Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH kiểm toán KTV

Một doanh nghiệp dù cóhoạt động hiệu quả, doanh thu hàng năm cao đến đâu mà lượng vốn bằng tiềnkhông đủ đáp ứng nhu cầu thanh toán thì doanh nghiệp vẫn có thể phải đốimặt với những khó k

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU iv

DANH MỤC SƠ ĐỒ v

LỜI MỞ ĐẦU vi

CHƯƠNG 1 1

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI 1

CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN KTV 1

1.1 Đặc điểm vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV 1

1.2 Ý nghĩa, nhiệm vụ của kế toán Vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV 3

1.3 Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV 4

1.4 Tổ chức quản lý vốn bằng tiền của Công ty TNHH Kiểm toán KTV 5

CHƯƠNG 2 8

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN KTV 8

2.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ của Công ty TNHH Kiểm toán KTV 8

2.1.1 Chứng từ sử dụng 8

2.1.2 Kế toán chi tiết tiền mặt 9

2.1.2.1 Kế toán thu tiền mặt 9

2.1.2.2 Kế toán chi tiền mặt 14

2.1.3 Kế toán tổng hợp tiền mặt 20

2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV 26

2.2.1 Chứng từ sử dụng 26

2.2.2 Kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng 27

2.2.3 Kế toán tổng hợp tiền gửi ngân hàng 34

CHƯƠNG 3 36

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH

KIỂM TOÁN KTV 36

3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV 36

3.1.1 Ưu điểm 36

3.1.2 Nhược điểm 39

3.1.3 Phương hướng hoàn thiện 41

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV 42

3.2.1 Xây dựng định mức tồn quỹ tiền mặt 42

3.2.2 Hoàn thiện công tác luân chuyển chứng từ 43

3.2.3 Hoàn thiện sổ sách kế toán 45

3.2.4 Hoàn thiện kế toán tiền đang chuyển 49

KẾT LUẬN viii

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ix

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra 12

Biểu 2.2: Mẫu phiếu thu 13

Biểu 2.3: Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào 16

Bảng 2.1: Bảng kê xuất VAT do người bán cung cấp 17

Biểu 2.4: Mẫu giấy đề nghị thanh toán 18

Biểu 2.5: Mẫu phiếu chi 19

Biểu 2.6: Sổ quỹ tiền mặt 22

Biểu 2.7: Mẫu sổ Cái tài khoản 111 23

Biểu 2.8: Mẫu biên bản kiểm kê quỹ 24

Biểu 2.9: Mẫu phiếu hạch toán 28

Biểu 2.10: Mẫu sổ tiền gửi ngân hàng Vietcombank 30

Biểu 2.11: Mẫu giấy nộp tiền vào tài khoản ngân hàng 32

Biểu 2.12: Mẫu sổ tiền gửi ngân hàng VIB 33

Biểu 2.13 : Trích mẫu sổ Cái tài khoản 112 35

Biểu 3.1: Mẫu sổ giao nhận chứng từ giữa các bộ phận 45

Biểu 3.2: Mẫu sổ nhật ký thu tiền 47

Biểu 3.3: Mẫu sổ nhật ký chi tiền 48

LỜI MỞ ĐẦU

Khủng hoảng kinh tế năm 2008 đã khiến cho nền kinh tế thế giới rơivào thời kì khó khăn kéo dài Nằm trong tổng thể đó, kinh tế Việt Nam cũngkhông tránh khỏi những tác động tiêu cực Thêm vào đó, việc tham gia cácsân chơi quốc tế đã tạo ra cho các doanh nghiệp trong nước những thị trườngrộng lớn để phát triển nhưng cũng đồng thời tạo ra sự cạnh tranh gay gắt giữathị trường trong và ngoài nước Chính vì vậy, để tồn tại và phát triển tronggiai đoạn này, càng yêu cầu các doanh nghiệp phải có bước đi đúng đắn, đưa

ra và thực hiện được những quyết định chính xác trong hoạt động sản xuấtkinh doanh của mình

Với chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin đã được phân tích

về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong giai đoạnhiện nay, kế toán ngày càng khẳng định được vai trò của mình trong việcquyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Việc cung cấp cácthông tin một cách chính xác, kịp thời giúp cho nhà quản trị có những quyếtđịnh đúng đắn và phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp Đặc biệtđối với mỗi công ty, vốn bằng tiền là tài sản lưu động, tồn tại trực tiếp dướihình thái tiền tệ và phản ánh khả năng thanh toán những khoản nợ tức thờicủa doanh nghiệp Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệpphải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất

dễ bị tham ô, lợi dụng, mất mát Do vậy việc theo dõi, quản lý và hạch toánvốn bằng tiền không chỉ là phần hành quan trọng đối với kế toán mà còn làmối quan tâm lớn của nhà quản trị và toàn thể công ty

Từ ý nghĩa thực tiễn và tầm quan trọng to lớn như vậy, trong quá trìnhthực tập tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV, em đã đi sâu tìm hiểu về phầnhành kế toán vốn bằng tiền Sau thời gian nghiên cứu, em đã quyết định lựa

chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV” làm chuyên đề thực tập chuyên ngành của mình.

