Bài giảng quản lý đại cương chương 3 đh BK hà nội

Chương 3 CÁC CHỨC NĂNG TRONG QUẢN TRỊ Dẫn đến Đạt được mục đích Định hướng, động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các mâu thuẫn Theo dõi các hoạt động để chắc chắn rằng chúng đ

Chương 3 CÁC CHỨC NĂNG

TRONG QUẢN TRỊ

Dẫn đến

Đạt được mục đích

Định hướng, động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các mâu thuẫn

Theo dõi các hoạt động để chắc chắn rằng chúng được hoàn thành như trong kế hoạch

Lập kế hoạch Tổ chức Điều ph ph ối Kiểm tra

LẬP KẾ HOẠCH

“ Lập kế hoạch là một quá trình ấn định những

mục tiêu và xác định những biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó ”

KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ

HOẠCH

“ Lập kế hoạch được hiểu là việc lựa chọn một

trong những phương án hành động tương lai cho

Nguồn lực phân bổ thực hiện ra sao?

 Lập kế hoạch là việc quyết định định trước xem

 Tổ chức cần phải làm những việc gì?

 làm như thế nào?

 Nguồn lực phân bổ thực hiện ra sao?

MỤC ĐÍCH CỦA LẬP KẾ HOẠCH CH

“ là chắc chắn rằng các hoạt động của tổ chức

LY DO LẬP KẾ HOẠCH

 Các nguồn tài nguyên hạn chế

 Tài nguyên thiên nhiên

 Tài nguyên của tổ chức như nhân lực, tài chính

 Tính không chắc chắn của môi trường quản lý

 Không thể đoán trước được các môi trường của quản lý

 Không thể đoán chắc chắn được hậu quả và kết quả của các quyết định

 Không thể đoán trước được sự thay đổi của môi trường tác động đến doanh nghiệp

LỢI ÍCH CỦA LẬP KẾ HOẠCH CH

 ỨNG PHÓ VỚI NHỮNG TÌNH HUỐNG BẤT ĐỊNH VÀ THAY ĐỔI  THÍCH NGHI VỚI SỰ THAY ĐỔI

 PHỐI HỢP CÁC HOẠT ĐỘNG VÀ NỖ LỰC CÁC BỘ PHẬN

CỦA TỔ CHỨC LẠI VỚI NHAU ĐỂ HOÀN THÀNH MỤC TIÊU

 KẾ HOẠCH LÀ NỀN TẢNG CHO VIỆC PHỐI HỢP CÁC HOẠT ĐỘNG KHÁC NHAU CỦA TỔ CHỨC

 MỘT BẢN KẾ HOẠCH SẼ GIÚP VIỆC PHÂN CHIA RÕ RÀNG VỀ

CÔNG VIỆC VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN VÀ NHÓM TỪ

ĐÓ GIÚP ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CHUNG CỦA HỌ

 TẬP TRUNG NỖ LỰC VÀ CÁC NGUỒN LỰC VÀO CÁC MỤC TIÊU CHÍNH

 TẠO ĐỘNG LỰC VÀ TINH THẦN TẬP THỂ CHO NHÂN VIÊN

CHI PHÍ CỦA LẬP KẾ HOẠCH CH

 Thời gian quản lý

 Nếu làm một cách hoàn chỉnh, quá trình lập kế hoạch đòi hỏi khối lượng lớn thời gian và công sức

 Chậm trễ trong việc ra quyết định

 Lập kế hoạch có thể dẫn đến việc chậm trễ trong việc ra quyết định, trái ngược với sự quan trọng của thời gian ra quyết định phản ứng với tình hình

Kiểm soát Control

Kế hoạch Plans

Kế hoạch Plans

Mối quan hệ giữa mục tiêu, kế

hoạch và kiểm soát

 Nhằm chắc chắn rằng công việc được thực hiện với hiệu quả cao nhất,

CÁC LOẠI KẾ HOẠCH

 Phân loại theo phạm vi hoạt động

 Kế hoạch chiến lược

 Kế hoạch tác nghiệp

 Phân loại theo thời gian

 Kế hoạch dài hạn: là kế hoạch có thời gian lớn hơn 5 năm.

 Kế hoạch trung hạn: là kế hoạch có thời gian lớn hơn 1 năm và nhỏ

hơn 5 năm.

 Kế hoạch ngắn hạn: là kế hoạch có thời gian nhỏ hơn 1 năm.

 Phân loại theo mức độ cụ thể

 Kế hoạch cụ thể: kế hoạch cụ thể là kế hoạch với mục tiêu được xác

định rõ, không có sự mập mờ và hiểu lầm.

 Kế hoạch định hướng: kế hoạch định hướng là kế hoạch có tính định

hướng và đưa ra hướng chỉ đạo chung.

KH CHIẾN LƯỢC VS KH TÁC

NGHIỆP

Kế hoạch chiến lược

 Kế hoạch chiến lược là kế hoạch ở

cấp tổ chức, là KH thiết lập những

mục tiêu chung của doanh nghiệp

và vị trí của tổ chức với môi

mà doanh nghiệp sẽ tiến hành để thực hiện kế hoạch chiến lược.

 Nội dung chủ yếu là định ra các chương trình hoạt động ngắn, sử dụng các nguồn lựcđã được phân bổ

để hoàn thành nhiệm vụ

NHỮNG NHÂN TỐ NGẪU NHIÊN

 Phân cấp trong tổ chức

Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch tác nghiệp

Quản lý cao cấp

Quản lý trung cấp

Quản lý trực tiếp

NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH CH

 Làm rõ những gì sẵn có và những gì còn thiếu  ngân quỹ hóa

 Dự kiến trước những khó khăn, trở ngại có thể xảy ra và các dự

phòng biện pháp khắc phục, các nguồn lực cũng như trách nhiệm quản lý

 Xác lập các biện pháp kiểm tra hành chính

Mục đích mục tiêu

Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch tác nghiệp

Mục đích

và nhiệm vụ Các mục tiêu Các chiến lược

Các chính sách: chủ yếu và thứ yếu

Các thủ tục và quy tắc

Các chương trình: chính yếu, thứ yếu, và phụ trợ

Các ngân quỹ: các chương trình đã

được cấp tiền hoặc xếp thứ tự ưu tiên về tiền

Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch Tác nghiệp

 Các ngân quỹ mà doanh nghiệp phải thực hiện

như xác định được mối quan hệ qua lại giữa chúng Trong một chừng mực nào đó, quan hệ giữa các loại kế hoạch này có sự phân cấp.

NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH

Mục đích của tổ chức là lý do để tồn tại, là các động cơ hoạt động dài hạn thể hiện bản chất của tổ chức trong khuôn khổ quy định của pháp luật và thông lệ của thị trường

Từ mục đích sẽ hình thành các nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể

của tổ chức

Các mục đích bao hàm sự biến đổi: tương lai sẽ khác nhiều

hoặc ít so với hiện tại, môi trường hoạt động của doanh nghiệp cũng luôn biến động

NỘI DUNG LẬP KẾ HOẠCH

NỘI DUNG LẬP KẾ HOẠCH

 Chiến lược

nhằm hướng đến việc thực hiện các mục tiêu cụ thể Bao gồm:

một thời hạn đủ dài.

năng cần thiết để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

 Chiến lược mang tính dài hạn

 Tầm quan trọng: nó làm định hướng cho các kế hoạch một cách thống nhất, là khuôn mẫu cho các kế hoạch và ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của quản lý.

NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH

 Chiến lược

 Đối với doanh nghiệp, các chiến lược chủ yếu nhằm đưa ra định hướng tổng thể cho DN và nó có thể thuộc vào những lĩnh vực sau:

tồn tại của doanh nghiệp.

con đường nào.

có hiệu quả nhất.

động có liên quan đến yếu tố con người.

yếu tố môi trường.

NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH

 Chiến lược

Bước 1: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định các mục tiêu chiến lược, nhằm trả lời doanh

nghiệp muốn đi tới đâu

Bước 3: Xác định nhiệm vụ mà bộ máy doanh nghiệp cần thực

hiện, nhằm trả lời câu hỏi doanh nghiệp cần phải làm gì

Bước 4: Tổ chức thực hiện các mục tiêu chiến lược, các nhiệm

vụ chiến lược nhằm trả lời câu hỏi doanh nghiệp phải thực hiện như thế nào?

NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH

Các chính sách của tổ chức là tổng thể các biện pháp được sửdụng để tác động đến các đối tượng có liên quan trong thời gian

đủ dài nhằm thực hiện các mục tiêu chiến lược của mình

Chính sách hướng dẫn cách suy nghĩ và hành động trong doanh nghiệp nhằm đạt các mục tiêu chiến lược đã đề ra

Là những đường lối chỉ đạo tổng quát để làm quyết định

Ví dụ: chính sách học bổng, chính sách thuế, chính sách tăng lương và thưởng…

NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH

 Các quy tắc

Các quy tắc giải thích việc được làm hoặc không đựoc làm cụthể, cần thiết, không cho phép bất cứ một bộ phận nào trong tổchức được hành động theo ý riêng

Các quy tắc được gắn liền với các thủ tục theo nghĩa chúng

hướng dẫn hành động mà không ấn định trình tự thời gian Thực

tế có thể coi thủ tục là một loạt các quy tắc

Mục đích sử dụng không muốn mọi người sử dụng quyền hạn

để làm theo ý riêng của mình

NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH

 Các thủ tục

hành các hoạt động trong tương lai của tổ chức

được ấn định theo trình tự thời gian (ví dụ như thủ tục đặt hàng, thủ tục thanh toán, )

mà nhờ đó những hoạt động hàng ngày ở các bộ phận và toàn bộ doanh nghiệp diễn ra theo những cách thức có lợi nhất nhằm đạt đến hiệu quả cao nhất

NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH

các quy tắc, các công việc phải thực hiện và trình tự các bước tiến hành công việc nhằm hướng đến việc thực hiện một mục tiêu nhất định nào đó cho doanh nghiệp.

để đạt mục tiêu, quy định sự ưu tiên cho các hoạt động  tập trung các nguồn lực của tổ chức cho các CV chính, đẩy lùi về phía sau các khâu thứ yếu tuy không phải là vô ích, nhưng chúng ngẫu nhiên tiêu tốn quá nhiều tiền bạc và thời gian so với giá trị đem lại.

nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và chúng còn được

dùng làm cơ sở cho việc kiểm tra có hiệu lực.

NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH

 Ngân sách

 Là một biểu mẫu về các nguồn tài chính được phân bổ cho những hoạt động đã định, trong một khoảng thời gian đã cho

 Ngân sách là thành tố quan trọng của chương trình và là công

cụ hữu hiệu để kiểm soát

CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH

1 Nhận thức cơ hội

– Người quản lý cần phải nhận thức được doanh nghiệp đang đứng trước

những cơ hội nào về sản xuất, kinh doanh nói chung Lưu ý rằng ở mỗi thời điểm doanh nghiệp có thể đứng trước nhiều cơ hội khác nhau

Nhưng do bị hạn chế về nguồn lực thì họ chỉ có thể theo đuổi để biến một vài cơ hội thành hiện thực Xác định mục tiêu

2 Xác định các mục tiêu

 Các mục tiêu kế hoạch chỉ ra điểm kết thúc quá trình thực hiện kế hoạch

thì doanh nghiệp sẽ đi đến đâu? Đạt đến trình độ phát triển nào với những chỉ tiêu đặc trưng cho trình độ phát triển ấy.

 Lưu ý rằng khi xác định mục tiêu kế hoạch cần phải đạt được sự phù hợp

giữa mục tiêu tổng thể và mục tiêu cụ thể, giữa mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn.

3 Xem xét các tiền đề cơ bản

 Các tiền đề lập kế hoạch chính là các dự báo về nhu cầu thị

trường, về môi trường doanh nghiệp, cùng với những đánh giá

về trình độ hiện tại của doanh nghiệp, năng lực sản xuất, tiền vốn, các khoản dự trữ về vật tư,

4 Xây dựng các phương án

 Dựa trên mục tiêu và điều kiện tiền đề để xây dựng các phương

án và lưu ý rằng để đạt được mục tiêu thì doanh nghiệp có thể

đi theo nhiều con đường khác nhau, mỗi con đường đòi hỏi những khoản chi phí khác nhau, cũng như đem lại các khoản thu nhập khác nhau cho doanh nghiệp  nhiều phương án đểlựa chọn

CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH

5 Đánh giá phương án

 Sau khi đưa ra được các phương án, ta phải tìm cách đưa ra

các tiêu chuẩn đánh giá dựa vào mục tiêu và các điều kiện tiền đề

 Đánh giá định tính và định lượng

6 Lựa chọn phương án

 Đây là thời điểm thực sự đòi hỏi người quản lý phải đưa ra

quyết định của mình dựa vào các kết quả đánh giá phương án

 Người ta sẽ chọn phương án tối ưu theo tiêu chuẩn đề ra cho

từng trường hợp: Lợi nhuận max hoặc thu hồi vốn nhanh

7 Xây dựng kế hoạch phụ trợ

8 Ngân quỹ hoá

 Lượng hoá sang dạng ngân quỹ.

 Các ngân quỹ chính là các đảm bảo vật chất có các kế hoạch đã đưa ra

được thực hiện có kết quả.

 Việc thành lập ngân quỹ là một yếu tố quan trọng, chúng đảm bảo cho các

tài khoản cần thiết cho việc thực hiện các mục tiêu, kế hoạch đề ra Đó là cách mà người quản lý phân phối các tài khoản mà doanh nghiệp có.

 Việc ngân quỹ hoá kế hoạch còn là một công cụ quan trọng trong kiểm

soát quản lý vì qua ngân quỹ người chủ sẽ thấy tiền của mình đang được

ai chi tiêu, ở đâu, vào các khoản chi phí nào cũng như các nguồn thu của mình.

NGUYÊN TẮC LẬP KẾ HOẠCH

người quản lý cần phải quán triệt một số nguyên tắc căn bản dưới đây:

1 Phải chủ động đối với quá trình lập kế hoạch, gạt bỏ mọi trở

ngại, tạo bầu không khí trong đó mọi người làm việc có kếhoạch

2 Việc lập kế hoạch cần có sự tham gia của người quản lý ở mọi

cấp

3 Việc lập kế hoạch phải có tổ chức

4 Việc lập kế hoạch phải xác định rõ ràng: các mục tiêu, tiền đề,

chiến lược, chính sách phải được xác định cụ thể