Hoàn thiện kế toán nhập khẩu hàng hóa tại Công ty Cổ phần dịch vụ Logistics và thương mại KLM

Trong nền kinh tế hội nhập, Việt Nam phải đưa ra các chính sách phù hợp để bảo vệ hàng hóa nội địa.Các doanh nghiệp trong nước phải hoàn hiện mình hơn nữa đối với những thách thức của th

1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG

HÓA TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU (XNK)

1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu hàng hóa tại các doanh nghiệp kinh doanh XNK

Bất kỳ một doanh nghiệp còn hoạt động kinh doanh đều cần phải có bộ phận kế toán tốt để giúp đỡ doanh nghiệp hạch toán kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.Từ

đó cho ra các sản phẩm của kế toán mà nhà nhà quản lý quan tâm để doanh nghiệp đưa

ra các chính sách đầu tư và chính sách huy động một cách tối ưu nhất.Bởi vì vậy, công tác kế toán phải được quan tâm hàng đầu và phải được hoàn thiện hiệu quả nhất

Hiện nay, hoạt động xuất nhập khẩu tại Việt Nam ngày càng đa dạng hình thức

và phong phú về hàng hóa Do Việt Nam là nước nhập siêu, các chứng từ và chính sách đặt ra cho hàng hóa muốn nhập khẩu vào Việt Nam ngày càng thắt chặt hơn so với hàng hóa xuất khẩu Việt Nam trong kế kỷ XXI vẫn được xếp vào đất nước đang phát triển, chủ yếu của nền kinh tế là nông nghiệp, các sản phẩm nông sản xuất khẩu thường là xuất khẩu thô chưa qua chế biến với giá trị doanh thu đem lại rất thấp Trong khi đó, các sản phẩm nhập khẩu vào thị trường Việt Nam ngày càng nhiều, người dân

ưu thích dùng hàng ngoại hơn hàng nội địa Trong nền kinh tế hội nhập, Việt Nam phải đưa ra các chính sách phù hợp để bảo vệ hàng hóa nội địa.Các doanh nghiệp trong nước phải hoàn hiện mình hơn nữa đối với những thách thức của thị trường mở cửa.Từ đó, công tác kế toán tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần phải được hoàn thiện và trau dồi nhiều hơn nữa về các chính sách, đặc biệt là kế toán nhận ủy thác nhập khẩu

Công tác kế toán nhận ủy thác nhập khẩu tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhìn chung còn nhiều bất cập khi tổ chức và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh Nguyên nhân đầu tiên là do liên quan đến tỉ giá thực tế biến động theo từng ngân hàng

và sự chênh lệch tỉ giá đối với các doanh nghiệp thực hiện kế toán thủ công với nhiều nghiệp vụ phát sinh Nguyên nhân tiếp theo là do thời gian vận chuyển hàng hóa nhập khẩu thường dài và phức tạp hơn so với các hình thức kinh doanh khác Thêm vào đó Việt Nam đưa ra các thủ tục hành chính nhằm bảo vệ hàng hóa trong nước nên công tác quản lý của doanh nghiệp cần phải hoàn thiện, đặc biệt là công tác kế toán

Từ những yêu cầu thực tiễn chúng ta có thể khẳng định rằng việc hoàn thiện công tác kế toán nhận ủy thác nhập khẩu là một điều hết sức cần thiết trong nền kinh tế

mở cửa thị trường trong giai đoạn đang phát triển

Footer Page 1 of 258

1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa trong các doanh nghiệp kinh doanh XNK

1.2.1 Khái niệm và đặc điểm hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa

Khái niệm

Nhập khẩu là một hoạt động của một thương nhân Việt Nam mua hàng hóa của một thương nhân nước ngoài nhằm phục vụ mục đích sản xuất, tiêu dùng, buôn bán trong nước theo hợp đồng kinh tế được thiết lập

Nhập khẩu ủy thác là hoạt động dịch vụ thương mại dưới hình thức thuê và nhận làm dịch vụ nhập khẩu hoạt động này được thực hiện trên cơ sở hợp đồng ủy thác nhập khẩu giữa các doanh nghiệp, phù hợp với những qui định của pháp lệnh hợp đồng kinh tế.Nói cách khác, đây là hình thức nhập khẩu hàng qua trung gian

Đặc điểm hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa

Trong lĩnh vực nhập khẩu hàng hóa ngày càng sôi động và mang nhiều màu sắc khác của từng quốc gia trên thế giới, các mặt hàng được nhập khẩu vào thị trường Việt Nam vô cùng phong phú và đa dạng Người tiêu dùng Việt Nam được biết đến những sản phẩm chất lượng cao và đa dạng về chủng loại.Bên cạnh đó, các mặt hàng trong nước phải từng ngày thay đổi về mẫu mã để phục vụ nhu cầu tất yếu của người tiêu dùng Ngoài ra, sự chiếm lĩnh thị trường của các doanh nghiệp Nhà nước về hàng hóa nhập khẩu đã thu hẹp khả năng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của các doanh nghiệp tư nhân

Thêm vào đó sự độc chiếm thị trường của các công ty tiên phong trong lĩnh vực giao nhận với lượng hàng chỉ định từ nước ngoài nhập về, cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp XNK non trẻ ngày càng cạnh tranh khốc liệt Tuy nhiên thách thức của hoạt động kinh doanh này mang tính chất phức tạp (từ phương thức vận tải đến giao dịch quốc tế với đối tác nước ngoài) và chu kỳ kinh doanh dài (trải qua ba giai đoạn giao dịch nước ngoài, vận chuyển và giao hàng cho khách hàng) Hoạt động nhận ủy thác nhập khẩu thường quan đến nhiều chứng từ hạch toán nghiệp vụ phát sinh phức tạp liên quan đến nhiều tài khoản kế toán

1.2.2 Vai trò của hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa

Việt Nam với nền kinh tế đang phát triển chuyển dịch cơ cấu kinh tế từ nông nghiệp sang công nghiệp và dịch vụ để đưa đất nước thành công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngày càng thay đổi rõ rệt Do đó hoạt động nhập khẩu đã bổ sung một lượng hàng hóa chất lượng để phục vụ cho mục đích tiêu dùng cho Việt Nam Các dịch vụ nhập khẩu hàng hóa ngày càng được mở rộng quy mô và đầu tư của các doanh nghiệp Nhà nước cũng như tư nhân Các dịch vụ cầu cảng, kho bãi cũng được chú trọng hơn nhằm phục vụ cho cơ quan Hải quan thực hiện việc thông quan hiệu quả hơn

3

Doanh nghiệp nhận ủy thác nhập khẩu đóng góp nền kinh tế cho sự chuyển dịch kinh tế từ nông nghiệp sang ngành dịch vụ, thúc đẩy hoạt động nhập khẩu các mặt hàng tốt cho người dân Một số quan điểm cho rằng nhập khẩu làm giảm mức tiêu dùng hàng hóa trong nước, kiến Việt Nam phụ thuộc vào hàng hóa quốc tế.Nhưng bên cạnh những ý kiến trái chiều đó, hàng hóa nhập khẩu giúp các doanh nghiệp trong nước có động lực thức đẩy để sản xuất ra các mặt hàng tốt hơn để đánh bại hàng hóa quốc tế.Ngoài ra, dịch vụ ủy thác nhập khẩu giúp các doanh nghiệp không có kiến thức

về vận tải quốc tế sẽ giảm thiểu các rủi ro trong mua hàng và thanh toán quốc tế; cung cấp dịch vụ tư vấn tốt nhất cho khách hàng giao ủy thác nhập khẩu

Hoạt động nhập khẩu cho thấy nền kinh tế sẽ có hai mặt trái ngược trong nền kinh tế Việt Nam, nhưng đây là thách thức cho những doanh nghiệp trong nước với thách thức quốc tế trong nền kinh tế hội nhập thế giới

1.2.3 Phương thức nhập khẩu hàng hóa

Nhập khẩu hàng hóa có hai phương thức chủ yếu:

Nhập khẩu theo nghị định thư

Theo phương thức này doanh nghiệp phải tuân theo các chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước về việc nhập khẩu hàng hóa mà Chính phủ Việt Nam đã ký kết với các nước khác Việc thực hiện theo nghị định giao cho một số doanh nghiệp mà chủ yếu là các doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đặc biệt Việc thanh toán cho hợp đồng nhập khẩu theo phương thức này do Nhà nước đứng ra trả tiền hoặc cam kết trả tiền hoặc ủy nhiệm cho các doanh nghiệp thanh toán

Nhập khẩu ngoài nghị định thư

Đây là phương thức phổ biến ở các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thực hiện nhập khẩu những mặt hàng mà Nhà nước không cấm, chủ động về hàng hóa, giá cả thị trường trong phạm vi chính sách cho phép và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà Nước Nhập khẩu ngoài nghị định thư thường bao gồm hai phương thức phổ biến:

- Nhập khẩu trực tiếp

Nhập khẩu trực tiếp có thể tiến hành theo hai hình thức nhập khẩu theo nghị

định thư hoặc nhập khẩu trực tiếp theo hợp đồng thương mại ký kết với thương nhân nước ngoài Nhập khẩu theo hợp đồng thương mại thì doanh nghiệp phải thực hiện từ khâu tìm kiếm bạn hàng, đàm phán, ký kết hợp đồng, tiếp nhận hàng hóa cho tới việc tiêu thụ hàng hóa trên cơ sở chính sách XNK của nhà nước Doanh nghiệp chỉ thực hiện nhập khẩu theo hợp đồng thương mại khi có đủ khả năng đàm phán và tài chính