Kết cấu của chuyên đề gồm 3 phần:

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý vốn bằng tiền của công ty TNHH Kiểm toán KTV.

Chương 2: Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV.

Do thời gian thực tập còn ngắn, kiến thức cũng như kinh nghiệp thực tếcòn nhiều hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy,kính mong các thầy cô nhận xét, đóng góp ý kiến để chuyên đề của em thực

sự có ý nghĩa về mặt lý luận cũng như thực tiễn

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của TS.Phạm Xuân Kiên cũng như của các nhân viên Phòng Hành chính – Kế toánCông ty TNHH Kiểm toán KTV đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tậpchuyên ngành của mình một cách tốt nhất

Sinh viên thực hiện

CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI

CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN KTV 1.1 Đặc điểm vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV

Vốn bằng tiền là một bộ phận quan trọng của vốn kinh doanh có vai tròthúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển và đạt hiệu quả kinh tế cao Vốn bằngtiền có đặc điểm tồn tại trực tiếp dưới hình thái tiền tệ nên có tính thanhkhoản cao nhất trong các loại tài sản, do đó nó ảnh hưởng trực tiếp đến khảnăng thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp Một doanh nghiệp dù cóhoạt động hiệu quả, doanh thu hàng năm cao đến đâu mà lượng vốn bằng tiềnkhông đủ đáp ứng nhu cầu thanh toán thì doanh nghiệp vẫn có thể phải đốimặt với những khó khăn về mặt tài chính trong việc thanh toán các khoản nợ,thậm chí có thể dẫn công ty đến tình thế buộc phải giải thế do doanh nghiệpkhông quay vòng được vốn, không thực hiện được nghĩa vụ nợ với các bênliên quan Vì vậy, trong điều kiện hiện nay, doanh nghiệp cần phải có kếhoạch và xây dựng định mức hợp lý trong việc thu chi tiền mặt, thanh toánqua ngân hàng, không chỉ nhằm mục đích đáp ứng được nhu cầu thanh toántrong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà còn phải đảm bảo tiết kiệmđược vốn lưu động, tăng hiệu quả hoạt động tài chính và góp phần thúc đẩyviệc quay vòng vốn nhanh

Đối với công ty TNHH Kiểm toán KTV, do đặc thù hoạt động kinhdoanh của công ty thường xuyên phát sinh chi phí liên quan đến các dịch vụmua ngoài nên mật độ các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tiền gửi thường diễn ravới tần suất lớn Đặc biệt, do những đặc thù riêng của loại hình dịch vụ kiểmtoán, khách hàng của công ty phân tán trong một không gian rộng trên nhiềutỉnh thành và thường phát sinh chi phí bằng tiền gắn liền với mỗi cuộc kiểmtoán Về tổng thể, mỗi loại chi phí phát sinh với số tiền thường không lớn

song trong mỗi cuộc kiểm toán lại có rất nhiều các đầu mục chi phí nhỏ làmcho nghiệp vụ trở nên khá phức tạp mà muốn theo dõi, quản lý một cách chặtchẽ vốn bằng tiền thì đòi hỏi kế toán phải ghi chép, phân loại chi phí một cáchchi tiết, tỉ mỉ

Các nghiệp vụ làm tăng vốn bằng tiền của công ty bao gồm:

- Thu phí từ cung cấp dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn, đào tạo

- Thu hoàn ứng công tác phí

- Thu khác: thu tiền bồi thường hợp đồng, thu từ thanh lý nhượng bán…Các nghiệp vụ làm giảm vốn bằng tiền tại công ty bao gồm:

- Thanh toán các khoản lương nhân viên và các khoản phải trả, phải nộpnhà nước

- Chi lệ phí đào tạo nghiệp vụ, cập nhật và nâng cao kiến thức cho nhânviên

- Tạm ứng công tác phí

- Chi thanh toán văn phòng phẩm

- Chi thanh toán dịch vụ mua ngoài: tiền điện thoại, nước uống, chi phí

đi lại…

- Chi tiền thuê trụ sở và kho lưu trữ tài liệu

- Chi khác: tiền gửi xe nhân viên, phạt nộp chậm thuế, tiền thuê vệ sinhvăn phòng…

