công tác tổ chức, quản lý văn thư lưu trữ tại ubnd quận tây hồ

Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báo của quốc gia không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan Đảng Nhà nước, các tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức sự nghiệp… làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc của mỗi cơ quan, đơn vị được nhanh chóng chính xác. Để có các tài liệu được lưu trữ có giá trị, có độ chính xác cao thì không thể không nói đến khâu văn thư. Tài liệu lưu trữ là những bản góc, bản chính, bản sao hợp pháp do đó để một văn bản có giá trị được lưu vào lưu trữ cần phải đảm bảo về thể thức, nội dung, thẩm quyền ký và được đóng dấu đầy đủ. Không chỉ vậy để có được thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời thì công tác lưu trữ tài liệu tại bộ phận văn thư cũng phải được thực hiện một cách chặt chẽ để không là thất lạc tài liệu.

Trang 1

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên em xin cảm ơn quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tậntụy truyền dạy kiến thức cho em trong thời gian qua để em có thể hoàn thànhđược quá trình thực tập này Và hơn hết em xin chân thành cảm ơn các thầy côKhoa Quản trị văn phòng những người đã trực tiếp hướng dẫn cho em trong quátrình thực tập Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tập thể cán bộ côngchức Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, đặc biệt là chị Nguyễn ThịNếp người trực tiếp hướng dẫn, đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình tìmhiểu, thu thập thông tin về UBND quận và công tác văn phòng tại Văn phòngHĐND và UBND quận

Báo cáo là sự tìm hiểu của em về nghiệp vụ Văn phòng tại Văn phòngHĐND và UBND quận đồng thời cũng là những suy nghĩ, ý kiến của em trongquá trình kiến tập Do điều kiện thời gian thực tập có hạn, khả năng nghiên cứuvà kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài báo cáo thực tập sẽ có nhiều thiếusót Kính mong các thầy cô góp ý để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Trang 2

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

5 TN&MT Tài nguyên & Môi trường

8 GD&ĐT Giáo dục & Đào tạo

11 DS-KHHGD Dân số kế hoạch hoá gia đình

Trang 3

MỤC LỤC

Trang 4

A MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay bất cứ một cơ quan tổ chức nào cũng phải có văn phòng để phụcvụ cho hoạt động quản lý của mình.Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước làđơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc,đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng chủ yếu thammưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nóicách khác, là tổ chức làm việc giúp lãnh đạo

Để đảm bảo công tác tham mưu được nhanh chóng, chính xác thì việc thuthập thông tin là vô cùng quan trọng đòi hỏi về độ chính xác cao Hiện nay,trong thơi đại công nghiệp hoá hiện đại hoá thì việc trao đổi thông tin được thựchiện dễ dàng trên mọi phương tiện: sách, báo, tạp chí, mạng điện tử… tuy nhiênmột phương tiện quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơquan, tổ chức nhà nước nói chung và các tổ chức đơn vị doanh nghiệp nói riêng,nguồn thông tin đáng tin cậy, giá trị phải nói đến tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báo của quốc gia không thể thiếu trong hoạtđộng quản lý của các cơ quan Đảng Nhà nước, các tổ chức chính trị – xã hội, tổchức sự nghiệp… làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc củamỗi cơ quan, đơn vị được nhanh chóng chính xác Để có các tài liệu được lưutrữ có giá trị, có độ chính xác cao thì không thể không nói đến khâu văn thư Tàiliệu lưu trữ là những bản góc, bản chính, bản sao hợp pháp do đó để một vănbản có giá trị được lưu vào lưu trữ cần phải đảm bảo về thể thức, nội dung, thẩmquyền ký và được đóng dấu đầy đủ Không chỉ vậy để có được thông tin đầy đủ,chính xác, kịp thời thì công tác lưu trữ tài liệu tại bộ phận văn thư cũng phảiđược thực hiện một cách chặt chẽ để không là thất lạc tài liệu Như vậy sự ra đờicủa công tác văn thư – lưu trữ đối với công tác văn phòng là khâu nghiệp vụ vôcùng quan trọng, nó là sự tập trung, thống nhất phản ánh bộ mặt kết quả đạtđược của cơ quan tổ chức

Trang 5

Quận Tây Hồ là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, là đơn vị điđầu trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước Do vậy hàng Văn phòngHĐND&UBND quận Tây Hồ phải ban hành nhiều văn bản cũng như tiếp nhânvà xử lý văn bản đến Vì vậy một quy trình quản lý và xử lý văn bản có hiệu quả

sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước trên địa bàn quận Khôngnhững vậy tài liệu lưu trữ của UBND quận còn là di sản của Quốc gia nói chungvà của UBND quận nói riêng cần phải được bảo quản cẩn thật và quản lý mộtcách chặt chẽ

Từ những lý do trên em quyết định chọn đề tài “Công tác tổ chức, quản lý về văn thư – lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ” để hiểu rõ hơn về tầm quan

trọng của công tác văn thư – lưu trữ Đồng thời đánh giá những ưu điểm, hạnchế và đề xuất ý kiến để công tác văn thư lưu trữ tại UBND quận được hoànthiện hơn

2 Lịch sử nghiên cứu

Đề tài công tác tổ chức, quản lý về công tác văn thư – lưu trữ đã đượckhai thác rất nhiều trong các bài báo cáo, khoá luận như:

- Luận văn Lưu trữ học: Công tác văn thư lưu trữ của Văn phòngHĐND&UBND quận Tây Hồ;

- Báo cáo thực tập: Tìm hiểu về công tác tổ chức lưu trữ tại UBND quậnTây Hồ – Nguyễn Thị Thanh Tâm

- Báo cáo kiến tập: Thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ tại UBND quậnTây Hồ – Nguyễn Thị Phương Hoa

Ngoài ra công tác tổ chức, quản lý về công tác văn thư - lưu trữ còn được

đề cập nhiều trên nhiều bài viết trên các trang thông tin điện tử của các cơ quan

tổ chức

3 Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức, quản lý về văn thư – lưu trữ tạiUBND quận Tây Hồ Với hai đối tượng chính là công tác văn thư và công táclưu trữ

Trang 6

Thứ nhất, công tác văn thư:

- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

- Công tác quản lý văn bản đi và văn bản đến

- Công tác quản lý và sử dụng con dấu

- Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu và lưu trữ

Thứ hai, công tác lưu trữ

- Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ

- Công tác chỉnh lý và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

- Công tác khai thác và sử dụng tài liệu

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, tài liệu lưu trữ đóng vai tròhết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lượcphục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triểncũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương Mỗi tổchức cần hiểu rõ vai trò của ngành văn thư lưu trữ để bảo vệ an toàn và sử dụngtài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả để nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhànước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội Tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn,sắp xếp và bảo quản theo quy định của pháp luật, đáp ứng kịp thời các yêu cầunghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ Để phát huy tốt vai trò của tài liệu lưu trữ,ngoài việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ, mỗi

tổ chức cần quan tâm đến công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

Đó là cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp tạo ra cơ hội và điềukiện tốt nhất để độc giả có thể thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sửdụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt những giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhucầu xã hội, góp phần vào sự nghiệp bảo vệ và phát triển đất nước trong giai đoạnhiện nay Vì vậy thông qua bài nghiên cứu rút ra những nhận xét, đánh giá đưa

ra những ý kiến đóng góp về công tác tổ chức, quản lý về văn thư – lưu trữ tạiUBND quận Tây Hồ để phát huy được vai trò của công tác văn thư – lưu trữ tạiUBND quận nói riêng và các cơ quan, tổ chức trên địa bàn quận nói chung

5 Phương pháp nghiên cứu

Trang 7

- Phương pháp duy vật biện chứng: Đây là nền tảng lý luận cơ bản vềphương pháp tư duy tiến bộ của nhân loại đối với thế giới bao la; là nguyên tắcquan sát thế giới vật chất tồn tại trong trạng thái vận động, phát triển theo khônggian và thời gian.

