Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện ủy

đề cấp thiết của thực thiễn như trên và khả năng nghiên cứu của bản thân, tôi đã chọn đề tài: “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho l

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN NGỌC QUÝ

XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU

CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC DIỆN

NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ HUYỆN UỶ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

Hà Nội - 2008

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN NGỌC QUÝ

XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC DIỆN NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ HUYỆN UỶ

CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ

Mã số : 60 32 24

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS NGUYỄN VĂN HÀM

Hà Nội - 2008

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng một số thông tin từ các văn bản của Đảng, Nhà nước song đã có chú thích

Tác giả

Nguyễn Ngọc Quý

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÁC

ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƯU VÀO

KHO LƯU TRỮ HUYỆN UỶ

16

1.2 Cơ sở lý luận xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào

kho lưu trữ huyện uỷ

18

1.2.1 Nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định nguồn và thành

phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ

1.3.1 Hệ thống các văn bản quy định về công tác thu thập tài liệu

vào các kho lưu trữ huyện uỷ

27

1.3.2 Thực trạng công tác thu thập tài liệu vào các kho lưu trữ 29

huyện uỷ

1.3.2.1 Tình hình nộp lưu tài liệu của các cơ quan, tổ chức vào kho

lưu trữ huyện uỷ

29

CHƯƠNG 2: XÁC ĐỊNH CÁC CƠ QUAN LÀ NGUỒN VÀ

THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CẦN PHẢI NỘP LƯU VÀO KHO

LƯU TRỮ HUYỆN UỶ

35

2.1 Tổ chức bộ máy của các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị xã hội

huyện và cơ sở

35

2.1.1 Tổ chức bộ máy của Đảng cấp huyện, quận, thị xã, thành phố

trực thuộc tỉnh (gọi tắt là cấp huyện)

35

2.1.1.2 Các cơ quan tham mưu, giúp việc huyện uỷ; trung tâm bồi

Minh cấp huyện và cơ sở

2.2 Xây dựng danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu và danh mục

thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào

50

kho lưu trữ huyện uỷ

2.2.1 Xây dựng danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ

huyện uỷ

51

2.2.2 Xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc

diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

52

CHƯƠNG 3: DANH MỤC CÁC CƠ QUAN VÀ THÀNH PHẦN

TÀI LIỆU CẦN PHẢI NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ

HUYỆN UỶ

59

3.1 Danh mục các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu và danh mục

thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu vào

kho lưu trữ huyện uỷ

59

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

BBT Ban Bí thư

BCH Ban Chấp hành

BTV Ban Thường vụ

CCB Cựu chiến binh

CNVCLĐ Công nhân viên chức lao động ĐTN Đoàn Thanh niên

HĐND Hội đồng nhân dân

UBND Uỷ ban nhân dân

UBKT Uỷ ban Kiểm tra

MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài

Việc đổi mới và không ngừng hiện đại hoá công tác lưu trữ để thực hiện nhiệm vụ bảo tồn, phát huy các di sản văn hoá của dân tộc là một chủ trương quan trọng đã được đề ra trong nhiều nghị quyết của Đảng và văn bản của Nhà nước [45;5] Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá IX tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng đã khẳng định chúng ta phải luôn

“bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ” [53; 107] Nhưng để bảo vệ và

phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả thì trước tiên chúng ta cần nghĩ tới công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ Trong đó, xác định nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu là một khâu quan trọng bởi nó có ý nghĩa đặc biệt đối với việc thu thập tài liệu, quyết định thành phần và nội dung của tài liệu trong kho

Đến nay, các kho lưu trữ Đảng từ Trung ương tới địa phương đều chưa có danh mục nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Quyết định 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987 của Ban Bí thư về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam chưa quy định đầy đủ, cụ thể về các đối tượng nộp lưu, thành phần tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ các cấp uỷ Đảng gây nhiều khó khăn cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu Mặt khác, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành năm 2001 có quy định các tổ chức chính trị - xã hội thuộc thành phần Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, vì vậy cần thiết phải có văn bản của Trung ương quy định về việc nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ Đảng để khắc phục những điểm còn thiếu của Quyết định 20-QĐ/TW và cụ thể hoá Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001

