Các bước Xây dựng giao diện hệ thống hỗ trợ quản lí kinh doanh vật liệu xây dựng của công ty TNHH xây dựng và nội thất Thanh Tùng.

Trước đây, khi chưa có sự xuất hiện của công nghệ thông tin, việc quản lí sổ sách, hồ sơ giấy tờ được dựa theo phương thức thủ công, mọi việc tính toán, sắp xếp, lưu trữ... đều được thao tác hoàn toàn bởi con người. Cũng chính vì thế mà không thể tránh khỏi các sai xót, hiệu quả làm việc không cao với số lượng dữ liệu lớn với lượng người xử lí công việc lớn và ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình kinh doanh, cập nhật dữ liệu của các cơ quan, xí nghiệp. Trong khi ta áp dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình quản lí thì chúng lại hoàn toàn làm thay đổi toàn diện quá trình quản lí đó. Với các lợi ích như: giảm được khối lượng công việc cần xử lí, nâng cao tốc độ cập nhật dữ liệu và hiệu quả công việc, hạn chế tới mức tối đa sự sai xót có thể xảy ra. Vì vậy, mô hình hỗ trợ quản lí bằng sử dụng công nghệ thông tin là một mô hình mới đầy triển vọng trong các công tác quản lý. Bài toán xây dựng hệ thống hỗ trợ quản lí kinh doanh vật liệu xây dựng của công ty TNHH xây dựng và nội thất Thanh Tùng là đề tài mà nhóm chúng em lựa chọn nhằm giúp đỡ chúng em làm quen với khảo sát, phân tích thiết kế hệ thống thông tin và xây dựng phần mềm giúp hỗ trợ quản lí cho công ty.

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ BÁCH KHOA HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài :

Xây dựng hệ thống hỗ trợ quản lí kinh doanh vật liệu xây dựng của công ty TNHH xây dựng và nội thất Thanh Tùng.

Nhóm thực hiện: Nguyễn Hoàng Anh

Hoàng Chương Dương Tống Hữu Duy

Lớp: CNTT 1 – Khóa 2

Hà Nội, 18/02/2013

Mục lục

MỤC LỤC 2

I - LỜI MỞ ĐẦU 3

II - KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÍ VẬT TƯ THIẾT BỊ CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ NỘI THẤT THANH TÙNG 4

1 G IỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 4

2 C Ơ CẤU TỔ CHỨC VÀ KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÍ KINH DOANH VẬT LIỆU XD 4

3 P HÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG 6

a Quá trình nhập hàng vào kho 6

b Quá trình xuất hàng từ trong kho ra để bán 11

4 P HÂN TÍCH YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÍ 13

a Quản lí kinh doanh 13

b Quản lí danh mục 14

c Quản lí hệ thống dữ liệu 14

5 B IỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 14

6 B IỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 15

7 M Ô HÌNH THỰC THỂ ER 18

a Xác định các thực thể 18

b Mô hình thực thể ERD 21

8 C HUYỂN MÔ HÌNH ER SANG MÔ HÌNH QUAN HỆ 21

III - THIẾT KẾ GIAO DIỆN 21

1 C ÁC MENU CHÍNH CỦA HỆ THỐNG 21

a) Menu hệ thống 21

b) Menu Nhập dữ liệu các phiếu 22

c) Menu Danh sách 22

d) Menu tìm kiếm thông tin 23

e) Menu Báo cáo/ Thống kê tổng hợp 23

2 F ORMS 24

a) Form bckhach 24

b) Form bcnhacc 25

c) Form dmkh 25

d) Form dsvattu 26

e) Form kho 27

f) Form nhacc 27

g) Form phchi 28

h) Form phthu 29

i) Form phieunhap 29

j) Form phieuxuat 30

I - Lời mở đầu.

Ngày nay, dưới sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ trên thế giới cũng như ở đất nước Việt Nam ta, các thành tựu to lớn của khoa học kĩ thuật càng ngày càng giúp đỡ chúng ta có một cuộc sống tốt đẹp hơn Với công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước mà Đảng và nhà nước ta đang đề

ra, việc ứng dụng các công nghệ đó vào trong các hoạt động của đời sống xã hội

là hết sức cần thiết, đặc biệt là công nghệ thông tin Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình quản lí hồ sơ, sổ sách, kinh doanh của các công ty

xí nghiệp hay các cơ quan , tổ chức trỏ lên thuận tiện hơn rất nhiều so với trước đây.

