bai giang dao tao chuyen gia danh gia noi bo

TQQ Lead Auditor/Technical Trang 4tiến hành đánh giá nội bộ  HIểu rõ các loại hình đánh giá chất l ợng nội bộ  Hành động giám sát tiếp theo  Xác định và phân loại các phát hiện đánh g

Trang 1

TQQ Lead Auditor/Technical Trang 1

Trung t©m chøng nhËn phï hîp tiªu chuÈn - QUACERt

8 hoµng quèc viÖt, cÇu giÊy, hµ néi tel : 84 - 4 -3756 1025 ; fax : 84 - 4 - 3756 3188/ Mobi: 0903228999

website : www.quacert.gov.vn

NHIỆT LIỆT ĐÓN CHÀO

QUÝ VỊ !

Trang 2

Trang 3

1.MỤC ĐÍCH KHOÁ HỌC

2 MỘT SỐ ĐỊNH NGHĨA LIÊN QUAN

3 PHÂN LOẠI ĐÁNH GIÁ

4 HOẠCH ĐỊNH - LẬP KẾ CHƯƠNG TRÌNH ĐG

5 YÊU CẦU ĐỐI VỚI CGĐG

6 PHÂN LOẠI SỰ KHÔNG PHÙ HỢP

7 THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ TRÊN HIỆN TRƯỜNG

8 VIẾT B/C ĐÁNH GIÁ & TỔ CHỨC HỌP KẾTTHÚC

10.KIỂM TRA KHOÁ HỌC 120 PHÚT

Trang 4

tiến hành đánh giá nội bộ

 HIểu rõ các loại hình đánh giá chất l ợng nội bộ

 Hành động giám sát tiếp theo

 Xác định và phân loại các phát hiện đánh giá theo ISO 9001: 2008

I.MỤC ĐÍCH KHOÁ HỌC

Trang 5

Đối t ợng tham gia:

 Các thành viên trong ban lãnh đạo tổ chức

 Đại diện lónh đạo về chất lượng

 Các tr ởng phòng, ban, xí nghiệp, phân x ởng, đội

 Các cá nhân là thành viên của ban ISO

 Cỏc cỏn bộ liờn quan khỏc vv

MỤC ĐÍCH KHOÁ HỌC

Trang 6

 Tham gia học hoặc nghiên cứu Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008

 Tham gia học, xây dựng tài liệu

 Tham gia áp dụng thực tiễn

 Tham khảo thêm (ISO 9000, ISO 9004, ISO

19011 )

Trang 7

T ỔNG QUAN VỀ ĐÁNH GIÁ

Đánh giá chất l ợng là công cụ cơ bản của quản lý chất l ợng để đảm bảo các yếu tố của hệ thống thích hợp và đ ợc

tuân thủ một cách có hiệu lực

Trang 8

Mức độ thực hiện các hoạt động đã hoạch định và đạt được các kết quả đã hoạch định

Extent to which planned activities are realized and planned resulls achieved

Trang 9

Quan hệ giữa kết quả đạt được và nguồn lực được

sử dụng

Relationship between the result achieved and the resources used

Trang 10

Lãnh đạo cấp cao (3.2.7) Cá nhân hay nhóm ng ời định h ớng và kiểm soát một tổ chức ở

cấp cao nhất

Chính sách chất l ợng

(3.2.4)

ý đồ và định h ớng chung của một tổ chức đối với chất l ợng do lãnh đạo cấp cao chính thức

công bố

Mục tiêu

chất l ợng (3.2.5) Nội dung đ ợc tìm kiếm hay nhắm tới có liên quan đến chất l

ợng

Quản lý chất l ợng

(3.2.8) Các hoạt động đ ợc phối hợp

để định h ớng và kiểm soát một tổ chức về các vấn đề

Trang 11

(3.9.1)-Quá trình có hệ thống, độc lập và đ ợc lập thành văn bản để nhận đ ợc bằng chứng đánh giá và xem xét đánh giá chúng một cách khách quan để xác định mức độ thực hiện các chuẩn

mực đã thoả thuận

Systematic, independent and documented process for obtaining audit evidence and evaluating it objectively to determine the extent to which agreed criteria are fulfilled.

