Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Y Hà Nội

Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của thư viện Đại học Y Hà Nội...53 3.2.1... Để có được vốn tài liệu phong phú, bên cạnhviệc thực h

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, do thời gian có hạn cộng với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, mặc dù rất cố gắng song khóa luận chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô, các cán bộ tại thư viện và bạn bè để khóa luận của em được hoàn chỉnh hơn.

Qua đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới toàn thể các thầy, cô trong khoa Thông tin – Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội – Nhân văn đã dạy dỗ và truyền đạt kiến thức cho em trong suốt quá trình học tập.

Em cũng xin chân thành cảm ơn đến các cán bộ đang làm việc tại Trung tâm thông tin - thư viện Đại học Y Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ

em trong quá trình viết khóa luận và thực tập tại Trung tâm, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của cô giáo - Thạc sỹ Trịnh Khánh Vân, người đã trực tiếp hướng dẫn và chỉ bảo em trong suốt quá trình làm khóa luận.

Hà Nội, ngày 10 tháng 3 năm 2014

Sinh viên Nguyễn Thị Lý

5.MeSH Medical Subject Heading

6.NCKH Nghiên cứu khoa học

8.ISBD International Standard Bibliographic Description9.TT-TV Thông tin- Thư viện

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

1 Bảng 1: Tài liệu truyền thống của thư viện ĐH Y HN

2 Bảng 2 CSDL điện tử trên phần mềm ILIB 4.0

3 Bảng 3 CSDL trên CD- ROM, băng ghi hình và toàn văn luận áncủa thư viện ĐH Y HN

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1.Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Đóng góp của khoá luận 3

7 Bố cục của khoá luận 4

CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU 5

1.1 Khái quát về thư viện Đại học Y Hà Nội 5

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 5

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 7

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 9

1.1.4 Vốn tài liệu 10

1.2 Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở thư viện Đại học Y Hà Nội 14

1.2.1 Những vấn đề về tổ chức vốn tài liệu 14

1.2.2 Những vấn đề về bảo quản kho tài liệu 15

1.3 Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện Đại học Y Hà Nội 16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI 18

2.1 Xử lý tài liệu 18

2.1.1.Xử lý hình thức 18

2.1.2.Xử lý nội dung 23

2.2 Phương pháp tổ chức kho tài liệu 30

2.2.1 Kho đóng 31

2.2.2 Kho mở 36

2.3 Các yếu tố huỷ hoại tài liệu 39

2.3.1 Tác động của môi trường tự nhiên 39

2.3.2 Vi sinh vật, nấm mốc, côn trùng, động vật 40

2.3.3 Thiên tai, hoả hoạn 42

2.3.4 Sự lão hoá của tài liệu 43

2.3.5 Sự tác động của con người 43

2.4 Các biện pháp bảo quản vốn tài liệu tại thư viện Đại học Y Hà Nội 44

2.4.1 Đảm bảo môi trường bảo quản 44

2.4.2.Chuyển tài liệu từ dạng giấy sang các dạng vật mang tin khác 45

2.4.3 Áp dụng thành tựu công nghệ thông tin vào trong việc bảo quản tài liệu 45

2.4.4 Tổ chức phòng ngừa mối mọt, nấm mốc, côn trùng, chuột 46

2.4.5 Đóng bìa cứng, tu sửa lại những tài liệu bị rách nát 47

2.4.6 Giáo dục ý thức bảo quản đối với bạn đọc 47

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU Ở THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI 50

3.1 Nhận xét 50

3.1.1 Ưu điểm 50

3.1.2 Nhược điểm 51

3.2 Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của thư viện Đại học Y Hà Nội 53

3.2.1 Vấn đề về tổ chức vốn tài liệu 53

3.1.2 Vấn đề về bảo quản vốn tài liệu 54

KẾT LUẬN 58

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59

LỜI MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài.

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã làm cho khối lượngthông tin- trí thức của mỗi quốc gia, dân tộc nói riêng và nhân loại nói chungtăng lên nhanh chóng Với khối lượng thông tin khổng lồ như hiện nay, đòihỏi chúng ta phải có những biện pháp tổ chức và bảo quản nó một cách hợp

lý, khoa học

Bản chất của các cơ quan thông- tin thư viện và sự nghiệp thông tinthư viện là một hiện tượng xã hội, được hình thành do nhu cầu trao đổi thôngtin từ thực tiễn đời sống của con người Chính vì thế, các cơ quan thông tin –thư viện luôn không ngừng hoàn thiện và phát triển để thực hiện tốt chứcnăng của mình về văn hoá, giáo dục, thông tin và giải trí nhằm hoàn thànhnhiệm vụ quan trọng cho công cuộc phát triển sự nghiệp văn hoá, giáo dục vàđào tạo, khoa học công nghệ, đảm bảo an ninh quốc phòng

Thư viện ĐH Y Hà Nội (ĐH Y HN), với tư cách là một thiết chế vănhoá, thực hiện các chức năng của mình thông qua những hoạt động nhằm thoảmãn nhu cầu của độc giả Trong thành tích chung của Thư viện ĐH Y HN có

sự đóng góp của vốn tài liệu Để có được vốn tài liệu phong phú, bên cạnhviệc thực hiện chính sách tạo nguồn tốt, Thư viện đã luôn chú trọng các hoạtđộng của mình đặc biệt là công tác tổ chức và bảo quản vốn tài

Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu có một vai trò hết sức quan trọngtrong các hoạt động lưu trữ, thông tin – thư viện Tổ chức và bảo quản khôngnhững đảm bảo được quyền lực thông tin, nâng cao uy tín chất lượng hoạtđộng của thư viện, tiết kiệm ngân sách mà còn quyết định sự tồn tại và pháttriển của cơ quan thông tin - thư viện Đối với những tài liệu khác nhau cần cócách tổ chức, bảo quản khác nhau, đó là một việc làm không hề dễ, và có ýnghĩa đặc biệt quan trọng đối với mỗi cơ quan thông tin thư viện

Ý thức được vấn đề này, Thư viện ĐH Y HN đã rất quan tâm đến việc

tổ chức, xây dựng và bảo quản vốn tài liệu của thư viện, phục vụ đắc lực cho

sự nghiệp phát triển kinh tế- văn hoá- xã hội của đất nước, mà cụ thể là việcđào tạo đội ngũ y, bác sỹ

Với ý nghĩa quan trọng như vậy, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện Đại học Y Hà Nội” để làm để tài

khoá luận tốt nghiệp của mình

2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.

2.1.Mục đích nghiên cứu.

Đề tài này được nghiên cứu với mục đích tìm hiểu công tác tổ chức vàbảo quản vốn tài liệu tại thư viện ĐH Y HN Qua đây, tác giả muốn đưa ranhững nhận xét, đánh giá về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu củaThư viện ĐH Y HN; đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác này trong thời giantới nhằm góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác tổ chức vàbảo quản tại Thư viện

2.2.Nhiệm vụ nghiên cứu.

Để thực hiện được mục đích trên, khoá luận có nhiệm vụ sau:

- Nghiên cứu đặc điểm của Thư viện và các loại hình kho tài liệu.

- Phân tích, đánh giá các hình thức sắp xếp và tổ chức bảo quản tài liệu.

- Đưa ra nhận xét, đánh giá và đề xuất những biện pháp cụ thể để

hoàn chỉnh công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu của thư viện

3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài

Cho đến nay đã có nhiều công trình nghiên cứu về Thư viện ĐH Y

HN trên các khía cạnh như: sản phẩm và dịch vụ, tổ chức và phát triển vốn tàiliệu, công tác tổ chức và hoạt động, tìm hiểu nhu cầu tin hay ứng dụng côngnghệ thông tin, tìm hiểu bộ máy tra cứu tin…

Về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu đã có một số đề tài đềcập đến nhưng cùng với thời gian, công tác này cũng có những thay đổi, vì

vậy tôi quyết định chọn đề tài: “ Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư

viện Đại học Y Hà Nội” để làm đề tài khoá luận của mình

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

4.1 Đối tượng nghiên cứu.

Khoá luận tập trung nghiên cứu tất cả các nội dung liên quan đếncông tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện Đại học Y Hà Nội

5 Phương pháp nghiên cứu

Bên cạnh việc vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vậtlịch sử của Chủ nghĩa Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, dựa trên các quanđiểm, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển khoa học vàcông nghệ, giáo dục và đào tạo Trong khóa luận tôi sử dụng các phương phápnghiên cứu cụ thể sau:

- Phương pháp khảo sát thực tế

- Phương pháp so sánh

- Phương pháp điều tra, phỏng vấn

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp phân tích, tổng hợp và đánh giá

6 Đóng góp của khoá luận

6.1 Đóng góp về mặt lý luận

Khoá luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung về ýnghĩa và giá trị khoa học của công tác tổ chức và bảo quản tài liệu của Thưviện

6.2.Về mặt thực tiễn

- Giới thiệu chung về Thư viện với công tác tổ chức và bảo quản vốntài liệu

- Tìm hiểu về công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại Thư viện

- Phân tích ưu, nhược điểm từ đó đưa ra những kiến nghị và giải phápnhằm hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu tại thư viện ĐH Y HN

7 Bố cục của khoá luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, khoá luậngồm 3 chương:

Chương 1: Thư viện Đại học Y Hà Nội với vấn đề tổ chức và bảo

quản vốn tài liệu

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở

thư viện Đại học Y Hà Nội

Chương 3: Một số nhận xét, kiến nghị và đề xuất giải pháp nhằm

hoàn thiện công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện đại học Y Hà Nội

CHƯƠNG 1 THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI VỚI VẤN ĐỀ TỔ CHỨC VÀ

BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU.

1.1 Khái quát về thư viện Đại học Y Hà Nội.

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển.

Ngày 8/11/1902 trường Đại học Y Hà Nội đã được thành lập do toànquyền Pháp tại Đông Dương Pôn-Đu-Me (PaulDoumer) với nhiệm vụ đào tạocác thầy thuốc cho ba nước Đông Dương

Do vậy, Thư viện trường ĐH Y HN là một trong những thư viện rađời sớm nhất trong hệ thống thư viện các trường Đại học trong cả nước Đượchình thành từ năm 1903, trải qua hơn 100 năm hoạt động, Thư viện trường

ĐH Y HN đã và đang từng bước xây dựng và phát triển, phục vụ đắc lực cho

sự nghiệp chung là đào tạo đội ngũ cán bộ y, bác sỹ giỏi cho đất nước

Tiền thân của Thư viện ĐH Y HN là Thư viện Y Dược Khoa ViệtNam được đặt tại 13 đường Lê Thánh Tông- Hà Nội

Năm 1962 Thư viện Đại học Y Dược Khoa được chia thànhThư viện

ĐH Y HN và thư viện Đại học Dược Khoa

Năm 1969 Thư viện Đại học Y HN lại tách thành hai thư viện: ViệnThông tin- Thư viện Y Học Trung ương và Thư viện ĐH Y HN

Năm 1980 toàn bộ cơ sở vật chất của trường ĐH Y HN ở 13 Lê ThánhTông chuyển về đường Tôn Thất Tùng nên thư viện ĐH Y HN cũng chuyển

về đó

Từ năm 1985 do sự ký kết hợp tác song phương giữa nhà trường vớicác trường học Y dược ở Pháp viện nên thư viện cũng được cộng hoà Pháp hỗtrợ sách báo y dược cũng như một số trang thiết bị và tư liệu

Năm 1987, Thư viện trường ĐH Y HN đã tổ chức hội thảo về công tácthư viện đầu tiên với Australia và thư viện cũng được thư viện bạn hỗ trợ sốlượng lớn sách báo về chuyên ngành y học.

Từ năm 1988, Thư viện tách ra thành một đơn vị độc lập trực thuộcBan Giám hiệu trường và lúc này thư viện mới có điều kiện thuận lợi để tổchức và phát triển như: tăng cường cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị hiệnđại, bổ sung nguồn nhân lực

Năm 2001 đến nay, Thư viện ĐH Y HN đang từng bước tin học hoánhằm đạt được mục tiêu trở thành một trong những thư viện lớn thuộc hệthống các trường đại học trong cả nước ngành y học

Thư viện ĐH Y HN nằm trong tòa nhà được xây dựng trên khuôn viênđẹp với diện tích 1.500 m2, thư viện sử dụng 2 tầng của tòa nhà, được trang bị

hệ thống điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, bàn ghế tủ, quầyđược trang bị đúng yêu cầu của thư viện hiện đại Phòng phục vụ có thể phục

vụ cùng 1 lúc khoảng 200 bạn đọc

Hình 1: Thư viện Đại học Y Hà Nội

Cơ sở vật chất hạ tầng của Thư viện với hệ thống trang thiết bị: 02

ngoại văn 2 máy, phòng thư mục 3 máy, phòng giáo trình 02 máy) máy phục

vụ nhu cầu tra cứu thông tin của sinh viên, học viên cao học và 2 máy tínhcho cán bộ làm việc; 03 tủ mục lục truyền thống; 02 máy in, 02 máyphotocopy và 01 máy scan tài liệu phục vụ việc in ấn, sao chụp; các máy đọcđĩa laze Hệ thống wifi đầy đủ, giúp bạn đọc có thể truy cập internet màkhông cần phải đến phòng máy tính

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

 Chức năng

Thư viện trường ĐH Y HN có chức năng phục vụ hoạt động giảngdạy, học tập, nghiên cứu khoa học của đội ngũ cán bộ, giảng viên, sinh viên,học viên trong toàn trường Bên cạnh đó thư viện còn thực hiện chức năngquản lý công tác thông tin – thư viện, thu thập, khai thác, bảo quản và cungcấp thông tin tư liệu bằng nhiều hình thức khác nhau đáp ứng nhu cầu củangười dạy và người học trong trường Đồng thời, Thư viện cũng là đầu mốitrong hợp tác quốc tế với các cá nhân, các tổ chức y tế nước ngoài

 Nhiệm vụ

Thư viện có nhiệm vụ:

- Tuyên truyền sách báo phục vụ cho việc giáo dục chính trị, tư tưởng

và mở rộng tầm hiểu biết về văn hoá cho sinh viên

- Phục vụ, hướng dẫn người dùng tin khai thác, tìm kiếm, sử dụnghiệu quả các nguồn tài liệu, các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện

- Xây dựng chiến lược phát triển, các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn củaThư viện trình lên Ban Giám hiệu để tổ chức, quản lý và triển khai các hoạtđộng thông tin – thư viện phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học

- Xây dựng qui hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên mônnghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho đội ngũ cán bộ thư viện để phát triển nguồnnhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác

- Giới thiệu, cung cấp các thông tin về chuyên ngành, tuyên truyềnthông qua sách, báo, tư liệu để mở rộng hiểu biết cho sinh viên, học viên…tạo cho họ niềm hứng thú tìm hiểu, trau dồi thêm kinh nghiệm, có thói quenđộc lập trong học tập và nghiên cứu.

- Xây dựng các báo cáo, thực hiện việc khai thác, bổ sung, quản lý vàphát triển nguồn lực thông tin Thư viện đã phối hợp với các Viện, Khoa, Bộmôn trong việc lựa chọn bổ sung kịp thời tài liệu Thu nhận, lưu trữ các tàiliệu do trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệmthu, các luận văn, luận án đã được bảo vệ thành công Thư viện còn thườngxuyên liên kết với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước cùng lĩnh vực để

để xin nguồn viện trợ tài liệu nhằm phát huy hiệu quả, phục vụ tốt nhất chomục tiêu đào tạo của Nhà trường

- Xử lý nghiệp vụ tất cả các tài liệu bổ sung vào thư viện Nghiêncứu, ứng dụng các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến vào công tác nghiệp vụ Tổ chức

hệ thống tra cứu đáp ứng nhu cầu của người dùng tin Quản lý và phát triểncác dịch vụ thông tin - thư viện Sắp xếp, lưu trữ và bảo quản thông tin tưliệu Kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, tiến hành thanh lý, loại bỏ các tài liệu cũnát theo quy định Phối hợp với các phòng Công tác học sinh – sinh viên,phòng Đào tạo trong công tác cấp thẻ và quản lý bạn đọc

- Quản lý, vận hành, kiểm kê định kỳ các trang thiết bị, khai thácphần mềm thư viện, xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu, triển khai ứngdụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện

- Tổ chức các buổi nói chuyện chuyên đề, đối thoại với sinh viên, trảlời những thắc mắc về tài liệu, giờ giấc phục vụ, thái độ phục vụ… để làm tốthơn nữa chức năng và nhiệm vụ của mình

- Mở rộng hợp tác quốc tế về đào tạo NCKH với các trường đại học ydược cả nước và trên thế giới

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Thư viện Đại học Y Hà Nội được hình thành và phát triển dựa trênnguyên tắc chỉ đạo tập trung và có sự hỗ trợ chặt chẽ của các bộ phận vớinhau Về cơ cấu tổ chức : Thư viện Đại hoc y Hà Nội là một đơn vị độc lập,

cơ cấu có 5 phòng, nhân lực hoạt động trong các phòng bố trí dựa vào chứcnăng, số lượng công việc của từng phòng

Về cơ cấu nhân lực : Hiện nay Thư viện ĐHYHN có tổng số 14 cán bộviên chức, cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành là 08 người (trong đó có 2người có trình độ thạc sĩ), 02 cán bộ tốt nghiệp đại học khác, 01 cán bộ tốtnghiệp trung học chuyên nghiệp, 01 cán bộ tốt nghiệp trường ĐHYHN

Cơ cấu tổ chức của Thư viện được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ1 : Cơ cấu tổ chức của Thư viện Đại học Y Hà Nội

Chức năng cụ thể của các phòng Thư viện như sau :

 Phòng biên mục

Có nhiệm vụ xây dựng, thu nhận, bổ sung tài liệu, đồng thời cónhiệm vụ xử lý tài liệu theo các chu trình, nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, tổchức hệ thống tra cứu theo đúng yêu cầu về chuẩn nghiệp vụ thư viện, nhập

Phòng đọc sinh viên

Phòng Máy tính

Phòng Giáo trình

Phòng máy tính: Phòng máy tính đảm nhận nhiệm vụ:

- Xây dựng vận hành mạng thông tin máy tính của thư viện

- Phục vụ NDT khai thác thông tin y dược và các thông tinkhác thông qua mạng máy tính

- Lưu trữ và khai thác thông tin trên CSDL MEDLINE

Phòng đọc ngoại văn: (hình thức kho mở tự chọn)

Là nơi cung cấp sách, tạp chí nước ngoài chủ yếu là tiếng Anh vàtiếng Pháp cho tất cả các đối tượng trong và ngoài nhà trường

