụng đối với tất cả các khoản ngân sách nhànước giao dự toán, các khoản thu được để lại chi theo chế độ quy định và ngân sáchcác cấp chính quyền địa phương Quy trình quyết toán bao gồm các hoạt động:Khóa sổ thu chi ngân sách cuối năm; Lập báo cáo quyết toán; Xét duyệt, thẩm địnhbáo cáo quyết toán

Cuối quý, cuối năm các đơn vị HCSN phải tiến hành lập báo cáo kế toán, báocáo quyết toán thu chi tài chính về tình hình sử dụng nguồn tài chính để gửi đến các

cơ quan chức năng theo quy định Báo cáo quyết toán của đơn vị HCSN phản ánhtổng hợp tình hình tài sản, thu chi và kết quả sử dụng nguồn lực tài chính tại cơquan, đơn vị nhằm cung cấp thông tin tài chính, giúp cho việc đánh giá tình hình vàthực trạng của đơn vị

Trong cơ chế tự chủ tài chính, thước đo các khoản chi của đơn vị có chấp hànhđúng dự toán hay không chính là quy chế chi tiêu nội bộ Quy chế chi tiêu nội bộbao gồm các quy định về chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu áp dụng thống nhấttrong đơn vị, đảm bảo đơn vị hoàn thành nhiệm vụ được giao, thực hiện các hoạtđộng thường xuyên phù hợp với hoạt động đặc thù của đơn vị, sử dụng kinh phí cóhiệu quả và tăng cường công tác quản lý Như vậy, quy chế chi tiêu nội bộ là căn cứ

để thủ trưởng đơn vị điều hành việc sử dụng và quyết toán kinh phí từ nguồn NSNNcấp cho hoạt động thường xuyên và nguồn thu sự nghiệp của đơn vị, là cơ sở pháp

lý để kho bạc nhà nước kiểm soát chi

Công tác quyết toán thực hiện tốt sẽ cung cấp các thông tin cần thiết để đánhgiá lại việc thực hiện kế hoạch tài chính năm Từ đó rút ra những kinh nghiệm thiếtthực cho công tác lập và chấp hành dự toán năm sau Kết quả quyết toán cho phép

tổ chức kiểm điểm, đánh giá lại hoạt động của đơn vị, từ đó có những điều chỉnhkịp thời theo xu hướng thích hợp

1.1.3 Đặc điểm kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp

1.1.3.1 Khái niệm, đặc điểm, phạm vi và đối tượng áp dụng

a Khái niệm

Kế toán HCSN là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý

và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản

lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công; tình hình chấp hành dự toán thu chi vàthực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị

b Đặc điểm

Do tính chất, đặc điểm hoạt động của các đơn vị HCSN rất đa dạng, phức tạp,phạm vi rộng và chủ yếu chi cho hoạt động của các đơn vị này được trang trải thôngqua nguồn kinh phí cấp phát của Nhà nước Xuất phát từ đặc điểm nguồn kinh phíbảo đảm sự hoạt động theo chức năng của các đơn vị HCSN và yêu cầu tăng cườngquản lý kinh tế tài chính của bản thân đơn vị, cơ quan chủ quản mà chế độ kế toánđơn vị HCSN có những đặc điểm riêng

- Các khoản chi tiêu cho đơn vị HCSN chủ yếu là chi cho tiêu dùng, vì vậy kếtoán phải đảm bảo chấp hành chế độ quản lý tài chính thật nghiêm ngặt Kế toánphải căn cứ vào các tiêu chuẩn định mức để thực hiện các khoản chi tiêu nói chung

và chi tiêu tiền mặt nói riêng

- Thông qua công tác kế toán để kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu và tiếnhành phân tích các khoản chi sao cho đảm bảo nhiệm vụ trọng tâm của đơn vị

- Đề xuất những ý kiến, kiến nghị để tăng cường hiệu quả sử dụng vốn ngânsách cấp và nguồn kinh phí khác, tăng cường khai thác nguồn kinh phí khác để đápứng nhu cầu chi tiêu của đơn vị

c Phạm vi áp dụng

Kế toán HCSN áp dụng cho các loại cơ quan, tổ chức sau:

- Cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN,gồm: Cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi NSNN các cấp; Văn phòng Quốc hội;Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Chính phủ; Tòa án nhân dân và Viện kiểmsát nhân dân các cấp; Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Hội đồng

nhân dân, ủy ban nhân dân tỉnh, huyện; Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội,

tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp

có sử dụng kinh phí NSNN; Đơn vị sự nghiệp được NSNN đảm bảo một phần hoặctoàn bộ kinh phí; Tổ chức quản lý tài sản quốc gia; Ban quản lý dự án đầu tư cónguồn kinh phí NSNN; Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội, các tổ chức khác đượcNSNN hỗ trỡ một phần kinh phí hoạt động;

- Đơn vị vũ trang nhân dân, kể cả Tòa án quân sự và Viện kiểm sát quân sự(trừ các doanh nghiệp thuộc lực lượng vũ trang nhân dân);

- Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí NSNN (trừ các đơn vị sựnghiệp ngoài công lập), gồm: Đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu chi; Các Tổ chức phichính phủ; Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội tự cân đối thu chi; Tổ chức xã hội; Tổ chứcxã hội - nghề nghiệp tự thu tự chi; Tổ chức khác không sử dụng kinh phí NSNN

d Đối tượng áp dụng

- Tiền và các khoản tương đương tiền

- Vật tư và Tài sản cố định

- Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị

- Nguồn kinh phí, quỹ

- Chênh lệch thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi

- Đầu tư tài chính, tín dụng Nhà nước

- Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị

1.1.3.2 Nhiệm vụ, yêu cầu và nguyên tắc kế toán hành chính sự nghiệp

a Nhiệm vụ công tác kế toán trong đơn vị HCSN

- Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợpthông tin về nguồn kinh phí được cấp,được tài trợ, được hình thành từ các nguồn khác và tình hình sử dụng các khoảnkinh phí, các khoản thu tại đơn vị

- Thực hiện đối chiếu, kiểm tra tình hình thực hiện dự toán thu, chi; tình hìnhchấp hành các định mức, tiêu chuẩn thu, chi; tình hình quản lý các loại vật tư, tàisản ở đơn vị; tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp NSNN, kỷ luật thanh toán và cácchế độ khác

- Kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị cấp dưới, tình hìnhchấp hành dự toán thu, chi và quyết toán kinh phí của các đơn vị cấp dưới

- Tổng hợp số liệu, lập và gửi đầy đủ, đúng hạn các loại báo cáo tài chính chocác cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định

- Thực hiện phân tích, đánh giá công tác kế toán cũng như đánh giá hiệu quả

sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị, nhằm cải tiến nâng cao chất lượngcông tác và đề xuất các ý kiến phục vụ cho lãnh đạo, điều hành hoạt động của đơn vị

b Yêu cầu côngtác kế toán trong các đơn vị HCSN

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình, kế toán đơn vị HCSN phải đáp ứngđược những yêu cầu sau:

- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinhphí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị

- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phươngpháp tính toán

- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhàquản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị

- Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả

c Nguyên tắc kế toán HCSN

Về cơ bản, kế toán HCSN tuân thủ các nguyên tắc cơ bản trong kế toán, thểhiện trong sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.6 Nguyên tắc kế toán

Tuy nhiên, kế toán trong đơn vị HCSN chú trọng các nguyên tắc cụ thể sau:

- Kế toán theo từng nguồn kinh phí – nguồn vốn: Nguồn kinh phí để phục vụcho việc tổng hợp, đánh giá số liệu về các nhiệm vụ chi sử dụng nguồn kinh phíNhà nước cấp, các nguồn chi trong các đơn vị HCSN phải được hạch toán chi tiếttheo từng chương, loại, khoản, mục phù hợp với mục lục ngân sách và phải đúngtheo từng nguồn kinh phí được giao

- Kế toán chi tiêu: Kế toán chi tiêu trong đơn vị HCSN nhằm theo dõi việc sửdụng kinh phí trong kỳ gắn với chức năng, nhiệm vụ được giao trong kỳ

- Kế toán nhấn mạnh cơ sở tiền: Đối với hoạt động sự nghiệp, việc ghi chế kếtoán phần lớn dựa vào nguyên tắc cơ sở tiền, tức là mọi khoản thu chi từ nguồnngân sách được ghi nhận tại thời điểm thực tế phát sinh thu hoặc chi tiền tại đơn vị.

1.1.3.3 Nội dung công tác kế toán HCSN

Dựa vào đặc điểm vận động của các loại tài sản cũng như nội dung, tính chấtcủa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thể phân chia công tác kế toán HCSN thànhcác phần hành kế toán sau:

- Kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loạivốn bằng tiền của đơn vị gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gởi tại ngân hàng, kho bạc

- Kế toán vật tư, tài sản: Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biếnđộng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa tại đơn vị

Phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có, tình hìnhbiến động của TSCĐ, công tác đầu tư XDCB và sửa chữa tài sản tại đơn vị

- Kế toán thanh toán:

+ Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phảithu theo từng đối tượng thanh toán trong và ngoài đơn vị

+ Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoảnphải trả CBCCVC và các khoản phải trả, phải nộp khác

+ Các đơn vị có tổ chức hoạt động SXDV phải đăng ký kê khai nộp thuế theoluật định

- Kế toán nguồn KP, vốn, quỹ:

+ Phản ánh việc tiếp nhận, quản lý sử dụng các nguồn KP Ngân sách cấp,nguồn KP thu tại đơn vị, nguồn KP viện trợ, tài trợ và thanh quyết toán các nguồn

KP, phản ánh số hiện có và tình hình biến động nguồn KP hình thành TSCĐ

+ Phản ánh tình hình trích lập và sử dụng các quỹ của đơn vị : quỹ dự phòng

ổn định thu nhập, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ phát triển HĐSN

- Kế toán chi:

+ Phản ánh các khoản chi thường xuyên, chi SXDV và chi phí của các hoạtđộng khác trên cơ sở đó xác định kết quả của hoạt động SXDV và hoạt động khác.+ Phản ánh các khoản chi không thường xuyên như : chi thực hiện các đề tàinghiên cứu khoa học cấp NN Cấp bộ, ngành, chi nhiệm vụ đặt hàng của NN ,giảm biên chế

- Kế toán các khoản thu :

+ Phản ánh các khoản thu về phí, lệ phí và các khoản thu sự nghiệp phát sinh ởđơn vị

+ Phản ánh các khoản thu về hoạt động SXDV, thu thanh lý, nhượng bánTSCĐ, thu lãi tiền gởi

- Kế toán chênh lệch thu chi : Dựa trên cơ sở tổng số thu và tổng số chi củatừng hoạt động xác định kết quả chênh lệch thu chi để có phương án phân phối sốchênh lệch đó theo quy định của cơ chế tài chính

- Lập báo cáo tài chính theo quy định để gởi lên cơ quan cấp trên và cơ quantài chính

1.2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HCSN

1.2.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò, yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác

kế toán

1.2.1.1 Khái niệm

Với vai trò là công cụ quản lý kinh tế quan trọng của mỗi tổ chức, kế toánphản ánh, giám sát toàn diện hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị Chính vì vậyviệc thiết lập mối liên hệ giữa đối tượng, chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, báo cáo tàichính, báo cáo kế toán quản trị và bộ máy kế toán cùng với trang thiết bị thích hợpnhằm bảo đảm điều kiện tốt nhất để phát huy tối đa chức năng của kế toán, như vậycác đơn vị kế toán phải tổ chức công tác kế toán

Theo “Tài liệu bồi dưỡng kế toán trưởng doanh nghiệp” của Bộ Tài chính thì,

“Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kếtoán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động dịch vụ, tổ chức thực hiệnchế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tintài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán” [tr 253] Khái niệm này nhấnmạnh việc thực hiện chuẩn mực kế toán (CMKT) và tuân thủ các quy định của phápluật về kế toán

Theo giáo trình “Tổ chức công tác kế toán” của Viện Đại học mở Hà Nội quanniệm “Tổ chức công tác kế toán chính là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa đốitượng kế toán (nội dung kế toán); phương pháp kế toán; bộ máy kế toán với nhữngngười am hiều nội dung, phương pháp kế toán biểu hiện qua hình thức kế toán thíchhợp trong một đơn vị cụ thể, để phát huy cao nhất tác dụng của kế toán trong côngtác quản lý đơn vị [tr15]

Theo giáo trình “Kế toán công trong đơn vị Hành chính- Sự nghiệp" của Họcviện Tài chính thì là việc tạo ra một mối liên hệ qua lại theo một trật tự xác địnhgiữa các yếu tố chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp – cân đối kế toántrong từng nội dung công việc kế toán cụ thể nhằm thu thập thông tin chính xác, kịpthời [tr15]

Đề cao vai trò của hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, phương pháptính giá và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, có quan điểm cho rằng tổchức công tác kế toán thực chất là tổ chức vận dụng hệ thống này tuy nhiên nếu chỉvận dụng nhưng không tính đến các vấn đề khác thì hiệu quả của tổ chức công tác

kế toán sẽ không đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng thông tin kế toán cungcấp có tính hệ thống

Nhằm kết hợp việc vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán,phương pháp tính giá và báo cáo tài chính, thông qua việc phân công, phân nhiệmcho các lao động kế toán thực hiện theo từng phần hành kế toán cụ thể, có quanđiểm khác cho rằng tổ chức công tác kế toán cần giải quyết hai vấn đề: Tổ chức bộmáy kế toán phù hợp với cơ sở vật chất và tính chất hoạt động của đơn vị và tổ chức

hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp tính giá, báo cáo tàichính, báo cáo kế toán quản trị

Trên cơ sở các quan điểm trên đặc biệt chú trọng nhằm nâng cao nhận thức về

trách nhiệm của lao động kế toán Tác giả cho rằng: Tổ chức công tác kế toán là

việc gắn kết giữa các công việc kế toán, giữa bộ phận người làm kế toán trong một đơn vị, nhằm thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kế toán tài chính ở đơn vị một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ và có hiệu quả cao nhất

Như vậy, tổ chức công tác kế toán được hiểu là sự gắn kết giữa các công việc

kế toán bao gồm: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, hệ thống sổ

kế toán, các phương pháp kế toán, hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quảntrị theo từng phần hành kế toán cụ thể với tổ chức lực lượng làm kế toán

Tổ chức công tác kế toán là sự gắn kết với các đơn vị với bộ phận người làm

kế toán trong một tổ chức, trên cơ sở thực hiện đầy đủ các nguyên tắc kế toán Mục đích của tổ chức công tác kế toán là nhằm thu thập, xử lý, phân tích vàcung cấp thông tin kế toán tài chính ở đơn vị một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ

và có hiệu quả cao nhất

1.2.1.2 Đặc điểm

- Tổ chức công tác kế toán là một hệ thống các phương pháp cách thức phốihợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thểhiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát vàthông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toántrong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác

- Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng vàphương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kế toán cơ sở

- Tổ chức công tác kế toán là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thôngqua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán chomục đích quản lý

- Tổ chức công tác kế toán là tổ chức khối lượng công việc kế toán và bộ máynhân sự của kế toán trên cơ sở vận dụng chế độ kế toán trong điều kiện cụ thể củatừng đơn vị (Yêu cầu là phải gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, đảm bảo cung cấp thôngtin hữu ích cho quản lý)

1.2.1.3 Vai trò tổ chức công tác kế toán

Thực hiện nhiệm vụ chi theo dự toán được duyệt; bảo đảm sử dụng kinh phíNSNN đúng quy định, có hiệu quả, tăng quyền tự chủ, mỗi đơn vị HCSN cần nhậnthức được vai trò của tổ chức công tác kế toán trong việc cung cấp thông tin phục

vụ quản lý các hoạt động tại đơn vị và được thể hiện sau:

Thứ nhất, Tổ chức cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch, phân bổ NSNN

Dự toán không chỉ là công cụ cần thiết để quản lý, kiểm soát tình hình thựchiện kế hoạch mà còn là căn cứ để cấp trên, cơ quan tài chính cấp phát kinh phí,kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, nhiệm vụ được giao

Một trong các căn cứ lập dự toán là kết quả thực hiện dự toán ngân sách, kếtquả thu sự nghiệp và chi hoạt động thường xuyên của một số năm trước được cấp

có thẩm quyền phê duyệt do kể toán cung cấp Tổ chức công tác kế toán nhằm cungcấp thông tin cho việc lập dự toán ngân sách của đơn vị, là căn cứ để cơ quan quản

lý cấp phát kinh phí

Thứ hai, Tổ chức phương tiện thực hiện giám sát, công khai tài chính

Tổ chức công tác kế toán nhằm phản ánh đầy đủ, trung thực, kịp thời các hoạtđộng tài chính phát sinh; cung cấp thông tin cho việc kiểm tra, kiểm soát tình hìnhthực hiện, sử dụng các khoản kinh phí theo đúng quy định, đúng dự toán đã đượcphê duyệt, thanh quyết toán việc sử dụng nguồn kinh phí và các khoản thu; góp

phần kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vật tư, tài sản, nguồn kinh phí của đơn vịthông qua các quy định của pháp luật về kế toán bắt buộc các đơn vị HCSN phảithực hiện lập BCTC, kiểm toán nội bộ, công khai tài chính đơn vị; bảo đảm tàichính đơn vị luôn lành mạnh là biện pháp đấu tranh chống mọi tiêu cực xảy ra trongnội bộ đơn vị

Thứ ba, Tổ chức thực hiện phục vụ quyết toán thu, chi NSNN

Quyết toán là khâu cuối cùng trong chu trình ngân sách nhằm tổng kết cáchoạt động của quá trình chấp hành NSNN tại cấp - ngành tài chính Quyết toán thểhiện kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao trong kỳ báo cáo Báo cáo quyết toán làbức tranh tổng quát về các hoạt động tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí Trướckhi lập báo cáo quyết toán phải tiến hành khoá sổ kế toán, thực hiện đối chiếu giữa

số liệu trên chứng kế toán khớp đúng với số liệu trên sổ kế toán nhằm bảo đảm sốliệu trên báo cáo quyết toán được lập chính xác Trên cơ sở kiểm tra đối chiếu giữachứng từ kể toán với số liệu trên sổ kế toán và xác định đối chiếu số dư tài khoảnvới KBNN, xác nhận của cơ quan Tài chính về chuyển nguồn kinh phí sang nămsau sử dụng để lập báo cáo quyết toán theo quy định Các chỉ tiêu trên báo cáoquyết toán được lập căn cứ vào số liệu tổng hợp, số liệu chi tiết và đã được kế toánthu nhận, phản ánh đầy đủ trên hệ thống sổ kế toán của đơn vị

Thứ tư, Tổ chức phân tích, đánh giá, tham mưu cho lãnh đạo đưa ra quyết định

quản lý phù hợp

Tổ chức công tác kế toán chính là sử dụng thước đo giá trị để phản ánh toàndiện, đầy đủ, tổng hợp toàn bộ cho hoạt động tài chính Qua đó phân tích, đánh giáhiệu quả hoạt động, đề xuất các biện pháp khai thác khả năng sử dụng tiết kiệm, cóhiệu quả tài sản, tiền vốn, lao động, ; đề xuất các biện pháp ngăn chặn, hạn chếcác thiệt hại, nâng cao hiệu quả hoạt động, giúp nhà quản lý đưa ra các quyếtđịnh quản lý phù hợp

Tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN một cách khoa học và hợp lý khôngnhững có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán mà còn là nhân

tố quan trọng thực hiện tốt quản lý kinh phí và bảo vệ tài sản, tiền vốn của đơn vị,thực hiện tốt vai trò của kế toán là công cụ quản lý tài chính trong đơn vị

nên hiệu quả của tổ chức công tác kế toán phải được xem xét toàn diện Chính vìvậy, để tổ chức công tác kế toán phát huy tốt nhất vai trò của mình, khi tổ chứccông tác kế toán ở đơn vị cần phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

Thứ nhất, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo yêu cầu khoa học và hợp lý,

trên cơ sở chấp hành đúng các chính sách, chế độ, thể lệ quy chế tài chính kế toánhiện hành

