Một số công trình nghiên cứu vềvấn đề liên quan đến số hóa tài liệu như “Xây dựng và phát triển nguồn lưcthông tin điện tử ở Học viện Hậu cần” của Lê Anh Tiến – Luận văn thạc sĩnăm 2010;
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN
- -NGUYỄN THỊ THỦY
ỨNG DỤNG PHÂN HỆ SƯU TẬP SỐ CỦA PHẦN MỀM LIBOL 6.0 TẠI THƯ VIỆN
HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH THÔNG TIN – THƯ VIỆN
HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY KHÓA HỌC: QH – 2008 – X
GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: TS CHU NGỌC LÂM
Hà Nội - 2012
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian học tại trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn,cùng với sự giúp đỡ tận tình của các Thầy cô trong khoa Thông tin – Thư việntrường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn, tôi đã tiếp thu được nhữngkiến thức bổ ích trong học tập và cuộc sống Thầy cô là những người đã dìudắt tôi trong suốt quãng đường sinh viên của tôi Khoá luận này là thành quảlớn trong suốt chặng đường học tập của tôi
Để hoàn thành được Khoá luận này, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đếncác thầy cô trong khoa trong trường và các thầy cô trong khoa đã cung cấpcho tôi những kiến thức mà tôi đã thu được trong suốt thời gian qua Đặc biệt,thầy TS Chu Ngọc Lâm– người đã định hướng và trực tiếp hướng dẫn tôitrong suốt quá trình hoàn thành khóa luận này
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các cô chú, các anh chị làmviệc tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự đã giúp đỡ tôi trong suốt quátrình thực tập, tìm hiểu những thông tin cần thiết cho Khoá luận của mình.Khóa luận chắc chắn không thể tránh khỏi những hạn chế và thiếu xót, rấtmong Qúy thầy cô và các bạn có những đóng góp và cho ý kiến để tôi có thểsửa chữa, bổ sung hoàn thiện hơn nghiên cứu của mình
Hà Nội, ngày 06 tháng 02 năm 2012
Ký tên
Nguyễn Thị Thủy
Trang 3BẢNG GIẢI NGHĨA TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt Nghĩa tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt
Language
Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn
bản
thế giới
trong cơ sở dữ liệu
Trang 4TCVN - Tiêu chuẩn Việt Nam
trên Web
tin về sách giữa các thư viện
PHẦN MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của xã hội, vai trò của thư việnngày càng được đánh giá cao
Ngày nay, khoa học công nghệ phát triển với tốc độ rất nhanh và đượcứng dụng ngày càng nhiều vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội trong đó cóngành thông tin thư viện
Trang 5Sự tiến bộ vượt bậc của khoa học công nghệ, nhu cầu thông tin trở nênphong phú và thiết yếu trong cuộc sống của mỗi người Cuộc sống luôn luôn
có những thay đổi không ngừng đòi hỏi chúng ta phải nắm bắt kịp thời nótrước khi nó trở nên lạc hậu Những yêu cầu thông tin được đặt ra là nhanhchóng, kịp thời, chính xác và đầy đủ Để đáp ứng được đầy đủ những thôngtin này, các trung tâm thông tin thư viện sẽ đóng vai trò chủ chốt Thư viện lànơi cung cấp những nguồn tin tin cậy và đầy đủ nhất
Trong những năm gần đây, sự nghiệp thư viện Việt Nam đang trên đàphát triển mạnh, đạt được nhiều thành tựu to lớn, khẳng định vị trí quan trọngđối với sự nghiệp phát triển đất nước Để theo kịp với xu thế phát triển của sựnghiệp thư viện thế giới và đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao hiện nay,các thư viện đã tiến hành ứng dụng những công nghệ mới trong hoạt độngthông tin thư viện, nhằm mục đích hướng tới xây dựng thư viện phát triểntheo hướng thư viện điện tử, tự động hóa hoàn toàn
Thư viện HVKTQS là một trong những cơ quan được đánh giá là cơ sởvật chất khá đầy đủ và hiện đại Hiện nay, cơ quan đang tiến hành số hóa dầndần tài liệu Để quản lý tốt hoạt động thư viện, đặc biệt bộ sưu tập số củamình, Thư viện hiện đang sử dụng phần mềm quản lý thư viện Libol 6.0 vớiphân hệ Sưu tập số khá mạnh Phân hệ Sưu tập số chính là điểm mạnh củaLibol 6.0, và là bước phát triển mới của phần mềm Libol, góp phần quantrọng trong việc quản lý, khai thác các bộ sưu tập số của Thư viện Do đó, tôi
đã lựa chọn đề tài “Ứng dụng phân hệ Sưu tập số của phần mềm Libol 6.0 tạiThư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự” Qua đó, tôi muốn nghiên cứu sâu hơn
về những tính năng và khả năng ứng dụng của phân hệ Sưu tập số - phần mềmLibol 6.0 trong hoạt động thông tin – thư viện tại Thư viện HVKTQS nóiriêng và hoạt động thông tin - thư viện nói chung
2 Tình hình nghiên cứu
Trang 6Số hóa tài liệu trong hoạt động thông tin – thư viện hiện nay vẫn là mộtvấn đề mới mẻ ở nước ta Các đề tài nghiên cứu về vấn đề này rất ít, có một
số đề tài nghiên cứu khoa học nghiên cứu đến vấn đề này nhưng chỉ là đề cậpđến một khía cạnh nhỏ chưa đi vào cụ thể Một số công trình nghiên cứu vềvấn đề liên quan đến số hóa tài liệu như “Xây dựng và phát triển nguồn lưcthông tin điện tử ở Học viện Hậu cần” của Lê Anh Tiến – Luận văn thạc sĩnăm 2010; “Đề án số hóa tài liệu” của Thư viện Hà Nội năm 2011; “Đề ánnâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin của hệ thống thư viện côngcộng giai đoạn 3” của Thư viện Quốc gia Việt Nam năm 2002,…
Phân hệ Sưu tập số là phân hệ mới của phần mềm Libol 6.0, đây làđiểm nổi bật của phần mềm này, là giải pháp cho việc xây dựng thư viện sốtrong các cơ quan thông tin thư viện Thư viện HVKTQS mới ứng dụng Libol6.0 từ năm 2010, việc nghiên cứu ứng dụng của phân hệ Sưu tập số tại Thưviện HVKTQS hoàn toàn là mới mẻ, chưa có nghiên cứu nào về vấn đề này
Vấn đề số hóa tài liệu và việc ứng dụng phần mềm trong việc quản lý
và khai thác bộ sưu tập số là vấn đề đang được nhiều cơ quan thông tin – thưviện ở nước ta quan tâm, hướng tới mục tiêu xây dựng thư viện thành các thưviện điện tử
Vì vậy, việc nghiên cứu vấn đề số hóa tài liệu và ứng dụng phân hệ Sưutập số - Libol 6.0 là cần thiết đối với việc nâng cao chất lượng hoạt độngthông tin – thư viện nước ta nói chung và hoạt động thông tin – thư viện tạiThư viện HVKTQS nói riêng hiện nay
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1 Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng ứng dụng bộ sưutập số của phần mềm Libol 6.0 tại Thư viện HVKTQS
3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
- Làm rõ những vấn đề chung về số hóa tài liệu
Trang 7- Giới thiệu khái quát về Thư viện HVKTQS
- Phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng phân hệ Sưu tập số và phầnmềm Libol 6.0 tại Thư viện HVKTQS
- Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng ứng dụng bộ sưu tập sốphần mềm Libol 6.0 tại Thư viện HVKTQS
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: Tìm hiểu việc ứng dụng phân hệ Sưu tập số - Libol 6.0
tại Thư viện HVKTQS
Phạm vi nghiên cứu: Phân hệ Sưu tập số - Libol 6.0 tại Thư viện
5.2 Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu dựa trên các phương pháp cụ thể như:
- Phân tích, tổng hợp tài liệu
- Trao đổi, phỏng vấn
- Phương pháp thống kê
Trang 86 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
7 Bố cục của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, bảng giải thích các từviết tắt, khóa luận gồm 3 chương:
- Chương 1: Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự với vấn đề số hóa tài liệu.
