Xây dựng dự toán ngân sách tại công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu côn đảo

LỜI AM O AN Trong quá trình thực hiện luận văn với đề tài “Xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo”, tôi đã vận dụng kiến thức học tập của mình

GI O V O T O TRƯỜNG I HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

LÊ THU HẰNG

XÂY DỰNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH T I CÔNG

TY CỔ PHẦN THỦY SẢN VÀ XUẤT NHẬP

KHẨU ÔN ẢO

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Tp Hồ Chí Minh – 2016

GI O V O T O TRƯỜNG I HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

LÊ THU HẰNG

XÂY DỰNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH T I CÔNG

TY CỔ PHẦN THỦY SẢN VÀ XUẤT NHẬP KHẨU

ÔN ẢO

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS HUỲNH ĐỨC LỘNG

Tp Hồ Chí Minh - Năm 2016

LỜI AM O AN

Trong quá trình thực hiện luận văn với đề tài “Xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo”, tôi đã vận dụng kiến thức học tập của mình và với sự trao đổi, hướng dẫn, góp ý của giáo viên hướng dẫn để thực hiện đề tài luận văn thạc sĩ này

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi, các số liệu và kết quả trong luận văn này là hoàn toàn trung thực và có nguồn gốc trích dẫn rõ ràng Các kết quả của luận văn chưa từng được công bố ở bất cứ công trình nghiên cứu nào Luận văn được thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS Huỳnh Đức Lộng

TP Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 6 năm 2016

Người thực hiện luận văn

LÊ THU HẰNG

M C L C

TRANG PH BÌA

LỜI A M OA N

M C L C

DANH M C CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH M C CÁC BẢNG

DANH M C CÁC HÌNH VẼ, Ồ THỊ

MỞ ẦU 1

HƯƠN G 1: Ơ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1 Khái niệm dự toán ngân sách 7

1.2 Ý nghĩa dự toán ngân sách 7

1.3 Nội dung cơ bản của xây dựng dự toán ngân sách 10

1.3.1 Xây dựng mô hình dự toán ngân sách 10

1.3.2 Quy trình lập dự toán ngân sách 14

1.3.3 Nội dung và phương pháp lập hệ thống báo cáo dự toán ngân sách 16

1.3.4 Các kỹ thuật sử dụng trong việc lập dự toán ngân sách 24

1.3.5 Tổ chức vận hành dự toán ngân sách 27

1.4 Một số yếu tố ảnh hưởng đến xây dựng dự toán ngân sách trong tổ chức kinh doanh 27

KẾT LUẬN H ƯƠNG 1 28

HƯƠN G 2: THỰC TR NG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PH C V QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH T I CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN VÀ XUẤT NHẬP KHẨU ÔN ẢO 29

2.1 Tổng quan về Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn ảo 29

2.1.1 Lịch sử hình thành của Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo 29

2.1.2 Phương hướng phát triển của Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo 30

2.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần thủy sản

và xuất nhập khẩu Côn Đảo 31

2.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo 41

2.2 Thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn ảo 47

2.2.1 Tổng quan về thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo 47

2.2.2 Nội dung cơ bản tổ chức thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo 48

2.2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo 54

KẾT LUẬN H ƯƠNG 2 56

HƯƠN G 3: XÂY ỰNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH T I CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN VÀ XUẤT NHẬP KHẨU ÔN ẢO 57

3.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn ảo 57

3.2 Mục tiêu xây dựng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn ảo 59

3.3 Nội dung xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn ảo 59

3.3.1 Mô hình dự toán ngân sách 59

3.3.2 Quy trình lập dự toán ngân sách 60

3.3.3 Hệ thống báo cáo dự toán ngân sách và phương pháp lập 62

3.4 Một số giải pháp hỗ trợ xây dựng và thực hiện dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn ảo 77

3.4.1 Xây dựng hệ thống chi phí theo mô hình ứng xử biến phí và định phí 77

3.4.2 Xây dựng tài khoản ghi nhận và cung cấp thông tin 79

3.4.3 Xây dựng hệ thống định mức theo từng hoạt động 82

3.4.4 Xây dựng hệ thống kỹ thuật phân tích dự báo thông tin thị trường 83

3.4.5 Nâng cao trình độ công nghệ kỹ thuật về xử lý thông tin và kết nối thông tin 84

3.4.6 Nâng cao trình độ nhân viên kế toán theo hướng chuyên nghiệp 85

3.4.7 Những giải pháp hỗ trợ khác 85

KẾT LUẬN H ƢƠNG 3 86

KẾT LUẬN 87 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PH L C

SXKD Sản xuất kinh doanh

TNDN Thu nhập doanh nghiệp

A NH M ẢNG

Bảng 2.1 Mô tả quy trình công nghệ chế biến sản phẩm surimi 34

Bảng 2.1 Mô tả quy trình công nghệ chế biến sản phẩm surimi mô

Bảng 3.1 Các loại nguyên vật liệu sử dụng sản xuất sản phẩm 68

Bảng 3.2 Phân loại chi phí theo mô hình ứng xử 78

Bảng 3.3 Tài khoản ghi nhận và cung cấp thông tin dự toán ngân

A NH M HÌNH VẼ, Ồ THỊ

Hình 1.1 Hoạch định, kiểm soát và mối quan hệ giữa hoạch định

Hình 1.5 Quy trình dự toán ngân sách trong doanh nghiệp 16

Hình 1.6 Mối quan hệ của các dự toán ngân sách 18

Hình 2.1 Quy trình công nghệ chế biến sản phẩm surimi 33

Hình 2.2 Quy trình công nghệ chế biến sản phẩm surimi mô

Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty 42

Hình 2.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty 45

Hình 3.1 Mô hình dự toán ngân sách đề xuất 60

Hình 3.2 Quy trình dự toán ngân sách đề xuất 62

Hình 3.3 Sơ đồ hệ thống báo cáo dự toán ngân sách đề xuất 64

Hình 3.4 Mô hình tổ chức nhân sự thực hiện dự toán ngân sách đề

MỞ Ầ U

1 Lý do thực hiện đề tài

Hiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP) của 12 nước thành viên trong

đó có Việt Nam đã được ký kết vào ngày 04/02/2016 kỳ vọng sẽ đem lại cho các doanh nghiệp nước ta nhiều cơ hội cũng như thách thức, trong đó có các doanh nghiệp hoạt động trong ngành thủy sản Những cơ hội như được hưởng mức thuế suất ưu đãi khi xuất nhập khẩu thủy sản sang các nước thành viên TPP, tăng cường

cơ hội được tiếp cận với nguồn vốn đầu tư của nước ngoài… Tuy nhiên, thách thức đặt ra đối với các doanh nghiệp thủy sản đó là các rào cản về kỹ thuật thương mại đòi hỏi yêu cầu cao về chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm, đặc biệt là các doanh nghiệp thủy sản trong nước phải đối mặt với việc giảm thị phần do sự cạnh tranh từ các doanh nghiệp cùng ngành của các nước thành viên TPP…

Kế toán quản trị với những vai trò tương ứng với bốn chức năng của nhà quản trị

đó là hoạch định, tổ chức – điều hành và ra quyết định, ngày càng thể hiện được tầm quan trọng của nó trong sự phát triển của một doanh nghiệp Từ thực trạng nền kinh

tế hội nhập, đặc biệt trong đó có TPP, thì yêu cầu đặt ra đối với các doanh nghiệp thủy sản nước ta nói riêng đó là cần phải xác lập dự toán ngân sách, một nội dung trong công tác kế toán quản trị Vì dự toán ngân sách được xây dựng trên kế hoạch, chi tiết hóa kế hoạch tài chính, giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả các nguồn lực hiện có và còn là một công cụ để đánh giá trách nhiệm của các nhà quản lý thông qua việc so sánh kết quả thực hiện với dự toán.Và mục tiêu quan trọng nhất của dự toán ngân sách chính là đảm bảo cho định hướng và kiểm soát được nguồn tài chính, dòng tiền trong việc thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh theo mục tiêu của doanh nghiệp

Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo là một công ty có thị phần xuất khẩu ở nhiều quốc gia, nằm trong top các công ty dẫn đầu về kim ngạch xuất khẩu sản phẩm surimi của Việt Nam và đang mở rộng sản xuất và xuất khẩu sản phẩm surimi mô phỏng được khách hàng ưa chuộng Tuy nhiên, ở công ty hiện nay chưa có một mô hình cụ thể cũng như quy trình rõ ràng về dự báo và cũng chỉ thực

hiện rời rạc một số báo cáo có sự pha trộn giữa dự toán, kế hoạch và thực tế như kế hoạch sản xuất – kinh doanh, kế hoạch thu chi

Từ thực trạng nền kinh tế đặt ra yêu cầu nâng cao năng lực quản trị và kiểm soát tài chính của nhiều doanh nghiệp và vai trò của dự toán ngân sách cũng như tình hình dự toán ngân sách tại công ty trên thì tác giả đã chọn đề tài “Xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo” cho luận văn thạc sỹ kinh tế

2 Tổng quan các công trình nghiên cứu

Một số công trình nghiên cứu về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp ở nước ngoài như:

 Nghiên cứu “Are budget useful? A survey of Malaysian companies” của Ahmad et al (2003)

Nghiên cứu được thực hiện với các công ty ở Malaysia Kết quả của nghiên cứu chỉ ra là các công ty ở Malaysia vẫn thực hiện dự toán ngân sách, và dự toán ngân sách được mở rộng phạm vi đó là trở thành một phần quan trọng trong hoạch định

và kiểm soát của công ty Nghiên cứu cũng chỉ ra một số lý thuyết và thực hành về

kế toán

 Nghiên cứu “Managerial Accounting” của Garrison et al (2012)

Nghiên cứu này đã trình bày các nội dung của kế toán quản trị, trong đó có phần

dự toán ngân sách; cụ thể là khái niệm, ý nghĩa, hệ thống báo cáo dự toán ngân sách…

 Nghiên cứu “ ifficulties of the u dgeting Process and Factors Leading

to the eci sion to Implement this Management Tool” của Lidia (2014)

Nội dung của nghiên cứu là những trở ngại trong quá trình thiết lập dự toán ngân sách và các yếu tố tác động đến việc ra quyết định thực thi biện pháp quản lý Kết quả của nghiên cứu đã chỉ ra rằng dự toán ngân sách là công cụ hữu dụng và có nhiều lợi thế, được sử dụng trong nền kinh tế

Một số công trình nghiên cứu về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp ở Việt Nam như:

 Luận văn thạc sỹ “ ự toán ngân sách tại Công ty Pepsico Việt Nam – Ngành Foods thực trạng và giải pháp hoàn thiện” của Nguyễn Thị Minh

ức (2010)

Nghiên cứu đã trình bày thực trạng dự toán ngân sách tại Công ty Pepsico Việt

Na – Ngành Foods Kết quả là công ty có lập dự toán ngân sách, tuy nhiên công tác

dự toán ngân sách tại công ty còn tồn tại nhiều khuyết điểm Cụ thể đó mô hình dự toán mặc dù là mô hình thông tin phản hồi nhưng lại mang nặng tính áp đặt từ trên xuống và không phản ánh được tình hình thực tế tại công ty; nhiều dự toán quan trọng chưa được lập như: dự toán phải thu, dự toán tiền,… Từ thực trạng này mà tác giả đã đưa ra giải pháp đó là xây dựng dự toán ngân sách theo mô hình thông tin từ dưới lên; lập đầy đủ báo cáo dự toán ngân sách theo trình tự bắt đầu từ dự toán tiêu thụ và kết thúc là các dự toán báo cáo tài chính

 Luận văn thạc sỹ “Xác lập mô hình dự toán và báo cáo dự toán ngân sách cho các loại hình doanh nghiệp trong Khu công nghiệp iê n Hòa 2” của Nguyễn Thúy Hằng (2012)

Với việc khảo sát thực trạng dự toán ngân sách của 102 doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2 thì có 17 doanh nghiệp không lập dự toán, trong đó 16 doanh nghiệp là doanh nghiệp sản xuất Các mặt hạn chế của công tác lập dự toán ngân sách được tác giả chỉ ra như hầu hết các doanh nghiệp chưa có bộ phận chuyên trách về công tác lập dự toán; quy trình dự toán chưa xây dựng các bước thực hiện

cụ thể, chi tiết; hệ thống báo cáo dự toán chưa đầy đủ, các báo cáo dự toán quan trọng như dự toán thu tiền, dự toán chi tiền,… Từ thực trạng trên, tác giả đã đã đưa

ra các giải pháp xác lập mô hình dự toán và báo cáo dự toán ngân sách cho các loại hình doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2

 Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần gốm Việt Thành” của Phạm Thị Phương Anh (2014)

Tác giả đã phân tích thực trạng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần gốm Việt Thành; kết quả cho thấy công ty có lập dự toán ngân sách nhưng chưa có sự tham gia, phối hợp của các phòng ban, xí nghiệp và chưa có sự thống nhất trong các biểu

mẫu dự toán ngân sách…Từ đó, tác giả đưa ra giải pháp hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần gốm Việt Thành Một số giải pháp như công ty nên áp dụng mô hình dự toán ngân sách từ dưới lên để kết hợp sự tham gia của các phòng ban, xí nghiệp; thống nhất các mẫu biểu về dự toán ngân sách…

Tác giả đã kế thừa được ở các nghiên cứu trên với những nội dung sau:

 Từ nghiên cứu của Ahmad et al (2003) và Lidia (2014): Đó là ý nghĩa của

dự toán ngân sách và vai trò của nó trong các doanh nghiệp, mặc dù có nhiều trở ngại trong quá trình thiết lập nhưng nó vẫn là công cụ đắc lực cho nhà quản trị

 Từ nghiên cứu của Garrison et al (2012): Đó là các khái niệm, ý nghĩa, hệ thống báo cáo dự toán ngân sách… để phục vụ cho phần khái quát cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp

 Từ nghiên cứu của Nguyễn Thị Minh Đức (2010), Nguyễn Thúy Hằng (2012) và Phạm Thị Phương Anh (2014): Đó là thực trạng nhiều doanh nghiệp không lập dự toán ngân sách mà chỉ lập các kế hoạch; nhiều doanh nghiệp có lập dự toán ngân sách nhưng công tác dự toán ngân sách còn tồn tại nhiều khuyết điểm; các báo cáo dự toán ngân sách lập không đầy đủ;… nên cần có giải pháp xây dựng hoặc hoàn thiện dự toán ngân sách

3 Mục tiêu nghiên cứu

Từ những phần tác giả kế thừa từ các công trình nghiên cứu trong nước và ngoài nước thì tác giả sẽ tiến hành thực hiện nghiên cứu này với các mục tiêu sau đây: Một là hệ thống lý luận về dự toán ngân sách

Hai là phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo

Ba là đề ra những giải pháp xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo

4 Câu hỏi nghiên cứu

Luận văn trả lời các câu hỏi nghiên cứu sau:

Thứ nhất, nền tảng lý luận cơ bản cho việc tiếp cận, xây dựng dự toán ngân sách tại một tổ chức kinh doanh?

Thứ hai, Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo có lập dự toán ngân sách hay chưa, nếu có, tình hình và nội dung dự toán ngân sách tại công ty được thể hiện như thế nào?

Thứ ba, nếu Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo chưa lập dự toán ngân sách thì có cần phải xây dựng dự toán ngân sách hay không và xây dựng với mục tiêu, nội dung như thế nào?

