luận văn thạc sĩ kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần VICOSTONE

Kết cấu của luận văn: Gồm 3 chương Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục, nội dung luận văn được chia thành 3 chương như sau: Chương I: Lý luận cơ bản v

LỜI CAM ĐOAN

Tên tôi là Nguyễn Thị Ngọc Yến, học viên cao học lớp 20A-Kế toán, khoá

2014-2016 Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ ‘‘Kế toán hàng tồn kho tại công

ty cổ phần VICOSTONE’’ là công trình nghiên cứu của riêng tôi, số liệu

nghiên cứu thu được từ thực nghiệm và không sao chép

Học viên

Nguyễn Thị Ngọc Yến

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các Quý Thầy Cô đã giúp tôi trang

bị tri thức, tạo môi trường điều kiện thuận lợi nhất trong suốt quá trình học tập

và thực hiện luận văn này

Với lòng kính trọng và biết ơn, tôi xin được bày tỏ lời cảm ơn tới Tiến sĩ Nguyễn Tuấn Duy đã khuyến khích, chỉ dẫn tận tình cho tôi trong suốt thời gian thực hiện nghiên cứu này

Xin chân thành cảm ơn công ty cổ phần VICOSTONE đã hợp tác chia sẻ thông tin, cung cấp cho tôi nhiều nguồn tư liệu, tài liệu hữu ích phục vụ cho đề tài nghiên cứu

Cũng xin gửi lời cám ơn chân thành tới Ban Giám hiệu, Phòng Đào tạo sau đại học, Đại học Thương mại đã tạo điều kiện cho tôi trong quá trình học tập

Cuối cùng tôi xin gửi lời cám ơn đến gia đình, bạn bè, những người đã luôn bên tôi, động viên và khuyến khích tôi trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu của mình

Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2015

Học viên

Nguyễn Thị Ngọc Yến

MỤC LỤC

BẢNG GIẢI NGHĨA CHỮ VIẾT TẮT

ĐHĐCĐ Đại hội đồng cổ đông

GTGT Giá trị gia tăngHĐQT Hội đồng quản trị

SXKD Sản xuất kinh doanhTSCĐ Tài sản cố định

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tổng quan tình hình nghiên cứu

Luận văn thạc sỹ Doãn Thanh Nga – Trường Đại học Thương mại năm

2014 nghiên cứu về “Kế toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp sản xuất đá xây dựng trên địa bàn tỉnh Hà Nam” Luận văn đã trình bày những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất Trên cơ sở

đó luận văn đã khảo sát và đánh giá thực trạng kế toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp sản xuất đá trên địa bàn tỉnh Hà Nam Luân văn đã đánh giá khách quan ưu điểm cũng như những tồn tại trong kế toán hàng tồn kho, những tồn tại đó cần tiếp tục được hoàn thiện Từ đó đưa a những đề xuất, kiến nghị hoàn thiện kế toán hàng tồn kho phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp trong hiện tại và xu thế phát triển trong tương lai Bên cạnh đó, luận văn cũng làm rõ những hạn chế nghiên cứu, xác định các vấn đề tiếp tục nghiên cứu trong tương lai Tuy nhiên trong luận văn phần kê toán quản trị hàng tồn kho tác giả còn nói chung chung về hàng tồn kho chưa chỉ rõ việc lập dự toán cho từng loại hàng tồn kho là nguyên vật liệu và thành phẩm

Luận văn thạc sỹ Nguyễn Thị Thu Hằng – Trường đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh năm 2012 nghiên cứu về “Vận dụng chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 để hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh nông sản trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.” Luận văn đã trình bày những vấn đề lý luận cơ bản về vận dụng chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 để hoàn thiện kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất Luận văn đã chỉ ra thực trạng của kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh nông sản, từ đó đưa ra một số các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán hàng tồn kho Tuy nhiên trong bài luận tác giả mới chỉ trình bày về

kế toán hàng tồn kho theo quan điểm kế toán tài chính mà chưa nêu kế toán hàng tồn kho theo quan điểm kế toán quản trị

Luận văn thạc sỹ Đặng Minh Hoàng – Trường Học viện tài chính năm 2014 nghiên cứu về “Vận dụng chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “hàng tồn kho” để hoàn thiện kế toán hàng tồn kho ở công ty cổ phần dịch vụ viễn thông và in Bưu Điện.” Trong nghiên cứu khoa học: “Cơ sở tính giá hàng tồn kho và các phương pháp tính giá hàng tồn kho” của tác giả Nguyễn Quang Khải đăng trên trang thông tin điện tử www.tapchiketoan.com , tác giả nêu ra nguyên tắc cho việc

xác định giá cho từng đơn vị hàng tồn kho, việc xác định lợi nhuận của kỳ và chỉ tiêu trị giá hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán Tính giá hàng tồn kho có vai trò quan trọng tới tính hữu ích của thông tin kế toán trên báo cáo tài chính

để cung cấp cho các đối tượng sử dụng khác nhau

Như vậy, các đề tài nghiên cứu này đã đưa ra được các nội dung cơ bản về

kế toán hàng tồn kho cả dưới góc độ kế toán tài chính và góc độ kế toán quản trị,

từ đó đề xuất các phương hướng hoàn thiện dưới cả hai góc độ để ứng dụng vào các ngành cụ thể theo phạm vi nghiên cứu khác nhau của từng đề tài Mặc dù vậy, theo tác giả được biết, chưa có một chương trình, đề tài nào nghiên cứu một cách chuyên sâu về kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Vicostone Vì vậy,

có thể nói rằng đề tài “Hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Vicostone” là một đề tài mới không trùng lặp với bất kỳ một đề tài nào khác.

2. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Với xu hướng phát triển hội nhập kinh tế khu vực và kinh tế thế giới, yêu cầu đặt ra đối với từng doanh nghiệp sản xuất là nâng cao chất lượng sản phẩm, mẫu mã, thương hiệu, tăng doanh thu bán hàng đồng thời giảm chi phí sản xuất đến mức thấp nhất Để làm được điều đó, bên cạnh việc lựa chọn phương thức quản lý cho phù hợp, ứng dụng công nghệ hiện đại, nghiên cứu thị trường, thị hiếu tiêu dùng… doanh nghiệp còn phải biết phát huy những điểm mạnh và khắc phục yếu điểm, liên tục tự đổi mới mình để nâng cao hiệu quả cạnh tranh

Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản

lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế, tài chính - kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế, tài chính đảm nhiệm hệ thống tổ chức thông tin có ích cho các quyết định kinh tế đặc biệt là thông tin

về chi phí và giá thành sản phẩm

Công ty chuyên sản xuất đá ốp lát nhân tạo cao cấp là một ngành có công nghệ cao tại Việt Nam nói riêng và trên thế giới nói chung, đòi hỏi phải tuân thủ một quy trình sản xuất rất chặt chẽ, tỷ mỷ, khoa học và chính xác cao Mặt khác, hiện nay nguồn nguyên vật liệu phục vụ sản xuất chủ yếu được nhập khẩu

do đó sẽ tác động đến tính chủ động trong kế hoạch sản xuất của Công ty do phụ thuộc vào nhà cung cấp nước ngoài

Hàng tồn kho là một bộ phận tài sản lưu động giữ vị trí quan trọng trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ giai đoạn cung ứng nguyên vật liệu, giai đoạn sản xuất cho tới giai đoạn tiêu thụ sản phẩm, và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của các doanh nghiệp nói chung

Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán hàng tồn kho trong quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất đá nhân tạo cao cấp nói riêng nên tác giả đã chọn đề tài nghiên cứu: “ Kế toán hàng tồn kho tại công ty

cổ phần VICOSTONE” làm luận văn Thạc sỹ của mình

3. Mục tiêu nghiên cứu

a. Về mặt lý luân:

Luận văn hệ thống hóa, phân tích làm sáng tỏ những lý luận cơ bản về kế toán hàng tồn kho nói chung và kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất nói riêng

b. Về mặt thực tế:

Luận văn tổng hợp, phân tích những kết quả thu được từ việc khảo sát thực tế kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần VICOSTONE Trên cơ sở đó đưa ra những đánh giá ưu nhược điểm, những tồn tại và nguyên nhân trong kế toán hàng tồn kho tại công ty Từ đó tác giả cũng đề xuất những giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần VICOSTONE

4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Trên góc độ kế toán tại chính, luận văn nghiên cứu kế toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Áp dụng chế độ kế toán ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC

Trên góc độ kế toán quản trị luận văn tập trung nghiên cứu tổ chức thu thập thông tin về hàng tồn kho, tổ chức phân tích thông tin hàng tồn kho phục

vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp

+ Không gian nghiên cứu: Luận văn lấy kết quả khảo sát từ công ty cổ phần VICOSTONE.

+ Thời gian nghiên cứu: Số liệu được thu thập chủ yếu trong năm 2014 và

6 tháng đầu năm 2015

5. Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sẽ sử dụng các phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp điều tra, phương pháp tổng hợp và phân tích dữ liệu, phương pháp phỏng vấn

- Phương pháp điều tra:

Hình thức điều tra là phát các phiếu khảo sát tới các nhà quản lý và những người trực tiếp thực hiện công tác kế toán tại doanh nghiệp Mục đích của các phiếu khảo sát này là khỏa sát thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần Vicostone qua nhận xét của chính những người liên quan trong doanh nghiệp đó Nội dung của phiếu khảo sát là đặt ra những câu hỏi trắc nghiệm để người được khảo sát trả lời theo tình hình thực tế của doanh nghiệp mình Nội dung các câu hỏi theo sát các vấn đề nghiên cứu của đề tài Mẫu phiếu điều tra

và Bảng tổng hợp từ phiếu điều tra Đây là các tài liệu sơ cấp (tài liệu gốc) mang tính chính xác cao

Mẫu phiếu điều tra và Bảng tổng hợp từ phiếu điều tra được đính kèm tại phụ lục số 01 A, Phụ lục 01 B

- Phương pháp phỏng vấn

Phương pháp này được thực hiện thông qua phỏng vấn trực tiếp hoặc phỏng vấn qua điện thoại một số nhà quản lý cũng như những người trực tiếp thực hiện công tác kế toán tại các doanh nghiệp và một số bộ phận liên quan Mục đích của các cuộc phỏng vấn là tìm hiểu những vấn đề liên quan mà phương pháp điều tra chưa được đề cập hết về thực trạng công tác kế hàng tồn kho tại doanh nghiệp qua nhận xét của những người làm trong doanh nghiệp Nội dung của cuộc phỏng vấn được tác giả chuẩn bị trước xoay quanh những nội dung chính của công tác kế toán hàng tồn kho Các cuộc phỏng vấn được

thực hiện trong suốt quá trình thực hiện đề tài Qua cuộc phỏng vấn tác giả đã

có cái nhìn tổng quan, đầy đủ hơn về thực trạng kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp Danh sách câu hỏi phỏng vấn được tác giả phỏng vấn được đính kèm tại phụ lục 02

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Tác giả thực hiện phương pháp này qua nhiều kênh thông tin khác nhau như tham khảo các công trình nghiên cứu khoa học, bài viết liên quan đến đề tài nghiên cứu, tra cứu thông tin về đề tài qua mạng internet và các tài liệu liên quan tại doanh nghiệp Mục đích của việc nghiên cứu tài liệu là thu thập các thông tin để hệ thống lý luận chung kê toán hàng tồn kho và thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần Vicostone Nội dung chính của các tài liệu được nghiên cứu là các vấn đề về kế toán hàng tồn kho, các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp về hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo việc nghiên cứu tài liệu được tác giả sử dụng trong suốt quá trình thực hiện cho đến khi hoàn thành đề tài, và có thể kéo dài hơn nữa

Phương pháp này được sử dụng nhằm đánh giá sự tác động của các nhân

tố khách quan về môi trường hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Phương pháp tổng hợp, phân tích dữ liệu:

Sau khi thu thập dữ liệu bằng các phương pháp nêu trên, tác giả tiến hành phân tích, hệ thống hóa, xử lý các thông tin Mục đích của phương pháp này là phân tích các thông tin đầu vào đã thu thập để đưa ra các kết luận phù hợp.Nội dung chủ yếu của phương pháp này là xử lý các thông tin thu thập được từ doanh nghiệp, sau đó đưa ra thực trạng và các kết luận về kế toàn hàng tồn khok Từ đó đề xuất các giải pháp để hoàn thiện kế toán hàng tồn kho sao cho phù hợp với các quy định chung và điều hiện thực tế tại công ty

6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Về mặt lý luận: luận văn góp phần hệ thống hóa lý luận về kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất nói riêng theo các quan điểm khác nhau (Kế toán tài chính và kế toán quản trị)

Về mặt nghiên cứu thực tiễn: Trên cơ sở khảo sát thực tế phân tích thực trạng kế toán hàng tồn kho trong công ty cổ phần VICOSTONE

Qua quá trình nghiên cứu đề tài luận văn học viên được tìm hiểu sâu hơn

về vấn đề nghiên cứu, được học hỏi kiến thức chuyên môn vững vàng và khả

năng nghiên cứu khoa học của giáo viên hướng dẫn nhằm tăng cường khả năng nghiên cứu khoa học.

7. Kết cấu của luận văn: Gồm 3 chương

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục, nội dung luận văn được chia thành 3 chương như sau:

Chương I: Lý luận cơ bản về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất

Chương II: Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần Vicostone Chương III: Các kết luận và giải pháp hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần Vicostone

CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH

NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1 Một số khái niệm và phân loại hàng tồn kho

1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho

1.1.1.1 Các khái niệm chung

Khái niệm về tài sản:

Trong chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01), Tài sản được hiểu là những nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát, có thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai Khái niệm tài sản này có một số điểm cần phải làm rõ như sau:

Thứ nhất, một khoản mục được coi là tài sản khi nó có thể đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho đơn vị kế toán vì lợi ích kinh tế thu được trong tương lai không thể hoàn toàn chắc chắn mà chỉ là sự ước đoái hợp lý trên cơ sở các bằng chứng có sẵn Lợi ích kinh tế ở đây được hiểu là nguồn lực kinh tế, tức là nó vừa phải đảm bảo tính khan hiếm vừa đảm bảo đặc tính sử dụng Nếu thiếu một trong các điều kiện này, vật

đó không được xếp vào là nguồn lực kinh tế Đặc tính sử dụng của một khoản nào đó được thể hiện thông qua khả năng cung cấp dịch vụ của nó trong tương lai hoặc quyền lợi kinh tế trong tương lai

Thứ hai, một khoản nào đó được coi là tài sản khi nó phải được doanh nghiệp kiểm soát Kế toán không đề cập đến nguồn lợi ích kinh tế nói chung mà chỉ liên quan đến nguồn lợi ích do một doanh nghiệp cụ thể kiểm soát Tính kiểm soát ở đây được hiểu là quyền sử dụng hoặc kiểm soát một vật nào đó, không phải là tính sở hữu nó Điều này lý giải vì sao tài sản thuê tài chính lại được báo cáo trên Bảng cân đối kế toán của bên thuê cho dù quyền sở hữu nó thuộc về bên cho thuê