để chi trả cho đơn đặt hàng này

Footer Page 3 of 258

- Nhập khẩu ủy thác Theo phương thức này, những doanh nghiệp hay cơ quan có nhu cầu mua hàng hóa, máy móc thiết bị đặc biệt (không phải hàng hóa cấm nhập hoặc cấm xuất khẩu) nhưng không có khả năng nhập khẩu hoặc không được nhà nước cấp phép cho XNK trực tiếp thì sẽ doanh nghiệp khác có chức năng nhập khẩu hộ các mặt hàng đó Vì thế, phương thức này có hai bên tham gia là bên nhận ủy thác và bên giao ủy thác NK

Bên giao ủy thác NK: Là bên có nhu cầu sử dụng dịch vụ hoặc có điều kiện kinh doanh hàng NK, có trách nhiệm ký kết hợp đồng ủy thác NK với bên nhận ủy thác NK, có trách nhiệm thanh toán tiền hàng, chi phí thu mua, các khoản thuế phải nộp và hoa hồng ủy thác đầy đủ

Bên nhận ủy thác NK: Là bên trực tiếp đứng ra thương thuyết, đàm phán với đại lý giao nhận đầu quốc tế, ký kết hợp đồng với nhà cung cấp của khách hàng, thanh toán tiền hàng với phía đối tác nước ngoài và trực tiếp mở thủ tục hải quan, thực hiện

kê khai hộ và nộp hộ các khoản thuế đối với Nhà nước Sau khi giao hàng nhập khẩu cho bên giao ủy thác NK, bên nhận ủy thác NK có quyền đòi nợ bên giao ủy thác về các khoản chi hộ và được hưởng phí hoa hồng ủy thác theo đúng hợp đồng kinh tế đã

ký kết

1.2.4 Đồng tiền trong thanh toán quốc tế

Đồng tiền thanh toán chung trong thương mại quốc tế là đồng đô la Mỹ (USD), được coi là đồng tiền quốc tế Bên cạnh đó, tùy theo hợp đồng kinh tế các bên liên quan có thể thanh toán đồng Euro (EUR) trong khối các quốc gia thành viên của Liên minh Châu Âu (hiện có 19 nước trong khối Liên minh nhưng có 9 nước tạm thời không tham gia vào khu vực đồng Euro) Một số nước sử dụng đồng tiền của quốc gia

để thanh toán như: nhân dân tệ của Trung Quốc; đồng CAD của Canada,…

1.2.5 Các phương thức thanh toán trong hợp đồng nhập khẩu hàng hóa

Tùy vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà họ có thể lựa chọn các phương thức thanh toán khác nhau.Các phương thức thanh toán trong hợp đồng nhập khẩu hàng hóa rất phong phú và đa dang

1.2.5.1 Phương thức chuyển tiền (Remitance)

Phương thức chuyển tiền là phương thức trong đó khách hàng (người có yêu cầu chuyển tiền) yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một khoản tiền nhất định cho người khác (người thụ hưởng) ở một địa điểm nhất định

5

Chuyển tiền bằng thư

Là hình thức chuyển tiền trong đó lệnh thanh toán của ngân hàng chuyển tiền được thực hiện trong nội dung một bứcthư mà ngân hàng này yêu cầu ngân hàng thanh toán thực hiện

Chuyển tiền bằng điện

Là hình thức chuyển tiền, trong đó lệnh thanh toán của ngân hàng chuyển tiền được thực hiện trong nội dung một bức điện mà ngân hàng này gửi cho ngân hàng thanh toán thông qua truyền tin của mạng viễn thông như SWIFT, TELEX

Có hai quy trình chuyển tiền:

- Chuyển tiền trả sau

(3) Ngân hàng chuyển tiền (ngân hàng đại diện cho người nhập khẩu) lập lệnh chuyển tiền qua ngân hàng trả tiền (ngân hàng đại lý hoặc chi nhánh)

(4) Ngân hàng trả tiền sau khi nhận đầy đủ chứng từ ngân hàng sẽ chuyển tiền cho người thụ hưởng (nhà xuất khẩu) Khi tiền tiền chuyển báo thành công ngân hàng

sẽ chuyển cho người nhập khẩu phiếu ngân hàng (bank slip) để xác nhận số tiền đã bị trừ trong tài khoản của khách hàng (nhà nhập khẩu) Đồng thời, người nhập khẩu sẽ

Nhà xuất khẩu (người thụ hưởng)

Nhà nhập khẩu (người chuyển tiền)

Ngân hàng trả tiền (Beneficiary bank)

Ngân hàng chuyển tiền (Remitting bank)

gửi phiếu ngân hàng cho nhà xuất khẩu để chắc chắn khoản tiền sẽ vào tài khoản nhà cung cấp (nhà xuất khẩu)

Ở phương thức này, quy trình đơn giản, nhanh chóng và tiện ích nhưng đối với nhà nhập khẩu dễ dàng chiếm dụng vốn của nhà cung cấp, ít khi các nhà xuất khẩu lựa chọn.Ngân hàng chỉ đóng vai trò chung gian trong thanh toán, khả năng thanh toán phụ thuộc vào thiện chí của mỗi bên và với hai bên là đối tác làm ăn lâu dài với giá trị hàng không lớn lắm Chuyển tiền bằng thư chi phí chuyển tiền thấp nhưng tốc độ chậm nên dễ bị ảnh hưởng nếu có biến động nhiều về tỉ giá Đối với chuyển tiền bằng điện chi phí chuyển tiền cao hơn nhưng nhanh chóng hơn nên ít chịu sự tác động của tỉ giá

1.2.5.2 Phương thức ghi sổ (Open account)

Phương thức ghi sổ hay còn gọi là phương thức mở tài khoản Theo phương thức này, người bán mở một tài khoản một quyển sổ để ghi nợ cho người mua sau khi người bán đã hoàn thành việc giao hàng hóa hoặc dịch vụ Đinh kỳ người mua trả tiền cho người bán.Đặc điểm của phương thức này là không có sự tham gia của ngân hàng với chức năng mở tài khoản và thực hiện thanh toán

Phân loại gồm căn cứ vào đảm bảo thanh toán và căn cứ vào cách thanh toán khi đến hạn Theo căn cứ vào bảo đảm thanh toán có hai loại ghi sổ có đảm bảo (Open account to be secured) và ghi sổ không đảm bảo (Open account to be naked); còn theo căn cứ vào cách thanh toán khi đến hạn có hai loại ghi sổ chủ động (Open account by collection) và ghi sổ bị động (Open account by remittance)

Sơ đồ 1.2 Quy trình thanh toán theo phương thức ghi sổ trong hợp đồng nhập

khẩu hàng hóa

(1) Giao hàng hóa dịch vụ cùng với gửi chứng từ hàng hóa

(2) Báo nợ trực tiếp (3) Nhà NK dùng phương thức chuyển tiền để trả tiền khi đến định kỳ thanh toán

Ngân hàng bên nhập khẩu Ngân hàng bên xuất khẩu

Nhà nhập khẩu Nhà xuất khẩu

(1) (2) (3)

1.2.5.3 Phương thức nhờ thu (Collection of payment)

Nhờ thu là phương thức thanh toán, theo đó, bên bán (nhà xuất khẩu) sau khi giao hàng hay cung ứng dịch vụ, ủy thác cho ngân hàng phục vụ bên mình xuất trình

bộ chứng từ thông qua ngân hàng đại lý cho bên mua (người nhập khẩu) để thanh toán, chấp nhận hối phiếu hay chấp nhận các điều kiện và điều khoản khác

Thanh toán theo phương thức nhờ thu bao gồm hai trường hợp:

Nhờ thu phiếu trơn (Clean collection)

Là phương thức thanh toán mà trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu

hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra, còn chứng từ hàng hóa thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng

Sơ đồ 1.3 Quy trình thanh toán theo phương thức nhờ thu phiếu trơn trong hợp

đồng nhập khẩu hàng hóa

(1) Ký kết hợp đồng mua bán, trong đó điều khoản thanh toán quy định áp dụng

“nhờ thu phiếu trơn”

(2) Nhà XK gửi hàng hóa và bộ chứng từ thương mại trực tiếp cho nhà NK (3) Nhà XK gửi Đơn yêu cầu nhờ thu cùng chứng từ tài chính cho NHNT để thu tiền từ nhà NK

(4) NHNT lập và gửi Lệnh nhờ thu cùng chứng từ tài chính tới NHTH để thu tiền

từ nhà NK

(5) NHNT thông báo Lệnh nhờ thu để nhà NK có kế hoạch thanh toán

Ngân hàng nhờ thu (NHNT)

Ngân hàng thu hộ (NHTH)

Nhà nhập khẩu Nhà xuất khẩu

(6) (8)

(7)

(2)

Footer Page 7 of 258

(7)