- Chương 2: Thực trạng ứng dụng phân hệ Sưu tập số - Libol 6.0 tại
Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự
- Chương 3: Các giải pháp nâng cao chất lượng ứng dụng phân hệ Sưu
tập số - Libol 6.0 tại Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự
Trang 9Chương 1: THƯ VIỆN HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ
VỚI VẤN ĐỀ SỐ HÓA
1.1 Số hóa tài liệu
1.1.1 Các khái niệm
Thư viện điện tử
Hiện nay, trên thế giới xu thế phát triển Thư viện số đã trở thành phầnchủ đạo trong toàn cảnh hoạt động thông tin thư viện Tuy nhiên, Thư việnđiện tử và Thư viện số là những khái niệm đang còn rất mới ở Việt nam
Thư viện điện tử (TVĐT): Khái niệm về thư viện điện tử được địnhnghĩa như sau: “Một hệ thống thông tin trong đó các nguồn thông tin đều cósẵn dưới dạng có thể xử lý được bằng máy tính và trong đó tất cả các chứcnăng bổ sung, lưu trữ, bảo quản, tìm kiếm, truy cập và hiển thị đều sử dụng kỹthuật số”
Sự xuất hiện khái niệm này có liên quan trực tiếp tới sự bùng nổInternet và Web mang lại Khái niệm này đang được các chuyên gia côngnghệ thông tin sử dụng để chỉ toàn bộ hệ thống dạng này, bất kể có dựa trênmột thư viện truyền thống hay không Môi trường kỹ thuật Internet hiện naythậm chí cho phép một số người coi toàn thể nguồn thông tin của mạng mộtlúc nào đó như một thư viện số ảo toàn cầu mà độc giả là toàn thể nhữngngười sử dụng mạng trên hành tinh và các công cụ tìm tin và sự hiện diện củaWeb bảo đảm các chức năng thư mục cho thư viện đó
thư viện đã tin học hóa toàn bộ hoặc một số dịch vụ thư viện Là nơi người sửdụng có thể tới để tra cứu, sử dụng các dịch vụ thường làm như với một thưviện truyền thống nhưng đã được tin học hóa.Nguồn lực của Thư viện điện tửbao gồm cả tài liệu in giấy và tài liệu đã được số hóa
Trang 10 Thư viện số
Theo định nghĩa của TS Ian Witten: “Thư viện số là tập hợp những bộsưu tập thông tin của các đối tượng số hoặc đã được số hóa có tổ chức và tậptrung Tập trung theo đề tài hay chủ đề và có tổ chức để thông tin dễ truy cập
và lưu trữ theo những tiêu chuẩn chuyên biệt”
Thư viện số là một Thư viện điện tử cao cấp trong đó toàn bộ các tàiliệu của thư viện đã được số hóa và được quản lý bằng một phần mềm chuyêndụng có tổ chức giúp người dung dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem được nộidung toàn văn của chúng từ xa thông qua hệ thống mạng thông tin và cácphương tiện truyền thông
Một Thư viện số hoàn chỉnh phải thực hiện được tất cả các dịch vụ cơbản của thư viện truyền thống kết hợp với việc ứng dụng các lợi thế của côngnghệ thông tin trong việc lưu trữ, tìm kiểm và phổ biến nội dung thông tin
Thư viện số là cơ hội đặc biệt cho thư viện truyền thống đổi mớiphương thức phục vụ cho người dùng tin, đảm bảo hiệu quả, chất lượng chođối tượng phục vụ Quá trình tin học hoá này được thực hiện hầu như khôngtách rời với truyền thống và các chuẩn đã định về mô tả và các công cụ thưmục, được thực hiện nhờ các mô tả theo chuẩn quốc tế (ISBD, AACR2) đãtiêu chuẩn hoá việc phân vùng các phiếu mục lục chuẩn bị chuyển thànhkhuôn khổ trao đổi các biểu ghi dạng số Vấn đề đặt ra các công cụ tin họcphải đáp ứng được các nhu cầu xử lý đặc biệt có liên quan đến vấn đề đa ngônngữ và đa chữ viết của các loại hình tài liệu Các nhà công nghệ thông tin đãphát triển ứng dụng tin học riêng với trình độ của các nước Bắc Mỹ, sau đó làtrình độ quốc tế, kèm theo thiết bị chuẩn riêng biệt nhằm mục đích cho phépkết nối các ứng dụng này với nhau cũng như việc trao đổi chung các dữ liệuthư mục trên bình diện thế giới Người ta đã áp dụng các chuẩn quốc tế vềkhổ mẫu và trao đổi dữ liệu, về mã hoá các ký tự cho các hệ thống các chữ
Trang 11viết khác nhau, về giao thức kết nối mục lục trực tuyến hoặc các hệ thốngcung cấp tư liệu từ xa vào quy trình xử lý và khai thác thông tin.
Khái niệm Thư viện số không chỉ tương đương với bộ sưu tập số, đó làmột môi trường tập hợp các bộ sưu tập số theo chủ đề Nguồn thông tin củathư viện số có thể nằm ngay trong thư viện và có thể cả bên ngoài thư viện (vídụ: CSDL toàn văn mua quyền truy cập theo thời gian)
Bộ sưu tập số
Bộ sưu tập số là một tập hợp có tổ chức nhiều tài liệu đã được số hoádưới nhiều hình thức khác nhau (văn bản, hình ảnh, Audio, Video…) về mộtchủ đề Mặc dù mỗi loại hình tài liệu có sự khác nhau về cách thể hiện, nhưng
nó đều cung cấp một giao diện đồng nhất mà qua đó các tài liệu có thể truycập, tìm kiếm dễ dàng
Ví dụ: Bộ sưu tập số về chủ tịch Hồ Chí Minh gồm các văn bản, các tácphẩm văn học, các văn kiện chính trị do Bác viết và do người khác viết vềBác; Những bài hát, bản nhạc viết về Hồ chí Minh; những đoạn phim, nhữngbăng video phản ánh cuộc đời và sự nghiệp hoạt động cách mạng của Người
Như vậy, một Thư viện số có thể bao gồm nhiều bộ sưu tập theo cácchủ đề khác nhau, có thể do tập thể hoặc cá nhân tự xây dựng hoặc trao đổi,mua bán Có thể nằm trong lưu trữ của thư viện nhưng cũng có thể nằm ngoàithư viện thông qua một kênh cung cấp từ phía đối tác
Sự có mặt của các nguồn tin số hoá mở đầu một chiều hướng mới trongviệc quản lý các thư viện được tin học hoá, bởi vì cũng cần đảm bảo việcquản lý bản thân các nguồn số hoá gắn liền với sự thông báo trong mục lụctruyền thống Như vậy các thư viện số đã bổ sung vào hệ thống quản lý thưviện tích hợp một hệ thống quản lý các nguồn số hoá trong quá trình xây dựngcác sưu tập thông tin Sự hiện diện đồng thời dưới dạng số của một nguồn lực
và hình thức mô tả nguồn đó tác động đến sự tiến triển của các khổ mẫu dữliệu
Trang 12 Số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu của vai trò quan trọng bậc nhất trong quá trình hìnhthành các bộ sưu tập số Thông thường, các dữ liệu dạng chữ, hình ảnh, âmthanh… sử dụng trên máy tính và được máy tính nhận biết đúng định dạng,được gọi chung là dữ liệu số Quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thốngnhư các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên máytính và được máy tính nhận biết được gọi là số hoá dữ liệu
Như vậy, số hoá dữ liệu là hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyềnthống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được
1.1.2 Nội dung (công đoạn) số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu cũng giống như bất kì hoạt động nào khác của thư việnđều phải tuân theo một trình tự nhất định Sản phẩm của số hóa tài liệu là các
dữ liệu số ở dạng văn bản, âm thanh, hình ảnh…, được lưu trữ dưới dạng filetrong bộ nhớ của máy tính và máy tính có thể đọc được Các bước tiến hànhtrong số hóa tài liệu bao gồm có 2 bước:
số đảm bảo chất lượng tốt, sắc nét, hình ảnh đẹp, giống 100% bản gốc và đặcbiệt còn cho phép tự động tạo các siêu dữ liệu mô tả và siêu dữ liệu cấu trúccủa tài liệu ở định dạng XML Hiện nay ở Việt nam đã có các thiết bị số hóatài liệu của công nghệ KIRTAS APT 1200, công nghệ này cùng với thiết bịBookScan APT 1200 có thể giúp các thư viện có thể số hóa nguồn tài liệu với
Trang 13số lượng lớn, giá cả hợp lý và đảm bảo chất lượng, thiết bị nhận dạng quanghọc OCR Đặc biệt là công nghệ KIRTAS APT 1200 có một phần mềm biêntập BookScan Editor cho phép tự động biên tập, tạo siêu dữ liệu theo yêu cầu;BookScan APT 1200 không làm hư hỏng tài liệu gốc do không phải tháo gáytài liệu đối với tài liệu có độ dày trang khi thực hiện Scan.
1.1.2.2 Nhận dạng ký tự quang học
Giai đoạn này cho ra sản phẩm dạng số hóa văn bản gọi là nhận dạng
ký tự quang học – OCR (Optical Character Recognition)
Nhận dạng ký tự quang học (tiếng Anh: Optical Character
Recognition, viết tắt là OCR), là loại phần mềm máy tính được tạo ra để
chuyển các hình ảnh của chữ viết tay hoặc chữ đánh máy (thường được quétbằng máy scanner) thành các văn bản tài liệu OCR được hình thành từ mộtlĩnh vực nghiên cứu về nhận dạng mẫu, trí tuệ nhận tạo và machine vision.Mặc dù công việc nghiên cứu học thuật vẫn tiếp tục, một phần công việc củaOCR đã chuyển sang ứng dụng trong thực tế với các kỹ thuật đã được chứngminh
Nhận dạng ký tự quang học (dùng các kỹ thuật quang học chẳng hạnnhư gương và ống kính) và nhận dạng ký tự số (sử dụng máy quét và cácthuật toán máy tính) lúc đầu được xem xét như hai lĩnh vực khác nhau Bởi vìchỉ có rất ít các ứng dụng tồn tại với các kỹ thuật quang học thực sự, bởi vậythuật ngữ Nhận dạng ký tự quang học được mở rộng và bao gồm luôn ý nghĩanhận dạng ký tự số
Đầu tiên hệ thống nhận dạng yêu cầu phải được huấn luyện với cácmẫu của các ký tự cụ thể Các hệ thống "thông minh" với độ chính xác nhậndạng cao đối với hầu hết các phông chữ hiện nay đã trở nên phổ biến Một số
hệ thống còn có khả năng tái tạo lại các định dạng của tài liệu gần giống vớibản gốc bao gồm: hình ảnh, các cột, bảng biểu, các thành phần không phải làvăn bản
Trang 14Hiện nay, với chữ Việt, phần mềm nhận dạng chữ Việt in VnDOCR 4.0
có khả năng nhận dạng trực tiếp các loại tài liệu được quét qua máy quét,không cần lưu trữ dưới dạng tệp ảnh trung gian Các trang tài liệu có thể đượcquét và lưu trữ dưới dạng tệp tin nhiều trang Kết quả nhận dạng được lưu trữsang định dạng của Microsoft Word, Excel phục vụ rất tốt nhu cầu số hóa
dữ liệu
Ngoài ra, còn có một dự án OCR Tiếng Việt có tên VietOCR, đượcphát triển dựa trên nền tảng mã nguồn mở tesseract-ocr do Google tài trợ.VietOCR có khả năng nhận dạng chữ Việt rất tốt Đây là một chương trìnhnguồn mở Java/.NET, hỗ trợ nhận dạng cho các dạng ảnh PDF, TIFF, JPEG,GIF, PNG, và BMP
