luận văn thạc sĩ quản trị mua hàng tại công ty cổ phần hà đô 23

CHƯƠNG 1CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Hoạt động mua hàng và quản trị mua hàng trong doanh nghiệp 1.1.1 Hoạt động mua hàng 1.1.1.1 Khái niệm mua hàng Mua là hà

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được sửdụng hoặc công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã được cảm ơn và các thôngtin trích dẫn trong luận văn đều được ghi rõ nguồn gốc

Tác giả luận văn

MỤC L

LỜI CAM ĐOAN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT v

DANH MỤC HÌNH VẼ vi

DANH MỤC BẢNG BIỂU vii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do lựa chọn đề tài 1

2 Tổng quan nghiên cứu 2

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 4

4 Phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Kết cấu đề tài 5

CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1 Hoạt động mua hàng và quản trị mua hàng trong doanh nghiệp 7

1.1.1 Hoạt động mua hàng 7

1.1.2 Quản trị mua hàng 15

1.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp 18

1.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng 19

1.2.2 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp 28

1.2.3 Thương lượng và đặt hàng 31

1.2.4 Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng 34

1.2.5 Đánh giá công tác mua hàng 35

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị mua hàng 38

1.3.1 Các nhân tố bên trong 38

1.3.2 Các nhân tố bên ngoài 41

CHƯƠNG 2:PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG

TÁCQUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ ĐÔ 23 44

2.1 Khái quát về Công ty CP Hà Đô 23 44

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty 44

2.1.2 Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của Công ty 44

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Hà Đô 23 46

2.1.4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty CP Hà Đô 23 qua 03 năm (2012, 2013, 2014) 49

2.2 Phân tích tình hình mua hàng tại Công ty CP Hà Đô 23 51

2.2.1 Tình hình mua hàng theo các mặt hàng chủ yếu 51

2.2.2 Tình hình mua hàng theo nguồn hàng 53

2.2.3 Tình hình mua hàng theo phương thức mua 56

2.2.4 Tình hình mua hàng theo thời gian 58

2.3 Thực trạng quản trị mua hàng tại Công ty CP Hà Đô 23 59

2.3.1 Thực trạng xác định nhu cầu mua hàng của Công ty 59

2.3.2 Thực trạng tìm và lựa chọn nhà cung cấp 60

2.3.3 Thực trạng thương lượng và đặt hàng 64

2.3.4 Thực trạng theo dõi và kiểm tra việc giao nhận hàng 65

2.3.5 Thực trạng đánh giá sau mua 67

2.4 Nhận xét chung đối với công tác quản trị mua hàng tại Công ty CP Hà Đô 23 69

2.4.1 Ưu điểm 69

2.4.2 Hạn chế 70

CHƯƠNG 3:GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ MUA HÀNGTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ ĐÔ 23 72

3.1 Mục tiêu và phương hướng phát triển của Công ty CP Hà Đô 23 72

3.1.1 Mục tiêu phát triển của Công ty 72

3.1.2 Phương hướng phát triển của công ty 72

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị mua hàng tại Công ty cổ phần

Hà Đô 23 73

3.2.1 Hoàn thiện các bước của quy trình mua hàng 73

3.2.2 Nâng cao năng lực của nhân viên mua hàng 79

KẾT LUẬN 81

TÀI LIỆU THAM KHẢO 82 PHỤ LỤC

Y

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1: Quá trình triển khai mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 19

Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Hà Đô 23 46

Hình 3.1: Phân hệ mua hàng BRAVO 78

Hình 3.2: Quy trình mua hàng trong giải pháp 3S ERP 79

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Tổng hợp Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2012 - 2014 49

Bảng 2.2: Tổng hợp mua hàng theo các mặt hàng chủ yếu 51

Bảng 2.3: Tổng hợp mua hàng theo nguồn hàng 53

Bảng 2.4: Tổng hợp mua hàng theo phương thức mua 56

Bảng 2.5: Tổng hợp mua hàng theo các mặt hàng chủ yếu 58

Bảng 2.6: Bảng đánh giá một số nhà cung cấp thép ngày 10/3/2015 63

Bảng 2.7: Đánh giá nhà cung cấp sau mua Quí I/2015 68

Bảng 2.8: Hệ thống tiêu chuẩn thang đo tính điểm đề xuất 73

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài

Năm 2008, bong bóng bất động sản của Hoa Kỳ bị vỡ dẫn tới khủnghoảng tín dụng nhà ở thứ cấp rồi phát triển thành một cuộc khủng hoảng tàichính mà hậu quả là tình trạng đói tín dụng ảnh hưởng tới khu vực kinh tếthực Vỡ bong bóng nhà ở cũng dẫn tới suy giảm tiêu dùng cá nhân ở Hoa Kỳ

Sự bất trắc trong đời sống kinh tế và kinh doanh càng làm cho tiêu dùng vàsản xuất bị hạn chế Ba nhân tố này gây ra suy thoái kinh tế ở Hoa Kỳ Nhiềunước trên thế giới có các tổ chức tài chính đã tham gia vào thị trường tín dụngnhà ở thứ cấp ở Hoa Kỳ Khi các tổ chức tài chính này bị thua lỗ, tình trạngrối loạn tài chính, thậm chí là khủng hoảng tài chính đã xảy ra ở nhiều nướckhiến cho các nước này rơi vào suy thoái kinh tế hoặc suy giảm tốc độ tăngtrưởng Do Hoa Kỳ, châu Âu và Nhật Bản là những thị trườngxuất khẩu quantrọng của nhiều nước đang phát triển (nhất là khu vực Đông Á) nên suy thoái

và suy giảm tăng trưởng kinh tế từ thế giới phát triển đã làm giảm xuất khẩucủa các nước đang phát triển Đồng thời, vì các nước phát triển là nguồn cungcấp các khoản vay ngân hàng, các khoản vốn đầu tư trực tiếp và gián tiếp chocác nước đang phát triển, nên khi các nước phát triển dừng cho vay, dừng giảingân hay rút vốn về, nhiều nền kinh tế đang phát triển đã bị tác động tiêu cựcnghiêm trọng Điển hình cho ảnh hưởng của những tác động tiêu cực đó là cácnước đang phát triển châu Á hầu hết đều bị giảm tốc độ tăng trưởng, thậm chí

có nước còn tăng trưởng âm Các nước Bangladesh, Indonesia, Pakistan, ViệtNam vốn có mức tăng trưởng trên dưới 6% trong các năm 2007 và 2008, sangnăm 2009 chỉ còn tăng trưởng trên dưới 3% Các nước Malaysia và Thái Lantăng trưởng với tốc độ -3,0% và -3,5% trong năm 2009

Đến nay, kinh tế thế giới vẫn chưa thoát khỏi cuộc khủng hoảng kéo dài

từ năm 2008 Việt Nam chúng ta cũng không ngoại lệ, điển hình cho việc chịunhững tác động ảnh hưởng của suy thoái kinh tế thế giới là thị trường bấtđộng sản Mặc dù, Chính phủ đã thực hiện rất nhiều chính sách, biện phápnhằm vực dậy thị trường bất động sản nhưng đến nay thị trường này vẫn cònrất trầm lắng Là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, hiện nayCông ty cổ phần Hà Đô 23 cũng gặp nhiều khó khăn trong tìm kiếm việc làm,