(6) Nhà NK trả tiền ngay hoặc chấp nhận trả tiền

(7) NHTH chuyển tiền nhờ thu, hoặc hối phiếu kỳ hạn đã chấp nhận cho NHNT (8) NHNT chuyển tiền nhờ thu, hoặc hối phiếu kỳ hạn đã chấp nhận cho nhà XK

Phương thức này thường ít sử dụng trong XNK vì bất lợi cho cả hai bên.Đối với nhà XK do khi giao dịch thanh toán thì hầu hết sử dụng chứng từ tài chính nên không niết chắc về tìm lực tài chính của nhà NK Đối với nhà NK do hàng và chứng từ không

đi kèm với nhau nên hàng NK có thể sẽ bị thúc giục thanh toán trước khi nhận được hàng

Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary collection)

Là phương thức thanh toán mà trong đó người bán ủy thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu và bộ chứng từ hàng hóa gửi kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu chi thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ hàng hóa cho người mua để nhận hàng Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ (documents against payment –D/P) và nhờ thu chấp nhận trả tiền đổi chứng từ (documents against acceptance – D/A) là hai hình thức của phương thức này

Sơ đồ 1.4 Quy trình thanh toán theo phương thức nhờ thu kèm chứng từ trong

hợp đồng nhập khẩu hàng hóa

(1) Ký kết hợp đồng mua bán, trong đó điều khoản thanh toán quy định áp dụng phương thức “Nhờ thu kèm chứng từ”

(2) Nhà XK gửi hàng hóa cho nhà NK

(3) Nhà XK lập Đơn yêu cầu nhờ thu gửi cùng bộ chứng từ (bao gồm chứng từ thương mại cùng chứng từ tài chính, nếu có) tớ NHNT

(4) NHNT lập Lệnh nhờ thu và gửi cùng bộ chứng từ tới NHTH

(5) NHTH thông báo Lệnh nhờ thu và xuất trình bộ chứng từ cho nhà NK

Ngân hàng thu hộ

Nhà xuất khẩu

(4) Ngân hàng nhờ thu

Nhà nhập khẩu

(8) (9)

(3)

(1)

(2)

(6) (5)

9

(6) Nhà NK chấp hành Lệnh nhờ thu

(7) NHTH trao bộ chứng từ thương mại cho nhà NK

(8) NHTH chuyển tiền nhờ thu, hoặc hối phiếu chấp nhận, hoặc kỳ phiếu hay giấy báo nợ cho NHNT

(9) NHNT chuyển tiền nhờ thu, hoặc hối phiếu chấp nhận, hoặc kỳ phiếu hay giấy nhận nợ cho nhà XK

Trong phương thức này, nhà NK chắc chắn sẽ thanh toán tiền cho nhà XK, nhưng vấn đề ở đây là việc nhà NK có thể kéo dài thời gian trả tiền tới cả năm bằng cách chưa nhận chứng từ khi tình hình thị trường bất lợi với họ

Nói chung các phương thức thanh toán trên đều bất lợi hợn đối với nhà XK nên

ít khi được áp dụng trong các nghiệp vụ kinh doanh XNK Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp XNK đang sử dụng phương thức tín dụng chứng từ

1.2.5.4 Phương thức tín dụng chứng từ (Letter of credit – L/C)

Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) là sự thỏa thuận trong đó ngân hàng ở thư tín dụng (ngân hàng đại diện cho người nhập khẩu thực hiện cấp tín dụng cho người nhập khẩu) theo yêu cầu của khách hàng sẽ trả một số tiền nhất định cho nhà cung cấp hàng nhập khẩu (người thụ hưởng sô tiền của thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu

do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những qui định để nhập khẩu trong thư tín dụng

Footer Page 9 of 258

(4)

(1)

(3)

(7) (6)

(3) Căn cứ vào đơn mở L/C, nếu đồng ý, NHPH lập L/C và thông báo qua ngân hàng đại lý hoặc chi nhánh của mình ở nước nhà XK để thông báo L/C cho nhà XK (4) Khi nhận được L/C, NHTB thông báo L/C cho nhà XK

(5) Nhà XK kiểm tra L/C, nếu phù hợp với hợp đồng đã ký thì tiến hành giao hàng, nếu không phù hợp thì đề nghị sửa đổi, bổ sung L/C cho phù hợp với hợp đồng ngoại thương

(6) và (6‟) Sau khi giao hàng, nhà XK lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C và xuất trình (thông qua NHTB hoặc một ngân hàng khác) cho NHPH để thanh toán

Nhà nhập khẩu

Ngân hàng thông báo (NHTB)

Nhà xuất khẩu

Ngân hàng chuyển chứng từ

Ngân hàng phát hành L/C

(NHPH)

11

(7) NHPH sau khi kiểm tra bộ chứng từ, nếu xuất trình phù hợp thì tiến hành thanh toán; nếu thấy không phù hợp thì từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ nguyên vẹn bộ chứng từ cho nhà XK

(8) NHPH đòi tiền nhà NK và chuyển bộ chứng từ cho nhà NK sau khi đã nhận được tiền hoặc chấp nhận thanh toán

Qua các bước tiến hành ta có thể thấy sự vận động giữa tiền và hàng độc lập với mối quan hệ chặt chẽ Chúng độc lập với nhau ở chỗ ngân hàng chỉ thực hiện trên đợn xin mở L/C mà không hề phụ thuộc vào chứng từ tài chính và chứng từ thương mại như các phương thức khác Ngân hàng chỉ thực hiện khi có chứng từ cụ thể theo từng

lô hàng để mở L/C

Với các bước thực hiện chặt chẽ, phương thức này được coi là an toàn nhất đối với cả hai bên Nhưng bên cạnh đó, do quá nhiều bước thực hiện trong việc mở L/C và thời gian mở L/C nên rất nhiều nhà XNK sẽ bị ảnh hưởng tới các thời gian chuẩn hàng cho nhà NK Mặt khác, nhà NK phải chịu chi phí mở L/C và số tiền kí quỹ ở ngân hàng thường từ 10 đến 100% giá trị lô hàng; đây là khoản vốn của nhà NK đang bị ứ đọng vốn tại ngân hàng trong quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương

1.3 Nội dung kế toán nhập khẩu hàng hóa

1.3.1 Phạm vi hàng nhập khẩu hàng hóa

Hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa là hoạt động mua, bán hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam với doanh nghiệp nước ngoài theo các hợp đồng mua bán hàng hóa bao gồm cả các hoạt động tạm nhập tái xuất và tạm xuất tái nhập Hàng hóa được coi

là NK vào đất nước Việt Nam là những mặt hàng đã làm xong các thủ tục hải quan và nộp các khoản thuế đầy đủ cho cơ quan Hải quan trước khi vận chuyển về kho của doanh nghiệp.Các doanh nghiệp có khả năng NK hàng hóa trực tiếp sẽ được Nhà nước cấp phép thông qua giấy đăng ký kinh doanh do Sở kế hoạch và Đầu tư công bố và được đăng ký mã số tại Cục hải quan tỉnh, thành phố theo quy định theo Nghị định Chính phủ và không phải xin Giấy phép NK của Bộ Thương mại

Dịch vụ ủy thác nhập khẩu ngày càng nhân rộng trên thị trường giao nhận quốc tế.Các bên nhận ủy thác nhập khẩu, trong giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc mã số doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu được ủy thác nhập khẩu hàng hóa phải phù hợp với nội dung của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Đối với hàng có hạn ngạch có giấy phép của Bộ Thương mại

Doanh nghiệp có đủ điều kiện được quy định sẽ được chỉ định ủy thác nhập khẩu hàng hóa có hạn ngạnh (hầu hết là các sản phẩm nông sản) có giấy phép của Bộ thương mại trong phạm vi số lượng hoặc trị giá ghi tại văn bản phân bổ hạn ngạch của

cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy phép của Bộ thương mại

Footer Page 11 of 258

Đối với hàng hóa được phép nhập kinh doanh nhưng doanh nghiệp không có khả năng nhập khẩu trực tiếp

Doanh nghiệp nhận ủy thác nhập khẩu bắt buộc trên giấy phép đăng ký kinh doanh có khả năng đứng tên trên chứng từ nhập khẩu để đứng ra nhập khẩu hộ cho doanh nghiệp giao ủy thác.Hàng được coi là nhập khẩu theo quy định của Việt Nam có các trường hợp sau:

- Hàng nhập mua của doanh nghiệp nước ngoài theo hợp đồng kinh tế đã ký kết

- Hàng tạm nhập gia công tại Việt Nam với quy định cụ thể

- Hàng hóa trao đổi giữa hai doanh nghiệp trong nước và quốc tế

- Hàng hóa thuê của doanh nghiệp nước ngoài

Trong trường hợp cá nhân muốn nhập khẩu hàng hóa nhưng không có khả năng đứng ra làm pháp nhân kinh doanh và ủy thác cho doanh nghiệp XNK để NK hàng hóa quốc tế

1.3.2 Thời điểm xác định hàng nhập khẩu

Thời điểm xác định hàng hóa đã hoàn thành việc nhận ủy thác nhập khẩu là thời điểm chuyền giao quyền sử hữu hàng hóa, tức là bên xuất khẩu mất quyền sở hữu về hàng hóa và nắm giữ quyền đòi nợ đối với bên nhập khẩu Do hoạt động XNK diễn ra trong thời gian dài và phức tạp nên thời điểm xác nhận hàng đã nhập khẩu vào Việt Nam và ghi chép sổ khi hàng hóa đã hoàn thành thủ tục Hải quan, xếp dỡ cầu cảng để lên xe vận chuyển rời cảng đích Tuy nhiên tùy thuộc vào phương thức giao nhận hàng hóa mà xác đinh hàng nhập khẩu:

- Nếu vận chuyển bằng đường biển, hàng coi là nhập khẩu khi hàng về đến cảng đích tại cửa khẩu Việt Nam khi đã hoàn thành các thủ tục hải quan tại cảng đích

- Nếu hàng vận chuyển bằng đường hàng không, hàng hóa được coi là nhập khẩu khi hàng về đến sân bay và hoàn thành thủ tục hải quan tại sân bay

- Nếu hàng hóa vận chuyển bằng đường sắt, hàng nhập khẩu được tính tại ngày hàng giao tại cửa khẩu theo xác định của Hải quan

- Nếu hàng vận chuyển theo phương thức vận tải đa phương thức thì tùy thuộc vào thời điểm phương tiện vận tải cuối cùng đến điểm đích khi làm thủ tục Hải quan

- Hàng nhập để triển lãm, hội chợ thì được tính khi thủ tục mua hàng trả ngoại

tệ

- Vận đơnđường biển (Bill of Lading):

Là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyển chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp

Các chức năng của vận đơn là: nhận hàng tại cảng đích, giao hàng từ cảng đi, thanh toán tiền ngân hàng, chuyển nhượng hàng nhập khẩu, khiếu nại người chuyên chở bảo hiểm, hàng hóa thực trên tàu,…

- Vận đơn đường hàng không (Airway bill):

Là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường hàng không do các hãng hàng không cấp cho người gửi hàng khi hàng được gom tại kho hàng không để chuẩn bị lên máy bay

- Hóa đơn thương mại (Commercial invoice):

Là do nhà XK lập nói rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa và phương thức thanh toán Hóa đơn thương mại là yêu cầu của nhà XK đòi hỏi nhà NK phải trả theo tổng tiền được ghi trên hóa đơn

- Giấy chứng nhận phẩm chất (Cretificate of quality):

Là chứng từ xác nhận chất lượng hàng hóa thực giao và chứng minh phẩm chất hàng hóa phù hợp với điều khoản trong hợp đồng Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do doanh nghiệp sản xuất hàng hóa cung cấp

có thể do cơ quan kiểm nghiệmhàng XK cung cấp

- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of origin):

Là chứng nhận do tổ chức có thẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa

Chứng từ này là cần thiết cho cơ quan hải quan để tùy chỉnh theo chính sách của Nhà nước vận dụng các chế độ ưu đãi thuế và cần thiết để theo dõi thực hiện chế độ hạn ngạch

- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate):

Là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận một

lô hàng nào đó đã được bảo hiểm theo điều kiện của một hợp đồng bảo hiểm

Footer Page 13 of 258

TK 151

- Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang

đi đường

- Kết chuyển trị giá thực tế hàng, vật

tư mua đang đi đường cuối kỳ hạch

toán hàng tồn kho phương pháp kiểm

kê định kỳ (KKĐK)

- Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang

đi đường đã nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng

- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư mua đang đi đường đầu kỳ hạch toán hàng tồn kho phương pháp

Số dư nợ: Trị giá hàng hóa, vật tư

đã mua nhưng còn đang đường (chưa nhập kho đơn vị)

Những chứng từ nói trên là bộ chứng từ phổ biến để doanh nghiệp NK tiến hành làm các thủ tục hải quan, thanh toán cho nhà XK và nhận hàng về Trong quá trình đó thì có thể phát sinh thêm một số chứng từ sau: biên lai nộp thuế, tờ khai hải quan, phiếu nhập kho, phiếu chi, giấy báo nợ,…

Tài khoản sử dụng

Theo quyết định 15/2006/QĐ-BTCcác tài khoản đượcsử dụng trong nghiệp vụ nhận ủy thác nhập khẩu tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp.Sau đây là một số tài khoản thường được sử dụng trong nghiệp vụ này

Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi đường”

Tài khoản phản ánh giá trị các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa nhập kho Nói cách khác, hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thanh toán bằng tiền mặt hoặc chấp nhận thanh toán nhưng còn để ở kho người bán, ở bến cảng, bến bãi hoặc đang trên đường vận chuyển; hoặc hàng hóa đã về đến kho nhưng đang trong giai đoạn kiểm nghiệm, kiểm nhận để nhập kho

15

TK 156

- Trị giá mua vào của hàng hóa

- Chi phí thu mua hàng hóa

- Trị giá của hàng hóa thuê gia công

- Trị giá hàng bán bị trả lại

- Trị giá hàng kiểm kê phát hiện thừa

- Trị giá hàng hóa bất động sản mua

vào kết chuyển từ bất động đầu tư

- Kết chuyển giá trị hàng tồn kho cuối

kỳ theo KKĐK

- Trị giá của hàng xuất bán, giao đại lý, đơn vị phụ thuộc; thuê ngoài gia công, hoặc sử dụng sản xuất, kinh doanh

- Chi phí thu mua phân bổ hàng bán ra trong kỳ

- Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng

- Trị giá hàng trả lại người bán

- Trị giá hàng kiểm kê phát hiện thiếu

- Trị giá hàng hóa bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất động sản đầu tư, bất động sản chủ sở hữu sử dụng hoặc

Số dư nợ: Trị giá mua vào của hàng

tồn kho và chi phí thu mua của hàng

tồn kho

Tài khoản 156: “Hàng hóa”

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hóa bất động sản

Tài khoản 156 được chi tiết thành 3 tiểu khoản:

- TK 1561: “Giá mua của hàng hóa”

- TK 1562: “Chi phí thu mua hàng hóa”

- TK1567: “Hàng hóa bất động sản”

Footer Page 15 of 258

TK 144, 244 Giá trị tài sản mang đi cầm cố và giá trị

tài sản hoặc số tiền đã ký quỹ, ký cược

ngắn hạn, dài hạn

Giá trị tài sản cầm cố và giá trị tài sản hoặc số tiền ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn đã nhận lại hoặc đã thanh toán

Số dư nợ: Giá trị tài sản còn đang cầm

cố và giá trị tài sản hoặc số tiền còn

đang ký quỹ, ký cược ngắn hạn

TK 131

- Số tiền phải thu của bên giao ủy thác

về các khoản chi phí phát sinh trong quá

Tài khoản 144: “Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn”

Tài khoản này phản ánh các khoản tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp mang đi

cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn (Thời điểm dưới một năm hoặc dưới một chu kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường) tại Ngân hàng, Công ty Tài chính, Kho bạc Nhà nước, các tổ chức tín dụng trong các quan hệ kinh tế Khi xuất tài sản mang đi cầm cố,

ký quỹ, ký cược ghi theo giá nào thì thu về ghi theo giá đó

Tài khoản 131: “Phải thu khách hàng”

Tài khoản này phản ánh các khoản phải thu và riêng đối với hoạt động ủy thác

NK nó được sử dụng để theo dõi bên giao ủy thác ứng trước tiền và các khoản phải thu phí ủy thác, phí chi hộ

17

TK 331

- Số nợ phải trả người đã trả

- Số nợ được giảm do người bán chấp

nhận giảm giá, chiết khấu

- Số nợ giảm do trả lại hàng cho người

- Người bán trả lại tiền cho doanh nghiệp

- Chênh lệch do điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ

Tài khoản 331: “Phải trả người bán”

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản công nợ phải trả cho người bán phát sinh trong kỳ và tình hình thanh toán các khoản nợ này

Tài khoản 333: “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước”

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình nộp thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước của doanh nghiệp

Tài khoản này có 9 tiểu khoản nhưng riêng các nghiệp vụ NK thì chỉ sử dụng các tài khoản:

- Số dư có: Số thuế, lệ phí và các khoản khác còn phải nộp vào ngân sách Nhà nước

TK 333

- Số thuế GTGT đã được khấu trừ kỳ này

- Số thuế, lệ phí và các khoản đã nộp ngân sách Nhà nước

- Số thuế được giảm trừ vào số thuế phải nộp

- Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, giảm giá

- Số thuế GTGT đầu ra và số thuế GTGT hàng NK phải nộp

- Số thuế, lệ phí và các khoản phải nộp vào ngân sách Nhà nước

TK 611

- Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên liệu tồn kho đầu kỳ (Theo kết quả kiểm kê)

- Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu mua vào trong kỳ; hàng hóa bị trả lại,…

- Kết chuyển giá gốc hàng hóa tông kho cuối kỳ (Theo kết quả kiểm kê)

- Giá gốc hàng hóa hoặc nguyên vật liệu xuất sử dụng hoặc xuất bán

- Giá gốc hàng hóa hoặc nguyên vật liệu mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá

Tài khoản 611: “Mua hàng”

Tài khoản này không có số dư và được chi tiết thành hai tài khoản cấp hai:

- TK 6111: “Mua vật liệu”

- TK 6112: “Mua hàng hóa”

19

Ngoài những tài khoản thông dụng này doanh nghiệp còn sử dụng một số tài khoản

khác như:

- Tài khoản 111: “Tiền mặt”

- Tài khoản 112: “Tiền gửi ngân hàng”

- Tài khoản 511: “Doanh thu”

- Tài khoản 515: “Doanh thu từ hoạt động tài chính”

- Tài khoản 635: “Chi phí tài chính”

1.3.4 Kế toán nhập khẩu hàng hóa

a Kế toánnhập khẩu hàng hóa trực tiếp

- Nhập khẩu trực tiếp tại doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX

Kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn cùa hàng hóa, vật tư trên hệ thống

sổ kế toán Dưới đây là sơ đồ hạch toán hình thức nhập khẩu trực tiếp hàng hóa theo

phương pháp KKTX để hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Footer Page 19 of 258

Tiếp nhận hàng hóa

Trị giá nhập kho

Hàng gửi bán

Giao bán tay ba

Hàng thiếu chờ

xử lý Thuế NK, TTĐB (nếu có)

phải nộp

Nộp thuế NK, TTĐB (nếu có)

Nộp thuế GTGT hàng NK Thuế GTGT phải nộp hàng

Footer Page 21 of 258.