Trước đây, khi chưa có sự xuất hiện của công nghệ thông tin, việc quản lí

sổ sách, hồ sơ giấy tờ được dựa theo phương thức thủ công, mọi việc tính toán, sắp xếp, lưu trữ đều được thao tác hoàn toàn bởi con người Cũng chính vì thế

mà không thể tránh khỏi các sai xót, hiệu quả làm việc không cao với số lượng

dữ liệu lớn với lượng người xử lí công việc lớn và ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình kinh doanh, cập nhật dữ liệu của các cơ quan, xí nghiệp Trong khi ta áp dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình quản lí thì chúng lại hoàn toàn làm thay đổi toàn diện quá trình quản lí đó Với các lợi ích như: giảm được khối lượng công việc cần xử lí, nâng cao tốc độ cập nhật dữ liệu và hiệu quả công việc, hạn chế tới mức tối đa sự sai xót có thể xảy ra.

Vì vậy, mô hình hỗ trợ quản lí bằng sử dụng công nghệ thông tin là một

mô hình mới đầy triển vọng trong các công tác quản lý.

Bài toán xây dựng hệ thống hỗ trợ quản lí kinh doanh vật liệu xây dựng của công ty TNHH xây dựng và nội thất Thanh Tùng là đề tài mà nhóm chúng

em lựa chọn nhằm giúp đỡ chúng em làm quen với khảo sát, phân tích thiết kế

hệ thống thông tin và xây dựng phần mềm giúp hỗ trợ quản lí cho công ty

II - Khảo sát và phân tích hiện trạng về hệ thống quản lí vật tư thiết bị công ty TNHH xây dựng và nội thất Thanh Tùng.

1. Giới thiệu chung về công ty.

Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn xây dựng và nội thất Thanh Tùng.Công ty chính thức thành lập vào ngày 29 tháng 1 năm 2003

Công ty TNHH xây dựng và nội thất Thanh Tùng là công ty kinh doanh trong lĩnhvực: kinh doanh mua bán các vật liệu xây dựng , thiết kế xây dựng nhà cửa nội thất

Kể từ khi thành lập đến nay, mặc dù chỉ là một công ty nhỏ nhưng công ty đã không ngừng đổi mới thiết bị, nâng cao tay nghề của các nhà thiết kế và đội ngũ thi công để

có những công trình bền đẹp Ngoài ra công ty còn bán các mặt hàng vật liệu xây dựng như xi măng, cát, sỏi, gạch ngói……

Địa chỉ: 23 Hội Vũ – Hoàn Kiếm – Hà Nội

Điện Thoại : 0917883314

Giám đốc: Nguyễn Thanh Tùng

Email: thanhtungxd@gmail.com

2. Cơ cấu tổ chức và khảo sát hệ thống quản lí kinh doanh vật liệu XD.

Quản lí kinh doanh vật liệu xây dựng của công ty TNHH xây dựng và nội thất Thanh Tùng là một hệ thống quản lí xuất nhập vật liệu xây dựng cho các dự án gồm nhiều hạng mục Nguồn vật liệu của công ty có thể xuất phát từ nhà cung ứng,nhà sản xuất, các doanh nghiệp trong nước hoặc các đại lí, cửa hàng Vật tư của công ty được cung cấp theo từng hạng mục dự án lớn nhỏ hay tùy theo lượng cung cầu trên thị trường Các loại vật liệu xây dựng mà công ty quản lí bao gồm: gạch,

xi măng, sắt thép, cát, đá…Toàn hệ thống quản lí có bộ phận thi công, bộ phận kinh doanh…Cũng chính vì vậy cần một chương trình quản lí để trợ giúp cho nhânviên quản lí tốt hơn công việc của mình, đảm bảo cho việc nâng cao năng suất lao động, tránh thất thoát không đáng có

Hệ thống quản lí kinh doanh vật liệu xây dựng bao gồm các công việc như: nhập vật tư vào kho, bán vật tư từ kho ra để phục vụ các dự án, để kinh doanh, báo cáo về lượng vật tư đã xuất nhập mỗi tháng.