đó được coi là vấn đề cấp bách như “cứu hỏa” Để có thể trúng thầu các côngtrình, dự án xây dựng, Hà Đô 23 đã phải cạnh tranh rất khốc liệt với cácdoanh nghiệp xây dựng khác và áp lực chính là giảm giá thành Mà muốngiảm được giá thành trong xây dựng tức là doanh nghiệp phải giảm được giáđầu vào đối với các yếu tố cấu thành lên sản phẩm, điều đó đồng nghĩa vớiviệc doanh nghiệp phải tìm cách làm sao để có thể mua được nguyên vật liệuđầu vào với giá thấp nhất để có thể đáp ứng được yêu cầu đang đặt ra Do đó,Ban lãnh đạo Hà Đô 23 đã đưa ra chiến lược của mình đó là quản lý thật tốtkhâu mua hàng

Với lý do khoa học và thực tiễn nêu trên, Quản trị mua hàng trở thànhvấn đề cấp thiết mang tính thời sự và ý nghĩa chiến lược đối với Công ty cổ

phần Hà Đô 23 Chính vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Quản trị mua hàng tại Công ty cổ phần Hà Đô 23” làm đề tài luận văn cao học để nghiên cứu với hi

vọng góp phần bé nhỏ của mình hoàn thiện khâu mua hàng tại Hà Đô 23

2 Tổng quan nghiên cứu

Cho đến nay đã có nhiều đề tài nghiên cứu về mua hàng và quản trị muahàng trong doanh nghiệp Các nghiên cứu này hoặc được trình bày thành mộthay vài chương mục trong những cuốn sách về quản trị doanh nghiệp hoặc lànhững bài luận văn về công tác quản trị mua hàng tại một số doanh nghiệp

Luận văn Đại học Quốc gia của Nguyễn Thị Hương (2004) được chiathành 3 chương Chương 1 nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về quản trịmua hàng trong doanh nghiệp thương mại Chương 2 khảo sát và đánh giáthực tiễn trong hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty bách hoá số 5 Nam

Bộ trong 3 năm (2001,2002,2003).Chương 3 đưa ra một số giải pháp nhằmhoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Công ty này

Luận văn Đại học Thương mại của Đào Lê Minh (2007) bao gồm 3chương chính Chương 1 đã hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về mua hàng

và quản trị mua hàng trong doanh nghiệp Chương 2 phân tích được thựctrạng của công tác quản trị mua hàng, những ưu điểm, nhược điểm của côngtác này tại Tập đoàn Volex Asia nói chung và tại Công ty TNHH Volex ViệtNam nói riêng Chương 3 đưa ra một số đề xuất, kiến nghịđối với Công tytrong việc xác định nhu cầu mua hàng, tạo lập nguồn hàng, theo dõi việc thựchiện giao hàng

Luận văn Đại học Thương mại của Ngô Thị Lý (2010) gồm 4 chương.Chương 1 nêu những vấn đề tổng quan nghiên cứu Chương 2 trình bày một

số lý luận cơ bản về quản trị mua hàng tại doanh nghiệp thương mại Chương

3 chỉ ra phương pháp nghiên cứu và kết quả phân tích thực trạng công tácquản trị mua hàng tại Trung tâm xuất nhập khẩu và hợp tác đầu tư – VVMI.Chương 4 đưa ra các kết luận (thành công, hạn chế và nguyên nhân) và đềxuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Trung tâm.Luận văn Đại học Thương mại của Đỗ Thị Thu Hương (2011) cũng đượcchia thành 4 chương Chương 1 là tổng quan nghiên cứu quản trị mua hàng.Chương 2 tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị mua hàng.Chương 3 nêu phương pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài, từ thông tin và sốliệu thu thập được nêu lên thực trạng quản trị mua hàng tại Công ty cổ phầnNam Trường Sơn Hà Nội Chương 4 đánh giá tổng quan, đưa ra dự báo môi

trường kinh doanh và nhu cầu thị trường, từ đó đề xuất kiến nghị để hoànthiện quản trị mua hàng tại Công ty này.

Nhìn chung các đề tài về quản trị mua hàng các năm trước nghiên cứukhá kỹ lưỡng và sâu sắc cả lý thuyết lẫn thực tế Mỗi đề tài lại nghiên cứuquản trị mua hàng tại các công ty khác nhau Các công ty này đa dạng về hoạtđộng sản xuất kinh doanh và có chiến lược khác nhau nên ứng dụng lý thuyết

về quản trị mua hàng cũng khác nhau Trong tất cả các đề tài nghiên cứu vềquản trị mua hàng thì chưa có đề tài nào nghiên cứu tại Công ty CP Hà Đô 23

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu: Đề xuất một số giải pháp thực tế và khả thi nhằm

hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại Công ty cổ phần Hà Đô 23

Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về Quản trị mua hàng trong doanhnghiệp

- Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động Quản trị mua hàng tại Công

ty cổ phần Hà Đô 23

- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động Quản trị mua hàng tạiCông ty cổ phần Hà Đô 23

4 Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu thực trạng hoạt động mua hàng của Công ty cổ phần Hà Đô

23 trong 3 năm 2012 – 2014 và trong 6 tháng đầu năm 2015tại các công trìnhthuộc địa bàn thành phố Hà Nội

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu:Phương pháp này được sử dụng để

thu thập dữ liệu thứ cấp Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu thông tin có sẵn hoặc kếtquả nghiên cứu có từ trước được tập hợp phục vụ cho việc nghiên cứu hiệntại Luận văn thu thập và tham khảo các nguồn tài liệu như: Giáo trình Quản

trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại (Lê Quân và Hoàng Văn Hải, 2010);Giáo trình Quản trị doanh nghiệp thương mại, (Phạm Vũ Luận, 2004);Cácluận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Hương (2005); Đào Lê Minh (2007); Báocáo kết quả kinh doanh, Danh mục vật tư, Quy trình mua sắm vật tư, Cơ cấu

tổ chức nhân sự,… của Công ty CP Hà Đô 23

Phương pháp phỏng vấn:Phương pháp này được sử dụng để thu thập dữ

liệu sơ cấp Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu lần đầu tiên được tiến hành thu thập xử

lý, phân tích đánh giá phục vụ nghiên cứu Dữ liệu sơ cấp được thu thập trựctiếp nên có độ chính xác khá cao, đảm bảo tính cập nhật, nhưng mất thời gian

Dữ liệu sơ cấp có thể được tập hợp quan sát ghi chép, hoặc tiếp xúc trực tiếpvới đối tượng điều tra Để thu thập số liệu sơ cấp, luận văn đã sử dụngphương pháp phỏng vấn chuyên sâu để có được thông tin cần thiết Tác giảdựa trên bảng câu hỏi đã soạn trước (xem Phụ lục 1) để phỏng vấn 5 cán bộcông nhân viên trong công ty gồm: Phó Tổng giám đốc Đỗ Văn Bình, Trưởngphòng Kỹ thuật công nghệ Lê Duy Hiếu, Nhân viên phụ trách mua hàng LêThanh Thủy, Chỉ huy trưởng công trình Nguyễn Kim Linh vàthủ kho NgôXuân Lưu Phỏng vấn nhằm có được thông tin chi tiết hơn về quá trình quảntrị mua hàng, khó khăn gặp phải trong quá trình quản trị hoạt động muahàng,tìm hiểu về các chỉ tiêu mà công ty sử dụng đề đánh giá và lựa chọn nhàcung cấp, phương thức mua hàng chủ yếu của công ty… Qua đó tổng hợpthông tin và có thể đánh giá được chỉ tiêu mà công ty cho là quan trọng

6 Kết cấu đề tài

Ngoài mục lục, phần mở đầu, phụ lục thì Luận văn được chia thành 3chương chính như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp

Chương này hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về Quản trị mua hàngtrong doanh nghiệp

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị mua

hàng tại Công ty cổ phần Hà Đô 23

Chương nàytiến hành phân tích thực trạng và đánh giá (ưu điểm, hạnchế) hoạt động Quản trị mua hàng tại Công ty cổ phần Hà Đô 23

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quản trị mua hàng tại Công ty cổ phần

Hà Đô 23

Chương này trình bày mục tiêu và phương hướng phát triển của Công ty

CP Hà Đô 23; Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động Quản trị muahàng tại Công ty cổ phần Hà Đô 23

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Hoạt động mua hàng và quản trị mua hàng trong doanh nghiệp

1.1.1 Hoạt động mua hàng

1.1.1.1 Khái niệm mua hàng

Mua là hành vi thương mại, nhưng đồng thời cũng là các hoạt động củadoanh nghiệp nhằm tạo nguồn lực đầu vào, thực hiện các quyết định của dựtrữ, đảm bảo vật tư, nguyên liệu, hàng hóa,… cho sản xuất, cung ứng hànghóa cho khách hàng trong kinh doanh thương mại Do đó:

Mua là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng vật tư, nguyênliệu, hàng hóa… cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu dự trữ và bán hàng

với tổng chi phí thấp nhất (Nguyễn Thông Thái và An Thị Thanh Nhàn, 2011)

Mua hàng là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng hóa - tiền

tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thỏa thuận nhằm đạt được lợiích của cả hai bên,trong đó người mua thỏa mãn về nhu cầu hàng hóa, nguyênvật liệu nhằm đáp ứng đầu vào của hoạt động sản xuất hoặc tiêu dùng cá

nhân, người bán thu được lợi nhuận từ hoạt động bán hàng.(Đồng Thị Thanh Phương, 2007)

1.1.1.2Vai trò của mua hàng trong hoạt động của doanh nghiệp

- Mua hàng nhằm tạo ra tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng Cácdoanh nghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức làphải có yếu tố đầu vào Các yếu tố đầu vào chính là hàng hóa, nguyên nhiênvật liệu của doanh nghiệp Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hóatrong tay từ đó bán ra thị trường Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp

luôn mong muốn phấn đấu để mua được hàng với chi phí thấp nhất, có thểthỏa mãn tốt nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu củakhách hàng để thu hút khách hàng về phía mình Mục đích kinh doanh củadoanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với

số lượng lớn và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều khôngtốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mua hàng góp phần nâng caokhả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường Điều này thể hiện chiphí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp

và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp nhưchi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển…) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn

vị cao và từ đó làm cho giá bán cao

- Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúngyêu cầu của họ Đối với doanh nghiệp thương mại khi mua hàng nếu mua phảihàng kém chất lượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phùhợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó Màkhách hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanhkhông đạt hiệu quả Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để kháchhàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng Kháchhàng là người cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, làngười quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không Cho nên có kháchhàng thì doanh nghiệp mới có được doanh thu và thu được lợi nhuận Muahàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanhgiúp cho hoạt động kinh doanh thương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩynhanh được tốc độ lưu chuyển hàng hóa, tạo điều kiện giữ chữ tín và nâng caohiệu quả kinh doanh Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằmthúc đẩy quá trình sản xuất, lưu thông hàng hóa, tạo ra lợi nhuận trong kinh

doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoahọc kỹ thuật của thế giới.

1.1.1.3 Các hình thức mua hàng của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể thực hiện một số hình thức mua hàng khác nhau

Để thuận tiện cho việc xem xét, có thể phân loại theo một số tiêu thức chủ yếunhư sau:

a) Căn cứ vào quy mô mua hàng

Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng của doanh nghiệp

thương mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêuthì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu, tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhucầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định Để có được quyếtđịnh lượng hàng mua trong từng lần, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biếnthị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanhnghiệp

Lượng hàng thích hợp một lần mua= Lượng bánhàng dự kiến+Tồn ĐK +Tồn CK

Số vòng chu chuyển hàng hóa dự kiến

Phương pháp này có ưu điểm sau: Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàngđơn giản Nhu cầu mua hàng được xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra củadoanh nghiệp hay của các bộ phận, lượng hàng hóa dự trữ thực tế đầu kỳ và

kế hoạch dự trữ cho kỳ bán tiếp theo.Lượng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng

là không lớn lắm nên giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do muabao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lượng hàng hóa dự trữ ít Do vậy sẽ tránhđược tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm được chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hóa

và các chi phí khác Điều đó làm tăng tốc độ chu chuyển của vốn.Quá trìnhmua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránhđược những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hóa thay đổi,giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hỏa hoạn, lũ lụt…) hay chiến tranhgây ra

Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhược điểm cần lưu ý: Vìlượng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thường nên nếu việc nhậphàng bị trễ hay bán hàng chạy hơn mức bình thường thì doanh nghiệp có nguy

cơ thiếu hàng Chi phí mua hàng thường cao, doanh nghiệp không đượchưởng các ưu đãi mà người bán hàng dành cho Doanh nghiệp bị mất cơ hộikinh doanh trên thị trường khi trên thị trường có cơn sốt về hàng hóa màdoanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp

sẽ không đạt được, doanh nghiệp sẽ không thể thu được lợi nhuận “siêungạch”

Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lượng hàng mua một lần

nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định.Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoảng thời gian nhất định nào đó.Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cầnnhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng sẽ nhỏ nhất khi chiphí lưu trữ hàng hóa bằng với chi phí mua hàng

Nếu ta gọi:

C là tổng chi phí;

C1 là chi phí một lần mua hàng;

C2 là chi phí bảo quản một đơn vị hàng hóa trong một đơn vị thời gian;

D là số lượng đơn vị hàng hóa cần thiết trong một đơn vị thời gian;

Q là số lượng hàng hóa thu mua một lần

Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hóa dự trữ trong kho bằng Q/2thì ta có:

Q=√2∗C1 ∗D

C2C=C2∗(Q2)+C1∗(Q

D)

Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí thumua, bảo quản là thấp nhất.

Từ đó có thể thấy mua hàng theo lô có những ưu điểm sau: Chi phí muahàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những ưu đãi củacác nhà cung cấp.Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi

ro khi nhập hàng Có thể chớp được thời cơ nếu có những “cơn sốt” thịtrường, do đó có thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch”

Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định

đó là: Phải sử dụng một lượng vốn hàng hóa lớn điều này gây ra những khókhăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanhnghiệp Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hóa lớn Rủi ro (thiên tai, mất cắp,lạc mốt, hạ giá) cao

b) Căn cứ vào hình thức mua

Tập trung thu mua:Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những

bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng Phương pháp thumua này có ưu điểm là tiết được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua bántách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán được vì không phù hợp vớinhu cầu của người tiêu dùng

Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy

hàng, họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh Ưu điểm của phương phápnày là nắm chắc được nhu cầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau Nhượcđiểm là số lượng mua bán ít, giá cả cao, chi phí ký kết tăng

Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức mà các doanh

nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết vớinhau cùng thu mua hàng hóa, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ

Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua được giá thấp,tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hóa, chi phí đi lại của

cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan Nhưng cũng có nhược điểm

là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyểnvốn chậm

c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng

Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay): Theo phương

thức này thì khi nhận được hàng hóa do bên bán giao thì doanh nghiệp phảilàm thủ tục cho bên bán

Mua giao hàng trước: Sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp,

doanh nghiệp đã nhận được hàng hóa sau một thời gian doanh nghiệp mớiphải thanh toán lô hàng đó

Mua đặt tiền trước nhận hàng sau: Sau khi ký hợp đồng mua bán hàng

hóa với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là mộtphần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán

sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua

d) Căn cứ theo nguồn hàng

Mua trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của

doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia Nguồn hàng đóđược sản xuất trong nước

Mua từ nước ngoài (nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua từ

nước ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước Trong đó có hailoại hình nhập khẩu:

+ Nhập khẩu ủy thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vaitrò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa và thiết bịmáy móc nước ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng trong nước.Trong hoạt động dịch vụ này công ty không phải sử dụng vốn của mình vàđược hưởng một khoản gọi là phí ủy thác

+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện

từ khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trường để mua đếnkhi bán hàng và thu tiền về bằng vốn của mình

Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại khácnhau như: phân loại theo phương thức mua theo hợp đồng, phương thức muatrực tiếp hay gián tiếp, phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơnhàng, mua buôn hay mua lẻ… Mỗi phương pháp trên đều có những ưu điểm

và nhược điểm riêng nên các doanh nghiệp tùy vào thực trạng của mình trongtừng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên muatheo phương thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất

1.1.1.4 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả

Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: Doanh nghiệp nên lựa

chọn cho mình một số lượng nhà cung cấp nhất định Điều đó sẽ giúp chodoanh nghiệp phân tán được rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiềurủi ro từ phía nhà cung cấp Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhàcung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánhchịu tất cả và rất khó khắc phục Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đadạng: nó có thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bảnthân các nhà cung cấp gặp phải như thiếu nguyên vật liệu, công nhân đìnhcông, chiến tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sựbất tín của các nhà cung cấp Với ý nghĩ phân rán rủi ro, nhiều người gọinguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi” Ngoài ranguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp Nếu hàng hóađầu vào của doanh nghiệp chỉ được mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấpthì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bánhàng cho doanh nghiệp Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều

người thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá

cả, giao nhận, thanh toán để thu hút người mua về phía mình

Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý làtrong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính đểxây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng vàgiúp đỡ lẫn nhau Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp muahàng của họ nhiều hơn và thường xuyên Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàngnhận được nhiều ưu đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những kháchhàng khác, thậm chí còn được họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn(được hưởng tín dụng thương mại khi thiếu vốn, được ưu tiên mua hàng khihàng hóa khan hiếm,…) và doanh nghiệp thường trở thành khách hàng truyềnthống của các nhà cung cấp Ngược lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡnhà cung cấp khi họ gặp khó khăn

Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: Nếu người bán

hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệthống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì ngườimua hàng lại phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đìnhhoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiệnmua hàng tốt hơn Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộckhác nhau Có những “ ràng buộc chặt” (điều kiện không thể nhân nhượngđược) và có những “ràng buộc lỏng” (điều kiện có thể nhân nhượng được).Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đưa ra những thông tin phong phú

và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch

vụ sau bán hàng,… nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với

tư cách là người mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cungcấp mà quên đi những “ràng buộc chặt” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro Vìvậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấp cách đơn giản nhất là ghi đầy

đủ tất cả các lời hứa của người bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong mộthợp đồng và bắt người bán ký vào đấy Lúc này ta sẽ buộc người bán hàngthương lượng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi.

Quy tắc bảo đảm “sự hợp lý” trong tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: Nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những

điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và cónguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh Ngược lại, nếu doanhnghiệp cố tình “ép” nhà cung cấp để đạt được lợi ích của mình mà khôngquan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thỏathuận (không đạt được sự thỏa thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng cónguy không thực hiện được) Đảm bảo sự “hợp lý” về lợi ích không chỉ làđiều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp được nhau và cùngnhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còngiúp cho doanh nghiệp giữ được sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránhnhững điều đáng tiếc có thể xảy ra

1.1.2 Quản trị mua hàng

1.1.2.1 Khái niệm quản trị mua hàng

Theo Lê Quân và Hoàng Văn Hải(2010), quản trị mua hàng là tổng hợp

các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng vàkiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu

Theo cách tiếp cận quản trị chức năng, quản trị mua hàng là tổng hợp cáchoạt động bao gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động muahàng nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp

Theo cách tiếp cận của quản trị tác nghiệp, quản trị mua hàng là việctriển khai qui trình mua hàng bắt đầu từ việc xác định nhu cầu, tìm và lựachọn nhà cung cấp, thương lượng và đặt hàng, kiểm tra và theo dõi giao nhận

hàng hóa và đánh giá kết quả mua hàng Đây là quá trình phân tích, lựa chọn

để ra được quyết định mua cái gì? Mua của ai? Mua như thế nào?

Tôi đồng ý với cách tiếp cận của quản trị tác nghiệp Quản trị mua hàng

là quản trị các bước trong qui trình mua hàng Đây chính là nội dung nghiêncứu quản trị mua hàng của Luận văn

1.1.2.2 Mục tiêu của quản trị mua hàng

Do mua hàng là khâu đầu tiên cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điềukiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để côngtác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động muahàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng và muahàng với chi phí thấp nhất

Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về sốlượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hóa haygián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hóa Mặt khác hàngmua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêudùng sản phẩm do công ty bán ra Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vàokhách hàng Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặprủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển…) Chẳng hạn nhưđúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên “cơn sốt” mà theo đúngtính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhưng do việcgiao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu được lợi nhuận “siêungạch” và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uytín của họ bị giảm sút

Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chấtlượng mà khách hàng có thể chấp nhận được Quan điểm phổ biến hiện naytrong cả sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hóa có chấtlượng tối ưu chứ không phải có chất lượng tối đa Chất lượng tối ưu là mức

chất lượng mà tại đó hàng hóa đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của ngườimua và như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợinhuận nhất Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất củadoanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chấtlượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lượng tối ưu.

Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiệnthuận lợi cho việc xác định giá bán hàng Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấphơn các đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình Chi phí muahàng không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của

ai, số lượng là bao nhiêu… để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển

là thấp nhất Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau được

vì thông thường để đạt được cái này con người sẽ phải hy sinh cái khác haymất đi một thứ khác Chẳng hạn thường xảy ra mâu thuẫn giữa chất lượng vàgiá cả, chất lượng tốt thì giá cao và ngược lại

Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với mục tiêu của các chứcnăng khác Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổngthể các mục tiêu của doanh nghiệp và tùy từng điều kiện cụ thể mà sắp xếpthứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng, đảm bảo sao cho hoạt động muahàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung củadoanh nghiệp

1.1.2.3 Vai trò của quản trị mua hàng

Quản trị mua hàng có vai trò quan trọng đối với một doanh nghiệp vàđược thể hiện ở những khía cạnh sau:

Một làgóp phần đảm bảo đủ về số lượng hàng hóa và dịch vụ phục vụnhu cầu bán ra và nhu cầu vận hành của doanh nghiệp Hàng hóa và dịch vụmua về phải đúng chủng loại, kết cấu, mẫu mã,… theo yêu cầu

Hai là đảm bảo tối ưu hóa chất lượng hàng hóa và dịch vụ theo đúng nhucầu kinh doanh của doanh nghiệp Hàng hóa và dịch vụ mua về phải đảm bảođúng các tiêu chuẩn chất lượng đề ra.