Nhận chứng từ, hàng với trị giá thực tế

Kết chuyển giá trị HTK đầu kỳ

Xác định và kết chuyển giá vốn hàng bán trong

kỳ

Thuế NK, TTĐB (nếu có)

phải nộp

Nộp thuế NK, TTĐB (nếu có)

Nộp thuế GTGT hàng NK Thuế GTGT phải nộp hàng

Sơ đồ 1.7 Kế toán nhập khẩu trực tiếp tại doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho

theo phương pháp KKĐK

Ứng tiền hàng cho đơn vị nhận ủy thác

Trường hợp bên giao ủy thác tự nộp các

thuế sau khi bên nhận ủy thác khai hộ

Thanh toán hết tiền cho bên nhận ủy thác

CLTG khi chuyển

tiền nhờ mở L/C

CLTG khi chuyển tiền nhờ mở L/C

Nhận hàng do bên ủy thác giao Thuế NK, TTĐB đã được bên nhận ủy thác nộp hộ

Thuế GTGT hàng NK

Phí hoa hồng ủy thác và phí khác

Thuế GTGT được khấu trừ

CLTG khi nhận hàng CLTG khi

nhận hàng

Kế toán nhập khẩu ủy thác

- Tại đơn vị giao ủy thác Đơn vị giao ủy thác NK là đơn vị chủ hàng yêu cầu nhập khẩu hàng hóa thông qua các bên nhận ủy thác nhập khẩu hộ Khi giao quyền ủy thác NK cho bên ủy thác, đơn vị phải chuyển tiền hàng, tiền thuế để đơn vị nhận ủy thác thanh toán tiền hàng cho nhà xuất khẩu (mở L/C) và phải chịu những chi phí kèm theo như: phí cầu cảng, phí dịch vụ hoa hồng ủy thác, các phí tổn giao dịch ngân hàng và phí nhận hàng tại cửa khẩu Bên giao ủy thác sử dụng dịch vụ ủy thác Do vậy, kế toán sử dụng tài khoản

331 hoặc 1388 mở chi tiết theo từng đơn hàng ủy thác nhập khẩu để theo dõi tình hình

thanh toán

Sơ đồ 1.8 Kế toán nhập khẩu ủy thác (tại đơn vị giao ủy thác)

Footer Page 23 of 258

- Tại đơn vị nhận ủy thác

Trong vai trò này, bên nhận ủy thác nhập khẩu là bên bán dịch vụ và kế toán tại đơn vị này có vai trò ghi chép, phản ánh các chỉ tiêu và quan hệ thanh toán tài chính từ

phía đơn vị giao ủy thác nhập khẩu và từ phía nhà cung cấp nước ngoài Bên nhận ủy

thác nhập khẩu hay còn gọi là bên bán dịch vụ sử dụng tài khoản 131 Khi nhận tiền

ứng trước của đơn vị giao ủy thác (để mở L/C) kế toán theo dõi trên tài khoản 131 Tài

khoản được mở chi tiết cho từng khách hàng và thương hợp đồng ủy thác

Các khoản thuế liên quan hàng NK

Chi hộ các chi phí phát sinh hàng ủy thác NK

Thu phí hoa hồng ủy thác

Trả hàng cho bên giao ủy thác

NK

Nhận tiền bên giao ủy thác

NK mở L/C

Bên giao ủy thác ứng trước tiền thuế và thanh toán hết công nợ

1.4 Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán nhập khẩu hàng hóa

Theo quyết định 15/2006-BTC dành cho các doanh nghiệp để lựa chọn có 4 hình thức sau đây:

- Hình thức “Nhật ký – Sổ cái”

- Hình thức “Nhật ký chung”

- Hình thức “Chứng từ ghi sổ”

- Hình thức “Nhật ký – Chứng từ”

Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.Sổ

kế toán gồm cả sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.Tùy thuộc vào cách thức tổ chức công tác kế toán của từng loại hình doanh nghiệp mà kế toán áp dụng để ghi chép hợp lý cho các nghiệp vụ phát sinh trong từng loại hình doanh nghiệp.Theo từng hình thức sổ kế toán sẽ có hệ thống sổ khác nhau, nhưng hầu hết các sổ chi tiết là giống nhau.Do tích chất đặc trương của từng hình thức ghi sổ, hầu hết các doanh nghiệp XNK thường lựa chọn hình thức “Nhật ký chung” để dễ dàng hạch toán do nghiệp vụ phải theo dõi theo từng ngày, biến động tỷ giá và nghiệp vụ phát sinh nhiều Đối với hình thức “Nhật ký – sổ cái” do doanh nghiệp có nhiều tài khoản theo dõi nên hình thức này hạn chế sử dụng Bên cạnh đó, hình thức “chứng từ ghi sổ” thường ghi vào cuối tháng và ghi theo định hướng tài khoản kèm theo chứng từ liên quan như vậy sẽ rất khó để kiểm soát chứng từ do số lượng chứng từ tại các doanh nghiệp XNK rất lớn Còn hình thức “Nhật ký chứng từ” khó và quy trình phức tạp nên sẽ tạo thành áp lực cho kế toán Hình thức “Nhật ký chung” là hình thức được sử dụng phổ biến và phù hợp với các doanh nghiệp XNK để kiểm soát tình hình hàng hóa một cách dễ dàng

Điều kiện áp dụng

Đây là loại hình phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp và đặc biệt rất dễ áp dụng trong loại hình kế toán máy Điều cần thiết đầu tiên về việc ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung đó là tất cả các nghiệp vụ kinh tế,tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó Sau đó, những số liệu này sẽ được sử dụng để ghi chép vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Ưu điểm:

- Dễ ghi, dễ đối chiếu, có thể phân công lao động kế toán

- Thích hợp với mọi loại quy mô đơn vị

- Phù hợp với cả lao động kế toán thủ công và lao động kế toán máy

Nhược điểm: Dễ ghi trùng lặp nghiệp vụ

27

Sơ đồ 1.10 Trình tự hạch toán theo hình thức sổ Nhật ký chung

Chứng từ kế toán (hóa đơn GTGT, PC, PT,…)

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

SỔ CÁI (TK 156, 151,

511, 333, …)

Sổ, thẻ kế toán chi tiết (TK 156,151,

511, 333,…)

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Chú thích:

Ghi hàng ngày Đối chiếu số liệu cuối tháng Ghi cuối tháng

NHẬT KÝ

ĐẶC BIỆT

Footer Page 27 of 258

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ LOGISTICS VÀ THƯƠNG MẠI KLM

2.1 Khái quát chung về Công ty Cổ phần Dịch vụ Logistics và Thương mại KLM

2.1.1 Thông tin chung về Công ty Cổ phần Dịch vụ Logistics và Thương mại KLM

Công ty Cổ phần Dịch vụ Logistics và Thương mại KLM (KLM Logistics) là một trong những công ty giao nhận vận tải quốc tế hàng đầu tại Việt Nam.Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ trọn gói, dịch vụ giao nhận vận chuyển từ kho khách hàng tới kho người mua trên toàn cầu với chất lượng tốt nhất Tại ngày 31 tháng 12 năm 2014, các thông tin chung của Công ty Cổ phần Dịch vụ Logistics và Thương mại KLM như sau:

Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Dịch vụ Logistics và Thương Mại KLM

Tên giao dịch quốc tế: KLM Trading And Logistics Service JSC

Trụ sở chính:Số 36 Hoàng Cầu, Phường Ô Chợ Dừa, Quận Đống Đa, Thành phố Hà

đa dạng các dịch vụ Bắt đầu từ tháng 8 năm 2014, KLM Logistics tham gia Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA) và trở thành thành viên thứ 185 của

29

Hiệp hội Đặc biệt, dịch vụ gom hàng lẻ đóng container đi các nước trên Thế giới, KLM Logistics luôn duy trì và phát triển để sánh bằng các công ty dẫn đầu trong lĩnh vực tại miền Bắc Đầu năm 2015, KLM đã mở rộng sang lĩnh vực thương mại bán buôn các sản phẩm thủ công mỹ nghệ và hợp tác với các làng thủ công để mở rộng thị trường XK sang các nước châu Âu Cùng với đơn vị trong Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam, Công ty đã và đang xây dựng một nền tảng vững chắc về các dịch vụ trọn gói tốt nhất mang lại chi phí vận tải tối ưu nhất cho khách hàng

