Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ đảng ủy khối dân chính đảng tỉnh nam định

Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định.. Là một cán bộ đang trực tiếp tham gia công tác lưu trữ, trong công tác đang phải đ

Nguyễn Thị Hải Linh

Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Đảng ủy khối

Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định

Luận văn Thạc sĩ Thông tin; Mã số: 60 32 24

Người hướng dẫn: PGS.TS Dương Văn Khảm

HÀ NỘI - 2008

MỤC LỤC

trang

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC

VÀ THÀNH PHẦN, NỘI DUNG TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ ĐẢNG UỶ KHỐI DÂN CHÍNH ĐẢNG

TỈNH NAM ĐỊNH

10

1.1 Sự ra đời, vị trí của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định 10 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Đảng uỷ Khối

Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định

1.2.1 Chức năng

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

13

13

14

16 1.3 Thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu Phông lưu trữ Đảng uỷ

khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định

1.3.1 Thành phần

1.3.2 Nội dung

1.3.3 Ý nghĩa của tài liệu

20

20

26

30 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC

TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ ĐẢNG UỶ KHỐI DÂN CHÍNH ĐẢNG TỈNH NAM ĐỊNH

35

2.1 Tầm quan trọng của công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 35 2.2 Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Đảng

uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định 42 2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 43

2.2.2 Công tác phân loại tài liệu

2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu

2.2.4 Hệ thống hoá và xây dựng công cụ tra tìm

49

55

61

2.3.1 Ưu điểm

2.3.2 Hạn chế

2.3.3 Nguyên nhân hạn chế

64

66

68 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ

CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ ĐẢNG UỶ KHỐI DÂN CHÍNH

ĐẢNG TỈNH NAM ĐỊNH

72

3.1 Giải pháp về công tác tổ chức quản lý

3.2 Giải pháp về nghiệp vụ lưu trữ

3.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu

3.2.2 Công tác phân loại tài liệu

3.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu

3.2.4 Xây dựng công cụ tra tìm và ứng dụng công nghệ thông tin

3.3 Một số kiến nghị

72

76

76

81

87

90

93

MỞ ĐẦU

1 Mục đích ý nghĩa

Nằm trong hệ thống tổ chức các cơ quan Đảng, Đảng uỷ Khối Dân chính Đảng tỉnh Nam Định là một trong những cơ quan chịu sự lãnh đạo toàn diện của Tỉnh uỷ Nam Định, đồng thời là cấp uỷ cấp trên trực tiếp của các tổ chức cơ sở Đảng khối các cơ quan đảng, chính quyền, đoàn thể cấp tỉnh Đứng trước yêu cầu của nhiệm vụ xây dựng Đảng và củng cố hệ thống chính trị vững mạnh, Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đã và đang phát huy vai trò lãnh đạo các tổ chức cơ sở Đảng trực thuộc, nêu cao vai trò hạt nhân chính trị, lãnh đạo cán bộ, đảng viên trong khối góp phần vào sự nghiệp phát triển chung của tỉnh nhà

Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Đảng uỷ Khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đã sản sinh và tiếp nhận một khối lượng tài liệu rất lớn, có giá trị về nhiều mặt Khối tài liệu này là bộ phận cấu thành nên Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, thành phần của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam

Song hiện nay, việc tổ chức khối tài liệu này chưa được chú ý đúng mức, chưa thực sự khoa học Các nghiệp vụ cơ bản của công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hoá tài liệu và xây dựng công cụ tra tìm đang còn nhiều bất cập Điều đó đã ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của phông lưu trữ, đặc biệt là chất lượng phục vụ khai thác và bảo quản tài liệu Việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đáp ứng yêu cầu quản lý và tra tìm đang là vấn đề bức thiết đặt ra

Từ tình hình trên, việc nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng

tỉnh Nam Định là cần thiết, là vấn đề vừa có ý nghĩa trước mắt vừa mang tính chiến lược lâu dài Là một cán bộ đang trực tiếp tham gia công tác lưu trữ, trong công tác đang phải đối mặt với nhiều khó khăn trong việc tổ chức khoa học tài liệu đặc biệt là với các đảng uỷ trực thuộc Tỉnh uỷ, với mong muốn đóng góp hiểu biết của mình vào công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ khối Đảng tỉnh, tôi chọn đề tài: "Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định" làm luận văn tốt nghiệp

2 Mục tiêu

Mục tiêu của đề tài nhằm phản ánh một cách tổng quan về tổ chức công tác lưu trữ của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định, trong đó đi sâu nghiên cứu thực trạng công tác thu thập, bổ sung, phân loại, xác định giá trị

và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định Từ những kết quả đạt được, tồn tại và nguyên nhân, đưa

ra các giải pháp, kiến nghị cơ bản để tổ chức một cách khoa học, hợp lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Nghiên cứu:

- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của cơ quan Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định từ khi thành lập đến nay, vị trí, vai trò, ý nghĩa của nó trong hệ thống các cơ quan Đảng

- Thực trạng tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định từ khi thành lập đến nay: thành phần, nội dung, ý nghĩa và các yếu tố khác

- Trên cơ sở phân tích, đánh giá mặt thuận lợi, khó khăn, những kết quả

và tồn tại của công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định, tác giả nghiên cứu đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định

Đây là một đề tài mang tính thực tiễn cao, trong phạm vi luận văn này, chúng tôi không đi vào nghiên cứu mọi mặt hoạt động của Đảng uỷ, mà chủ yếu đi sâu nghiên cứu hoạt động công tác tổ chức khoa học tài liệu của Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định từ năm 1983 đến nay

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đưa ra được giải pháp tổ chức khoa học và hợp lý Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định, tác giả có nhiệm vụ nghiên cứu sâu sắc lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định Nghiên cứu thực trạng tài liệu của Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh về thành phần, nội dung, tình trạng vật lý; nghiên cứu các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; giới hạn phông, nguồn nộp lưu; công tác thu thập tài liệu, phân loại, hệ thống hoá và xây dựng công cụ tra tìm

5 Lịch sử nghiên cứu

Tổ chức khoa học tài liệu là nội dung cơ bản của công tác lưu trữ, vì vậy nó thu hút sự quan tâm chú ý của nhiều tác giả, của các cấp, các ngành

Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu đề cập đến vấn đề này ở các góc độ và hình thức khác nhau Có thể kể đến các giáo trình, các luận văn, khoá luận tốt nghiệp, các đề tài nghiên cứu khoa học, các bài viết đăng trên tạp chí

Những vấn đề lý luận cơ bản giới thiệu một cách có hệ thống về lý luận

và thực tiễn, các nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ cũng như công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói chung được trình bày ở cuốn "Công tác lưu trữ Việt Nam" (NXB Khoa học xã hội, 1987), "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" (NXB Đại học và giáo dục chuyên nghiệp, 1990) Riêng vấn đề tổ chức khoa học tài liệu ở các cơ quan Đảng có: Luận án thạc sĩ: "Tổ chức khoa học tài liệu của Ban Kinh tế Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam" của Đỗ Thị Huấn; Khoá luận tốt nghiệp: "Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Tỉnh uỷ Nghệ An" của Nguyễn Thị Nga; Khoá luận tốt nghiệp: "Tổ chức

khoa học tài liệu Phông lưu trữ Quận uỷ Đống Đa" của Nguyễn Thị Hồng Hạnh

Ngoài ra còn rất nhiều đề tài nghiên cứu đối với đối tượng khác của nhiều tác giả Có thể kể đến một số ví dụ như: khoá luận tốt nghiệp của Dương Thị Quế "Tổ chức khoa học tài liệu tại trường Đại học khoa học xã hội

và nhân văn"; Quản Tố Trinh "Tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ địa chính ở Trung tâm thông tin tư liệu địa chính"; Nguyễn Thị Hải "Vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe nhìn ở trung tâm tư liệu Đài Truyền hình Việt Nam"; Nguyễn Công Trọng: "Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm công nghệ thông tin - lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc - Thực trạng và giải pháp"

Nhìn chung, các công trình nói trên đã nêu lên được tầm quan trọng, thực trạng và đề xuất một số giải pháp, kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phù hợp với các đối tượng mà các tác giả nghiên cứu Tuy nhiên, cho đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu chính diện "Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định" Vì vậy đề tài mà tác giả chọn ở đây hoàn toàn không

có sự trùng lặp với bất cứ công trình nào đã có trước đó

6 Các nguồn tài liệu tham khảo

Thực hiện đề tài này chúng tôi đã dựa vào các nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo chủ yếu sau:

- Hệ thống các văn bản của Đảng, Nhà nước ban hành chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ

- Các giáo trình và sách lý luận về công tác lưu trữ, công tác tổ chức khoa học tài liệu

- Các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành: Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Cộng sản Việt Nam

- Các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, khoá luận, báo cáo khoa học của sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học và quản trị văn phòng

- Hệ thống các văn bản, hồ sơ, mục lục hồ sơ Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định hiện đang được lưu trữ tại Kho lưu trữ Tỉnh uỷ Nam Định; các hồ sơ, tài liệu cụ thể ngay tại cơ quan Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định

7 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

Luận văn được tiến hành trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lê nin và quan điểm của Đảng Cộng sản Việt Nam

