Nghiên Cứu Các Tiêu Chuẩn Việt Nam Về Thông Tin Tư Liệu Khoa Học Và Công Nghệ

Khái quát về hoạt động tiêu chuẩn hóa thông tin tư liệu trong Hệ thống Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.. Thông tin tư liệu khoa học và công nghệ là nhân tốquyết định s

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN

- -TRẦN THỊ HỒNG THƠM

NGHIÊN CỨU CÁC TIÊU CHUẨN VIỆT NAM

VỀ THÔNG TIN TƯ LIỆU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Hệ đào tạo: Chính quyKhóa học : QH - 2009 - X

HÀ NỘI - 2013

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN

- -TRẦN THỊ HỒNG THƠM

NGHIÊN CỨU CÁC TIÊU CHUẨN VIỆT NAM

VỀ THÔNG TIN TƯ LIỆU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH: THÔNG TIN – THƯ VIỆN

Hệ đào tạo: Chính quyKhóa học : QH - 2009 – X

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS TS Vũ Văn Nhật

HÀ NỘI - 2013

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các thầy, cô giáo Khoa Thôngtin - Thư viện,Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã tận tình dạybảo, truyền đạt cho tôi những tri thức khoa học quý báu trong suốt 4 năm tôingồi trên ghế giảng đường đại học

Tôi xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến PGS TS Vũ VănNhật- Người trực tiếp tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành bản Khóa luận này

Qua đây tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành của mình tới các cánbộ, các anh chị công tác tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc giacùng toàn thể bạn bè và gia đình tôi, những người đã động viên giúp đỡ tôitrong quá trình hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp này

Hà Nội,ngày 12 tháng 3 năm 2013 Sinh viên

Trần Thị Hồng Thơm

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

Các từ viết tắt Nội dung của các từ viết tắt

CSDL Cơ sở dữ liệu

IFLA International Federation of Library Associations

and Inssitutions (Liên đoàn Hiệp hội và Tổ chức thư viện Quốc tế )

ISO Internationnal Organization for Standardization

( Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế)

ISBD International Standart Book Description

( Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục)KH&CN Khoa học và công nghệ

FID International Federation for Information and

Documentation.(Liên đoàn Thông tin và Tư liệuQuốc tế

TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam

TTTTKHCNQG Trung tâm Thông tin Khoa hoc và Công nghệ

Quốc giaMARC Machine readable Cataloguing

(Biên mục có thể đọc bằng máy)UNIMARC Universal Machine Readable Catalog

(Mục lục đọc bằng máy)XHCN Xã hội chủ nghĩa

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp bách của đề tài 8

2 Tình hình nghiên cứu 9

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 10

4 Phương pháp nghiên cứu 10

5 Nhiệm vụ nghiên cứu 10

6 Sự đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn của đề tài 11

7 Cấu trúc của khóa luận 11

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA VÀ TIÊU CHUẨN TRONG LĨNH VỰC THÔNG TIN TƯ LIỆU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 12 1.1.Khái niệm về tiêu chuẩn hóa 12

1.2 Khái niệm về tiêu chuẩn 16

1.3.Vai trò của tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn trong đời sống xã hội .13

1.3.1 Vai trò của tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn trong sản xuất, đời sống 13

1.3.2 Vai trò của tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực thông tin tư liệu .15

1.4 Vài nét về tiêu chuẩn hóa thông tin tư liệu khoa học và công nghệ thế giới 17

CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÁC TIÊU CHUẨN VIỆT NAM VỀ THÔNG TIN TƯ LIỆU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 21 2.1 Khái quát về hoạt động tiêu chuẩn hóa thông tin tư liệu trong Hệ thống Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia .21

2.1.1 Qúa trình hình thành, phát triển công tác tiêu chuẩn hóa thông tin tư liệu khoa học và công nghệ ở Việt Nam .21

2.1.2 Công tác tiêu chuẩn hóa của Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia và triển vọng phát triển .22

2.2 Phân tích và đánh giá các TCVN về thông tin tư liệu khoa học và công nghệ .27 2.2.1 TCVN 4523 – 88: Ấn phẩm thông tin Phân loại cấu trúc và

trình bày 282.2.2 TCVN 4524-88 Xử lý thông tin Bài tóm tắt và bài chú giải .322.2.3.TCVN 4743-89 Xử lý thông tin Mô tả thư mục tài liệu.

Yêu cầu chung và quy tắc biên soạn .352.2.4 TCVN 5453-1991 Hoạt động thông tin khoa học và tư liệu

Thuật ngữ và khái niệm cơ bản .402.2.5 TCVN 5697-1992 Hoạt động thông tin tư liệu Từ và cụm từ tiếng Việt viết tắt dùng trong mô tả thư mục .422.2.6 TCVN 5698-1992 Hoạt động thông tin tư liệu Từ và cụm từ tiếng nước ngoài viết tắt dùng trong mô tả thư mục .442.2.7 TCVN 7420-1:2004 Thông tin và Tư liệu Quản lý hồ sơ-

Phần 1: Yêu cầu chung .472.2.8 TCVN 7420-2:2004 Thông tin và Tư liệu Quản lý hồ sơ-

Phần 2: Hướng dẫn .482.2.9 TCVN 7539: 2005 Thông tin và Tư liệu Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục .492.2.10 TCVN 7587: 2007 Thông tin và tư liệu- Tên và Mã địa danh Việt Nam dùng trong lưu trữ và trao đổi thông tin

khoa học và công nghệ .512.2.11 TCVN 7588:2007 Thông tin và tư liệu- Tên và Mã tổ chức

dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ Việt Nam dùng

trong lưu trữ và trao đổi thông tin khoa học và công nghệ 53

CHƯƠNG 3:NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN, PHÁT TRIỂN

CÁC TIÊU CHUẨN VIỆT NAM VỀ THÔNG TIN TƯ LIỆU KHOA HỌC

VÀ CÔNG NGHỆ 56

3.1 Nhận xét 563.1.1 Những ưu điểm 563.1.2 Những nhược điểm 583.2 Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện và phát triển các bản TCVN về thông tin tư liệu khoa học và công nghệ .60

3.2.1 Tăng cường hoạt động của các cơ quan đầu mối các cấp .613.2.2 Mở rộng xây dựng thêm các TCVN về hoạt động thông tin

tư liệu khoa học và công nghệ .623.2.3 Xác định các đối tượng của lĩnh vực thông tin tư liệu khoa học

và công nghệ .623.2.4 Tăng cường xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn quốc gia,

các tiêu chuẩn nước ngoài .703.2.5 Mở rộng các chính sách ưu tiên xây dựng các tiêu chuẩn có

ảnh hưởng rộng và mang lại hiệu quả lâu dài 643.2.6 Nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực và

đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến .66

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 69

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp bách của đề tài

Trong những năm gần đây cùng với xu hướng toàn cầu hoá và xuhướng hiện đại hoá trong lĩnh vực hoạt động thư viện, vấn đề tiêu chuẩn hoá

và tiêu chuẩn đã nổi lên là một trong những vấn đề được cộng đồng thôngtinthư viện quan tâm Việc đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin, sự giatăng các nguồn tài liệu, thông tin số, sự xuất hiện thư viện số đã khiến cho cácthư viện không thể tồn tại đơn lẻ như những ốc đảo nếu thực sự muốn khaithác các nguồn thông tin để phục vụ và đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tincủa người dùng tin Tiêu chuẩn hoávà tiêu chuẩn đã được xem xét là một yêucầu và điều kiện không thể thiếu đảm bảo cho các hoạt động thông tin tư liệuđạt hiệu quả, chất lượng và có thể phục vụ cho người dùng tin một cách tốt

nhất

Công tác thông tin tư liệu đóng vai trò hết sức quan trọng, là nguồn lựcphát triển của mỗi quốc gia nói chung và hoạt động của các cơ quan thông tin-thư viện nói riêng Thông tin tư liệu là cơ sở cho nhiều hoạt động kinh tế-xãhội, nghiên cứu, khoa học, giáo dục, đào tạo Thông tin tư liệu đảm bảo việcđổi mới, hoàn thiện, phát triển quy trình và phương pháp sản xuất nhằm thúcđẩy sự phát triển của hoạt động sản xuất và kinh doanh

Trong lĩnh vực khoa học và công nghệ thông tin tư liệu mang hàmlượng giá trị gia tăng cao Thông tin tư liệu khoa học và công nghệ là nhân tốquyết định sự tồn tại, phát triển của mỗi quốc gia, nó là công cụ quan trọngtrong việc lưu giữ, phổ biến các kết quả sáng chế phát minh, các kinh nghiệmsản xuất tiên tiến, các kết quả thí nghiệm…Tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn làmột trong những yếu tố đặc biệt quan trọng để nâng cao chất lượng của côngtác tổ chức, quản lý nguồn thông tin tư liệu khoa học và công nghệ và làmthỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin

Trên thế giới, hoạt động tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn đã phát triển từlâu Hoạt động tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn ra đời và phát triển từ thời kỳtrước cuộc cách mạng công nghiệp vào giữa thế kỷ XVIII, dẫn chứng là việcáp dụng tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn trong việc xây dựng kim tự tháp Kêrốpở Ai Cập khoảng 5000 năm trước đây; Quy định thống nhất kích thước gạch410x200x130mm 1600 năm TCN….Ở Việt Nam, hoạt động tiêu chuẩn hóa

và tiêu chuẩn đã bắt đầu từ cuối thời đại đồ đá mới Hoạt động tiêu chuẩn hóa

và tiêu chuẩn đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực đời sống xã hội, nhất

là trong lĩnh vực thông tin-thư viện Hoạt động này thể hiện rõ trong công tácxử lý tài liệu, bảo quản tài liệu và chia sẻ nguồn tin.[5, tr.16-24]

Xuất phát từ vai trò quan trọng như vậy, những năm gần đây hoạt độngtiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn trong lĩnh vực thông tin tư liệu khoa học và côngnghệ được chú trọng phát triển tương đối toàn diện Biểu hiện của sự toàndiện đó là sự ra đời của Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn về Thông tin và Tư liệu(TCVN/TC46 Thông tin và Tư liệu ); Công tác tuyên truyền về lợi ích củatiêu chuẩn và đặc biệt là sự ra đời của Luật tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật(năm 2006) đã giúp cho công tác tiêu chuẩn hóa nói chung và trong lĩnh vựcthông tin tư liệu nói riêng thống nhất một số vấn đề quan trọng về thuật ngữ,quy trình, trách nhiệm và quyền lợi của tổ chức, cá nhân tham gia hoạt độngtiêu chuẩn Vì thế, tôi tiến hành lựa chọn đề tài “ Nghiên cứu các tiêu chuẩnViệt Nam về thông tin tư liệu khoa học và công nghệ” để làm khóa luận tốtnghiệp cử nhân khoa học thông tin thư viện của mình

2 Tình hình nghiên cứu

Vấn đề tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn đang được các cơ quan thông tin –thư viện, các nhà khoa học và các nhà chuyên môn thông tin-thư viện, thôngtin học và quản trị thông tin đã nghiên cứu phản ánh trong các giáo trình,trong các hội thảo khoa học Thí dụ như: Giáo trình tiêu chuẩn hóa trong hoạt

động thông tin khoa học và công nghệ của PGS TS Vũ Văn Nhật [5], hay các

bài viết của TS Tạ Bá Hưng, ThS Cao Minh Kiểm, ThS Phan Huy Quế Tuynhiên, nghiên cứu sâu về các bản tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) về thông tin

tư liệu thì chưa có ai nghiên cứu

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Các bản tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) về

thông tin tư liệu khoa học và công nghệ

- Phạm vi nghiên cứu: Các bản tiêu chuẩn Việt Nam về thông tin tư

liệu khoa học và công nghệ đã được công bố từ những năm 80 của Thế kỷtrước đến nay

4 Phương pháp nghiên cứu

* Phương pháp chung

- Dựa trên cơ sơ phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lênin và tư

tưởng Hồ Chí Minh về công tác thông tin – thư viện

- Dựa vào các quan điểm của Đảng, Nhà nước về thông tin học và thưviện học

- Các tài liệu, văn bản của Đảng và Nhà nước về tiêu chuẩn hóa nóichung và tiêu chuẩn hóa trong hoạt động thông tin – thư viện

* Phương pháp cụ thể

- Phân tích, tổng hợp tài liệu

- Phương pháp tiếp cận lịch sử

- Phương pháp phỏng vấn và quan sát thực tiễn

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu, tìm hiểu một cách khái quát một số thuật ngữ, khái niệm

cơ bản về tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn

- Đi sâu tìm hiểu các bản TCVN về thông tin tư liệu khoa học và côngnghệ (Nội dung; Tính tương thích với yêu cầu thực tiễn; Thời gian soát xéttiêu chuẩn; Đề xuất cho các bản TCVN )

- Nêu ra các nhận xét đánh giá và các đề xuất, kiến nghị nhằm hoànthiện các bản TCVN về thông tin tư liệu khoa học và công nghệ

6 Sự đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn của đề tài

* Về mặt lý luận

Kết quả nghiên cứu sẽ góp phần hoàn thiện những vấn đề lý luận của tiêuchuẩn hóa về thông tin tư liệu khoa học và công nghệ Đồng thời, qua bàinghiên cứu giúp tác giả khóa luận hiểu rõ thêm những khái niệm cơ bản vềtiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn trong hoạt động thông tin tư liệu khoa học vàcông nghệ.

* Về mặt thực tiễn

Khóa luận nghiên cứu các bản TCVN về thông tin tư liệu khoa học vàcông nghệ mang ý nghĩa sâu sắc về mặt thực tiễn:

- Nghiên cứu nội dung của các bản TCVN để từ đó làm rõ những ưuđiểm và hạn chế của nó nhằm giúp cho việc xây dựng, công bố và áp dụngcác TCVN về thông tin tư liệu khoa học và công nghệ vào thực tiễn một cáchhiệu quả hơn, thiết thực hơn

- Đưa ra những nhận xét đánh giá, kiến nghị nhằm hoàn thiện cho cácbản TCVN về thông tin tư liệu khoa học và công nghệ

7 Cấu trúc của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, tài liệu tham khảo, nội dungchính của khóa luận gồm:

Chương 1: Một số vấn đề cơ bản về tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn trong

lĩnh vực thông tin tư liệu khoa học và công nghệ

Chương 2: Thực trạng các tiêu chuẩn Việt Nam về thông tin tư liệu

khoa học và công nghệ

Chương 3: Nhận xét và đề xuất giải pháp hoàn thiện và phát triển các

tiêu chuẩn Việt Nam về thông tin tư liệu Khoa học và Công nghệ

CHƯƠNG 1

MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA VÀ TIÊU CHUẨN

TRONG LĨNH VỰC THÔNG TIN TƯ LIỆU

KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ.

1.1.Khái niệm về tiêu chuẩn hóa

Trong các yếu tố thúc đẩy sự phát triển của hoạt động thông tin tư liệukhoa học và công nghệ, tiêu chuẩn hóa là một nhân tố quan trọng Khái niệmvề tiêu chuẩn hóa có nhiều cách hiểu khác nhau:

Định nghĩa đầy đủ của ISO về tiêu chuẩn hoá là như sau: “ Tiêu chuẩn

hoá là một hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại đối với những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn, nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định” [20]

Theo TCVN 6450:2007, Tiêu chuẩn hoá là một hoạt động thiết lập các

điều khoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại đối với những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn, nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định Lợi ích quan trọng của tiêu chuẩn hóa là nâng cao mức độ thích ứng của sản phẩm, quy trình và dịch vụ với mục đích đã định, ngăn ngừa rào cản trong thương mại và tạo thuận lợi cho sự hợp tác về khoa học và công nghệ.”[19].Một trong những sản phẩm của tiêu chuẩn hóa là thiết lập các tiêu

chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, những yếu tố quan trọng góp phần thực hiệnchuẩn hóa trong các lĩnh vực hoạt động của con người

Trong Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hóa ban hành theo Nghị định HĐBT-Ngày 24/8/1992 (Ở Việt Nam) Thuật ngữ tiêu chuẩn hóa được hiểu: “

141-Công tác tiêu chuẩn hóa bao gồm việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn được tiến hành dựa trên kết quả nghiên cứu và ứng dụng khoa học, kỹ thuật và áp dụng kinh nghiệm tiên tiến nhằm đưa các hoạt động sản xuất kinh doanh vào

nề nếp và đạt được hiệu quả cao.

Tiêu chuẩn hóa được coi là một công tác quản lý kinh tế - kỹ thuật quan trọng trong quá trình đưa nền sản xuất nhỏ lên nền sản xuất lớn XHCN thúc đẩy phát triển kinh tế, khoa học - kỹ thuật góp phần nâng cao mức sống nhân dân.”[2]

Với quan điểm của PGS TS Vũ Văn Nhật cho rằng “ Tiêu chuẩn hóa

là hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn nhằm xây dựng, công bố và áp dụng tiêu chuẩn, đánh giá sự phù hợp của tiêu chuẩn” [5, Tr.5]

Nói tóm lại, khái niệm tiêu chuẩn hóa có thể hiểu là sự tổng hòa của

các hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng chung và các hoạt độngtrong lĩnh vực tiêu chuẩn (bao gồm xây dựng, công bố, áp dụng, đánh giá tiêuchuẩn) nhằm tạo ra một trật tự nhất định, giải quyết các vấn đề thực tế đangtồn tại và thúc đẩy sự phát triển không ngừng của các lĩnh vực trong xã hội(kinh tế - xã hội) Hoặc tiêu chuẩn hóa có thể hiểu đơn giản hơn là các hoạtđộng nhằm xây dựng và áp dụng thống nhất các tiêu chuẩn trong một lĩnh vựcnào đó hoặc trong toàn bộ đời sống xã hội

Từ những quan niệm, lợi ích trên có thể rút ra được các nhận xét về tiêuchuẩn hóa như sau:

Thứ nhất, theo quan điểm của ThS Phan Huy Quế “ Tiêu chuẩn hoá là một hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại đối với những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn, nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định”[6, Tr.19-22] Như vậy, khi thiết lập các

điều khoản chung ấy thì tiêu chuẩn hóa đã đóng vai trò lớn trong việc giảiquyết các vấn đề thực tế đang tồn tại Không chỉ dừng lại ở đó, nó còn chú ýđến cả nội dung tiềm ẩn trong tương lai

Thứ hai, lợi ích của tiêu chuẩn hóa đưa lại cũng chỉ rõ được các đối

tượng của tiêu chuẩn hóa hướng tới đó là các sản phẩm, quá trình, dịch vụ vàcác hoạt động của sản xuất kinh doanh

Thứ ba, theo quan điểm của PGS TS Vũ Văn Nhật tiêu chuẩn hóa có

thể hiểu một cách cụ thể là một quá trình gồm xây dựng, sau đó ban hành haycông bố và áp dụng tiêu chuẩn

Thứ tư, thông qua các quan điểm và lợi ích trên thấy rõ các chức năng,

nhiệm vụ của tiêu chuẩn hóa như xây dựng, công bố, ban hành, đánh giá tiêuchuẩn, là một công tác quản lý kinh kế - kỹ thuật, đưa các hoạt động sản xuất

kinh doanh vào nề nếp…Từ các chức năng, nhiệm vụ đó quyết định cách tổchức cơ quan tiêu chuẩn hóa ở các cấp để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ đó.

Thứ năm, tiêu chuẩn hóa được tiến hành dựa trên các thành tựu khoa

học kỹ thuật và kinh nghiệm thực tiễn, do vậy sẽ tạo ra một trật tự tối ưu hay

là một nề nếp để đạt được hiệu quả chung có lợi nhất trong một hoàn cảnhnhất định

Thứ sáu, tiêu chuẩn hóa được thực hiện và áp dụng trong các lĩnh vực

của xã hội từ sản xuất, kinh doanh tới hoạt động của các cơ quan Chính vìvậy, tiêu chuẩn hóa được tiến hành trên cơ sở thỏa thuận, có sự tham gia củacác bên liên quan: đại diện nhà nước, nhà kinh doanh, người tiêu thụ, ngườinghiên cứu, người quản lý và bản thân cơ quan tiêu chuẩn hóa

Cuối cùng, kết quả của tiêu chuẩn hóa là ban hành các tiêu chuẩn là

chính, cũng như các tài liệu có liên quan và việc tổ chức, xúc tiến, kiểm tratheo dõi áp dụng các tiêu chuẩn đó

Mục đích của tiêu chuẩn hoá đã được thể hiện trong định nghĩa nóitrên, đó là "nhằm đạt tới một trật tự tối ưu trong một hoàn cảnh nhất định" Cụthể, các mục đích đó là:

-Tạo thuận lợi cho trao đổi thông tin: Phục vụ cho mục đích này lànhững tiêu chuẩn về định nghĩa, các thuật ngữ, quy định các ký hiệu, dấu hiệuđể dùng chung Ví dụ ký hiệu toán học, nguyên tố hoá học, ký hiệu tượngtrưng các bộ phận, chi tiết trên bản vẽ, ký hiệu vật liệu

- Đơn giản hoá, thống nhất hoá: Mục đích là tạo thuận lợi cho phâncông, hợp tác sản xuất, tăng năng suất lao động, thuận tiện khi sử dụng, sửachữa, đem lại hiệu quả kinh tế Phục vụ cho mục đích này là những tiêu chuẩnvề các chi tiết nguyên vật liệu, điển hình như bu lông, đai ốc, vít, đinh tán,thép định hình (I, U, L, T), động cơ, hộp đổi tốc, bánh răng, đai truyền (curoa)các kích thước lắp ráp: bóng đèn - đui đèn, máy ảnh - ống kính, độ bắt sángcủa phim ảnh

- Đảm bảo vệ sinh, an toàn cho người sử dụng và người tiêu dùng: Phụcvụ cho mục đích này là các tiêu chuẩn về môi trường nước, không khí, tiếngồn, các tiêu chuẩn vệ sinh thực phẩm, an toàn cho sản phẩm, thiết bị (bàn là,bếp điện, máy giặt, thang máy, dụng cụ bảo hộ lao động: kính, găng, ủng, mặt

nạ phòng độc) Các tiêu chuẩn loại này thường là bắt buộc theo các văn bảnpháp luật tương ứng

-Thúc đẩy thương mại toàn cầu: Việc hoà nhập tiêu chuẩn giữa cácnước xuất khẩu và nhập khẩu tạo điều kiện thuận lợi cho thương mại toàn cầunhư trao đổi hàng hoá sản phẩm và trao đổi thông tin, loại trừ các hàng ràothương mại đảm bảo tính tương thích, đảm bảo tính đổi lẫn

Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung trước đây, người ta cho rằngtiêu chuẩn hoá có những mục đích chính như sau:

- Thúc đẩy áp dụng kỹ thuật mới, nâng cao năng suất lao động xã hội

- Ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm, công trình

- Góp phần hoàn thiện tổ chức quản lý nền kinh tế quốc dân

- Sử dụng hợp lý tài nguyên tiết kiệm nguyên vật liệu

- Đảm bảo an toàn lao động, sức khoẻ con người

- Phục vụ tốt nhu cầu quốc phòng

- Phát triển hợp tác quốc tế khoa học kỹ thuật, đẩy mạnh xuất khẩu,hướng dẫn nhập khẩu

Theo luật tiêu chuẩn: Đối tượng của tiêu chuẩn hóa là các sản phẩm

hàng hóa; dịch vụ; môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế xã hội Ngoài ra, đối tượng của tiêu chuẩn hóa còn bao gồm: sản phẩm và cácchi tiết, bộ phận cấu thành của nó; thuật ngữ, ký hiệu, đơn vị; Hoạt động, quátrình, phương pháp; Nguyên tắc, thủ tục, tổ chức, quản lý; Khoa học, kỹ thuật,công nghệ, kinh tế- xã hội.[3, Tr.2]

-1.2 Khái niệm về tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn là bất kỳ tiêu chí nào được thiết lập bởi các luật, thỏa thuận,thông lệ, qua đó các giá trị số lượng, trình tự, hoạt động được đo lường hoặcđánh giá và dựa vào tiêu chuẩn, các nhà sản xuất, người thực hành, nhànghiên cứu chiếu theo để đảm bảo chất lượng, và/hoặc sự thống nhất về kếtquả [4,tr.16]

Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) đưa ra định nghĩa tiêu chuẩn

như sau: “Tiêu chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng cách thỏa thuận và do

một cơ quan được thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp những quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định”.[20]

Theo Khoản 1 và Khoản 3, Điều 3 Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ

thuật, khái niệm “Tiêu chuẩn” được định nghĩa như sau: “Tiêu chuẩn là quy

định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý, dùng làm chuẩn cho phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác nhau trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng

và hiệu quả các đối tượng này Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố dưới dạng văn bản để tự nguyện áp dụng”.[3, Tr.1]

Ngoài ra có một số quan điểm, định nghĩa khác về “tiêu chuẩn” như sau:

Theo Điều lệ về công tác tiêu chuẩn hóa năm 1982 định nghĩa “Tiêu

chuẩn là những quy định thống nhất và hợp lý được trình bày dạng văn bản pháp chế kỹ thuật, xây dựng theo một thể thức nhất định do một cơ quan có thẩm quyền ban hành để bắt buộc hay khuyến khích áp dụng cho các bên có

liên quan Quy phạm, quy trình là một dạng của tiêu chuẩn”.[1]

Trong lĩnh vực hàng hóa do Hội đồng Nhà nước ban hành năm 1990

cho rằng: “Tiêu chuẩn là văn bản kỹ thuật quy định quy cách, chỉ tiêu, yêu

cầu kỹ thuật, phương pháp thử, yêu cầu về bao gói, ghi nhãn, vận chuyển, bảo quản hàng hóa và các vấn đề khác có liên quan đến chất lượng hàng hóa”.

Trong lĩnh vực thư viện thông tin, theo định nghĩa của Từ điển trực

tuyến về thư viện và thông tin học (ODLIS): “các tiêu chí do các hội nghề

nghiệp, các cơ quan có thẩm quyền về đánh giá, kiểm định, hoặc các cơ quan chính phủ xây dựng nhằm đo lường và đánh giá các dịch vụ thư viện, vốn tài

liệu, và các chương trình hoạt động” [21] Với quan niệm này, tiêu chuẩn thư

viện không chỉ đơn thuần là các văn bản do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế,khu vực, quốc gia ban hành mà còn bao gồm các chuẩn nghề nghiệp được ápdụng trong các thư viện

Nói tóm lại, khái niệm tiêu chuẩn có thể hiểu đơn giản như sau: Tiêu

chuẩn là những quy định thống nhất và hợp lý do một cơ quan có thẩm quyềnban hành nhằm đạt được một trật tự tối ưu trong một hoàn cảnh nhất định.Hay thông thường chúng ta có thể hiểu đơn giản tiêu chuẩn là những điềuđược quy định làm chuẩn để thực hiện, phân loại, đánh giá

Căn cứ vào cơ quan xây dựng và ban hành tiêu chuẩn, Tiêu chuẩn được chia thành các cấp như:

+ Tiêu chuẩn quốc tế: Do các tổ chức quốc tế có hoạt động tiêu chuẩn

hóa xây dựng và ban hành

Ví dụ: Tiêu chuẩn của tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ( ISO) và Banđiện quốc tế (IEC); Tiêu chuẩn của các Hiệp hội thông tin tư liệu quốc tế( ISBD của IFLA…); Tổ chức tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực thực phẩm(CAC); Liên đoàn viễn thông quốc tế (TTU); Tổ chức quốc tế về đo lườngpháp quyền (OIML); Tổ chức nông lương quốc tế (FAO)……

+Tiêu chuẩn khu vực: Do các tổ chức khu vực có hoạt động tiêu chuẩn

hóa xây dựng và ban hành

Ví dụ: Ủy ban tiêu chuẩn hóa châu Âu (CEN) và Ủy ban tiêu chuẩn kỹthuật điện châu Âu; Ủy ban tư vấn về tiêu chuẩn hóa Châu Á (ASAC); Ủyban tư vấn về tiêu chuẩn hóa và chất lượng (ACCSQ) của các nước ASEAN;Ủy ban tiêu chuẩn liên Mỹ (COPANT)……

+ Tiêu chuẩn quốc gia: Do các tổ chức quốc gia ban hành.Các tổ chức

tiêu chuẩn hóa quốc gia có thể chia làm ba loại : chính phủ, phi chính phủ vàhỗn hợp

Ví dụ: TCVN do Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc gia Việt Nam ban hành;GOST do Tổ chức tiêu chuẩn hóa Liên bang Nga ban hành……

+Tiêu chuẩn cấp cơ sở: do các ngành, doanh nghiệp….ban hành.

Chú ý: Cấp tiêu chuẩn chủ yếu thông tin về cơ quan xây dựng và banhành tiêu chuẩn chứ không quyết định giá trị hoặc hiệu lực pháp lý của tiêuchuẩn Sẽ sai lầm nếu quan niệm rằng tiêu chuẩn quốc tế có giá trị hơn tiêuchuẩn quốc gia hoặc tiêu chuẩn quốc gia phải được áp dụng bắt buộc so vớitiêu chuẩn cơ sở

Theo luật tiêu chuẩn Việt Nam quy định các loại tiêu chuẩn bao gồm:

- Tiêu chuẩn cơ bản quy định những đặc tính, yêu cầu áp dụng chungcho một phạm vi rộng hoặc chứa đựng các quy định chung cho một lĩnh vựccụ thể

- Tiêu chuẩn thuật ngữ quy định tên gọi, định nghĩa đối với đối tượngcủa hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn

- Tiêu chuẩn yêu cầu kỹ thuật quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu đối vớiđối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn

- Tiêu chuẩn phương pháp thử quy định phương pháp lấy mẫu, phươngpháp đo, phương pháp xác định, phương pháp phân tích, phương pháp kiểmtra, phương pháp khảo nghiệm, phương pháp giám định các mức, chỉ tiêu, yêucầu đối với đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn

- Tiêu chuẩn ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản quy định các yêucầu về ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản sản phẩm, hàng hoá

Tiêu chuẩn thường có một số đặc điểm sau:

Tiêu chuẩn quy định về các đặc tính kỹ thuật, dùng phân loại, đánhgiá sản phẩm… Do vậy, tiêu chuẩn được xem là một tài liệu trong đó đề ra

các quy tắc, hướng dẫn hay đặc tính cho các hoạt động hoặc các kết quả củanó.

Theo khái niệm của ISO, thấy rõ một đặc điểm nữa của tiêu chuẩn đó làtiêu chuẩn xây dựng theo nguyên tắc thỏa thuận Vì vậy việc xây dựng tiêuchuẩn phải theo phương pháp ban kỹ thuật để đảm bảo có sự tham gia của cácbên có liên quan

Tiêu chuẩn có cơ sở pháp lý do một cơ quan có thẩm quyền ban hành.Chính vì vậy, đặc điểm của tiêu chuẩn là tiêu chuẩn phải được một tổ chứcthừa nhận thông qua Nếu không thì văn bản đó dù có giá trị đến đâu cũngchưa thể gọi là tiêu chuẩn

Khái niệm ISO đã ghi rõ, các tiêu chuẩn được sử dụng chung và lặp lạinhiều lần, không có tiêu chuẩn chỉ sử dụng một lần, đây cũng là một đặc điểmcủa tiêu chuẩn

Qua các khái niệm trên nhận thấy rõ ý nghĩa của tiêu chuẩn được sửdụng để nhằm đạt được mức độ tối ưu trong một hoàn cảnh nhất định cho nên

có thể lúc này, thời gian thay đổi, hoàn cảnh thay đổi thì tiêu chuẩn cũng cầnphải được sửa đổi sao cho phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn

Tiêu chuẩn được coi là giải pháp tối ưu vì nó được xây dựng dựa trênnền tảng các kết quả vững chắc của khoa học, công nghệ và kinh nghiệm thựctế theo phương pháp thỏa thuận nhất trí của các bên có liên quan

- Tài liệu quy chuẩn: là tài liệu đề ra các quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc

tính đối với những hoạt động, hoặc kết quả của chúng Tài liệu quy chuẩn baogồm các tài liệu như: tiêu chuẩn, quy định kỹ thuật, quy phạm và các văn bảnpháp quy

- Quy định (tính năng) kỹ thuật: là tài liệu mô tả những yêu cầu kỹ

thuật mà một sản phẩm, quá trình hoặc dịch vụ phải thỏa mãn Một quy định(tính năng) kỹ thuật khi cần thiết phải chỉ dẫn các thủ tục để xác định các yêu

cầu đưa ra có được áp dụng hay không Quy định (tính năng) kỹ thuật có thể

là tiêu chuẩn, một bộ phận của tiêu chuẩn hoặc độc lập với tiêu chuẩn

- Quy phạm: là tài liệu đưa ra hướng dẫn thực hành hoặc các thủ tục

thiết kế sản xuất, lắp đặt bảo dưỡng và sử dụng các thiết bị, công trình hoặcsản phẩm

- Văn bản pháp quy (hay còn gọi là văn bản quy phạm pháp luật) là

văn bản do Nhà nước hoặc cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc phối hợpban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định theoLuật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật Văn bản pháp quy giữ một vaitrò quan trọng trong việc thực hiện tiêu chuẩn Các văn bản này bao gồm:luật, pháp lệnh, nghị định, thông tư của các cơ quan quản lý Nhà nước, cácvăn bản hướng dẫn của hội nghề nghiệp…có một ảnh hưởng không nhỏ tớiđịnh hướng, quy mô thực thi và triển khai các tiêu chuẩn trong các thư viện và

cơ quan thông tin Các tiêu chuẩn là công cụ không thể thiếu trong công tácxử lý tài liệu nhưng việc lựa chọn sao cho phù hợp phụ thuộc vào quy địnhcủa các cơ quan có thẩm quyền Chính vì vậy, những quy định trong văn bảnpháp quy quy định về việc áp dụng tiêu chuẩn có một ý nghĩa hết sức quantrọng, nó có thể thúc đẩy hoặc cản trở hoạt động tiêu chuẩn hóa hoạt động củathư viện

Văn bản pháp quy kỹ thuật là tài liệu đưa ra những yêu cầu kỹ thuật cóthể trực tiếp hoặc trích dẫn từ các tiêu chuẩn, quy định kỹ thuật hay quy phạmthực hành hoặc đưa các tài liệu trên vào

1.3 Vai trò của tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn trong đời sống xã hội.

1.3.1 Vai trò của tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn trong sản xuất, đời sống.

Hội nhập kinh tế giúp Việt Nam mở rộng thị trường, tạo cơ hội nângcao năng lực về công nghệ, về quản lý của các doanh nghiệp thông qua cơ chếcạnh tranh trên thị trường

Tuy nhiên, với một nước đang phát triển như Việt Nam thì một trongnhững yếu tố quan trọng xác định năng lực thâm nhập được vào thị trường

khu vực và thế giới chính là khả năng đáp ứng của các doanh nghiệp đối vớiyêu cầu quy định tại các tiêu chuẩn và quy định kỹ thuật của các thị trườngnày Chính vì vậy, việc áp dụng tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn đóng vai trò hếtsức quan trọng trong sản xuất, đời sống Vai trò của tiêu chuẩn hóa và tiêuchuẩn thể hiện như sau:

Xu hướng chung của các nền kinh tế, trong đó có kinh tế Việt Nam làhướng xuất khẩu để phát huy hiệu quả sản xuất những mặt hàng có lợi thếtương đối của đất nước Để thực hiện được điều đó đòi hỏi phải có sự kiểmsoát thống nhất trong thương mại, tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn giữ một vaitrò quan trọng trong thương mại, là yếu tố thúc đẩy giao dịch và thương mạigiữa các nước trong trao đổi quốc tế, hỗ trợ cho việc thâm nhập thị trường vàthúc đẩy giao dịch có hiệu quả

Tiêu chuẩn hóa giữ vai trò trong việc duy trì hoạt động ổn định, đảmbảo thực hiện các kết quả sản xuất đã thực hiện được Trên cơ sở của việc ápdụng đó, tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn cũng duy trì ổn định chất lượng sảnphẩm, dịch vụ nhằm tạo dựng uy tín, thương hiệu trên thị trường Thí dụ như:tiêu chuẩn đưa ra những quy định kỹ thuật cho đa số sản phẩm tiêu dùngtrong nước cũng như xuất khẩu, nhập khẩu từ các sản phẩm cơ khí chế tạo,điện - điện tử đến các hàng tiêu dùng bình thường như ổ cắm, phích điện…

Tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn là cơ sở để tiết kiệm chi phí sản xuất,kinh doanh

Tiêu chuẩn được xây dựng và thống nhất trên toàn thế giới (Thành lậptổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế: ISO từ năm 1946) đã tạo ra sự tiện lợi và traođổi hàng hóa và dịch vụ giữa các thị trường trên thế giới

Tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn thúc đẩy chuyên môn hóa nhằm nâng caonăng suất, chất lượng sản phẩm; Giảm chi phí; Tiết kiệm thời gian sản xuất,giảm thời gian kiểm tra, kiểm soát sản phẩm nhờ các tiêu chuẩn trong quátrình quản lý

Mặt khác, tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn là công cụ để xác định các chỉtiêu vệ sinh, an toàn thực phẩm Đồng thời là công cụ giúp xây dựng các biệnpháp phòng ngừa ô nhiễm, bảo vệ môi trường Ngày nay, vấn đề an toàn vệsinh thực phẩm và bảo vệ môi trường đang là vấn đề gắt gao đối với mọi hoạtđộng sản xuất, dịch vụ Tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn quốc tế và nước ngoàivề vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm và bảo vệ môi trường như chỉ tiêu về hàmlượng chất, chất lượng nước, đất, không khí… được xác lập để làm căn cứđánh giá sự tác động của các nhân tố này tới hoạt động sản xuất, dịch vụ.

1.3.2 Vai trò của tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực thông tin tư liệu.

Trong thời đại cách mạng khoa học công nghệ, đặc biệt khi nhân loạiđang trong thời đại phát triển công nghệ thông tin, bước vào xã hội kinh tế trithức như hiện nay, việc xây dựng, ban hành, áp dụng các tiêu chuẩn của nộibộ ngành, quốc gia và trong điều kiện hội nhập quốc tế, việc áp dụng các tiêuchuẩn quốc tế là một đòi hỏi bức thiết Các thư viện trên thế giới đã khôngngừng để thực hiện điều đó Điều này chứng tỏ tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn

có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực thông tin tư liệu Vai trò to lớnấy thể hiện như sau:

Thứ nhất, mục đích của tiêu chuẩn hóa là thúc đẩy tiến độ kỹ thuật và

công nghệ, ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ thông tin Dovậy, tiêu chuẩn hóa đóng vai trò trong việc nâng cao hiệu quả hoạt độngthông tin tư liệu trên cơ sở thống nhất và hợp lý hóa các quy trình, sản phẩmcủa hoạt động thông tin tư liệu, đảm bảo mối liên hệ giữa hoạt động này với

các nhiệm vụ đẩy mạnh tiến bộ khoa học và công nghệ Ví dụ như: Tiêu

chuẩn/Các tiêu chuẩn về nội dung và trình tự các giai đoạn trong quá trìnhtriển khai dịch vụ bao gồm tiêu chuẩn về nội dung các bước và trình tự cácbước đối với dịch vụ tìm tin, dịch vụ phổ biến chọn lọc thông tin…

Thứ hai, cán bộ thông tin tư liệu là linh hồn của cơ quan thông tin - thư

viện, họ đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong mọi lĩnh vực của thông tin tưliệu: có nhiệm vụ là người môi giới giữa người dùng tin với vốn tài liệu, chủ

động đưa vốn tài liệu tới người dùng tin hoặc đưa người dùng tin đến với vốntài liệu của thư viện Để cho những cán bộ thông tin tư liệu hoàn thành nhiệmvụ được giao hoặc để làm ra những sản phẩm ngày càng có chất lượng caomang tính tập thể, tính xã hội cao, đòi hỏi công tác quản lý lao động phải cónhững hệ thống biện pháp đa dạng, khoa học Bởi vậy, sự xuất hiện của tiêuchuẩn hóa và tiêu chuẩn đóng vai trò trong việc nâng cao hiệu suất lao độngcủa cán bộ thông tin tư liệu, đảm bảo chất lượng bằng cách thiết lập các địnhmức hợp lý, các yêu cầu và phương pháp đối với lao động thông tin

Thứ ba, tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực thông tin tư liệu khoa học và

công nghệ nhằm xây dựng, công bố và áp dụng, đánh giá sự phù hợp với tiêuchuẩn Tiêu chuẩn được xác lập, được xem như công cụ để kiểm soát chấtlượng hoạt động thông tin tư liệu Để thực hiện được Chương trình Kiểm soátThư mục toàn cầu, tiêu chuẩn hóa là một yêu cầu đặt ra hàng đầu Xuất pháttừ đó, sự ra đời của tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn còn đóng vai trò quan trọngtrong việc hoàn thiện việc tổ chức quản lý hoạt động thông tin tư liệu, đảmbảo sự xuyên suốt, hợp lý và hoàn chỉnh

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghê thông tin, một đòi hỏi tất yếuxảy ra giữa các cơ quan, trung tâm thông tin tư liệu trong nước và quốc tế làhoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin ngày càng mạnh mẽ Để tạo điều kiệnthuận lợi và dễ dàng hơn trong công tác hợp tác, chia sẻ và trao đổi thông tin

tư liệu, tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn đóng vai trò hết sức quan trọng và cấpthiết Tiêu chuẩn hóa và tiêu chuẩn đảm bảo sự tương thích về các dữ liệu vàmối liên hệ tương tác giữa các cơ quan thông tin tư liệu tất cả các cấp trong

phạm vi quốc gia và quốc tế Ví dụ: MARC21 được xem là chuẩn thống nhất

đối với các biểu ghi thư mục trong các CSDL phản ánh nguồn tài liệu của các

cơ quan thông tin - thư viện của Việt Nam Ở đây, quyền lợi của các nhà tạolập CSDL thư mục của nước ta với mục đích có thể trao đổi, tích hợp được dữliệu từ các CSDL do các cơ quan khác xây dựng được đáp ứng - Vấn đề chia

sẻ nguồn tin các CSDL này được quan tâm

1.4 Vài nét về tiêu chuẩn hóa thông tin tư liệu khoa học và công nghệ thế giới

Trên thế giới hoạt động tiêu chuẩn hóa thông tin tư liệu khoa học vàcông nghệ đã được chú trọng từ rất sớm Thấy rõ tầm quan trọng của tiêuchuẩn hóa thông tin tư liệu khoa học và công nghệ, nhiều cơ quan, tổ chứctiêu chuẩn hóa quốc tế, các tổ chức xã hội nghề nghiệp quốc tế về thông tin tưliệu và các cơ quan tiêu chuẩn hóa ở một số quốc gia phát triển đã chú trọngtrong việc nghiên cứu, xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn về xử lý, lưu trữ

và trao đổi thông tin Dưới đây là một số cơ quan, tổ chức quốc tế và quốc gia

có sự tham gia tích cực trong lĩnh vực này:

 Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO).

- ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế) là một liên đoàn toàn thế giớicủa các cơ quan/tổ chức tiêu chuẩn quốc gia, hiện nay có 157 thành viên

- Mục tiêu của ISO là: Xúc tiến sự phát triển của tiêu chuẩn hóa và cáchoạt động có liên quan trên thế giới nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho trao đổihàng hóa và dịch vụ quốc tế Tạo điều kiện cho sự hợp tác phát triển trongnhững lĩnh vực hoạt động trí tuệ, khoa học, công nghệ và kinh tế

- Phạm vi ISO: Trong mọi lĩnh vực (trừ tiêu chuẩn điện và điện tử)

- Về nội dung:

+ ISO quy tụ những mối quan tâm của các nhà sản xuất, người sử dụng,chính phủ và cộng đồng khoa học trong việc soạn thảo các tiêu chuẩn quốc tế

+ Công việc của ISO được tiến hành thông qua khoảng gần 3.000 cơquan kỹ thuật trên khắp thế giới

+ Công tác kỹ thuật của ISO được thực hiện thông qua các Ban kỹthuật (viết tắt TC) Mỗi TC thành lập ra các Tiểu ban (SC) và các nhóm Côngtác (WG) Mặt khác, mỗi TC và SC có một thư ký vụ

- ISO đã thành lập Ban kỹ thuật ISO/TC46 “Thông tin và Tư liệu”.Phạm vi hoạt động của TC46 là: Tiêu chuẩn hóa các hoạt động, sản phẩm,dịch vụ liên quan đến các thư viện, cơ quan, tổ chưc thông tin, tư liệu, xuấtbản lữu trữ, quản lý hồ sơ, bảo tàng và khoa học thông tin

- Số lượng tiêu chuẩn ISO hiện hành về thông tin tư liệu là 42 vàhàng loạt các tiêu chuẩn ISO khác Dưới đây là một số tiêu chuẩn doISO/TC46 chịu trách nhiệm:

 Các Tổ chức nghề nghiệp quốc tế về thông tin tư liệu.

(+) Liên đoàn Thông tin và Tư liệu Quốc tế

(International Federation for information and Documentation) – FID.

- FID là tổ chức phi chính phủ được thành lập năm 1895 Có tới 65nước thành viên

- Mục tiêu: Thúc đẩy hoạt động nghiên cứu và phát triển khoa họcthông tin, quản trị thông tin và tư liệu bao gồm việc tổ chức, bảo quản, xử lý,bao gói, phổ biến, gia tăng giá trị thông tin và đánh giá thông tin trong cáclĩnh vực khoa học, công nghệ, công nghiệp, khoa học xã hội, nghệ thuật vànhân văn

- Hoạt động của FID:

+ FID sáng lập ra Tổ hợp UDC Stiching: một tổ chức thực hiện việcquản trị Phân loại Thập phân Quốc tế (UDC) từ năm 1991

+ Các bảng phân loại của FID được chấp nhận quốc tế UDC để sửdụng cho thư viện và tư liệu

(+) Liên đoàn Hiệp hội và Tổ chức thư viện Quốc tế (International Federation of Library Associations and Inssitutions) – IFLA.

- IFLA là tổ chức phi chính phủ được thành lập năm 1961, bao gồm

142 nước

- Mục tiêu:

+ Thúc đẩy sự thông hiểu, hợp tác, thảo luận, nghiên cứu và phát triểnquốc tế trong tất cả các lĩnh vực của hoạt động thư viện kể cả dịch vụ của thưmục, thông tin và đào tạo cán bộ.

+ Thực hiện vai trò tổ chức cầu nối về hoạt động thư viện vì lợi íchquốc tế

+ Đảm nhận, hỗ trợ và phối hợp các hoạt động nghiên cứu

+ Thu thập, tập hợp, công bố và phổ biến thông tin liên quan tới hoạtđộng thư viện, thư mục và thông tin, đào tạo

- Các hoạt động:

+ Chương trình IFLA kiểm soát về Thư mục Thập phân vàInternational MARC

+ Kiểm soát thư mục và các khía cạnh khác của thư viện

- Các sản phẩm chính:

+ Bộ mô tả thư mục Tiêu chuẩn Quốc tế được công bố thành cáckhuyến cáo để sử dụng trong các tổng mục lục Quốc gia và trong thực hànhthư viện

+ Unimarc: Khuôn mẫu trao đổi quốc tế được các cơ quan biên mụcquốc gia quy định

+ Các tiêu chuẩn cho thư viện công cộng: gồm các hướng dẫn về pháttriển dịch vụ thư viện công cộng quốc gia

Ở Việt Nam có hai tiêu chuẩn của IFLA được sử dụng đó là tiêu chuẩnquốc tế về mô tả thư mục – ISBD (International Standart Book Description)

và Khổ mẫu trao đổi thư mục – UNIMARC ( Universal Machine ReadableCatalog) – Mục lục đọc bằng máy

 Tiêu chuẩn của một số tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc gia của một số nước phát triển:

Hoạt động thông tin tư liệu ở một số nước phát triển có truyền thốnglâu đời nhất có thể nói tới hai nước đó là Nga và Mỹ

Ở Nga:

Hệ thống tiêu chuẩn về thông tin, thư viện và xuất bản thành lập năm

1979, là hệ thống được xem là lớn nhất thế giới trong lĩnh vực thông tin tưliệu Tiêu chuẩn thông tin tư liệu của Nga ký hiệu là GOST

Số lượng tiêu chuẩn được xây dựng tới hàng trăm, phần lớn liên quantới vấn đề thông tin tư liệu

Ở Mỹ:

Tổ chức Tiêu chuẩn Thông tin Quốc gia (NISO – National InformationStandart Organization), trực thuốc Viện tiêu chuẩn Quốc gia Mỹ (ANSI –Americal National Standart Institute) là tổ chức thực hiện nhiệm vụ tiêuchuẩn hóa trong lĩnh vực thông tin tư liệu

Thành viên của NISO gồm một số các hiệp hội và cơ quan thông tinthư viện lớn như: Liên đoàn thư viện Mỹ; Thư viện Quốc hội Mỹ; Liên đoànthư viện Y học; Ủy ban Quốc gia Mỹ về Khoa học Thông tin và Thưviện….Những tiêu chuẩn mang ký hiệu ANSI/NISO gần đây được các cơquan thông tin thư viện Việt Nam chú ý, nhất là các tiêu chuẩn liên quan đếntrao đổi thông tin

Như vậy, việc ra đời hàng loạt các tiêu chuẩn quốc tế và quốc gia vềlưu trữ và trao đổi thông tin đem lại nhiều lợi ích cho các nước có hoạt độngthông tin thư viện mới phát triển Việt Nam cũng là một nước nằm trong các

cơ hội và những khó khăn khi nghiên cứu áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế vàquốc gia về lưu trữ, trao đổi thông tin trong lĩnh vực thông tin tư liệu khoahọc và công nghệ

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÁC TIÊU CHUẨN VIỆT NAM

VỀ THÔNG TIN TƯ LIỆU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ.

2.1 Khái quát về hoạt động tiêu chuẩn hóa thông tin tư liệu trong

Hệ thống Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.

2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển công tác tiêu chuẩn hóa

thông tin tư liệu khoa học và công nghệ ở Việt Nam.

Quá trình hình thành của hoạt động tiêu chuẩn hóa nói chung và hoạtđộng tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực thông tin tư liệu nói riêng bắt đầu từnhững năm 80 của thế kỷ trước Trong quá trình hình thành, phát triển tiêuchuẩn hóa thông tin tư liệu khoa học và công nghệ ở Việt Nam có nhiều biếnđổi sâu sắc:

Có thể nói, những năm trước đây (trước 2004), hoạt động tiêu chuẩnhóa trong lĩnh vực thông tin và tư liệu mới chỉ ở dạng lẻ tẻ, tự phát Xuất pháttừ nguyên nhân cơ bản là do chưa có sự hiện diện của một tổ chức đại diệncho toàn lĩnh vực trong việc hoạch định chiến lược về tiêu chuẩn hóa, lập kếhoạch biên soạn và áp dụng tiêu chuẩn cho toàn bộ hệ thống Vì vậy, việc xâydựng và áp dụng tiêu chuẩn trong thời gian này chủ yếu phục vụ cho hoạtđộng tác nghiệp của từng cơ quan chứ chưa mang tầm vóc của cả hệ thống

Nhận thức rõ vấn đề này, ngày 14/7/2004 (từ năm 2004 đến nay) TổngCục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đã ra quyết định số 414/QĐ-TĐC vềviệc thành lập Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn TCVN/TC46 Thông tin và Tư liệu(Theo quy định của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO, tên các Ban kỹthuật của các tổ chức thành viên phải phù hợp với tên Ban kỹ thuật của ISOvề lĩnh vực tương ứng) Ban kỹ thuật tiêu chuẩn TCVN/TC46 ra đời góp phầnđẩy mạnh hoạt động tiêu chuẩn hóa trong các ngành thông tin, thư viện, lưutrữ và xuất bản theo mô hình và phương hướng của tổ chức Tiêu chuẩn hóaQuốc tế (ISO)

Ngày 2/8/2004 Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng đã ra quyết định số238/TCCL về việc công bố danh sách thành viên của Ban kỹ thuật Tiêu chuẩnTCVN/TC46 bao gồm:

+ Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (Nay là CụcThông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia)

+ Thư viện Quốc gia Việt Nam

+ Vụ Thư viện Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch

+ Trung tâm Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam

+ Trung tâm Thông tin–Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

+ Hội Thông tin Tư liệu KH&CN Việt Nam

Nhiệm vụ của TCVN/TC46 là: Hoạch định chiến lược xây dựng và ápdụng tiêu chuẩn trong lĩnh vực thông tin tư liệu; Xây dựng kế hoạch biênsoạn và áp dụng tiêu chuẩn từng thời kỳ; Tổ chức biên soạn, ban hành và ápdụng tiêu chuẩn trong lĩnh vực thông tin và tư liệu Trong mảng thông tin, thưviện TCVN/TC46 tập trung vào nghiên cứu và biên soạn tiêu chuẩn thuốc banhóm đối tượng: mô tả thư mục và dữ liệu thư mục; Mô tả chủ đề và dữ liệu

chủ đề; Trình bày tư liệu [4]

Việc thành lập TCVN/TC46 là một bước phát triển mới của hoạt độngtiêu chuẩn hóa lĩnh vực thông tin và tư liệu Bắt đầu từ đây, ngành thông tin –thư viện đã có một tổ chức đại diện cho toàn ngành trong việc hoạch địnhchiến lược về tiêu chuẩn hóa, lập kế hoạch biên soạn và áp dụng tiêu chuẩn

2.1.2 Công tác tiêu chuẩn hóa của Cục Thông tin Khoa học

và công nghệ Quốc gia và triển vọng phát triển.

Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia là đơn vị thuộc BộKhoa học và Công nghệ, được thành lập trên cơ sở triển khai thực hiện Nghịđịnh 28/2008/NĐ-CP ngày 14/3/2008 của Chính phủ quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ cũngnhư các Nghị định 159/2004/NĐ-CP ngày 31/8/2004 của Chính phủ về Hoạtđộng thông tin khoa học và công nghệ, Nghị định 30/2006/NĐ-CP ngày

29/03/2006 của Chính phủ về Thống kê khoa học và công nghệ Để có cáinhìn tổng quan về hiện trạng tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực thông tin tư liệucủa Cục Thông tin Khoa học và công nghệ Quốc gia, có 3 hoạt động chínhcần xem xét:

(+) Hoạt động xây dựng tiêu chuẩn.

Thời điểm bắt đầu của hoạt động tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực thôngtin tư liệu Việt Nam là vào cuối những năm 80 của thế kỷ trước, đánh dấubằng sự xuất hiện của Tiêu chuẩn Quốc gia (TCVN) đầu tiên do Viện Thôngtin Khoa học và Kỹ thuật Trung ương (tiền thân của Cục Thông tin KH&CNQuốc gia hiện nay) xây dựng Nhưng trước thời điểm thành lập TCVN/TC46,mới chỉ có 6 TCVN về thông tin tư liệu do cơ quan thông tin tư liệu trực tiếpxây dựng Đó là các tiêu chuẩn:

- TCVN 4523-88: Ấn phẩm thông tin Phân loại, cấu trúc và trình bày

- TCVN 4524- 88: Xử lý thông tin Bài tóm tắt và bài chú giải

- TCVN 4743-89: Xử lý thông tin Mô tả thư mục tài liệu Yêu cầuchung và quy tắc biên soạn

- TCVN 5453-1991: Hoạt động thông tin tư liệu Thuật ngữ và kháiniệm cơ bản

- TCVN 5697-1992: Hoạt động thông tin tư liệu Từ và cụm từ tiếngViệt viết tắt dùng trong mô tả thư mục

- TCVN5698-1992: Hoạt động thông tin tư liệu Từ và cụm từ tiếngnước ngoài viết tắt dùng trong mô tả thư mục

Ngoài ra, có thể kể đến 2 TCVN liên quan đến lĩnh vực thông tin tưliệu là: TCVN 6380-1998: Thông tin và tư liệu–Mã số tiêu chuẩn quốc tế chosách (ISBN) và TCVN 6381-1998: Thông tin và tư liệu–Mã số tiêu chuẩnquốc tế cho xuất bản phẩm nhiều kỳ (ISSN) Đây là các tiêu chuẩn dịch từtiêu chuẩn ISO và liên quan đến các lĩnh vực khác như xuất bản, lưu trữ, pháthành Hai TCVN này không được xếp vào danh sách các TCVN về thông tin

tư liệu là do cơ quan thông tin tư liệu trực tiếp xây dựng

Nhận thức được tầm quan trọng của tiêu chuẩn trong việc lưu trữ vàtrao đổi thông tin tự động hóa, từ năm 2002, Trung tâm Thông tin KH&CNQuốc gia đã chủ trì Dự án xây dựng Khổ mẫu trao đổi thông tin thư mụcchung cho Hệ thống dựa trên cơ sở MARC 21 của Mỹ Sau khi thành lậpTCVN/TC46, sản phẩm của dự án trên là cơ sở cho Dự án xây dựng TCVNvề MARC 21 Việt Nam Bên cạnh MARC 21 Việt Nam, TCVN/TC46 cũngđã tổ chức biên soạn 2 TCVN về viết tắt địa danh Việt Nam và viết tên cơquan, tổ chức thông tin tư liệu Việt Nam trong xử lý thông tin.

Bên cạnh các TCVN đã và đang xây dựng nói trên, các cơ quan thôngtin tư liệu cũng đã xây dựng nhiều tài liệu dạng chuẩn phục vụ cho hoạt độngtác nghiệp của cơ quan mình như các bảng phân loại, khung đề mục, tài liệuhướng dẫn, các công cụ hỗ trợ xử lý thông tin…

Nhìn chung, số lượng TCVN về thông tin tư liệu đã xây dựng còn ít sovới số lượng các đối tượng của dây chuyền thông tin-thư viện cần được tiêuchuẩn hóa Phần lớn các tiêu chuẩn ban hành đã quá lâu, không tuân thủnguyên tắc soát xét định kỳ đối với tiêu chuẩn Hầu như chưa có TCVN nàovề vấn đề tự động hóa và những vấn đề liên quan đến ngôn ngữ tiếng Việt làngôn ngữ chính trong việc xử lý, lưu trữ, tìm kiếm và trao đổi thông tin

(+) Hoạt động áp dụng tiêu chuẩn về thông tin-thư viện.

Hoạt động áp dụng tiêu chuẩn về thông tin-thư viện cần được xem xéttrên hai bình diện: áp dụng tiêu chuẩn Việt Nam về thông tin -thư viện và ápdụng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn nước ngoài về thông tin-thư viện

 Áp dụng tiêu chuẩn Việt Nam về thông tin-thư viện

Như đã trình bày ở trên, hiện trạng áp dụng 6 TCVN đã ban hành từ lâunhững chưa được soát xét theo quy định Thực tế, các TCVN này phần lớn đãlạc hậu so với sự phát triển của hoạt động thông tin-thư viện nước ta Hệ quả

là các TCVN này hiện nay hoặc không được biết đến, hoặc đã không cònđược áp dụng trong hoạt động thông tin-thư viện Năm 2004, một cuộc khảo

sát về việc áp dụng các TCVN về thông tin-thư viện trong các cơ quan thông

tin-thư viện của một đề tài cấp bộ [7] cho kết quả như sau:

- 41% cơ quan thông tin-thư viện được khảo sát có áp dụng 6 TCVN vềthông tin tư liệu Tuy nhiên, trong thực tế tỷ lệ này có thể cao hơn bởi vìnhiều cơ quan thông tin tư liệu tuy không trực tiếp áp dụng các quy định củanhững tiêu chuẩn trên, nhưng đã tiến hành hoạt động chuyên môn theo cácquy định của những tiêu chuẩn này qua sự hướng dẫn, đào tạo bồi dưỡngnghiệp vụ của Trung tâm TTKH&CNQG

- 33% cơ quan được khảo sát đã từng áp dụng các TCVN về thông tin

tư liệu nói trên nhưng hiện đã thay bằng các tiêu chuẩn khác Tỷ lệ này là hợplý bởi lẽ phần lớn các TCVN này ban hành đã quá lâu, lại chưa được soát xétđịnh kỳ theo quy định, do đó nhiều nội dung của tiêu chuẩn có thể không cònphù hợp với hiện trạng hoạt động nghiệp vụ của các cơ quan thông tin tư liệu

- 21% số lượng cơ quan được khảo sát không biết sự hiện diện của cácTCVN này Với đặc điểm là toàn bộ các TCVN về thông tin tư liệu đều làkhuyến khích áp dụng và trong điều kiện hoạt động thông tin tư liệu hiện nayở nước ta, tỷ lệ trên là hợp lý và có thể chấp nhận được Việc không biết vàkhông áp dụng các TCVN về thông tin tư liệu có nhiều nguyên nhân do là :

Công tác tuyên truyền, phổ biến tiêu chuẩn chưa được chú trọng Hầuhết các TCVN này trước đây đều xây dựng theo phương pháp cơ quan biênsoạn Phương pháp này có hạn chế rất lớn là khi tiêu chuẩn được ban hành,nếu không có biện pháp tuyên truyền phổ biến tích cực thì chỉ có cơ quan biênsoạn tiêu chuẩn là biết có tiêu chuẩn, các cơ quan liên quan khác thì không

Phần lớn các TCVN này đều ban hành đã khá lâu và hoàn toàn khôngđược soát xét định kỳ theo nguyên tắc tiêu chuẩn hóa Do đó, nhiều quy địnhtrong các TCVN này đã lỗi thời, không còn phù hợp với hiện trạng hoạt độngthông tin-thư viện nước ta

Ý thức áp dụng tiêu chuẩn, hay nói cách khác, nhận thức về vai trò củatiêu chuẩn đối với hoạt động thông tin-thư viện của các cơ quan thông tin-thư

viện nước ta chưa cao, dẫn đến việc hoặc cố tính không áp dụng, hoặc ápdụng tiêu chuẩn một cách chiêu lệ.

 Áp dụng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn nước ngoài về thông tin-tư liệu Bên cạnh các tiêu chuẩn về thông tin tư liệu, các cơ quan thông tin-thưviện nước ta cũng đã áp dụng hoặc đang nghiên cứu ứng dụng một số tiêuchuẩn quốc tế và tiêu chuẩn nước ngoài Có một số tiêu chuẩn cơ bản như:các tiêu chuẩn quốc gia (GOST) thuộc Hệ thống tiêu chuẩn về thông tin thưviện và xuất bản của Liên Xô; ISO 2709:1996 của Tổ chức Tiêu chuẩn hóaquốc tế (ISO); và các chuẩn ISBD, UNIMARC của Hiệp hội thư viện quốc tế(IFLA); AACR-2…

Trong số các tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn nước ngoài về thông tin

tư liệu, có thể nói các Tiêu chuẩn quốc gia (GOST) thuộc Hệ thống tiêu chuẩnvề thông tin, thư viện và xuất bản của Liên Xô là quen thuộc và được áp dụngphổ biến trong các cơ quan thông tin-thư viện trong nước ta, đặc biệt là các cơquan ở phía Bắc Tiêu chuẩn của các tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế và tiêuchuẩn của một số nước tư bản như Mỹ, Pháp…chỉ được chú ý áp dụng nhữngnăm gần đây, khi hoạt động thông tin tư liệu được hiện đại hóa mạnh mẽ,đồng thời với việc hội nhập sâu rộng với khu vực và quốc tế Tuy nhiên, cácTiêu chuẩn quốc tế và nước ngoài này được áp dụng theo kiểu “mạnh ai nấylàm” mà không có sự thống nhất chí ít là trong cùng một hệ thống Do đó,nhiều khi “lợi bất cập hại”, nhất là trong vấn đề trao đổi, chia sẻ thông tin

(+) Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về tiêu chuẩn.

Ngoài một vài lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn ngày (khoảng 2-3 ngày)về tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực thông tin tư liệu do Cục Thông tin KH&CNQuốc gia tiến hành theo đơn đặt hàng của một số cơ quan thông tin-thư viện,hoạt động đào tạo về tiêu chuẩn hóa lĩnh vực thông tin tư liệu chủ yếu đượcthực hiện ở hai cơ sở đào tạo ngành thư viện là: Khoa Thông tin-Thư việnTrường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia HàNội và Khoa Thư viện-Thông tin Trường Đại học Văn hóa Hà Nội

Tại Khoa Thông tin-Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội vàNhân văn:

Môn học Tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực thông tin và tư liệu được đưavào chương trình đào tạo các bậc học như sau: Bậc đại học (hệ đào tạo chínhquy là môn thi tốt nghiệp đối với các sinh viên không đủ tiêu chuẩn viết khóaluận tốt nghiệp; Áp dụng tất cả đối với hệ đào tạo vừa học vừa làm) và Bậccao học (tất cả các lớp)

Tại Khoa Thư viện-Thông tin Trường Đại học Văn hóa Hà Nội:

Môn tiêu chuẩn hóa trong hoạt động thông tin và tư liệu đã đưa vàochương trình đào tạo các bậc học như sau: áp dụng tất cả các lớp bậc đại học

hệ chính quy và bậc cao học

Như vậy có thể thấy rằng, hoạt động tiêu chuẩn hóa của Cục Thông tinKhoa học và công nghệ Quốc gia ngày càng được mở rộng và phổ biến mạnhtrong các chương trình đào tạo nhằm thúc đẩy sự phát triển không ngừng củakinh tế-xã hội

2.2 Phân tích và đánh giá các TCVN về thông tin tư liệu khoa học

và công nghệ.

Để có cái nhìn tổng quan về nội dung của các TCVN, cụ thể là xem xétđối tượng tiêu chuẩn hóa và các quy định của nội dung tiêu chuẩn trong điềukiện hoạt động thông tin tư liệu hiện nay để làm rõ tiêu chuẩn còn phù hợphay đã lỗi lời Đồng thời kiểm tra thời hạn quy định soát xét tiêu chuẩn để từ

đó có đề xuất phù hợp

Theo thông lệ của quốc tế, do sự phát triển của các đối tượng tiêuchuẩn hóa, sau một thời gian nhất định, tiêu chuẩn có thể không phù hợp vớithực tế, vì vậy cần phải được soát xét lại TCVN cũng không nằm ngoài thông

lệ đó Theo đó, định kỳ 5 năm kể từ khi ban hành hoặc soát xét lần cuối cùng,TCVN phải được kiểm tra nội dung Kết quả kiểm tra định kỳ này dẫn đếncác kiện nghị Các tiêu thức để đánh giá các TCVN gồm: Nội dung chính củatiêu chuẩn; Mức độ phù hợp của nội dung tiêu chuẩn với thực tại; Mức độ

tuân thủ thời hạn soát xét theo quy định và Đề xuất Điều đó được thể hiện ởmỗi TCVN sau đây:

2.2.1 TCVN 4523 – 88: Ấn phẩm thông tin Phân loại cấu trúc và trình bày.

“TCVN 4523 – 88: Ấn phẩm thông tin Phân loại cấu trúc và trình

bày” do Viện thông tin Khoa học Kỹ thuật Trung ương, nay là Trung tâm

Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia biên soạn, Tổng CụcTiêu chuẩn Đo lường và Chất lượng đề nghị và được Bộ Khoa học công nghệ

và Môi trường ban hành theo các Quyết định số 150/QĐ ngày 27/4/1988 vàQuyết định số 105/QĐ ngày 8/12/1992

Về nội dung chính của tiêu chuẩn: Quy định về loại hình ấn phẩm

thông tin và định nghĩa từng loại: Ấn phẩm thông tin thư mục, ấn phẩm thôngtin tóm tắt, ấn phẩm thông tin tổng luận và ấn phẩm thông tin hỗn hợp Quyđịnh các thành phần cấu trúc của từng loại ấn phẩm Quy định cách trình bày

ấn phẩm Cụ thể, Phân loại ấn phẩm thông tin bao gồm:

Ấn phẩm thông tin là xuất bản phẩm có nội dung chủ yếu là thông tin

cấp II và do các cơ quan có hoạt động thông tin khoa học và kỹ thuật xuấtbản Ấn phẩm thông tin được phân loại theo các dấu hiệu: Hình thức xử lýthông tin (gồm các dạng như thư mục, tóm tắt, tổng luận và hỗn hợp); Hìnhthức xuất bản (gồm các dạng: sách, tạp chí, tờ và phiếu); Thời hạn xuất bản(gồm định kỳ, tiếp tục không định kỳ và một kỳ)

Ấn phẩm thư mục: là ấn phẩm thông tin mà phần chính là tập hợp các

biểu ghi thư mục được sắp xếp theo một trật tự nhất định

Ví dụ: Thư mục Quốc gia (sách, bài báo, bài tạp chí), thông báo thưmục, thư mục chuyên đề, mục lục liên hợp sách, báo, tạp chí…

Ấn phẩm tóm tắt là ấn phẩm thông tin mà phần chính là tập hợp các bài

tóm tắt cùng những biểu ghi thư mục tương ứng và được sắp xếp theo mộttrình tự nhất định

Ví dụ: “Tạp chí tóm tắt tài liệu khoa học và công nghệ Việt Nam ” của

Trung tâm Thông tin KH&CNQG Tạp chí giới thiệu các biểu ghi thư mục và

bài tóm tắt về các bài báo được đăng trong các Tạp chí Khoa học Công nghệ,xuất bản 12 số/năm.

Ấnphẩm tổng luận là ấn phẩm thông tin mà phần chính là một hoặc số

nhiều bài tổng luận

Ví dụ : “Tổng luận khoa học kỹ thuật và kinh tế” của Trung tâm Thông

tin KH&CNQG

Ấn phẩm hỗn hợp là ấn phẩm thông tin mà phần chính là tập hợp các

biểu ghi thư mục, tập hợp các bài tóm tắt, các bài tổng luận và được sắp xếptheo một trình tự nhất định

Ví dụ: “Thông tin văn hóa nghệ thuật” do Thư viện Quốc gia biên soạn.

Cấu trúc của Ấn phẩm thông tin:

 Ấn phẩm thông tin gồm các thành phần:

Các thông tin xuất bản: là tập hợp các thông tin nhận dạng và nêu các

đặc trưng của ấn phẩm Các thông tin xuất bản bao gồm: Thông tin về tráchnhiệm (Cơ quan xuất bản, ban biên tập, người biên tập ); Nhan đề ấn phẩm(nhan đề chung, nhan đề seri…); Thông tin về dạng ấn phẩm (nếu chưa đượcthể hiện ở nhan đề ấn phẩm); Thông tin về định kỳ, năm bắt đầu xuất bản; Địachỉ xuất bản (Nơi xuất bản, tên cơ quan hoặc nhà xuất bản kèm theo năm xuấtbản Đối với ấn phẩm tiếp tục có thể không nêu năm xuất bản trong trườnghợp năm xuất bản đã được thể hiện ở số thứ tự xuất bản Số thứ tự xuất bản(có thể nêu cả năm và tháng xuất bản) đối với ấn phẩm tiếp tục; Thông tin ấnloát (số lượng bản, trang, khổ ); Chú giải xuất bản và Bài tóm tắt (đối với ấnphẩm tổng luận)

Phần chính: là phần phản ánh những kết quả xử lý phân tích tổng hợp

các tài liệu gốc và xác định sự khác nhau giữa các dạng ấn phẩm thông tin

Ví dụ: Phần chính của ấn phẩm thư mục là tập hợp các biểu ghi thư mục Phần chính của ấn phẩm tóm tắt là tập hợp các bài tóm tắt

Bộ máy tra cứu của ấn phẩm thông tin bao gồm : Mục lục; Lời giới

thiệu (mở đầu); Hướng dẫn sử dụng ấn phẩm; Khung đề mục; Hệ thống chỉ

dẫn; Danh mục nguồn tài liệu gốc; Bảng các từ viết tắt và các ký hiệu và cácbảng tra bộ trợ.

 Ấn phẩm thư mục: Phần chính của ấn phẩm thư mục là tập hợpcác biểu ghi thư mục Mỗi biểu ghi thư mục gồm mô tả thư mục tài liệu đượcxử lý, số thứ tự biểu ghi, tiêu đề, ngôn ngữ tìm tin, chú giải, địa chỉ tài liệugốc

 Ấn phẩm tóm tắt: trong phần chính của ấn phẩm tóm tắt, việc sắpxếp các bài tóm tắt phải theo khung đề mục của ấn phẩm phù hợp với khungđề mục quốc gia Cấu trúc và yêu cầu đối với bài tóm tắt phải theo TCVN

“Bài tóm tắt, bài chú giải”

 Ấn phẩm tổng luận: có 2 loại bài tổng luận là bài tổng luận tómtắt và bài tổng luận phân tích

Bài tổng luận tóm tắt là bài tổng hợp và hệ thống hóa cô đọng cácthông tin rút ra từ các tài liệu gốc dùng để biên soạn

Bài tổng luận phân tích là bài, trong đó ngoài việc tổng hợp, hệ thốnghóa thông tin cần phải có sự phân tích toàn diện, đánh giá và phê bình nộidung các tài liệu gốc dùng để biên soạn, đồng thời nêu những kết luận, kiếnnghị của tác giả tổng luận về những vấn đề được cập nhật

Cấu trúc bài tổng luận gồm: bài tóm tắt, mở đầu, phần chính, kết luận,kiến nghị, phụ lục và danh mục tài liệu gốc

Trình bày ấn phẩm thông tin:

- Việc trình bày, sắp xếp các thông tin xuất bản đối với ấn phẩm nhiềutập và ấn phẩm tiếp tục phải thống nhất cho tất cả các số của ấn phẩm đó

- Việc đánh số thứ tự xuất bản các ấn phẩm định kỳ hàng năm đều phảibắt đầu từ số 1 (đánh số theo từng năm) và phải ghi năm (có thể cả tháng)xuất bản

- Việc đánh số thứ tự xuất bản các ấn phẩm tiếp tục không định kỳ phảitheo thứ tự liên tục kể từ khi ấn phẩm ra đời Đối với ấn phẩm này cũng được

phép đánh số thứ tự xuất bản theo từng năm nhưng cũng phải nêu trong ngoặcđơn ( ) số thứ tự liên tục Trong tất cả các trường hợp đều phải có năm xuất bản.

- Việc đánh số trang phải dùng chữ số Ả rập Đối với ấn phẩm định kỳ

có thể đánh số trang riêng cho mỗi số hoặc số trang liên tục tất cả các số trongmột năm Đối với ấn phẩm tiếp tục không định kỳ phải đánh số trang riêngcho từng số

- Tất cả các số của ấn phẩm xuất bản theo seri đều phải nêu tên chungthống nhất cho tất cả các seri và phía dưới là tên riêng của seri và nếu có củacả mỗi kỳ xuất bản Việc trình bày, đánh số xuất bản của các số của một seriphải thống nhất

- Khổ (kích thước) của tất cả các số của một ấn phẩm tiếp tục phảithống nhất

- Đối với ấn phẩn tiếp tục, việc thay đổi nhan đề, cách trình bày, sắpxếp số liệu xuất bản, khổ chỉ được thực hiện từ số đầu của năm

- Các ấn phẩm thông tin có từ 16 trang trở lên phải có bìa Bìa phảiđược trang trí thống nhất, trang nhã

Mức độ phù hợp của nội dung tiêu chuẩn với thực tại.

- Nhiều nội dung không còn phù hợp với thực tế

Ví dụ: Loại hình ấn phẩm thông tin không còn chỉ dưới hạn trong 4 loại

(ấn phẩm thư mục, ấn phẩm tóm tắt, ấn phẩm tổng luận và ấn phẩm hỗn hợp)như tiêu chuẩn quy định, đặc biệt đã xuất hiện ấn phẩm thông tin điện tử

- Các quy định về cấu trúc của ấn phẩm chưa đầy đủ

Ví dụ: Chưa quy định về chỉ số ISSN, địa chỉ trên mạng

- Một số quy định về trình bày ấn phẩm không còn phù hợp với thực tế

Ví dụ: Quy định về khổ (kích thước) phải thống nhất nhất ở tất cả các

số của một ấn phẩm tiếp tục phải thống nhất, tuy nhiên thực tế thì không nhưvậy

Mức độ thủ thời hạn soát xét theo quy định: Tiêu chuẩn ban hành từ

năm 1988, chưa được soát xét lần nào (theo quy định phải được soát xét 3 lần)