Giải pháp hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức và chính sách đãi ngộ của công ty TNHH vinamask

2: Bản chất của công tác tổ chức bộ máy quản lý Công tác tổ chức bộ máy quản lý là”Hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN

LÝ 1: Khái niệm quản lý tổ chức

Có nhiều khái niệm khác nhau về quản lý các tổ chức, theo lý thuyết:

“Quản lý tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực của tổ chức nhằm đạt mục đích của tổ chức với hiệu lực và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động”

Quản lý tổ chức thường được xem xét trên các phương diện: Quản lý tổ chức theo phương diện tổ chức kỹ thuật và kinh tế xã hội Một tổ chức có mục tiêu để hoạt động tốt mà một cơ cấu tổ chức không rõ ràng cụ thể, không xác định được ai nắm quyền hành, lãnh đạo tổ chức cũng như ai là đối tượng và khách thể quản lý thì tổ chức đó sẽ không bao giờ đạt được mục tiêu như mong muốn Ở đây ta chỉ xem xét quản lý tổ chức là một quá trình xây dựng và đảm bảo những hình thái cơ cấu nhất định để đạt mục tiêu.Đó là đề cập đến cơ cấu tổ chức nhằm tìm hiểu các hoạt động trong tổ chức được phân công, phân cấp như thế nào? Mối tương quan giữa các hoạt động: Với những nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm giữa các cá nhân,

bộ phận, phân hệ của tổ chức và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức ra sao.

2: Bản chất của công tác tổ chức bộ máy quản lý

Công tác tổ chức bộ máy quản lý là”Hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức”

Thực chất công tác tổ chức bộ máy quản lý là việc xây dựng, hoàn thiện

cơ cấu tổ chức, tạo khuôn khổ để thực hiện quá trình đưa kế hoạch vào thực tiễn và các quá trình tổ chức khác Là việc phân công lao động một cách khoa học, rõ ràng, chỉ rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp, từng bộ phận, là việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con người và

gắn liền với họ là mình phải làm gì, chịu trách nhiệm như thế nào để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức nhằm biến sức mạnh của nhiều người thành sức mạnh chung để thực hiện mục tiêu kinh tế xã hội của tổ chức Công tác tổ chức bộ máy quản lý là một vấn đề không quá khó nhưng cũng không dễ đối với các nhà quản lý: Không quá khó vì đây là một công việc cơ bản mang tính ổn định tương đối cao đối với mỗi tổ chức, không dễ

vì các nhà quản lý phải nắm chắc được tình hình của tổ chức, phải biết phối hợp những chức năng chuyên môn khác nhau trong quá trình triển khai các kế hoạch Công tác tổ chức bộ máy quản lý có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định phần lớn sự thất bại của tổ chức.

Trong xu hướng của kinh tế thị trường luôn biến động và có sự luân chuyển thường xuyên Việc thực hiện công tác tổ chức bộ máy quản lý phải luôn mang tính khoa học, đồng thời phải có sự sáng tạo, linh hoạt để có khả năng thích nghi nhằm đáp ứng, bắt kịp sự thay đổi của đối tượng quản lý cũng như môi trường cả quy mô và mức độ phức tạp.

3: Nội dung của công tác tổ chức quản lý

3.1: Yếu tố cơ bản cảu cơ cấu tổ chức

Công tác tổ chức quản lý là một quá trình liên tục, xuyên suốt trong quá trình hoạt động của công ty từ khi thành lập và thường được thực hiện qua các bước sau:

 Nghiên cứu và dự báo môi trường

Phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức để tập hợp chức

Xác định con người, bộ phận, phân hệ, tổ chức để thực hiện côcông

việc, nhiệm vụ chức năng

Xây dựng cơ chế phối hợp các hoạt động của con người Trao nguồn lực cho con người, các vị trí, các phân hệ, các bộ phận

trong tổ chức để hoạt động

Trong việc này được thực hiện bởi các nhà quản lý hoặc các chuyên gia,

họ tiến hành tìm hiểu về môi trường và dự báo xu thế vận động của môi trường với các thông tin từ trong và ngoài tổ chức Các thông tin đó phải đầy đủ, chính xác và kịp thời mới có thể xác định được những cơ hội cũng như thách thức mà tổ chức đang phải đối mặt, kề từ đó có thể đưa ra các quyết định đúng cho các hoạt động của tổ chức, phát huy triệt để các cơ hội, điểm mạnh của tổ chức Đồng thời tìm ra những giải pháp nhằm giảm bớt

sự đe dọa của môi trường.

 Phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức để tập hợp

Bắt đầu việc phân tích thực trạng bên trong và bên ngoài tổ chức để có được một bức tranh tổng thể về tổ chức, hình thành nên tập hợp các chức năng, nhiệm vụ, công việc hay chính là để trả lời các câu hỏi: Tổ chức nên hoạt động trong lĩnh vực nào? Mục tiêu, kỳ vọng trong mỗi lĩnh vực đó đề ra?Để từ đó xây dựng một tổ chức có đủ khả năng thực hiện thành công chiến lược của tổ chức.