1.1.4 Vốn tài liệu

Tài liệu truyền thống

Tài liệu công bố

Đây là loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số vốn tài liệu củathư viện Bao gồm: sách giáo trình, các loại tài liệu tham khảo (sách, báotham khảo tiếng Việt; sách, báo tham khảo tiếng nước ngoài; từ điển tra cứu),luận văn, luận án Thư viện đã tiến hành xử lý, sắp xếp tại các kho theo hướngtiện lợi cho việc tra cứu, sử dụng và đưa ra phục vụ kịp thời, tránh sự lỗi thời

về thông tin

Theo số liệu thống kê tính đến tháng 10/2013 số lượng tài liệu truyền thống tại Thư viện trường ĐHYHN bao gồm:

Loại tài liệu Số bản Tỷ lệ (%)

Tạp chí tiếng Việt, tiếng nước ngoài 38.861 40,8 %

Bảng 1 Tài liệu truyền thống ơ thư viện ĐH Y HN

Sách giáo trình:

Sách giáo trình hiện nay có 198 đầu sách,với 31.957 số bản Do đặc thù

là trường đại học chuyên về y học nên hầu hết các tài liệu đều thuộc vềchuyên ngành y và chỉ có một số sách chính trị, sách kinh điển, tài liệu tracứu phục vụ cho mục đích dạy và học.Trong những năm gần đây để chống

học chay,được sự quan tâm của Ban Giám hiệu trường nguồn kinh phí bổ

sung cho sách giáo trình tăng lên đáng kể Thư viện thường xuyên liên hệ vớicác bộ môn, các nhà xuất bản cập nhật những đầu sách mới để bổ sung kịpthời phục vụ giáo trình cho sinh viên các khối Tuy nhiên do qui mô đào tạocủa Nhà trường ngày càng mở rộng, sách giáo trình các bộ môn viết còn hạnchế, ít đổi mới nên việc bổ sung còn gặp khó khăn, chưa đáp ứng đủ nhu cầucủa sinh viên

 Tài liệu tham khảo:

 Sách tham khảo tiếng Việt: Hầu hết các sách tham khảo tiếng

Việt là các sách chuyên ngành y có nội dung bám sát vào chương trình đàotạo của trường, số ít còn lại là các sách kinh điển, các loại từ điển… Điểm hạnchế của loại tài liệu này là số lượng cuốn bổ sung của mỗi đầu sách còn ít(5 bản)

 Sách tham khảo ngoại văn: Chủ yếu là sách tiếng Anh và tiếng

Pháp được xuất bản từ năm 2011 trở về trước với số lượng rất khiêm tốn.Trên thực tế nguồn chính của kho sách ngoại văn là do tặng, biếu từ các cánhân, các tổ chức, tài trợ từ các dự án Kinh phí dành cho việc bổ sung loại

hình tài liệu này hầu như không có do giá tài liệu quá đắt Trong 2 năm gầnđây, thư viện liên tục nhận được nguồn tài trợ sách ngoại văn từ quỹ Châu ÁThái Bình Dương nên số lượng sách ngoại văn cũng tăng lên đáng kể.

 Báo, tạp chí: Bao gồm tạp chí y học trong nước và phần lớn là

tạp chí y học nước ngoài Hiện nay thư viện có 46 loại tạp chí tiếng Việt từnăm1961 đến nay và khoảng 407 loại tạp chí tiếng Anh và tiếng Pháp từ năm

2011 trở về trước Thông qua nguồn tài liệu này NDT có thể nắm được nhữngthông tin về y học trong và ngoài nước Bên cạnh đó thư viện còn có các loạibáo ngày, báo tuần nhằm đáp ứng nhu cầu văn hóa giải trí, nâng cao hiểu biết

về mọi mặt trong xã hội cho NDT

Do diện tích quá hẹp nên Thư viện trường ĐH Y HN không có khobáo- tạp chí riêng biệt nhưng với sự sắp xếp hợp lý của cán bộ thư viện đã đápứng được nhu cầu tin của bạn đọc trên mọi lĩnh vực, chủ yếu là y- dược Cácloại báo- tạp chí Tiếng Việt được đặt tại phòng đọc, còn báo – tạp chí ngoạivăn được đặt tại phòng ngoại văn của Thư viện

Tạp chí của Thư viện đã trở thành nguồn tin quan trọng góp phần mởrộng, nâng cao kiến thức về mọ mặt, rèn luyện bản lĩnh chính trị, tu dưỡngđạo đức, góp phần giúp bạn đọc tiếp cận với sự phát triển của khoa học kỹthuật hiện đại, nhanh chóng hoà nhập và đáp ứng những đòi hỏi của thời kýcông nghiệp hoá, hiện địa hoá đất nước

 Tài liệu tra cứu: Gồm các loại bách khoa toàn thư, từ điển phổ

thông, từ điển chuyên ngành, sổ tay tra cứu…Hiện nay thư viện đang lưu giữrất nhiều tài liệu quý hiếm như: Bách khoa toàn thư bệnh học, EMC…

 Tài liệu không công bố:

Thông tin trong các tài liệu không công bố thường rất cập nhật, phongphú , đa dạng nên nó là loại hình thông tin tham khảo rất có ích cho cán bộ vàsinh viên trong trường Hiện nay, Thư viện có 9484 luận án, bao gồm luận ántiến sĩ, luận văn thạc sĩ, bác sỹ chuyên khoa cấp 1, bác sỹ chuyên khoa cấp 2,

bác sỹ nội trú…của cán bộ và học viên sau đại học, các chuyên đề của nghiêncứu sinh và nguồn tài liệu này được cập nhật từng ngày Đây là nguồn tài liệu

“xám” có giá trị tham khảo, giá trị thực tiễn và có ý nghĩa như một tài tài liệutra cứu về một vấn đề, một đề tài cụ thể

Loại hình tài liệu hiện đại

Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật trong đó có côngnghệ thông tin Bên cạnh các dạng tài liệu truyền thống còn xuất hiện các loạihình tài liệu điện tử ngày càng phát triển Như vậy ngoài việc quản lý các tàiliệu truyền thống tại các kho, thư viện còn phải quản lý nguồn tài liệu điện tử

Thư viện trường ĐH Y HN có 2 mảng dữ liệu điện tử: CSDL thư mục,CSDL quản lý bạn đọc trên phần mềm Ilib4.0 và CSDL khai thác trên mạngthông qua các trang Web hoặc trên CD-ROM Theo số liệu thống kê tính đếntháng 10 năm 2013 CSDL của thư viện như sau:

CSDL thư mục sách tham khảo

tiếngViệt và tiếng nước ngoài

CSDL thư mục bài báo, tạp chí

tiếng Việt và tiếng nước ngoài

CSDL thư mục luận văn, luận án 9.484 16,6%

Bảng 2 Cơ sở dữ liệu điện tử trên phần mềm Ilib4.0

Cơ sở dữ liệu điện tử trên CD-ROM Medline, băng ghi hình và CSDLtoàn văn luận văn, luận án tính đến tháng 10 năm 2013 của Thư viện như sau:

CSDL toàn văn luận văn, luận án 7883 đĩa

Bảng 3 Cơ sở dữ liệu trên CD-ROM, băng ghi hình và toàn văn

luận án, luận văn

1.2 Những vấn đề về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở thư viện Đại học

Y Hà Nội

Vốn tài liệu là cơ sở, nền tảng của mọi hoạt động thư viện, quyết định

sự tồn tại và phát triển của mọi thư viện Để có tài liệu phong phú và đa dạng,đáp ứng được nhu cầu của người đọc, bên cạnh việc bổ sung tài liệu thườngxuyên cần phải có cách tổ chức và bảo quản chúng một cách khoa học, hợp lý

1.2.1 Những vấn đề về tổ chức vốn tài liệu.

Tổ chức kho sách là một loạt các thao tác nghiệp vụ kế tiếp nhau nhằmlàm cho vốn tài liệu có một trật tự nhất định trên các giá để sẵn sàng phục vụđộc giả khi có yêu cầu và có chính sách bảo quản hợp lý nhất Công tác tổchức kho sách trong mỗi thư viện phụ thuộc vào những chức năng , nhiệm vụ,loại hình và thể loại thư viện Ví dụ như quy trình tổ chức vốn tài liệu của mộtthư viện khoa hoc tổng hợp không thể giống như quy trình của một thư việnchuyên ngành hay một thư viện phổ thông

Ngoài ra Thư viện cũng cần hiểu rõ thành phần bạn đọc , trình độ họcvấn, nhu cầu, hứng thú của bạn đọc… khi tổ chức kho sách, để có thể tổ chứckho sách và mục lục của mình một cách đúng đắn

Các thao tác bao gồm:

 Xử lý tài liệu:

- Xử lý hình thức

- Xử lý nội dung

 Phương thức tổ chức vốn tài liệu

Phương thức tổ chức vốn tài liệu trong thư viện thực chất là cách tổchức tài liệu theo những tiêu chí khác nhau như theo loại hình tài liệu, theongôn ngữ tài liệu, theo hình thức phục vụ… với mục đích:

- Tạo ra một trật tự trong kho tài liệu

- Tạo thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu

- Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu

- Bảo quản lâu dài, tráng mất mát, hư hỏng

- Sử dụng được lâu bền, từ đó có thể tiết kiệm chi phí

Quá trình tổ chức kho có ý nghĩa to lớn đối với việc sử dụng tài liệucủa độc giả, bởi chỉ cần có những thiếu xót nhỏ cũng ảnh hưởng đến chấtlượng phục vụ bạn đọc

1.2.2 Những vấn đề về bảo quản kho tài liệu.

Nhằm mục đích phục vụ bạn đọc ngày càng tốt hơn, ngoài việc làm thếnào để bổ sung được nhiều tài liệu quý hiếm, sách có giá trị Thư viện Đại học

Y Hà Nội còn rất quan tâm, chú ý đặc biệt đến công tác bảo quản vốn tài liệu.Bảo quản vốn tài liệu xét về mặt tổng thể chỉ là một khâu trong quy trìnhnghiệp vụ của thư viện, song lại có vai trò cực kỳ quan trọng Đó chỉ là nhữngchính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ các tài liệu thư viện vàlưu giữ chúng không bị làm hỏng, huỷ hoại Tất cả những công việc bảo quản

là nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu, tránh sự mất mát, hư hỏng

Cùng với tiềm năng về nhân lực, vật lực, nguồn lực thông tin, bảoquản tốt tài liệu không những nâng cao uy tín, chất lượng hoạt động của thưviện mà còn tiết kiệm được ngân sách, quyết định đến sự tồn tại và phát triểncủa Thư viện Một thư viện có quy mô lớn, vốn tài liệu phong phú đa dạng,tài liệu quý hiếm càng nhiều thì công tác bảo quản càng phải khoa học, chínhxác, quy trình quản lý càng phải nghiêm ngặt

Việc bảo quản vốn tài liệu trong cơ quan thông tin thư viện được phânchia thành hai loại: bảo quản dự phòng và bảo quản phục chế

- Bảo quản dự phòng chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp

của toàn bộ tài liệu nói chung

- Bảo quản phục chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt hoá

tính hoặc vật lý của tài liệu

1.3 Vai trò của công tác tổ chức và bảo quản vốn tài liệu ở Thư viện Đại học Y Hà Nội.

Việc tổ chức kho tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng, đã quyết địnhnhiều vấn đề quan trọng như việc bảo quản và sử dụng tối đa tài liệu của thưviện, việc thoã mãn nhu cầu của người đọc

Trong quá trình tổ chức kho tài liệu, các thư viện đồng thời phải giảiquyết hai nhiệm vụ trái ngược nhau nhưng có mối quan hệ biện chứng vớinhau Đó là việc sử dụng tích cực vốn tài liệu và việc bảo quản chúng lâu dài.Nếu như tài liệu được sử dụng thường xuyên, đáp ứng được nhu cầu độc giả,thì vốn tài liệu đó sẽ nhanh bị hư hỏng, ngược lại tài liệu ít được sử dụng thì

sẽ được bảo quản tốt Chính vì vậy, nhiệm vụ của thư viện là phải giải quyết,điều hoà hai mối mâu thuẫn đó, đảm bảo vừa có thể phục vụ bạn đọc mộtcách tối đa nhưng vừa có thể bảo quản được vốn tài liệu một cách tốt nhất.Thư viện ĐH Y HN cũng không nằm ngoài quy luật đó Để giải quyết đượcvấn đề này có hiệu quả thì phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó phải kểđến công tác tổ chức vốn tài liệu

Tổ chức kho sách còn giải quyết nhiệm vụ quan trọng đó là bảo quảnkho sách với tư cách là tài sản chung của xã hội, làm cho từng cuốn sách đượcbảo quản tốt nhất, nâng cao tuổi thọ của sách, phục chế các sách, báo, tạp chí

bị mất mát hư hỏng trước thời hạn

Bảo quản vốn tài liệu là quá trình tác động nhằm giữ gìn chống mọi ảnhhưởng xấu đến tài liệu và kéo dài tuổi thọ của tài liệu Để bảo quản lâu dàivốn tài liệu Thư viện ĐH Y HN có nhiều hình thức, biện pháp hữu hiện khắcphục và phòng ngừa những nguyên nhân gây hư hỏng, mất mát tài liệu

Bảo quản lâu dài vốn tài liệu nhằm mục đích đáp ứng thoả mãn nhu cầubạn đọc, giảm bớt số lần từ chối, phát huy giá trị vốn tài liệu, giảm bớt chi phí

không cần thiết để mua tài liệu bị mất, hư hỏng.