5 ối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là dự toán ngân sách của công ty Cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo

6 Phạm vi nghiên cứu

Về không gian thì phạm vi nghiên cứu là Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập

khẩu Côn Đảo

Về thời gian thì phạm vi nghiên cứu là năm 2015 và 2016

7 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu là phương pháp định tính Cụ thể như sau:

Luận văn sử dụng phương pháp thu thập tài liệu, phân tích, tổng hợp các tài liệu

để hệ thống hóa cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp ở chương 1 Luận văn sử dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát và nghiên cứu tại bàn để thu thập dữ liệu về thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo

Luận văn sử dụng phương pháp suy luận, phân tích để đưa ra các giải pháp để xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo

8 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, bài luận văn gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh

doanh tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo

Chương 3: Xây dựng dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất

nhập khẩu Côn Đảo

CHƯƠNG 1: Ơ SỞ LÝ LUẬN VỀ Ự TO N NGÂN S H TRONG

OANH NGHIỆP

1.1 Khái niệm dự toán ngân sách

Theo Vanderbeck (2010) thì dự toán ngân sách trong kinh doanh là phương pháp chi tiết hóa kế hoạch tài chính, giúp công ty đạt được những mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn Nếu những nguyên tắc của dự toán ngân sách được thực hiện một cách hợp lý, các công ty có thể yên tâm rằng sẽ sử dụng hiệu quả tất cả nguồn lực của mình và đạt được những kết quả thuận lợi nhất trong thời gian dài

Theo Huỳnh Lợi (2012) thì dự toán là tính toán, dự kiến một cách chi tiết, tỉ mỉ

về nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện những hoạt động sản xuất kinh doanh nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định và được thể hiện dưới hình thức hệ thống các chỉ tiêu lượng, giá Dự toán ngân sách là một phần của dự toán với mục đích hướng đến thể hiện rõ ràng, chi tiết nguồn tài chính, nguồn tiến

Theo Lebas (2015) thì dự toán ngân sách là những kế hoạch chi tiết Dự toán ngân sách là sự phối hợp tương tác của việc sử dụng các nguồn lực để đưa tổ chức thực hiện theo các kế hoạch đã đề ra

Vậy dự toán ngân sách là việc tính toán các mục tiêu cụ thể, các nguồn lực tài chính cụ thể của doanh nghiệp và được thể hiện ra một hệ thống các chỉ tiêu, bảng biểu Dự toán ngân sách được xây dựng trên kế hoạch, chi tiết hóa kế hoạch tài chính, giúp công ty đạt được những mục tiêu tài chính trong hoạt động sàn xuất kinh doanh

1.2 Ý nghĩa dự toán ngân sách

Dự toán ngân sách có ý nghĩa trong việc thực hiện 4 chức năng của nhà quản trị,

đó là hoạch định, tổ chức – điều hành, kiểm tra và ra quyết định Nội dung cụ thể

như sau:

 Hoạch định

Theo Lê Thế Giới & cộng sự (2007) thì hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra các hành động cần

thiết nhằm đạt được mục tiêu Đây là chức năng cơ bản nhất của nhà quản trị và là nền tảng của hoạt động quản trị Hoạch định thiết lập ra những cơ sở và định hướng cho việc thực thi các chức năng tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra

Dự toán ngân sách có vai trò trong việc thực hiện chức năng hoạch định của nhà quản trị Mục tiêu và chiến lược được đề ra trước và dự toán được lập nhằm hướng đến mục tiêu này Dự toán được lập dựa trên kế hoạch, là sự chi tiết hóa kế hoạch, thể hiện thành những con số trên các bảng biểu Những dự toán sẽ cho nhà quản trị thấy được một bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính, hoạt động của doanh nghiệp Ngoài ra, là sự phân tích về tình hình thị trường, các đối thủ cạnh tranh, nhu cầu khách hàng và nhiều yếu tố khác Do đó, những điều này sẽ giúp nhà quản trị tính toán được những mục tiêu cụ thể, các nguồn lực cụ thể để thực hiện những kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp

 Tổ chức - điều hành

Tổ chức - điều hành là chức năng thể hiện sự liên kết giữa con người với con người trong tổ chức, giữa con người với các nguồn lực để nhằm đạt được hiệu quả hoạt động cao

Dự toán ngân sách gắn liền với việc xác định trách nhiệm, đánh giá năng lực từng người trong tổ chức để có thể tổ chức nhân sự tốt và tổ chức việc phân bổ các nguồn lực để thực hiện những mục tiêu đề ra Dự toán ngân sách giúp thông tin, chỉ đạo các bộ phận trong tổ chức hiểu được kế hoạch và thực hiện kế hoạch Do đó,

dự toán ngân sách tạo ra sự phối hợp giữa nhiều bộ phận trong doanh nghiệp Chẳng hạn, nếu bộ phận tiêu thụ không phối hợp với bộ phận sản xuất thì sẽ dẫn đến việc thiếu nguồn hàng cung cấp hay sản xuất dư thừa dẫn đến hàng tồn kho cao

Thông qua dự toán ngân sách, các nhà quản trị thực hiện đôn đốc, giám sát việc thực hiện mục tiêu của các thành viên trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu đề ra

 Kiểm soát

Kiểm soát là chức năng thể hiện sự giám sát kết quả thực hiện được, kịp thời phát hiện những sai sót để điều chỉnh

Vai trò của dự toán ngân sách trong việc thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị đó là so sánh giữa kết quả thực tế và dự toán ngân sách, cũng như đánh giá việc thực hiện dự toán ngân sách đó Bằng việc so sánh kết quả đạt được với dự toán đề ra để thấy được sự chênh lệch Nhà quản trị nhìn vào sự chênh lệch đó để tìm ra nguyên nhân Và khi tìm được nguyên nhân thì nhà quản trị sẽ biết được ai là người chịu trách nhiệm cho việc đó để tìm ra hướng xử lý để kiểm soát điều này

Trong bốn nội dung trên thì có mối quan hệ giữa hoạch định và kiểm soát Hoạch định xác định những hành động cần làm để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Kiểm soát liên quan đến việc xem lại những gì đã xảy ra và so sánh nó với dự toán ngân sách để kịp thời phát hiện những sai sót và có hướng giải quyết Mối quan hệ

này được thể hiện ở hình 1.1

Hình 1.1 Hoạch định, kiểm soát và mối quan hệ giữa hoạch định và kiểm soát

Nguồn: Atkinson et al (2012)

1.3 Nội dung cơ bản của xây dựng dự toán ngân sách

1.3.1 Mô hình dự toán ngân sách

1.3.1.1 Mô hình thông tin từ dưới lên

Dòng dữ liệu thông tin trong mô hình thông tin từ dưới lên là đi từ bộ phận có mức độ trách nhiệm thấp hơn đến bộ phận có mức độ trách nhiệm cao hơn Dự toán xuất phát từ quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cơ sở căn cứ vào điều kiện tại bộ phận mình để lập các chỉ tiêu dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp trung gian Cấp trung gian cũng lập các chỉ tiêu dự toán ở bộ phận mình và tổng hợp các chỉ tiêu dự toán

mà cấp cơ sở gửi lên thì sẽ trình lên quản lý cấp cao nhất Quản lý cấp cao nhất sẽ tổng hợp, xem xét toàn diện tình hình của đơn vị và xét duyệt dự toán

Ưu điểm của mô hình này đó là dự toán được lập ở các bộ phận cấp thấp, đây là những thành viên am hiểu rõ hoạt động của doanh nghiệp ở mức độ cơ sở Chẳng hạn, để xác định được lượng sản phẩm cần sản xuất thì bộ phận phân xưởng hay

Xây dựng dự toán ngân sách chính

Đo lường và đánh giá hiệu quả so với

dự toán

Đánh giá lại định hướng, các mục tiêu,

chiến lược và các kế hoạch

Hoạch định

khu sản xuất sẽ nắm tình hình tốt hơn là ban giám đốc hay phòng kinh doanh Do

đó, dự toán được lập sẽ sát với năng lực hoạt động của máy móc thiết bị hay nhân công Nếu có sự chênh lệch giữa thực hiện so với dự toán thì doanh nghiệp có thể biết được nguyên nhân hay ai là người phải chịu trách nhiệm