 Xác định con người, bộ phận, phân hệ, tổ chức để thực hiện công việc, nhiệm vụ chức năng

Trong mỗi tổ chức con người là một nhân tố quan trọng để thực hiện mọi nhiệm vụ, làm nên thành công của tổ chức Họ là trung tâm của mọi hoạt động Vì vậy cần phải xác định công việc, nhiệm vụ, chức năng cụ thể cho từng người, từng bộ phận, phân hệ trong tổ chức hay chính là hợp nhóm các công việc mối quan hệ gần gũi theo cách hợp lý nhất để tạo nên các bộ phận, từ đó xác định số người cần thiết cho mỗi bộ phận đó Xác định giao quyền quyết định cho ai và ai sẽ phải báo cáo cho ai trong tổ chức Có sự động viên khuyến khích nhằm thu hút họ hăng hái theo đuổi mục tiêu Nếu cần thiết, có thể điều chỉnh cả nhiệm vụ và hành vi làm việc của họ để phù hợp với những đòi hỏi của việc thực hiện.

 Trao nguồn lực cho con người, các vị trí, các phân hệ, các bộ phận trong tổ chức để hoạt động

Để cho toàn bộ bộ máy của công ty có thể hoạt động thì mỗi con người,

bộ phận, phân hệ đều phải được trang bị những nguồn lực như: Nguồn vật lực, tài lực, nhân lực, thông tin và cả quyền lực để ra quyết định phù hợp với mỗi vị trí.

 Xây dựng cơ chế phối hợp các hoạt động của con người

Những hoạt động trong quá trình hoạt động của công ty đều được thực hiện bởi nhiều người, nhiều bộ phận trong mọi tổ chức.Để phối hợp các hoạt động đó cần có một cơ chế phối hợp và sự quản lý tổ chức.

3.2: Quá trình thực hiện công tác tổ chức quản lý

Chuyên mô hóa công việc: Được thực hiện thông qua việc phân chia nhiêm vụ phức tạp thành những hoạt động đơn giản, dễ đào tạo để thực hiện Chuyên môn hóa sẽ tạo ra rất nhiều các công việc khác nhau, mỗi người có thể lựa chọn cho mình những công việc và vị trí phù hợp với khả năng và lợi ích của mình.Nhờ đó có thể tạo ra sự nhàm chán, thiếu liên kết trong công việc.Vì vậy cần có những giải pháp nhằm đa dạng, phong phú hóa công việc.

Việc phân chia tổ chức thành những bộ phận: Trong tổ chức bao gồm nhiều hoạt động với những công việc cụ thể Việc hợp nhóm các công việc

có tính chất tương đồng thành các bộ phận hay chính là quá trình chuyên môn hóa và hợp nhóm chức năng quản lý quá tình chuyên môn hóa và hợp nhóm chức năng quản lý mang tính độc lập tương đối để thực hiện những hoạt động nhất định Nếu không biết phân chia tổ chức thành các bộ phận thì các công việc quản lý sẽ gặp khó khăn, dẫn tới sự hạn chế về quy mô tổ chức Việc phân chia tổ chức thành các bộ phận sẽ làm xuất hiện các mô hình tổ chức: Mô hình tổ chức đơn giản, mô hình tổ chức theo chức năng,

mô hình tổ chức theo sản phẩm, mô hình tổ chức theo địa dư, mô hình tổ

chức theo các dịch vụ hỗ trợ, mô hình tổ chức ma trận Tùy thuộc cơ cấu tổ chức của công ty để lựa chọn mô hình tổ chức thích hợp.

Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức: Khi các bộ phận trong tổ chức được hình thành thì mỗi bộ phận đó gắn liền với một vị trí và được giao cho người nào đó nắm giữ, mỗi vị trí đó phải được trao quyền hạn và họ phải chịu trách nhiệm để hoàn thành công việc được phân công.

Quyền hạn là sợi dây liên kết các bộ phận trong tổ chức với nhau, là phương tiện mà nhờ đó các bộ phận hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của nhà quản lý và sự phối hợp giữa các bộ phận được nâng cấp dần, là công cụ để nhà quản lý có thể thực hiện quyền tự chủ và tạo ra môi trường thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của từng người Trong đó tổ chức thường sử dụng các quyền hạn:

-Quyền hạn trực tuyến: Cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và nhận sự báo cáo từ họ.

-Quyền hạn tham mưu: Đây là công việc của các cố vấn nhằm đưa ra các

ý kiến tư vấn cho người quản lý Nhưng quyền hạn tham mưu không được vượt quá trách nhiệm của các tổ chức cố vấn.

-Quyền chức năng: Là quyền trao cho các cá nhân hay bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hành động nhất định của các bộ phận khác Cấp quản lý, tầm quản lý: Cấp quản lý được giới hạn số người, bộ phận

mà nhà quản lý có thể kiểm soát có hiệu quả Tầm quản lý rộng thì cần ít cấp quản lý còn tầm quản lý hẹp thì cần nhiều cấp quản lý Tính phức tạp của hoạt động quản lý có mối quan hệ tỉ lệ nghịch Nếu công việc quản lý ổn định không phức tạp thì tầm quản lý có thể lớn, ngược lại nếu công việc quản lý thay đổi thường xuyên, luôn có sự sáng tạo thì tầm quản lý lại nhỏ Việc phân bổ quyền hạn giữa cấp quản lý: Trong mỗi tổ chức việc phân quyền cho các bộ phận như thế nào, tập trung hay phân quyền?

