Mỗi trường đều xây dựng những thư viện với những nét đặc thù riêngvới trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn cũng vậy, thư viện đã trởthành nơi bắt nguồn trao đổi tri thức, nghiên cứ
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐHQGHN
KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN
Trang 2HÀ NỘI, 2014
Trang 3LỜI CẢM ƠN
***
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy, cô trong khoa Thôngtin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đã tận tình dạy
dỗ và giúp đỡ chúng em trong suốt thời gian học tập và rèn luyện tại Trường
Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Th.s Đào Thị Uyên cô đã luôntận tình, ân cần chỉ bảo hướng dẫn, tạo mọi điều kiện cho em hoàn thành quátrình thực tập Cũng như trực tiếp hướng dẫn em trong quá trình thực hiện vàhoàn thành khóa luận này
Em xin cảm ơn gia đình và bạn bè những người luôn động viên vàkhuyến khích để em có thể hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp và có được kếtquả như ngày hôm nay
Vì thời gian nghiên cứu có hạn, trình độ nghiên cứu và kinh nghiệmcòn hạn chế nên khóa luận không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhậnđược sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để khóa luận được hoànthiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, Tháng 03 năm 2014
Sinh viên
Trương Thị Huệ
Trang 4DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
1 Các từ viết tắt Tiếng Việt
2 Các từ viết tắt tiếng Anh
Intergrate Set of Information System
Trang 5MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Tình hình nghiên cứu 2
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4
5 Phương pháp nghiên cứu 4
6 Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài 4
7 Bố cục của đề tài 4
Chương 1:PHÒNG TƯ LIỆU KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN VỚI SỰ NGHIỆP ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 6
1.1 Khái quát về Khoa TT-TV 6
1.1.1 Vài nét về lịch sử ra đời và phát triển 6
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Khoa 6
1.1.3 Cơ cấu tổ chức và Đội ngũ cán bộ 7
1.1.4 Số lượng sinh viên và học viên cao học 8
1.2 Khái quát Phòng Tư liệu Khoa TT – TV 9
1.2.1 Giới thiệu sơ lược về lịch sử ra đời và phát triển của phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện 9
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tư liệu 10
1.2.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 10
1.3.1 Người dùng tin 11
1.3.2 Đặc điểm nhu cầu tin 12
1.4 Vai trò, ý nghĩa Phòng Tư liệu đối với công tác đào tạo và nghiên cứu của khoa 14
1.4.1 Đối với sinh viên 15
1.4.2 Đối với giảng viên 16
1.4.3 Đối với cán bộ quản lý, lãnh đạo 17
1.4.4 Đối với Học viên cao học 17
Trang 6CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG PHÒNG TƯ LIỆU KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI
HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN 19
2.1 Đặc điểm vốn tài liệu và công tác xây dựng và phát triển vốn tài liệu tại Khoa 19
2.1.1 Đặc điểm vốn tài liệu 19
2.2.2 Công tác xây dựng và phát triển vốn tài liệu tại Khoa 22
2.2 Đặc điểm cơ sở vật chất 24
2.3 Công tác xử lý vốn tài liệu 25
2.3.1 Xử lý về mặt hình thức tài liệu 25
2.3.2 Xử lý về mặt nội dung tài liệu 29
2.4 Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu 32
2.4.1 Công tác tổ chức tài liệu 32
2.4.2 Công tác bảo quản tài liệu 32
2.5 Công tác phục vụ người dùng tin của Phòng Tư liệu 33
2.5.1 Quy định về thời gian và nội quy sử dụng Phòng Tư liệu 33
2.5.2 Tô chức hệ thống tra cứu 34
2.5.3 Tổ chức phục vụ đọc tại chỗ 36
2.5.4 Tổ chức phục vụ cho mượn về nhà 36
2.5.5 Dịch vụ sao chép tài liệu 37
2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin tại Phòng Tư liệu Khoa TT – TV 38
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG PHÒNG TƯ LIỆU KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN – ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 44
3.1 Nhận xét 44
3.1.1 Ưu điểm của Phòng Tư liệu 44
3.1.2 Nhược điểm của Phòng Tư liệu 45
3.1.3 Nguyên nhân 45
Trang 73.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Phòng
Tư liệu 46
3.2.1 Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, hạ tầng trang thiết bị tạo điều kiện thuận lợi hơn cho cán bộ quản lý trong quá trình hoạt động 46
3.2.2 Bổ sung nguồn tài liệu chuyên ngành và ngoại văn 47
3.2.3 Mở rộng mối liên hệ, tăng cường công tác trao đổi chia sẻ tài liệu giữa các Phòng Tư liệu 47
3.2.4 Phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin 47
3.2.5 Hỗ trợ kinh phí từ khoa, trường và hệ thống Đại học Quốc gia, khuyến khích tinh thần đóng góp từ các cựu sinh viên và sinh viên trong khoa 48
3.2.6 Tăng cường hợp tác, liên kết với các tổ chức 50
3.2.7 Ý kiến đóng góp, phản hồi từ phía người dùng tin để Phòng Tư liệu ngày càng hoàn thiện 50
KẾT LUẬN 52
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 53
PHỤ LỤC 54
Trang 8LỜI MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ cùng với
đó là sự bùng nổ của công nghệ thông tin đã làm cho mọi hoạt động, mọingành, mọi lĩnh vực đã có sự chuyển mình mạnh mẽ theo thời gian Đất nước
ta đang trong giai đoạn phát triển bước lên tầm cao mới, để làm nên nhữngthành công đòi hỏi phải có sự đóng góp của tất cả các mặt ở mọi khía cạnhnhư kinh tế, văn hóa, xã hội và điều cốt lõi không thể thiếu đó là trong lĩnhvực giáo dục Như Đảng và Nhà nước ta đã nhấn mạnh cùng với Giáo dục &Đào tạo, Khoa học công nghệ là quốc sách hàng đầu, bởi vậy nó luôn là nềntảng làm thay đổi và góp phần làm nên những thành tựu không nhỏ cho Đất nước
Mỗi trường đều xây dựng những thư viện với những nét đặc thù riêngvới trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn cũng vậy, thư viện đã trởthành nơi bắt nguồn trao đổi tri thức, nghiên cứu chuyên sâu và giải trí trongtâm trí các bạn sinh viên hay cán bộ, giảng viên trong trường Nhưng khôngdừng lại ở một thư viện mà mỗi khoa trong trường đều bố trí các phòng Tưliệu, với nguồn tài liệu đa dạng và phong phú, đặc biệt hơn nơi này lưu giữnhững công trình nghiên cứu có giá trị từ các thế hệ đi trước
Mục đích cuối cùng của hoạt động Thông tin - Thư viện là đáp ứng đầy
đủ nhu cầu tin của người dùng tin Mức độ đáp ứng nhu cầu tin cho ngườidùng tin được xem là thước đo đánh giá chất lượng hoạt động của thư viện.Nghiên cứu NDT và nhận dạng NCT của họ, trên cơ sở đó tổ chức hoạt độngthông tin theo đúng hướng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu đó chính là nhiệm vụ quantrọng của các cơ quan TT - TV
Thư viện không thể thiếu được ở các trường và Phòng Tư liệu cũng thểthiếu được ở các khoa, đặc biệt hơn ở Khoa TT - TV, nguồn tài liệu tại đâyngày càng trở nên thân thiết, gần gũi và được người dùng tin khai thác nhiều.Khi nhà trường chuyển đổi từ chương trình đào tạo mô hình niên chế sang tín
Trang 9chỉ, phương thức giảng dạy và học tập cũng đã có nhiều thay đổi trong môitrường đào tạo ở bậc Đại học Đòi hỏi tinh thần tự học, tự nghiên cứu của sinhviên rất cao, tất cả cũng xuất phát từ mục đích mong muốn trang bị nhữnghành trang tri thức tốt cho sinh viên khi ra trường.
Sự bùng nổ của công nghệ thông tin cũng đã gây ra nhiều biến động vềtâm lý của người dùng tin, họ hưởng ứng dành thời gian nhiều hơn cho mạngInternet Bởi họ nghĩ nguồn tài liệu được cập nhật, đỡ mất thời gian và có thểgiải trí Nhưng cùng với đó họ đâu biết rằng nguồn tài liệu truyền thống cũngrất quan trọng hay một số lượng không nhỏ nguồn tài liệu quý giá không có ởngoài hay trên mạng như khóa luận, luận văn, luận án có trên thư viện mà điềuđặc biệt hơn tài liệu chuyên sâu phục vụ cho quá trình nghiên cứu chuyên ngànhthường chỉ có tại Phòng Tư liệu khoa
Chính vì vậy tôi đã chọn đề tài “ Phòng Tư liệu của Khoa TT – TVtrường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, thực trạng và giải pháp” làmkhóa luận của mình Nhằm tìm hiểu phương thức hoạt động của Phòng Tưliệu để nhấn mạnh những thuận lợi và đưa ra một số giải pháp nhằm khắcphục những khó khăn làm cho người dùng tin là sinh viên và giảng viên củatrường ĐHKHXH&NV nói chung, Khoa TT – TV nói riêng luôn được phục
vụ một cách tốt nhất Cùng với đó tác giả cũng hi vọng Phòng Tư liệu ngàycàng phát triển để tạo ra một môi trường lý tưởng trong học tập và nghiên cứuchuyên sâu cho cán bộ và sinh viên của khoa
Trang 10Bởi vậy, tôi nhận thấy đề tài “Phòng Tư liệu của Khoa TT – TV trườngĐại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, thực trạng và giải pháp” là một đề tàimang tính thiết thực và phù hợp với môi trường và hoạt động thực tế của khoakhi chương trình đào tạo của Khoa đã có sự thay đổi và mô hình đào tạo niênchế cũng đã chuyển sang đào tạo tín chỉ
Qua quá trình tìm hiểu đề tài này tôi có thể nghiên cứu sâu hơn để đưa
ra được một số kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng Phòng
Tư liệu Khoa ngày càng có những thành công vượt bậc
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
3.1 Mục đích nghiên cứu.
Với bất kì một công trình nghiên cứu nào cũng có những mục đíchriêng, và khi tiến hành nghiên cứu đề tài này mục đích mà tôi hướng tới trướchết là bổ sung thêm kiến thức, nghiên cứu sâu hơn về cách thức tổ chức hoạtđộng của Phòng Tư liệu
Trên cơ sở thực trạng đã và đang triển khai tại Phòng Tư liệu, phântích đánh giá ưu nhược điểm những thuận lợi hay khó khăn mà Phòng Tư liệu
đã làm được hay đang còn mắc phải từ đó có thể đề xuất kiến nghị, giải phápnâng cao hiệu quả sử dụng làm cho công tác hoạt động Phòng Tư liệu củaKhoa Thông tin - Thư viện, trong Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhânvăn ngày càng hoàn thiện, đổi mới và phát triển hơn ở hiện tại và trong tương lai
3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu.
Nghiên cứu đặc điểm vốn tài liệu, đặc điểm người dùng tin và nhu cầutin của Phòng Tư liệu để nâng cao hiệu quả hoạt động Phòng Tư liệu Khoa
Nghiên cứu thực trạng triển khai công tác thu thập, xử lý và phục vụ màphòng tư liệu đã làm được
Đánh giá, nhận xét những ưu, nhược điểm, đưa ra nguyên nhân để đềxuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Phòng Tư liệu đạt hiệu quảtốt nhất
Trang 114 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
4.1 Đối tượng nghiên cứu.
Phòng Tư liệu của Khoa TT – TV Trường Đại học Khoa học Xã hội vàNhân văn, thực trạng và giải pháp
4.2 Phạm vi nghiên cứu.
Phạm vi không gian: Phòng tư liệu Khoa TT- TV Trường Đại học Khoahọc Xã hội và Nhân văn – ĐHQGHN
Phạm vi thời gian: trong thời điểm hiện nay
5 Phương pháp nghiên cứu.
Khảo sát thực tiễn
Phương pháp trao đổi, mạn đàm và phỏng vấn trực tiếp
Phương pháp quan sát và điều tra thực tế
Phân tích, thu thập, thống kê số liệu, so sánh và tổng hợp tài liệu
6 Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài.
