Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của liên đoàn lao động tỉnh, thành phố (qua khảo sát tại liên đoàn lao động thành phố hà nội và một số tỉnh lân cận)

phần, nội dung, tình trạng vật lý của những tài liệu hiện đang được bảo quản tại kho lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội và bộ phận lưu trữ Liên đoàn Lao động các Tỉnh, Thành phố

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

- -

HỒ ANH TÚ

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG TỈNH, THÀNH PHỐ

(QUA KHẢO SÁT TẠI LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH

PHỐ HÀ NỘI

VÀ MỘT SỐ TỈNH LÂN CẬN)

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN

TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI - 2008

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

- -

HỒ ANH TÚ

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG TỈNH, THÀNH PHỐ

(QUA KHẢO SÁT TẠI LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH

PHỐ HÀ NỘI

VÀ MỘT SỐ TỈNH LÂN CẬN)

Chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN

TRỊ VĂN PHÒNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS TS ĐÀO XUÂN CHÚC

HÀ NỘI - 2008

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

- -

HỒ ANH TÚ

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG TỈNH, THÀNH PHỐ

(QUA KHẢO SÁT TẠI LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH

PHỐ HÀ NỘI

VÀ MỘT SỐ TỈNH LÂN CẬN)

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN

TRỊ VĂN PHÒNG (TÓM TẮT)

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS TS ĐÀO XUÂN CHÚC

HÀ NỘI - 2008

MỤC LỤC

Trang

Chương 1 Khái quát về Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố

và tài liệu lưu trữ của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố 11

1.1.5 Hệ thống tổ chức các cấp của Công đoàn Việt Nam 21

1.2.1 Nhiệm vụ và quyền hạn của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố 27 1.2.2 Đặc điểm hoạt động của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố 29 1.2.3 Hệ thống tổ chức các cấp của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố 34

2.1.1 Nội dung, thành phần tài liệu lưu trữ của Liên đoàn Lao động tỉnh,

thành phố

40

2.1.2 ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố 43

Chương 2 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại các

Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố

51

tài liệu lưu trữ tại các Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố

51

2.1.1 Những ưu điểm về nhận thức và sự chỉ đạo của lãnh đạo 51 2.1.2 Những hạn chế về nhận thức và sự chỉ đạo của lãnh đạo 56

2.2 Thực hiện các nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại

Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố

64

Chương 3 Đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ

chức khoa học tài liệu của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố 74

3.1 Các đề xuất về mặt chỉ đạo và điều hành 74

3.2.2 Xác định giá trị và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 103 3.2.3 Xây dựng công cụ tra cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa, đóng góp của đề tài:

Theo Luật Công đoàn năm 1990, "Công đoàn là tổ chức chính trị - xã hội rộng lớn của giai cấp công nhân và của người lao động Việt Nam (gọi chung là người lao động) tự nguyện lập ra dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam; là thành viên trong hệ thống chính trị của xã hội Việt Nam; là trường học chủ nghĩa

xã hội của người lao động" 21;239 Với vị trí như trên, hoạt động của Công đoàn

có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của phong trào công nhân nói riêng và lịch sử cách mạng Việt Nam nói chung

Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố là tổ chức đại diện cho giai cấp công nhân và người lao động của một tỉnh, thành phố Liên đoàn Lao động Thành phố

Hà Nội là tổ chức đại diện cho giai cấp công nhân và người lao động Thủ đô Trong

hệ thống tổ chức Công đoàn Việt Nam, Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội nói riêng và Liên đoàn Lao động các Tỉnh, Thành phố nói chung đóng một vai trò quan trọng, làm nòng cốt trong việc triển khai thực hiện các chủ trương, chỉ đạo từ cơ quan Công đoàn cấp Trung ương là Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam đến các công đoàn cấp trên cơ sở và công đoàn cơ sở Hoạt động của Liên đoàn Lao động các Tỉnh, Thành phố phản ánh khái quát, toàn diện và cụ thể nhất hoạt động của hệ thống tổ chức công đoàn Việt Nam

Trong suốt quá trình từ khi thành lập và hoạt động cho đến nay, Liên đoàn Lao động các Tỉnh, Thành phố đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung Khối tài liệu này cần được tổ chức khoa học để phục vụ hoạt động quản lý, lãnh đạo của Ban Thường vụ, Ban chấp hành Công đoàn tỉnh, thành phố và phục vụ nhu cầu nghiên cứu lịch sử của tổ chức công đoàn

Nghiên cứu về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Liên đoàn Lao động các Tỉnh, Thành phố nhằm mục đích là: Thông qua việc tìm hiểu về khối lượng, thành

phần, nội dung, tình trạng vật lý của những tài liệu hiện đang được bảo quản tại kho lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội và bộ phận lưu trữ Liên đoàn Lao động các Tỉnh, Thành phố, người nghiên cứu đưa ra những đề xuất về các biện pháp quản lý và nghiệp vụ để tổ chức tốt khối tài liệu này, nâng cao hiệu quả công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động của cơ quan

