Tìm hiểu về vấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốc Gia Việt Nam

Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn cả về mặt không gian vàthời gian là việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTVĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam trong giai

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài

Bước vào thế kỷ XXI – công nghệ thông tin và tri thức bùng nổ đãchiếm lĩnh một vị trí quan trọng và trở thành một động lực quan trọng cho sựphát triển của nền kinh tế xã hội Nền kinh tế đã có những biến chuyển từ kỷnguyên công nghiệp sang kỷ nguyên thông tin Sự phát triển của công nghệthông tin đã có sự tác động mạnh mẽ và sâu sắc tới sự phát triển của hoạtđộng TTTV Thông tin tăng nhanh theo cấp số nhân về số lượng chất lượngcũng như về loại hình và phương thức khai thác, điều này đã tạo nên một sức

ép lớn cho các cơ quan TTTV Các cơ quan TTTV đã phải tự biến đổi, hoànthiện mình sao cho phù hợp để quản trị thông tin và tri thức

Nhằm giải quyết bài toán về quản trị, phát triển nguồn tri thức hóa,các mô hình thư viện hiện đại đã ra đời và xu thế phát triển TVS đã trở thànhmột phần chủ đạp trong hoàn cảnh hoạt động TTTV trên thế giới Cuộc cáchmạng thông tin không những cung cấp năng lực công nghệ hướng đến TVS,

mà còn đáp ứng một nhu cầu chưa từng có về lưu trữ tổ chức và truy cậpthông tin

Nhằm hội nhập với cộng đồng thư viện trên thế giới, Thư viện ViệtNam cần phát triển về TNS và công nghệ khai thác Xây dựng một TVS làmột quy trình phức tạp và vô cùng tốn kém Xây dựng phát triển và thựchiện chia sẻ TNS là công việc cốt lõi trong việc hình thành TVS Tuy nhiênchi phí để số hóa tài liệu là rất lớn, chúng ta cần xây dựng và tuân theo mộtquy trình thống nhất, đồng bộ để tránh lãng phí và mang lại hiệu quả thựcsự

Thư viện số với việc xây dựng, phát triển và chia sẻ tài nguyên thôngtin số đang trở thành một xu thế tất yếu đối với các thư viện ở Việt Nam nóiriêng và trên thế giới nói chung Việc phát triển TNS không chỉ phục vụ mục

đích nhằm sao lưu bảo quản tài liệu được tốt hơn mà còn vì nó đáp ứng đượctốt hơn nhu cầu của người dùng tin

Xây dựng phát triển và chia sẻ kho TNS trong thư viện các trường đạihọc trên thế giới quan tâm đầu tư phát triển Đặc biệt đối với Việt Nam mộtđất nước có nền giáo dục đang phát triển thì vấn đề phát triển và chia sẻTNS nhằm đáp ứng nhu cầu học tập nghiên cứu trong nội bộ một đơn vị vàgiữa các đơn vị với nhau đang được quan tâm xây dựng và phát triển

Khi tiến hành nghiên cứu về TVS tác giả nhận thấy vấn đề phát triển

và chia sẻ TNS là vấn đề đang được quan tâm hàng đầu Chính vì vậy tác giả

đã đi sâu tìm hiểu cụ thể một số đơn vị điển hình về việc phát triển và chia

sẻ TNS với đề tài: “Tìm hiểu về vấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số tạiTrung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư việnQuốc Gia Việt Nam” làm Khóa luận của mình

2.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu chính xác của đề tài được xác định làphát triển và chia sẻ tài nguyên số

Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn cả về mặt không gian vàthời gian là việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm TTTVĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam trong giai đoạn hiện nay

3.Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu:

Nghiên cứu lí thuyết: Thu thập, phân tích, tổng hợp các thông tintrong các tài liệu tham khảo.

Nghiên cứu thực tiễn: Kháo sát thực tế tại Trung tâm Thông tin – Thưviện ĐHQGHN và Thư viện Quốc Gia Việt Nam

4 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu bước đầu về vấn đề phát triển và chia sẻ TNS,Khóa luận mang lại cái nhìn ban đầu, khái quát về việc phát triển và chia sẻTNS tại Việt Nam nói chung và tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thưviện Quốc gia Việt Nam nói riêng; từ đó đề xuất một số giải pháp hiệu quảtrong việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại đây

5 Ý nghĩa khoa học của khóa luận

Về lý luận: Khóa luận đã trình bày vấn đề lí luận nội hàm các kháiniệm liên quan tới tài nguyên số: Thư viện số, Thư viện điện tử, Số hóa, Tàiliệu số, Siêu dữ liệu, Tài liệu điện tử Và nhưng vấn đề cơ bản xung quanhvấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số

Ý nghĩa thực tiễn: Việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trungtâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam Đưa ra một số đềxuất giải pháp phù hợp nhằm nâng cao việc phát triển và chia sẻ tài nguyên

số tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam

6 Bố cục của khóa luận

Với mục đích và đối tượng nghiên cứu của khóa luận này ngoài phầnmục lục, tài liệu tham khảo, nội dung của khóa luận được chia thành cácphần:

- Phần mở đầu trình bày lý do chọn đề tài, tình hình nghiên cứu, mụcđích, đối tượng, phương pháp nghiên cứu, bố cục của khóa luận

- Phần nội dung

Chương 1: Những vấn đề chung về tài nguyên số và Giới thiệu vềTrung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội và Thư viện Quốcgia Việt Nam.

Chương 2: Phát triển và chia sẻ TNS tại Trung tâm Thông tin – Thưviện ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam

 Một số khái niệm chung về phát triển và chia sẻ tài nguyên số

 Phát triển TNS tại Trung tâm TTTV ĐHQGHN: Đội ngũ cán

bộ kĩ thuật , thiết lập chính sách phát triển kho TNS , Biện pháp để tạo lậpkho TNS , Lập ngân sách và duy trì ngân quỹ cho việc phát triển kho TNS,Công tác phối hợp và giám sát hoạt động xuất bản của bộ sưu tập điện tử,Vấn đê công nghệ cho phát triển tài nguyên số, Bảo quản TNS , Vấn đề bảnquyền trong phát triển nguồn TNS hóa , Vấn đề hỗ trợ người dùng tin trongphát triển nguồn TNS hóa

 Chia sẻ TNS: Thực trạng chia sẻ TNS tại Trung tâm TTTVĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam

 So sánh việc phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâmTTTV ĐHQGHN và Thư viện Quốc gia Việt Nam

Chương 3: Một số nhận xét đánh giá và kiến nghị

- Kết luận

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI NGUYÊN SỐ

VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VÀ THƯ VIỆN QUỐC GIA

VIỆT NAM 1.1 Một số khái niệm chung và những nhân tố tác động tới hoạt động phát triển, chia sẻ tài nguyên số

1.1.1 Những vấn đề chung

1.1.1.1 Thư viện số

Có thể nói khi con người bước sang thế kỷ 21, bước sang kỷ nguyênmới, kỷ nguyên của công nghệ thông tin và truyền thông Công nghệ thôngtin phát triển kéo theo đó là sự bùng nổ thông tin theo cấp số nhân Xuấthiện theo đó là các thuật ngữ khái niệm: TVĐT, TVS, TNS, số hóa tàinguyên….Hầu hết những thuật ngữ này dùng chưa thống nhất có nhiều sựpha trộn:

Hiện nay có rất nhiều khái niệm khác nhau về TVS

Theo như Gladney – 1994: “Một TVS phải là tập hợp các thiết bị máytính, lưu trữ, truyền thông cùng với nội dung số và phần mềm để tái tạo thúcđẩy và mở rộng các dịch vụ thông tin của các thư viện truyền thống chứa cáctài liệu trên giấy và các vật mang tin khác vẫn làm như thu thập, biên mục,tìm kiếm, phân phát thông tin Một dịch vụ TVS đầy đủ trọn vẹn phải baogồm đảm bảo có cả các dịch vụ chính yếu của các thư viện truyền thống vàkhai thác tối đa các ích lợi của công nghệ lưu trữ số, tìm kiếm thông tin vàtruyền thông số.”

Liên đoàn thư viện thế giới – DLF: “ TVS là một tổ chức cung cấp tàinguyên, bao gồm cả đội ngũ chuyên nghiệp, để chọn lọc cấu trúc, cung ứng

truy cập, biên dịch, phân phối , bảo quản nguyên vẹn, và đảm bảo bền vữngtheo thời gian những bộ sưu tập kỹ thuận số để sẵn sàng phục vụ cộng đồngmột cách kinh tế.”

Song có thể nói rằng, dù định nghĩa như thế nào thì TVS với mục đíchđạt được các nhu cầu xã hội đều phải:

Phục vụ một cách lý tưởng một cộng đồng hay một tập hợp cộng đồngngười dùng tin xác định nào đó

Không phải là một thực thể đơn độc

Được cấu tạo bởi cấu trúc thống nhất, logic và tổ chức

Kết hợp giữa việc học tập, giáo dục với quá trình truy cập

Tận dụng tối đa yếu tố con người (cán bộ thư viện) cũng như các yếu

Có nhiều khổ mẫu và khuôn dạng khác nhau…

1.1.1.2 Thư viện điện tử

Thư viện điện tử (TVĐT): Khái niệm về thư viện điện tử được địnhnghĩa như sau: “Một hệ thống thông tin trong đó các nguồn thông tin đều cósẵn dưới dạng có thể xử lý được bằng máy tính và trong đó tất cả các chức

năng bổ sung, lưu trữ, bảo quản, tìm kiếm, truy cập và hiển thị đều sử dụngcông nghệ thông tin”.

Sự xuất hiện khái niệm này có liên quan trực tiếp tới sự bùng nổ thôngtin trên Internet và Web mang lại Khái niệm này đang được các chuyên giacông nghệ thông tin sử dụng để chỉ toàn bộ hệ thống bất kể có dựa trên mộtthư viện truyền thống hay không Môi trường kỹ thuật Internet hiện naythậm chí cho phép một số người coi toàn thể nguồn thông tin trên mạng mộtlúc nào đó như một thư viện số ảo toàn cầu mà độc giả là toàn thể nhữngngười sử dụng mạng trên hành tinh và các công cụ tìm tin, sự hiện diện củaWeb bảo đảm các chức năng thư mục cho thư viện đó Tuy nhiên sự khácbiệt giữa thư viện điện tử, Thư viện số với kho thông tin khổng lồ trênInternet đó là World Wide Web (WWW) thiếu hẳn những đặc điểm quantrọng của việc sưu tầm có chọn lọc và tổ chức thông tin chặt chẽ như trongthư viện điện tử và thư viện số

Thư viện điện tử cũng có thể hiểu theo nghĩa tổng quát: Là một loạihình thư viện đã tin học hóa toàn bộ hoặc một số dịch vụ thư viện; Là nơingười sử dụng có thể tới để tra cứu, sử dụng các dịch vụ thường làm như vớimột thư viện truyền thống nhưng đã được tin học hóa Nguồn lực của Thưviện điện tử bao gồm cả tài liệu in giấy và tài liệu đã được số hóa

1.1.1.3 Tài liệu điện tử

Có nhiều quan điểm nói về tài liệu điện tử Hiện nay khái niệm nàyphần lớn vẫn còn rất mơ hồ Tài liệu điện tử có thể được xem là tài liệu đượctrình bày và lưu trữ trên vật mang tin điện tử và có thể truy cập được thôngqua hệ thống máy tính điện tử và mạng máy tính Các vật mang tin ở đây cóthể là băng từ, đĩa từ, các vật lưu trữ thông tin của máy tính

Có thể thấy sự ra đời của tài liệu điện tử là kết quả tất yếu của bùng nổthông tin và bùng nổ công nghệ.

Tài liệu điện tử có các dạng như: Tạp chí điện tử (e – journal), các file

dữ liệu được tổ chức qua hệ thống thư mục:

 Các file dữ liệu audio có nội dung âm nhạc, thơ, các bài giảng,sưu tập âm thanh, sinh vật học,

 Các file dữ liệu hình ảnh như các bộ sưu tập hình ảnh chuyênnghiệp, thương mại, các hình ảnh liên quan đến các công trình nghiên cứukhoa học: toán, lí, hóa, sinh vật học Các dữ liệu file (nơi, ngày, giờ, nộidung, mô tả nội dung liên quan, tác giả, độ phân giải, )

 Các file video bao gồm các tài liệu được thu lại, nội dung, cácbài phát biểu, sự kiện quan trọng liên quan đến nhà trường, khoa lớp, cácvideo download từ internet, các bộ sưu tập chuyên nghiệp

1.1.1.4 Tài liệu số

Tài liệu số là những tài liệu được lưu giữ bằng máy tính TLS có thểđược tạo lập bằng máy tính như việc xử lý các file văn bản, các bảng biểuhoặc chúng có thể được chuyển đổi sang dạng số từ những tài liệu dạngkhác TLS cũng được đề cập đến như tài liệu điện tử (Từ điển giải nghĩa củaMindwrap)

Như vậy ta thấy rằng TLS được xây dựng thông qua 2 kênh:

Kênh 1: Tạo lập tài liệu gốc bằng máy tính thông qua việc xử lý cácfile văn bản, hình ảnh, bảng biểu

Kênh 2: Tạo lập TLS thông qua hình thức chuyển đổi định dạng cáctài liệu đã được tạo lập ở những dạng khác nhau như scan, ghi âm )

Nói tóm lại TLS là tất cả những tài liệu được trình bày dưới dạng số

mà máy tính có thể đọc được

Số hóa là quá trình biến các tài liệu in ấn trên giấy được chuyển sangdạng số, cho phép các trang thiết bị như máy tính để đọc, máy quét hìnhphẳng, camera số, camera động và một loạt các thiết bị khác được sử dụng

để số hóa tài liệu.” ( Thư viện trường đại học Cornell)

Chung quy lại ta thấy rằng số hóa là tiến trình chuyển tài liệu thư việntruyền thống mà cụ thể là sách và văn bản sang dạng điện tử và lưu trữ trênmáy tính

1.1.1.6 Siêu dữ liệu

Siêu dữ liệu (Metadata) dùng để mô tả một tài nguyên thông tin.Thuật ngữ “meta” xuất xứ là một từ Hy Lạp dùng để chỉ một cái gì đó cóbản chất cơ bản hơn hoặc cao hơn Vì vậy siêu dự liệu là dữ liệu về dữ liệu

Nó được những thủ thư truyền thống đặt vào trong các biên mục và được sửdụng thông thường nhất để mô tả thông tin về các tài nguyên Web

Theo tài liệu hướng dẫn số hóa tài liệu “ Moving theory into practice:digital imaging tutorial” [Kenney, 2001], siêu dữ liệu được xác định là dữliệu mô tả của đối tượng thông tin và trao đổi các thuộc tính này ý nghĩa,khung cảnh và tổ chức Siêu dữ liệu còn có thể được định nghĩa là dữ liệu cócấu trúc về dữ liệu” [23, tr53]

Theo tiến sỹ Warwick Cathro, “siêu dữ liệu là những thành phần mô

tả tài nguyên thông tin hoặc hỗ trợ thông tin truy cập đến tài nguyên thôngtin” Siêu dữ liệu được xác định là “dữ liệu mô tả các thuộc tính của đốitượng thông tin và trao cho các thuộc tính này ý nghĩa, khung cảnh và tổ

chức Siêu dữ liệu còn có thể định nghĩa là dữ liệu có cấu trúc về dữ liệu”.Gail Hodge định nghĩa siêu dữ liệu là “thông tin có cấu trúc mà nó mô tả,giải thích, định vị, hoặc làm cho nguồn tin trở nên dễ tìm kiếm, sử dụng vàquản lý hơn Siêu dữ liệu được hiểu là dữ liệu về dữ liệu hoặc thông tin vềthông tin”

Theo Dempsey và Heery, 1997: “siêu dữ liệu là dữ liệu đi kèm với đốitượng thông tin và nó cho phép những người sử dụng tiềm năng có thể biếttrước sự tồn tại cũng như đặc điểm của đối tượng thông tin này”

Định nghĩa tại Việt Nam:

Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 “ Ứng dụng công nghệthông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước”:

Siêu dữ liệu hay còn gọi là dữ liệu đặc tả là những thông tin mô tả cácđặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và cácđặc tính khác nhau nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truynhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu

Nói tóm lại, siêu dữ liệu là thông tin mô tả tài nguyên thông tin

Mục đích của siêu dữ liệu:

Mục đích đầu tiên và cốt yếu nhất của siêu dữ liệu là góp phần tìm lạicác tài liệu, tài nguyên điện tử

Hỗ trợ cho việc sử dụng hiệu quả tài nguyên Một khi tài nguyên đượctrong môi trường điện tử, siêu dữ liệu cung cấp cho người sử dụng nhữngthông tin về kỹ thuật, về khuôn khổ kinh doanh (bản quyền, quyền truycập )

Đảm bảo sự liên tác giữa các hệ thống Những sơ đồ dữ liệu đượcthống nhất sẽ giúp ích cho các hệ thống có thể nhận dạng đúng các yếu tố,

có thể chuyển đổi dữ liệu dễ dàng, đảm bảo hoạt động trên mạng hiệu quảhơn

Phân loại siêu dữ liệu theo A.J Gilliland Swetland có các loại như:

 Siêu dữ liệu hành chính,

 Siêu dữ liệu mô tả, siêu dữ liệu bảo quản,

 Siêu dữ liệu kỹ thuật

 Siêu dữ liệu sử dụng

Theo Kenney có 3 loại siêu dữ liệu sau:

Siêu dữ liệu mô tả (descriptive metadata): Mô tả và xác định tàinguyên, cho phép phát hiện ( tìm tài nguyên); ở mức cục bộ, cho phép tìm vàtìm lại đối tượng, ở cấp mạng Web, cho phép phát hiện tài nguyên

Siêu dữ liệu cấu trúc (structural metadata): Mô tả các liên kết giữa cácđối tượng thông tin liên quan của tài liệu như mục lục, chương, phần, trangsách, hình ảnh, minh họa, phụ lục …giúp người dùng dễ dàng di chuyển đếncác thành phần của tài liệu; cung cấp thông tin về cấu trúc bên trong của tàiliệu điện tử ( XML, SGML, HTML, OAI, )

Siêu dữ liệu hành chính ( Administrative metadata): Hỗ trợ quản trị và

xử lí sưu tập số; Dữ liệu kĩ thuật

Mối liên kết giữa các bản ghi siêu dữ liệu và tài nguyên có thể có mộttrong hai dạng sau:

Các phần tử siêu dữ liệu được chứa trong một bản ghi riêng tách rờivới tài liệu, ví dụ trường hợp bản ghi biên mục của thư viên truyền thống

Siêu dữ liệu có thể được gắn vào trong tài liệu Ví dụ, trong biên mụcxuất bản nước ngoài, dữ liệu mô tả này được gắn vào trang sau của trangtiêu đề sách Đối với thư viện số hóa, việc gắn thông tin biên mục siêu dữliệu vào ngay trong tài liệu toàn văn là yêu cầu bắt buộc

Một bản ghi siêu dữ liệu bao gồm một tập hợp các thuộc tính hoặc tậphợp các phần tử cần thiết để mô tả các tài nguyên theo yêu cầu Ví dụ, một

hệ thống siêu dữ liệu thông thường trong biên mục thư viện chứa đựng một

tập hợp bản ghi siêu dữ liệu dùng để mô tả sách như tác giả, nhan đề, ngàyxuất bản, tiêu đề đề mục, số gọi chỉ vị trí trên giá sách,

Vậy vấn đề đặt ra ở đây rằng siêu dữ liệu đóng vai trò như một mụclục thư viện, vậy liệu siêu dữ liệu có thay thế mục lục thư viện hay không?

Siêu dữ liệu và phiếu mô tả tương đồng với nhau về mục đích sửdụng, thậm chí còn giống nhau về nội dung Tuy nhiên khác nhau cơ bản làphiếu mục lục thì tách rời với kho sách, trong khi siêu dữ liệu liền vào nộidung tài liệu

Chuẩn siêu dữ liệu

Tài liệu điện tử hay kỹ thuật số ở dạng toàn văn và đa phương tiệnphải được đóng gói bằng công nghệ web Vì siêu dữ liệu phải gắn liền vàonội dung tài liệu nên cũng phải được đóng gói để trở thành siêu dữ liệu thưtịch Chẳng hạn như những biểu ghi thư tịch sử dụng khổ mẫu MARC21trong thư viện truyền thống, khi sử dụng với tài nguyên điện tử thì phải đượcđóng gói bằng ngôn ngữ XML để trở thành MARC-XML

Có nhiều chuẩn mô tả dữ liệu biên mục mang tích chất siêu dữ liệukhá thông dụng, ví dụ MARC21/ UNIMARC, ISO2079, Dublin Coremetadata, MODS, METS các dữ liệu này thường được gắn vào phần đầucho mỗi tài liệu điện tử đặt trên website và rất thích hợp cho các searchengine tìm kiếm, lọc ra các thông tin metadata để tổ chức thành các kho dữliệu mà không cần dùng đến hệ quản trị cơ sở dữ liệu truyền thống, Nói cáchkhác, ngay bản thân ngôn ngữ XML tự nó đã hỗ trợ cho việc hình thành một

cơ sở dữ liệu toàn văn bản, phi cấu trúc rất tiện lợi cho việc tìm kiếm traođổi thông tin

Đặc biệt những ai làm việc với thư viện số thì cần phải biết haiphương pháp chuẩn khác nhau về trình bày siêu dữ liệu tài liệu: Dạng biênmục máy đọc được MARC21 và Dublin Core Dạng MARC được phát triển

công phu, kiểm soát chặt chẽ, chi li bao hàm đến độ khá phức tạp, được tạonên bởi những nhà biên mục học chuyên nghiệp chủ yếu để sử dụng trongcác thư viện truyền thống Chuẩn MARC được Thư viện Quốc hội Hoa Kỳphát triển vào cuối thập niên 1960 để phục vụ cho việc trao đổi biểu ghi thưmục giữa các thư viện.

Chuẩn Dublin Core chủ trương đơn giản hóa để sử dụng cho các thưviện số đối với những người không cần phải huần luyện nghiệp vụ thư viện.Hai chuẩn này không những chú ý đến những các giá trị đặc thù của mình

mà còn lưu tâm đến những triết lý căn bản đối nghịch nhau một cách tuyệtđối

Nếu sử dụng Dunlin Core với 15 thành phần đã được đóng gói bằngXML để biên mục tài liệu truyền thống lẫn điện tử thì ta không cần phảichuyển đổi Nếu có chuyển đổi thì chuyển đổi sang MARC để có thể traođổi với hệ thống cũ những biểu ghi thư tịch trong thư viện truyền thống.Cách biên mục này gọi là cách biên mục trên web, cũng đồng nghĩa với việctạo lập siêu dữ liệu So với dạng MARC, Dublin Core đơn giản hơn DublinCore chỉ bao gồm 15 yếu tố trong khi MARC có tới hàng trăm các trườnglớn nhỏ Core tức chỉ những thành phần nòng cốt, ngoài ra còn tăng thêmnhững thành phần phụ cho mục đích riêng

1.1.1.7 Khái niệm chia sẻ Tài nguyên số

“Mượn, chia sẻ tài nguyên thông tin giữa các thư viện là hình thức bạnđọc khi sử dụng nguồn lực thông tin của các thư viện, cơ quan thông tinkhác cả trong nước lẫn nước ngoài để đáp ứng nhu cầu đọc và đáp ứng nhucầu đọc và thông tin của người dùng thư viện mình Như vậy có mượn chia

sẻ thông tin trong nước và mượn chia sẻ thông tin quốc tế Mượn, chia sẻ tàiliệu thông tin giữa các thư viện có mục đích tạo ra những điều kiện tốt nhất

để thỏa mãn một cách toàn diện và kịp thời những yêu cầu về tài liệu, thông

tin của các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức kinh tế, khoa học, giáodụng, văn hóa, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, xã hội nghề nghiệp vàcác cá nhân, đồng thời phát huy với hiệu quả cao nhất vốn tài liệu, thông tincủa các thư viện, cơ quan thông tin trong cả nước Mượn, chia sẻ tài liệuthông tin vì thế tiết kiệm được kinh phí cho các thư viện” ( TS Lê Văn Viết)

Chúng ta có thể thấy TNS nó là một dạng nguồn lực của trung tâmTTTV Việc chia sẻ TNS chính là một dạng của chia sẻ nguồn lực TTTV

Theo Aller Ken: Chia sẻ nguồn lực là biểu thị một phương thức hoạtđộng nhờ đó các chức năng thư viện được nhiều thư viện cùng chia sẻ Mụcđích là tạo ra một mạng tác động tích cực vào (a) người sử dụng thư viện vềmặt tiếp cận được nhiều tài liệu hay dịch vụ, và (b) nguồn kinh phí về mức

độ cung cấp dịch vụ với chi phí thấp hơn, tăng dịch vụ ở một mức kinh phíhay có nhiều dịch vụ hơn với mức kinh phí thấp hơn nếu như hoạt độngriêng lẻ

Theo Philip Senell: Chia sẻ nguồn lực chỉ là một hình thức mới củathuật ngữ đã quen thuộc, đó là hợp tác thư viện Thực sự, hai thuật ngữ nàybao hàm nhiều hoạt động tương tự, nhưng có sự khác biệt quan trọng vềphương pháp Thuật ngữ trước (hợp tác thư viện) lấy sự hiện hữu của cácthư viện để xét và mô tả cách họ đạt được mục tiêu tốt hơn bằng cách làmviệc cùng nhau Thuật ngữ mới một mặt công nhận các nguồn lực nhận thức,tri thức và vật chất, mặt khác, con người tham gia vào tổ chức nhóm để tạocác quan hệ tối ưu đáp ứng nhu cầu của các thư viện

Định nghĩa của Philip Senell nhấn mạnh rằng chia sẻ nguồn lực khôngphải là điểm kết thúc ở bản thân nó, mà nó còn có nghĩa nâng cao dịch vụcung cấp cho người dùng tin

Chia sẻ TNS là sự chia sẻ nguồn lực thông qua sự hỗ cho của máytính điện tử và mang máy tính.

1.1.2 Những nhân tố tác động tới hoạt động phát triển và chia sẻ tài nguyên số

Chúng ta có thể thấy rằng cho dù ở hoạt động nào, lĩnh vực nào, hànhmột ngành nghề, một cơ quan tổ chức đoàn thể nào thì cũng đều phải chịuảnh hưởng nhất định từ những yếu tố chủ quan và những yếu tố khách quantác động tới Hơn thế trong bối cảnh hiện nay sự gia tăng về nguồn thông tintheo cấp số nhân, cũng như sự phát triển nhanh chóng của khoa học côngnghệ đã tác động không nhỏ tới hoạt động thông tin thư viện nói chung vàhoạt động phát triển chia sẻ tài nguyên số nói riêng

1.1.2.1 Chính sách của Đảng và Nhà nước về sự nghiệp thư viện

Trong xã hội hiện nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của cáchoạt động kinh tế xã hội thì hoạt động thông tin thư viện cũng không ngừngphát triển trở thành một bộ phận không nhỏ trong sự phát triển của nền kinh

tế đất nước Hoạt động thông tin thư viện góp phần không nhỏ vào phục vụcho các hoạt động nghiên cứu, học tập, sản xuất, kinh doanh và giải trí củamọi thành phần trong xã hội Vị trí, vai trò của thư viện trong xã hội ngàycàng được khẳng định rõ ràng Chính sách của đảng và nhà nước có tác độngrất lớn tới sự nghiệp thư viện

Năm 1993, Thủ tướng chính phủ đã ra Quyết định số 25 – TTg ngày19/01/1993 về một số chính sách nhằm xây dựng và đổi mới sự nghiệp vănhóa nghệ thuật

Tiếp đó, năm 2002 Chính phủ lại ra Nghị định số 72/2002/NĐ-CP vềchính sách đầu tư đối với thư viện Tại chương IV điều 14 có viết: “Bảo đảm

kinh phí cho các thư viện phát triển vốn tài liệu, xây dựng cơ sở vật chất kỹthuật, theo hướng hiện đại hóa, từng bước thực hiện điện tử hóa, tự độnghóa, xây dựng thư viện điện tử, tạo cảnh quan môi trường văn hóa nhằmnâng cao chất lượng người đọc; tổ chức khai thác, sử dụng vốn tài liệu,thông tin và các hoạt động khác của thư viện theo đúng chỉ tiêu, kế hoạch đãđược cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt”.

Tại chương IV điều 23 của Pháp lệnh Thư viện có viết: Thư viện hoạtđộng bằng ngân sách nhà nước được thu phí đối với các hoạt động dịch vụsao chụp, nhân bản tài liệu, biên dịch phù hợp pháp luật về bảo vệ quyền tácgiả, biên soạn thư mục; phục vụ tài liệu tại nhà hay gửi qua bưu điện và một

số dịch vụ khác theo yêu cầu của người sử dụng vốn tài liệu thư viện”

Chỉ thị 58-CT/TW của Bộ chính trị (Khóa III) về “ Đẩy mạnh ứngdụng công nghệ thông tin phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa – hiện đạihóa đất nước”

Các văn bản pháp quy về công tác thư viện đã thể hiện rõ sự quan tâmcủa Đảng-Nhà nước ta đối với sự phát triển của sự nghiệp thư viện Vấn đềphát triển và chia sẻ tài nguyên số còn đòi hỏi phải có nguồn kinh phí lớn vàlâu dài, sự quan tâm của nhà nước giúp các cơ quan Thông tin – Thư việnyên tâm, mạnh dạn hơn để chuyển mình trong thế giới số

1.1.2.2 Chức năng, loại hình, quy mô của thư viện

Có thể thấy đây là nhân tố quan trọng quyết định việc có hay khôngviệc việc phát triển nguồn tài nguyên số và việc chia sẻ nó với bên ngoài.Vấn đề phát triển và chia sẻ tài nguyên số đòi hỏi sự đầu tư không nhỏ vềnguồn lực cả về tiền bạc và con người Các cơ quan thông tin hiện nay phảiđánh giá được năng lực của mình để có thể quyết định chính xác Không chỉ

các cơ quan Thông tin Thư viện chuyên ngành (Thư viện các trường đại học,trung cấp chuyên nghiệp ) mà còn có cả các Cơ quan Trung tâm Thông tinThư viện Tổng hợp cũng cần phải xác định diện ưu tiên phát triển loại hìnhtài liệu số nào.

1.1.2.3 Các hoạt động thuộc môi trường hoạt động chung

Thông thường có thể thấy bất kỳ một đơn vị, cơ quan kinh tế nóichung và các cơ quan Thông tin – Thư viện nói riêng cũng đều chịu tác độngnhất định ở các mức độ khác nhau từ phía môi trường hoạt động chung: Nhưnền kinh tế, chính trị, xã hội, trình độ dân trí, tác nhân môi trường Ví dụnhư nếu nền kinh tế của quốc gia không được phát triển, ngân sách hoạtđộng của các đơn vị này có thể sẽ bị cắt giảm; hoặc sự thay đổi của tỷ giáhối đoái tiền tệ những ảnh hưởng đến hoạt động đặt mua tài liệu từ các nhàcung cấp, nhà xuất bản ở nước ngoài Điều này đã có ảnh hưởng tới hoạtđộng phát triển tài nguyên số Cụ thể:

Sự thiếu hụt về tài chính: có thể là việc tập trung phần lớn kinh phícho hoạt động cũng không đủ tiền để đặt mua tất cả các tài liệu mà nhà quản

lý lựa chọn cho bộ sưu tập tài nguyên số

Đồng thời trong điều kiện kinh tế đó đòi hỏi người quản lý thông tincần phải thiết thực hơn trong việc lập kế hoạch và báo cáo, giải trình; cũngnhư đảm bảo tính hiệu quả đối với hoạt động của thư viện

Thêm vào đó những thay đổi và phát triển nhanh chóng của khoa họccông nghệ cũng ảnh hưởng đến phương thức quản lý của hoạt động này Thưviện sẽ không còn tập trung vào việc quản lý phát triển các tài nguyên theotruyền thống cũ mà trở nên trú trọng hơn vào việc làm thế nào để truy cậpthông tin, cũng như quản lý nội dung

Chính vì các yếu tố đó mà một lần nữa khẳng định yếu tố môi trườnghoạt động xung quanh luôn có ảnh hưởng cơ bản đối với viêc quản lý, đặcbiệt đối với hoạt động phát triển tài nguyên số Trước hết cần phải tính đếnnhững thay đổi chung đối với hoạt đông Thông tin – Thư viện trên thế giớicũng như trong phạm vi quốc gia Ở đó, phương thức hoạt động của thư viện

và các trung tâm thông tin đang từng bước chuyển mình từ truyền thốngsang hiện đại; đòi hỏi sự thay đổi của các yếu tố trong toàn hệ thống

Thêm vào đó, sự ảnh hưởng của khoa học công nghệ, mang đến sựphát triển của các phương tiện điện tử, cũng như các nguồn tài nguyên trựctuyến được đánh giá phù hợp dẫn đến sự phức tạp và thách thức mà các cơquan Thông tin Thư viện phải đối mặt với môi trường xung quanh nhằmđảm bảo cho hoạt động của mình

Vì vậy, các cơ quan Thông tin Thư viện cần phải xem xét lại vai trò

và những ảnh hưởng quan trọng đối với hoạt động thông tin trong phạm vimôi trường hoạt động nói riêng, và khu vực nói chung Đặc biệt cần phảichú trọng tới vai trò của thư viện mình trong hệ thống thông tin thư việnchung; ở đó các nguồn tài nguyên thông tin, dịch vụ và hoạt động thông tincủa cơ quan cũng như các thư viện thanh viên cần quan tâm tới việc hướngdẫn các đối tượng người dùng tin làm thế nào để khai thác có hiệu quả cácnguồn tài nguyên đó Chính vì vậy, bất cứ sự thay đổi nào trong môi trườngchung này đều có những ảnh hưởng nhất định không thể tránh khỏi

1.1.2.4 Yếu tố tài chính và kinh phí hoạt động

Một tác động mang tính sống còn đối với hoạt động phát triển và chia

sẻ tài nguyên số là trong các thư viện đó chính là vấn đề kinh phí và quản lýtài chính Trên thực tế cho thấy bất kỳ một hoạt động riêng lẻ nào trong việcphát triển và chia sẻ tài nguyên số đều phụ thuộc vào tính khả thi của các

nguồn kinh phí Ngân sách tài chính không phải lúc nào cũng đáp ứng đượcnhu cầu của người dùng Do vậy ngân sách này cần phải đảm bảo tính cấnđối giữa các loại hình/ khổ mẫu tài liệu và hình thức truy cập nhằm đáp ứngnhu cầu người dùng Chính vì thế mỗi thư viện cần lên kế hoạch để kinh phí

bổ sung của minh đáp ứng được:

Sự phong phú đa dạng về loại hình và chủ đề tài liệu đối với cácchuyên ngành đào tạo khác nhau

Sự phân phối tài liệu hợp lý đảm bảo nhu cầu truy nhập thông tin.Kinh phí có những ảnh hưởng trực tiếp nhất định tới việc lựa chọn,đặt mua và bổ sung các nguồn tài nguyên thông tin đưa vào phục vụ Hơnnữa nguồn kinh phí phụ thuộc từ nhiều nguồn khác nhau đòi hỏi cán bộ làmcông tác bỏ sung cũng như các nhà quản lý phải có cái nhìn toàn diện hơntrong việc đưa ra các chính sách phát triển tài nguyên số của cơ quan mìnhmột cách hợp lý để vẫn đảm bảo đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng,khả năng duy trì hoạt động của thư viện Khi thư viện càng đảm bảo khảnăng cung cấp thông tin của mình nhằm đáp ứng nhu cầu và duy trì ngườidùng, thì nguồn tài chính sử dụng để mua tài liệu hay quyền truy cập thôngtin càng trở nên hạn chế Chính vì thế mà nghiên cứu định hướng chiến lượccần phù hợp với các phương thức công cụ quản lý trong môi trường hiện tại.Thế nên đôi khi sự thiếu hụt về kinh phí không tránh khỏi, dẫn tới việc tỷ lệhóa các bộ sưu tập với các mục đích và chính sách phục vụ khác nhau – trởthành một hoạt động quan trọng đối với người quản lý cũng như người trựctiếp làm công tác bổ sung tài liệu khi điều đó ảnh hưởng đến chính sách lựachọn cũng như quá trình tiến hành bổ sung tài liệu

1.1.2.5 Trình độ cán bộ thư viện

Trong thư viện số, dù có sự hỗ của công nghệ, nhưng các cán bộ thưviện phải là người quản trị những nguồn thông tin số này, cán bộ thư viện sẽphát triển tiến tới để trở thành những tổ chức và chuyên gia thông tin trong

xã hội Vì vậy, so với cán bộ thư viện truyền thống, nội dung công việc củacán bộ thư viện số rất khác biệt Công việc của họ chủ yếu như sau:

Lựa chọn, bổ sung, bảo quản, tổ chức và quản lý tài nguyên số

Thiết kế kết cấu kỹ thuật cho thư viện số

Mô tả nội dung và thuộc tính của đầu mục hoặc đối tượng (siêu dữliệu)

Lập kế hoạch, thực hiện và hỗ trợ các dịch vụ số như đinh hướngthông tin, tư vấn và chuyển giao;

Tạp lập giao diện thân thiện người dùng trên toàn bộ hệ thống mạng;Xây dựng các chính sách và tiêu chuẩn liên quan tới thư viện số

Thiết kế, duy trì và chuyển giao các sản phẩm thông tin với giá trị giatăng

Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với thông tin số trong môi trườngmạng

Đảm bảo an ninh thông tin

Nội dung Cán bộ thư viện

Gửi giao tài liệu Định hướng thông tin, tư vấn và

chuyển giao công nghệ hiện đại

Trình độ

làm việc

Thấp ( Ngoại ngữ vàCNTT )

Cao, chuyên nghiệp

Nói tóm lại cho dù thư viện có phát triển theo hướng nào thì mục tiêucủa nó là đáp ứng nhu cầu thông tin và mong muồn hiểu biết của nhân loại

sẽ không bao giờ thay đổi Trong những thư viện số, cán bộ thư viện sẽ cungcấp cho bạn đọc những dịch vụ đa dạng, tiên tiến, năng động và linh hoạttheo cách thức đầy sang tạo, bao gồm:

Phân tích và xử lý nhiều loại tài nguyên khác nhau;

Thúc đẩy và tổ chức các giá trị tiềm ẩn trong mọi thông tin;

Cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thông tin có giá gia tăng caođúng lúc và đúng đối tượng;

Chuyển giao thông tin đúng tới người dùng và cung cấp các dịch vụchuyên biệt và định hướng người dùng

Nhân viên lưu thông có thể nắm bắt và cập nhật số lượng, tần suất đốivới các loại/ bản tài liệu có nhu cầu sử dụng cao.

Đồng thời họ cũng nắm rõ tình trạng của tài liệu cần được đưa vàochỉnh sửa hoặc gia cố

1.1.2.6 Vấn đề liên quan tới công nghệ

Việc lựa chọn công nghệ để phục vụ cho việc phát triển và chia sẻ tàinguyên số rất quan trọng Bởi vì nó là công cụ đắc lực giúp ta thực hiện cáccông việc trong việc phát triển và chia sẻ kho tài nguyên dạng số Vì vậy yêucầu về công nghệ phải:

Là công cụ, môi trường để đảm bảo các tài liệu số hóa sau khi đượctạo lập sẽ dễ dàng, thuận tiện cho người dùng dễ tiếp cận;

Có để độ tin cậy cho người quản trị và kỹ thuật viên trong quá trìnhtạo lập, bảo quản và cung cấp dữ liệu trong quá trình hoạt động của bộ sưutập;

Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu chuẩn nghiệp vụ thông tin thư viện;

Dễ dàng trao đổi cơ sở dữ liệu với các chuẩn khác, có công cụ sao lưu

an toàn dữ liệu

Dựa theo các yêu cầu này thì để có thể thực hiện phát triển nguồn tàinguyên số cũng như thực hiện chia sẻ tài nguyên số đó được thành công thìcần phải:

Có hệ thống mạng lưới Internet được kết nối internet với đườngtruyền đủ để đáp ứng cho người dùng tối thiểu của thư viện( hiện nay hầuhết các trường đều đã xây dựng mạng LAN của tưh viện là một nhánh của

hệ thống Intranet của trường)

Hệ thống máy chủ đủ mạnh để đáp ứng cho việc lưu trữ, bảo quản,cung cấp dữ liệu, quản lý người dùng và các phần mềm hệ thống có bảnquyền.

Trang Web đăng tải và là cổng truy cập của người dùng vào bộ sưutập

Phần mềm quản lý tài liệu số

1.2 Khái quát về Trung tâm TTTV ĐHQGHN

Xây dựng và phát triển mô hình một Trung tâm đào tạo đại học, sauđại học, nghiên cứu, ứng dụng và chuyển giao công nghệ đa ngành, đa lĩnhvực chất lượng cao, ngang tầm các đại học tiên tiến trong khu vực tiến tớiđạt trình độ quốc tế

Đào tạo nhân lực chất lượng cao, trình độ cao, bồi dưỡng nhân tài chođất nước

Nghiên cứu phát triển khoa học – công nghệ, góp phần giải quyết cácvấn đề về thực tiễn do kinh tế xã hội đặt ra, tham gia tư vấn hoạch địnhchính sách, chiến lược là các giải pháp phát triển Giáo dục – Đào tạo, khoahọc công nghệ và kinh tế xã hội

Là Trung tâm giao lưu quốc tế về văn hóa khoa học giáo dục của cảnước.

Trong những năm gần đây ĐHQGHN đang phấn đấu nỗ lực thực hiện

lộ trình nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học nhằm phát triểnĐHQGHN thành Trung tâm đào tạo đại học đa ngành, đa lĩnh vực, theohướng đại học nghiên cứu, từng bước nâng cao vị thế và uy tín trong hệthống giáo dục đại học nước nhà và trên thế giới, góp phần phát triển kinh tế

xã hội đất nước

Một trong những nhiệm vụ được quan tâm đầu tiên ngay sau khi thànhlập, Ban giám đốc ĐHQGHN đã triển khai và xây dựng một Trung tâmTTTV hiện đại

Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN được thành lập theoquyết định số 66/TCCB ngày 14 tháng 2 năm 1997 của Giám đốc ĐHQGHNtrên cơ sở hợp nhất các thư viện của các trường đại học thuộc ĐHQGHN:Đại học Tổng Hợp, Đại học Sư phạm Hà Nội, Đại học Ngoại Ngữ Trungtâm có tên giao dịch quốc tế là: Library and Information Center, Vietnamnational university, Ha Noi và tên viết tắt là LIC Trung tâm TTTVĐHQGHN có tài khoản và con dấu riêng Trung tâm là đơn vị sự nghiệptrực thuộc ĐHQGHN, có tư cách pháp nhân

Hiện nay trụ sở chính của Trung tâm đặt tại 144 đường Xuân Thủy –quận Cầu Giấy, Hà Nội Các chi nhánh:

Phòng phục vụ bạn đọc Thượng Đình (Gồm bộ phận Mễ trì và bộphận khoa hóa ở 19 Lê Thánh Tông)

Phòng phục vụ bạn đọc Trường Đại Học Ngoại Ngữ tại số 1 PhạmVăn Đồng- Cầu Giấy – Hà Nội

Trung tâm có nhiệm vụ phục vụ nhu cầu thông tin lớn tại một trườngdại học với 6 trường đại học thành viên và 2 khoa trực thuộc

Trường Đại học Công nghệ

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Trường Đại học Ngoại Ngữ

Trường Đại học Giáo dục

Trường Đại học Khoa học Tự nhiên

Trường Đại học Kinh tế

Khoa Luật

Khoa Quốc tế

Khoa sau đại học

Khoa Quản trị Kinh doanh

Nhận thức rõ chức năng vai trò, vị trí và tầm quan trọng của Trungtâm trong việc góp phần thực hiện những nhiệm vụ trên, Ban giám đốcĐHQGHN đã dành sự quan tâm đặc biệt và đầu tư thích đáng về kinh phícho việc nâng cấp, xây dựng và phát triển Trung tâm thành một cơ quanTTTV lớn

Hiện nay Trung tâm đã có cơ ngơi khang trang với các phòng phục vụđược trang bị đầy dủ các phương tiện hiện đại, những kho tư liệu với khốilượng lớn có thể đáp ứng nhu cầu của người dùng tin ở nhiều lĩnh vực khácnhau Trung tâm có quan hệ hợp tác, trao đổi với hơn 50 trường đại học,viện nghiên cứu, các tổ chức quốc tế, các nhà xuất bản tại Mỹ, Pháp, Đức,Nga, Italia, Nhật và nhiều nước khác, trong đó có Viện Sorbon, Đại họcLomonoxop, Viện hàn lâm khoa học Nga, Đại học Tokyo, Đại học Kyodo,Thư viện Quốc gia Australia…

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ

Trung tâm có chức năng thông tin và thư viện phục vụ các công tác:Đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lí củaĐHQGHN Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lí, thông báo và

cung cấp tin, tư liệu về khoa học, giáo dục, ngoại ngữ và công nghệ phục vụcán bộ và sinh viên ĐHQGH

Nhiệm vụ:

Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập xử lý, thông báo và cungcấp thông tin, tư liệu, xử lý, thông báo và cung cấp thông tin, tư liệu khoahọc, giáo dục, ngoại ngữ và công nghệ phục vụ cán bộ và sinh viênĐHQGHN

Tham mưu cho quyết định của lãnh đạo về phương hướng tổ chức vàhoạt động thông tin, tư liệu, thư viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học,giảng dạy và học tập trong ĐHQGHN

Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lược phát triển; tổ chức và điềuphối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong ĐHQGHN

Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; thiết lập mạng lưới truynhập và tìm kiếm thông tin tự động hoá; tổ chức cho toàn thể bạn đọc trongĐHQGHN khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin và tài liệu củaTrung tâm và các nguồn tin bên ngoài

Nghiên cứu khoa học thông tin, tư liệu, thư viện, góp phần xây dựng

lý luận khoa học chuyên ngành Ứng dụng những thành tựu khoa học và kỹthuật mới vào xử lí và phục vụ thông tin, thư viện

Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tổ chức,

xử lí, cung cấp tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ thông tin, tư liệu, thư viện.Trang bị kiến thức về hình thức cấu trúc cung cấp tin, về phương pháp tracứu, tìm kiếm tin và sử dụng thư viện cho cán bộ và sinh viên ĐHQGHN

1.2.3 Cơ sở vật chất

Mạng máy tính Trung tâm hiện nay có cấu trúc hình sao, được chia ralàm 04 mạng cục bộ Toàn mạng có 05 máy chủ, hơn 200 máy trạm, 05switch và 28 hub Hệ điều hành của máy chủ là Windows 2000 Advance

Server và Windows 2003 server Quản trị CSDL là SQL Server 2000 Cácmáy trạm dùng hệ điều hành Windows XP.

Trước đây hệ thống quản lý thư viện Libol 5.5 đã vận hành 8/10module, chưa dùng module liên thư viện và module phát hành Hiện tại phầnmềm đã đáp ứng thực tế nghiệp vụ thư viện thông thường như: quản lýmượn, trả; bổ sung; biên mục theo AACR2 và MACR21 Hiện nay Trungtâm đã và đang chuyển sang dùng phần mềm thư viện số Dspace

Trung tâm đã hoàn thiện và sử dụng Cổng thông tin với giao diện đẹp,

dễ khai thác, tìm kiếm thông tin (phụ lục hình 1)

Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN có tổng diện tích khoảng

6400 km2 và dưới nguồn vốn tài trợ của dự án xây dựng thư viện số Trungtâm đang xây dựng mở rộng thêm diện tích sang khu nhà 7 tầng Với tổng sốvốn tài liệu với hơn 12000 tên sách với hơn 700000 bản Trung tâm cókhoảng 140900bản, hơn 2000 thác bản văn bia

Bộ sưu tập điện tử gồm có 6 CSDL với hàng triệu biểu ghi thư mục,hàng nghìn bản fulltext về tất cả các lĩnh vực Đồng thời về cơ sở dữ liệutrực tuyến có CSDL về thư mục sách, báo, tạp chí, luận văn, luận án…

1.2.4 Cơ cấu tổ chức

Trung tâm đã khẩn trương hình thành và kiện toàn bộ máy tổchức nhanh chóng phù hợp với tình hình thực tế, với chức năng nhiệm vụmới mà ĐHQGHN giao phó Trung tâm có cơ cấu tổ chức hành chính chặtchẽ và khoa học Bao gồm:

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm được xây dựng với một mô hình tươngđối hoàn chỉnh và khoa học dựa trên nguyên tắc tính hệ thống và tính linhhoạt Đó là hệ thống mở, đảm bảo cho Trung tâm thực hiện nhiệm vụ cungcấp thông tin ở mọi cấp độ, từ cấp độ Đại học quốc gia đến các Trường đạihọc thành viên, cấp khoa, cấp bộ môn, đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ giữanguồn tin và người dùng tin.

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm hiện nay thể hiện tính hệ thống rất cao.Tất cả các phòng vừa mang tính chuyên môn hóa cao vừa mang tính đồng

bộ, nhất quán Các bộ phận của Trung tâm hoạt động phối hợp lẫn nhau nên

việc lưu thông chia sẻ nguồn thông tin rất dễ dàng và thuận lợi Với mô hìnhhoạt động này Trung tâm có những điều kiện thuận lợi trong việc ứng dụngcông nghệ thông tin xây dựng TVĐT vào các khâu công tác từng bước pháttriển hơn nữa.

1.2.5 Xu thế phát triển

Trong những năm tới Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHNkhông ngừng đẩy mạnh kế hoạch nhằm hoàn thiện các phương pháp xử línghiệp vụ Mặt khác tiến hành áp dụng công nghệ thông tin đưa trung tâmtrở thành một trung tâm Thông tin – Thư viện hiện đại tiến tới xây dựngTVS, nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin, tài liệu phục vụ cho việc họctập, nghiên cứu của ĐHQG

1.3.Giới thiệu về Thư Viện Quốc Gia Việt Nam

1.3.1 Lịch sử hình thành của Thư Viện Quốc gia Việt Nam

Tiền thân của Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN) là Thư việnTrung ương Đông Dương trực thuộc Nha lưu trữ và Thư viện Đông Dương,được thành lập theo Nghị Định của toàn quyền Pháp Anbe Xarô (AlertSarraut) ký ngày 29/11/1917 Trụ sở Nha đặt tại đường Boocnhi Đêboocđơ(Borguis Deborders) Hà Nội, mà trước đó là khu vực trường thi tuyển chọnnhân tài thời phong kiến rồi đến trụ sở Nha Kinh lược Bắc Kỳ, nay là số 31phố Tràng Thi

Sau gần hai năm chuẩn bị, ngày 01/09/1919 Thư viện chính thức mởcửa phục vụ bạn đọc

Ngày 28/02/1935, Thư viện Trung ương Đông Dương đổi tên là Thưviện Pie Patxkiê (Pierre Pasquier), tên một viên Toàn quyền có nhiều đónggóp cho Thư viện Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, Chính phủ

lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa quyết định đổi tên Thư viện PiePatxkie (Pierre Pasquire) thành Quốc gia Thư viện.

Tháng 02/1947 Pháp chiếm lại Hà Nội Thư viện lại được đổi tênthành Thư viện Trung ương trực thuộc Phủ cao ủy Pháp tại Sài Gòn

Năm 1953, Thư viện Trung ương sát nhập vào Viện Đại học Hà Nội

và đổi tên là Tổng Thư viện Hà Nội Giữa năm 1954, trước khi rút chạy khỏimiền Bắc, thực dân Pháp đã đưa một phần kho sách của Tổng Thư viện vàoSài Gòn

Đến tháng 10/1954, Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa tiếp quản

Hà Nội, tiếp quản thư viện, trên văn bản mang tên là Thư viện Trung ương

từ Bộ Giáo dục sang Bộ Tuyên truyền (sau là Bộ Văn hóa)

Ngày 29/06/1957, Thủ tướng Chính phủ Việt Nam cho phép đổi tênThư viện thành Thư viện Quốc gia Việt Nam

Ngày 28/11/1958, Thư viện chính thức mang tên Thư viện Quốc gia

do Bộ trưởng Bộ Văn hóa quyết định

Năm 1982, TVQGVN được Thư viện Liên hiệp quốc công nhận làThư viện tàng trữ tài liệu Liên Hiệp Quốc của khu vực Đông Dương

Năm 2000, Thư viện Quốc gia chính thức gia nhập Hiệp hội Thư việnQuốc tế IFLA (International Federation of Library Association andInstitution)

Thư viện Quốc gia với bề dày hơn 90 năm xây dựng và phát triển, quanhiều giai đoạn lịch sử, từ Thư viện Trung ương đến Thư viện Quốc gia, baogiờ cũng là Thư viện hàng đầu của nước ta Nó chính là Thư viện Khoa họcTổng hợp lớn nhất trong cả nước, là Thư viện đứng đầu trong Hệ thống Thưviện Công cộng nhà nước, là Thư viện tiêu biểu cho nền văn hóa của dântộc, là trung tâm giao lưu các mối quan hệ giữa các Hệ thống Thư viện trong

cả nước và quan hệ quốc tế

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Những năm đầu của thế kỷ XXI, Thư viện Quốc gia Việt Nam vẫnhoạt động theo chức năng, nhiệm vụ và bộ máy tổ chức như Quyết định số579-TC-QĐ ngày 17 tháng 3 năm 1997 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa – Thôngtin Đến ngày 24/08/2004 Thư viện Quốc gia Việt Nam hoạt động theoQuyết định số 81/2004/QĐ-BVHTT của Thứ trưởng Bộ Văn hóa – Thôngtin Gần đây nhất, quyết định số 2638/QĐ-BVH TTDL quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc gia Việt Nam,ban hành ngày 11 tháng 06 năm 2008 quy định:

Về vị trí, chức năng: Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện trung

tâm của cả nước, là đơn vị sự nghiệp văn hoá có thu trực thuộc Bộ Văn hoá,Thể thao và Du lịch, có chức năng: thu thập, giữ gìn di sản thư tịch của dântộc; bổ sung, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong

xã hội

Nhiệm vụ, quyền hạn:

1 Trình Bộ trưởng quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dàihạn, hàng năm của Thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.

1 Thu thập, tổ chức bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc vàtài liệu của nước ngoài viết về Việt Nam

1 Thu nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm, luận án tiến

sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ ở trong nước và nước ngoài, của công dânnước ngoài bảo vệ tại Việt Nam

1 Bổ sung, trao đổi, nhận biếu tặng tài liệu của cá nhân, tổ chứctrong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật

1 Tổ chức phục vụ cho người đọc trong nước và nước ngoài sửdụng vốn tài liệu thư viện và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức

1 Xử lý thông tin, biên soạn, xuất bản Thư mục quốc gia, tổngthư mục Việt Nam, Tạp chí Thư viện Việt Nam và các sản phẩm thông tinkhác

1 Nghiên cứu khoa học thông tin - thư viện và ứng dụng tiến bộkhoa học công nghệ vào hoạt động thư viện

1 Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện trong cảnước bằng các phương thức: biên soạn tài liệu, đào tạo, bồi dưỡng, tổ chứchội nghị, hội thảo về nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Bộ Văn hoá,Thể thao và Du lịch

1 Hợp tác quốc tế về lĩnh vực thư viện: tham gia các tổ chức quốc

tế về thư viện; xây dựng và tiếp nhận các dự án tài trợ tài liệu, trang thiết bị

và dự án bồi dưỡng cán bộ thư viên do các thư viện, tổ chức nước ngoài tàitrợ hoặc tổ chức; tổ chức hội thảo, chia sẻ kinh nghiệm hoạt động; triển lãmtài liệu theo quy định của pháp luật

1 Lưu trữ các tài liệu có nội dung quy định tại khoản 1 Điều 5Pháp lệnh Thư viện và phục vụ người đọc theo quy định của pháp luật

1 Tổ chức các hoạt động dịch vụ phù hợp với chức năng nhiệm

vụ được giao theo quy định của pháp luật

1 Thực hiện, giữ gìn kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc củaThư viện; đảm bảo an toàn, an ninh, cảnh quan môi trường khu vực do Thưviện quản lý

1 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, hồ sơ tài liệu; thực hiệnchính sách, chế độ đối với cán bộ, viên chức và người lao động thuộc phạm

vi quản lý theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trưởng

1 Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thukhác theo quy định của pháp luật

1 Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao

1.3.3 Cơ sở vật chất

Tính đến hết năm 2002, Thư viện đã:

Xây xong 2 nhà 6 tầng dành cho kho sách và báo, tạp chí, 1 nhà 6 tầngdành cho phục vụ bạn đọc; cải tạo lại các nhà cũ có từ thời Pháp thuộc; xâytrạm điện để bảo đảm có nguồn điện ổn định phục vụ bạn đọc Tổng diệntích của thư viện sau khi xây dựng và cải tạo xong là khoảng 16.000m2 sửdụng.

Thư viện được trang bị hệ thống điều hòa nhiệt độ, hệ thống báo cháy,chữa cháy tự động rất hiện đại và các trang thiết bị chuyên dùng khác

Các trang thiết bị nghiệp vụ

Máy tính, máy in, sao chụp, số hóa tài liệu

Các thiết bị bảo quản chuyên dụng: máy khử axit, máy bôi nền tàiliệu, tủ hút khí độc, máy vệ sinh tài liệu, máy ép khô tài liệu…

1.3.4 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức Thư viện Quốc gia Việt Nam được quy định tại quyếtđịnh số 2638/QĐ-BVH TTDL của Bộ Văn hóa, Thể thao và du lịch banhành ngày 11 tháng 06 năm 2008 Theo đó, cơ cấu tổ chức của Thư việnQuốc gia Việt Nam gồm 1 Giám đốc, 3 Phó Giám đốc và 13 phòng ban chứcnăng Với tổng số nhân viên thống kê tại TVQGVN năm 2010 có tới 176người Họ là những người cán bộ có trình độ về chuyên môn, nghiệp vụ,ngoại ngữ, tin học có khả năng đáp ứng tốt yêu cầu, nhiệm vụ phát triển củaThư viện Trong 176 cán bộ có: 1 cán bộ trình độ tiến sỹ, gần 20 cán bộ trình

độ thạc sỹ, 70% cán bộ có trình độ đại học

Giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam quy định nhiệm vụ, quyền hạn

cụ thể, sắp xếp, bố trí cán bộ, viên chức và người lao động theo cơ cấu chứcdanh và tiêu chuẩn nghiệp vụ cho các phòng chuyên môn, nghiệp vụ; xâydựng và ban hành Quy chế tổ chức hoạt động của Thư viện

Phòng Thông tin tư liệu

CHƯƠNG 2 TÌM HIỂU VỀ VIỆC PHÁT TRIỂN VÀ CHIA SẺ TÀI NGUYÊN SỐ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VÀ THƯ VIỆN QUỐC GIA

VIỆT NAM 2.1 Phát triển và chia sẻ tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đai học Quốc gia Hà Nội

2.1.1 Việc phát triển TNS tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN.

2.1.1.1 Đội ngũ cán bộ kĩ thuật

Xây dựng và phát triển TVĐT hiện đại đòi hỏi người cán bộ thưviện phải biết vận hành, khai thác các sản phẩm CNTT một cách thôngthạo; phải rèn luyện và chấp hành nghiêm túc các yêu cầu có tính chất bắtbuộc của thao tác CNTT; phải thực hiện đầy đủ các yêu cầu của quy trìnhCNTT về xử lý tài liệu của thư viện; phải chủ động tìm cách xử lý mọicông việc bằng máy tính, không sử dụng các thao tác thủ công Để thựchiện được tốt các yêu cầu này, yêu cầu các thư viện cần phải:

 Nghiên cứu xây dựng các chương trình đạo tạo CNTT cho cán

bộ thư viện với mục đích trang bị các kiến thức CNTT cơ bản: Tin học vănphòng, mạng máy tính & internet, xây dựng các thông tin điện tử …

 Trang bị các kiến thức về các tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyênmôn: Chuẩn nhập liệu, chuẩn tìm kiếm liên thông, chuẩn mượn liên thông

Hiện nay Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN đã có một độingũ cán bộ Thông tin chuyên trách hoạt động trong lĩnh vực TNS với trình

độ nghiệp vụ và công nghệ thông tin cao Đội ngũ này được tập hợp vàthành lập thành phòng phát triển TNS trên cơ sở tách bộ phận Xây dựngnguồn tài liệu số từ phòng Máy tính và mạng kết hợp với bộ phận phòng số

hóa nhằm nhanh chóng thu thập xây dựng và phát triển nguồn cơ sở dữ liệuphát triển kho tài liệu số hóa.

Bộ phận này được trang bị hệ thống Kirtas APT BookScan 1600

(APT BookScan 1600™ có thể sao chụp với tốc độ lên đến 1600 một giờ.

The APT Manager — phần mềm vận hành hệ thống APT - dễ dàng thao tác

và thuận tiện cho người dùng) cùng với hệ thống máy tính cấu hình cao đảmbảo khả năng chuyển hóa nhanh chóng thông tin từ tài liệu đóng tập sangdạng số mà vẫn đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin đồng thời cho phépchúng ta có thể tìm kiếm và chỉ mục cho các thông tin này Ngoài ra phòngcòn được trang bị các thiết bị phần mềm như: Phần mềm VRS nhận dạng ký

 Thiết kế cấu trúc kỹ thuật cho TVS;

 Biên mục: Mô tả nội dung tài liệu số (siêu dữ liệu);

 Xây dựng kế hoạch, hỗ trợ các dịch vụ số (định hướng thông tin, tưvấn chuyển giao…);

 Tạo lập các giao diện thân thiện với người sử dụng trong hệ thốngmạng;

 Xây dựng các chính sách, tiêu chuẩn liên quan đến TVS;

 Thiết kế, duy trì và chuyển giao các sản phẩm thông tin chất lượngcao với giá trị gia tăng;

 Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ đối với thông tin số trong môi trườngmạng;

 Bảo đảm an ninh thông tin

 Cung cấp hình thức, phương thức phục vụ tiên tiến, hiện đại.

2.1.1.2 Thiết lập chính sách phát triển kho Tài nguyên số tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

Để phát triển được vốn TNS một cách khoa học hợp lí và hiệu quả thìviệc từng bước đưa ra các quyết định lựu chọn tài liệu cần thiết cho hoạtđộng của đơn vị là một việc vô cùng quan trọng Trong đó cần tuân thủnhững bước cơ bản như:

 Xác định các loại tài liệu cần thiết cho một lĩnh vực hay chotoàn bộ bộ sưu tập tài liệu

 Đối chiếu so sánh tính xác đáng, mức độ yêu cầu của tài liệunhằm đảm bảo sự chọn lựa tốt nhất đã được thực hiện mà không vượt quákinh phí cho phép

 Bổ sung tài liệu đã chọn với giá hợp lí theo phương pháp hiệuquả nhất

 Thực hiện liên thông hoạt động thư viện với các hoạt động xuấtbản, các dự án số hóa quốc tế

Trên cơ sở thực tế nhằm đáp ứng phục vụ cho họat động đào tạo vànghiên cứu khoa học Đồng thời nhằm đảm bảo thực hiện, thực thi một quyhoạch hợp lí nhằm đảm bảo sự phát triển nguồn tài nguyên mang tính hệthống, đồng bộ và đảm bảo sự an toàn đối với thông tin được kiểm soát.Hiện nay Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN đã có những quy tắc

và tiêu chuẩn cho việc phát triển kho TNS

 Về dạng tài liệu:

Hiện nay Trung tâm tập trung tiến hành số hóa các tài liệu như Luận

án, luận văn…nguồn thông tin nội sinh của ĐHQGHN

Các tài liệu được nhiều sinh viên sử dụng trong khi nguồn thông tintruyền thống không đủ đáp ứng nhu cầu

CSDL do Trung tâm xây dựng có CSDL sách, CSDL tạp chí, CSDLthư mục luận văn, luận án, CSDL các bài giảng điện tử

 CSDL Sách (128.000 biểu ghi)

 CSDL tạp chí (2.145 biểu ghi)

 7 CSDL thư mục và tóm tắt: Luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹđược bảo vệ ở ĐHQGHN; Thác bản văn bia; Đề tài nghiên cứu khoa họccấp bộ, cấp ĐHQG, cấp Nhà nước đã nghiệm thu; Khoa học công nghệ;Công trình nghiên cứu khoa học kỷ niệm 100 năm ĐHQGHN; Môn học;Bài trích tạp chí

 CSDL toàn văn Bài giảng điện tử, sách điện tử, giáo trình điện

tử được số hóa và đóng gói theo dạng chuẩn SCORM

 CSDL do mua và trao đổi:

 CSDL trên CD-ROM (nguồn tin offline):

- Wilson Applied Science & Technology Fulltext;

- Wilson Humanities Abstracts Fulltexts;

- Wilson Education Abstracts Fulltext;