Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu trong một số hồ sơ của ngân hàng nhà nước việt nam

Việc áp dụng ISO trong công tác quản lý với mục tiêu xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

===========

NGUYỄN THỊ TRANG NHUNG

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ XÁC ĐỊNH DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG MỘT SỐ

HỒ SƠ CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

Chuyên ngành : Lưu trữ

Mã số : 60 32 24

LUẬN VĂN THÁC SĨ KHOA HỌC NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : TS NGUYỄN CẢNH ĐƯƠNG

HÀ NỘI, 2008

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài

Tiến hành cải cách hành chính là một yêu cầu tất yếu và càng trở nên cấp thiết trong bối cảnh Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Tổ chức Thương mại thế giới (WTO) cũng như để thực hiện mục tiêu xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả Một trong những nhiệm vụ trọng tâm của công cuộc cải cách hành chính ở nước ta là cải cách thể chế hành chính, trong đó tập trung vào khâu đột phá là đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính Thực vậy, cải cách thủ tục hành chính đã được Nhà nước quan tâm, thể hiện ở chỗ Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 30/QĐ-TTg ngày 10/01/2007 Phê duyệt Đề án Đơn giản hoá thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản lý nhà nước giai đoạn 2007-2010 Để triển khai Quyết định số 30 này, Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ đã được thành lập để thực hiện Đề án đơn giản hoá thủ tục hành chính Đến nay, Tổ công tác thực hiện Đề án 30 tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ đã được thành lập

để triển khai các nội dung liên quan đến Đề án Tổ Đề án 30 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN VN) hiện nay cũng đang tích cực triển khai các chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ về cải cách thủ tục hành chính

Theo hướng dẫn của Tổ công tác chuyên trách của Thủ tướng Chính phủ, thủ tục hành chính được xác định là quy định của cơ quan nhà nước về

hồ sơ, trình tự, cách thức để giải quyết một công việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức trong một thời hạn nhất định Như vậy, trong thủ tục hành chính, thủ tục văn thư là phần rất quan trọng Thủ tục văn thư bao gồm các hoạt động liên quan đến việc thu thập, xử lý, quản lý, lưu trữ văn bản để cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ cho hoạt động quản lý Việc cải cách thủ tục hành chính nhằm xây dựng những quy trình hợp lý, khoa học để cung cấp các dịch vụ công một cách tốt nhất cho người dân và phục vụ hiệu quả cho hoạt động quản lý Cải cách thủ tục văn thư cũng vậy, đòi hỏi phải

xây dựng, chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ văn thư (quy trình soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; việc lập hồ sơ công việc…) nhằm góp phần thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính Một trong những giải pháp quan trọng để xây dựng được các quy trình hợp lý, khoa học đó là áp dụng hệ thống quản lý chất lượng quốc tế ISO Việc áp dụng ISO trong công tác quản

lý với mục tiêu xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp

lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu

cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công (đây chính là mục tiêu của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 được quy định tại Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước) Việc áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO có ảnh hưởng quan trọng đến việc lập hồ sơ - một nội dung công việc quan trọng của công tác văn thư Bởi theo quy định của ISO, quá trình giải quyết một công việc đều thể hiện bằng quy trình và tất cả những bước giải quyết công việc trong quy trình đó đều được thể hiện thông qua văn bản và các tài liệu có liên quan, do đó, việc lập hồ sơ được kiểm soát theo quy trình giải quyết công việc sẽ đảm bảo chất lượng Như vậy, tài liệu hình thành trong hoạt động của

cơ quan, tổ chức được lập hồ sơ một cách khoa học sẽ góp phần quan trọng để đạt được mục tiêu và kết quả của việc áp dụng ISO vào công tác quản lý cũng như sự thành công của công cuộc cải cách hành chính ở nước ta

Tài liệu hình thành từ năm này qua năm khác với số lượng nhiều là gánh nặng không chỉ đối với các cán bộ văn thư, cán bộ lưu trữ mà cả đối với các cán bộ chuyên môn Nếu tài liệu không được tiến hành lập hồ sơ ngay trong quá trình giải quyết công việc qua năm tháng sẽ trở thành những bó, gói tài liệu lộn xộn, lúc đó, càng trở thành gánh nặng và gây ảnh hưởng lớn tới

chất lượng, hiệu suất công việc, tới việc quản lý chặt chẽ tài liệu và công tác lưu trữ Thực trạng việc lập hồ sơ hiện hành ở nhiều cơ quan, tổ chức hiện nay cho thấy cần phải sớm có giải pháp để việc lập hồ sơ đi vào nề nếp, phát huy được những ý nghĩa thực sự của công tác lập hồ sơ đối với công tác quản lý,

và công cuộc cải cách hành chính nhà nước

Đề tài luận văn được thực hiện không nằm ngoài mục đích, ý nghĩa góp phần cải thiện công tác lập hồ sơ Lập hồ sơ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc quản lý chặt chẽ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị Làm tốt những công việc này sẽ góp phần nâng cao chất lượng công việc của cán bộ, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác văn thư, lưu trữ Để công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan đi vào nề nếp, mang tính khoa học, thống nhất cần thiết phải xây dựng bản Danh mục hồ sơ, và xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ

NHNN VN là cơ quan có chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực quan trọng của đất nước - lĩnh vực tiền tệ và hoạt động ngân hàng Trong quá trình hoạt động, NHNN VN sản sinh ra khối lượng văn bản lớn, đa dạng, phong phú về nội dung Việc quản lý chặt chẽ khối tài liệu này là điều hết sức quan trọng để phục vụ có hiệu quả cho hoạt động quản lý của NHNN VN

Hiện nay, NHNN VN chưa xây dựng được bản danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ cũng chưa có hướng dẫn cụ thể dẫn đến tình trạng hồ sơ chưa được lập, được lập nhưng chưa hoàn chỉnh, tài liệu rời lẻ, gây ảnh hưởng rất lớn đến công tác lưu trữ và việc quản lý chặt chẽ tài liệu Chính vì vậy, chúng tôi

chọn đề tài: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài

liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt nam để làm luận văn

của mình Xây dựng bản Danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ là một giải pháp quan trọng giúp cho công tác lập hồ sơ tại các cơ quan nói chung, tại NHNN VN nói riêng đi vào nề nếp Khi thực hiện đề tài, chúng tôi có điều kiện tìm hiểu thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành của NHNN VN, thấy được những thuận lợi và tồn tại của công tác này đồng thời

khảo sát thực tế tài liệu để từ đó nghiên cứu đề xuất bản Danh mục hồ sơ và thành phần tài liệu trong hồ sơ của NHNN VN Thông qua đó, chúng tôi mong muốn góp phần khắc phục những tồn tại trong công tác lập hồ sơ tại Ngân hàng và từng bước đưa công tác lập hồ sơ đi vào nề nếp, góp phần quản

lý chặt chẽ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan và nâng cao chất lượng công tác hàng ngày của cán bộ, công chức của Ngân hàng

2 Mục tiêu của đề tài

Từ những ý nghĩa trên, đề tài của chúng tôi được thực hiện nhằm hướng tới các mục tiêu sau:

- Nghiên cứu đề xuất nguyên tắc và phương pháp xây dựng Danh mục

hồ sơ, Danh mục tài liệu cơ bản trong hồ sơ của NHNN VN

- Nghiên cứu đề xuất Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ sản sinh trong hoạt động đặc thù của NHNN VN

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: với những mục tiêu đặt ra, đối tượng nghiên cứu của đề tài là các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN VN; các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các đơn vị trong phạm vi nghiên cứu; các văn bản của Nhà nước, của NHNN VN quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ hiện hành, lập Danh mục hồ sơ

- Phạm vi nghiên cứu:

NHNN VN là cơ quan lớn thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực tiền tệ và hoạt động ngân hàng trong cả nước Để thực hiện chức năng đó, cơ cấu tổ chức của NHNN VN gồm nhiều đơn vị trực thuộc Vì vậy,

để thực hiện tốt mục tiêu của đề tài, chúng tôi đặt trọng tâm nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ cho một số đơn vị (Vụ Chính sách tiền tệ, Vụ Tín dụng, Vụ Quản lý ngoại hối và Vụ Các ngân hàng và tổ chức tín dụng phi ngân hàng) thực hiện chức năng tham mưu về các hoạt động mang tính đặc thù (tiền tệ, tín dụng, ngoại hối và thành lập, phát triển các ngân hàng) của NHNN VN và xác định thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hình

thành trong hoạt động của các đơn vị đó mà không đi sâu tìm hiểu những nội dung này ở các đơn vị trực thuộc Ngân hàng

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Với những mục tiêu đặt ra, luận văn hướng vào giải quyết các nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu cơ sở khoa học và kinh nghiệm thực tiễn của công tác lập Danh mục hồ sơ;

- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của NHNN VN; của các đơn vị thuộc phạm vi nghiên cứu

- Khảo sát tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN VN; của các đơn vị trong phạm vi nghiên cứu

- Tìm hiểu thực trạng lập hồ sơ hiện hành của NHNN VN;

- Xây dựng Danh mục hồ sơ và Danh mục thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hiện hành của NHNN VN

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Lập hồ sơ hiện hành có ý nghĩa quan trọng trong công tác văn thư và công tác lưu trữ Chất lượng của công tác này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan cũng như lưu trữ lịch sử Như vậy, việc lập hồ sơ được thực hiện một cách khoa học sẽ có ý nghĩa quan trọng đối với hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức; tạo điều kiện để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Với ý nghĩa đó, Nhà nước và cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đã ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ

sơ hiện hành bắt buộc các cơ quan, cá nhân phải thực hiện, trong đó có lập danh mục hồ sơ

Văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên đề cập tới công tác văn thư, lưu trữ, trong đó có những quy định sơ lược về lập hồ sơ đó là Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ do Hội đồng Chính phủ ban hành theo Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số

34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành, trong đó có quy định đối tượng chịu trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành Để cụ thể hoá những quy định có tính nguyên tắc nhất về công tác văn thư trong Pháp lệnh, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư, trong đó có những quy định khá cụ thể chi tiết một số vấn đề về lập hồ sơ hiện hành Hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cũng đã có các văn bản như: Công văn số 261-NV ngày 12/10/1977 của Cục

Lưu trữ Phủ thủ tướng ban hành Hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở

các cơ quan và Công văn số 344-NV ngày 31/12/1984 của Cục Lưu trữ Nhà

nước ban hành Hướng dẫn lập một số loại hồ sơ, tài liệu về quản lý hành

chính ở cơ quan Bộ Danh mục hồ sơ có ý nghĩa quan trọng góp phần giúp

công tác lập hồ sơ được thực hiện tốt, vì vậy, bản Hướng dẫn công tác lập hồ

sơ hiện hành năm 1977 đã có những quy định khá cụ thể các vấn đề liên quan đến lập danh mục hồ sơ

Những văn bản trên của Nhà nước quy định về công tác lập hồ sơ - một hoạt động nghiệp vụ quan trọng, có tính chất quy phạm, kỹ thuật - đã được chú ý để áp dụng trong thực tiễn cũng như được chú ý để nghiên cứu, trao đổi trên phương diện lý luận và thực tiễn ở nhiều công trình như: các giáo trình, các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành, các khoá luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học, niên luận của sinh viên chuyên ngành

Trước hết, đó là các cuốn sách dùng để giảng dạy cho sinh viên các hệ chính quy, tại chức ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng; dùng trong đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ, cán bộ hành chính văn phòng; đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo của các cơ quan, tổ chức trong công việc hàng

ngày, như: “Hướng dẫn nghiệp vụ kỹ thuật hành chính” của tác giả Nguyễn Văn Thâm, NXB Thống kê, Hà Nội, 2001; “Lý luận và phương pháp công tác

văn thư”của PGS.TS Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội,

2006… Các giáo trình này có nội dung bám sát chương trình các môn học về công tác văn thư và trên cơ sở nghiên cứu, tổng kết thực tiễn về công tác này

nên thực sự là những nguồn tài liệu bổ ích cho bất cứ ai muốn nghiên cứu tìm hiểu những nội dung liên quan đến công tác văn thư nói chung và công tác lập

hồ sơ, lập Danh mục hồ sơ nói riêng

Các bài viết của đông đảo tác giả, cán bộ lưu trữ từ trung ương đến địa phương đăng trên tạp chí chuyên ngành văn thư, lưu trữ nhằm trao đổi kinh nghiệm về công tác lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ để xây dựng và phát triển

lý luận và thực tiễn của công tác này như: “Bàn về công tác lập danh mục hồ

sơ và công tác lập hồ sơ” của tác giả Nguyễn Xuân Nung (Tập san công tác

lưu trữ số 1 năm 1970); “Vài ý kiến xung quanh vấn đề bàn về công tác lập

hồ sơ hiện hành ở nước ta” của tác giả Lê Thị Năm (Tạp chí Lưu trữ Việt

Nam, Hà Nội, 1974); “Mấy ý kiến nhỏ xung quanh vấn đề lập danh mục hồ

sơ” của tác giả Võ Chiến Thắng (Tập san công tác lưu trữ số 1 năm

1970)…Những bài viết này đã đề cập đến nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ; trao đổi, phổ biến kinh nghiệm về lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ Là một nghiệp vụ quan trọng và khó nên những bài viết về công tác lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ đăng trên tập san và tạp chí chuyên ngành

đã thực sự có ý nghĩa hướng dẫn, phổ biến rộng rãi kinh nghiệm cho các cán

bộ văn thư, lưu trữ, những người nghiên cứu tham khảo

Nghiên cứu Danh mục hồ sơ cũng được lựa chọn làm đề tài khoa học

cấp Ngành, đó là đề tài “Những cơ sở lý luận và thực tiễn về danh mục hồ sơ

ở các cơ quan” của tác giả Phạm Ngọc Dĩnh Thực trạng lập hồ sơ chưa tốt ở

các cơ quan, việc xây dựng danh mục hồ sơ hầu như chưa được các cơ quan thực hiện cho thấy việc nghiên cứu thực tiễn cũng như xây dựng và phát triển