Ba là giúp giảm chi phí mua hàng và giá thành hàng mua Quản trị muahàng phải tính toán các phương án mua hàng về số lượng, thời điểm, đánh giá

và lựa chọn nhà cung cấp,… để giảm thiểu các chi phí mua hàng liên quanbao gồm cả giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm, chi phí kho bãi,…Bốn là đảm bảo thời hạn trong mua hàng, bao gồm thời hạn trong thanhtoán và thời hạn giao hàng theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp Nhà quản trịmua hàng phải nghiên cứu, đánh giá nhà cung cấp và tiến hành các biện pháptránh tình trạng hàng hóa và dịch vụ bị giao chậm, sớm

Năm là thiết lập được các quan hệ làm ăn lâu dài, uy tín với các nhàcung cấp Từ đó khai thác các thông tin thị trường và phát triển các đối táccho doanh nghiệp

1.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp

Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất cácnguồn hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, các nhà Quản trịmua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng Đây là một quá trình phức tạpđược lặp đi, lặp lại thành một chu kỳ

Hình 1.1: Quá trình triển khai mua hàng trong doanh nghiệp

thương mại

(Nguồn: Phạm Vũ Luận, 2004) 1.2.1 Xác định nhu cầu mua hàng

a) Mặt hàng cần mua (mua cái gì?)

Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại cần xác định rõ trongthời gian tới để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp cần phải mua các mặt hànggì? Tên mặt hàng, mã hiệu của mặt hàng, các tiêu chuẩn, thông số kỹ thuậtgiúp phản ánh, định hình mặt hàng cần mua

Xác định

nhu cầu

mua hàng

Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Thương lượng và đặt hàng

Theo dõi

và thực hiện giao hàng

Đánh giá kết quả mua hàng

Không thỏa mãn Thỏa mãn

Với các mặt hàng truyền thống, doanh nghiệp thường tiến hành muahàng với những hợp đồng nguyên tắc ký kết với các nhà cung cấp truyềnthống Đây cũng là nhóm mặt hàng mà doanh nghiệp cần định kỳ rà soát hiệuquả để quyết định có tiếp tục kinh doanh hay chuyển sang kinh doanh mặthàng khác

Với các mặt hàng mới, doanh nghiệp cần thăm dò thị trường, tiến hànhmua và bán thử nghiệm Dựa trên kết quả bán hàng thử nghiệm, doanh nghiệp

sẽ quyết định tiếp tục mua hay dừng lại với những mặt hàng mới Như vậy,chính sách mặt hàng của doanh nghiệp phải luôn để mở với những mặt hàngmới, nhưng việc quyết định mua hay không phải trải qua qui trình thẩm định,phân tích và kinh doanh thí điểm để tránh rủi ro trong kinh doanh

b) Số lượng hàng mua (mua bao nhiêu?)

Nội dung thứ hai cần làm rõ trong kế hoạch mua hàng là trả lời câu hỏi,với mỗi mặt hàng đã xác định ở trên sẽ mua với số lượng bao nhiêu? Một sốtrường hợp doanh nghiệp tiến hành mua hàng với số lượng lớn và có địnhmức dự trữ lớn nhằm khai thác những cơ hội thị trường Một số doanh nghiệpkhác áp dụng phương pháp quản trị dự trữ bằng không Thông thường doanhnghiệp cố gắng mua hàng với mức dự trữ là thấp nhất nhằm phòng tránhnhững rủi ro do nhu cầu thị trường thay đổi hoặc giá cả có thể giảm

c) Hình thức mua hàng (mua như thế nào?)

Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp cũng cần làm rõ hình thức muahàng được áp dụng Doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức mua hàngnhư chọn mua, mua theo hợp đồng, mua bán ký gửi, liên kết, gia công, tự sảnxuất Tùy từng điều kiện hoàn cảnh cụ thể doanh nghiệp sẽ áp dụng hình thứcmua hàng phù hợp

d) Giá mua dự tính

Trong kế hoạch mua hàng cũng cần phải dự trù về mức giá mà doanhnghiệp có thể mua với từng loại mặt hàng cụ thể Mức giá dự tính này đượcxác định dựa vào mức giá thị trường đầu vào đối với loại hàng hóa đó, tùythuộc vào mức giá chào bán của các nhà cung cấp,…

e) Thời điểm mua hàng (khi nào mua?)

Doanh nghiệp sẽ quyết định mua hàng theo phương pháp đúng thời điểm(Just-In-Time) hay mua hàng vào các thời điểm khác nhau Mua đúng thờiđiểm thường đi liền với việc chia nhỏ số lượng hàng mua Nó cho phép giảmchi phí dự trữ Tuy nhiên nó chứa đựng nguy cơ bất ổn về nguồn hàng Dovậy khi doanh nghiệp có vị thế đàm phán với nhà cung cấp lớn thì doanhnghiệp có thể áp dụng mua hàng đúng thời điểm Ngược lại, khi doanh nghiệpkhông có quan hệ chặt chẽ và vị thế đàm phán với các nhà cung cấp thấp thìnên tránh dùng mua hàng đúng thời điểm mà nên dùng mua hàng theo lô lớnvào các thời điểm thích hợp

f) Nhà cung cấp dự tính

Trong kế hoạch mua hàng cũng cần chỉ ra một danh sách các nhà cungcấp có khả năng thỏa mãn nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thương mại.Trong đó chỉ rõ đâu là nhà cung cấp truyền thống, đâu là các nhà cung cấpmới, để từ đó có các phương án triển khai mua hàng cho phù hợp

g) Ngân sách mua hàng

Khi xây dựng kế hoạch mua hàng cần chỉ rõ để thực hiện kế hoạch đócần phải bỏ ra các khoản chi phí nào? Mục tiêu của việc mua hàng luônhướng tới việc mua được hàng hóa cần mua đủ về số lượng, với chất lượng tối

ưu nhưng phải đảm bảo hiệu quả kinh tế, tức là chi phí là thấp nhất

1.2.1.2 Xác định nhu cầu mua hàng

Xác định nhu cầu mua hàng là nội dung quan trọng nhất trong quá trìnhhoạch định mua hàng Xác định nhu cầu mua hàng nhằm xác định được danhmục các hàng hóa và dịch vụ cần mua đáp ứng chu kỳ sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp Nắm bắt nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp là bước thuthập dữ liệu để triển khai công tác mua hàng hiệu quả trong thời điểm trướcmắt và sau này

Thông thường, nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thuộc hai nhómchính:

- Nhóm đáp ứng nhu cầu hoạt động hành chính và vận hành của doanhnghiệp Khi triển khai mua hàng hóa thuộc nhóm này, cần lưu ý những yếu tốthuộc về bảo mật thông tin tránh rò rỉ cho các đối thủ cạnh tranh nắm bắt,đảm bảo các yếu tố về sở hữu trí tuệ, lưu ý đến công tác bảo dưỡng và bảo trìnếu là mua sắm các trang thiết bị,…

- Nhóm phục vụ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp Nhu cầu muahàng này phụ thuộc lớn vào nhu cầu thị trường dựa trên quan điểm mua cái

mà thị trường cần

Cụ thể, doanh nghiệp thương mại sẽ có các loại nhu cầu mua hàng sau:

- Mua hàng hóa thông thường để bán ra

- Mua vật tư, nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình kinh doanh (mua baobì,…)

- Mua dịch vụ (gia công, vận chuyển, bảo hiểm, tư vấn, tin ấn, quảngcáo,…)