Tập trung là trong các tổ chức mọi quyền ra quyết định được tập trung vào các cấp quản lý cao nhất Nếu tập trung quá cao sẽ làm giảm chất lượng của các quyết định mang tính chiến lược.

Phân quyền xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho các cấp quản lý thấp hơn trong hệ thống bậc Nhưng nguy cơ trong đó có khi sẽ dẫn đến sự thiếu nhất quán trong quản lý, mất khả năng kiểm soát của cấp trên.

Phối hợp các bộ phận của tổ chức: Là quá trình liên kết các hoạt động riêng rẽ của những con người, bộ phận, phân hệ trong tổ chức nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả của các mục tiêu chung của tổ chức Không có phối hợp, con người không thể nhận thức được vai trò của mình tổng thể Các nhà quản lý cho rằng sẽ đạt được sự phối hợp nếu làm được những điều sau đây: “Xây dựng được các kênh thông tin ngang dọc, lên xuống thông suốt giữa các bộ phận và các cấp quản lý Duy trì được mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong mỗi bộ phận riêng lẻ Duy trì được mối liên hệ giữa các tổ chức với môi trường trực tiếp và gián tiếp”

3.3: Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức

Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức luôn phải đảm bảo những yêu cầu sau: “Đảm bảo tính thống nhất trong mục tiêu: Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức”

Tính tối ưu: Trong cơ cấu tổ chức phải có đầy đủ các phân hệ, bộ phận, con người đẻ thực hiện các hoạt động cần thiết Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lý với cấp số cấp nhỏ nhất, nhờ đó cơ cấu sẽ mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích

đề ra của tổ chức.

Tính tin cậy: Cơ cấu tỏ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy

đủ của các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức.

Tính linh hoạt: Tổ chức thường được coi là một hệ tĩnh, vì vậy cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường.

Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của suốt tổ chức với chi phí nhỏ nhất.

4: Vai trò của công tác tổ chức bộ máy quản lý

Công tác tổ chức bộ máy quản lý đóng một vai trò then chốt trong suốt quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi tổ chức:

Có nhiệm vụ lựa chọn nghành nghề, lĩnh vực hoạt động cũng như quản lý mọi nguồn lực của tổ chức Đưa ra các kế hoạch nhằm phố hợp, sử dụng hợp lý mọi nguồn lực của tổ chức thành một chỉnh thể để thực hiện mục tiêu đề ra đạt hiệu quả cao nhất.

5: Nguyên tắc tổ chức

Nguyên tắc xác định chức năng: Một vị trí công tác, một bộ phận, các hoạt động, các quyền hạn được phân giao và các mối liên hệ thông tin với các vị trí công tác hay bộ phận khác được xác định rõ theo các kết quả mong đợi thì những người chịu trách nhiệm càng có thể đóng góp xứng đáng hơn cho việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức.

Nguyên tắc giao quyền: Việc giao quyền là để trang bị cho người quản lý một công cụ thực hiện mục tiêu, do đó quyền được giao cho từng người phải tương xứng với nhiệm vụ nhằm đảm bảo cho họ khả năng thực hiện Nguyên tắc bậc thang: Tuyến quyền hạn từ người quản lý cao nhất trong

tổ chức đến mỗi vị trí bên dưới càng rõ ràng thì các vị trí chịu trách nhiệm

ra quyết định sẽ rành mạch và các quá trình thông tin trong tổ chức sẽ càng

có hiệu quả Do vậy việc nhận thức đầy đủ nguyên tắc này là rất cần thiết đối với mỗi tổ chức trong việc phân quyền hạn một cách đúng đắn của mỗi tập thể cá nhân của công ty

Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh: Nghĩa vụ cơ bản mang tính cá nhân, quyền hạn được giao quyền nhiều người cho một người rất có thể dẫn tới

mâu thuẫn cả về quyền hạn lẫn trách nhiệm Vì vậy trong mọi tổ chức mối quan hệ trình báo của từng cấp dưới lên cấp trên duy nhất càng hoàn hảo, thì mâu thuẫn trong các chỉ thị sẽ càng ít và ý thực trách nhiệm cá nhân trước các kết quả cuối cùng càng lớn

Nguyên tắc quyền hạn theo bậc: Việc duy trì sự phân quyền đã định đòi hỏi các quyết định đưa ra trong phạm vi quyền hạn của ai thì phải được chính người đó đưa ra chứ không được đẩy lên cấp trên Từ nguyên tắc này cho thấy người quản lý mong muốn giao phó quyền hạn một cách hiệu quả,

họ phải đảm bảo rằng việc ủy quyền là rõ ràng đối với cấp dưới, trách ra quyết định thay cho cấp dưới.

Nguyên tắc tương xứng quyền hạn và trách nhiệm: Quyền hạn là một quyền cụ thể để tiến hành công việc được giao, trách nhiệm là nghĩa vụ phải hoàn thành chúng Do vậy về mặt logic, đòi hỏi trách nhiệm phải luôn tương xứng với trách nhiệm Trách nhiệm về các hành động không thể lớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn được giao, cũng không được nhỏ hơn.

Nguyên tắc quản lý thay đổi: Đảm bảo tính linh hoạt của tổ chức cần đưa vào cơ cấu các biện pháp, các kỹ thuật dự đoán, để có phản ứng trước sự thay đổi Tổ chức nào được xây dựng cứng nhắc, với các thủ tục quá phức tạp hay việc các tuyến phân chia vững chắc, đều có nguy cơ không có khả năng thích nghi trước những thách thức của những thay đổi về kinh tế, chính trị, xã hội, công nghệ và môi trường.