lý luận về vấn đề này là yêu cầu thiết thực Vì vậy, đề tài cấp ngành của tác giả Phạm Ngọc Dĩnh đã góp phần khẳng định tầm quan trọng và ý nghĩa của bản danh mục hồ sơ đối với công tác lập hồ sơ hiện hành cũng như phát triển

về mặt lý luận và thực tiễn công tác lập danh mục hồ sơ

Về phía sinh viên, nghiên cứu danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành cũng là đề tài được quan tâm trong các công

trình nghiên cứu khoa học (báo cáo khoa học, niên luận, khoá luận tốt

nghiệp) Có thể kể đến như: Niên luận năm thứ 3 với đề tài “Xác định thành

phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành của Văn phòng đăng ký đất và nhà - UBND Quận Thanh Xuân” của Nguyễn Thuỳ Dương; các khoá luận tốt

nghiệp: “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ mẫu tài liệu của Ban Tài

chính Kế toán Tổng công ty Điện lực Việt Nam” của tác giả Đặng Thanh Lan;

“Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông”

của tác giả Trần Thị Hằng”…Những đề tài này ở các phạm vi và mục tiêu nghiên cứu khác nhau đã đề cập đến lý luận xây dựng danh mục hồ sơ được

áp dụng đối với cơ quan, đơn vị cụ thể Có thể nói, từ kiến thức được đào tạo trong nhà trường về công tác văn thư, sinh viên thực hiện các công trình nghiên cứu thực tế như vậy rất có ý nghĩa để củng cố và nâng cao nhận thức

lý luận và thực tiễn về công tác lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ; góp phần hoàn thiện lý luận và thực tiễn về công tác này Đồng thời, đó cũng là các công trình nghiên cứu giúp sinh viên tiếp cận với thực tiễn, phục vụ cho công việc sau này

Như vậy, tìm hiểu về lập danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ đã được đề cập không ít trong các công trình nghiên cứu khoa học Các công trình này tập trung nghiên cứu lập danh mục hồ sơ, xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ ở các cơ quan nói chung, ở một số cơ quan cụ thể như: UBND Quận, Sở Nội Vụ, cơ quan Cụm Cảng Hàng không Việt Nam, Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông, Tổng Công ty điện lực và chủ yếu

đi sâu tìm hiểu nhóm hồ sơ, tài liệu chung hình thành trong quá trình thực hiện những chức năng quản lý hành chính chung và phổ biến nhất ở hầu hết các cơ quan hành chính nhà nước (như: tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng, tài liệu tài chính kế toán, tài liệu thi đua khen thưởng, lao động tiền lương, thanh tra…) mà chưa đi sâu tìm hiểu các tài liệu quản lý chuyên ngành

NHNN VN là cơ quan có chức năng quản lý nhà nước về hoạt động tiền tệ, tín dụng, ngân hàng trong cả nước; nhằm ổn định giá trị đồng tiền, kiềm chế lạm phát và tăng trưởng kinh tế an toàn Vì vậy, các công trình nghiên cứu được thực hiện tại NHNN VN đều tập trung làm sáng tỏ vị trí, vai trò, tổ chức hoạt động, chiến lược phát triển ngân hàng và những vấn đề về chuyên môn nghiệp vụ ngân hàng (vấn đề tạo vốn, thanh toán không dùng tiền mặt…) Trong khi đó, văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN VN là phương tiện quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý của Ngân hàng thì chưa được tìm hiểu đúng mức Nghiên cứu về văn bản hình thành trong hoạt động của NHNN VN đã được tác giả Lương Quang Huy tìm

hiểu năm 1996 với đề tài: Hệ thống văn bản hình thành trong quá trình hoạt

động quản lý của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Luận văn Cử nhân Khoa

học chuyên ngành Lưu trữ-Lịch sử) Nhưng nghiên cứu giải pháp để các văn bản này được quản lý một cách chặt chẽ, khoa học, phục vụ có hiệu quả cho hoạt động quản lý của NHNN VN thì chưa có công trình nào nghiên cứu Xuất phát ý nghĩa thiết thực này, chúng tôi quyết định nghiên cứu việc lập danh mục hồ sơ, xác định thành phần tài liệu trong một số hồ sơ nhằm đưa công tác lập hồ sơ tại NHNN VN đi vào nề nếp, thống nhất

6 Nguồn tài liệu tham khảo và phương pháp nghiên cứu

- Nguồn tài liệu tham khảo:

+ Các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;

+ Các sách, giáo trình về công tác văn thư, lưu trữ;

+ Một số đề tài nghiên cứu (Niên luận, Báo cáo khoa học, Khoá luận tốt nghiệp) có liên quan đến đề tài;

+ Các văn bản của NHNN VN về công tác văn thư, lưu trữ, về hoạt động ngân hàng;