Theo quy định của Văn phòng Trung ương thì hết năm, sau khi giải quyết xong công việc, văn thư cơ quan và các đơn vị trực thuộc cũng như các cán bộ, nhân viên phải lập hồ sơ hiện hành để
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
========☼☼☼=======
NGUYỄN VĂN TÂM
CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH Ở VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG - THỰC TRẠNG VÀ
GIẢI PHÁP
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ
Hà Nội - 2008
Trang 2ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
========☼☼☼=======
NGUYỄN VĂN TÂM
CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH Ở VĂN
PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG - THỰC TRẠNG VÀ
GIẢI PHÁP
Chuyên ngành : LƯU TRỮ
Mã số : 60 32 24
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : PGS VƯƠNG ĐÌNH QUYỀN
HÀ NỘI – 2008
Trang 3MỤC LỤC
Trang
CHƯƠNG 1- LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH - MỘT NỘI DUNG QUAN
TRỌNG TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG TRUNG
ƯƠNG ĐẢNG
12
1.1 Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng
Trung ương Đảng
12
1.2 Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng 27
1.3 Vai trò, ý nghĩa của lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng
Trung ương Đảng
33
CHƯƠNG 2- THỰC TRẠNG LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH Ở VĂN
PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
40
2.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định và hướng dẫn về
lập hồ sơ hiện hành
40
2.2 Thực tiễn công tác lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng
Trung ương Đảng
53
2.2.2 Tình hình lập hồ sơ hiện hành ở các đơn vị trực thuộc
Văn phòng Trung ương
58
Trang 4CHƯƠNG 3- GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC
LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH Ở VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
71
3.1 Nâng cao nhận thức về công tác văn thư nói chung và
việc lập hồ sơ hiện hành nói riêng của lãnh đạo, cán bộ, chuyên
viên Văn phòng Trung ương Đảng
71
3.2 Xây dựng và ban hành văn bản quy định về công tác lập
hồ sơ hiện hành
73
3.3 Xây dựng danh mục hồ sơ của Văn phòng Trung ương
Đảng
81
3.4 Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ và kiểm
tra việc lập hồ sơ hiện hành
83
3.5 Thực hiện tốt công tác khen thưởng - kỷ luật đối với việc
lập hồ sơ hiện hành
86
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
TÀI LIỆU PHỤ LỤC
Trang 5
MỞ ĐẦU
1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc của Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lý tài chính, tài sản của
cơ quan Đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Vì vậy, tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động có nội dung rất đa dạng
và phong phú với khối lượng lớn, phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng Việc lập và quản lý hồ sơ, tài liệu đang hình thành trong hoạt động của cơ quan (lập hồ sơ hiện hành) là một nội dung có ý nghĩa quan trọng và là một trong những công việc chủ yếu của công tác văn thư Việc lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng đã được quy định và hướng dẫn trong một số văn bản của Đảng, Nhà nước và của Văn phòng Trung ương Nhưng trên thực tế, công tác lập và quản lý hồ sơ ở Văn phòng Trung ương vẫn còn nhiều hạn chế
Theo quy định của Văn phòng Trung ương thì hết năm, sau khi giải quyết xong công việc, văn thư cơ quan và các đơn vị trực thuộc cũng như các cán bộ, nhân viên phải lập hồ sơ hiện hành để nộp vào lưu trữ Tuy nhiên, thực tế cho thấy vẫn còn nhiều bất cập cần phải được điều chỉnh, vì thông thường đến cuối năm các đơn vị cũng như cán bộ, nhân viên không thể lập được hồ sơ hiện hành
do nhiều lý do khách quan và chủ quan như: thời gian không đảm bảo, khối lượng tài liệu lớn, chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư không đáp ứng yêu cầu… Từ đó dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu, trong quá trình giải quyết công
Trang 6việc cần tra tìm sẽ gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc, quản lý văn bản không chặt chẽ, gây khó khăn cho công tác lưu trữ
Vì vậy, tôi chọn đề tài “Công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng
Trung ương Đảng - Thực trạng và giải pháp” làm luận văn thạc sĩ của mình,
nhằm tìm hiểu thực trạng lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng và đưa ra các giải pháp về lập hồ sơ hiện hành để công tác này được thực hiện nề nếp hơn, giúp cho lãnh đạo và các đơn vị trực thuộc cũng như toàn thể cán bộ, nhân viên giải quyết công việc được thuận lợi, nhanh chóng, chất lượng và hiệu quả, đồng thời giúp cho công tác lưu trữ thuận lợi hơn trong việc thu thập, bổ sung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chúng tôi nghiên cứu vấn đề này trước mắt nhằm áp dụng tại Văn phòng Trung ương Đảng, sau đó có thể nhân rộng phạm
vi áp dụng đến các cấp uỷ ở Trung ương và địa phương
2 Mục tiêu của đề tài
Đề tài được thực hiện với các mục tiêu chính sau:
- Nêu thực trạng, nhận xét, đánh giá về ưu điểm và những mặt còn hạn chế về lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng
- Trên cơ sở đó sẽ xây dựng bản danh mục hồ sơ của một đơn vị để các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương tham khảo và dựa vào đó tiến hành lập danh mục hồ sơ của đơn vị khác thuộc Văn phòng (đưa vào phụ lục)
3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu :
- Thành phần, nội dung tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng
Trang 7- Tình hình lập hồ sơ hiện hành và chất lượng hồ sơ được lập ở Văn phòng Trung ương Đảng
- Các giải pháp để khắc phục tồn tại, nâng cao chất lượng hồ sơ được lập
Ngoài đối tượng nghiên cứu chính trên, việc tìm hiểu chức năng, nhiệm
vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng và các đơn vị trực thuộc dựa trên các văn bản quy định cũng là đối tượng tiếp cận để nghiên cứu đề tài
* Phạm vi nghiên cứu :
Phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:
- Nghiên cứu thực trạng lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng và đưa ra các giải pháp về lập hồ sơ hiện hành đối với tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động quản lý phục vụ công tác tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư và Văn phòng Trung ương Đảng
- Nghiên cứu về lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng trong thời gian gần đây (trước và sau khi hợp nhất Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương, Ban Tài chính - Quản trị Trung ương, Văn phòng Trung ương thành Văn phòng Trung ương Đảng) trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức mới của Văn phòng Trung ương Đảng Mục tiêu nghiên cứu nhằm
áp dụng cho thời gian tới, nhưng vì cơ quan mới hợp nhất nên ngoài việc nghiên cứu đối với những đơn vị cũ (với chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức vẫn giữ nguyên như khi chưa hợp nhất), trong quá trình nghiên cứu đề tài chúng tôi còn tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành đối với các đơn vị mới được thành lập hoặc sáp nhập
Như vậy, việc lựa chọn phạm vi nghiên cứu của đề tài nói trên sẽ giúp cho tác giả có thể bảo đảm điều kiện về thời gian và tiến độ nghiên cứu, đồng thời phản ánh được cơ bản các mặt còn tồn tại và hạn chế cũng như các giải pháp cần phải thực hiện để cho việc lập hồ sơ hiện hành ở các đơn vị nói riêng và Văn
Trang 8phòng Trung ương Đảng nói chung đi vào nề nếp và có chất lượng, hiệu quả hơn
4 Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng
- Thực trạng, ưu điểm và hạn chế của công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng
- Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Trung ương Đảng
- Lập danh mục hồ sơ hiện hành đối với một đơn vị trực thuộc
5 Lịch sử nghiên cứu
Việc lập hồ sơ nói chung đã được quy định từ năm 1963 trong bản Điều lệ
về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ được ban hành bởi Nghị định
số 142/CP, ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ, đây chính là tiền đề của lịch sử nghiên cứu về lý luận và thực tiễn đối với công tác này
Vấn đề lập hồ sơ hiện hành trên thực tế đã có nhiều nhà nghiên cứu, nhà khoa học về hành chính, văn thư - lưu trữ và sinh viên, học viên cao học Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đề cập đến và đã có những công trình khoa học mang tính lý luận và thực tiễn như: các giáo trình, bài giảng; các bài viết đăng trên các báo, tạp chí; các báo cáo tốt nghiệp và luận văn của sinh viên, học viên cao học…
Các giáo trình, bài giảng về công tác văn thư - lưu trữ đang được sử dụng làm tài liệu học tập tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại
Trang 9học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội; Trường Cao đẳng Nội vụ (trước đây là Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ Trung ương I) hay trong các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ của Văn phòng Trung ương Đảng và Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước có đề cập đến vấn đề lập hồ sơ
hiện hành như: Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương
Đình Quyền xuất bản năm 2005 Cuốn sách đã dành toàn bộ Chương XIII để trình
bày về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; Nghiệp vụ công tác văn thư, Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I, xuất bản năm 2001 và Tập bài giảng
công tác văn thư - lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ban
hành tháng 2 năm 2008, trong đó có một chuyên đề trình bày nội dung về lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan…
Trên Tập san Lưu trữ hồ sơ giai đoạn 1969-1972, Tập san văn thư Lưu trữ giai đoạn 1973-1990, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1990-2003 và nay là Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam đã có nhiều chuyên luận, bài viết của một số
tác giả như: Bàn về công tác lập danh mục hồ sơ (Tập san Lưu trữ hồ sơ, số 1/1970) của tác giả Nguyễn Xuân Nung, Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề
lập danh mục hồ sơ (Tập san Lưu trữ hồ sơ, số 1/1970) của tác giả Võ Chiến
Thắng, Mấy ý kiến trao đổi về việc giải quyết tình trạng để công văn tài liệu linh
tinh, lộn xộn trong từng cặp, từng bó (Tập san Lưu trữ hồ sơ, số 3/1972) của tác