Nguyên tắc cân bằng:Đây là nguyên tắc dành cho mọi lĩnh vực khoa học cũng như mọi chức năng của nhà quản lý Việc vận dụng các nguyên tắc này hay biện pháp phải cân đối, phải căn cứ vào toàn bộ kết quả của cơ cấu trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.

6: Nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản lý

Trong quá trình quản lý, hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp nào cũng đều mong muốn phấn đấu đạt mục tiêu đề ra với một hiệu quả cao nhất.Nhưng thực tế thì quá trình đó luôn chịu ảnh

hưởng của rất nhiều nhân tố.Vì vậy việc xác định được các nhân tố ảnh hưởng là một yêu cầu cấp thiết đối với mỗi tổ chức.

 Ảnh hưởng của Chiến lược và cơ cấu tổ chức

Chiến lược và cơ cấu tổ chức bộ máy là hai mặt không thể tách rời trong

sự tồn tại và phát triển của mỗi tổ chức.Cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện mục tiêu chiến lược, cơ cấu tổ chức sẽ phải thay đổi khi có sự thay đổi của chiến lược.

Quá trình phát triển của tổ chức phải luôn đảm bảo sự tương thích với chiến lược, sự thay đổi về chiến lược không phải bao giờ cũng kéo theo sự thay đổi cơ cấu bộ máy tổ chức là sự kém hiệu quả của tổ chức trong việc thực hiện chiến lược “Có nhiều cách nhìn nhận khác nhau về sự phụ thuộc của cơ cấu bộ máy tổ chức và chiến lược”.

Đa dạng hoạt động dọc theo dây

 Quy mô của nhà quản lý

Các nghiên cứu đã cho thấy rằng quy mô và các độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng rất lớn tới công tác quản lý Ví dụ như tổ chức với quy mô nhỏ thì việc thực hiện chuyên môn hóa với những tiêu chuẩn, hình thức cao là rất khó nhưng trong tổ chức đó lại có sự tập trung rất cao, các hoạt động thường ít phức tạp Khi xây dựng cơ cấu tổ chức phải phù hợp với sứ mệnh chiến lược, đảm bảo sự thích nghi của nó với môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là nhân tố quyết định đến hiệu quả kinh tế của công ty Tổ chức cơ cấu quản

lý là sự tác động trực tiếp của cấp lãnh đạo xuống đội ngũ cán bộ công nhân viên nhằm mục đích thực hiện tốt hoạt động sản xuất kinh doanh.

 Thái độ của nhà quản lý

Nhà quản lý là người đóng vai trò liên kết những con người trong hoạt động thực tế, quyết định sự thành bại của đường lối phát triển của tổ chức Nhà quản lý là người tạo ra, duy trì động lực cho người lao động, hướng cố gắng của người lao động tới mục tiêu chung của tổ chức Họ là người phát ngôn,

là đại diện cho công ty trong các hoạt động kinh tế, đối ngoại, là người lãnh đạo chỉ đạo việc thực hiện quyết định của công ty.

Thái độ của nhà quản lý cấp cao có thể tác động đến cơ cấu tổ chức: Họ

có quyền quyết định chiến lược hoặc có ảnh hưởng lớn đến các quyết định chiến lược, quyết định các chính sách và chỉ đạo các mối liên hệ của tổ chức với môi trường.

Do vậy các nhà quản lý phải có chuyên môn nghiệp vụ, khả năng nắm bắt, thực hiện được các hoạt động quản lý, có kỹ năng làm việc với nhiều người, hiểu được người khác, có thể gây ảnh hưởng làm cho người khác nghe, tin và làm việc với mình Họ phải luôn tìm hiểu, thu thập thông tin, phân tích nhìn ra những điểm mạnh, điểm yếu của công ty cũng như những

cơ hội và thách thức và môi trường đêm lại để có các quết định, các giải pháp tối ưu với các nguồn lực hiện có của công ty.

Tóm lại, sự hiểu biết, trình độ phẩm chất của đội ngũ các nhà quản lý có

ý nghĩa quyết định đến sự thành đạt của công ty.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ

MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH VINAMASK

1: Giới thiệu tổng quan về công ty

1.1: Quá trình hình thành của công ty TNHH Vinamask

Công ty TNHH VinaMask được thành lập và hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở kế hoạch - Đầu tư TP.Hà Nội chính thức cấp vào ngày 17/07/2009 Do Ông Nguyễn Cao Thành sáng lập, Cùng với đội ngũ nhân sự có cùng đam mê hết mình, giàu kinh nghiệm.

Văn phòng giao dịch đầu tiên được đặt tại Số 24 ngách 136 ngõ 1141 Giải Phóng, Hoàng Mai, Hà Nôi với số vốn điều lệ 1.900.000.000đ Tiền thân là công ty kinh doanh hàng may mặc và khẩu trang hoạt tính là chủ yếu.

Đến ngày 05/10/2010 Công ty thay đổi đăng ký kinh doanh lần một, trên

cơ sở các ngành nghề cũ và bổ sung thêm ngành nghề sản xuất và phân phối thực phẩm chức năng.