Tuy nhiên, nhược điểm của mô hình này là các dự toán vì được các nhà quản trị cấp thấp lập, do đó vì họ nắm rất rõ tình hình hoạt động nên khi họ đưa ra dự toán,

có thể tồn tại nguy cơ là họ cố tình đưa ra dự toán thấp hơn để dễ dàng thực hiện, vì thế ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Ngoài ra, một nhược điểm của mô hình là sự kiểm tra, giám sát của các nhà quản trị cấp trên với cấp dưới không được thực hiện kỹ lưỡng và chi tiết Vì thông qua dự toán mà cấp dưới lập gửi lên, nhà quản trị cấp cao chỉ xem xét rồi đưa ra kết luận cuối cùng

Mô hình thông tin từ dưới lên thích hợp áp dụng cho nhũng doanh nghiệp có quy

mô lớn

: bước 1

: bước 2

Hình 1.2 Mô hình thông tin từ dưới lên

(Nguồn: Huỳnh Lợi (2012, trang 138))

1.3.1.2 Mô hình thông tin từ trên xuống

Đối với loại mô hình thông tin từ trên xuống thì dòng dữ liệu được xuất phát từ cấp quản lý cao nhất Các chỉ tiêu dự toán được quản lý cấp cao nhất đưa ra và

truyền xuống quản lý cấp trung gian, cấp trung gian truyền xuống cấp cơ sở

Ưu điểm của mô hình thông tin từ trên xuống là nhanh, gọn và đi một lần từ cấp cao xuống cấp thấp Do vậy, mô hình này thích hợp áp dụng ở các doanh nghiệp có quy mô nhỏ

Mô hình này tồn tại nhược điểm đó là có sự rập khuôn, áp đặt do cấp quản trị cấp cao không thể nắm rõ toàn bộ những vấn đề cụ thể, chi tiết phát sinh tại mỗi bộ phận của doanh nghiệp mình Mô hình này không khai thác hết được những tiềm năng và sự sáng tạo của các nhà quản trị bộ phận Và khi các nhà quản trị bộ phận nhận được những kế hoạch đó thì họ bị bắt buộc phải thực hiện nên nhiều khi không

có được động lực để cố gắng phải thực hiện vì những chỉ tiêu đặt ra có thể không phù hợp với thực tế đang diễn ra tại doanh nghiệp mình Một nhược điểm nữa là thiếu sự phản hồi từ phía các nhà quản trị cấp dưới khi thực hiện dự toán, do đó làm giảm hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Hình 1.3 Mô hình thông tin từ trên xuống

(Nguồn: Huỳnh Lợi (2012, trang 136))

1.3.1.3 Mô hình thông tin có phản hồi

Mô hình này có sự kết hợp của mô hình thông tin từ trên xuống và mô hình thông tin từ dưới lên Đặc điểm của mô hình thông tin có phản hồi là các chỉ tiêu dự toán được cấp quản lý cao nhất đưa xuống quản lý cấp trung và cấp cơ sở Các nhà quản

trị này khi nhận được thông tin từ nhà quản trị cấp cao đưa xuống thì sẽ căn cứ vào tình hình thực tế đang phát sinh tại doanh nghiệp để có sự phản hồi lại cho các chỉ tiêu dự toán đó phù hợp Và cuối cùng thì quản lý cấp cao sẽ tổng hợp và xem xét toàn diện tình hình của doanh nghiệp để xét duyệt và đưa xuống quản lý cấp trung gian, cấp trung gian đưa xuống cấp cơ sở Và đây là dự toán hoàn chỉnh

Ưu điểm của mô hình này là có sự phản hồi từ nhà quản trị cấp thấp đối với cấp cao hơn sẽ đảm bảo cho việc thực hiện các kế hoạch tốt hơn Mô hình thông tin có phản hồi huy động sự tham gia và trí tuệ của các cấp quản lý vào quá trình dự toán Điều này sẽ giúp phối hợp tốt để dự toán có tính khả thi cao Mô hình này sẽ kết hợp các ưu điểm của 2 mô hình trên

Tuy nhiên nhược điểm của mô hình này đó là vì xuất phát từ nhà quản trị cấp cao

và có sự phản hồi của các nhà quản trị cấp thấp, do đó tốn nhiều thời gian, chi phí của doanh nghiệp Ngoài ra, do mô hình cần nhiều thời gian cho việc soạn thảo, xét duyệt… nên quá trình dự toán không được tổ chức tốt sẽ không hiệu quả

: bước 1

: bước 2

: bước 3

Hình 1.4 Mô hình thông tin có phản hồi

(Nguồn: Huỳnh Lợi (2012, trang 136))

1.3.2 Quy trình lập dự toán ngân sách

Quy trình lập dự toán ngân sách có 3 giai đoạn đó là: chuẩn bị dự toán ngân sách, soạn thảo dự toán ngân sách và theo dõi dự toán ngân sách (Brooksoon (2000))

1.3.2.1 Chuẩn bị dự toán ngân sách

Ở giai đoạn này thì doanh nghiệp cần phải làm rõ mục tiêu của mình; truyền thông chi tiết về dự toán ngân sách và những hướng dẫn cho mọi người trách nhiệm cho việc chuẩn bị dự toán ngân sách Các kế hoạch dài hạn là điểm khởi đầu cho việc chuẩn bị dự toán ngân sách thường niên Trong điều kiện biến động của môi trường kinh doanh như giá cả, tiền lương thì điều cần thiết là các nhà quản trị trong doanh nghiệp cần xây dựng những hướng dẫn chi tiết cho các bộ phận thực hiện

Trong giai đoạn chuẩn bị dự toán ngân sách thì các doanh nghiệp cần chuẩn bị về nhân sự, số liệu và biểu mẫu Do đó, doanh nghiệp cần xem xét các nguồn lực hiện

có để phục vụ cho việc thực hiện dự toán ngân sách Các yếu tố cần đặc biệt xem xét đó là tài chính, nhân lực… Đây là những thành phần quan trọng trong dự toán ngân sách của doanh nghiệp Chẳng hạn năng lực sản xuất hiện tại có đủ thực hiện nhu cầu tiêu thụ hay không, hoặc nhân lực hiện tại có đủ đảm nhận các công việc của quá trình dự toán ngân sách không…

1.3.2.2 Soạn thảo dự toán ngân sách

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần phải thu thập thông tin liên quan để soạn thảo được các báo cáo dự toán ngân sách Doanh nghiệp chuẩn bị dự toán tiêu thụ Đây

là dự toán quan trọng nhất trong dự toán ngân sách hàng năm và cũng là dự toán khó xây dựng nhất do tổng doanh thu phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng, ngoài

ra còn có thể bị ảnh hưởng bởi nền kinh tế và các đối thủ cạnh tranh Các dự toán khác cũng được xây dựng như dự toán sản xuất, dự toán mua hàng, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung… Các dự toán này được xây dựng dựa trên số liệu quá khứ và một số thông tin khác Số liệu quá khứ có thể được sử dụng như điểm khởi đầu cho việc

xây dựng dự toán ngân sách, những thông tin trong quá khứ có thể cung cấp những hướng phân tích cho tương lai

1.3.2.3 Theo dõi dự toán ngân sách

Giai đoạn theo dõi dự toán thể hiện việc xem xét tình hình thực hiện dự toán ngân sách để có biện pháp đôn đốc các bộ phận thực hiện dự toán ngân sách Ngoài

ra, theo dõi dự toán ngân sách nhằm xem các dự toán được xây dựng có quá cao so với thực tế để có biện pháp điều chỉnh lại Trong quá trình hoạt động, kết quả thực hiện sẽ có thể chênh lệch so với dự toán Do đó, doanh nghiệp cần phải so sánh và phân tích kết quả đạt được so với dự toán, để từ đó thấy được các mục không được tiến hành theo đúng kế hoạch và tìm những lý do của sự chênh lệch đó Từ đó, doanh nghiệp đưa ra hướng giải quyết và rút kinh nghiệm cho những kỳ lập dự toán sau này