Hệ thống quản lí kinh doanh được phân cấp theo từng bộ phận như sau:

Sơ đồ tổ chức nhân sự công ty

 Bộ phận kinh doanh: là một bộ phận quan trọng của công ty, bộ phận này tiến hành giao dịch trực tiếp với khách hàng , nhà cung ứng để xuất nhập các vật tư

ra vào kho hàng

 Bộ phận thiết kế: là bộ phận thực hiện nhiệm vụ thiết kế, tính toán cho các công trình, đảm bảo chất lượng công trình, dự án trước khi đưa vào thi công theo yêu cầu của khách hang

 Bộ phận thi công: nhận vật liệu cần thiết cho dự án từ kho hàng để thi công chotừng hạng mục dự án lớn nhỏ

 Bộ phận kế toán: thống kê giá cả, số liệu thu mua, xuất nhập vật tư hàng hóa vào mỗi giai đoạn, báo cáo lại và gửi cho ban lãnh đạo

Bộ phận quản lí kho: có nhiệm vụ thống kê lượng vật liệu xây dựng đã xuất ra khỏikho, lượng vật liệu đã nhập, thống kê lượng vật tư tồn kho cuối mỗi giai đoạn tổng hợp lại thành báo cáo và gửi cho ban lãnh đạo

Sơ đồ quản lí công tyTheo hệ thống quản lí đã được phân công rạch ròi như vậy nên khi xảy ra các trường hợp mất mát vật tư và người chịu trách nhiệm sẽ được dễ dàng phát hiện.

Về trình độ sử dụng và áp dụng công nghệ thông tin, khoa học công nghệ vào trong quản lí, công ty đã có sử dụng bộ phần mềm Microsoft Office 2003 vào quá trình quản lí nhưng vẫn chỉ sử dụng để soạn thảo các văn bản hành chính, hợp đồng, các giấy tờ hay có sử dụng bảng tính Excel để tính toán, kiểm kê thống kê và tính toán

cơ bản

3. Phân tích hiện trạng hệ thống.

a Quá trình nhập hàng vào kho.

Khi công ty có nhu cầu về hàng hóa, vật tư thì công ty sẽ gửi đơn đặt hàng chứa các thông tin về hàng hóa, vật tư cần thiết đến nhà cung ứng Nhà cung ứng sẽ gửi hàng hóa vật tư đến công ty, và kèm theo 2 hóa đơn giá trị gia tăng,

1 bản giữ lại, bản còn lại giao cho thủ kho Thủ kho sẽ đối chiếu cả 2 hóa đơn với nhau và đối chiếu, kiểm kê lượng hàng nhận được từ nhà cung ứng với các thông tin, quy cách sản phẩm được ghi trên đơn đặt hàng và hóa đơn nhận được Nếu không đạt yêu cầu hoặc không khớp thông tin trong các phiếu mà bên công ty đã đặt ra, thủ kho sẽ đưa ra thông báo để thông báo về sự cố hàng hóa cho ban lãnh đạo Nếu đạt yêu cầu của công ty đã đưa ra, thủ kho lập phiếunhập kho, một bản giao cho kế toán một bản lưu trữ lại, cập nhật vào thẻ kho

và kí xác nhận vào hóa đơn rồi nhập hàng vào kho, sau đó thủ kho chuyển hóa đơn cho bộ phận kế toán của công ty, bộ phận kế toán kiểm tra lại thông tin củahóa đơn và lập phiếu chi, sau đó chi trả tiền cho nhà cung ứng Cuối mỗi tháng,mỗi quý, mỗi năm, thủ kho phải lập báo cáo về lượng hàng hóa đã nhập; bộ

phận kế toán phải kết toán lại và tiến hành lập báo cáo chi gửi về cho ban lãnh đạo của công ty.

Các báo cáo liên quan đến việc nhập vật tư vào kho được thể hiện qua hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho và thẻ kho sau đây:

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao khách hàng

Ngày ………tháng………năm 201…

Đơn vị bán hàng: ………

Địa chỉ: ………

Điện thoại: ……… ………

Họ tên người mua hàng: ………

Địa chỉ: ………

Điện thoại: ………

Hình thức thanh toán: ………

STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Cộng tiền hàng: Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ: ……… Người mua hàng

(Ký, ghi rõ họ tên)

Người bán hàng

(Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên)

Đơn vị: ……… Mẫu số: S09 - DNN

Địa chỉ: ………. (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC

Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

THẺ KHO

Lập ngày tháng năm

Tờ số

Tên hàng:

Đơn vị tính:

Mã số:

Số TT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhậ p Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Cộng cuối kỳ x x - Sổ này có trang, đánh từ trang 01 đến trang

- Ngày mở sổ:

Ngày tháng năm

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

b Quá trình xuất hàng từ trong kho ra để bán.