Công ty TNHH Kiển toán KTV sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất làĐồng Việt Nam (VNĐ) Vốn bằng tiền tại công ty bao gồm:

- Tiền mặt tại quỹ

- Tiền gửi ngân hàng

Trong đó, tiền gửi ngân hàng được chi tiết theo từng ngân hàng màcông ty thường xuyên giao dịch là: Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt

Nam - Vietcombank, Ngân hàng TMCP Sài Gòn thương tín – Sacombank vàNgân hàng Quốc tế - VIB.

1.2 Ý nghĩa, nhiệm vụ của kế toán Vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV

Vốn bằng tiền có ý nghĩa rất lớn trong hoạt động kinh doanh của công

ty, nó vừa được sử dụng để thanh toán các chi phí phát sinh hàng ngày vừa đểthanh toán các khoản nợ, tạm ứng công tác cho nhân viên…, đồng thời cũng

là kết quả của hoạt động kinh doanh, quá trình đầu tư và thu hồi các khoản nợ.Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền sẽ phản ánh khả năng thanh toán tức thời

và tình hình sử dụng vốn lưu động của Công ty Thông quan việc quản lý,theo dõi việc sử dụng vốn bằng tiền, Ban giám đốc công ty có thể nắm bắtđược quá trình luân chuyển vốn cũng như công tác sử dụng vốn để từ đó đưa

ra các chính sách quản lý phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty trong từng giai đoạn, từng lĩnh vực cụ thể

Việc sử dụng vốn bằng tiền phải đảm bảo các nguyên tắc, chế độ quản

lý chặt chẽ, khoa học tránh tình trạng sử dụng không hiệu quả hoặc sử dụngsai mục đích Vì vậy, kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Kiểm toánKTV phải đảm bảo thực hiện được các nhiệm vụ sau:

- Kiểm soát hóa đơn, chứng từ đầu ra và đầu vào sao cho hợp pháp, hợp

lý và hợp lệ để đảm bảo các khoản chi phí phát sinh là hợp lý và được trừ khitính thuế TNDN

- Phản ánh chính xác, kịp thời các khoản thu, chi và tình hình tồn quỹcủa từng loại vốn bằng tiền, thường xuyên đối chiếu số dư trên sổ sách với sốlượng tồn thực tế, báo cáo với kế toán trưởng , đảm bảo phát hiện và cóhướng giải quyết kịp thời, phù hợp những sai sót trong việc quản lý và sửdụng các khoản vốn bằng tiền

- Giám sát việc chấp hành các chế độ và quy định hiện của nhà mướccũng như của công ty về sử dụng vốn bằng tiền Hướng dẫn cho các phòngban khác về việc lập các hóa đơn chứng từ cũng như các biểu mẫu để đảmbảo các chi phí phát sinh liên quan đến các phòng ban đều có đầy đủ chứng từhợp lệ.

- Lập báo cáo thu chi và báo cáo tiền gửi ngân hàng hàng ngày hoặc định

kì theo yêu cầu quản lý của cấp trên

1.3 Yêu cầu quản lý vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Kiểm toán KTV

Nhằm giúp cho công tác sử dụng vốn bằng tiền đạt hiệu quả cao, tránhxảy ra các vấn đề như gian lận, tham ô, móc ngoặc giữa các nhân viên trongcông ty, bên cạnh việc theo dõi các khoản tăng, giảm tiền mặt tại quỹ, tiền gửitại ngân hàng, giám sát việc chấp nhành chế độ và quy định sử dụng vốn bằngtiền, KTV đặt ra các yêu cầu cụ thể nhằm quản lý hiệu quả vốn bằng tiền:

- Có sự tách biệt giữa người giữ tiền mặt tại quỹ với người hạch toán, ghichép sổ sách kế toán, tức là kế toán tiền mặt không đồng thời làm nhiệm vụgiữ tiền mặt và ngược lại Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tiền tồn quỹ,đối chiếu với sổ quỹ đồng thời đối chiếu với số dư trên sổ kế toán xem cótrùng khớp hay không Nếu có sự chênh lệch thì thủ quỹ và kế toán phải cùngnhau đối chiếu lại sổ sách để tìm ra nguyên nhân và hướng giải quyết đồngthời báo cho Kế toán trưởng nếu có sự sai khác lớn mà không tìm ra nguyênnhân Định kì hàng quý, công ty tiến hành thực hiện kiểm kê quỹ một lần,trong đó phải có sự chứng kiến của kế toán trưởng, kế toán tiền mặt và thủquỹ

- Tách chức năng phê duyệt thu, chi tiền với chức năng giữ tiền và ghi sổ

kế toán Thông thường trong công ty Giám đốc là người có chức năng phêduyệt thu chi, trong trường hợp Giám đốc đi vắng, để không ảnh hưởng đếntiến độ hoạt động kinh doanh của công ty, trong những tình huống đặc biệt,

Kế toán có thể xử lý linh hoạt bằng cách trình yêu cầu thu chi để Kế toántrưởng thay mặt Giám đốc phê duyệt trước.

- Thủ quỹ phải ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ thu chi vào sổ quỹ riêng

do thủ quỹ quản lý

- Thực hiện thanh toán chủ yếu qua ngân hàng, chỉ dùng tiền mặt cho cáckhoản chi tiêu lặt vặt hoặc trong trường hợp cần thiết tại công ty

1.4 Tổ chức quản lý vốn bằng tiền của Công ty TNHH Kiểm toán KTV

Xuất phát từ đặc điểm, ý nghĩa cũng như yêu cầu của việc quản lý vốnbằng tiền, Công ty TNHH Kiểm toán KTV tổ chức quản lý vốn bằng tiền theohai loại lớn là tiền mặt và tiền gửi ngân hàng; theo dõi, phản ánh trên hai tàikhoản riêng là:

TK 11111: Tiền mặt tại quỹ

TK 1121: Tiền gửi ngân hàng

Trong đó: Tiền gửi ngân hàng được chi tiết thành các tài khoản con là:

+ TK 11211: Tiền gửi tại ngân hàng Vietcombank+ TK 11213: Tiền gửi tại ngân hàng Sacombank+ TK 11214: Tiền gửi ngân hàng VIB

Để công việc kế toán vốn bằng tiền được minh bạch, chính xác, KTV

áp dụng triệt để nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong công tác kế toán Ngườiquản lý tiền (Thủ quỹ) tách biệt hẳn so với người ghi chép hạch toán tiền (Kếtoán tiền mặt và tiền gửi) và người phê duyệt yêu cầu thu chi (Giám đốc hoặc

kế toán trưởng) Song song với việc nhân viên kế toán hạch toán vốn bằngtiền, kế toán tổng hợp trong công ty cũng thường xuyên kiểm tra, theo dõi sổsách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao gồm cả các nghiệp vụ về vốn bằngtiền để đảm bảo kế toán các phần hành đã ghi chép, phản ánh đúng với thực tếphát sinh và kịp thời phát hiện, sửa chữa những sai sót nếu có

Đặc biệt, do đặc thù loại hình dịch vụ kinh doanh của công ty thườngphát sinh nhiều chi phí mua ngoài bằng tiền trong quá trình hoạt động cungcấp dịch vụ, hơn nữa những chi phí ấy thường khó kiểm soát nên để đảm bảovốn bằng tiền được sử dụng một cách hiệu quả và đúng mục đích, công ty đãxây dựng lên định mức chi phí cụ thể cho mỗi tiểu mục chi phí thường phátsinh trong các cuộc kiểm toán Định mức chi phí này được coi như những quyđịnh chung của công ty và được ghi trong cuốn nội quy công ty; yêu cầu mỗinhân viên khi mới được tuyển dụng đều phải đọc và tìm hiểu kĩ những nộidung này để đảm bảo rằng mọi nghiệp vụ phát sinh trong công việc sau nàycủa nhân viên đều tuân thủ đúng những quy định riêng của công ty.

Ví dụ, trong mỗi cuộc kiểm toán, do khách hàng của KTV thường ở xanên nhân viên công ty thường lưu trú ở phía khách hàng trong một thời giannhất định để đảm bảo công việc được thực hiện một cách liên tục trongkhoảng thời gian ngắn nhất Như vậy, KTV sẽ tiến hành xây dựng định mứctiền phòng lưu trú cho nhân viên dựa trên việc khảo sát chi phí thuê phòngthực tế tại các vùng Cụ thể, định mức chi phí thuê phòng một ngày cho cácthành phố trực thuộc trung ương, các thành phố là đô thi loại I là 350 nghìnđồng/ ngày; đối với những thành phố trực thuộc tỉnh, thành phố là đô thị loại

II thì định mức thuê là 300 nghìn đồng/ ngày và những nơi còn lại hoặc nơithuê phòng nghỉ mà không có hóa đơn là 250 nghìn đồng/ ngày Trong đó,mỗi phòng dành cho hai nhân viên Nếu nhóm công tác còn lẻ ra một ngườithì nhân viên đó sẽ được ghép vào các phòng với nhân viên khác nếu cùnggiới tính Trường hợp, người lẻ ra đó có giới tính khác với nhân viên của cácphòng đã thuê thì được thuê thêm một phòng cho nhân viên đó Ví dụ phòngthuê cho 3 nam hoặc 3 nữ chứ không được phép thuê hai phòng cho 3 nữ (mộtphòng cho 2 nữ, một phòng cho 1 nữ) và ngược lại thuê hai phòng cho 3 nam(một phòng cho 2 nam, một phòng cho 1 nam) Nếu chi phí vượt ngoài định

mức hoặc nhân viên thuê số phòng nhiều hơn quy định thì phần chi phí chênhlên nhân viên phải chi trả chứ công ty không chịu trách nhiệm thanh toán.

Tuy nhiên, trong một vài trường hợp cụ thể, công ty vẫn có thể linhđộng chấp nhận thanh toán cho nhân viên mức chi phí thực tế cao hơn so vớiđịnh mức đã quy định Ví dụ, khi nhân viên công ty công tác tại một số vùng

mà dịch vụ nhà nghỉ, khách sạn còn chưa phát triển như vùng miền núi cáctỉnh Sơn La, Lai Châu… nhà nghỉ thường không có hóa đơn, giá thuê phònglại khá cao Khi đó, công ty vẫn có thể thanh toán cho nhân viên chi phí thuêphòng nghỉ theo giá thuê thực tế, tuy nhiên trước đó, nhân viên phụ trách tạmứng công tác phí của nhóm phải gửi thư điện tử cho Giám đốc để xin phêduyệt mức chi phí theo giá thực tế, đồng thời phải viết bản giải trình, có xácnhận của nhà nghỉ nơi nhóm lưu trú và của trưởng nhóm kiểm toán đó kèmtheo bộ chứng từ thanh toán khi quyết toán chi phí và bù trừ tiền tạm ứng

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH

KIỂM TOÁN KTV 2.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ của Công ty TNHH Kiểm toán KTV

Vốn bằng tiền của công ty TNHH Kiểm toán KTV chủ yếu được gửitrong tài khoản ngân hàng, công ty chỉ giữ lại một số tiền mặt nhất định tạiquỹ để chi tiêu cho những nhu cầu thường xuyên trong quá trình hoạt động,kinh doanh Mọi khoản thu chi tiền mặt đều phải lập phiếu thu, phiếu chi cóđầy đủ chữ kí của những người có kiên quan Sau khi đã thu, chi tiền, thủ quỹ

kí tên, đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “Đã chi tiền” lên chứng từ, đồng thời ghichép lại số tiền, nội dung nghiệp vụ thu chi cụ thể vào sổ quỹ đồng thờichuyển chứng từ cho kế toán tiền mặt hạch toán, ghi sổ Hằng ngày, thủ quỹphải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế, so sánh đối chiếu với số

dư trên sổ của kế toán, nếu có chênh lệch thì thủ quỹ và kế toán phải tự kiểmtra đối chiếu lại để xác định nguyên nhân và có kiến nghị biện pháp giảiquyết

2.1.1 Chứng từ sử dụng

Các nghiệp vụ liên quan đến vốn bằng tiền của công ty thường phátsinh với số tiền không lớn nhưng khá thường xuyên Các nghiệp vụ chủ yếuliên quan đến tiền mặt tại quỹ thường là thu phí dịch vụ kế toán – kiểm toán

và tư vấn, chi tạm ứng công tác cho nhân viên, chi trả các dịch vụ mua ngoài(tiền điện thoại, phí trông giữa xe, chi phí đi lại bằng taxi, phí gửi tài liệu…),chi mua văn phòng phẩm, nước uống và các khoản thu chi bằng tiền khác

Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán tiền mặt là:

- Phiếu thu, Phiếu chi;

- Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng;

- Giấy đề nghị thanh toán;

- Biên lai thu tiền, hóa đơn bán lẻ;

- Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra/ đầu vào;

- Bảng kê chi phí hành chính/ lao động thuê ngoài;

- Biên bản kiểm kê quỹ;

2.1.2 Kế toán chi tiết tiền mặt

Tiền mặt có đặc điểm là gọn nhẹ, dễ di chuyển, có thể sử dụng, trao đổitrực tiếp lại thường xuyên tiếp xúc với con người nên khả năng bị hao hụt,mất mát thường rất cao Bởi vậy, tất cả các khoản thu, chi tại quỹ đều phảiđược lập phiếu thu, phiếu chi được phê duyệt với đầy đủ chữ ký của nhữngngười liên quan Khi nhân viên trong công ty có nhu cầu thu (chi) tiền thì phải

có yêu cầu thu (đối với nghiệp vụ thu tiền, nhân viên có thể yêu cầu bằngmiệng đối với kế toán tiền mặt yêu cầu lập phiếu thu) hoặc yêu cầu chi (dướidạng đề nghị tạm ứng hoặc đề nghị thanh toán…) nộp cho Giám đốc (hoặc Kếtoán trưởng) phê duyệt Các chứng từ này sau khi phê duyệt được chuyển cho

kế toán tiền mặt lập Phiếu thu (Phiếu chi) bằng cách nhập dữ liệu vào phầnmềm kế toán rồi in ra Sau khi nhận được phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiếnhành thu (chi) tiền mặt theo đúng với số tiền đã ghi trên Phiếu thu (Phiếu chi),

ký tên, đóng dấu “Đã thu tiền” hoặc “Đã chi tiền” lên phiếu, đồng thời tiếnhành ghi vào Sổ quỹ tiền mặt theo các thông tin tương ứng với nghiệp vụ phátsinh Sau đó, Kế toán tiền mặt tiến hành nhận lại chứng từ và tiến hàng ghi sổtiền mặt bằng phần mềm kế toán, đồng thời sao lưu dữ liệu vào các sổ liênquan trên máy tính

2.1.2.1 Kế toán thu tiền mặt

Khi nhân viên công ty (thường là nhân viên kinh doanh phụ tráchkhách hàng) thu được tiền cung cấp dịch vụ từ khách hàng sẽ phải yêu cầunộp tiền vào quỹ Kế toán tiền mặt sẽ căn cứ vào yêu cầu của nhân viên, sốtiền thực tế mà nhân viên đó nộp với số tiền trên hợp đồng cung cấp dịch vụ

và hóa đơn đầu ra đã phát hành để lập phiếu thu Trường hợp số tiền thu vềthấp hơn trong hợp đồng hoặc thấp hơn so với hóa đơn thì kế toán phải thôngbáo cho Kế toán trưởng, yêu cầu nhân viên kinh doanh liên hệ lại với kháchhàng để tìm hiểu nguyên nhân và có hướng xử lý Nếu khách hàng trả chậmthì tiếp tục theo dõi công nợ trên phần trả chậm và chỉ lập phiếu thu dựa trên

số tiền thực tế thu về

Sau đó, nhân viên nộp tiền cầm Phiếu thu do kế toán lập đến nộp tiềncho thủ quỹ Thủy quỹ thu tiền nhập quỹ theo đúng số tiền thực tế và đốichiếu với số ghi trên phiếu thu, rồi kí tên, đóng dấu “Đã thi tiền” lên phiếu thu

và ghi sổ Quỹ tiền mặt nội dung nghiệp vụ phát sinh như trên phiếu thu Sổquỹ của Thủ quỹ là hai sổ giống nhau, một sổ được lập và ghi chép bằng taycòn một sổ được lập trên máy để thuận tiện cho việc so sánh, đối chiếu số liệuvới kế toán phần hành vốn bằng tiền

Quy trình lập và luân chuyển chứng từ các nghiệp vụ thu tiền:

Sơ đồ 2.1: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ các nghiệp vụ thu tiền

Thủ quỹ KT tiền

mặt

KT trưởng Giám đốc

Bảo quản lưu trữ

Đề nghị nộp

Lập phiếu thu

Thu tiền

Ghi sổ Ký

phiếu thu

Ký phiếu thu

4

(1) Người nộp tiền (thường là nhân viên phòng kinh doanh) khi nhận đượctiền doanh thu cung cấp dịch vụ từ khách hàng, đề nghị nộp tiền vàoquỹ.

(2) Kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu dựa trên đề nghị của người nộptiền

(3) Thủ quỹ tiến hành thu tiền nhập quỹ

(4) Kế toán tiền mặt tiến hành ghi sổ dựa trên phiếu thu đã lập rồi chuyểncho kế toán trưởng ký

(5) Kế toán trưởng ký phiếu thu rồi chuyển cho giám đốc ký

(6) Giám đốc ký phiếu thu rồi chuyển cho bộ phận kế toán quản lý, lưu trữ

Ví dụ 2.1: Căn cứ theo hợp đồng số 1048/KTV-HĐKT về việc cung cấp

dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính giữa công ty TNHH Kiểm toán KTV vàQuỹ TDND Tích Giang; đồng thời căn cứ vào thực tế công ty đã cung cấpdịch vụ và phát hành xong báo cáo kiểm toán cho khách hàng, ngày 2 tháng 2năm 2015, KTV tiến hành xuất hóa đơn đầu ra cho dịch vụ đã cung cấp:

Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN KTV

Địa chỉ: Tầng 4, số 41 Thi Sách, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Điện thoại: (84.4) 39.764645 Fax: (84.4) 39.764 647 Website: www.ktv.vn

Mã số thuế: 0102028406

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 1:Lưu

Ngày 02 tháng 02 năm 2015

Họ tên người mua: Nguyễn Đức Kỳ

Tên đơn vị: Quỹ TDND Tích Giang

Địa chỉ: xã Tích Giang, huyện Phúc Thọ, Hà Nội

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.300.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 14.300.000

Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu ba trăm nghìn đồng chẵn.

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Sau khi phát hành hóa đơn, nhân viên kinh doanh phụ trách hợp đồngkiểm toán giữa công ty và Quỹ sẽ chuyển hóa đơn cho khách hàng đồng thờiđốc thúc việc thu tiền phí dịch vụ từ phía khách hàng

Mẫu số: 01GTKT3/00

Ký hiệu: AA/12P

Số: 0000028

Đến ngày 10/02/2015, nhân viên kinh doanh thu được tiền phí dịch vụ

từ phía khách hàng, yêu cầu nộp tiền nhập quỹ Khi đó, kế toán tiền mặt sẽcăn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký, hóa đơn GTGT đã phát hành và số tiềnthực tế mà nhân viên kinh doanh thu được, yêu cầu nộp để tiến hành lập phiếuthu

Biểu 2.2: Mẫu phiếu thu Đơn vị: Công ty TNHH Kiểm toán KTV

Địa chỉ: Tầng 4, số 41 Thi Sách, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Thu Hằng

Bộ phận / Địa chỉ: Nhân viên kinh doanh

Lý do nộp: Thu phí dịch vụ kiểm toán quỹ TDND Tích Giang theo

Khác với việc nộp tiền mặt vào quỹ, nhân viên nộp tiền có thể chỉ cầnyêu cầu nộp tiền bằng miệng để kế toán lập Phiếu thu, đối với việc chi tiền,khi nhân viên trong công ty có kế hoạch đi công tác hoặc có nhu cầu sử dụngtiền để thanh toán khoản nợ nào đó thì phải lập Giấy đề nghị tạm ứng hoặcGiấy đề nghị thanh toán để Giám đốc phê duyệt Sau khi có Giấy đề nghịđược phê duyệt, nhân viên chuyển giấy đó cho Kế toán Lúc này kế toán mớilập Phiếu chi theo đúng số tiền trên chứng từ đã được Giám đốc phê duyệt.Tiếp tục, nhân viên đó lại chuyển những chứng từ này cho Thủ quỹ để nhậntiền Tương tự khi thu tiền, Thủ quỹ xuất tiền cho nhân viên có yêu cầu theođúng số tiền ghi trên Phiếu chi, ký tên, đóng dấu “Đã chi tiền” lên phiếu đồngthời tiến hành ghi chép, theo dõi trên Sổ quỹ tiền mặt.

Quy trình lập và luân chuyển chứng từ các nghiệp vụ chi tiền:

Sơ đồ 2.2: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ các nghiệp vụ chi tiền

(1) Bộ phận sử dụng tiền khi có kế hoạch đi công tác hoặc có yêu cầuthanh toán cho nhà cung cấp tiến hành lập đề nghị chi tiền (Đề nghịthanh toán hoặc đề nghị tạm ứng công tác)

KT tiền mặt

Thủ quỹ

KT tiền mặt

KT trưởng

Bảo quản lưu trữ

Đề

nghị

chi

Duyệt chi tiền

Lập phiếu chi

Chi tiền Ghi sổ

Ký phiếu chi

Ký phiếu chi

Giám đốc

(2) Giám đốc dựa trên kế hoạch công tác hoặc thanh toán cho nhà cung cấpduyệt đề nghị chi tiền.

(3) Kế toán tiền mặt dựa trên đề nghị chi tiền đã được giám đốc phê duyệttiến hành lập phiếu chi tiền

(4) Thủy quỹ căn cứ vào phiếu chi thực hiện việc chi tiền

(5) Kế toán tiền mặt ghi sổ theo phiếu chi và việc chi tiền thực tế sau đóchuyển phiếu chi cho kế toán trưởng ký

(6) Kế toán trưởng ký phiếu chi rồi chuyển lại cho giám đốc

(7) Giám đốc ký phiếu chi rồi chuyển cho bộ phận kế toán lưu trữ, bảoquản

Ví dụ 2.2: Ngày 05/01/2015, Công ty TNHH Kiểm toán KTV nhận

được hóa đơn GTGT của công ty TNHH Lê Gia Computer kèm theo bảng kêcác hàng hóa, dịch vụ mà KTV đã mua của Lê Gia để yêu cầu công ty thanhtoán

Khi nhận được bộ hóa đơn kèm theo các bảng kê hàng hóa của ngườibán đề nghị thanh toán, nhân viên phòng hành chính kế toán chịu trách nhiệm

sẽ tiến hành lập đề nghị thanh toán để trình Giám đốc duyệt chi tiền Khi đó,dựa vào đề nghị thanh toán đã được người có thẩm quyền phê duyệt, kế toántiền mặt mới tiến hành lập phiếu chi và chuyển cho Thủy quỹ chi tiền thanhtoán cho người bán, đồng thời ghi vào sổ Quỹ để theo dõi tình hình thu chitiền Ta có bộ chứng từ chi tiền minh họa cho ví dụ trên như sau:

Biểu 2.3: Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào

Bảng 2.1: Bảng kê xuất VAT do người bán cung cấp

Biểu 2.4: Mẫu giấy đề nghị thanh toán

Mẫu số /KTV Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ TC

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày: 15/01/2015

Họ và tên/Name: Nguyễn Lương Ngọc

Bộ phận công tác/Dept: Hành chính kế toán

Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền mực in - Công ty TNHH Lê Gia

Tổng số tiền

0000128 05/01/2015 Thanh toán tiền mực

in_ công ty TNHH Lê Gia Computer

11,572,727 1,157,273 12,730,000

Tổng cộng 11,572,727 1,157,273 12,730,000

Số tiền bằng chữ: Mười hai triệu bảy trăm ba mươi nghìn đồng chẵn.

Kèm theo ………… chứng từ gốc.

Biểu 2.5: Mẫu phiếu chi

2.1.3 Kế toán tổng hợp tiền mặt

Công ty sử dụng phần mềm để thực hiện công việc kế toán nên khi kếtoán nhập dữ liệu từ các chứng vào sổ kế toán thì cũng đồng thời ghi luôn cácđịnh khoản Nợ/ Có vào các tài khoản có liên quan

Như trong ví dụ 2.1, khi kế toán nhận lại phiếu thu từ Thủ Quỹ thì tiếnhành nhập dữ liệu và sổ Quỹ tiền mặt, tương đương với bút toán ghi nhậntăng tiền và giảm các khoản phải thu từ khách hàng (do tại thời điểm xuất hóađơn, kế toán đã ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ và ghi tăng khoản nợphải thu từ khách hàng) như sau:

Nợ TK 11111: 14.300.000

Có TK 131: 14.300.000Đối với ví dụ 2.2, sau khi thủ quỹ chi tiền mặt để thanh toán cho công

ty TNHH Lê Gia Computer, kế toán tiền mặt nhận lại bộ chứng từ, nhập sốliệu vào sổ kế toán, cũng tương đương với việc ghi nhận bút toán thanh toánvới người bán làm giảm tài khoản tiền và đồng thời giảm nghĩa vụ nợ với nhàcung cấp như sau:

Nợ TK 331: 11.572.727

Nợ TK 13311: 1.157.273

Có TK 11111: 12.730.000Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu từ các chứng từ vào phần mềm, kếtoán tiến hành lưu trữ dữ liệu Từ đó, máy tính sẽ tự động xử lý thông tin vàchuyển dữ liệu đến các sổ có liên quan như sổ theo dõi công nợ khách hàng,

sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ Cái TK 111

Đối với kế toán tổng hợp tiền mặt, Công ty TNHH Kiểm toán KTV sửdụng sổ Quỹ tiền mặt và sổ Cái TK 111 để phản ánh và theo dõi tiền mặt tạiquỹ của công ty Các sổ này được mở theo năm tài chính của công ty, để ghichép, phản ánh các nghiệp vụ thu chi, tình hình biến động tăng giảm của tiềnmặt theo trình tự thời gian

Dưới đây là phần trích dẫn mẫu sổ Quỹ tiền mặt và sổ Cái TK 111 củacông ty TNHH Kiểm toán KTV cho năm tài chính bắt đầu từ 1/10/2014 đếnngày 31/9/2015:

Biểu 2.6: Sổ quỹ tiền mặt