Bai giang Kiem soat - Th.S Nguyen Thi Phuong Lan

Thông qua các hoạt động kiểm soát, nhà quản trị đánh giá và chấn chỉnh hoạt động của doanh nghiệp mình với mục đích là giữ cho tổ chức đi đúng con đường mà họ mong muốn và bảo vệ được tà

BÀI 1: KHÁI LƯỢC CHUNG VỀ KIỂM SOÁT

Bài 1 trong Học phần Kiểm soát nghiên cứu những vấn đề khái quát của kiểm soát trong doanh nghiệp, đó là khái niệm về kiểm soát, vài trò của kiểm soát trong doanh nghiệp, cách thức phân loại hoạt động kiểm soát…Trên cơ sở đó, xem xét chức năng hoạt động kiểm soát và nội dung hoạt động kiểm soát trong kinh doanh cũng được trình bày

Mục tiêu

 Hoạt động kiểm soát

 Giải thích vai trò của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp

 Các cách phân loại hoạt động kiểm soát

 Giải thích chức năng kiểm soát trong doanh nghiệp

 Nội dung hoạt động kiểm soát trong kinh doanh

1.1 Các vấn đề chung về kiểm soát 1.1.1 Khái niệm

Kiểm soát đã tồn tại từ khi xuất hiện các hoạt động kinh doanh Hoạt

động kinh doanh càng phát triển thì

kiểm soát lại càng chiếm một vị trí quan

trọng trong quá trình quản lý doanh

nghiệp Thông qua các hoạt động kiểm

soát, nhà quản trị đánh giá và chấn

chỉnh hoạt động của doanh nghiệp mình

với mục đích là giữ cho tổ chức đi đúng

con đường mà họ mong muốn và bảo vệ

được tài sản trong kinh doanh

Khái niệm kiểm soát lúc đầu được

sử dụng như một phương pháp giúp kiểm toán viên xác định phương pháp hiệu quả nhất trong việc lập kế hoạch kiểm toán, đến chỗ được coi là một

bộ phận chủ yếu trong hệ thống quản trị doanh nghiệp Không có định nghĩa duy nhất cho thuật ngữ này mà tùy vào góc độ khác nhau, có các định nghĩa khác nhau

Theo Schoderbek, Peter P Richard A Cosier and John C Aplin (1988), kiểm soát là hoạt động đánh giá và chỉnh sửa lệch lạc từ tiêu chuẩn Với định nghĩa này có thể thấy kiểm soát chính là việc xây dựng các tiêu chuẩn,

sau đó sẽ đánh giá dựa trên các tiêu chuẩn đã được thiết lập và cuối cùng sẽ chỉnh sửa các sai lệch (nếu có) Ở đây mặc dù đã nói đến các hoạt động trong quá trình kiểm soát nhưng lại không chỉ chi tiết xem tổ chức cần dựa vào đâu để xây dựng tiêu chuẩn này

Theo Jones and George (2003), kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và các thành viên trong việc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức Ở đây kiểm soát là một chuỗi các hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận trong doanh nghiệp và quá trình kiểm soát là phương tiện nhằm giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu của mình Với định nghĩa này mặc dù đã đưa

ra các mục tiêu cần đạt được nhưng lại không đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể

để giúp doanh nghiệp đánh giá các hoạt động của mình

Theo H.Fayol trong kinh doanh, kiểm soát được hiểu là việc đo lường và điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp và mọi bộ phận của doanh nghiệp

để tin chắc rằng các mục tiêu và giải pháp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra vẫn đang được hoàn thành

Với tư cách một chức năng quản trị, kiểm soát được hiểu là: “Quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn

đã xây dựng; trên cơ sở đó phát hiện ra

sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó; đồng thời đề ra các giải pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt đượccác mục tiêu đã định” Từ định nghĩa trên, có thể thấy những điểm nổi bật

- Kiểm soát là một chuỗi hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận trong doanh nghiệp và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Nó là phương tiện giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định

- Kiểm soát không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…mà còn bao gồm những con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhân viên các phòng ban

- Kiểm soát cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không đảm bảo tuyệt đối hóa các mục tiêu được thực hiện Trong quá trình vận hành, hệ

thống kiểm soát có thể tồn tại yếu kém, những sai lầm của con người dẫn đến mục tiêu không được thực hiện, kiểm soát chỉ có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai sót nhưng không thể đảm bảo là chúng không thể xảy ra

Như vậy, có thể thấy hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu:

- Cung cấp thông tin đáng tin cậy: cung cấp các thông tin đầy đủ, trung thực, chính xác, kịp thời nhằm giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao nhất

- Bảo vệ tài sản và sổ sách: mọi tài sản của doanh nghiệp kể cả sổ sách chứng từ kế toán phải được bảo vệ dể tránh bị mất mát, hư hỏng hoặc

bị lạm dụng

- Tăng tính hiệu quả trong hoạt động điều hành: ngăn ngừa mọi sự chồng chéo hoặc vượt quá thẩm quyền, ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích, sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực

- Đẩy mạnh và khuyến khích việc thực hiện các chế độ, qui định đã đề

ra của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, từ đó nhằm giúp mọi thành viên trong đơn vị tuân thủ các chính sách và qui định đã đề ra

của doanh nghiệp

Để một doanh nghiệp luôn đi đúng hướng, cần kiểm soát dài hạn và ngắn hạn, kiểm soát ngay trong quá trình hình thành mục tiêu (kiểm soát tương lai)

và kiểm soát hướng các hoạt động theo mục tiêu (kiểm soát thực hiện), kiểm soát hoạt động kinh doanh (sản xuất cái gì, cung cấp cho ai, ở thị trường nào,…) và kiểm soát hoạt động quản trị kinh doanh (hoạt động định hướng,

tổ chức và kiểm soát nguồn lực,…)

Nhiều nhà quản trị cho rằng kiểm soát là một trong các chức năng quan trọng của quản trị doanh nghiệp: định hướng - tổ chức - phối hợp - điều khiển

- kiểm soát Trong hoạt động quản trị kinh doanh kiểm soát liên quan đến mọi hoạt động quản trị khác nhằm đảm bảo được kết quả thực tế phù hợp, nhất quán với kết quả đã được hoạch định Tuỳ theo qui mô cũng như từng lĩnh vực hoạt động quản trị cụ thể mà hoạt động kiểm soát có nội dung cũng như đòi hỏi phải sử dụng các tiêu chuẩn, phương pháp và công cụ thích hợp Theo quá trình phát triển của khoa học quản trị kinh doanh, kiểm soát luôn được coi là một chức năng của quản trị doanh nghiệp và là một trong các chức năng quản trị cơ bản dù trước đây quan niệm quản trị doanh nghiệp gồm 5 chức năng (định hướng, tổ chức, phối hợp, điều khiển, kiểm soát),

quan niệm quản trị doanh nghiệp có 3 chức năng (định hướng, tổ chức và kiểm soát) hay ngày nay có tác giả quan niệm 4 chức năng pha trộn (định

hướng, tổ chức, quản trị nhân lực, kiểm soát)

Kiểm soát với tư cách một chức năng của hoạt động quản trị hoàn toàn không tách rời mà luôn luôn gắn liền với các chức năng quản trị khác Chính

sự gắn liền chức năng kiểm soát với các chức năng quản trị khác đã làm cho

hoạt động kiểm soát tiến hành một cách liên tục

1.1.2 Lịch sử phát triển

Thuật ngữ kiểm soát đã được nhắc đến từ rất sớm Ở Anh khái niệm kiểm soát được sử dụng ở lĩnh vực quản lí nhà nước từ thế kỉ 15

Ở Mỹ năm 1778 đã xuất hiện nhân viên kiểm soát cân đối giữa ngân sách

và nhiệm vụ của Nhà nước

và năm 1863 xuất hiện trong lĩnh vực quản lí nhà nước nhân viên kiểm soát chỉ đạo kiểm soát ngân hàng Năm 1880 công ty Đường sắt Mỹ là doanh nghiệp đầu tiên hình thành

bộ phận kiểm tra Bộ phận này có chức năng tổng hợp của một “thư kí” và một chuyên gia Lúc này, nhiệm

vụ kiểm tra tài chính đóng vai trò nổi trội Doanh nghiệp công nghiệp đầu tiên có nhân viên kiểm soát

là công ty General Eletric Trong những năm sau đó, kiểm soát ở khu vực kinh doanh tư nhân chỉ lan toả ở phạm vi hẹp Năm 1900 chỉ 8 trong số 175 công ty Mỹ có bộ phận kiểm soát Đến năm 1929, thuật ngữ Kiểm soát được đề cập chính thức trong một công bố của Cục dự trữ liên bang Mỹ, theo đó, kiểm soát được định nghĩa là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, và đây là một cơ

sở để giám sát hoạt động của tổ chức có thể thấy, từ những năm đầu thế kỉ

20 kiểm soát bắt đầu phát triển mạnh ở Mỹ vì:

- Quá trình tập trung hoá đã làm xuất hiện các vấn đề

về thông tin và sự phối hợp ở các doanh nghiệp lớn

- Gắn liền với tự động hoá

là sự tăng lên của chi phí kinh doanh cố định và giảm tính mềm dẻo của kinh doanh

- Các công cụ quản trị mới được thử nghiệm trong thực tế

- Sự phản ứng kém hiệu quả trước khủng hoảng kinh tế thế giới dẫn đến xuất hiện nhu cầu về công cụ quản trị có hiệu quả hơn

Trong bối cảnh đó tất yếu phải tăng cường nhiệm vụ của kiểm soát Nếu như đến lúc đó, các nhà kiểm soát mới chỉ thực hiện nhiệm vụ ở các giao dịch ngân hàng lớn thì từ lúc đó trở đi, họ đã đảm nhận nhiệm vụ kế hoạch hoá và phối hợp Ở các công ty kinh doanh lớn của Mỹ nhà kiểm soát thường là thành viên của ban lãnh đạo Nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp của kiểm soát, năm 1931 đã thành lập Viện Kiểm soát Hoa Kì và năm 1962 viện này được đổi tên thành Viện Hành pháp tài chính Nhiệm vụ của kiểm soát được mở rộng Hiệp hội của viện kết nạp 800-1000 doanh nghiệp lớn ở Hoa Kì Từ năm 1934 Viện xuất bản tạp chí “Kiểm soát” và từ năm 1962 xuất hiện thuật ngữ “Hành pháp tài chính”

Lịch sử phát triển chứng tỏ kiểm soát có nguồn gốc từ lĩnh vực kế toán tài chính và ở chức năng kiểm tra, kiểm soát tài chính Sau này, kiểm soát được hiểu với nhiều góc độ khác nhau nhưng có thể đánh giá chung phạm

vi kiểm soát càng ngày càng được mở rộng Càng ngày, càng có nhiều doanh nghiệp chú ý đến và coi trọng hoạt động kiểm soát Mặc dù đến tận những năm 60 ở Mỹ chỉ xuất hiện kiểm soát ở khu vực nhà nước thì đến năm 1974 có tới 90% các doanh nghiệp lớn Mỹ thực hiện kiểm soát

Trên cơ sở các nghiên cứu đã được công bố ở Đức, từ năm 1954 kiểm soát mới phát triển tích cực Vào những năm 80, số lượng các điểm kiểm soát ở doanh nghiệp đã phát triển mạnh Các phân tích cho thấy các điểm kiểm soát có liên quan đến các lĩnh vực hoạt động kinh tế, tính toán và kế hoạch

Kết quả nghiên cứu ở thời kì đó cho thấy sự thay đổi rõ rệt nhận thức về nhiệm vụ của kiểm soát: trong khi nhiệm vụ nổi trội của kế toán tài chính là

lĩnh vực báo cáo, lập và kiểm tra ngân sách, so sánh thực tế/phải đạt và kế hoạch hoá tác nghiệp cũng có ý nghĩa rất lớn Kế hoạch hoá chiến lược cũng như hình thành các mục tiêu và chính sách kinh doanh nhích dần đến lĩnh vực kiểm soát Các nhiệm vụ của kiểm soát làm thay đổi cách nhìn về khả năng kiểm tra

Thuật ngữ người kiểm soát được sử dụng ở 59 doanh nghiệp Ở thời kỳ này, 83% trường hợp các doanh nghiệp sử dụng người kiểm soát với tư cách nhà lãnh đạo Người kiểm soát được sắp xếp cùng với các nhà lãnh đạo khác vì họ chỉ được trao rất ít quyền điều hành chuyên môn

Horvath/Gaydoul/Hagen đã thăm dò 6.900 doanh nghiệp thành viên của Hội đồng bảo trợ hợp lí hoá trong kinh tế đã rút ra các kết luận:

- Khoảng 30-40% doanh nghiệp tổ chức bộ phận kiểm soát độc lập, ở các doanh nghiệp có hơn 5.000 lao động thì tỉ lệ này là trên 90%

- Có mối quan hệ giữa qui mô doanh nghiệp và số lượng nhiệm vụ kiểm soát thực hiện

- Có mối quan hệ rất rõ rệt giữa chuyên ngành và chức năng kiểm soát

- 82% doanh nghiệp được nghiên cứu có ít hơn 60% cho rằng kiểm soát là cần thiết

1.1.3 Cơ sở của hoạt động kiểm soát

Ở các thời kỳ trước, nhiều người phê phán việc

thử nghiệm các nội dung

kiểm soát trong thực tiễn để

khái quát hoá nó Một số nhà

chuyên môn cho rằng việc

thừa nhận các cơ sở lí thuyết

kiểm soát với tư cách một

môn học độc lập của quản trị

kinh doanh là chưa đủ cơ sở

Đặc biệt họ đã nhìn nhận

không đầy đủ – phù hợp với

kiến thức truyền thống - về

kiểm soát

Gần đây các quan điểm khác nhau cho rằng kiểm soát được xây dựng trên cơ sở lí thuyết và thừa nhận kiểm soát với tư cách một lĩnh vực quản trị kinh doanh độc lập Cơ sở lí thuyết chỉ ra những vấn đề đặt ra liên quan đến chỉ đạo kinh doanh là đối tượng nhận thức của lí thuyết kiểm soát vì chúng được nghiên cứu không phải ở các lĩnh vực bộ phận khác của khoa học quản trị kinh doanh

Một quan niệm khác về vấn đề này là lí thuyết hệ thống và vận dụng chúng trong kinh doanh:

- Hệ thống đầu vào và đầu ra với tư cách như là bộ phận riêng của các quá trình sản xuất sản phẩm

- Hệ thống quản trị bao gồm rất nhiều hệ thống quản trị bộ phận

Sự khác biệt này cho thấy các hệ thống bộ phận có thể “sai lệch” với hệ thống doanh nghiệp Hệ thống quản trị của doanh nghiệp có nhiệm vụ mô tả mục tiêu của doanh nghiệp và tạo ra hệ thống chỉ huy hướng theo mục tiêu

đó Theo nhận thức truyền thống nhiệm vụ phối hợp này là đối tượng của các

bộ phận quản trị

Trong hoạt động quản trị kinh doanh, kiểm soát là hoạt động mang tính tất yếu khách quan vì lý do chủ yếu sau:

Thứ nhất, nhu cầu kiểm soát của các đối tượng có liên quan

Trong quản trị, không nên quên câu nói nổi tiếng: “Thiếu kiểm soát, tức là không quản trị” Kiểm soát là một chức năng quản trị cơ bản Bạn hãy nhớ lại các mô hình quản trị, dù là mô hình nào vẫn cần chức năng kiểm soát và chức năng kiểm soát còn ngày càng quan trọng hơn

Bạn hãy chú ý đến ví dụ cụ thể: nếu bạn là tổ trưởng tổ bán hàng và giao nhiệm vụ cho một nhân viên của mình nhiệm vụ bán hàng tại một quận, huyện nào đó Liệu điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không biết được nhân viên của bạn trong 1 ngày, 1 tuần,… bán được bao nhiêu hàng, mặt hàng nào bán được nhiều, mặt hàng nào không có khách mua?

Cũng hoàn toàn tương tự điều gì sẽ xảy ra nếu tại một doanh nghiệp bạn đang ở cương vị trưởng phòng kế hoạch được trao nhiệm vụ điều hành sản xuất hàng tháng Liệu điều gì sẽ xảy ra nếu sau khi triển khai kế hoạch sản xuất tháng cho các bộ phận sản xuất và cung ứng nguồn lực bạn không thể kiểm soát được hàng ngày kế hoạch đó đã thực hiện được đến đâu? Bộ phận nào diễn ra đúng như dự kiến, bộ phận nào không đảm bảo tiến độ kế hoạch

và vì lý do gì?

Sẽ càng nguy hiểm hơn nếu bạn không kiểm soát được chiến lược mà doanh nghiệp bạn đang triển khai có đúng như ý đồ đã dự kiến? Như vậy, cả trong rất ngắn hạn, ngắn hạn và dài hạn bạn đều cần kiểm soát nếu muốn hoạt động diễn ra như ý muốn

Thứ hai, điều kiện đủ là sự phát triển của công cụ kiểm soát

Trước đây khi khoa học quản trị kinh doanh nói chung và khoa học kiểm soát nói riêng chưa phát triển, các doanh nghiệp không nhận thức về cần phải kiểm soát cũng như kiểm soát như thế nào

Đến khi xuất hiện kiểm soát, lúc đầu người ta nhận thức về kiểm soát cũng rất đơn giản thì hoạt động kiểm soát cũng đơn giản, phạm vi kiểm soát hẹp và hiệu quả kiểm soát không cao

Càng ngày, khoa học kiểm soát càng phát triển, hoạt động kiểm soát càng mở rộng, phức tạp Lúc đầu nói đến kiểm soát là người ta nghĩ đến kiểm soát tình hình tài chính Dần dần, người ta nhận thức kiểm soát trước hết là kiểm soát các hoạt động kinh doanh, phát triển các công cụ để kiểm soát xem kinh doanh đang diễn ra như thế nào? Sau nữa, người ta nhận thức rõ ràng để hoạt động kinh doanh tốt thì hoạt động quản trị phải tốt và do đó không thể không kiểm soát chính hoạt động quản trị; các công cụ cần thiết để kiểm soát hoạt động quản trị cũng được phát triển

Trước đây các công cụ kiểm soát chủ yếu là kiểm soát thực trạng và kiểm soát ngắn hạn; càng ngày, các công cụ kiểm soát dài hạn càng được phát triển Điều này dẫn đến kết quả là phạm vi về thời gian kiểm soát được mở

rộng, kiểm soát đạt kết quả và hiệu quả ngày càng cao hơn

1.2 Vai trò của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp Kiểm soát là một trong những chức năng của quản trị doanh nghiệp, từ

nhà quản trị cao cấp đến các nhà quản trị cấp cơ sở trong một đơn vị Mặc

dù qui mô của đối tượng kiểm soát và tầm quan trọng của hoạt động kiểm

đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra Do vậy, kiểm soát có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, nó giúp hoàn thiện hơn các quyết định trong quản trị Ngoài ra, kiểm soát giúp các các nhà quản trị thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản trị; tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản trị đã và đang sử dụng để đưa doanh nghiệp tiến tới mục tiêu của mình

1.3 Phân loại kiểm soát 1.3.1 Theo lĩnh vực hoạt động

Theo lĩnh vực hoạt động tiếp có thể phân loại toàn bộ hoạt động kiểm soát thành kiểm soát kinh doanh và kiểm soát quản trị:

Kiểm soát kinh doanh thực chất là việc kiểm tra và điều chỉnh quá trình

kinh doanh từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ nhằm giảm thiểu rủi ro để đạt được mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp Nói cách khác, kiểm soát kinh doanh chính là kiểm soát,

đánh giá và điều chỉnh:

- Sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp cho thị trường

- Công nghệ - kỹ thuật sản xuất

- Nguồn nguyên vật liệu cung ứng cho doanh nghiệp (số lượng, chất lượng, thời gian cung ứng)

- v vvv

Kiểm soát quản trị thực chất là

kiểm soát tình hình quản trị các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Để kiểm soát quản trị cần tiến hành kiểm soát các hoạt động theo chức năng quản trị: định hướng, tổ chức, phối hợp, kiểm soát hoạt động kiểm soát

1.3.2 Phân loại theo nội dung kiểm soát

Theo nội dung có thể chia thành các loại kiểm soát:

- Kiểm soát nguồn nhân lực và quản trị nhân lực thực chất là kiểm soát các hoạt động đào tạo và cung cấp nguồn nhân lực cho các bộ phận nhằm đảm bảo cho nguồn lực này luôn được duy trì và phát triển để

có thể đạt được mục tiêu của tổ chức

- Kiểm soát hoạt động hậu cần và quản trị hậu cần kinh doanh thực chất là kiểm soát các hoạt động mua sắm, vận chuyển, dữ trữ nhằm

đảm bảo các yếu tố đầu vào cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh kịp thời và có hiệu quả

- Kiểm soát sản xuất và quản trị sản xuất thực chất là quá trình theo dõi việc kết hợp các yếu tố sản xuất trên từng nơi làm làm, từng bộ phận sản xuất sự phối hợp giữa chúng, trên cơ sở đó sẽ

so sánh tiến trình thực tế với kế hoạch nhằm phát hiện những sai lệch để từ đó có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời

- Kiểm soát chất lượng và quản trị chất lượng là một quy trình quản lý với mục đích điều khiển hoạt động sản xuất sao cho luôn luôn giữ được trạng thái ổn định

- Kiểm soát hoạt động tiêu thụ và quản trị hoạt động tiêu thụ thực chất

là kiểm soát cách thức tổ chức và triển khai hoạt động tiêu thụ sản phẩm trong doanh nghiệp

- Kiểm soát tài chính và quản trị hoạt động tài chính thực chất là kiểm soát tính phù hợp và hiệu quả hoạt động tài chính trong doanh nghiệp

1.3.3 Phân loại theo tiến trình thời gian

Theo tiến trình thời gian có thể phân thành ba loại kiểm soát:

- Kiểm soát lường trước là loại kiểm

soát được tiến hành trước khi hoạt động thực sự Kiểm soát lường trước theo tên gọi của nó là tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước

Các nhà quản trị cần hệ thống kiểm soát lường trước để có thể nắm chắc những vấn đề nảy sinh Nhiều nhà quản trị thông qua những dự đoán cẩn thận và được lặp lại khi

có những thông tin mới để tiến hành đối chiếu với kế hoạch đồng

thời thực hiện những thay đổi về chương trình để có thể dự đoán tốt hơn Kiểm soát lường trước có mục tiêu ngăn ngừa sai phạm xảy ra

- Kiểm soát đang thực hiện là loại kiểm soát được tiến hành trong khi

hoạt động đang diễn ra Hình thức kiểm soát đồng thời thông dụng nhất là kiểm soát trực tiếp Khi một kiểm soát viên xem xét trực tiếp các hoạt động đang diễn ra, thì họ có thể đánh giá ngay được hoạt động của đối tượng kiểm soát, đồng thời điều chỉnh ngay các sai sót (nếu có) Nếu có trì hoãn của diễn tiến hoạt động do tác động điều chỉnh, thì mức độ trì hoãn hoặc chậm trễ thường chiếm thời gian ít nhất

Kiểm soát đang thực hiện nhằm mục tiêu thu thập thông tin phản hồi nhằm có biện pháp can thiệp kịp thời

- Kiểm soát sau thực hiện là loại kiểm soát được thực hiện sau khi

hoạt động đã xảy ra Nhược điểm chính của loại kiểm soát này là độ trễ về thời gian thường khá lớn từ lúc sự cố thật sự xảy ra và đến lúc phát hiện sai sót hoặc sai lệch của kết quả đo lường căn cứ vào tiêu chuẩn hay kế hoạch đã đề ra Ví dụ như kết quả kiểm toán phát hiện vào tháng 12 công ty đã thua lỗ vào tháng 10 do những hành động sai lầm từ tháng 7 của cấp quản trị công ty đó Tuy nhiên, kiểm soát sau thực hiện lại có ưu thế hơn hẳn kiểm soát lường trước lẫn kiểm soát đang thực hiện

 Nó cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết phải làm thế nào để lập kế hoạch hữu hiệu trong giai đoạn hoạch định của quá trình quản trị Nếu kiểm soát sau thực hiện chỉ ra rằng không

có nhiều sai lệch giữa kết quả đã thực hiện và tiêu chuẩn (hoặc mục tiêu) cần đạt được thì điều này chứng tỏ công tác hoạch định hữu hiệu Ngược lại, sự phát hiện có nhiều sai lệch sẽ giúp nhà quản trị rút kinh nghiệm để đưa ra những kế hoạch mới tốt hơn

 Kiểm soát sau thực hiện có thể giúp cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn Nó cung cấp cho mọi người trong công ty những thông tin cần thiết phải làm thế nào để nâng cao chất lượng các hoạt động của mình trong tương lai

 Kiểm soát sau thực hiện chủ yếu nhằm mục tiêu xem xét để rút kinh nghiệm

1.3.4 Phân loại theo tính chất thời hạn

Theo tính chất thời hạn của kiểm soát có kiểm soát chiến lược và kiểm

soát tác nghiệp:

- Kiểm soát tác nghiệp là kiểm

soát các hoạt động ở tầm ngắn hạn và rất ngắn hạn theo mục tiêu chiến lược Kiểm soát tác nghiệp thực chất là là việc kiểm tra, đo lường, điều chỉnh hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp theo kế hoạch đã định nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức Ví dụ, thủ kho kiểm soát các chứng từ

về nhập kho nguyên vật liệu (có đầy đủ chứng từ quy định, nội dung các chứng từ có nhất quán với nhau và với lượng hàng định nhập kho) sau đó mới nhập kho Thủ quỹ kiểm tra các chứng từ chi tiền (về tính đầy đủ và hợp lệ của chứng từ) sau đó mới chi tiền Chủ thể kiểm soát trong kiểm soát tác nghiệp là nhân viên trong doanh nghiệp

- Kiểm soát chiến lược là kiểm soát nhằm hướng doanh nghiệp vào

thực hiện các mục tiêu chiến lược Kiểm soát chiến lược thực chất là

là việc kiểm tra, đo lường và điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp

và mọi bộ phận trong doanh nghiệp để tin chắc rằng các mục tiêu đã

đề ra và giải pháp nhằm đạt được mục tiêu đó vẫn đang được hoàn thành

Kiểm soát chiến lược không chỉ là cách thức giám sát để tổ chức hay các thành viên của nó đạt được mục tiêu hiện tại hay hay cách thức tốt để doanh nghiệp sử dụng tốt nhất các tài nguyên hiện có quả mình Nó còn duy trì việc động viên và tập trung các nhân viên vào các vấn đề quan trọng đặt ra với tổ chức hiện tại, tương lai và duy trì cho các nhân viên làm việc với nhau cùng tìm ra các giải pháp có thể giúp tổ chức thực hiện tốt hơn theo thời gian

1.3.5 Phân loại theo tính chất chủ động hay bị động của kiểm soát

- Kiểm soát chủ động là việc điều chỉnh hoạt động dựa vào từng trường

hợp và nguyên nhân cụ thể để có biện pháp tác động cho phù hợp

- Kiểm soát thụ động là việc kiểm tra các hoạt động ở từng bộ phận theo

những quy định đã được doanh nghiệp thiết lập và việc điều chỉnh hoạt động dựa trên các biện pháp đã được xác lập từ trước, chủ thể kiểm soát chỉ cần lựa chọn dựa theo tình huống cụ thể Ví dụ, khi mua hàng về thủ kho đối chiếu chứng từ lô hàng nếu thấy đủ theo quy định của doanh nghiệp, các chứng từ khớp với nhau, phù hợp với hàng hóa mua về thì nhập kho, nếu không thì không nhập kho

1.4 Chức năng kiểm soát

Chức năng kiểm soát được nhìn nhận như là hệ thống quản trị bộ phận độc lập Kiểm soát có hai chức năng cơ bản: Chức năng phối hợp và chức

1.4.1 Chức năng phối hợp

Kiểm soát trợ giúp lãnh đạo doanh nghiệp nhờ phối hợp trong toàn bộ

hệ thống quản trị tổng thể Để phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, phải xác định được các phản ứng ở từng lĩnh vực hoạt động và bộ phận chức năng Kiểm soát phải phối hợp các phản ứng quản trị ở các đơn vị bộ phận khác nhau Khác với quan niệm truyền thống, chức năng phối hợp chứa đựng việc xác định phản ứng quản trị trong các hệ thống quản trị bộ phận cũng như giữa các hệ thống đó Theo đó, kế hoạch, kiểm soát, tổ chức và quản trị nhân lực được nhìn nhận như các hệ thống bộ phận quản trị

Với qui mô kinh doanh ngày càng tăng, hình thức tổ chức phi tập trung càng ngày càng được chú ý Giữa các đơn vị phi tập trung có thể có không gian tự do quyết định mang tính độc lập nhiều mặt Sự chú ý cảnh báo đúng lúc các không gian tự do quyết định phi tập trung liên quan đến vấn đề phối

hợp; nơi mà kiểm soát với tư cách chức năng tập trung giải quyết các vấn

đề phối hợp của hệ thống quản trị

Để giải quyết các vấn đề phối hợp, các mối quan hệ nhiều mặt phải được cân nhắc toàn diện về mặt lí thuyết Điều này dẫn đến cần mô tả và giải quyết mô hình tổng thể Kiểm soát phải sử dụng các mô hình chương trình hoá đã phát triển liên tục đến nay Ngày nay, kiểm soát càng chú ý thực hiện chức năng phối hợp nhằm làm rõ các vấn đề sau:

- Liệu các báo cáo từ các hệ thống quản trị bộ phận có đúng sự thật?

- Liệu nhà quản trị phi tập trung có thúc đẩy đầy đủ việc thu thập thông tin và sử dụng nó để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp?

Để trả lời các câu hỏi trên Nhà quản lý đưa ra hai cách kiểm soát:

- Xác định các giải pháp xoá bỏ mâu thuẫn mục tiêu và sự mất cân đối thông tin Điều này có thể thực hiện được thông qua phát triển

hệ thống kiểm tra để quan sát chính xác phản ứng của người đại diện

- Hướng vào các tác động phụ thuộc lẫn nhau: Kiểm soát có nhiệm

vụ tạo ra và phát triển các hệ thống phối hợp để điều chỉnh sự chỉ đạo, hướng các giải pháp phi tập trung vào các mục tiêu tập trung

Phối hợp các hệ thống quản trị bộ phận: Kiểm soát có nhiệm vụ phát

triển hệ thống kế hoạch phù hợp Xuất phát từ mục tiêu mong muốn, nhà quản trị lên kế hoạch về các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu

Kế hoạch bao gồm kế hoạch dài hạn và kế hoạch ngắn hạn Trong quá trình lập kế hoạch có xác lập các định mức (hay tiêu chuẩn ) đối với các hoạt động cần thực hiện Các định mức hay tiêu chuẩn này là cơ sở để đánh giá các hoạt động thực tế Kiểm soát có nhiệm vụ phát triển hệ thống

kế hoạch cho phù hợp:

- Được xác định bởi các kế hoạch thời gian và không gian

- Được thực hiện nhờ sự trợ giúp của kỹ thuật tính toán: Các kế hoạch xác định bởi các chỉ tiêu thống nhất; Gắn các kết quả của các

kế hoạch bộ phận với kế hoạch tổng thể; Gắn các kế hoạch bộ phận với sự độc lập tương đối và phụ thuộc lẫn nhau

Trong khuôn khổ hệ thống kế hoạch, việc kiểm soát các công cụ lập ngân sách và điều chỉnh giá tính toán là rất quan trọng Các hệ thống dự báo ngân sách được nhìn nhận như các công cụ phối hợp đặc thù của kiểm soát vì:

 Chúng là các chỉ tiêu kế hoạch tính bằng giá trị ở các lĩnh vực kinh doanh

 Có thể thúc đẩy truyền thông giữa các lĩnh vực kinh doanh và

có thể được thống nhất hoá ở các phạm vi hạn hẹp

 Là cơ sở để chuẩn bị thước đo đánh giá hoạt động

Phối hợp giữa các bộ phận của hệ thống: để thực hiện các hoạt động

theo kế hoạch, các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp cần phải phối hợp với nhau Doanh nghiệp là sự kết hợp của các bộ phận khác nhau có mối quan hệ với nhau Nhiệm vụ phối hợp chủ yếu nhất nằm ở việc xác định hệ thống kế hoạch hóa và kiểm tra:

- Lập kế hoạch và kiểm tra vừa là điều kiện cần vừa là công cụ phối hợp

- Kiểm soát phải mô tả và thực hiện thống nhất giữa xây dựng kế hoạch và kiểm tra; ở mỗi giai đoạn của quá trình xây dựng kế hoạch

thì phải gắn chặt với kế hoạch kiểm tra

1.4.2 Chức năng dịch vụ

Ngoài chức năng phối hợp, kiểm soát còn có chức năng dịch vụ nhằm trợ giúp việc chuẩn bị phương pháp cũng như sử dụng các thông tin cần thiết để ra quyết định Với chức năng này, kiểm soát phải hoàn thành 2 nhiệm vụ sau:

- Chuẩn bị mô hình thích hợp và các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định

- Thiết lập và phát triển các hệ thống thông tin cho việc thực hiện phối hợp và trợ giúp việc ra quyết định

Trợ giúp việc ra quyết định: nhằm hỗ trợ các quyết định quản trị, nhà

kiểm soát cần:

 Phân biệt được hai nhiệm vụ trên

 Đưa ra các mô hình ra quyết định thích hợp Khi lựa chọn mô hình chúng ta cần lưu một số điểm:

o Mô hình tổng quát có thể được hình thành không phải từ các

cơ sở thực tế

o Việc giải quyết các vấn đề quyết định thực tế phải được thực hiện ở các mô hình cụ thể làm rõ tính độc lập về thời gian và không gian giữa các hoạt động

o Phải đánh giá cụ thể các tác động qua lại về tgian và không gian thì chúng cần liên tục lựa chọn các khả năng hoạt động

Cung cấp thông tin: Trên cơ sở kiểm soát các hoạt động thực tế, kết

quả kiểm soát được truyền về nhà quản trị cấp cao trên các kênh thông tin được xác lập Tất cả các quyết định đều dựa trên cơ sở thông tin, chất lượng quyết định của nhà quản trị phụ thuộc nhiều vào chất lượng, số lượng và tính kịp thời của thông tin có được

Với nhiệm vụ cung cấp thông tin cho mục đích phối hợp và trợ giúp quyết định đòi hỏi kiểm soát phải tạo ra, đưa vào thực hiện và tiếp tục phát triển một hệ thống thông tin phù hợp Yêu cầu của một hệ thống thông tin:

- Hệ thống thông tin kiểm soát phải gắn kết các dữ liệu được chế biến bởi công nghệ tin học

- Chứa đầy đủ các thông tin cần thiết

- Không bị tác động mạnh của tính phân chia tự nhiên không đối xứng của thông tin giữa các bộ phận có thẩm quyền ra quyết định Tuy nhiên, thông tin cung cấp cần phải đúng mục đích, tại đúng nơi và vào thời điểm thích hợp Thông tin quan trọng có thể lấy được từ:

- Từ doanh nghiệp hoặc môi trường

- Từ các dữ liệu “cứng” của lĩnh vực tính toán, hoặc các dữ liệu

“mềm” của hệ thống thông tin định hướng thích hợp

Khi cung cấp thông tin thì cần phải phân biệt được sự khác nhau giữa thông tin chiến lược và thông tin chiến thuật Thông tin chiến lược là các thông tin dự báo sớm về những thay đổi có ý nghĩa chiến lược; Thông tin chiến thuật là các thông tin quan trọng của lĩnh vực tính toán có ý nghĩa chiến thuật

1.5 Nội dung kiểm soát trong kinh doanh 1.5.1 Kiểm soát đầu vào

Kiểm soát đầu vào là việc kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp nhằm đạt được mối quan hệ tối ưu giữa đầu vào và đầu ra Trong

tiếp Như, bộ phận sản xuất thì nguyên vật liệu đầu vào là bộ phận hữu hình của thành phẩm, kiểm soát tập trung vào việc sản xuất có theo đúng thời gian cần thiết, với khối lượng mong muốn, theo đúng tiêu chuẩn chất lượng, đặc tính và với đầu vào tối thiểu Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp đầu vào không liên quan trực tiếp đến đầu ra Ví dụ, chi phí quảng cáo là yếu tố đầu vào được kỳ vọng làm tăng doanh thu, nhưng doanh thu phụ thuộc nhiều nhân tố không chỉ quảng cáo, do đó mối quan hệ giữa chi phí quảng cáo tăng thêm và doanh thu tăng thêm khó xác định Do đó, trong trường hợp này thì quyết định của nhà quản trị về ảnh hưởng của chi phí quảng cáo đến doanh thu thường dựa trên phán đoán

1.5.2 Kiểm soát quá trình chế biến

Kiểm soát quá trình chế biến là việc đánh giá xem việc triển khai thực hiện có diễn ra đúng như nó cần phải diễn ra không và các kết quả đã đạt được có phù hợp với mục tiêu đã đề ra không

Kiểm soát quá trình chế biến nhằm cung cấp cho nhà quản trị

sự phản hồi nhanh về tính hiệu quả trong biến đổi đầu vào thành sản phẩm, qua đó nhà quản trị có thể chỉnh sửa vấn đề khi xuất hiện Do đó, kiểm soát quá trình chế biến giúp nhà quản trị phản ứng nhanh đối với những nguyên nhân có thể xảy ra trong quá trình chế biến như: máy móc hỏng, lô hàng sản xuất không theo thiết

kế, trình độ tay nghề của công nhân

1.4.3 Kiểm soát đầu ra

Kiểm soát đầu ra là việc kiểm tra, điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp và mọi bộ phận trong doanh

nghiệp nhằm thực hiện các mục tiêu đề

ra Tuy nhiên để kiểm soát đầu ra hiệu quả thì các nhà quản trị cần phải kiểm soát được mục tiêu của mọi bộ phận và

cá nhân

Mục tiêu bộ phận: để đạt được mục

tiêu chung của doanh nghiệp thì từng

bộ phận phải đạt được mục tiêu như nhà quản trị đã đề ra Mỗi một bộ phận

sẽ có mục tiêu riêng như: chất lượng, sự cải tiến, đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Mục tiêu cá nhân và chức năng : Kiểm soát đầu ra ở cấp cá nhân và chức

năng là bước tiếp nối của kiểm soát bộ phận Các nhà quản trị bộ phận sẽ đặt mục tiêu cho các nhà quản trị chức năng mà sẽ cho phép bộ phận đạt được mục tiêu của nó Như ở các bộ phận, các mục tiêu chức năng được thiết lập để khuyến khích phát triển các năng lực mà mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp Các mục tiêu như: hiệu quả, chất lượng, cải tiến, đáp ứng nhu cầu của khách hàng dùng để đánh giá sự thực hiện của mỗi chức năng Ví dụ, trong chức năng bán hàng các mục tiêu liên quan đến hiệu quả (chi phí bán trên doanh số bán), chất lượng (hàng bị trả lại), đáp ứng khách hàng (thời gian cần thiết để đáp ứng nhu cầu khách hàng) có thể được thiết lập cho toàn chức năng Cuối cùng, các nhà quản trị chức năng thiết lập ra các mục tiêu mà các nhân viên cần đạt được để cho phép toàn chức năng đạt được mục tiêu của mình

BÀI 2: HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

Bài 2 trong Học phần Kiểm soát nghiên cứu những vấn đề khái quát của hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp, đó là khái niệm về hệ thống kiểm soát, vài trò của

hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp, các thành phần trong hệ thống kiểm soát…Trên cơ sở đó, hiểu được cách thức thiết lập một hệ thống kiểm soát hữu hiệu Ngoài ra, còn xem xét đến cơ chế kiểm soát và những thành phần trong cơ chế kiểm soát cũng sẽ được trình bày

Mục tiêu

 Hoạt động của hệ thống kiểm soát

 Giải thích vai trò của hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp

 Các thành phần cấu thành trong hệ thống kiểm soát

 Giải thích cơ chế kiểm soát trong doanh nghiệp

2.1 Các vấn đề chung về hệ thống kiểm soát 2.1.1 Khái niệm

Với qui mô kinh doanh ngày càng tăng, hình thức tổ chức phi tập trung càng ngày càng được chú ý, thì việc thiết lập một hệ thống kiểm soát là hết sức cần thiết

Trong đó, kiểm soát làm nhiệm

vụ định hướng cho các nhân viên hoạt động theo đúng mục tiêu đề ra, đồng thời thông qua hệ thống kiểm soát giúp cho nhà quản trị cấp trung còn hỗ trợ giúp đỡ nhân viên dưới quyền thực thi nhiệm vụ và điều chỉnh cho nhân viên vận hành theo đúng mục tiêu chung của tổ chức để đạt được hiệu quả trong hoạt động kinh doanh

Do vậy, hệ thống kiểm soát thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ

chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty

Hệ thống kiểm soát bao gồm tất cả các vấn đề mang tính hiệu quả tác nghiệp trong hoạt động kinh doanh và trong hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp nói chung Do vậy, hệ thống kiểm soát nên được đặt đúng vị trí nhằm ngặn chặn cơ hội trộm cắp và hình thành cách thức kiểm tra tại các mức độ trong toàn doanh nghiệp vì theo nghiên cứu đã chỉ ra rằng có đến 50% các doanh nghiệp kinh doanh thất bại ngay trong năm đầu tiên kinh doanh có thể được đóng góp bởi nạn trôm cắp của nhân viên

Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của công ty mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung, hệ thống này cần có 5 thành phần như sau:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Hoạt động kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

- Giám sát Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu chỉ hạn chế tối đa các sai phạm chứ không thể đảm bảo rủi

ro, gian lận và sai sót không thể xảy ra Những hạn chế vốn có của

hệ thống kiểm soát bao gồm:

- Hệ thống kiểm soát khó ngăn chặn được gian lận và sai sót của nhà quản trị cấp cao Các thủ tục kiểm soát là do nhà quản trị đặt ra, nó chỉ kiểm tra, xác định gian lận và sai sót của nhân viên Khi nhà quản trị cấp cao cố tình gian lận thì lúc này họ sẽ tìm cách bỏ quan các thủ tục kiểm soát cần thiết

- Sự gian lận của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay từ các bộ phận bên ngoài tổ chức

- Nhà quản trị lạm quyền bỏ qua các qui định kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến việc không thể kiểm soát được các rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém

- Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến, do đó khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên kém hữu hiệu thậm chí vô hiệu

- Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm của nhà quản trị và điều kiện hoạt động có thể dẫn đến những thủ tục kiểm soát không phù hợp

Có thể nhận thấy, hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện Hệ thống kiểm soát chỉ có thể ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian lận nhưng không thể đảm bảo là chúng không xảy ra Chính vì vậy, hệ thống kiểm soát dù có hữu hiệu đến đâu thì cũng đều tồn tại rủi ro nhất định

2.1.2 Mục đích của hệ thống kiểm soát

Hệ thống kiểm soát vững mạnh sẽ đem lại cho doanh nghiệp một số lợi ích như:

- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (từ việc

vô tình gây thiệt hại, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm, ….)

- Giúp bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: mỗi loại tài sản khác nhau cần

có chế độ bảo vệ khác nhau và có những ảnh hưởng khác nhau đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần có các biện pháp khác nhau để bảo vệ các tài sản này, chẳng hạn: toà nhà làm

việc hay máy móc thiết

bị cồng kềnh thì cần để trong lán che hay thuê bảo vệ trông…đối với các chứng từ, sổ sách thì có thể để trong tủ khóa lại

- Giúp nhà quản trị ngăn ngừa gian lận hay sai sót: để giảm thiểu trong

gian lận tài chính thì cần có sự phân công trách nhiệm giữa các bộ phận kế toán thanh toán, thủ quỹ nhằm tránh trường hợp thanh toán khống; phân công trách nhiệm rõ ràng giữa bộ phận tính lương và bộ phận chi trả lương tránh trường hợp trả lương thừa Ngoài ra, việc phân công nhiệm vụ rõ ràng ở các bộ phận giúp cho việc kiểm tra chéo lẫn nhau Giảm thiểu những gian lận và sai sót (nếu có) xảy ra

- Giúp đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: thông tin được kiểm tra thông qua rất nhiều khâu, từ khâu ghi chép đến việc ghi chép vào sổ sách, báo cáo Đối với chứng từ doanh nghiệp phát hành, giá trị thông tin được kiểm tra bởi rất nhiều người: người lập chứng từ, người phụ trách có liên quan như: kế toán trưởng, giám đốc doanh nghiệp…thông của của chứng từ chỉ có giá trị khi đầy đủ chữ kí của các bên có liên quan

- Đảm bảo sử dụng hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra: Ban giám đốc là người chịun trách nhiệm đề ra các qui định, tiêu chuẩn nhằm sử dụng hiệu quả và tiết kiệm các nguồn lực bên trong doanh nghiệp, đồng thời triển khai các thủ tục kiểm soát nhằm giám sát các hoạt động để đạt được mục tiêu mong muốn của doanh nghiệp Nhân viên kiểm soát đánh giá việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực thông qua: sử dụng cơ sở vật chất, nhà xưởng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, năng suất công việc, chi phí sử dụng nguyên vật liệu, vấn đề sử dụng nguồn nhân lực của tổ chức…Thông qua các hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp, các kiểm soát viên hỗ trợ ban giám đốc giám sát các hoạt động nhằm giảm thiểu các gian lận, sai sót giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra

- Ngoài ra, hệ thống kiểm soát hoạt động hiệu quả cũng tạo niềm tin cho các nhà đầu tư, các cổ đông của công ty Trong nền kinh tế thị trường, các nhà đầu tư luôn mong muốn nguồn vốn đầu tư của mình được an toàn và sinh lợi nhuận cao Thông qua việc đánh giá hệ thống kiểm soát, các nhà đầu tư có thể đánh giá được phần nào mức

độ an toàn của các khoản đầu tư

2.1.3 Nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát

Để thiết kế hệ thống kiểm soát vận hành có hiệu quả cao, cần nghiên cứu, phân tích kỹ lưỡng các nhân tố ảnh hưởng đến nó Một hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp bất kỳ

chịu ảnh hưởng cuả các

nhân tố chủ yếu sau:

Thứ nhất, môi trường

kinh doanh và hình thức pháp lý của doanh nghiệp Câu hỏi đầu tiên cần được trả lời là doanh

nghiệp kinh doanh trong

môi trường nào? Ngày nay

thường đề cập đến:

- Cơ chế kế hoạch hoá tập trung

- Cơ chế kinh tế thị trường

Nước ta đang xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Vấn đề nằm ở chỗ, mặc dù đã khoảng hai chục năm song cho đến nay chúng ta mới đang hình thành dần dần nền kinh tế thị trường Môi trường kinh doanh nước ta ngày nay là môi trường mang tính “đan xen”: trong tổ chức điều hành kinh tế vĩ mô vừa ẩn chứa cách tư duy và chính sách mang tính “kế hoạch hoá tập trung” nhưng cũng vừa xuất hiện các nhân tố mang tính thị trường

Môi trường kinh doanh kiểu “vừa kế hoạch hoá tập trung, vừa thị trường” này đã, đang và sẽ còn chi phối hoạt động kinh doanh, hoạt động quản trị kinh doanh và hoạt động kiểm soát của mọi doanh nghiệp nước ta

Tổ chức hệ thống kiểm soát phải thích ứng với đặc trưng này của môi trường

- Trong nền kinh tế thị trường, mọi quyết sách kinh doanh là quyền hiển nhiên của doanh nghiệp: chủ doanh nghiệp bỏ tiền ra, quyết định mọi vấn đề liên quan đến kinh doanh và nhà nước không dính líu đến kinh doanh Vì thế hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường do doanh nghiệp và chỉ do doanh nghiệp tự thiết kế, thực hiện để phục vụ cho hoạt động quản trị kinh doanh của mình Hoạt động kiểm toán của nhà nước không nằm trong phạm trù này

- Trong môi trường kinh doanh nước ta: vẫn chưa tách bạch được giữa quản lý nhà nước và quản trị kinh doanh nên nhiều quyết định kinh doanh vẫn được quyết định bởi các cơ quan nhà nước; đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhà nước Dù doanh nghiệp nhà nước hoạt động từ nhiều chục năm qua song cho đến nay vẫn chưa bao giờ làm sáng tỏ được quyết sách nào thuộc hoạt động kinh doanh, quyết sách nào thuộc chủ sở hữu? Và khi nào thì nhà nước đóng vai chủ sở hữu, khi nào thì nhà nước đóng vai trò quản

lý nhà nước đối với cả nền kinh tế chứ không phải chỉ là doanh nghiệp nhà nước

Môi trường kinh doanh này chi phối rất lớn đến tổ chức hoạt động kinh doanh, quản trị kinh doanh và hoạt động kiểm soát ở từng loại hình doanh nghiệp nước ta:

- Với các doanh nghiệp không phải doanh nghiệp nhà nước việc tổ chức hoạt động kiểm soát do doanh nghiệp chủ động tiến hành độc lập, phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản trị của mình

- Trong các doanh nghiệp nhà nước, việc tổ chức tiến hành hoạt động kiểm soát còn phụ thuộc vào nhân tố “nhà nước” – các qui định của các cơ quan quản lý nhà nước Mặt khác, nhiều doanh nghiệp nhà nước quen thói “hoạt động theo qui định, theo lệnh của cấp trên” nên cũng như nhiều hoạt động quản trị khác, việc tổ chức hoạt động kiểm soát chỉ mang tính hình thức

Các nhân tố thuộc môi trường kinh doanh thay đổi tác động trực tiếp đến

cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, trong đó có hệ thống kiểm soát Cạnh tranh mang tính khu vực và toàn cầu buộc các doanh nghiệp phải tìm kiếm mô hình tổ chức sao cho tiết kiệm nhất lao động kiểm soát, góp phần giảm chi phí kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp

Sự biến động ngày càng dữ dội của môi trường kinh doanh và thị trường

đã dẫn đến các kiểu cơ cấu tổ chức truyền thống ngày càng tỏ ra khó phù hợp Đòi hỏi cần có cách tư duy mới về cơ cấu tổ chức bộ máy quả trị nói chung và mô hình kiểm

soát nói riêng thích hợp

Thứ hai, mô hình quản

trị doanh nghiệp

Mô hình quản trị doanh nghiệp tác động

trực tiếp đến xây dựng hệ

thống kiểm soát của doanh nghiệp Có thể khẳng định: mô hình quản trị nào thì cần mô hình hệ thống kiểm soát tương ứng như thế ấy

Ở nước ta hiện nay, cần nghiên cứu hai loại mô hình quản trị:

- Mô hình quản trị kiểu truyền thống: ở mô hình này người ta vẫn bám chắc vào giả định tuyệt đối hoá ưu điểm của chuyên môn hoá và vì thế phổ biến các doanh nghiệp vẫn tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng với cách tổ chức chuyên môn hoá cao nhất Theo đó, các bộ phận của doanh nghiệp được tổ chức theo kiểu bao gồm hai nhóm bộ phận là các bộ phận - chức năng chuyên môn hoá quản trị như kế hoạch, tài chính, kế toán, thống kê,… và các bộ phận trực tuyến như

bộ phận sản xuất A, bộ phận sản xuất B,… Theo cách thức tổ chức này, hệ thống kiểm soát cũng phải tổ chức để kiểm soát từng bộ phận

đã được chuyên môn hoá Do đó, người ta thiết kế các bộ phận kiểm soát từng hoạt động quản trị đã được tổ chức theo kiểu chuyên môn hoá như kế hoạch, tài chính, kế toán, thống kê,… và tổ chức kiểm soát từng bộ phận sản xuất kinh doanh như bộ phận sản xuất A, bộ phận sản xuất B,…

- Với mô hình quản trị hiện đại – mô hình quản trị lấy tính thống nhất của quá trình làm cơ sở tổ chức mọi hoạt động quản trị thì tổ chức hoạt động kiểm soát cũng phù hợp với nguyên lý đó, tức kiểm soát quá trình

Thứ ba, qui mô và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có qui

hơn so với các doanh

nghiệp có qui mô nhỏ

Các doanh nghiệp có qui

mô rất nhỏ sẽ có cơ cấu

kiểm soát rất đơn giản theo kiểu trực tuyến (trực tuyến - tư vấn)

Cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp bao gồm các cấp, các bộ phận được xây dựng theo các nguyên tắc nhất định, sự phân bố về không gian và thiết lập các mối quan hệ kĩ thuật – sản xuất giữa chúng với nhau Cơ cấu này ảnh hưởng trực tiếp và là cơ sở để xây dựng cơ cấu kiểm soát

Nếu doanh nghiệp phân bố ở một nơi cơ cấu kiểm soát sẽ gọn, nhẹ; khi phải bố trí trên địa bàn rộng cơ cấu sẽ rất phức tạp, cồng kềnh

Thứ tư, trình độ đội ngũ các nhà quản trị

Vấn đề đầu tiên là nhận thức của các nhà quản trị cao cấp Nếu các nhà quản trị cao cấp nhận thức được vai trò của công cụ kiểm soát, họ sẽ coi tổ chức triển khai hoạt động này là đương nhiên; nếu ngược lại, họ không quan tâm triển khai kiểm soát hoặc chỉ tổ chức kiểm soát theo kiểu chiếu lệ

Đội ngũ các nhà quản trị có trình độ quản trị cao sẽ giải quyết tốt các nhiệm vụ kiểm soát với năng suất cao nên đòi hỏi ít nơi làm việc kiểm soát hơn và ngược lại Khi đã có ít người thì số mối quan hệ sẽ ít, làm giảm khối lượng công việc phối hợp giữa họ

Các nhà quản trị được đào tạo theo hướng có kiến thức chuyên môn hoá sâu hay vạn năng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức tổ chức quản trị và kiểm soát ở các cấp, các bộ phận Các nhà quản trị có trình độ cao sẽ có khả năng sử dụng các mô hình, công cụ hiện đại, phức tạp để đánh giá, phân tích

và rút ra các kết luận chính xác; nếu ngược lại, sẽ chỉ có thể sử dụng các mô hình, công cụ đơn giản hơn và do đó các đánh giá, phân tích với độ chính xác kém hơn

Thứ năm, trang thiết bị quản trị

Trang thiết bị quản trị giúp các nhà quản trị nâng cao năng suất lao động cũng như chất lượng công việc nên ảnh hưởng trực tiếp đến hệ thống kiểm soát Công nghệ tin học càng phát triển sẽ ngày càng tác động mạnh mẽ đến khả năng thu thập và xử lý thông tin thống nhất trong toàn bộ hệ thống quản trị và kiểm soát nên làm thay đổi kiểm soát theo hướng đơn giản hơn

Phát triển sử dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát và quản trị cần trình độ sử dụng tương ứng của các nhà quản trị trong doanh nghiệp

2.2 Thành phần hệ thống kiểm soát

2.2.1 Môi trường kiểm soát

Là những yếu tố của công ty ảnh hưởng đến

hoạt động của hệ thống

kiểm soát và là các yếu tố

tạo ra môi trường mà trong

đó toàn bộ thành viên của

công ty nhận thức được

tầm quan trọng của hệ

thống kiểm soát Do đó,

môi trường kiểm soát phản

ánh sắc thái chung của

một đơn vị, chi phối ý

thức của mọi thành viên

trong đơn vị và là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của

hệ thống kiểm soát nội bộ Đánh giá môi trường kiểm soát cần chú ý những nhân tố:

Tính trung thực và giá trị đạo đức

Hệ thống kiểm soát hoạt động có hoạt động hiệu quả hay không phụ thuộc trực tiếp vào tính trung thực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm soát Tính trung thực và giá trị đạo đức và giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của kiểm soát Thái độ và sự quan tâm đúng mức của nhà quản trị đến hoạt động kiểm soát thì nhân viên cũng sẽ nỗ lực hết mình nhằm đạt được các mục tiêu chung của kiểm soát Do đó, đơn vị phải xây dựng được các chuẩn mực, quy định về đạo đức của các nhân viên và những người quản lý phải làm gương trong việc thực hiện các quy định đó Tuy nhiên để nhân viên trong công ty tuân thủ các quy định thì tổ chức cũng phải loại trừ cũng như giảm thiểu những áp lực và cơ hội dẫn đến những hành vi thiếu trung thực của nhân viên trong tổ chức

Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó quyền hạn và trách nhiệm của những thành viên trong tổ chức được xác định Một cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát phát huy được

tác dụng Ngược lại, một cơ cấu tổ chức quá phức tạp hoặc không rõ ràng có thể nảy sinh nhiều vấn đề nghiêm trọng

Do đó, để thiết lập cơ cấu tổ chức thích hợp thì tổ chức cần phải chú ý đến một số nội dung như:

- Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động

- Xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp

Phân định quyền hạn và trách nhiệm

Là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan Việc phân định quyền hạn bằng văn bản cụ thể có thể

sẽ giúp công việc được tiến hành dễ dàng, trôi chảy hơn và các thủ tục kiểm soát sẽ phát huy tác dụng Ngược lại, nếu việc phân định quyền hạn và trách nhiệm không rõ ràng sẽ phát sinh hiện tượng cùng một nhiệm vụ nhưng được thực hiện chồng chéo ở các phòng ban khác nhau hay thậm chí trong cùng bộ phận Do vậy, công việc sẽ ách tắc, thủ tục kiểm soát vô hiệu và tiêu cực có điều kiện nảy sinh

Chính sách về nguồn lực

Là mong muốn của tổ chức đối với các nhân viên Chính sách này biểu hiện thông qua việc tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật Các chính sách có ảnh hưởng rất lớn đến hành vì đạo đức và năng lực của nhân viên vì

nó có tác dụng khuyến khích (hay làm suy giảm) cả về tinh thần và vật chất của người lao động Chính sách nhân sự đúng đắn, thích hợp góp phần tạo ra đội ngũ nhân viên giỏi, có năng lực, có đạo đức và như vậy góp phần giảm bớt những yếu kém của môi trường kiểm soát và các thủ tục kiểm soát Ngược lại, không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ với đội ngũ nhân viên yếu kém về năng lực và đạo đức nghề nghiệp

Các yếu tố khác

Ngoài các nhân tố trên, môi trường kiểm soát còn chịu sự tác động của các yếu tố bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan quản lý nhà nước, các điều kiện kinh tế xã hội tiến bộ kỹ thuật Các nhân tố này sẽ tác động lên thái độ của nhà quản trị trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát

Như vậy, môi trường kiểm soát là nền tảng cơ bản của hệ thống kiểm soát Các thủ tục kiểm soát sẽ không đạt được mục tiêu hay chỉ là hình thức trong môi trường kiểm soát yếu kém, hoặc ngược lại, một môi trường kiểm soát tốt sẽ hạn chế một phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát

2.2.2 Đánh giá rủi ro

Đây là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan có ảnh hưởng đến

hoạt động của doanh nghiệp Để có thể

nhận dạng và quản trị được rủi ro các

nhà quản trị cần:

- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, trên cơ sở xác định các mục tiêu đã được xác định nhà quản trị

Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố phát sinh rủi ro có thể là: sự đổi mới kỹ thuật, sự đổi mới sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, như cầu khách hàng thay đổi, thay đổi chính sách của Nhà nước…Trong phạm

vi từng hoạt động như bán hàng, mua hàng…rủi ro có thể phát sinh và

có thể tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền đến toàn bộ đơn vị Thông thường rủi ro liên quan đến từng bộ phận xuất phát từ các chính sách của đơn vị Do vậy để nhận dạng rủi ro, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau như: sử dụng các phương pháp dự báo, phân tích các dữ liệu liên quan hay thường xuyên rà soát các hoạt động

- Phân tích và đánh giá rủi ro: do rủi ro rất khó định lượng nên việc phân tích và đánh giá rủi ro thường khá phức tạp Tuy nhiên, quy trình

để phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm các bước sau:

 Ước lượng thiệt hại có thể xảy ra: thiệt hại càng lớn thì rủi ro càng nghiêm trọng

 Xem xét khả năng xảy ra rủi ro: xác suất xảy ra thiệt hại càng lớn thì rủi ro càng xảy ra thường xuyên hơn và số tiền thiệt hại sẽ lớn

Số tiền thiệt hại lớn nhưng xác suất xảy ra nhỏ có thể không quan trọng bằng một rủi ro khác có thiệt hại nhỏ hơn nhưng xác suất xảy

ra lại cao hơn nhiều

 Biện pháp phòng ngừa: trên cơ sở phân tích và đánh giá rủi ro, nhà quản trị cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát để có thể giảm thiểu

thiệt hại do rủi ro gây ra Phòng ngừa và bảo vệ là những hoạt động cần có trong một hệ thống kiểm soát

2.2.3 Hoạt động kiểm soát

Đây là những chính sách và thủ tục được thực hiện các hoạt

động cần thiết để giảm thiểu rủi

ro của các nhà quản trị được

thực hiện Các hoạt động kiểm

soát được thiết kế phụ thuộc

vào tính chất đặc thù của hoạt

động kinh doanh và cơ cấu tổ

chức Các yếu tố của hoạt động

kiểm soát:

Phân chia trách nhiệm:

nhằm giảm bớt cơ hội cho bất

cứ ai ở những vị trí dễ xảy ra

sai sót hay có cơ hội để thực

hiện hành vi gian lận Yêu cầu của hoạt động kiểm soát là không một bộ phận hay cá nhân nào được thực hiện các công việc từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc; không một cá nhân nào được thực hiện hơn một trong những chức năng: phê duyệt, ghi chép và bảo vệ tài sản Công việc của nhân viên này, bộ phận này được kiểm soát độc lập bởi nhân viên khác và bộ phận khác Ngoài

ra, trong từng nghiệp vụ cũng có thể có những yêu cầu khác về phân chia trách nhiệm nhằm hạn chế gian lận và sai sót Tuy nhiên, việc phân chia trách nhiệm cũng có thể bị vô hiệu hóa do các nhân viên thông đồng với nhau Do vậy, nhà quản trị cần phải thường xuyên xem xét đánh giá, rà soát lại hoạt động kiểm soát trong từng khâu, trong quy trình nghiệp vụ và các mối quan

hệ giữa các nhân viên thi hành nhiệm vụ

Ủy quyền: tất cả các nghiệp vụ phải được ủy quyền cho một người chịu

trách nhiệm Nhà quản trị nên đưa ra những quy định về quyền hạn và trách nhiệm khi phê duyệt mỗi loại nghiệp vụ cho từng nhân viên Có hai mức độ

ủy quyền:

- Ủy quyền chung: liên quan đến việc đưa ra chính sách, những người cấp dưới được phép xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn

- Ủy quyền cụ thể: liên quan đến việc xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp

vụ, thông thường là các nghiệp vụ có số tiền lớn và quan trọng

Sự phân quyền cho các cấp thi hành và xác định rõ thẩm quyền phê duyệt của từng người, xuất phát từ nguyên nhân là các nhà quản trị không thể và không nên trực tiếp quyết định tất cả các vấn đề của đơn vị Sự phân quyền hợp lý sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành trôi chảy, ngoài ra còn giúp cho nhà quản trị có thể kiểm soát và hạn chế sự tùy tiện trong quá trình tiến hành công việc

Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin: Bảo vệ tài sản và thông tin nhằm

ngăn chặn tình trạng mất mát, sử dụng lãng phí, tham ô tài sản hay mất mát, rủi ro thông tin ra bên ngoài Tài sản vật chất và thông tin được bảo vệ thông qua quy trình sau:

- Kiểm soát vật chất đối với tài sản và thông tin: bảo quản tài sản vật chất được thể hiện qua việc xây dựng và bố trí kho tàng, hệ thống chống trộm, định kỳ tổ chức tốt công tác kiểm tra, bảo trì, sử chữa Bảo quản thồng tin được thực hiện thông qua việc bố trí phòng máy tính xử lý thông tin, tránh nguy cơ cháy, nổ, ban hành quy định về sao chép thông tin

- Bảo quản chứng từ, sổ sách: chứng từ sổ sách cần phải được phân loại và sắp xếp hợp lý để đến khi cần có thể tìm kiếm được nhanh chóng và thuận lợi Ngoài ra, cần phải lưu trữ ở những nơi an toàn

đề phòng mất trộm hay cháy nổ

Kiểm tra độc lập: mặc dù khi phân công đã tạo ra cơ chế tự kiểm soát lẫn

nhau, tuy nhiên kiểm soát độc lập vẫn tồn tại nhằm hạn chế những sai sót so một số nguyên nhân như: nhân viên thiếu năng lực, nhân viên cấu kết với nhau trục lợi cho riêng mình và gây hại cho công ty, sự cẩu thả và làm việc thiếu trách nhiệm của nhân viên…

Rà soát: đây là việc phân tích và so sánh cùng một số liệu từ hai nguồn

khác nhau Thủ tục rà soát này giúp mau chóng phát hiện những biến động bất thường hay những gian lận để từ đó có thể kịp thời ứng phó

2.2.4 Hệ thống thông tin và truyền

thông

Để thực hiện trách nhiệm của mình thì mọi bộ phận và cá nhân trong doanh

nghiệp đều cần phải có thông tin Do

đó, hệ thống thông tin và truyền thông

nhằm đảm bảo cho các thông tin liên

quan được xác định, được nắm bắt và

được truyền thông một cách kịp thời và chính xác nhằm cho phép mọi bộ phận và nhân viên có thể thi hành các công việc của họ một cách có hiệu quả Chất lượng hệ thống được xem là tốt nếu các nội dung sau được bảo đảm:

- Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền

- Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định

- Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy ban hay một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp

- Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền

- Doanh nghiệp đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa và/ hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu

2.2.5 Giám sát

Giám sát là hoạt động kiểm tra, ghi nhận và

trong quá trình hoạt động được thực hiện bởi các nhân viên và nhà quản trị nhằm phát hiện ra các biến động bất thường

Giám sát định kỳ: được thực hiện bộ phận kiểm soát, bộ phận kiểm soát

từ bên ngoài Nhiệm vụ của bộ phận kiểm soát gồm:

- Rà soát lại các cơ chế kiểm soát đang áp dụng để giám sát hoạt động của hệ thống kiểm soát và tham gia vào quá trình hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả về mặt hoạt động và điều hành

- Kiểm tra tính hợp lý và độ tin cậy của các thông tin

- Kiểm tra tính tuân thủ luật pháp và các quy định của doanh nghiệp đối với mọi bộ phận và nhân viên

- Kiểm tra việc thực thi tính tiết kiệm, tính hiệu quả của các hoạt động, cũng như phát hiện những sơ hở yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản

2.3 Cơ chế kiểm soát

2.3.1 Khái niệm

Từ "cơ chế" được dùng rộng rãi trong

lĩnh vực quản lý từ

khoảng cuối những

năm 1970, khi chúng

ta bắt đầu chú ý

nghiên cứu về quản lý

và cải tiến quản lý

kinh tế, với nghĩa như

là những qui định về

quản lý Cách hiểu

đơn giản này dẫn tới

cách hiểu tách rời cơ

chế với con người như

nêu trên

Như vậy, cơ chế kiểm soát có thể hiểu là cách thức vận hành của hệ thống kiểm soát trong mối quan hệ với các phân hệ quản trị khác nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng kiểm soát với kết quả và hiệu quả cao Theo quan niệm này, nếu hiểu theo nghĩa rộng cơ chế kiểm soát đề cập đến thiết chế vận hành hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp bao gồm:

- Qui định về mối quan hệ giữa các bộ phận bên trong hệ thống kiểm soát

- Qui định về mối quan hệ giữa hệ thống kiểm soát với các hệ thống khác của doanh nghiệp

Nếu hiểu theo nghĩa hẹp, cơ chế kiểm soát chỉ bao gồm cách thức vận hành của chính các bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp

2.3.2 Sự cần thiết thiết kế cơ chế kiểm soát

Một tổ chức hay bộ phận tổ chức bất kỳ nếu muốn vận hành có hiệu quả đều phải thiết kế mối quan hệ hoạt động đảm bảo sự ăn khớp, nhịp nhàng Hệ thống kiểm soát cũng vậy, nếu xây dựng nên các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát rồi mà không qui định các nguyên tắc cần thiết để vận hành hệ thống đó, chắc chắn hệ thống kiểm soát hoặc hoạt động hỗn loạn, hoặc không

có hiệu quả

Có thể thấy, sự cần thiết phải xây dựng thiết chế kiểm soát Và sự cần thiết này, có thể nhìn thấy ở hoạt động kiểm soát tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nước Các doanh nghiệp này chưa bao giờ không tổ chức hoạt động kiểm soát, vẫn có đủ cả, chỉ có điều hoạt động kiểm soát ở những doanh nghiệp này hầu như không đem lại kết quả như mong muốn Vì sao vậy? Vì nhiều nguyên nhân song nhiều nhà nghiên cứu đều đồng tình cho rằng nguyên nhân gốc rễ, sâu xa chính là do chưa tạo ra cơ chế kiểm soát đúng nghĩa

Nói cách khác, dù bạn có tổ chức hoạt động kiểm soát song nếu thiếu cơ chế hữu hiệu thì kết quả cũng là con số không mà thôi

2.3.3 Thiết chế trong hệ thống kiểm soát

Như đã đề cập ở trên, hiểu theo nghĩa hẹp thì cơ chế kiểm soát là cơ chế hoạt động bên trong hệ thống kiểm soát Đó chính là các thủ tục được xác lập nhằm kịp thời phát hiện, ngăn chặn hoặc giảm thiểu sự sai lệch so với mục tiêu đã xác định

Khi các thủ tục này được vận hành một cách hữu hiệu (thông qua việc thực hiện một cách nghiêm ngặt các quy chế quản lý) thì các rủi ro của doanh nghiệp cũng sẽ được ngăn chặn hoặc phát hiện một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời Thông thường, cần đề cập đến một số thủ tục kiểm soát căn bản như: phê duyệt, định dạng trước, báo cáo bất thường, bảo vệ tài sản, bất kiêm nhiệm, sử dụng chỉ tiêu, đối chiếu, kiểm tra và theo dõi

2.3.1 Thủ tục phê duyệt

Phê duyệt cho phép một nghiệp vụ được phát sinh

Phê duyệt cho phép tiếp cận

hay sử dụng tài sản, thông

tin, tài liệu của doanh

nghiệp Vì phê duyệt cho

phép tiếp cận hay sử dụng

tài sản, thông tin nên việc

phê duyệt phải phù hợp với

quy chế và chính sách của

doanh nghiệp Phê duyệt

cũng có nghĩa là ra quyết định cho phép “ai” được làm một cái gì đó hay chấp nhận cho một cái gì đó xảy ra, do vậy người phê duyệt phải đúng thẩm quyền

Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định:

- Quy định về cấp phê duyệt

- Quy định về cơ sở của phê duyệt

- Quy định về dấu hiệu của phê duyệt

- Quy định về cấp ủy quyền

Đối với thủ tục này cần lưu ý:

 Phê duyệt phải chú trọng về nội dung hơn là hình thức (chữ ký, con dấu); nếu không, cơ chế kiểm soát sẽ không được xác lập, và do đó việc kiểm soát cũng không được thực hiện

 Phê duyệt phải là tránh chồng chéo, tránh làm tăng phiền phức, mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ công việc

 Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách

rõ ràng

2.3.2 Thủ tục định dạng trước

Định dạng trước là hành động mô tả trước “cái sẽ phải hình thành” trong tương lai Chức năng định hướng là chức năng đầu tiên đảm bảo tính đi đúng hướng của doanh nghiệp cũng như mọi bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp

Để kiểm soát có kết quả cần có thủ tục định dạng trước Như thế, thủ tục định dạng trước bao gồm các thiết chế qui định về tính pháp lý của các định mức, các bản chiến lược, kế hoạch,… liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Thủ tục định dạng trước là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp

áp dụng rộng rãi chương trình máy tính vào công tác quản lý Sở dĩ như vậy

là vì máy tính sẽ không cho phép bất kỳ nghiệp vụ nào được xử lý nếu các yêu cầu không được tuân thủ Nhược điểm của thủ tục này là nếu có sai sót thì sẽ có sai sót hàng loạt Vậy, vấn đề là ở chỗ cần qui định rõ ràng ai được phép thay đổi các định dạng này

2.3.3 Thủ tục báo cáo bất thường

Ngoài các báo cáo phục vụ cho kiểm soát định kỳ, rất cần các bộ phận có liên quan phải báo cáo trong trường hợp bất thường Vấn đề là cần có thủ tục qui định thế nào là bất thường? Nếu không có các thủ tục này việc báo cáo bất thường sẽ bị hỗn loạn: khi cần phải báo cáo thì không thực hiện, khi chưa đến mức thì lại báo cáo

Theo thủ tục qui định cụ thể, tất cả các cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp phải có trách nhiệm báo cáo khi rơi vào các trường hợp bất thường về các vấn đề bất hợp lý mà họ phát hiện ra ở mọi nơi và mọi lúc, ở cả trong và ngoài bộ phận của mình, trong và ngoài doanh nghiệp

Qui định các trường hợp “bất thường” cụ thể như các nghiệp vụ không theo đúng quy trình/quy định, các nghiệp vụ ngoại lệ, những bất hợp lý, những vấn đề chưa từng xảy ra, đã xảy ra nhưng lại có sự ảnh hưởng lớn, có thay đổi trong dữ liệu, hệ thống,… Các qui định còn liên quan đến: phải báo cáo ngay khi phát hiện ra hay báo cáo sau nhưng phải kịp lúc, phải báo cáo cho người có trách nhiệm và đúng thẩm quyền để xem xét và có hướng xử lý từng trường hợp, các báo cáo này có thể do máy tính thực hiện hay do con người thực hiện

Doanh nghiệp cần xem những báo cáo bất thường là những đóng góp có giá trị và cần có chính sách thưởng, nâng lương và nâng bậc,… cho các cá nhân và bộ phận có những báo cáo bất thường kịp lúc Những báo cáo bất

thường có giá trị cũng được đánh giá cao như sáng kiến sáng tạo của doanh nghiệp Những vấn đề cần lưu ý khi qui định các thủ tục:

 Báo cáo kịp thời

 Cụ thể hoá thế nào là bất thường, bất hợp lý hay đáng lưu ý

 Quy định cụ thể người có trách nhiệm xử lý các trường hợp bất thường

 Người xem xét các báo cáo phải tương đối độc lập

2.3.4 Thủ tục bảo vệ tài sản

Thủ tục bảo vệ tài sản là tập hợp tất cả các thiết chế qui định hoạt động của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tài sản bị: mất mát, lãng phí, lạm dụng,

hư hỏng hoặc bị phá hoại

Những thủ tục này liên quan đến:

 Hạn chế tiếp cận tài sản: hệ thống kho bãi, password máy tính,…

 Bảo vệ, thủ tục ra vào doanh nghiệp

 Sử dụng các thiết bị quan sát: camera, máy kiểm tiền giả, thẻ security

 Kiểm kê tài sản

 Bảo quản tài sản đúng tiêu chuẩn,…

2.3.5 Thủ tục sử dụng chỉ tiêu

Thủ tục sử dụng chỉ tiêu là

- Mục tiêu

- Các chỉ tiêu: lượng hoá tất cả những mục tiêu thành các chỉ tiêu cụ thể

mà doanh nghiệp đặt ra cho các cá nhân và bộ phận thành,… và sau

đó sẽ kiểm soát theo các chỉ tiêu này Các chỉ tiêu có thể bao gồm các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu phi tài chính

Khi thiết lập các chỉ tiêu cần đảm bảo các yêu cầu:

- Chỉ tiêu phải có tính khả thi

 Hệ thống chỉ tiêu phải nhất quán và được tính toán định kỳ để báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu với các bộ phận có thẩm quyền

 Chỉ rõ ai là người chịu trách nhiệm khi không đạt các chỉ tiêu

 Đảm bảo tính độc lập của người theo dõi các chỉ tiêu

 Định kỳ theo dõi, so sánh, tìm sự sai lệch cũng như nguyên nhân để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời

2.3.6 Thủ tục bất kiêm nhiệm

Thủ tục bất kiêm nhiệm nhằm đảm bảo chống gian lận có thể phát sinh trong hoạt động kiểm soát nói riêng và trong toàn bộ hoạt động quản trị doanh nghiệp nói chung Muốn vậy, phải có thiết chế qui định sự tách biệt giữa 4 hoạt động:

2.3.7 Thủ tục đối chiếu

Các số liệu thực tế hoặc kế hoạch, định mức liên quan đến nhiều cá nhân,

bộ phận trong doanh nghiệp Trong nhiều trường hợp số liệu phát sinh ở các

bộ phận khác nhau về cùng một nghiệp vụ nhưng chưa chắc đã trùng nhau

Vì thế cần có thiết chế qui định thủ tục đối chiếu tổng hợp giữa các cá nhân, các phòng ban bộ phận khác nhau về cùng một nghiệp vụ nhằm giúp phát hiện và ngăn ngừa các gian lận sai sót trong ghi chép hay xử lý nghiệp vụ