Về mặt lý luận: Khẳng định vai trò, nhiệm vụ và tầm quan trọng củaPhòng Tư liệu trong công tác phục vụ người dùng tin
Về mặt thực tiễn: Qua quá trình nghiên cứu có thể nhận thấy đượcnhững mặt mạnh và yếu của Phòng Tư liệu Từ đó đưa ra những nhận xétchung và riêng, đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động Phòng Tưliệu ngày càng hoàn thiện và phát triển, đáp ứng nhu cầu của người dùng tinmột cách tốt nhất
Trang 12Chương 3 Nhận xét, đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạtđộng Phòng Tư liệu Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã
hội và Nhân văn
Trang 13Chương 1 PHÒNG TƯ LIỆU KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
VỚI SỰ NGHIỆP ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC.
1.1 Khái quát về Khoa TT-TV.
1.1.1 Vài nét về lịch sử ra đời và phát triển.
Khoa Thông tin-Thư viện là một trong những Khoa còn non trẻ so vớicác khoa khác trong Trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn Đại họcQuốc gia Hà Nội
Nhận thức được tầm quan trọng của thông tin trong nền kinh tế tri thức,
ngày 26/08/1996, Hiệu trưởng Trường ĐHKHXH & NV đã ra Quyết định
thành lập Bộ môn Thông tin – Thư viện trực thuộc Trường
Ngày 26/08/2004, Khoa Thông tin - Thư viện (TT-TV) mới được Giámđốc ĐHQGHN ký Quyết định chính thức thành lập Nhưng trên thực tế Khoa
đã được kế thừa những thành quả, những kinh nghiệm quý báu của đơn vị tiềnthân là Bộ môn Thư viện - Thư mục học trực thuộc Khoa Lịch sử - Khoa có
bề dày về truyền thống trong nghiên cứu khoa học và đào tạo hàng đầu cảnước của Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội trước đây (nay là trườngĐHKHXH&NV) Với bề dày truyền thống 38 năm trong nghiên cứu và đàotạo là tiền đề hết sức quan trọng để Khoa tiếp bước phát triển
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Khoa.
Nghiên cứu và đào tạo nguồn nhân lực có phẩm chất chính trị vữngvàng, trình độ lí luận cao với kĩ năng, nghiệp vụ chuyên môn thành thạo vềkhoa học Thông tin – Thư viện đáp ứng tốt sự nghiệp công nghiệp hoá, hiệnđại hoá đất nước
Khoa có nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và đào tạo bậc đại học và sauđại học ngành Thông tin – Thư viện với các hệ: chính quy, tại chức, chuyên
Trang 14tu, các lớp ngắn hạn… Ngoài ra, Khoa còn được Nhà trường giao nhiệm vụđào tạo Tin học cơ sở cho sinh viên toàn trường.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức và Đội ngũ cán bộ.
Cơ cấu tổ chức.
Đội ngũ cán bộ
- Ban chủ nhiệm Khoa gồm có:
+ Chủ nhiệm Khoa: PGS.TS Trần Thị Quý
Hội đồng khoa học
Ban Chủ nhiệm Khoa
Các khối hỗ trợCác bộ môn
Văn phòng khoa
Đào tạo sau đại học
Bộ môn Thông tin
Tư liệu
Phòng Tư liệu
Đào tạo đại học chính quy
Bộ môn Thư viện Thư mục
Đào tạo tại chức
Bộ môn Tin học ứng dụng
Trang 15+ Phó chủ nhiệm Khoa: ThS Phạm Tiến Toàn và ThS Đỗ Văn Hùng.
- Các bộ môn thuộc Khoa:
+ Bộ môn Thông tin -Tư liệu:
Chủ nhiệm bộ môn là PGS.TS Trần Thị Quý
+ Bộ môn Thư viện -Thư mục:
Chủ nhiệm Bộ môn: TS Nguyễn Huy Chương
+ Bộ môn Tin học cơ sở và ứng dụng:
Chủ nhiệm Bộ môn: ThS Vũ Thị Hồng Vân
+ Phòng Tư liệu Khoa:
Cán bộ phụ trách: ThS Đào Thị Uyên
Tổng số cán bộ: 23 cán bộ cơ hữu và 27 cán bộ kiêm nhiệm
Trình độ của cán bộ cơ hữu: 04 Phó giáo sư Tiến sĩ; 01 Tiến sĩ, Giảng viên chính, 01 Tiến sĩ, 01 Thạc sĩ, giảng viên chính; 11 Thạc sĩ (trong
đó có 07 nghiên cứu sinh); 03 cán bộ đang học cao học 100% số chuyên viên của Khoa đều đã tốt nghiệp đại học chính quy trong đó có 02 cán bộ có trình
độ thạc sĩ
Trình độ của cán bộ kiêm nhiệm: 04 Phó giáo sư Tiến sĩ, 9 Thạc sĩ
và 14 Nghiên cứu viên và thạc sĩ
1.1.4 Số lượng sinh viên và học viên cao học.
Bảng 1.1 Thống kê số lượng sinh viên hệ Đại học chính quy của khoa:
Các khóa học Số lượng Sinh viên
QHX- 2010 37
QHX – 2011 55
QHX – 2012 37
QXH – 2013 46
Trang 16Bảng 1.2 Thống kê số lượng Học viên cao học của Khoa:
QHX - 2006 15
QHX - 2007 10
QHX - 2008 21
QHX - 2009 28
QHX - 2010 HN 31
QHX - 2010 SG 6
QHX - 2011 HN 26
QHX - 2011 HN 14
QHX - 2012 HN 13
QHX -
2012 SG 21
QHX - 2013 31
1.2 Khái quát Phòng Tư liệu Khoa TT – TV. 1.2.1 Giới thiệu sơ lược về lịch sử ra đời và phát triển của phòng Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện. Để làm nền tảng, và thúc đẩy sự nghiệp phát triển của Khoa Thông tin – Thư viện, sự đóng góp của phòng Tư liệu đã trở thành nhân tố quan trọng không thể thiếu Chính vì vậy, phòng Tư liệu đã gắn liền với sự ra đời và trưởng thành của Khoa, trải qua dần theo tháng năm phòng Tư liệu Khoa Thông tin – Thư viện đang ngày dần đổi mới và hoàn thiện hơn để phục vụ bạn đọc một cách tốt nhất Phòng Tư liệu nằm trên tầng 4 nhà A thuộc trường ĐHKHXH&NV Phòng Tư liệu Khoa do thạc sĩ Đào Thị Uyên phụ trách
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Tư liệu.