ABBYY - một hãng công nghệ hàng đầu trên thế giới về lĩnh vực Nhậndạng ký tự quang học đã tiến hành nghiên cứu và triển khai công nghệ nhậndạng Tiếng Việt vào tháng 4 năm 2009 Với công nghệ này độ chính xáctrong việc nhận dạng tài liệu chữ in Tiếng Việt lên tới hơn 99% (cứ nhận dạng
100 ký tự thì có chưa đến 1 ký tự sai) Công nghệ của ABBYY chấp nhận hầuhết các định dạng ảnh đầu vào như: PDF, TIFF, JPEG, GIF, PNG, BMP,PCX, DCX, DjVu Kết quả nhận dạng được lưu trữ dưới các định dạng MSWord, MS Excel, HTML, TXT, XML, PDF, PDF 2 lớp, trong đó định dạngPDF 2 lớp là một định dạng hoàn hảo cho việc lưu trữ và khai thác tài liệu.Với định dạng này, người đọc có thể đọc trung thực ảnh gốc nhờ lớp ảnh bêntrên, các công cụ tìm kiếm có thể tìm kiểm toàn văn trên văn bản nhờ lớp textnhận dạng được bên dưới
1.1.3 Yêu cầu
Tài liệu số hóa là một dạng tài liệu hiện đại Tuy nhiên, yêu cầu đặt rađối với một sản phẩm số hóa về cơ bản sẽ mang một số nét đặc trưng giốngvới tài liệu nói chung và một số yêu cầu riêng của mình Yêu cầu đối với mộttài liệu số hóa bao gồm:
Trang 15- Nội dung;
- Hình thức;
- Sản phẩm số hóa phải phù hợp với phần mềm
1.1.3.1 Nội dung
Nội dung chứa trong tài liệu là một yêu cầu không thể thiếu trong mỗi
cuốn sách Nội dung bao gồm toàn bộ tri thức mà cuốn sách muốn truyền đạtđến bạn đọc Một cuốn sách hay khi nội dung của nó được đáp ứng đúng yêucầu của người đọc, không vi phạm đến những điều luật pháp quy định Nhữngyêu cầu về nội dung đối với một sản phẩm số hóa bao gồm:
- Nội dung tài liệu số hóa phải phù hợp với nhu cầu tin chiếm đại đa số
mà người dùng tin tại Thư viện
- Nội dung trong các tài liệu không vi phạm luật pháp quốc gia và quốc
tế như về bản quyền tác giả, có nội dung tốt,…
- Có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng như nhà xuất bản, tác giả, …
Tất cả các yêu cầu về nội dung đòi hỏi thư viện phải tiến hành chặt chẽ
để đảm bảo chất lượng cho sản phẩm số hóa
1.1.3.2 Hình thức
Sản phẩm tài liệu số hóa cũng giống như các tài liệu ở dạng truyềnthống thì ngoài yêu cầu về nội dung thì cần phải đảm bảo yêu cầu về hìnhthức Nếu yêu cầu về hình thức đối với tài liệu truyền thống là tài liệu phảiđược trình bày đẹp, dễ nhìn, trang trí thu hút trí tò mò của bạn đọc…thì tàiliệu số hóa cũng tương tự như vậy Tuy nhiên do tài liệu số hóa và tài liệutruyền thống khác nhau ở phương thức lưu trữ là ở trên bộ nhớ của máy tính,được thể hiện dưới dạng file, cần phải có phương tiện hỗ trợ là máy tính thìmới có thể sử dụng được
Yêu cầu về mặt hình thức đối với tài liệu số hóa chính là tài liệu số hóaphải được ở một định dạng phổ biến để mọi người có thể dễ dàng truy cập, dễdàng khai thác Một số định dạng phổ biến của tài liệu điện tử:
Trang 16 Các định dạng đồ họa lưu giữ hình ảnh (ví dụ, ảnh chụp, hình vẽ)
và được chia ra thành hai kiểu chính:
Các định dạng vector - lưu giữ hình ảnh như là tập hợp các hình dạng hình học Phổ biến hơn cả là:
- Định dạng DXF (Drawing Interchange Format) được sử dụng rộngrãi trong các chương trình thiết kế bằng máy tính cho các kỹ sư và kiến trúcsư;
- Định dạng EPS (Encapsulated PortScript) được sử dụng rộng rãitrong các hệ thống biểu quyết/bầu cử tại bàn;
- Định dạng CGM (Computer Graphics Metafile) được sử dụng rộngrãi trong nhiều phần mềm đồ họa (ví dụ trong phần mềm Photoshop)
Các định dạng mành, chúng lưu giữ hình ảnh như là tập hợp những điểm ảnh - pixels Khi thay đổi kích cỡ ảnh, đồ họa mành bị biến
Trang 17- Định dạng GIF (Graphics Interchange Format) sử dụng rộng rãitrong các phần mềm dành cho Internet.
Các định dạng bảng điện tử.
Những file trong định dạng bảng điện tử lưu giữ trong các ô những con
số và mối liên hệ giữa những con số đó Ví dụ, một ô có thể chứa công thứcthực hiện việc cộng dữ liệu của hai ô khác Giống như các file cơ sở dữ liệu,các file bảng điện tử thường có định dạng của chính phần mềm tạo ra nó Một
số chương trình có thể nhập khẩu và khai thác những dữ liệu của các nguồnkhác kể cả của những chương trình dùng để trao đổi dữ liệu kiểu này (thí dụ,định dạng DIF (Data Interchange Format)) Các file của bảng điện tử có thểchuyển đổi thành file văn bản, nhưng những con số và mối liên hệ giữa các số
sẽ bị mất đi
Các định dạng nghe-nhìn/video-audio Những định dạng đó chứa
các hình ảnh chuyển động (ví dụ video số, hoạt hình) và các dữ liệu âm thanhđược xây dựng và có thể xem, nghe nhờ các chương trình tương thích và lưugiữ trong định dạng đơn chương trình Những định dạng được sử dụng nhiềuhơn cả là QuickTime và MPEG (Motion Picture Experts Group)
Đánh dấu ngôn ngữ còn được gọi là các định dạng đánh dấu,
gồm có các hướng dẫn đính kèm để biểu diễn nội dung của file Chúng là:
- SGML (Standard Generalized Markup Language) được sử dụngtrong các cơ quan nhà nước ở nhiều nước trên thế giới và là tiêu chuẩn quốc tế;
- HTML (Hypertext Markup Language) được sử dụng để hiển thị hầunhư toàn bộ thông tin của mạng World Wide Web;
- XML (Extensible Markup Language) - ngôn ngữ tương đối đơn giảndựa trên cơ sở SGML và được dùng phổ biến khi quản lý thông tin và trao đổithông tin
Từng định dạng file có điểm mạnh và điểm yếu riêng khi áp dụng vàoviệc bảo đảm tài liệu cho quản lý Thí dụ, những định dạng văn bản
Trang 18(MicrosoftWord, WordPerfect, RTF v.v.) thuận tiện cho tìm kiếm ngữ cảnhtheo các tài liệu trong cơ sở dữ liệu, còn các định dạng đồ hoạ (PDF, TIFFv.v.) giúp nhận được hình ảnh khi scan với toàn bộ những đặc điểm bên ngoàicủa nó và giữ tài liệu có dạng đúng như trên giấy với đầy đủ chữ ký, con dấu,bút tích.
Định dạng MS Word rất tiện cho biên tập tài liệu và xử lý thông tin,nhưng file MS Word lại chứa đựng nhiều thông tin ẩn (trước tiên về nhữngthay đổi đã thực hiện trong file) và như vậy, nó rất không an toàn theo quanđiểm thất thoát thông tin công vụ Ví dụ, trong lúc chuẩn bị tài liệu thươngmại, thông tin ẩn lại cho ta biết những đề xuất khởi điểm, ai có ảnh hưởngmạnh nhất tới văn bản Trong chuẩn bị tài liệu theo nhóm, sự phân tích sửađổi cho ta khả năng nhận biết không chỉ họ tên những người lập tài liệu mà cảmức độ đóng góp của từng người vào phương án hoàn chỉnh của tài liệu
1.1.3.3 Phần mềm quản lý và khai thác
Nếu như bộ sưu tập số là nguồn lực thông tin, là nguồn tài nguyênthông tin của một Thư viện điện tử, Thư viện số thì Phần mềm thư viện đóngvai trò như công cụ đi kèm theo giúp hỗ trợ việc sử dụng nó Trên thực tế thìphần mềm quản trị Thư viện là một yếu tố đặc biệt quan trọng không thể thiếutrong hoạt động Thư viện điện tử, Thư viện số Phần mềm thư viện có nhữngvai trò như:
+ Tạo siêu dữ liệu bao gồm:
- Siêu dữ liệu mô tả: Mô tả các thông tin về tài liệu;
- Siêu dữ liệu cấu trúc: Mô tả các liên kết giữa các đối tượng thông tinliên quan của tài liệu như mục lục, chương, phần, trang sách, hình ảnh minhhọa, phụ lục…giúp người dùng dễ dàng di chuyển đến các thành phần của tàiliệu
- Siêu dữ liệu quản trị: gồm tạo kích cỡ tập tin; Định dạng tài liệu(PDF); Đặc tính sử dụng và tình trạng của tài liệu
Trang 19+ Mô tả dữ liệu
+ Quản lý các nguồn dữ liệu truy cập được cho phép (phần này chưa cótrong các phần mềm nguồn mở) Theo đó chỉ có các thành viên đã được đăng
ký mới được quyền truy cập vào tài liệu (hoặc quản lý chế độ dowload của tài liệu)
+ Xuất – nhập dữ liệu để trao đổi với các hệ thống khác theo các chuẩnchung
+ Vận hành liên kết là tạo ra một giao diện tra cứu tích hợp cho ngườidùng trên nhiều bộ sưu tập cùng một lúc dựa trên các điểm truy cập nhất quánnhư: tác giả; Nhan đề tài liệu, từ khóa; chủ đề; chỉ mục quốc gia…
công cụ dùng để tổ chức, quản lý, khai thác các bộ sưu tập Yêu cầu đặt ra đốivới sản phẩm số hóa là các sản phẩm số hóa phải phù hợp với phần mềm đểkhai thác, truy cập, đặc biệt là về định dạng tài liệu
1.2 Khái quát về Thư viện Học viện Kỹ thuật Quân sự
1.2.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển
Thư viện ra đời cùng với Học viện vào năm 1966 trước năm 1978 thưviện trực thuộc phòng Huấn luyện
Từ năm 1978 đến tháng 04/1996 Thư viện trực thuộc phòng Khoa họccông nghệ và Môi trường
Từ tháng 05/1996 đến tháng 11/1998 Thư viện trực thuộc ban Giámđốc Học viện
Từ tháng 11/1998 đến nay Thư viện trực thuộc Phòng Thông tin Khoahọc Quân sự - Học viện KTQS
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ
Pháp lệnh Thư viện do ủy ban Thường vụ Quốc hội Khóa IX thông quangày 28/12/2000 quy định: “Thư viện có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sảnthư tịch của dân tộc, thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụngchung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin
Trang 20phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớpnhân dân, góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực bồi dưỡng nhân tàiphát triển khoa học, công nghệ, kinh tế, văn hóa phục vụ công cuộc côngnghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước”.
Ngoài chức năng, nhiệm vụ của một thư viện nói chung, Thư viện Họcviện Kỹ thuật Quân sự còn thực hiện một số chức năng, nhiệm vụ mang tínhchất đặc thù như sau:
- Nghiên cứu, thu thập, lưu trữ, xử lý những tài liệu cần thiết phục vụcho nhu cầu học tập, nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, học viên, và sinhviên trong trường
- Ứng dụng hiệu quả thành tựu của khoa học công nghệ tiên tiến từngbước hiện đại hóa Thư viện
- Tuyên truyền phục vụ cho công tác Đảng, công tác chính trị trongmôi trường Quân đội và là công cụ đấu tranh trên mặt trận văn hóa, tư tưởng.Nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến để từngbước hiện đại hóa thư viện
- Tổ chức, bổi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ thư viện
- Thư viện là cầu nối đưa sách báo, thông tin chính trị, văn hóa, xãhội cập nhật vào môi trường quân đội
Hiện nay, Thư viện tổ chức phục vụ tại 03 cơ sở:
1.2.3 Cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực
Hiện nay, Phòng Thông tin Khoa học Quân sự được chia thành 03 ban:Ban Thông tin khoa học
Ban Tạp chí khoa học và kỹ thuật
Ban Thư viện
Trang 21Đội ngũ cán bộ hiện nay phần lớn là trẻ, năng động, nhiệt tình, đềuđược đào tạo cơ bản, có trình độ ngoại ngữ về tiếng Anh, Nga và tin học baogồm 20 người (trong đó có 17 cán bộ đang làm việc, 03 cán bộ đang chờ nghỉhưu):
Trang 22Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng ban trong thư viện
Phòng Thông tin Khoa học Quân sự
Ban Thông tin
khoa học
Ban Thưviện
vụ photocopy1.103.Phòng xử lýnghiệp vụ
1.301.Phòng đọc tài liệu mật và truycập Internet cho cán bộ, giáo viên
1.302.Phòng Trưởng ban
Thư việnTầng 4
1.401.Phòng đọc mở 21.401.Phòng đọc báo, tạp chí
Tầng 5
2.501.Phòng tựhọc 1
2.502.Phònghọc nhóm 1
2.503.Phònghọc nhóm 2
2.504.Phòng tựhọc 2
2.505.Phònglưu chiểu2.506.Phònghội thảo
Trang 231.2.4 Cơ sở vật chất và trang thiết bị
1.2.4.1 Cơ sở vật chất
Cơ sở 1: 100 Hoàng Quốc Việt, Từ Liêm, Hà Nội
Hiện nay, Thư viện Học viện KTQS tại Hà Nội đang sử dụng tòa nhà 5 tầng với tổng diện tích là 2.240 m2/650 chỗ ngồi Trong đó:
Trang 24Có 300 giá sắt trong đó có 180 giá chuyên dụng, 250 bàn đọc, 500 ghế,
100 máy tính, 6 máy in, 14 máy scan (01máy scan khổ A3, 13 máy scan khổA4) , 01 camera kỹ thuật số, 02 máy in mã vạch chuyên dụng, 04 máy hút bụi,
06 máy hút ẩm, 02 máy photocophy, 01 máy ép plastic, 15 máy điều hòa nhiệt