2.1.3 Ngành nghề kinh doanh của Công ty Cổ phần Dịch vụ Logistics và Thương

mại KLM

Công ty Cổ phần Dịch vụ Logistics và Thương mại KLM với ngành nghề đem lại nguồn lợi nhuận chủ yếu cho Công ty là kinh doanh về giao nhận, vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, bốc xếp, vận chuyển siêu trường, siêu trọng, hàng hóa quá khổ, quả tải trong nước và quốc tế Công ty nhận xuất nhập khẩu trực tiếp và nhận xuất nhập khẩu

ủy thác đã từng bước xây dựng cơ chế vững mạnh trong lĩnh vực Logistics tại Việt Nam

Bên cạnh nguồn thu chính từ lĩnh vực giao nhận hàng hóa trực tiếp cho khách hàng, KLM Logistics còn kèm theo những dịch vụ khác phục vụ cho lĩnh vực giao nhận hàng hóa Các dịch vụ đi kèm bao gồm: kinh doanh các dịch vụ về giao nhận hàng xuất nhập khẩu, môi giới thuê và cho thuê tàu các chủ hàng và chủ tàu trong và ngoài nước, đại lý cho một số hãng tàu giao nhận và vận tải quốc tế Đặc biệt công ty kinh doanh vận tải đa phương thức tạo ra sự phong phú cho khách hàng lựa chọn.Kinh doanh đa phương thức là sự kết hợp mới mẻ trong lĩnh vực giao nhận Phương thức kết nối chủ yếu là thông qua giữa các hình thức giao nhận như: Đường biển – đường bộ, hàng không – thủy nội địa, đường biển – đường sắt …

Ngoài ra, công ty đã đầu tư vào lĩnh vực thương mại bán buôn các sản phẩm thủ công mỹ nghệ.Đây là sản phẩm đang được ưu thích tại các nước châu Âu Mặt khác, công ty đang cho thuê diện tích kho bãi tại kho Bồ Đề cho khách hàng tạo thêm một nguồn thu khác cho Công ty

Cùng với những dịch vụ trên, Công ty còn đầu tư tổ chức giới thiệu sản phẩm và xúc tiến thương mại: triển lãm, hội thảo hàng xuất nhập khẩu giới thiệu hàng hóa, dịch

vụ thương mại và dịch vụ có liên quan đến hàng hóa xuất, nhập khẩu (tái chế, đóng gói, dịch vụ hải quan) được tiến hàng bắt đầu từ tháng 10 năm 2014 cho đến nay Sau 3 năm không ngừng phát triển, KLM Logistics đã xây dựng một thương hiệu vững chắc trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa trong nước và quốc tế tại khu vực miền Bắc

Footer Page 29 of 258

2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Dịch vụ Logistics

và Thương mại KLM

(Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự)

Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông đóng vai trò quan trọng được coi như cơ quan lập pháp về các điều lệ của Công ty, cơ quan quyết định phương hướng phát triển và những vẫn đề quan trọng của Công ty Đại hội đồng sẽ dựa các báo cáo tài chính hàng năm để xác mức cổ tức thanh toán hàng năm cho mỗi cổ phiếu được áp dụng theo Luật Doanh nghiệp năm 2009 và có quyền hạn cao nhất trong Công ty; đưa các chính sách liên quan đến hoạt động tài chính lâu dài của Công ty

Hội đồng quản trị (HĐQT)

HĐQT là cơ quan quản lý của công ty, đứng đầu là Chủ tịch HĐQT, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện nghĩa vụ của Công ty Đây là cơ quan sẽ đưa ra các chiến lược, kế hoạch kinh doanh hàng năm và quyết định phương

án đầu tư trong thẩm quyền theo giới hạn Luật lệ của công ty

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

SỰ

PHÒNG LOGISTICS

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (IT)

31

Ban kiểm soát

Ban kiểm soát là đơn vị độc lập ngang hàng với HĐQT thực hiện các nghĩa vụ

mà cổ đông hoặc nhóm cổ đông yêu cầu về việc giám sát các hoạt động trong Công ty.Nhiệm vụ của Ban kiểm soát là tuân thủ pháp luật và các điều lệ công ty, kiểm tra, kiềm chế đối trọng với HĐQT và ban Giám Đốc để các hoạt động của Công ty được hoạt động minh bạch vì lợi ích của các cổ đông Công ty

tự trong công ty

Phòng Hành chính Nhân sự

Đây là phòng thực hiện tổ chức tuyển dụng nhân sự, xây dựng quy chế về lương, thưởng, nghiên cứu và soạn thảo các quy định, quản lý và bảo vệ các loại tài sản của công ty Bên cạnh đó, phòng Hành chính Nhân sự phải thiết lập lịch trình làm việc của cán bộ công nhân viên trong công ty Ngoài ra, đây là quản lý toàn bộ hồ sơ của nhân viên trong công ty nhằm tạo mạng lưới an toàn ngay từ khâu tuyển dụng khi có nhân viên mới

Phòng Logistics (phòng hiện trường Hải quan hay phòng LOG)

Đây là phòng ban phục vụ chính cho việc thực hiện thông quan Hải quan và giám sát hàng vận chuyển về kho (nếu khách hàng có yêu cầu) Trong phòng này gồm có 5 người: đứng đầu là Trưởng phòng LOG, hai nhân viên hiện trường và 2 nhân viên chừng từ Trưởng phòng LOG có trách nhiệm điều hành các nhân viên hiện trường và nhân viên chứng từ thực hiện các công ty việc được giao một cách hiệu quả nhất để khách hàng được nhận hàng trong thời gian sớm nhất Hai nhân chứng từ có trách nhiệm: khai báo thông tin trên hải quan điện tử, chuẩn bị các chứng từ có liên quan đến hàng XNK và thông báo cho khách hàng để sửa thông tin hàng hóa một cách chính xác nhất Hai nhân viên hiện trường có trách nhiệm giúp khách hàng nhận hàng tại các cửa khấu trên địa bàn Hà Nội và mang chứng từ đầy đủ về đưa cho các nhân viên kinh doanh

Footer Page 31 of 258

Phòng kinh doanh

Đây là các phòng tập trung nhiều nguồn nhân lực nhất của công ty.Trưởng phòng

và nhân viên kinh doanh sẽ cung cấp các và hỗ trợ các dịch vụ trọn gói cho khách hàng Các phòng ban được chia theo hình thức vận chuyển và cách gom hàng đến cảng như: hàng không xuất, hàng không nhập, đường biển xuất nguyên công, đường biển xuất hàng lẻ… cách phân chia này giúp cho khách hàng dễ dàng lựa chọn các hình thức vận chuyển một cách phù hợp nhất và Công ty luôn đảm bảo khả năng đáp ứng nhu cầu mọi lúc mọi nơi đối với khách hàng.Ngoài ra, phòng kinh doanh còn có bộ phận hỗ trợ để cho công ty có thể khai thác nhiều tuyến đường quốc tế đó là phòng giao nhận.Phòng giao nhận có nhiệm vụ khai thác các tuyến đường, liên hệ với các đại

lý trong và ngoài nước nhằm cung cấp cho khách hàng những dịch vụ vận tải nhanh và hiệu quả.Các nhân viên trong phòng kinh doanh phải thường xuyên tìm kiếm những hãng tàu có chất lượng và uy tín tốt để đảm bảo hàng hóa đến cảng nhập, xuất một cách tối nhất

Phòng Kế toán

Phòng kế toán là người trực tiếp chỉ đạo đảm bảo về mặt tài chính, tham mưu cho Chủ tịch HĐQT và BGĐ Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, bồi dưỡng nghiệp vụ và hướng dẫn các nhân viên kinh doanh tính ra lương hàng tháng cho nhân viên kinh doanh Bộ phận kế toán hàng tháng sẽ phải nộp các báo cáo kinh doanh, báo cáo doanh sách thu chi, công nợ của khách hàng Do công ty là doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc báo cáo tài chính được thực hiện theo từng quý Cuối các quý kế toán thuế phải gửi cho cơ quan về tờ khai thuế GTGT trong doanh nghiệp kèm theo, báo cáo kết quả kinh doanh, thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp, thuế thu nhập các nhân tạm nộp,… Đến cuối năm, công việc của kế toán sẽ nhiều hơn do việc tổng kết các công việc đã làm trong một năm tài chính của công ty kèm theo các tờ khai quyết toán thuế cuối năm cho công ty và nhân viên trong công ty

Phòng công nghệ thông tin (IT)

Do đặc thù doanh nghiệp mới phát triển, phòng IT chỉ có 2 thành viên thực hiện việc bảo trì và nâng cấp các phần mềm và đào tạo những nhân viên mới cách sử dụng hiệu quả các phần mềm trong công ty.Các nhân viên trong phòng khắc phục sự cố máy tính nội bộ của công ty và đào tạo nhân viên giới thiệu tính năng, cách sử dụng phần mềm máy tính như: Fast Financial 3.0, khai báo thuế (HTKK),… hỗ trợ phòng nhân sự đào tạo chuyên sau cho các nhân viên mới về trang mạng nội bộ, thiết lập hòm thư điện tử riêng cho mỗi cá nhân tại từng bộ phận