Ngày 01/2011 Sản phẩm quất ho đã được Bộ y tế cấp giấy chứng nhận tiêu chuẩn sản phẩm.Chính sản phẩm Quất ho đã đánh dấu bước ngoặt thay đổi định hướng kinh doanh của công ty.

Năm 2012 Công ty tiếp tục lần lượt cho ra đời sản phẩm Tinh nghệ VinaMask (nguyên chất, hàm lượng curcumin cáo tới 92%) và Nước muối sinh lý 0.9% (Natri Clorid - được làm từ muối và nước tinh khiết nhất sử dụng công nghệ triệt khuẩn bằng tia UV).

Cho đến ngày 08/06/2012 đã được Bộ y tế cấp giấy chứng nhận sản phẩm đạt tiếu chuẩn.Cũng trong năm 2012 để tiện cho hệ thống sản xuất và hoạt động công ty Văn phòng giao dịch được chuyển đến 206 Định Công Hạ, Hoàng Mai, Hà Nội.

Năm 2013 Công ty cho ra đời hàng loạt sản phẩm Bông y tê, cồn y tế và Nước Oxy già Và cho đến ngày 28/08/2013 chính thức được tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng, Trung tâm kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng số 1 Việt nam chứng nhận sản phẩm đạt tiêu chuẩn và bắt đầu xây dựng hệ thống, từ miền Bắc và hoàn thiện dần hệ thống phân phối cho đến nay công ty đã xây dựng được hệ thống phân phối sản phẩm toàn miền bắc miền trung và đang dần mở rộng tiến tới khu vực Miền Nam Đồng thời tăng số vốn điều lệ lên 9.000.000.000đ.

Đến nay VinaMask chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ và vượt bậc trên trong sản xuất và ngoài thị trường.Một số sản phẩm của công ty đã trở thành những sản phẩm đứng đầu trong dòng sản phẩm.Thương hiệu VinaMask được phát triển vững mạnh và uy tín trong cộng đồng và giới

chuyên môn Sản phẩm của VinaMask đang dần đi sâu thâm nhập vào từng gia đình Việt,đang dần lấy được niềm tin của người tiêu dùng Được minh chứng: Theo kết quả của cuộc khảo sát do công ty tổ chức thống kê ghi lại được có trên 59,8% gia đình việt đang sử dụng sản phẩm của VinaMask 1.1.1: Sự phát triển của công ty TNHH Vinamask

Tiền thân là một cơ sở sản xuất thủ công thành lập từ ngày 17/7/2009, đến nay với bề dày lịch sử phát triển hơn 5 năm, công ty TNHH VinaMask đã không ngừng vươn lên VinaMask đã tiến hành nghiên cứu và phát triển các sản phẩm có nguồn gốc từ thiên nhiên.Với phương châm “Hướng tới khách hàng những gì tốt đẹp nhất”, Công ty VinaMask lấy trí tuệ làm nền tảng, làm động lực phát triển để sản xuất ra các sản phẩm kinh nghiệm 1.1.2: Thông tin pháp lý

Tên Công ty: Công ty TNHH Vinamask

Tên tiếng anh: VinaMask Company Limited

Tên viết tắt: Vinamask Co., Ltd

Giám đốc: (Ông) Nguyễn Cao Thành

1.2: Sản phẩm của công ty hiện nay

Sản phẩm chủ yếu của công ty bao gồm:

Cồn y tế: Có 2 loại Cồn y tế 70độ và cồn y tế 90 độ

Bông Y tế:

Nước Oxy già

 Khẩu trang hoạt tính:

Khẩu trang Luxury

Khẩu trang HappyKiss

Khẩu trang VinaMask

1.3: Khách hàng chính và đối thủ cạnh tranh hiện nay caue công ty

a: Khách hàng chính

Công ty TNHH Vinamsk là một công ty tồn tại độc lập phát triển trên thị trường, đã tạo những thuận lợi là một công ty trực thuộc Bộ y tế quản lý cũng như không ít khó khăn trong tình hình thị trường hiện nay.Việc xác định khách hàng và các đối thủ cạnh tranh là rất cần thiết để công ty có những kế hoạch và giải pháp thích hợp cho sự phát triển của công ty.

b: Đối thủ cạnh tranh

Hiện nay, công ty có những đối thủ cạnh tranh lớn, tiêu biểu như: Công

ty cổ phần quốc tếđại lợi, văn lang, hà nam, quang xanh, sanh việt, nhật cường, Trong nền kinh tế thị trường nhà quản trị không phải chỉ cạnh tranh về sản phẩm mà còn cạnh tranh về nhân sự.

 Nước muối sinh lý 0.9%

 Cồn y tế: Có 2 loại Cồn y tế 70độ và cồn y tế 90 độ

 Bông Y tế

 Nước Oxy già

1.4: Những tổ chức cung ứng đầu vào hiện nay

Nguyên vật liệu của công ty mang tính chất, đặc điểm của nguyên vật liệu trong các nghành sản xuất với những chủng loại rất đa dạng, với những nguyên vật liệu chính như: Chai nhựa Đức tấn, Chai nhựa Song long, Muối biển, …Nguyên vật liệu được các nhà cung ứng phân phối chủ yếu là trong nước Mặc dù vậy công ty cần có sự lựa chọn các nhà cung ứng để nâng cao

chất lượng nguyên vật liệu, giảm sự chèn ép về giá nguyên vật liệu từ phía các nhà cung ứng nguyên vật liệu, có như vậy mới làm cho chi phí sản xuất giảm, tăng chất lượng sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty.

