Tổ chức thực hiện các Nghị quyết, Quyết định của HĐTV, chỉ đạo thựchiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư đã được HĐTV phê duyệt; Xây dựng kế hoạch, phương án kinh doanh hàng năm h
Trang 1MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 2
I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HỢP TIẾN 3
1 Giới thiệu chung : 3
2 Nơi và năm thành lập : 3
II CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY : 4
1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức : 4
2 Quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận : 5
2.1 Quyền hạn và trách nhiệm của tổng giám đốc 5
2.2 Quyền hạn và trách nhiệm của phó tổng giám đốc : 7
2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban 8
III KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 2011 - 2014 13
1 Nhân lực nhà thầu : 13
2 Năng lực tài chính 14
3 Năng lực thiết bị 15
4 Năng lực kinh nghiệm 17
IV CÁC MẶT QUẢN LÝ TRONG CÔNG TY 20
1 Quản lý tài chính 20
2 Quản lý nhân sự 20
3 Quản lý marketing 20
V CÁC VẤN ĐỀ TRONG CÔNG TY CẦN NGHIÊN CỨU 21
Trang 2Bản báo cáo của em gồm các phần sau:
Phần 1: Giới thiệu chung về Công ty
Phần 2: Cơ cấu tổ chức của công ty
Phần 3: Kết quả sản xuất kinh doanh 2011-2014
Phần 4: Các mặt quản lý trong công ty
Phần 5: Các vấn đề trong công ty cần nghiên cứu
Trang 3I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
1 Gi i thi u chung : ới thiệu chung : ệu chung :
- Tên nhà thầu :
Tên công ty : Công Ty TNHH Hợp Tiến
Tên giao dịch : Hop Tien Company Limited
Sở Kế hoạch & Đầu tư tỉnh Hà Nam cấp lần đầu
Đăng ký thay đổi lần thứ 4: số 0700254419 ngày 14 tháng 02 năm 2014.Xuất phát từ yêu cầu sản xuất và sự phát triển của công ty trong điều kiện thực
tế thời mở cửa Công ty TNHH Hợp Tiến đã hình thành với cơ cấu tổ chức bộmáy gọn nhẹ phù hợp với cơ chế quản lý hiện tại, đảm bảo hạch toán độc lập
Có đội ngũ cán bộ kỹ thuật giỏi, công nhân lành nghề có tay nghề kỹ thuật bậccao Có nhiều thiết bị thi công cơ giới hiện đại đủ điều kiện thi công các côngtrình lớn và phức tạp về kỹ thuật
Trang 4II CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY :
1 S đ c c u t ch c : ơ đồ cơ cấu tổ chức : ồ cơ cấu tổ chức : ơ đồ cơ cấu tổ chức : ấu tổ chức : ổ chức : ức :
Bộ máy điều hành quản lý của Công ty:
- Tổng Giám đốc phụ trách chung
- Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, kế hoạch;
- Phó giám đốc phụ trách Tài chính, vật tư và kinh doanh
Công ty thành lập các phòng ban như sau:
Trang 52 Quy n h n và trách nhi m c a các b ph n : ền hạn và trách nhiệm của các bộ phận : ạn và trách nhiệm của các bộ phận : ệm của các bộ phận : ủa các bộ phận : ộ phận : ận :
2.1 Quy n h n và trách nhi m c a t ng giám đ c ền hạn và trách nhiệm của tổng giám đốc ạn và trách nhiệm của tổng giám đốc ệu chung : ủa tổng giám đốc ổ chức : ốc
Chịu trách nhiệm cao nhất trong việc tổ chức, điều hành mọi hoạt độngkinh doanh hàng ngày của Công ty Tổng Giám đốc thực hiện quyền hạn, nhiệm
vụ của mình phù hợp với pháp luật, quy định của Điều lệ Công ty và Quy chếnày
Tổ chức thực hiện các Nghị quyết, Quyết định của HĐTV, chỉ đạo thựchiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư đã được HĐTV phê duyệt;
Xây dựng kế hoạch, phương án kinh doanh hàng năm hoặc dự án đầu tưcủa Công ty trình HĐTV quyết định;
Thay mặt HĐTV quản lý toàn bộ vốn, tài sản của Công ty, chịu tráchnhiệm bảo toàn và phát triển vốn theo đúng thẩm quyền được quy định tại Điều
lệ của Công ty và Quy chế này;