Sau khi tham khảo giá cả và tư vấn từ phòng kinh doanh, khách hàng sẽ phải lập đơn đặt hàng ghi đầy đủ thông tin về quy cách sản phẩm, chất lượng và số lượng cần sử dụng chuyển đến cho phòng kinh doanh, phòng kinh doanh tiến hành duyệt yêucầu về các vật tư mà khách hàng đã đăng kí, sau đó chuyển yêu cầu cho thủ kho để thủkho duyệt yêu cầu Thủ kho kiểm tra lại danh sách vật tư trong thẻ kho có đáp ứng nhu cầu của đơn đặt hàng hay không, nếu lượng hàng trong kho còn lại không đáp ứngđược nhu cầu cần sử dụng, phiếu yêu cầu không được chấp nhận, nếu lượng hàng còn

đủ đáp ứng thì thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho Thủ kho chuyển yêu cầu đến bộ phận kếtoán, bộ phận kế toán kết toán giá cả vật tư, tiến hành lập 2 bản hóa đơn, 1 bản lưu trữ lại, 1 bản chuyển cho khách hàng Khách hàng chi trả tiền dựa trên hóa đơn cho kế toán Kế toán thu tiền cảu khách và lập phiếu thu Khách hàng chuyển hóa đơn cho bộ phận quản lí kho, thủ kho tiến hành chuyển vật tư cho khách hàng theo danh sách ghi trên hóa đơn Sau đó, thủ kho cập nhật lại chính xác vào thẻ kho Cuối mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm, thủ kho lại phải lập báo cáo về lượng hàng hóa đã xuất ra; bộ phận kế toán kết toán, lập báo cáo thu gửi cho ban lãnh đạo

Các báo cáo liên quan đến việc xuất vật tư từ kho ra được thể hiện qua hóa đơn giá trị gia tăng, thẻ kho ở phần trên và phiếu xuất kho sau đây:

Đơn vị: ……… Mẫu số: 01 - VT

Bộ phận: ………. (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC

Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày … tháng … năm 201…

Nợ: ……

Có: ……

Họ và tên người nhận: ………Theo số ngày tháng năm của

Xuất tại kho: ……….

STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm

4 Phân tích yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lí.

a Quản lí kinh doanh

Quản lí hàng nhập:

- Lập phiếu nhập kho dựa vào lượng hàng đã nhập vào trong kho.

- Nhập hàng theo đúng các danh mục của từng đơn hàng

- Hàng nhập được dựa trên các tiêu chí: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, sốlượng, đơn giá, thành tiền…Số lượng hàng nhận được phải có sự xác nhận của các thành viên tham gia kiểm tra hàng hóa

- Lập phiếu chi dựa trên giá cả trong hóa đơn

- Tìm kiếm nhà cung cấp dựa trên mã nhà cung cấp hoặc tên

- In báo cáo hàng nhập và tình hình chi tiêu theo từng tháng, từng kì, năm.Quản lí bán hàng:

- Lập phiếu xuất kho dựa vào đơn đặt hàng của khách hàng

- Hàng bán cung cấp cho từng dự án, hạng mục và kinh doanh theo đúng

số lượng định trước

- Lập phiếu thu

- Lập hóa đơn

- Tìm kiếm các hóa đơn dựa trên mã hóa đơn

- In báo cáo hàng đã bán và tình hình kinh doanh theo từng giai đoạn.Quản lí tồn kho:

- Cập nhật danh sách hàng tồn đầu/ lập biên bản kiểm kê

5 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống.

Sơ đồ chức năng của hệ thống

Hệ thống hỗ trợ quản lí kinh doanh vật liệu xây dựng gồm có 6 chức năng chính: quản lý bán hàng, quản lý nhập hàng, quản lý tồn kho, quản lý danh mục, tìm kiếm và báo cáo/thống kê Trong đó, chức năng quản lý bán hàng gồm có lập phiếu xuất kho, lập hóa đơn, lập phiếu thu và cập nhật thẻ kho Chức năng quản lý nhập hàng gồm có lập phiếu nhập, cập nhật thẻ kho và lập phiếu chi Chức năng quản lý tồnkho gồm có: lập biên bản kiểm kê hàng hóa và lập thẻ kho Chức năng quản lý danh mục gồm có: quản lý danh mục nhà cung cấp, quản lý danh mục khách hàng và quản

lý danh mục vật tư Chức năng tìm kiếm gồm có: tìm kiếm nhà cung cấp theo mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp; tìm kiếm khách hàng theo mã khách hàng và tên khách hàng; tìm kiếm hóa đơn theo mã hóa đơn; tìm kiếm vật tư theo mã vật tư, tên vật tư

Cuối cùng, chức năng báo cáo/ thống kê gồm có: báo cáo nhập, báo cáo bán, báo cáo thu chi theo mỗi tháng, mỗi quý và mỗi năm.

6 Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống.

Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh(mức 0) của hệ thống

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh(mức 1) của hệ thống.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2 của hệ thống:

Quá trình bán hàng

Quá trình nhập hàng

Quá trình quản lý tồn kho.Quản lý danh mục

Quá trình tìm kiếm

Quá trình báo cáo

- Mahang (mã hàng): là thuộc tính khóa, dựa vào đây chúng ta có thể

phân biệt được các vật tư khác nhau

- Manhacc (mã nhà cung cấp): là thuộc tính khóa, giúp phân biệt các nhà

cung cấp với nhau

- Tennhacc (tên nhà cung cấp)

- Maphieu (mã phiếu nhập): là thuộc tính khóa, qua đây giúp chúng ta

phân biệt các phiếu nhập với nhau

- Maphieu (mã phiếu xuất): là thuộc tính khóa, qua đây giúp chúng ta

phân biệt các phiếu xuất với nhau

- Ngayxuat (ngày xuất)

- id : là thuộc tính khóa, đây là thuộc tính giúp ta phân biệt được chi tiết

phiếu nhập của từng phiếu nhập khác nhau

- id : là thuộc tính khóa, đây là thuộc tính giúp ta phân biệt được chi tiết

phiếu xuất của từng phiếu xuất khác nhau

- Maphieu (mã phiếu xuất)

b Mô hình thực thể ERD.

Mô hình thực thể ER

8 Chuyển mô hình ER sang mô hình quan hệ

- DMKH (makh, tenkh, diachi, sodt)

- Kho (makho, tenkho, diachi)

- NhaCC (manhacc, tennhacc, diachi, sodt)

- Phieuxuat (maphieu, ngayxuat, makh, makho, tongtien)

- Phieunhap (maphieu, ngaynhap, manhacc, makho, tongtien)

- Ctxuat (id, maphieu, mahang, soluong, gia)

- Ctnhap (id, maphieu, mahang, soluong, gia)

- Dsvattu (mahang, tenhang, dvt, dongia, tongsohang)

- Phthu (sophieu, ngay, makh, sotien)

- Phchi (sophieu, ngay, manhacc, sotien)

III - Thiết kế giao diện

1 Các menu chính của hệ thống

a) Menu hệ thống

Trong menu hệ thống có chứa thành phần Về tác giả (chứa thông tin về tác giả chương trình) và Thoát chương trình

b) Menu Nhập dữ liệu các phiếu.

Trong menu Nhập dữ liệu các phiếu chứa thành phần Phiếu nhập, Phiếu xuất, Phiếu chi, Phiếu thu

c) Menu Danh sách

Chứa các danh sách về khách hàng, kho hàng, danh sách nhà cung cấp và danh sách các vật tư

d) Menu tìm kiếm thông tin

Menu này chứa chức năng tìm kiếm thông tin về : khách hàng, kho hàng, nhà cung cấp, vật tư, tìm kiếm phiếu chi theo số phiếu, tìm kiếm phiếu thu theo số phiếu, tìm kiếm phiếu nhập theo số phiếu, tìm kiếm phiếu xuất theo số phiếu

e) Menu Báo cáo/ Thống kê tổng hợp

Menu này chứa các thống kê tổng hợp bán hàng theo tháng, quý và năm, chứa thống kê hàng tồn kho, báo chi tiết bán hàng, thống kê chi tiết nhập hàng