Những ý nghĩa trên đây cho thấy tầm quan trọng của công tác bảo quảnvốn tài liệu Chính vì thế, khi đánh giá chất lượng công tác thư viện, bên cạnhcác hoạt động nghiệp vụ và hoạt động chuyên môn khác thì chúng ta còn phảicăn cứ vào kết quả hoạt động của công tác bảo quản, giữ gìn vốn tài liệu củathư viện đó

Tóm lại, các cơ quan thông tin - thư viện có nhiệm vụ thường xuyênsưu tầm - tổ chức, sử dụng và bảo quản kho tài liệu nên mục đích chung củaviệc tổ chức và bảo quản tài liệu là nhằm:

o Tạo ra một trật tự nhất định trong kho

o Tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu

o Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu

o Bảo quản lâu dài, tránh mất mát, hư hỏng

o Sử dụng lâu bền, tiết kiệm chi phí

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI

LIỆU TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI

2.1 Xử lý tài liệu

Xử lý tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ không thể thiếu trong các thưviện và cơ quan thông tin Nó bao gồm hàng loạt các thao tác nghiệp vụ từtiếp nhận tài liệu, vào sổ đăng ký tổng quát, , mô tả tài liệu,phân loại, định từkhoá, tóm tắt, chú giải tài liệu Đòi hỏi cán bộ phải có trình độ nghiệp vụchuyên môn cao Từ kết quả xử lý tài liệu được sắp xếp một cách đúng đắn,khoa học hợp lý

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của KHCN, đặc biệt là công nghệthông tin đã làm gia tăng thông tin với một khối lượng khổng lồ đó là hiệntượng “bùng nổ thông tin” Hiện tượng này đã tạo ra sự mất tin, nhiễu tin Vìvậy, để NDT có được nguồn tin chính xác, đầy đủ, nhanh chóng là việc khókhăn và phức tạp, đòi hỏi những người làm công tác thư viện cần thực hiện tốtcông tác xử lý tài liệu của cơ quan đó

Ý thức được điều đó, Thư viện ĐH Y HN đã luôn làm tố công tác xử lýtài liệu, có những kế hoạch, định hướng để công tác tổ chức vốn tài liệu hoạtđộng có hiệu quả nhanh chóng hội nhập với các thư viện trong nước cũng nhưtrên thế giới

Công tác xử lý tài liệu bao gồm xử lý hình thức và xử lý nội dung củasách

2.1.1.Xử lý hình thức.

Xử lý hình thức hay còn gọi là mô tả thư mục tài liệu là quá trình lựachọn các chi tiết đặc trưng của một tài liệu và trình bày chúng theo một quytắc nhất định nhằm giúp người dùng tin dễ dàng tìm thấy tài liệu Kết quả củaviệc xử lý là sách được sắp xếp một cách đúng đắn trên giá, lựa chọn sách

Ở Thư viện ĐH Y HN, công tác xử lý tài liệu về hình thức bao gồmcác công đoạn: đăng ký tài liệu, đóng dấu, dán nhãn, ghi ký hiệu xếp giá.

Đăng ký vốn tài liệu

Đăng ký vốn tài liệu là một khâu nghiệp vụ khá quan trọng trong côngtác thư viện nói chung và quá trình xử lý nói riêng Đăng ký vốn tài liệu gópphần bảo quản kho sách Mỗi xuất bản phẩm nhập hay xuất ra khỏi thư việnđều phải tiến hành công tác đăng ký để nắm được toàn bộ vốn tài liệu của thưviện Những cuốn sổ đăng ký được coi là nhưng tài liệu pháp lý chứng minhtất cả các xuất bản phẩm đã được mua từ trước và mới mua về đều phải cómặt Qua đó thủ thư có thể báo cáo tình hình tài sản của thư viện và có thểtiến hành kiểm tra thường xuyên kho sách.Và những tài liệu đã đăng ký là cơ

sở để thanh toán tài chính về công tác thư viện một cách rõ ràng, chính xác

Để tiến hành đăng ký tài liệu có hiệu quả, phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ những tin tức về vốn tài liệucủa thư viện

- Hình thức đăng ký đơn giản

- Phương pháp và hình thức đăng ký phải thống nhất

- Việc đăng ký phải kịp thời, linh hoạt

- Các tài liệu nhập và xuất ra khỏi thư viện phải được đăng kýKhi tiến hành đăng ký, cán bộ thư viện đã thống nhất đơn vị đăng ký.Đối với Thư viện ĐH Y HN có quy định đơn vị đăng ký cho sách là cuốn;báo, tạp chí là từng số; đơn vị đăng ký tranh ảnh, bản đồ là tờ…

Tác dụng của việc đăng ký tài liệu:

- Đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của tài liệu trong Thư viện,thông qua việc vào sổ, mỗi một tài liệu của Thư viện sẽ có đầy đủ bằng chứng

để tra cứu, ngăn ngừa tổn thất nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ

- Thông qua việc đăng ký tài liệu có thể kịp thời phản ánh tình hìnhhoạt động của toàn Thư viện, làm cơ sở để hoạch định kế hoạch công tác thưviện nói chung và kế hoạch xây dựng kho sách nói riêng.