Đóng góp của đề tài thể hiện ở việc bổ sung vào lý luận về tổ chức khoa học tài liệu của một loại hình tổ chức chính trị - xã hội, đó là tài liệu của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố; cụ thể là đề tài sẽ giải quyết được những hạn chế trong việc

tổ chức tài liệu lưu trữ của Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội nói riêng và Liên đoàn Lao động các Tỉnh, Thành phố nói chung, góp phần giúp cơ quan tổ chức tốt tài liệu của mình, phục vụ đắc lực cho công tác khai thác, sử dụng theo yêu cầu của hoạt động quản lý, biên soạn lịch sử cơ quan Trên cơ sở những kết quả nghiên cứu của đề tài, các Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố có thể áp dụng vào thực tiễn hoạt động của cơ quan mình, bổ sung kinh nghiệm và nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan

2 Mục tiêu nghiên cứu:

Đề tài hướng đến hai mục tiêu sau:

- Phân tích, đánh giá, khái quát tình hình tài liệu và thực trạng công tác lưu trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ về tổ chức khoa học tài liệu của Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội và các tỉnh, thành phố lân cận;

- Đề xuất các biện pháp cụ thể và khả thi nhằm nâng cao chất lượng công tác

tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ của Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội

và các tỉnh, thành phố, nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu Phông lưu trữ của các

cơ quan trên, trong đó tập trung vào những vấn đề cụ thể về nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ:

+ Phân loại tài liệu

+ Xác định giá trị tài liệu (tập trung vào xây dựng công cụ xác định giá trị là bảng thời hạn bảo quản tài liệu) và bổ sung tài liệu vào lưu trữ

+ Xây dựng các công cụ tra cứu khoa học truyền thống, phù hợp với đặc điểm của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố

+ Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và phục vụ tra tìm tài liệu

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là những biện pháp nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được áp dụng đối với tài liệu lưu trữ của Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội và các tỉnh, thành phố lân cận, trong đó chú ý đến những biện pháp riêng đối với Hà Nội

Các nghiệp vụ cụ thể là: phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu Bên cạnh đó, đề tài có

đề cập đến việc các biện pháp về bổ sung tài liệu vào lưu trữ để nhằm tối ưu hóa hiệu quả của tổ chức khoa học tài liệu

Về phạm vi nghiên cứu, để thực hiện mục tiêu nghiên cứu đã nêu trên, đề tài tập trung vào những tài liệu lưu trữ hiện có trong kho lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội và hiện có tại kho hoặc bộ phận lưu trữ của Liên đoàn Lao động các Tỉnh, Thành phố lân cận, đồng thời thông qua khảo sát và nghiên cứu việc chỉnh lý tài liệu, đề tài đã xem xét đến những tài liệu có khả năng bổ sung định kỳ vào Phông lưu trữ Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố từ các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan Tài liệu được nói đến trong Luận văn này được hiểu là tài liệu lưu trữ hành chính

Về thời gian, đề tài khảo sát, đánh giá tình hình tài liệu và thực trạng công tác lưu trữ tại các cơ quan Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố ở thời điểm nghiên cứu là thời điểm hiện tại Bên cạnh đó, trong khi thu thập thông tin khảo sát, đề tài

đã lưu ý những sự kiện đặc biệt, đặc điểm riêng của từng cơ quan, những mốc thời gian quan trọng trong lịch sử đơn vị hình thành phông mà có thể ảnh hưởng hoặc dẫn đến thực tế công tác lưu trữ hiện nay của cơ quan

Phạm vi nghiên cứu về mặt không gian của đề tài: Do điều kiện thời gian và khả năng có hạn, đề tài chỉ tập trung khảo sát tại lưu trữ cơ quan Liên đoàn Lao

động Thành phố Hà Nội và các Liên đoàn Lao động Tỉnh lân cận Hà Nội như: Hải Dương, Bắc Ninh, Hưng Yên, Hà Nam, Thái Nguyên, Bắc Giang, Hòa Bình, Vĩnh Phúc, Quảng Ninh và Hà Tây (cũ) Với trường hợp của Hà Tây, đề tài đã tiến hành khảo sát và đưa ra các thông tin khảo sát trong hai giai đoạn khi Hà Tây còn là đơn

vị hành chính độc lập, và sau khi đã hợp nhất về Hà Nội (01/8/2008), có dành một mục riêng để đề xuất các biện pháp giải quyết về tài liệu lưu trữ sau khi hợp nhất Với một số tỉnh, thông tin mà cán bộ các đơn vị cung cấp sau khi khảo sát không đầy đủ nên chúng tôi không sử dụng để minh họa cho các nhận định của mình

Cụm từ "Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố" được nói đến trong đề tài này được hiểu là "Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương" Đề tài

đã nghiên cứu ở phạm vi các Liên đoàn Lao động tỉnh và thành phố, nhưng là thành phố thuộc Trung ương (Thành phố Hà Nội), hay nói cách khác là các Liên đoàn Lao động cấp tỉnh, không nghiên cứu về các Liên đoàn Lao động Thành phố thuộc tỉnh vì các cơ quan này ở cấp thấp hơn Liên đoàn Lao động tỉnh trong tổ chức hệ thống công đoàn Việt Nam

Đề tài nghiên cứu các khâu nghiệp vụ thuộc về công tác tổ chức khoa học tài liệu và là những nghiệp vụ cơ bản, cụ thể nhất; các văn bản, quy định liên quan đến việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu được ban hành bởi các

cơ quan Đảng, Nhà nước, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố và các cơ quan Đảng, Nhà nước cùng cấp

Tuy chưa nghiên cứu về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố; nhưng trong quá trình đề xuất các biện pháp tổ chức khoa học tài liệu, đề tài có hướng đến mục tiêu quan trọng nhất của công tác này là phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các đối tượng khác nhau trong và ngoài hệ thống tổ chức công đoàn

4 Nhiệm vụ nghiên cứu:

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài đi sâu nghiên cứu những vấn đề:

- Giới thiệu những điểm cơ bản về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm và

cơ cấu tổ chức của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố trong hệ thống tổ chức công

đoàn Việt Nam, vị trí và đặc điểm riêng của Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội

- Khảo sát, thống kê khối lượng, thành phần, nội dung cơ bản và ý nghĩa của khối tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại kho lưu trữ của Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội và có sự so sánh với các tỉnh, thành phố lân cận

- Tìm hiểu những quy định của Đảng, Nhà nước, của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, của Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố và cơ quan Đảng, Nhà nước cùng cấp liên quan đến việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói chung và điểm riêng biệt trong hệ thống Công đoàn

- Mô tả và đưa ra nhận xét về thực trạng việc tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ của Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội và các tỉnh, thành phố lân cận- khái quát những ưu điểm và hạn chế

- Đề xuất các biện pháp khả thi nhằm giúp Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam và các tỉnh, thành ủy trong việc thực hiện chức năng quản lý công tác lưu trữ của các Liên đoàn Lao động cấp tỉnh; đề xuất riêng về mặt nghiệp vụ đối với Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội và các Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa học tài liệu, các biện pháp nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu thuộc Phông lưu trữ Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của một cơ quan đã được nhiều công trình nghiên cứu đề cập đến Đề tài này đã có sự kế thừa những công trình trên nhưng chỉ kế thừa về mặt phương pháp nghiên cứu, về cách thức tiếp cận, khảo sát

và xây dựng kết cấu nội dung luận văn

Ví dụ, Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Công Trọng về "Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ Tỉnh Vĩnh Phúc" (ký hiệu LA 158); Luận văn thạc sỹ của Đỗ Thị Huấn về "Tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương" (ký hiệu LA 01) – Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng

Một số báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã đề cập sơ lược về tình hình lập hồ sơ hiện hành tài liệu của cơ quan Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội, nhưng chỉ nhận xét về tài liệu văn kiện ở văn thư mà chưa nghiên cứu tài liệu đưa vào lưu trữ cơ quan

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Ban Tài chính - Quản trị Trung ương (2005), Quyết định số

342-QĐ/BTCQTTW ngày 28/4/2005 ban hành Quy định về định mức nhân công

và đơn giá khoán chỉnh lý ngoài giờ tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức Đảng, Tập lưu văn bản tại văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội

2 Bộ Nội vụ (2007), Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 về hướng

dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng, Tập lưu văn bản tại văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội

3 Bộ Nội vụ (2005), Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 về hướng

dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước, website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước www.luutruvn.gov.vn

4 Bộ Tài chính (2000), Quyết định 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 về chế

độ lưu trữ tài liệu kế toán, Tập lưu văn bản tại văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội

5 Bộ Tài chính (2006), Quyết định số 37/2006/QĐ-BTC ngày 11/7/2006 về ban

hành Bảng giá dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ nền giấy tiếng Việt, Tập lưu văn bản tại văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội

6 Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công

tác văn thư, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội

7 Chính phủ (2004), Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về quy

định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội

8 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm

(1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và giáo dục

chuyên nghiệp, Hà Nội

9 Cục Lưu trữ Nhà nước (1999), Công tác văn thư lưu trữ (giáo trình lớp ngắn

hạn), NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội

10 Cục Lưu trữ xuất bản (1982), Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước

về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ, Hà Nội

11 Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (2008), Công văn số 169-CV/CLT

ngày 02/4/2008 về ban hành 5 mẫu khung phân loại tài liệu các tổ chức chính trị- xã hội cấp tỉnh, Tập lưu văn bản tại văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội

12 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2004), Công văn số

283-VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 về ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước www.luutruvn.gov.vn

13 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2005), Công văn số

425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến, website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước www.luutruvn.gov.vn

14 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2006), Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP

ngày 19/12/2006 về hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị, Tập lưu văn bản tại văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội

15 Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội (2006), Bộ Quy chế làm việc Cơ quan

Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội, Tập lưu văn bản tại văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội

16 Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội (2003), Lịch sử phong trào công

nhân, viên chức, lao động và tổ chức công đoàn Hà Nội (sơ thảo), NXB Lao

động, Hà Nội

17 Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội (2008), Quyết định số 215/QĐ-LĐLĐ

ngày 23/4/2008 về ban hành Chương trình công tác các ban năm 2008, Tập lưu văn bản tại văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội