Phương thức tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu ..... Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin

Lời cảm ơn

Trong quá trình triển khai thực hiện đề tài, do thời gian có hạn, cùng trình độchuyên môn còn hạn chế, do đó không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mongnhận được sự đóng góp, chỉ bảo của các thầy, cô để hoàn chỉnh bài viết của mìnhQua đây, em cũng muốn gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới thầy,

cô giáo trong Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội &Nhân văn Hà Nội, các cán bộ công tác tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đạihọc Bách Khoa Hà Nội trong suốt thời gian qua đã tận tình chỉ bảo, dạy dỗ vàtruyền đạt cho em có được những hành trang kiến thức cần thiết cho bản thân Đặc biệt em xin cảm ơn cô giáo hướng dẫn - Th.s Tô Hiền, người đã trực tiếphướng dẫn và tận tình chỉ bảo em trong suốt quá trình làm khóa luận

Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2010

Sinh viên

Nguyễn Thị Hồng Thắm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐHQGHN

KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN

-NGUYỄN THỊ HỒNG THẮM

PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU VÀ PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU -

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGÀNH : THÔNG TIN - THƯ VIỆN KHÓA HỌC : 51 (2006- 2010)

HỆ ĐÀO TẠO : CHÍNH QUY

HÀ NỘI, 2010

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn 5

7 Bố cục của khóa luận 5

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU, PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN………

6

1.2 Giới thiệu về Thư viện Tạ Quang Bửu 6

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 6

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 7

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 8

1.1.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 10

1.1.5 Đặc điểm vốn tài liệu 10

1.1.6 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 11

1.2 Những vấn đề chung về tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu 13 1.2.1 Khái niệm tổ chức vốn tài liệu 13

1.2.2 Khái niệm phục vụ người dùng tin 14

1.2.3 Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu

15

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐHQGHN KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN

-NGUYỄN THỊ HỒNG THẮM

PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU VÀ PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU

-TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NGÀNH : THÔNG TIN – THƯ VIỆN KHÓA HỌC : 51 (2006- 2010)

HỆ ĐÀO TẠO : CHÍNH QUY NGƯỜI HƯỚNG DẪN : TH.S TÔ HIỀN

HÀ NỘI, 2010

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN

TẠ QUANG BỬU

19

2.1 Xử lý tài liệu – cơ sở khoa học cho việc tổ chức vốn tài liệu 19

2.1.1 Đăng ký tài liệu 20

2.1.2 Xử lý tài liệu 21

2.2 Phương thức tổ chức vốn tài liệu 25

2.2.1 Kho đóng… 27

2.2.2 Kho mở…… .30

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn 5

7 Bố cục của khóa luận 5

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU, PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN………

6 1.2 Giới thiệu về Thư viện Tạ Quang Bửu 6

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 6

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 7

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 8

1.1.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 10

1.1.5 Đặc điểm vốn tài liệu 10

1.1.6 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 11

1.2 Những vấn đề chung về tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu 13 1.2.1 Khái niệm tổ chức vốn tài liệu 13

1.2.2 Khái niệm phục vụ người dùng tin 14

1.2.3 Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu

15

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU 19 2.1 Xử lý tài liệu – cơ sở khoa học cho việc tổ chức vốn tài liệu 19

2.1.1 Đăng ký tài liệu 20

2.1.2 Xử lý tài liệu 21

2.2 Phương thức tổ chức vốn tài liệu 25

2.2.1 Kho đóng… 27

2.2.2 Kho mở…… 30

2.2.3 Kho đóng- mở 38

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU

43 3.1 Các hình thức phục vụ người dùng tin 43

3.1.1 Phục vụ tại chỗ 43

3.1.2 Phục vụ mượn về nhà 48

3.1.3 Phục vụ tra cứu thông tin 50

3.1.4 Các hình thức phục vụ khác 53

3.2 Công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu 56

3.2.1 Triển lãm… 56

3.2.2 Giới thiệu sách mới 57

3.2.3 Pano Thư viện 58

CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU VÀ PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU

59 4.1 Nhận xét, đánh giá 59

4.1.1 Về công tác tổ chức vốn tài liệu 59

4.1.1.1 Ưu điểm… 59

4.1.1.2 Hạn chế… 61

4.1.2 Về công tác phục vụ người dùng tin 62

4.1.2.1 Ưu điểm… 65

4.1.2.2 Hạn chế… 68

4.2 Đề xuất giải pháp 70

4.2.1 Hoàn thiện công tác tổ chức vốn tài liệu 70

4.2.2 Đổi mới phương thức phục vụ 71

4.2.3 Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị 75

4.2.4 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ 76

4.2.5 Đẩy mạnh việc đào tạo, hướng dẫn người dùng tin 77

KẾT LUẬN 78 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thử hình dung, nếu một thành phố ngày nay không có những số nhà, tên phố,chỉ có những ngôi nhà nối tiếp theo nhau, sẽ thật là khó khăn để gọi ra một địa chỉ

cụ thể Và nếu trong một thư viện, những cuốn sách cũng giống như những ngôinhà ấy, thì có lẽ việc tìm kiếm chúng chẳng khác nào một bài toán lịch sử đangthách thức trí nhớ của con người

Từ thời xưa, những người trông sách đã hiểu rằng, cần phải tạo một ra một trật

tự thống nhất, logic cho kho sách quý của mình Họ đã bắt đầu tổ chức, phân chiachúng theo những môn loại tri thức, theo ngôn ngữ, theo chất liệu…những tài liệutheo cách phân chia đó được để gần nhau, và người ta thấy được tri thức, sự hiểubiết của con người qua thời gian đang ngày một biến đổi, phát triển Qua một khosách có tổ chức, người ta còn có thể thấy được quá khứ và hiện tại, có thể nhìnnhận được một vấn đề theo sự chảy trôi của dòng thời gian Bởi vậy việc tổ chứcvốn tài liệu cũng giống như một nghệ thuật sắp đặt có mục đích và ý nghĩa to lớn.Cho đến ngày hôm nay cũng vậy, bất cứ một thư viện nào cũng đều phải tiếnhành tổ chức vốn tài liệu sao cho khoa học, hợp lý Và công tác này thêm khó khănhơn, ngày càng đòi hỏi cao hơn khi mà nguồn lực thông tin trong thư viện khôngngừng tăng lên nhanh chóng, và nếu không có một phương thức để ứng phó với sựgia tăng đó, kho sách sẽ trở nên khó kiểm soát, khó sử dụng và kém hiệu quả Tổchức, sắp xếp tài liệu trong kho không khó, nhưng tổ chức, sắp xếp làm sao để lấy

ra được tài liệu trong khoảng thời gian ngắn nhất, đồng thời vẫn bảo quản tốt tàiliệu, tạo thuận lợi cho việc sử dụng, nâng cao hiệu quả sử dụng, thì đó mới là mộtvấn đề lớn Cũng chính vì vậy, công tác tổ chức vốn tài liệu luôn là một trongnhững khâu quan trọng nhất của hoạt động nghiệp vụ tại mỗi cơ quan thông tin,thư viện Thông qua công tác này giúp cho thư viện quản lý vốn tài liệu và phục vụngười dùng tin khai thác, sử dụng nguồn tin một cách hiệu quả nhất

Và cũng có thể nói rằng, tổ chức vốn tài liệu tạo đà cho công tác phục vụngười dùng tin, nhưng chỉ thông qua phục vụ Thư viện mới có thể đánh giá đượchiệu quả của công tác tổ chức vốn tài liệu, đồng thời qua việc phục vụ, bạn đọc sẽhiểu rõ hơn về cách thức tổ chức vốn tài liệu và tìm kiếm nguồn thông tin một cáchkhoa học Đó là hai công đoạn kế tiếp và hỗ trợ cho nhau rất nhiều Nếu một tronghai khâu đó làm chưa tốt, cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khâu còn lại, và làmgiảm đi hiệu quả hoạt động của Thư viện

Thư viện Tạ Quang Bửu là một thư viện điện tử hiện đại, và là thư việntrường đại học khoa học kỹ thuật lớn nhất cả nước Thư viện có truyền thống hoạtđộng hơn 50 năm và được biết đến không chỉ nhờ quy mô rộng lớn, được đầu tư kỹlưỡng về cơ sở vật chất, trang thiết bị, có chất lượng hoạt động hiệu quả, mà còn ởnguồn tài liệu khoa học kỹ thuật đa dạng về loại hình và lĩnh vực, đứng đầu cảnước Công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện TạQuang Bửu trong những năm qua đã trở thành một nhiệm vụ không dễ dàng, khi

mà xã hội đang đứng trước sự gia tăng khổng lồ của khối lượng thông tin, đặc biệt

là những thông tin thuộc lĩnh vực khoa học, kỹ thuật và công nghệ Thư viện cũng

đã không ngừng phát triển nguồn thông tin của mình để đáp ứng tốt nhất nhu cầuhọc tập, nghiên cứu, giảng dạy của Trường Đi cùng với sự phát triển về số lượngcủa nguồn tin, Thư viện lại phải có những phương pháp tổ chức nguồn vốn đó vàphục vụ bạn đọc một cách hiệu quả, tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm, sử dụng củangười dùng tin Do vậy mà công tác tổ chức vốn tài liệu phải luôn được ưu tiên đitrước một bước, và vừa phải đảm bảo phù hợp cho sự phát triển lâu dài trong mộttương lai xa của Thư viện, nhưng lại phải gắn bó với phục vụ và thân thiết vớingười dùng tin Và để giải quyết tốt mối quan hệ đó, Thư viện Tạ Quang Bửu cũnggặp phải những khó khăn cần sớm được khắc phục Chính vì lý do đó, em đã chọnhướng nghiên cứu: “Phương thức tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tạiThư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội” làm đề tài khóaluận tốt nghiệp của mình

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Nhiệm vụ:

 Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của Thư viện Tạ Quang Bửu

 Nêu rõ vai trò, tầm quan trọng của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụngười dùng tin đối với Thư viện Tạ Quang Bửu

 Mô tả thực trạng của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin.oCơ sở khoa học của việc tổ chức vốn tài liệu

oPhương pháp tổ chức vốn tài liệu

oCác hình thức phục vụ

oCác hoạt động tuyên truyền, giới thiệu tài liệu

 Phân tích, đánh giá những ưu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức vốn tài liệu

và phục vụ người dùng tin

 Đưa ra giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức vốn tàiliệu và phục vụ người dùng tin

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Tổ chức vốn tài liệu là một vấn đề không còn xa lạ, nhưng vẫn luôn nhậnđược sự quan tâm, nghiên cứu, tìm hiểu của đông đảo những người yêu mến côngtác này Bên cạnh đó, việc tổ chức vốn tài liệu trong giai đoạn hiện nay đã có nhiểuđổi thay, tiến bộ, cũng như những vấn đề còn tồn tại cần sớm được khắc phục, giảiquyết Ngay ở Khóa luận tốt nghiệp năm 2008 của Ngô Thị Mỹ Hạnh, sinh viênkhoa Thông tin- Thư viện khóa K49(2004- 2008) hệ chính quy đã đề cập đến côngtác tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu với tên đề tài đầy đủ là: “ Côngtác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện và Mạng thông tin Trường Đạihọc Bách Khoa Hà Nội” Tuy nhiên khi xem xét khóa luận này, tôi nhận thấy vớithực tế hiện nay của Thư viện Tạ Quang Bửu, công tác tổ chức vốn tài liệu đã cónhiều thay đổi

Qua đề tài của mình, tôi cũng muốn đi sâu tìm hiểu công tác tổ chức vốn tàiliệu Đồng thời có những nhận xét và đóng góp ý kiến cá nhân mình, nhằm gópphần nâng cao hơn nữa công tác tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu

Ngoài ra, tôi còn muốn mở rộng phạm vi nghiên cứu của mình tới công tác phục

vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu, bởi đây là một mảng quan trọnggắn liền với công tác tổ chức vốn tài liệu, và có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả củahoạt động thư viện Với lý do đó, tôi đã lựa chọn đề tài: “Phương thức tổ chức vốntài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại họcBách Khoa Hà Nội”

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu và giải quyết tốt những nhiệm vụ đã đặt ratrong đề tài khóa luận, đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định và giới hạnnhư sau:

 Đối tượng: Công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin

 Phạm vi: Công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thưviện Tạ Quang Bửu, trong giai đoạn hiện nay

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

 Phương pháp duy vật biện chứng

6 Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn của khóa luận

Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung

về ý nghĩa của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin đối với hoạtđộng thư viện

Về mặt thực tiễn: Khóa luận mô tả thực trạng của công tác tổ chức vốn tài liệu

và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu Đánh giá những điểm

mạnh, yếu của công tác này, thông qua đó đưa ra một số giải pháp góp phần nângcao hiệu quả công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin, đáp ứng tốtnhu cầu của bạn đọc.

7 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục,khoá luận bao gồm 4 chương sau:

Chương 1: Khái quát về Thư viện Tạ Quang Bửu và công tác tổ chức vốn tài liệu,

phục vụ người dùng tin

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu.Chương 3: Hoạt động tổ chức phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu.Chương 4: Nhận xét, đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần nâng

cao hiệu quả công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tạiThư viện Tạ Quang Bửu

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU VÀ CÔNG TÁC

TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU, PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN.

1.1 Giới thiệu về Thư viện Tạ Quang Bửu

Địa chỉ: Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Số 1 Đại Cồ Việt, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Điện thoại: (84-4) 3869 2243

Website : http://library.hut.edu.vn/

Email : bklib@mail.hut.edu.vn

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện Tạ Quang Bửu

Thư viện Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội được thành lập từ năm 1956(ngay sau ngày thành lập trường) Trải qua quá trình xây dựng và phát triển, Thưviện đã có nhiều đóng góp quan trọng trong việc đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học

kỹ thuật đông đảo, đóng góp tích cực vào sự nghiệp phát triển kinh tế khoa học

-kỹ thuật của đất nước

Nhìn lại chặng đường đã qua, trong những năm đầu mới thành lập, với số vốntài liệu ban đầu là 5000 cuốn sách, cơ sở vật chất nghèo nàn và 2 cán bộ phụ tráchkhông có nghiệp vụ thư viện, Thư viện là một bộ phận trực thuộc Phòng Giáo vụ

Có thể nói điều kiện hoạt động của Thư viện lúc bấy giờ rất khó khăn, cơ sở vậtchất thiếu thốn do tình hình chung của Trường và đất nước trong những năm thángchiến tranh Tuy nhiên, Thư viện vẫn không ngừng phấn đấu để đảm bảo phục vụtốt cho cán bộ và sinh viên trong trường, kể cả trong thời gian sơ tán

Trong thời kỳ đổi mới, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tiến hành hiệnđại hóa công tác đào tạo, nâng cao chất lượng dạy và học Trường cũng đã đầu tưđáng kể cho Thư viện, như tăng thêm kinh phí bổ sung, nâng cấp cơ sở vật chấtcho xứng đáng với tầm vóc 50 năm phát triển và trưởng thành của Trường, cũngnhư Thư viện, nhất là đầu tư xây dựng Thư viện điện tử rất quy mô và hiện đại.Tháng 11/2003, “Thư viện” và “Trung tâm Thông tin và Mạng” đã sáp nhậpthành đơn vị mới là “Thư viện và Mạng thông tin” với hai nhiệm vụ chính: vậnhành và khai thác Thư viện điện tử mới và quản lý điều hành Mạng thông tin củaTrường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Từ năm học 2006 - 2007, Thư viện điện tử Trường Đại học Bách Khoa HàNội mở cửa phục vụ bạn đọc với hệ thống các phòng đọc tự chọn, cùng 2000 chỗngồi và tăng cường khả năng truy cập vào các học liệu điện tử trực tuyến.

Đầu tháng 9/2008, theo sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu, để phù hợp với tìnhhình mới, Bộ phận Thư viện tách ra và trở thành đơn vị “Thư viện Tạ Quang Bửu”độc lập, bước vào một giai đoạn phát triển mới, cùng với sự phát triển mạnh mẽcủa trường ĐHBK Hà Nội

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

1.1.2.1 Chức năng

Thư viện Tạ Quang Bửu trực thuộc trường Đại học Bách khoa Hà Nội, cóchức năng tham mưu, tư vấn cho Hiệu trưởng trong việc quản lý, nghiên cứu pháttriển, tổ chức khai thác các nguồn thông tin thư viện phục vụ công tác đào tạo,nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lýcủa nhà trường

1.1.2.2 Nhiệm vụ

 Quản lý, phát triển nguồn lực thông tin thư viện

o Quản lý, phát triển nguồn lực thông tin của Thư viện thông qua việc khaithác, sử dụng các loại tài liệu từ nhiều nguồn trong nước, ngoài nước, cótrong thư viện và từ các thư viện khác ( Tài liệu truyền thống, tài liệu điện

tử, mạng Internet….)

o Thu nhận lưu chiểu các tài liệu do nhà trường xuất bản, cáccông trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội nghị, hộithảo, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, chương trình đào tạo, giáo trình, tậpbài giảng, các dạng tài liệu khác của cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viêntrong nhà trường

o Phối hợp chặt chẽ với các thư viện, các nhà xuất bản, các trung tâm thôngtin trong và ngoài nước trong công tác bổ sung nguồn lực thông tin choThư viện

o Tổ chức bổ sung, điều phối toàn bộ hệ thống thông tin tư liệu thư việntrong nhà trường.

 Tổ chức khai thác nguồn thông tin thư viện phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa

học và quản lý của trường

o Tổ chức khai thác nguồn thông tin Thư viện truyền thống

o Tổ chức hệ thống thông tin Thư viện số

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Thư viện Tạ Quang Bửu bao gồm 04 bộ phận, dưới sự chỉđạo của Ban Giám đốc

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện Tạ Quang Bửu

1.1.3.2 Đội ngũ cán bộ

Hiện nay Thư viện Tạ Quang Bửu có 43 cán bộ, trong đó:

 10 Thạc sỹ Thông tin Thư viện và Công nghệ thông tin

 05 Kỹ sư công nghệ thông tin và các ngành kỹ thuật

Ban Giám đốc

Văn

phòng

Phòng

Xử lý thông tin

Phòng Dịch vụ thông tin,

tư liệu

Phòng Công nghệ và Thư viện điện tử

Bộ phận

Phát triển

nguồn tin

Bộ phận Biên mục

Bộ phận Phòng Đọc

Bộ phận Mượn trả

Bộ phận Quản lý kho

Dịch vụ Tham khảo hướng dẫn bạn đọc

Bộ phận Nghiên cứu phát triển

Bộ phận

Kỹ thuật

Phục vụ Multimedia

Xây dựng

Dự án, Hành chính tổng hợp

 23 Cử nhân Thông tin Thư viện

 02 Cử nhân Ngoại ngữ

 03 Cử nhân Kinh tế

1.1.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị

Thư viện Tạ Quang Bửu hiện là một trong những thư viện lớn nhất trong hệthống thư viện đại học ở Việt Nam, Thư viện bao gồm 1 toà nhà 10 tầng với tổngdiện tích 37.000m² Trên thực tế, Thư viện chỉ được sử dụng 5 tầng đầu tiên đểphục vụ bạn đọc, với hệ thống phòng đọc mở (người đọc có thể tự tìm kiếm, tracứu tài liệu), hai phòng mượn, năm phòng tự học, tám phòng học nhóm, hai phòng

đa phương tiện với khoảng 80 máy tínhđược kết nối Internet, giúp người dùng tintruy cập miễn phí Thư viện có khả năng phục vụ cùng một lúc hơn 2000 bạn đọc

Máy chủ phần mềm thư viện và máy chủ cơ sở dữ liệu của Thư viện do hãngSun Micro System cung cấp hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Oracle; máy chủ khác

sử dụng phần mềm HP

Thư viện được trang bị 10 máy in, 5 máy photocopy, 3 máy scanner, 02 máykhử từ và nạp từ, 20 đầu đọc mã vạch và hệ thống 7 phòng đọc cho kho mở,với mỗi phòng được trang bị bàn ghế cho bạn đọc: phòng đọc nhỏ là: 80 chỗngồi, phòng đọc lớn là 145 chỗ ngồi

Thư viện được trang bị hệ thống thiết bị hiện đại như: Camera giám sát tòa nhà,giám sát tất cả các tầng và các phòng quan trọng của tòa nhà (24/24h) Hệthống kiểm soát sách qua nhiều tầng và các công nghệ khác nhau Hệ thốngkiểm soát vào- ra bằng thẻ từ, mã vạch và máy quét mã vạch

1.1.5 Đặc điểm vốn tài liệu

Thư viện Tạ Quang Bửu là một thư viện chuyên ngành khoa học kỹ thuật lớnnhất cả nước, có vốn tài liệu phong phú, đa dạng Hiện nay kho tài liệu của thưviện có khoảng 700.000 tài liệu với các ngôn ngữ Việt, Anh, Nga, Pháp…Trong đóbao gồm: tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử

1.1.5.1 Tài liệu truyền thống

 Sách:

Sách là loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn nhất trong thành phần vốn tài liệucủa Thư viện Tạ Quang Bửu Hiện nay, Thư viện có khoảng 400.000 cuốn sách,với nhiều ngôn ngữ, thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau

 Báo:

Hiện nay, Thư viện có 78 loại báo, bao gồm các loại báo hàng ngày, báotuần…với nhiều chủ đề khác nhau, mang đến những thông tin thời sự nhất về nhiềulĩnh vực: chính trị, xã hội, văn hóa, thể thao, đời sống…

 Tạp chí:

o Tạp chí Việt: khoảng 100 tên

o Tạp chí ngoại: khoảng 1503 tên

 Luận án, luận văn:

Luận án, luận văn có 6036 cuốn, thuộc tất cả các chuyên ngành của trường đàotạo, bảo vệ trong và ngoài nước Trong đó, có một số tài liệu tiếng nước ngoàiđược biếu tặng như: Nga, Anh, Pháp, Hung, Tiệp Đây là nguồn “chất xám” có giátrị khoa học, thực tiễn, đã được thẩm định, và có khả năng ứng dụng vào thực tế

Đó là dạng tài liệu đặc biệt quý của Thư viện Tạ Quang Bửu, là tâm huyết, sảnphẩm trí tuệ của đội ngũ những người làm nghiên cứu khoa học, là nguồn tài liệutham khảo vô cùng ý nghĩa đối với bạn đọc

1.1.5.2 Tài liệu điện tử

 Khoảng 3000 đĩa CD Luận văn, Luận Án

 Gần 500 cuốn tài liệu toàn văn đã đưa vào Thư viện số (E-book)

 Một số CSDL điện tử online của các nhà xuất bản đang dùng thử

 Liên kết đến nhiều CSDL điện tử miễn phí khác

1.1.6 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin

Thư viện Tạ Quang Bửu có số lượng người dùng tin đông đảo, hơn 43.000người và đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoạt động của Thư việnkhông ngừng đi lên Người dùng tin tại Thư viện được chia thành ba nhóm chính:

ra nguồn thông tin có giá trị khoa học cao cho thư viện Với đặc thù là hoạt độngtrong lĩnh vực khoa học kỹ thuật, nhu cầu tin của họ chuyên sâu Họ quan tâm tớinhững thông tin mới, kịp thời Bên cạnh tài liệu tiếng Việt, họ rất cần các tài liệutiếng nước ngoài: tiếng Anh, Pháp, Nhật…những nước có nền khoa học, kỹ thuậtphát triển trên thế giới.

 Nhóm sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh : có số lượng lên tới 40.000người, (chiếm tới 92 %) Nhiệm vụ chính của họ là học tập và họ là đối tượngngười dùng tin chủ yếu của Thư viện Với mô hình đào tạo theo hình thức tín chỉ,đòi hỏi họ phải đọc, tìm hiểu thêm thông tin từ nhiều nguồn có trong các tài liệudạng truyền thống và hiện đại: tài liệu tham khảo, báo, tạp chí khoa học, luận án,luận văn, cơ sở dữ liệu trực tuyến… Đặc biệt họ là những người trẻ tuổi và đam mê

kỹ thuật, do vậy họ tiếp thu nhanh về khoa học công nghệ và cũng thường sử dụngcác loại sản phẩm, dịch vụ hiện đại, cung cấp thông tin nhanh chóng: tài liệu điện

tử, tài liệu nước ngoài, tài liệu mới, cập nhật

 Nhóm bạn đọc ngoài trường: khoảng 500 bạn đọc (chiếm 1,1 %)

Đối tượng:

o Cán bộ hưu trí của trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

o Bạn đọc ngoài trường có nhu cầu sử dụng Thư viện

Đây là nhóm người dùng tin khá đặc biệt của Thư viện Tạ Quang Bửu Họchiếm một số lượng khiêm tốn, nhưng có chung sự quan tâm về lĩnh vực khoa học

kỹ thuật Nhu cầu tin của họ chủ yếu là những thông tin chuyên sâu, mới cập nhật

Mỗi nhóm người dùng tin lại có những đặc điểm tâm lý, ngành nghề khácnhau, ảnh hưởng lớn đến nhu cầu tin khác nhau của họ Việc phân chia người dùngtin thành những nhóm nhỏ, giúp thư viện quản lý được bạn đọc tốt hơn, đồng thờiphục vụ tốt hơn Qua đó, việc bổ sung nguồn tin sẽ đi sát và phù hợp với nhu cầutừng nhóm người dùng tin, giúp cho Thư viện có những chính sách ưu đãi, kếhoạch xây dựng và phát triển các sản phẩm, dịch vụ hiệu quả, trên cơ sở nắm vữngtừng loại nhu cầu Từ đó, sẽ nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện đối vớimọi đối tượng người dùng tin khi đến thư viện.

1.2 Những vấn đề chung về công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu

1.2.1 Khái niệm tổ chức vốn tài liệu

Năm 1934, nhà Thư viện học người Nga U.V.Grigorev đã đưa vào trong thànhngữ khoa học khái niệm “ Tổ chức kho sách thư viện” Ông cùng với một số nhàthư viện học khác đã nghiên cứu những vấn đề về tổ chức vốn tài liệu với mộtphương pháp luận đúng đắn, góp phần làm phong phú thêm lý luận Thư viện học.Dưới danh từ tổ chức kho sách thư viện, người ta hiểu đây là một loạt cácnghiệp vụ nhằm làm cho vốn tài liệu “có một trật tự nhất định” Yêu cầu của việc

tổ chức vốn tài liệu, là trước hết phải phân chia toàn bộ vốn tài liệu thành nhiềukho, phù hợp với điều kiện thực tế của Thư viện, và giữa các kho đó có mối liênquan mật thiết, hữu cơ với nhau, tạo thành một chỉnh thể thống nhất, nhằm phục vụbạn đọc hiệu quả nhất

Tổ chức kho theo nghĩa rộng, bao gồm từ việc nhận, đăng ký, xử lý, sắp xếp

và bảo quản vốn tài liệu

Như vậy, tổ chức kho là một loạt những quá trình và thao tác liên tục, với mụcđích vừa sử dụng vốn tài liệu tốt nhất cho bạn đọc, vừa bảo quản tài sản đảm bảonhất

Tổ chức vốn tài liệu trong Thư viện bị quy định bởi các yếu tố cơ bản sau:

 Quy mô- loại hình của Thư viện

 Chức năng – nhiệm vụ của Thư viện

 Cơ sở vật chất, trang thiết bị của Thư viện

 Số lượng, chất lượng vốn tài liệu

 Số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ Thư viện

Nhiệm vụ tổ chức kho tối ưu, là làm sao đạt được:

 Tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu

 Bảo quản tốt tài liệu

 Tạo thuận lợi cho việc sử dụng: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy tài liệu

 Nâng cao hiệu quả sử dụng: tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ vàbạn đọc

Để tổ chức vốn tài liệu hiệu quả, bên cạnh việc đáp ứng bốn tiêu chí trên, cònphải phát huy được hết các nguồn lực của thư viện Bởi một thư viện có vốn tàiliệu phong phú, đa dạng, nhiều tài liệu quý hiếm, nhưng nếu không được tổ chứckhoa học, hợp lý, trang thiết bị không đảm bảo… cũng sẽ làm cho vốn tài liệukhông phát huy được giá trị, làm cho công tác tổ chức phục vụ vốn tài liệu bị hạnchế và kém hiệu quả Chính vì vậy, công tác tổ chức vốn tài liệu cần được xem xét,nghiên cứu chặt chẽ cùng những mối liên hệ với các công tác chuyên môn, nghiệp

vụ khác của thư viện Chỉ có khi đó, hoạt động của thư viện mới đồng bộ, ăn khớpvới nhau và thực sự mang lại hiệu quả cao, có ý nghĩa đối với không chỉ thư viện,

mà còn mang lại sự hài lòng cho bạn đọc

1.2.2 Khái niệm công tác phục vụ người dùng tin

Công tác phục vụ người dùng tin, là nghiên cứu mối quan hệ giữa tài liệu vàcon người, trên cơ sở tâm lý học, giáo dục học và xã hội học cụ thể Công tác phục

vụ người dùng tin nghiên cứu mối quan hệ giữa cung và cầu trong công tác Thôngtin – Thư viện - Thư mục, về tài liệu sách báo trong các ngành khoa học và các lĩnhvực Công tác phục vụ người dùng tin nghiên cứu hình thức, phương pháp tuyêntruyền, giới thiệu tài liệu sách, báo, hướng dẫn đọc sách báo, tổ chức phục vụ vàthỏa mãn nhu cầu thông tin, hứng thú đọc sách của người dùng tin trong và ngoài

thư viện Công tác phục vụ người dùng tin là thước đo hiệu quả việc luân chuyểntài liệu, sách báo và vai trò của nó trong đời sống xã hội

Có thể hiểu rằng, công tác phục vụ người dùng tin, là chiếc cầu nối giữa khotài liệu với người dùng tin, sử dụng nguồn lực thông tin, thư viện Nếu không cócông tác này, vốn tài liệu thư viện vẫn chỉ nằm lại trong kho, và người dùng tincũng không có khả năng tiếp cận được tới tài liệu

Bên cạnh đó, công tác phục vụ người dùng tin còn là hoạt động tuyên truyền,hướng dẫn người dùng tin sử dụng vốn tài liệu của thư viện, nhằm phục vụ cho nhucầu nghiên cứu, học tập, giảng dạy, lao động sản xuất và giải trí Nguồn tin trongmỗi cơ quan thông tin, thư viện được tổ chức và phân bố khác nhau, vì vậy muốnngười dùng tin có thể nắm bắt được cách thức tổ chức, sắp xếp, phân bố nội dungtài liệu, đòi hỏi cơ quan thông tin, thư viện phải hướng dẫn, giúp đỡ họ, nhằm sửdụng thư viện một cách hiệu quả

Công tác phục vụ người dùng tin còn là việc hướng dẫn, sử dụng đọc sáchđúng đối tượng và tổ chức sử dụng sách báo một cách hợp lý, tiết kiệm sức người,tiền của và thời gian cho người dùng tin, qua đó góp phần nâng cao năng suất, hiệuquả lao động cho họ

Đồng thời, thông qua công tác phục vụ sẽ trang bị cho người dùng tin phươngpháp đọc sách, ghi chép có kế hoạch, có hệ thống, nhằm mục đích tự học, tự nângcao trình độ văn hóa, khoa học kỹ thuật, nâng cao nghề nghiệp, trình độ chuyênmôn cho mọi tầng lớp người dùng tin

