ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG tổ CHỨC sự KIỆN FESTIVAL NGHĨA TÌNH mùa THU 2016

→ Qua sự kiện đã thực hiện, hiện thực hóa quy trình tổ chức một sự kiện nhân đạo, rút ra kinh nghiệm về việc tổ chức sự kiện thông qua việc nghiên cứu khảo sát tiền sự kiện, lập kế hoạch

TÓM TẮT

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Đề tài:

ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

FESTIVAL NGHĨA TÌNH MÙA THU 2016

Giảng viên hướng dẫn ThS NGUYỄN MINH Sinh viên thực hiện TRẦN THỊ NHƯ QUỲNH MSSV B12DEPT025

Khóa 2012 -2017

Hà Nội - 2016

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hoạt động tổ chức sự kiện và nghề tổ chức sự kiện ở Việt Nam tuy mới nhưng đang phát triển nhanh và mạnh mẽ

Quy trình tổ chức sự kiện còn chưa thực sự bài bản

Các sự kiện cộng đồng do ngân sách và nhân sự có hạn nên cách thức tổ chức và thực hiện còn hạn chế

→ Từ đó, đồ án mong muốn là một tài liệu hữu ích để sự kiện Festival Nghĩa Tình Mùa Thu các năm tiếp theo được thực hiện bài bản và chuyên nghiệp hơn, với quy mô rộng lớn và kết quả thành công hơn Đồng thời, đây là cơ hội để các thành viên tham gia – phần lớn là các sinh viên – thử thách trong vai trò tổ chức một sự kiện lớn thu hút hàng nghìn người tham gia

2 Đối tượng và mục đích nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu: Festival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016

 Mục tiêu nghiên cứu:

- Hệ thống quy trình tổ chức sự kiện Festival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016

- Khảo sát, đánh giá chất lượng tổ chức sự kiện

→ Qua sự kiện đã thực hiện, hiện thực hóa quy trình tổ chức một sự kiện nhân đạo, rút ra kinh nghiệm về việc tổ chức sự kiện thông qua việc nghiên cứu khảo sát tiền sự kiện, lập kế hoạch sự kiện và truyền thông, công tác tổ chức và phòng ngừa, xử lý rủi ro

3 Phương pháp thực hiện

 Nghiên cứu lý thuyết về tổ chức sự kiện

 Tìm hiểu thông tin, nghiên cứu khảo sát trước sự kiện

 Lên kế hoạch tổ chức

 Triển khai công tác thực hiện trước, trong và sau sự kiện

 Khảo sát, đánh giá chất lượng của sự kiện bằng bảng hỏi và phỏng vấn.

 Tổng hợp số liệu, viết báo cáo

CHƯƠNG I:

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

1.Khái quát về Tổ chức sự kiện

 “Tổ chức sự kiện” là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động → thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể, nhằm chuyển tới đối tượng tham gia sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện

2 Cơ sở lý thuyết tổ chức sự kiện

Để bắt tay vào tổ chức 1 sự kiện, cần trả lời bộ câu hỏi 5W + 1H

Mô hình các bước tổ chức sự kiện

3 Đặc điểm chung và quy trình tổ chức sự kiện hiến máu nhân đạo

Nội dung trước, trong và sau sự kiện

 Trước sự kiện thường có các hoạt động: Tuyển tình nguyện viên phong trào, hoạt động Big Game và trải nghiệm cho tình nguyện viên, ra quân tuần cao điểm vận động hiến máu cho chương trình cùng các hoạt động chuẩn bị cho sự kiện

 Trong sự kiện thường có các hoạt động: Chương trình hiến máu, sân khâu chính, sân khấu đường phố, khu trại sự kiện: ẩm thực, triển lãm, tặng chữ…,khu trò chơi…

 Sau sự kiện: Công tác chăm sóc người hiến máu và truyền thông sau sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện hiến máu nhân đạo

Hình 1.8: Quy trình

tổ chức sự kiện hiến máu nhân đạo

- Tìm hiểu thông tin, nghiên cứu khảo sát trước sự kiện

a Nghiên cứu xác định mục đích sự kiện

b Nghiên cứu xác định mục tiêu sự kiện

c Nghiên cứu, khảo sát đối tượng tham gia

d Khảo sát địa điểm tổ chức

e Khảo sát thời gian diễn ra sự kiện

- Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

 Các bước lập kế hoạch:

a Thành lập Ban tổ chức

b Xây dựng ý tưởng chương trình

c Xây dựng đề án chương trình và xin xét duyệt

d Xây dựng kế hoạch tổng thể cho sự kiện và các kế hoạch riêng cho từng

mảng công việc: Kế hoạch nhân sự, kế hoạch truyền thông – sự kiện, kế

hoạch vận động hiến máu, kế hoạch đào tạo, Bản dự trù ngân sách cho sự kiện,…

- Triển khai công tác trước, trong và sau sự kiện

 Các bước triển khai:

a Lập bảng tiến độ tổ chức sự kiện

b Triển khai thực hiện các sản phẩm thiết kế, công cụ truyền thông,

proposal cho sự kiện.

c Chuẩn bị các thủ tục hành chính, tài chính

d Triển khai huy động và đào tạo nhân lực

e Tiến hành truyền thông trước sự kiện (Vận động hiến máu và truyền

thông đại chúng) (đã trình bày ở phần trên)

f Chuẩn bị và thực hiện các nội dung trước sự kiện chính

g Thực hiện các công tác đối ngoại: khách mời, tiết mục biểu diễn và xin

tài trợ

h Chuẩn bị hậu cần cho sự kiện

i Dự trù khủng hoảng và cách xử lý

j Trong sự kiện

Sự kiện hiến máu thông thường diễn ra trong 1 ngày (7h – 18h) tại 1 địa điểm Các hoạt động tại ngày hội có khung giờ tổ chức nhất định

k Sau sự kiện:

Hoạt động chính sau sự kiện là chăm sóc người hiến máu và truyền thông sau sự kiện

- Tổng kết, đánh giá sự kiện

 Làm báo cáo tổng kết theo từng mảng

 Họp Ban tổ chức, tổng kết, đánh giá sự kiện

 Khen thưởng

 Tổ chức buổi tổng kết chương trình dành cho toàn bộ tình nguyện viên của sự kiện (thường diễn ra sau sự kiện 1-2 tuần)

CHƯƠNG II

QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN HIẾN MÁU FESTIVAL NGHĨA TÌNH MÙA THU 2016

1 Quy trình thực hiện trước – trong – sau sự kiện

1.1 Đặc điểm sự kiện Festival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016

 Loại sự kiện: Sự kiện cộng đồng

 Giới thiệu tổng quan: Là ngày hội hiến máu nhân đạo diễn ra trong 2 ngày

17, 18/9/2016 tại Trung tâm văn hóa quận Thanh Xuân

 Mục đích: Đảm bảo lượng máu dự trữ trong giai đoạn thiếu máu sau hè 2016

 Mục tiêu: Thu về 2.500 đơn vị máu

 Đơn vị tổ chức: Chi hội Thanh niên vận động hiến máu 07/4, Viện Huyết học – Truyền máu Trung Ương, Hội Chữ thập đỏ quận Thanh Xuân và các đơn

vị phối hợp khác

 Quy mô: Cấp quận

 Vai trò cá nhân tham gia: Thường trực Ban tổ chức kiêm quản lý sự kiện

1.2 Quy trình thực hiện trước – trong – sau sự kiện

- Lập đề án tổ chức Festival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016

- Lập kế hoạch chi tiết các mảng công việc

Festival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016 được chia thành 7 mảng công việc: Vận động hiến máu, Tổ chức hiến máu, Truyền thông, Sự kiện, Đào tạo, Tình nguyện viên phong trào, Tài chính – hậu cần

- Triển khai thực hiện

a Vận động hiến máu

Một số hình

ảnh vận động

hiến máu cho

sự kiện

b Tổ chức hiến máu

Đo đạc, sắp xếp tổ chức địa điểm,

bố trí sơ đồ khu vực sự kiện:

Sơ đồ Ngày hội Festival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016

c Truyền thông

i Tin, bài viết

ii Truyền thông facebook

 Đăng bài truyền thông theo timeline đã xây dựng

 Tạo event chương trình và truyền thông trên event

iii Thông cáo báo chí

iv Thư mời

v Bộ công cụ truyền thông

d Sự kiện

Chuẩn bị và thực hiện theo kế hoạch đã xây dựng

e Đào tạo

Chuẩn bị và thực hiện theo kế hoạch đã xây dựng

f TNV phong trào

Chuẩn bị và tổ chức theo kế hoạch đã xây dựng

g Tài chính – Hậu cần

 Chuẩn bị và tổ chức theo kế hoạch đã xây dựng

 Theo sát các mảng công việc khác để hộ trợ công tác hậu cần và thanh toán kinh phí