Quyết định các biện pháp tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp
mở rộng kinh doanh của Công ty;
Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các cán
bộ nhân viên dưới quyền;
Kiến nghị HĐTV về phương án cơ cấu tổ chức & quy chế quản lý Công
ty Ban hành các quy chế quản lý nội bộ công ty;
Chế độ phân công trách nhiệm cho các Phó Tổng Giám đốc (PTGĐ) doTổng Giám đốc quyết định theo tình hình hoạt động cụ thể của Công ty sau khi
đã thông qua Ban Tổng Giám đốc đồng ý Việc phân công trách nhiệm cho cácPTGĐ có thể được điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế hoạtđộng của Công ty theo từng thời kỳ Tổng Giám đốc có thể thay đổi các nộidung đã được phân công khi xét thấy cần thiết hoặc có sự điều chỉnh lĩnh vựcphân công theo dõi trong các PTGĐ Việc điều chỉnh này phải thông qua BanTổng Giám đốc và thông báo tới HĐTV và nội dung sửa đổi phải được thôngqua bằng Nghị quyết
Trang 6Ký uỷ quyền cho các Phó Tổng Giám đốc trong phạm vi trách nhiệm củamình;
Triệu tập và chủ trì các cuộc họp thường lệ và bất thường của Ban TổngGiám đốc; Chuẩn bị chương trình, nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp
Yêu cầu Chủ tịch HĐTV triệu tập phiên họp bất thường để giải quyếtcông việc khẩn cấp của Công ty Khi đó, Tổng Giám đốc phải thông báo trước
về nội dung chương trình nghị sự dự kiến cần giải quyết tại cuộc họp và gửi cáctài liệu cần thiết (nếu có) đến Chủ tịch HĐTV trước phiên họp HĐTV ít nhất là(01) ngày
Chế độ báo cáo của Tổng Giám đốc:
Báo cáo cho HĐTV hàng năm về tình hình hoạt động và tài chính của Công ty,các báo cáo này phải được gửi cho HĐTV;
Người đại diện theo uỷ quyền
Tổng Giám đốc chỉ được uỷ quyền cho các Phó Tổng Giám đốc mà không được
uỷ quyền cho bất kỳ người nào khác ngoài Phó Tổng Giám đốc theo một trong
ba phương thức uỷ quyền sau:
Uỷ quyền toàn quyền: Nếu Tổng Giám đốc vì lý do nào đó, vắng mặt tạiCông ty quá (30) ngày thì phải có giấy uỷ quyền toàn bộ các công việc thuộcthẩm quyền của Tổng Giám đốc cho Phó Tổng Giám đốc và báo cáo bằng vănbản việc uỷ quyền toàn bộ đó cho Chủ tịch HĐTV Nguời nhận uỷ quyền chịutrách nhiệm trước Tổng Giám đốc, trước HĐTV và trước pháp luật về nhữngviệc đã làm theo uỷ quyền và phải báo cáo lại cho Tổng Giám đốc Người nhận
uỷ quyền không được uỷ quyền lại;
Uỷ quyền vụ việc: Tổng Giám đốc uỷ quyền bằng văn bản cho Phó TổngGiám đốc theo lĩnh vực được phân công Người nhận uỷ quyền không được uỷquyền lại;
Uỷ quyền theo hình thức phân quyền thường xuyên: Theo phân công chứcnăng, nhiệm vụ cụ thể được thể hiện tại Quy chế này Phó Tổng Giám đốc được
uỷ quyền theo hình thức phân quyền thường xuyên được quyền chủ động tổ
Trang 7chức thực hiện các công việc được uỷ quyền Phó Tổng Giám đốc được uỷquyền chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, trước HĐTV và trước Pháp luật
về các công việc được uỷ quyền Người nhận uỷ quyền không được uỷ quyềnlại
1.2 Quy n h n và trách nhi m c a phó t ng giám đ c : ền hạn và trách nhiệm của tổng giám đốc ạn và trách nhiệm của tổng giám đốc ệu chung : ủa tổng giám đốc ổ chức : ốc
Phó Tổng Giám đốc là ngưòi giúp việc cho Tổng Giám đốc, được TổngGiám đốc phân công phụ trách quản lý, điều hành các hoạt động chuyên tráchcủa Công ty, Phó Tổng Giám đốc có các quyền hạn và trách nhiệm sau:
Thực hiện các quyền hạn và trách nhiệm của Tổng Giám đốc thông quaviệc uỷ quyền toàn bộ hoặc từng vụ việc cụ thể trong trường hợp được TổngGiám đốc uỷ quyền;
Quyền tổ chức, điều hành và quản lý các hoạt động kinh doanh theo sựphân công của Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về kếtquả hoạt động;
Quyền tham gia, thảo luận và biểu quyết các vấn đề tại các phiên họp củaBan Tổng Giám đốc Quyền được bảo lưu ý kiến khác với quyết định của TổngGiám đốc hoặc Ban Tổng Giám đốc Trong trường hợp phát hiện thấy quyếtđịnh của Tổng Giám đốc không phù hợp với các quy định của Pháp luật, Điều lệCông ty, Nghị quyết, Quyết định của HĐTV, Phó Tổng Giám đốc có tráchnhiệm báo cáo lại Tổng Giám đốc để sửa chữa hoặc thay thế Trường hợp TổngGiám đốc không thay đổi quyết định, Phó Tổng Giám đốc có trách nhiệm báocáo Chủ tịch HĐTV xem xét quyết định;
Thường xuyên báo cáo Tổng Giám đốc về những công việc thực hiệnđược Tổng Giám đốc phân công Có trách nhiệm chuẩn bị dự thảo của các đề án,hợp đồng, quyết định, văn bản, tài liệu liên quan đến lĩnh vực mình được phâncông phụ trách trình lên Tổng Giám đốc theo lịch phân công công việc hoặctheo thời gian yêu cầu cụ thể của Tổng Giám đốc;
Trang 8Đề xuất các vấn đề tổ chức nhân sự, tiền lương của các bộ phận do mìnhphụ trách để Tổng Giám đốc ký quyết định Có trách nhiệm giải trình, thảo luậnvới Tổng Giám đốc về các vấn đề được đề cập trong các văn bản mà mình chuẩnbị.
1.3 Nhi m v và quy n h n c a các phòng ban ệu chung : ụ và quyền hạn của các phòng ban ền hạn và trách nhiệm của tổng giám đốc ạn và trách nhiệm của tổng giám đốc ủa tổng giám đốc
a Phòng kế hoạch vật tư :
- Khai thác, cung ứng vật tư, nguyên nhiên vật liệu thiết bị máy móc phục
vụ cho sản xuất kinh doanh theo lệnh của Tổng Giám đốc Công ty
- Quản lý, bảo quản vật tư, nguyên nhiên vật liệu Cấp phát vật tư, nguyênnhiên vật liệu theo nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty
- Căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh để xây dựng kế hoạch mua sắm vật
tư và cung cấp vật tư NVL phục vụ sản xuất cho các đơn vị trong Công ty
- Xây dựng các chương trình sản xuất hàng năm và dài hạn của Công tytrên cơ sở năng lực, thiết bị và nguồn vật tư nguyên liệu
- Cung cấp thông tin giá cả thị trường các loại vật tư, nguyên nhiên vật liệucho phòng phục vụ cho công tác hạch toán kế toán Cùng các phòng liên quanxây dựng hồ sơ đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế Báo cáo số lượng, chấtlượng vật tư xuất nhập và tồn kho theo chế độ từng tuần, từng tháng Thống kêchi phí vật tư cho từng sản phẩm
- Thống kê ghi chép (thẻ kho, phiếu nhập xuất kho, biên bản bàn giao máymóc thiết bị, sổ theo dõi cung cấp vật tư vv ) theo quy định của Công ty vàNhà nước Xây dựng định mức vật tư để không ngừng tiết kiệm trong việc sửdụng vật tư, nguyên nhiên liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh
- Chịu trách nhiệm thống kê và cung cấp số lượng vật tư đã xuất ra khiphương tiện hoàn thành đối chiếu với dự toán ban đầu để làm cơ sở quyết toántừng phương tiện
Trang 9- Chịu trách nhiệm trước HĐQT và Tổng giám đốc trong việc cùng PhòngTài chính - Kế toán chủ động khai thác nguồn vốn để đầu tư và phục vụ nhiệm
vụ sản xuất kinh doanh của Công ty
b Phòng kỹ thuật :
Thiết kế, triển khai thi công sản phẩm ở các khâu sản xuất Tổ chức quản
lý, kiểm tra công nghệ và chất lượng sản phẩm, tham gia nghiệm thu sản phẩm
- Căn cứ hợp đồng kinh tế lập phương án kỹ thuật, khảo sát, lên danh mục,hạng mục cung cấp cho Phòng Kinh doanh để xây dựng giá thành sản phẩm.Quản lý và kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị thực hiện các mặt hàng, sản phẩmtheo đúng mẫu mã, quy trình kỹ thuật, nhiệm vụ thiết kế theo hợp đồng kinh tế
đã ký kết Là đơn vị chịu trách nhiệm chính về mặt kỹ thuật đối với các sảnphẩm xuất xưởng
- Tham gia vào việc kiểm tra xác định định mức lao động trong các côngviệc, các công đoạn sản xuất và xác nhận lệnh sản xuất Trực tiếp làm các côngviệc về đăng ký, đăng kiểm chất lượng hàng hóa, sản phẩm thi công tại Công ty.Quản lý chỉ đạo về an toàn kỹ thuật trong sản xuất
- Kiểm tra xác định khối lượng, chất lượng, kỹ mỹ thuật của sản phẩm đểxuất xưởng làm cơ sở quyết toán và thanh lý hợp đồng kinh tế Lưu trữ hồ sơ kỹthuật, đảm bảo bí mật công nghệ sản phẩm truyền thống
- Nghiên cứu cải tiến các mặt hàng, sản phẩm của Công ty đang sản xuất đểnâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm Quản lý các định mức kỹ
thuật (mức tiêu hao năng lượng, vật tư và nguyên vật liệu của các sản
phẩm vv ).
- Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa lớn thiết bị của các đơn vị theođịnh kỳ Quản lý, lưu trữ hồ sơ kỹ thuật các sản phẩm đã sản xuất, giữ gìn bí mậtcông nghệ
- Nghiên cứu xây dựng danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm và địnhmức kỹ thuật áp dụng trong Công ty Phối hợp với các đơn vị liên quan tham giaHội đồng khảo thí thi tay nghề nâng bậc lương công nhân kỹ thuật Biên soạn tài
Trang 10liệu về công nghệ kỹ thuật để đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề chocán bộ công nhân viên.
- Theo dõi, đối chiếu các hạng mục trong quá trình sản xuất, mức tiêu haovật tư nguyên liệu để làm cơ sở thanh lý hợp đồng kinh tế giữa Công ty vớikhách hàng
- Trực tiếp báo cáo Tổng giám đốc Công ty về chất lượng, số lượng, các chỉ
số hao hụt vật tư, nguyên liệu khi mua vào, xuất ra phục vụ sản xuất Theo dõitiêu hao nguyên vật liệu cũng như tiết kiệm vật tư nguyên nhiên liệu trong sảnxuất kinh doanh
- Xác nhận về thời gian hoàn thành chất lượng công việc của tất cả các lệnhsản xuất để làm cơ sở thanh toán tiền lương, tiền công cho công nhân
- Soạn thảo, xây dựng quy trình công nghệ để thi công các sản phẩm
c Phòng kế hoạch :
- Soạn thảo và tham mưu cho Lãnh đao Công ty ký kết các Hợp đồng kinh
tế Theo dõi, đôn đốc quá trình thực hiện Hợp đồng kinh tế đã ký, giải quyếtnhững vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng
- Lập quyết toán các sản phẩm hoàn thành và thanh lý các hợp đồng kinhtế
- Xây dựng chiến lược đầu tư phát triển ngắn hạn, trung hạn và dài hạn
- Hướng dẫn các đơn vị thuộc Công ty xây dựng kế hoạch năm, kế hoạchdài hạn và tổng hợp kết quả sản xuất - kinh doanh toàn Công ty Báo cáo tổnghợp tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất - kinh doanh hàng năm của Công ty
- Xây dựng phương án và theo dõi tiến độ sản xuất, phân công và giao kếhoạch cho các đơn vị thành viên, các phân xưởng Tổ chức tham gia nghiên cứuthị trường trong và ngoài nước, xây dựng mối quan hệ với khách hàng Lập hồ
sơ dự thầu, tổ chức đấu thầu và tham gia đấu thầu các công trình, dự án Tiếpnhận hồ sơ (dự toán, khảo sát, thiết kế ) để xây dựng các hợp đồng kinh tế
- Cùng các phòng nghiệp vụ Công ty và các đơn vị thành viên để xây dựngđồng bộ các kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tiếp thị và liên kết kinh tế
Trang 11- Chuẩn bị các thủ tục cho Tổng giám đốc Công ty giao kế hoạch và xétduyệt hoàn thành kế hoạch của các đơn vị trực thuộc Giúp Tổng giám đốc kiểmtra và tổng hợp tình hình trong quá trình thực hiện kế hoạch.