Bất kỳ công việc tổ chức nào trước hết phải thể hiện được tính khoa học vàhợp lý, bởi vì công việc tổ chức là yếu tố quyết định đến chất lượng và hiệu quả củacông tác kế toán Công tác kế toán phải tuân thủ theo những nguyên tắc, chính sách,chế độ, thể lệ, quy chế về kinh tế, tài chính, kế toán,… Do đó, tổ chức công tác kếtoán ở đơn vị không chỉ cần tính khoa học, hợp lý mà còn phải dựa trên cơ sở chấphành đúng các quy định có tính nguyên tắc, các chính sách, chế độ hiện hành liênquan của Nhà nước

Thứ hai, tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải bảo đảm phù hợp với đặc điểm

tổ chức quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của đơn vị

Mỗi đơn vị có đặc điểm, điều kiện thực tế khác nhau, về tổ chức hoạt động, tổchức quản lý, quy mô và trình độ quản lý, Do vậy, tổ chức công tác kế toán ởđơn vị muốn phát huy tốt tác dụng thì phải được tổ chức phù hợp với điều kiện thực

tế của đơn vị

Thứ ba, tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải phù hợp với biên chế đội ngũ

và khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán hiện có

Mỗi đơn vị có đội ngũ kế toán với trình độ chuyên môn nghiệp vụ, sử dụngthiết bị phương tiện kỹ thuật tin học,… có thể khác nhau, do vậy, muốn tổ chứccông tác kế toán hợp lý và có hiệu quả thì khi tổ chức công tác kế toán cần đảm bảotính phù hợp với đội ngũ và trình độ của họ thì những người là kế toán mới đủ khảnăng và điều kiện để hoàn thành nhiệm vụ công việc kế toán được giao

Thứ tư, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng

nhiệm vụ kế toán trong đơn vị, thu nhận, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kếtoán đáp ứng yêu cầu quản lý, quản trị của đơn vị

Sản phẩm cuối cùng của kế toán là cung cấp được các báo cáo tài chính và báocáo kế toán quản trị (thông tin kế toán) cần thiết cho các đối tượng sử dụng thôngtin Những thông tin đó xuất phát từ yêu cầu quản lý, quản trị đơn vị và của các đốitượng sử dụng thông tin kế toán Do vậy, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán ở

đơn vị cần lưu ý đến yêu cầu quản lý, quản trị của các đối tượng đó để thiết kế hệthống thu nhập và cung cấp thông tin phải có hiệu quả và hữu ích

Thứ năm, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo được những yêu cầu của

thông tin kế toán và tiết kiệm chi phí hạch toán

Kế toán là công cụ quản lý, mà mục đích của quản lý là hiệu quả và tiết kiệm,đồng thời kế toán là công việc, là hoạt động của một tổ chức/bộ phận của đơn vịcũng chi phí rất nhiều cho công việc này Do vậy, khi tổ chức công tác kế toán ởđơn vị cũng quan tâm đến vấn đề hiệu quả và tiết kiệm chi phí hạch toán, cần phảitính toán, xem xét đến tính hợp lý giữa chi phí hạch toán với kết quả/hiệu quả/tínhkinh tế của công tác kế toán mang lại

1.2.2.5 Nguyên tắc

Phát huy vai trò của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN, loại hìnhđơn vị thực hiện chức năng, nhiệm vụ nhà nước giao, mang tính tuân thủ nhưngđồng thời được quyền tự chủ về bộ máy, hoạt động, tài chính một số hoạt động, tổchức công tác kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Thứ nhất, Thống nhất giữa kế toán và quản lý Tổ chức công tác kế toán trong

đơn vị HCSN cần thể hiện tính thống nhất giữa kế toán và quản lý các hoạt độngtrên các nội dung sau:

- Trên góc độ quản lý tài chính, cùng một ngành, theo hệ thống dọc cần có sựthống nhất giữa đơn vị dự toán cấp trên và đơn vị dự toán cấp dưới

- Tất cả các khoản chi NSNN phải được kiểm tra, kiểm soát trong quá trìnhcấp phát, thanh toán thông qua cơ quan tài chính, KBNN, cơ quan quản lý nhà nước

và có sự thống nhất giữa cơ quan quản lý chức năng và đơn vị

- Để phục vụ cho tổng hợp số liệu chi ngân sách, các khoản chi trong đơn vịphải được kế toán chi tiết theo từng chương, mục phù hợp với mục lục NSNN; phảnánh đầy đủ việc tiếp nhận, sử dụng, thanh quyết toán nguồn kinh phí; làm thủ tụcđối chiếu, thanh quyết toán tình mình tiếp nhận, sử dụng từng loại kinh phí với cơquan Tài chính, KBNN theo quy định Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSNcần có sự thống nhất giữa thực hiện và dự toán, tuân thủ chi tiêu theo Luật Ngânsách Nhà nước

- Thống nhất giữa mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức hoạt động,quản lý; đáp ứng nhu cầu thông tin cho các bộ phận quản lý khác nhau Mọi quyếtđịnh liên quan đến tài chính phải căn cứ vào thông tin do kế toán cung cấp, các chỉtiêu kế toán phải phù hợp và hướng đến các chỉ tiêu quản lý