Hình 1.5 Quy trình dự toán ngân sách trong doanh nghiệp

(Nguồn: Brooksoon (2000))

1.3.3 Nội dung và phương pháp lập hệ thống báo cáo dự toán ngân sách

1.3.3.1 Khái quát về hệ thống báo cáo dự toán ngân sách

Hệ thống báo cáo dự toán ngân sách bao gồm các báo cáo: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp,

Kiểm tra các số liệu

dự toán ngân sách bằng cách đánh giá

và phân tích những khoản tiền

Thiết lập dự toán tiền để theo dõi dòng tiền từ báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối kế toán

Xem lại các thủ tục

dự toán và chuẩn bị

dự toán ngân sách chính

Phân tích sự khác biệt giữa thực hiện thực tế và dự toán

Theo dõi sự khác biệt và phân tích các sai sót; kiểm tra những phần không được như mong đợi

Dự đoán lại và sửa lại; xem xét sử dụng các loại dự toán khác; rút kinh nghiệm

dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán hàng tồn kho cuối kỳ, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và dự toán bảng cân đối kế toán (Garrison et al (2012))

Mối quan hệ của các báo cáo dự toán ngân sách được thể hiện ở hình 1.6 Cụ thể,

dự toán tiêu thụ là dự toán được lập đầu tiên và là cơ sở để lập các dự toán khác Lý

do vì doanh nghiệp phải xác định được sản lượng tiêu thụ thì từ đó mới có thể xác định được nhu cầu sản xuất, nhu cầu mua hàng hóa… và từ đó lập được các dự toán

có liên quan như dự toán sản xuất, dự toán mua hàng hóa…

Sau khi lập xong dự toán tiêu thụ thì căn cứ vào khối lượng tiêu thụ dự toán thì doanh nghiệp xác định được nhu cầu sản xuất trong kỳ, đây chính là chỉ tiêu quan trọng trong dự toán sản xuất

Từ dự toán sản xuất, với chỉ tiêu khối lượng sản xuất thì sẽ lập các dự toán tiếp theo đó là dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp và

dự toán chi phí sản xuất chung Những dự toán này, kết hợp với số liệu trên dự toán tiêu thụ và dự toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN để xây dựng dự toán tiền Cuối cùng, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và dự toán bảng cân đối

kế toán cũng được lập sau đó (Garrison et al (2012))

Hình 1.6 Mối quan hệ giữa các loại dự toán ngân sách

(Nguồn: Garrison et al (2012))

1.3.3.2 Nội dung các báo cáo dự toán ngân sách

 Dự toán tiêu thụ

Dự toán tiêu thụ là bước đầu tiên trong quá trình lập dự toán ngân sách tại doanh nghiệp Dự toán tiêu thụ được xem là chìa khóa cho toàn bộ các dự toán còn lại Nếu dự toán tiêu thụ thiếu chính xác thì các dự toán còn lại cũng sẽ thiếu chính xác Dựa trên dự toán này, doanh nghiệp có cơ sở để xây dựng dự toán sản xuất cũng như các dự toán khác

Khi lập dự toán tiêu thụ thì doanh nghiệp ước đoán số lượng sản phẩm tiêu thụ Căn cứ để xác định có thể dựa vào số liệu của kỳ trước về sản lượng tiêu thụ để xem

Dự toán tiêu thụ

Dự toán sản xuất

Dự toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN

Dự toán chi phí sản xuất chung

Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Dự toán tiền

Dự toán bảng cân đối kế toán

xét tình hình tiêu thụ của kỳ trước và ước tính cho kỳ này Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải nghiên cứu thị trường để xem xét nhu cầu của thị trường, đây là yếu tố rất quan trọng vì doanh nghiệp không thể kiểm soát được Sự xem xét các yếu tố khác như động thái của đối thủ cạnh tranh, các chính sách liên quan đến giá cả hay sự phát triển của nền kinh tế cũng là công việc cần quan tâm khi xác định số lượng sản phẩm tiêu thụ

Doanh thu tiêu thụ dự tính được xác định như sau:

Doanh thu tiêu thụ = Sản lượng tiêu thụ ước tính x Đơn giá bán ước tính

Từ đây, các dự toán tiêu thụ chi tiết hơn có thể được xây dựng cho từng bộ phận

cụ thể trong doanh nghiệp Và cũng là cơ sở để xây dựng các dự toán tiếp theo sau

đó Ngoài ra, khi xây dựng dự toán tiêu thụ thì doanh nghiệp còn xây dựng lịch trình thu tiền từ việc bán hàng này, đây cũng là cơ sở để xây dựng dự toán tiền

 Dự toán sản xuất

Khi dự toán tiêu thụ hoàn thành thì bước tiếp theo là xây dựng dự toán sản xuất

Dự toán này thể hiện số lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ tiếp theo Dự toán sản xuất được xây dựng với mục tiêu đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ cũng như duy trì lượng tồn kho Dự toán sản xuất ở các doanh nghiệp thương mại được thay thế bằng

dự toán mua hàng Dự toán mua hàng cũng được lập căn cứ dựa trên số lượng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ được xác định ở dự toán tiêu thụ

Số lượng sản phẩm sản xuất được xác định như sau:

Số lượng tiêu thụ trong kỳ đã được xác định ở dự toán tiêu thụ Để có thể xây dựng thành công dự toán sản xuất thì doanh nghiệp cần phải ước tính được số tượng tồn kho cuối kỳ Đây là một chiến lược quan trọng của doanh nghiệp Vì nếu dự tính thấp quá sẽ thiếu hàng trong kho, ảnh hưởng đến nhu cầu tiêu thụ Ngược lại,

Số tiền thu trong

Số tiền thu nợ kỳ

Số tiền thu nợ trong kỳ ước tính

nếu dự tính số lượng tồn kho cuối kỳ cao quá thì sẽ làm tăng chi phí như lưu kho, bảo quản… và dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn

 Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp

Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp được lập dựa trên dự toán sản xuất nhằm mục đích tính ra nhu cầu về lượng và giá nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp còn đi kèm với dự toán về việc thanh toán tiền mua nguyên vật liệu, làm cơ sở cho việc lập dự toán tiền

 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được lập dựa trên dự toán sản xuất Dự toán này cho thấy số giờ lao động trực tiếp cần thiết để đáp ứng dự toán sản xuất Để lập được dự toán chi phí nhân công trực tiếp thì cần xây dựng định mức chi phí nhân công trực tiếp Đồng thời, thông qua đó thì doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lao động đạt hiệu quả cao và bố trí nhân lực cho quá trình sản xuất một cách phù hợp, tránh tình trạng thiếu lao động hay thừa lao động

Lượng NVL

trực tiếp mua

vào dự toán

= trực tiếp dùng Lượng NVL cho sản xuất

Chi phí nguyên

vật liệu trực tiếp

Lượng nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất dự toán

x

Định mức giá nguyên vật liệu trực tiếp dự toán

Trị giá mua

nguyên vật liệu

trực tiếp dự toán =

Lượng nguyên vật liệu trực tiếp mua vào dự toán x

Định mức giá nguyên vật liệu trực tiếp dự toán

Dự toán tiền thanh

toán mua nguyên

vật liệu trực tiếp =

Trị giá mua nguyên vật liệu trực tiếp dự toán x

Tỷ lệ thanh toán tiền trong từng kỳ

 Dự toán chi phí sản xuất chung

Dự toán chi phí sản xuất chung là dự toán về chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ hoạt động Dự toán chi phí sản xuất chung bao gồm dự toán biến phí sản xuất chung và dự toán định phí sản xuất chung

