Báo cáo thực tập tại trung tâm thư viện đại học kinh tế quốc dân

Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; Xây dựng hệthống tra cứu thích hợp; Thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thôngtin tự động hoá; xây dựng các cơ sở dữ liệ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA: TIN HỌC KINH TẾ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP

“

Đơn vị thực tập:

TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN – TRƯỜNG ĐẠI HỌC

KINH TẾ QUỐC DÂN”

Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Văn Thư

Cán bộ hướng dẫn: Giám đốc Ths Đào Thiện Quốc

Họ và tên: Nguyễn Thùy Trang

Mã sinh viên: CQ534157

Lớp: Tin học kinh tế 53B

Hà Nội: 05/02/2015

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 3

1 Lịch sử hình thành và phát triển: 3

2 Cơ cấu tổ chức: 3

2.1 Giám đốc: 4

2.2 Phó Giám đốc: 4

2.3 Phòng hành chính: 4

2.4 Phòng công nghệ thông tin: 4

2.5 Phòng nghiệp vụ xử lý thông tin: 5

2.6 Phòng khai thác dịch vụ thông tin: 5

3 Chức năng và nhiệm vụ: 6

4 Quản lý nguồn tài liệu truyền thống: 7

4.1 Phòng đọc tự chọn sách Tiếng Việt ( dành cho sinh viên): 7

4.2 Phòng đọc tự chọn cho Giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học: 7

4.3 Phòng mượn sách Tiếng Việt: 8

4.4 Phòng đọc báo và tạp chí: 8

4.5 Phòng đọc tự chọn Luận án và luận văn: 8

4.6 Phòng đọc tự chọn sách ngoại văn: 8

5 Quản lý tài liệu điện tử: 8

6 Các hoạt động sử dụng cơ sở dữ liệu sách tại trung tâm thư viện 9

6.1 Khai thác nguồn lực thông tin qua các tài liệu truyền thống: 9

6.2 Khai thác các thông tin qua tài liệu điện tử: 10

6.3 Hoạt động quản lý sách: 11

PHẦN II: NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 12

1 Tính cấp thiết của đề tài: 12

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 13

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: 13

4 Phương pháp thu thập dữ liệu: 14

5 Phương pháp nghiên cứu: 14

6 Phương pháp quản lý bằng mã vạch: 15

7 Hệ thống chức năng chính của phần mềm: 18

7.1 Phân hệ biên mục: 18

7.2 Phân hệ ấn phẩm định kỳ: 18

7.3 Phân hệ mượn trả: 18

7.4 Tra cứu tìm kiếm tài liệu đối với bạn đọc: 19

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG

ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

1 Lịch sử hình thành và phát triển:

Ngay từ khi thành lập trường 1956, Thư viện đã là một trong những đơn vị củatrường được thành lập đầu tiên Liên tục, cùng sự phát triển của trường, năm 1986 Thưviện đã được nâng tầm phát triển lên thành Trung tâm Thông tin - Thư viện Hiện nayTrung tâm có hàng trăm ngàn đầu sách cả Việt văn và ngoại văn, có hệ thống máy tínhdành cho quản lý, xử lý nghiệp vụ và tra cứu tìm tin Trung tâm Thông tin - Thư việnhiện đang áp dụng quản trị Thư viện bằng phần mềm tích hợp hiện đại, xử lý hoàn toàntrên nền Web Mục tiêu hướng tới của Trung tâm là đẩy mạnh xây dựng những cơ sở

dữ liệu số, tiến tới xây dựng Thư viện số nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển của trường

là trường định hướng nghiên cứu, đồng thời cũng đáp ứng yêu cầu ngày càng cao củabạn đọc

Phụ trách chung toàn bộ các hoạt động của Trung tâm;

Phụ trách trực tiếp: Công tác nhân sự, Quan hệ hợp tác, Phòng công nghệthông tin, Phòng hành chính, Hoạch định chiến lược phát triển trung tâm.Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu Trưởng phân công

tin

Phòng công nghệ thông tin

Phụ trách trực tiếp: Phòng xử lý thông tin dữ liệu, Công tác kỷ luật laođộng, Công tác phong trào, thi đua khen thưởng, Thực hiện các nhiệm vụkhác do Giám đốc phân công.

2.3 Phòng hành chính:

 Chức năng: Giúp Giám đốc quản lý các công việc hành chính trong trung tâm

 Nhiệm vụ:

Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị của trung tâm

Quản lý công tác văn thư

Quản lý công tác tài chính

Quản lý, tổ chức và khai thác các dịch vụ có thu

Quản lý người dùng tin

Quản lý công tác an ninh trật tự, an toàn cháy nổ

Quản lý, khai thác và tổ chức các sự kiện

Thực hiện các công việc khác do giám đốc phân công

2.4 Phòng công nghệ thông tin:

 Chức năng: Nghiên cứu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào việc Quảntrị thư viện hiện đại

Nghiên cứu, triển khai các phần mềm ứng dụng khác phục vụ cho việcquản trị Thư viện.

Quản trịWebsite của trung tâm

Thực hiện các công việc khác do Giám đốc trung tâm phân công

2.5 Phòng nghiệp vụ xử lý thông tin:

 Chức năng: khai thác, thu thập và xử lý mọi nguồn tài liệu

Xử lý kỹ thuật, biên mục các nguồn tài liệu

Phân chia bổ sung tài liệu về các kho phục vụ

Xuất bản các danh mục giới thiệu ấn phẩm mới

Thực hiện các công việc khác do giám đốc phân công

2.6 Phòng khai thác dịch vụ thông tin:

 Chức năng: Tổ chức phục vụ người dùng tin, nhằm khai thác tối đa nguồn lựcthông tin của Thư viện

 Nhiệm vụ:

Quản lý, tổ chức, sắp xếp các kho tài liệu ( Kho kín, kho mở, phòng báo,tạp chí sinh viên, phòng đọc dành cho giáo viên, NCS, Phòng luận án,luận văn, kho lưu…)

Quản lý, tổ chức, sắp xếp các phòng đọc

Quản lý, tổ chức bộ máy tìm kiếm tài liệu

Quản lý chính sách bạn đọc ( dịch vụ không thu phí)

Tổ chức các lớp hướng dẫn, đào tạo người dùng tin

Thực hiện các công việc khác do giám đốc phân công.

3 Chức năng và nhiệm vụ:

 Chức năng: Trung tâm Thông tin Thư viện là đơn vị sự nghiệp có tư cách phápnhân, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý hoạt động thưviện của Trường, Trung tâm được thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệmtheo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng

 Nhiệm vụ:

Tham mưu giúp Hiệu trưởng xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt độngdài hạn và ngắn hạn của Trung tâm Thông tin Thư viện; Tổ chức điềuphối toàn bộ hệ thống thông tin Thư viện trong nhà trường

Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đápứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giaocông nghệ của nhà trường; Thu nhận các công trình nghiên cứu khoa học,luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, khoá luận của giảng viên, cán bộ, nghiêncứu sinh, học viên, sinh viên, các giáo trình, tài liệu tham khảo, các ấnphẩm biếu tặng và tài liệu trao đổi giữa các thư viện

Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; Xây dựng hệthống tra cứu thích hợp; Thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thôngtin tự động hoá; xây dựng các cơ sở dữ liệu; Biên soạn, xuất bản các ấnphẩm thông tin theo quy định của pháp luật

Tổ chức phục vụ, hướng dẫn bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệuquả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ Thông tin Thư viện thông quacác hình thức phục vụ của Trung tâm Thông tin Thư viện phù hợp vớiquy định của pháp luật và điều kiện cụ thể của nhà trường

Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và côngnghệ thông tin vào công tác thư viện

Xây dựng quy hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp

vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ của Trung tâm Thông tin Thư viện đểphát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu qủa công tác

Tổ chức, quản lý cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảoquản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản kháccủa Thư viện;

Tiến hành thanh lọc các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định của Bộ vănhoá, Thể thao và Du lịch

4 Quản lý nguồn tài liệu truyền thống:

Nguồn tài liệu truyền thống của trung tâm thông tin thư viện hiện nay chủ yếu làtài liệu giấy ( dưới dạng văn bản) Để đảm bảo quản lý tốt nguồn tài liệu truyền thốngdạng này, tài liệu khi được bổ sung về trung tâm thường được xử lý tập trung lạiphòng nghiệp vụ Công cụ hỗ trợ cho việc xử lý tài liệu gồm phần mềm Libol 6.0, quytắc mô tả tài liệu theo chuẩn quốc tế ISBD, phân hệ biên mục MARC 21, khung phânloại gồm 19 lớp dành cho các thư viện kho học tổng hợp do Thư viện quốc gia ViệtNam biên soạn

Quy trình xử lý tài liệu được thực hiện thông qua các khâu : Phân khổ tài liệu,đóng dấu, đăng ký cá biệt, vào sổ, phân kho, dán nhãn, sau đó xử lỹ hình thức và xử lýnội dung của tài liệu Việc xử lý tài liệu dựa trên quá trình biên mục sơ lược một sốthông tin liên quan đến tài liệu trong phân hệ bổ sung và quá trình biên mục chi tiếttrong phân hệ biên mục sau đó nhập vào cơ sở dữ liệu và tiến hành in phích tự động( hiện tại ở trung tâm hệ thống mục lục truyền thống vẫn được xây dựng và sử dụngsong song cùng với hệ thống mục lục máy) Tài liệu xử lý xong sẽ được phân về cáckho, phòng thuộc hệ thống phục vụ Công tác xử lý tài liệu tốt sẽ tạo điều kiện thuận

lợi cho việc khai thác sử dụng nguồn lực thông tin sau này của bạn đọc Hiện tại Trungtâm thư viện quản lý tài liệu thông qua hệ thống các kho và phòng phục vụ như sau:4.1 Phòng đọc tự chọn sách Tiếng Việt ( dành cho sinh viên):

Tài liệu trong kho được sắp xếp theo từng chuyên ngành Cụ thể tài liệu thườngđược phân theo các chuyên ngành như: Kinh tế chung, Khoa học kinh tế, quản lý kinh

tế, kế toán, kiểm toán, tài chính – ngân hàng, Chứng khoán, Đầu tư… để hỗ trợ bạn đọctrong quá trình tìm tin, tài liệu thuộc mỗi chuyên ngành thường được đánh số thứ tự( theo trình tự thời gian nhập kho) và dán nhã màu, mỗi màu tương ứng với một chuyênngành cụ thể, trên cơ sở đó bạn đọc chỉ cần đến khu vực chuyên ngành mà họ đangnghiên cứu là có thể định hướng và tìm được ngay tài liệu cần thiết đối với họ

4.2 Phòng đọc tự chọn cho Giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học:

Cách sắp xếp quản lý tài liệu ở phòng đọc này tương tự như phòng đọc tự chọnsách tiếng Việt dành cho sinh viên Tuy nhiên, do số lượng có hạn, đọc ít hơn nhiều sovới phòng đọc sinh viên nên số lượng bản cho mỗi đầu sách ở phòng đọc này cũng sẽ íthơn, cụ thể hơn mỗi đầu sách ở đây chỉ từ 1-2 bản, trong khi đó ở phòng đọc sinh viên

số bản của mỗi đầu sách là 5 -10 bản

4.3 Phòng mượn sách Tiếng Việt:

Cơ chế hoạt động tương tự như hay phòng trên, song toàn bộ giáo trình, sáchtham khảo tiếng việt đều được tập trung tại kho mượn sách tiếng việt, ở đây tài liệuđược phân theo khổ( theo quy định của Trung tâm: Khổ lớn – Ký hiệu là V1, Khổ vừa– Ký hiệu là Vb, Khổ nhỏ - Ký hiệu là Vc), tài liệu thuộc mỗi khổ sẽ được sắp xếp theo

số đăng ký cá biệt Việc sắp xếp như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản

lý kiểm soát tài liệu, tránh tình trạng thất thoát tài liệu và khi cần có thể kiểm kê tài liệumột cách dễ dàng

4.4 Phòng đọc báo và tạp chí:

Tại đây các loại báo được trưng bày theo thứ tự chữ cái tên báo và được phục vụtrong vòng 1 tháng, còn các loại tạp chí được sắp xếp theo chuyên ngành và được lưuphục vụ trong khoảng thời gian một năm, sau đó những tạp chí kinh tế quan trọng sẽđược đóng bìa theo từng quý hoặc từng năm và chuyển sang kho báo, tạp chí cũ để cóthẻ tiếp tục phục vụ khi bạn đọc có nhu cầu

