Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý đề tài nghiên cứu khoa học tại Sở Khoa học và Công nghệ Dak L

Chức năng Sở khoa học và Công nghệ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về hoạt động khoa học và công nghệ, p

Chương I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

1.1 Giới thiệu sơ lược về Sở Khoa học & Công nghệ Dak Lak 1.1.1 Sơ lược về Sở Khoa học & Công nghệ

Sở Khoa học & Công nghệ Dak Lak được thành lập từ năm 1978 với quá trình phát triển có thể khái quát qua các thời kỳ sau:

– 1979-1980 Ban Khoa học Kỹ thuật tỉnh Dak Lak;

– 1980-1985 Ủy Ban Khoa học Kỹ thuật tỉnh Dak Lak; – 1985 -1991 Ban Khoa học Kỹ thuật tỉnh Dak Lak;

– 1991 -2003 Sở khoa học công nghệ và môi trường;

– Từ 5/2003 đến nay Sở khoa học và công nghệ

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

1.1.2.1 Chức năng

Sở khoa học và Công nghệ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về hoạt động khoa học và công nghệ, phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ trên tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội; Tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; an toàn bức xạ và hạt nhân; sở hữu trí tuệ (không bao gồm quyền tác giả

về văn học, nghệ thuật và nhãn hiệu hàng hoá) trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật

Sở khoa học và công nghệ (KH&CN) chịu sự quản lý về tổ chức, biên chế

và hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn

và kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ khoa học và công nghệ.[8]

1.1.2.2 Nhiệm vụ

Gồm 16 nhiệm vụ: [8] ( Xem phụ lục 1)

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và quản lý

Mô hình tổ chức quản lý của Sở Khoa học và Công nghệ Dak Lak được

mô tả như ở hình 1.1

Sơ đồ TỔ CHỨC BỘ MÁY SỞ KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ DAK LAK

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy Sở Khoa học & Công nghệ

1.2 Quản lý hoạt động Nghiên cứu khoa học

1.2.1 Một số khái niệm cơ bản

Hoạt động khoa học và công nghệ bao gồm nhiệm vụ nghiên cứu khoa học, nghiên cứu và phát triển công nghệ, dịch vụ khoa học và công nghệ, hoạt

Ghi chú: Quan hệ trực tiếp Quan hệ gián tiếp

Lãnh đạo Sở

GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC

VĂN PHÕNG SỞ

Các đơn vị trực thuộc

TRUNG TÂM THÔNG TIN TƯ LIỆU KHOA

HỌC - CÔNG NGHỆ

TRUNG TÂN ỨNG DỤNG KHOA HỌC

& CÔNG NGHỆ

Các phòng chức năng

PHÒNG QL

CN & SHTT

PHÒNG QL KHOA

HỌC

CHI CỤC TC- ĐL -CL THANH TRA SỞ

động phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa sản xuất và các hoạt động khác nhằm phát triển khoa học và công nghệ

Nghiên cứu khoa học là hoạt động phát hiện, tìm hiểu các hiện tượng, sự vật, quy luật của tự nhiên, xã hội và tư duy; sáng tạo các giải pháp nhằm ứng dụng vào thực tiễn Nghiên cứu khoa học bao gồm nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng [4]

1.2.2 Hệ thống quản lý hoạt động khoa học và công nghệ

 Hệ thống các cơ quan quản lý Nhà nước về KH&CN bao gồm

– Tuyến các cơ quan theo lãnh thổ, có cơ quan của Chính phủ, cơ quan của UBND các cấp từ tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương đến quận, huyện đó là: Bộ Khoa học và Công nghệ; các Sở KH&CN, các phòng chuyên ngành của quận, huyện

– Tuyến theo ngành, bao gồm các cơ quan quản lý khoa học của các Bộ,

cơ quan thuộc Chính phủ có trách nhiệm quản lý Nhà nước về KH&CN theo sự phân công của Chính phủ Cùng với Sở, Phòng chuyên quản của các ngành kinh tế - xã hội, các bộ phận quản lý khoa học của các nơi đào tạo, các cơ sở nghiên cứu khoa học…Các bộ phận này không thuần túy làm nhiệm vụ nghiên cứu mà thiên về chức năng quản lý như lập chương trình nghiên cứu, nhận nhiệm vụ nghiên cứu của Nhà nước giao, điều phối công tác nghiên cứu giữa các nhà nghiên cứu…

 Trên cơ sở hướng dẫn chung của Bộ Khoa học và Công nghệ, mỗi địa phương xây dựng các chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch hoạt động cũng như áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật để phục vụ cho công tác quản lý khoa học và công nghệ trên địa bàn

 Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý hoạt động KH&CN, nhất là các hoạt động nghiên cứu triển khai, nhiều địa phương đã áp dụng các tiến bộ kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin (CNTT) để xây dựng các chương trình phục vụ công tác quản lý, trong đó có chương trình quản lý đề tài nghiên cứu khoa học như Thái Nguyên, Hải Phòng, Đồng Nai… Tuy

nhiên việc xây dựng chủ yếu quản lý tổng hợp về kết quả đề tài và thường chạy trên từng máy phục vụ cho một số ít người

1.2.3 Quản lý hoạt động NCKH tại Sở Khoa học & Công nghệ

Công tác quản lý hoạt động khoa học là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý KH&CN địa phương Kinh phí cho hoạt động này chiếm 60-70% tổng kinh phí của Sở Có thể tóm tắt các hoạt động chính trong công tác quản

lý hoạt động NCKH như sau:

– Xây dựng các biện pháp thúc đẩy hoạt động nghiên cứu khoa học (KH)

và phát triển công nghệ (CN), chuyển giao CN, phát triển thị trường KH&CN, áp dụng tiến bộ kỹ thuật vào sản xuất và đời sống;

– Hướng dẫn các sở, ban, ngành, các tổ chức KH&CN của địa phương về hoạt động KH&CN; phối hợp với các sở, ban, ngành, các tổ chức KH&CN xây dựng và đề xuất các nhiệm vụ KH&CN cấp nhà nước có tính liên ngành, liên vùng phục vụ phát triển KT-XH của địa phương và tổng hợp trình cơ quan có thẩm quyền xem xét;

– Tổ chức tuyển chọn và phê duyệt các cá nhân, tổ chức chủ trì thực hiện các nhiệm vụ KH&CN Theo dõi, kiểm tra thực hiện, tổ chức đánh giá nghiệm thu và công bố kết quả nghiên cứu KH và phát triển CN;

– Quản lý các hoạt động đánh giá, thẩm định, giám định, tư vấn và chuyển giao CN trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật: thẩm định, giám định về CN đối với các dự án đầu tư trong tỉnh theo phân cấp; theo dõi, tổng hợp và hướng dẫn việc đánh giá trình độ CN của các tổ chức kinh tế trong tỉnh; tổ chức đánh giá trình độ CN của tỉnh;

– Trình UBND tỉnh ban hành cơ chế, chính sách khuyến khích các tổ chức,

cá nhân trong và ngoài nước ứng dụng rộng rãi các thành tựu KH&CN tại địa phương và quyết định hỗ trợ cho các tổ chức kinh tế, cá nhân trong việc ứng dụng CN, KT mới vào sản xuất và đời sống;

– Phối hợp với Sở Tài chính- Vật giá, Sở Kế hoạch và Đầu tư xây dựng và trình UBND tỉnh dự toán ngân sách hàng năm cho lĩnh vực KH&CN của tỉnh và các huyện

1.3 Thực trạng hoạt động quản lý khoa học và công nghệ tại Sở

1.3.1 Tình hình quản lý đề tài nghiên cứu khoa học tại Sở

a Xây dựng nhiệm vụ nghiên cứu khoa học

Hàng năm Sở phải xây dựng kế hoạch hoạt động KH&CN trên địa bàn tỉnh, trong đó có đề tài nghiên cứu khoa học công nghệ bao gồm các nội dung (xem hình 1.2) sau:

– Lựa chọn nội dung nghiên cứu

– Lựa chọn hình thức thực hiện

– Dự kiến nhân sự thực hiện

– Dự tính nhu cầu kinh phí

b Trình duyệt nhiệm vụ nghiên cứu

– Thông qua hội đồng Khoa học tỉnh, Sở Khoa học & Công nghệ tổng hợp danh mục đề tài theo từng lĩnh vực nghiên cứu;

– Trình UBND tỉnh quyết định phê duyệt danh mục đề tài NCKH hàng năm

c Tổ chức chỉ đạo thực hiện

– Thông báo nhiệm vụ nghiên cứu khoa học;

– Duyệt đề cương chi tiết và kế hoạch triển khai thực hiện;

– Thẩm định kinh phí;

– Ký kết hợp đồng thực hiện nhiệm vụ NCKH;

– Kiểm tra theo dõi

d Tổ chức nghiệm thu kết quả

– Đánh giá nghiệm thu, giao nộp sản phẩm;

– Thanh lý hợp đồng

e Công bố kết quả NCKH

– Đăng ký kết quả nghiên cứu;

– Công bố kết quả nghiên cứu

Xây dựng

nhiệm vụ

NCKH

Trình duyệt nhiệm vụ NCKH

Nghiệm thu kết quả

Công

bố kết quả

Tổ chức chỉ đạo thực hiện

Lựa chọn

hình thức

thực hiện

Dự trù

kinh phí

Dự kiến

người

chủ trì

thực hiện

Lựa chọn

nội dung

Lựa chọn danh mục đề tài

Trình UBND tỉnh quyết định phê duyệt danh mục

Đăng ký kết quả nghiên cứu

Công bố kết quả nghiên cứu

Thẩm định kinh phí

Duyệt đề cương và

kế hoạch triển khai

Thông báo nhiệm vụ NCKH

Đánh giá nghiệm thu

Giao nộp sản phẩm

Thanh

lý hợp đồng

Hình 1.2 Sơ đồ mô hình hoạt động quản lý đề tài

1.3.2 Những thuận lợi và khó khăn

1.3.2.1 Thuận lợi

– Sở Khoa học và Công nghệ là đơn vị giúp tỉnh làm chức năng quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học trên địa bàn, do đó có nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý đề tài NCKH

– Hệ thống văn bản pháp lý về KH&CN; Pháp lệnh KH&CN có hiệu lực thực thi là cơ sở pháp lý quan trọng về quản lý KHCN

– Cơ chế tạo điều kiện để phát huy nguồn lực khoa học và công nghệ làm cho nhiều công trình nghiên cứu khoa học, đa dạng, phóng phú và thu hút được các nguồn lực cho đầu tư nghiên cứu KH&CN

– Đội ngũ quản lý đề tài NCKH có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, có kinh nghiệm lâu năm (cả việc quản lý và tham gia nghiên cứu đề tài), thành thạo vi tính

– Được sự hỗ trợ về chuyên môn, nghiệp vụ từ Bộ KH&CN

– Kinh phí sự nghiệp khoa học được trích từ ngân sách ngày càng được đáp ứng cho hoạt động NCKH

– Tất cảc các đề tài dự án trong tỉnh lên quan đến kinh phí của tỉnh đều thông qua Sở KH&CN nên hàng năm nắm được kinh phí, số lượng đề tài

1.3.2.2 Khó khăn

Mặc dù trong phạm vi của Sở, nhưng do số lượng cũng như quy mô các đề tài nghiên cứu ngày càng tăng và phức tạp, các thông tin về đề tài nghiên cứu chủ yếu lưu giữ trên các túi hồ sơ giấy, chưa có một chương trình phần mềm nào phục

vụ cho công tác quản lý đề tài nghiên cứu khoa học, làm cho việc tổng hợp, tra

cứu, phân loại, theo dõi các đề tài gặp nhiều khó khăn và hàng năm thường xảy ra các tình trạng sau:

– Chậm trong khâu đăng ký: Do nhiều lý do khách quan và chủ quan, nên mặc dù xây dựng các nhiệm vụ nghiên cứu vào năm trước, nhưng đến khi xét duyệt danh mục nghiên cứu và thông báo danh mục nghiên cứu khoa học đến với các đơn vị nghiên cứu thường chậm, một số đơn vị không nhận được thông báo thường phải gửi lại Các công việc trên thường thực hiện theo đường công văn nên việc tổng hợp đăng ký để trình xét duyệt thường chậm hơn so với kế hoạch

– Một số đơn vị do không nhận được mẫu đăng ký nên một số đề tài xây dựng không theo đúng mẫu đề cương, vì vậy buộc phải xây dựng lại hoặc xét duyệt không đạt

– Quá trình thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu: việc thường xuyên trao đổi hai chiều giữa đơn vị quản lý (Đơn vị đặt hàng) và đơn vị nghiên cứu là cần thiết nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện, phát hiện các vướng mắc để phối hợp giải quyết Tuy nhiên hiện nay cũng thường gặp một số khó khăn do trao đổi, báo cáo tiến độ thực hiện theo đường công văn nên thường chậm

– Một số đề tài đã được nghiên cứu ở các tỉnh có thể ứng dụng được ở địa phương dưới dạng các dự án triển khai, nhưng do không nắm được thông tin, nên việc nghiên cứu dễ bị trùng lặp, chưa quản lý được

– Thực trạng quản lý các đề tài nghiên cứu ở tỉnh còn đơn giản, thủ công, chưa có những công cụ phần mềm chuyên dùng dẫn đến khó khăn trong việc phân tích, xử lý, lựa chọn và theo dõi kinh phí thực hiện…

Từ những vấn đề nêu trên, hàng năm việc thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học, thông tin trao đổi hai chiều giữa đơn vị quản lý và đơn vị nghiên cứu thường chậm, một số đề tài thực hiện không đúng tiến độ, không bám sát nội dung

đề cương

1.3.3 Giải pháp thực hiện

Để giải quyết các vấn đề nan giải nêu trên, cần có sự phân tích cụ thể từng vấn đề, đồng thời xác định các vấn đề then chốt, từ đó chọn các giải pháp và các công cụ hỗ trợ có tính mở để ứng dụng có hiệu quả

a Quy trình quản lý đề tài nghiên cứu khoa học

– Trước hết cần phải xét lại toàn bộ quy trình làm việc, hoàn thiện một bước: Sau khi có phê duyệt danh mục nghiên cứu, song song với gửi công văn đến các đơn vị nghiên cứu, trên các phương tiện thông tin đại chúng, cần có 01 Wesite về KH&CN của Sở để đưa thông tin về danh mục đề tài và các biểu mẫu đăng ký liên quan để các đơn vị có thể truy cập và lấy được tài liệu, đảm bảo đề cương xây dựng đúng theo biểu mẫu quy định và nội dung hướng dẫn

– Thiết kế một chương trình quản lý đăng ký trên mạng, để các tổ chức, cá nhân có thể gửi đăng ký về Sở và coi đăng ký này là hợp lệ, các thủ tục gửi đường công văn có thể đến sau nhằm giúp các thủ tục đăng ký ngày càng nhanh chóng hơn

– Đưa danh mục đề tài đã được công bố lên mạng, giúp các đơn vị tra cứu, tránh sự trùng lặp với những đề tài đã có khi đăng ký

– Xây dựng cổng trao đổi trên mạng để tiện trao đổi giữa các tổ chức, các nhân nghiên cứu và các đơn vị nghiêm cứu với Sở KH&CN

– Như vậy cần phải xây dựng một hệ thống chương trình cho phép kết nối

từ xa, đảm bảo từ khâu đăng ký, trao đổi thực hiện, trợ giúp tra cứu thông tin, quản lý các kết quả nghiên cứu…giúp cho công tác quản lý và thực hiện nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả

b Giải pháp về công nghệ

Để đảm bảo được các yêu cầu trên, cần xây dựng một hệ thống thông tin quản

lý toàn bộ hoạt động quản lý đề tài nghiên cứu khoa học Trước hết hệ thống phải

có một cơ sở dữ liệu dùng chung cho các bộ phận quản lý Các bộ phận quản lý có

các chương trình cho phép thực hiện các nhiệm vụ quản lý với sự trợ giúp của máy tính Các máy tính này được kết nối bằng mạng nội bộ cho phép chia sẻ các dữ liệu của cơ sở dữ liệu dùng chung Bên cạnh đó cần có một Website của sở để công bố những thông tin chung, cho phép các cơ sở và cá nhân có thể truy nhập để lấy các thông tin cần thiết và phản hồi những ý kiến liên quan

c Tổ chức ứng dụng tin học trong phạm vi Sở

Cần có sự thống nhất giữa các bộ phận trong Sở khi kết nối mạng nội bộ, nhằm:

– Dữ liệu được cập nhật một lần và có thể dùng chung;

– Tạo thói quen sử dụng máy vi tính để trao đổi thông tin trên mạng;

– Có thể kiểm soát được mức độ công việc của từng bộ phận, giúp công tác quản lý nâng cao hiệu quả

Chương I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

1.1 Giới thiệu sơ lược về Sở Khoa học & Công nghệ Dak Lak 1.1.1 Sơ lược về Sở Khoa học & Công nghệ

Sở Khoa học & Công nghệ Dak Lak được thành lập từ năm 1978 với quá trình phát triển có thể khái quát qua các thời kỳ sau:

– 1979-1980 Ban Khoa học Kỹ thuật tỉnh Dak Lak;

– 1980-1985 Ủy Ban Khoa học Kỹ thuật tỉnh Dak Lak; – 1985 -1991 Ban Khoa học Kỹ thuật tỉnh Dak Lak;

– 1991 -2003 Sở khoa học công nghệ và môi trường;

– Từ 5/2003 đến nay Sở khoa học và công nghệ

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

1.1.2.1 Chức năng

Sở khoa học và Công nghệ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về hoạt động khoa học và công nghệ, phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ trên tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội; Tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; an toàn bức xạ và hạt nhân; sở hữu trí tuệ (không bao gồm quyền tác giả

về văn học, nghệ thuật và nhãn hiệu hàng hoá) trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật

Sở khoa học và công nghệ (KH&CN) chịu sự quản lý về tổ chức, biên chế

và hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn

và kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ khoa học và công nghệ.[8]

1.1.2.2 Nhiệm vụ

Gồm 16 nhiệm vụ: [8] ( Xem phụ lục 1)