- Việc đăng ký tài liệu có thể nêu lên những thống kê gọn và chínhxác làm cơ sở để báo cáo, tổng kết công tác của Thư viện

Tài liệu sau khi được nhập về tiến hành dưới hai hình thức đăng ký làđăng ký tổng quát và đăng ký cá biệt

Đăng ký tổng quát: là đăng ký cho từng lô sách, từng đợt sách,

theo hoá đơn chứng từ nhập vào Thư viện, giúp cho Thư viện nắm được tìnhhình chung về vốn tài liệu của cơ quan

Ở Thư viện ĐH Y HN việc đăng ký tổng quát cho tài liệu, baogồm các công việc:

- Ghi ngày, tháng, năm của lô sách mới nhập về

- Số thứ tự của lô sách mới nhập về

- Nguồn cung cấp sách

- Tổng số hoá đơn nhập về

- Số lượng mỗi loại sách là bao nhiêu

- Phần ghi chú đó là những điều cần lưu ý của lô sách

Đăng ký cá biệt: là đăng ký từng cuốn sách, ghi vào sổ tài sản của

thư viện để nắm vững tình hình lưu thông của từng cuốn sách Việc đăng ký

cá biệt còn có chức năng thông tin Vì qua đó Thư viện có thể nắm rõ đượctình trạng của kho sách; sự phân phối kho sách theo từng loại hình ấn phẩm,theo ngôn ngữ, theo đối tượng; nắm rõ thư viện có sách gì và thiếu sách gì

Ở Thư viện ĐH Y HN một cuốn sổ đăng ký cá biệt bao gồm các cột:

- Cột ghi ngày vào sổ: phải ghi đúng ngày vào sổ

- Cột số thứ tự: ghi số thứ tự của mỗi cuốn sách khi vào sổ

mỗi cuốn có một ký hiệu riêng

- Cột tác giả và tên sách:họ đệm trước, tên tác giả sau, sau đó

đến sách

- Cột kiểm kê.

- Cột xuất bản: ghi năm xuất bản mới nhất của cuốn sách.

- Cột giá tiền: ghi giá tiền( nếu có), còn nếu là sách tặng thì

ghi vào cột ghi chú

- Cột số vào sổ tổng quát: ghi số thứ tự của số đăng ký tổng quát

- Cột môn loại: ghi tên môn loại tri thức của cuốn sách đó.

Việc đăng ký cá biệt có những ưu và nhược điểm sau:

- Nhược điểm của sổ ĐKCB:

+ Số ĐKCB tăng nhanh, bộ phận phòng Biên mục phải quản lýnhiều sổ

+ Đăng ký trùng nhiều động tác lặp nên mất thời gian Ví dụ mộttài liệu có 30 bản sẽ phải đăng ký 30 lần

 Đóng dấu:

Chỉ đóng dấu những tài liệu nhập vào thư viện Ý nghĩa của việc làmnày là xác định chủ quyền của tài liệu thuộc về thư viện và cố định chúng vàothư viện

- Tài liệu sau khi đóng dấu trở thành tài sản của thư viện

- Tránh nhầm lẫn tài liệu giữa các thư viện

- Giúp cán bộ thư viện kiểm tra tài liệu thuộc thư viện mình

Ở Thư viện ĐH Y HN, dấu có hình chữ nhật kèm theo ô để ghi số ĐKCBcủa tài liệu, dấu được đóng ở trang tên sách trên những yếu tố xuất bản

Ví dụ:

ĐLB1842

Đối với những tài liệu quí hiếm dấu được đóng ở mặt sau của trang tênsách Dấu thứ hai được đóng ở trang 17 hoặc ở một trang tên sách Nếu tàiliệu có các phụ bản rời thì các phụ bản phải được đóng dấu Nếu tài liệukhông đủ 17 trang thì dấu thứ hai được đóng ở trang trước của trang cuối cùng

Đối với báo, tạp chí đóng dấu ở trang bìa hoặc trang đầu tiên ở góc trênbên trái của báo, tạp chí

 Dán nhãn

Ở Thư viện ĐH Y HN việc in và dán nhãn do phòng Biên mục phụtrách Việc dán nhãn giúp cho việc sắp xếp tài liệu trong kho và tìm kiếm tàiliệu được dễ dàng

Nhãn sách được Thư viện viết bằng mực không phai, rõ ràng Đối vớisách mỏng, nhãn được dán vào góc phải bìa sau cách gáy sách và cạnh trên1,5cm Nếu vị trí đó có thông tin, dán nhãn ở góc dưới bìa sau tài liệu cáchgáy sách và cạnh dưới 1,5cm Đối với tài liệu dày có gáy sách từ 1,5cm trở

Đối với báo, tạp chí thư viện không thực hiện dán nhãn mà chỉ đóng dấu.

 Ghi ký hiệu xếp giá.

Ở Thư viện ĐH Y HN việc định ký hiệu xếp giá do phòng Biên mụcđảm nhiệm.Ghi ký hiệu xếp giá là việc xác định cho mỗi tài liệu có một kíhiệu riêng được sắp xếp một cách trật tự logic trên giá sách trong các khosách của thư viện với mục đích là giúp cho việc tìm kiếm tài liệu của cán bộhay độc giả được thực hiện một cách rõ ràng

Ký hiệu xếp giá được ghi lên nhãn sách và bên phải trang tên sáchchính Ký hiệu này được cấu tạo theo dạng phân số, số trên là ký hiệu phânloại, số giữa là ký hiệu tên tác giả hoặc tên tài liệu đã mã hóa theo qui định( chỉ số Cutter), số dưới cùng là số ĐKCB của tài liệu

Ở Thư viện ĐH Y HN nhãn xếp giá như sau:

2.1.2.Xử lý nội dung

Xử lý tài liệu về mặt nội dung cho phép ta nắm được thông tin về mọimặt của tài liệu Xử lý nội dung bao gồm các bước: Mô tả tài liệu, phân loạitài liệu, định từ khoá, tóm tắt và chú giải

 Mô tả tài liệu

Là cơ sở để xác định được đặc tính của tài liệu về nhiều phương diện,

để có thể nhận dạng nó một cách chính xác và không bị nhầm lẫn với các tàiliệu khác

Từ khi thành lập đến năm 2010 thư viện trường ĐH Y HN sử dụng quitắc mô tả thư mục quốc tế ISBD (International Standard BibliographicDescription) , các phiếu mô tả gồm 7 vùng mô tả Các mô tả này đảm bảotính chính xác, thông nhất giữa các thư viện trong nước và trên thế giới

Ví dụ về một tài liệu được mô tả theo ISBD:

KHPL Chỉ số Cutter ĐKCB

ĐVC 5974-5975 TRẦN ĐỨC PHẤN

Điều tra cơ bản về bệnh đái tháo đường ở người Việt Nam /Trần

Tuy nhiên, hệ thống mục lục truyền thống tại Thư viện không được bổsung thêm phiếu mô tả vì tiến tới Thư viện sẽ bỏ dần hình thức tra cứu truyềnthống Hầu hết các phiếu mô tả đều thể hiện của những tài liệu cũ nên sốlượng NDT sử dụng rất ít Hiện nay NDT đến Thư viện chủ yếu họ tra cứutrên CSDL thư mục của phần mềm Ilib 4.0.