- Phương pháp tư duy: Đây là phương tiện truyền tải nội dung củaphương pháp luận đến các phương pháp kỹ thuật để nghiên cứu có kết quả đốitượng công tác tổ chức các cuộc họp tại UBND quận Quận

- Phương pháp kỹ thuật: trên cơ sở phương pháp luận và tư duy tổnghợp để hoàn thành bài tập này tôi còn sử dụng các phương pháp kỹ thuật:

• Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: đây là phương pháp chủ yếu

để thực hiện bài tập này, bao gồm tổng hợp những nguồn tài liệu có liên quanđến vấn đề nghiêm cứu Trong bài tập của mình, tôi đã thu thập thông tin sáchbáo, các công trình nghiêm cứu khác có liên quan và qua mạng internet

• Phương pháp khảo sát thực địa: đây là phương pháp tiếp cận trực tiếpđối tượng từ đó có những kiến thức thực tế để hoàn thành bài tập

• Phương pháp phân tích và tổng hợp: từ những tài liệu thu thập đượcqua phương pháp thu thập và xử lý thông tin kết hợp với kiến thức thực tế thôngqua phương pháp khảo sát thực địa Cần phải tiến hành phân tích và tổng hợp lạithông tin Đây là phương pháp được sử dụng trong suốt quá trình làm bài

• Phương pháp so sanh, đối chiếu: nhờ phương pháp này, có cái nhìnkhách quan hơn, toàn diện hơn về công tác tổ chức, quản lý về conng tác văn thư– lưu trữ tại UBND quận trước và sau khi áp dụng công nghệ thông tin vào côngtác quản lý

• Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: đây là một phương pháp cần thiết vàquan trọng trong quá trình thực hiện đề tài Nhờ phương pháp này mà có đượcnhững nhận định, đánh giá khách quan cho đề tài

Trang 8

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

Đề tài “Công tác tổ chức, quản lý về văn thư – lưu trữ tại UBND quậnTây Hồ” là cơ sở lý luận, tài liệu và là căn cứ cho những bài nghiên cứu, đánhgiá về công tác văn thư lưu trữ sau này

Thông qua bài nghiên cứu để phát huy vai trò của công tác văn thư – lưutrữ tại các cơ quan, tổ chức Đồng thời xác định rõ trách nhiệm của các cơ quanquản lý và cơ quan lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ, để có những giải phát hiệuquả nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu và phát triển

7 Cấu trúc đề tài

- Lý do chọn đề tài

- Lịch sử nghiên cứu

- Đối tượng và phạm vi

- Ý nghĩa lý luận và ý

nghĩa thực tiễn

- Cấu trúc đề tài

Chương I: Tổng quan vềUBND quận Tây Hồ

Chương II: Thực tiễn côngtác tổ chức, quản lý về vănthư – lưu trữ tại UBNDquận Tây Hồ

Chương III: Giải phápnâng cao công tác tổ chức,quản lý về văn thư – lưutrữ tại UBND quận TâyHồ

Khát quát lại quá trìnhthực tập tại Văn phòngHĐND&UBND quậnTây Hồ

Trang 9

B NỘI DUNG CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ UBND QUẬN TÂY HÔ 1.1 Vị trí địa lý

Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm vănhoá, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội Quận nằm ở phíaTây Bắc của Hà Nội Diện tích 24,0km2, gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, ThuỵKhuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thương Phía đông giápquận Long Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía nam giápquận Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đông Anh Quận Tây Hồ có địa hình tươngđối bằng phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam Dân số của quận(đến năm 2005) là 109.163 người, mật độ dân số là 4.547 người/km2, quận TâyHồ có mật độ dân số thấp nhất trong các quận nội thành

Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địagiới Quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả nước, phía bắc vàphía đông là sông Hồng chảy từ phía bắc xuống phía nam

1.2 Lịch sử hình thành

Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính được thành lậptheo Nghị định số 69/NĐ của Chính phủ ngày 28/10/1995 và được UBNDThành phố Hà Nội gia cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn từ ngày01/01/1996 Là điểm mới được thành lập do vậy ngay từ đầu UBND quận TâyHồ đã nhận được sự lãnh đạo chỉ đạo sát sao của Đảng, Chính quyền cũng nhưsự quan tâm giúp đỡ của các sở ban nghành Thành phố Hà Nội Và đây cũng làmột quận tương đối thuận lợi cho sự phát triển các ngành kinh tế, đặc biệt làphát triển thương mại, du lịch, dịch vụ

Khi thành lập tai Quyết định số 4428/QĐ-UBND của UBND Thanh phốHà Nội ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng ban, ban chuyên môngiúp việc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyênmôn, 08 đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện chức năng, nhiệm vụ của

Trang 10

Sau 22 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có bước phát triểnmạnh với những thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở thành trung tâmDịch vụ – Du lịch và Văn hoá của Thủ đô Hà Nội.

Theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận TâyHồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố Trung tâm Như vây, trong tương laiTây Hồ sẽ la khu vực trung tâm của Thành phố Hà Nội

1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ

UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thểlãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo diều hànhcác nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý chỉđạo, hướng dẫn các phường trong hoạt động quản lý Nhà nước UBND quậnTây Hồ thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình theo Luật Tổ chức HĐND vàUBND ngày 26 tháng 11 năm 2003, cụ thể là:

1.3.1 Chức năng

UBND quận do HĐND quận bầu là cơ quan chấp hành của HĐNDquận , cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

UBND quận chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các vănbản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằmđảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp kinh tế-xã hội, củng cố quốc phòng, anninh và thực hiện các chính sách trên địa bàn

UBND quận thực hiện chức năng quan lý nhà nước ở địa phương, gópphần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nướcrừ trung ương tới cơ sở

1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận

Trong lĩnh vực kinh tế:

Trang 11

• Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội hàng năm trình choHĐND thông qua để trình cho UBND Thành phố phê duyệt; kiểm tra và thựchiện kế hoạch đó.

• Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách của quận ; quyết toánngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình cho HĐND quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tàichính cấp trên cấp trên trực tiếp

• Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND

xã , thi trấn xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra Nghị quyết của HĐNDphường về việc thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật

• Phê chuẩn kế hoạch kinh tế – xã hội của phường

Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai:

• Xây dựng trình HĐND quận thông qua các chương trình khuyếnkhích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chứcthực hiện các chương trình đó;

• Chỉ đạo UBND xã , thị trấn thực hiện các biện pháp thực hiện chuyểndịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai tháclâm sản, phát triển nghành nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

• Thực hiện giao đất, cho thuê đất,thu hồi đất đối với cá nhân và hội giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất theo quy định của pháp luật;

• Xét duyệt kế hoạch, quy hoạch sử dụng đất đai của UBND phường ;

• Xây dụng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trìnhthuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật;

Trong lĩnh vực công nghệp, tiểu thủ công nghiệp:

• Tham gia vơi UBND Thành phố trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn quận ;

• Xây dựng và phát triển các cơ sơ công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp ởcác phường ;

Trang 12

• Tổ chức thực hiên xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biếnnông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo cả UBNDtỉnh.

Trong lĩnh vực xây dựng giao thông vận tải:

• Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạchxây dụng thị trân, điểm dân cư nông thôn trê n địa bàn quận ; quản lý thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt;

• Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạtầng cơ sở theo sự phân cấp;

• Quản lý việc xây dụng, cấp giấy phép xây dụng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dụng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lýđất và quỹ nhà thược sở hữu nhà nước trên địa bàn;

• Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dụng theophân cấp của UBND tỉnh

Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:

• Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểmtra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và

du lịch trên địa bàn quận ;

• Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạtđộng thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

• Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

Trong lĩnh vựcgiáo dục, y tế, văn hoá, xã hội, thông tin và thể dục thểthao:

• Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn quận và tổ chức thực hiện saukhi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

• Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ

Trang 13

chức các trường mần non; thưc hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn;chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quychế thi cử;

• Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn cácphong trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dụcthể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lamthắng cảnh do địa phương quản lý;

• Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y

tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chốngdịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kếhoạch hoá gia đình;

• Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

• Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người laođộng; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt độngtừ thiện, nhân đạo

Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:

• Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phụcvụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

• Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậuquả thiên tai, bão lụt;

• Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lườngvà chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tạiđịa phương

Trong lĩnh vực quốc phong, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:

Trang 14

• Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trangvà quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tựvệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

• Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

• Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội,xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhànước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội vàcác hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

• Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản

lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

• Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ

an ninh, trật tự, an toàn xã hội

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:

• Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc vàtôn giáo;

• Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

• Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nàocủa công dân ở địa phương;

• Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật

Trong việc thi hành pháp luật:

Trang 15

• Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm traviệc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quannhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;

• Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiệncác biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xãhội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, cácquyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

• Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

• Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định củapháp luật;

• Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;

tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn

Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:

• Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật;

• Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;

• Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên;

• Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

• Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hànhchính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấptrên xem xét, quyết định

1.3.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 PhóChủ tịch và 12 phòng ban tham mưu, giúp việc

Trang 16

Bộ máy của UBND quận là toàn bộ hệ thống các phòng, ban được tổ chứctheo cơ cấu trực tuyến, nhìn chung rất phong phú về các lĩnh vực hoạt động phùhợp với yêu cầu cũng như chức năng của Uỷ ban, mỗi một thành viên củaUBND quận Tây Hồ chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực quản lý của mìnhtrước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận, cùng với các thành viên khácchịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND quận trước Thành uỷ HĐND

& UBND TP, Quận uỷ, HĐND quận và cấp trên

Sơ đồ tổ chức của UBND quận Tây Hồ (phụ lục I)

1.4 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND quận

1.4.1 Vị trí, chức năng

Văn phòng HĐND&UBND quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDquận, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động củaHĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủtịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động HĐND, UBND vàcác cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạtđộng của HĐND và UBND

Văn phòng HĐND&UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng; chịusự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND quận đồng thờichịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòngUBND Thành phố

1.4.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND

• Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàngtháng, quý, sáu tháng và năm của UBND quận Đôn đóc, kiểm tra các phòng,ban chuyên môn, UBND các phường việc thực hiện chương trình, kế hoạchcông tác của UBND và Chủ tịch UBND quận

Trang 17

• Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo,chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND quận và thực hiện các thôngtin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật.

• Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hang năm, cácchương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận

• Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủtịch UBND quận

• Giúp UBND và Chủ tịch UBND quận giữ mối quan hệ phối hợp vớiQuận uỷ, Thường trực Quận uỷ, Thường trực HĐND, UBMT Tổ quốc, các đoànthể nhân dân cấp quận, các cơ quan, tổ chức của Trung ương., của Thành phốđóng trên địa bàn địa phương

• Tổ chức công báo, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận;các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan;

• Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịchUBND quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin họchoá hành chính nhà nước của UBND quận;

• Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND phường về nghiệp vụhành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo quyđịnh của pháp luật;

• Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống thamnhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quân;

• Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động củaUBND và Chủ tịch UBND quận;

• Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, đãingộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bôi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ và các chếđộ chính sách khác đối với cán bộ, công chức, người lao độngthuộc phạm viquản lý; quản lý tài chính, tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất được giao;

• Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND quận giao.Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trựcHĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND quận, Văn phòng HĐND&UBNDquận có các nhiệm vụ sau:

Trang 18

• Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàngtháng, quý, sáu tháng và năm của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND;

• Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc chungcủa HĐND; giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu và đạibiểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong hoạtđộng đối ngoại;

• Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳhọp; đôn đốc cơ quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp;

• Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND xây dựng báo cáo, thẩm tra

đề án, báo cáo, dự thảo Nghị quyết;

• Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểuHĐND tiếp công dân, tiếp nhận , xử lý kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của côngdân; theo dõi đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của công dân;

• Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếpxúc cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi

cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;