Trang 17Phòng Tư liệu khoa có chức năng cung cấp và đảm bảo nguồn thông tinphục vụ cho hoạt động nghiên cứu và học tập của các cán bộ, giảng viên, họcviên cao học và sinh viên khoa TT – TV.
Luôn nghiên cứu và đề xuất phương hướng, chủ trương, kế hoạch pháttriển vốn tài liệu
Tạo ra môi trường học tập, nghiên cứu lý tưởng cho bạn đọc Thu thập
và bổ sung trao đổi các tài liệu cần thiết, đồng thời thu thập những ấn phẩm
Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của Khoa
Tổ chức phục vụ thông tin tư liệu cho giảng viên sinh viên trong khoangoài khoa sử dụng thuận lợi và có hiệu quả
1.2.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ.
Phòng Tư liệu trực thuộc Khoa Thông tin – Thư viện là bộ phận trong
cơ cấu tổ chức của khoa, chịu sự quản lý và điều hành của Ban chủ nhiệm Khoa
Đội ngũ cán bộ
Hiện nay, phòng Tư liệu Khoa có một cán bộ có học vị thạc sĩ chuyênngành TT - TV vừa làm thủ quỹ, vừa làm cán bộ chuyên trách làm tất cả cáccông việc của phòng Tư liệu
Phòng Tư liệu là một phòng đóng vai trò quan trọng của khoa, tập trungtoàn bộ các công đoạn của Thư viện như: bổ sung, đăng ký, mô tả, phân loại,phục vụ bạn đọc, vì vậy cán bộ thư viện phải đảm nhiệm toàn bộ các côngđoạn của dây chuyền thông tin tư liệu Mà hiện tại, phòng tư liệu đã mở rộng
Trang 18thì số lượng tài liệu lẫn người dùng tin tăng lên nhanh chóng, cán bộ phụ tráchphải làm rất nhiều việc vừa đảm nhiệm công việc của phòng tư liệu vừa là thủquỹ của khoa nên thời gian rất bất cập.
1.3 Người dùng tin và đặc điểm nhu cầu tin.
1.3.1 Người dùng tin.
Phòng Tư liệu Khoa phục vụ đối tượng là cán bộ, giảng viên, học viêncao học,nghiên cứu sinh, sinh viên trong và ngoài khoa Năm 2005 phục vụthêm học viên cao học, nên với số lượng người dùng tin ngày càng tăng lên vànhu cầu nguồn tin cũng thay đổi theo, không chỉ sách giáo trình, mà cần bổsung nhiều đầu sách tham khảo và sách ngoại văn
Hình 1.1 Sơ đồ người dùng tin của phòng tư liệu Khoa Thông Tin ThưViện Trường Đại Học Khoa Hoc Xã Hội Và Nhân Văn
Người dùng tin
Giảng viên
Nghiên cứu sinh
Học viên cao học
Sinhviên
Nhu cầu tin
Nhu cầu tin
Nhu cầu tinNhu cầu tin
Trang 19Với những đối tượng người dùng tin đó có thể biết được đặc điểmngười dùng tin của Phòng Tư liệu là những người:
Có trình độ chuyên sâu hoặc hiểu biết về ngành
Có tri thức và kiến thức tương ứng để tiếp nhận thông tin
Chủ động điều chỉnh thời gian công việc của mình và có trình độhiểu biết đối với các lĩnh vực khác có liên quan Có khả năng tự tìm kiếm,phân tích và tổng hợp tư liệu để lấy thông tin, đồng thời có khả năng tiếp cận
thông tin nhanh chóng và sử dụng các công cụ tra cứu truyền thống và hiện đại
1.3.2 Đặc điểm nhu cầu tin.
Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin, nguồn tin tiếp cận của bạnđọc cũng đòi hỏi cao hơn, để họ có thể đáp ứng được nhu cầu tin của xã hội,nên cần bổ sung thêm nhiều tài liệu thuộc các môn loại để làm cho nguồn tàinguyên tri thức càng trở nên đa dạng và phong phú
Ngay tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, sự thay đổitrong chương trình đào tạo từ phương thức niên chế chuyển sang tín chỉ đãthúc đẩy các hoạt động quay vòng theo, mà trước hết đó là người dùng tin họcần thay đổi cách thức học tập để có thể đáp ứng được với môi trường học tậpcủa mình, Bởi vậy nhu cầu tin của họ ngày càng tăng lên
Qua khảo sát cho thấy nhu cầu tin của bạn đọc được thể hiện qua cácnhóm bạn đọc lên phòng tư liệu tiếp cận với tài liệu như sau:
Trang 20Hình 1.2: Các nhóm bạn đọc sử dụng tư liệu trên Phòng Tư liệu khoa
Trang 21Sinh viên ngoài việc đến với thư viện nhằm mục đích học tập, nghiêncứu khoa học và nâng cao kiến thức họ còn có nhu cầu giải trí sau những giờhọc tập căng thẳng Phần lớn họ có nhu cầu tìm tài liệu theo chuyên ngànhhọc tập của mình cụ thể là: sách giáo khoa, giáo trình, tài liệu tham khảo tàiliệu nghiên cứu phục vụ cho mục đích học tập.
Từ những mong muốn của người dùng tin, qua bảng thống kê này chothấy người dùng tin khi lên phòng Tư liệu khoa được đáp ứng như sau:
Hình 1.3 : Mức độ đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin tại Phòng
Tư liệu Khoa Thông tin - Thư viện.