Công tác phục vụ người dùng tin có nhiều điều để nói, để làm và đòi hỏi nghệthuật, trách nhiệm của người cán bộ phục vụ Khái quát lại, chúng ta có thể hiểu:

“Phục vụ bạn đọc là hoạt động của thư viện, nhằm tuyên truyền và đưa ra phục vụcác dạng tài liệu hoặc là bản sao của chúng, giúp đỡ người tới thư viện trong việclựa chọn và sử dụng tài liệu đó Công tác này được xây dựng trên sự kết hợp cácquá trình liên quan chặt chẽ với nhau của việc phục vụ thư viện, phục vụ thông tin,tra cứu” [7.370]

1.2.3 Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng

tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu

1.2.3.1 Đối với công tác tổ chức vốn tài liệu:

Hình ảnh của thư viện, thường gắn liền với những giá sách chứa đựng nguồnthông tin lớn lao Thông thường, thư viện càng lớn và lâu đời, thì càng tỉ lệ thuận vớikho sách trong thư viện đó Đến với Thư viện Alexandria, hình ảnh về những khosách tại đây đã gây ấn tượng mạnh ngay từ lần đầu tiên Bên trong một tòa nhà hiệnđại, cao lớn, những giá sách được xếp vòng quanh bức tường của thư viện, nhưnhững viên gạch gắn kết với nhau, tạo dựng nên một lâu đài sách Và người ta tự hỏitại sao, bằng cách nào, con người lại có thể tổ chức được kho sách vừa khoa học,ngăn nắp, trật tự, vừa tìm kiếm dễ dàng, hiệu quả ?

Điều đó được lý giải bởi nó xuất phát từ yêu cầu của thực tiễn Thư viện là nơilưu giữ kho tàng thông tin, tri thức của nhân loại Trải qua bao năm tháng đổi thay,cùng với sự phát triển của xã hội về mọi mặt, sự thay đổi trong tư duy, nhận thức,nguồn tri thức được tích lũy theo thời gian không ngừng tăng lên, phát triển nhanhchóng Nhìn lại từng năm, khối lượng thông tin mà con người tạo ra cứ theo đà tăngvụt và không có khi nào dừng lại Những con số phản ánh nguồn thông tin cứ mãikéo dài đến vô tận Một cơ quan thông, thư viện để duy trì và tồn tại hoạt động cũngphải nuôi dưỡng nguồn vốn tài liệu của mình, để phù hợp với sự vận động mauchóng của xã hội bên ngoài, để đáp ứng nhu cầu, đòi hỏi của người dùng tin Do đó

mà vốn tài liệu trong mỗi cơ quan thông tin, thư viện mỗi ngày một lớn dần hơn vàviệc tổ chức vốn tài liệu hiệu quả trở thành một yêu cầu cấp bách

Nhờ tổ chức vốn tài liệu, mà một cán bộ có thể không nhớ được đầy đủ nhữngtài liệu có trong thư viện của mình, nhưng họ có thể biết được tài liệu đó có haykhông có trong thư viện, và nếu có hoàn toàn có thể xác định được tọa độ mà tài liệu

đang nằm trên giá Công tác này do đó cũng tiết kiệm được nhân lực, phương tiệncho thư viện.

Khi tổ chức vốn tài liệu, thư viện sẽ phải phân chia kho sách của mình ra thànhnhững bộ phận nhỏ hơn theo những dấu hiệu cụ thể Cán bộ và cả bạn đọc có thểnắm bắt được cách thức tổ chức và theo những chỉ dẫn, phân chia có quy tắc nhấtđịnh đó, sẽ nhanh chóng tìm ra được vốn tài liệu cần Cách thức tổ chức càng khoahọc, hợp lý thì sẽ càng dễ dàng, thuận tiện cho cán bộ và bạn đọc, vì thế sẽ góp phầntiết kiệm được thời gian, công sức của cả hai, đồng thời tăng hiệu quả chất lượngphục vụ

Bên cạnh đó, tổ chức vốn tài liệu khoa học, giải quyết được một nhiệm vụ quantrọng là bảo quản tốt kho tài liệu, với tư cách là một tài sản quốc gia, làm cho vốn tàiliệu nói chung và từng cuốn sách nói riêng được bảo quản trong điều kiện tốt nhất

Tổ chức vốn tài liệu khoa học, tiết kiệm được ngân sách cho thư viện trong việcphục hồi, phục chế tài liệu bị rách nát, hư hỏng

Tổ chức vốn tài liệu khoa học, còn giải quyết được đồng thời hai nhiệm vụ mâuthuẫn nhau, nhưng có quan hệ biện chứng với nhau, đó là: sử dụng tích cực vốn tàiliệu và bảo quản chúng lâu dài

Cũng xuất phát từ nhu cầu thực tế đó, Thư viện Tạ Quang Bửu đã đặt ra nhữngyêu cầu khắt khe đối với công tác tổ chức vốn tài liệu Với đặc điểm là thư việntrường đại học chuyên về lĩnh vực khoa học kỹ thuật, lĩnh vực luôn đổi mới nhanh,đòi hỏi nội dung tài liệu cũng luôn được cập nhật, ngôn ngữ tài liệu phải đa dạng,chú trọng phát triển đến cả những tài liệu tiếng nước ngoài; đối tượng người dùng tinlại đông đảo… Đòi hỏi Thư viện phải có cách thức tổ chức vốn tài liệu thật khoahọc, hợp lý, phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh thực tế của mình

Ý thức được vai trò to lớn của công tác tổ chức vốn tài liệu, Thư viện Tạ QuangBửu trong những năm qua đã tích cực đổi mới công tác này, nhằm tạo ra một khônggian vốn tài liệu vừa phong phú, vừa gần gũi Trong nỗ lực mang tài liệu đến gần

hơn với bạn đọc, thư viện xác định: công tác tổ chức vốn tài liệu là người bạn đắclực nhất phục vụ, tạo động lực hỗ trợ cho việc hoàn thành nhiệm vụ này

1.3.2.2 Đối với công tác phục vụ người dùng tin:

Công tác phục vụ người dùng tin bao giờ cũng là khâu công tác cuối cùng vàđóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của thư viện Không chỉ là việc mangtài liệu trong kho đến gần với người dùng tin, mà công tác này còn cho thấy được tất

cả công tác chuẩn bị trước khi phục vụ của thư viện, từ khâu bổ sung, biên mục, tổchức, đến bảo quản tài liệu… ra sao, tốt hay không tốt Đây là khâu mà những mặtmạnh, cũng như những mặt yếu của thư viện đều được bộc lộ Do đó, thư viện có thểlấy kết quả của công tác này, làm thước đo để đánh giá toàn bộ các khâu trong hoạtđộng của mình, để thư viện có thể nhìn ra được những điểm thiếu sót, qua đó đề ranhững hướng giải quyết để khắc phục và không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động

Bên cạnh đó, công tác phục vụ người dùng tin còn tạo điều kiện đưa thư viện

đi vào vận hành có mục đích và ý nghĩa, nhằm giải quyết mối quan hệ giữa ngườidùng tin, người sử dụng thư viện và vốn tài liệu thư viện Nếu thiếu đi công tác này,thư viện sẽ chẳng khác nào nấm mồ chôn sách

Đối với Thư viện Tạ Quang Bửu, công tác phục vụ bạn đọc được xem là tấmgương phản chiếu mọi vấn đề của các khâu công tác trước đó, là chất xúc tác mạnh

mẽ để Thư viện nhìn ra thực trạng hoạt động của mình, và qua đó không ngừng hoànthiện hơn về mọi mặt để ngày càng phát triển toàn diện

Công tác tổ chức vốn tài liệu và phục vụ người dùng tin, tuy là hai khâunghiệp vụ khác nhau của hoạt động Thông tin - Thư viện, nhưng lại hỗ trợ đắc lựccho nhau, và đều có một vai trò quan trọng không gì có thể thay thế Hơn thế nữa,khi xã hội ngày càng phát triển, số lượng và chất lượng nguồn tin không ngừng tănglên, hai công tác này sẽ là chìa khóa để các cơ quan thông tin, thư viện mở ra khotàng tri thức, và quản trị tri thức, phục vụ cho nhu cầu thông tin của con người

CHƯƠNG 2 PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU

Ngay từ khi mới thành lập, trong những điều kiện hết sức khó khăn, thiếuthốn, do chiến tranh và điều kiện chung của đất nước còn nghèo, lạc hậu, nhưngthư viện vẫn luôn cố gắng làm những gì có thể, để đáp ứng tài liệu, phục vụ họctập, giảng dạy và nghiên cứu cho cán bộ và sinh viên Cùng với những năm thángkhó khăn qua đi, đất nước phát triển và hiện đại hơn, Thư viện Trường Đại họcBách Khoa ngày ấy, bây giờ được đầu tư xây dựng quy mô lớn và trở thành thưviện điện tử hàng đầu của cả nước Năm 2006, Thư viện đã tiến hành một cuộccách mạng đổi mới đồng bộ, toàn diện về nhiều mặt Cái tên Thư viện Tạ QuangBửu như một sự khởi đầu cho những thay đổi mang tính bước ngoặt Thư viện đãchuẩn hóa các thao tác, bằng việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong lĩnh vực thưviện của khu vực và quốc tế Đây là một bước đầu tư lâu dài của Trường Đại họcBách Khoa Hà Nội cho giáo dục, mang một tầm nhìn chiến lược đúng đắn Có thểnói, Thư viện Tạ Quang Bửu đang là một trong những thư viện điện tử hiện đạihàng đầu của cả nước nói chung và đi tiên phong trong hệ thống thư viện cáctrường Đại học và Cao đẳng nói riêng.

Tiếp cận với công tác tổ chức vốn tài liệu, dễ nhận thấy những điểm mới vàmang bản sắc rất riêng của Thư viện Tạ Quang Bửu Từ phương thức tổ chức loạihình tài liệu, đến phân chia kho, sắp xếp tài liệu… Trên thực tế, công tác tổ chứcvốn tài liệu của Thư viện đã mang lại một hiệu ứng tích cực, tạo thói quen sử dụngthư viện của bạn đọc, mang lại cảm giác thoái mái, thích thú cho bạn đọc trong vàngoài trường, kích thích việc sử dụng thư viện một cách hiệu quả

2.1 Xử lý tài liệu – cơ sở khoa học cho việc tổ chức vốn tài liệu.

Để tài liệu có thể phục vụ được người dùng tin, chúng cần thiết phải trải quamột quá trình dài, với những thao tác xử lý kỹ thuật theo một quy trình liên tục,nhịp nhàng, linh hoạt Công việc đó càng được thực hiện tốt bao nhiêu, thì việc tổchức vốn tài liệu càng thuận lợi bấy nhiêu

2.1.1 Đăng ký tài liệu

Sau khi được bổ sung về, tài liệu muốn trở thành tài sản chính thức của thưviện, và được bảo quản lâu dài, cần phải tiến hành đăng ký tài liệu

Đăng ký tài liệu là việc chứng nhận tài liệu được bổ sung vào thư viện Côngviệc này được tiến hành trên những sổ sách đặc biệt Nhờ có đăng ký, cán bộ Thưviện mới có thể nắm vững tổng số tài liệu, loại hình tài liệu, môn loại tài liệu, sốlượng tài liệu, nguồn bổ sung, giá tiền…, giúp theo dõi được hoạt động bổ sung,thanh lý, tạo thuận lợi cho việc kiểm kê, kiểm tra khi cần Cũng qua đó, thư việnđịnh hướng bổ sung cân đối, phù hợp trong giai đoạn tiếp theo

Đăng ký tài liệu còn có ý nghĩa to lớn trong việc tìm hiểu, theo dõi, bảo quảntài liệu, tuyền truyền việc sử dụng vốn tài liệu một cách thuận lợi, không mất nhiềuthời gian Đó còn là cơ sở thiết yếu để cán bộ thông tin, thư viện sử dụng mỗi khiviết báo cáo, hoặc tổng kết, tính toán thống kê Chính vì vậy đòi hỏi thư viện phảitiến hành đăng ký đều đặn, thường xuyên và kịp thời Ý thức vấn đề này, Thư viện

Tạ Quang Bửu đã thực hiện nghiêm túc công tác đăng ký tài liệu, cả đăng ký tổngquát và đăng ký cá biệt

 Đăng ký tổng quát

Là đăng ký từng lô sách, đợt sách theo một hóa đơn, chứng từ nhập về Việcđăng ký tổng quát cho chúng ta biết được một bức tranh tổng thể về vốn tài liệu cótrong thư viện, cũng như thành phần, môn loại tri thức, loại hình tài liệu, ngôn ngữtài liệu Thư viện Tạ Quang Bửu tiến hành đăng ký theo những dấu hiệu sau:

 Ghi ngày, tháng , năm của lô sách nhập về

 Số thứ tự của lô sách nhập về

 Nguồn cung cấp lô sách nhập về

 Số và ngày ghi trên hóa đơn lô sách nhập về

 Tổng số sách của lô sách nhập về

 Số lượng mỗi loại sách theo môn loại, thành phần, ngôn ngữ…

 Phần ghi chú: người đăng ký, chữ ký

 Đăng ký cá biệt

Đăng ký cá biệt là việc đăng ký cho từng tài liệu được nhập về với nhữngthông tin chi tiết Đăng ký cá biệt và đăng ký tổng quát có mối liên hệ chặt chẽ vớinhau Nhìn vào số Đăng ký cá biệt, có thể biết tài liệu đó nằm ở lô sách nào trong

sổ Đăng ký tổng quát

Khi vào sổ, cán bộ thư viện tuân thủ theo hướng dẫn ở trang đầu tiên của sổđăng ký cá biệt

Khi vào sổ xong, phải ghi số đăng ký cá biệt của cuốn sách lên trang tên sách

và trang 17 của cuốn sách

2.1.2 Xử lý tài liệu

Sau khi đã được đăng ký vào sổ Đăng ký tổng quát và Đăng ký cá biệt, tài liệuđược chuyển sang một thao tác kỹ thuật khác, đó là xử lý tài liệu Đây là một hoạtđộng chuyên môn nghiệp vụ đặc biệt quan trọng Nó là cơ sở, nền tảng để thư viện

tổ chức vốn tài liệu, tổ chức phục vụ bạn đọc, phục vụ tra cứu, tìm kiếm, khai tháctài liệu… Xử lý tài liệu bao gồm hai công đoạn: xử lý hình thức và xử lý nội dungtài liệu

để xác định bạn đọc có vi phạm mang tài liệu ra khỏi thư viện khi chưa được cán

bộ cho phép hay không Dấu sẽ được đóng vào vị trí trống của trang tên sách.Tại Thư viện Tạ Quang Bửu, một con dấu cũ mang tên “Thư viện Trường Đạihọc Bách Khoa”, vẫn còn được sử dụng song hành, để đóng dấu đối với tài liệugiáo trình ở trang tên sách và trang 17 Đối với báo- tạp chí cũng sử dụng con dấunày, nhưng chỉ đóng vào một vị trí của tên cơ quan chủ biên

tài liệu nào khác Số mã vạch còn được đóng trên trang tên sách và trang 17 của tàiliệu.

2.1.2.2 Xử lý nội dung

Xử lý nội dung là quá trình phân tích nội dung của tài liệu, để tiến hành cáccông đoạn: phân loại, định chủ đề, tóm tắt và chú giải

Xử lý nội dung là một khâu đặc biệt quan trọng, giúp thể hiện những thông tin

về nội dung tài liệu thuộc lĩnh vực nào, chuyên ngành gì Xử lý nội dung còn cómột ý nghĩa to lớn đối với việc tuyên truyền tài liệu của thư viện theo những chủ

đề, và đặc biệt đối với người dùng tin trong việc tra cứu Xử lý nội dung giúp khắchọa tinh thần cốt lõi, ý nghĩa, công dụng của một tài liệu

 Phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu là việc xác định các tài liệu theo từng môn loại tri thức Dựatrên cơ sở nội dung của tài liệu, gắn cho tài liệu ấy ký hiệu phân loại và sắp xếpchúng theo một trật tự nhất định, nhằm tổ chức kho tài liệu theo nội dung, tổ chức

hệ thống tra cứu tài liệu theo ký hiệu phân loại một cách hiệu quả Việc phân loạitài liệu dựa vào công cụ : khung phân loại Từ cuối năm 2005 cho đến nay, Thưviện Tạ Quang Bửu bắt đầu sử dụng bảng phân loại LCC của Thư viện Quốc hội

Mỹ Tất cả vốn tài liệu của Thư viện được phân chia thành 21 lớp cơ bản, trongmỗi lớp cơ bản lại có nhiều phân lớp và trong mỗi phân lớp được phân chia chi tiết

để xác định các khía cạnh về hình thức, địa điểm, thời gian và chủ đề cụ thể

Ví dụ:

 Biên mục tài liệu

Vốn xuất phát từ thư viện truyền thống, nên công tác biên mục tài liệu củaThư viện trước đây cũng trải qua thời kỳ mô tả thủ công trên giấy, hoặc đánh máychữ Từ năm 2006, Thư viện chuyển sang biên mục trên máy, áp dụng các chuẩnbiên mục hiện đại: Khổ mẫu MARC 21, quy tắc mô tả AACR 2 Đặc biệt, bêncạnh nguồn tài liệu truyền thống, Thư viện còn xây dựng, phát triển tài liệu điện tử.Thư viện đã tiến hành biên mục dạng tài liệu này trên cơ sở khổ mẫu Dublin Core.Nhờ đó, cho phép mô tả các đặc trưng của tài liệu khá toàn diện, tạo thuận lợi chongười dùng tin tra cứu tài liệu và lựa chọn tài liệu chính xác, phù hợp với nhu cầu,ngay cả khi họ chưa được tiếp cận trực tiếp với tài liệu

Kết quả của việc xử lý tài liệu, giúp cho Thư viện xây dựng được cơ sở dữliệu, để quản lý tài liệu, lưu giữ thông tin thư mục và cả thông tin dữ kiện, toànvăn, xây dựng hệ thống tra tìm tài liệu, biên soạn các thư mục chuyên đề… và đócòn là cơ sở hàng đầu để tổ chức, sắp xếp tài liệu theo cả khía cạnh hình thức vànội dung của tài liệu

 Định ký hiệu xếp giá

Một trong những kết quả của xử lý tài liệu được thể hiện một cách ngắn gọnnhưng không kém cụ thể về một tài liệu, đó chính là ký hiệu xếp giá.

Ký hiệu xếp giá là cơ sở để định vị, sắp xếp tài liệu lên giá Tùy thuộc vàocách tổ chức kho tài liệu của từng thư viện mà ưu tiên lựa chọn dấu hiệu nào làmcăn cứ quan trọng nhất Đối với Thư viện Tạ Quang Bửu, không chỉ có mộtphương pháp định ký hiệu xếp giá, mà ở các kho tài liệu lại có sự khác biệt

Đối với sách trong kho mở, ký hiệu xếp giá được cấu tạo bởi hai thành phần

cơ bản là: ký hiệu phân loại của bảng phân loại LCC, kết hợp với ký hiệu tác giảđược mã hóa theo chỉ số Cutter Sanborn ba chữ số Trên cơ sở đó, Thư viện sẽ tổchức kho mở một cách thuận lợi, những tài liệu có cùng một lĩnh vực tri thức đượcsắp xếp gần nhau Đồng thời tài liệu phản ánh về một nội dung của cùng một tácgiả, được tập trung về một vị trí, do vậy bạn đọc sẽ dễ dàng tìm hiểu vấn đề mộtcách hệ thống và toàn diện

Ký hiệu xếp giá được dán ở gáy tài liệu, cách mép dưới 1,5 cm

oNếu là tài liệu dày, thì dán dọc

o Nếu là tài liệu mỏng, thì dán ngang Ưu tiên ký hiệu phân loại và chỉ sốCutter ở gáy sách, để dễ nhìn thấy nhất khi xếp giá

Ví dụ:

Kiểu dán dọc Kiểu dán ngang

2.2 Phương thức tổ chức vốn tài liệu

Phương thức tổ chức vốn tài liệu phổ biến nhất là kho đóng và kho mở Ngay

ở cái tên cũng đã nói lên sự khác biệt và đối lập nhau, nhưng chúng vẫn thường đi

QA300.NG375T2001

cùng với nhau để hỗ trợ và khắc phục những nhược điểm cho nhau Hiện nay, ởThư viện Tạ Quang Bửu tồn tại cả hai phương thức này, ngoài ra còn tổ chức vốntài liệu theo hình thức kết hợp đóng- mở và điều đó tạo cho vốn tài liệu được quản

lý, khai thác, sử dụng một cách hiệu quả

Sơ đồ tổ chức vốn tài liệu tại Thư viện Tạ Quang Bửu

Bên trong mỗi kho, tài liệu lại được sắp xếp theo những cách khác nhau, căn

cứ vào hai dấu hiệu chính: nội dung và hình thức

 Sắp xếp theo nội dung tài liệu:

 Sắp xếp theo môn loại tri thức

 Sắp xếp theo chủ đề, chuyên đề

 Sắp xếp theo hình thức tài liệu:

 Sắp xếp theo loại hình tài liệu

Kho đóng - mở

Phòng luận án, luận văn

Phòng đọc chuyên ngành

Phòng mượn sáchtham khảo

Phòng báo

Phòng tạp chí

 Sắp xếp theo trật tự chữ cái tên tác giả (hoặc tên sách, nếu khuyếttên tác giả hoặc sách có từ 4 tác giả trở lên)

Quy tắc sắp xếp: Thư viện Tạ Quang Bửu cũng tuân thủ theo đúng quy tắc sắpxếp chung: từ trên xuống dưới, từ trái sang phải, từ trong ra ngoài, sắp xếp đi dọctheo từng giá sách thuận theo chiều quan sát của bạn đọc từ trên xuống dưới

Nếu sắp xếp tài liệu có thể phản ánh được hình thức hoặc nội dung tài liệu,cho biết được vị trí và tìm kiếm tài liệu được dễ dàng theo những quy tắc thốngnhất, thì tổ chức kho tài liệu lại có ảnh hưởng đến nhu cầu, thói quen sử dụng, cáchtiếp cận tài liệu, và cả mối quan hệ tương quan giữa bạn đọc với người cán bộ thưviện Vì vậy, tổ chức kho và phương pháp sắp xếp luôn phải có sự ăn ý, kết hợpnhuần nhuyễn với nhau, thể hiện ý đồ tổ chức vốn tài liệu khoa học, hợp lý nhất

2.2.1 Kho đóng

Dù không chiếm ưu thế và không phải là xu hướng của thời đại, nhưng hìnhthức kho đóng vẫn là một trong những lựa chọn đối với Thư viện Tạ Quang Bửucho: Phòng mượn sách giáo trình và Phòng Mutilmedia

Ở các kho này, người dùng tin không trực tiếp tiếp xúc với tài liệu, mà phảitìm kiếm tài liệu thông qua các công cụ tra cứu, cơ sở dữ liệu : tủ mục lục, cơ sở

dữ liệu trực tuyến

Người dùng tin phải viết phiếu yêu cầu, ghi các nội dung thông tin: Số đăng

ký cá biệt, tên tài liệu, tác giả… Căn cứ vào các thông tin trên phiếu yêu cầu, thủthư sẽ vào kho lấy tài liệu

 Hình thức này có ưu điểm là:

 Tài liệu trên giá được sắp xếp theo một trật tự, ít bị xáo trộn và kho tài liệu

có tính thẩm mỹ cao

 Tiết kiệm được diện tích kho, vì ở kho đóng thường được sắp xếp theođăng kí cá biệt, kết hợp với khổ cỡ, nên không phải để lại nhiều khoảngtrống để dành cho sách bổ sung sau này

 Bảo quản tài liệu dễ dàng: tránh mất mát tài liệu, ít hư hỏng hơn và kiểm

ra nhưng không phù hợp với nhu cầu bạn đọc, hoặc tài liệu khi tra là rỗi,nhưng yêu cầu vẫn bị từ chối … Khi đó, bạn đọc sẽ lại phải lặp lại cáccông đoạn trên, để có thể tìm được tài liệu theo đúng yêu cầu Trong khi

đó, kết quả của việc tra cứu, tìm kiếm lại phụ thuộc vào biểu thức tìm tin,khả năng diễn đạt yêu cầu, mà không phải bạn đọc nào cũng có kỹ năngtốt Do vậy, kết quả tìm kiếm so với nhu cầu thực, không có sự tươngthích Điều đó phần nào khiến cho bạn đọc ức chế và bị động

 Tài liệu để cạnh nhau, nhưng không có mối quan hệ với nhau về nội dung,tác giả Ví dụ: tài liệu có nội dung về toán học được xếp cạnh tài liệu vănhọc; tác giả người Việt xếp cạnh tác giả nước ngoài…Do đó tài liệu có

cùng nội dung, hoặc tài liệu cùng một tác giả bị phân tán nhiều nơi trongkho Đồng thời gây khó khăn cho việc tuyên truyền, phục vụ của cán bộ,khó đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc khi cần một tài liệu có nội dungtương đương để thay thế.

tế, Luyện kim, Công nghệ thông tin, Toán- Lý, Thực phẩm, Dệt may

Trong mỗi khoa, tài liệu lại được sắp xếp theo trật tự vần chữ cái của tên giáotrình, từ A – Z

Ví dụ:

Khoa: Điện Trong đó tài liệu được sắp xếp như sau:

An toàn điện → Bài tập kỹ thuật điện → Bài tập kỹ thuật lạnh

→ Bài tập máy điện → Bài tập nhà máy nhiệt điện…

Khoa: Chế tạo máy:

Atlas Đồ giá → Bài tập chế tạo máy → Bài tập sức bền vật liệu…

Ở trong kho này, vì một đầu sách thường có nhiều bản để phục vụ cho sinhviên, và lại thường xuyên phải lấy sách ra và xếp lên giá, nên không sắp xếp theothứ tự số đăng ký cá biệt của từng cuốn, mà chỉ sắp xếp theo loại giáo trình Trongtrường hợp cùng một tên sách, nhưng có tác giả, số tập khác nhau, thì ứng với mỗiloại sẽ lại phân ra, để dễ nhận biết và sắp xếp sách

2.2.1.2 Phòng Multimedia (Phòng 220)

Tại đây có lưu giữ các đĩa CD, DVD, đĩa mềm luận án, luận văn; băng, đĩa đikèm với sách Với dạng tài liệu đặc biệt này, Thư viện đã tổ chức sắp xếp theo haiphương pháp sau:

 Sắp xếp theo số đăng ký cá biệt

Ví dụ: Cuốn sách có tên: 50 fast digital video techniques / Bonnie Blake andDoug Sahlin Có ký hiệu xếp giá TR860 Gồm 4 cuốn sách, kèm 4 đĩa CD

Đĩa CD đi kèm với sách được lưu giữ tại Phòng đa phương tiện có ký hiệu là:

CD 238633 → CD 238682 →CD 238684 → CD 238681Trong kho, đĩa CD được sắp xếp theo trật tự tăng dần của số tự nhiên:

Do vậy, đĩa đi kèm với sách được lưu giữ tại kho đĩa Phòng đa phương tiện có

ký hiệu là: NV 1000/A

2.2.2 Kho mở

Nếu như trước đây hình thức kho đóng là chủ đạo, thì hiện nay một hình thứchoàn toàn đối lập với kho đóng đã được Thư viện Tạ Quang Bửu tổ chức khá thànhcông, khắc phục được những nhược điểm của hình thức cũ và ngày càng khẳngđịnh ưu thế, cũng như sự đón nhận, hưởng ứng tích cực từ phía bạn đọc.

Ở kho mở, bạn đọc được tự do vào trong kho sách, được tiếp xúc trực tiếp,được lựa chọn, tự lấy ra những tài liệu có nội dung phù hợp với nhu cầu của mình

mà không cần phải thông qua cán bộ thư viện Do vậy, người dùng tin cần phảinắm được cách sắp xếp tài liệu, vì họ đang ở vị trí của người cán bộ thư viện trướcđây Cho nên phương thức sắp xếp không chỉ tạo ra một trật tự thống nhất, mà cònphải thật dễ dàng cho bạn đọc tìm kiếm tài liệu

 Ưu điểm

 Người dùng tin được trực tiếp tiếp xúc với tài liệu, để đáp ứng nhu cầu củamình Nếu không thấy tài liệu mình cần, có thể tự thay thế những sáchkhác có nội dung tương tự

 Luôn sắp xếp theo môn loại khoa học (theo bảng phân loại), bạn đọc dễthỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu

 Dễ phát hiện và nảy sinh nhu cầu mới Tại những thời điểm khác nhau, nhucầu của bạn đọc cũng có sự thay đổi và trong môi trường thuận lợi như ởkho mở, khi toàn bộ tài liệu với nhiều nội dung khác nhau đều được đưalên sắp xếp trên giá, bạn đọc được tiếp cận nhiều vấn đề khác nhau trongcùng một kho tài liệu, sẽ khích thích nhu cầu của bạn đọc và giúp bạn đọcthỏa mãn được nhu cầu đa dạng của mình một cách dễ dàng, hiệu quả

 Rút ngắn thời gian chờ đợi, bạn đọc không phải viết phiếu yêu cầu, khôngphải chờ đợi cán bộ vào kho lấy sách

 Tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ thư viện, vì không phải đi lạinhiều lần để lấy và cất tài liệu như ở kho đóng

 Nhược điểm

 Tài liệu dễ mất mát, khó khăn trong việc bảo quản, tài liệu chóng hư hỏng

do lượt bạn đọc ra vào, tiếp xúc hàng ngày với tài liệu rất lớn

 Cán bộ mất thời gian chỉnh lý, vì sau mỗi buổi phục vụ, tài liệu lại bị xáotrộn Do vậy, để tài liệu trong kho luôn ngăn nắp, đúng trật tự, đòi hỏi cán

bộ phải thường xuyên chấn chỉnh, sắp xếp, đảm bảo cho việc tìm kiếm tàiliệu của bạn đọc được dễ dàng

 Tốn diện tích kho và khoảng trống giữa các giá, trên giá Vì vừa phải đủkhông gian cho bạn đọc có lối đi lại để tìm kiếm tài liệu, đồng thời vớitừng lĩnh vực phải có một khoảng trống nhất định để chờ tài liệu cho đợt

bổ sung tiếp theo

 Đặt ra yêu cầu đối với thư viện, là phải đầu tư nhiều trang thiết bị hiện đạinhư: cổng từ, camera, công nghệ RFID,… để kiểm soát bạn đọc và bảo vệtài liệu trong kho mở

2.2.2.1 Hệ thống Phòng đọc chuyên ngành tầng 4 và 5

Tài liệu tại hệ thống Phòng đọc chuyên ngành chiếm 0,31% tổng số vốn tàiliệu của Thư viện Tài liệu trong các phòng này bao quát toàn bộ các lĩnh vực củađời sống xã hội: kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội…bên cạnh đó còn có cả các tàiliệu tra cứu như: từ điển, sổ tay…Đặc biệt là các tài liệu kỹ thuật thuộc lĩnh vựcchuyên sâu đào tạo của Nhà trường