Dự toán biến phí sản xuất chung được xây dựng tương tự dự toán nguyên vật liệu trực tiếp và dự toán chi phí nhân công trực tiếp khi biến phí sản xuất chung được xây dựng theo mức độ hoạt động như giờ máy, sản phẩm… Nếu biến phí sản xuất chung được xác định bằng tỷ lệ trên biến phí trực tiếp thì khi đó dự toán biến phí sản xuất chung được lập như sau:

Dự toán định phí sản xuất chung được xây dựng dựa trên số liệu kỳ trước và có thể được điều chỉnh lại

Khi lập dự toán chi phí sản xuất chung thì cần lập dự toán số tiền chi cho chi phí sản xuất chung Bởi vì một số chi phí sản xuất chung không thuộc dòng tiền chi của doanh nghiệp nên tổng chi phí sản xuất chung phải được điều chỉnh để xác định lại

số tiền cần chi cho chi phí sản xuất chung Các chi phí cần được trừ ra đó chẳng hạn như chi phí khấu hao TSCĐ…

 Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ

Sau khi hoàn thành xong các dự toán trên thì đã có đủ dữ liệu cần thiết để lập dự toán thành phẩm tồn kho Dự toán này được lập với hai lý do đó là: xác định chi phí giá vốn hàng bán trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và để định giá hàng tồn kho cuối kỳ

Trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ được xác định như sau:

Thời gian lao động

Số lượng sản phẩm cần sản xuất dự toán x

Định mức lượng thời gian lao động

Dự toán chi phí nhân

công trực tiếp =

Thời gian lao động

dự toán x Định mức giá mỗi đơn vị thời gian lao động

Trong đó số lượng thành phẩm tồn kho cuối kỳ thì đã được xác định ở dự toán sản xuất và giá thành đơn vị sản phẩm chính là toàn bộ chi phí sản xuất đơn vị bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung đã được xác định ở các dự toán tương ứng

 Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được lập bao gồm dự toán phần biến phí và phần định phí chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Dự toán cho phần biến phí được xác định bằng cách nhân sản lượng tiêu thụ dự toán được tính ở dự toán tiêu thụ với biến phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp đơn vị dự kiến Dự toán cho phần định phí được lập dựa trên số liệu kỳ trước và có thể được điều chỉnh Dự toán này được lập tương tự như dự toán định phí sản xuất chung

Khi xây dựng dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì cần xác định dòng tiền cần chi ra cho các khoản mục của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Các khoản chi phí không phải chi tiền như chi phí khấu hao TSCĐ… thì được loại trừ ra khỏi tổng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định số tiền cần chi cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp

 Dự toán tiền

Dự toán tiền được lập dựa trên các dự toán thu, chi tiền trên các dự toán bộ phận như dự toán thu tiền bán hàng, dự toán thanh toán tiền mua nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán tiền chi cho chi phí sản xuất chung…

Dự toán tiền gồm 4 phần:

 Phần thu: Phần này liệt kê tất cả các dòng tiền vào được kỳ vọng, trừ phần đi vay Nguồn thu chính của phần này là từ việc bán hàng Và dự toán nguồn tiền thu được của dự toán tiêu thụ cũng nằm ở phần này

Trị giá thành phẩm

tồn kho cuối kỳ =

Số lượng thành phẩm tồn kho cuối kỳ x

Giá thành đơn vị sản

phẩm

 Phần chi: Phần này tổng hợp tất cả kế hoạch trả tiền trong kỳ dự toán Những khoản chi bao gồm chi cho việc mua nguyên vật liệu, chi trả cho công nhân trực tiếp, chi phí sản xuất chung Tất cả số tiền chi này đã được thể hiện ở các dự toán bộ phận như dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung…

 Phần cân đối thu chi: Phần này sẽ tính lượng tiền dư thừa hay thiếu hụt, được xác định như sau:

Dư thừa (hoặc thiếu hụt) tiền = Tiền tồn đầu kỳ + Các khoản thu – Các khoản chi

Nếu sự thiếu hụt tiền xuất hiện trong một khoảng thời gian, doanh nghiệp sẽ cần phải đi vay Ngược lại, nếu có sự dư thừa tiền, số tiền đó có thể được dùng để trả cho số tiền mượn trước đó hay dùng để đầu tư

 Phần vay: Phần này thể hiện chi tiết số tiền đi vay và thanh toán trong suốt thời gian dự toán Nó cũng liệt kê các khoản thanh toán lãi suất cho khoản tiền đã đi vay

Dự toán tiền được chia thành các giai đoạn trong năm, các giai đoạn này đủ ngắn

để nắm bắt được những biến động lớn trong số dư tiền Trong khi dự toán tiền hàng tháng là phổ biến nhất, một số doanh nghiệp lập hàng tuần, thậm chí là hàng ngày

 Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một dự toán quan trọng trong quá trình lập dự toán ngân sách Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho thấy doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh dự toán Do đó, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được lập dựa vào các dự toán về doanh thu và chi phí, từ

đó xác định được kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ dự toán

 Dự toán bảng cân đối kế toán

Dự toán bảng cân đối kế toán phản ánh toàn bộ tài sản và nguồn vốn dự toán của doanh nghiệp Dự toán bảng cân đối kế toán được lập sử dụng dữ liệu từ bảng cân đối kế toán đầu kỳ dự toán và những dữ liệu ở các dự toán có liên quan như dự toán tiền, dự toán tồn kho thành phẩm, dự toán thu tiền khách hàng, dự toán trả tiền người bán…

1.3.4 Các kỹ thuật sử dụng trong việc lập dự toán ngân sách

1.3.4.1 Dự toán ngân sách trên cơ sở bằng không (Zero – based budgeting)

Theo kỹ thuật dự toán ngân sách trên cơ sở bằng không (Zero – based budgeting) thì kỹ thuật lập dự toán ngân sách cho từng trung tâm dự toán ngân sách bắt đầu đi

từ con số 0, có nghĩa là từng khoản mục chi phí sau đó sẽ được điều chỉnh toàn diện trong dự toán ngân sách của năm sau

ZBB từ chối việc kế thừa luận điểm của dự toán ngân sách truyền thống rằng hoạt động của năm nay sẽ tiếp tục cùng mức độ hoặc cùng số lượng với năm sau, và

vì thế dự toán ngân sách năm sau có thể được xây dựng dựa trên cơ sở cộng thêm chi phí, chi phí mở rộng hoặc lạm phát

Trong thực tế, nhà quản lý không lập dự toán ngân sách bắt đầu từ số 0, mà họ có thể bắt đầu từ mức độ chi tiêu hiện tại và bắt đầu làm ngược, bằng cách giả sử tình huống loại bỏ bớt hoạt động hoặc chi phí nào đó của doanh nghiệp Bằng cách này, toàn bộ các mục trên dự toán ngân sách sẽ được xem xét chi phí và lợi ích nhằm lựa chọn những cách thay thế tốt hơn

Những thuận lợi của lập dự toán ngân sách theo phương pháp ZBB là:

 Hiệu quả phân bổ nguồn lực, vì nó dựa trên nhu cầu và lợi ích hơn là tính lịch sử

 Hướng nhà quản lý đến việc tìm kiếm cách quản lý chi phí hiệu quả để cải tiến quá trình hoạt động

 Loại bỏ việc thổi phồng dự toán

 Tăng cường việc thúc đẩy nhân viên bằng cách cung cấp nhiều hơn óc sáng tạo và trách nhiệm trong việc ra quyết định

 Tăng cường thông tin và phối hợp trong tổ chức

 Xác định và loại bỏ các hoạt động lãng phí và lỗi thời

 Nhận ra cơ hội cho việc sử dụng nguồn lực bên ngoài

 Thúc đẩy trung tâm chi phí nhận ra sứ mệnh và mối quan hệ của họ với toàn

bộ mục tiêu

Bên cạnh những thuận lợi thì ZBB cũng có những vấn đề khó khăn:

 Tốn nhiều thời gian

 Việc biện minh cho mỗi khoản mục có thể có vấn đề cho mỗi phòng ban có đầu ra vô hình

 Yêu cầu việc đào tạo đặc biệt, do có nhiều sự phức tạp so với phương pháp

dự toán gia tăng

 Trong công ty lớn, số lượng thông tin sao lưu trong quá trình lập dự toán có thể rất lớn và áp đảo hoạt động khác

Việc áp dụng ZBB bao gồm 3 bước (ACCA Passcards for Paper F5 Performance Management, 2010)

 Bước 1: Xác định các hoạt động tạo ra doanh thu và chi phí

 Bước 2: Đánh giá và xếp hạng từng hoạt động

 Bước 3: Phân bổ nguồn lực

1.3.4.2 Dự toán ngân sách theo chương trình mục tiêu (program budgeting)

Điểm mấu chốt của lập dự toán ngân sách theo chương trình mục tiêu chính là những chương trình cùng với những bước tiến hành cần thiết để hoàn thành chúng Hơn nữa, lập dự toán ngân sách theo chương trình còn yêu cầu đánh giá tính hiệu quả của các chương trình thực hiện Tính hiệu quả đó phải được đo bằng mối liên hệ giữa chi phí đầu vào với những tác động có ích mà chương trình mang lại cho nền kinh tế - xã hội Chính vì vậy mà trong phương thức lập dự toán, dự toán ngân sách theo chương trình thì các quyết định ngân sách được đưa ra trên cơ sở đánh giá những lợi ích tăng thêm sẽ đạt được trong mối liên hệ với việc lựa chọn cách thức

sử dụng nguồn lực công trong dài hạn

1.3.4.3 Dự toán ngân sách tĩnh và dự toán ngân sách linh hoạt

Dự toán ngân sách tĩnh: Theo Nguyễn Ngọc Quang và cộng sự (2014) thì dự toán ngân sách tĩnh là dự toán được lập cho một mức độ hoạt động cụ thể Do mức độ hoạt động thực tế thường khác với mức độ hoạt động dự kiến nên so sánh dự toán ngân sách tĩnh với kết quả thực tế thường có ý nghĩa trong việc đánh giá hiệu quả kiểm soát chi phí và thường dẫn đến những nhận định sai lầm về hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong đơn vị

Dự toán ngân sách linh hoạt: Theo Huỳnh Lợi (2012) thì dự toán ngân sách linh hoạt là dự toán ngân sách được lập tương ứng với nhiều mức độ hoạt động khác nhau Dự toán ngân sách linh hoạt được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động, giúp xác định ngân sách dự kiến tương ứng từng mức độ và phạm vi hoạt động khác nhau.Thông thường dự toán ngân sách linh hoạt được lập ở ba mức độ cơ bản là: Mức độ hoạt động bình thường, trung bình; mức độ hoạt động khả quan nhất; mức độ bất lợi nhất Ưu điểm của dự toán linh hoạt là có thể thích ứng với sự thay đổi của hoạt động kinh doanh, mở rộng phạm vi dự toán, tránh được quyền sửa đổi của dự toán một cách phiền phức khi mức độ hoạt động thay đổi Mặt khác, có thể dùng dự toán để xem xét tình hình thực hiện trong thực tế

Dự toán linh hoạt được xây dựng dựa trên mô hình ứng xử của chi phí Trình tự lập dự toán linh hoạt có thể khái quát qua các bước như sau:

Bước 1: Xác định phạm vi phù hợp cho đối tượng được lập dự toán

Bước 2: Xác định cách ứng xử của chi phí, tức phân loại chi phí thành biến phí, định phí Đối với chi phí hỗn hợp, cần phân chia thành biến phí và định phí dựa trên các phương pháp ước lượng chi phí

Bước 3: Xác định biến phí đơn vị dự toán Trong đó:

Bước 4: Xây dựng dự toán linh hoạt, cụ thể:

- Đối với biến phí:

- Đối với định phí: định phí không thay đổi vì doanh nghiệp vẫn nằm trong phạm vi hoạt động liên quan

Tổng biến phí đã điều chỉnh = Mức hoạt động thực tế x Biến phí đơn vị dự toán Biến phí đơn vị dự toán = Tổng biến phí dự toán

Tổng mức hoạt động dự toán

1.3.5 Tổ chức vận hành dự toán ngân sách

Tổ chức vận hành dự toán ngân sách chính là chuyển hóa mô hình, quy trình,

hệ thống báo cáo và các phương pháp kỹ thuật do con người vận hành Việc tổ chức

bộ máy vận hành có thể được thực hiện bằng hai đối tượng Thứ nhất là bộ phận chuyên về kế toán quản trị, tách biệt hoàn toàn so với bộ phận kế toán tài chính Bộ phận kế toán quản trị này sẽ chuyên thực hiện dự toán ngân sách, do đó sẽ liên kết với các bộ phận khác để thu thập thông tin cho việc lập dự toán ngân sách và lập các bảng báo cáo dự toán ngân sách Ưu điểm của việc tổ chức này là công tác dự toán ngân sách được tổ chức chuyên nghiệp, nhân viên không phải kiêm nhiều công việc, nhưng có một số hạn chế đó là để thực hiện tốt công tác dự toán ngân sách thì

bộ phận này phải có sự liên kết với các bộ phận khác, do đó khó khăn cho việc tiếp cận và tổng hợp thông tin lập dự toán ngân sách Thứ hai là tổ chức vận hành dự toán ngân sách thông qua nhiều bộ phận khác nhau, có sự tham gia của nhiều bộ phận, kể cả kế toán tài chính và kế toán quản trị Hình thức này khắc phục được nhược điểm của hình thức thứ nhất, đó là sẽ dễ hơn trong việc tiếp cận thông tin lập

dự toán ngân sách, nhưng hạn chế của nó là khi tổng hợp thông tin, phân tích, đánh giá dự toán ngân sách rất phức tạp

1.4 Một số yếu tố ảnh hưởng đến xây dựng dự toán ngân sách trong tổ chức kinh doanh

Các yếu tố ảnh hưởng đến xây dựng dự toán ngân sách trong tổ chức kinh doanh

có thể tổng hợp thành hai nhóm yếu tố sau:

Một là các yếu tố về mặt lựa chọn nội dung dự toán ngân sách như lựa chọn mô hình, xây dựng quy trình, lựa chọn hệ thống báo cáo dự toán, lựa chọn phương pháp

kỹ thuật lập và lựa chọn bộ máy vận hành dự toán ngân sách Vì khi xây dựng dự toán ngân sách cần phải phù hợp với cơ cấu tổ chức, đặc điểm và tình hình hoạt động của tổ chức; phải căn cứ trên tình hình tài chính, quy mô, nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức; phù hợp giữa lợi ích và chi phí Vì mặc dù việc xây dựng dự toán ngân sách có thể mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, nhưng phải xem xét trong mối quan hệ với chi phí bỏ ra, để thấy được dự toán ngân sách đó có khả thi hay không

Hai là các yếu tố về mặt thông tin như xây dựng cơ cấu chi phí, xây dựng các kỹ thuật dự báo, xây dựng các kỹ thuật xử lý thông tin, xây dựng kênh tuyền tải thông tin Cơ cấu chi phí là chỉ tiêu quan trọng trong việc xây dựng các báo cáo dự toán ngân sách Do đó nó ảnh hưởng đến việc xây dựng dự toán ngân sách tại các tổ chức kinh doanh Các yếu tố khác cũng ảnh hưởng như kỹ thuật dự báo, kỹ thuật xử

lý thông tin và xây dựng kênh truyền tải thông tin Vì đây là những yêu tố liên quan đến thông tin sẽ cung cấp cho việc lập dự toán ngân sách, tác động đến hiệu quả của việc lập dự toán ngân sách