Hiện nay, đối tượng người dùng tin đến với các phòng Tư liệu thì cáctài liệu tiếng việt mà sinh viên sử dụng là 100 %, ngoài ra loại hình ngôn ngữ
mà người dùng tin chú trọng là Tiếng Anh chiếm khoảng 75%
Và phần lớn sử dụng tài liệu này là cán bộ giảng dạy, bởi họ có trình
độ ngoại ngữ cao và cần dùng để phục vụ cho quá trình giảng dạy, và biênsoạn giáo trình giáo án
1.4 Vai trò, ý nghĩa Phòng Tư liệu đối với công tác đào tạo và nghiên cứu của khoa.
Trang 22Phòng Tư liệu được mở rộng thực sự mang lại rất nhiều lợi ích choNDT khi mà họ có thể tiếp cận đến những kết quả nghiên cứu một cách nhanhchóng, dễ dàng nhờ nguồn tài liệu có sẵn.
Để xây dựng nên một Phòng Tư liệu không phải là đơn giản, mà Phòng
Tư liệu có thể đáp ứng phần lớn nhu cầu tin của người dùng tin lại càng khóhơn các bài giảng điện tử, tạp chí khoa học do ĐHQGHN xuất bản, còn lại,tất cả luận án, luận văn, bài báo, kết quả NCKH vẫn chỉ được truy cập dướidạng thư mục và kèm theo bản tóm tắt nội dung tài liệu mà không phải là toànvăn Nếu muốn tiếp cận sâu hơn đến tài liệu để tham khảo đến các thông tin,kết quả nghiên cứu họ vẫn phải đến Phòng Tư liệu để mượn đọc tài liệu đó
Phòng Tư liệu không chỉ thể hiện những tác động tích cực đối với hoạtđộng NCKH mà rộng hơn còn là hoạt động giáo dục, đào tạo Phòng Tư liệucòn lưu trữ cả những tài liệu phục vụ giảng dạy, học tập như đề cương mônhọc, tập bài giảng, tài liệu tham khảo, bộ sưu tập các hình ảnh, âm thanh,video, hay bất cứ tài liệu nào được coi là hữu ích cho việc học tập và giảngdạy; thậm chí là các hồ sơ, CSDL khác của các cá nhân, tổ chức Đây chính lànguồn học liệu bổ ích, hỗ trợ trực tiếp cho công tác giảng dạy và học tập củathầy và trò Khoa TT – TV Trường ĐHKHXH & NV - ĐHQGHN Hơn nữa,các hoạt động này được nâng cao cũng góp phần đẩy mạnh sự tiến bộ khôngngừng của hoạt động giáo dục, đào tạo
1.4.1 Đối với sinh viên.
Trong mọi chương trình hoạt động mà trường hay khoa đề ra đều vươntới mục tiêu về chất lượng đào tạo, đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tinmột cách nhanh chóng và hiệu quả Cho nên để góp phần làm nên nhữngthành tựu trong giáo dục nói chung và thành tựu của Khoa TT – TV nói riêng,Khoa TT – TV đã triển khai một số kế hoạch như điều chỉnh lại khungchương trình đào tạo, mở rộng phòng Tư liệu, bổ sung nhiều nguồn tài liệuchuyên ngành và ngoại văn
Trang 23Khoa luôn đặt nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng lên hàngđầu, nên sinh viên của khoa luôn được quan tâm, hỗ trợ và tạo mọi điều kiệnphát huy mọi khả năng của mình
Từ khi Phòng Tư liệu Khoa mở rộng số lượng sinh viên cũng tăng lênđáng kể, không chỉ lên mượn tài liệu mà còn đến để tham khảo, nghiên cứu tàiliệu ngay tại phòng
Do yêu cầu đặt ra trong học tập nên nhu cầu tin của sinh viên rất phongphú và đa dạng Ngoài thời gian học tập trên lớp thì sinh viên luôn quan tâmđến Phòng Tư liệu để cung cấp thêm kiến thức và tài liệu chuyên ngành chomình, bởi nắm bắt được nhu cầu tin của người dùng tin như sinh viên hai nămđầu thường chú trọng tới sách giáo trình đại cương và sách tham khảo tiếngviệt, sinh viên từ năm ba trở đi thì lại tiếp cận chủ yếu là sách chuyên ngành
và sách ngoại văn
Sinh viên có được nền tảng kiến thức chuyên ngành và học tập đượcnhững kĩ năng mềm sẽ tạo cho sinh viên tâm lý thoải mái hay sự tự tin khitham gia các buổi phỏng vấn bắt đầu công việc mới của mình, hay nói cáchkhác có thể hài lòng các nhà tuyển dụng
Khi tiếp cận với môi trường đi sâu về chuyên ngành giúp sinh đưa ranhững ý kiến đóng góp hay sự phản hồi về thiết bị hay chất lượng bài giảng
để cán bộ có thể tiếp thu ý kiến, điều chỉnh sửa đổi làm cho Phòng Tư liệungày một tốt hơn
1.4.2 Đối với giảng viên.
Phòng Tư liệu gắn kết mọi con người sát lại gần nhau hơn Đó là giảngviên với cán bộ và sinh viên, không những trong khoa mà cả những ngườidùng tin ngoài khoa
Do mức độ nhu cầu tin đối với giảng viên khá cao, vì họ là người trựctiếp tham gia giảng dạy, truyền đạt kiến thức cho sinh viên là chính, cùng với
đó là các công trình nghiên cứu khoa học Nhóm này thường quan tâm tài liệu
Trang 24gốc là chủ yếu, nên họ thường đến Phòng Tư liệu để tham khảo tại chỗ haymượn về nhà, nếu tài liệu trên mạng thì cán bộ phụ trách phải chỉ dẫn tìmkiếm, hay tại Phòng Tư liệu không có thì cán bộ thông tin có thể giúp họ timkiếm ở các nguồn thông tin khác có liên quan, hay liên hệ với các cơ quankhác Xuất phát từ những đặc điểm và nhu cầu tin của người dùng tin sẽ đưa
họ tới một môi trường làm việc chất lượng và hiệu quả hơn, nhờ có nguồn tàiliệu thiết thực và hữu ích
Với tầm quan trọng của Phòng Tư liệu như vậy thì cán bộ phụ tráchcũng nên lập một Website riêng để giảng viên hay sinh viên trao đổi, góp ý vàgiải đáp các thắc mắc Đó cũng là một lợi thế rất lớn cho sinh viên học tập,
mà qua đó giảng viên nắm bắt được tâm lý của sinh viên
1.4.3 Đối với cán bộ quản lý, lãnh đạo.
Cán bộ quản lý, lãnh đạo trong khoa gồm: ban chủ nhiệm và phó chủnhiệm khoa, các bộ môn Họ là người dùng tin, vừa là chủ thể thông tin Họvừa thực hiện chức năng quản lý giáo dục đào tạo, tham gia giảng dạy, vừa làngười xây dựng các chiến lược phát triển của khoa Khi ra quyết định quản lý
họ chính là người cung cấp tin có hiệu quả cao Nên nguồn thông tin mà họcần phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, nhanh chóng và kịp thời
Ngoài mục đích quản lý, lãnh đạo cán bộ quản lý còn tham gia giảngdạy và nghiên cứu khoa học Vì vậy, ngoài thông tin mà họ cần Phòng Tư liệu
sẽ cung cấp thêm những thông tin có tính chất chuyên ngành cho các cán bộkhác nhau, thông qua đó các cán bộ quản lý sẽ khai thác nguồn tin một cáchtriệt để và đưa ra kế hoạch phát triển phù hợp với lĩnh vực đào tạo
Như vậy, Phòng Tư liệu sẽ giúp cán bộ lãnh đạo và quản lý tiếp cậnnguồn thông tin tổng hợp, chính xác để họ có những quyết định đúng đắn vàchỉ đạo kịp thời
1.4.4 Đối với Học viên cao học.
Trang 25Với mô hình đào tạo theo hình thức tín chỉ, đòi hỏi họ phải học, đọc vàtìm hiểu thông tin từ nhiều nguồn có trong các tài liệu dạng truyền thống cũngnhư hiện đại: Tài liệu tham khảo, báo, tạp chí khoa học, luận án, luận văn, cơ
sở dữ liệu trực tuyến, bài giảng điện tử
Nhóm người dùng tin này thường có nhu cầu thông tin về các chuyênngành mà họ đang theo học Đây là nhóm có trình độ học vấn cao, ngoàinhững tài liệu về chuyên môn họ còn có nhu cầu về các tài liệu tham khảo đểnâng cao trình độ, trau dồi tri thức khoa học
Phòng Tư liệu giúp họ có môi trường học tập nghiên cứu thuận lợihơn, tra tìm tài liệu nhanh chóng, đóng góp những ý tưởng trong việc thamgia các đề tài bảo vệ ngày càng khoa học và trình độ ngoại ngữ sẽ tốt hơn rấtnhiều, tại phần lớn học viên cao học thường tìm hiểu và nghiên cứu tài liệungoại văn
Trang 26CHƯƠNG 2
HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG PHÒNG TƯ LIỆU KHOA THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC
KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN.
2.1 Đặc điểm vốn tài liệu và công tác xây dựng và phát triển vốn tài liệu tại Khoa.
2.1.1 Đặc điểm vốn tài liệu.
Vốn tài liệu là một trong bốn yếu tố cấu thành của thư viện Nó làthước đo để đánh giá sự phong phú và đa dạng về nguồn tin của một cơ quanthông tin - thư viện Bên cạnh đó vốn tài liệu giúp thư viện thực hiện tốt cácchức năng của mình: Chức năng thông tin, chức năng văn hoá, chức năng giáodục và chức năng giải trí
Theo Cẩm nang nghề thư viện của tiến sĩ Lê Văn Viết: Vốn tài liệu là
bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặcđiểm của từng thư viện, nhằm phục vụ cho chính người của thư viện hoặc cácthư viện khác, được phản ánh toàn diện trong bộ máy tra cứu, cũng như đểbảo quản lâu dài trong suốt thời gian được người đọc quan tâm
Vốn tài liệu chính là tiềm lực, là sức mạnh, là tiêu chí đánh giá sự pháttriển của mỗi cơ quan thông tin- thư viện Vốn tài liệu của thư viện càng lớn,càng đa dạng, phong phú về loại hình, nội dung và hình thức thì càng khẳngđịnh được vị trí và tiềm năng của thư viện trong sự nghiệp phát triển đất nước
Tài liệu của khoa TT – TV bao gồm: Sách giáo trình, sách tham khảo,báo tạp chí về lĩnh vực thông tin thư viện Bên cạnh đó, Thư viện còn có cáctài liệu về các lĩnh vực khác như chính trị, xã hội, văn hóa…
Nguồn tài liệu nội sinh đó là nguồn tài liệu quý giá xuất phát từ lòngyêu nghề cùng với niềm đam mê tìm hiểu nghiên cứu muốn cống hiến mộtphần công sức nhỏ bé của mình vào sự nghiệp giảng dạy của Khoa, đây là
Trang 27nguồn tài liệu rất cần thiết cho bạn đọc để nghiên cứu và học tập , những tàiliệu chủ yếu về lĩnh vực thông tin thư viện
Những tài liệu do các cán bộ giảng viên trong khoa biên soạn như giáotrình, các bài giảng hay các công trình nghiên cứu của các thế hệ đi trước
Nguồn tài liệu ngoại sinh đó là các ấn phẩm được các cơ quan các tổchức thư viện tặng cho phòng tư liệu, hay do nhu cầu của người dùng tin nêncán bộ phụ trách đã yêu cầu để mua từ các nhà xuất bản như sách, báo, tạp chí
Tài liệu của Phòng Tư liệu khoa khá phong phú và đa dạng gồm cácbản sách khổ nhỏ, vừa và lớn đó là những sách tham khảo vừa là giáo trình,tài liệu chuyên ngành gồm có: 1.136 cuốn
Báo Tạp chí có trên 10 loại báo và tạp chí ra định kì được bổ sungthường xuyên như: bản tin điện tử, tạp chí khoa học, tập san thư viện, tạp chíthư viện, thông tin kinh tế phát triển… với số lượng báo, tạp chí hiện nay cócủa thư viện là 1.116 cuốn
Bảng 2.1 Thống kê số lượng các loại hình tài liệu có tại Phòng Tư liệu khoa.