Trong hệ thống lưu trữ của Đảng, công tác lưu trữ ở cấp huyện nhìn chung còn nhiều tồn tại hơn cả Đại bộ phận kho lưu trữ huyện uỷ chưa tập trung đủ các thành phần tài liệu, nhiều tài liệu có giá trị bị phân tán nên việc xác định chính xác danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu làm căn cứ để thu tài liệu về kho lưu trữ càng trở thành vấn đề cấp bách và thiết thực Xuất phát từ những vấn

đề cấp thiết của thực thiễn như trên và khả năng nghiên cứu của bản thân, tôi đã

chọn đề tài: “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 1 ” làm đề tài cho luận văn cao học

chuyên ngành lưu trữ Thực hiện đề tài này, tôi mong muốn góp phần vào việc đưa công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng ở kho lưu trữ huyện uỷ đi vào nền nếp, từ đó góp phần nâng cao giá trị thành phần tài liệu phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam

2 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

* Mục tiêu:

Đề tài được thực hiện nhằm mục tiêu nghiên cứu đề xuất bản danh mục các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

* Nhiệm vụ của đề tài:

- Nhiệm vụ của đề tài là nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác thu thập

bổ sung tài liệu nói chung, công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu nói riêng nhằm rút ra những ưu điểm, thành tựu có thể kế thừa

- Phân tích các nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định danh mục các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức là đối tượng nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ

- Khảo sát, nghiên cứu, phân tích thực trạng về tình hình nộp lưu tài liệu vào các kho lưu trữ huyện uỷ; tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ, sự hình thành tài liệu, thành phần, nội dung tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị xã hội cấp huyện nhằm đưa ra danh mục các cơ quan, tổ chức và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức2

thuộc đối tượng nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

3 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu

* Đối tƣợng nghiên cứu: Để đạt được các mục tiêu nghiên cứu, đề tài

hướng tới đối tượng nghiên cứu là:

+ Kho lưu trữ Đảng cấp huyện (huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh gọi chung là cấp huyện) và thẩm quyền thu thập tài liệu của Kho lưu trữ Đảng cấp huyện

+ Hệ thống tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động…của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị xã hội cấp huyện thuộc thẩm quyền thu thập tài liệu của Kho lưu trữ Đảng cấp huyện

* Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ nghiên cứu xác định các cơ quan tổ

chức thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyên huyện uỷ và các nhóm tài liệu

cơ bản của các cơ quan thuộc nguồn, không có điều kiện đi sâu vào từng hồ sơ

cụ thể trong mỗi nhóm

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trên thế giới, hầu hết các nước đều có những quy định về công tác thu thập, bổ sung tài liệu, trong đó có quy định về thành phần và nội dung tài liệu phải giao nộp vào các lưu trữ Những vấn đề lý luận liên quan đến công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu trong lưu trữ cũng đã được các nhà lưu trữ học của nhiều nước đề cập đến từ những năm 50 của thế kỷ XX Theo nghiên cứu của tác giả Nguyễn Lệ Nhung trong đề tài “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng” [32; 03] thì từ năm 1957, hai nhà lưu trữ người Tây Đức B.Rorôm

và G.Zante đã đưa ra quan điểm: trước khi lựa chọn tài liệu để bảo quản, cần phải tiến hành lựa chọn chính các cơ quan là nguồn thu thập Cũng vào những năm 50-60, một số văn bản chỉ đạo công tác sưu tầm, thu thập tài liệu nói chung

và công tác xác định các cơ quan là nguồn bổ sung, xác định các tài liệu thuộc diện phải giao nộp vào các kho lưu trữ đã được các nhà lưu trữ Xô viết quan tâm nghiên cứu Năm 1960, bản danh mục (mẫu) các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp mà