- Hoạt động ngày chính hội của sự kiện

a

Vận động hiến máu

 Tổ chức 8 chuyến xe bus đưa đón người hiến máu

 Tổ chức hơn 100 chuyến xe máy thân thiện đưa đón người hiến máu

 Tuyên truyền nóng quanh khu vực Trung tâm văn hóa quận Thanh Xuân

 Gọi điện mời người đăng ký đến tham gia hiến máu

 Nhắn tin cảm ơn và dặn dò những người vừa tham gia hiến máu

b

Tổ chức hiến máu

 Sắp xếp trang thiết bị trước khi sự kiện bắt đầu

 Điều phối nhân sự trong từng khu vực

 Xử lý tình huống bất ngờ xảy ra

 Chụp ảnh cho sự kiện

 Viết bài cho sự kiện

 Cập nhật tin tức, tường thuật về sự kiện

 Đón tiếp báo chí

d

Sự kiện

e

Đào tạo

 Phối hợp với tổ chức hiến máu để quản lý và điểu phối nhân sự chuyên môn

 Xử lý các tình huống chuyên môn

 Kết quả: THU ĐƯỢC 1787 ĐƠN VỊ MÁU

(trong đó ngày 17/9 đạt 563 đơn vị, ngày 18/9 đạt 1224 đơn vị)

- Hoạt động sau sự kiện

a Thực hiện khảo sát dành cho người tham gia FESTIVAL NGHĨA TÌNH MÙA THU và đăng ký tình nguyện viên Chi hội Thanh niên vận động hiến máu 07/4

b Truyền thông sau sự kiện

c Điểm hiến máu tổng kết FESTIVAL NGHĨA TÌNH MÙA THU

d Lễ tổng kết FESTIVAL NGHĨA TÌNH MÙA THU

2 Khảo sát, đánh giá chất lượng tổ chức sự kiện Festival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016

2.1 Thực hiện khảo sát

Thực hiện khảo sát trên 40 người tham gia sự kiện

Kết quả thu được như sau:

Tổng hợp kết quả khảo sát

2.2 Kết luận

→ Số lượng khảo sát chưa cao so với hơn 3000 người tham gia chương trình Do vậy chất lượng khảo sát chưa phải là lý tưởng để có được một kết quả khảo sát sát với thực tế nhất

Tổng kết số liệu khảo sát

→ Cần đẩy mạnh chất lượng truyền thông trên Mạng xã hội hơn nữa

→ Các hoạt động diễn ra tại vị trí và thời gian hợp lý, để người tham dự

có cơ hội tham gia phần lớn các hoạt động

→ Các hoạt đồng có nội dung thu hút, có thể hấp dẫn người tham dự dừng lại xem hoặc cùng tham gia vào

→ Các sự kiện diễn ra có chất lượng khá tốt

→ Lễ Thành Đinh là hoạt động cố định của chương trình, là đặc trưng riêng của Festival Nghĩa Tình Mùa Thu, đã tạo được ấn tượng trong những người tham gia

 Ý kiến đóng góp:

- Đồng bộ trang phục

- Sáng tạo hơn, thêm yếu tố đặc sắc

- Thêm thùng rác quanh khu vực sự kiện

- Hội trại cần đặc sắc hơn

- TNV cần được đào tạo kỹ hơn, chú ý đến người hiến máu hơn, cần đeo gang tay khi cầm bịch máu

- Thêm cổng chào phía ngoài gần ngã tư

- Nhiều cán bộ y tế, TNV tại khâu hơn

- Nhiều tiết mục đường phố, flashmob, trò chơi dân gian hơn

- Thời gian tổ chức chưa hợp lý

→ Cần tham khảo để rút kinh nghiệm

2.3 Thu thập ý kiến phản hồi trên mạng xã hội

2.4 Họp tổng kết chương trình

 Họp Ban tổ chức, các bộ phận để đánh giá chất lượng chương trình

 Thực hiện phỏng vấn sâu đối với những người phụ trách từng mảng công việc

 Viết báo cáo tổng kết, đánh giá chất lượng sự kiện

CHƯƠNG III:

NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ

1 Ưu và nhược điểm

1.1. Ưu điểm

KHỐI TÌNH NGUYỆN VIÊN

 Festival Nghĩa Tình Mùa Thu thu hút sự quan tâm của nhiều bạn trẻ với hơn 400 Tình nguyện viên đăng ký và hoạt động thường xuyên tại chương trình cùng với 500 Tình nguyện viên của Chi hội Thanh niên vận động hiến máu 07/4

→ So với mục tiêu đề ra có 1000 tình nguyện viên đăng ký và 500 TNV hoạt động thường xuyên thì kết quả thu được GẦN ĐẠT CHỈ TIÊU

VỀ CÔNG TÁC ĐÀO TẠO

→ ĐẠT CHỈ TIÊU

VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HIẾN MÁU

 Không gây tình trạng ách tắc như các năm trước

VỀ MẶT TRUYỀN THÔNG

 Đưa ra được bộ nhận diện và thông điệp mới cho sự kiện, được công chúng đánh giá cao

→ VƯỢT CHỈ TIÊU

 Tập trung truyền thông rộng rãi thông qua các kênh thông tin, mạng xã hội như Facebook, nihbt.org.vn, …

 Cập nhật kịp thời các thông tin liên quan đến chương trình qua những tin ngắn, hình ảnh, các minigame, video, clip

 Tổng số lương bài viết được cập nhật: hơn 200 bài viết

 Số video được dựng và ghi lại: 14 video

 Số lượng tương tác với người dùng 500 người/1 bài viết

VỀ MẶT SỰ KIỆN

 Tổ chức tốt các sự kiện đồng hành cùng chương trình với các sự kiện

Chuỗi sự kiện nằm trong chiến dịch “We are powerful” với nhiều hoạt động thiết thực:

→ GẦN ĐẠT CHỈ TIÊU

VỀ CÔNG TÁC HẬU CẦN

 Tham mưu đề xuất kịp thời các phần quà dành cho các TNV xuất sắc trong công tác vận động hiến máu, các hoạt động của chương trình

 Hội trại “Ươc mơ” thu hút 17 gian hàng với các sản phầm triển lãm, trưng bày phong phú và màu sắc

→ ĐẠT CHỈ TIÊU

1.2. Nhược điểm

 Kết quả đơn vị máu chưa đạt được chỉ tiêu đề ra: 1787/2500

 Số lượng Tình nguyện viên tham gia chương trình chưa đông đảo với mức tuyển chọn ban đầu đặt ra: 400/500

 Công tác tổ chức cần có thời gian chuẩn bị sớm hơn, dự trù các yếu tố khách quan như thời tiết có thể làm dẫn đến chậm tiến độ chương trình hoặc bị hủy lịch Dự trù được số lượng tiếp nhận đơn vị máu trong từng buổi tránh sự khủng hoảng trong các khâu

 Kỹ năng vận động hiến máu của TNV còn chưa cao dẫn đến kết quả tuyên truyền chưa sát với thực tế, kỹ năng chăm sóc trước hiến máu còn nhận được những phản hồi chưa tích cực (tỷ lệ đăng ký hiến máu ảo còn cao:

1787 đơn vị/3971 người đăng ký)

 Các chương trình chưa thực hiện được bao gồm: Trải nghiệm “We are powerful” và cuộc thi “Sắc màu ẩm thực” tại ngày chính Hội để tập trung cho tuyên truyền nóng

 Kỹ năng chăm sóc người hiến máu trong khâu cần được nâng cao hơn nữa

 Cần tạo môi trường đoàn kết hơn nữa cho tất cả các khối tình nguyện viên hơn

 Công tác sau sự kiện làm chậm và chưa thực sự hiệu quả

→ Tiếp thu ý kiến từ phản hồi của người tham gia:

2 Bài học kinh nghiệm

2.1. Nghiên cứu, khảo sát tiền sự kiện

Qua việc tổ chức 2 ngày, FESTIVAL NGHĨA TÌNH MÙA THU 2016 đã giải quyết được tình trạng quá đông và tắc nghẽn ở khu vực hiến máu các năm trước Tuy nhiên việc dự trù số lượng tham gia từng buổi chưa tốt dẫn đến phân

bố người tham gia trong mỗi ngày chưa đều nhau

2.2. Lập kế hoạch sự kiện

 Do đặc thù là hoạt động tình nguyện do phần lớn là sinh viên tổ chức nên các bước thực hiện chưa được kỹ càng và bài bản, đặc biệt là việc lập kế hoạch

sự kiện Thông qua môn học Quản lý dự án và Tổ chức sự kiện ở trường, tôi

áp dụng vào việc xây dựng các kế hoạch cho sự kiện, đặc biệt là vấn đề nhân

sự và xây dựng timeline cho chương trình, để đảm bảo công việc triển khai đúng tiến độ, không bị chồng chéo và đủ nhân lực thực hiện