Thứ hai, Bảo đảm tính phù hợp

Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với từng cấp dự toán; phù hợp với quy

mô, đặc điểm, địa.bàn hoạt động, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tình hìnhtrang bị, khả năng ứng dụng phương tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép, xử lý thôngtin của bộ phận kế toán

Thứ 3, Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nhằm tạo nên các tác nhân độc lập, có thể kiểm soát lẫn nhau trong quá trìnhthực hiện nghiệp vụ tài chính đặc biệt đối với tài chính của hoạt động sự nghiệp làhoạt động tài chính mang tính tuân thủ, nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa người raquyết định và người chấp hành quyết định thực hiện nghiệp vụ tài chính cần đượcquán triệt trong tổ chức công tác kể toán đơn vị HCSN

Thứ tư, Tiết kiệm, hiệu quả

Tiết kiệm được đo lường qua mức độ chi phí vật chất và lao động sống cầnphải có để thực hiện tổ chức công tác kế toán được tối thiểu hoá nhưng bảo đảmtính kịp thời trong cung cấp thông tin cho người sử dụng Hiệu quả thể hiện chấtlượng, tính đạt đủ, thích hợp của thông tin cung cấp, thoả mãn cao nhu cầu thông tincho việc ra quyết định của các cấp chủ thể quản lý Nguyên tắc tiết kiệm nhưng phảiđáp ứng được lợi ích tối đa của người quản lý về hệ thống kế toán được tổ chức lànguyên tắc cơ bản, cần quán triệt

1.2.2 Các quan điểm và cơ sở kế toán trong đơn vị HCSN

1.2.2.1 Quan điểm

Với mục đích, cơ chế quản lý, cơ chế hoạt động khác nhau,… Cơ sở thực hiện

kế toán hoạt động HCSN và hoạt động dịch vụ cũng khác nhau, hình thành các quanđiểm khác nhau về tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN, điều này có ảnhhưởng lớn đến tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN

a Xét trên góc độ loại hình hoạt động

Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN có thể thực hiện theo một tronghai hình thức:

Thứ nhất, Tổ chức công tác kế toán hoạt động HCSN và hoạt động dịch vụ

tách biệt

Theo hình thức này, hoạt động chức năng của đơn vị HCSN được tách biệtriêng thàng hoạt động sự nghiệp cung cấp dịch vụ công theo nhiệm vụ được giao vàhoạt động dịch vụ trên cơ sở thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của phápluật với mô hình quản lý đa cấp như trường Đại học công thành lập các công ty hoạt

động kinh doanh, … Từ tổ chức bộ máy kế toán đến tổ chức kế toán hoạt động sựnghiệp và hoạt động dịch vụ được thực hiện độc lập, tách rời Hoạt động HCSNthực hiện chế độ kế toán đơn vị HCSN, hoạt động dịch vụ thực hiện kế toán nhưmột doanh nghiệp công Thông tin tình hình tài chính của đơn vị do kế toán cungcấp thường chi tiết, đầy đủ, đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ nhưng phải bố trí nhiềulao động kế toán, bộ máy kế toán cồng kềnh, không thích hợp với đơn vị HCSN

Thứ hai, Tổ chức công tác kế toán hoạt động HCSN và hoạt động dịch vụ kết hợp

Theo hình thức này, tổ chức công tác kế toán hoạt động HCSN và hoạt độngdịch vụ được thực hiện kết hợp trên cơ sở, nguyên tắc kế toán đơn vị HCSN vàdoanh nghiệp công Tùy theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi đơn vị, việc thực hiệnkết hợp có sự khác nhau Đối với đơn vị lấy hoạt động dịch vụ là chính, tổ chứccông tác kế toán theo mô hình kế toán doanh nghiệp công Đối với đơn vị hoạt độngHCSN là chính, hoạt động dịch vụ chỉ là hoạt động phụ nhằm tận dụng cơ sở vậtchất hiện có, tăng nguồn thu, tổ chức công tác kế toán được thực hiện theo mô hình

kế toán đơn vị HCSN Thông tin tài chính do kế toán cung cấp có thể không xácđịnh rõ mục đích Tổ chức kế toán có thể bị sai lệch vận dụng từ hoạt động HCSNsang hoạt động dịch vụ và ngược lại Thông tin kế toán có thể không đáp ứng đượcyêu cầu quản trị nội bộ cao Bộ máy kế toán gọn, nhẹ, tiết kiệm nhưng hiệu quảcông tác kế toán có thể không cao Theo xu hướng hiện nay, đối với các nước có hệthống đơn vị HCSN còn thiên về thụ hưởng, mô hình này được áp dụng phổ biến Đốivới các nước hệ thống dịch vụ công phát triển, mô hình này thường ít được áp dụng

b Xét trên góc độ thực hiện chức năng kế toán

Với đặc điểm, đối tượng sử dụng và mục đích cung cấp thông tin, đa dạng,bên cạnh tổ chức công tác kế toán thực hiện chức năng KTTC, các đơn vị cần tổchức công tác kế toán thực hiện chức năng KTQT Căn cứ vào các điều kiện cụ thể,đơn vị HCSN có tổ chức công tác kế toán theo các hình thức khác nhau, cụ thể:

Thứ nhất, Tổ chức công tác KTTC và KTQT tách biệt

Theo hình thức này, thực hiện chức năng KTTC và KTQT là hai bộ phận độclập nhau Thông tin về tình hình tài chính của đơn vị mà kế toán cung cấp thườngchi tiết, đầy đủ, đặc biệt đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ cao song bộ máy kế toáncồng kềnh, phải bố trí nhiều lao động, tốn kém

Các đơn vị HCSN hoạt động còn mang nặng tính tuân thủ, chưa quan tâmnhiều đến vai trò, chức năng của KTQT Chính vì vậy mô hình này không thích hợpvới đơn vị HCSN

Thứ hai, Tổ chức công tác KTTC và KTQT kết hợp

Theo hình thức này, thực hiện chức năng KTTC và KTQT do cùng một bộphận thực hiện Do đó thông tin mà kế toán cung cấp nhiều lúc không xác địnhđược rõ mục đích, việc vận dụng thông tin của KTTC sử dụng sang cho mục đích

kế toán quản trị và ngược lại, chất lượng thông tin có thể không cao, chưa đáp ứngđược yêu cầu quản trị nội bộ Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức này gọn,nhẹ hơn, tiết kiệm những hiệu quả công việc không cao

Với quy mô hoạt động vừa và nhỏ, hình thức này thường được áp dụng phổbiến trong các đơn vị HCSN

Thứ ba, Tổ chức công tác kế toán kết hợp hai hình thức trên

Tùy theo từng phần hành công việc để thực hiện việc tổ chức công tác kế toántheo một trong hai hình thức trên Đối với những phần hành kế toán có nghiệp vụkinh tế phát sinh nhiều, đặt trọng tâm yêu cầu quản trị nội bộ nên bố trí theo hìnhthức tách biệt (kế toán thu, chi, ) Đối với những phần hành kế toán có nghiệp vụkinh tế phát sinh ít, chưa đặt trọng tâm, trọng yếu quản trị nội bộ cao nên bố trí theohình thức kết hợp (kế toán tiền lương, thanh toán, kết quả tài chính, .) Mặc dùhình thức này đã khắc phục được phần nào nhược điểm của hai hình thức trênnhững việc bố trí lao động kế toán phụ thuộc rất nhiều quan điểm của nhà quản trịtrong quản trị nội bộ về vấn đề trọng tâm cần giải quyết Với quy mô hoạt động chủyếu là vừa và nhỏ, chưa quan tâm nhiều đến quản trị nội bộ, hình thức này ít được

áp dụng trong các đơn vị HCSN

1.2.2.2 Cơ sở kế toán trong đơn vị HCSN

Với mục đích hoạt động khác nhau, hoạt động hành chính, hoạt động sựnghiệp cung cấp dịch vụ công theo chức năng, nhiệm vụ nhà nước giao; hoạt độngdịch vụ thực hiện sản xuất và bán sản phẩm, được tổ chức như hoạt động kinhdoanh; chính vì vậy kế toán trong đơn vị HCSN được thực hiện trên hai cơ sở kếtoán khác nhau

Thứ nhất, Cơ sở kế toán tiền mặt áp dụng cho các hoạt động hành chính, sự nghiệp

Đối với hoạt động HCSN, cơ chế chi tiêu không bồi hoàn kinh phí thực hiệnchủ yếu bằng tiền nhằm cung cấp các dịch vụ công, mang tính tuân thủ là chính, kếtoán được thực hiện trên cơ sở tiền mặt hoặc tiền mặt có điều chỉnh Cơ sở kế toántiền mặt ghị nhận các giao dịch tài chính chỉ khi tiền mặt (kể cả các khoản tươngđương tiền) được nhận hoặc được trả bởi một đơn vị Trên cở sở tiền mặt, thu nhập

và chi phí của đơn vị được ghi nhận dựa trên số tiền thực thu, thực chi Trong năm

tài chính, đơn vị thực hiện các khoản thu các khoản chi và sẽ được quyết toánNSNN trong năm đó, theo dõi chi tiết từng nguồn kinh phí, sử dụng kinh phí đúngmục đích, bảo đảm chính xác với dự toán

Kế toán trên cơ sở tiền mặt đơn giản trong kỹ thuật kế toán, dễ hiểu, các thôngtin về dòng tiền mặt xác thực, phản ánh rõ khả năng thanh toán của đơn vị song kếtoán trên cơ sở tiền mặt có một số hạn chế nhất định như nhiều khoản phải thu, phảitrả, các khoản bảo lãnh vay nợ, các khoản cam kết khác của nhà nước chưa đượcghi chép đầy đủ và có hệ thống; không thể hiện được mối liên kết giữa doanh thughi nhận và chi phí thực tế phát sinh, Chính vì vậy, thực hiện kế toán trên cơ sởtiền mặt khó xác định chính xác và đánh giá đúng hiệu quả hoạt động của đơn vị.Các thông tin do kế toán trên cơ sở tiền mặt cung cấp không phản ánh hết toàn bộcác hoạt động cũng như tình trạng tài chính, kết quả hoạt động của đơn vị nên ítđược sử dụng như kế toán trên cơ sở dồn tích và thường được áp đối với kết toánhoạt động sự nghiệp – thụ hưởng kinh phí