- Mua và thuê tài sản cố định (văn phòng, kho bãi,…)

- Mua công nghệ và sở hữu trí tuệ (nhượng quyền thương mại, côngnghệ quản lý,…)

a) Xác định nhu cầu mua hàng thông thường

Nhu cầu mua hàng được xác định trước hết là căn cứ vào nhu cầu sảnxuất và bán ra của doanh nghiệp Với các doanh nghiệp thương mại thườngdựa vào công thức cân đối sau để xác định nhu cầu mua hàng:

M + Dđk = B + DckTrong đó:

M – Lượng hàng cần mua (nhập) vào trong toàn bộ kỳ kinh doanh;

B – Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kỳ;

Dđk – Lượng hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp ở đầu kỳ kinh doanh;Dck – Lượng hàng dự trữ cuối kỳ (kế hoạch) để chuẩn bị cho kỳ kinhdoanh tiếp theo

Từ công thức cân đối có thể xác định nhu cầu mua (nhập) vào trong kỳnhư sau:

M = B + Dck – DđkCông thức trên đây dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặthàng Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng lượng hàng muavào của từng mặt hàng

b) Xác định nhu cầu mua bao bì, tem nhãn mác

Các doanh nghiệp luôn có nhu cầu mua bao bì sản phẩm hàng hóa, kể cảcác doanh nghiệp thương mại Có rất nhiều lý do:

- Nhu cầu về bao bì sản phẩm khi doanh nghiệp mua theo lô, nhưng tiếnhành bán theo sản phẩm đơn chiếc

- Bao bì hàng hóa trở thành yếu tố cấu thành giá trị và tạo sự khác biệtcủa sản phẩm Các doanh nghiệp do vậy có nhu cầu về các bao bì bên ngoài,bao bì đi kèm, bao bì đóng gói sản phẩm…

- Một số doanh nghiệp khác khi triển khai các chiến dịch bán hàng theo

sự kiện, theo chương trình cũng đặc biệt chú trọng đến bao bì Ví dụ như bao

bì các sản phẩm làm quà tặng nhân dịch các ngày lễ lớn hoặc tết cổ truyền,…

- Ngoài ra, với các doanh nghiệp bán hàng qua các hình thức hiện đạinhư siêu thị hoặc bán hàng tự phục vụ, nhu cầu mua bao bì còn thể hiện ởmức độ mã hóa sản phẩm, niêm yết giá và các loại bao bì phòng chống trộmcắp hàng hóa,…

- Ngoài ra, một số sản phẩm, đặc biệt là sản phẩm nhập khẩu do nhà sảnxuất ở xa nên công tác đóng gói được tiến hành tại nơi bán Bao bì do vậyphải hết sức chú trọng đến yếu tố văn hoa

- Về mặt pháp luật, các doanh nghiệp phải chú trọng đến công tác bao bì

vì bao bì ngày càng trở thành mối quan tâm của xã hội về vấn đề rác thải gây

ô nhiễm môi trường

Nhu cầu về bao bì hàng hóa được xác định tỷ lệ thuận với số lượng hànghóa bán ra Tùy theo nhu cầu mua hàng hóa, doanh nghiệp sẽ xác định nhucầu mua bao bì Thông thường, với doanh nghiệp thương mại, bao bì đượcchia thành hai nhóm: bao bì dùng chung cho tất cả các sản phẩm như túi, hộpđựng hoặc bao bì riêng cho từng loại sản phẩm

Một số lưu ý khi xác định nhu cầu mua một số loại bao bì chính củadoanh nghiệp:

- Bao bì giấy: Thông thường các bao bì bằng giấy dễ mua hơn các bao bì

khác vì nó khá phổ thông Giá mua bao bì giấy phụ thuộc độ trắng của giấy vàcác chi phí in ấn đi kèm Do vậy khi tiến hành xác định nhu cầu mua bao bìgiấy, doanh nghiệp cần chi tiết các yêu cầu về kích cỡ, chất lượng giấy cũngnhư các maquette đi kèm trên bao bì

- Bao bì carton: Bao bì bằng carton được sử dụng khá phổ biến Giá

thành của bao bì carton phụ thuộc vào số lớp giấy cấu thành, thường là hai

hoặc ba lớp giấy bồi Giá thành của bao bì carton được tính theo trọng lượngbột giấy cũng như chi phí in ấn đi kèm Thông thường khi mua bao bì cartonngười ta hay sử dụng đơn vị tính là kg.

- Bao bì nhựa: Loại bao bì này ngày càng trở lên phổ biến và các doanh

nghiệp cung cấp loại bao bì này ngày càng nhiều và có công nghệ hiện đại.Giá thành của các bao bì bằng nhựa do vậy cũng giảm đáng kể trong nhữngnăm gần đây Sử dụng các bao bì bằng nhựa có giá thành khá cao do đó doanhnghiệp nên cân nhắc mua với số lượng lớn để giảm giá mua

- Bao bì gỗ: Bao bì gỗ chưa phổ biến ở nước ta nhưng lại rất phổ biến ở

các nước phát triển vì nó tạo ra một sắc thái riêng, mang đẳng cấp cao hơncho sản phẩm Ngoại trừ các bao bì bằng gỗ dùng cho lô sản phẩm như cácthùng gỗ, bao bì bằng gỗ dành cho từng sản phẩm thường được làm khá cầu

kỳ, tinh xảo Do vậy nó phải được mua từ các nhà cung cấp chuyên nghiệp.Nhà sản xuất thường hỗ trợ người mua để lên maquette cho bao bì

- Bao bì sắt, thiếc, inox,…: Các loại bao bì này thường dành cho các sản

phẩm mang tính kỹ thuật Với các loại bao bì này, doanh nghiệp nên chọn cácnhà cung ứng gần nhằm làm giảm chi phí vận chuyển Bao bì bằng sắt, thép

và inox thường được sử dụng để tránh các va đập cho sản phẩm Khi xác địnhnhu cầu về các bao bì loại này, doanh nghiệp cần lưu ý đến các điều kiện vềmôi trường, hay điều kiện về hóa học để tránh các vấn đề về môi trường vàcác phản ứng hóa học giữa sản phẩm và bao bì

- Bao bì thủy tinh, pha lê: Loại bao bì này đòi hỏi doanh nghiệp phải

phối hợp chặt chẽ với nhà sản xuất để có thể chế tạo được những bao bì đápứng nhu cầu Bao bì bằng thủy tinh phù hợp với những sản phẩm thể lỏng nhưmột số sản phẩm thực phẩm, mỹ phẩm, nước uống,… Về giá thành, bao bìbằng thủy tinh có giá thành không cao hơn nhiều so với bao bì bằng nhựa.Tuy vậy, nó lại khá nặng, dễ vỡ,…

- Tem nhãn mác, chứng nhận chất lượng: Nhãn hiệu ngày nay trở lên rất

quan trọng Do vậy doanh nghiệp phải đầu tư khá nhiều công sức và tiền vào

để có được những nhãn hiệu đẹp Khi tiến hành mua tem nhãn mác, doanhnghiệp cần lưu ý đến những yếu tố thuộc về quyền sở hữu trí tuệ và côngnghiệp Cũng như cần lưu ý đến công tác lên maquette và cụ thể hóa nhữngyêu cầu về thiết kế như kích thước, kiểu dáng, chất liệu,…

c) Xác định nhu cầu mua sở hữu trí tuệ và nhượng quyền thương mại

Sở hữu trí tuệ và nhượng quyền thương mại là những dịch vụ mang tínhnhạy cảm trong giao dịch mua bán Với đa phần các doanh nghiệp, mua sởhữu trí tuệ và nhượng quyền thương mại liên quan đến những lĩnh vực mớicủa doanh nghiệp Do vậy thiếu nhân lực đủ năng lực để triển khai mua sởhữu trí tuệ và nhượng quyền thương mại là lý do quan trọng đòi hỏi doanhnghiệp phải quan tâm đến hoạt động mua dịch vụ này

