Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị trong phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội

Đánh giá giá trị và tình hình khai thác, sử dụng tài liệu trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội phục vụ công tác quản lý đô thị.. Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lư

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐÀO THỊ THANH XUÂN

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ NGUỒN TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐÔ THỊ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ

SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC

VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Hà Nội - 2010

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐÀO THỊ THANH XUÂN

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ NGUỒN TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ CÔNG TÁC QUẢN LÝ ĐÔ THỊ TRONG PHÔNG LƯU TRỮ

SỞ QUY HOẠCH - KIẾN TRÚC HÀ NỘI

Chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn khoa học:

PGS.TS VŨ THỊ PHỤNG

Hà Nội - 2010

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Tất cả các trích dẫn, các số liệu trong luận văn đều có chú thích nguồn gốc rõ ràng, đáng tin cậy

Công trình này chưa được công bố lần nào

Tác giả

Đào Thị Thanh Xuân

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

NỘI DUNG

Chương 1 Khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến

lĩnh vực quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch

- Kiến trúc Hà Nội

1.1.2 Nội dung chủ yếu của công tác quản lý đô thị 14

1.2 Giới thiệu khái quát về Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội 20 1.2.1 Vài nét về sự hình thành và phát triển của Sở Quy hoạch -

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Quy hoạch - Kiến

1.3 Khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến lĩnh vực

quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến

trúc Hà Nội

23

1.3.1 Khối lượng, thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo

quản tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội 23 1.3.2 Khối lượng, thành phần và nội dung tài liệu về quản lý đô thị

tại kho Lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc 27

1.4 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ và bảo quản tại

liệu của Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội 38

1.4.1 Thu thập và bổ sung tài liệu 38

Chương 2 Đánh giá giá trị và tình hình khai thác, sử dụng

tài liệu trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà

Nội phục vụ công tác quản lý đô thị

2.1 Giá trị của nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý

đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà

Nội

45 2.1.1 Giá trị của tài liệu đối với công tác quy hoạch xây dựng đô thị 46 2.1.2 Giá trị của tài liệu đối với công tác quản lý và giải quyết vi

2.1.3 Giá trị của tài liệu đối với việc sử dụng và khai thác các công

trình cơ sở hạ tầng kỹ thuật trong đô thị 51 2.1.4 Giá trị tài liệu lưu trữ đối với công tác quản lý kiến trúc và bảo

2.2 Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong Phông

lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội phục vụ công tác

quản lý đô thị

55

2.2.1 Khái quát về các hình thức tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng

tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 55 2.2.2 Số lượng, thành phần độc giả đến khai thác, sử dụng nguồn tài

liệu lưu trữ có liên quan đến công tác quản lý đô thị trong

Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội

63

2.2.3 Số lượng, thành phần, nội dung tài liệu liên quan đến công tác

quản lý đô thị Hà Nội chủ yếu đã được khai thác 68 2.2.4 Hiệu quả của việc khai thác, sử dụng tài liệu ở Sở Quy hoạch –

Kiến trúc đối với công tác quản lý đô thị Hà Nội 69

2.3 Nhận xét về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại

Chương 3 Một số giải pháp nhằm phát huy giá trị của tài

liệu lưu trữ ở Sở Quy hoạch – Kiến trúc đối với công tác

quản lý đô thị Thủ đô Hà Nội

3.1 Các giải pháp đối với Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 80

3.1.1 Xây dựng và ban hành các quy định của Sở về công tác lưu trữ

nói chung và công tác khai thác, sử dụng TLLT nói riêng 80 3.1.2 Đẩy mạnh công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 83 3.1.3 Đa dạng hóa các hình thức phục vụ khai thác, sử dụng TLLT 86 3.1.4

Thường xuyên tiến hành kiểm tra và có báo cáo về tình hình

công tác lưu trữ cũng như công tác khai thác, sử dụng TLLT

hàng năm

89

3.1.5 Xây dựng, bồi dưỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán

bộ lưu trữ của Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội 92 3.1.6 Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý

TLLT và hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu 93

3.2 Những kiến nghị và khuyến cáo đối với người khai thác, sử

MỞ ĐẦU

1- Lý do chọn đề tài:

Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong xã hội Bất cứ một cơ quan nào

dù lớn hay nhỏ, bất cứ một quốc gia nào dù mạnh hay yếu … trong quá trình hoạt động và phát triển cũng cần phải có thông tin, mà trong tài liệu lưu trữ lại chứa đựng một lượng thông tin tương đối lớn Tài liệu lưu trữ không chỉ được sử dụng để phục vụ cho nghiên cứu lịch sử mà còn được sử dụng vào nhiều mục đích khác như kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội… Để tài liệu lưu trữ ngày càng khẳng định được ý nghĩa, vị trí to lớn đối với mọi hoạt động của xã hội thì việc

sử dụng và phát huy giá trị của chúng đã trở thành một trong những mục đích cũng như nhiệm vụ quan trọng nhất của công tác lưu trữ

