Nâng cao hiệu quả hoạt động tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội phục vụ đào tạo theo tín chỉ_927_928

LỜI CAM ĐOANTôi xin cam đoan khoá luận tốt nghiệp với đề tài: “Nâng cao hiệuquả hoạt động tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia HàNội phục vụ đào tạo theo tín chỉ” là công

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan khoá luận tốt nghiệp với đề tài: “Nâng cao hiệuquả hoạt động tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia HàNội phục vụ đào tạo theo tín chỉ” là công trình nghiên cứu khoa học củariêng tôi

Những kết quả, số liệu thống kê, các bảng biểu trình bày trong khoáluận hoàn toàn trung thực và được thu thập từ thực tế

LỜI CẢM ƠN

Để thực hiện đề tài này, em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình củagiáo viên hướng dẫn – PGS.TS Trần Thị Quý, cùng sự quan tâm của cácthầy cô trong Khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn và các cán bộ công tác tại Trung tâm Thông tin – Thư việnĐại học Quốc gia Hà Nội đã giúp em có điều kiện hoàn thành khóa luậnvới đề tài: “Nâng cao hiệu quả hoạt động tại Trung tâm Thông tin – Thưviện Đại học Quốc gia Hà Nội phục vụ đào tạo theo tín chỉ”

Mặc dù đã rất cố gắng nhưng với vốn kiến thức và khả năng có hạnnên trong quá trình thực hiện đề tài này không thể tránh khỏi những thiếusót về mặt nội dung cũng như hình thức trình bày Do vậy, em rất mongnhận được sự chỉ bảo, góp ý của thầy cô để khoá luận được hoàn thiện hơn

và có thể đem lại những góp ý hữu ích, thiết thực cho việc nâng cao hơnnữa hiệu quả hoạt động tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốcgia Hà Nội trong giai đoạn phục vụ theo học chế tín chỉ của Trường Đạihọc Quốc gia Hà Nội

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Như

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

1 Những từ viết tắt tiếng Việt

2 Những từ viết tắt tiếng Anh

AACR Quy tắc biên mục Anh Mỹ (Anglo – American Cataloging

Rules )

DDC Khung phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal

Classification)MARC Biên mục đọc máy (Machine Readable Cataloging)

OPACs Mục lục truy cập công cộng trực tuyến (Online Public Access

Catalogs)

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Trong những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học côngnghệ đã tạo ra những biến đổi sâu sắc trong mọi lĩnh vực hoạt động của conngười nói chung và hoạt động thư viện nói riêng Đặc biệt, các thư viện trênthế giới đang có xu hướng tự động hóa các hoạt động nghiệp vụ hoặc đãchuyển sang loại hình thư viện điện tử, thư viện số nhằm đáp ứng kịp thờinhu cầu tri thức và thông tin không ngừng tăng lên trong xã hội Do vậy, đốivới các thư viện hàng đầu của Việt Nam trong đó Trung tâm Thông tin –Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội (TTTT – TV ĐHQGHN) sau đây gọi tắt

là Trung tâm là một trong những thư viện đi đầu trong công tác tự động hóa

và sử dụng công nghệ thông tin hiện đại của cả nước; ngoài việc hoàn thiện

cơ sở vật chất cần phải tiếp tục có những giải pháp đổi mới trong các hoạtđộng của mình để nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng tin

Mặt khác, nền kinh tế xã hội trên thế giới đang có những biến độngmạnh mẽ với cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu đã có tác động sâu sắc tớimọi hoạt động xã hội nói chung và đối với ngành thư viện nói riêng mà cụthể là giá giấy, giá sách không ngừng tăng cao

Trong khi đó, thư viện lại có vai trò vô cùng quan trọng trong xã hội:Thư viện là kho vàng của nền văn hóa dân tộc, là nơi giữ vị trí quan trọngtrong sự nghiệp giáo dục và đào tạo nhân lực cho đất nước, là trung tâm tạođiều kiện cho người sử dụng tiếp cận nhanh chóng tới tri thức và thông tin ởtất cả các dạng thức…TTTT – TV ĐHQGHN là nơi cung cấp vốn tài liệu(VTL) và thông tin cho cán bộ giảng dạy, nghiên cứu; cán bộ quản lý trongtrường; cán bộ thư viện và sinh viên trong toàn Đại học Quốc gia Hà Nội(ĐHQGHN) cũng như NDT ngoài Thư viện có nhu cầu sử dụng Đặc biệt,trước những đòi hỏi mới của sự nghiệp giáo dục và đào tạo theo học chế tínchỉ trong giai đoạn hiện nay thì việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung

tâm nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của người dùng tin (NDT) là điều rấtcần thiết.

Do đó, tôi đã quyết định nghiên cứu, tìm hiểu đề tài “Nâng cao hiệu quảhoạt động tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nộiphục vụ đào tạo theo tín chỉ” làm đề tài nghiên cứu của khoá luận nhằm bổsung những kiến thức thực tế, hữu ích cho bản thân và góp một phần nhỏtrong việc tìm ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Trung tâm,phục vụ sự nghiệp nghiên cứu khoa học và đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực,chất lượng cao của Đại học Quốc gia Hà Nội

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:

2.1 Mục đích:

Mục đích của khoá luận nhằm đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệuquả hoạt động của Trung tâm, phục vụ một cách tốt nhất và hiệu quả nhấtcho nhu cầu tin của NDT đang có xu hướng gia tăng cả về số lượng và chấtlượng

2.2 Nhiệm vụ:

Nhiệm vụ của khoá luận là khảo sát thực trạng hoạt động tại TTTT –

TV ĐHQGHN với công tác phát triển vốn tài liệu, xử lý tài liệu, công tác tổchức và bảo quản VTL, phục vụ NDT và các hoạt động hướng dẫn nghiệp

vụ của Trung tâm

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài:

Cho đến nay đã có rất nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu và tìm hiểu vềTTTT – TV ĐHQGHN với các đề tài như:

- “Những nội dung cơ bản dự án tin học hóa hiện đại hóa trong Trungtâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” của Lê Minh Thu, khóaluận tốt nghiệp năm 2001 Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, đềcập khả năng ứng dụng tin học của TTTT – TV ĐHQGHN trong giai đoạnđầu hiện đại hóa các hoạt động nghiệp vụ

- “Hệ thống ngôn ngữ tìm tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đạihọc Quốc gia Hà Nội” của Ngô Văn Anh, khóa luận tốt nghiệp năm 2002Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, nghiên cứu về việc xây dựng

hệ thống ngôn ngữ tìm tin của Trung tâm và các hoạt động tra cứu qua ngônngữ tìm tin

- “Ứng dụng tin học trong hoạt động thông tin – thư viện tại Trung tâmThông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” của Nguyễn Thị TuyếtNhung, khóa luận tốt nghiệp năm 2006 Trường Đại học Khoa học Xã hội vàNhân văn, nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm Libol và hệ thống trangthiết bị hiện đại trong các hoạt động nghiệp vụ của Trung tâm

- “Công tác phục vụ bạn đọc của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đạihọc Quốc gia Hà Nội” của Nguyễn Minh Thái, khóa luận tốt nghiệp năm

2006 Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, nghiên cứu sâu vàohoạt động phục vụ NDT với các sản phẩm và dịch vụ hiện có tại Trung tâm

- “Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đạihọc Quốc gia Hà Nội” của Lương Thị Minh Hạnh, khóa luận tốt nghiệp năm

2008 Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, phân tích thực trạng bộmáy tra cứu tin và việc đáp ứng nhu cầu tra cứu của NDT qua bộ máy tracứu tại TTTT – TV ĐHQGHN

- “Công tác xử lý tài liệu của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại họcQuốc gia Hà Nội, thực trạng và giải pháp” của PGS.TS Trần Thị Quý, Kỷyếu Hội thảo khoa học và thực tiễn hoạt động thông tin – thư viện năm 2002

- “Xu hướng phát triển các trường đại học trên thế giới và quá trình đổimới hoạt động tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia HàNội” của TS Nguyễn Huy Chương, Kỷ yếu Khoa học và thực tiễn hoạt độngthông tin – thư viện năm 2007

- “Đề xuất giải pháp tăng cường công tác phục vụ bạn đọc tại Trungtâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” của Th.S Phạm Thị

Yên , Kỷ yếu Khoa học và thực tiễn hoạt động thông tin – thư viện năm2007.

Ngoài ra còn nhiều đề tài khác về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đạihọc Quốc gia Hà Nội như: công tác phát triển nguồn tài liệu nội sinh, nguồnlực thông tin, công tác tổ chức và bảo quản…

Tuy nhiên, đề tài về hiệu quả tổ chức hoạt động tại Trung tâm phục vụđào tạo theo tín chỉ trong giai đoạn hiện nay với toàn bộ dây chuyền thôngtin - tư liệu thì chưa có nghiên cứu sâu và hoàn chỉnh Vì vậy, tôi đã quyếtđịnh chọn đề tài này nhằm tìm hiểu thực trạng hoạt động và vận dụng nhữngkiến thức đã học từ nhà trường áp dụng vào một số hoạt động của Trungtâm Từ đó, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động củaTrung tâm

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

4.1 Đối tượng:

Đối tượng nghiên cứu là các hoạt động của Trung tâm mà cụ thể là đisâu vào một số hoạt động: phát triển vốn tài liệu, xử lý tài liệu, tổ chức vàbảo quản VTL, phục vụ NDT, công tác hướng dẫn nghiệp vụ

4.2 Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi nghiên cứu: Tại TTTT – TV ĐHQGHN, vào thời điểm khảosát năm 2009

5 Phương pháp nghiên cứu:

Để thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứusau:

5.1 Phương pháp luận:

- Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

5.2 Phương pháp cụ thể:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp quan sát trực tiếp

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê số liệu

6 Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài:

7 Bố cục của khoá luận:

Ngoài các phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danhmục từ viết tắt, phụ lục thì bố cục chính của khoá luận gồm 3 chương:

- Chương 1: Tổng quan chung về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại

học Quốc gia Hà Nội

- Chương 2: Thực trạng hoạt động tại Trung tâm Thông tin – Thư viện

Đại học Quốc gia Hà Nội phục vụ đào tạo theo tín chỉ

- Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tại Trung tâm

Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN CHUNG VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

1 1 Quá trình hình thành và phát triển:

Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội (Library andInformation Center Vietnam National University, Hanoi) tên giao dịch viếttắt là LIC, được thành lập vào ngày 14/2/1997 trên cơ sở hợp nhất các thưviện của ba trường thành viên là Đại học Tổng hợp, Đại học Sư phạm HàNội I, Đại học Sư phạm Ngoại ngữ Năm 1999, Trường Đại học Sư phạm I

Hà Nội tách khỏi ĐHQGHN theo Quyết định số 201/1999/QĐ – TTg củaThủ tướng Chính phủ và đến ngày 11/11/1999 Giám đốc ĐHQGHN đã kýquyết định 1392/TCCB tách bộ phận Thư viện Trường Đại học Sư phạm rakhỏi Trung tâm

Trung tâm là đơn vị trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội có tư cáchpháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng

Hiện nay, Trung tâm là nơi cung cấp tài liệu cho cán bộ và sinh viêncủa 5 trường đại học bao gồm: Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhânvăn, Trường Đại học Khoa học tự nhiên, Trường Đại học Ngoại ngữ,Trường Đại học Công nghệ, Trường Đại học Kinh tế và 5 khoa: Khoa Luật,Khoa Quốc tế, Khoa Sư phạm, Khoa Sau đại học, Khoa Quản trị Kinh doanhcủa Trường ĐHQGHN Trung tâm có trụ sở chính tại 144 đường XuânThủy, Quận Cầu Giấy, Hà Nội và 4 cơ sở thành viên: cơ sở tại ThượngĐình, cơ sở tại ký túc xá Mễ Trì, cơ sở 19 Lê Thánh Tông (Khoa Hóa), cơ

sở Trường Đại học Ngoại ngữ

Khi mới thành lập, Trung tâm gặp rất nhiều khó khăn như: cơ sở vậtchất nghèo nàn, chưa ứng dụng tin học, thư viện tổ chức theo hình thức khođóng và NDT tra cứu theo hệ thống mục lục phân loại và mục lục chữ cái.Tuy nhiên, hiện nay Trung tâm đã từng bước ứng dụng công nghệ thông tin

hiện đại và NDT chủ yếu tra cứu trực tuyến qua mục lục truy cập công cộngtrực tuyến OPACs (Online Public Access Catalogs) tại Trung tâm hoặc quamạng Internet bên cạnh hệ thống mục lục truyền thống đang có xu hướngngừng sử dụng Đầu năm 2009, tại cơ sở Thượng Đình Trung tâm đã trang

bị hoàn toàn máy mới nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động tra cứu củaNDT

Hiện nay, Trung tâm có quan hệ hợp tác với trên 50 trường đại học,viện nghiên cứu, tổ chức quốc tế, các nhà xuất bản tại Mỹ, Pháp, Đức, Nga,Italia, Nhật, Hàn Quốc và nhiều nước khác, trong đó có Viện HarvardYenshing, Đại học Cornell, Đại học Hawaii, Thư viện Quốc hội Mỹ, Đại họcParis, Đại học Sorbone, Đại học Born, Đại học Lômônôxôp, Viện hàn lâmkhoa học Nga, Đại học Tokyo, Đại học Kyodo, Đại học Kangwon, Đại họcThanhhoa…Ngoài ra còn quan hệ với nhiều tổ chức khác như: Phòng Vănhóa thể thao đại sứ quán Hoa Kỳ, Viện Gớt, Hội đồng Anh, quỹ Châu Á,Phòng Thông tin Đại sứ quán Hàn Quốc Trung tâm còn là thành viên sánglập và tham gia ban chấp hành hội thư viện đại học trực tuyến các nướcĐông Nam Á (AUNILA) và hội đồng thư viện Đại học Quốc gia các nướcĐông Á

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm:

1.2.1 Chức năng:

Trong 4 chức năng mà bất cứ một thư viện nào cũng thực hiện baogồm: chức năng thông tin; chức năng giáo dục, chức năng giải trí, chức năngvăn hóa thì hoạt động của TTTT-TV ĐHQGHN chủ yếu hướng tới chứcnăng thông tin và phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khaiứng dụng và quản lý trong ĐHQGHN

1.2.2 Nhiệm vụ:

TTTT-TV ĐHQGHN thực hiện các nhiệm vụ chính sau:

- Tham mưu cho quyết định của lãnh đạo về phương hướng tổ chức vàhoạt động thông tin, tư liệu, thư viện phục vụ nghiên cứu khoa học, giảngdạy và học tập trong trường ĐHQGHN

- Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và ngắn hạn, tổ chức

và điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện của ĐHQGHN

- Thu thập, bổ sung, trao đổi, phân tích, xử lý tài liệu và tin Tổ chứcsắp xếp, lưu trữ, bảo quản kho tư liệu ĐHQGHN về khoa học tự nhiên, khoahọc xã hội và nhân văn, giáo dục, ngoại ngữ và công nghệ bao gồm tất cảcác loại hình ấn phẩm, vật mang tin

- Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; thiết lập mạng lưới truynhập và tìm kiếm thông tin tự động hóa; tổ chức cho toàn thể bạn đọc trongĐHQGHN khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin và tài liệu củatrung tâm và các nguồn tin bên ngoài

- Thu nhận lưu chiểu những xuất bản phẩm do ĐHQGHN xuất bản, cácluận án tiến sỹ, thạc sỹ bảo vệ tại ĐHQGHN hoặc người viết là cán bộ, sinhviên ĐHQGHN Xây dựng các cơ sở dữ liệu đặc thù của ĐHQGHN, xuấtbản các ấn phẩm thông tin tóm tắt, thông tin chuyên đề phục vụ công tácquản lý, nghiên cứu khoa học và đào tạo

- Nghiên cứu khoa học thông tin, tư liệu, góp phần xây dựng lý luậnkhoa học chuyên ngành Ứng dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật mớivào xử lý và phục vụ thông tin, thư viện

- Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tổ chức, xử lý,cung cấp tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ thông tin, tư liệu, thư việnĐHQGHN Trang bị kiến thức về hình thức cấu trúc cung cấp tin, về phươngpháp tra cứu, tìm kiếm tin và sử dụng thư viện cho cán bộ và sinh viên toànĐHQGHN

- Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác với các trung tâm thông tin, thưviện, các tổ chức khoa học, các trường đại học trong và ngoài nước Làmđầu mối nối mạng hệ thống thông tin thư viện ĐHQGHN vào mạng quốcgia, khu vực và thế giới.

- Tổ chức bộ máy và biên chế nhân lực phù hợp với chức năng vànhiệm vụ được giao Quản lý đội ngũ cán bộ, kho tài liệu, cơ sở hạ tầng vàcác tài sản khác theo đúng quy định hiện hành

1.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ:

1.3.1 Cơ cấu tổ chức

Tổ chức là một tổ hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ, cùng hỗ trợ

và thúc đẩy lẫn nhau thực hiện nhiệm vụ chung Tổ chức là công việc hạtnhân khởi đầu, đóng vai trò quan trọng và quyết định các hoạt động quản lýtrong một cơ quan, tổ chức, xí nghiệp nói chung và trong các cơ quan thôngtin - thư viện nói riêng

Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội được tổchức thành ba khối chính: khối các phòng ban chức năng, khối nghiệp vụ vàkhối phục vụ bạn đọc Trong đó, Ban Giám đốc là bộ phận đứng đầu Trungtâm, chỉ huy toàn bộ hoạt động và quản lý cả ba khối trên

Khối các phòng ban chức năng gồm: Phòng Hành chính tổng hợp,Phòng Tài vụ, Phòng Thiết bị bảo hành

Khối công tác nghiệp vụ gồm các phòng: Phòng Bổ sung - Trao đổi,Phòng Phân loại - Biên mục, Phòng Thông tin, Phòng Máy tính và mạng.Khối các phòng phục vụ gồm toàn bộ các phòng phục vụ trong toànTrung tâm

Trung tâm được tổ chức theo quyết định số 947/TCCB của Giám đốcĐại học Quốc gia Hà Nội với sơ đồ tổ chức như sau:

Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin – Thư viện

Đại học Quốc gia Hà Nội.

1.3.2 Đội ngũ cán bộ:

Cán bộ là linh hồn của thư viện, họ đóng một vai trò quan trọng trong

hệ thống giao tiếp “Tài liệu - Thư viện - Người sử dụng”

Đối với tài liệu, cán bộ thư viện là người lựa chọn, xử lý, bảo quản, sắpxếp chúng theo một trật tự nhất định, giới thiệu chúng với người sử dụng thưviện

Đối với cơ sở vật chất - kỹ thuật, cán bộ thư viện tiến hành trang bịchuyên biệt cho các diện tích và luôn giữ cho cơ sở vật chất - kỹ thuật ở tìnhtrạng tốt nhất

Đối với người sử dụng, cán bộ thư viện là môi giới giữa nguồn tàinguyên thông tin với người dùng tin, đồng thời tạo ra các sản phẩm và dịch

vụ thông tin giúp cho việc khai thác, sử dụng thông tin có hiệu quả củangười dùng tin, làm tăng giá trị của thông tin

Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội có tổng sốgồm 130 cán bộ, trong đó có:

1.4 Đối tượng phục vụ và nhu cầu tin:

TTTT – TV ĐHQGHN chủ yếu phục vụ các đối tượng NDT chính sau:

- Nhóm đối tượng là sinh viên, học viên cao học, học sinh, nghiên cứusinh Đây là nhóm đối tượng có tỷ lệ sử dụng thư viện lớn nhất đồng thờinhu cầu tin của họ cũng đa dạng và phong phú nhất cả về nội dung và hìnhthức tài liệu

Về loại hình tài liệu: họ có nhu cầu cao đối với các tài liệu là sách giáokhoa, giáo trình, sách tham khảo, luận án, luận văn, báo, tạp chí…

Về nội dung tài liệu: đặc điểm nhu cầu về nội dung tài liệu của nhómđối tượng này mang tính chất chuyên ngành hoặc chuyên sâu, chủ yếu vềcác tài liệu phục vụ cho chuyên ngành học tập của họ như: toán học cao cấp,bài tập giải tích, luật, công nghệ thông tin, lịch sử Việt Nam và thế giới… vàtài liệu thuộc các môn đại cương như: Triết học Mác – Lênin, Tư tưởng HồChí Minh, Kinh tế chính trị Mác – Lênin…

- Nhóm đối tượng là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy: đặc điểm của nhómđối tượng này là họ có trình độ cao và hoạt động chủ yếu trong lĩnh vựcgiảng dạy, nghiên cứu khoa học…Họ vừa cần những thông tin mới, cụ thể

về chuyên ngành mình đang nghiên cứu lại vừa cần những thông tin đã được

xử lý nhằm rút ngắn thời gian nghiên cứu Do vậy, thông tin cung cấp cho

họ vừa mang tính tổng hợp, vừa mang tính chuyên sâu chủ yếu là các thôngtin khoa học có giá trị cao và mới Hình thức tài liệu họ cần chủ yếu là cáctổng quan, tổng luận, các dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc theo yêu cầu,các báo và tạp chí khoa học nổi tiếng và có uy tín…

- Nhóm đối tượng là cán bộ quản lý, nhân viên trong trường gồm: hiệutrưởng, hiệu phó, các trưởng và phó chủ nhiệm Khoa, truởng phòng và phóphòng các phòng ban chức năng…Đặc điểm của nhóm đối tượng này là họphải xử lý một khối lượng công việc rất lớn nhằm phục vụ cho công tác điềuhành và quản lý…Do vậy, họ cần những thông tin tổng quát và cả nhữngthông tin chuyên sâu, cập nhật về tình hình hoạt động giáo dục và đào tạocủa Trường ĐHQGHN nói chung và của các khoa, các lớp nói riêng…Hìnhthức tài liệu họ cần chủ yếu là các tài liệu, thông tin đã được xử lý, đánh giá,bao gói như các tổng quan, tổng luận, thông tin điện tử, các chỉ thị, thông tư,nghị quyết của Đảng và Nhà nước trong công tác giáo dục nói riêng và cáchoạt động xã hội nói chung

- Nhóm đối tượng là cán bộ của Trung tâm: họ chủ yếu có nhu cầu tàiliệu về các hoạt động nghiệp vụ thông tin thư viện, các tài liệu khác với mụcđích giải trí về tình hình kinh tế - văn hóa – xã hội của đất nước và thếgiới…Hình thức tài liệu chủ yếu là các sách, kỷ yếu hội thảo khoa học, báo,tạp chí, các website về hoạt động thông tin – thư viện…

Ngoài ra, Trung tâm còn phục vụ đối tượng NDT khác ngoài TrườngĐHQGHN có nhu cầu sử dụng Thư viện

1.5 Một số tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của Trung tâm

Hoạt động thông tin thư viện là quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và phổbiến thông tin, tài liệu cho người đọc, người dùng tin

Còn đánh giá hiệu quả hoạt động thông tin thư viện là đưa ra những cứliệu, nhận xét định tính hiệu quả và lợi ích về mặt xã hội của một thư việnnào đó Tuy nhiên, đánh giá hiệu quả của hoạt động thư viện là hết sức khó

vì đây là cơ quan văn hóa liên quan đến việc đáp ứng các nhu cầu tinh thầncủa người dân Vì vậy, một số hoạt động của thư viện có thể được đánh giábằng những con số, tiêu chí, một số khác không thể đánh giá được như là tácdụng của sách báo thư viện trong giáo dục đạo đức cho thanh thiếu niên,tham gia giải quyết các nhiệm vụ chính trị, sản xuất, giáo dục, đời sống củađịa phương, cơ quan, nâng cao dân trí…

Do đó, trong khoá luận này tôi xin đánh giá hiệu quả hoạt động củaTTTT – TV ĐHQGHN dựa trên một số hoạt động chính của Trung tâm baogồm: hoạt động phát triển vốn tài liệu, xử lý tài liệu, tổ chức và bảo quảnVTL, công tác phục vụ NDT và các hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ củaTrung tâm

Việc nâng cao hiệu quả các hoạt động tại TTTT – TV ĐHQGHN sẽđem lại những lợi ích tốt nhất cho xã hội nói chung và NDT nói riêng Trướchết, nâng cao hiệu quả hoạt động sẽ tạo điều kiện cho NDT sử dụng thư việnmột cách tốt nhất, họ được tiếp cận VTL phong phú, đa dạng; việc tra tìm tàiliệu sẽ trở nên nhanh chóng dễ dàng qua mục lục truyền thống hay mục lục

hiện đại; đặc biệt việc tổ chức theo hình thức kho mở tạo điều kiện cho NDTtrực tiếp tìm tài liệu và họ được phục vụ một cách tốt nhất với các sản phẩm

và dịch vụ của Thư viện, góp phần đắc lực cho sự nghiệp giáo dục và đàotạo của ĐHQGHN

Còn đối với Trung tâm, việc nâng cao hiệu quả hoạt động sẽ khẳng địnhvai trò và vị thế của mình đối với xã hội, trở thành Trung tâm thông tin thưviện hàng đầu của cả nước Ngoài mục đích chính là cung cấp thông tin phục

vụ cho công tác giáo dục và đào tạo thì Trung tâm còn là nơi diễn ra cáchoạt động giao lưu tri thức, văn hóa giữa NDT với VTL, giữa NDT với NDT

và NDT với cán bộ thư viện…

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM

THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

PHỤC VỤ ĐÀO TẠO THEO TÍN CHỈ

2.1 Yêu cầu hoạt động theo phương thức đào tạo tín chỉ.

2.1.1 Công tác đổi mới đào tạo theo học chế tín chỉ tại Đại học Quốc gia Hà Nội.

Nước ta đã và đang bước vào tiến trình hội nhập quốc tế trong tất cả cáclĩnh vực hoạt động xã hội Chìa khoá của thành công trong hội nhập quốc tếchính là yếu tố con người, sức mạnh của con người được tạo nên bởi chấtlượng giáo dục Bởi vậy, đổi mới giáo dục và đào tạo ở nước ta là vấn đề cấpthiết và quan trọng

Đổi mới phương thức đào tạo từ niên chế sang học chế tín chỉ là bước

đi đầu tiên trong hoạt động đổi mới giáo dục Ngày 30/07/2001, Bộ trưởng

Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ra quyết định số 31/2001/QĐ-BGD&ĐT về việcthí điểm tổ chức đào tạo, kiểm tra, thi và công nhận tốt nghiệp đại học, caođẳng hệ chính quy theo học chế tín chỉ Với phương châm lấy người học làmtrung tâm, Trường ĐHQGHN là một trong những trường đi tiên phong tronghoạt động đổi mới chất lượng giáo dục và đào tạo theo học chế tín chỉ từtháng 9/2007 nhằm phát huy tinh thần của Bộ Giáo dục và Đào tạo và củaNhà nước

Tín chỉ là đơn vị đo lượng kiến thức mà sinh viên tích luỹ được qua quátrình nghe giảng lý thuyết, làm bài tập, tự nghiên cứu và tham gia các hoạtđộng thảo luận, thuyết trình, viết tiểu luận…theo yêu cầu và hướng dẫn củagiảng viên Một tín chỉ bao gồm 15 tiết lý thuyết, mỗi tuần 01 cho đến hếtmột học kỳ Để tiếp thu nội dung 01 tiết lý thuyết, sinh viên phải dành thờigian chuẩn bị, tự nghiên cứu là 02 tiết Trong quá trình học tập, giáo viên sẽ

đánh giá kết quả học tập của sinh viên một cách thường xuyên và bằng nhiềuhình thức như: bài tập, thảo luận có đánh giá, tổng thuật tư liệu

− Ưu điểm của phương thức đào tạo theo tín chỉ:

Việc đào tạo theo học chế tín chỉ có nhiều ưu điểm như:

Thứ nhất, lấy người học làm trung tâm, buộc sinh viên phải tham giavới thái độ tích cực, chủ động Họ có thể đăng ký môn học phù hợp với sởthích và điều kiện của bản thân, chủ động tìm kiếm tài liệu tham khảo thíchhợp với từng môn học, từng chuyên đề khác nhau để đạt được yêu cầu củatín chỉ

Thứ hai, cán bộ giảng dạy buộc phải đổi mới phương pháp lên lớp và sẽ

có động lực để nâng cao trình độ chuyên môn

Thứ ba, việc đào tạo theo học chế tín chỉ giúp tiết kiệm kinh phí và thờigian cho người học và cả xã hội Phương thức này tạo điều kiện thuận lợi đểthực hiện xã hội hoá cao về đào tạo, tăng cường tính liên thông giữa cáctrường đại học và các chuyên ngành đào tạo khác nhau Sinh viên có nhiều

cơ hội để thay đổi chuyên môn trong quá trình đào tạo, cũng như học thêmngành mới, học văn bằng hai, học chuyên ngành phụ…một cách thuận lợi

và tiết kiệm nhất

2.1.2 Đổi mới hoạt động tại Trung tâm phục vụ theo học chế tín chỉ.

Việc chuyển đổi từ niên chế sang học chế tín chỉ tại Trường ĐHQGHNnói riêng và tại các trường đại học ở nước ta nói chung là một vấn đề cấpbách, đòi hỏi sự chuyển biến toàn diện về chương trình đào tạo, giáo trình,phương thức quản lý đào tạo, hoàn thiện cơ sở vật chất…Một trong nhữngyếu tố quan trọng đó là hiệu quả hoạt động thông tin – thư viện trong nhàtrường Do vậy, TTTT – TV ĐHQGHN cần nâng cao hiệu quả hoạt động,tạo điều kiện tốt hơn cho sinh viên trong việc tìm kiếm tài liệu và sử dụng tàiliệu tham khảo theo yêu cầu môn học Các dịch vụ thông tin cũng sẽ được tổchức phù hợp với tập quán, thói quen cũng như tâm lý đặc thù của các nhómNDT trong Trường ĐHQGHN, đáp ứng nhu cầu tin của sinh viên, giảng

viên đồng thời kích thích nhu cầu tin của họ ngày càng phát triển sâu sắchơn, phong phú hơn.

Hiện nay, TTTT – TV ĐHQGHN sử dụng phần mềm Libol 5.5 nhằmtin học hoá và hiện đại hoá tất cả các hoạt động nghiệp vụ của mình, đápứng tốt nhất yêu cầu phục vụ theo học chế tín chỉ của ĐHQGHN:

Phần mềm Libol (Library online)

Là bộ phần mềm giải pháp thư viện điện tử - thư viện số được Công tyCông nghệ tin học Tinh Vân phát triển từ năm 1997 Sau nhiều năm nghiêncứu, triển khai cùng với những thành công nhất định, hiện LIBOL đượcđánh giá là giải pháp thư viện điện tử hiện đại và phù hợp nhất tại Việt Nam

Sự có mặt của LIBOL trong những năm qua đã góp phần tạo ra thay đổi tíchcực trong hoạt động của ngành Thông tin – Thư viện Việt Nam, biến kháiniệm thư viện điện tử trở thành thực tiễn thuyết phục

Nguồn tài nguyên đồ sộ của các thư viện đang dần được số hoá và bướcđầu được liên kết trực tuyến với nhau

LIBOL đã giúp thư viện không còn là một kho tri thức riêng biệt nữa

mà đã trở thành cổng vào kho tàng tri thức chung của nhân loại

Thực tế triển khai LIBOL tại các thư viện công cộng, thư viện cáctrường đại học của cả nước là minh chứng rõ ràng nhất về những đóng góptích cực của LIBOL cho xã hội

Vì vậy, TTTT – TV ĐHQGHN đã ứng dụng và nâng cấp phần mềmLibol cùng với sự phát triển của phần mềm này Có thể khái quát một số tínhnăng nổi bật sau của Libol:

- Các tính năng nổi bật:

Bộ phần mềm Thư viện điện tử - Thư viện số LIBOL có đầy đủ các tínhnăng cần thiết để TTTT – TV ĐHQGHN có thể hội nhập với hệ thống thưviện quốc gia và quốc tế:

Hỗ trợ chuẩn biên mục đọc máy MARC 21 (Machine ReadableCataloging): là mục lục có thể đọc bằng máy, là khổ mẫu cho phép tổ chức

lưu trữ dữ liệu và truy xuất, trao đổi thông tin thư mục, quy định các quy tắc

mã hoá dữ liệu thư mục theo các trường và các mã nhất định

 Quy tắc biên mục Anh Mỹ AACR2 (Anglo - American CatalogingRules 2nd ed.), tiêu chuẩn quốc tế mô tả thư mục ISBD (InternationalStandard Bibliographic Description)…

 Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng như khung phân loại thậpphân DDC (Dewey Decimal Classification), Khung phân loại Thư viện -Thư mục BBK (Bibliotecho - Biblograficheskaija - Klassifikacija), Khungphân loại thập tiến quốc tế UDC (Universal Decimal Classification), các đềmục chủ đề (subject headings)…

 Nhập/xuất dữ liệu theo chuẩn quốc tế ISO 2709

 Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trênInternet qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH

 Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161

 Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và công nghệ sóng radioRFID (Radio Frequency Identification) - công nghệ định danh các đối tượngcần được quản lý bằng sóng radio

 Tích hợp với các thiết bị mượn trả tự động theo chuẩn SIP 2

 Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc

 Hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt như các tiêu chuẩn Việt NamTCVN, VNI, TCVN 6909

 Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số

 Xuất bản các cơ sở dữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD

 Tìm kiếm toàn văn

 Tuỳ biến cao

 Bảo mật và phân quyền chặt chẽ

 Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhómđối tượng

 Vận hành hiệu quả trên những cơ sở dữ liệu lớn nhiều triệu bản ghi

 Hỗ trợ hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle hoặc Microsoft SQL Server

 Khai thác và trao đổi thông tin qua web, thư điện tử, GPRS (điệnthoại di động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị

 Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở

 Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, nhiều điểm lưu thông

Phân hệ tra cứu trực tuyến OPACs

Là cổng thông tin chung cho mọi đối tượng để khai thác tài nguyên vàdịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân

Là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa NDT với nhau, giữaNDT và thư viện và giữa NDT với các thư viện khác

Phân hệ bổ sung

Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể từ lúc phát sinhnhu cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gán số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưukho và đưa ra khai thác

Phân hệ biên mục

Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mục mọi dạng tàinguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế; giúp trao đổi dữ liệubiên mục với các thư viện trên mạng Internet và giúp xuất bản các ấn phẩmthư mục phong phú và đa dạng

Phân hệ ấn phẩm định kỳ

Tự động hoá và tối ưu hoá các nghiệp vụ quản lý đặc thù cho mọi dạng

ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí, ) như bổ sung, theo dõi, đăng ký, đóng tập

Phân hệ mượn trả

Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong quá trìnhmượn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thưviện thiết đặt

Phân hệ mượn liên thư viện (ILL)

Quản lý những giao dịch trao đổi tư liệu với các thư viện khác theochuẩn quốc tế dưới các vai trò là thư viện cho mượn và thư viện yêu cầumượn

2.2 Thực trạng hoạt động của Trung tâm

2.2.1 Phát triển vốn tài liệu:

Bổ sung vốn tài liệu là khâu đầu tiên trong dây chuyền thông tin tư liệu

và là hoạt động có ý nghĩa quyết định trong hoạt động thông tin thư viện.Chọn lọc là lựa chọn các tài liệu mà đơn vị thông tin cần phải có Bổ sung làphương thức cho phép nhận được các tài liệu đó Bổ sung là công việc cótính chất nghiệp vụ, nó đòi hỏi phải có phương pháp và tổ chức tốt

Công tác bổ sung VTL là hoạt động quan trọng và chịu ảnh hưởng bởinhiều yếu tố như: chế độ chính trị xã hội của đất nước, điều này thể hiện ởnguyên tắc tính Đảng trong việc xây dựng vốn sách hạt nhân của thư viện;đặc điểm kinh tế - chính trị - xã hội của từng địa phương; loại hình thư viện,chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của thư viện Ngoài ra, hoạt động

bổ sung VTL còn chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố khác như: tình hình xuất

bản của đất nước, ngân sách thư viện được cấp, trình độ chính trị chuyênmôn của người cán bộ trực tiếp làm công tác bổ sung…

Do vai trò rất quan trọng của công tác bổ sung VTL mà TTTT – TVĐHQGHN đã từng bước làm tốt công tác bổ sung để tài liệu thu thập đượckhông những phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của mình mà còn đáp ứngcác diện chủ đề tài liệu được NDT quan tâm lớn nhất

VTL là một trong 4 yếu tố cấu thành thư viện, là tiền đề cho sự hìnhthành và phát triển của thư viện và nó còn là cơ sở, tiêu chí để đánh giá chấtlượng hoạt động của thư viện Chính vì vậy, TTTT – TV ĐHQGHN luôn coitrọng công tác phát triển VTL

2.2.1.1 Các diện chủ đề tài liệu:

TTTT – TV ĐHQGHN bổ sung tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực chủ yếu làcác tài liệu phục vụ cho các bộ môn học trong Trường ĐHQGHN với trên 60ngành đào tạo và thường xuyên bổ sung các tài liệu được NDT quan tâmnhiều nhất về lĩnh vực luật, khoa học, công nghệ, khoa học xã hội và nhânvăn, kinh tế, ngoại ngữ chuyên ngành…phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu,giảng dạy và học tập của cán bộ, sinh viên trong Trường ĐHQGHN Trongtừng giai đoạn khác nhau, Trung tâm có kế hoạch bổ sung những tài liệu cầnthiết nhất, phù hợp nhất, được NDT quan tâm lớn đặc biệt là bổ sung tài liệuphục vụ công tác đào tạo cử nhân tài năng và chất lượng cao Với việc ápdụng phần mềm Libol 5.5, Trung tâm có thể thống kê tài liệu được bạn đọc

sử dụng nhiều nhất, chủ yếu là các giáo trình đại cương như: Giáo trình tưtưởng Hồ Chí Minh, Giáo trình chủ nghĩa xã hội khoa học, Xác suất thốngkê…và từ đó có kế hoạch bổ sung hợp lý các tài liệu này

TTTT-TV ĐHQGHN còn có “Thư viện nghiên cứu Hoa Kỳ” tập trunghơn 1000 cuốn sách mới xuất bản trong những năm gần đây tại Hoa Kỳ vềcác lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn nhằm phục vụ cho việc phát triểnngành Hoa Kỳ học và phát triển các bộ sưu tập sách nghiên cứu về các nước

và các khu vực trên thế giới

2.2.1.2 Loại hình tài liệu:

Ngày nay, chúng ta đang sống trong thời đại thông tin và NDT giờ đâykhông chỉ sử dụng VTL tại chỗ mà họ đã hướng tới các nguồn tin từ xathông qua mạng Internet Do vậy, TTTT – TV ĐHQGHN đã chú trọng bổsung cả loại hình tài liệu truyền thống và hiện đại

 Tài liệu truyền thống vẫn là loại hình được Trung tâm chú

trọng bổ sung nhất bao gồm: sách, báo, tạp chí, luận án - luận văn, đề tàinghiên cứu khoa học…

− Sách là loại hình tài liệu chủ yếu được bạn đọc sử dụng nhiều nhất,

từ năm 2003 đến năm 2008 Trung tâm đã bổ sung 360.154 bản với 100577tên sách thuộc tất cả các lĩnh vực, trong đó tài liệu tiếng Việt là 290 491 bảnchiếm 80,7 % còn lại 19,3 % là sách nước ngoài gồm: tiếng Anh, Nga, Pháp,Trung Quốc, Đức, Hàn Quốc, Ả Rập…

Sách giáo trình là tài liệu thường xuyên được bổ sung nhằm phục vụcho sinh viên mượn trong các kỳ học, mỗi bạn đọc được mượn tối đa 8 cuốnthuộc tất cả các môn học từ cơ sở đại cương như: Triết học Mác – Lênin, tưtưởng Hồ Chí Minh, Chủ nghĩa Xã hội khoa học, logic học, cơ sở văn hóaViệt Nam…đến sách giáo trình chuyên ngành như: toán học cao cấp, bài tậpgiải tích, luật hành chính, luật ngân hàng, kỹ thuật số, thiết kế mạng, nguyên

lý kỹ thuật điện tử…

Sách tham khảo được bổ sung thường xuyên bên cạnh các sách giáotrình, đây là loại tài liệu được đông đảo NDT quan tâm nhưng chỉ đượcmượn tối đa 3 cuốn/bạn đọc Trung tâm đã chú trọng bổ sung tài liệu thamkhảo rất đa dạng phục vụ cho các mục đích học tập, nghiên cứu hay giải trí

− Báo, tạp chí: đây là loại hình tài liệu phục vụ cho các mục đích giải

trí, giáo dục và nghiên cứu Trung tâm đã có kế hoạch bổ sung cả báo, tạpchí chuyên ngành như: Tạp chí Nghiên cứu văn học, Tạp chí Kinh tế đốingoại, Tạp chí Tài chính…; các báo - tạp chí phục vụ cho giải trí như: Hoahọc trò, Sinh viên, Tiền phong, An ninh thủ đô, An ninh thế giới…cùng các

báo, tạp chí mang tính chất tuyên truyền, giáo dục chính trị như: Tạp chíCộng sản, Tạp chí Giáo dục và Thời đại, Lý luận chính trị và truyền thông…Tính đến 03/2009, Trung tâm có tổng số 2.145 tên báo - tạp chí với sốlượng bản tăng lên nhanh chóng và được cập nhật từng ngày giúp NDT tiếpcận với khoa học công nghệ tiên tiến, tinh hoa văn hóa nhân loại và thông tinkinh tế - xã hội trên thế giới cũng như trong nước.

− Luận án, luận văn: đây là nguồn tài liệu nội sinh có giá trị cao màTrung tâm thường xuyên bổ sung hàng năm từ các học viên cao học, cácthạc sỹ bảo vệ trong Trường ĐHQGHN Nguồn tài liệu này không chỉ có giátrị tham khảo cho học sinh, sinh viên mà còn có ý nghĩa ứng dụng thực tiễntrong cuộc sống Do vậy, Trung tâm đã tiến hành thu thập nguồn tài liệu này,trước năm 2000 toàn Trung tâm chỉ thu thập được 364 luận văn thạc sỹ, luận

án phó tiến sỹ và tiến sỹ thì cho đến nay con số này lên tới 5067 cuốn Từnăm 2002, Trung tâm đã thu đĩa mềm và đĩa CD chứa nội dung của luậnvăn, luận án Đây là sự phát triển phản ánh hoạt động giáo dục tại ĐHQGHNkhông ngừng được nâng cao

− Báo cáo, kỷ yếu hội nghị, hội thảo, đề tài nghiên cứu khoa học: là

những nguồn tài liệu xám phản ánh kết quả nghiên cứu khoa học của cáckhoa, bộ môn trực thuộc ĐHQGHN Do có giá trị thực tiễn cao nên Trungtâm đã bổ sung đầy đủ, hiện nay Trung tâm đã thu thập được 851 đề tàinghiên cứu khoa học, 160 kỷ yếu hội nghị… Ngoài ra còn hàng ngàn tàiliệu nghe nhìn như: video, đĩa CD – ROM, vi phim, vi phiếu, cassette, 2000thác bản văn bia…

− Sách tra cứu: là loại hình tài liệu tương đối phong phú, đa dạng giúp

chỉ dẫn NDT hiểu được bản chất, ý nghĩa của các sự vật, hiện tượng hayhoạt động trong xã hội Sách tra cứu tuy bổ sung không nhiều ( trên 3000cuốn/ ph òng tài liệu tra cứu) nhưng lại có giá trị nghiên cứu cao Trung tâm

đã có kế hoạch bổ sung những tài liệu tra cứu thuộc nhiều lĩnh vực và đadạng về hình thức như: các tài liệu kinh điển của chủ nghĩa Mác - Lênin và

tư tưởng Hồ Chí Minh, các tài liệu chính phủ, từ điển ngôn ngữ, từ điểndanh nhân, từ điển văn học, từ điển sinh vật học, bách khoa toàn thư, Atlas,các công trình thư mục do Trung tâm xây dựng…

 Tài liệu hiện đại ( Phòng thông tin và Phòng máy tính quản lý):

đây là loại hình tài liệu không chỉ được quan tâm ở Việt Nam mà còn ở cácnước trên thế giới Các tài liệu hiện đại của Trung tâm gồm:

- Cơ sở dữ liệu (CSDL) bài trích tạp chí, CSDL tạp chí toàn văn…trên

đĩa CD – ROM hoặc trên máy tính Năm 1999, nguồn tin điện tử của Trungtâm gồm 5 CSDL trên đĩa CD – ROM chứa hàng chục nghìn biểu ghi thưmục tóm tắt và toàn văn bài tạp chí Năm 2001, Trung tâm tiếp tục cập nhật

5 CSDL trên đồng thời bổ sung nhiều CSDL trực tuyến như: EBSCO,Blackwell – Synergy, Wilson Omnfile, ProjectEuclid và SIAM FulltexJournal

Năm 2006 với Dự án Giáo dục Đại học, Trung tâm đã bổ sung cácCSDL tạp chí toàn văn trực tuyến như: IEEE Computer Sciences, ACMDigital Library on eBridge, ProQuest, SDOL Backfile, SDOL Current File,SpringerLink Journals, Wilson Omnfile Complete on eBridge Platform, Tạpchí Việt Nam trực tuyến

- Sách điện tử có: eBrary Academic Complete, International

Engineering Consortium, SIAM eBooks, Springer eBook với các chủ đề vềgiáo dục, luật học, nghệ thuật, lịch sử, ngôn ngữ, khoa học công nghệ…

- Bài giảng điện tử: gồm các giáo trình môn học được chuyển dạng số

hóa như: Nhập môn khoa học thư viện và thông tin (Phan Văn và NguyễnHuy Chương), Kỹ thuật đàm phán thương mại quốc tế (Nguyễn XuânThơm), Giới thiệu về đa phương tiện (Đỗ Trung Tuấn…) và Synthesis: Thedigital Library of Engineering and Computer Sciences (CSDL bao gồm 25bài giảng điện tử về khoa học máy tính và công nghệ thông tin)

2.2.1.3 Các phương thức bổ sung:

Đây là phương thức bổ sung chủ yếu giúp Trung tâm chủ động tiếnhành công tác bổ sung phù hợp với yêu cầu thực tiễn của mình TTTT – TVĐHQGHN đã có kế hoạch bổ sung tài liệu phù hợp với diện chủ đề tức làbám sát các chương trình đào tạo, các lĩnh vực chủ đề tài liệu mà NDT cónhu cầu cao Tuy nhiên, việc bổ sung gặp khó khăn do kinh phí có hạntrong khi giá sách tăng cao (khoảng 10 – 20 % mỗi năm) Trung tâm thườngđặt mua các sách giáo khoa, giáo trình và sách tham khảo của các nhà xuấtbản (NXB), cơ quan phát hành lớn và đặt qua mạng như: NXB Giáo dục,NXB Chính trị Quốc gia, NXB Đại học Quốc gia, NXB Văn hóa – Thôngtin…Đối với báo, tạp chí Trung tâm thường xuyên thu thập hàng ngày, hàngtuần, hàng tháng hoặc quý nhằm cập nhật thông tin nhanh nhất Các báo, tạpchí ngoại thường bổ sung cho cơ sở Đại học Ngoại ngữ vì đây là nơi có nhucầu sử dụng cao, còn tại trụ sở chính của Trung tâm thì số lượng còn ít dohạn chế từ phía NDT và giá thành của chúng tương đối cao

 Nguồn biếu tặng, trao đổi:

Nguồn biếu tặng là nguồn bổ sung được Trung tâm khai thác nhằm tăngcường và phát triển nguồn lực thông tin Qua nguồn này Trung tâm có thểthu nhận được những tài liệu có giá trị cao đặc biệt là các tài liệu quý củanước ngoài, các tổ chức, cơ quan…Một số nguồn này gồm có: Dự án sáchQuỹ Châu Á (Books for Asia program – the Asia Foundation) đã cung cấpcho Trung tâm trên 7000 cuốn sách tiếng Anh Dự án Tạp chí Quỹ Ford(JDP – Journal Donation Project) cung cấp tạp chí cho Trung tâm từ năm

2005 bằng việc hỗ trợ 60 % kinh phí cho mỗi tài liệu và tính đến nay Trungtâm đã lựa chọn trên 2000 đầu tạp chí của Quỹ Ngoài ra, Trung tâm cònnhận sách tặng qua mạng từ Quỹ VSVN Hoa Kỳ (Vietnamese Silicon ValleyNetwork, USA)

Nguồn trao đổi là nguồn bổ sung giúp Trung tâm có thể thu thập đượccác tài liệu mà thư viện mình không có nhưng đem lại hiệu quả kinh tế cao.Hiện nay, Trung tâm có quan hệ trao đổi tài liệu với các tổ chức và cơ quannhư: Thư viện Quốc gia Đài Loan, thư viện Quốc gia Úc, Hội đồng Anh…

 Nguồn tài liệu nội sinh:

Đây là nguồn thông tin xám có vai trò vô cùng quan trọng đối với côngtác giáo dục và đào tạo tại ĐHQGHN Ngay từ khi mới thành lập, Trung tâm

đã có kế hoạch bổ sung nguồn tài liệu này tuy còn hạn chế về số lượng Năm

2000, toàn Trung tâm chỉ có 364 luận văn, luận án thì đến năm 2009 là trên

5000 Có thể tham khảo bảng số liệu tính đến tháng 4/2009 như sau:

Loại tài liệu Số lượng bản

Đề tài nghiên cứu khoa học

Xuất bản phẩm của NXB ĐHQGHN

Luận văn, Luận án

Báo cáo, kỷ yếu hội thảo

85128875067160

Bảng 1: Nguồn tài liệu nội sinh của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

Hiện nay, Trung tâm đã thu thập nguồn tin này theo các kênh sau:

- Đối với nguồn tin là loại hình luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ: docác tác giả nộp cho Trung tâm sau khi bảo vệ Ngoài ra, các luận án tiến sỹcũng được chuyển đến Trung tâm trước khi bảo vệ như là tài liệu trưng bàyxin ý kiến góp ý cho tác giả Từ năm 2002, Trung tâm đã thu đĩa mềm và đĩa

CD chứa nội dung của luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, tạo điều kiện thuậnlợi cho việc xây dựng CSDL toàn văn cho nguồn tài liệu này

- Đối với nguồn tin là loại hình đề tài nghiên cứu khoa học các cấp:

do Ban Khoa học Công nghệ ĐHQGHN thu và giao lại cho Trung tâm Loạihình tài liệu này bắt đầu thu nhận về Trung tâm từ năm 2003, khi có quyếtđịnh của ĐHQGHN

- Đối với nguồn tin là các báo cáo, tham luận khoa học, kỷ yếu các hộinghị, hội thảo, giáo trình: những tài liệu này đã được xuất bản chính thức doNXB ĐHQGHN xuất bản và nộp lưu chiểu cho Trung tâm bắt đầu từ năm2001

2.2.1.4 Kinh phí bổ sung:

Đây là yếu tố quyết định hoạt động bổ sung VTL của Trung tâm.Nguồn kinh phí dành cho công tác bổ sung của Trung tâm hàng năm là từ 1– 2 tỷ đồng Tuy nhiên, ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầuhiện nay thì việc bổ sung tài liệu gặp rất nhiều khó khăn do giá giấy, giásách tăng từ 10 – 20 % so với các năm trước Ngoài ra, năm 2009 Trung tâmđược cấp trên 28 tỷ đồng phục vụ cho dự án số hóa nguồn tài nguyên thôngtin

2.2.1.5 Công tác thanh lý tài liệu:

Trung tâm có kế hoạch loại bỏ các tài liệu hư nát hoặc những tài liệuNDT rất ít sử dụng ra khỏi kho, giúp giải phóng diện tích cho các tài liệumới được quan tâm nhiều hơn Việc thanh lý tài liệu được tiến hành tùy theotình hình thực tiễn và cuối năm 2007, Trung tâm đã tiến hành thanh lý hơn20.000 bản sách tiếng Nga cùng một số tài liệu khác không còn sử dụngđược Thao tác kiểm kê trong phân hệ quản lý kho của phần mềm Libol đảmbảo cho việc quản lý tài nguyên thông tin như một nguồn tài sản của Thưviện Libol với CSDL thư mục quản lý đến từng ký hiệu tài liệu và thiết bịgom dữ liệu sử dụng công nghệ mã vạch, chỉ cần một số thao tác đơn giản

và nhanh chóng có thể xử lý tự động cho kết quả về tình trạng kho tàinguyên thông tin Cán bộ thư viện sẽ so sánh giữa sổ đăng ký cá biệt với sốlượng tài liệu đã đăng ký, đối chiếu trực tiếp tài liệu và sẽ xem xét tình trạng

chính xác của vốn tài liệu Từ đó, Trung tâm có kế hoạch hoàn bị bổ sungkịp thời cho tài liệu đã mất mát, hư hỏng.

2.2.2 Hoạt động xử lý tài liệu:

2.2.2.1 Xử lý hình thức tài liệu:

 Sách, luận án, luận văn:

Quá trình xử lý hình thức được thực hiện ở Phòng Bổ sung – Trao đổi

và Phòng Biên mục – Phân loại bao gồm:

- Đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt giúp cho việc quản lý tài liệu,tra cứu, xếp giá, phục vụ, kiểm kê…

- Đóng dấu thư viện; in mã vạch và dán nhãn tài liệu Đây là các côngviệc được thực hiện tại Phòng Bổ sung – Trao đổi

- Biên mục: Có hai hình thức biên mục tại TTTT –TV ĐHQGHN:

+ Biên mục gốc hay còn gọi là biên mục nguyên thuỷ (OriginalCataloging): Áp dụng khi biên mục hầu hết các dạng tài liệu được nhập vềTrung tâm, chủ yếu là nguồn tài liệu trong nước Đây là việc tạo lập biểu ghimới và xây dựng CSDL tài liệu của Trung tâm Sau khi tài liệu đã được xử

lý hình thức và biên mục sơ lược các trường 100, 245, 260, 300 tại Phòng

Bổ sung – Trao đổi thì chúng tiếp tục được biên mục hoàn tất tại phòng Phânloại – Biên mục Hiện nay, Trung tâm sử dụng khổ mẫu MARC21 để biênmục cho tài liệu

+ Biên mục qua mạng Internet: Áp dụng đối với tài liệu nước ngoài,chủ yếu là sách tiếng Anh do Quỹ Châu Á tài trợ, cán bộ biên mục sử dụngchuẩn Z39.50 để truy nhập và tải biểu ghi từ các thư viện nước ngoài nhưThư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Úc và một số thư viện đại họckhác về để sử dụng Hình thức biên mục này có rất nhiều thuận lợi, khôngphải xử lý trên phiếu nhập tin, không phải nhập máy, lại đảm bảo tính chínhxác của ngôn ngữ gốc và dữ liệu thư mục của biểu ghi Trung tâm vẫn giữnguyên các yếu tố của biểu ghi, rồi thêm vào các trường dành cho số đăng

ký cá biệt, chỉ số xếp giá kho mở, từ khóa tiếng Việt là những yếu tố đặc thù

của Trung tâm Đồng thời với khổ mẫu MARC21, Trung tâm còn sử dụngquy tắc biên mục theo AACR2 Đối với các tài liệu không tải được biểu ghithư mục qua Z39.50, cán bộ thư viện sẽ thực hiện biên mục gốc theo cáctrường của khổ mẫu MARC21.

 Báo và tạp chí:

Đối với báo và tạp chí, Trung tâm giao nhiệm vụ xử lý hình thức chocác phòng Báo - tạp chí bao gồm: đăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt,đóng dấu thư viện, biên mục trên máy theo khổ mẫu MARC21 Sau đó,Phòng Thông tin lựa chọn những tạp chí có giá trị nội dung cao như: Tạpchí Nghiên cứu văn học, Tạp chí Cộng sản, Tạp chí Lý luận chính trị vàTruyền thông, Tạp chí Công nghiệp, Tạp chí Kinh tế và Dự báo…để tiếnhành xử lý nội dung và hình thức cho bài trích Xử lý hình thức cho bài trích

là biên mục trên máy các trường của khổ mẫu MARC21 Hiện nay, Trungtâm sử dụng biểu mẫu nhập tin dành cho ấn phẩm định kỳ để tiếp tục xâydựng CSDL tên các ấn phẩm định kỳ và CSDL bài trích tạp chí, trong đó có

mở rộng các trường 008 (trường kiểm soát) và trường 856 cung cấp các liênkết truy cập các nguồn tin điện tử có liên quan từ biểu ghi thư mục hiện tại

2.2.2.2 Xử lý nội dung tài liệu:

 Sách, luận án, luận văn:

- Phân loại tài liệu: Hiện nay, Trung tâm đã chuyển sang sử dụng khungphân loại DDC (Dewey Decimal Classification) vì những ưu điểm củakhung phân loại này như các đề mục chủ đề được sắp xếp theo nguyên tắcthập tiến dễ nhớ, dễ sử dụng; các ký hiệu được sử dụng đồng nhất bằng mộtloại chữ Ả Rập thuận tiện cho công tác số hoá tài liệu và được áp dụng rộngrãi tại nhiều quốc gia trên thế giới Ngoài khung phân loại DDC đầy đủ,Trung tâm còn sử dụng bản DDC14 rút gọn được Thư viện Quốc gia ViệtNam biên soạn dựa trên bản DDC rút gọn tiếng Pháp, giúp tăng lượng bảncho cán bộ sử dụng

- Định từ khóa: hoạt động này giúp định ra được chủ đề chính và phụcủa tài liệu đồng thời là công cụ tìm tin hữu hiệu cho NDT Từ khóa phải là

từ khóa kiểm soát có trong Bộ từ khóa do Thư viện Quốc gia Việt Nam biênsoạn và Bộ từ khóa Khoa học công nghệ của Trung tâm Thông tin Khoa họcCông nghệ Quốc gia Cùng với các loại từ điển, bách khoa thư khác, các bộ

từ khoá này là những công cụ rất hữu ích và thiết thực Tuy nhiên, các bộ từkhoá này bao quát diện đề tài hoặc về lĩnh vực khoa học kỹ thuật hoặc vềkhoa học xã hội riêng rẽ Do đó chưa thực sự phù hợp và sát thực với đặcthù tài liệu về chủ đề ngành học, môn học và các lĩnh vực nghiên cứu ởĐHQGHN

- Tóm tắt: Trung tâm chủ yếu áp dụng hình thức tóm tắt hỗn hợp, tức là

có sự kết hợp giữa tóm tắt thông tin và tóm tắt chỉ dẫn Loại hình tóm tắt nàytuy không thay thế được tài liệu gốc nhưng bước đầu giúp NDT nắm đượccác nội dung chính của tài liệu

 Bài trích tạp chí:

Hoạt động xử lý bài trích tạp chí đóng một vai trò đặc biệt quan trọngcác lĩnh vực hoạt động của TTTT – TV ĐHQGHN Qua quá trình xử lý bàitrích tạp chí, Trung tâm đã xây dựng được Bản tin điện tử xuất bản hàngtháng, cung cấp và giới thiệu tới bạn đọc tóm tắt của những bài viết có giá trịkhoa học cao và có ý nghĩa ứng dụng thực tiễn lớn Phòng Thông tin nghiệp

vụ của Trung tâm đảm nhiệm công việc này và đến nay ngoài việc ra cácbản tin điện tử hàng tháng, Phòng Thông tin còn xây dựng được 6000 biểughi CSDL bài trích tạp chí Nhân dịp kỷ niệm 100 năm thành lập ĐHQGHN,năm 2007 Trung tâm đã xây dựng CSDL các công trình nghiên cứu khoahọc của cán bộ ĐHQGHN gồm 16.000 biểu ghi thư mục

Xử lý nội dung bài trích tạp chí gồm:

- Phân loại bài trích theo khung phân loại DDC: các bài trích sau khiđược định chủ đề sẽ được người cán bộ phân loại theo khung phân loạiDDC

- Tóm tắt bài trích tạp chí: Trung tâm áp dụng hình thức tóm tắt hỗnhợp ngắn gọn, cô đọng nhưng phản ánh các nội dung chính của bài tríchgiúp NDT sơ bộ nắm được nội dung trong bài và giúp Trung tâm giới thiệucác bài trích có giá trị nội dung cao, mới và đáp ứng đúng nhu cầu thông tinđược đông đảo NDT quan tâm.

- Định từ khóa: giống như việc định từ khóa cho các tài liệu khác nhưsách; luận án, luận văn…công tác định từ khóa cho bài trích tạp chí cũngtương tự như vậy Trung tâm đã sử dụng hai bộ từ khóa có kiểm soát để đảmbảo tính thống nhất trong quá trình định từ khóa

2.2.3 Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu

2.2.3.1 Công tác tổ chức vốn tài liệu

 Cơ cấu các kho tài liệu của Trung tâm

Hiện nay, TTTT – TV ĐHQGHN tổ chức kho tài liệu theo địa điểm lưutrữ gồm 4 địa điểm:

- Kho tài liệu Trung tâm tại trụ sở chính TTTT – TV ĐHQGHN

- Kho tài liệu tại cơ sở Thượng Đình

- Kho Mễ Trì

- Kho tài liệu tại cơ sở Trường Đại học Ngoại ngữ

Tại mỗi cơ sở, Trung tâm bố trí tổ chức kho theo loại hình tài liệu gồm:kho sách, kho báo và tạp chí, kho tài liệu đa phương tiện…

 Các hình thức tổ chức kho:

TTTT – TV ĐHQGHN đã kết hợp các hình thức tổ chức kho nhằmphát huy tối đa việc sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của NDT Có 3 hìnhthức tổ chức kho tài liệu chính tại TTTT – TV ĐHQGHN:

cứu OPACs qua mạng Internet Sau đó, họ phải viết phiếu yêu cầu và cán bộthủ thư sẽ trực tiếp vào kho tìm tài liệu theo yêu cầu.

Ưu điểm của hình thức tổ chức kho đóng là giúp cho công tác bảo quản,quản lý và kiểm kê tài liệu được thực hiện dễ dàng Mặt khác, kho đóng tiếtkiệm diện tích kho và cơ sở vật chất hơn so với kho mở, tài liệu ít bị xáotrộn Tuy nhiên, hạn chế của tổ chức kho đóng là NDT không trực tiếp tìmtài liệu phù hợp với yêu cầu của mình nên hiệu quả tìm kiếm không cao, mấtnhiều thời gian tra cứu của NDT và công sức của cán bộ thư viện

Hiện nay, TTTT – TV ĐHQGHN áp dụng hình thức tổ chức kho đóngđối với các kho sách giáo trình, kho sách tham khảo và phòng tự đọc củasinh viên

TTTT – TV ĐHQGHN áp dụng hình thức tổ chức kho mở đối với cáckho báo, tạp chí, luận án, luận văn, kho tài liệu tra cứu và Phòng phục vụbạn đọc chung (phòng đọc và mượn tài liệu tham khảo)…Hiện nay, Trungtâm đã có 04 kho tài liệu tra cứu, mỗi kho có từ 2000 đến 4000 đơn vị tài

liệu, 03 kho báo và tạp chí, 03 kho tài liệu tham khảo có từ 12.000 đến20.000 bản sách được tổ chức kho mở, phục vụ cả mượn và đọc.

- Hình thức tổ chức kho nửa đóng nửa mở:

Đây là hình thức tổ chức kho tài liệu có sự kết hợp giữa kho đóng vàkho mở NDT có thể trực tiếp tìm tài liệu mong muốn trong kho, tuy nhiênđối với một số tài liệu đã được đóng tập chủ yếu là ấn phẩm định kỳ nhưbáo, tạp chí thì được tổ chức theo kho đóng nên NDT phải viết phiếu yêucầu cho cán bộ thư viện tìm tài liệu trong kho

Hình thức này giúp Trung tâm giải phóng diện tích kho nhằm cập nhậtcác tài liệu mới một cách đầy đủ và thường xuyên Hiện nay, Trung tâm ápdụng hình thức này đối với kho báo - tạp chí tại trụ sở chính

 Định ký kiệu đăng ký cá biệt và ký hiệu xếp giá

Trong kỹ thuật tổ chức kho tài liệu, có hai khâu rất quan trọng làđịnh ký hiệu đăng ký cá biệt và định ký hiệu xếp giá Ký hiệu phải đảm bảotính thống nhất, tính ứng dụng cao (thống kê kho theo các yêu cầu) và cótính mở để có thể phát triển các loại hình tài liệu khác nhau khi cần

Định ký hiệu đăng ký cá biệt còn được dùng để tạo và in mã vạch,phục vụ việc tự động hoá lưu thông tài liệu và phân tài liệu về các kho củaTTTT – TV ĐHQGHN Định ký hiệu xếp giá nhằm sắp xếp tài liệu theo mộttrật tự nhất định trong từng kho

- Định ký hiệu đăng ký cá biệt:

Trước đây khi chưa ứng dụng tin học, Trung tâm chủ yếu đăng ký cábiệt cho tài liệu theo phương pháp thủ công truyền thống, tức là vào Sổ đăng

ký cá biệt nhằm giúp cho cán bộ quản lý được tài sản, thống kê lượng sách

và kiểm kê cuối năm…Tuy nhiên, từ tháng 4/2002 Trung tâm đã sử dụngphần mềm Libol 5.5 giúp bổ sung các tính năng của thư viện điện tử, thưviện số, tạo cho người sử dụng một cổng vào mọi dạng thông tin như là cácxuất bản phẩm, tài liệu điện tử hay âm thanh, hình ảnh…