1.5: Một số chính sách của công ty ảnh hướng tới kinh doanh

a: Lương

Công ty thực hiện việc trả lương theo quy chế khoán nội bộ, khoán đến từng người lao động Tuỳ vào quy mô của công trình, công ty đều có mức khoán nhất định khoán theo quy chế khoán nội bộ sau đó giao cho đơn vị thực hiện Với khối lượng công việc đã được xác định , nếu ta làm tốt nhanh kịp tiến độ công trình sẽ thu được lợi nhuận cao và ngược lại

Như vậy với hình thức khoán nội bộ công ty đã khai thác triệt để khả năng của người lao động kích thích tính tự giác sáng tạo

b: Thù lao

Lý giải về mức thù lao khủng trong bối cảnh lợi nhuận thấp, và cổ tức cho cổ đông không có, lãnh đạo công ty cho rằng, vì hoạt động ngân hàng khó khăn, đòi hỏi hoạt động quản trị và điều hành phải tăng cường nhiều hơn để hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch.

c:Chính sách tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp và thăng tiến.

Phát triển nghề nghiệp là một trong những yếu tố tạo động lực làm việc cho nhân viên: Khuyến khích nhân viên trung thành, tận tụy với doanh nghiệp, giảm bớt tỷ lệ nghỉ việc trong nhân viên

Động viên nhân viên thực hiện công việc tốt hơn.

1.6: Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua

Kết quả hoạt động kinh doanh là biểu hiện kết quả cuối cùng hay số tiền lãi hay lỗ từ các hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định, bao gồm hoạt động kinh doanh thông thường và các hoạt động khác.

Kết quả hoạt động kinh doanh thông thường là kết quả từ những hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp như hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ và hoạt động tài chính.

-Chi phí bán hàng

+

doanh nghiệp Trong đó:

Doanh thu thuần từ tiêu

Doanh thu tiêu thụ

-Các khoản giảm trừ doanh thu

Giá vốn sản phẩm là toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng, gồm có trị giá vốn của hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán trong kỳ.

Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá dịch vụ bao gồm: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu, bao bì; chi phí dụng cụ, đồ dùng; chi phí khấu hao TSCĐ.

1.7: Mục tiêu của công ty trong thời gian tới

Trong niêu của công ty trong thời gian tớiu, bao bì; chi phí dụng cụ, đồ dùng; chi phí khấu hao TSCĐ gồm: kho để bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lýdưong niêu của công ty trong thờih trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt từ nhiều phía nhưng công ty đã có mục tiêu rõ ràng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc định hướng mục tiêu và thực hiện tốt các mục tiêu đó còn gặp rất nhiều khó khăn đòi hỏi sự nổ lực của ban giám đốc, toàn bộ các cán bộ công nhân viên của công ty cùng sự trợ giúp của các ban ngành có liên quan.

Ban giám đ của công ty trong thờih trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt

từ nhiều phía nhưng công ty đã có mục tiêu rõ ràng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc đị

+ Đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh của công ty, nguồn cung ứng thuốc và nguyên vật liệu ngày càng phong phú, phát triển mở rộng đi kèm với quản

lý chặt chẽ, xây dựng thêm các chiến lược kinh doanh nhập khẩu trong từng giai đoạn trên cơ sở nghiên cứu kỹ thị trường, khách hàng, đối tác, xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh.

+ Cũng cg hoá mặt hàng kinh doanh của công ty, nguồn cung ứng thuốc và nguyên vật liệu ngày càng phong phú, phát triển mở rộng đi kèm với quản

lý chặt chẽ, xây dựng thêm cá

+ Đáp cg hoá mặt hu cầu của khách hàng, của sản xuất, tiêu dùng trong xã hội trên cơ sở chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân và chấp hành nghiêm túc các quy định, chính sách của nhà nước.

+ Tip cg hoá mặt hu cầu của khách hàng, của sản xuất, tiêu dùng trong xã hội trên cơ sở chnâng cao doanh số, chất lượng sản phẩm, đảm bảo chí phí hợp lý, giữ vững uy tín hình ảnh của công ty trong thị trường nội địa và quốc tế, góp phần làm tăng lợi ích xã hội.

1.8: Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới.

Trong xu thế chung nhà nước luôn khuyến khích xuất khẩu, sản xuất thay thế hàng nhập khẩu, tuy nhiên điều này chỉ phù hợp với một số ngành tiêu dùng còn với ngành công nghiệp dược của Việt Nam hiện nay thì nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược phục vụ chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân là điều không thể thiếu được, kinh doanh nhập khẩu là một lĩnh vực tuy hấp dẫn nhưng rất phức tạp bởi nó phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố chủ quan cũng như khách quan của thị trường trong nước, ngoài nước, những trở ngại về địa lý, đối tác, các chính sách khắt khe của nhà nước … Khi xây dựng phương hướng của công ty, ban giám đốc đã nhìn thấy được

những thuận lợi đồng thời khắc phục khó khăn, thách thức mới trong hoạt động sản xuất kinh doanh thuốc.