- Dựa vào kế hoạch chuyên ngành và hướng phát triển của Công ty (về mụctiêu, quy mô, nhịp độ phát triển kinh doanh, bố trí cơ cấu hợp lý giữa các khâusản xuất bảo đảm cho quá trình hoạt động thống nhất liên tục và đạt hiệu quảcao) Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, đề xuất biện pháp
- Cập nhật, phân tích và tổng hợp các số liệu để giúp Tổng giám đốc chỉđạo điều hành sản xuất kinh doanh được kịp thời
- Thống kê báo cáo theo chế độ, viết lệnh sản xuất Bảo quản, lưu trữ hồ sơthuộc phòng quản lý Tuyệt đối giữ gìn bí mật thông tin kinh tế, bí mật sản xuấtkinh doanh của đơn vị
d Phòng tổ chức hành chính
- Quản lý hồ sơ lý lịch cán bộ công nhân viên toàn Công ty Giải quyết thủtục về chế độ tuyển dụng, thôi việc, bổ nhiệm, bãi miễn, kỷ luật, khen thưởng,nghỉ hưu theo quy chế của Công ty và quy định của Pháp luật
- Tham mưu cho HĐQT và Tổng Giám đốc công tác quy hoạch cán bộ,quyết định việc đề bạt, phân công cán bộ lãnh đạo và quản lý của Công ty và cácđơn vị thành viên
- Tổ chức tuyển dụng lao động để bổ sung cho lực lượng lao động Công ty.Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu Thực hiện côngtác lưu trữ các tài liệu thường và các tài liệu quan trọng theo đúng quy định
Trang 12- Trực tiếp quản lý Nhà làm việc, nhà khách, nhà ở tập thể, bếp ăn tập thể
và trang thiết bị trang bị cho văn phòng Lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa trangthiết bị cho các phòng ban Mua sắm văn phòng phẩm hàng tháng cho các đơnvị
- Hàng năm cùng phòng Tài chính - Kế toán tổ chức kiểm kê về số lượng,chất lượng, chủng loại và tình hình sử dụng trang thiết bị văn phòng của các đơnvị
- Xây dựng lịch công tác, lịch giao ban, hội họp, sinh hoạt định kỳ và bấtthường
- Thường xuyên duy trì, kiểm tra, đôn đốc cán bộ công nhân viên thực hiệnnghiêm Nội quy - Quy định về ATLĐ, vệ sinh công nghiệp, phòng chống cháy
nổ do Công ty đề ra Tổ chức huấn luyện ATLĐ, cấp thẻ và cấp phát bảo hộ laođộng cho công nhân mới vào làm việc và cán bộ công nhân viên Công ty
- Kịp thời đề xuất với Hội đồng thi đua khen thưởng những tập thể, cá nhân
có thành tích tốt trong việc thực hiện công tác An toàn lao động; Đồng thời lậpbiên bản những trường hợp vi phạm Nội quy an toàn lao động để Hội đồngKhen thưởng Công ty có hình thức xử lý kỷ luật theo quy định
e Phòng kế toán :
- Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán thống kê, phân tíchhoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạchcủa Công ty
- Kiểm tra, kiểm toán nội bộ trong Công ty và các đơn vị thành viên Soạnthảo các văn bản về qui chế quản lý, qui trình nghiệp vụ về tài chính kế toán vàkiểm tra, kiểm toán
- Ghi chép để phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống diễn biến cácnguồn vốn cấp, vốn vay Giải quyết các loại vốn, phục vụ cho việc huy động vật
tư, nguyên liệu, hàng hoá trong sản xuất kinh doanh của Công ty Đôn đốc thanhquyết toán với khách hàng