Các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể được sử dụng là phương pháp lịch sử (nghiên cứu lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của Đảng uỷ khối); phương pháp phân tích chức năng, mô tả, hệ thống (để khái quát về vai trò, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Đảng uỷ); phương pháp tổng hợp, khảo sát thực tế (để nghiên cứu thực trạng tài liệu và công tác tổ chức khoa học tài liệu); phương pháp phỏng vấn trực tiếp (đối với lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên công tác ở 2 cơ quan: Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng và Văn phòng Tỉnh uỷ Nam Định), phương pháp suy luận logic, phương pháp phân tích tổng hợp, phương pháp so sánh, đối chiếu (để tìm hiểu những ưu điểm, hạn chế, phân tích nguyên nhân và đề ra giải pháp) Đây cũng là quá trình vận dụng các phương pháp một cách kết hợp, đan xen nhằm đạt kết quả nghiên cứu tốt nhất cho đề tài

8 Đóng góp của đề tài

Nghiên cứu đề tài này không những giúp tài liệu Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định được tổ chức khoa học, phát huy hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu mà còn nâng cao tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ Đảng cũng như công tác lưu trữ của các cơ quan lưu trữ Đảng trong sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước

Kết quả nghiên cứu của đề tài có tính thực tiễn rất cao Đề tài đã giải quyết vấn đề từ việc vận dụng lý luận chung của khoa học lưu trữ vào công

tác tổ chức khoa học tài liệu ở một phông lưu trữ cụ thể là Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định từ thu thập tài liệu, xác định giá trị, phương án phân loại, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu được khoa học đáp ứng nhu cầu thực tiễn đặt ra, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, tra tìm

Luận văn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo trong tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ các đảng uỷ trực thuộc tỉnh uỷ, Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng các tỉnh thành trong cả nước Ngoài ra kết quả nghiên cứu của đề tài còn giúp cho việc tổng kết rút kinh nghiệm để bổ sung điều chỉnh kịp thời những vướng mắc trong quá trình tổ chức khoa học tài liệu trong các cơ quan lưu trữ Đảng

9 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, thư mục tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn được chia thành 3 chương:

Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội

dung tài liệu Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định

Chương này giới thiệu khái quát về lịch sử ra đời, chức năng, nhiệm vụ,

cơ cấu tổ chức của Đảng uỷ cũng như thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ

Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định

Đây là chương chính của luận văn, trình bày tầm quan trọng của công tác tổ chức khoa học tài liệu và tình hình thực tế công tác tổ chức khoa học tài liệu của Đảng uỷ từ khâu thu thập, bổ sung; phân loại; xác định giá trị đến hệ thống hoá, tổ chức công cụ tra tìm, từ đó có những nhận xét về ưu điểm, nhược điểm và phân tích nguyên nhân hạn chế tồn tại

Chương 3: Giải pháp, kiến nghị nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa

học tài liệu Phông lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định

Trong chương này, trên cơ sở thực trạng ở chương 2, chúng tôi đề xuất

các giải pháp về tổ chức quản lý và giải pháp nghiệp vụ, đồng thời có một số

kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông

lưu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định

Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi nhận được sự giúp đỡ nhiệt

tình của các ông (bà) lãnh đạo cơ quan, cán bộ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của

Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định, Văn phòng Tỉnh uỷ Nam

Định Đặc biệt là sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của PGS, TS Dương Văn

Khảm - người hướng dẫn tôi thực hiện luận văn này

Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi cũng gặp rất nhiều khó khăn khi

nghiên cứu thành phần, nội dung của tài liệu, đặc biệt là ở giai đoạn đầu tài liệu

bị thiếu rất nhiều Việc tiếp cận để tìm hiểu và khảo cứu tư liệu liên quan đến

lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông gặp khó khăn do cơ quan đã

sát nhập, chia tách nhiều lần Hệ thống các văn bản của Đảng chỉ đạo, hướng

dẫn về công tác tổ chức khoa học tài liệu đối với các đảng uỷ trực thuộc tỉnh

uỷ chưa đầy đủ

Với những khó khăn trên, chắc chắn luận văn không tránh khỏi những

thiếu sót nhất định, chúng tôi mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô giáo,

đồng nghiệp và những người quan tâm đến vấn đề này để luận văn được hoàn

thiện hơn

Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong khoa Lưu trữ học

và quản trị văn phòng, các ông (bà) lãnh đạo cơ quan nơi tôi đến thực hiện

luận văn đã giúp đỡ, góp ý cũng như tạo mọi điều kiện để tôi thực hiện đề tài

Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS, TS Dương Văn Khảm,

người hướng dẫn khoa học đã giúp tôi tổ chức thực hiện đề tài