Thứ ba, một khoản nào đó được coi là tài sản thì bắt buộc phải là kết quả của nghiệp vụ quá khứ Điều kiện này là bắt buộc để đảm bảo những tài sản ngẫu nhiên không được coi là tài sản của đơn vị Nếu một thiết bị đã được đơn vị kế toán mua thì thiết bị đó là tài sản của đơn vị đó, nhưng nếu như thiết bị đó sẽ được đơn vị đó mua thì

nó không được báo cáo như là tài sản của đơn vị

Như vậy, trong khái niệm kế toán, ba điều kiện cần thiết để một khoản mục được ghi nhận như là một khoản tài sản, bao gồm: khả năng cung cấp lợi ích kinh tế trong tương lai, đựơc đơn vị kế toán cụ thể kiểm soát và kết quả của nghiệp vụ quá khứ

Khái niệm về tài sản ngắn hạn:

Tài sản ngắn hạn là những tài sản mà thời gian sử dụng, thu hồi luân chuyển trong một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh Tài sản ngắn hạn bao gồm:

Tiền và các khoản tương đương tiền Tiền được hiểu là tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển Các khoản tương đương tiền là các khoản đầu

tư ngắn hạn không quá ba tháng, có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành tiền và không có nhiều rủi ro trong chuyển khoản thành tiền

Tài sản tài chính ngắn hạn: bao gồm các khoản đầu tư tài chứng khoán có thời hạn thu hồi dưới một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh (như: tín phiếu kho Bạc,

kỳ phiếu ngân hàng ) hoặc chứng khoán mua vào bán ra (cổ phiếu, trái phiếu) để kiếm lời và các loại đầu tư tài chính khác không quá một năm

Các khoản phải thu ngắn hạn: là các khoản phải thu ngắn hạn của khách hàng, phải thu nội bộ ngắn hạn và các khoản phải thu ngắn hạn khác có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán dưới một năm

Hàng tồn kho: bao gồm vật tư, hàng hóa, thành phẩm, sản phẩm dở dang.Tài sản ngắn hạn khác, bao gồm: Chi phí trả trước ngắn hạn, thuế GTGT được khấu trừ, thuế và các khoản khác phải thu Nhà nước, tài sản ngắn hạn khác

Khái niệm về giá gốc:

Giá gốc là khoản tiền hoặc khoản tương đương tiền mà đơn vị phải trả, hoặc đã trả để có được tài sản đó

Khái niệm giá trị hợp lý:

Giá trị hợp lý (Fair Value) lần đầu tiên được IASB đề cập trong IAS 16 (Chuẩn mực kế toán quốc tế 16) - Tài sản, nhà cửa và thiết bị - như sau: Giá trị hợp lý là giá trị tài sản có thể đem trao đổi giữa các bên có hiểu biết, có thiện chí trong một giao dịch trao đổi ngang giá

Ở Việt Nam, Giá trị hợp lý đã được đề cập đến từ hơn 10 năm nay, và đầu tiên được định nghĩa trong Chuẩn mực kế toán số 14 - Doanh thu và thu nhập khác: Giá trị hợp lý là giá trị tài sản có thể trao đổi hoặc giá trị một khoản nợ được thanh toán một cách tự nguyện giữa các bên có đầy đủ hiểu biết trong trao đổi ngang giá Trong kế toán Việt Nam, Giá trị hợp lý được sử dụng chủ yếu trong ghi nhận ban đầu, chẳng hạn: ghi nhận ban đầu, chẳng hạn: ghi nhận ban đầu tài sản cố định, doanh thu, thu nhập khác, ghi nhận ban đầu và báo cáo các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ, xác định giá phí hợp nhất kinh doanh

1.1.1.2 Khái niệm về hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán quốc tế số 02 (IAS 02) hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường, trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch vụ

Như vậy theo IAS 02 thì hàng tồn kho bao gồm hàng hóa mua vào để bán

ra, thành phẩm tồn kho, vật dụng chuẩn bị đưa vào quá trình sản xuất, giá trị của sản phẩm dở dang

Cũng theo IAS thì hàng tồn kho không bao gồm những hàng hóa, thành phẩm, vật tư hư hỏng, lỗi thời, không thể dùng được trong sản xuất kinh doanh

Thuật ngữ hàng tồn kho đã chính thức được thừa nhận trong hệ thống kế toán Việt Nam thay thế cho thuật ngữ “tài sản dự trữ” trước đây Khái niệm hàng tồn kho trong chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam về cơ bản là thống nhất với khái niệm hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán quốc tế

số 02 Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – hàng tồn kho thì “Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.”

Trong chế độ kế toán doanh nghiệp ở Việt Nam đã bổ sung thêm điều kiện

để xác định hàng tồn kho đó là quyền sở hữu về tài sản Theo đó, đã xác định rõ ràng những vấn đề nêu trên: đó là số hàng mua đang đi đường, hàng hóa đang gửi bán nếu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thì được tính là hàng tồn kho của doanh nghiệp; còn hàng mà doanh nghiệp nhận ký gửi, nhận bán hộ không thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài Chính, Hàng tồn kho được hiểu “Hàng tồn kho là những tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp dưới hình thái vật chất Hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể mua từ bên ngoài do doanh nghiệp sản xuất ra để dùng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hoặc để cung cấp dịch vụ hoặc để bán Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở danh, thành phẩm, hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.” Như vậy hàng tồn kho là bộ phận tài sản quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, có chức năng ổn định giá cả hàng hóa trên thị trường, liên kết các quá trình sản

xuất kinh doanh trong doanh nghiệp theo một chuỗi liên tục, cung cấp thông tin cho nhà quản trị để đưa ra các sách lược, kế hoạch kinh doanh phù hợp.

Tóm lại hàng tồn kho là tài sản lưu động thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, tồn tại dưới hình thái vật chất, bao gồm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phầm, hàng hóa đang ở trong kho hoặc đang đi đường, đang gửi gia công chế biến hoặc gửi bán và sản phẩm dở dang đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh

Hàng tồn kho bao gồm nhiều loại như nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và thành phẩm

Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích tác động vào nó Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ một đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệumà chỉ trong điều kiện đối tượng lao động

mà do lao động làm ra thì mới hình thành nguyên vật liệu

Sản phẩm dở dang cuối kỳ là những sản phẩm tại thời điểm tính giá thành chưa hoàn thành về mặt kỹ thuật sản phẩm và thủ tục quản lý ở các giai đoạn của quy trình công nghệ chế biến sản phẩm

Bán thành phẩm là những sản phẩm mới hoàn thành ở một (hoặc một vài) giai đoạn chế biến nào đó của quy định công nghệ sản xuất sản phẩm qua kiểm tra kỹ thuật được xác định là phù hợp với tiêu chuẩn, chất lượng quy định Nửa thành phẩm chủ yếu được sử dụng để tiếp tục chế biến thành phẩm hoặc có thể đem bán ra ngoài

Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc quy trình công nghệ sản xuất do doanh nghiệp thực hiện hoặc thuê ngoài gia công chế biến, đã qua kiểm tra đạt tiêu chuẩn kỹ thuật quy định, được nhập kho hoặc giao trực tiếp cho khách hàng

1.1.2 Phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành

và có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Việc xác định

và ghi nhận hàng tồn kho đòi hỏi phải được quan tâm thường xuyên vì hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số tài sản lưu động của doanh nghiệp

Để quản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại và sắp xết hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định

1.1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu

Trong các Doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ với nội dung kinh tế công dụng và tính năng lý hoá khác nhau Để có thể quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và đạt hiệu quả cao đồng thời hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.

Mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng những loại vật liệu khác nhau phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu sắp xếp các loại vật tư theo từng nội dung, công dụng tính chất thành phần của chúng nhằm phục

vụ cho yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh

và yêu cầu quản lý vật liệu của kế toán chi tiết

Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng Doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu luôn được chia hành từng nhóm, từng quy cách khác nhau và có thể được ký hiệu riêng Nhìn chung thì nguyên vật liệu được phân chia theo các cách sau đây:

 Phân loại theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh vật liệu được phân thành những loại sau đây

- Nguyên vật liệu chính: Là những đối tượng chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua ngoài) như tôn, sillic, sắt trong chế tạo động cơ

- Vật liệu phụ: Là những thứ chỉ có tác động phụ trợ trong sản xuất và chế tạo sản phẩm nhằm làm tăng chất lượng của nguyên vật liệu chính hoặc tăng chất lượng của sản phẩm sản xuất ra như dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rò rỉ, hương liệu, xà phòng

- Nhiên liệu: Là những thứ được sử dụng cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho các phương tiện vật chất, máy móc thiết bị trong quá trình sản xuất kinh doanh

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng dùng để thay thế sữa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm vật liệu và thiết bị cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu khác Doanh nghiệp phục vụ mục đích đầu tư xây dựng cơ bản

- Vât liệu khác: Là toàn bộ vật liệu còn lại trong quá trình sản xuất chế tạo

ra sản phẩm hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định

Việc phân chia vật liệu một cách tỷ mỉ chi tiết trong doanh nghiệp sản xuất được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu Trong đó, vật liệu được chia thành các loại nhóm thứ bằng hệ thống ký hiệu các chữ số để thay thế cho tên gọi nhãn hiệu, quy cách vật liệu Những ký hiệu đó được gọi là danh điểm vật liệu và được

áp dụng thống nhất trong phạm vi toàn Doanh nghiệp, giúp cho các bộ phận trong Doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu

Mỗi loại vật liệu có thể sử dụng một số trong danh điểm vật liệu, sổ danh điểm vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu của từng nhóm và đặc tính công dụng của chúng

Tuỳ theo nhóm, thứ vật liệu mà kết cấu số liệu gồm 1,2, hoặc 3 chữ số

 Phân loại theo nguồn gốc nguyên vật liệu

- Nguyên vật liệu mua ngoài

- Nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến

- Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác hoặc được cấp phát biếu tặng

- Nguyên vật liệu thu hồi vốn góp liên doanh

- Nguyên vật liệu khác như kiểm kê thừa, vật liệu không dùng hết

 Phân loại theo mục đích và nội dung nguyên vật liệu

- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh

- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác phục vụ ở quản lý phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng quản lý doanh nghiệp

1.1.2.2 Phân loại thành phẩm

Trong các doanh nghiệp sản xuất, nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất ra các sản phẩm Các sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất sản xuất ra bao gồm thành phẩm, bán thành phẩm, nửa thành phẩm, trong đó thành phẩm chiếm vị trí chủ yếu

Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc giai đoạn cuối cùng của công nghệ sản xuất ra sản phẩm đó, đã qua kiểm tra đạt tiêu chuẩn kỹ thuật quy định, được nhập kho thành phẩm hoặc giao bán trực tiếp cho khách hàng

Thành phẩm được biểu hiện trên hai mặt số lượng và chất lượng Số lượng được xác định bằng các đơn vị đo lường như kg, m, cái,… Chất lượng được xác định bằng phẩm cấp: loại 1, loại 2,

Thành phẩm khác với sản phẩm và khác nửa thành phẩm Sản phẩm nói chung đều là kết quả của quá trình sản xuất, chế tạo Nó có thể là thành phẩm cũng có thể chưa là thành phẩm Một sản phẩm có thể trải qua tất cả các quy trình sản xuất của doanh nghiệp cũng có thể chỉ trải qua một hoặc một số quy trình công nghệ nhất định Những sản phẩm đã trải qua toàn bộ quy trình công nghệ và đạt tiêu chuẩn kỹ thuật thì trở thành thành phẩm còn những sản phẩm chỉ trải qua một số quy trình công nghệ thì là nửa thành phẩm Như vậy, thành phẩm và nửa thành phẩm là khác nhau và sản phẩm là khái niệm nói chung bao gồm cả thành phẩm và nửa thành phẩm.

Từng doanh nghiệp phân loại thành phẩm riêng tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp cũng như để thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán thành phẩm

1.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho

1.2.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Xuất phát từ những đặc điểm của nguyên vật liệu, tùy theo điều kiện quản

lý nguyên vật liệu ở mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý nguyên vật liệu có những điểm khác nhau Song nhìn chung, việc quản lý nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu chủ yếu sau:

- Thứ nhất, nguyên vật liệu phải được theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ vật tư, nhân viên bán hàng)

Trong khâu thu mua, một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng, mặt khác, phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chúng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Trong khâu bảo quản dự trữ, phải tổ chức tốt kho, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản, xác định được định mức dự trữ tối thiếu, tối đa cho từng loại nguyên vật liệu đảm bảo an toàn, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất Đồng thời, cần có những điều chỉnh hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Trong khâu sử dụng, phải theo dõi, nắm bắt được hình thành sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện Đồng thời, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm

cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí,

hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

- Thứ hai, việc quản lý nguyên vật liệu phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu, giữa các số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về nguyên vật liệu, giữa số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về nguyên vật liệu, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho Điều này có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác hạch toán kế toán, giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp

có thể so sách giá cả doanh nghiệp với giá cá thị trường dự báo phương hướng biến động giá cả nhằm đưa ra quyết định có hiệu quả cho công tác kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.2 Yêu cầu quản lý thành phẩm

- Thứ nhất để quản lý về mặt khối lượng thành phẩm: để quản lý được khối lượng thành phầm đòi hỏi phải thường xuyên phản ánh, giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, tình hình nhập – xuất – tồn kho thành phẩm

cả về mặt số lượng, từ đó kịp thời phát hiện thành phẩm tồn kho lâu ngày trong kho, tránh ứ đọng vốn thành phẩm

- Thứ hai quản lý về mặt giá trị thành phẩm: để quản lý tốt về mặt giá trị của thành phẩm sản xuất yêu cầu kế toán phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra tình hình nhập – xuất – tồn kho thành phẩm về mặt giá trị, từ đó đánh giá đúng được giá trị xuất kho thành phẩm, phản ánh đúng giá vốn

- Thứ ba để chất lượng thành phẩm ngày càng hoàn thiện, mẫu mã thích hợp với thị hiếu người tiêu dùng, đòi hỏi doanh nghiệp phải làm tốt công tác kiểm tra, phân loại thành phẩm và có chế độ bảo quản thích hợp đối với từng loại thành phẩm, ngăn chặn việc lưu thông những thành phẩm không đảm bảo chất lượng ra bên ngoài ảnh hưởng tới uy tín của doanh nghiệp Đồng thời doanh nghiệp phải đầu tư khoa học công nghệ để nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, từ đó tăng khả năng cạnh tranh

Việc quản lý thành phẩm đòi hỏi phải đầy đủ, chính xác, kịp thời và khoa học Kế toán phải thường xuyên cung cấp thông tin về thành phẩm cho người quản lý, từ đó giúp cho người quản lý doanh nghiệp đưa ra quyết định ngắn hạn, các biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý thành phẩm nói riêng và hiệu quả sản xuất nói chung.

1.2.3 Nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho

Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý vật liệu cũng như vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng thì kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây:

- Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của hàng tồn kho về giá cả và hiện vật Tính toán đúng đắn trị giá vốn (hoặc giá thành) thực tế của hàng tồn kho nhập và xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục vụ cho yêu cầu lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phương pháp kỹ thuật

về hạch toán hàng tồn kho Đồng thời hướng dẫn các bộ phận, các đơn bị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về hàng tồn kho, phải hạch toán đúng chế độ, đúng phương pháp quy định để đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán hàng tồn kho

- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu từ đó phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất, giúp cho việc hạch toán xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu thực tế đưa vào sản xuất sản phẩm Phân bổ chính xác nguyên vật liệu đã tiêu hao vào đối tượng sử dụng để

từ đó giúp cho việc tính giá thành được chính xác

- Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh

- Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, đánh giá phân loại tình hình nhập xuất và quản lý hàng tồn kho Từ đó đáp ứng được nhu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trong việc tính giá thành thực tế của nguyên vật liệu đã thu mua và nhập kho đồng thời kiểm tra tình hình thực hiện kế

hoạch thi mua vật tư về số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn cung cấp nguyên vật liệu một cách đầy đủ, kịp thời.

1.3 Một số lí thuyết cơ bản về hàng tồn kho

1.3.1 Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp theo quan điểm kế toán tài chính

1.3.1.1 Sự chi phối của các chuẩn mực kế toán đến kế toán hàng tồn kho

a. Vas 01 – Chuẩn mực kế toán chung

Các nguyên tắc kế toán là tuyên bố chung như những chuẩn mực, mực thước và những hướng dẫn để phục vụ cho việc thực hiện kế toán hàng tồn kho đạt được mục tiêu, dễ hiểu, thông tin đáng tin cậy và có thể so sánh Theo chuẩn mực kế toán chung – Vas 01 thì các nguyên tắc chi phối đến kế toán hàng tồn kho như sau:

• Nguyên tắc cơ sở dồn tích

Theo chuẩn mực kế toán số 01 – Chuẩn mực chung quy định nguyên tắc

cơ sở dồn tích được định nghĩa như sau: “Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ảnh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai”

Điều này có nghĩa là theo nguyên tắc cơ bản của kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Doanh nghiệp phải được ghi chép vào sổ sách kế toán tại ngày thực hiện giao dịch đó mà không căn cứ vào thời điểm thực tế thu/chi tiền Khi Doanh nghiệp hạch toán nghiệp vụ kinh tế tại thời điểm phát sinh giao dịch cũng đồng nghĩa với việc ghi nhận tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí…tại thời điểm đó Cụ thể khi có bất kỳ phát sinh tăng, giảm về hàng tồn kho kế toán phải ghi nhận ngay tại thời điểm đó không được căn cứ vào thời điểm thực thu, chi tiền

Điểm lưu ý tiếp theo trong nguyên tắc này chính là sự khác biệt giữa nguyên tắc

cơ sở dồn tích và nguyên tắc cơ sở tiền, chuẩn mực nhấn mạnh việc ghi nhận các khoản mục trên không căn cứ vào thời điểm thu hoặc thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền, trong khi đó nguyên tắc cơ sở tiền lại ghi nhận dựa trên giá trị thực thu – thực chi, do đó dẫn đến sự khác nhau trong cách ghi nhận tài sản, nguồn vốn tại thời điểm phát sinh giao dịch, đối với nguyên tắc cơ sở tiền những tài sản,

nguồn vốn phát sinh nhưng chưa thu tiền, chưa được ghi sổ kế toán thì đó là các khoản vốn chiếm dụng của đối tượng khác hay bị các đối tượng khác chiếm dụng Từ

đó ta có thể thấy tính ưu việt của việc hạch toán kế toán theo nguyên tắc cơ sở dồn tích là phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác tình hình tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp phát sinh trong quá khứ, hiện tại và tương lai

Ngày nay, hầu hết kế toán không còn sử dụng nguyên tắc cơ sở tiền trong việc ghi nhận tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí mà chỉ sử dụng nguyên tắc

cơ sở dồn tích bởi tính tích cực của nguyên tắc này

• Nguyên tắc giá gốc

Theo nguyên tắc này, hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc Giá gốc hàng tồn kho được hình thành theo số tiền hoặc các khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận

Khi vận dụng nguyên tắc giá gốc, chỉ được đánh giá giá trị hàng tồn kho dựa trên căn cứ tiền mặt hoặc các khoản tương đương tiền

Hàng tồn kho mới hình thành được tính giá và ghi sổ theo chi phí thực tế phát sinh để doanh nghiệp có được quyền kiểm soát tài sản đó Khi các tài sản

đó đang thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp thì không được điều chỉnh theo giá thị trường

Chẳng hạn: hàng tồn kho là nguyên vật liệu, hàng hóa mua ngoài nhập kho, giá trị được phản ánh trên sổ sách kế toán sẽ là giá mua và các chi phí mua liên quan cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) Hàng tồn kho được hình thành do kết quả hoạt động nội bộ của doanh nghiệp (thànhphẩm, bán thành phẩm, sản phẩm dở dang…) thì phải tính giá trên cơ sở giá phí các nguồn lực đã tiêu hao

để sản xuất ra chúng (giá thành thực tế sản xuất sản phẩm đó)

• Nguyên tắc thận trọng

Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:

+ Phải lập dự phòng nhưng không lập quá lớn;

+ Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;+ Chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải cạnh tranh trên thị trường để tồn tại, phát triển và đứng trước những rủi ro trong kinh doanh Do vậy, để tăng năng lực của các doanh nghiệp trong việc ứng phó với rủi ro, nguyên tắc thận trọng cần được áp dụng.

Theo nguyên tắc này thì giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí

để bán hàng tăng lên Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể được thực hiện là phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước tính từ việc bán hay sử dụng chúng

Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho Đối với dịch

vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt

Nguyên tắc này đòi hỏi trên bảng cân đối kế toán, giá trị hàng tồn kho phải được phản ánh theo giá trị ròng:

Giá trị tài sản ròng = Giá trị tài sản - Khoản dự phòng

Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm Khi có sự giảm giá của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ

mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, thì nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho được đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng

Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo phải thực hiện đánh giá mới về giá trị thuần

có thể thực hiện được của hàng tồn kho cuối năm đó Trường hợp cuối năm kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập thấp hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì

số chênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập để đảm bảo cho giá trị hàng tồn kho phản ánh trên báo cáo tài chính là theo giá gốc (nếu giá gốc nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện được) hoặc theo giá trị thuần có thể thực hiện được (nếu giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được).

• Nguyên tắc nhất quán

Các phương pháp tính giá hàng tồn kho doanh nghiệp đã chọn phải được

áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm

Vì cách lựa chọn phương pháp định giá hàng tồn kho có thể có ảnh hưởng

cụ thể đến các báo cáo tài chính, một số doanh nghiệp có thể có khuynh hướng mỗi năm chọn lựa lại một lần Mục đích của các công ty là làm sao chọn được phương pháp nào có thể lập được các báo cáo tài chính có lợi nhất Tuy nhiên nếu điều này được phép, các nhà đọc báo cáo tài chính sẽ thấy thật khó mà so sánh các báo cáo tài chính của một công ty qua các năm

Việc áp dụng các phương pháp kế toán thống nhất từ kỳ này sang kỳ khác sẽ cho phép báo cáo tài chính của doanh nghiệp mới có ý nghĩa thực chất mang tính so sánh.Tuy nhiên, nguyên tắc nhất quán không có nghĩa là một doanh nghiệp không bao giờ có thể đổi phương pháp kế toán Đúng hơn, nếu doanh nghiệp kiểm nghiệm một phương pháp tính giá hàng tồn kho đã được chấp nhận như là một sự cải tiến trong lập báo cáo tài chính thì sự thay đổi có thể được thực hiện Tuy vậy, khi có sự thay đổi này, nguyên tắc công khai toàn bộ đòi hỏi bản chất của sự thay đổi, kiểm nghiệm đối với sự thay đổi và ảnh hưởng của

sự thay đổi đó đến lãi ròng, tất cả phải được công khai trong thuyết minh báo cáo tài chính

b. Vas 02 – Hàng tồn kho

VAS 02 quy định kế toán hàng tồn kho trên những nội dung xác định giá trị hàng tồn kho khi mua, hình thành trong sản xuất và khi xuất sử dụng cũng như tồn cuối kỳ Cụ thể như sau:

 Xác định giá trị và ghi nhận ban đầu hàng tồn kho

Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc và theo nguyên tắc giá gốc giá trị hàng tồn kho được xác định như sau:

• Đối với hàng tồn kho mua ngoài

Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, thuế nhập khẩu và các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua và các khoản mục tương tự khác được trừ (-) khỏi chi phí mua

Giá gốc

=Giá mua+Các khoản thuếkhông hoàn lại

+Chi phí thu mua

Các khoản giảm giá và chiết khấu thương mại

-Giá gốc

=Giá gốc vật tư, hàng hóa xuất kho đem gia công chế biến

+Chi phí chế biến

+Chi phí liên quan trực tiếp khác

• Đối với hàng tồn kho tự sản xuất

Chi phí chế biến: bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định

và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm

Chi phí liên quan trực tiếp khác bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho

Chi phí không tính vào giá gốc hàng tồn kho gồm:

Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường;

Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản trong quá trình mua hàng;Chi phí bán hàng;

Chi phí quản lý doanh nghiệp

 Xác định giá trị hàng tồn kho xuất sử dụng

Để xác định giá trị hàng tồn kho xuất sử dụng theo Vas 02 – Hàng tồn kho

có bốn phương pháp sau:

− Phương pháp tính theo giá đích danh;

− Phương pháp bình quân gia quyền;

− Phương pháp nhập trước, xuất trước;

− Phương pháp nhập sau, xuất trước

Chi tiết các phương pháp tính như sau:

 Phương pháp tính theo giá đích danh

Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó

Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được phương pháp này Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng thì không thể áp dụng được phương pháp này

 Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO)

Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng còn lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất ở thời điểm cuối kỳ Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu

kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho

Phương pháp này giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn

Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hoá đã có được từ cách đó rất lâu Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều

 Phương pháp giá bình quân:

Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng , phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp

- Giá bình quân cả kỳ dự trữ

Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào giá mua, giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ

để tính giá đơn vị bình quân:

Giá đơn vị bình

quân cả kỳ dự trữ =

Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế hàng tồn

kho nhập kho trong kỳ

Số lượng hàng tồn kho đầu kỳ + Số lượng hàng tồn kho

nhập trong kỳ

Chúng ta thấy rằng, phương pháp này là khá đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm lớn là công tác kế toán dồn vào cuối kỳ ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác Hơn nữa, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin

kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập:Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho

và giá đơn vị bình quân Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng xuất giữa 2 lần nhập kế tiếp để tính giá trị xuất kho theo công thức sau:

Giá đơn vị bình quân

sau mỗi lần nhập =

Trị giá hàng tồn kho sau mỗi lần nhập

Số lượng hàng tồn sau mỗi lần nhậpPhương pháp này có ưu điểm là khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên nhưng việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức

Do đặc điểm trên mà phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập, xuất ít

Phương pháp này có ưu điểm đơn giản, dễ tính toán nhưng trị giá hàng xuất không chịu ảnh hưởng của sự thay đổi giá cả trong kỳ hiện tại Vì vậy, phương pháp này làm cho chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh không sát với giá thực tế

 Xác định giá trị và ghi nhận hàng tồn kho trong trường hợp hàng tồn kho bị giảm giá trị

Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

- Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho”:

+ Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho Đối với dịch vụ

cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính theo từng loại dịch vụ với mức giá riêng biệt.

+ Ước tính giá trị thuần có thể thự hiện được của hàng tồn kho phải dựa trên bằn chứng tin vậy thu thập được tại thời điểm ước tính Bằng chứng để lập

dự phòng là khi có sự biến động của giá cả, chi phí trực tiếp liên quan đến các

sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc năm tài chính, mà các sự kiện này được xác nhận với các điều kiện có ở thời điểm ước tính

+ Các trường hợp đặc biệt: Khi số lượng hàng tồn kho lớn hơn yêu cầu thì phần chênh lệch này, giá trị thuần được đánh giá trên cơ sở giá bán ước tính Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm Khi có sự giảm giá của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, thì nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho được đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được

+ Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo phải thực hiện đánh giá mới về giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho cuối năm đó Trường hợp cuối kỳ

kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập thấp hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì

số chênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập để đảm bảo cho giá trị của hàng tồn kho phản ánh trên báo cáo tài chính là theo giá gốc (nếu giá gốc nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện được) hoặc theo giá trị thuần có thể thực hiện được (nếu giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được)

+ Hoàn nhập dự phòng: Đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu trong kỳ kế toán

1.3.1.2 Nội dung kế toán hàng tồn kho

a) Các phương pháp tổ chức kế toán hàng tồn kho

• Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Với phương pháp kê khai thương xuyên, các tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của vật tư hàng hóa Do vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định tại bất cứ thời

điểm nào trong kỳ kế toán Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hóa tồn kho, so sánh với số liệu vật tư, hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán Về nguyên tắc số liệu tồn kho thực tế luôn luôn phù hợp với số liệu trên

sổ kế toán Nếu có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý theo quyết định của cấp có thẩm quyền

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất

Trị giá hàng tồn

kho cuối kỳ =

Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ +

Trị giá hàng tồn kho nhập trong kỳ

- tồn kho xuất Trị giá hàng

trong kỳ

Ưu điểm:

Phương pháp kê khai thường xuyên theo dõi và phản ánh liên tục có hệ thống tình hình Nhập – Xuất – Tồn kho vật tư hàng hóa giúp cho việc giám sát chặt chẽ tình hình biến động của hàng tồn kho trên cơ sở đó bảo quản hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị

Nhược điểm:

Do ghi chép thường xuyên liên tục nên khối lượng ghi chép của kế toán lớn vì vậy chi phí hạch toán cao

Điều kiện áp dụng của phương pháp:

Phương pháp kê khai thường xuyên thường được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, doanh nghiệp xây lắp và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn: máy móc, thiết bị

Theo phương pháp này người làm công tác kế toán có thể giúp chủ doanh nghiệp biết được mặt hàng nào đang được tiêu thụ nhanh chóng để kịp thời mua thêm hàng nhập kho dự trữ và bán hàng, hay mặt hàng nào bị ứ đọng, khó tiêu thụ để nhanh chóng tìm giải pháp tiêu thụ hàng, thu hồi vốn vì doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn, nếu để ứ đọng hàng nhiều sẽ dẫn đến ứ đọng vốn lớn, kinh doanh không đạt hiệu quả

• Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê địnhkỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm

kê thực tế để phản ánh giá trị hàng hóa vật tư tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán, từ đó xác định giá trị vật tư hàng hóa xuất kho trong kỳ theo công thức:

Trị giá hàng tồn

kho xuất trong kỳ =

Tổng trị giá hàng tồn kho đầu kỳ +

Trị giá hàng tồn kho nhập trong kỳTheo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của hàng tồn kho (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho Giá trị hàng hóa vật tư mua vào trong kỳ được theo dõi trên tài khoản mua hàng (TK 611).Công tác kiểm kê hàng hóa vật tư được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá hàng tồn kho thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán các tài khoản hàng tồn kho Đồng thời căn cứ vào trị giá vật tư hàng hóa tồn kho để xác định trị giá hàng hóa vật tư xuất kho trong kỳ

Như vây, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán nhóm hàng tồn kho chỉ sử dụng để phản ánh trị giá hàng hóa vật tư tồn kho đầu

kỳ và cuối kỳ kế toán

Ưu điểm: Giảm khối lượng ghi chép cho người làm công tác kế toán

Nhược điểm:

Công tác kế toán dồn vào cuối kỳ kế toán

Công việc kiểm tra không thường xuyên trong tình hình nhập, xuất kho là liên tục sẽ gây hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán trong quản lý

Khó phát hiện sai sót nếu khi kiểm kê hàng thực tế nhập kho không trùng với ghi sổ kế toán

Điều kiện áp dụng:

Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp, số lượng lớn, nhiều chủng loại, quy cách như các nguyên phụ liệu để may mặc (kim, chỉ, khuy áo ) và các đơn vụ sản xuất

ra một loại sản phẩm, hàng hóa nào đó vì trong trường hợp này mới tính được tương đối chính xác giá thành Vì các mặt hàng có nhiều chủng loại và có giá trị thấp nên nếu lựa chọn phương pháp kê khai thường xuyên sẽ mất nhiều thời gian của công tác kế toán và có thể không mang lại hiệu quả vì độ chính xác không cao

b) Tổ chức hạch toán ban đầu hàng tồn kho

Tổ chức hạch toán ban đầu hàng tồn kho chính là tổ chức công tác lập và luân chuyển chứng từ kế toán.

Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành

Theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 quy định doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật Kế toán và đảm bảo rõ ràng, minh bạch

Căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng đơn vị doanh nghiệp mà thực hiện tổ chức chứng từ cho khoa học, phù hợp với việc quản lý của doanh nghiệp mình

Chứng từ kế toán hàng tồn kho thường được sử dụng bao gồm:

+ Hóa đơn GTGT: phản ánh nghiệp vụ mua bán, hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các doanh nghiệp tổ chức với nhau;

+ Phiếu xuất kho: phản ánh các nghiệp vụ: nhập mua nvl, hàng hóa, nhập kho thành phẩm sản xuất, nhập kho phế liệu thừa,;

+ Phiếu nhập kho: phản ánh các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu, hàng hóa, sản phẩm để sản xuất, xuất biếu tặng , tiêu dùng nội bộ, xuất bán, ;

+ Thẻ kho: phản ánh tình hình nhập xuất tồn vật liệu về cả mặt số lượng;

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;

+ Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa: giúp cho việc nhà quản lý nắm bắt được tình hình tồn kho thực tế hàng tồn kho trong doanh nghiệp;

+ Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý: phản ánh nghiệp vụ phát sinh khi doanh nghiệp có hàng ký gửi đại lý

c) Kế toán chi tiết hàng tồn kho

Hạch toán chi tiết hàng tồn kho là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại hàng tồn kho cả về số lượng, chất lượng và giá trị

Kế toán chi tiết ở kho do thủ kho tiến hành, thủ kho phải có trách nhiệm bảo quản hàng tồn kho tại kho, thực hiện việc nhập, xuất hàng tồn kho trên cơ

sở chứng từ hợp lệ Thủ kho phải ghi chép vào thẻ kho và các sổ có liên quan đến tình hình nhập, xuất, tồn kho

Ở phòng kế toán thông qua các chứng từ ban đầu để kiểm tra tính hợp lệ

và ghi chép vào sổ sách chi tiết và tổng hợp chủ yếu bằng chỉ tiêu giá trị để phản ánh, giúp cho Giám đốc có thể kiểm tra tình hình nhập, xuất, dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất

 Phương pháp ghi thẻ song song

Việc kế toán chi tiết được tổ chức tại kho và phòng kế toán được thể hiện trong

Phụ lục số 03 Sơ đồ 1.2 Trình tự ghi chép theo phương pháp thẻ song song

Cụ thể như sau:

Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép việc nhập xuất tồn theo số lượng Mỗi thẻ kho dùng cho một thứ vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, công cụ dụng cụ cùng nhãn hiệu qui cách ở cùng một kho Phòng kế toán lập thẻ kho ghi các chỉ tiêu : tên, nhãn hiệu, qui cách, đơn vị tính, mã số hàng tồn kho, sau

đó giao cho thủ kho sao chép hàng ngày

Hàng ngày khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ cho nhập xuất kho rồi ghi số lượng thực tế của hàng tồn kho nhập xuất vào chứng từ sau đó sắp xếp, chứng từ theo từng loại riêng biệt đồng thời căn cứ vào các chứng từ này thủ kho ghi số lượng hàng tồn kho nhập xuất vào thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng, mỗi ngày thủ kho ghi số tồn kho và ghi vào thẻ kho Sau khi ghi vào thẻ kho xong, thủ kho sắp xếp lại chứng từ và lập phiếu giao nhận chứng từ rồi chuyển những chứng

từ đó cho nhân viên kế toán Khi giao nhận phải ký vào phiếu giao nhận chứng

từ để làm cơ sở xác định trách nhiệm

Tại phòng kế toán : Kế toán sử dụng thẻ hay sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, công cụ dụng cụ để ghi chép cả số lượng lẫn giá trị của hàng tồn kho nhập xuất tồn Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết được mở tương ứng với thẻ kho cho từng thứ hàng tồn kho và cho từng kho Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ Khi nhận được chứng từ kế toán viên phải kiểm tra lai tính chất hợp lý hợp lệ của chứng từ, ghi số tiền vào chứng từ, phân loại chứng từ sau đó ghi số lượng nhập xuất lẫn giá trị vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và tính ra giá trị và số lượng tồn

Cuối tháng sau khi đã ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh xong, kế toán tiến hành tính ra tổng số nhập, xuất và từ đó tính ra số tồn về cả số lượng lẫn giá trị Số lượng hàng tồn kho ở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết được dùng để đối chiếu với thẻ kho của từng thứ hàng tồn kho và đối chiếu với số liệu kiểm kê thực tế Trong trường hợp

có chênh lệch thì phải kiểm tra xác minh và tiến hành điều chỉnh theo chế độ qui định

Trên cơ sở số liệu tổng hợp của các sổ chi tiết kế toán sẽ lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, công cụ dụng cụ.

+ Ưu điểm: Việc ghi sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu

và phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và

số hiện có của từng thứ nguyên vật liệu theo số lượng và giá trị

+ Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu

số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn Công việc còn dồn vào cuối tháng nên hạn chế tính kịp thời của kế toán và gây lãng phí về lao động

Phương pháp ghi thẻ song song áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít, tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu phát sinh hàng ngày không nhiều, trình độ kế toán và quản lý không cao

 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Phương pháp này được xây dựng trên cơ sở cải tiến phương pháp thẻ song

song Trình tự ghi chép kế toán được thể hiện trong Phụ lục số 04 Sơ đồ: Trình

tự ghi chép theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

từ kế toán viên cũng tiến hành kiểm tra chứng từ về tính hợp lý, hợp lệ

Số lượng và giá trị của hàng tồn kho ghi trên sổ đối chiếu luân chuyển được dùng

để đối chiếu với số lượng trên các thẻ kho và với giá trị trên sổ kế toán tổng hợp

Phương pháp này đã hạn chế được một phần khối lượng ghi chép nhưng công việc được dồn vào cuối tháng nên số liệu báo cáo chậm

+ Ưu điểm: Giảm bớt đượt khối lượng ghi chép, chỉ tiến hành ghi một lần vào cuối tháng

+ Nhược điểm: Vẫn trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép của thủ kho

và kế toán Nếu không lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật tư, hàng hoá thì việc

sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn sai sót Nếu lập bảng kê nhập, bảng kê xuất thì khối lượng ghi chép vẫn lớn Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán Theo phương pháp này, để lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào số liệu trên thẻ kho.

Phương pháp này không được phổ biến, chỉ có những doanh nghiệp có số lượng, chủng loại lớn mới áp dụng

 Phương pháp ghi sổ số dư.

Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa xóa bỏ được ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác kịp thời Trình tự ghi

chép được thể hiện trong Phụ lục số 05 Sơ đồ:Trình tự ghi chép theo phương pháp ghi

sổ số dư.

Cụ thể như sau:

Tại kho : Hàng ngày hoặc định kỳ 3 -5 ngày sau khi ghi thẻ xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo từng nhóm vật liệu qui định Căn cứ vào kết quả phân loại chứng

từ của từng loại hàng tồn kho lập phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa tồn kho Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng cho phiếu nhập kho một bản, phiếu xuất kho một bản Phiếu này sau khi lập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập hoặc phiếu xuất để giao cho kế toán Ngoài ra cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng hàng tồn kho tồn kho cuối tháng để ghi vào sổ số dư Sổ số dư kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng Trong

sổ số dư các danh điểm được in sẵn, sắp xếp theo thứ tự trong từng nhóm và

loại hàng tồn kho Ghi sổ số dư xong thủ kho chuyển giao cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thàn tiền Nhân viên kế toán phụ trách kho nào phải thường xuyên xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, nhận chứng từ và ký vào thẻ kho và phiếu giao nhận chứng từ

Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán xuống kiểm tra và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho, sau đó tiến hành tổng hợp số liệu theo chỉ tiêu giá trị của NVL nhập xuất theo từng nhóm NVL để ghi vào bảng kê nhập xuất, tiếp đó ghi vào bảng kê luỹ

kế nhập xuất, đến cuối tháng ghi vào phần nhập xuất tồn của bảng kê tổng hợp Đồng thời cuối tháng khi nhận sổ số dư từ thủ kho, kế toán tính giá trị của NVL tồn kho để ghi vào sổ số dư, cột thành tiền số liệu này phải khớp với tồn kho cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho cuối kỳ

+ Ưu điểm: Giảm bớt được khối lượng ghi chép, kiểm tra đổi chiếu tiến hành định kỳ nên bảo đảm tính chính xác, công việc dàn đều trong tháng

+ Nhược điểm: Do phòng kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị vì vậy khi nắm bắt tình hình nhập xuất tồn của thứ nguyên vật liệu nào thì phải xem trên thẻ kho, khi kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ số dư và bảng kê khá phức tạp nếu xảy ra sự chênh lệch

Phương pháp này thường sử dụng cho các doanh nghiệp có nhiều chủng loại VNL hay kinh doanh nhiềm mặt hàng, tình hình nhập xuất NVL xảy ra thường xuyên.d) Vận dụng tài khoản trong kế toán hàng tồn kho

Tài khoản kế toán là phương tiện để phán ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt Một số tài khoản kế toán được sử dụng trong kế toán hàng tồn kho như sau:

• Tài khoản - Nguyên liệu, vật liệu

Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

- Kết chuyển giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

- Giá trị gốc nguyên vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê

- Kết chuyển giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

Số dư nợ : Giá trị thực tế của nguyên vật liệu còn tồn kho lúc cuối kỳ

• Tài khoản – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Tài khoản này dùng để tổng hợp chi phí sản xuất, kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm công nghiệp, xây lắp, nuôi, trồng, chế biến sản phẩm nông, lâm, ngư nghiệp, dịch vụ ở doanh nghiệp

Bên Nợ:

- Các chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí phân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ liên quan đến sản xuất sản phẩm và chi phí thực hiện dịch vụ;

- Các chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp,chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ liên quan đến giá thành sản phẩm xây lắp công trình hoặc giá thành xây lắp theo giá khoán nội bộ;

- Chi phí thực tế của khối lượng dịch vụ đã hoàn thành cung cấp cho khách hàng;

- Trị giá phế liệu thu hồi, giá trị sản phẩm hỏng không sửa chữa được;

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu, hàng hoá gia công xong nhập lại kho;

- Phản ánh chi phí nguyên vật liệu, chi phí công nhân vượt trên mức bình thường

và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ không được tính vào giá trị hàng tồn kho mà phải tính vào giá vốn hàng bán của kỳ kế toán Đối với đơn vị sản xuất theo đơn đặt hàng, hoặc đơn vị có chu kỳ sản xuất sản phẩm dài mà hàng kỳ kế toán đã kết chuyển chi phí sản xuất chung cố định vào Tài khoản – Nguyên vật liệu đến khi sản phẩm hoàn thành mới xác định được chi phí sản xuất chung cố định không được tính vào trị giá hàng tồn kho mà phải hạch toán vào giá vốn hàng bán (Có Tài khoản – sản xuất , Nợ Tài khoản – Giá vốn)

- Trị giá của thành phẩm nhập kho;

- Trị giá của thành phẩm thừa khi kiểm kê;

- Kết chuyển giá trị thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

Bên Có:

- Trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho;

- Trị giá của thành phẩm thiếu hụt khi kiểm kê;

- Kết chuyển trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)

Số dư bên Nợ:

Trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ

• Tài khoản - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Tài khoản này phản ánh tình hình trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Bên Nợ:

- Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng hết;

Bên Có:

- Trích lập các khoản dự phòng tổn thất tài sản tại thời điểm lập Báo cáo tài chính

Số dư bên Có: Số dự phòng tổn thất tài sản hiện có cuối kỳ

Vận dụng tài khoản hàng tồn kho vào một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh

cơ bản về nguyên vật liệu và thành phẩm như sau:

• Hạch toán nguyên vật liệu

Trong kỳ, khi phát sinh các nghiệp vụ làm tăng giá trị nguyên vật liệu như mua ngoài, nhập nguyên vật liệu tự chế, hay thuê ngoài gia công, nhận vốn góp liên doanh, đánh giá tăng, kiểm kê thưa, kế toán ghi tăng tài khoản nguyên vật liệu theo giá thực tế, đối ứng ghi tăng (giảm) các tài khoản liên quan Các nghiệp vụ phát sinh làm giảm giá trị nguyên vật liệu

kế toán ghi giảm tài khoản nguyên vật liệu và đối ứng ghi giảm (tăng) các tài khoản liên quan Cụ thể như sau:

- Trường hợp mua nguyên vật liệu nhập kho kế toán căn cứ vào hóa đơn mua hàng, chứng từ phản ánh chi phí thu mua và các chứng từ khác để ghi tăng giá trị nguyên vật liệu:

Nợ tài khoản Nguyên vật liệu: Trị giá mua và chi phí thu mua

Nợ tài khoản thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có tài khoản tiền, phải trả người bán

+ Khi nguyên vật liệu về nhập kho, làm công tác kiểm kê nguyên vật liệu, căn cứ phiếu nhập kho và hóa đơn mua nguyên vật liệu để xác định nguyên vật liệu đủ, thừa hay thiếu so với hóa đơn mua hàng Nếu thiếu so với hóa đơn mua hàng kế toán hạch toán giảm cho tài khoản nguyên vật liệu, ghi giảm tài khoản phải trả người bán và ngược lại đối với trường hợp kiểm kê thừa nguyên vật liệu so với hóa đơn mua hàng

+ Khi xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty căn cứ vào phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo định mức kế toán hạch toán giảm nguyên vật liệu, hạch toán tăng chi phí

+ Các trường hợp tăng, giảm nguyên vật liệu khác được phản ánh trong

Phụ lục số 06 Sơ đồ Hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên.

• Tổng hợp chi phí sản xuất vào cuối kỳ kinh doanh

- Cuối kỳ, kế toán kết chuyển hoặc phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung theo từng đối tượng

Nợ tài khoản: Sản xuất

Có tài khoản: Chí phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung

- Khi sản phẩm hoàn thành nhập kho hoặc gửi bán hay tiêu thụ trực tiếp, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán phản ánh giá thành sản phẩm hoàn thành:

Nợ tài khoản thành phẩm, giá vốn

Có tài khoản sản xuất

- Khi phát sinh các khoản giảm trừ chi phí như phế liệu thu hồi, vật tư chưa sử dụng hết nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho kế toán ghi:

Nợ tài khoản nguyên vật liệu

Có tài khoản sản xuất

• Hạch toán thành phẩm

- Khi nhập kho thành phẩm do bộ phận sản xuất hoàn thành hoặc từ thuê ngoài gia công, chế biết, căn cứ phiếu nhập kho thành phẩm kế toán hạch toán tăng cho thành phẩm, hạch toán giảm cho chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Nợ tài khoản thành phẩm

Có tài khoản sản xuất

- Khi xuất kho bán thành phẩm, căn cứ phiếu xuất kho thành phẩm kế toán hạch toán tăng giảm giá vốn hàng bán đồng thời ghi giảm thành phẩm

Nợ tài khoản giá vốn hàng bán