 Đặc biệt, ngoài các kế hoạch cho các mảng hoạt động chuyên môn, Ban tổ chức còn phải lên kế hoạch giám sát và quản lý chất lượng, đồng thời cả kế hoạch dự trù và xử lý khủng hoảng

2.3. Truyền thông, quảng bá

 Đổi mới cách thức truyền thông

 Nhiệm vụ đặt ra cho truyền thông hiến máu nhân đạo là tạo được thông điệp lan truyền, thay đổi cách thức và nội dung cho mới mẻ

2.4. Công tác tổ chức và phòng ngừa, xử lý rủi ro

 Công tác tổ chức phải được định hình ngay từ khi lên kế hoạch và phải được vạch ra rõ ràng về nhân sự, các bước, cách thực hiện, yêu cầu và chỉ tiêu đánh giá để khi bước vào giai đoạn triển khai được trơn tru và thuận lợi, ít xảy ra sự cố

 Việc dự trù và đánh giá kết quả thực hiện phải được liên tục cập nhật và sửa đổi trong suốt quá trình thực hiện sự kiện (đặc biệt là trước và trong) để kịp thời thay đổi và bổ sung các yếu tố cần thiết trước khi sự kiện chính diễn ra

 Các sự cố có thể diễn ra bắt buộc phải có kế hoạch xử lý từ trước rõ ràng và chi tiết

 Khi sự cố diễn ra liên hệ trực tiếp cho phụ trách công việc hay Ban tổ chức

để kịp thời xử lý

2.5. Công tác kiểm soát, đánh giá

 Kiểm soát thường xuyên tất cả các mảng trong sự kiện, trong suốt quá trình lên ý tưởng, lập kế hoạch, chuẩn bị, triển khai, trong và sau sự kiện

 Double check

 Chạy thử chương trình thật kỹ

 Điều chỉnh nội dung kịp thời cho phù hợp với tình hình thực tế

 Mỗi công việc đều cho 2 người phối hợp phụ trách để theo dõi chéo nhau

2.6. Ý tưởng thực hiện

 Cần lên ý tưởng chương trình sớm hơn (trước thời gian diễn ra ít nhất 3 tháng)

 Mở rộng nguồn ý tưởng (tham khảo nhiều ở các sự kiện khác, đồng thời dám đổi mới)

 Tinh thần cầu thị, học hỏi từ người khác

KẾT LUẬN

Sự kiện Ngày hội hiến máu Festival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016 đã diễn ra với những nét đổi mới về diện mạo (lần đầu tiên chương trình làm 2 ngày, đổi mới quy mô tổ chức và cách thức bố trí địa điểm, có bộ nhận diện và thông điệp mới…) nhưng đồng thời mục tiêu quan trọng nhất lại chưa đạt được (1787/2500 đơn vị máu)

Xét về một vài tiêu chí, Festival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016 được coi là thành công, như chất lượng chăm sóc người đến tham gia cao hơn năm trước, các hoạt động được diễn ra bài bản hơn, TNV tham gia nhiệt tình và duy trì được yêu thích với hoạt động tình nguyện sau chương trình (45% lượng TNV phong trào tiếp tục tham gia các hoạt động vận động hiến máu tiếp theo)

Tuy nhiên, về quy mô chương trình còn chưa đạt mục tiêu đề ra, thậm chí còn thấp hơn năm 2015 (đạt 2165/2500 đơn vị máu) Số lượng người đến tham dự cũng thấp hơn so với cùng kỳ năm trước

Như vậy, rất khó để đánh giá chất lượng sự kiện nói chung đã thành công hơn so với năm trước hay chưa? Cũng như việc đã đạt mục tiêu chung đề ra ban đầu hay không?

Bởi một sự kiện thành công là sự kiện đạt được mục tiêu ban đầu đã đề ra của chủ sự kiện trên tiêu chí sự hài lòng của người tham dự cũng như các nội dung diễn ra đúng như theo kế hoạch

Thông qua việc tham gia vào công tác tổ chức FESTIVAL NGHĨA TÌNH MÙA THU, tôi đã hiểu được cách lên kế hoạch, xây dựng và tổ chức một sự kiện cộng đồng sao cho hiệu quả Việc qua mỗi sự kiện vẫn còn thiếu sót giúp người tổ chức nhìn nhận được những hạn chế của mình cũng như rút kinh nghiệm để các sự kiện sau được hoàn thiện hơn