33

2.1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và các chính sách kế toán áp dụng tại Công

ty Cổ phần Dịch vụ Logistics và Thương mại KLM

a Tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Logistics và

Thương mại KLM

(Nguồn: Phòng kế toán – Thống kê kế hoạch)

Bộ máy kế toán của công ty KLM Logistics là một công cổ phần hoạt động theo hình thức kế toán tập trung:

Kế toán trưởng/Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ điều hành và phân công công

việc chuyên môn trong phòng,đôn đốc, theo dõi chỉ đạo chung hoạt động của phòng kế toán Hàng tháng có trách nhiệm tổng hợp và kiểm tra các hóa đơn chứng từ Lập báo cáo tài chính hàng quỹ và hàng năm.Do công ty KLM Logistics là lĩnh vực kinh doanh đặc thù kế toán tổng hợp phải quản lý BILL, MASTER cuối quý để đảm bảo số liệu

KẾ TOÁN TRƯỞNG/

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ GIÁ THÀNH VÀ DOANH THU

KẾ TOÁN THUẾ VÀ THANH TOÁN

KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG, TSCĐ, CCDC

THỦ QUỸ

KẾ TOÁN CÁC PHÒNG

Footer Page 33 of 258

doanh thu và chi phí phải khớp nhau tránh tình trạng thiếu đầu thu hoặc đầu chi Ngoài

ra, kế toán tổng hợp còn phải quản lý và xem xét các khoản công nợ tiềm tàng, công

nợ vãng lai và công nợ quá hạn khó thu hồi được của từng phòng để đưa ra các chính sách dự phòng cần thiết trong tình hình kinh tế nhiều biến động Bên cạnh đó, kế toán tổng hợp phải lập các bảng kê tổng hợp để đối chiếu số liệu với các kế toán chi tiết nhằm tạo ra sự chính xác trong công tác kế toán

Kế toán tập hợp chi phí giá thành và doanh thu: có nhiệm vụ xác định doanh

thu và chi phí phát sinh theo từng lô hàng Việc xác định doanh thu và chi phí sẽ do kế toán các phòng báo cáo tổng hợp vào gửi định kỳ 15 hàng tháng

Kế toán thuế và thanh toán: kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra của công ty

Do công ty kê khai thuế theo hàng quý, kế toán thuế phải tạm quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thu nhập các nhân để đối chiếu với bảng kê tổng hợp của kế toán tổng hợp.Khi số liệu đã khớp kế toán thuế sẽ lập các tờ khai quyết toán thuế để gửi kế toán tổng hợp và Ban Giám đốc Ngoài ra, kế toán thuế còn phải kiêm nghiệm theo kế toán thanh toán các khoản tiền trong nước và quốc tế; thường xuyên giao dịch với đại lý để làm các bản cấn trừ công nợ hoặc đề nghị thanh toán do các hãng tàu trong nước thông báo

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, TSCĐ, CCDC: có nhiệm

vụ nhận số liệu tính lương từ kế toán các phòng về lợi nhuận của từng nhân viên kinh doanh để tính ra số tiền lương, phụ cấp mà mỗi nhân viên trong công ty tạo ra trong một tháng Cuối năm, bộ phận này sẽ tổng hợp số lợi nhuận của nhân viên kinh doanh

đã tạo ra và gửi bảng quyết toàn này cho bộ phận nhân sự để thực hiện các chế độ thưởng cho nhân viên Các khoản trích theo lương được thực theo đúng quy định Hàng tháng, kế toán sẽ có nhiệm vụ phân bổ và trích khấu hao CCDC và TSCĐ Cùng với phòng hành chính nhân sự theo dõi tình hình tổn thất hoặc hư hỏng của tài sản để trích lập sửa chữa một cách hợp lý

Thủ quỹ: chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt, theo dõi các luồng tiền vào và ra

của tiền gửi ngân hàng, Lập báo cáo thu chi cuối tháng, quý, năm đề báo cho Ban Giám đốc

Kế toán các phòng: có trách nhiệm lên hóa đơn thu khách hàng theo từng bộ

phận Công ty KLM Logistics có 4 phòng chủ yếu: phòng hàng không nhập; đường biển nhập; hàng xuất và phòng vận chuyển nội địa Kế toán mỗi phòng có nhiệm vụ lên hóa đơn thu khách hàng, cập nhật thông tin hàng hóa và làm đề nghị thanh toán khi cần thanh toán cho hãng tàu hoặc các bên vận chuyển Ngoài ra, kế toán phòng vận chuyển nội địa có trách nhiệm điều hành hàng hóa trong kho, theo dõi hàng hóa trong kho hàng mà công ty thuê tại kho Bồ Đề Hàng tháng, kế toán mỗi phòng sẽ lập quyết

Công ty KLM Logistics là công ty có tư cách pháp nhân và hoạt động các kế hoạch kinh tế Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm Kỳ kế báo cáo tài chính của công ty là hàng quý

Trong hoạt động XNK, phương thức thanh toán quốc tế mà công ty sử dụng là phương thức chuyển tiền bằng điện (TELEX) Đồng tiền Công ty sử dụng để hạch toán

là Việt Nam đồng (VND) theo đúng quy định và chế độ kế toán của Nhà nước Việt Nam

Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX và công ty sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá hàng xuất kho Phương pháp khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng

Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung Đây là hình thức ghi sổ đơn giản nhưng thích hợp với Công ty và đặc biệt có nhiều thuận lợi khi sử dụng máy vi tính để xử lý thông tin kế toán trên sổ Sau khi tập hợp các chứng từ kế toán, kế toán viên sẽ nhập

dữ liệu vào máy tính để máy tính xử lý dữ liệu.Vì ưu điểm của máy tính là tính toán nhanh chóng và chính xác nên hiếm khi có sai sót.Việc hạch toán của kế toán được ứng dụng trên phần mềm kế toán Fast Financial 3.0

2.2 Thực trạng kế toán nhận ủy thác nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Logistics và Thương mại KLM

2.2.1 Đặc điểm nghiệp vụ nhận ủy thác nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Dịch vụ

Logistics và Thương mại KLM

Thông thường hàng hóa nhập khẩu nhập theo phương pháp trực tiếp được sử dụng đối với công ty có kỹ năng đàm phán ngoại thương, khả năng ký kết hợp đồng thương mại và trong đăng ký kinh doanh có chức năng nhập khẩu hàng hóa Đối với trường hợp ủy thác là do công ty không có khả năng nhập khẩu hoặc là không thể đàm phán và ký kết hợp đồng quốc tế sẽ ủy thác cho đơn vị có chức năng Nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác đang ngày càng phổ biến hơn tại thị trường Việt Nam Công ty KLM Logistics có chức năng chuyên thực hiện các hợp đồng ủy thác việc luân chuyển hàng hóa và chứng từ liên quan đến hàng hóa phải được lưu trữ hiệu quả trước khi bàn giao cho khách hàng Việc theo dõi hàng hóa và thông quan hàng hóa phải được chú trọng Footer Page 35 of 258

Hợp đồng ủy thác, tiền hàng Hàng hóa

Hàng hóa

Hợp đồng thương mại,

tiền hàng

Hàng hóa Phí dịch vụ

Thanh toán cước vận tải quốc tế Hàng hóa

Trên lý thuyết, công ty KLM Logistics chỉ thu phí hoa hồng nhưng bên cạnh đó tùy thuộc vào điều kiện nhập khẩu hàng hóa, công ty có thể thu trọn gói toàn bộ phí dịch

vụ của lô hàng (tiền cước vận tải quốc tế, bảo hiểm, cước vận chuyển nội địa)

Kế toán nhận ủy thác nhập khẩu cũng phải theo dõi tình hình giao nhận hàng hóa để xác định thời điểm lập các chứng từ kế toán và tổ chức luân chuyển chứng từ một cách hiệu quả, nhanh chóng Theo dõi hàng đang đi đường để đảm bảo lượng hàng hóa vận chuyển đúng đến kho khách hàng Để phục vụ cho các nghiệp vụ nhận

ủy thác nhập khẩu kế toán phải theo dõi các luồng tiền hàng vào tài khoản công ty để thực hiện thanh toán tiền hàng của giao ủy thác Trong các hợp đồng kinh tế phải ghi

rõ phần trăm hoa hồng được hưởng trên hợp đồng ủy thác và những điều khoản kèm theo nếu có trong hợp đồng

a Quy trình nhận ủy thác nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Logistics và Thương mại KLM

Sơ đồ 2.3 Quy trình nhận ủy thác nhập khẩu

(Nguồn: Phòng kinh doanh)

Chú thích:

Nếu điều kiện giao hàng thuộc nhóm D và CIF, CFR, FOB,FAS

Nếu điều kiện giao hàng là EXW, FCA, CIP, CPT

Qua sơ đồ trên ta có thể thấy rõ hai trường hợp cụ thể về hình thức nhận hàng hóa tại Công ty:

Quy trình đi theo mũi tên nét liền, những hợp đồng kinh tế phải được thiết lập và

có xác nhận của hai bên Khi thực hiện hợp đồng ủy thác, bên giao ủy thác phải chuyển tiền hàng trước theo hợp đồng đã quy định Bên cạnh đó, công ty phải có hợp đồng ký kết với người bán nước ngoài cho lô hàng nhập Việc thanh toán tiền hàng sẽ

