Ngày 13/7/2006, theo quy định về phân cấp quản lý hiện hành, ChánhVăn phòng UBND tỉnh ban hành Quyết định số 182/QĐ-CVP về việc thành lậpTrung tâm Lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc với nhiệm vụ chủ
Trang 1CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
THUYẾT MINH QUY HOẠCH
PHÁT TRIỂN NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TỈNH VĨNH PHÚC ĐẾN NĂM 2020, TẦM NHÌN ĐẾN NĂM 2030
Trang 2Phần thứ nhất
CƠ SỞ PHÁP LÝ, ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN, CÁC YẾU TỐ
ĐỘNG TÁC ĐỘNG ĐẾN QUY HOẠCH, THỰC TRẠNG VÀ
DỰ BÁO XU THẾ PHÁT TRIỂN, SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN PHẢI
QUY HOẠCH NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ
I CƠ SỞ PHÁP LÝ
Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về quyđịnh chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư;
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một sốđiều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư;
Nghị định số 92/2006/NĐ-CP ngày 07/9/2006 của Chính phủ về lập, phêduyệt và quản lý quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội;
Nghị định số 04/2008/NĐ-CP ngày 11/01/2008 của Chính phủ về sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 92/2006/NĐ-CP ngày 07/9/2006 củaChính phủ về lập, phê duyệt và quản lý quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế -
xã hội;
Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về
“tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”;
Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướngdẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy địnhquản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã,phường, thị trấn;
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Thông tư số 01/2007/TT-BKHĐT ngày 07/02/2007 của Bộ Kế hoạch vàĐầu tư hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 92/2006/NĐ-CP ngày07/9/2006 của Chính phủ về lập, phê duyệt và quản lý quy hoạch tổng thể pháttriển kinh tế - xã hội;
Thông tư số 03/2008/TT-BKHĐT ngày 01/7/2008 của Bộ Kế hoạch vàĐầu tư hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 04/2008/NĐ-CP vàQuyết định số 281/2007/QĐ-BKHĐT;
Thông tư số 05/2013/TT-BNV ngày 25/6/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫnthực hiện Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của Chính phủ về vị tríviệc làm và cơ cấu ngạch công chức;
Trang 3Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bộ Nội vụ về hướngdẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, PhòngNội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện;
Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơquan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;
Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệtQuy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;
Quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế, xã hội tỉnh Vĩnh Phúc đến năm
2020, tầm nhìn đến năm 2030;
Quyết định số 27/2014/QĐ-UBND ngày 08/7/2014 của UBND tỉnh VĩnhPhúc về việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh VĩnhPhúc
II ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN VÀ CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1 Điều kiện tự nhiên
Vĩnh Phúc là tỉnh nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm, mưanhiều, khí hậu thường xuyên thay đổi, mùa nóng có nơi nhiệt độ lên đến trên
40oC, độ ẩm các tháng đầu năm rất cao Các nhân tố trên gây tác động rất lớnđến tài liệu lưu trữ, dễ bị xuống cấp nếu không được bảo quản đúng quy định sẽgây ra những phản ứng quang hóa trong giấy kết hợp với môi trường tự nhiênlàm cho tài liệu bị ố vàng, mực bị phai màu Nhiệt độ cao làm cho giấy bị khôgiòn, các bức ảnh bị kết dính, phim bị chảy Trong môi trường có độ ẩm lớn tàiliệu sẽ tự phân hủy, mục nát, đồng thời còn là dung môi phản ứng của hóa chấtgây hại cho tài liệu, tạo điều kiện cho nấm, mốc, côn trùng dễ phát triển gây hạicho tài liệu lưu trữ
Ngoài những điều kiện tự nhiên nói trên, tỉnh Vĩnh Phúc là nơi có môitrường ẩm thấp để các loài côn trùng phát triển, tạo nguy cơ xâm hại nhiều nhấtđối với tài liệu, đồng thời các loại vi sinh vật như: Nấm, mốc cũng phát triển rấtnhanh và mạnh, nhất là ở những nơi không được làm vệ sinh tài liệu thườngxuyên
2 Các yếu tố tác động đến Quy hoạch phát triển văn thư, lưu trữ
a Yếu tố kinh tế
Tỉnh Vĩnh Phúc sau 17 năm tái lập, nền kinh tế của tỉnh luôn đạt tốc độtăng trưởng cao, quy mô không ngừng được nâng lên, vị thế của tỉnh đượckhẳng định và nâng cao, tạo tiền đề để tỉnh tiếp tục đẩy nhanh sự nghiệp CNH-HĐH Tỷ trọng công nghiệp và xây dựng hàng năm liên tục tăng cao, đến năm
2013, mức tăng đạt 60,1% so với 40,68% năm 2000, tốc độ đô thị hóa tăng ngàycàng cao các yếu tố phát triển trên làm gia tăng một khối lượng lớn tài liệulưu trữ, việc hệ thống hóa hồ sơ tài liệu gặp nhiều khó khăn do hàng loạt cáccông trình, dự án chưa được hoàn công và quyết toán
b Yếu tố văn hóa, xã hội
Trang 4Giá trị văn hoá của cộng đồng dân cư trong tỉnh: Cộng đồng dân cư tỉnhVĩnh Phúc có nhiều giá trị văn hóa ưu việt, vẫn mang đậm nền văn hóa dân gianđặc sắc, của khoa bảng, với lối sống xã hội, chuẩn mực đạo đức luôn được giữgìn và phát huy cho đến ngày nay Những giá trị văn hóa đó đang cần được bảotồn, lưu giữ là cơ sở gốc tạo nên sức mạnh cho tỉnh trong sự nghiệp phát triểnkinh tế, xã hội và tiếp bước tri thức của thế giới.
Trước xu thế toàn cầu hóa, hội nhập và phát triển, để đáp ứng yêu cầuquản lý nhà nước, quản lý xã hội, nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hànhchính nhà nước góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính Nhiệm vụ đặt ra chongành văn thư, lưu trữ của tỉnh phải làm tốt vai trò cung cấp những tài liệu, tưliệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hộigóp phần quan trọng bảo đảm thông tin cho hoạt động của các cơ quan, tổchức
III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH VĨNH PHÚC
1 Về công tác tổ chức bộ máy
a Tổ chức bộ máy thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưutrữ: Những năm đầu tỉnh Vĩnh Phúc được tái lập và đi vào hoạt động, khi đó tỉnhchưa có cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ côngtác này vẫn do từng cơ quan, tổ chức thực hiện
Ngày 08/12/1998, UBND tỉnh ban hành Quyết định 3192/1998/QĐ-UB
về việc thành lập Trung tâm Công nghệ Thông tin - Lưu trữ trực thuộc Vănphòng UBND tỉnh Sau đó Trung tâm được đổi tên thành Trung tâm Lưu trữ vàTin học theo Quyết định số 3836/QĐ-UB ngày 28/10/2004 của UBND tỉnh.Trung tâm có chức năng giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh và UBND tỉnh thựchiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trênphạm vi toàn tỉnh
Ngày 13/7/2006, theo quy định về phân cấp quản lý hiện hành, ChánhVăn phòng UBND tỉnh ban hành Quyết định số 182/QĐ-CVP về việc thành lậpTrung tâm Lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc với nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện các hoạtđộng sự nghiệp lưu trữ, còn chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ doVăn phòng UBND tỉnh đảm nhiệm theo quy định tại Thông tư 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơquan thuộc Chính phủ và UBND
Thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủquy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trựctrung ương; Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/06/2008 của Bộ Nội vụ vềviệc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội
vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện Ngày 25/8/2008 Chủ tịchUBND tỉnh ban hành Quyết định số 3111/QĐ-CT về chuyển giao nguyên trạngTrung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh về Sở Nội vụ quản lý Trên cơ
sở đó ngày 08/9/2008 Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Quyết định số 81/QĐ-SNV
Trang 5về việc tái thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh VĩnhPhúc, Trung tâm có chức năng thu thập, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệuLưu trữ lịch sử của tỉnh Vĩnh Phúc.
Thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chứcvăn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND cáccấp, ngày 08/7/2010 UBND tỉnh ban hành Quyết định số 16/2010/QĐ-UBND vềviệc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc trên cơ sở hợp nhấtPhòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức nănggiúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về côngtác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sửcủa tỉnh
b Tổ chức bộ máy thực hiện nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ tại các cơquan, địa phương
- Tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh bao gồm: Văn phòng Đoàn Đại biểuQuốc hội và HĐND tỉnh; các sở, ban, ngành; các cơ quan Trung ương đóng trênđịa bàn tỉnh, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội nghề nghiệp; các doanhnghiệp nhà nước đã được chuyển đổi thành doanh nghiệp Cổ phần hoặc Công tyTNHH một thành viên là nguồn nộp lưu, công tác văn thư, lưu trữ được bố trí tạiVăn phòng hoặc Phòng Tổ chức - Hành chính; Chánh Văn phòng hoặc Trưởngphòng Tổ chức - Hành chính có nhiệm vụ tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan vềcông tác văn thư, lưu trữ, nhân viên văn thư cơ quan thực hiện nhiệm vụ chuyênmôn: Văn thư và lưu trữ của cơ quan
- Tại UBND các huyện, thành, thị (cấp huyện): Chức năng quản lý nhànước công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ, kho Lưu trữ lịch sử được giaocho Phòng Nội vụ quản lý
- Tại UBND các xã, phường, thị trấn (cấp xã): Công tác văn thư, lưu trữtrực thuộc bộ phận Văn phòng - Thống kê UBND cấp xã đảm nhiệm
2 Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
a Công tác chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện văn thư, lưu trữ: Thực hiện cácquy định của pháp luật, Sở Nội vụ đã tham mưu, giúp UBND tỉnh ban hànhnhiều văn bản quy định, chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn việc thực hiện công tácvăn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Các cơ quan, địa phương đã quan tâm thựchiện đúng quy định của nhà nước về quản lý văn bản đi, văn bản đến; bước đầuthực hiện được một số khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ như: Công tác lập hồ sơcông việc, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản việc tiếp nhận, xử lý văn bản
đã được kiểm tra chặt chẽ đúng trình tự thủ tục, thẩm quyền Kịp thời phục vụcho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức, tạo điều kiệncho việc tra cứu, nghiên cứu phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế, văn hóa, xãhội trên địa bàn tỉnh
b Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến
Trang 6STT Nội dung Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
- Văn bản đến: Năm 2011, số lượng: 134.955 văn bản; năm 2012, sốlượng: 232.222 văn bản, tăng 72% so với năm 2011; năm 2013, số lượng:312.622 văn bản tăng 131,6% so với năm 2011
c Công tác lưu trữ tài liệu
Hiện nay theo Quyết định số 2482/QĐ-CT ngày 10/9/2013 của Chủ tịchUBND tỉnh về ban hành Danh mục (số 1) các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộplưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, toàn tỉnh có 360 đơn vị thuộc danhmục (chưa kể các cơ quan, đơn vị thuộc Danh mục số 2)
Hiện nay tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản hơn 1.400 mét tài liệucủa: UBHC tỉnh Vĩnh Phúc giai đoạn 1950-1968, UBND tỉnh Vĩnh Phúc từ
1997 đến nay và một số cơ quan thuộc nguồn nộp lưu Số tài liệu này đã đượcphân loại chỉnh lý, xác định giá trị theo quy định
3 Nhân sự thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ
a Việc bố trí nhân sự thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ
- Tại các sở, ban, ngành và các đơn vị trực thuộc đều đã bố trí CCVC đảmnhiệm công tác văn thư kiêm lưu trữ Chỉ có 08 đơn vị bố trí viên chức đảmnhiệm công tác lưu trữ chuyên trách là: Văn phòng UBND tỉnh, Sở Tài nguyên
và Môi trường, Tòa án nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, Đài Phátthanh - Truyền hình tỉnh, Sở Giao thông vận tải, Thanh tra tỉnh, Chi cục Đê điều
và Phòng chống lụt bão (Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)
- Tại UBND các huyện, thành, thị: Công tác lưu trữ do CCVC đảm nhiệmcông tác văn thư kiêm nhiệm Tại UBND các huyện: Yên Lạc, Tam Dương vàthị xã Phúc Yên hiện đã bố trí hợp đồng lao động thực hiện công tác lưu trữ;
- Tại UBND các xã, phường, thị trấn: Công tác văn thư, lưu trữ đều docông chức Văn phòng - Thống kê kiêm nhiệm, không có công chức chuyên tráchthực hiện nhiệm vụ công tác này
b Về số lượng
Trang 7Theo số liệu điều tra và báo cáo của các đơn vị: Hết năm 2013 toàn tỉnh
có 411 người làm công tác văn thư, lưu trữ Cụ thể như sau:
Năm 2011 có 262 người; năm 2012 là 338 người tăng 29% so với năm
2011 và năm 2013 là 411 người tăng 21,6% so với năm 2012 và tăng 56,8% sovới năm 2011
Như vậy về số lượng người đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ đangđược tăng Tuy nhiên số người đảm nhiệm công tác lưu trữ chuyên trách vẫn cònhạn chế: Năm 2011 có 03/22 sở, ngành năm 2012 có 04/22 sở, ngành, năm 2013
có 08/22 sở, ngành với 29/411 người chiếm tỷ lệ thấp khoảng 7%
c Về trình độ chuyên môn
Tổng số 411 CCVC đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh(theo số liệu điều tra và báo cáo của các đơn vị) trình độ chuyên môn được phântích cụ thể như sau:
- Trên đại học: 1,7%
- Đại học: 32,1% (đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ: 0,2%)
- Cao đẳng: 12,7% (cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ: 2,4%)
- Trung cấp: 50,4% (trung cấp văn thư, lưu trữ: 14,4%)
- Sơ cấp: 3,2%
Trong tổng số CCVC trên chỉ có 70/411 người (17%) có trình độ từ trungcấp trở lên được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ Thực tế cho thấy
số CCVC đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng chuyên ngành chiếm
tỷ lệ thấp, đa số là đào tạo từ các chuyên ngành khác
(Chi tiết có Phụ lục số 01 kèm theo)
4 Hệ thống cơ sở vật chất, phương tiện, kỹ thuật
- Hầu hết các cơ quan, tổ chức đều được bố trí các trang, thiết bị phục vụcho công tác văn thư như: Máy vi tính, máy scan, máy photocopy, có các loại sổtheo dõi như: Sổ văn bản đến, sổ văn bản đi, sổ chuyển công văn Đa số các cơquan, tổ chức đều trang bị bìa hồ sơ, giá, cặp đựng tài liệu
- Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh: Năm 2009 tỉnh hoàn thành việc xây dựng Kholưu trữ với 600 giá để tài liệu, có hệ thống điều hòa, máy hút ẩm, hệ thống báocháy tự động, thiết bị giám sát; trang thiết bị bảo quản tài liệu có đầy đủ các cặp
ba dây, bìa hồ sơ và hộp đựng tài liệu được thiết kế theo quy định của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ
- Tại UBND các huyện, thành, thị: Theo chỉ đạo của tỉnh hiện nay hầu hếtcác huyện, thành, thị đang đầu tư cải tạo, nâng cấp hoặc xây dựng mới kho lưutrữ Các huyện: Yên Lạc, Vĩnh Tường, Tam Dương và thị xã Phúc Yên đã xâydựng xong Kho lưu trữ và đang tiến hành trang bị các trang thiết bị để bảo quảntài liệu và thu thập tài liệu về lưu trữ cơ quan
- Tại các sở, ngành: Hiện chỉ có 6/22 đơn vị là: Văn phòng UBND tỉnh vàcác sở: Xây dựng, Tài chính, Tài nguyên và Môi trường, Giao thông vận tải và
Sở Lao động Thương binh và Xã hội là đã bố trí Kho lưu trữ tài liệu với các
Trang 8trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu như giá, kệ, hộp đựng tài liệu nhưngchưa trang bị đầy đủ các trang thiết bị khác để bảo quản, kéo dài thời hạn bảoquản của tài liệu Các đơn vị còn lại kho được bố trí chung với phòng văn thư,phòng làm việc của cơ quan, tổ chức
- Tại UBND các xã, phường, thị trấn: Hầu hết đều chưa có kho lưu trữ, tàiliệu lưu trữ vẫn để tại các phòng làm việc của chuyên môn, phòng bảo quản cáctrang thiết bị khác của xã, nhìn chung không đảm bảo và đủ điều kiện bảo quảntài liệu hồ sơ theo quy định
