luận văn thạc sĩ kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần khóa việt tiệp

Các khái niệm Theo Chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho IAS 02: “Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanhbình thường; đang trong quá trình sản xuất

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan Luận văn Thạc Sĩ Kinh Tế “Kế toán hàng tồn kho tại Công ty

Cổ phần Khóa Việt - Tiệp” là công trình nghiên cứu của tôi dưới sự hướng dẫn chu

đáo, nhiệt tình của thầy giáo PGS.TS Trần Thị Hồng Mai.

Các số liệu trong Luận Văn có nguồn gốc rõ ràng, kết quả trình bày thu thậptrong quá trình nghiên cứu là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳcông trình nào khác trước đây

Hà Nội ngày 22 tháng 11 năm 2016

Học viên

Trần Xuân Giao

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập, nghiên cứu và làm đề tài này tác giả đã nhận được sựquan tâm, hướng dẫn giúp đỡ rất nhiều từ gia đình, thầy cô, bạn bè và các tổ chứcbên ngoài

Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo Trường Đại họcThương Mại, xin chân thành cảm ơn đến Ban Giám đốc, Phòng kế toán, các anh(chị) trong Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp cùng bạn bè đã nhiệt tình giúp đỡ,động viên và tạo điều kiện cho tác giả hoàn thành đề tài một cách tốt nhất

Đặc biệt tác giả xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo PGS.TS Trần Thị Hồng Mai - người trực tiếp hướng dẫn tác giả hoàn thành Luận văn và luôn

giúp đỡ tận tình trong suốt thời gian nghiên cứu đề tài

Mặc dù đã rất cố gắng và nỗ lực để hoàn thành Luận Văn Thạc Sĩ Kinh Tếmột cách tốt nhất nhưng do sự thiếu sót về kỹ năng và kiến thức nên Luận vănkhông tránh khỏi những thiếu sót nhất định Tác giả rất mong sẽ nhận được ý kiếnđóng góp chân thành từ phía các thầy cô giáo và các bạn để Luận văn có ý nghĩa cả

về mặt lý luận và thực tiễn

Tác giả xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội ngày 22 tháng 11 năm 2016

Học viên

Trần Xuân Giao

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU vii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu kế toán hàng tồn kho tại Việt Nam 3

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Câu hỏi nghiên cứu 4

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Phương pháp nghiên cứu 5

7 Ý nghĩa của nghiên cứu 6

8 Kết cấu đề tài 7

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 8

1.1 Những vấn đề chung về hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất 8

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và phân loại hàng tồn kho 8

1.1.2 Yêu cầu quản lý hàng tồn kho 13

1.2 Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất trên góc độ kế toán tài chính 14 1.2.1 Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho 14

1.2.2 Nội dung kế toán hàng tồn kho trên góc độ kế toán tài chính 22

1.3 Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất trên góc độ kế toán quản trị 35 1.3.1 Xây dựng dự toán hàng tồn kho 35

1.3.2 Thu thập thông tin về hàng tồn kho 41

1.3.3 Phân tích và cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị hàng tồn kho 42

1.4 Kế toán hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán quốc tế và một số nước trên thế giới 44

1.4.1 Chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho 44

1.4.2 Kế toán hàng tồn kho của một số nước trên thế giới 46

1.4.3 Bài học kinh nghiệm cho Việt Nam 50

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHÓA VIỆT - TIỆP 52

2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp 52

2.1.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp 52 2.1.2 Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp 59

2.1.3 Đánh giá ảnh hưởng của môi trường đến Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp63 2.2 Kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp trên góc độ kế toán tài chính 65

2.2.1 Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho tại Công ty 65

2.2.2 Chứng từ kế toán 72

2.2.3 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho 74

2.2.4 Kế toán chi tiết hàng tồn kho 78

2.2.5 Trình bày thông tin trên BCTC 80

2.3 Kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp trên góc độ kế toán quản trị 81

2.3.1 Xây dựng dự toán hàng tồn kho 81

2.3.2 Thu thập thông tin về hàng tồn kho 83

2.3.3 Phân tích và cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản trị hàng tồn kho 85

2.4 Đánh giá thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty 87

2.4.1 Những ưu điểm 87

2.4.2 Những hạn chế và nguyên nhân 90

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 94

CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHÓA VIỆT TIỆP 95

3.1 Định hướng phát triển của Công ty và quan điểm hoàn thiện kế toán hàng tồn

kho tại Công ty 95

3.1.1 Định hướng phát triển của Công ty 95

3.1.2 Quan điểm hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty 96

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp 97

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 97

3.2.2 Hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty trên góc độ kế toán tài chính.98 3.2.3 Hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty trên góc độ kế toán quản trị 105 3.4 Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp 109

3.4.1 Đối với Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp 109

3.4.2 Đối với các cơ quan quản lý Nhà nước 111

3.5 Những hạn chế trong nghiên cứu và hướng nghiên cứu trong tương lai 113

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 115

KẾT LUẬN 116

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 117

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

BCTC Báo cáo tài chính

EOQ Economic Order Quantity

ERP Enterprise Resource Planning

FASB Ban Chuẩn mực Kế toán Tài chính MỹFIFO Phương pháp nhập trước - xuất trướcIAS Chuẩn mực kế toán quốc tế

IASB Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tếIFRS Chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế

KTQT Kế toán quản trị

KTTC Kế toán tài chính

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Bảng tính giá thành sản phẩm khóa cầu ngang hợp kim 70

Tháng 9/2015 70

Sổ theo dõi luân chuyển chứng từ 100

Biên bản kiểm kê vật tư 103

Ngày 31 tháng 12 năm 2015 103

Báo cáo tồn kho 109

SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Quy trình công nghệ sản xuất tại Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp 55

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp 56

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp 61

Sơ đồ 2.4: Quy trình xử lý chứng từ và sổ kế toán 63

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Sản xuất của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của một xã hội Bất kỳ một

xã hội nào muốn tồn tại và phát triển đều phải tiến hành sản xuất thông qua nhữngphương thức sản xuất khác nhau Bởi vì chỉ có sản xuất mới đáp ứng được yêu cầu tiêudùng của xã hội

Ngày nay khi toàn cầu hóa và khu vực hóa đã trở thành một trong những xu thếchủ yếu của kinh tế quốc tế hiện đại Muốn phát triển kinh tế các quốc gia không thểđứng ngoài xu thế đó, Việt Nam đã trở thành thành viên của các tổ chức kinh tế quốc

tế, như ASEM, APEC, ASEAN, WTO, TPP… điều này đã mang lại cho các doanhnghiệp những cơ hội và thách thức Để tồn tại và phát triển được trong môi trường kinhdoanh hiện đại ngày nay, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có chiến lược trong sản xuấtkinh doanh, phải biết tận dụng tối đa ưu thế của mình để có thể đáp ứng tốt nhất mọinhu cầu của thị trường nhằm thu được lợi nhuận cao và tạo dựng uy tín với khách hàng

Kể từ khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nướcthì nền kinh tế đã có những thay đổi đáng kể, đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lýmột cách có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, sử dụng vốn một cáchtiết kiệm nhất mà vẫn mang lại lợi nhuận tối đa Để đạt được những yêu cầu đó, doanhnghiệp cần phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất để làm thế nàogiảm được chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm

Trong các doanh nghiệp, hàng tồn kho là bộ phận tài sản quan trọng nhất vớimục đích sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh Hàng tồn kho chiếm một tỷ lệlớn trong tổng tài sản, bởi hàng tồn kho là một trong những nguồn cơ bản tạo radoanh thu và những khoản thu nhập thêm sau này cho doanh nghiệp Thông thường,

tỷ trọng hàng tồn kho lớn luôn là mối quan ngại ít nhiều với nhà đầu tư, do tính chấttồn lâu, chôn vốn, chi phí phát sinh thêm của nó hay nói cách khác, nếu để tồn hàngtồn kho quá lâu thì sẽ làm ảnh hưởng không tốt tới quá trình kinh doanh do doanhnghiệp sẽ phải tốn chi phí dự trữ, chi phí thanh lý hay cải tiến hàng bị lỗi thời và

thanh lý hàng hư hỏng Tuy nhiên, việc không dự trữ đủ hàng tồn kho cũng là mộtrủi ro vì doanh nghiệp có thể đánh mất những khoản doanh thu bán hàng tiềm nănghoặc thị phần nếu giá tăng cao trong khi doanh nghiệp không đáp ứng được nhu cầucủa người mua.

Các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau thì dự trữ hàng tồnkho ở các mức khác nhau Ví dụ: Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất,thương mại duy trì nguyên vật liệu đảm bảo cho kế hoạch sản xuất, dự trữ thànhphẩm hàng hoá của mình nhằm đảm bảo nguồn hàng trong lưu thông Doanhnghiệp dịch vụ lại có lượng dự trữ vật tư thấp hơn do quá trình sản xuất diễn rađồng thời với quá trình tiêu thụ Thông tin về hàng tồn kho là loại thông tin quantrọng mà người quản lý cần quan tâm Căn cứ vào báo cáo kế toán hàng tồn kho

mà người quản lý có thể đưa ra quyết định kinh tế hữu hiệu hơn như các quyếtđịnh về sản xuất, dự trữ và bán ra với số lượng là bao nhiêu… Đặc biệt số liệuhàng tồn kho còn ảnh hưởng đến thông tin trình bày trên báo cáo tài chính củadoanh nghiệp

Công ty Cổ phần khóa Việt - Tiệp tiền thân là Xí nghiệp khóa Hà Nội, đượcthành lập từ năm 1974, chuyên sản xuất các loại khóa dùng cho tiêu dùng.Là mộttrong những doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực sản xuất khóa, Công ty Cổ phẩnKhóa Việt - Tiệp luôn luôn cố gắng để có thể giữ vững vị thế của mình, giữ vị trídẫn đầu trong lĩnh vực cung cấp các sản phẩm về khóa Tuy nhiên, hiện nay trên thịtrường xuất hiện rất nhiều các sản phẩm hàng giả, hàng nhái, hàng kém phẩmchất… Thêm nữa, thị trường khóa trong nước và quốc tế của Công ty đang phảichịu sự cạnh tranh rất lớn Chính vì vậy, việc thiết lập dự toán, kế hoạch và theo dõi

số lượng sản phẩm sản xuất, tiêu thụ và tồn kho trong kỳ cũng như thực hiện kếtoán quản trị hàng tồn kho luôn là vấn đề quan trọng hàng đầu đối với Công ty.Như vậy, kế toán hàng tồn kho rất cần thiết đối với các doanh nghiệp nóichung cũng như với Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp nói riêng Xuất phát từ

những lý do trên, học viên đã lựa chọn đề tài: “Kế toán hàng tồn kho tại Công ty

Cổ phần Khóa Việt - Tiệp” làm đề tài luận văn thạc sỹ của mình.

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu kế toán hàng tồn kho tại Việt Nam

Nhận thấy rằng hàng tồn kho luôn gắn liền và đóng vai trò quan trọng khôngthể thiếu trong các doanh nghiệp sản xuất nên đã có nhiều nghiên cứu, bàn luận về

kế toán hàng tồn kho Tuy nhiên, các nghiên cứu không hoàn toàn đề cập đến nhữngvấn đề giống nhau mà các tác giả đã có góc nhìn và nhận định nhiều vấn đề đadạng, trên những khía cạnh riêng

Các đề tài nghiên cứu nổi bật được kể đến như:

Luận văn “Kế toán hàng tồn kho tại các đơn vị thành viên thuộc Tập đoàn xăng dầu Việt Nam – Petrolimex” của Trần Thị Hồng Vân (Đại học Thương mại,

2014) đã trình bày lý luận cơ bản về hàng tồn kho, kế toán hàng tồn kho trong cácdoanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán và quy định hiện hành của chế độ kế toánViệt Nam Đồng thời, luận văn cũng nêu lý luận về kế toán hàng tồn kho theo chuẩnmực kế toán quốc tế và kinh nghiệm một số nước phát triển trên thế giới

Luận văn “Hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại trụ sở chính của Công

ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Đại Phát”của Nguyễn Thị Hoàng Quý (Đại học

kinh tế Quốc dân, 2014) Trên cơ sở khảo sát thực tế, luận văn đã đánh giá các mặtthực hiện tốt và những tồn tại cần khắc phục của công tác tổ chức kế toán hàng tồnkho tại đơn vị nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp Nêu rõ sự cần thiết,yêu cầu cơ bản, nội dung hoàn thiện tổ chức kế toán hàng tồn kho tại trụ sở chínhcủa Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Đại Phát cũng như các điều kiện chủ yếu

để thực hiện các nội dung hoàn thiện đó

Luận văn “Kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Cao su Sao Vàng” của

Lê Quỳnh Anh (Đại học Thương mại, 2015) đã phân tích thực trạng kế toán hàngtồn kho trên góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị Từ đó, tác giả đã đưa ramột số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty

Ngoài các đề tài nêu trên còn có nhiều những công trìnhnghiên cứu khoa học,bài báo liên quan đến kế toán hàng tồn kho Có thể kể đến như:

Bài viết “Kế toán quản trị hàng tồn kho: Công cụ giúp doanh nghiệp hội nhập hiệu quả”của Trần Thị Quỳnh Giang (Tạp chí Tài chính, số 5, 2014) đã nêu lên

thực trạng kế toán quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp sản xuất từ xâydựng dự toán, xây dựng kế hoạch đặt hàng, kế hoạch dự trữ an toàn, thu thập thôngtin và phân tích thông tin phục vụ ra quyết định quản lý hàng tồn kho Từ đó, tác giả

đã đề xuất giải pháp hoàn thiện kế toán quản trị hàng tồn kho tại các doanh nghiệpsản xuất…

Bài viết “Về kế toán hàng tồn kho theo Thông tư 200”của Vũ Thị Phương

Thảo và Vũ Thị Phước Như (Tạp chí Kế toán và Kiểm toán, 2015) đã hệ thống hóanguyên tắc kế toán hàng tồn kho theo TT 200/2014 Từ đó, tác giả đưa ra một sốgóp ý đối với chính sách kế toán hàng tồn kho theo TT 200/2014

Có thể thấy, tất cả các công trình trước đây đã tập trung nghiên cứu kế toánhàng tồn kho theo chế độ, chuẩn mực tại rất nhiều các doanh nghiệp Nhưng chưa

có đề tài nào tập trung nghiên cứu về kế toán hàng tồn kho tại Công ty cổ phần khóaViệt - Tiệp dưới 2 góc nhìn của kế toán tài chính và kế toán quản trị

3 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu một cách khoa học về cơ sở lý luận của kế toán hàngtồn kho trong các doanh nghiệp thương mại, luận văn hướng đến những mục tiêu cụthể sau:

Cơ sở lý luận về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất

Phân tích thực trạng kế toán hàng tồn kho hiện nay của Công ty

Xác định các điểm bất cập và nguyên nhân trong kế toán hàng tồn kho tạiCông ty

Đề xuất phương hướng và giải pháp để hoàn thiện kế toán hàng tồn kho nhằmthực hiện mục tiêu quản trị tại Công ty

4 Câu hỏi nghiên cứu

- Kế toán hàng tồn kho tại Công ty đang thực hiện như thế nào?

- Kế toán hàng tồn kho của Công ty đang có những điểm bất cập nào, nguyênnhân của những bất cập đó là gì? Những bất cập đó cản trở gì đến mục tiêu quản trịtại Công ty?

- Công ty cần thay đổi những gì để hoàn thiện kế toán hàng tồn kho nhằm mụctiêu quản trị tại Công ty?

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là kế toán tài chính và kế toán quản trịhàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp

Xí nghiệp Cơ khí 1: Chuyên gia công thân khóa, nhĩ khóa.

Xí nghiệp Cơ khí 2: Chuyên mạ, mài, phay, đột dập và gia công chìa

Xí nghiệp Cơ điện - Sản phẩm mới: Chuyên gia công khuôn gá, thiết kế sản

phẩm mới

Xí nghiệp Việt Tiệp - Phúc Thịnh: Chuyên lắp ráp, mài và đột dập.

Xí nghiệp Lắp ráp: Chuyên lắp ráp và bao gói sản phẩm.

- Về nội dung: Nghiên cứu hàng tồn kho gồm NVL, sản phẩm dở dang, thành phẩm

6 Phương pháp nghiên cứu

(1) Phương pháp thu thập dữ liệu

Phương pháp phỏng vấn

Phương pháp phỏng vấn được thực hiện thông qua phỏng vấn trực tiếp quagặp mặt, gián tiếp qua điện thoại hoặc gửi câu hỏi qua địa chỉ email cho các đốitượng cần phỏng vấn Các đối tượng có thể là: Kế toán trưởng, nhân viên kế toán…

và các nhà quản lý xoay quanh những vấn đề có liên quan đến kế toán hàng tồn kho.Thông qua việc phỏng vấn, học viên sẽ có cái nhìn toàn diện, đầy đủ và chitiết hơn về thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp

Phương pháp quan sát

Quan sát việc thực hiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp

Từ lập, hoàn chỉnh chứng từ kế toán, ghi chép trên các sổ kế toán cho đến lập và nộp báocáo kế toán Mục đích nhằm đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý và nhà quản trị

Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Học viên nghiên cứu các quy định về kế toán như: Chuẩn mực kế toán, chế độ

kế toán, các giáo trình, sách về kế toán, các công trình nghiên cứu khoa học, các tạpchí và bài viết liên quan Bên cạnh đó, học viên cũng thực hiện tìm hiểu tài liệu củacông ty và các xí nghiệp thành viên thuộc Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp, đặcđiểm hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, thông tin hoạt động, tài liệu

kế toán Việc nghiên cứu tài liệu này đòi hỏi phải phân loại và chọn lọc thông tinchính xác, phù hợp

(2) Phương pháp phân tích dữ liệu

Sau khi thực hiện thu thập dữ liệu, học viên tiến hành tổng hợp, hệ thống hóa,phân tích thông tin để đưa ra các kết luận tương ứng với dữ liệu thu thập được.Mục đích của phương pháp là phân tích các thông tin đầu vào đã thu thập đểđưa ra các kết luận phù hợp Nội dung chủ yếu của phương pháp là xử lý các thôngtin thu thập được từ Công ty, sau đó thông qua quá trình phân tích dữ liệu, học viênđánh giá được thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Khóa Việt -Tiệp, chỉ ra được những mặt còn tồn tại để đề xuất giải pháp hoàn thiện kế toánhàng tồn kho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý và quyđịnh hiện hành của kế toán

7 Ý nghĩa của nghiên cứu

Về mặt lý luận, đề tài tập trung nghiên cứu kế toán hàng tồn kho tại doanhnghiệp sản xuất, góp phần hệ thống hóa lý luận về kế toán hàng tồn kho: Nguyênvật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa…theo chuẩnmực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam

Về mặt thực tiễn, đề tài khảo sát thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công

ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp Từ đó, luận văn đưa ra những giải pháp cụ thể

nhằm khắc phục những mặt còn tồn tại, nâng cao hiệu quả kế toán hàng tồn kho

và cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị, góp phần vào sự phát triển củaCông ty

8 Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận nội dung luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất Chương 2: Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Khóa Việt - Tiệp

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG

DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1 Những vấn đề chung về hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và phân loại hàng tồn kho

1.1.1.1 Các khái niệm

Theo Chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho (IAS 02):

“Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanhbình thường; đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán hoặc dưới hìnhthức nguyên vật liệu hoặc vật dụng sẽ được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặccung cấp dịch vụ.”

Như vậy, chuẩn mực này quy định tất cả hàng tồn kho là tài sản, gồm: Giữ đểbán trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường; trong quá trình sản xuất đểbán hoặc dưới dạng nguyên vật liệu hoặc hàng cung cấp được tiêu thụ trong quátrình sản xuất hay cung cấp dịch vụ IAS 02 cũng đã chỉ ra hàng tồn kho không baogồm những hàng hóa, thành phẩm, vật tư hỏng, lỗi thời, không thể dùng được chosản xuất kinh doanh

Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 02 “Hàng tồn kho” đã đưa ra khái niệmnhư sau: “Hàng tồn kho là những tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinhdoanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu,vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặccung cấp dịch vụ.”

Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn và chiếm tỷ trọng lớn, đóngvai trò quan trọng trong quá trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp Kháiniệm “hàng tồn kho” theo chuẩn mực kế toán Việt Nam tương đối thống nhất vớichuẩn mực kế toán quốc tế Tuy nhiên, chuẩn mực kế toán Việt Nam còn quy định

về điều kiện về xác định hàng tồn kho là quyền sở hữu tài sản Theo đó, hàng muađang đi đường, hàng hóa đang gửi bán nếu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệpthì được tính là hàng tồn kho của doanh nghiệp

Theo kế toán Mỹ:

“Hàng tồn kho là những của cải mà doanh nghiệp nắm giữ vào một thời điểmnhất định, bao gồm: Hàng tồn kho thương mại là những hàng mua vào để bán; hàngtồn kho sản xuất, gồm hàng tồn kho bán thành phẩm, giá trị sản phẩm dở dang,thành phẩm, vật dụng khác; hàng tồn kho là các vật phẩm khác: hàng tồn kho nàykhông trọng yếu nên thường được ghi nhận thẳng vào chi phí khi chúng được mua

về để sử dụng.” (Giáo trình kế toán Pháp, Mỹ 2012).

Theo kế toán Pháp:

“Hàng tồn kho của doanh nghiệp là bộ phận tài sản lưu động dự trữ cho sản

xuất và dự trữ cho lưu thông, hoặc đang trong quá trình chế tạo ở doanh nghiệp.Bao

gồm: Nguyên liệu (và vật tư), các loại dự trữ sản xuất khác (nhiên liệu, phụ tùng,văn phòng phẩm, bao bì…), sản phẩm dở dang, dịch vụ dở dang, tồn kho sản phẩm,

tồn kho hàng hoá.” (Giáo trình kế toán Pháp, Mỹ 2012).

Như vậy, hàng tồn kho trong doanh nghiệp là bộ phận tài sản ngắn hạn dự trữcho quá trình sản xuất, lưu thông hoặc những tài sản đang trong quá trình sản xuấtchế tạo ở doanh nghiệp

1.1.1.2 Phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều chủng loại khác nhau, đặcđiểm, nguồn hình thành và tính chất thương phẩm cũng khác nhau Để quản lý và sửdụng tốt hàng tồn kho, phục vụ cho nhà quản trị ra quyết định thì cần phải phân loại

và sắp xếp hàng tồn kho theo các phương thức nhất định:

Phân loại theo mục đích sử dụng: Hàng tồn kho của doanh nghiệp gồm:

Hàng tồn kho mua về hoặc giữ để bán trong quá trình kinh doanh: Hàng hóatồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia côngchế biến

Hàng tồn kho hoàn thành trong quá trình sản xuất bình thường: Thành phẩmtồn kho và thành phẩm gửi đi bán

Hàng tồn kho đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang: Sản phẩm dởdang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhậpkho thành phẩm

Hàng tồn kho dự trữ hoặc sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh: Nguyênliệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đitrên đường.

Cách phân loại này giúp cho việc xác định những thành phần hàng tồn kho nào

sẽ ảnh hưởng tới tính chính xác của hàng tồn kho được phản ánh trên bảng cân đối

kế toán Từ đó giúp nhà quản trị ra quyết định kinh doanh dễ dàng hơn

Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành: Hàng tồn kho của doanh

nghiệp gồm:

- Hàng tồn kho được mua vào gồm:

Hàng mua từ bên ngoài: Là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từcác nhà cung cấp bên ngoài (không thuộc cùng hệ thống tổ chức kinh doanh củadoanh nghiệp)

Hàng mua nội bộ: Là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhàcung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữacác đơn vị trực thuộc trong cùng Công ty, tổng Công ty…

- Hàng tồn kho tự gia công, tự sản xuất: Là toàn bộ hàng tồn kho do doanhnghiệp tự sản xuất, gia công tạo thành

- Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: Hàng tồn kho được nhập từ liêndoanh, liên kết, được biếu tặng…

Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồngthời tại điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị xây dựng kế hoạch, dự toán thu mua,bảo quản, dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo cung cấp kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ,nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng: Hàng tồn kho của doanh

Hàng tồn kho không cần sử dụng: Giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩmchất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất.

Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác địnhmức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi cần thiết

Phân loại theo công dụng của hàng tồn kho: Hàng tồn kho của doanh

nghiệp gồm:

Nguyên vật liệu: Là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hóa.Chúng được sử dụng cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụhay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp

Công cụ dụng cụ: Là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về mặt giátrị và thời gian quy định để trở thành tài sản cố định

Hàng mua đang đi đường: Là các loại hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng

cụ mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đường vậnchuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểmnhận nhập kho

Sản phẩm dở dang: Là những sản phẩm chưa kết thúc giai đoạn chế biến, cònđang nằm trong quá trình sản xuất

Sản phẩm: Sản phẩm trong các doanh nghiệp bao gồm thành phẩm và bánthành phẩm, trong đó thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc quá trình chế biến

do các bộ phận sản xuất chính và sản xuất phụ của doanh nghiệp thực hiện hoặcthuê ngoài gia công đã xong, được kiểm nghiệm, nhập kho, đảm bảo tiêu chuẩn, yêucầu, quy cách đặt ra Bán thành phẩm là những sản phẩm chỉ mới kết thúc một haymột số giai đoạn trong quy trình chế tạo thành phẩm

Hàng hóa: Là các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất hay không cóhình thái mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán

Hàng gửi bán: Là các loại hàng hóa, thành phẩm đã gửi đi cho khách hàng, gửi

đi bán đại lý, ký gửi, gửi cho các đơn vị cấp dưới hạch toán phụ thuộc để bán, dịch

vụ đã hoàn thành bàn giao cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặthàng, nhưng chưa được xác định là đã bán

Có nhiều cách phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp nên tùy thuộc vàothực tế hoạt động của từng doanh nghiệp mà lựa chọn cách phân loại hàng tồn khophù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.

1.1.1.3 Đặc điểm của hàng tồn kho

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, côngdụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Do đó, công tác tổ chức, quản

lý và hạch toán hàng tồn kho cũng có những nét đặc thù riêng Nhìn chung, hàngtồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau:

Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong các doanh

nghiệp, có hình thái vật chất, có thể luân chuyển qua kho, được đo lường bằng đơn

vị vật lý trước khi đánh giá giá trị tiền tệ ghi sổ của hàng tồn kho và hàng tồn khothường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp

Thứ hai, hàng tồn kho thường đa dạng và có thể chịu ảnh hưởng lớn bởi hao

mòn vô hình, hao mòn hữu hình, dễ bị lỗi thời, lỗi mốt, Do đó đòi hỏi phải có

sự hiểu biết về đặc điểm của từng loại hàng tồn kho, xu hướng biến động của nótrên bình diện ngành để có thể xác định chính xác nhất tổn thất tiềm tàng củahàng tồn kho

Thứ ba, việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là

công việc khó khăn, phức tạp Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại vàxác định giá trị như các loại linh kiện điện tử, các công trình xây dựng cơ bản, đồ

cổ, kim khí quý,…

Thứ tư, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm khác

nhau, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất, lại do nhiều người quản

lý Do đó dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý và bảo quản sử dụng hàngtồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn

Thứ năm, hàng tồn kho trong quá trình sản xuất kinh doanh thường có các

nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên với tần suất nhiều, luôn biến động về hìnhthái hiện vật để chuyển hóa thành những tài sản khác nhau như tiền, các khoản nợphải thu Vì vậy, để đảm bảo an toàn cho hàng tồn kho, doanh nghiệp thường bố tríngười theo dõi, ghi chép thường xuyên và xác định người chịu trách nhiệm vật chất

1.1.2 Yêu cầu quản lý hàng tồn kho

Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, tuỳ theo điều kiện mỗi doanhnghiệp mà yêu cầu quản lý hàng tồn kho có những điểm khác nhau Song nhìn chung,việc quản lý hàng tồn kho tại các doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu chủ yếu sau:

Thứ nhất, hàng tồn kho phải được theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảo

quản, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ vật tư, nhânviên bán hàng, )

Ở khâu thu mua, một mặt phải phải tổ chức quản lý quá trình thu mua hàngtồn kho sao cho đủ về số lượng, đúng chủng loại, tốt về chất lượng, giá cả hợp lý,quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua và chi phí mua hàng tồn kho đưa vào sảnxuất, góp phần quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm

Ở khâu bảo quản, phải bảo đảm theo đúng chế độ quy định tổ chức hệ thốngkho hợp lý, để hàng tồn kho không thất thoát, hư hỏng kém phẩm chất, ảnh hưởngđến chất liệu sản phẩm

Ở khâu dự trữ, phải tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành liêntục, cần quan tâm quản lý tốt khâu dự trữ Phải dự trữ nguyên vật liệu đúng mức tối

đa, tối thiểu để không gây ứ đọng hoặc gây gián đoạn trong sản xuất; xác định đượcđịnh mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng tồn kho đảm bảo an toàn, cungứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất Đồng thời, cần cónhững cảnh báo kịp thời khi hàng tồn kho vượt qua định mức tối đa, tối thiểu để cónhững điều chỉnh hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp

Trong khâu sử dụng, phải theo dõi, nắm bắt được hình thành sản xuất sảnphẩm, tiến độ thực hiện Đồng thời, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ

sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giáthành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Thứ hai, việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ

đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật của từng thứ, từng loại hàng tồn kho, giữacác số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về hàng tồn kho, giữa số liệu ghi trong sổ kếtoán với số liệu thực tế tồn kho

Việc quản lý hàng tồn kho giúp cho doanh nghiệp đảm bảo nguồn nguyên vậtliệu cho sản xuất hoặc đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho người mua, giảm chi phíđặt hàng nhờ đơn hàng có số lượng lớn Vì vậy, thông tin về hàng tồn kho và tìnhhình xuất nhập vật tư hàng hóa là thông tin quan trọng giúp người quản lý có thểđưa ra quyết định kinh tế hữu hiệu hơn như các quyết định về mua vào, sản xuất, dựtrữ và bán ra.

1.2 Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất trên góc độ kế toán tài chính

1.2.1 Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 “Chuẩn mực chung”

Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 quy định những vấn đề cơ bản nhất chotoàn bộ công tác kế toán, trong đó có các nguyên tắc chung mà kế toán phải tuânthủ Kế toán hàng tồn kho cũng chịu sự chi phối của các nguyên tắc này, mà ảnhhưởng nhiều nhất bởi các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc giá gốc

Tài sản của doanh nghiệp phải được ghi nhận theo giá gốc Giá gốc của tài sảnđược tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theogiá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận Giá gốc của tài sảnkhông được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể.Như vậy, đối với hàng hóa mua ngoài giá gốc bao gồm toàn bộ số tiền đơn vị

bỏ ra để có được hàng hóađó như trị giá mua, chi phí trong quá trình mua

Đối với hàng tự sản xuất là toàn bộ số chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra đểhình thành số hàng đó

Nguyên tắc phù hợp

Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau Khi ghi nhận mộtkhoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đếnviệc tạo ra doanh thu đó Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo radoanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đếndoanh thu của kỳ đó

Khi mua hàng tồn kho nếu được nhận kèm thêm sản phẩm, hàng hóa, thiết bị,phụ tùng thay thế (phòng ngừa trường hợp hỏng hóc) thì kế toán phải xác định vàghi nhận riêng sản phẩm, phụ tùng thiết bị thay thế theo giá trị hợp lý Giá trị sảnphẩm, hàng mua được xác định bằng tổng giá trị của hàng được mua trừ đi giá trịsản phẩm, thiết bị, phụ tùng thay thế.

Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán được ghi nhận là chiphí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng đượcghi nhận

Tất cả các khoản chênh lệch giữa khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phảilập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ởcuối kỳ kế toán trước, các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho, sau khi đã trừ(-) phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra, và chi phí sản xuất chung khôngphân bổ, được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ Trường hợp khoản

dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn khoản dựphòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước, thì số chênh lệch nhỏhơn phải được hoàn nhập ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh

Ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán vào chi phí trong kỳ phải đảm bảonguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu Giá vốn của sản phẩm sản xuất ra,hàng hóa mua vào được ghi nhận là chi phí thời kỳ vào kỳ mà nó được bán Khinguyên tắc phù hợp bị vi phạm sẽ làm cho các thông tin trên báo cáo tài chính bị sailệch, có thể làm thay đổi xu hướng phát triển thực của lợi nhuận doanh nghiệp

Nguyên tắc thận trọng

Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính

kế toán trong các điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:

a, Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn;

b, Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;

c, Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;

d, Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn vềkhả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng

về khả năng phát sinh chi phí

Đến cuối niên độ kế toán, nếu xét thấy giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ

do bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí bán hàngtăng lên thì phải ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng giá trị thuần có thể thựchiện được của hàng tồn kho Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tínhcủa hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính

để hoàn thiện sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng giá trị thuần có thể thực hiệnđược được thực hiện bằng cách lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phònggiảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớnhơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng

Nguyên tắc nhất quán

Nguyên tắc này yêu cầu: Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp

đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Trường hợp

có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do vàảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính

Trong một doanh nghiệp (một đơn vị kế toán) chỉ được áp dụng một trong haiphương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên hoặcphương pháp kiểm kê định kỳ Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho ápdụng tại doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật

tư, hàng hóa và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và phải được thực hiệnnhất quán trong niên độ kế toán

Cách lựa chọn phương pháp định giá hàng tồn kho có thể làm ảnh hưởng đếncác chỉ tiêu trên báo cáo tài chính Mục đích của các Công ty là làm sao lựa chọnđược phương pháp nào có thể lập được báo cáo tài chính có lợi nhất nên một sốdoanh nghiệp có thể có khuynh hướng mỗi năm lựa chọn một phương pháp kế toán.Tuy nhiên nếu điều này được phép, người sử dụng báo cáo tài chính sẽ thấy khó mà

so sánh các báo cáo tài chính của một Công ty qua các năm Theo nguyên tắc nhất

quán, các chính sách và phương pháp kế toán như: Phương pháp tính giá hàng tồnkho, phương pháp kế toán hàng tồn kho, hình thức ghi sổ kế toán… doanh nghiệp

đã lựa chọn phải áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Việc áp dụngphương pháp kế toán thống nhất từ kỳ này sang kỳ khác sẽ cho phép báo cáo tài chínhcủa doanh nghiệp mới có ý nghĩa thực chất mang tính so sánh

Tuy nhiên, nguyên tắc nhất quán không có nghĩa là một doanh nghiệp khôngbao giờ có thể đổi phương pháp kế toán Đúng hơn, nếu doanh nghiệp kiểm nghiệmmột phương pháp tính giá hàng tồn kho đã được chấp nhận như là một cải tiến tronglập báo cáo tài chính thì sự thay đổi có thể thực hiện được Tuy vậy, khi có sự thayđổi này, nguyên tắc công khai toàn bộ đòi hỏi bản chất của sự thay đổi, kiểmnghiệm đối với sự thay đổi và ảnh hưởng của sự thay đổi đó đến lãi ròng, tất cả phảiđược công khai trong thuyết minh báo cáo tài chính

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho”

Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” được ban hành theoQuyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 Mục đích của chuẩn mực là đưa

ra các quy định, hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp kế toán hàng tồn kho,gồm: Xác định giá trị hàng tồn kho, phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, ghi giảmgiá trị hàng tồn kho cho phù hợp với giá trị thuần có thể thực hiện được và phươngpháp tính giá trị hàng tồn kho, là cơ sở ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

Chi phí mua

Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không đượchoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chiphí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho Các khoản chiết khấuthương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chấtđược trừ (-) khỏi chi phí mua

Chi phí chế biến

Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếpđến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cốđịnh và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóanguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm

Chi phí liên quan trực tiếp khác

Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoảnchi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho.Ví dụ, trong giá gốcthành phẩm có thể bao gồm chi phí thiết kế sản phẩm cho một đơn đặt hàng cụ thể

Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho

Việc tính giá trị hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp:Phương pháp bình quân gia quyền; Phương pháp nhập trước, xuất trước; Phươngpháp tính theo giá đích danh

Phương pháp bình quân gia quyền: Giá trị của từng loại hàng tồn kho được

tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trịtừng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình có thểđược tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tìnhhình của doanh nghiệp

Công thức tính giá bình quân gia quyền:

Đơn giá bình quân

Giá trị thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá nhập trong kỳ

Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ

Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lầnvào cuối kỳ Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là độ chính xác khôngcao, hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến tiến độ củacác phần hành khác Ngoài ra, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời củathông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Áp dụng dựa trên giả định là

hàng tồn kho mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và hàng tồn khocòn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ

Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhậpkho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giácủa hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.

Ưu điểm của phương pháp này là có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuấtkho từng lần xuất hàng Do vậy, đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghichép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽtương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trênbáo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này

là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại Theophương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hoá

đã có được từ cách đó rất lâu Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phátsinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượngcông việc sẽ tăng lên rất nhiều

Phương pháp tính theo giá đích danh:

Theo phương pháp này, hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơngiá nhập kho của lô hàng đó để tính Như vậy, trị giá thực tế của sản phẩm, vật tư,hàng hóa xuất kho được tính theo số lượng xuất và đơn giá của những lần nhậptrước theo trình tự thời gian nhập kho Việc áp dụng phương pháp này đòi hỏinhững điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng,hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện đượcthì mới có thể áp dụng được phương pháp này Còn đối với những doanh nghiệp cónhiều loại hàng thì không thể áp dụng được phương pháp này

Mỗi phương pháp tính giá trị hàng tồn kho đều có những ưu, nhược điểm nhấtđịnh Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phương pháp tuỳ thuộc vào yêu cầuquản lý, trình độ, năng lực nghiệp vụ và trình độ trang bị công cụ tính toán, phươngtiện xử lý thông tin của doanh nghiệp Đồng thời cũng tuỳ thuộc vào yêu cầu bảoquản, tính phức tạp về chủng loại, quy cách và sự biến động của vật tư, hàng hóa ởdoanh nghiệp

Về giá trị thuần có thể thực hiện được và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời,giá bán bị giảm hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí để bán hàng tăng lên Việc ghi giảmgiá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được là phù hợpvới nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từviệc bán hay sử dụng chúng

Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho

nhỏ hơn giá gốc thì kế toán doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàngtồn kho, doanh nghiệp không lập chung cho mọi loại hànghóa Đối với dịch vụ cungcấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính theo từng loại dịch

vụ có mức giá riêng biệt

Khi ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được phải tính đến mục đích củaviệc dự trữ hàng tồn kho Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ dự trữ để sửdụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếusản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thànhsản xuất của sản phẩm Khi có sự giảm giá của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng

cụ mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thìnguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho được đánh giá giảm xuống bằng vớigiá trị thuần có thể thực hiện được của chúng

Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo kế toán doanh nghiệp phải thực hiện đánh giámới về giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho cuối năm đó Trườnghợp cuối kỳ kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lậpthấp hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trướcthì số chênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập để đảm bảo cho giá trị của hàng tồnkho phản ánh trên báo cáo tài chính là theo giá gốc (nếu giá gốc nhỏ hơn giá trịthuần có thể thực hiện được) hoặc theo giá trị thuần có thể thực hiện được (nếu giágốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được)

Về ghi nhận chi phí

Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán được kế toán ghi nhận

là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúngđược ghi nhận

Tất cả các khoản chênh lệch giữa khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phảilập ở cuối niên độ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho

đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồnkho, sau khi trừ (-) phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra và chi phí sảnxuất chung không phân bổ, được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối niên độ kế toánnăm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kếtoán năm trước, thì số chênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập ghi giảm chi phí sảnxuất, kinh doanh

Ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán vào chi phí trong kỳ phải đảm bảonguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu

Về trình bày và khai báo hàng tồn kho

Trong báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải trình bày:

(a) Các chính sách kế toán áp dụng trong việc đánh giá hàng tồn kho, gồm cảphương pháp tính giá trị hàng tồn kho

(b) Giá gốc của tổng số hàng tồn kho và giá gốc của từng loại hàng tồn khođược phân loại phù hợp với doanh nghiệp

(c) Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho

(d) Giá trị hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

(e) Những trường hợp hay sự kiện dẫn đến việc trích lập thêm hoặc hoàn nhập

dự phòng giảm giá hàng tồn kho

(f) Giá trị ghi sổ của hàng tồn kho (Giá gốc trừ (-) dự phòng giảm giá hàng tồnkho) đã dùng để thế chấp, cầm cố đảm bảo cho các khoản nợ phải trả

Trình bày chi phí về hàng tồn kho trên báo cáo kết quả sản xuất, kinh doanhđược phân loại chi phí theo chức năng

Phân loại chi phí theo chức năng:Hàng tồn kho được trình bày trong khoảnmục “Giá vốn hàng bán” trong báo cáo kết quả kinh doanh, gồm giá gốc của hàngtồn kho đã bán, khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, các khoản hao hụt mất mátcủa hàng tồn kho sau khi trừ (-) phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra, chiphí sản xuất chung không được phân bổ.

1.2.2 Nội dung kế toán hàng tồn kho trên góc độ kế toán tài chính

1.2.2.1 Tính giá hàng tồn kho

(1) Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa

Trong đó:

+ Giá gốc của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa mua ngoài:

Bao gồm: Giá mua ghi trên hóa đơn, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt,thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường phải nộp (nếu có), chi phí vậnchuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, nguyên liệu, vật liệu, công cụdụng cụ, hàng hóa từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộthu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trựctiếp đến việc thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa và số hao hụt tựnhiên trong định mức (nếu có):

Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ thì giá trị của nguyênliệu, vật liệu mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT Nếu thuếGTGT hàng nhập khẩu không được khấu trừ thì giá trị của nguyên liệu, vật liệu muavào bao gồm cả thuế GTGT

Đối với nguyên liệu, vật liệu mua bằng ngoại tệ được thực hiện theo quy địnhtại Điều 69 – Hướng dẫn phương pháp kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái Phần giámua phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh để ghi giá trịhàng tồn kho đã nhập kho (trừ trường hợp có ứng trước tiền cho người bán thì giátrị hàng tồn kho tương ứng với số tiền ứng trước được ghi nhận theo tỷ giá tại thờiđiểm ứng trước) Phần thuế nhập khẩu phải nộp được xác định theo tỷ giá tính thuếnhập khẩu của cơ quan Hải quan theo quy định của pháp luật

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa về để bán lại nhưng vì lý do nào đócần phải gia công, sơ chế, tân trang, phân loại chọn lọc để làm tăng thêm giá trị hoặckhả năng bán của hàng hóa thì trị giá hàng mua gồm cả chi phí gia công, sơ chế.

+ Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tự chế biến: Bao gồm

giá thực tế của nguyên liệu, công cụ dụng cụ xuất chế biến và chi phí chế biến

+ Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến: Bao gồm giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ xuất thuê

ngoài gia công chế biến, chi phí vận chuyển vật liệu, công cụ dụng cụ đến nơi chếbiến và từ nơi chế biến về doanh nghiệp, tiền thuê ngoài gia công chế biến

+ Giá gốc của nguyên liệu, công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh, cổ phần:

Là giá trị được các bên tham gia góp vốn liên doanh thống nhất đánh giá chấp thuận

(2) Đối với sản phẩm dở dang:

Sản phẩm dở dang là những sản phẩm chưa kết thúc giai đoạn sản xuất cuốicùng của quá trình sản xuất sản phẩm ở doanh nghiệp và đang trong quá trình giacông chế biến

Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp thường liên quan đến cảsản phẩm hoàn thành và sản phẩm dở dang Để có thông tin phục vụ cho công táctính giá thành sản phẩm hoàn thành cũng như phục vụ yêu cầu quản lý, kiểm tra,kiểm soát chi phí, kế toán cần phải xác định số chi phí sản xuất đã bỏ ra có liênquan đến số sản phẩm chưa hoàn thành là bao nhiêu Đó là việc đánh giá sản phẩm

Áp dụng trong trường hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn

và chủ yếu trong giá thành của sản phẩm Theo phương pháp này, chi phí cho sảnphẩm dở dang cuối kỳ chỉ tính chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, còn các chi phíkhác tính hết cho sản phẩm hoàn thành

cuối kỳ

Số lượng SP hoànthành trong kỳ +

Số lượng SP dở dang

cuối kỳPhương pháp này có ưu điểm là: Phương pháp này tính toán đơn giản, dễ làm,xác định chi phí sản phẩm dở dang cuối kỳ được kịp thời, phục vụ cho việc tính giáthành sản phẩm được nhanh chóng

Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là: Độ chính xác không cao

vì không tính đến các chi phí chế biến khác

+ Đánh giá sản phẩm dở dang theo khối lượng sản phẩm hoàn thành tương đương

Áp dụng ở các doanh nghiệp có chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khônglớn lắm, các chi phí khác chiếm tỷ lệ đáng kể trong giá thành, khối lượng sản phẩm

dở dang lớn, không đồng đều giữa các kỳ

Theo phương pháp này kế toán phải tính tất cả các khoản mục chi phí cho sảnphẩm dở dang theo mức độ hoàn thành của chúng Do vậy, trước hết căn cứ sốlượng sản phẩm dở dang và mức độ hoàn thành để tính đổi ra số lượng thành phẩmhoàn thành tương đương Sau đó đánh giá theo nguyên tắc: Nếu chi phí bỏ vào mộtlần cho cả quá trình thì tính đều cho sản phẩm dở dang và sản phẩm hoàn thành, nếuchi phí bỏ nhiều lần, bỏ dần theo tiến độ sản xuất thì tính quy đổi theo số lượng sảnphẩm tương đương

+

Chi phí phátsinh trong kỳ(từng k/m) 

Số lượng

SP dởdangcuối kỳ

Số lượng SP hoàn

Số lượng SP dởdang cuối kỳ

Đối với các khoản mục chi phí bỏ dần trong quy trình sản xuất (Chi phí vậtliệu phụ, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung):

+ Chi phí phát sinhtrong kỳ (từng k/m)



Số lượng SPhoàn thànhtương đương

Số lượng

SP hoàn thành +

Số lượng SP hoànthành tương đươngTrong đó: Từng khoản mục chi phí

Phương pháp này có ưu điểm là: Phương pháp này tính toán được chính xác vàkhoa học hơn phương pháp trên

Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là: Khối lượng tính toán nhiều,việc đánh giá mức độ chế biến hoàn thành của sản phẩm dở dang khá phức tạp vàmang tính chủ quan

+ Đánh giá sản phẩm dở dang theo chi phí định mức

Áp dụng ở các doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống định mức và dự toánchi phí cho từng loại sản phẩm

Theo phương pháp này, kế toán căn cứ vào khối lượng sản phẩm dở dang,mức độ hoàn thành của sản phẩm dở dang ở từng công đoạn sản xuất và định mứctừng khoản mục chi phí ở từng công đoạn sản xuất để tính ra giá trị sản phẩm dởdang theo chi phí định mức

Phương pháp này có ưu điểm là: Tính toán nhanh chóng, thuận tiện, đáp ứngyêu cầu thông tin tại mọi thời điểm

Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là: Độ chính xác của kết quả tínhtoán không cao, khó áp dụng vì thông thường, khó xác định được định mức chuẩn xác

(3) Đối với thành phẩm

+ Giá gốc của thành phẩm thuê ngoài gia công chế biến: Là giá trị được đánh

giá theo giá thành thực tế gia công chế biến bao gồm: Chi phí nguyên liệu, vật liệutrực tiếp, chi phí thuê gia công và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến quátrình gia công

+ Giá gốc thành phẩm do các bộ phận sản xuất chính và sản xuất phụ của doanh nghiệp sản xuất ra phải được đánh giá theo giá thành sản xuất, bao gồm:

Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuấtchung và những chi phí có liên quan trực tiếp khác đến việc sản xuất sản phẩm.Đối với chi phí sản xuất chung biến đổi được phân bổ hết vào chi phí chế biếncho mỗi đơn vị sản phẩm theo chi phí thực tế phát sinh trong kỳ

Đối với chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ vào chi phí chế biến chomỗi đơn vị sản phẩm dựa trên công suất bình thường của máy móc thiết bị sản xuất.Công suất bình thường là số lượng sản phẩm đạt được ở mức trung bình trong cácđiều kiện sản xuất bình thường

Trường hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra cao hơn công suất bình thườngthì chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ cho mỗi đơn vị sản phẩm theo chiphí thực tế phát sinh

Trường hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra thấp hơn mức công suất bìnhthường thì chi phí sản xuất chung cố định chỉ được phân bổ vào chi phí chế biếncho mỗi đơn vị sản phẩm theo mức công suất bình thường Khoản chi phí sản xuấtchung không phân bổ được ghi nhận là chi phí để xác định kết quả hoạt động kinhdoanh (ghi nhận vào giá vốn hàng bán) trong kỳ

1.2.2.2 Chứng từ kế toán hàng tồn kho

Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việcnhập xuất tồn hàng tồn kho phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy

đủ, chính xác theo các quy định và các văn bản hiện hành của Bộ Tài chính

Chứng từ dùng để hạch toán hàng tồn kho là cơ sở để ghi chép vào thẻ kho vàcác sổ kế toán liên quan đồng thời là căn cứ để kiểm tra tình hình biến động củahàng tồn kho

Kế toán hàng tồn kho sử dụng các chứng từ sau:

Phiếu nhập kho được sử dụng nhằm xác định được số lượng HTK nhập kho từ

cơ sở nào, địa điểm nhập kho…nhằm quản lý HTK ở từng khâu thu mua, từng địađiểm bảo quản đồng thời xác định được trách nhiệm đối với những người có liênquan và làm căn cứ ghi sổ kế toán

- Phiếu xuất kho được sử dụng nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng HTK xuất khocho các bộ phận sử dụng trong DN, làm căn cứ để hạch toán các chi phí sản xuất,tính giá thành sản phẩm và kiểm tra được việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu haovật tư.

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa được sử dụngnhằm xác định dược số lượng, quy cách, chất lượng của HTK trước khi nhập kho đểlàm căn cứ quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản Từ đó đảm bảo việc quản

lý HTK theo từng khâu thu mua, từng người phụ trách

- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa được sử dụngnhằmxác định được số lượng, chất lượng và giá trị của HTK có ở kho tại thời điểm kiểm

kê để làm căn cứ xác định được trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý HTK và làmcăn cứ để ghi sổ kế toán Đồng thời nó còn giúp cho kế toán có căn cứ để đối chiếugiữa số liệu về HTK trên sổ sách và số liệu thực tế của HTK…

Ngoài ra, để hạch toán hàng tồn kho kế toán của doanh nghiệp còn căn cứ vào

1 số chứng từ khác như: “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho”, “Hoá đơn GTGT” Cácchứng từ phản ánh thanh toán: “Phiếu chi”, “Giấy báo nợ” … Chứng từ sau khi lậpcần được kiểm tra, hoàn chỉnh rồi mới sử dụng để ghi sổ kế toán

1.2.2.3 Tài khoản kế toán và vận dụng tài khoàn kế toán

Để đảm bảo việc theo dõi và quản lý HTK được chặt chẽ thì cần thiết hệ thốngtài khoản kế toán sử dụng phải bao gồm cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết.Tài khoản tổng hợp là những tài khoản phản ánh một cách tổng quát về HTK củadoanh nghiệp.Tài khoản chi tiết là những tài khoản phản ánh chi tiết hơn, cụ thể hơnnhững nội dung kinh tế đã được phản ánh trên tài khoản tổng hợp để phục vụ chonhững yêu cầu quản lý khác nhau Tùy theo mức độ chi tiết mà các tài khoản chi tiết

+ Các tài khoản khác có liên quan: TK 331 phản ánh khoản phải trả cho ngườibám, TK 133 phản ánh khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong quá trình thumua HTK, TK 632 phản ánh giá vốn của số HTK đã xuất bán, các TK tiền…

- Bên cạnh đó, kế toán sử dụng kết hợp các TK chi tiết để phản ánh cụ thể hơnnhững yếu tố cấu thành nên giá gốc của HTK, đảm bảo cho việc quản lý HTK đượcchặt chẽ ở từng khâu thu mua, đồng thời có thể sử dụng các số liệu trên các TK đểphân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng HTK của DN Việc sử dụng kết hợp giữa tàikhoản tổng hợp và tài khoản chi tiết còn giúp cho DN có thể kiểm tra và đối chiếugiữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết HTK Kịp thời phát hiện những mất mát,hao hụt, nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và xử lý

a) Kế toán tình hình biến động hàng tồn kho

Hàng tồn kho rất phong phú và đa dạng, tuỳ theo đặc điểm của mỗi loại mà cócác phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau Có loại hàng tồn kho được theodõi, kê khai theo mỗi lần nhập, xuất Có loại được theo dõi bởi cách kiểm kê mộtcách định kỳ Việc hạch toán theo phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinhdoanh của doanh nghiệp, yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ kế toáncũng như quy định của chế độ kế toán hiện hành

Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánhthường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa trên

sổ kế toán Với phương pháp này, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng đểphản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa Vì vậy,giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nàotrong kỳ kế toán

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh, đốichiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán Về nguyên tắc số tồn kho thực tếphải luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán Nếu có chênh lệch phải truy tìmnguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời

Phương pháp kê khai thường xuyên có độ chính xác cao và cung cấp thông tin

về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật Tại thời điểm nào trong kỳ, kế toán

cũng có thể xác định được lượng nguyên vật liệu, hàng hóa nói chung tồn kho.Phương pháp này hiện được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp Nhưngnhược điểm của phương pháp này là khối lượng ghi chép nhiều, không thích hợpvới những doanh nghiệp có hàng tồn kho có giá trị nhỏ, thường xuyên xuất kho.

Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa

Khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, giá muahàng và các chi phí thu mua sẽ được định khoản vào bên Nợ của TK 152 và đối ứngvới bên Có TK 111, 112, 331 Khi xuất dùng hoặc đem bán sẽ định khoản vào bên

Có của TK 152 theo giá xuất kho và đối ứng với bên Nợ TK 621, 632 hoặc 157.Trình tự kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa theo phươngpháp kê khai thường xuyên được thực hiện theo sơ đồ trong Phụ lục 1.2

Kế toán sản phẩm dở dang, thành phẩm

Đối với sản phẩm dở dang: Sản phẩm dở dang của doanh nghiệp được thể

hiện trong số dư cuối kỳ của TK 154 Cuối kỳ kế toán, tất cả những sản phẩm chưahoàn thành khâu sản xuất cuối cùng đều là sản phẩm dở dang và toàn bộ chi phí liênquan đến những sản phẩm này được kết chuyển vào bên Nợ của TK 154

Đối với thành phẩm: Khi doanh nghiệp hoàn thành sản xuất, thành phẩm được

ghi nhận vào bên Nợ TK 155 và đối ứng với bên có TK 154 theo giá thành thực tế.Trình tự kế toán chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, thành phẩm theophương pháp kê khai thường xuyên (Phụ lục 1.3A và Phụ lục 1.3B)

( 2) Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quảkiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hóa trên sổ kế toántổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức:

hàng xuất = hàng tồn kho + hàng nhập kho - hàng tồn kho

Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hóa (nhậpkho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho.Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên

một tài khoản kế toán riêng (tài khoản 611 “Mua hàng”) Công tác kiểm kê vật tư,hàng hóa được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá vật tư, hàng hóa tồnkho thực tế, trị giá vật tư, hàng hóa xuất kho trong kỳ (Tiêu dùng cho sản xuất hoặcxuất bán) làm căn cứ ghi sổ kế toán của tài khoản 611 “Mua hàng”.

Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiềuchủng loại hàng hóa, vật tư với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hànghóa, vật tư xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên (cửa hàng bán lẻ ) Phươngpháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượngcông việc hạch toán Nhưng độ chính xác về giá trị vật tư, hàng hóa xuất dùng, xuấtbán bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi

Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa

Khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa Giá muahàng và các chi phí thu mua sẽ được định khoản vào bên Nợ của tài khoản 611.Khác với phương pháp kê khai thường xuyên, khi xuất dùng hoặc đem bán nguyênvật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa sẽ không ghi nhận gì Đến cuối kỳ kế toán,doanh nghiệp tiến hành kiểm kê kho và có được số lượng tồn cuối kỳ.Từ đó, xácđịnh được số lượng và giá trị hàng đã xuất trong kỳ

Trình tự kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa (Phụ lục 1.5).

Kế toán sản phẩm dở dang, thành phẩm

Chi phí sản xuất được theo dõi trên tài khoản 631 cho đến hết kỳ kế toán Khi

đó, kế toán tiến hành kết chuyển sang tài khoản 154 nếu chuyển sản xuất hoàn thànhhoặc 155 nếu đã sản xuất và hoàn thành

Trình tự kế toán thành phẩm, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Phụ lục 1.4A và Phụ lục 1.4B)

b) Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Khi có những bằng chứng tin cậy về sự suy giảm của giá trị thuần có thể thựchiện được so với giá gốc của hàng tồn kho doanh nghiệp cần trích lập dự phònggiảm giá hàng tồn kho

Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần

có thể thực hiện được của từng loại vật tư, hàng hoá, từng loại dịch vụ cung cấp dởdang, xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập:

- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kếtoán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế toánthì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tăng giá vốn hàng bán

- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kếtoán này nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế toánthì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi giảm dự phòng và ghi giảm giá vốnhàng bán

Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn khonhỏ hơn giá gốc ghi trên sổ kế toán và đảm bảo điều kiện sau:

+ Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính hoặc cácbằng chứng khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho

+ Là những vật tư hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tạithời điểm lập báo cáo tài chính

Trường hợp nguyên vật liệu có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn sovới giá gốc nhưng giá bán sản phẩm dịch vụ được sản xuất từ nguyên vật liệu nàykhông bị giảm giá thì không được trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồnkho đó

Công thức xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

x

(Giá gốc hàng tồn kho theo

sổ kế toán

-Giá trị thuần

có thể thực hiện được của hàng tồn kho) Phương pháp kế toán:

Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳnày lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênhlệch, ghi vào bên Nợ TK 632 đối ứng bên Có TK 229

Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳnày nhỏ hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghivào Nợ TK 229 đối ứng bên Nợ TK 632

Kế toán xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật tư, hàng hóa bịhủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng, ghi vàobên Nợ TK 229 (số bù đắp dự phòng), Nợ TK 632 (nếu số tổn thất cao hơn mức đã lập

dự phòng) đối ứng với Có TK 152, 153, 155, 156

1.2.2.4 Kế toán chi tiết hàng tồn kho

Kế toán chi tiết hàng tồn kho đòi hỏi phản ánh tình hình hàng tồn kho cả vềgiá trị, số lượng, chất lượng của từng thứ (từng danh điểm) hàng tồn kho, cụ thể lànguyên từng kho và từng người phụ trách vật chất

Hạch toán chi tiết hàng tồn kho là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho vàphòng kế toán nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danhđiểm hàn tồn kho cả về số lượng, chất lượng và giá trị

Mỗi phương pháp đều có những ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng khácnhau, do vậy mỗi DN có thể lựa chọn cho mình một phương pháp thích hợp, thuậntiện cho quá trình hạch toán chi tiết, phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanhcủa đơn vị mình

Phương pháp thẻ song song

Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất tồn về mặt

số lượng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ được mở cho từng danhđiểm hàng tồn kho Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính

ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm hàng tồn kho Sau đó thủ kho sắpxếp phân loại chứng từ và lập phiếu giao nhận chứng từ chuyển về phòng kế toán

Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết để ghi chép, phản ánh hằng

ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng danh điểm hàng tồn kho theo cả haichỉ tiêu số lượng và giá trị Sổ chi tiết vật tư được mở tương ứng với từng thẻ kho.Định kỳ phải kiểm tra số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết Cuối tháng tính ra sốtồn kho và đối chiếu số liệu với sổ kế toán tổng hợp

Phương pháp này có ưu điểm là: việc ghi sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm trađối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hìnhbiến động và số hiện có của từng loại danh điểm theo số lượng và giá trị.

Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là: việc ghi chép giữa kho và kếtoán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn.Công việc còn dồn vào cuối tháng nên hạn chế tính kịp thời của kế toán và gây lãngphí về lao động

Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít

danh điểm hàng tồn kho

Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song (Phụ lục 1.1A).

Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Tại kho: Giống phương pháp thẻ song song đã được trình bày ở trên.

Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép,

phản ánh tổng hợp tổng nhập, tổng xuất và tồn kho cuối tháng của từng danh điểmvật tư theo chỉ tiêu số lượng và giá trị

Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm, theo từng kho và từng danhđiểm vật tư Khi nhận được chứng từ kế toán kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ, sắp xếp

và phân loại chứng từ theo từng danh điểm hàng tồn kho (có thể lập bảng kê nhập,bảng kê xuất) Cuối tháng tổng hợp số liệu đã ghi trong chứng từ (hoặc bảng kê) sốlượng và giá trị từng danh điểm hàng tồn kho nhập – xuất kho trong tháng Số liệunhập – xuất – tồn kho của từng loại danh điểm trong sổ được đối chiếu với số liệutrên thẻ kho và số liệu ở sổ kế toán tổng hợp

Phương pháp này có ưu điểm là: giảm bớt được khối lượng ghi chép, chỉ tiếnhành ghi một lần vào cuối tháng

Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là: việc ghi chép còn trùng lặp về

số lượng Công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc kiểm tra đối chiếu trong thánggiữa kho và phòng kế toán không được thực hiện do trong tháng kế toán không ghi

sổ, hạn chế công tác quản lý và tính giá thành sản phẩm