• Phục vụ Thường trực HĐND trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hộivà bầu cử đại biểu HĐND các cấp; tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật,dự án pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐNDthành phố;

• Phục vụ Thường trục HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàngnăm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND;

• Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiêm cứu khoa học, công tác hànhchính, lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan của HĐND;

• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao

1.4.3 Cơ cấu tổ chức

Văn phòng HĐND và UBND quận có 01 Chánh văn phòng và 02 Phóchánh văn phòng:

• Chánh văn phòng là người đứng đầu Văn phòng chịu trách nhiệmtrước Chủ tịch UBND quận, trước pháp luật về việc quản lý và điều hành nhânsự, cơ sở vật chất, tài chính, hoạt động của văn phòng

Trang 19

• Các Phó chánh văn phòng là người giúp Chánh văn phòng chỉ đạo mộtsố mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng, trước pháp luật vềlĩnh vực phân công.

• Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng là những người có phẩm chấtchính trị và dạo đức tốt, có năng lực quản lý điều hành, có trình độ và kinhnghiệm quản lý điều hành

• Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Chánhvăn phòng, Phó chánh văn phòng do Chủ tịch UBND quận quyết định theo phâncấp quản lý về tổ chức cán bộ của UBND thành phố Hà Nội

Sơ đồ tổ chức bộ máy của văn phòng HĐND – UBND quận (phụ lục II)

Trang 20

CHƯƠNG II:

THỰC TIỄN CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ – LƯU

TRƯ 2.1 Lý luận chung vê công tác văn thư – lưu trữ

2.1.1 Công tác văn thư

Khái niệm

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, đều hành công việc của cơ quan, tổ chức

Nội dung

Công tác văn thư bao gồm những nội dung:

• Xây dựng văn bản: văn bản là những công văn, giấy tờ, tài liệu đượchình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức

• Thảo văn bản: căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơquan, tổ chức và những mục đích, yêu cầu nhất định để làm ra văn bản nhằmgiải quyết một số công việc cụ thể hoặc điều chỉnh một mối quan hệ xã hội nàođó

• Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt: Tất cả các bảnthảo đều phải được duyệt trước khi đánh máy và trình ký, người duyệt văn bản

ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt Những văn bản trình ký phải được duyệt

về thể thức và nội dung, đảm bảo đúng với chức năng nhiệm vụ và quyền hạncủa cơ quan, tổ chức

• Đánh máy văn bản: những bản thảo sau khi được người có trình người

có thẩm quyền duyệt được đánh máy và làm thủ tục trình ký và phát hành vănbản

• Ký văn bản: Tất cả những văn bản sau khi đã được duyệt đầy đủ cả về nội dung và thể thức sẽ được trình cho người có thẩm quyền ký để làm thủ tục phát hành văn bản

• Quản lý và giải quyết văn bản đi: Văn bản đi là tất cả các loại văn bảnbao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên

Trang 21

ngành (kẻ cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơquan, tổ chức ban hành.

• Quản lý và giải quyết văn bản đến: Văn bản đến cũng như là văn bản

đi là phương tiện, công cụ quan trọng trong hoạt động điều hành, quản lý của cơquan, tổ chức

• Lập hồ hơ và nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ:

• Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quanvới nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặcmột số) đặc điểm chung như: tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành vănbản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi,giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan tổchức hoặc một cá nhân

• Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành hồ

sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắcvà phương pháp quy định

- Quản lý và sử dụng con dấu:

• Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên mộthình dấu cố định trên văn bản

• Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổchức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổchức và các chức danh nhà nước Con dấu được quản lý theo quy định của Nhànước

• Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện trực tiếp giúpChủ tịch kiểm tra và tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đến của cơ quan

• Trưởng các đơn vị, tổ chức của UBND có trách nhiệm kiểm tra việcchuyển, nhận văn bản kịp thời chính xác, đúng thủ tục

Yêu cầu của công tác văn thư

Để thực hiện đúng quy trình của nhà nước, công tác văn thư ở các cơ quanphải đảm bảo các yêu cầu sau:

Trang 22

- Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộcnhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Do đó,xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việcgiải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan, tổ chức.