Để đạt được cần nâng cao chất lượng sản phẩm bằng việc củng cố và hoàn thiện hệ thống quản lý, quy trình công nghệ sản phẩm, quy chế sản xuất công nghệ, nghiên cứu chất lượng sản phẩm về tuổi thọ, tính sinh khả dụng của thuốc, hàng tháng có hỗ trợ vận chuyển cho khách hàng nhất là ở

xa, thực hiện chính sách linh hoạt về giá cả, áp dụng chính sách chiết khấu, hoa hồng cho người mua hàng, kết hợp với quà tặng bằng hiện vật thuốc, nâng cao năng xuất, hạ giá thành, cải tiến mẫu mã mở rộng dây truyền sản xuất, xây dựng kế hoạch sản xuất sao cho thích ứng với từng thời điểm, nâng cao tay nghề công nhân kỹ thuật, đào tạo cán bộ quản lý chuyên môn tại chỗ đồng thời thu hút nhiều nguồn chất xám từ bên ngoài, thuê chuyên gia giỏi về lĩnh vực sản xuất công nghệ.

+ Hoàn thiện và nâng cao năng lực công tác quản lý.

- Quản lý kinh tế : nghiêm túc thực hiện các quy định của nhà nước về quản

lý kinh tế, thực hiện đầy đủ các khoản nộp ngân sách, thuế theo luật định, quản lý chặt chẽ vốn lưu động và tài sản cố định, công nợ và thu hồi công

nợ, quản lý tốt các nguồn vốn để tăng hiệu quả sử dụng, thanh quyết toán kịp thời đúng chế độ quy định.

- Quản ký kỹ thuật và chất lượng :

Thực hiện mọi quy chế, quy định về quản lý chuyên môn trong sản xuất kinh doanh và duy trì chế độ kiểm tra thống nhất trong toàn công ty, phấn đấu không có lô nào xếp loại kém chất lượng phải thu hồi, thực hiện việc đăng ký và đăng ký lại các sản phẩm đã hết thời hạn, các hồ sơ kỹ thuật để đăng ký với nước ngoài

1.9: Chiến lược cạnh tranh của công ty hiện nay và trong thời gian tới

Trên cơ sở xác định rõ khách hàng và đối thủ cạnh tranh đối với thị trường sản phẩm của mình Công ty đã đề ra cho mình một chiến lược kinh

doanh nhằm phát huy những thế mạnh vốn coa của mình cho các năm tiếp theo:

Về sản xuất công nghiệp: Tiếp tục duy trì và phát triển các mặt hàng truyền thống đang được thị trường và khách hàng ưu chuộng Nghiên cứu thiết kế mẫu mã sản phẩm mới, đa dạng hóa sản phẩm, mở rộng thị trường.

Về tổ chức sản xuất kinh doanh: Là hoàn thiện công tác quản lý kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, rà soát các định mức tiêu hao vật tư, năng lượng, định mức lao động, sử dụng triệt để và có hiệu quả các máy móc, thiết bị hiện có, tránh các chi phí bất hợp lý Sử dụng vốn một cách hợp lý tăng cường chu chuyển vốn có hiệu quả.

Tiếp tục đầu tư cho xây dựng cơ bản, trang thiết bị máy móc đáp ứng kịp khoa học công nghệ mới.

Nâng cao vai trò lãnh đạo của các nhà quản lý, củng cố và kiện toàn bộ máy tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Xác định số lao động cần tinh giảm,

bố trí lao động đúng chuyên môn hơn Tuyển dụng lao động có trình độ đáp ứng được đòi hỏi của công việc.

Dự kiến thực hiện kế hoạch năm 2014 & kế hoạch thực hiện các năm tiếp theo

Bảng 1: Bảng dự kiến kế hoạch các năm tiếp theo

Chỉ tiêu

ĐV T

Dự kiến 2014

Dự kiến 2015

Dự kiến 2016

Dự kiến 2017 1) Gía trị SXCN Tr.đ 118.902,6 128.414,8 140.000,0 150.000,0 2) Tổng doanh

1.10: Cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay

Công tác tổ chức luôn gắn liền với cơ cấu tổ chức và đặc điểm sản xuất của công ty Đối với mỗi công ty, doanh nghiệp sản xuất việc tổ chức như thế nào cho hợp lý, khoa học là một vấn đề quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến năng suất lao động, hiệu quả sản xuất của công ty Nó còn phụ

thuộc vào nhiều yếu tố; Quy mô của công ty, loại hình sản xuất, trình độ đội ngũ các nhà quản lý và cán bộ công nhân viên của công ty.

Là một đơn vị hoạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, công ty TNHH Vinamask cũng giống các doanh nghiệp sản xuất khác, để quản lý sản xuất

và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty đã lựa chọn bộ máy quản lý phù hợp với đặc điểm và điều kiện sản xuất của mình.

Hiện nay cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty bao gồm:

+Giám đốc điều hành

+Ban tham mưu

+Văn phòng

+Các phòng ban liên quan

Sơ đồ1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý và sản xuất.

a: Bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý doanh nghiệp.

Bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hệ thống các bộ phận hợp thành gồm các phòng ban có chức năng, có nhiệm vụ cơ bản giúp cho Giám đốc doanh nghiệp quản lý và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, đảm

bảo quá trình sản xuất kinh doanh đạt mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất.

 Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:

 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý.