Khi xác định nhu cầu mua sở hữu trí tuệ và nhượng quyền thương mại,doanh nghiệp cần hết sức chú ý đến ba phương diện:

- Phương diện tài chính: Đây là những hoạt động tài chính lớn

- Phương diện chiến lược: Phù hợp hay không với hướng đi chiến lượccủa doanh nghiệp

- Phương diện tác nghiệp: Ảnh hưởng đến các hoạt động của doanhnghiệp, đòi hỏi khả năng tác nghiệp trong chuyển giao

Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp cần tiến hành thiết lập các dự

án để đảm bảo phân tích nhu cầu mua trên các góc độ về hiệu quả tài chính,thời gian cũng như nguồn lực

Phương án mua phải đảm bảo rất rõ ràng về lý do tại sao mua, những kếtquả mong đợi, cụ thể hóa những ràng buộc về pháp luật, cũng như nhữngphương án thay thế nếu có thể Phương án mua được lựa chọn từ nhiềuphương án khác nhau để đảm bảo lựa chọn được phương án tối ưu

Ngoài ra, trong quá trình xác định nhu cầu mua sở hữu trí tuệ và nhượngquyền thương mại, cần làm rõ những rủi ro có thể như sự phụ thuộc vào nhàcung ứng, những ràng buộc về pháp lý,…

d) Xác định nhu cầu mua hàng gia công

Luật Thương mại 2005 định nghĩa gia công trong thương mại là hoạt độngthương mại theo đó bên nhận gia công sử dụng một phần hoặc toàn bộ nguyênliệu, vật liệu của bên đặt gia công để thực hiện một hoặc nhiều công đoạn củaquá trình sản xuất theo yêu cầu của bên đặt gia công để hưởng thù lao

Thuê gia công đang ngày càng phổ biến đối với các doanh nghiệpthương mại vì nó cho phép doanh nghiệp thương mại chủ động về hàng hóa,khai thác thương hiệu và uy tín của mình, tạo ra sự khác biệt về sản phẩmhàng hóa để thu hút khách hàng Thuê gia công được các doanh nghiệp tiếnhành nhằm giảm chi phí đầu tư, khai thác công nghệ và lao động sẵn có củacác doanh nghiệp khác

Thuê gia công được tiến hành thông qua hợp đồng gia công, theo đó quyđịnh rõ ràng doanh nghiệp chủ động về nguyên vật liệu hay giao cho doanhnghiệp nhận gia công mua giúp Khi xác định nhu cầu thuê gia công, doanhnghiệp cần tính toán các yếu tố thuộc về chi phí để so sánh với phương án đimua Thông thường, chi phí thuê gia công bao gồm hai loại chi phí: phí trảcho người làm gia công và các loại chi phí khác bao gồm chi phí tìm kiếmngười làm gia công, chi phí đàm phán, chi phí theo dõi hợp đồng, chi phíkiểm soát quá trình lập hóa đơn và thanh toán

Khi xác định nhu cầu mua gia công, doanh nghiệp cần xem xét vấn đềnguyên vật liệu Có hai trường hợp xảy ra:

- Doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, nhà gia công chỉ chi trả chi phí nhâncông Trong trường hợp này doanh nghiệp cần tính toán chi tiết định mức hao

phí nguyên vật liệu, lên phương án về các loại nguyên vật liệu, nguồn hàng,…nhằm phục vụ cho công tác đàm phán và ký kết hợp đồng gia công.

- Doanh nghiệp gia công sẽ tự lo về nguyên vật liệu Trong trường hợpnày, doanh nghiệp không cần xác định chi phí nguyên vật liệu, tuy vậy lạiphải xác định chi tiết yêu cầu về nguyên vật liệu nhằm đảm bảo chất lượnghàng mua

Xác định nhu cầu mua hàng thông qua thuê gia công thực chất là quá trìnhlên phương án gia công Trong đó phải làm rõ các điều khoản chi tiết sau:Phương án sản phẩm: Loại sản phẩm, các quy cách sản phẩm, nguyên vật liệu,maquette,…; Phương án giá thành: Các loại chi phí liên quan; Kiểm định chấtlượng; Thanh toán; Chuyển giao công nghệ trong gia công; Sở hữu trí tuệ

Nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp bao gồm:

- Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp Nguồn này có được nhờ vào quátrình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với doanh nghiệp.Nguồn này còn có thể bao gồm các thông tin đến từ các cá nhân trong doanhnghiệp (nhà quản trị, nhân viên mua hàng và những người khác trong doanhnghiệp); các hồ sơ nhà cung cấp đang được lưu trú tại doanh nghiệp…

- Nguồn thông tin đại chúng: Báo, tạp trí chuyên nghành, truyền hình,đài phát thanh, mạng internet,…

- Nguồn thông tin từ phía các nhà cung cấp: thư chào hàng, catalogquảng cáo, đại diện bán (người chào hàng), hội chợ, triển lãm và giới thiệu

sản phẩm, hồ sơ dự thầu cung cấp sản phẩm dịch vụ của các nhà cung cấpv.v…

Để lập hồ sơ các nhà cung cấp, doanh nghiệp tiến hành thu thập cácthông tin, xử lý thông tin về nhà cung cấp, rút ra những nhận xét, đánh giá vàkết luận về từng nhà cung cấp theo các nguyên tắc tiêu chuẩn lựa chọn đề ra

Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng những thông tin cơ bản sau: tên hiệu củanhà cung cấp; chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinhdoanh; phạm vi hoạt động theo thị trường; chất lượng sản phẩm dịch vụ; uytín, nhãn hiệu thương hiệu sản phẩm dịch vụ; các điều kiện cung cấp sảnphẩm; khả năng tài chính; khả năng cung cấp và đáp ứng nhu cầu mua hàngcủa doanh nghiệp; v.v…

Về nguyên lý, doanh nghiệp cần tìm kiếm các nhà cung cấp theo quanđiểm đầu tư xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và làm ăn lâu dài với họ Tuynhiên, phải hết sức thận trọng khi thu thập và tìm hiểu thông tin về nhà cungcấp, nhất là các nhà cung cấp nước ngoài vì các thông tin về họ rất khó kiểmchứng hoặc phức tạp Trong những trường hợp này, đòi hỏi doanh nghiệp ưutiên mua hàng của những thương hiệu có uy tín

Để lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần xây dựng được các tiêuchuẩn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

- Các tiêu chuẩn chính

+ Chất lượng của nhà cung cấp: nhãn hàng hóa, chất lượng hàng hóa…điều này thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được quacác kỳ kiểm tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chươngtại các hội trợ…

+ Thời hạn giao hàng: thời hạn giao hàng có được đảm bảo không, nhàcung cấp thường xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn và tại sao sai hẹn…

+ Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiệnthanh toán…; để đánh giá giá thành mua hàng cần căn cứ vào giá thị trường,chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng…

- Các tiêu chuẩn khác

+ Khả năng kĩ thuật của nhà cung cấp: khả năng trong đổi mới sản phẩm,trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề kĩ thuật và công nghệ trong các hoàncảnh đặc biệt, hoặc trong các đơn đặt hàng đặc thù; khả năng kĩ thuật giúpnhà cung cấp có khả năng thích ứng với các đòi hỏi của thị trường

+ Dịch vụ sau bán hàng và dịch vụ bảo trì

+ Khả năng sản xuất của nhà cung cấp: khả năng sản xuất của nhà cungcấp đảm bảo tính liên tục cũng như chất lượng của cung cấp hàng hóa, cụ thểbao gồm chất lượng của trang thiết bị, khả năng nhân sự, tổ chức sản xuất, hệthống kiểm tra chất lượng, điều kiện làm việc

+ Khả năng tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định vàphát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời kì thua lỗ và khókhăn về tài chính

Khi lựa chọn nhà cung cấp, cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc “khôngnên chỉ có một nhà cung cấp”

Việc lựa chọn nhà cung cấp cần phải được xem xét trên hai loại mặt hàng:

Thứ nhất, đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn nhà

cung cấp (tức là mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần tìmnhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “nếu các nhà cungcấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ” Nghĩa làdoanh nghiệp nên tiếp tục mua hàng của những nhà cung cấp hiện thời nếuđáp ứng được nhu cầu và kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp Tuy nhiên,cũng cần phải có sự kiểm tra, đánh giá khách quan quá trình cung cấp hànghóa của họ cho doanh nghiệp để việc mua hàng được tốt hơn

Thứ hai, đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục mặt hàng

kinh doanh hoặc những mặt hàng mà các nhà cung cấp không đáp ứng đượcnhu cầu mua hàng của doanh nghiệp thì phải tìm nhà cung cấp mới

Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng cácphương pháp để lựa chọn nhà cung cấp sau:

- Phương pháp dựa vào kinh nghiệm: Nhà quản trị mua hàng có thể bằng

kinh nghiệm, sự từng trải và vốn sống của bản thân trong suốt quá trình hoạtđộng của mình để lựa chọn nhà cung cấp Phương pháp này đơn giản, cácquyết định được đưa ra nhanh chóng, song mang tính chủ quan, định kiếnhoặc thiên kiến, có thể mắc sai lầm trong việc đánh giá và lựa chọn

- Phương pháp thang điểm: Nhà quản trị sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá

đối với nhà cung cấp, kết hợp với các phương pháp cho điểm theo các tiêuchuẩn, sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên tổng số điểm của các tiêu chuẩn đối vớitừng nhà cung cấp từ đó đưa ra các quyết định lựa chọn mang tính kháchquan Theo phương pháp này, doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình lựa chọnnhà cung cấp:

+ Xác định các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp;

+ Xác định trọng số cho từng tiêu chuẩn, cho điểm nhà cung cấp theocác tiêu chuẩn và tiến hành lựa chọn;

Cần lưu ý là các tiêu chuẩn và các trọng số thay đổi theo từng lần muahàng (theo số lượng, theo nhu cầu, theo thời gian…)

1.2.3 Thương lượng và đặt hàng

Sau khi đã có danh sách các nhà cung cấp, doanh nghiệp tiến hànhthương lượng và đặt hàng để đi đến ký kết hợp đồng mua bán với các nhàcung cấp

Mục đích của thương lượng và đặt hàng nhằm đạt được những thỏathuận với nhà cung cấp về các điều kiện mua bán sản phẩm, dịch vụ màdoanh nghiệp cần mua, tiến hành đặt hàng theo hình thức phù hợp nhất.

Thương lượng với nhà cung cấp: được hiểu là quá trình giao dịch, đàm

phán với nhà cung cấp để đi đến những thỏa thuận giữa hai bên (người mua

và người bán) nhằm mục đích cùng có lợi Đó là một giai đoạn rất quan trọngtrong quá trình mua hàng, quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tácmua hàng

Trong giao dịch, đàm phán, nhà quản trị phải quan tâm đến các vấn đềthương lượng như sau:

- Các tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa cần mua về: mẫu mã, chất lượng,các phương tiện và phương pháp kiểm tra

- Giá cả và sự dao động giá cả thị trường lúc giao hàng có biến động

- Phương thức và hình thức thanh toán tiền mua hàng (trả bằng tiền mặthoặc chuyển khoản, trả ngay hoặc trả chậm,…)

- Hình thức, thời gian, địa điểm giao hàng (giao tại kho người cung cấphay giao tại kho của doanh nghiệp…)

Giao dịch, đàm phán luôn được coi là một hoạt động vừa mang tính khoahọc vừa mang tính nghệ thuật Bằng nhận thức và tư duy khoa học, nhà quảntrị luôn phải có sự chuẩn bị kĩ càng để không bị động hay làm mất thế chủđộng trước nhà cung cấp, đó cũng chính là việc giải bài toán mua hàng vớicác hàm mục tiêu và các ràng buộc lỏng, chặt khác nhau Mặc khác, như mộtnghệ thuật, nhà quản trị cần biết sử dụng khéo léo, linh hoạt các hình thứcgiao dịch, đàm phán, các công cụ giao tiếp khác nhau (như giao dịch, giaotiếp thông qua thư từ, điện thoại, điện báo, internet, gặp gỡ trực tiếp…) tùytheo từng thương vụ kinh doanh, như mục tiêu của việc mua hàng, số lượng

hàng hóa mua bán, độ phức tạp của các giao dịch, đàm phán, khả năng tàichính, mối quan hệ với nhà cung cấp… để lựa chọn những bước đi thích hợp.Một vài điểm cần lưu ý khi thương lượng:

+ Cần biết cá nhân của người mua bán: cách giao tiếp, cách đàm phán,quyền quyết định

+ Biết rõ nhu cầu của mình: tính năng sử dụng của sản phẩm, biết rõ cáclần mua trước đó

+ Biết rõ tổ chức cuộc thương lượng: mục tiêu, điều khoản chủ chốt củahợp đồng, có thể nhân nhượng điều gì và không thể điều gì

+ Biết dẫn dắt cuộc thương lượng: lý lẽ chuẩn bị trước, thứ tự thươnglượng các điều khoản, các cây át chủ bài, cách đặt vấn đề, gây tình huống vàgiải pháp cho từng tình huống

Đặt hàng: Kết quả của quá trình thương lượng là việc doanh nghiệp đặt

hàng với nhà cung cấp, theo các hình thức chủ yếu như kí kết hợp đồng muabán, thư đặt hàng Trong đó hình thức hợp đồng mua bán là quan trọng và cótính pháp lý cao nhất

Hợp đồng mua bán: là cơ sở để các bên ký kết làm tốt nghĩa vụ của

mình, là căn cứ pháp lý để phân xử trách nhiệm mỗi bên khi có tranh chấp và

xử lý vi phạm hợp đồng Vì vậy, hợp đồng mua bán phải đảm bảo đầy đủ, rõràng và cụ thể các nội dung sau: tên, số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hóa;bao bì đóng gói hàng hóa; đơn giá và phương pháp định giá; tên, địa chỉ củacác bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên; thời gian, phương tiện, địađiểm giao nhận hay chuyển quyền sở hữu hàng hóa; điều kiện giao nhận, xếp

dỡ, vận chuyển; đồng tiền thanh toán, phương thức và thời gian thanh toán;trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng; hiệu lực của hợp đồng và thủtục giải quyết các tranh chấp; các điều kiện khác mà hai bên thỏa thuận