- Chính xác: Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằngvăn bản do đó cần phải chính xác về mặt nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bàyvà các khâu kỹ thuật nghiệp vụ: đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyểngiao văn bản…

- Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiềuvấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy, việc xây dựngvăn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc, cán bộ vănthư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư cơ quan đều phải đảm bảo yêu cầu đã đượcquy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước

- Hiện đại: việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thưgắn liền với sử dụng các phương tiện kỹ thuật và tổ chức văn phòng hiện đại Vìvậy, yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đểđảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng

có năng suất chất lượng cao

Ý nghĩa của công tác văn thư

- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác nhữngthông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vịnói riêng

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quanđược nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chếđộ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ,giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm nhữngviệc trái pháp luật

Trang 23

- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt độngcủa cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong

cơ quan

- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiệnlàm tốt công tác lưu trữ

Yêu cầu đối với cán bộ văn thư

Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cánbộ văn thư cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Yêu cầu về phẩm chất chính trị: lòng trung thành; tuyệt đối tin tưởngvào đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giaicấp vô sản trong bất cứ tình huống nào; có ý thức nghiêm chỉnh chấp hành phápluật của Nhà nước, nội quy quy định của cơ quan;

- Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ: lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thựchành;

- Những yêu cầu khác: Tính bí mật; tính tỉ mỉ; tính thận trọng; tính ngănnắp, gọn gàng; tính tin cậy; tính nguyên tắc

2.1.2 Công tác lưu trư

Khái niệm

- Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nuocws baogồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chứckhoa học tài liệu, bảo quan và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụcông tác quản lý, nghiêm cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân

- Tài liệu la vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bảnđồ , công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản phim,ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; ban thảo tác phẩm vănhọc, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽhoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác

Trang 24

- Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiêncứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gố,bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thếbằng bản sao hợp pháp.

Ý nghĩa và tác dụng của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả hoạt động chính trị, kinh

tế, văn hoá, khoa học… của loài người

- Về mặt chính trị, tài liệu lưu trữ được các giai cấp thống trị sử dụnglàm công cụ bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, đấu tranh chống lại các giai cấpđối địch

- Về mặt kinh tế, tài liệu lưu trữ được sử dụng để điều tra tài nguyên,thiên nhiên (địa chất, thổ nhưỡng, tài nguyên rừng, biển…) làm cơ sở cho việcquy hoạch phát triển kinh tế văn hoá trong từng vùng và toàn quốc, làm căn cứquan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển hangf năm và nhiều năm trên đấtnước

- Về nghiên cứu khoa học, tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệutổng kết các quy luật vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng trong tựnhiên, xã hội và tư duy

- Về ý nghĩa di sản văn hoá, cùng với các loại di sản văn hoá khác màcon người đã để lại từ đời này qua đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vậttrong các bảo tàng, các công trình kiến trúc, điêu khắc, hội hoạ… tài liệu lưu trữ

đã để lại cho xã hội loài người các loại văn tự rất có giá trị

Nội dung của công tác lưu trữ

Hoạt động nghiệp vụ: thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thuthập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kêxây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệuquả

- Thu thập, bổ sung tài liệu

Trang 25

• Khái niệm: Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biệnpháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộclưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào cáckho lưu trữ theo thẩm quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định

• Nội dung: xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thuthập, bổ sung tài liệu lưu trữ; xác định những tài liệu có giá trị cần phải nộp lưu,

bổ sung vào lưu trữ; phân chia các nguồn tài liệu phải thu thập, bổ sung theomạng lưới các kho lưu trữ; thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưutrữ

• Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: Nguyên tắc thu thập,

bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử; nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theophông lưu trữ; nguyễn tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông; nguyên tắcthu thập, bổ sung tài liệu theo khu vực thẩm quyền

- Xác định giá trị tai liệu

• Khái niệm: xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tác, tiêuchuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từngloại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cánhân theo giá trị của chúng về mặt chính trị, văn hoá, khoa học và các giá trịkhác

• Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu: nguyên tắc chính trị; nguyên tắclịch sử; nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

• Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu: tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tàiliệu; tiêu chuẩn tác giả tài liệu; tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông;tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu; tiêu chuẩn thời gian và địa điểmhình thành tài liệu; tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưutrữ; tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu; tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chếtác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu

- Bảo quản tài liệu lưu trữ

Trang 26

• Khái niệm: bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa họckỹ thuật để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ đượctốt các yêu câu khai thác, sử dụng tài liệu.

• Nội dung: nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạokho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu trong kho và tu sửa, phụcchế những tài liệu đã bị hư hỏng

• Nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ: chất cấu thành tài liệu lưu trữ:tính chất giấy, mực; điều kiện thiên nhiên: nhiệt độ không khí, độ ẩm, ánh sáng,bụi, côn trùng và các loại gặm nhấm; điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

• Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình khai thácthông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiêncứu gải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức và cá nhân

• Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: tổ chức sử dụng tài liệulưu trữ tại phòng đọc; thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ; cấp giấy chứng thựclưu trữ; triển lãng tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các cơquan thông tấn, báo chí; công bố tài liệu lưu trữ

- Hoạt động quản lý: Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm phápluật để quản lý nhà nước về lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện cácquy định của nhà nước về lưu trữ

- Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp tácquốc tế về lưu trữ

2.2 Công tác tổ, quản lý công tác văn thư tại UBND quận

2.2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản quản lý công tác văn thư – lưu trư

Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ, ngay sau khithành lập quận, ngày 14/11/1998 UBND quận đã ban hành Quyết định số1479/1998/QĐ-UBND về việc ban hành quy định về công tác văn thư – lưu trữ

Trang 27

quận Tây Hồ vẫn thực hiện theo quy chế chung của nhà nước về công tác vănthư – lưu trữ, vẫn chưa ban hành quy chế văn thư – lưu trữ riêng cho cơ quan.Tuy nhiên thực hiện các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của trung ương và Thànhphố, ngay từ đàu năm 2016, UBND quận đã ban hành Kế hoạc số 45/KH-UBNDngày 29/01/2016 về công tác văn thư, lưu trữ theo đó phân công trách nhiệm cụthể cho từng phòng, ban chuyên môn và UBND các phường, các đơn vị sựnghiệp thuộc quận thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của phápluật.

Mặc dù vậy, để công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan được chặt chẽ hơncần phải ban hành quy chế văn thư – lưu trữ cho cơ quan phù hợp với chứcnăng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận

2.2.2 Công tác tổ chức

Hiện nay UBND quận bố trí 02 công chức và 01 lao động hợp đồng cótrình độ cử nhân hành chính và luật làm công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòngHĐND&UBND quận, thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến, ban hành vănbản đi, cập nhập thông tin văn bản đi, đến vào phần mền, chuyển giao văn bản

đi, đến các cơ quan chuyên môn, đóng dấu và bảo quản các loại văn bản HĐNDvà UBND quận, 01 công chức tham mưu quản lý nhà nước về văn thư – lưu trữtại Phòng Nội vụ Thủ trưởng các phòng, ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệpthuộc quận đều có 01 công chức, viên chức làm công tác văn thư – lưu trữ tạiđơn vị mình

Đã triển khai thực hiện chế độ phụ cấp độc hại cho công chức, viên chứclàm công tác lưu trữ, đến nay 100% công chức, viên chức đủ điều kiện tại cácđơn vị thuộc quận đều đã được hưởng phụ cấp

2.2.3 Công tác ban hành văn bản

2.2.2.1 Các loại văn bản UBND quận ban hành

Do đặc thù là cơ quan hành chính Nhà nước nên UBND quận Tây Hồthường ban hành hai loại văn bản chính: văn bản quy phạm pháp luật và văn bảnhành chính

Định dạng
Số trang	54
Dung lượng	2,02 MB