KLM LOGISTICS

NGƯỜI XUẤT KHẨU BÊN GIAO

ỦY THÁC

ĐẠI LÝ GIAO NHẬN QUỐC TẾ

37

được yêu cầu rõ trong các hình thức thanh toán cụ thể Sau khi người bán nước ngoài nhận được tiền hàng theo như thỏa thuận trên hợp đồng thương mại sẽ chuyển hàng cho công ty Việc vận chuyển hàng hóa người bán sẽ cung cấp thông tin cảng đi và cảng đích cho KLM Logistics để công ty sắp xếp nhân lực chuẩn bị cho lô hàng sắp tới

Còn theo quy trình thêm một nhánh của đại lý giao nhận sẽ xảy ra đối với trường hợp nếu điều kiện giao hàng thuộc nhóm E và điều kiện FCA, CIP, CPT Việc ký kết hợp đồng ủy thác, nhập khẩu và luồng tiền hàng vẫn do ba bên tham giao: bên giao ủy thác, bên nhận ủy thác và người xuất khẩu; nhưng việc tiếp nhận hàng hóa sẽ thêm một bên giao nhận tham gia là đại lý giao nhận quốc tế Đối với điều kiện giao hàng thuộc nhóm E (EXW –EX Works), hàng hóa sẽ được người xuất khẩu giao hàng hóa tại xưởng sản xuất cho bên giao nhận quốc tế Các điều kiện FCA, CIP, CPT người xuất khẩu phải vận chuyển đến điểm tập kết hàng hóa và trách nhiệm về hàng hóa đối với bên giao nhận là ngay khi nhận được hàng hóa của người xuất khẩu Đại lý giao nhận vận chuyển hàng hóa đến cảng xuất, sau đó thông báo cho Công ty KLM Logistics về tình trạng hàng hóa đã được xếp lên tàu và gửi vận đơn ký phát và dự kiến hàng về trước khi hàng hóa cập cảng Việt Nam KLM Logistics có trách nhiệm thường xuyên cập nhật tình trạng hàng hóa cho khách hàng trước khi bàn giao hàng và thanh toán cước vận tải quốc tế cho đại lý Đại lý sẽ gửi giấy đề nghị thanh toán hoặc bảng kê công nợ (SOA) để thu phí dịch vụ vận tải Dựa trên giấy đề nghị này, KLM sẽ phát hành hóa đơn vận tải quốc tế để khai báo Hải quan về giá trị phân bổ vào tiền hàng (chi phí thu mua) vào trị giá hàng mua để kê khai thuế phải nộp cho cơ quan Hải quan Khi hàng hóa về đến cảng Việt Nam, hãng tàu hoặc các hãng hàng không sẽ có thông báo hàng đến cho KLM Logistics để bộ phận chứng từ khai E-Manifest (cập nhật thông tin hàng theo từng vận đơn hàng cụ thể) Hàng hóa sẽ được thông quan và khi đi đường vận chuyển về kho của khách hàng

b Bộ chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ nhận ủy thác nhập khẩu

Chứng từ được sử dụng trong các lô hàng nhận ủy thác nhập khẩu bao gồm:

- Hợp đồng ủy thác (hợp đồng kinh tế)

- Hợp đồng ngoại thương (Sales contract)

- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)

- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of origin)

- Vận đơn (Bill of lading – B/L) hoặc (Airway bill – B/A)

- Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)

- Giấy đề nghị thanh toán của người bán (Debit Note)

Footer Page 37 of 258

Một số chứng từ cần thiết khác như: biên bản giao nhận container, tờ khai hải quan, giấy báo có, giấy báo nợ, giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước, giấy bàn giao hàng hóa, …

2.2.2 Kế toán nhập khẩu ủy thác tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Logistics và Thương

mại KLM

Đặc thù kinh tế của công ty chủ yếu hàng hóa dạng lên việc theo dõi hàng hóa đang đi dường cũng gặp nhiều khó khăn Đối với những lô hàng là máy móc thiết bị cần phải được bảo quản chống dập và nếu quá khổ sẽ có một loại xe chuyên dụng Đối với những lô hàng là hóa chất thì cần có những container đặc thù vận chuyển,… Tùy thuộc vào đặc điểm hàng hóa sẽ có những phương án tối ưu nhất cho khách hàng Trường hợp nhận ủy thác nhập khẩu là lô hàng linh kiện xe đạp điện nhập khẩu của nhà cung cấp Shenzhen Changgui

a Ví dụ

(1) Ngày 20/08/2014, KLM Logistics ký kết hợp đồng ủy thác nhập khẩu số

08/UT/KLM với công ty TNHH GuTai Căn cứ vào hợp đồng ủy thác, Công ty ký kết hợp đồng ngoại thương số CR-KLM/012014 với Công ty TNHH Xuất nhập khẩu ShenZhen Changrui về lô hàng linh kiện xe đạp với điều kiện FCA1 Trị giá hàng là 6.277 USD

1 Điều kiện FCA: Giao hàng cho người vận chuyển, bao gồm cả vận tải đa phương thức Việc vận tải hàng hóa hóa do người mua sắp xếp; rủi ro chuyển khi hàng hóa đã được giao cho người vận tải tại địa điểm quy định Người bán làm thủ tục thông quan xuất khảu cho hàng hóa

39

Bảng 2.1 Hợp đồng ủy thác cho lô hàng linh kiện xe đạp điện HỢP ĐỒNG ỦY THÁC NHẬP KHẨU SỐ: 08/UT/KLM

Ngày 20 tháng 08 năm 2014

BÊN ỦY THÁC: Công ty TNHH GuTai

Địa chỉ: Cụm Công nghiệp Dốc Sắt, phường Trang Hạ, thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh

Điện thoại: 0986.034.758

Mã số thuế: 2300856324

Người đại diện: Ông Trần Văn Sơn – Giám Đốc

BÊN NHẬN ỦY THÁC: Công ty Cổ phần Dịch vụ Logistics và Thương Mại KLM

Địa chỉ: Số 36 Hoàng Cầu, P Ô Chợ Dừa, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội Điện thoại: + 84 4 35 190965 Fax: + 84 4 35 190963

Số tài khoản: VND: 0301.0000.6666.8 tại Ngân hàng Thương Mại Cổ phần Ngoại Thương Việt Nam

Đại diện là: Ông Khúc Văn Dụ- Giám Đốc

Bên ủy thác gọi tắt Bên A, bên nhận ủy thác gọi là Bên B

Sau khi bàn bạc và thảo luận hai bên thống nhất thỏa thuận kí kết hợp đồng ủy thác nhập khẩu và giao nhận cho lô hàng linh kiện xe đạp sẽ cập cảng Hải Phòng dự tính ngày 06 tháng 09 năm 2014 như sau:

Điều 1: Nội dung công việc, ủy thác tên hàng, khối lượng, địa điểm giao nhận

- Tên hàng: Linh kiện xe đạp điện cụ thể theo phụ lục đính kèm

- Nơi giao hàng: Thông báo sau khi hàng cập cảng Hải Phòng

Điều 2: Quyền và nghĩa vụ bên A

- Bên A ủy quyền cho bên B thay mặt ký kết hợp đồng nhập khẩu và làm các thủ tục liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa

- Bên A chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các lô hàng ủy thác cho bên B không phải các mặt hàng cấm nhập khẩu theo thông tư 18/198/TT-BTM

- Thực hiện việc thanh toán tiền hàng, phí hoa hồng và phí giao nhận cho bên B theo bảng báo giá có xác nhận của hai bên

Footer Page 39 of 258

Điều 3: Quyền và nghĩa vụ bên B

- Bên B có trách nhiệm lấy hàng và giao hàng theo địa điểm do bên A chỉ định

và làm các thủ tục liên quan nhập khẩu hàng hóa

- Mọi vướng mắc trong công việc bên B phải thông báo cho bên A trong giờ làm việc

Điều 4: Thanh toán

Bên A phải thanh toán toàn bộ tiền hàng, phí giao nhận, phí hoa hồng sau 15 ngày hoàn thành và bàn giao chứng từ, hàng hóa cho bên B

Điều 5: Trách nhiệm của các bên trong thực hiện hợp đồng và giải quyết tranh chấp

- Hai bên cam kết hỗ trợ nhau thực hiện nghiêm túc các điều khoản dã thỏa thuận nêu trên

- Mọi tranh chấp phát sinh sẽ được bàn bạc để giải quyết, trường hợp không giải quyết được hai bên sẽ đưa ra trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam, cạnh phòng thương mại công nghiệp VCCI, địa chỉ số 9 Đào Duy Anh, Hà Nội

- Phán quyết của trọng tài là phán quyết cuối cùng, hai bên tuyệt đối tuân thủ

Điều 6: Hiệu lực của hợp đồng

- Hợp đồng có hiệu lực từ ngày kí kết và sẽ tự thanh lý hợp đồng khi lô hàng kết thúc và giao hàng cho bên A và bên B nhận đủ số tiền theo như đã thỏa thuận

- Hợp đồng này lập thành hai (02) bản mỗi bên giữ một (01) bản