4.5 Phòng đọc tự chọn Luận án và luận văn:

Tài liệu được tổ chức, sắp xếp theo khoa ( Chuyên ngành), trong mỗi khoa lạiphân ra theo từng khóa học có kèm theo số đăng ký cá biệt cho mỗi tài liệu nhằm hỗtrợ bạn đọc tìm kiếm tài liệu một cách thuận tiện dễ dàng

4.6 Phòng đọc tự chọn sách ngoại văn:

Tài liệu được phân loại theo ngôn ngữ và trong mỗi ngôn ngữ được xếp theochuyên ngành, trong mỗi chuyên ngành tài liệu được sắp xếp tương tự như ở phòng tựchọn sách Tiếng Việt ( dán nhãn màu cho mỗi chuyên ngành và đánh số thứ tự cho mỗitài liệu)

5 Quản lý tài liệu điện tử:

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu được tiến hành thường xuyên ngay khi tài liệu được

bổ sung Các CSDL của trung tâm như CSDL sách, CSDL bài trích,… mới ở dạng mụcnhưng đã giúp bạn đọc có thể truy cập vào CSDL trên máy tính tại trung tâm hoặcthông qua mạng Internet của trường để tìm kiếm tập tin qua các điểm truy cập mà cán

bộ thư viện đã tạo ra trong quá trình xử lý tài liệu Việc tìm kiếm thông tin trên CSDLnhanh chóng linh hoạt không giới hạn số người truy cập vào một CSDL trong cùngmột thời điểm, cho bạn đọc có thể cùng một lúc truy cập tới nhiều vấn đề mà họ quantâ, Chất lượng thông tin thể hiện ở tính đầy đủ, chính xác của mỗi biểu ghi

6 Các hoạt động sử dụng cơ sở dữ liệu sách tại trung tâm thư viện

6.1 Khai thác nguồn lực thông tin qua các tài liệu truyền thống:

Trước sự gia tăng không ngừng của tài liệu khiến Nguồn lực thông tin này củathư viện ngày càng trở nên phong phú, việc tìm kiếm thông tin vì thế cũng trở nên khókhan hơn, nếu không có sự hướng dẫn của cán bộ thư viện , bạn đọc sẽ rấ khó có thểxác định được đâu là nguồn tin sát với nội dung nghiên cứu của mình Bạn đọc đượctiếp xúc trực tiếp với tài liệu có trong kho, có thể tự tìm tài liệu mình cần theo từngchuyên ngành, từng lĩnh vực cụ thể Tuy nhiên, một yêu cầu nghiêm ngặt được đặt ravới bạn đọc tại các phòng đọc tự chọn là họ chỉ được phép nghiên cứu tại chỗ, nếu cónhu cầu photo tài liệu bạn đọc phải đăng ký trực tiếp với thủ thư, dịch vụ photo tài liệu

do Trung tâm đảm nhận toàn bộ, bạn đọc không được phép mang tài liệu ra ngoàiphòng đọc

Tra cứu truyền thống: theo phương pháp truyền thống là tra cứu trên các mụclục ( tủ phích – Catalog), các thư mục chuyên đề, thông báo sách mới do Trung tâmsoạn thảo ở dạng in trên giấy

 Tủ mục lục chữ cái: Hiện tại, ở trung tâm thư viện mục lạc chữ cái là phươngtiện truyền thống được bạn đọc sử dụng nhiều nhất Mục lục được xây dựng dữtheo ngôn ngữ của tài liệu; nếu tài liệu là Tiếng việt thì xây dựng theo bảng chữcái tiếng Việt, còn đối với tài liệu tiếng Anh, Pháp được xây dựng theo bảng chữcái Latinh Ở trung tâm thực hiện mục lục chữ cái theo tên sách, và mục lục chữcái theo tên tác giả Khi tìm kiếm thông tin Người dùng tin cần phải năm đượctên tác giả hoặc là tên sách.\

 Tủ phụ lục phân loại: hệ thống mục lục phân loại thường phản ánh được tài liệutrong kho sách thư viện theo một trật tự Logic của từng ngành khoa học Tuynhiên do đặc thù của Thư viện trường ĐH Kinh tế Quốc dân, nên tủ phụ lụcmang tính đặc trưng của trường, hay cụ thể ở đay là được sắp xếp theo các môn

học, chuyên ngành đào tạo của trường Tra cứu theo phụ lục phân loại mang lạirất nhiều lợi ích cho bạn đọc, giúp bạn đọc có thể tự tìm tòi và tiếp cận nhanhchóng với tài liệu học cần theo từng chuyên ngành cụ thể Bên cạnh đó là hệthống mục lục này còn giúp cán bộ thư viện nắm được thực trạng tư liệu củamình, biết được tài liệu thuộc chuyên ngành nào hoặc chủ đề nào thường xuyênđược bạn đọc quan tâm… qua đó bổ sung kịp thời, hợp lý nhằm phục vụ ngàymột tốt hơn nhu cầu học tập nghiên cứu của bạn đọc.

 Thông báo sách mới: khi bổ sung sách mới về thư viện, trung tâm phân loại sáchtheo chuyên ngành, tóm tắt nội dung sau đó in thành tập để giới thiệu đến bạnđọc Thông báo sách mới giúp bạn đọc nắm được những sách mới, vừa mớiđược bổ sung và trung tâm Qua nội dung tóm tắt, của từng cuốn sách bạn đọc

có thể lựa chọn những cuốn thuộc chuyên ngành mình quan tâm một cách nhanhchóng dễ dàng

 Thư mục chuyên đề: Được biên soạn từ các bài báo, tạp chí viết về một chuyên

đề nào đó Thư mục chuyên đề giúp bạn đọc tiết kiệm được rất nhiều thời giankhi tìm kiếm những bài báo tạp chí viết về một vấn đề hoặc một lĩnh vực cụ thểnào đó

Tra cứu theo phương pháp hiện đại: Thực chất đây là quá trình tìm kiếm tintrong thư viện trên mạng máy tính ĐH Kinh tế quốc dân thông qua CSDL thu mụcmáy Được xử lý trên phần mềm Libol 6.0 Người dùng tin có thể sử dụng hệ thốngmục lục máy để tra cứu tìm tài liệu mà cán bộ biên mục đã tạo ra trong quá trình xử lýtài liệu

6.2 Khai thác các thông tin qua tài liệu điện tử:

Hiện tại trung tâm đã xây dựng được các CSDL như: CSDL sách, CSDL Bàitrích báo, tạp chí, CSDL Luận văn, luận án Các CSDL này chính là tập hợp các dữ liệu

về đối tượng cần quản lý và được lưu trữ trên các vật mang tin là máy tính điện tử,

đồng thời quản lý chung theo một cơ chế thống nhất nhằm giúp cho việc xử lý dữ liệu

và tìm kiếm nhanh chóng thông tin

Hiện nay trung tâm đang xây dựng CSDL trên cơ sở phần mềm Libol 6.0 CácCSDL do trung tâm xây dựng là CSDL thư mục ( chưa có dạng toàn văn) NhữngCSDl này chủ yếu cung cấp cho bạn đọc những thông tin về bản thân tài liệu như têntác giả, Năm xuất bản, nhà xuất bản, phân loại, từ khó, chủ đề,… nói cách khác, cácCSDL do trung tâm xây dụng chủ yếu phục bị cho bạn đọc trong quá trình tra cứu( dạng mục lục chỉ chỗ) Tra cứu trên CSDL thư mục có ưu điểm rất lớn rất nhanhchóng, tiết kiệm thời gian, tuy nhiên hạn chế là CSDL thư mục chỉ cung cấp thông tincấp 2 không phải tài liệu gốc, sau khi tra cứu bạn đọc vẫn phải qua các phòng phục vụcủa thư viện

6.3 Hoạt động quản lý sách:

6.3.1 Menu đơn đặt:

Trước khi bổ sung ấn phẩm, đối với cán bộ công nhân viên của thư viện thì đây

là hoạt động lập những đơn hàng trên danh sách các ấn phẩm cần mua, lựa chon nhàcung cấp và duyệt những yêu cầu bổ sung

6.3.2 Menu bổ sung:

Trong quá trình khai thác và lưu trữ các ấn phẩm của thư viện, nếu vì một lý donào đó ấn phẩn bị thất thoát hoặc được truy cập thêm vào thư viện thì ấn pharm đó cầnnhập lại các thông tin về sự thay đổi ấn phẩm Với chức năng này, người dùng thựchiện được điều đó một cách dễ dạng

6.3.3 Kiểm kê:

Chức năng này hỗ trợ cho thư viện trong công tác kiểm kê một cách nhanhchóng hiệu quả chính xác