5 Việc ứng dụng công nghệ thông tin và nghiên cứu khoa học trong công tác văn thư, lưu trữ
Tại hầu hết các sở, ngành, UBND các huyện, thành, thị bước đầu đã thựchiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư (chủ yếu là phần mềmquản lý văn bản và điều hành), chưa xây dựng được phần mềm lập hồ sơ côngviệc trên môi trường mạng và kết nối để tạo thành phần mềm lưu trữ riêng Đốivới công tác lưu trữ chưa có cơ quan, địa phương nào triển khai thực hiện ứngdụng công nghệ thông tin vào xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh với nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệuLưu trữ lịch sử của tỉnh, bước đầu đã được đầu tư phần mềm cơ sở dữ liệu lưutrữ, hiện nay đã nhập dữ liệu trên 31.800 hồ sơ, tài liệu, phục vụ công tác khaithác, tra tìm và sử dụng tài liệu
Công tác nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ thời gianqua chưa được quan tâm triển khai thực hiện
6 Tài liệu lưu trữ tồn đọng
- Theo số liệu khảo sát và báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tínhđến ngày 31/12/2013, toàn tỉnh còn 4.273 mét tài liệu chưa được thu thập, phânloại chỉnh lý và xác định giá trị đưa vào Lưu trữ lịch sử theo quy định cụ thể nhưsau:
- Các sở, ban, ngành các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu 2.132 mét;
- Tại UBND các huyện, thành, thị còn 986 mét;
- Tại UBND các xã, phường, thị trấn khoảng 1.155 mét giá tài liệu;
(Chi tiết có Phụ lục số 02 kèm theo)
Tài liệu tích đống, chưa được chỉnh lý tại một số sở, ngành vẫn còn rấtnhiều (Nông nghiệp, Giao thông, Xây dựng) Ở các huyện, thành, thị hầu hếtchưa thực hiện việc chỉnh lý tài liệu; đa số tài liệu lưu trữ vẫn còn đang bảo quảntại các phòng chuyên môn, chưa thu thập được tài liệu vào kho Lưu trữ cơ quan
Số tài liệu này nếu không được thu thập, chỉnh lý và xác định giá trị sẽ bị xuốngcấp đồng thời hiện đang chiếm diện tích lớn tại các phòng chuyên môn của các
cơ quan, tổ chức
7 Phông lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc
Sự hình thành Phông lưu trữ của tỉnh gắn liền với quá trình xây dựng vàphát triển của tỉnh qua các giai đoạn từ năm 1950 đến nay Tỉnh Vĩnh Phúc 1950
Trang 9- 1968, tỉnh Vĩnh Phú 1968 - 1996 và tỉnh Vĩnh Phúc từ 1997 đến nay (hiện nayPhông lưu trữ của tỉnh Vĩnh Phú giai đoạn 1968 - 1996 do Phông lưu trữ củatỉnh Phú Thọ quản lý theo quy định) Thành phần tài liệu thuộc Phông lưu trữnhà nước tỉnh Vĩnh Phúc hiện nay bao gồm:
a Tài liệu của Ủy ban hành chính, Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc quacác thời kỳ;
b Tài liệu của các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành thị và tài liệu
có giá trị của các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc
c Tài liệu của các tổ chức sự nghiệp, các đơn vị kinh tế tiêu biểu điểnhình trong số các đơn vị sự nghiệp trực thuộc các sở, ban, ngành được thành lậptheo Quyết định của UBND tỉnh;
d Tài liệu của các doanh nghiệp thuộc Trung ương, doanh nghiệp thuộctỉnh đăng ký hoạt động trên địa bàn tỉnh;
đ Tài liệu được cho tặng của các tổ chức, cá nhân trong tỉnh
Hiện nay tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đã tiến hành thu thập, chỉnh lý và xácđịnh giá trị tài liệu của 21 cơ quan bao gồm các sở, ban, ngành trong tỉnh với72.731 hồ sơ chuyên môn trong tổng số 1.400 mét tài liệu
Trong số các tài liệu đang được lưu trữ tại đây có tài liệu của UBHC tỉnhVĩnh Phúc giai đoạn 1950 - 1968 gồm 1.464 hồ sơ với 12 mét giá; tài liệu củaUBND tỉnh Vĩnh Phúc từ 1997 - 2008 gồm 12.120 hồ sơ với gần 200 mét giá;tài liệu Sở Tài chính gồm 19.272 hồ sơ với gần 500 mét tài liệu và tài liệu thuộccác sở, ngành khác
8 Đánh giá chung
8.1 Ưu điểm
Trong thời gian qua công tác của ngành văn thư, lưu trữ của tỉnh VĩnhPhúc đã đạt những kết quả tương đối toàn diện, tích cực Việc soạn thảo, banhành, tiếp nhận, quản lý văn bản, tài liệu nhìn chung bảo đảm theo quy định.Công tác quản lý, sử dụng, bảo quản con dấu được thực hiện theo đúng các quyđịnh, bảo đảm an toàn Việc tổ chức thu thập, chỉnh lý, bảo quản, thống kê và tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ đã có sự quan tâm và tiến bộ hơn Trên cơ sở đó đãcung cấp thông tin phục vụ kịp thời sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của mỗi
cơ quan, tổ chức; tạo điều kiện cho việc tra cứu, nghiên cứu phục vụ nhiệm vụphát triển kinh tế, văn hóa, xã hội trên địa bàn tỉnh
Các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cơ bản đã đi vào nền nếp và đạtđược những kết quả nhất định Nhìn chung các cơ quan, đơn vị, địa phương đãthực hiện đúng quy định của nhà nước về quản lý văn bản đi, văn bản đến; bướcđầu thực hiện được một số khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ như: Công tác lập hồ
sơ công việc, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản việc tiếp nhận, xử lý,soạn thảo, ban hành và phát hành văn bản đã được kiểm tra chặt chẽ đúng trình
tự thủ tục, thẩm quyền; việc lập hồ sơ công việc đã được một số cơ quan chútrọng và triển khai thực hiện có hiệu quả, giảm đáng kể số lượng văn bản pháthành không đúng thẩm quyền, sai về thể thức hoặc kỹ thuật trình bày Các hoạt
Trang 10động nghiệp vụ về lưu trữ được quan tâm triển khai và bám sát, đúng các quyđịnh của Luật Lưu trữ và các quy định hiện hành.
Tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ từ tỉnh đến cơ sở được kiện toàn, củngcố; biên chế công chức chuyên trách đảm nhiệm công tác quản lý nhà nước vềvăn thư, lưu trữ tại Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ được tăng cường, đa số các cơquan, địa phương đã quan tâm bố trí CCVC đảm nhiệm công tác văn thư, lưutrữ Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của CCVC đảm nhiệm công tác văn thư,lưu trữ thuộc các cơ quan, tổ chức đã có những chuyển biến cơ bản đáp ứngđược yêu cầu, nhiệm vụ Công tác bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ về văn thư,lưu trữ cho CCVC được chú trọng thường xuyên
Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ nhất là
ở cấp tỉnh đã được quan tâm chú ý như: Đã có Kho lưu trữ ở tỉnh do Sở Nội vụquản lý với một số trang, thiết bị tương đối hiện đại Tại các cơ quan đã triểnkhai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, thông qua việc sửdụng phần mềm quản lý văn bản đi, đến Vì vậy, việc xử lý văn bản được nhanhchóng, chính xác và kịp thời, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý
8.2 Tồn tại, hạn chế
Việc nhận thức về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư,lưu trữ nói chung trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương kể cả ngườiđứng đầu chưa đầy đủ, đúng mức, có nơi xem nhẹ công tác này Do vậy, một số
cơ quan, đơn vị, địa phương chưa ban hành Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ côngtác văn thư, lưu trữ hàng năm; không ít cơ quan, đơn vị chưa có biện pháp chỉđạo tích cực, hiệu quả hoặc chưa quan tâm dành nguồn lực cần thiết (con người,
cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí ) cho việc thực hiện nhiệm vụ công táctrên
Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ mặc dù đã có những tiến bộnhất định, nhưng chưa đều, chưa có chuyển biến lớn, chưa đi vào thực chất củacông tác này
Chưa có định hướng, lộ trình thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữtheo từng giai đoạn cụ thể Công tác lưu trữ tại cơ quan chưa đi vào nền nếp,chưa đều, chưa thường xuyên Có nhiệm vụ chưa được quan tâm triển khai thựchiện hoặc có thực hiện nhưng chưa thật sự hiệu quả như: Việc khảo sát, sưu tầmtài liệu quý, hiếm về Vĩnh Phúc, việc phát huy, khai thác giá trị của tài liệu lưutrữ, việc ứng dụng công nghệ mới, công nghệ thông tin, số hoá tài liệu, hồ sơtrong quản lý, điều hành công tác văn thư, lưu trữ, việc nghiên cứu khoa học vềcông tác văn thư, lưu trữ, việc huỷ tài liệu hết giá trị
Số lượng CCVC làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ có trình độ từ trung cấptrở lên được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ chiếm tỷ lệ thấp, chỉ có70/411 người (17%) Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của một bộ phận CCVCđảm nhiệm công tác này tại các cơ quan, đơn vị còn hạn chế, chưa đồng đều, kỹnăng chuyên môn chưa tốt hoặc hạn chế, còn kiêm nhiệm các công việc khác.Công tác hướng dẫn, thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ ở một số đơn vị, địaphương chưa được quan tâm chú trọng hoặc thực hiện chưa tốt, chưa hiệu quả
Trang 11Việc chấp hành các quy định, trong đó có việc "quy chế hoá" công tácvăn thư, lưu trữ chưa tốt Do vậy, ở một số cơ quan, đơn vị công tác soạn thảo,ban hành văn bản còn sai sót nhất là về hình thức và kỹ thuật trình bày, làmgiảm hiệu lực, hiệu quả của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận vàgiải quyết văn bản, quản lý văn bản đến chưa chặt chẽ nhất là cấp xã; việc xâydựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc chưa tốt Hầu hết các cơ quan, địaphương chưa ban hành được Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ nên việc thựchiện nhiệm vụ công tác này chưa thật sự nền nếp và bảo đảm theo đúng các quyđịnh của Nhà nước.
Tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, còn nhiều hồ sơ,tài liệu chưa được chỉnh lý, sắp xếp Toàn tỉnh hiện nay còn một khối lượng lớntài liệu tồn đọng (khoảng gần 4.300 mét), vẫn còn tình trạng hồ sơ, tài liệu bógói, tích đống; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời
Cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ,bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức còn thiếu, cónhiều khó khăn Ngoài kho Lưu trữ lịch sử tỉnh và một số huyện: Yên Lạc, VĩnhTường, Tam Dương, Phúc Yên và một số sở, ngành, còn lại hầu hết ở các sở,ngành, các huyện, thành, thị và tất cả các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnhđều chưa có Kho lưu trữ Nhìn chung cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục
vụ công tác văn thư, lưu trữ nói chung chưa đáp ứng yêu cầu công tác văn thư,lưu trữ trước tình hình hiện nay
Việc ứng dụng những công nghệ mới, công nghệ thông tin trong quản lýcông tác văn thư, lưu trữ nhất là đối với công tác lưu trữ chưa được quan tâmđầu tư triển khai
8.3 Nguyên nhân
a Nguyên nhân chủ quan
Người đứng đầu một số cơ quan, địa phương chưa nhận thức đầy đủ, đúngđắn vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cho nên chưa
có biện pháp chỉ đạo tích cực, hiệu quả hoặc chưa quan tâm dành nguồn lực cầnthiết cho việc thực hiện nhiệm vụ công tác này