tài liệu của chúng có hoặc không thuộc diện nộp lưu vào các viện lưu trữ Nhà nước được xây dựng Từ đó trở đi, Tổng cục lưu trữ Liên Xô đã chỉ dẫn việc sửa đổi, bổ sung các bản danh mục nói trên Năm 1973, để đảm bảo cho việc nộp lưu

có chất lượng cao hơn, bảng kê những tài liệu thuộc diện nộp lưu vào các Viện lưu trữ Nhà nước được ban hành Bảng kê này không chỉ bao gồm những tài liệu tiêu biểu chung của các cơ quan mà còn nhiều loại tài liệu đặc thù phản ánh tính chất hoạt động theo từng ngành của các cơ quan chuyên môn Bảng kê năm 1973 ngoài chức năng là công cụ xác định nguồn và thành phần tài liệu còn là công cụ trợ giúp cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các viện lưu trữ Nhà nước Bên cạnh đó, trong công trình 2 tập về “Lý luận và thực tiễn công tác đánh giá giá trị tài liệu và công tác bổ sung trong các Viện lưu trữ Nhà nuớc Liên Xô” do Viện nghiên cứu khoa học về văn kiện và lưu trữ ấn hành năm 1974, các tác giả F.I Đônghic, A.V Elnachepxki, A.P Kurantôp, B.G.Litvac, A.C.Malichikôp, B.M.Mamônôp và K.I.Ruđensơn đã trình bày tương đối chi tiết về lý luận và thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu, trong đó vấn đề tiêu chuẩn ý nghĩa

cơ quan đơn vị hình thành phông và ý nghĩa nội dung tài liệu được đề cập đến như những tiêu chuẩn của công tác bổ sung tài liệu vào các Viện lưu trữ Nhà nước Ngoài ra trong công trình này còn đề cập đến vấn đề lựa chọn tài liệu ở các viện lưu trữ nước ngoài, những thành tựu và hạn chế, những ý tưởng hay có thể tham khảo và kế thừa Các nhà lưu trữ Anh lại có quan điểm riêng trong vấn đề lựa chọn tài liệu để bảo quản Họ cho rằng giá trị trước hết phụ thuộc vào ý nghĩa cơ quan đơn vị hình thành phông, đó là những thông tin về cơ cấu tổ chức, chức năng, hoạt động của cơ quan sản sinh ra tài liệu và giá trị tác vụ của tài liệu, nghĩa là tài liệu chỉ phản ánh việc hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể Các nhà lưu trữ Pháp thì đưa ra quan điểm: lựa chọn tài liệu để nộp lưu vào các viện lưu trữ

từ các nguồn nộp lưu không chỉ quan tâm đến các nhóm tài liệu văn kiện có giá trị mà còn phải xác định những tài liệu hết giá trị để loại huỷ… Càng về sau, cùng với sự phát triển của công tác lưu trữ nói chung, càng có nhiều công trình nghiên cứu về công tác thu thập, bổ sung tài liệu Ngày nay, rất nhiều nước trên thế giới như Mỹ, Anh, Nga, Trung Quốc, Úc, Malaysia…cũng đã bổ sung thêm

vào hệ thống lý luận thế giới bằng những công trình nghiên cứu đối với việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử, một loại tài liệu rất đặc trưng của xã hội công nghệ thông tin Ngoài ra, những quan điểm về lựa chọn tài liệu để đưa vào lưu trữ còn được nhiều nhà nghiên cứu đưa ra trong nhiều hội nghị lưu trữ quốc tế và khu vực….Những nghiên cứu trên là những tư liệu rất bổ ích Tuy nhiên, mỗi quốc gia với những chế độ chính trị riêng, cách phân chia khu vực hành chính lãnh thổ

và cách thiết lập các chế độ quản lý riêng cần có những nghiên cứu chuyên biệt

Lệ, 1993; “Nghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm TS.Nguyễn Minh Phương, 1997; “Cơ

sở khoa học để xác định nguồn bổ sung tài liệu ảnh có giá trị lưu trữ vĩnh viễn” chủ nhiệm Lã Thị Hồng, 1989; “Xác định nguồn và thành phần tài liệu nghiên cứu khoa học phải nộp vào Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm TS Nguyễn Minh

