Tìm hiểu công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng

Trước thực trạng đó, tôinhận thấy công tác tổ chức, sắp xếp và bảo quản kho tài liệu tại TTTT-TVHVNH đang là vấn đề cần được quan tâm.. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài Trong hoạt

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng là một thư việnchuyên ngành có nguồn thông tin đa dạng, phong phú và đang từng bước đổimới về mọi mặt từ trang thiết bị, cơ sở vật chất, vốn tài liệu và cán bộ thưviện để đáp ứng nhu cầu bạn đọc một cách tốt nhất Trung tâm là một tòa nhà

7 tầng, với đầy đủ các phòng ban, trang thiết bị hiện đại Tài liệu tại Trungtâm chủ yếu là dạng in ấn, tài liệu điện tử còn ít Trung tâm đang sử dụngphần mềm Ilib 4.0 Tuy nhiên, trên phần mềm mới chỉ có 2 phân hệ biên mục

và bổ sung là đang hoạt động hiệu quả, các phân hệ khác vẫn chưa phát huyđược hết chức năng Tất cả các phòng ban của thư viện phục vụ theo hìnhthức kho mở Mặc dù, Trung tâm phục vụ bạn đọc theo hình thức kho mởnhưng tài liệu trong kho sách vẫn còn lộn xộn và chưa khoa học, công tácquản lý kho trên phần mềm còn chưa được chú tâm Trước thực trạng đó, tôinhận thấy công tác tổ chức, sắp xếp và bảo quản kho tài liệu tại TTTT-TVHVNH đang là vấn đề cần được quan tâm

2 Mục đích nghiên cứu

Khi nghiên cứu đề tài này, tôi mong muốn sẽ tìm ra được cách tổ chức

và bảo quản kho tối ưu nhất cho TTTT-TV HVNH nói riêng và các thư việnchuyên ngành nói chung

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu hiện trạng cách sắp xếp, tổ chức và bảo quản kho tài liệutại TTTT-TVV HVNH Từ đó, đưa ra những giải pháp nhằm công nghệ hóacông tác tổ chức, sắp xếp và bảo quản kho tài liệu tại TTTT-TV HVNH

Trong quá trình nghiên cứu đề tài này, tôi tập trung vào công tác tổchức và bảo quản kho tài liệu tại các kho sách giáo trình, báo và kho tài liệutham khảo của TTTT-TV HVNH.

4 Phương pháp nghiên cứu

Khi nghiên cứu đề tài này tôi sử dụng phương pháp quan sát, phân tích,đánh giá, điều tra, phỏng vấn, thu thập ý kiến, nghiên cứu tài liệu…

5 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Trong hoạt động thông tin-thư viện, công tác tổ chức và bảo quản vốntài liệu là việc làm hết sức quan trọng của mỗi cơ quan Nó tạo tiền đề quantrọng cho cán bộ cũng như người dùng tin dễ dàng trong tìm kiếm, trao đổi vànghiên cứu thông tin Do đó, đề tài tổ chức và bảo quản tài liệu đã thu hútnhiều quan tâm của các sinh viên và cán bộ trong ngành Một số sinh viênKhoa Thông tin-Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn gầnđây đã nghiên cứu đề tài này như sau:

- Dương Thị Phương (2008) Tìm hiểu công tác tổ chức kho tài liệu tạiTrung tâm Thông tin-Thư vịên Đại học Quốc gia Hà nội (khoá luận tốtnghiệp)

- Ngô Thị Mỹ Hạnh (2008) Công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệutại Thư viện và mạng thông tin trường Đại học Bách khoa Hà nội (khoá luậntốt nghiệp)

Tuy nhiên, trong các công trình nêu trên không có công trình nàonghiên cứu một cách toàn diện hệ thống tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tạiTrung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng Đề tài này đang là vấn

đề mà tôi rất quan tâm Do đó, tôi đã chọn đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức

và bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân

6 Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài

Về mặt lý luận: Nghiên cứu nhằm đóng góp vào quá trình tổ chức vàbảo quản vốn tài liệu tại các cơ quan thông tin-thư viện nói chung

Về mặt thực tiễn: Khoá luận nghiên cứu quá trình tổ chức và bảo quảnvốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng Đồng thờitôi cũng đưa ra các đánh giá nhận xét và kiến nghị, giải pháp giúp Trung tâm

có thể hoàn thiện và nâng cao quá trình tổ chức và bảo quản vốn tài liệu củaTrung tâm

7 Bố cục Khoá luận

Ngoài phần mở đầu và kết luận, Khoá luận gồm có ba chương:

Chương 1: Một số vấn đề chung về tổ chức và bảo quản tài liệu trong

cơ quan thông tin-thư viện

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản tài liệu tại

Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng và phương pháp tổ chức quản lý tài liệu tối ưu

Chương 3: Nhận xét, kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao công tác

tổ chức và bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU

TRONG CƠ QUAN THÔNG TIN-THƯ VIỆN 1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm tổ chức tài liệu

Năm 1934, khái niệm tổ chức kho tài liệu do các nhà thư viện họcngười Nga nghiên cứu và được đánh giá cao Định nghĩa đó được hiểu nhưsau:

“ Tổ chức vốn tài liệu là phương thức sắp xếp tài liệu khoa học, hiệuquả Hay tổ chức vốn tài liệu là đăng ký, xử lý, sắp xếp, kiểm kê và bảo quảnvốn tài liệu.”

Muốn nắm bắt tốt công tác tổ chức kho tài liệu, cán bộ thư viện cầnnắm vững quy trình tổ chức kho, các loại kho, phương pháp sắp xếp tài liệuhợp lý và công tác kiểm kê, bảo quản khoa học

1.1.2 Khái niệm bảo quản tài liệu

Là hoạt động góp phần vào việc gìn giữ tài liệu Bảo quản vốn tài liệu

là những biện pháp bảo đảm sự toàn vẹn và hiện trạng vốn tài liệu bìnhthường có trong kho

Bảo quản chia làm hai loại: Bảo quản dự phòng và bảo quản phục chế.Nghiên cứu về bảo quản có các nhóm: Môi trường bảo quản, nhà cửa

và kho tàng bảo quản, các tác nhân phá hoại tài liệu, các phương pháp bảoquản và sửa chữa tài liệu, các quy trình và thao tác bảo quản, chuyển dạng tàiliệu để bảo quản

1.1.3 Các hình thức tổ chức kho tài liệu tại các cơ quan thông thư viện

tin-Tuỳ từng đối tượng độc giả, phương thức phục vụ, vốn tài liệu, quy mô

và đội ngũ cán bộ mà mỗi trung tâm thông tin-thư viện có thể tổ chức các loạikho như sau:

+ Kho riêng tổng hợp

+ Kho từng loại tài liệu

Trong kho riêng tổng hợp, người ta có thể chia thành: Kho chính, khophụ và kho phục vụ tự chọn

Đối với kho từng loại tài liệu có nhiều căn cứ để phân chia:

 Căn cứ vào hình thức tài liệu có thể phân chia thành:

 Kho sách

 Kho báo, tạp chí

 Kho tài liệu tham khảo,

 Căn cứ vào dấu hiệu nội dung của tài liệu, có thểchia thành:

 Kho tài liệu khoa học, kỹ thuật

 Kho tài liệu kinh tế, chính trị

 Căn cứ vào dấu hiệu ngôn ngữ của tàiliệu, có thể phân chia thành:

 Kho tài liệu tiếng Anh

 Căn cứ vào đối tượng người dùng tin, có thểchia thành:

 Kho tài liệu dành cho người cao tuổi

 Kho tài liệu dành cho sinh viên

hệ thống tra cứu để tìm tài liệu

Hình thức kho đóng thường được sử dụng để lưu trữ các tài liệu quýbởi các ưu điểm về bảo quản và luân chuyển tài liệu Ngoài ra, các tài liệunhư giáo trình, sách tham khảo cho sinh viên mượn về nhà cũng nên được tổ

Trong quá trình tổ chức kho đóng, cán bộ tổ chức kho cần chú ý tớiviệc dãn kho và dồn kho để kho sách không bị thừa, thiếu quá nhiều Đối vớicác tài liệu trong kho đóng được sắp xếp theo ngôn ngữ cần chú ý tới loạingôn ngữ thường xuyên được nhập về thư viện để có kế hoạch để trống giásách cho các tài liệu ấy.

Tổ chức kho mở

Kho mở là cách tiếp cận trực tiếp với tài liệu

* Có hai loại kho mở:

+ Kho mở toàn phần: Áp dụng với kho có số lượng tài liệu không lớn.+ Kho mở một phần: Áp dụng với kho có số lượng tài liệu nhiều, đadạng Tài liệu thường xuyên được cập nhật

Việc tổ chức tài liệu theo hình thức kho mở đòi hỏi một khoảng diệntích rộng, tài liệu thường xuyên được cập nhật, cán bộ kho thường xuyên sắpxếp lại kho sách để phục vụ bạn đọc và bổ sung sách mới

Tổ chức kho mở cũng đòi hỏi một hệ thống an ninh bảo vệ tài liệu như:camera, cổng từ, máy quét mã vạch

Phục vụ bạn đọc theo hình thức kho mở đòi hỏi cán bộ thư viện cầnphải có kiến thức cơ bản về khung phân loại và cách tra cứu, phương pháp tạolập ký hiệu xếp giá để sắp xếp tài liệu đúng vị trí và chỉ dẫn giúp ngườidùng tin tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và chính xác

* Phương pháp tổ chức kho mở

- Trước hết, thư viện cần lựa chọn một khung phân loại phù hợp với cơ

quan của mình để phân loại tài liệu chính xác.

KHXG= KHPL+KH tác giả/tên tài liệu.

+ Ký hiệu phân loại: Tùy mỗi loại thư viện, mà các khung phân loạiđược sử dụng khác nhau như: LCC, DDC, UDC, khung phân loại 19 lớp…

+ Ký hiệu tên tác giả/ tên tài liệu (Bảng kí hiệu tác giả hay còn gọi làbảng Cutter)

Số Cutter giúp tạo ra một hình thức họ tên tác giả ngắn gọn, tạo điềukiện sắp xếp lên giá dễ dàng, chính xác Hiện nay, bảng Cutter đã được cảitiến và được áp dụng rộng rãi trên thế giới với ba chữ số

KHXG= KHPL DDC+Ký hiệu tác giả (Số Cutter 3 chữ số)

Một số thư viện ở Việt Nam định ký hiệu xếp giá theo ký hiệu phânloại và ký hiệu tên tài liệu

KHXG= KHPL+Ký hiệu tên tài liệu

>Ưu điểm của công tác sắp xếp theo tên tài liệu

 Cán bộ phân loại không cần phải tra tìm chỉ số Cutter

 Không phải băn khoăn khi định kí hiệu cho tác giả phiên âm

 Khi xếp giá, những tài liệu cùng tên xếp cạnh nhau

> Nhược điểm

 Nhớ chữ cái khó hơn nhớ chữ số

- Cuối cùng là công việc sắp xếp tài liệu.

Sắp xếp tài liệu kho mở có những điều kiện: Diện tích kho rộng,thường xuyên được bổ sung tài liệu mới nên cần nhiều chỗ trống

Công tác tổ chức kho mở, đòi hỏi người cán bộ cần có kiến thức cơ bảncủa khoa học thư viện, về khung phân loại, KHXG, cấu tạo ký hiệu tác giả đểsắp xếp tài liệu đúng vị trí trên giá.

1.1.4 Các phương pháp sắp xếp tài liệu tại các cơ quan thông tin-thư viện

Tài liệu trong các thư viện có thể được sắp xếp như sau:

Sơ đồ 1: Các phương pháp sắp xếp tài liệu trong cơ quan thông tin-thư viện

1.1.4.1 Sắp xếp theo nội dung tài liệu

- Sắp xếp tài liệu theo khung phân loại: Là cách sắp xếp mà cán bộ thưviện căn cứ vào nội dung của tài liệu và các khung phân loại hiện đang được

Phương pháp sắp xếp tài liệu

Sắp xếp theo hình thức

Sắp xếp theo thời gian xuất bản tài liệu

Sắp xếp theo chủ đề

Sắp xếp theo

đề tài

Sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả hoặc tên tài liệu

Sắp xếp theo ngôn ngữ tài liệu

Sắp xếp theo khổ cỡ tài liệu

Sắp xếp theo

số đăng

ký cá biệt

sử dụng như: UDC, DDC, LCC, khung phân loại dùng cho các thư viện khoahọc tổng hợp Việt Nam ( khung 19 lớp).

- Sắp xếp theo chủ đề: Là phương pháp sắp xếp dựa vào chủ đề của tàiliệu để xác định vị trí của tài liệu đó trong kho Tài liệu cùng chủ đề sẽ đượcsắp xếp tập trung vào một vị trí.

- Sắp xếp theo đề tài: Là cách sắp xếp dựa vào các đề tài chính của cáctrường, các Viện, các cơ quan để tổ chức, sắp xếp tài liệu trong kho Sắp xếptheo đề tài cũng là sắp xếp theo nội dung nhưng nó nhỏ hơn môn loại, nhỏhơn chủ đề Trong một chủ đề có thể có nhiều đề tài

1.1.4.2 Sắp xếp theo hình thức tài liệu

- Sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả hoặc tên tài liệu: Là cách sắp xếpcăn cứ vào bảng chữ cái để sắp xếp tài liệu trong kho Cách xếp này giúp chonhững người biết chính xác tên tài liệu hoặc tên tác giả tìm tài liệu nhanhchóng và dễ dàng Tuy nhiên, nó sẽ tốt hơn nếu được sử dụng kết hợp vớiphương pháp sắp xếp theo môn loại tri thức

- Sắp xếp theo thời gian xuất bản tài liệu: Là cách sắp xếp các tài liệutheo thứ tự năm xuất bản, lần lượt nhập vào thư viện Cách sắp xếp này giúpbạn đọc dễ dàng tìm kiếm tài liệu theo năm xuất bản, nhưng khó khăn trongviệc tìm kiếm các tài liệu mà cùng một tác giả viết trong các năm khác nhau

- Sắp xếp theo ngôn ngữ tài liệu: Dựa vào ngôn ngữ của tài liệu để sắpxếp tài liệu Phương pháp này phù hợp với sắp xếp các tài liệu là tiếng dân tộchoặc kho sách ngoại văn

- Sắp xếp theo khổ cỡ tài liệu: Là cách sắp xếp tài liệu theo kích cỡ củatài liệu Tài liệu cùng chiều cao sẽ được săp xếp cùng nhau Thông thường tàiliệu thường được chia làm bốn khổ: Khổ cực lớn, khổ to, khổ vừa và khổ nhỏ.Phương pháp sắp xếp này sẽ thuận lợi cho công tác bảo quản, tiết kiệm diệntích kho

- Sắp xếp theo số đăng ký cá biệt: Tài liệu được sắp xếp theo thứ tự sốđăng ký cá biệt được nhập vào trong kho.Cách sắp xếp này thuận lợi cho côngtác tổ chức kho đóng của thư viện.

Qua đây, chúng ta có thể thấy, phương pháp sắp xếp tài liệu theo hìnhthức có xu hướng phù hợp với tổ chức kho đóng và sắp xếp theo nội dung có

xu hướng phù hợp với kho mở

1.1.5 Bảo quản tài liệu

Là hoạt động đóng góp vào việc gìn giữ tài liệu Bảo quản vốn tài liệu

là những biện pháp đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng vốn tài liệu bìnhthường có trong kho

Bảo quản chia thành hai loại:

Tổ chức và bảo quản tốt kho tin sẽ tạo ra nhiều tác dụng to lớn:

+ Tạo ra trật tự trong kho tin

+ Thuận lợi trong sử dụng

+ Nâng cao hiệu quả vốn tài liệu.

+ Bảo quản lâu dài, tránh thất lạc

+ Công tác bảo quản, gìn giữ di sản văn hóa của của nhân loại

+ Góp phần tăng cường nguồn lực thông tin và khả năng đáp ứng thôngtin cho người dùng tin

+ Sử dụng lâu bền, tiết kiệm ngân sách

1.3 Vài nét về tổ chức và bảo quản kho tài liệu trong hoạt động thông tin-thư viện ở các thư viện Việt Nam và trên thế giới

* Công tác tổ chức kho tài liệu.

Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, kho thường được tổ chức theo haihình thức kho đóng và kho mở Nhưng theo xu thế hiện nay, các thư việnđang hướng tới hình thức tổ chức kho mở, nhằm giúp cho bạn đọc dễ dàngtrong công việc tìm kiếm và lựa chọn tài liệu nghiên cứu

Giữa các thư viện Việt Nam, không có sự đồng nhất về sử dụng khungphân loại và ký hiệu tác giả (chỉ số Cutter) nên mỗi thư viện có sự khác biệttrong trật tự kho tin của mình Điều đó không ảnh hưởng đến quá trình phục

vụ của mỗi thư viện Tuy nhiên, sự khác biệt trong ký hiệu xếp giá của mỗithư viện sẽ gây trở ngại cho quá trình trao đổi và chia sẻ thông tin Mặt khác,khi cán bộ thư viện hiểu sai ký hiệu tác giả, sẽ làm cho kho tin bị lộn xộn,không theo trật tự logic vốn có của nó

Trên thế giới, vấn đề trao đổi và chia sẻ thông tin giữa các thư viện của

họ trở nên dễ dàng rất nhiều bởi sự thống nhất trong sử dụng khung phân loại

và ký hiệu tác giả Khi sử dụng khung phân loại DDC, họ sử dụng ký hiệu tácgiả (chỉ số Cutter) đúng theo nguyên tắc mã hóa thành số ba chữ cái đầu của

tiêu đề mô tả (có thể lấy thêm chữ cái đầu tiên của tên tài liệu nếu tác giảtrùng nhau) theo bảng Cutter Sanborn.

Ví dụ: Tài liệu về hóa hữu cơ của một tác giả: “Chimie organique/PaulArnaud” được phân loại theo DDC, ký hiệu xếp giá trong kho mở được xácđịnh: 547A744c

Trong đó:

- 547 là ký hiệu chính DDC về hóa hữu cơ.

- A744 là ký hiệu tác giả (Arnaud Paul) theo Cutter-Sanborn,

- c là chữ cái đầu tiên của nhan đề.

* Công tác bảo quản tài liệu.

Tại Việt Nam, nhà nước ta đã ban hành văn bản pháp quy trong côngtác bảo quản tài liệu như: Công văn số 111 ngày 04/04/1995 Cục lưu trữ nhànước Nội dung của công tác bảo quản tài liệu tập trung vào các công táctrọng tâm như: xây dựng kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản, tổ chức tài liệu

và các biện pháp kĩ thuật bảo quản Mỗi thư viện ở Việt Nam căn cứ vào ngânsách và đặc điểm riêng của từng đơn vị mà đưa ra các phương pháp bảo quảnriêng Tại Viện nghiên cứu Hán Nôm, Viện tiến hành công tác bảo quản tàiliệu bằng cách sao chụp, nhân bản sách hán nôm thành ba bản để phục vụ độcgiả, bản gốc thì đưa vào kho lưu trữ theo chế độ bảo tàng, bồi vá, tu bổ, phụcchế các bản sách nguyên gốc bị rách, bị hư hỏng

Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin, công nghệ số ra đời thìhầu hết các thư viện trên thế giới và một vài thư viện ở Việt Nam đã bắt đầu

số hóa tài liệu nhằm bảo quản tài liệu khỏi hư hại bởi môi trường và tác độngcủa con người Các trang thiết bị bảo mật thông tin hiện đại được lắp đặtnhằm giúp công tác bảo quản tài liệu trở nên nhẹ nhàng và thuận tiện hơn

1.4 Mối quan hệ của công tác tổ chức kho tài liệu với công tác bổ sung và hệ thống mục lục của thư viện

Tổ chức kho tài liệu có mối quan hệ chặt chẽ với công tác bổ sung vốn tài liệu:

+ Bổ sung tài liệu làm cho kho tăng cường về lượng và chất Bất cứ mộtthư viện nào cũng cần phải có chính sách bổ sung tài liệu để nâng cao chấtlượng kho tin, đáp ứng nhu cầu của người dùng tin Song song với công tác

bổ sung tài liệu, mỗi thư viện cần tính đến chính sách sắp xếp kho sách hợp

lý, khoa học giúp người dùng tin tiếp cận tới tất cả các loại tài liệu của thưviện dù mới hay cũ một cách dễ dàng và tiện ích

+ Công tác thông tin-thư viện hoàn thành được nhiệm vụ là nhờ vào việcxác định tài liệu được bổ sung cho kho Chính sách bổ sung được xây dựngdựa vào nhiều yếu tố khác nhau như: Nhu cầu người dùng tin, kinh phí thưviện, đối tượng người dùng tin và nó cũng phụ thuộc chặt chẽ với hiệntrạng kho tin Tài liệu trong kho còn ít, chất lượng chưa cao, không thu hútngười dùng tin tìm đến thư viện, đòi hỏi công tác bổ sung cần tăng cường,xúc tiến hiệu quả hơn Từ đó, bộ phận bổ sung cần lên kế hoạch bổ sung kịpthời các tài liệu vào kho tin nhằm nâng cao chất lượng kho tin, phát huy hiệuquả của thư viện Chỉ có như vậy, hoạt động thông tin-thư viện mới đem lạihiệu quả tốt hơn cho xã hội

+ Chính sách bổ sung khoa học, hợp lý sẽ tạo tiền đề tốt cho công tác tổchức kho tài liệu Tài liệu có giá trị là tài liệu được sử dụng nhiều bởi nhiềungười dùng tin Ngược lại, tài liệu không có giá trị sẽ lãng phí ngân sách,tốn diện tích kho và công sức bảo quản Một thư viện không có chính sách

bổ sung tài liệu kĩ càng, hợp lý, khoa học sẽ dẫn đến bổ sung các tài liệukhông cần thiết, không thiết thực với người sử dụng Điều này dẫn đến mộtthực trạng là các tài liệu mới bổ sung vào thư viện nhưng mau chóng trở

thành các tài liệu chết, lỗi thời Nó cũng đồng nghĩa với việc làm đảo lộntrật tự kho tin, làm kém hiệu quả chất lượng kho tin.

+ Bổ sung tài liệu cũng là tiền đề để xác định sắp xếp kho tài liệu theohình thức kho nào (đóng, mở ) Nếu tài liệu được bổ sung về thư viện với

số lượng nhiều bản trên mỗi đầu sách chuyên ngành thì thư viện nên sắp xếptheo hình thức kho mở Nếu tài liệu được bổ sung với số lượng ít bản trênmỗi đầu sách thì thư viện nên sắp xếp theo hình thức kho đóng để đảm bảoviệc bảo quản tài liệu quý hiếm, độc bản

Tổ chức kho tài liệu và hệ thống mục lục có mối quan hệ chặt chẽ với nhau:

+ Tài liệu có trong kho nhưng không được thể hiện ở hệ thống mục lụcthì nguồn tài liệu đó coi như đã chết Hệ thống mục lục đóng vai trò quantrọng trong hoạt động tra cứu tin của cán bộ thư viện cũng như người dùngtin Mục lục là tập hợp các phiếu hay các biểu ghi ghi lại các thông tin thưmục của tài liệu Mục lục thư viện có thể là mục lục phích, mục lục điện tử,mục lục chữ cái, mục lục phân loại, mục lục chủ đề Mỗi loại mục lục cónhững ưu, nhược điểm riêng nhưng tất cả chúng đều có nhiệm vụ phản ánhđược nội dung kho tài liệu thư viện Nếu hệ thống mục lục bị mất hay thểhiện sai thông tin tài liệu trên một phiếu hay một biểu ghi tài liệu thì tài liệu

ấy ở trong kho sẽ không được đưa ra sử dụng, không được bạn đọc biết đến(trường hợp tổ chức kho đóng) và được ít sử dụng (trường hợp kho mở)

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN-THƯ VIỆN HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

VÀ PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU TỐI ƯU 2.1 Khái quát về hệ thống thư viện Học viện Ngân hàng và Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng

2.1.1 Quá trình phát triển

- Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng được thành lậpngay từ những ngày đầu thành lập trường Cao cấp nghiệp vụ Ngân Hàng vớiquy mô lúc ban đầu rất nhỏ bé Thư viện phục vụ báo, tài liệu tham khảo vàgiáo trình với số lượng nhỏ Lúc đó biên chế chỉ có một người, sinh hoạtchung cùng với phòng giáo vụ

- Năm 1985, Trường cao cấp nghiệp vụ Ngân Hàng thành lập phòngnghiên cứu khoa học và bộ phận Thư viện theo quyết định của ban giám hiệunhà trường Thư viện được tách ra khỏi phòng giáo vụ và biên chế có bangười Công tác chủ yếu vẫn là phục vụ sách báo tham khảo cho cán bộ, họcsinh

- Năm 1992, Ngân hàng trung ương ra quyết định sáp nhập Viện nghiêncứu tiền tệ-tín dụng với trường cao cấp Nghiệp vụ Ngân Hàng để thành lậpTrung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học Ngân Hàng Viện nghiên cứuthông tin tín dụng Ngân Hàng được chuyển thành Viện Khoa học Ngân Hàng,

là một bộ phận chính trong hội sở chính của trung tâm đào tạo Lúc này bộphận thư viện được sát nhập với phòng tư liệu của Viện nghiên cứu thông tin-tín dụng Ngân Hàng và thành lập phòng tư liệu biên dịch (thuộc Viện khoahọc Ngân Hàng) Với biên chế bảy cán bộ, phòng có các chức năng nhiệm vụchính của một thư viện, phòng còn được giao nhiệm vụ sưu tầm, thu thập, xử

lý các tài liệu nghiệp vụ bằng tiếng Việt cũng như bằng tiếng nước ngoàitrong lĩnh vực tiền tệ-tín dụng-ngân hàng để phục vụ cho công tác NCKH,đào tạo cán bộ; Tổ chức công tác biên dịch các tài liệu bằng tiếng nước ngoài

ra tiếng Việt; tổ chức việc in ấn các bài giảng, giáo trình phục vụ công tác dạy

và học của giáo viên, học sinh; Tổ chức việc xuất bản các tài liệu tham khảo

về nghiệp vụ ngân hàng, làm đầu mối xuất bản các loại tài liệu này cho toànngành ngân hàng phục vụ công tác cập nhật, đổi mới kiến thức, góp phần đàotạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ ngân hàng

- Từ tháng 2/1998, phòng Tư liệu - biên dịch được đổi tên là Phòng Tưliệu - Thư viện và Xuất bản - là đơn vị trực thuộc Viện NCKH Ngân hàng(trước đây là Viện Khoa học Ngân hàng)

- Từ tháng 3/2004 phòng Tư liệu - thư viện và xuất bản thuộc ViệnNCKH Ngân hàng đã được Giám đốc Học viện điều chuyển về Học việnNgân hàng và thành lập Trung tâm Thông tin-Thư viện

Cùng với các phân hệ nhỏ của Học viện, hệ thống thư viện Học việnNgân hàng cũng có các phân hệ nhỏ ở Bắc Ninh, Sơn Tây, Phú Yên

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của hệ thống thư viện Học viện Ngân hàng

nghiệp vụ nhằm giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chínhxác.

- Trao đổi, hợp tác với các cơ quan thông tin trong và ngoài nước,nhằm tăng cường nguồn thông tin cho cơ quan

- Xây dựng kho tin phong phú về loại hình tài liệu, đa dạng về nộidung, đặc biệt tập trung nguồn tin cho lĩnh vực tài chính, ngân hàng, quản trịkinh doanh…

- Chú trọng đầu tư, phát triển công tác ứng dụng công nghệ thông tintrong thư viện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và tần suất sử dụng tài liệucủa người dùng tin Xây dựng thư viện điện tử và hướng tới dự án số hóa tàiliệu để bảo quản tài liệu và tổ chức phục vụ người dùng tin một cách tiện lợinhất

- Thường xuyên liên hệ với các khoa, các phòng ban trong nhà trường

để bổ sung tài liệu mới nhất kịp thời đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứucủa sinh viên và giảng viên

Cơ cấu tổ chức

 Trung tâm Thông tin Thư viện Học viện Ngân hàng

 Thư viện Cơ sở đào tạo Sơn Tây (TVĐTCSST)

 Thư viện Phân viện Bắc Ninh

 Thư viện Phân viện Phú Yên

Trung tâm đặt tại tòa nhà 7 tầng của Trụ sở Học viện, tổ chức theo tổ dưới sựquản lý của Ban Giám đốc Trung tâm, do Ban Giám đốc Học viện trực tiếp

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức Trung tâm Thông tin - Thư viện HVNH

2.1.3 Cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất của Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng gồm:

 Hệ thống các phòng tư liệu, phòng đọc, phòng mượn tài liệu

 Phòng tra cứu thông tin mạng: 43 máy tính nối mạng Internet

GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM

Phòng đọc LA, LV, KL Sách ngoại văn

Phòng Multimedia

Đường chỉ đạo Đường phối hợp

BAN GIÁM ĐỐC HỌC VIỆN

 Hệ thống in ấn, photocopy

 Hệ thống wifi

Các phòng ban:

* Tầng 1:

 Phòng bổ sung và xử lí tài liệu

 Kiểm soát và giải quyết thủ tục

 Tiếp nhận và trả lời thông tin

 Dịch vụ photocopy, in sao tài liệu tham khảo

 Phòng đọc luận án, luận văn, khoá luận, đề tài NCKH

 Phòng đọc tài liệu ngoại văn

* Tầng 7 :

 Phòng máy truy cập Internet của sinh viên

 Phòng tự học tiếng Anh qua sách Ngoại văn và băng đĩa

Các thiết bị tin học :

- Hệ thống máy tính cho sinh viên: 36 máy và 1 máy quản lý

- Phòng máy tính cho giáo viên: 12 máy

- Hệ thống máy tính tra cứu: 06 máy

- Máy tính dùng cho nghiệp vụ : 12 máy

( Tất cả số máy tính trên đều được nối mạng với máy chủ của Học viện thông qua 3

Sách Báo tạp chí Tài liệu nghe nhìn Tài liệu nội sinh Tài liệu số

Biểu đồ 1: Thống kê vốn tài liệu của Hệ thống Thư viện HVNH

Như vậy, có thể thấy cơ cấu tài liệu của hệ thống khá đa dạng, song tàiliệu in chiếm phần lớn cơ cấu, tài liệu nghe nhìn, tài liệu số tuy đã được đầu

tư nhưng còn chưa nhiều

Tài liệu của TTTT-TV HVNH.

- Sách tiếng Việt đang phục vụ bạn đọc là 3.650 đầu sách với 32 nghìncuốn

- Kho luận án, luận văn và đề tài NCKH bao gồm: 95 luận án tiến sĩ, 509luận văn thạc sĩ, 320 đề tài NCKH, 1.384 khoá luận tốt nghiệp và 50cuốn kỷ yếu khoa học

- Phòng đọc báo, tạp chí có 55 loại báo và 28 loại tạp chí

- Kho sách ngoại văn có 432 tên sách với 1216 cuốn

Và tính đến năm 2011 tại TTTT- TVHVNH vốn tài liệu đã tăng lên khoảng hơn 35 nghìn bản sách, cụ thể tăng lên như sau:

- Sách: 6039 tên tài liệu ( 35 nghìn bản)

- Khoá luận: 2268 tên liệu

- Luận văn: 936 tên tài liệu

- Kỉ yếu, NCKH: 326 tên tài liệu

- Ấn phẩm định kỳ: 102 tên tài liệu

- Luận án: 100 tên tài liệu

- Media: 20 bộ tài liệu

2.1.5 Cán bộ thư viện

- Trung tâm Thông tin-Thư viện có 17 cán bộ, trong đó có 10 cán bộ chuyênngành thông tin-thư viện, 1 cán bộ công nghệ thông tin, 4 cán bộ chuyênngành khác, 2 bảo vệ thường trực

- Thư viện Phân viện Phú Yên có 2 cán bộ chuyên ngành thông tin-thư viện

- Thư viện Cơ sở đào tạo Sơn Tây có 2 cán bộ chuyên ngành thông tin-thưviện

- Thư viện Phân viện Bắc Ninh có 1 cán bộ chuyên ngành thông tin-thư viện,

1 cán bộ chuyên ngành Ngân hàng

Như vậy, tổng số nhân sự của cả hệ thống là 23 người, đa số là cán bộ

có chuyên môn thư viện

CB chuyên ngành TTTV

CB ngành khác

CB chuyên ngành CNTT

Biểu đồ 2: Cơ cấu cán bộ thư viện của Hệ thống Thư viện HVNH

Nhìn chung, nguồn nhân lực cho Hệ thống Thư viện Học viện tươngđối đủ về số lượng, tỷ lệ cán bộ tốt nghiệp đúng chuyên ngành khá cao, đa số

là cán bộ trẻ, những yếu tố này tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển hệthống trong tương lai

2.1.6 Người dùng tin

Người dùng tin của trung tâm bao gồm:

 Cán bộ, giáo viên là công chức, viên chức của Học viện, Giáo viên mờigiảng

 Học viên cao học và nghiên cứu sinh

 Sinh viên hệ chính qui và sinh viên hệ văn bằng 2

 Sinh viên các dự án hợp tác đào tạo quốc tế

 Sinh viên tại chức và các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ

 Sinh viên hệ đào tạo liên thông

2.1.7 Hệ thống tra cứu, công tác bổ sung và xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng

2.1.7.1 Hệ thống tra cứu thông tin

Trước đây, Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng sử dụng

hệ thống mục lục, phích, phiếu để hỗ trợ bạn đọc tra cứu Nhưng từ khi Trungtâm chuyển sang hình thức phục vụ bạn đọc theo kho mở và ứng dụng phầnmềm lib trong hoạt động thư viện thì hệ thống mục lục phiếu không còn được

sử dụng nữa Trung tâm đang triển khai đưa vào phục vụ mục lục truy cậptrực tuyến (OPAC) tới toàn thể bạn đọc Tuy nhiên, công việc này vẫn chưađạt được hiệu quả cao Bởi lẽ, OPAC của Trung tâm thường xuyên bị lỗi,không thể truy cập vào, phần nữa nhiều bạn đọc chưa biết đến loại mục lụcnày

Bên cạnh đó, Trung tâm cũng có các sản phẩm và dịch vụ thông tin hỗ trợ tracứu như:

- Thư mục thông báo sách mới

- Thư mục thông báo tài liệu nội sinh

- Dịch vụ tra cứu thông tin theo yêu cầu

- Dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc

- Giới thiệu, triển lãm sách báo

Tóm lại, hệ thống tra cứu tin cho bạn đọc tại TTTT-TV HVNH chủ yếu ởdạng tài liệu in ấn, hệ thống truy cập trực tuyến cần phải được nâng cấp nhiềuhơn