Trang 12

Bằng chứng đánh giá (audit evidence):

Hồ sơ, việc trình bày về sự kiện hay thông tin

khác liên quan tới các chuẩn mực đánh giá và có thể kiểm tra xác nhận

Records, statements of fact or other information relevant to the audit criteria and verifiable

định nghĩa - ISO 9000

Trang 13

Chuẩn mực đánh giá (audit criteria):

Tập hợp các chính sách, thủ tục, hay yêu cầu

đ ợc xác đinh là gốc so sánh

Set of policies, procedures or requirements determined as a reference

Trang 14

Phát hiện của cuộc đánh giá(audit findings):

Kết quả của việc xem xét đánh giá các bằng chứng

đánh giá thu thập đ ợc so với chuẩn mực đánh giá

Result of the evaluation of the collected audit

evidence against audit criteria

Trang 15

Phát hiện đánh

giá

Trang 16

Kết luận đánh giá (audit conclusion):

Đầu ra của một cuộc đánh giá do đoàn đánh giá cung cấp sau khi xem xét mọi phát hiện khi đánh giá

Outcome of an audit provided by the audit team after consideration of all the audit findings

Trang 17

(3.9.9)-Chuyên gia đánh giá (auditor):

Ng ời có năng lực để tiến hành một cuộc

đánh giá

Person with the competence to conduct an audit

Trang 18

Khách hàng đánh giá (audit client):

Organization or person requesting an audit

Trang 19

(3.6.1)-Sự phù hợp (conformity):

Sự đáp ứng một yêu cầu

Fulfilment of a requirement

Trang 21

Hành động khắc phục (corrective action):

Hành động đ ợc tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp đã đ ợc phát hiện hay các tình trạng không mong muốn khác

Action taken to eliminate the cause of a detected nonconformity or other undesirable situation

Trang 22

Hành động phòng ngừa (preventive action):

Hành động đ ợc tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm tàng hay các tình trạng không mong muốn tiềm tàng khác để nhằm tránh

Trang 23

Mục đích của việc đánh giá:

- Xác định sự phù hợp hay không phù hợp của hệ thống quản lý chất l ợng với các yêu cầu

- Xác định mức độ thực hiện của hệ thống quản lý

trong việc đáp ứng các mục tiêu

- Cung cấp cỏc cơ hội cải tiến

- Đạt đ ợc sự khẳng định khách quan của một bên thứ ba

Trang 24

A Đánh giá hệ thống tài liệu (phù hợp)

- Phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn

- Phù hợp với luật pháp và chế định

- Phù hợp với thực tiễn của đơn vị

Trang 25

Tài liệu HTQLCL bao gồm:

a) Chính sách và mục tiêu chất l ợng

1 Thủ tục dạng văn bản:xây dựng, thực hiện và duy trì

2 Mức độ văn bản hoá phụ thuộc quy mô, loại hình hoạt động, tính phức tạp và t ơng tác quá

trình, năng lực nhân viên

3 Dạng và thể loại văn bản: bất kỳ

Trang 26

a) Phạm vi của HTQLCL (cả những điều không áp dụng)

b) Bao gồm / viện dẫn đến các thủ tục dạng văn bản

c) Bản mô tả t ơng tác giữa các quá trình

Trang 27

4.2.3 Kiểm soát tài liệu

4.2.4 Kiểm soát hồ sơ

8.2.2 Đánh giá nội bộ

8.3 Kiểm soát sản phẩm

không phù hợp 8.5.2 Hành động khắc phục

8.5.3 Hành động phòng ngừa

Trang 28

Đỏnh giỏ hiệu lực của hệ thống

đánh giá và phân loại đánh giá

Trang 29

Phân loại đánh giá:

- Chủ thể đánh giá: + đánh giá của bên thứ nhất + đánh giá của bên thứ hai + đánh giá của bên thứ ba

- Loại hình đánh giá:+ đánh giá sự phù hợp

+ đánh giá sự tuân thủ

Trang 30

Đánh giá của bên thứ nhất:

Đánh giá hệ thống quản lý chất l ợng của tổ chức do chính tổ chức tự thực hiện

Đánh giá nội bộ

Trang 31

Đánh giá của bên thứ hai:

Đánh giá của tổ chức do khách hàng và/hoặc

đại diện cho khách hàng của tổ chức thực hiện Đánh giá ng ời cung ứng do tổ chức thực hiện

đánh giá ng ời cung ứng

Trang 32

Đánh giá của bên thứ ba:

Đánh giá hệ thống quản lý chất l ợng của một tổ chức do một tổ chức độc lập thực hiện

đánh giá của tổ chức độc lập (chứng nhận )

Trang 33

Đánh giá bên thứ ba

Đánh giá chứng nhận

bởi một tổ chức chứng nhận độc lập với mục đích:

Trang 34

- §¸nh gi¸ néi bé (bªn thø nhÊt)

c ña b ªn th

ø b a

Trang 35

1 Xác định phạm vi đánh giá

2 Xác định tần xuất và thời gian đánh giá

1 Phân công trách nhiệm, lựa chọn thành viên

2 Lập ch ơng trình đánh giá

1 Xác định phạm vi đánh giá

2 Xác định tần xuất và thời gian đánh giá

1 Phân công trách nhiệm, lựa chọn thành viên

2 Lập ch ơng trình đánh giá

.

Trang 36

Tần xuất và thời gian:

Điều 8.2.2: “ có chú ý đến tình trạng và tầm

quan trọng của khu vực đ ợc đánh giá, cũng nh kết quả cuả các cuộc đánh giá tr ớc đó”.

Ngoài ra phải quan tâm tới các yếu tố khác:

thay đổi trong chính sách, quản lý, tổ chức,

công nghệ

Tần xuất và thời gian:

Điều 8.2.2: “ có chú ý đến tình trạng và tầm quan trọng của khu vực đ ợc đánh giá, cũng nh kết quả cuả các cuộc đánh giá tr ớc đó”.

Ngoài ra phải quan tâm tới các yếu tố khác:

thay đổi trong chính sách, quản lý, tổ chức,

công nghệ

Hoạch định

.

Trang 37

 Định kỳ

 Khi có chỉ đạo của người có thẩm quyền

 Khi có đề xuất của bộ phận

 Sau khi vận hành thiết bị mới

 Sau khi tuyển dụng vv

Trang 38

 One hit audit: một lần đánh giá tất cả

 Đánh giá theo yêu cầu của tiêu chuẩn

 Đánh giá theo bộ phận chức năng

 Đánh giá theo tài liệu của hệ thống

Trang 39

Chươngưtrìnhưđánhưgiá :

- Mục đích đánh giá

- Thành phần đoàn đánh giá

- Tài liệu sử dụng

- Thời gian, thời l ợng, địa điểm đánh giá

- Tỡnh trạng, tầm quan trọng khu vực

- Đảm bảo nguyờn tắc độc lập

- Thời gian cho phiên họp khai mạc và kết thúc

Chươngưtrìnhưđánhưgiá :

- Phạm vi, thời điểm đánh giá thớch hợp

- Mục đích đánh giá

- Thành phần đoàn đánh giá

- Tài liệu sử dụng

- Thời gian, thời l ợng, địa điểm đánh giá

- Tỡnh trạng, tầm quan trọng khu vực

- Đảm bảo nguyờn tắc độc lập

- Thụng bỏo cho bờn được đỏnh giỏ

- Thời gian cho phiên họp khai mạc và kết thúc

L ẬP KẾ HOẠCH

.

Trang 40

 Thông báo cho nhân viên có liên quan về mục đích, phạm vi và thời gian đánh giá

 Phân công ng ời chịu trách nhiệm phối hợp cùng với chuyên gia đánh giá

 Tạo điều kiện thuận lợi cho đoàn đánh giá thực

Trang 41

Các vấn đề th ờng gặp khi đánh giá

- KI ỂM SOÁT thời gian K ẫM

- GIAO tiếp KéM

- đánh giá hời hợt

- GI ẢI THÍCH THIẾU THUYẾT PHỤC

- TRANH CÃI CĂNG THẲNG

.

Trang 42

- Đoàn đánh giá có thể bao gồm 1 hay nhiều

ng ời

- Tr ởng đoàn chịu trách nhiệm toàn bộ

- Mọi thành viên hoạt động thống nhất trong phạm vi đánh giá theo phân công

- Có sự hỗ trợ và trao đổi thông tin

Phânưcôngưtráchưnhiệm:

- Đoàn đánh giá có thể bao gồm 1 hay nhiều

ng ời

- Tr ởng đoàn chịu trách nhiệm toàn bộ

- Mọi thành viên hoạt động thống nhất trong phạm vi đánh giá theo phân công

- Có sự hỗ trợ và trao đổi thông tin

.

Trang 43

CHUẨN BỊ CỦA CHUYÊN GIA

-Bút viết -Giấy ghi chép -Cặp File

-Đồng hồ -Máy tính -Giấy thường -Các biểu mẫu liên quan vv …

CHUẨN BỊ CỦA CHUYÊN GIA

-Bút viết -Giấy ghi chép -Cặp File

-Đồng hồ -Máy tính -Giấy thường -Các biểu mẫu liên quan vv …

.

Trang 44

Thành viên trong đoàn đánh giá:

Trang 45

Trách nhiệm tr ởng đoàn đánh giá:

- Chịu trách nhiệm toàn bộ và cuối cùng

- Tuõn thủ cỏc yờu cầu đỏnh giỏ và cỏc chỉ thị

- Điều hành cuộc đánh giá;

- Giúp lựa chọn thành viên đoàn đánh giá

- Đại diện cho đoàn đánh giá

- Xỏc định sự khụng phự hợp của hệ thống

- Bỏo cỏo ngay khi cú sự khụng phự hợp nặng

- Đệ trình kết quả đánh giá khụng chậm trễ

Trách nhiệm tr ởng đoàn đánh giá:

- Chịu trách nhiệm toàn bộ và cuối cùng

- Tuõn thủ cỏc yờu cầu đỏnh giỏ và cỏc chỉ thị

- Điều hành cuộc đánh giá;

- Giúp lựa chọn thành viên đoàn đánh giá

- Đại diện cho đoàn đánh giá

- Xỏc định sự khụng phự hợp của hệ thống

- Bỏo cỏo ngay khi cú sự khụng phự hợp nặng

- Đệ trình kết quả đánh giá khụng chậm trễ

V.Y ấU CẦU ĐỐI VỚI CHUYấN GIA

Trang 46

Trách nhiệm của chuyên gia đánh giá:

- Trao đổi và truyền đạt rừ cỏc yờu cầu

- Ghi lại những vấn đề quan sỏt được

- Lập bỏo cỏo kết quả đỏnh giỏ thụng qua trưởng đoàn

- Bảo mật thụng tin thu thập được

- Xỏc nhận hiệu lực HĐ khắc phục khi được phõn cụng

Trách nhiệm của chuyên gia đánh giá:

- Tuõn thủ cỏc yờu cầu về đỏnh giỏ

- Trao đổi và truyền đạt rừ cỏc yờu cầu

- Ghi lại những vấn đề quan sỏt được

- Lập bỏo cỏo kết quả đỏnh giỏ thụng qua trưởng đoàn

- Bảo mật thụng tin thu thập được

- Xỏc nhận hiệu lực HĐ khắc phục khi được phõn cụng

Trang 47

Chuyên gia đánh giá phải:

- Luôn bám sát phạm vi đánh giá

- Thực hiện nhiệm vụ một cách khách quan

- Thu thập , phân tích bằng chứng và thẩm tra xác nhận

- Chú ý (nhạy cảm) tới dấu hiệu nghi vấn

- Đặt câu hỏi thớch hợp để khẳng định thông tin

- ứng xử chuyên nghiệp, đúng qui tắc

Chuyên gia đánh giá phải:

- Luôn bám sát phạm vi đánh giá

- Thực hiện nhiệm vụ một cách khách quan

- Thu thập , phân tích bằng chứng và thẩm tra xác nhận

- Chú ý (nhạy cảm) tới dấu hiệu nghi vấn

- Đặt câu hỏi thớch hợp để khẳng định thông tin

- ứng xử chuyên nghiệp, đúng qui tắc

.

Trang 48

Các tính cách của chuyên gia đánh giá  Khả năng làm việc d ới áp lực

Trang 49

Các tính cách của chuyên gia đánh giá

Trang 50

Phân loại phát hiện đánh giá:

Trang 51

 Xác định sự không phù hợp trong tài liệu

 Xác định sự không phù hợp trong thực hiện

 Xác định HĐKP để ngăn ngừa lặp lại

Trang 52

Là sự không phù hợp ảnh hưởng nghiêm

trọng đến HTQLCL

Trang 53

( Nonconformance - Viết tắt là N/C )

Là sự không phù hợp nhẹ cần có

hành động khắc phục

- Tài liệu xây dựng bỏ sót yêu cầu tiêu chuẩn

- Các quy định không được tuân thủ

thủ

Trang 54

( observation - viết tắt là ob )

- Chưa đủ bằng chứng kết luận là NC

- Là cơ hội để cải tiến

- Là cảnh báo của chuyên gia

Trang 55

- So sánh các bằng chứng thu thập đ ợc với:

tiêu chuẩn (ISO 9000, TC sản phẩm )

qui định (nội bộ, pháp luật, thông lệ )

thoả thuận (với khách hàng, ng ời cung ứng )

- So sánh các bằng chứng thu thập đ ợc với:

tiêu chuẩn (ISO 9000, TC sản phẩm )

qui định (nội bộ, pháp luật, thông lệ )

thoả thuận (với khách hàng, ng ời cung ứng )

Trang 56

Nguyờn nhõn có tính hệ thống

- Thiếu tớnh kỷ luật

- Thiếu đào tạo

- Thiếu các nguồn lực cần thiết

- Thiếu định h ớng, hỗ trợ, cam kết của lãnh đạo

- Thụng tin khụng chuyển giao hoặc khụng được xử lý

- Quyết tõm khụng cao

- Thiếu tớnh kỷ luật

- Thiếu đào tạo

- Thiếu các nguồn lực cần thiết

- Thiếu định h ớng, hỗ trợ, cam kết của lãnh đạo

- Thụng tin khụng chuyển giao hoặc khụng được xử lý

Trang 57

Họp khai mạc:

- Giới thiệu đoàn đánh giá

- Khẳng định phạm vi và mục tiêu đánh giá

- Giới thiệu ph ơng pháp, thủ tục đánh giá

- Khẳng định/thay đổi ch ơng trình đánh giá

- Giới thiệu đoàn đánh giá

- Khẳng định phạm vi và mục tiêu đánh giá

- Giới thiệu ph ơng pháp, thủ tục đánh giá

- Khẳng định/thay đổi ch ơng trình đánh giá

Trang 58

Các tình huống nên tránh

nên tránh các tình huống sau:

-Cuộc họp quá dài;

- Thiếu nhiều người

- Môi tr ờng xung quanh không thích hợp

- Bên đ ợc đánh giá kiểm soát ch ơng trình

Trang 59

Ph ơng pháp tiếp cận theo quá trình

Các yếu tố tác động tới một quá trình gồm:

Ph ơng pháp tiếp cận theo quá trình

Các yếu tố tác động tới một quá trình gồm:

- Nguồn nhân lực (Man-power)

- Thiết bị, máy móc (Machine)

- Ph ơng pháp (Method)

-T liệu sản xuất, nguyên vật liệu (Material)

-Thông tin (Information)

4 M+1I

Trang 60

Trang 61

Quan s¸t

Xem xÐt tµi liÖu & hå s¬

Pháng vÊn & l¾ng nghe

Trang 62

tốt

 hỏi rõ ràng, đơn giản, câu

hỏi mở

 hỏi đúng ng ời bằng câu

hỏi thích hợp

 Kiên trì theo mục đích

 tạo không khí thoải mái

không tốt

 đặt quá nhiều câu hỏi cùng lúc,

câu hỏi quá bác học

 tự trả lời/ câu hỏi đóng/ câu hỏi

dẫn dắt

 không nghe câu trả lời

 không cho bên đánh giá đủ thời

gian

 tranh c i, dọa nạt, gây áp lựcã

 thiên vị

 tìm kiếm lỗi

Trang 63

K Ỹ NĂNG ĐẶTcâu hỏi trong đánh giá :

 Câu hỏi đóng (close)

Trang 64

 CGĐG không phải là chuyên gia về mọi vấn đề

 Trao đổi thông tin hai chiều;

 Tập trung vào các vấn đề cấp cao:

 Cách thức thu thập và chuyển giao thông tin

 Những vấn đề quan trọng

 Phần 5 và 6 của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

 Hoạt động giám sát - phần 8

Trang 65

Trang 66

 Xu«i theo qu¸ tr×nh

Trang 67

Trang 68

Quan sát

Giao tiếp, thái độ, quan sát:

Bạn quan sát nhanh trong 5 giây, con voi trên có mấy chân ?

Trang 69

Trang 70

 So sánh giữa tài liệu và hồ sơ

 So sánh giữa quy định và thực hiện

 So sánh thời gian: kế hoạch-thực hiện

 Chú ý những từ trọng tâm (Key word)

Trang 71

 Lấy mẫu đại diện

 Tập trung vào vấn đề cơ bản

 Chú ý những dấu hiệu khác thường

 Tính sẵn sàng

Định dạng
Số trang	88
Dung lượng	3,95 MB