Phương, 1995; một số bài viết trên tạp chí Văn thư lưu trữ, luận văn, báo cáo khoa học có liên quan của sinh viên Khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng Đây là các bài viết, công trình nghiên cứu về vấn đề xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ của các cơ quan Nhà nước Đối với công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ của các cơ quan Đảng, tác giả Nguyễn Lệ Nhung (Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng) đã nghiên

cứu đề tài mã số KX-02/VP-1998 “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng” Nhiều đánh giá, nhận định trong các đề tài, bài viết trên là những nghiên

cứu hữu ích mà chúng tôi có thể kế thừa Tuy nhiên, chưa có đề tài nào đề cập đến nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ tỉnh uỷ, huyện uỷ vốn

có rất nhiều điểm khác biệt so với kho lưu trữ của các cơ quan Nhà nước hay Kho lưu trữ Trung ương Đảng Mặt khác, như trên đã nói, từ sau khi có Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, các tổ chức Chính trị xã hội thuộc đối tượng nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ Đảng các cấp nên vấn đề nghiên cứu thành phần tài liệu nộp lưu của các tổ chức chính trị xã hội trở thành một vấn đề cấp thiết Chính vì vậy, trên cơ sở vận dụng những thành tựu nghiên cứu của các đề tài trước, chúng tôi cố gắng giải quyết các mục tiêu nghiên cứu đặt ra theo phạm vi của đề tài này

5 Các nguồn tài liệu tham khảo

Thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo những nguồn tài liệu sau:

- Các giáo trình nghiệp vụ lưu trữ của Trường Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội

- Các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

- Các đề tài, đề án, tài liệu tham khảo thực tế ở một số huyện uỷ, báo cáo tình hình công tác văn thư lưu trữ của các văn phòng tỉnh, thành uỷ, huyện uỷ, mục lục hồ sơ các kho lưu trữ huyện uỷ, luận văn tốt nghiệp đại học, sau đại học

và các website có liên quan

6 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu đề tài đặt ra, chúng tôi đã vận dụng phương pháp

luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, các quan điểm về nhận thức của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

Các phương pháp cụ thể được sử dụng trong đề tài là:

- Phương pháp hệ thống: giúp chúng tôi có cái nhìn tổng thể để xác định những cơ quan và tài liệu có giá trị trong hệ thống tài liệu của các cơ quan thuộc đối tượng nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

- Phương pháp phân tích chức năng: giúp chúng tôi xác định rõ chức năng của các cơ quan; xác định chức năng của văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan để từ đó quyết định lựa chọn cơ quan và tài liệu cần giao nộp

- Bên cạnh đó, chúng tôi kết hợp các phương pháp khảo sát, phân tích, thống kê, tổng hợp như: khảo sát thực tiễn, phân tích các nguồn tài liệu tham khảo, thống kê số liệu và tổng hợp các nguồn thông tin thu nhận được để sử dụng trong quá trình nghiên cứu

- Những nghiên cứu của đề tài sẽ góp phần làm phong phú thêm lý luận và thực tiễn về công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng

8 Bố cục của đề tài:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung đề tài gồm 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn để xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

Chương này đưa ra những cơ sở về mặt lý luận và thực tiễn làm căn cứ xác định danh mục các cơ quan và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

Chương 2: Xác định các cơ quan là nguồn và thành phần tài liệu cần phải nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ

Từ những cơ sở lý luận và thực tiễn đã được giải quyết trong chương 1, chương này nghiên cứu chức năng nhiệm vụ của các cơ quan Đảng, tổ chức