Kỷ yếu hội nghị, hội thảo của khoa và trường 225 bản
Ngoài ra phòng Tư liệu còn tạo lập được cơ sở dữ liệu( CDS/ISIS) vềbáo cáo khoa học, niên luận, khóa luận
Qua khảo sát ý kiến và tiếp cận với người dùng tin khi lên phòng Tưliệu khoa thì loại hình tài liệu mà người dùng tin thường xuyên sử dụng như sau:
Bảng 2.2 Thống kê tỷ lệ % loại hình tài liệu mà người dùng tin lựa chọn.
Trang 28Hình 2.1 Loại hình tài liệu mà NDT lựa chọn.
Tài liệu thực hành cho sinh viên bao gồm tất cả các sách báo bằng tiếngViệt, tiếng Anh phục vụ cho việc thực hành các kỹ năng xử lý thông tin củasinh viên Đến mỗi giờ thực hành sinh viên có thể lên lấy sách trên Phòng Tưliệu để phục vụ cho bài học của mình như học môn xử lý thông tin của lớpK56 đại diện lớp có thể lên lấy bộ từ điển khoa học công nghệ, sử dụng choviệc định từ khóa
2.2.2 Công tác xây dựng và phát triển vốn tài liệu tại Khoa.
Bổ sung không chỉ là công tác kỹ thuật đơn thuần như sưu tầm, muabán, thu thập một cách đơn giản Nội dung, giá trị tài liệu nhập vào thư viện
có đảm bảo hay không phụ thuộc rất lớn vào sự đánh giá, lựa chọn của cán bộlàm công tác bổ sung Chính vì vậy cán bộ bổ sung cần có trình độ nhất định
để cân nhắc, xem xét, đánh giá, phân tích kỹ từng tài liệu
Trang 29Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác bổ sung, không chỉ riêng cán
bộ phòng Tư liệu mà cả Ban Chủ nhiệm Khoa cũng coi trọng công tác này hơn
Sách báo cũng như các nguồn tin và vật mang tin khác cần được lập kếhoạch và thực thi ở bộ phận này Cần căn cứ vào chỉ tiêu và ngân sách để đặtmua, ký kết kế hoạch bổ sung dài hạn với các đơn vị, các công ty và các nhàxuất bản trong và ngoài nước, cũng như liên hệ nhận sách báo và quà tặng củacác cơ quan tổ chức Vốn sách quý giá của thư viện là tiềm năng tích tụ tàiliệu có định hướng rõ rệt Riêng sách, Thư viện chú trọng bổ sung những cuốn
có nội dung liên quan đến ngành đào tạo như phần mềm quản lý hoạt độngthông tin thư viện, thư viện đa phương tiện…Báo, tạp chí bổ sung định kì vàkhông ngừng đổi mới về số lượng, như môn xử lý thông tin rất cần đến để sửdụng cho việc định từ khóa hay tóm tắt cho một bài báo, tạp chí khoa học
Cán bộ thư viện luôn theo dõi, bám sát để bổ sung tài liệu phù hợp vớinhu cầu của người dùng tin, tránh bổ sung thừa, không được sử dụng lại gâylãng phí kinh phí đầu tư
Nguồn tài liệu giao nộp
Phòng Tư liệu Khoa Thông tin Thư viện hàng năm có thu nhận cáccông trình nghiên cứu của cán bộ và sinh viên: Luận văn, Luận án, Khóa luận,Báo cáo khoa học, Kỷ yếu hội nghị khoa học sinh viên
Nguồn tài liệu giao nộp từ các công trình nghiên cứu của sinh viên, họcviên cao học, đã trở thành tài liệu quý giá, vừa giúp các thế hệ sau làm tài liệutham khảo, vừa lưu trữ được vốn tài liệu quý Với việc mở rộng phòng tư liệu
số lượng tài liệu ngày càng tăng lên, cán bộ phụ trách cũng đã xử lý tài liệuđược đưa vàotheo từng năm của từng khóa để người dùng tin cập nhật đượckiến thức Các Khoá đều phải nộp nộp cả báo cáo thực tập, niên luận, khóaluận, và các đĩa CD
Nguồn tài liệu trao đổi
Việc mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi chia sẻ thông tin thì Phòng Tư
Trang 30Trong quá trình nghiên cứu khoa học Khoa TT-TV có hợp tác, giao lưuvới nhiều cơ quan, đơn vị có cùng chuyên ngành, thông qua con đường nàyKhoa có thể tiến hành trao đổi tài liệu với các cơ quan, đơn vị.