độ, 01 tivi màu 29 inch, 01 tivi Daewoo 20 inch, 01 tivi Samsung 40 inch vànhiều trang thiết bị khác Bên cạnh đó Thư viện có 01 hệ thống camera đặt tạiphòng đọc tự chọn, 01 hệ thống mạng INTRANET với 25 máy chủ (01 máychủ và 24 máy trạm)
Phần mềm ứng dụng
Nhằm đảm bảo cho công tác quản lý, khai thác và xây dụng bộ sưu tập
số tiến tới phát triển thư viện theo hướng thư viện điện tử, Thư viện HVKTQS có trang bị cho thư viện một hệ thống phần mềm đang được nhiều thưviện và được đánh giá khá cao
Phần mềm quản lý và khai thác thư viện
Thư viện hiện đang sử dụng phần mềm LIBOL 6.0 với điểm nổi bật làphân hệ quản lý tư liệu điện tử nhằm phục vụ cho việc quản lý, khai thác vàxây dựng bộ sưu tập số
Phần mềm phục vụ công tác số hóa tài liệu
- Phần mềm xử lý và đọc các file pdf Acrobat: Giúp cho việc nhanh
chóng cung cấp các thông tin phản hồi trên tài liệu PDF bao gồm nhiều kiểu
Trang 25nội dung, từ trang tài liệu được quét từ máy quét tới các trang bảng tính, filetrình diễn và file CAD ba chiều.Thư viện sử dụng các phiên bản từ Acrobat6.0 đến Acrobat 9.0
- Phần mềm VnDOCR: Đây là chương trình phần mềm giúp cho việc
nhận dạng các ký tự tiếng Việt Hiện tại, Thư viện đang sử dụng phiên bảnVnDOCR 4.0
1.2.5 Nguồn lực thông tin
Tài liệu truyền thống
Vốn tài liệu rất phong phú và đa dạng bao gồm cả tài liệu truyền thống
và tài liệu hiện đại thuộc các lĩnh vực nghiên cứu chính như: vô tuyến điện tử,điện tử y sinh, kỹ thuật điều khiển, cơ khí…
Hiện thư viện có trên 77.047 đầu tài liệu với 554.807 cuốn trong đó:Sách tham khảo KHKT: 55.916 đầu sách/ 167.511 cuốn;
Sách VH, CT & XH: 5.046 đầu sách/34.269 cuốn;
Giáo trình: 3.150 đầu sách/278.886 cuốn;
Luận án , luận văn: 1000 đấu sách /35.000 cuốn;
Tài liệu mật: 4.003 cuốn;
ĐA tốt nghiệp: 3.394 cuốn;
Báo: 61 đầu;
Tạp chí: 147 đầu
Tài liệu điện tử
Hiện nay Thư viện HVKTQS có khoảng gần 3000 tài liệu điện tửđưa vào khai thác và sử dụng Các tài liệu điện tử này chủ yếu là các tàiliệu giáo trình và tài liệu tham khảo chuyên ngành kỹ thuật quân sự phục
vụ cho việc học tập, nghiên cứu của cán bộ giảng viên và học viên
1.2.6 Người dùng tin và nhu cầu tin
Hiện nay, Thư viện HVKTQS có trên 11.500 bạn đọc chia làm 4 nhóm:
Trang 26- Nhóm 1: Người làm công tác quản lý lãnh đạo, gồm: Ban Giám đốc
Học viện, Trưởng khoa, Trưởng phòng, Trưởng bộ môn, hệ tiểu đoàn nhómnày cần các thông tin mang tính tổng kết, dự đoán trên mọi lĩnh vực khoa học,giáo dục, quản lý, khoa học quân sự 500 người
khoa học : 1000 cán bộ (trong đó có trên 800 giáo viên) Nhóm bạn đọc nàythường quan tâm đến tài liệu chuyên sâu, những đề tài mà họ trực tiếp thamgia giảng dạy, nghiên cứu
người Trong đó học viên quân sự: 4000 người (bao gồm cao học chuyển cấp
và hệ đào tạo kỹ sư quân sự), học viên dân sự: 5000 người Hình thức phục vụcho nhóm này thường là tài liệu sách giáo trình, tài liệu tham khảo, luận án,luận văn và các nguồn tin điện tử, vật mang tin khác phục vụ cho học tập vànghiên cứu
1.3.1 Vai trò của số hóa tài liệu
Trang 27Muốn đưa thư viện từ dạng thư viện truyền thống sang thư viện điện tửthì bước đầu tiên là xây dựng các bộ sưu tập số Bộ sưu tập số đóng vai trònhư nguồn lực thông tin chủ yếu của thư viện điện tử Số hóa tài liệu sẽ có ýnghĩa đặc biệt trong việc xây dựng bộ sưu tập số Vai trò của số hóa tài liệutrong Thư viện HVKTQS được thể hiện như sau:
dàng
Vậy, việc số hóa tài liệu là bước căn bản đầu hình thành các Thư việnđiện tử, Thư viện, là vấn đề được đặt ra hàng đầu cho các thư viện trong xuthế hiện nay
1.3.2 Vai trò của phân hệ Sưu tập số - Libol 6.0
Yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý, khai thác các tài nguyên số là cầnphải phần mềm quản lý và khai thác Thư viện HVKTQS lựa chọn phần mềmLibol 6.0 với điểm nổi bật là phân hệ Sưu tập số có một ý nghĩa lớn cho việcquản lý và khai thác tài nguyên số hóa của thư viện Phân hệ Sưu tập số -Libol 6.0 có vai trò như sau:
- Lưu trữ các file dữ liệu điện tử với số lượng lớn
- Quản lý các dữ liệu điện tử của thư viện
- Hỗ trợ việc khai thác các dữ liệu điện tử cả trên phương diện khôngthu phí và thu phí
- Quản lý người dùng tin qua việc cung cấp tài khoản và quyền truycập
- Tăng cường khả năng chia sẻ thông tin với các thư viện khác…
Trang 28 Nói chung, phân hệ Sưu tập số - Libol 6.0 có vai trò quan trọngtrong việc quản lý, lưu trữ và khai thác nguồn tài nguyên số hóa tại Thư việnHVKTQS.
Trang 29Chương 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG PHÂN HỆ SƯU TẬP
SỐ - LIBOL 6.0 TẠI THƯ VIỆN HỌC VIỆN KỸ THUẬT
thông tin thuộc công nghệ vi điện tử IMET
“Libol (LIBrary OnLine) là bộ phần mềm giải pháp Thư viện điện tử Thư viện số được Tinh Vân nghiên cứu và phát triển từ năm 1997, là sảnphẩm phần mềm thư viện điện tử và quản lý tích hợp nghiệp vụ thư việnthành công nhất ở Việt Nam Libol có những tính năng chính sau:
Trang 30- Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD; các khung phânloại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC, subject headings; chuẩnISO 2709 cho nhập/xuất dữ liệu;
Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH;
mã hoá dữ liệu BER/MIME;
trả tự động theo chuẩn SIP 2;
mã tiếng Việt như TCVN 5712, VNI
đối tượng;
hệ QT CSDL Oracle hoặc MS SQL Server;
thoại di động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị;
Các phân hệ chức năng chính:
Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC: Là cổng thông tin chung cho
mọi đối tượng để khai thác tài nguyên và dịch vụ thư viện theo cách riêng phùhợp với nhu cầu của từng cá nhân; Là môi trường giao tiếp và trao đổi thông
Trang 31tin giữa bạn đọc với nhau, giữa bạn đọc và thư viện và giữa bạn đọc với cácthư viện khác.
Phân hệ bổ sung: Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên
suốt kể từ lúc phát sinh nhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký
cá biệt, xếp giá tới lưu kho và đưa ra khai thác
Phân hệ biên mục: Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp
biên mục mọi dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế;Giúp trao đổi dữ liệu biên mục với các thư viện trên mạng Internet và giúpxuất bản các ấn phẩm thư mục phong phú và đa dạng
Phân hệ ấn phẩm định kỳ: Tự động hoá và tối ưu hoá các nghiệp
vụ quản lý đặc thù cho mọi dạng ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí, tập san )như bổ sung, đăng ký, kiểm nhận, đóng tập, khiếu nại thiếu số và tổng hợp số
có số thiếu
Phân hệ bạn đọc: Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọc
giúp thư viện áp dụng được những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc
và tiến hành các xử lý nghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân
Phân hệ lưu thông: Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp
lại trong quá trình mượn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưuthông do thư viện thiết đặt Cung cấp các số liệu thống kê về tình hình mượntrả tài liệu phong phú và chi tiết
Phân hệ sưu tập số: Theo dõi và xử lý các yêu cầu đặt mua tài liệu
điện tử qua mạng, quản lý kho tư liệu số hoá
Phân hệ mượn liên thư viện (ILL): Quản lý những giao dịch trao
đổi tư liệu với các thư viện khác theo chuẩn quốc tế dưới các vai trò là thưviện cho mượn và thư viện yêu cầu mượn Cho phép bạn đọc của thư viện này
có thể mượn sách tại các thư viện khác
Phân hệ quản lý: Quản lý, phân quyền người dùng và theo dõi toàn bộ
hoạt động của hệ thống Tích hợp với cơ sở dữ liệu người dùng trên LDAP
Trang 32hoặc Microsoft AD Cho phép tùy biến ngôn ngữ trên giao diện chươngtrình.” (Trích nguồn tin từ http://tinhvan.com ).
Điểm nổi bật của LIBOL 6.0 chính là Phân hệ Quản lý Tư liệu điện
tử Nếu như ở các phiên bản trước đây là một nhóm tính năng nằm rải rác
trong một số phân hệ thì tới LIBOL 6.0, nghiệp vụ này đã được hoàn thiệnthành một phân hệ riêng Phân hệ này cho phép thư viện có thể quản lý cácdạng tài liệu số phổ biến Với khả năng tách ra hoạt động độc lập, nó chophép thư viện đóng vai trò như một nhà cung cấp tài liệu số tới mọi đối tượngngười dùng Như vậy, thư viện trong tương lai hoàn toàn có thể quản lý mộtlượng tài nguyên số đa dạng (âm thanh, hình ảnh, video, text) với dung lượngkhổng lồ và khả năng lưu trữ phân tán Để làm được điều này, Libol 6.0 đãxây dựng mới phân hệ sưu tập số, tích hợp với phân hệ Phát hành nhằm quản
lý, biên tập, phân quyền … và đưa ra khai thác tài nguyên số hoá Đây làkhác biệt và cũng là ưu điểm rất lớn của Libol 6.0 so với các phiên bản trước
đó Với phân hệ này, các thư viện hoàn toàn có thể thực hiện mua bán, traođổi và cung cấp tài liệu điện tử một cách dễ dàng
Ngoài ra, Libol 6.0 còn hỗ trợ đa ngữ, giúp người quản trị hệ thống tựthêm mới, soạn thảo ngôn ngữ và sửa giao diện chương trình, lựa chọn ngônngữ hiển thị Khả năng đăng nhập một lần (single sign on), cho phép ngườidùng sử dụng một tài khoản chung duy nhất để đăng nhập và thao tác trênnhiều ứng dụng khác nhau
Libol là Giải pháp phần mềm thư viện điện tử được áp dụng nhiều nhấttại Việt Nam hiện nay Với hơn 60 khách hàng là các thư viện Đại học, thưviện công cộng và Trung tâm nghiên cứu lớn nhất cả nước, Libol đã khẳngđịnh những đóng góp xuất sắc về công nghệ cho sự nghiệp tin học hoá vàhiện đại hoá công tác quản lý và khai thác thư viện Libol được đánh giá làgiải pháp thư viện điện tử - thư viện số hiện đại và phù hợp nhất cho cácTrung tâm Thông tin – Thư viện Việt Nam
Trang 332.1.2 Phân hệ Sưu tập số
Phân hệ Sưu tập số hay Phân hệ Quản lý Tư liệu điện tử là điểm nổibật của Libol 6.0 so với các phiên bản trước của Libol Phân hệ Sưu tập số
do Công ty Tinh Vân xây dựng với nhiều tính năng vượt trội
“Phân hệ Sưu tập số có khả năng lưu giữ các file điện tử với số lượnglớn, khả năng cập nhật dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng đảm bảo dữ liệuchính xác, phục vụ tra tìm và sử dụng tài liệu điện tử một cách hiệu quả
Phân hệ Sưu tập số còn có khả năng quản lý các tài khoản đặt mua tàiliệu điện tử, cung cấp các tài liệu điện tử theo yêu cầu đặt mua của bạn đọc
Khả năng quản lý tài liệu điện tử trên cả hai loại hình: có thu phí vàkhông thu phí Quản lý tài liệu hạn chế với mức độ mật khác nhau
Cho phép biên mục các file dữ liệu, khả năng gắn kèm các file dữ liệu
số với một biểu ghi biên mục đã có sẵn
Khả năng xử lý các yêu cầu của bạn đọc một cách nhanh chóng, dễdàng
Trang 34Khả năng quản lý tài chính liên quan đến việc sử dụng và đặt mua tàiliệu điện tử.” (Trích nguồn tin từ tài liệu “Hướng dẫn sử dụng phần mềmLibol (phiên bản 6.0) – Phân hệ Sưu tập số, tr 4)
Phân hệ sưu tập số - LIBOL 6.0 bao gồm 6 menu chính:
Menu tài khoản
Cho phép người dùng tạo lập và quản lý thông tin về hệ thống tài khoảntruy nhập dữ liệu điện tử Người dùng có khả năng thêm mới, sửa chữa và xóacác thông tin về tài khoản một cách dễ dàng và nhanh chóng
Menu xử lý yêu cầu
Giao diện xử lý yêu cầu giúp cho việc đưa ra các yêu cầu về dữ liệubạn đọc đăng ký trên trang OPAC của Thư viện Căn cứ vào nội dung, chínhsách của thư viện cũng như tình trạng thực tế các tài liệu điện tử của thư viện,cán bộ thư viện sẽ định vị tài liệu và đưa ra các hành động / thao tác với mỗiyêu cầu này
Trang 35 Menu tài nguyên số hóa
- Đây là menu chính và quan trọng nhất trong phân hệ
- Cho phép thư viện quản lý toàn bộ tài liệu điện tử với nhiều định dạngkhác nhau theo từng bộ sưu tập, chia làm nhiều cấp độ mật, chế độ khaithác…khác nhau Menu này thực hiện với 4 chức năng chính:
ở mọi nơi qua một chiếc máy tính có nối mạng Internet
Nhận thấy ưu điểm của việc số hóa tài liệu và bộ sưu tập số, dựa trênnền tảng của phần mềm trước Libol 5.5, năm 2010, Thư viện HVKTQS tiếnhành nâng cấp phần mềm quản lý thư viện Libol 5.5 lên Libol 6.0 Điểm nổi
bật nhất của Libol 6.0 thuyết phục sự lựa chọn của Thư viện chính là Phân hệ
Quản lý Tư liệu điện tử mà phiên bản trước không có Hiện nay, Phần mềm
libol 6.0 đang quản lý và khai thác tại Thư viện HVKTQS với tổng số lượngCSDL thư mục trên 56.000, trong đó có 2.892 tài liệu điện tử
Do nhu cầu và tính đặc thù trong quản lý của trường là trường quân đội,được sự bao cấp của nhà nước về mọi mặt, việc này hạn chế đến việc ứngdụng đầy đủ các tính năng của phân hệ Sưu tập số trong việc quản lý vả khai
Trang 36thác tư liệu số của Thư viện Hiện nay, Thư viện HVKTQS mới chỉ sử dụngđến một số tính năng trong phân hệ Sưu tập số, chủ yếu là việc ứng dụng
trong công tác biên mục và quản lý bộ sưu tập trong menu tài nguyên số hóa,
còn các tính năng liên quan đến việc thu phí, thống kê, phân quyền sử dụng,xuất khẩu bộ sưu tập số đều chưa sử dụng
Menu tài nguyên số là một ứng dụng quan trọng nhất của phân hệ Sưutập số, là khâu ứng dụng phục vụ cho việc quản lý và khai thác các bộ sưu tập
số của thư viện Thư viện HVKTQS sử dụng menu này trong việc quản lý vàđưa ra khai thác các bộ sưu tập của mình
2.2.1 Quản lý bộ sưu tập
Nguồn lực thông tin là tài sản giá trị nhất của mỗi cơ quan thông tin thưviện Nguồn lực thông tin càng phong phú thì tiềm năng của thư viện đó càngđược đánh giá cao.Hoạt động quản lý là công tác ảnh hưởng trực tiếp đến bảo
vệ tài sản của cơ quan đó Chính vì vậy, việc quản lý nguồn tư liệu điện tửcũng là bảo vệ chính tài sản của thư viện mình
Cũng như các thư viện khác,Thư viện HVKTQS luôn đặt cao vai tròviệc quản lý nguồn lực thông tin của thư viện mình, họ tiến hành ứng dụng
Giao diện của menu tài nguyên
số hóa
Trang 37chức năng quản lý bộ sưu tập phân hệ Sưu tập số - Libol 6.0 vào việc quản lýtài nguyên số hóa của mình.
Để thuận lợi cho việc phân loại, quản lý các ấn phẩm điện tử trong thưviện, các bộ thư viện sẽ tiến hành tạo lập các bộ sưu tập ấn phẩm điện tử khácnhau tùy theo định dạng, mục đích sử dụng…các ấn phẩm điện tử này
Thư viện HVKTQS sử dụng các tính năng trong quản lý bộ sưu tậpnhư:
2.2.1.1 Thêm mới bộ sưu tập
Với chức năng thêm mới các bộ sưu tập sẽ giúp cho cán bộ thư viện cóthể thêm các bộ sưu tập mà mình vừa tiến hành xây dựng để đưa vào quản lý
và khai thác Thư viện HVKTQS lấy đây là bước đầu tiên cho việc đưa ra mộtsản phẩm số hóa của mình Các bộ sưu tập sau khi được cán bộ thư viện xâydựng xong sẽ được thêm mới vào trong hệ thống để giúp cho việc quản lý bộsưu tập, chuẩn bị những bước tiếp theo để đưa vào khai thác
Công việc này được cán bộ thư viện thực hiện với thao tác rất ngắngọn: Cán bộ thư viện chỉ việc nhập tên bộ sưu tập và mô tả ngắn gọn về bộ
sưu tập này vào ô trống bấm vào Thêm Như vậy là việc thêm mới một bộ
sưu tập đã hoàn thành
Đặc trưng về nội dung của các bộ sưu tập trong Thư viện HVKTQSbao gồm các bộ sưu tập có nội dung liên quan đến kỹ thuật quân sự Các tàiliệu chủ yếu là tài liệu sách giáo khoa và tài liệu tham khảo chuyên ngành kỹthuật quân sự thuộc các ngành đào tạo của trường như bộ sưu tập các tài liệu
về Cơ khí – Động lực, Vô tuyến điện tử, Xây dựng – Công trình,…Tất cả đềuphục vụ cho việc học tập, nghiên cứu của giảng viên và học viên
Trang 382.2.1.2 Sửa bộ sưu tập
Cùng với việc xây dựng bộ sưu tập, Thư viện HVKTQS sử dụng chứcnăng sửa bộ sưu tập.Với chức năng sửa bộ sưu tập sẽ giúp cho việc cung cấpcác thông tin về bộ sưu tập một cách chính xác nhất, tránh tình trạng dậpkhuôn máy móc, ảnh hưởng đến chất lượng thông tin mà cán bộ thư viện mấtnhiều công sức mới có thể hoàn thành
Để sửa lại thông tin cho bộ sưu tập, cán bộ thư viện bấm vào biểu
tượng Sửa trong cột sửa cùng hàng với bộ sưu tập mà mình muốn sửa thông
tin
Bấm vào thêm
Trang 39Sau khi sửa lại thông tin cho bộ sưu tập xong bấm nút Cập nhật, để
lưu lại thông tin bấm nút v hoặc bấm X để hủy bỏ thao tác
2.2.1.3 Xóa bộ sưu tập
Trong trường hợp muốn xóa bộ sưu tập, cán bộ thư viện bấm chọn bộ
sưu tập cần xóa, sau đó chọn chức năng Xóa tương ứng trên giao diện Mục
đích của chức năng này giúp cho cán bộ thư viện linh hoạt hơn trong việc đưavào bộ sưu tập tài nguyên số những CSDL đảm bảo chất lượng tốt nhất
2.2.1.4 Gộp các bộ sưu tập
Chức năng Gộp các bộ sưu tập sẽ giúp cho việc gộp các tài liệu có nội
dung tương ứng hoặc liên quan đến nhau vào một bộ sưu tập Nếu như trongviệc quản lý vốn tài liệu truyền thống, phân loại tài liệu để tập hợp các loại tàiliệu có cùng môn loại tri thức với nhau thì gộp tài liệu có chức năng tương tự
là gộp các tài liệu có nội dung tương ứng hoặc liên quan mật thiết với nhaulàm một bộ sưu tập Việc này giúp cho việc quản lý tài nguyên số một cáchkhoa học nhất, đồng thời tạo điều kiện cho việc khai thác dữ liệu điện tử được
dễ dàng hơn khi tìm những dữ liệu số liên quan đến lĩnh vực mà mình quantâm
Biểu tượng xóa