Đội ngũ CCVC đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnhthiếu về số lượng và một bộ phận chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên mônnghiệp vụ, thiếu sự chủ động sáng tạo trong thực thi nhiệm vụ hoặc thiếu các kỹnăng cần thiết trong thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn trước xu thế hội nhập,phát triển; việc bố trí CCVC đảm nhiệm công tác này không ổn định, hay thayđổi dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao
Nguồn lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ ngành văn thư,lưu trữ, chưa đáp ứng yêu cầu Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tácvăn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, địa phương nhìn chung là khó khăn.Hầu hết các cơ quan, đơn vị chưa có Kho lưu trữ, ở tỉnh chưa có Kho lưu trữchuyên dụng Kinh phí phục vụ các hoạt động công tác văn thư, lưu trữ còn hạnchế, chưa đáp ứng yêu cầu, chưa được quan tâm bổ sung trong dự toán ngân
Trang 12sách hàng năm, do đó rất khó khăn cho việc triển khai các hoạt động văn thư,lưu trữ, nhất là các hoạt động về lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ
Công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước và tự kiểm tracủa mỗi cơ quan, đơn vị về công tác văn thư lưu trữ, chưa đều, chưa thuờngxuyên Do vậy, chưa có những biện pháp chỉ đạo, chấn chỉnh kịp thời những hạnchế, thiếu sót, bất cập trong công tác này
b Nguyên nhân khách quan
Hệ thống các văn bản QPPL của Trung ương về công tác văn thư, lưu trữchưa đầy đủ Có một số văn bản thay đổi, điều chỉnh nên đã ảnh hưởng nhấtđịnh đến chất lượng, hiệu quả việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữtrong thời gian qua
Sự bùng nổ của các công nghệ mới, công nghệ thông tin trước xu thế hộinhập, toàn cầu hóa kinh tế quốc tế nên đã tác động, ảnh hưởng không nhỏ đếncách thức tiếp cận, phương pháp quản lý, chỉ đạo, tổ chức thực hiện các nhiệm
vụ công tác văn thư, lưu trữ trước yêu cầu mới
Nguồn lực kinh phí từ ngân sách Trung ương bố trí cho hoạt động củacông tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương hầu như không có, nên công tác vănthư, lưu trữ của tỉnh Vĩnh Phúc còn nhiều khó khăn
IV DỰ BÁO XU THẾ PHÁT TRIỂN NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1 Trong thời gian tới trước xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, nước ta ngàycàng hội nhập sâu, rộng với các nước trên thế giới Việt Nam đã và sẽ mở rộngquan hệ hợp tác theo hướng là đối tác chiến lược hoặc đối tác toàn diện vớinhiều nước Do vậy, ngành văn thư, lưu trữ Nhà nước cũng sẽ phát triển theohướng ổn định và ngày càng mở rộng hội nhập với xu thế chung
Trong các hoạt động văn thư, lưu trữ sẽ gia tăng việc soạn thảo, banhành, tiếp nhận, quản lý văn bản, tài liệu Hàng loạt nhiệm vụ mới hoặc phátsinh đặt ra từ nay đến năm 2020 và giai đoạn sau đó trong quá trình quản lýcủa Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan, tổ chức nói riêng Khối lượngcông việc của ngành văn thư, lưu trữ Nhà nước sẽ tăng lên khoảng 20 - 25% sovới hiện nay Nguồn lực dành cho công tác này cũng sẽ phải tăng theo Có nhưvậy mới bảo đảm hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ đặt ra trong bối cảnh trên
2 Trước sự phát triển mạnh mẽ, vượt bậc của khoa học kỹ thuật, nhất làcác công nghệ mới, công nghệ thông tin khi mà loài người nói chung trong đó
có Việt Nam đang áp dụng thì việc ứng dụng các công nghệ mới, công nghệthông tin vào trong các lĩnh vực quản lý phát triển ngành văn thư, lưu trữ là xuthế tất yếu Đồng thời kết hợp hài hoà, hợp lý giữa phương pháp quản lý truyềnthống và quản lý hiện đại trong lĩnh vực này để bảo đảm chất lượng, hiệu quảtrong lĩnh vực này
3 Đối với tỉnh Vĩnh Phúc mục tiêu phấn đấu trong tương lai là hoàn thành
sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa theo hướng đưa tỉnh Vĩnh Phúc cơ bảntrở thành tỉnh công nghiệp vào năm 2015, đến năm 2020 trở thành tỉnh côngnghiệp theo hướng hiện đại và Vĩnh Phúc trở thành thành phố trực thuộc Trung
Trang 13ương vào những năm 20 của thế kỷ XXI Quá trình đó sẽ gia tăng việc soạnthảo, ban hành, tiếp nhận, quản lý văn bản, tài liệu; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tàiliệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức; công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu từ cá nhân,dòng họ, gia đình hiến tặng Nhà nước sẽ được quan tâm và phát triển Trong bốicảnh như vậy, khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ của tỉnh Vĩnh Phúc sẽtăng lên khoảng từ khoảng 25 - 30% so với hiện nay
Nguồn nhân lực đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ phải được quan tâm
bố trí đủ số lượng cần thiết, chất lượng sẽ nâng lên theo hướng chuyên nghiệp,hiện đại Bên cạnh việc ứng dụng các công nghệ mới, công nghệ điện tử, côngnghệ thông tin trong quản lý, chỉ đạo cũng như trong các hoạt động chuyên môn,nghiệp vụ, vẫn phải thực hiện và kết hợp hài hoà, hợp lý giữa phương pháp quản
lý truyền thống và quản lý hiện đại trong lĩnh vực này
4 Về tài liệu lưu trữ đến năm 2020 được dự báo như sau:
Hiện nay tài liệu lưu trữ đã thu về Lưu trữ lịch sử tỉnh là 1.400 mét Khối
sở, ban, ngành (22 đơn vị) còn khoảng 1.630 mét tài liệu thuộc diện nộp vàoLưu trữ lịch sử tỉnh nhưng chưa nộp Trung bình mỗi cơ quan này một năm sẽthu thập thêm khoảng 10 mét tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Đến năm 2020 khối
sở, ngành sẽ thu thập được khoảng: (22 cơ quan x 10 mét/năm x 7 năm) = 1.540mét tài liệu
- Các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu cấp tỉnh còn khoảng 500 mét tàiliệu cần thu thập về Lưu trữ lịch sử (tạm tính 50 cơ quan, mỗi cơ quan, tổ chứctính 10 mét tài liệu) Trung bình mỗi cơ quan 01 năm thu thập được khoảng 5mét tài liệu, đến năm 2020 khối lượng tài liệu tại các cơ quan sẽ phải thu thậpchuyển về Lưu trữ lịch sử khoảng: (50 cơ quan x 5 mét/năm x 7 năm) = 1.750mét
- Các huyện, thành, thị còn gần 1.000 mét tài liệu phải thu thập về Lưu trữlịch sử, mỗi huyện, thành, thị có 12 phòng chuyên môn (riêng huyện Tam Đảo
và thị xã Phúc Yên có 13 phòng) bình quân mỗi phòng chuyên môn một năm thuthập được khoảng 2 mét tài liệu Đến năm 2020 sẽ thu thập được khoảng: 1.000mét + (12 cơ quan x 2 mét/năm x 7 năm x 9 huyện, thành, thị) + 28 mét + =2.540 mét
- Dự báo đến năm 2020 kho Lưu trữ lịch sử tỉnh sẽ phải chứa khoảng9.360 mét tài liệu (1.400 mét + 1.630 mét + 1.540 mét + 500 mét + 1.750 mét +2.540 mét)
- Tài liệu tại xã, phường, thị trấn: Kho lưu trữ xã, phường, thị trấn vừathực hiện chức năng lưu trữ cơ quan, vừa thực hiện chức năng Lưu trữ lịch sử,mỗi xã, phường, thị trấn bình quân mỗi năm thu thập được khoảng 04 mét tàiliệu Đến năm 2020 sẽ thu thập được khoảng 4 mét x 7 năm x 137 xã, phường,thị trấn = 3.836 mét (chưa kể tài liệu từ trước năm 2013)
V SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN PHẢI XÂY DỰNG QUY HOẠCH PHÁT TRIỂN NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Cùng với sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển của đất nước, nhữngnăm qua ngành văn thư, lưu trữ nước ta nói chung và tỉnh Vĩnh Phúc nói riêng
Trang 14đã có những bước tiến vững chắc, đạt được những thành quả đáng khích lệ, côngtác văn thư, lưu trữ luôn gắn liền với sự hình thành, phát triển kinh tế, xã hội củatỉnh qua các thời kỳ Với vai trò truyền tải, lưu giữ thông tin, các văn bản, tàiliệu của Tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh trong việc chỉ đạo, điều hành các hoạtđộng kinh tế, xã hội Qua từng thời kỳ lịch sử nhất là trong gần 10 năm trở lạiđây, thông qua các tài liệu lưu trữ cho thấy hầu hết các chỉ tiêu kinh tế, xã hộicủa tỉnh đều đạt và vượt mục tiêu đề ra và không ngừng mở rộng về quy mô, tạotiền đề đẩy nhanh quá trình thực hiện công nghiệp hoá, hiện đại hoá trước xu thếhội nhập kinh tế quốc tế Trong bối cảnh đó, ngành văn thư, lưu trữ phải đượcxác định phù hợp với tình hình mới trên cơ sở định hướng quy hoạch chung vềphát triển kinh tế, xã hội của tỉnh
Trong những năm qua, bên cạnh những ưu điểm, những mặt tích cực,những mặt đã làm được, thực trạng hiện nay ngành văn thư, lưu trữ cũng cònnhiều tồn tại, hạn chế, bất cập, chưa đáp ứng yêu cầu phát triển của tỉnh trướctình hình mới, trong khi tỉnh chưa có định hướng, lộ trình thực hiện nhiệm vụcông tác văn thư, lưu trữ theo từng giai đoạn cụ thể Do vậy, vấn đề đặt ra là cầnphải nghiên cứu, xây dựng “Quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ tỉnhVĩnh Phúc đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030” nhằm xác định rõ mục tiêu,nội dung, nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo từng giai đoạn và hàngnăm làm cơ sở phục vụ kịp thời sự chỉ đạo, điều hành của của các cơ quan cóthẩm quyền trong việc xây dựng các nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh,đưa ngành văn thư, lưu trữ hoạt động ngày càng thiết thực, hiệu quả, phát triểntheo hướng bền vững, cung cấp được những thông tin cần thiết, đáp ứng yêu cầu
sử dụng tài liệu kịp thời, chính xác và phát huy được giá trị thật sự của các tàiliệu lưu trữ
Về chỉ đạo chung trong toàn quốc, vừa qua Bộ Nội vụ đã ban hành Quyếtđịnh số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưutrữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 Đây là văn bản pháp lý có tính chỉđạo, định hướng chung cho các đơn vị, địa phương xây dựng các quy hoạch cụthể Trên cơ sở chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Bộ Nội vụ,Chủ tịch UBND tỉnh đã ban hành Công văn số 2952/UBND-KS ngày 18/7/2012
và Công văn số 4364/UBND-TH1 ngày 07/8/2013 về việc giao Sở Nội vụ chủtrì phối hợp với các ngành lập Quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ tỉnhVĩnh Phúc đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 Tỉnh Vĩnh Phúc là tỉnh thứ 2(sau tỉnh Bình Định), trong các tỉnh, thành phố xây dựng quy hoạch trên
Với các cơ sở như trên, có thể khẳng định rằng việc lập Quy hoạch pháttriển ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2020, tầm nhìn đến năm
Trang 151 Quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ của tỉnh Vĩnh Phúc đếnnăm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 phải phù hợp với Quy hoạch tổng thể pháttriển kinh tế, xã hội tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 vàQuy hoạch ngành văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ đến năm 2020, tầm nhìn đếnnăm 2030 được phê duyệt tại theo Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày27/6/2012 và được điều chỉnh phù hợp theo sự phát triển của tỉnh theo từnggiai đoạn;
2 Việc đầu tư cho Quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ của tỉnhphải được quan tâm thỏa đáng, do vậy, cần quan tâm bố trí đủ nhân lực cần thiết,tập trung đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ, lý luận chính trị, bảođảm CBCCVC đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ có phẩm chất chính trị, đạođức tốt, có trình độ chuyên nghiệp hoá cao Đồng thời huy động các nguồn lực,trong đó ngân sách nhà nước giữ vai trò chủ đạo, kết hợp với các nguồn lực khácđầu tư cho sự phát triển của công tác này theo lộ trình quy hoạch đặt ra
3 Quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ của tỉnh Vĩnh Phúc đếnnăm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 phải có tầm nhìn dài hạn, có lộ trình thựchiện thích hợp theo yêu cầu phát triển trong từng giai đoạn, phục vụ kịp thời sựphát triển kinh tế, xã hội của tỉnh cũng như sự chỉ đạo, điều hành của các cơquan có thẩm quyền;
4 Đổi mới mạnh mẽ, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của ngànhvăn thư, lưu trữ bảo đảm thích ứng kịp thời trước xu thế hội nhập kinh tế quốc tế
và sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ mới, công nghệ thông tin, qua
đó tập trung ứng dụng các phương pháp quản lý mới nhằm tạo những chuyểnbiến lớn, tích cực, có hiệu quả về chỉ đạo, điều hành trong quản lý nhà nướccũng như các hoạt động sự nghiệp đối với ngành văn thư, lưu trữ trong thời giantới
II MỤC TIÊU
1 Mục tiêu tổng quát
a Quản lý thống nhất ngành văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh; duytrì, tổ chức thực hiện nghiêm túc các quy định hiện hành về công tác văn thư,lưu trữ Tạo sự chuyển biến tích cực, hiệu quả các nhiệm vụ quản lý nhà nước vàcác hoạt động sự nghiệp công tác văn thư, lưu trữ trước yêu cầu mới; bảo đảmphát triển hài hoà, hợp lý giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ nhằm phục
vụ thiết thực cho sự phát triển kinh tế, xã hội của địa phương;
b Định hướng sự phát triển của ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầmnhìn đến năm 2030 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ cho các cơquan có thẩm quyền của tỉnh xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lựccho quá trình đầu tư phát triển, tiếp tục góp phần thực hiện thành công chiếnlược phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh giai đoạn 2014 - 2020, tầm nhìn đến năm2030; bảo đảm việc thực hiện Quy hoạch đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững,với phương châm công tác văn thư, lưu trữ phải công khai, dễ thấy, dễ khai thác
sử dụng, tránh hư hỏng thất thoát các tài liệu lưu trữ;
Trang 16c Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, thống nhất, để chỉ đạo, điều hành, tổchức thực hiện các nhiệm vụ ngành văn thư, lưu trữ của tỉnh và của mỗi, cơquan, tổ chức hàng năm Trên cơ sở đó xây dựng và triển khai thực hiện cácchương trình, dự án, đề án đầu tư phát triển ngành văn thư, lưu trữ trong thờigian tới.
2 Mục tiêu cụ thể
a Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, văn bảnnghiệp vụ kỹ thuật quản lý ngành văn thư, lưu trữ nhằm điều chỉnh toàn diện cáchoạt động, quản lý thống nhất ngành văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hoá,chuyên nghiệp hoá, tích cực hội nhập và phát triển
b Kiện toàn tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ từ tỉnh đến các xã, phường,thị trấn theo hướng tinh, gọn đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ về công tác văn thư, lưutrữ đảm bảo hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ đề ra và thực hiện thống nhấtquản lý ngành văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh;
c Xây dựng đội ngũ CBCCVC đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ cóphẩm chất chính trị, đạo đức tốt, có tính chuyên nghiệp hóa cao, có kỹ năng cơbản, cần thiết đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ;
d Ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầuhiện đại hóa ngành văn thư, lưu trữ;
đ Xây dựng hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện đáp ứngyêu cầu quản lý văn thư, lưu trữ, bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụnghiệu quả tài liệu lưu trữ;
e Thu thập, chỉnh lý và giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng,tích đống tại các cơ quan, địa phương và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Xúctiến triển khai việc khảo sát, sưu tầm tài liệu quý, hiếm về Vĩnh Phúc
III NHỮNG NHIỆM VỤ VÀ CHỈ TIÊU ĐẾN NĂM 2020
1 Về tổ chức bộ máy và đội ngũ CCVC thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ
a Kiện toàn tổ chức bộ máy đáp ứng yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụthực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh;quản lý có hiệu quả tài liệu lưu trữ và thực hiện các dịch vụ công theo quy địnhcủa pháp luật; xây dựng bộ máy đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ bảo đảmchuyên nghiệp, hiện đại, tập trung ứng dụng công nghệ tiên tiến, nâng cao nănglực, kỹ năng quản lý, điều hành trong lĩnh vực này;
b Xây dựng đội ngũ CCVC đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ theohướng đủ số lượng, bảo đảm chất lượng, có cơ cấu hợp lý, có phẩm chất chínhtrị, đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ chuyên nghiệp hoá cao và kỹnăng đáp ứng yêu cầu hội nhập, phát triển
Về tiêu chuẩn CCVC đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ phải có trình
độ tối thiểu là trung cấp về văn thư, lưu trữ trở lên, nếu tốt nghiệp trung cấp, caođẳng hoặc đại học chuyên ngành khác thì phải qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ vềcông tác văn thư, lưu trữ và phải có trình độ về tin học và kiến thức cần thiết