Nguồn tài liệu biếu tặng
Phòng Tư liệu Khoa hàng năm vẫn nhận được các nguồn biếu tặng từcác thầy cô giáo, các nhà khoa học trong và ngoài nước, đây cũng là nguồn bổsung đáng kể cho thư viện Nguồn tài liệu tặng biếu cũng phải được xem xét
kỹ lưỡng về nội dung thì mới đưa vào phục vụ
Ngoài ra, nguồn tài liệu được biếu tặng từ các công trình được xuất bảncủa cán bộ, giảng viên, sinh viên đang công tác và học tập tại khoa, nhưnhững tài liệu của các Phó Giáo sư, Tiến sĩ như: PGS.TS Vũ Văn Nhật,PGS.TS Trần Thị Quý, TS Nguyễn Huy Chương
Nguồn tài liệu mua
Mua tài liệu là việc làm cần thiết, khi ngày càng nhiều các công trìnhnghiên cứu khoa học có giá trị ra đời, nguồn bổ sung này tạo cho Phòng Tưliệu Khoa tính chủ động trong việc cập nhật tài liệu mới Mua tài liệu hàngnăm luôn đảm bảo cho phòng Tư liệu có đầy đủ các tài liệu nghiên cứu về lịch
sử, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác nghiên cứu, giảng dạy và họctập
Kinh phí được Ban chủ nhiệm Khoa ký duyệt để mua những tài liệuphục vụ cho nhu cầu tin của người dùng tin Hàng năm, số lượng mua tài liệucũng không nhiều lắm, khoảng 25 đến 50 cuốn cho một tài liệu và có từngphần Như Phòng Tư liệu đặt mua 50 cuốn “Người giữ lửa tình yêu”, hay
“vài nét suy nghĩ về sách” Và đặt mua định kỳ các số báo, tạp chí chuyênngành thường xuyên và đều đặn
2.2 Đặc điểm cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất là nơi chứa đựng, giữ gìn tài liệu và là nơi giúp bạn đọcnhận thức được thông tin, tiếp nhận và chọn lọc thông tin
Trang 31Tính đồng bộ tổng hợp trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng và trang thiết
bị, giữa phần cứng với phần mềm, giữa trang thiết bị và cơ sở dữ liệu, giữatrang thiết bị với con người, giữa phục vụ và an toàn thông tin, góp phần nângcao hiệu quả sử dụng Phòng Tư liệu
Cơ sở vật chất kỹ thuật là yếu tố quan trọng, không thể thiếu của mỗithư viện Đó là công cụ giúp cán bộ thư viện phổ biến thông tin tới đông đảobạn đọc
Do phòng mới mở rộng nên diện tích phòng khoảng 50m2 được thiết kếthoáng mát , được chia ra làm 2 phòng nhỏ : phòng xử lý nghiệp vụ và kho ,phòng phục vụ bạn đọc
Phòng Tư liệu khoa TT – TV có cơ sở vật chất khá đầy đủ phòng có:
02 máy tính nối mạng LAN và mạng Internet
01 máy điều hòa nhiệt độ
Phần mềm quản lý thư viện Winisis
Qua trang thiết bị cơ sở vật chất đó, cho thấy phòng Tư liệu ngày càngđổi mới với mục tiêu nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùngtin mục đích hướng tới không chỉ là số lượng mà cả chất lượng phục vụ bạnđọc Với những đóng góp không nhỏ của Phòng Tư liệu mang đến cho Khoa
TT – TV
Với cơ sở vật chất đó tạo ra môi trường lý tưởng cho người dùng tinhọc tập, giao lưu và chia sẻ tri thức thì cần bố trí trên khuôn viên đẹp, yêntĩnh Cần trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phục vụ cho việc nghiên cứu, học
Trang 32tập như hệ thống điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, bàn ghế
tủ, quầy được trang bị đúng yêu cầu của thư viện hiện đại
2.3 Công tác xử lý vốn tài liệu.
Xử lý vốn tài liệu là khâu quan trọng trong hoạt động nghiệp vụ của thưviện, đòi hỏi người cán bộ thư viện phải có trình độ chuyên môn, hiểu biết vềtổng hợp các môn loại tri thức
Việc xử lý tài liệu còn giúp cho việc tìm tin đạt kết quả nhanh chóng.Một tài liệu muốn có được thông tin chính xác, khoa học thì đòi hỏi khi xử lýtài liệu người cán bộ cần xử lý chính xác
Để việc sắp xếp tài liệu được hợp lý và khoa học thì chúng ta phải căn
cứ vào các dấu hiệu nhận biết như: ký hiệu phân loại, tên sách, khổ sách, sốđăng ký cá biệt…Những dấu hiệu đó chỉ có được khi tài liệu được tiến hành
xử lý toàn diện về cả nội dung lẫn hình thức
+ Đăng ký tổng quát: Là đăng ký theo từng lô sách, từng đợt sách bổ
sung hoặc nhập vào phòng Tư liệu theo chứng từ và được vào sổ đăng ký tổngquát Các thông tin được biết qua sổ đăng ký tổng quát là: Tổng số tài liệu cótrong kho tư liệu ở một thời điểm nhất định; tổng số tiền của toàn bộ vốn tàiliệu của phòng Tư liệu; số lượng tài liệu có trong kho theo từng môn loại,ngôn ngữ
+ Đăng ký cá biệt: Là đăng ký từng tài liệu riêng biệt được nhập vào
phòng Tư liệu, mỗi tài liệu được tính là một đơn vị độc lập Các thông tinđược biết qua sổ đăng ký cá biệt là: Thông tin cụ thể về từng cuốn sách: Tênsách, tên tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản, giá tiền, dùng kiểm kê hàng
Trang 33năm để từ đó người cán bộ thư viện biết được tài liệu nào còn hay bị mấttrong kho.
Việc đăng ký tài liệu tại Phòng Tư liệu Khoa được thực hiện bằng sổđăng ký cá biệt Các thao tác và nguyên tắc tiến hành đăng ký tài liệu trong sổđăng ký cá biệt tuân thủ theo đúng quy định Mỗi cuốn tài liệu đăng ký theomột dòng, mỗi trang đăng ký 25 cuốn tài liệu, mỗi sổ đăng ký 2.000 cuốn baogồm các thông tin: Ngày đăng ký, tên tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản,kiểm kê, giá tiền, ghi chú Mỗi loại tài liệu có một sổ đăng ký cá biệt Hiệntại, phòng Tư liệu Khoa có 6 quyển đăng ký cá biệt riêng biệt: Sổ đăng ký cábiệt Sách khổ lớn, sổ đăng ký cá biệt Sách khổ vừa, sổ đăng ký cá biệt Sáchkhổ nhỏ, sổ đăng ký cá biệt Niên luận, sổ đăng ký cá biệt Khóa luận, sổ đăng
ký cá biệt Báo cáo khoa học
+ Đóng dấu, ghi chỉ số xếp giá vào trang tên sách và trang 17
+ In nhãn tài liệu tại phòng Tư liệu Khoa TT - TV mang tên khoa vàtrường Nhãn tài liệu được dán vào gáy tài liệu với khoảng cách 2.5cm từ đáydưới chiều cao của tài liệu Có tài liệu quá mỏng như báo cáo khoa học, niênluận của sinh viên thì nhãn được dán vào mặt sau của tài liệu Nhãn tài liệuchứa các thông tin về cơ quan lưu giữ tài liệu, ngôn ngữ, dạng tài liệu và sốđăng ký cá biệt của tài liệu, đó cũng là vị trí xếp giá của tài liệu
+ Ký hiệu xếp giá ( KHXG) dựa vào ngôn ngữ và lĩnh vực tài liệu kếthợp với số đăng ký cá biệt