Thứ hai, Cơ sở kế toán dồn tích áp dụng cho hoạt động dịch vụ của đơn vị sự nghiệp

Xuất phát từ đặc điểm hoạt động, kế toán phản ánh hoạt động dịch vụ đượcthực hiện trên cơ sở dồn tích Cơ sở dồn tích là phương pháp kế toán dựa trên cơ sở

dự kiến thu - dự kiến chi Kế toán đánh giá, phản ánh tài sản, nguồn vốn, doanh thu,chi phí, kết quả hoạt động dựa trên cơ sở phát sinh quyền và nghĩa vụ tài chính,không căn cứ vào thời điểm thực tế thu, chi tiến Kế toán biến động tài sản được thựchiện khi bàn giao tài sản hoặc bàn giao quyền và trách nhiệm đối với tài sản đó Doanh thu chỉ được ghi nhận khi đơn vị có đầy đủ bằng chứng về sự chuyểngiao phần lớn rủi ro, lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ cho bênmua và được bên mua chấp nhận thanh toán Số tài sản đó sẽ được bên 30 mua ghinhận là tài sản hoặc chi phí Doanh thu được ghi nhận khi nó được thực hiện, làmtăng vốn chủ sở hữu, kết quả của việc tăng tài sản hoặc giảm nợ phải trả, việc giaohàng hoặc thực hiện dịch vụ đã hoàn thành Chi phí được ghi nhận khi nó phát sinh,làm giảm vốn chủ sở hữu, giảm tài sản hoặc tăng nợ phải trả và là mục đích củaviệc tạo ra doanh thu

Trên cơ sở dồn tích, doanh thu cũng có thể là số tiền nhập quỹ nhưng cũng cóthể là những tài sản khác không phải là tiền mặt nhập quỹ Chi phí có thể là số tiềnxuất quỹ nhưng cũng có thể là những tài sản khác không phải tiền mặt

Kế toán trên cơ sở dồn tích cho phép xác định kết quả hoạt động từng kỳ kếtoán, không nhất thiết phải chờ đến khi kết thúc công việc; phản ánh đầy đủ thực

trạng và biến động tài sản, nguồn vốn, tình hình tài chính của đơn vị Những thôngtin về tài sản và tình hình thanh toán luôn sẵn có để cung cấp cho người lãnh đạotheo những tiêu chí chuẩn hóa và có hệ thống Nhờ đó, nhà quản lý có thể đánh giáđược các hoạt động, dự tính được ảnh hưởng của những hoạt động trong tương lai;theo dõi, kiểm soát được những thay đổi và phát sinh trong hoạt động của đơn vị

Kế toán trên cơ sở dồn tích có thể được áp dụng ở các đơn vị HCSN có hoạtđộng dịch vụ, thu nhập hàng năm cao, hoạt động phức tạp Đối với các đơn vị cóphát sinh các hoạt động mua, bán chịu thì việc áp dụng cơ sở kế toán dồn tích thực

sự rất cần thiết nhằm bảo đảm nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu phátsinh trong một chu kỳ kế toán nhất định

1.2.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN

1.2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

a Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Theo quy định của Luật Kế toán ngày 17 tháng 6 năm 2003 của Quốc hộinước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thì: “Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy

kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê người làm kế toán”

Bộ máy kế toán là một tập hợp các cán bộ, nhân viên kế toán nhằm bảo đảmthực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán của doanh nghiệp, tổ chức bộ máy kếtoán được hiểu như là việc cơ cấu nhân sự, phân công lao động cho các thành viêntrong bộ máy kế toán (lao động kế toán) Tổ chức bộ máy kế toán còn bao gồm cảviệc tổ chức phương tiện, thiết bị cho lao động kế toán

Việc tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị HCSN cần dựa trên yêu cầu và đặcđiểm quản lý của đơn vị HCSN; năng lực trình độ của đội ngũ kế toán của đơn vị vàtrình độ, trang thiết bị phương tiện kỹ thuật mà đơn vị sử dụng Theo giáo trình Lýthuyết hạch toán kế toán của trường Đại học Kinh tế Quốc dân (2007), quan hệ giữacác loại lao động trong bộ máy kế toán có thể được thực hiện theo một trong cáccách thức: Kiểu trực tuyến, kiểu trực tuyến tham mưu, kiểu chức năng hoặc theophương thức hỗn hợp Trên cơ sở đó các đơn vị có thể lựa chọn một trong các môhình tổ chức bộ máy kế toán có thể là mô hình tổ chức bộ máy kế toán kiểu tậptrung, kiểu phân tán hoặc mô hình tổ chức bộ máy kế toán kiểu hỗn hợp (nửa tậptrung, nửa phân tán)

(1) Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Theo mô hình này, tổ chức chỉ có một phòng kế toán trung tâm làm đơn vị kếtoán cơ sở, còn các đơn vị kế toán trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng Phòng