giả Đỗ Ngọc Phác, Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan (Tập san Lưu trữ hồ sơ số 4/1977), Những yêu cầu cơ bản của việc lập hồ sơ (Tập san Lưu trữ hồ sơ số 4/1978) của tác giả Nguyễn Xuân Nung, Về việc lập
hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của Nguyễn Thị Thuỷ, Tạp
chí Lưu trữ Việt Nam, số 1-1999, Bác Hồ với công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu của Vũ Dương Hoan, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4-2000, Vài ý kiến về công
tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở cơ quan quản lý hành chính Nhà nước của
Kiều Thị Ngọc Mai, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 6-2000, Một vài suy nghĩ
trong việc lập hồ sơ vấn đề ở Uỷ ban Kiểm tra Trung ương của Tô Duy Nghĩa,
Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2-2002, Giới thiệu vài nét về danh mục hồ sơ của
Trang 10Văn phòng Trung ương của Nguyễn Thu Huyền, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số
5-2002…
Vấn đề lập hồ sơ hiện hành còn là đề tài làm luận văn của các học viên cao học và sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học
Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội như: Vấn đề lập hồ sơ
hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội, 2005), Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương - Thực trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ của Trịnh Thị Hà, Hà Nội, 2006)…
Có thể nói, các giáo trình, bài giảng đã đưa ra được những vấn đề cơ bản nhất về lý luận công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng như: Khái niệm về hồ sơ, khái niệm về lập hồ sơ, tài liệu cũng như mục đích, ý nghĩa và yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ hiện hành Các bài viết trên các báo, tạp chí của ngành đã đề cập đến các vấn đề như mục đích, ý nghĩa; các yêu cầu cũng như nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ, thực tiễn về lập hồ sơ, chỉnh
lý tài liệu sơ bộ, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ ở một số cơ quan Tuy nhiên trong thời gian gần đây, các bài viết ít được đăng trên các báo, tạp chí cho thấy vấn đề lập hồ sơ hiện hành còn chưa được quan tâm đúng mức Các luận văn thạc sĩ nghiên cứu về vấn đề này cũng đã đi sâu nghiên cứu về tình hình lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan Đảng (các ban Đảng Trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng), và các cơ quan Nhà nước (các bộ) và đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục cũng như đổi mới đối với công tác này Song, các công trình nghiên cứu trên mới chỉ tập trung đi vào nghiên cứu chung về công tác văn thư hay việc lập
hồ sơ hiện hành của các cơ quan cấp ban Đảng, cập bộ mà chưa có công trình nào nghiên cứu chi tiết, cụ thể và đưa ra các giải pháp nhằm làm cho công tác lập và quản lý hồ sơ, tài liệu trong quá trình hoạt động đối với một cơ quan cụ thể được triệt để và sâu rộng tới từng đơn vị, từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan
Qua các bài viết này cho chúng ta thấy một tình hình chung là việc lập hồ
sơ hiện hành chưa được thực hiện tốt, tài liệu nộp vào lưu trữ vẫn còn ở tình
Trang 11trạng chưa được phân loại sơ bộ mà chỉ bó gói, chất đống… Thực trạng này cũng do nhiều nguyên nhân như: nhận thức về vấn đề giá trị của tài liệu lưu trữ còn hạn chế và ý thức trách nhiệm của cán bộ chưa được đề cao Bên cạnh đó, các giáo trình, bài giảng chuyên đề về văn thư - lưu trữ cũng chỉ đi sâu về lý luận mà chưa có sự vận dụng hay tiếp cận tình hình thực tế ở các cơ quan…
Vì vậy, việc nghiên cứu về công tác lập hồ sơ hiện hành ở một cơ quan (cụ thể là ở Văn phòng Trung ương Đảng) cần sớm được thực hiện mới đáp ứng yêu cầu thực tiễn đặt ra đối với công tác văn thư - lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng
6 Nguồn tƣ liệu tham khảo
Nguồn tư liệu tham khảo chính khi thực hiện đề tài bao gồm :
- Các văn bản của cơ quan Đảng và Nhà nước có thẩm quyền quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành như: Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001; Chỉ thị
số 05/2007/CT-TTg, ngày 02-3-2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Quy định số 667-QĐ/VPTW, ngày 10-11/1986 của Văn phòng Trung ương Đảng quy định về chế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương và cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; Quyết định số 225-QĐ/VPTW, ngày 03-4-2002 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc ban hành bản Danh mục hồ sơ năm 2002 và Quyết định số 610-QĐ/VPTW, ngày
24-3-2003 về việc ban hành bản Danh mục hồ sơ mẫu năm 24-3-2003 của Văn phòng Trung ương Đảng; Quy định số 1479-QĐ/VPTW, ngày 28-4-2005 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư ở Văn phòng Trung ương Đảng; Quy định số 444-QĐ/VPTW, ngày 01-12-1999 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc lập hồ sơ, nộp lưu, quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ hiện hành; Công văn số 45-CV/VPTW/nb, ngày 10-01-2008 của Văn phòng Trung ương Đảng về việc hướng dẫn lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành…