Quản lý dự án bài giảng cao học nguyễn bá uân

BIÊN SO N: PGS.TS.

BIÊN SO N: PGS.TS NGUY N BÁ UÂN

4.1.1 M t s đ c đi m c a th tr ng xây d ng 91 4.1.2 M t s đ c đi m c a th tr ng xây d ng Vi t Nam 91

4.1.3 M t s đ c đi m c a giá xây d ng công trình 92 4.2 QUY NH CHUNG V L P VÀ QU N LÝ CHI PHÍ U T 92

4.4.1 Khái ni m, c n c l p và n i dung d toán xây d ng công trình 98

4.4.2 D toán chi phí xây d ng trong d toán xây d ng công trình 99

4.4.3 Chi phí thi t b trong d toán xây d ng công trình 100 4.4.4 Xác đ nh chi phí QLDA, chi phí t v n đ u t XD và chi phí khác 101

4.5.3 Thanh toán v n đ u t xây d ng công trình 106

4.5.4 Quy t toán v n đ u t xây d ng công trình 106

4.6 QU N LÝ CHI PHÍ, GIÁ XDCT T I M T S N C TRÊN TH GI I 106

4.6.5 So sánh v quá trình hình thành và qu n lý chi phí, giá xây d ng 107

4.7 KI M SOÁT, KH NG CH CHI PHÍ THEO CÁC GIAI O N T XDCT 109

4.7.5 Ki m soát chi phí thông qua công tác th m tra d toán thi t k 110

4.7.6 Ki m soát chi phí thông qua đ u th u 110 4.7.7 X lý bi n đ ng giá, chi phí xây d ng công trình 110

4.7.8 Ki m soát chi phí giai đo n k t thúc xây d ng 111

5.1 P.P DÙNG M T VÀI CH TIÊU TÀI CHÍNH KINH T T NG H P 112

5.1.2 H ch tiêu s d ng đ đánh giá 112 5.2 P.PHÁP DÙNG M T CH TIÊU T NG H P KHÔNG N V O 113

6.2.4 c đi m phân tích tài chính c a m t s lo i d án 139

6.3.1 Nh ng khái ni m và v n đ chung 142

6.3.3 Xác đ nh các ch tiêu hi u qu kinh t - xã h i 150 6.3.4 c đi m phân tích kinh t xã h i c a m t s lo i d án 154

7.1.1 Ch tiêu chi phí cho m t đ n v s n ph m 156 7.1.2 Ch tiêu l i nhu n tính cho m t đ n v s n ph m 156 7.1.3 Ch tiêu m c doanh thu c a m t đ ng v n đ u t 156 7.1.4 Ch tiêu th i h n thu h i v n đ u t 156 7.2 ÁNH GIÁ DA TR NG H P TH TR NG V N HOÀN H O 157

7.2.2 Ch tiêu su t thu l i n i t i IRR 163 7.2.3 Ch tiêu t s thu chi (T s l i ích/chi phí) 169 7.2.4 Ch tiêu th i gian hoàn v n tính b ng ph ng pháp hi n giá 170

7.3 .GIÁ DA T.H P TH TR NG V N KHÔNG HOÀN H O 172

7.3.2 Ph ng pháp dùng ch tiêu su t thu l i h n h p CRR 173

Bá Uân

Ch ng 1 T NG QUAN V D ÁN VÀ QU N LÝ D ÁN XÂY D NG 1.1 KHÁI NI M VÀ PHÂN LO I D ÁN

1.1.1 Khái ni m d án

D án là gì?

Theo “C m nang các ki n th c c b n v qu n lý d án” c a Vi n Nghiên c u Qu n lý

đ u t và cho xã h i

- Xét trên t ng th chung c a quá trình đ u t : d án đ u t có th đ c hi u nh

trong kho ng th i gian nh t đ nh, hay đó là m t công trình c th th c hi n các ho t

- Xét trên góc đ k ho ch hóa: d án đ u t là k ho ch chi ti t đ th c hi n

quy t đ nh đ u t và s d ng v n đ u t

- Xét trên góc đ phân công lao đ ng xã h i: d án đ u t th hi n s phân công,

b trí l c l ng lao đ ng xã h i nh m gi i quy t m i quan h gi a các ch th kinh t khác nhau v i xã h i trên c s khai thác các y u t t nhiên

liên h bi n ch ng, nhân qu v i nhau đ đ t đ c m c đích nh t đ nh trong t ng lai

ch a các y u t c b n c a ho t đ ng đ u t

Tr c h t, d án đ u t ph i th hi n rõ m c tiêu đ u t là gì, có th là m c tiêu

s n xu t, quy mô s n xu t hay hi u qu kinh t Còn m c tiêu dài h n có th là các l i ích kinh t cho xã h i mà d án đ u t ph i mang l i

Hai là, ngu n l c và cách th c đ đ t đ c m c tiêu Nó bao g m các đi u ki n và

gi i thích trong Lu t Xây d ng Vi t Nam ngày 26-11-2003 nh sau:

“D án đ u t xây d ng công trình là t p h p các đ xu t có liên quan đ n vi c

b v n đ xây d ng m i, m r ng ho c c i t o nh ng công trình xây d ng nh m m c đích phát tri n, duy trì, nâng cao ch t l ng công trình ho c s n ph m, d ch v trong

m t th i h n nh t đ nh D án đ u t xây d ng công trình bao g m ph n thuy t minh

và ph n thi t k c s ”

Nh v y có th hi u d án xây d ng bao g m hai n i dung là đ u t và ho t đ ng

án” là ph n tinh th n, thì “Ti n” đ c coi là ph n v t ch t có tính quy t đ nh s thành công c a d án

3 Th i gian

Th i gian r t c n thi t đ th c hi n d án, nh ng th i gian còn đ ng ngh a v i c

t c ng là m t y u t v t ch t h t s c quan tr ng ây là m t tài nguyên đ c

bi t quý hi m t ngoài các giá tr v đ a ch t, còn có giá tr v v trí, đ a lý, kinh t ,

Khoa Kinh t và Qu n lý B môn 3

đ nh và chi m m t di n tích đ t nh t đ nh S n ph m không đ n thu n là s s h u c a

v v t ch t và tinh th n trong m t th i gian r t dài Vì v y, c n đ c bi t l u ý khi thi t

k và thi công các công trình xây d ng

6 Công trình xây d ng

Công trình xây d ng là s n ph m c a d án đ u t xây d ng, đ c t o thành b i

d ng bao g m công trình xây d ng công c ng, nhà , công trình công nghi p, giao thông, th y l i, n ng l ng và các công trình khác

Công trình xây d ng bao g m m t h ng m c ho c nhi u h ng m c công trình,

đó là:

công trình xây d ng dân d ng nh : nhà , khách s n,…;

- Các công trình xây d ng là ph ng ti n c a cu c s ng khi nó là các công trình

Bá Uân

Khoa Kinh t và Qu n lý B môn 5

b ph n khác nhau đ qu n lí và th c hi n nh ng cu i cùng v n ph i đ m b o các m c tiêu c b n v th i gian, chi phí và ch t l ng

B t c d án nào cu i cùng đ u ph i th c hi n m t m c tiêu nh t đ nh, k t qu

c a nó có th là m t s n ph m hay m t d ch v mà khách hàng mong mu n Khi m c tiêu d án đã đ c xác đ nh thì khó có th thay đ i hay s a ch a Tuy nhiên, n u có s

bi n đ i c a hoàn c nh d án (hoàn c nh bên trong và hoàn c nh bên ngoài) thì m c

đ i v tính ch t thì nó không còn là d án ban đ u n a mà tr thành m t d án m i

2 D án có chu k riêng và th i gian t n t i h u h n: Ngh a là d án c ng ph i tr i qua các giai đo n: hình thành, phát tri n, có th i đi m b t đ u và k t thúc

ch t t m th i, sau khi đ t đ c m c tiêu đ ra, t ch c này s gi i tán hay thay đ i c

c u t ch c cho phù h p v i m c tiêu m i

nhi u giai đo n khác nhau:

* Giai đo n kh i đ u d án (Initiation Phase)

D án nào c ng có s tham gia c a nhi u bên h u quan nh ch đ u t , ng i

tính ch t d án và yêu c u c a ch đ u t mà s tham gia c a các thành ph n trên c ng

Bá Uân

Khoa Kinh t và Qu n lý B môn 6

khác nhau Ngoài ra, gi a các b ph n qu n lý ch c n ng và nhóm qu n lý d án

c a các b ph n là không gi ng nhau Vì m c tiêu c a d án, các nhà qu n lý d án

c n duy trì m i quan h v i các b ph n qu n lý khác

4 S n ph m c a d án mang tính đ n chi c, đ c đáo

Khác v i quá trình s n xu t liên t c và gián đo n, s n ph m c a d án không

nhân l c (giám đ c d án, thành viên d án), v t l c (thi t b , nguyên li u) và tài l c

Ví d , chúng ta mu n xây d ng m t công trình nhà thì ngu n l c c a nó bao g m

móc ph c v cho xây d ng công trình Tuy cùng là m t công trình xây d ng nh ng do công ty xây d ng khác nhau, c a hàng cung ng nguyên li u, thi t b , máy móc khác nhau, ngu n nhân, tài, v t l c khác nhau nên các công trình ki n trúc c ng có ki u

toán sao cho v i cái giá th p nh t có th t o ra m t công trình ki n trúc có ch t l ng cao nh t, phù h p nh t v i yêu c u c a khách hàng

6 D án luôn có tính b t đ nh và r i ro

M i d án đ u có tính không xác đ nh c a nó, t c là trong khi th c hi n d án

c th do s tác đ ng c a hoàn c nh bên trong và bên ngoài nên vi c th c hi n đó t t nhiên có s thay đ i so v i k ho ch ban đ u D án có th hoàn thành tr c th i gian

ho c có th b kéo dài th i h n thi công C ng có th do s bi n đ i v đi u ki n kinh

t nên giá thành th c hi n d án s cao h n giá d ki n ban đ u, th m chí k t qu th c

không xác đ nh c a d án, đôi khi ta có th g i đó là tính r i ro c a d án Vì th ,

ti n hành qu n lý và kh ng ch có hi u qu nh m tránh đ c nh ng sai sót x y ra

7 Tính trình t trong quá trình th c hi n d án

Bá Uân

Khoa Kinh t và Qu n lý B môn 7

M i d án đ u là nhi m v có tính trình t và giai đo n ây chính là khác bi t

l n nh t gi a d án v i nhi m v công vi c mang tính trùng l p Cùng v i s k t thúc

nhi m v công vi c l p đi l p l i và c ng không ph i là công vi c không có k t thúc

Ví d , vi c xây d ng m t nhà máy giày dép là m t d án nh ng quá trình s n xu t giày dép mang tính trùng l p hàng ngày l i không đ c coi là m t d án M i d án nên c n c vào đi u ki n c th đ ti n hành qu n lý h th ng và th c hi n d án ph i

có tính trình t va giai đo n

8 Ng i y quy n riêng c a d án

th c hi n d án H có th là m t ng i, m t t p th , m t t ch c hay nhi u t ch c có chung nhu c u v k t qu m t d án Khi m t công ty xây d ng xây m t toà nhà cho

s n xu t m t lo i v khí m i thì lúc đó Chính ph là ng i y quy n c a d án

m t nhóm d án chuyên nghiên c u s n xu t m t lo i s n ph m m i v i mong mu n trong vòng m t n m, t d án đó có th cho ra đ i lo i s n ph m đó Trong tr ng h p

án

1.1.3 Phân lo i d án

D án có th phân lo i theo nhi u tiêu chí khác nhau B ng 1.1 phân lo i các d án

Bá Uân

v t ch t c th

t ch c ngoài qu c doanh; v n FDI,…

H th ng

(System)

Nhi m v 1 Nhi m v 2

Nhi m v i

…………

Nhi m v n (Task)

b D án (Project): là m t quá trình g m các công tác, nhi m v có liên quan

v th i gian, ngu n l c và ngân sách

c Nhi m v (Task): là n l c ng n h n trong vài tu n ho c vài tháng đ c th c

khác đ th c hi n d án

1.1.5 Các lo i d án

a D án h p đ ng (Contractual project)

b D án nghiên c u và phát tri n (Research & Development Project)

c D án xây d ng (Construction Project)

d D án h th ng thông tin (Information System Project)

e D án đào t o và qu n lý (Management and Trainning Project)

g D án vi n tr phát tri n phúc l i công c ng (Public/Welfare/ Development Project)

Khoa Kinh t và Qu n lý B môn 8

thân nh m theo k p cu c c nh tranh toàn c u hóa Chính trong ti n trình này, các t p đoàn doanh nghi p l n hi n đ i hoá không ng ng xây d ng nh ng d án công trình

s ng xã h i Cùng v i xu th m r ng quy mô d án và s không ng ng nâng cao v trình đ khoa h c công ngh , các nhà đ u t d án c ng yêu c u ngày cang cao đ i v i

Vì th , qu n lý d án tr thành y u t quan tr ng quy t đ nh s t n t i c a d

ho ch t ch c, ch đ o, ph i h p, đi u hành, kh ng ch và đánh giá toàn b quá trình

t lúc b t đ u đ n lúc k t thúc d án

lý đ c nó (d án) Qu n lý d án th c ch t là quá trình l p k ho ch, đi u ph i th i

ki n t t nh t cho phép

Qu n lý d án là m t quá trình ho ch đ nh (Planning), t ch c (Organizing), lãnh đ o (Leading/Directing) và ki m tra (Controlling) các công vi c và ngu n l c đ hoàn thành các m c tiêu đã đ nh

luôn g p v n đ gay c n vì nh ng lý do v quy mô c a d án, th i gian hoàn thành, chi

th p th m lo âu và th m trí th t v ng

gian và gi cho ph m vi d án không b thay đ i

Bá Uân

Khoa Kinh t và Qu n lý B môn 10

tiêu c b n và gi a chúng l i có m i quan h ch t ch v i nhau (hình 1.2) Tuy m i quan h gi a 3 m c tiêu có th khác nhau gi a các d án, gi a các th i kì c a m t d

m t ho c hai m c tiêu kia Do v y, trong quá trình qu n lý d án các qu n lý hy v ng

đ c công nh n nh m t h th ng ph ng pháp lu n c a ho t đ ng đ u t

d án l n nh , kh p vùng mi n, kh p các l nh v c, kh p các c p qu n lý Chính vì lí

đích trên con đ ng xây d ng ch ngh a xã h i

- Quá trình ch ng đ c quy n trong s n xu t hàng hóa;

t ,…

Trong b i c nh hi n nay, v n đ qu n lý n n kinh t ngày càng tr lên ph c t p v i

đ i t ng qu n lý… mà tr c h t là các lo i d án đ u t V i kh n ng kinh t , tài

các d án th c hi n trong th i h n ng n, kh n ng mang l i hi u qu kinh t cao

yêu c u, trong th i h n cho phép ngân sách có h n đã n đ nh (hình 1.2)

t −

Ch

i p hÝ

Th êi

g ia n

C¸c nguån lùc ChÊt l−îng

Hình 1.2 Bi u t ng c a h th ng ph ng pháp lu n qu n lý

c Tri n v ng phát tri n nghiên c u h th ng ph ng pháp lu n qu n lý d án

kh ng ho ng kinh t , là ph ng pháp t t nh t gi i quy t các v n đ kinh t - xã h i l n đang đ t ra trong t ng th i k ây chính là công c qu n lý t i u trong các h th ng

đ t n c đang phát tri n, khi đi u ki n môi tr ng luôn luôn thay đ i, thi u v ng s n

đ nh kinh t - chính tr c n thi t cho các nhà đ u t , v i s y u kém c a h th ng l p pháp, th tr ng tài chính ch a phát tri n, l m phát ch a đ c ki m soát, h th ng thu

đ c chi phí th c hi n d án

d án đã xây d ng các c c u chuyên nghi p c n thi t và hình thành “Th gi i qu n lý

Bá Uân

T ch c qu c t l n nh t trong l nh v c này là Hi p h i qu n lý d án qu c t

đ đ i h c, sau đ i h c, ti n s và h n n a theo chuyên ngành qu n lý d án

nghi m, nh ng h i th o, khóa h c t p hu n cán b ho c m t vài công trình nghiên

(3)giám sát các công vi c d án nh m đ t đ c các m c tiêu đã đ nh

L p k ho ch : Là vi c xây d ng m c tiêu, xác đ nh nh ng công vi c đ c hoàn

đ ng theo m t trình t lôgic mà có th bi u di n d i d ng s đ h th ng

i u ph i th c hi n d án: ây là quá trình ph n ph i ngu n l c bao g m ti n

v n, lao đ ng, máy móc thi t b và đ c bi t là đi u ph i và qu n lý ti n đ th i gian

N i dung này chi ti t hóa th i h n th c hi n cho t ng công vi c và toàn b d án

Hình 1.3 Chu trình qu n lý d án

I U PH I TH C HI N

- i u ph i ti n đ th i gian -Phân ph i các ngu n l c -Ph i h p các n l c

Bá Uân

Khoa Kinh t và Qu n lý B môn 13

Giám sát: Là quá trình theo dõi ki m tra ti n trình d án, phân tích tình hình hoàn thành, gi i quy t nh ng v n đ liên quan và th c hi n báo cáo hi n tr ng

nh m th c hi n m c tiêu d án Nó bao g m vi c phân chia ph m vi, quy ho ch ph m

vi, đi u ch nh ph m vi d án…

2 Qu n lý th i gian d án

ch c ch n hoàn thành d án theo đúng th i gian đ ra Nó bao g m các công vi c nh xác đ nh ho t đ ng c th , s p x p trình t ho t đ ng, b trí th i gian, kh ng ch th i gian và ti n đ d án

3 Qu n lý chi phí d án

d ng nó m t cách có hi u qu nh t Nó bao g m các vi c nh quy ho ch t ch c, xây

d ng đ i ng , tuy n ch n nhân viên và xây d ng các ban d án

6 Qu n lý vi c trao đ i thông tin d án

Qu n lý vi c trao đ i thông tin d án là bi n pháp qu n lý mang tính h th ng

nh m đ m b o vi c truy n đ t, thu th p, trao đ i m t cách h p lý các tin t c c n thi t cho vi c th c hi n d án c ng nh truy n đ t thông tin, báo cáo ti n đ d án

Bá Uân

Khoa Kinh t và Qu n lý B môn 14

8 Qu n lý vi c mua bán c a d án

Qu n lý vi c thu mua c a d án là bi n pháp qu n lý mang tính h th ng nh m

Nó bao g m vi c lên k ho ch thu mua, l a ch n vi c thu mua và tr ng thu các ngu n

d án Vì th c n có s giúp đ c a đ n v thi công d án giúp đ n v ti p nh n d án

gi i quy t v n đ này, t đó mà xu t hi n khâu qu n lý vi c giao - nh n d án Qu n lý

nh n d án, t c là c n có s ph i h p ch t ch gi a hai bên giao và nh n, nh v y m i

Trong r t nhi u d án đ u t qu c t đã g p tr ng h p này, do đó qu n lý vi c giao -

nh n d án là vô cùng quan tr ng và ph i coi đó là m t n i dung chính trong vi c qu n

lý d án

u tiên c b n, u tiên vào các hình th c l a ch n đ qu n lý

d án;

thành viên tham gia d án;

quy t nh ng b t đ ng;

Bá Uân

Khoa Kinh t và Qu n lý B môn 15

Tuy nhiên qu n lý theo DA c ng có m t h n ch c a nó Nh ng h n ch đó là:

- Các d án cùng chia nhau m t ngu n l c c a t ch c;

đ c th hi n đ y đ ;

- Ph i gi i quy t v n đ “h u d án”

g Ý ngh a c a qu n lý d án

Qu n lý d án là vi c giám sát, ch đ o, đi u ph i, t ch c, lên k ho ch đ i v i

4 giai đo n c a chu k d án trong khi th c hi n d án (giai đo n b t đ u, giai đo n

s ng nhân dân, nhu c u xây d ng các d án công trình quy mô l n, ph c t p c ng ngày càng nhi u Ví d , công trình xây d ng các doanh nghi p l n, các công trình th y

l i, các tr m đi n và các công trình ph c v ngành hàng không Cho dù nhà đ u t hay

giúp vi c th hi n các d án công trình l n, ph c t p đ t đ c m c tiêu đ ra m t cách thu n l i

2 Áp d ng ph ng pháp qu n lý d án s có th kh ng ch , đi u ti t h th ng m c tiêu d án

m c tiêu có th phân tích đ nh l ng, m t s l i không th phân tích đ nh l ng Trong

trinh th c hi n d án m i có th ti n hành đi u ti t, ph i h p, kh ng ch giám sát h

th ng m c tiêu t ng th m t cách có hi u qu

M t công trình d án có quy mô l n s liên quan đ n r t nhi u bên tham gia d

này m i có th ti n hành th c hi n công trình d án m t cách thu n l i

3 Qu n lý d án thúc đ y s tr ng thành nhanh chóng c a các nhân tài chuyên ngành

Bá Uân

đ y vi c s d ng và phát tri n nhân tài, giúp nhân tài có đ t d ng võ

s ng kinh t Trong xã h i hi n đ i, n u không n m v ng ph ng pháp qu n lý d án

trong vi c qu n lý d án thì tr c khi th c hi n d án, chúng ta ph i lên k ho ch m t cách t m , chu đáo Trên th gi i, r t nhi u d án l n không đ t đ c m c tiêu đ ra

tháp này cao 610m, t ng chi phí xây d ng 500 tri u USD, tiêu t n g n 20 t n gang,

đ nh tháp có đài quan sát, trên tháp có phòng n ch a hàng nghìn ng i, ngoài ra còn

khu vui ch i gi i trí khác Có đ c m t công trình đ s v i k thu t hi n đ i nh t th

đ ng đ c l p v i phòng ban ch c n ng Sau khi k t thúc d án c n ti n hành ph n công l i lao đ ng, b trí l i máy móc thi t b

2 V quan h gi a nhà qu n lý d án v i các phòng ch c n ng trong t ch c

Chi phí

Ngân sách cho phép

M c tiêu

Th i h n

h

Bá Uân

Khoa Kinh t và Qu n lý B môn 17

M t d án thành công có các đ c đi m sau:

- Hoàn thành trong th i gian quy đ nh (Within Time)

- Hoàn thành trong chi phí cho phép (Within Cost)

cùng là s n ph m ho c d ch v không phù h p v i yêu c u c a khách hàng, không làm

d a trên 4 nhân t sau: ti n đ d án và chi phí d án, ph m vi d án, s đánh giá c a khách hàng

1 Hoàn thành trong th i gian quy đ nh (Ti n đ c a d án)

Ti n đ d án hi u m t cách đ n gi n là s s p x p th i gian th c hi n m i d

ph m vi công vi c i v i nhi u d án thì nhân t th i gian là ch tiêu quan tr ng đ đánh giá s thành công hay không c a m c tiêu d án Ví d , m t công ty u quy n

đi ý ngh a và t t nhiên công ty đ t thi p t t nhiên có quy n không nh n s n ph m n a

2 t đ c thành qu mong mu n (Ph m vi d án)

tiêu chu n lúc đ u mà d án đ ra Ví d , m t c quan đi u tra ti p nh n d án đi u tra

d án thì t t nhiên k t qu c a nó s không th tho mãn yêu c u c a doanh nghi p,

đi u này nh h ng đ n vi c đ ra và đi u ch nh chi n l c c a doanh nghi p trên th

3 Hoàn thành trong ph m vi chi phí cho phép (Chi phí d án)

Chi phí d án là m t kho n ti n mà khách hàng đ ng ý chi cho bên ti p nh n d

Bá Uân

Khoa Kinh t và Qu n lý B môn 18

án đ có đ c s n ph m hay d ch v mà mình mong mu n Chi phí d án d a trên c

nh phí tr cho các nhà t v n d án Khách hàng luôn mong mu n v i m t kho n chi

hàng thì th c hi n d án đó không đ c coi là thành công

4 Hi u qu c a d án (S đánh giá c a khách hàng)

khi th c hi n d án, ta ph i c n c vào yêu c u c a h đ đ nh ra m t k ho ch cho d

án B n k ho ch này bao g m t t c các nhi m v công vi c, giá thành và th i gian d

đ nh hoàn thành d án Có th hình dung k ho ch d án gi ng nh chi c la bàn trong

- Ch n m t kênh thông tin hi u qu

Bá Uân

Khoa Kinh t và Qu n lý B môn 19

- X lý các mâu thu n trong t ch c

vi c nào thu c v d án và c n ph i th c

hi n, công vi c nào ngoài ph m vi d án

- Xác đ nh các ho t đ ng, trình t và c tính th i gian th c hi n

và toàn b d án khi nào hoàn thành

D toán kinh phí, giám sát th c hi n chi

c n thông tin v d án, m c đ chi ti t và báo cáo b ng cách nào

1 Vai trò và trách nhi m c a nhà QLDA (PM’s Role & Responsibility)

a V trí c a nhà QLDA trong b i c nh chung c a d án

quy t nhi u mâu thu n này, nh ng mâu thu n đó là:

Vai trò c a nhà qu n lý ch c n ng (Funtional Manager): Nhà qu n lý ch c

gi i h n c a d án:

Bá Uân

Khoa Kinh t và Qu n lý B môn 21

- Làm th nào đ hoàn thành nhi m v (How)

- Th t thà và chính tr c (Honesty & Integrity)

- Kh n ng ra quy t đ nh (Decision Making Ability)

- Tính ch t linh ho t, đa n ng, nhi u tài (Versatility)

3 Ch n l a PM

- Bi t t ng quát > Chuyên sâu (Generist > Specialist)

- Mang đ u óc t ng h p > Mang đ u óc phân tích (Synthesizer > Analyst)

- Ng i làm cho m i vi c d dàng (S n sàng h p tác) > Giám sát (Facilitator

> Supervisor)

Tu theo quy mô d án mà các tính ch t này s thay đ i

1.3 CHU TRÌNH D ÁN VÀ CÁC GIAI O N QU N LÝ D ÁN

r ng chu trình c a d án xây d ng ph i đ c tính đ n k t khi hình thành ý t ng l p

thì ch a ch c ng i ta l i xây d ng t i đ a đi m c , ho c có khi ng i ta thay đ i ch c

n ng c a công trình Do v y không nên quan ni m d án hoàn thành v i ph m vi quá dài nh v y

đo n nh sau:

- Giai đo n đ u c a d án;

- Giai đo n nghi n c u ti n kh thi;

- Giai đo n nghiên c u kh thi;

- Giai đo n thi t k ;

- Giai đo n b o hành xây l p và b o trì công trình

nhi u tr ng h p đ c bi t ngo i l

1.3.1 Giai đo n đ u c a d án

thi n, ph c v c ng đ ng, l i ích chung c a đ t n c, c a xã h i ho c k t h p l i ích

1.3.2 Nghiên c u ti n kh thi (L p báo cáo đ u t )

Giai đo n này th ng ch ti n hành đ i v i nh ng d án t ng đ i l n v i m c đích đ xem xét d án có kh thi hay không N i dung c a nghiên c u ti n kh thi g m

nh ng v n đ sau:

1 Ki m tra và kh ng đ nh l i ý đ c a t t ng đ u t , s c n thi t ph i đ u t

không đ n thu n ch là v n đ kinh t mà còn là v n đ v xã h i, d lu n, t p t c, v n hoá, trình đ dân trí, môi tr ng,

2 D ki n quy mô đ u t , hình th c đ u t ;

n ng cung ng v t t thi t b , nguyên li u, n ng l ng, d ch v h t ng;

Bá Uân

Khoa Kinh t và Qu n lý B môn 23

đo n sau mà ch đ c l nh m t s ti n nh nhoi khi làm lu n ch ng ti n kh thi M t khác đòi h i các nhà đ u t c ng ph i h t s c t nh táo, không vì s tán d ng c a các

th hai (đ i v i công trình c a Nhà n c thì s d ng c quan th m đ nh) th m đ nh

b n lu n ch ng này, đ c bi t là ph i th m đ nh tính hi u qu c a d án

1.3.3 Nghiên c u kh thi (L p d án đ u t )

qua s chuy n sang giai đo n nghiên c u kh thi Nh v y v n ph i ki m tra l i nh ng

c n c , s c n thi t ph i đ u t N i dung c a nghiên c u kh thi là:

13 Kh ng đ nh ch T và trách nhi m c a các cá nhân, t ch c có liên quan

1.3.4 Giai đo n thi t k

Giai đo n thi t k s đ c b t đ u khi m c tiêu c a d án đã đ c xác đ nh:

1 M r ng kh o sát: nh kh o sát thêm v đ a hình, đ a ch t, thu th p phân tích thêm các d li u v đ a ch t thu v n và đ a ch t công trình

v t li u)

3 i v i các công trình có yêu c u k thu t cao có ba b c thi t k : thi t k s

b (đ c th c hi n giai đo n nghiên c u kh thi), thi t k k thu t, thi t k

- u th u hai túi h s : đ xu t k thu t và tài chính theo hai túi riêng bi t

túi h s v tài chính và th ng th o h p đ ng

u th u hai giai đo n: lo i này th ng ch áp d ng v i nh ng d án l n,

ph c t p v công ngh và k thu t ho c thu c d án chìa khoá trao tay:

- Giai đo n 1: N p đ xu t k thu t

- Giai đo n 2: N p h s d th u hoàn ch nh (bao g m các đ xu t k thu t, tài chính)

1.3.6 Các ho t đ ng trong giai đo n thi công

ây là công vi c ch y u c a nhà th u Các ho t đ ng này bao g m:

h s d th u và các đi u ki n c a h p đ ng, ghi rõ th i gian c th c a t ng công vi c ph i hoàn thành

Bá Uân

Khoa Kinh t và Qu n lý B môn 25

ph ng ti n, thi t b c n thi t cho vi c thi công và các d ch v cho ch đ u

t , t ng công trình s và các nhà th u

ng i, máy móc, v t li u) trong th i gian thi công công trình

4 Xây d ng nh ng công trình t m th i và v nh c u c n thi t cho vi c xây d ng

d án

5 Nhà th u chính ph i h p v i các nhà th u ph tham gia XD công trình

8 Gi l i t t c các h s và báo cáo v m i ho t đ ng xây d ng và k t qu c a các cu c ki m tra ch t l ng

9 Ki m tra thanh toán ti n cho nh ng ph n vi c đã hoàn thành

1.3.7 Các ho t đ ng trong giai đo n v n hành th

sai sót đ c kh c ph c

3 Chu n b và v n hành th t ng b ph n c a nhà máy đ đ m b o r ng vi c thi

đ t và cung ng máy móc ph i ch ng minh đi u này v i ch đ u t

4 Ch đ u t và các nhà t v n ph i hoàn thi n ph n ph l c và nh ng chu n b

ph i h p v i nhà th u đ ti n hành các vi c nêu trong m c 5, 6, 7, 8 d i đây:

trong thi t k và yêu c u đ c ghi trong h p đ ng

7 Thanh toán n t s ti n còn l i theo tho thu n c a h p đ ng

8 Chu n b và hoàn t t v n b n nghi m thu bàn giao công trình, chuy n giao nhà máy cho ch d án đ khai thác s d ng

Bá Uân

M c đích c a vi c ti n hành giai đo n ch y th toàn b h th ng máy móc là đ

thi n đ chuy n giao sang cho ch đ u t khai thác và s d ng

K t thúc giai đo n ch y th nhà máy là m t d u hi u ch rõ các ho t đ ng c a d

án đã k t thúc và m t vài khi m khuy t s đ c ghi thành biên b n đ hoàn t t

Ch ng ch s d ng công trình ho c biên b n nghi m thu bàn giao công trình là

s h u công trình và quy n s d ng đ t trên công trình đó l i là m t th t c pháp lý khác

1.3.8 B o hành xây l p và b o trì công trình

đ c ghi c th trong h p đ ng i v i các công trình xây d ng quan tr ng c a Nhà

n c th i gian b o hành là 24 tháng, đ i v i các công trình khác là 12 tháng Giá tr

b o hành đ c tính t 3-5% giá tr xây l p, ph thu c vào th i gian b o hành Ti n b o

tho thu n gi a ch đ u t và nhà th u

Nhà th u không có trách nhi m b o trì công trình, b o trì công trình thu c trách

trình theo m t h p đ ng khác

Nhi m v b o trì công trình theo các nhà qu n lý d án trao đ i, tranh lu n thì không nên coi giai đo n này n m trong chu trình d án, vì giai đo n này quá dài, th i

h n b o trì công trình đ c tính t ngày nghi m thu đ a công trình vào s d ng cho

đ n khi không s d ng công trình Thông th ng b o trì công trình đ c chia theo 4

Bá Uân

Khoa Kinh t và Qu n lý B môn 27

1.4 CÁC BÊN THAM GIA QU N LÝ D ÁN

c n có s tham gia c a nhi u bên Ví d , đ ti n hành m t bu i d ti c sinh nh t thì ch

c n ch nhân và khách m i tham gia, n u là m t bu i ti c l n thì nhi u nh t ch có

d án có đ u t l n thì s c n thêm r t nhi u bên tham gia, ví d nh khách hàng, bên

đ c liên h v i nhau b ng hình th c h p đ ng ho c đàm phán Bên th c hi n d án

Bá Uân

Khoa Kinh t và Qu n lý B môn 28

1.4.2 Ng i đ c y quy n (ng i ti p nh n d án)

c vào yêu c u và nhu c u c a khách hàng đ b t đ u ti n hành d án Trong su t quá

đ c y quy n luôn gi vai trò ch đ o Vì th , n ng l c, t ch t c a ng i đ c y

uy tín l n nhau giúp bên ti p qu n d án có th b trí, s p x p ngu n l c m t cách h p

lý, có hi u qu , còn bên cung ng c ng thu đ c l i nhu n đáng k

1.4.4 Nhà th u ph

ngày càng nhi u, k thu t d án ngày càng ph c t p, vì th sau khi nh n d án, bên

th c hi n S tham gia c a các nhà th u này s phát huy đ c m t s cách có hi u qu

tham gia c a các nhà th u c ng t o ra tính ph c t p trong qu n lý d án, vì th đôi khi

s ph i h p gi a các nhà th u ph , gi a các nhà th u v i nhà ti p qu n d án tr nên kém hi u qu

Trên đây, là m t s bên tham gia chính c a d án Trong quá trình th c t qu n

là s đ khái quát v m i quan h gi a các bên đ ng s c a d án

qu n lý d án

Bên cung ng Hình 1.6 : S đ v m i quan h gi a các bên tham gia d án

v i d án, m c tiêu và tr ng đi m c a h th ng r t khác nhau Ví d , đ i v i m i d

án thì các ban ngành Chính ph th ng chú ý đ n vi c thu thu và t ng l i ích xã h i,

là vô cùng quan tr ng, có nh v y các nhà qu n lý m i có th ti n hành qu n lý, đi u

đ ng nh ng nhân t tích c c c a h , hòa gi i và lo i b nh ng nh h ng tiêu c c

Khoa Kinh t và Qu n lý B môn 29

Ch ng 2

T CH C QU N LÝ TH C HI N D ÁN 2.1 LÝ LU N V T CH C

K t qu th c hi n m c tiêu d án ph thu c r t nhi u vào c c u t ch c áp d ng trong

qu n lý thông th ng đ c bi u hi n là t ng h p các b ph n (các đ n v và cá nhân) khác

nhau, có m i liên h và quan h ph thu c l n nhau, có nh ng nhi m v , quy n h n và trách

nhi m nh t đ nh, đ c b trí theo nh ng c p, nh ng khâu khác nhau nh m đ m b o th c hi n

các ho t đ ng c a d án đ n m c tiêu đã đ nh

V m t ý ngh a thông th ng, t ch c là các t ch c xã h i và đ n v hành chính s

nghi p nh doanh nghi p, c quan, tr ng h c,… ây là nh ng môi tr ng b t bu c m i

thành viên ph i có nh ng ho t đ ng h p tác v i nhau có th đ t đ c m c tiêu chung thì

m i ng i ph i cùng nhau h p tác, do v y đã hình thành nên nh ng t p th g i chung là t

ch c

V ý ngh a qu n lý h c t ch c là vi c nghiên c u xem làm th nào đ ti n hành phân

công có hi u qu và h p lý đây, phân công bao g m phân công công vi c, b trí l ng

công vi c, phân công nhi m v và s ph i h p h tr sau phân công… V y, c n c vào

nguyên t c và tiêu chu n nào đ ti n hành phân công c th ? Và phân công nh th nào m i

là h p lý? Làm th nào đ h tr các ho t đ ng sau phân công? T t c đ u là n i dung c b n

đ nghiên c u lý lu n qu n lý V y r t cu c t ch c là gì và làm th nào đ đ nh ngh a m t

cách c th v t ch c?

Có nhi u đ nh ngh a khác nhau v t ch c Có ý ki n cho r ng, t ch c là m t k t c u

đ c xây d ng theo m c tiêu chung và ti n hành phân công nhi m v , xác đ nh ch c trách,

trao đ i thông tin, k t h p h tr làm vi c đ i v i toàn b nhân viên trong t ch c m t cách

h p lý sao cho có th thu đ c hi u qu cao nh t khi th c m c tiêu C ng có ý ki n cho r ng,

t ch c là c m t quá trình hay ho t đ ng hình thành k t c u t ch c nh m th c hi n m c tiêu

k ho ch chung m t cách hi u qu Tóm l i, t ch c là m t c c u có quy n h n và trách

nhi m, nó bao g m 4 n i dung c b n sau:

1 Quy n h n

Quy n h n là ch quy n l c nh t đ nh đ i v i m t c p b c nào đó Ng i n m quy n

l c trong tay là ng i đ m nh n các công vi c nh ch huy, giám sát, đi u khi n, k lu t, khen

th ng… Quy n l c đây là ch quy n l c c a m t ch c v nào đó, ch không ph i quy n

l c c a con ng i Ví d nh quy n l c c a giám đ c, cho dù ng i đó là ai, khi đã đ c b

nhi m làm giám đ c thì ng i đó s có các quy n l c t ng ng c a giám đ c, m t khi đã t

ch c thì quy n l c b m t theo i u này khác hoàn toàn v i ch đ quan ch c theo ki u

phong ki n ngày x a, tr n đ i làm quan, tr n đ i có quy n ch c

2 Ch c trách

Ch c trách là ch trách nhi m đ hoàn thành m t nhi m v c a nh ng ng i có ch c

v và đ a v t ng ng Trong qu n lý, quy n l c và ch c trách là hai y u t t ng ng v i

nhau, nh n quy n l c nào thì ph i có trách nhi m t ng ng v i quy n l c đó

3 Trách nhi m

Trách nhi m ph n ánh m i quan h c p trên và c p d i C p d i có nhi m v ph i

báo cáo lên c p trên nhi m v và k t qu công vi c mà mình đ m nh n C p trên ph i có trách

nhi m ch đ o cho c p d i ti n hành công vi c

viên đ n l nào trong t ch c đ u khó có th hoàn thành m c tiêu chung này Do đó, ng i

qu n lý ph i bi t phân tích đ có th phân chia công vi c thành nh ng nhi m v , nh ng m c

tiêu nh , ti p đó d a trên khuôn kh đã đ nh đ ti n hành phân công nhi m v c th , t đó

hoàn thành nhi m v và m c tiêu nh , do đó yêu c u m i thành viên trong t ch c đ u ph i

đ m nh n m t ph n công vi c Nh v y, v i s n l c chung c a các thành viên trong t

ch c, m c tiêu chung đã đ c th c hi n Do đó, quá trình phân chia m c tiêu chung thành các

nhi m v c th đ c g i là phân đ nh công vi c

Nguyên t c c b n đ ti n hành phân đ nh công vi c:

a Nguyên t c m c tiêu nh t quán

Ph i ti n hành phân đ nh công vi c và li t kê toàn b công vi c c n thi t đ hoàn

thành m c tiêu Khi li t kê nhi m v công vi c, c n ph i tuân theo nguyên t c nh t quán gi a

công vi c và m c tiêu, ngh a là nh ng công vi c đ c li t kê ra ph i có liên quan đ n m c

tiêu chung, là nh ng nhi m v hoàn thành m c tiêu Nh ng công vi c và nhi m v không liên

quan t i m c tiêu thì d t khoát ph i b lo i b , đ ng th i c ng làm gi m t i thi u nh ng công

vi c và nhi m v ít liên quan đ n m c tiêu M t s nhà qu n lý làm công tác t ch c có th

còn ch a n m v ng v nguyên t c này Trong m t th i gian dài, h đã s d ng nhân s m t

cách tùy ti n, nhân viên ngày càng nhi u, c c u t ch c ngày càng c ng k nh, ng i nhi u

h n vi c, hi u qu l i th p Nguyên nhân ch y u v n là do không tuân th nguyên t c nh t

quán

b Nguyên t c hi u qu

Khi ti n hành phân đ nh công vi c còn ph i tuân th nguyên t c hi u qu Khi m t t

ch c ti n hành phân đ nh công vi c, n u m c tiêu có th đ c th c hi n v i chi phí th p nh t

thì s đ c cho là có hi u qu cao hi u qu chính là v n đ quan tr ng trong qu n lý Lâu

đ qu n lý n c ta, lãnh đ o ch có th ng c p ch không b h c p, do đó

ng i gi ch c v lãnh đ o và qu n lý ngày càng nhi u, m t nhi m v ph i phân chia cho quá

nhi u ng i Các t ng c p lãnh đ o khác nhau làm cho nhi m v và ch c trách đan xen không

rõ ràng, d n đ n hi u qu công vi c không cao

Nên phân đ nh công vi c t i m c đ nào? Do nhi m v c a các t ch c là khác nhau,

t ch t c a nhân viên khác nhau, m c đ s d ng ngu n nguyên li u khác nhau nên vi c phân

đ nh công vi c không th có m c tiêu th ng nh t đ c Nói chung, y u t làm nh h ng t i

m c đ phân đ nh công vi c bao g m:

Kh ng ch t c đ công vi c: i v i công vi c không d dàng kh ng ch thì m c đ

phân đ nh công vi c s r t cao

Tính ph c t p c a công vi c: N u công vi c có đ ph c t p cao thì m c đ phân đ nh

công vi c c ng ph i cao ây là c s c a s phân công, đ i v i nh ng công vi c mang tính

ch t ph c t p th ng đ c giao cho các chuyên gia đ m nh n, ki u phân công này có tác

d ng hình thành đ chuyên nghi p hóa, có tác d ng nâng cao k n ng, ph ng pháp làm vi c

và nâng cao hi u qu công vi c m t cách rõ r t

Công vi c đòi h i ph i có k n ng t t: N u công vi c ph i yêu c u có k n ng t t thì

m c đ phân đ nh công vi c cao Khi công vi c đã đ c phân đ nh, chuyên gia đ m nh n

công vi c ph i có k n ng cao, nh v y m i có tác d ng chuyên môn hóa, c i ti n k thu t và

nâng cao hi u qu công vi c

Ph ng pháp th c hi n công vi c: N u ph ng pháp th c hi n công vi c ph c t p thì

m c đ phân đ nh công vi c ph i cao

Công vi c đòi h i s t p trung cao đ : N u công vi c đòi h i ph i có s t p trung tinh

th n và s c l c cao đ thì m c đ phân đ nh công vi c c ng ph i r t cao

2 Phân lo i công vi c

Trong quá trính phân đ nh nhi m v và m c tiêu chung thành nh ng m c tiêu và

nhi m v nh , sau khi đã xác đ nh rõ nhi m v công vi c c th s ti p t c ti n hành phân lo i

đ i v i các công vi c c th s ti p t c ti n hành phân lo i đ i v i các công vi c c th có liên

quan ho c g n gi ng nhau, t c là hình thành các b ph n nh trong t ch c D i đây là ba

ph ng pháp phân lo i công vi c c b n nh t, đó là phân chia b ph n theo ch c n ng, theo

s n ph m (ho c d án) và theo khu v c T t ng phân lo i công vi c chính là c n c c b n

đ thi t k c c u t ch c

a Phân chia b ph n theo ch c n ng

Ngh a là ti n hành phân lo i công vi c d a trên c s ch c n ng c a t ch c ây là

bi n pháp đ c s d ng r ng rãi trong các đ n v hành chính s nghi p Ch c n ng c b n

c a tr ng h c là d y h c, nghiên c u, nhân s , tài chính Ch c n ng c b n c a b nh vi n là

chu n đoán, làm ph u thu t, đi u tr

u đi m c a vi c phân chia b ph n theo ch c n ng là có th thích ng v i đ c đi m

phân công theo ki u hi n đ i hóa, đó là phân công chi ti t, có th phát huy tri t đ công tác

phân công Nhân viên th ng đ m nh n nh ng công vi c c th , nh th s phù h p v i s

tr ng c a h , giúp h có th cung c p nh ng k n ng chuyên nghi p đ nâng cao trình đ và

k n ng, đem l i hi u qu công vi c cao

Tuy nhiên, b ph n hóa theo ch c n ng c ng có nh c đi m riêng c a h Do m i

ng i đ c phân công công vi c theo đ c đi m riêng c a h nh chuyên ngành, s thích, s

tr ng nên h th ng chú tâm t i m c tiêu và l i ích c a riêng b ph n mà không quan tâm

t i l i ích và m c tiêu chung c a t p th C c u t ch c này khó có th thích ng đ c v i

môi tr ng làm vi c th ng xuyên thay đ i b i nó thi u kh n ng nh y bén, linh đ ng

b Phân chia b ph n theo s n ph m (ho c theo d án)

Phân chia b ph n theo s n ph m ngh a là ti n hành phân lo i công vi c theo tiêu chí

s n ph m ho c d án Ph ng pháp này th ng đ c s d ng trong các doanh nghi p có quy

mô l n, s n ph m t ng đ i t p trung Nói m t cách c th , ph ng pháp này t p h p các

ho t đ ng có liên quan t i h th ng s n ph m thành m t b ph n chung, sau đó hình thành b

ph n c th h n d a theo ch c n ng Nh ng b ph n theo s n ph m ho c d án này có th

ti n hành h ch toán, t ch u trách nhi m l lãi, giám đ c b ph n đ u có quy n h n r t r ng

u đi m c a vi c phân chia b ph n theo s n ph m và d án là: ng i qu n lý c a b

ph n s n ph m và d án có th t p trung toàn b s c l c và trí l c vào s n ph m và d án c a

mình, có th c i ti n s n ph m, ch ng lo i và quy cách theo yêu c u c a th tr ng, do đó kh

n ng ng bi n và tính thích ng t ng đ i cao ng th i, phân chia b ph n theo s n ph m

là m t ki u h ch toán đ c l p, t ch u trách nhi m l lãi, nh v y s phát huy tính tích c c c a

trong t ch c nh , nh v y không tránh kh i s c ng k nh, ch ng chéo trong c c u t ch c

c Phân chia b ph n theo khu v c

Phân chia b ph n theo khu v c là phân chia b ph n theo ph m vi khu v c c a công

vi c Ph ng pháp này th ng đ c s d ng trong các doanh nghi p b trí s n xu t phân tán

c đi m c a các ph ng pháp này là t p h p các ho t đ ng s n xu t và nghi p v t n t i

trong m t khu v c thành m t b ph n, sau đó c n c theo ho t đ ng ch c n ng mà b ph n có

nhu c u đ hình thành b ph n nh h n theo ch c n ng Nh v y, các ho t đ ng và nghi p v

c a m t khu v c đ c t p trung giao cho m t ng i chuyên trách qu n lý M c đích c a c

c u này là đ t n d ng nhân l c, v t l c và trí l c s n có t i đ a ph ng mà doanh nghi p

đang t n t i

u đi m c a vi c phân chia b ph n theo khu v c đó là: b i vì m i khu v c có đi u

ki n hoàn c nh khác nhau, n u ng i qu n lý b ph n bi t v n d ng m t cách linh ho t đi m

m nh và đi m y u c a đi u ki n hay hoàn c nh riêng bi t thì có th đem l i hi u qu t i đa

cho ho t đ ng kinh doanh theo khu v c H n n a, phân b b ph n theo khu v c đ u là t

ch c t ch u trách nhi m l lãi, nên nó s phát huy tính tích c c c a ng i qu n lý khu v c, t

đó làm gi m gánh n ng cho ng i qu n lý chung

Nh c đi m c a b ph n hóa theo khu v c đó là, m i m t t ch c phân b theo khu

v c đ u tr thành m t đ n v đ c l p, thêm vào đó do có kho ng cách v không gian và th i

gian, nên gây ra nhi u khó kh n cho ng i qu n lý chung trong công tác đi u hành công vi c

Ngoài ra, mu n t ng c ng l nh v c qu n lý thì t ng công ty ph i t ng s l ng ng i qu n

lý và chi phí qu n lý

3 Hình thành c c u t ch c

Tr ng tâm c a công tác t ch c là xây d ng c c u t ch c phù h p v i k ho ch và

m c tiêu, đây chính là h t nhân và m u ch t c a công tác t ch c T ch c là m t h th ng

đ c t o nên b i con ng i, h th ng này bao g m nh ng y u t sau:

Quy đ nh nh ng ng i c ng v khác nhau và ch c v khác nhau đ m nh n trách

nhi m và quy n h n khác nhau Nguyên t c c b n nh t trong qu n lý đó là tính đ i x ng

gi a ch c trách và quy n h n Khi đã có m t s quy n h n nh t đ nh thì ph i đ m nh n trách

nhi m t ng ng

2.1.3 T ch c qu n lý thông tin

Ph ng pháp liên h ch y u trong h th ng là liên h b ng thông tin, làm th nào đ

đ m b o tin t c thông su t chính là v n đ ch y u ph i gi i quy t trong khi thi t k và v n

hành h th ng

T ch c qu n lý hi n đ i là m t h th ng m Cùng v i s phát tri n c a khoa h c k

thu t và s c s n xu t, ph ng th c và quy mô ho t đ ng t p th c a loài ng i c ng thay đ i

theo Do v y, t ch c qu n lý không th s d ng lo i c c u khép kín mà tr c đây ki u qu n

lý truy n th ng v n s d ng mà ph i đi sâu vào nghiên c u kh n ng bi n hóa c a hoàn c nh

ó là quy t đ nh mang tính b n ch t c a qu n lý t ch c S d m t t p th bao gi

c ng có s c m nh h n m t cá nhân là b i vì các cá nhân sau khi liên h và k t h p v i nhau

thì m i t o nên đ c mang tính t ng th Do đó, v n d ng lý lu n h th ng đ nghiên c u m i

liên h gi a các nhân t trong h th ng và đ đ m b o th c hi n m c tiêu qu n lý t ch c

t ng th chính là nguyên t c mang tính tu n hoàn b t bu c c a công tác t ch c

2 Nguyên t c ch huy th ng nh t

Nguyên t c ch huy th ng nh t là nguyên t c c b n c a qu n lý t ch c Tuy r ng nó

đ c hình thành t t ch c trong quân đ i, nh ng t ch c qu n lý hi n đ i l i có ý ngh a ch

đ o chung Nguyên t c ch huy th ng nh t đ c hình thành trên h th ng quy n h n rõ ràng

H th ng quy n h n đ c hình thành d a trên m i r ng bu c b ng đ ng dây ch huy gi a

c p trên và c p d i ng dây ch huy là h th ng truy n đ t thông tin ch huy N u có b

gián đo n thì không th th ng nh t gi a t t ng và hành đ ng c a toàn b t ch c nhân viên

3 Nguyên t c t ng x ng gi a quy n h n và ch c trách

Nguyên t c t ng x ng gi a quy n h n và ch c trách là ph m vi đ c phân đ nh rõ

ràng gi a quy n h n và ch c trách trong qu n lý, m i v trí công vi c nào đó s đ c giao m t

quy n h n t ng ng T quy lu t k t c u t ch c, m t ng i nh t đ nh v trí công vi c nh t

đ nh s đ m nh n ch c v nh t đ nh, nh v y s đ m b o ch c v t ng x ng v i quy n h n

và trách nhi m, ch khi có ch c quy n và có trách nhi m m i có th đ a h th ng vào ho t

đ ng m t cách đ ng đ u và cân đ i

Trong t ch c qu n lý, n u có hi n t ng không cân x ng gi a quy n h n và trách

nhi m nh có quy n h n mà không có trách nhi m, có trách nhi m nh ng không có quy n

h n, quy n h n v t quá trách nhi m, trách nhi m v t quá quy n h n… t t c đ u gây ra

nh ng nh h ng to l n đ i v i t ch c qu n lý N u có quy n h n mà không có trách nhi m

s d gây ra nh ng ch đ o sai l m, l m d ng quy n h n; ng c l i, n u có trách nhi m nh ng

không có quy n h n thì s nh h ng t i tích c c, tính ch đ ng và tính sáng t o c a ng i

qu n lý C n ph i đi sâu nghiên c u ch đ qu n lý và c c u t ch c, xây d ng m t h th ng

t ch c h p pháp hoàn ch nh có s t ng x ng gi a trách nhi m và quy n h n Trong quá

trình ho t đ ng c a t ch c qu n lý, do tình hình và nhi m v luôn thay đ i nên ph i làm t t

công vi c y quy n, c p trên giao nhi m v cho c p d i ph i giao trách nhi m rõ rang, đ ng

th i c ng y quy n t ng ng cho c p d i, đ phòng quy n h n và ch c trách không t ng

x ng s làm m t đi hi u qu c a h th ng

Cùng v i vi c xây d ng c c u t ch c, ng i qu n lý ph i xem xét hai v n đ khác

n a, đó là y quy n và b trí công vi c cho nhân viên m t v trí công vi c nh t đ nh, ph i

b trí nhân viên đ m nh n h p lý, m t ch c trách nh t đ nh ph i đ c giao cho m t quy n

h n t ng ng

2.1.4 Tác d ng c a t ch c trong qu n lý

Khái ni m “t ch c” bao g m hai ý ngh a: Th nh t là ch ch c n ng c a t ch c

ngh a là t ch c ph i ti n hành phân công h p lý đ i v i nhân viên,ti n hành t ch c có hi u

qu đ i v i s n xu t Th hai là ch m t đ n v trong xã h i Y u t c u thành nên t ch c bao

g m ng i lao đ ng, nguyên v t li u và công vi c, trong đó y u t tinh th n là m c tiêu

chung, là mong mu n đ c h p tác

Hai ý ngh a trên đây c a t ch c qu n lý có m i liên h n i t i, mu n th c hi n ch c

n ng c a t ch c thì ph i d a vào đ n v xã h i, b t k m t đ n v nào trong xã h i c ng đ u

ph i s d ng ch c n ng t ch c T ch c có v trí trung tâm trong các ho t đ ng qu n lý và là

c n c đ s d ng các ch c n ng qu n lý khác