 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

 Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của

bộ máy.

Hệ thống các phòng ban chức năng tạo lên bộ máy quản lý doanh nghiệp Nhưng nếu để các bộ phận này riêng lẻ không có mối liên hệ nào thì sẽ vô nghĩa, không đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của quản lý Do vậy phải đặt các bộ phận này trên một tổ chức nhất định, các bộ phận này phải hoạt động nhịp nhàng ăn khớp với nhau.

b: Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận quản lý

Chủ tịch hội đồng quản trị (Công ty): Là người có quyền cao nhất công

ty, có quyền nhân danh công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty.

 Chức năng: Chủ tịch Công ty thực hiện chức năng quản lý và chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu Công ty và pháp luật về sự phát triển của Công ty theo mục tiêu chủ sở hữu Công ty giao.

 Nhiệm vụ: Lập trương trình, kế hoạch hoạt động của hội đồng quản trị, xây dựng các kế hoạch tài chính dài hạn và hàng năm của công ty.

Giám đốc điều hành: Là người đại diện pháp nhân của công ty, có trách nhiệm tiếp nhận, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn.

 Chức năng: Điều hành mọi hoạt động của Công ty theo sự uỷ nhiệm của Chủ tịch Công ty.

 Nhiệm vụ:

Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm của Công

ty, phương án huy động vốn, dự án đầu tư, phương án liên doanh, đề án tổ chức quản lý của Công ty trình Chủ tịch Công ty quyết định.

Ban tham mưu (Phó giám đốc): Giúp việc cho Giám đốc điều hành các phó giám đốc chuyên trách được phân công quản lý ở các phòng ban Phó giám đốc được hỗ trợ bởi các phòng ban gồm: phòng tổ chức – hành chính, phòng tài chính – kế toán, phòng kế hoạch kỹ thuật, phòng vật tư thiết bị và các ban quản lý dự án.

Phòng tổ chức - hành chính:

trong lĩnh vực quản lý nhân sự, quản lý công việc hành chính và những vấn

 Chức năng: Phụ trách về thiết bị vật tư.

 Nhiệm vụ: Điều hành chỉ đạo công tác quản lý, sử dụng thiết bị kỹ thuật tổng hợp nhu cầu vật tư, thiết bị và lập kế hoạch đảm bảo thực hiện đàm phán, ký kết hợp đồng sửa chữa cung ứng vật tư thiết bị.

c: Điều kiện làm việc của cán bộ công nhân viên

Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị của công ty sau 5 năm xây dựng và phát triển vẫn còn sử dụng, trong những năm gần đây công ty đã đầu tư rất lớn

cho công tác cải thiện, sửa chữa, xây dựng như: Cải tạo, sửa chữa phòng thiết kế mới.

Các cán bộ công nhân viên trong các phân xưởng trực tiếp sản xuất đều

có trang thiết bị phương tiện bảo hộ lao động để đảm bảo sức khỏe để làm việc.

d: Thời gian làm việc

Công ty duy trì thời gian làm việc theo kíp là 6h, làm ca hoặc làm việc theo giờ hành chính là 8h/ngày, tuần làm việc 6 ngày kể cả thứ 7, mỗi tháng được nghỉ phép 1 ngày, nếu công nhân viên mà không nghỉ thì vẫn được tính và được hưởng lương bình thường.

Bảng 2: Thời gian làm việc theo giờ hành chính của công ty

2: Đánh giá chung về công tác tổ chức bộ máy quản lý của công ty

2.1: Vốn, Tài sản, Nhân lực, Máy móc thiết bị

a: Vốn

 Phân loại vốn theo tiêu chí khác nhau được chia làm hai loại vốn khác nhau.

Phân loại vốn theo tài sản

Phân loại vốn theo nguồn hình thành

 Phân tích sự biến động của tổng vốn, của từng loại vốn

Phân loại vốn theo tài sản (Vốn lưu động, Tài sản cố định)

Phân loại vốn theo nguồn hình thành

Bảng 3: Cơ cấu vốn của công ty qua 3 năm (2012-2014)

So sánh tăng, giảm 2013/2012

So sánh tăng, giảm 2014/2013 Số

lượ

ng

Tỷ trọng (%)

Số lượn g

Tỷ trọn g (%)

Số lượn g

Tỷ trọng (%)

Số lượn g

Nguồn: Phòng tài chính kế toán (2012- 2014)

Qua đây có thể thấy năm 2012 vốn vay chiếm tỷ lệ cao hơn với 2.960 triệu đồng (53,63%) Từ năm 2013-2014 vốn vay tăng mạnh do đổi mới trang thiết bị, mua nguyên vật liệu, tăng lương cho người lao động Theo tính chất, nhìn chung vốn lưu động chiếm tỷ lệ cao hơn nhưng đang có xu hướng giảm qua các năm Năm 2014, vốn lưu động chỉ còn chiếm 54,4% Như vậy nhìn chung công ty có tính thanh khoản cao, dễ huy động vốn và đầu tư.

b:Tài sản ( Phân loại theo hình thức tồn tại của tài sản)

TSCĐ hữu hình: là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất (từng đơn vị là tài sản có kết cấu độc lập hay là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản liên kết với nhau để thực hiện một hay một số chức năng nhất định), có đủ tiêu chuẩn TSCĐ theo quy định hiện hành.