Từ năm 2010 đến nay, Thư viện đã chuyển đổi sang sử dụng chuẩn

mô tả AACR2 (Anglo American Cataloguing Rules, Second Edition) Vớichuẩn mô tả AACR2 tài liệu được xử lý trên máy theo khổ mẫu MARC 21

AACR2 có 8 vùng dữ liệu:

- Vùng 1: Nhan đề và thông tin về trách nhiệm (nhan đề chính,nhan đề song song, thông tin về nhan đề, xác minh đầu tiên về trách nhiệm,các xác minh tiếp theo về trách nhiệm)

- Vùng 2: Vùng lần xuất bản (lần xuất bản và trách nhiệm liên quanđến lần xuất bản)

- Vùng 3: Vùng đặc biệt (dành cho ấn phẩm nhiều kỳ, tệp máy tính,bản đồ, đồ biểu, tác phẩm âm nhạc)

- Vùng 4: Vùng xuất bản (nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản)

- Vùng 5: Vùng mô tả vật lý (quy mô của tài liệu, các chi tiết vậtchất khác, kích thước, các tài liệu đi kèm)

- Vùng 6: Vùng tùng thư (tên tùng thư, thông tin trách nhiệm liênquan đến tùng thư…)

- Vùng 7: Vùng ghi chú (các ghi chú về nhan đề, về trách nhiệm, vềxuất bản, về vật chất… cung cấp thêm thông tin cho phần mô tả).

- Vùng 8: Vùng số tiêu chuẩn (ISBN, ISSN, điều kiện có được tài liệu).Việc Thư viện ĐH Y HN tiến hành áp dụng mô tả tài liệu theo chuẩnAACR2 có một số thuận lợi và khó khăn như sau:

 Phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu là khâu xử lý nội dung của tài liệu dựa theo khungphân loại mà thư viện áp dụng Hiện nay thư viện có 3 cán bộ làm công tácphân loại, trong đó có 3 cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành thông tin - thư viện

và một cán bộ chuyên ngành y Thư viện ĐH Y HN là một thư viện chuyênngành y Vì vậy, việc lựa chọn khung phân loại có nhiều điểm khác so với cácthư viện khác

Từ khi thành lập đến năm 1985 Thư viện Đại học Y Hà Nội sử dụngkhung phân loại UDC Tuy nhiên, sau khi sử dụng thư viện nhận thấy có một

số hạn chế, không phù hợp và gặp một số khó khăn Chính vì vậy, từ năm

1985, thư viện đã kết hợp với một số y, bác sỹ, chuyên gia y tế mà đứng đầu

là bác sỹ Đặng Vũ Viêm đã nghiên cứu và xây dựng một khung phân loại

giành riêng cho thư viện mình với tên gọi là “Bảng phân loại các ngành”.

Khung phân loại này được xây dựng dựa trên khung phân loại thập tiến quốc

tế UDC và BBK, bao gồm 100 đề mục chính phản ánh từng chuyên ngành cụthể Đó là sự kết hợp giữ chữ cái latinh và số Ả Rập từ 0 đến 9 để sắp xếptheo phân loại chuyên khoa sâu trong ngành, ví dụ D1: Da liễu; M1: Mắt- thị giác

Ví dụ 1: Kết quả kiểm tra về di truyền tế bào khi sử dụng cây làm dược liệu điều trị các tổn thương ở hệ miễn dịch.

Trong ví dụ trên thì cán bộ thư viện sẽ phân loại sẽ phân tích các yếu tố

mà tài liệu đề cập đến, sau đó sắp xếp nó vào M3 Miễn dịch học và D6 dược

Ví dụ 2: Bước đầu nghiên cứu phẫu thuật đục thể thuỷ tinh ngoài bao kết hợp đặt thể thuỷ tinh nhân tạo hậu phòng ở người lớn tuổi Việt Nam.

Trong ví dụ trên tài liệu được xếp vào M1(Mắt- thị giác) và L2(Lão khoa)

Về ưu điểm của khung phân loại này:

-Khung phân loại này rất phù hợp với tài liệu chuyên ngành, vốntài liệu ít như ở Thư viện ĐH Y HN và áp dụng cho việc phân loại tài liệu ởkho ngoại văn

-Khung phân loại của Thư viện ĐH Y HN biên soạn nhằm mụcđích phân loại chính xác các chuyên ngành y học, vì vậy rất dễ dàng cho sinhviên, bác sỹ, chuyên gia nghiên cứu về y học trong quá trình tìm kiếm tài liệu

-Một trong những ứng dụng quan trọng của khung phân loại là để

tổ chức, sắp xếp kho mở trong Thư viện, cụ thể là phòng đọc ngoại văn, giúpbạn đọc tự lựa chọn tài liệu Nếu không tìm thấy cuốn sách mình cần, bạn đọc

có thể có những cuốn sách tương tự về vấn đề đó gợi ý cho bạn đọc thay thế

Tuy nhiên khung phân loại này cũng có những nhược điểm:

-Vì khung phân loại biên soạn nhằm mục đích biên soạn riêngcho thư viện của mình, nên đây cũng là một khó khăn cho việc hợp tác liênthư viện và hoà mạng với các thư viện thế giới

-Vì đây là một khung phân loại chuyên ngành nên rất khó khăncho cán bộ trong quá trình phân loại nếu như không có kiến thức chuyên môn.

Từ năm 2010 Thư viện ĐH Y HN đã chuyển sang thử nghiệm bảngphân loại NLM (National Library of Medicine) của thư viện Y–Dược học Hoa Kỳ

Bảng phân loại NLM bao gồm lĩnh vực y học và các ngành khoa họcliên quan, sử dụng hai chữ cái là Q và W, gồm các mục QS–QZ và W–WZ(lấy theo nhánh W và phần cuối nhánh Q của Bảng phân loại LC) Trật tự các

ký hiệu tương tự như bảng phân loại LC: Gồm các chữ cái và các chữ số

Ví dụ: WE - Hệ cơ xương; WF – Hệ hô hấp

Bảng phân loại NLM gồm có bảng tra chính (khung phân loại), bảngtra chủ đề và bảng G (bảng ký hiệu địa lý)

- Cấu trúc khung phân loại: Gồm có