Từ ngày 1/8/2008 Thủ đô Hà Nội đã được mở rộng thêm toàn bộ diện tích

tự nhiên và dân số của tỉnh Hà Tây, huyện Mê Linh, tỉnh Vĩnh Phúc và 4 xã của huyện Lương Sơn, tỉnh Hoà Bình Việc mở rộng địa giới hành chính của Thành phố Hà Nội đã đặt ra những thách thức không nhỏ cho các nhà quản lý Để có được một đô thị phát triển bền vững, có bản sắc, giữ gìn tính ổn định, chính quyền thành phố Hà Nội luôn coi công tác quản lý đô thị là một nhiệm vụ hết sức quan trọng

Công tác quản lý đô thị là một lĩnh vực phức tạp, bao gồm nhiều nội dung như: quản lý quy hoạch xây dựng, đất và nhà ở, hạ tầng kỹ thuật, cảnh quan môi trường đô thị … Để quản lý tốt những vấn đề trên, các cơ quan chức năng thường xuyên phải sử dụng đến các tài liệu lưu trữ để làm căn cứ và cơ sở cho việc xác định quy hoạch và giải quyết những vấn đề cụ thể

Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội là cơ quan quản lý nhà nước về quy hoạch – kiến trúc của Hà Nội Tại Kho Lưu trữ Sở đang bảo quản rất nhiều tài liệu về công tác quy hoạch xây dựng, quản lý kiến trúc, cảnh quan môi trường đô thị … Nguồn tài liệu ở đây là công cụ giúp các nhà quản lý, nhà nghiên cứu khai thác, sử dụng để tìm ra giải pháp cho vấn đề quy hoạch, quản lý xây dựng các công trình kiến trúc, công trình công cộng, công trình hạ tầng kỹ thuật … theo

chủ trương phát triển toàn diện Thủ đô nhưng vẫn bảo tồn được các di tích lịch

sử, các nét văn hoá truyền thống

Tuy nhiên, cho đến nay vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị ở Hà Nội vẫn chưa đem lại hiệu quả cao Đây là vấn đề cần được quan tâm nghiên cứu

Để góp phần hoàn thiện công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung

và tài liệu đang được bảo quản tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội nói riêng nhằm mục đích phục vụ cho công tác quản lý đô thị của thành phố Hà Nội,

chúng tôi đã chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội”

2- Mục tiêu của đề tài:

Với mục đích trên, đề tài hướng tới 3 mục tiêu chính sau đây:

- Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến công tác quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội

- Đánh giá nhu cầu và thực tế tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở

Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội để phục vụ công tác quản lý đô thị Hà Nội

- Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm góp phần đẩy mạnh việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị Hà Nội

3- Nhiệm vụ của đề tài:

Để thực hiện các mục tiêu trên, đề tài của chúng tôi triển khai thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu nội dung của công tác quản lý đô thị và khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội

- Tìm hiểu về nội dung và đánh giá giá trị của nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến công tác quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc

Hà Nội

- Nhận xét về tình hình khai thác, sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội phục vụ quản

lý đô thị

4- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề sau: + Thành phần, nội dung và ý nghĩa của khối tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

+ Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội Từ đó nêu lên ưu điểm và khuyết điểm của chúng + Đề xuất một số giải pháp nhằm tổ chức nâng cao hiệu quả của việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu loại hình, nội dung và đặc điểm của tài liệu hiện được bảo quản trong kho lưu trữ của Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội và việc khai thác, sử dụng nguồn tài liệu này để phục vụ công tác quản lý đô thị ở Thành phố Hà Nội

5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là một hướng nghiên cứu được rất nhiều người quan tâm Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu, các bài đăng

trên tạp chí chuyên ngành như: “Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức khai thác và

sử dụng tài liệu lưu trữ ở nước ta” của tác giả Vũ Thị Phụng - Tạp chí Văn thư lưu trữ số 2/1990; “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp đổi mới” của tác giả Phan Đình Nham - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1994; “Đổi mới việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - một yêu cầu cấp bách mang tính chất xã hội” của tác giả Dương Văn Khảm - Tạp chí Văn thư lưu trữ số 3/1998

… Các bài viết này đã tập trung nghiên cứu về mặt lý luận chung của công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; một số bài có đề cập đến cơ quan cụ thể

Bên cạnh đó, còn có một số đề tài khoá luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ và một số báo cáo khoa học của sinh viên, học viên Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng – trường Đại học KHXH & NV Hà Nội cũng nghiên cứu về lĩnh vực này Nhưng qua tìm hiểu, chúng tôi thấy có một số công trình nghiên cứu có liên quan trực tiếp đến đề tài của mình như:

- “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Thành phố Hà Nội phục vụ công tác quản lý đô thị” khóa luận tốt nghiệp của Bùi Thị

Thu Hà Đề tài này đề cập đến công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của của Trung tâm lưu trữ thành phố Hà Nội là chính, và một số hiệu quả đạt được

Vì phạm vi tài liệu nhiều, nên đề tài chưa đi sâu phân tích về nội dung của từng nhóm tài liệu phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- “Khảo sát, đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý quy hoạch xây dựng đô thị giai đoạn 1994 – 2000 tại Trung tâm Lưu trữ thành phố

Hà Nội” báo cáo khoa học của Nguyễn Thị Thùy Dung và Nguyễn Thị Kiều

Yến

- “Khảo sát và đánh giá nguồn tài liệu lưu trữ Phông Sở Xây dựng Hà Nội được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ UBND thành phố Hà Nội phục vụ quản lý quy hoạch đô thị” báo cáo khoa học tham gia hội nghị khoa học của sinh viên Ngoài ra, còn có bài viết “Công tác lưu trữ và vai trò của nó đối với lĩnh vực quản lý đô thị ở thành phố Hà Nội” của PGS.TS Vũ Thị Phụng (Kỷ yếu Hội

thảo khoa học chủ đề “Quản lý và phát triển Thăng Long – Hà Nội” của UBND Thành phố Hà Nội, T3/2008)

Mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhưng chưa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội phục vụ công tác quản lý đô thị ở thành phố Hà Nội Vì thế, đề tài luận văn của chúng tôi có kế thừa, nhưng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước

6- Nguồn tài liệu tham khảo:

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa vào các nguồn tài liệu chủ yếu sau :

+ Các văn bản quy phạm pháp luật và tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, các nghị định hướng dẫn, các thông tư, các quyết định …

+ Các văn bản quy phạm của Nhà nước liên quan đến vấn đề quy hoạch, kiến trúc, xây dựng như Luật Xây dựng, Luật Quy hoạch …

+ Các tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận chung về công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: đó là các giáo trình, các công trình, đề tài nghiên cứu ở các cấp độ khác nhau, các báo cáo khoa học, tham luận trong các kỷ yếu hội nghị, bài viết đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành, các luận văn tiến sĩ, thạc sĩ … liên quan đến đề tài

+ Một số báo cáo về công tác lưu trữ của các cơ quan, đơn vị bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội

+ Các bài viết trên báo, tạp chí, trên các trang web có đề cập đến vấn đề quy hoạc, kiến trúc xây dựng

+ Nguồn tài liệu quan trọng là tài liệu khảo sát từ thực tế ở Kho lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

7- Phương pháp nghiên cứu:

Đề tài được thực hiện trên cơ sở vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, đặc biệt là chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử; sử dụng các nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp Những nguyên tắc này được sử dụng xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu đề tài

Trên cơ sở phương pháp luận nói trên, đề tài còn vận dụng các phương pháp

cụ thể sau đây:

- Phương pháp khảo sát thực tế: áp dụng để khảo sát thành phần, nội dung tài liệu và tình hình công tác lưu trữ, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

- Phương pháp mô tả, thống kê, phân tích: các phương pháp này được sử dụng để giới thiệu về nội dung, thành phần của các tài liệu được bảo quản ở Kho lưu trữ Sở; thống kê số lượng tài liệu được khai thác và thành phần độc giả đến khai thác tại đây

- Phương pháp tổng hợp: đề tài sử dụng phương pháp này trong việc tổng kết thực trạng và đưa ra những giải pháp khắc phục những hạn chế trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

- Phương pháp phỏng vấn: để kết quả khảo sát được chính xác, cụ thể, chúng tôi đã phỏng vấn một số cán bộ lưu trữ ở Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội và một số độc giả thường xuyên khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về quản lý

đô thị

8- Bố cục của đề tài:

Luận văn được chia làm 3 phần: phần mở đầu, phần nội dung, phần kết luận

Phần nội dung, gồm 3 chương :

Chương 1: Khảo sát nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến lĩnh vực quản lý đô thị trong Phông Lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

Nội dung chính của chương này là giới thiệu khái quát về tình hình công tác lưu trữ ở Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội; và khảo sát thành phần, nội dung của nguồn tài liệu lưu trữ liên quan đến lĩnh vực quản lý đô thị trong Phông lưu trữ

Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

Chương 2: Đánh giá giá trị và tình hình khai thác, sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội

Nội dung của chương 2 gồm: Phân tích giá trị của nguồn tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý đô thị trong Phông lưu trữ Sở Quy hoạch – Kiến trúc

Hà Nội; đồng thời trình bày về thực trạng công tác khai thác, sử dụng TLLT ở

Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội như: các hình thức khai thác, số lượng độc giả, nội dung tài liệu được khai thác