KẾT LUẬN H ƢƠNG 1

Chương 1 đã thể hiện cơ sở lý luận chung về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp Dự toán ngân sách có vai trò quan trọng trong việc thực hiện 4 chức năng của nhà quản trị đó là hoạch định, tổ chức - điều hành, kiểm tra và ra quyết định Ngoài ra, dự toán ngân sách được áp dụng dưới những mô hình khác nhau và 3 bước của quy trình dự toán ngân sách là chuẩn bị dự toán ngân sách, soạn thảo dự toán ngân sách và theo dõi dự toán ngân sách Dự toán ngân sách bao gồm một hệ thống các báo cáo dự toán bộ phận, thể hiện là những con số trên các bảng biểu, nhằm mục tiêu thực hiện kế hoạch đề ra Với những điều trên, chương 1 là cơ sở để phân tích thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo ở chương 2 và đưa ra những giải pháp cho việc xây dựng

dự toán ngân sách ở Công ty đó trong chương 3

HƯƠNG 2: THỰ TR NG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TO N

PH V QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH OANH T I ÔNG TY Ổ

PHẦN THỦY SẢN V XUẤT NHẬP KHẨU ÔN ẢO

2.1 Tổng quan về Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ôn ảo

2.1.1 Lịch sử hình thành của Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn

ảo

Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo tiền thân là Xí nghiệp vận tải và khai thác hải sản Bến Đầm, được thành lập theo quyết định số 377/QĐUB ngày 30/10/1989 của UBND tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu và UBND huyện Côn Đảo làm cơ quan chủ quản

Ngày 17/9/1992, UBND tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu quyết định hợp nhất 2 đơn vị trực thuộc huyện Côn Đảo là Xí nghiệp vận tải và khai thác hải sản Bến Đầm và Công ty sản xuất kinh doanh XNK Côn Đảo thành Công ty thủy sản và XNK Côn Đảo theo quyết định số 578/QĐ-UBT

Ngày 23/4/2002, Công ty thủy sản và XNK Côn Đảo được UBND tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu giao cho Sở thủy sản tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu làm cơ quan chủ quản theo quyết định số 3324/QĐ-UBT

Ngày 09/12/2005, Công ty thủy sản và XNK Côn Đảo chuyển thành Công ty cổ phần thủy sản và XNK Côn Đảo theo quyết định số 4747/QĐ-UBT của UBND tỉnh

Bà Rịa – Vũng Tàu

Cơ sở pháp lý hoạt động của công ty là giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số

3500121495 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu cấp ngày 30/6/2006 Thực hiện chủ trương của UBND tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, Công ty chính thức hoạt động theo hình thức cổ phần từ 01/07/2006

Từ năm 1992 đến nay với thành tích nhiều năm liên tục hoàn thành xuất sắc các chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước và các nhiệm vụ công tác khác, công ty được tặng thưởng nhiều phần thưởng cao quý như Huân chương lao động hạng 3 năm 1993, Huân chương lao động hạng 2 năm 1996, Huân chương chiến công hạng 3 năm

1996, Cúp vàng sản phẩm nông nghiệp uy tín chất lượng năm 2008, Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập Tổ chức thương mại thế giới (WTO) năm 2010, Chất lượng vàng thủy sản Việt Nam lần 1 năm 2009 và lần 2 năm 2011, Doanh nghiệp xuất khẩu uy tín trong 5 năm liền từ năm 2007 đến năm 2011 và nhiều giải thưởng cao quý khác

Một số thông tin chung về công ty như sau:

 Tên công ty: Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo

 Tên tiếng Anh: Condao Seaproducts and Import Export Joints Stock Company

 Tên viết tắt: Coimex

 Trụ sở chính: 40 Lê Hồng Phong, phường 4, TP Vũng Tàu

 Điện thoại : 0643.839914; Fax: 0643.839360

 E-mail: coimexco.cty@hcm.vnn.vn; Website: www.coimexvn.com

2.1.2 Phương hướng phát triển của Công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu ô n ảo

Công ty có những phương hướng phát triển trong năm 2016 như sau:

Một là công ty tiếp tục nghiên cứu phát triển sản phẩm surimi trong sản xuất song song với việc duy trì các thị trường truyền thống cùng mở rộng xuất khẩu đến những thị trường mới, đặc biệt là hợp tác chặt chẽ với các nhà cung ứng nguyên vật liệu để đảm bảo nguyên liệu sản xuất

Hai là đối với sản phẩm surimi mô phỏng thì công ty mở rộng hợp tác trao đổi công nghệ với nhiều đối tác để tìm khách hàng mới và làm phong phú thêm cho sản phẩm Ngoài ra, công ty đã mở rộng nhà xưởng, lắp đặt thêm trang thiết bị để tăng công suất sản xuất vào cuối năm 2015, kỳ vọng đem lại kết quả khả quan vào năm

2016 Ngoài ra, công ty tiếp tục tăng cường nâng cao tay nghề cho công nhân chế biến sản phẩm để nâng cao giá trị cho sản phẩm

Ba là ở trại cá giống thì công ty tập trung hơn về công tác quản lý và nghiên cứu

về môi trường, mùa vụ để phát triển đa dạng đàn cá giống, đủ sản lượng cung cấp cho nông dân

Bốn là về hợp tác liên doanh thì công ty tiếp tục duy trì hợp tác liên doanh với Công ty cổ phần thủy sản Tắc Cậu (Kiên Giang) và Công ty cổ phần thủy sản Sao Biển (Trà Vinh), tăng cường công tác quản lý vốn đầu tư ra ngoài doanh nghiệp ở Công ty Kisimex và Công ty Hùng Cường

Năm là với vấn đề khó khăn mà công ty gặp phải đó là môi trường, các quy định của nhà nước về môi trường rất khắt khe, dẫn đến nguy cơ nhà máy của công ty có thể đóng cửa bất cứ lúc nào nếu cơ quan chức năng về môi trường đến kiểm tra mà nhà máy của công ty bị vi phạm Do đó, công ty đã cho xây dựng thêm hồ xử lý nước thải công suất 500 m3/ngày-đêm tại xí nghiệp chế biến hải sản, để nhằm mục tiêu là thu gom xử lý hết nước thải Công trình này sẽ được đưa vào sử dụng trong năm 2016

Sáu là về kim ngạch xuất nhập khẩu Với mục tiêu mở rộng thị trường, tìm kiếm các khách hàng tiềm năng bên cạnh duy trì tốt mối quan hệ với khách hàng truyền thống và quan trọng là duy trì các chỉ tiêu về an toàn vệ sinh thực phẩm được đặt lên hàng đầu, hạn chế đến mức thấp nhất các lỗi không đáng có xảy ra Ngoài ra, yêu cầu đặt ra là tăng cường kiểm tra, kiểm soát và nâng cao chất lượng sản phẩm

để uy tín sản phẩm sản xuất của công ty ngày càng vững mạnh hơn trên thế giới Đây chính là mục tiêu lớn nhất và quan trọng nhất của công ty đề ra năm 2016

2.1.3 ặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần thủy sản

và xuất nhập khẩu ôn ảo

2.1.3.1 ặc điểm ngành nghề kinh doanh

Công ty cổ phần thủy sản và XNK Côn Đảo có các ngành nghề kinh doanh như sau: Khai thác và nuôi trồng thủy sản; chế biến, bảo quản thủy sản và sản phẩm từ thủy sản; chế biến và kinh doanh nước mắm; mua bán cá và thủy sản; mua bán hàng thủ công mỹ nghệ; mua bán lương thực, thực phẩm; mua bán hàng mỹ phẩm; mua bán quần áo, vải, sợi; mua bán hương liệu; mua bán hóa chất (trừ hóa chất có tính độc hại mạnh và cấm lưu thông); mua bán văn phòng phẩm; mua bán thiết bị công nghiệp, viễn thông; mua bán đồ điện gia dụng, hàng kim khí điện máy; mua bán phế liệu; mua bán vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội thất; mua bán xe ô tô (cũ và